PBUGG Konferenz 2012 Berlin Change-Log, Blog, Download, Documentation, Forum and Serviceportal Presentation from Martin Heigl, 26.3.2012 © beas GmbH 2012

PBUGG Konferenz 2012Berlin

Change-Log, Blog, Download,Documentation, Forum andServiceportal

Presentation from Martin Heigl, 26.3.2012© beas GmbH 2012

© beas 2012/ Page 2

Agenda

Über beasgroup

das Produkt “beas”

Partnerstrukturen

Entwicklung eigenes Portal

Voraussetzung für ein Blog

WordPress-Optimierung mittels Plugin

Dokumentation


Über beas

beas group AG > 25 years experience Software development for small and

mid-sized manufacturing enterprises 2002 decision to develop be.as Specially designed for SAP® Business One 2009 Incorporation of beas Asia in Shanghai Global partner network in place

be.as Industry Solutions 2003 first live customer in Germany 2004 + 2009 SAP certification of be.as Manufacturing 2007 SAP and beas started to market industry solutions 2010 SAP certification of „Enabled by SAP Business One“ > 350 customers in 32 countries Approx. 7‘000 be.as user and 8‘800 SAP® Business One user (Dec. 2010) 15 supported language versions

beas group AGZurich

Switzerland


Mission Statement

Our expertiseWe have been the partner for SMEs for over 20 years. Since 2002, we have concentrated our efforts exclusively on the development and marketing of standard software based on SAP© Business One for discrete and process manufacturing as well as the parts supply industry.

Quality and scalability of our industry solutionsbe.as modules are SAP-certified and targeted on small and medium-sized enterprises and the subsidiaries and branch offices of large organizations for world-wide use and integration with SAP R/3 and ERP 6.0.

Support and maintenance for our customersWe support you in Germany and neighboring countries through direct activities (new branches, strategic projects) on the one hand and through competent and certified partners near you on the other hand. Our subsidiaries in cooperation with strategic partners also market and implement SAP© Business One / be.as in the other countries of Europe, North and Latin America and Asia / Pacific Region.


Functional Scalability

Office

CRM

ERP

SAP Business One be.as Moduls

Marketing Sales Services ConfigurableSoftwaremodules

Standardisedmethod ofimplemen-tation

Industrysolutionsfor verticalmarkets• discrete

manufacturing• process

manufacturing• supply industry/

logistics

SalesShipping / ExportPurchase

Financial Account.Asset Accounting

Cost Accounting/ControllingPre-/ Post CalculationWork in ProgressTime RecordingMRP Strategies

Manufacturing Mgmt.APS/ Advanced Plann.Variant/ Prod. BuilderProduction Data Rec.Quality AssuranceBin Location Mgmt.Supply Chain Mgmt.Mobile Warehouse Mgmt.

MS-Office Integration Documents Archival Storage


SAP – Partner-Strategie

SAPEntwicklung

Partner-SupportPartner-Schulung

Werbung

Partner vor OrtZusatz-Entwicklung

ProjektleitungInstallationSchulung

Kunde


SAP – Partner-Strategie

SAPEntwicklung


WerbungKunde

be.asEntwicklung

ProjektleitungZusatzentwicklung


Werbung


be.as – Partner-Strategie

SAPEntwicklung


WerbungPartner vor Ort

Zusatz-EntwicklungProjektleitung

InstallationSchulung

Kundebe.as

EntwicklungPartner-Support

Partner-SchulungWerbung


be.as – Partner-Strategie

SAPEntwicklung


WerbungPartner vor Ort

Zusatz-EntwicklungProjektleitung

InstallationSchulung

Kundebe.as

EntwicklungPartner-Support

Partner-SchulungWerbung

PartnerLandesvertretung


Werbung


Kommunikation mit Partnern

Vor OrtSchulungen

Vertrieb-Unterstützungund News

Forum

WEB-Schulungen

Schulungs-Unterlagen

Videos

OnlineHilfe

gedruckteHilfe

Changelog

Support

Download

Produkt


SAP-Plattform

SAP bietet eine gewaltige Partnerplattform an

• Bietet alle wichtige Dienste für alle SAP-Produkte• Aufgrund der vielen Produkte etwas unübersichtlich für SAP

