Partageons nos expériences et adaptons nos organisations aux défis de demain Séminaire stratégique Mai 2014 PARIS - MAI 2014

Partageons nos expériences et adaptons nos organisations aux défis de demain

Séminaire stratégiqueMai 2014

PARIS - MAI 2014


Nos promesses à nos adhérents

PARIS - MAI 2014 / 2

Échange d’expériences entre acteurs de l’organisation et du changement en entreprise

Développement et promotion de la fonction organisation

Etudes et recherches sur l’organisation des entreprisesNos finalités


Séquencement des réflexions

Livrables du Séminaire• Vision de l’AFOPE (10 lignes) • Cartographie des processus complétée et pondérée. • V0 de responsabilité sur les processus• Description de 3 processus, dont modalités de pilotage• V0 de Plan d’actions avec priorisation et faisabilité

Préparation• Lecture par les participants du support du séminaire de 2012, SWOT et Cartographie des processus

Déroulé

1. Confirmer et partager la vision / les orientations stratégiques

• Convictions partagées - SWOT complété - Cartographie des processus complétée et pondérée

2. Nos processus

• V0 de responsabilité de processus – 3 processus décrits avec modalités de pilotage et proposition d’actions

3. Notre promesse

• Les 3 phrases qui nous permettent de décrire et vendre l’AFOPE dans une courte conversation

4. Notre plan d’actions

• Une V0 de plan d’actions

/ 3


SWOT enrichi

/ 4

Forces• Association ancienne et pérenne• Equipe à taille humaine, dynamique, conviviale

bienveillante et motivée• Ambition, mission et offre clairement décrites• Variété des sujets du périmètre Organisationnel• Membres expérimentées plutôt que théoriciens• Absence de cabinet de conseil• Bons et nombreux partages ‘transparents’

d’expérience• Réunions mensuelles appréciées• Nouveau site vivant, Identité visuelle et

signature

Faiblesses• AFOpe : très orienté ‘Organisation ’ moins ‘Performance des Entreprises’• Nouvelle image non traduite dans notre offre et notre fonctionnement• Nombre limité de membres réellement contributeurs à disponibilité restreinte• Peu de disponibilité des participants• Peu d’apport de cabinets de consultants• Manque de diversité des adhérents (typologie des entreprises et dimension

nationale)• Manque de visibilité externe• Peu de lien avec le monde académique• Pas de personnalités civiles• Peu de pilotage formel de notre plan d’action (priorités, suivi, indicateurs …)• Pas de Business Plan• Ampleur et clarté périmètre • Peu de production formelle, de formation et de promotion et peu d’ateliers• Processus peu formalisé de préparation et capitalisation des réunions et

ateliers

Opportunités

• De nombreux adhérents dormants• La révolution numérique qui génère des transfomrations• Nombre croissant de réorganisations des entreprises• Des associations souhaitant interagir avec nous• De nombreuses entreprises françaises ‘accessibles’ avec

des consultants internes en organisation• Pas de avec des associations européennes ou

internationales

Menaces

• Multiplicité des associations voisines/concurrentes• Concurrence des Informations type AFOPE simplement accessibles par

internet• Turnover croissant des adhérents• Nouveaux clubs d’échange initiés par les cabinet de consultants• Difficulté croissante de justifier l’adhésion auprès des DG• Nombre croissant d’invitations à des réunions de partage

SWOT


Carte des ProcessusVersion initiale


Pilotage Piloter les activités

Concevoir et piloter la

stratégie

Support Gérer les moyensde l’association

Gérer le site web afope.org

Cœur de métier

Partager les expériences

Réaliser des benchmarks

Produire des études

et recherches

Proposer des

formations

Organiser les réunions mensuelles

Organiser la journée

AFOPE

Animer les « bouteilles à la mer »

Animer les ateliers

Organiser la convention annuelle

Concevoir le programme annuel

Animer le réseau d’adhérents

Trouver de nouveaux adhérents

Créer et faire vivre des partenariats

Promouvoir la fonction

organisationPromouvoir l’AFOPE

Animer la vie sociale de

l’association


Cœur de métier (offre)

Développement

Carte des Processusversion revue (proposition et questions)




stratégie

Support Gérer les moyens

de l’association


Partager les expériencesOrganiser les

réunions mensuelles


AFOPE

Animer les « bouteilles à

la mer »

Animer les ateliers


Animer la vie sociale (AG)

Animer les commissions

Animer le réseau

d’adhérents


Concevoir le programme

annuel

Créer et faire vivre des

partenariats


organisation

Promouvoir l’AFOPE

Proposer des

formations


Dans le pilotage?

