Upload
others
View
55
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 1
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN I
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada tuhan yang Maha Esa karena pembuatan modul yang
berjudul “Mengevaluasi paradigm dan filosofi administrasi perkantoran untuk memecahkan
masalah sehari-hari” ini dapat terselesaikan secara tepat waktu dan yang insya allah akan
bermanfaat bagi siswanya. Bahan ajar yang diberikan dalam modul ini akan membantu
mempermudah bagi siswa dalam memahami tentang Administrasi Perkantoran itu sendiri. Dalam
modul ini dituangkan bahasan mengenai perkembangan administrasi perkantoran yang sangat
kompleks.
Dengan adanya bahan ajar ini diuangkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa ingin
tahunya dan bertambah pengetahuannya mengenai apa itu adminitrasi perkantoran karena
pelajaran tersebut adalah salah satu ilmu pengantar untuk lebih mendalami administrasi
perkantoran itu sendiri.
Akhir kata saya ucapkan terimakasih kepada dosen pembimbing matakuliah
pengembangan bahan ajar ADP yaitu bapak Drs.Mohammad Arief. M.Si yang telah membeimbing
dalam menyusun modul ini. Semoga modul ini sangat bermanfaat bagi kita semua.
Penyusun
Irma Eky Rachmawati
160412601931
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN II
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................................................ i
DAFTAR ISI ........................................................................................................................................... ii
STADAR ISI ........................................................................................................................................... 1
PETUNJUK BELAJAR ............................................................................................................................. 1
KI-KD ................................................................................................................................................... 2
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ....................................................................................................... 5
INFORMASI PENDUKUNG .................................................................................................................... 6
MATERI PEMBELAJARAN...................................................................................................................... 6
TUJUAN ............................................................................................................................................... 7
PETA KONSEP ...................................................................................................................................... 7
LEMBAR INFORMASI ............................................................................................................................ 8
PAPARAN ISI MATERI ........................................................................................................................... 8
Rangkuman ....................................................................................................................................... 12
Lembar Latihan .................................................................................................................................. 12
Rangkuman ....................................................................................................................................... 19
Soal Latihan ....................................................................................................................................... 20
TUGAS/LANGKAH KERJA .................................................................................................................... 21
TUJUAN ............................................................................................................................................. 21
Lembar Informasi .............................................................................................................................. 21
Lembar Pengamatan .......................................................................................................................... 21
KESIMPULAN PENGAMATAN ............................................................................................................. 23
LATIHAN ............................................................................................................................................ 24
KUNCI JAWABAN ............................................................................................................................... 29
PENILAIAN ......................................................................................................................................... 32
Format Penilaian Evaluasi Kognitif ..................................................................................................... 32
Format Penilaian Kinerja Psikomotorik .............................................................................................. 32
Format Lembar Pengamatan Sikap Peserta Didik ............................................................................... 33
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................................. 36
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 1
Satuan Pendidikan : SMK
Kelas/Semester : X/I
BAGI PESERTA DIDIK
Bacalah dengan cermat materi pada modul ini dan pahami daftar pertanyaan yang ada.
Diskusikan dengan rekan Anda apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan
pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai.
Kerjakan setiap tugas yang sesuai dengan perintah yang ada di soal baik secara individu
maupun kelompok dengan jujur, bertanggungjawab, baik,dan benar.
Apabila Anda kurang memahami materi ataupun tugas maka ajukan pertanyaan kepada
guru.
BAGI PENDIDIK
Informasikan kepada peserta didik bagaimana menggunakan modul,cara
pembelajaran,cara dan metode penilaian,bahan dan alat yang digunakan serta durasi
waktu yang digunakan.
Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapat kesulitan
Mencatat pencapaian kemajuan siswa, menindaklanjut, dan memberikan feedback atas
pencapaian belajar.
Selama KBM tetaplah berada di dalam kelas / tempat belajar
STADAR ISI
PETUNJUK BELAJAR
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 2
Kompetensi Inti
KI 1 : Menghayati dan mengamlkan ajaran agama yang dianutnya
KI 2 : Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli (gotong
royong, kerja sama , toleran , damai) santun , responsive dan pro-aktif dan menunjukan
sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permaslahan dalam berinteraksi secara
efektif dengan lingkungan social dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan
bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami menerapkan dan menganalisis pengetahuan factual , koseptual, dan
procedural berdasarkan rasa ingin tahunnya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni,
budaya dan humoniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan , kenegaraan , dan
peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk
memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah , menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri dan mampu
melaksanakan tugas spesifikdi bawah pengawasan langsung.