Business One-Anwender• Keine Konzeptlösung für Partner mit eigenem Produkt• Die Plattform ist eine SAP-eigene Entwicklung, optimiert auf

die SAP-Geschäftsprozesse


Eigenes PortalVoraussetzung

• Ohne großen Aufwand zu realisieren• Alle notwendige Dienste abdecken• Alle Partnerkonstellationen abdecken• Keinen großen Folgeaufwand erzeugen• Partner durch das Portal an beas binden


Eigenes Portal Version 1

• Einfache WEB-Seiten• PHP-Program zum

- Erfassen und Ansicht von Tickets- Darstellung Change Log- Download-Liste

• Mittels einem kleinen Programm erfolgte ein Abgleich direkt in SAP Business One in das Service-System bzw. von in einem SAP-Addon erfassten Change-Log

Nachteil: teure, aufwendige Entwicklung, keine Online-Verfügbarkeit, schlechtes Design


Eigenes Portal Version 2

Verwendung von Kayako V3 und parallel Forum phpBB

Kayako ist ein gutes, kostengünstiges und anpassbares Supportportal. Es wurde verwendet für- Ticketerstellung, Ticketverwaltung- Download- News

News-/Changelog-Verwaltung nicht optimal lösbar Begrenzte Mehrsprachenfähigkeit

Forum phpBB gut einwandfrei einsetzbar


Eigenes Portal Version 3 - Changelog mittels WordPress

• WordPress ist ein sehr gutes kostenloses Blog-Programm• Warum für Change-Log nicht ein Blog-Programm verwenden?

• WordPress kann angepasst werden mittels bestehende AddOns und eigene Entwicklung

• Design ist frei einstellbar.


Eigenes PortalVersion 4 - Integration

Mittels Eigenentwicklung WordPress, Kayako und phpBB mit einander verbunden und mit Passwortschutz versehen

Mittels Plugin Mehrsprachenfähigkeit, Downloadportal und verbesserte Suchfunktion


Eigenes PortalEigenentwicklung mit „beasweb“

In Arbeit…

• Verwendung der eigen-Entwicklung als PlattformDies wird zugleich Referenz-Produkt für die beasweb-Framework

• Integration aller Dienste• 100%ige Integration in SAP Business One• Übernahme aller bisherigen Blogeinträge und

Dokumentationen• Program,, Datenbankdokumentation und

Übersetzungswerzeuge


Voraussetzung für Blog

• Ein Blog kann nur existieren, wenn es mit „Leben“ gefüllt wird.• Nach SAP-Vorbild werden deswegen nicht nur die „Vertriebs-

News“ dokumentiert, sondern auch die unschönen Dinge wie z.B. Korrektur Fehler xyz

• Bilder und Videos können eingebunden werden. Mittels Bilder wird der Blog leserlicher und man versteht besser, was geändert wurde.

• Change-Log wird zugleich als Tipps und Tricks verwendet, wodurch das Interesse gesteigert wird.


Verwendung Blog

Die Arbeit soll erleichtert werden, darum wurden mit dem Blog mehrere Ziele auf einmal erreicht- Jede Programmänderung erfolgt nur auf Grund eines Tickets- Jeder Blogeintrag wird mit einem Ticket verbunden (Text „Ticket xyz“)- Ticket wird mit dem Blog-Eintrag verknüpft- QS erhält das Ticket und kann im Blog lesen, was geprüft werden soll.

