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PROBLEMA

1

ACT PROBLEMA

ACT

Hay un alto porcentaje (15%) de pedidos que se realizan sin que se

complemente la propuesta de compra correspondiente

La fecha de la peticion no tiene en cuenta ni el tiempo lógico del proceso ni el de respuesta del

proveedor

No hay criterios definidos para la gestión y rotura de stock → Falta

automatismo

2

ACT PROBLEMA

3

ACT. PROBLEMA

5

ACT. PROBLEMA

Se pierde tiempo en la asignación de la porpuesta a compradores

La modificacion de propuestas por parte del responsable de

materiales frena el proceso; tal vez no hay muchas modificaciones

La asignacion de comprador para cada propuesta de compra no es

automatica

6

ACT. PROBLEMA

9

ACT. PROBLEMA

12

A la hora de contactar con los proveedores para contrastar

ofertas, por parte de los compradores, hay demoras por la

sobrecarga de trabajo de los compradores.

Los provedores que pierden la homologacion (por caducidad) no se dan de baja en Railsys, no hay

actualización sistematica

Se detectaron retrasos en la comparación de las ofertas

recibidas, seguramente por la sobrecarga de trabajo de los

compradores

Evaluación financiera (tiempo requerido no conocido por que no se hace) en grandes pedidos ni en contratos marco / proveedores top

10

12

ACT. PROBLEMA

14

Evaluación financiera (tiempo requerido no conocido por que no se hace) en grandes pedidos ni en contratos marco / proveedores top

10

No hay evaluación continua del QCD de los proveedores: deficit por mal control de NO CONF/RECHAZOS

Y OTIF

Ciclo de aprobación de cada pedido de compra muy largo debido a la

acumulación de firmas de distintos responsables

14

ACT PROBLEMA

17

Ciclo de aprobación de cada pedido de compra muy largo debido a la

acumulación de firmas de distintos responsables

Los documentos que han de ser firmados para su aprobación se

manejan en formato fisico (papel), con los traslados que ello implica

No existe sistematica para la aprobación de compras

extraordinarias

Solo se envia carta por fax sacada de Railsys y siempre para el mismo

retraso ( sin nunguna cantidad o urgencia)

17

ACT PROBLEMA

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Solo se envia carta por fax sacada de Railsys y siempre para el mismo

retraso ( sin nunguna cantidad o urgencia)

El seguimiento de los contratos marcos lo esta haciendo

producción, siendo este ajeno a compras

No esta claro el link entre cada plano y a que proveedor / pedido

va adjunto (Dossier)

19

ACT. PROBLEMA

20

No esta clara la comunicación de los cambios cuando hay contrato y

no pedido

No siempre se abren no conformidades (Calculo QCD

erroneos)

20

ACT. PROBLEMA

20

No se relaciona apertura de no conformidad con el coste de la no calidad asociado y retencion de

factura.

Se relaciona apertura de no conformidad con el coste de la no calidad asociado y retención de la

factura

El % de rechazos influye en la recepción y el OTIF

OTIF: Esta influido por tiempos internos como el ciclo de

aprobacion (Calculo QCD erroneo).

20

ACT. PROBLEMA

20

OTIF: Esta influido por tiempos internos como el ciclo de

aprobacion (Calculo QCD erroneo).

No se informa sistemática y automaticamente a los solicitantes

de la recepción del material y el estado del pedido

20

No se informa sistemática y automaticamente a los solicitantes

de la recepción del material y el estado del pedido

3.7 Problemas percibidos en el proceso de compras y propuestas de mejora. Para poder trabajar con mayor certeza sobre las causas que motivan cada uno de los problemas que se han localizado en el proceso de compras de ALSTOM, se han realizado dos diagramas de causa - efecto (Ishikawa) al respecto de los principales problemas que se han localizado.

Aprobación de pedidos

Perfiles autoridades del sistemaDemasiadas firmas

Diagrama de Causa – Efecto. Problema Incumplimiento de Plazos.

Fuente. Los Autores

Diagrama de Causa – Efecto. Problema Homologación de Proveedores.