Préconiser des cursus ? Proposer des formations ? Définir les

compétences/connaissances indispensables de l'organisateur ?

Attendre les résultats de la commission.

Et produir

edes

études

Un type de livrable ?

Le parti-pris = ne pas mettre les livrables et donc ne pas mettre les études au même titre qu’on ne met pas les comptes rendus,

les supports etc…



Développement

Carte des Processusles processus prioritaires

(pondération des participants)




stratégie


de l’association





AFOPE


la mer »

Animer les ateliers




Animer le réseau

d’adhérents



annuel


partenariats


organisation


Proposer des

formations


4

1

2

6

6

1

1

4



Développement

Carte des Processusles responsabilité de processus

propositions à la volée, à voir en CA




stratégie


de l’association





AFOPE


la mer »

Animer les ateliers




Animer le réseau

d’adhérents



annuel


partenariats


organisation


Proposer des

formations


4

1

2

6

6

1

1

4Denis

DenisChristoph

e

Thierry T

OlivierSophie

Thierry R

Michèle

Daniel

MichelDaniel

MichèleMathie

u

Michel

Nicole


Organiser les réunions mensuelles (1/3)

PARIS - MAI 2014

• FinalitéOrganiser les événements mensuels d’échange d’expérience dans le respect du programme annuel

• ClientAdhérents, salariés des sociétés adhérentes, prospects en phase d’adhésions

Proposition : étudiants

EntréeProgramme annuel (date, lieu, sujet et animateur)

Proposition d’intervenants

SortieEvénements réalisés

Support de présentation publié sur le site

Compte rendu synthétique des interventions

Evaluation de satisfaction

Expression des attentesNicole, Claude, Michèle

/ 9



PARIS - MAI 2014

• ActivitésPréparer les interventions (audio de calage entre intervenants)

Inviter à la réunion

Gérer la participation (relance etc.)

Organiser la logistique

Animer la réunion

Evaluer la satisfaction

Diffuser la connaissance

Pilotage

/ 10

Objectif Indicateurs

Respect du programme

100% réunion des réunions du programme est réalisé

Participation Nb moyen de participants/réunionNb participants à chaque réunion

Satisfaction des client Taux de satisfaction global

Publication des supports

%événements dont support publié sous 15j



PARIS - MAI 2014

• Plan d’actionsAnticiper sur confirmation

sujets

intervenants

Lieu/animateurs

Assurer l’attractivité de la réunion

communiquer adhérents/réseau dans les sociétés adhérentes

Accroître de nombre de participants

save the date

Elargir le champ des contributeurs au témoignage (adhérents eux-mêmes et hors adhérents)

Nicole, Claude, Michèle

/ 11


Animer le réseau des adhérents

PARIS - MAI 2014

• ClientsSegmentation

Localisation géographique

Plusieurs cercles

Interne (CA, actif, dormant, promoteurs …)

Réseau étendu vers DGRéseau étendu vers prospects

Daniel, Sabine, Michel

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AFOPE

ProspectEntreprise

Entreprise

Rôle du relais AFOPE dans son

Entreprise



PARIS - MAI 2014

• FinalitéAdhérents : fidéliser

Associer les dormants : inciter à l’action/utilisation

Pivot entre AFOPE été Entreprise

Faciliter l’accès aux expériences d’entreprises diverses sur un thème donné

Prospects

Prospects

Faire connaître nos travaux et moyens d’échangeDaniel, Sabine, Michel

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Donner à l’adhérent les moyens de jouer son rôle pivot

Fournir les moyens de communication / prospects



PARIS - MAI 2014

• ObjectifAtteindre tous les clients & prospects

Où sont les clients ? Paris zone prioritaire mais ne pas oublier les régions

• EntrésPourquoi s’investir à l’AFOPE (pourquoi je veux être membre)

Sollicitation sur sujet particulier

Invitation / autres process

Demande des autres process de partage d’expériences

SortiesAnnuaire des adhérents

Les pré-ocupations des autres membres

Traitement pertinent des sollicitations du réseau (rapidité, trouver les bons interlocuteurs, mise en relation)

Activité

Relais d’information

Mails, site web , point d’orgueDaniel, Sabine, Michel

/ 14



PARIS - MAI 2014

• Actvités (suite)Relais d’information (mail, site web, clin d’org, invitations ..)