Erweiterte QS-Informationen stehen im Ticket- Technischer Dokumentator und Dolmetscher prüft unübersetzte Blog-

Einträge, korrigiert und übersetzt diese und pflegt Korrekturen in die Dokumentation ein

- Vertrieb liest Kategorie „News“ und erstellt aufgrund dieser Rundschreiben sowie Einträge in soziale Netzwerke


Verwendung Blog

Dokumentation

Qualitätssicherung

Technischer Changelog

Vertrieb-News, soziale

Netzwerke

Übersetzung

Interne Schulung

Bindung derPartner an beas

Blog


Vor- und Nachteileder detaillierten Blogs

Vorteile- Partner werden mit in die Entwicklung einbezogen- Durch die Transparenz wird die Motivation der Partner sowie die

Einstellung zum Produkt stark gesteigert- Partner können besser vor Kunden argumentieren bzw. reagieren, wenn

sie wissen, was kommen wird

Nachteile- Während der Entwicklungsphase kann es oft zu Änderungen kommen. Es

gibt dadurch oft widersprüchliche Aussagen bzw. werden Bereiche mehrfach geändert, was zu Falschaussagen führen kann (allgemeine Problematik von Roadmaps)

Erfahrungsgemäß überwiegen hier aber die Vorteile


Mehrsprachenfähigkeit

Es gibt zwei Konzepte:- Onlineübersetzung mittels Google- Native Übersetzung

Die erste Variante hat eine schlechte Qualität, ist aber günstig

Die zweite Variante hat eine gute bis sehr gute Qualität (zweiteres nur, wenn es von einem Fachmann übersetzt wird), ist aber sehr teuer. Wir lassen es von unseren technischen Dokumentator direkt übersetzen.

Beste Lösung: Beide Varianten


Mehrsprachenfähigkeitautomatische Übersetzung

• Wir verwenden hierfür das PlugInhttp://gtranslate.net

• Erlaubt eine automatische Übersetzung der WEB-Oberfläche in sehr vielen Sprachen


MehrsprachenfähigkeitNative Übersetzung

• Wir verwenden hierfür das PlugInhttp://www.qianqin.de/qtranslate/

• Erlaubt eine Erfassung der Blogeinträge in mehreren Sprachen

http://www.qianqin.de/qtranslate/

http://www.qianqin.de/qtranslate/


Informationen sind nur gut, wenn man sie findet

Das wichtigste in einem Portal ist die Suchfunktion

Dafür ist eine sehr gute Suchfunktion notwendig. Wir setzen hierfür das Plugin „Relevanssi“, „http://www.mikkosaari.fi/en/relevanssi-search/ ein und haben es durch ein selbstentwickeltes Plugin so erweitert, dass die Dokumentation mit durchsucht wird.

Gesucht wird somit- Englische und deutsche Dokumentation- Blog-Einträge in englisch und deutsch- Technische Dokumentation

http://www.mikkosaari.fi/en/relevanssi-search/




Dokumentation

Wir verwenden Help & Manual

• Kostengünstig• Sehr einfache Bedienung• Exportiert in alle wichtigen Formate

Mittels CHM-File oder HTML-File als HTML-Online-Hilfe im Programm integrierbar


Dokumentation

• Das Portal ist zentrale Stelle für Informationsfindung und durchsucht alle Informationsquellen

• Dokumentation ist die zentrale Stelle für Referenz-Dokumentation und Schulung. In den einzelnen Kapitel wird direkt auf die passende Schulungsunterlagen verwiesen.

Weitere Informationsquellen wurden absichtlich verhindert. Durch die Reduzierung der Informationsquellen sind Informationen schneller auffindbar.


Awards


End of Agenda

Zugriff auf unser bestehendes Portal (Stand 3.2012)

www.beas-support.com

Dann bitte registrieren mit dem Vermerk „PBUGG“

Wir schalten dann einen entsprechenden Zugang auf unseren Blog frei.

http://www.beas-support.com/


End of Agenda

Danke für das Zuhören

Martin Heigl

Head of Developement

www.beas.de

Berlin, 26.3.2012

http://www.beas.de/