Fuente. Los Autores

Falta de seguimiento del pedido

Fechas de necesidad irreales

Sobrecarga del trabajo

Falta de baja del personal

Proveedores desbloqueados en el sistema Falta de definición de esta función en

el procedimiento correspondiente (Finanzas)

No buena documentación de NC’s

No unificación requisitos Paris

Nuevos requerimientos corporativos

TIPO DE PROBLEMA

Actividad sin responsable

TIPO DE PROBLEMA

No cumplimiento del procedimiento establecido

Desconocimiento del funcionamiento de la

compañía, de los plazos de los proveedores

Desconfianza en el resto de implicados en el proceso

Excesivo tiempo

TIPO DE PROBLEMA

Excesivo tiempo

Cuello de botella

TIPO DE PROBLEMA

Excesivo tiempo

TIPO DE PROBLEMA

Excesivo tiempo

Imput de otro proceso

TIPO DE PROBLEMA

Excesivo tiempo

TIPO DE PROBLEMA

Actividad que simplemente no se realiza a pesar de tener

responsable

TIPO DE PROBLEMA

Duplicidad de la actividad

Actividad que simplemente no se realiza a pesar de tener

responsable

Actividad que tampoco se realiza sistematicamente a la

recepcion del material → ¿responsable asignado?

Actividad que incumple las instrucciónes

Cuello de botella

Actividad sin responsable

TIPOS DE PROBLEMA

Actividad por definir

Exceso de material y manejo del mismo



TIPO DE PROBLEMA



TIPO DE PROBLEMA

Incumplimiento de instrucciones


Incumplimiento de instrucciónes

Mala interpretación de los datos

TIPO DE PROBLEMA



TIPO DE PROBLEMA



3.7 Problemas percibidos en el proceso de compras y propuestas de mejora. Para poder trabajar con mayor certeza sobre las causas que motivan cada uno de los problemas que se han localizado en el proceso de compras de ALSTOM, se han realizado dos diagramas de causa - efecto (Ishikawa) al respecto de los principales problemas que se han localizado.

Definicion de delegacion (firmas)Perfiles autoridades del sistema

Demasiadas firmas

Añaden a las del protocolo

Diagrama de Causa – Efecto. Problema Incumplimiento de Plazos.

Diagrama de Causa – Efecto. Problema Homologación de Proveedores.

Mal asociados los requerimientos de calidad a cada Gl (reparaciones)

Error en la introducción de datos

Sobrecarga del trabajo

Falta de baja del personal

Falta de definición de esta función en el procedimiento correspondiente (Finanzas)

No seguimiento continúo de QCD

Nuevos requerimientos corporativos

No seguimiento proveedores

EVIDENCIAS

• Aprobar propuestas de compra.

EVIDENCIAS

3.1 El retraso en procesar las propuestas de compra debería ser reducido

3.1.R1. Para las propuestas de compra rellenadas a mano por el personal de taller, se deberia implantar una hoja estandar en

todos los sites. Este documento debe incluir el nombre del solicitante y estar

aprobada por su supervisor 3.2 Se deberian escribir instrucciónes para

las PdC, selección de proveedores y la aprobación de comprar de urgencia

(rapidas)3.2. F1. A nivel de unidad no se dispone de una instrucción que defina los umbrales y

las personas autorizadas para:• Crear PdC en sistema informático

3.2 F3. En cuanto a comprar urgentes, existe una instrucción liviana, aun así, no

define los pasos a seguir ni las autorizaciones a obtener

3.4 Todos los pedidos de compra deben basarse en propuestas de compra.

3.4. R1 Excepto las comprar basadas en una "lista de material" proporcionada por

ingenieria, departamento excluido de Railsys, todos los pedidos de compra

deben ser sistematicamente basados en propuestas de compra.

EVIDENCIAS

EVIDENCIAS

EVIDENCIAS

3.1 R2. El retraso en procesar las propuestas de compra deberia ser

reducido. Todas las PDC una vez reducidas por el jefe de materiales, deben ser

inmediatamente asignadas a los compradores para su proceso. Una sub-

delegación de autoridad deberia ser escrita para que en caso de ausencia del jefe de

materiales, las propuestas de compra sean asignadas al comprador y así precesadas a

tiempo.

3.1. R2. El retraso en procesar las propuestas de compra deberia ser

reducido. Toda las PdC una vez recibidas por el jefe de materiales, deben ser

inmediatamente asignadas a los compradores para su proceso. Una sub -

delegación de autoridad deberia ser escrita para que en caso de ausencia del jefe de

materiales, las propuestas de compra sean asignadas al comprados y asi procesadas a

tiempo.

3.1.R2. El retraso en procesar las propuestas de compra deberia ser

reducido. Todas las PdC una vez recibidas por el jefe de materiales, deben ser

inmediatamente asignadas a los compradores para su proceso. Una sub-

delegacion de autoridad deberia ser escrita para que en caso de ausencia del jefe de

materiales, las propuestas de compra sean asignadas al comprador y asi

procesadas a tiempo.

EVIDENCIAS

EVIDENCIAS

a. Aprobar proveedores selecionados.