Donner envie de communiquer aux clients du réseau

Donner envie de contribuer

organiser le parrainage

inviter aux événements (réunions, commissions …)

diffuser les listes de participants

Capitaliser sur les échanges au sein du réseau

les faire connaître et partager

donner accès aux compte rendu et publication

Indicateurs

Utilisation des moyens (accès we, participation, contribution …)…

Fidélisation

ProspectionDaniel, Sabine, Michel

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PARIS - MAI 2014

• ActionsConfirmer le mécanisme des bouteilles à la mer

Parrainage

Vendre l’intérêt du réseau segmenté par client

Faire parler des utilisateurs du réseau

interviews télévisuels internes (sur le site) de témoignage

… clin d’org

Clin d’org mensuel (dont vidéo, photo)

‘serious games’ « l’apprenti organisateur »

Priorité : renforcer le lien entre les adhérents et rapprocher le conseil des adhérents (contacts réguliers et accès facilité)

Daniel, Sabine, Michel

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Piloter les activités

PARIS - MAI 2014

• FinalitésPrendre les décisions sur la stratégie la tactique et les opérations de l’AFOPE

Client

Les adhréents de l’AFOPE

EntréesDossiers de décisions (si possible sur les indicateurs)

Tableau de bord

SortiesDécisions

Plan d’actionDenis, Sophie, Christophe

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PARIS - MAI 2014

• ActivitésConseil d’Administration

préparer (J-15)

revoir plans d’action, le tdb

recueillier les sujets

établir l’ordre du jour

animer

rester le temps

faciliter les débats

enregister les décisions

recueillir les sujets

faire le compte rendu (<J+7)

Séminaire stratégique (1 soirée et 1 jour par 2 ans

préparer, animer, faire le compte rendu

Assemblée GénéralesDenis, Sophie, Christophe

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PARIS - MAI 2014

• ActionsModalités du CA

2h/mois (sauf 7-8-10, 6 en call)

Désigner un porteur par action/sujet/dossier et inscrire dans le plan d’action

Clarifier et exercer les rôels (time keeper, animateur, rapporteur)

I seul document pour action, décision, information, sujets)

Flexibilisre les modalités (horaire, plateau repas, call … en fonction du contenu

Tableau de Bord et Indicateurs

CA

nb participants/nb membres

Budget

Adhérents

nb d’adhérents, nb sociétés

entre/sortie

enquête de satisfaction

Réunion mensuelle

Nb de participants (AFOPE, entreprise)

Site

Taux de fréquentation et d’utilisation

Denis, Sophie, Christophe

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Elevator Speech

PARIS - MAI 2014

• L’AFOPE, c’est depuis plus de 50 ans un réseau de professionnels du monde de l’industrie et du service qui partagent leurs expériences dans le domaine de l’organisation.

• Organiser, c’est optimiser la performance des activités, de leur management et de leur pilotage pour répondre aux défis de demain.

• Nos adhérents apprécient particulièrement l’opportunité d’enrichissement de leurs compétences dans un climat de confiance entre pairs.

• Tous les mois, des témoignages sont présentés et débattus sur un thème d’actualité lié aux enjeux des entreprises (ex: organisations apprenantes, lean management, fonctionnement transverse …)

L’équipe

/ 20


Plan d’actions

à utiliser en CA pour définir les actions prioritaires

1/4

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L’équipe

/ 21


Plan d’actions

à utiliser en CA pour définir les actions

prioritaires 2/4

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Plan d’actions

à utiliser en CA pour définir les actions

prioritaires 3/4

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Plan d’actions

à utiliser en CA pour définir les actions prioritaires

4/4

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Documents

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