3.2.F. Se deberian escribir instrucciones respecto a las "notas" de requisitos,

selección de proveedores y compras de urgencia (rapidas)

A nivel de unidad no se dispone de una instrucción que defina los umbrales y las

personas autorizadas para

Calidad del producto.

Precio / politicas de reembolso

Entrega a tiempo

Salud financiera

EVIDENCIA

b. Pedir y aprobar la creación de nuevo proveedor en la base de datos de los

proveedores.

3.3 R Los proveedores deben ser evaluados anualmente

Con el objetivo de implementar la evaluacion anual a los proveedores. Se

debe redactar una instrucción detallando los criterios a tomar en cuenta los

siguientes elementos:

(Los estandares para estos criterior deben ser claramente determinados)

La evaluacion de la calidad del proveedor y los datos de su rendimiento (rating de QCD) deben ser regularmente enviados a estos por medio de una hoja de comunicación, estandarizada.

3.8.F Propuesta de compras y pagos adelantados deberian ser aprobados de

acuerdo con la "DoA" - tests realizados en una muestra de 5 propuestas de compras y

3 adelantos del pago, pusieron de manifiesto que estas no eran

sistematicamente aprobadas conforme a la "DoA". Las flaquezas en al aprobación,

identificadas son las siguientes.

EVIDENCIA

3.8.F Propuesta de compras y pagos adelantados deberian ser aprobados de

acuerdo con la "DoA" - tests realizados en una muestra de 5 propuestas de compras y

3 adelantos del pago, pusieron de manifiesto que estas no eran

sistematicamente aprobadas conforme a la "DoA". Las flaquezas en al aprobación,

identificadas son las siguientes.

Una propuesta de compra por valor de 34 KE ha sido aprobada por el jefe de materiales mientras que deberia haber sido aprobada por el director de compras

Un adelanto del pago por valor de 16Ke ha sido aprobado por dos jefes de proyecto mientras que deberia ser aprobado por el director de compras

3.5 Las fechas de entrega de los proveedores debian tener un mejor seguimiento.

F. Finalmente, entregas tardias previstas e identificadas por los compradores no son sistematicamente comunicadas al solicitante. Ademas, actualmente no es posible insertar en Railsys una revision de la fecha de entrega esperada y mantener la fecha inicial.

R. El numero de entregas tarde registrado al final de octubre del 2006, deberian ser severamente reducidas. Para lograr este objetivo, las siguientes acciones deben ser implementadas:

EVIDENCIA

• La fecha esperada de entrega de mercancia, debe ser controlada de forma semanal

•Las entregas retrasadas y previstas deben comunicarse sistematicamente a los solicitantes

• Si fuese posible Rislsys deberia ser parametrizado para incluir las revisiones de las fechas de entrega esperadas y mantener el trazo de la fecha inicial

Desv_D7.- El sistema no detalla como y quien debe informar a los proveedores cuando hay cambios en el pedido (planos o especificaciones modificadas, etc.)

Ejemplo: DEMAC tiene contrato marco y no recbe comunicación sistematica de modificaciones de planos

EVIDENCIAS

PROCEDIMIENTO QUE INCUMPLE: SE-00-INS-031 Gestión de compras

Desv_1.- Mayor: Se ha detectado material recepcionado sin los requerimientos de calidad establecidos y sin abrir informe de no conformidad al respecto

Ejemplo: Vidrio frontal con GISPA A2845609000, Pedido no 6000004578 recepcionado en fecha 5/05/5008 con PRP 500327052 tiene requerimientos de calidad: test conf Pedido EN 1020421, embalaje marcas s/envase - mate y certificado de inspeccion En 102043.1-B

EVIDENCIAS

INSTRUCCIONES QUE INCUMPLE: SE-00-ES-INS-034 REV1 "Requerimientos de calidad para compra / reparacion de materiales"

Desv_3.- Menor: Se detecta material rechazado sin el informe de rechazo correspondiente. Ejemplo: numero de pedido 20600042435, No corresponde el material 3PT 202534 RO4 Solicitado con el recibido 2 3t 102534 RO4

INSTRUCCIÓN QUE INCUMPLE: SE-00-ES-INS-009 REV1 "Recepcion de materiales".

9.1 La hoja de informe de NoC debe ser rellenada y usada para todas las cuestiones de calidad .

9.1. F2. Tests realizados en informes de NoC en cerro negro y la sagra destacaron las siguientes debilidades:

• Los INC estan disponibles en Rilsys durante un año, sin embargo, solo algunas personas lo utilizan actualmente. De hecho, las anteriores hojas de INC son ampliamente usadas y guardadas en todos los sites. Por lo tanto, las cuestiónes de calidad no son actualmente centralizadas en una herramienta.

EVIDENCIAS

• INC no son sistematicamente abiertos para cuestiones de calidad de los

proveedores. A menudo el almacenero llama directamente al proveedor para

solicitar nuevo material.

• El contenido de los INC son incompletos debido a que los costes estimados y reales (administrativos, vuelta de trabajo, test, etc.) no son actualemte sumnistrados.

• Debido a que las INC no son centralizados en railsys en ninguno de los sites, no es posible asegurar que los costes de mala calidad (CONQ) sean exhaustivamente captados. Ademas no es posible seguir COPQ en un INC en base a INCS.

• Finalmente, no hay instrucción disponible a nivel de unidad que explique COPQ relacionados con compras que deberían ser "recargados" al proveedor. Actualmente las "recargas" a los proveedores, se realizan caso a caso

R1 En todos los sites, todos los INC deberían ser abiertos en Railsys para todas

las cuestiones de calidad de los proveedores. Los sites deberían abandonar

el uso de papel para los INC

R2 Los actuales INC en Railsys deberían ser complementados con el fin de proporcionar datos sobre los costes estimados y reales

de las no conformidades.

R3 COPQ deben ser adecuadamente definidos, exhaustivamente captados y

valorados por los proveedores y de modo INC por INC

R4 Las unidades deberían hacer llegar una instrucción explicando que los COPQ deben

ser sistemáticamente vueltos a cargar al proveedor.

Para poder trabajar con mayor certeza sobre las causas que motivan cada uno de los problemas que se han localizado en el proceso de compras de ALSTOM, se han realizado dos diagramas de causa

Uso correo ordinario

Railsys no restringe aprobaciones

Visualizacion completa de datos pedidos

Definicion de delegacion (firmas)

Mal asociados los requerimientos de calidad a cada Gl (reparaciones)

Volcado de HP a Railsys

No seguimiento continúo de QCD

No seguimiento proveedores

PRPUESTA DE SOLUCION MEDIDORES

PSP

PROPUESTA DE SOLUCION MEDIDORES

Railsys →Incorporar filtro de firma digital

Formacion / Informacion a personas que realizan las peticiónes

Elaborar una tabla que incluya, por proveedor y tipo de material, el tiempo

medio de recepcion. Colgarla bien visible en los puntos de interes.

Actualizar Railsys para que de información en tiempo real del almacen

Hacer accesibles cuando llegan los pedidos periodicos amparados en

acuerdo marco

Asignar un responsable (responsable de materiales) que tenga de hacer

periodicos informes

MOD PC

PROPUESTAS DE SOLUCION MEDIDORES

MOD PC


TAC


Asignar comprador antes del analisis de la propuesta de compra y su posible

modificacion

Asignar comprador antes del analisis de la propuesta de compra y su posible

modificación

Redireccionar de forma (aleatoria o tutelada) a traves de Railsys → Cuando

introduce el pedido de compra en la herramienta, por parte del responsable

de materiales, automaticamente designa un comprador en funcion de

criterior establecidos y/o carga de trabajo.



Externalizar evaluación financiera

NO

Uniformar metodo de contacto → Correo electrico

Incorporacion en Railsys de alertas, dirigidas al responsable de

homologación, cuando la fecha de caducidad de la homologación vay a

caducar

Incluir sistema que impidan realizar un pedido de compraa un proveedor que

no este homologado en el momento del pedido.

Relacionado con evaluacion de calidad de proveedores → valorar el tiempo de

respuesta a este respecto de cada proveedor

Redefinir los casos para los que hay que realizar evaluaciones financieras.

NO

Revision de la definicion del OTIF


Redefinir los casos para los que hay que realizar evaluaciones financieras.

Educar en la apertura de no conformidades

Analisis de cada uno de los firmantes (5 responsables) para ver cual aporta valor

al proceso y cual es unicamente supervisor → Limitar / eliminar el papel

del supervisor. Enviar informes periódicos al jefe de proyecto para que

su firma no sea necesaria.

Redefinir claramente los niveles de aprobación de los pedidos según

montos.Seleccionar un dia de la semana para

que el responsable firme, de forma que los compradores sepan el plazo maximo

de espera al que deberan someterse.


NO

Permitir enviar pedidos al proveedor que unicamente tenga la firma de Resp. De manteriales (en casos excepxionales)

Cada responsable de aprobacion debe definir una persona delegada de aprobar pedidos en su ausencia

mediante un permiso temporal en el sistema

incorporar el procedimiento de la firma de electronica → hacer la aprobación a

traves de RAILSYS

RAILSYS→Designar responsables de autorización de comprar excepcionales, sin cuya aprobacion no se pueda poner

en marcha el proceso de compra

Especificar para cada producto pedido el plazo en que se editaran las cartas - Fax

de apremio.

NO

NO


Especificar para cada producto pedido el plazo en que se editaran las cartas - Fax

de apremio.

Definir en el procedimiento esta responsabilidad.

Cada comprador debe tener el control de los pedidos que le han sido

asignados en una base de datos a la que pueda acceder y encontrar

rapidamente si un plano que ha sido cambiado corresponde a un de sus

pedidos y debe comunicarlo al proveedor. La informacion a incluir es el

nombre del proveedor, nombre del solicitante, numero de pedido,

documentacion que se aenxa, numero de dosier en el cual se archiva el pedido fisico, la fecha en que se sale al ciclo de

aprobacion y la fecha de envio al proveedor.

Dicha base de datos debe realizarse en un sistema comun para cada

comprador, que pueda ser leida por todos los compradores y por el jefe de

materiales pero solo pueda ser modificasa por el comprador asignado.

Si no le permite Railsys, en Excel o Acces.


.-

En el procedimiento se debe formalizar el proceso de compras cuando se realizan contratos marcos y definir

claramente si las cantidades a solicitar y los cambios producidos en estos son

informados al proveedor por el comprador, por el taller o por

almacenero.

Debido a que la calidad es compromiso de toda la empresa y la direccion esta

comprometida, debe reforzarse tambien el compromiso del personal de almacen,

en este caso, ya que asi se informa reiterativamente y se estableezcan desviaciones en las auditorias no se

realiza adecuadamente el proceso de recepcion de material critico y sus no

conformidades (apertura y cierre).

trimestralmente, con el establecimiento de objetivos generales por

departemento, los cuales transmiten los jefes, se deben establecer objetivos de calidad. El no cumplimiento de estos se debe notificar mediante algun tipo de

memorando o llamado de atencion, con el fin de crear el habito de control por

parte de todo el personal.

.-

RECHA


OTIF

Los GL deben estar asociados al material tanto en compras como en

reparaciones y se deben actualizar los requerimientos por el personal responsable. Si al momento de

recepcionar el material no se consulta si tien algun requerimiento o si no se confirma que este corresponda al material, aparte de convertirse en

desviacion, seria incumplimiento de objetivos de calidad.

Cumpliendo el procedimiento de recepción de materiales, cada vez que exista un rechazo de material, cada vez que exista un rechazo de material debe

realizarse un informe de rechazo. En este caso, para crear la obligacion del personal de almacen de realizar los

informes de rechazos y de abrir y cerrar las no conformidades, estas funciones

deben agregarse en el manual de funciones, para crear mayor

responsabilidad.

Así mismo, a los proveedores se les debe penalizar estos retrasos con

retenciones de facturas y debe registrarse y valorarse en las

evaluaciones de QCD

OTIF


Para que el OTIF sea un calculo de cumplimiento de plazos, su forma de calculo debe ser: dias transcurridos desde la fecha concreta que dice el proveedor realizara la entrega del material luego de recibir el pedido,

hasta la fecha de registro de recepción del material en almacen

El formato de solicitud de ofertas a los proveedores sera claro en el campo de

fecha de entrega del material, al resaltar que se refiere al tiempo de entrega despues de la recepción del

pedido.

Railsys u otra aplicación que lo permita, en su defecto, debería informar a los

solicitantes de material el estado de sus pedidos, de tal forma que sea de fácil

consulta. Lo anterior puede ser mediante correos electrónicos a los

interesados que envía el comprador o el almacenero en el momento en que

llegue el material, lo recepcione y lo registre en Railsys.

La fecha supuesta de llegada de material debe ser registrada por el comprador en el sistema desde el momento en que sale el pedido al

proveedor. Con el fin de ser conocida por el solicitante

Publicar listados diarios en los lugares de interés, que incluya material recepcionado, rechazado o con

notificación de demora, para que los solicitantes lo consulten una vez en el

día y se enteren de sus pedidos

De otra parte, si se logra estandarizar el tiempo total del proceso de comprar, sería más fácil para los solicitantes

realizar el seguimiento de sus pedidos ya que consultarían sus solicitudes en el plazo estándar y no constantemente sin tener información alguna y conllevando

pérdidas de tiempo

Para poder trabajar con mayor certeza sobre las causas que motivan cada uno de los problemas que se han localizado en el proceso de compras de ALSTOM, se han realizado dos diagramas de causa

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