Kompetensi Dasar Materi Pokok Pembelajaran Penilaian Alokasi
Waktu
Sumber
Belajar
4.1 Mengevluasi
paradigm dan
filosofi
administrasi
perkantoran untuk
memecahkan
masalah yang
terjadi sehari-hari
Hakikat
Administrasi
Perkantoran
1. Pengertian
kantor dan
administrasi
perkantoran
Mengamati
Mengamati
aktivitas
administrasi di
sekolah /kantor
terdekat sebagai
bentuk
keteraturan atas
kebesaran tuhan
Tugas
Membuat
bahan paparan
mengenai
paradigm dan
filosofis
administrasi
perkantoran
4 x 2 JP
Manajemen
Administrasi
Perkantoran
Modul
Administrasi
KI-KD
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 3
2. Unsur-unsur
administrasi
perkantoran
3. Ruang
lingkup
administrasi
perkantoran
4. Tujuan
administrasi
perkantoran
yang
menciptakan
Menanya
Memberikan
kesempatan
peserta didik
menanyakan hal
yang berkaitan
dengan kegiatan
administrasi
perkantoran
Eksperimen/Ek
splore
Mencari
informasi
mengenai
paradigm dan
filosofis
administrasi
perkantoran
Asosiasi
Menghubungkan
paradigma dan
filosofi
administrasi
perkantoran
dengan perilaku
Observasi
Mengamati
perilaku peserta
didik selama
melakukan
Portofolio
Dapat berupa
artikel , foto,
gambar ,
ringkasan ,
resensi
mengenai
paradigm dan
filosofis
administrasi
perkantoran
Penilaian
Produk
Penilaian bahan
paparan
Peserta didik
Penilaian
Kinerja
Penilaian pada
saat peserta
didik saat
perkantoran ,
P4TK Bispar
Manajemen
Kearsipan
Memahami
prinsip-prisip
penyelenggara
an kantor
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 4
efektif dan
efisien
Komunikasi
Mempresentasik
an bahan
presentasikan
yang telah dibuat
peserta didik
dalam
mempresentasi
kan bahan
paparan yang
dibuatnya
Tes
Melakukan te
untuk
mengetahui
pemahaman
peserta didik
terhadap
paradigm dan
filosofis
administrasi
perkantoran
Tabel 1
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 5
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
Modul yang berjudul “Mengevaluasi Paradigma dan filosofi Administrasi Perkantoran Untuk
Memecahkan Masalah Sehari-hari” ini membahas mengenai pengertian Administrasi Perkantoran
dan Kantor itu sendiri, unsur-unsur Administrasi Perkantoran, ruang lingkup Administrasi
Perkantoran, dan tujuan Administrasi Perkantoran. Modul ini memberikan beberapa konten untuk
membantu siswa agar mudah mendalami materi dengan lengkap:
Gambar 1 petunjuk penggunaan modul
PETA KONSEP
MATERI
PEMBELAJAR
AN
INFORMASI
PENDUKUNG
TUGAS/
LANGKAH
KERJA
LATIHAN PAPARAN ISI
MATERI
PENILAIAN DAFTAR
PUSTAKA
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 6
Adapun langkah-langkah dalam penggunaan modul ini adalah :
1. Pelajari dengan baik dan seksama rangkuman isi materi yang telah diberikan
2. Lakukan refleksi kepada guru maupun teman apabila ada hal yang belum di mengerti
3. Tanyakan kepada pembimbing (guru) apabila ada yang belum dipahami
4. Diskusikan apa yang belum dimengerti
5. Kerjakan latihan / tugas yang telah diberikan
6. Lakukan pengamatan seperti yang ada pada lembar kerja dan lembar latihan siswa
7. Laporkan hasil pekerjaan kepada guru
E. Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan
Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Melalui buku-buku tersebut siswa akan memiliki tambahan pengetahuan untuk
mempelajari pengertian kantor, pengertian administrasi perkantoran, unsureunsur asministrasi
perkantoran, ruang lingkup dan tujuan administrasi perkantoran . Siswa tidak dianjurkan untuk
memiliki ketiga buku tersebut.
A. Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran
B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
C. Ruang lingkup Administrasi Perkantoran
D. Tujuan Administrasi Perkantoran
INFORMASI PENDUKUNG
MATERI PEMBELAJARAN
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 7
TUJUAN
Setelah mempelajari modul ini diharapkan :
1. Siswa dapat memahami hakikat Administrasi Perkantoran
2. Siswa dapat mengerti unsur-unsur Administrasi Perkantoran
3. Siswa dapat memahami ruang lingkup Administrasi Perkantoran
4. Siswa dapat mengerti tentang perkembangan Administrasi yang ada pada perkantoran saat
ini
5. Siswa dapat memahami tujuan dilakukannya Administrasi Perkantoran
6. Siswa dapat mengevaluasi Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran untuk
memecahkan masalah sehari-hari
PARADIGMA DAN
FILOSOFI ADMINISTRASI
PERKANTORAN
Pengertian
Administrasi
dan
Administrasi
Perkantoran
Unsur-Unsur
Administrasi
Perkantoran
Ruang Lingkup
Administrasi
Perkantoran
Tujuan
Administrasi
Perkantoran
PETA KONSEP
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 8
LEMBAR INFORMASI
A. Pengertian kantor dan Administrasi Perkantoran
B. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
C. Tujuan Administrasi Perkantoran
D. Ruang lingkup Administrasi Perkantoran
A. Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran
Ada beberapa pengertian Administrasi Perkantoran yaitu :
1. Menurut William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation” manajemen
kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti
transportasi. Manufacturing, pergudangan, dan serta penjualan
2. Menurut George R.Terry
Dalam buku “Office Management and control” manajemen kantor adalah
perencanaan. Pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaann
kantor dan pelaksaannya untuk mencapai tujuan.
3. Menurut Arthur Granger
Dalam buku “National Office Management Association Report”. Manajemen
kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dari suatu organisasi
4. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku “Textbook of Office Management” manajemen kantor sebagai suatu
fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan
dengan pelaksanaan pekerjaan itu dilakukan
5. Menurut W. H Evans
PAPARAN ISI MATERI
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 9
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai
fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap
pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam
kelancaran perkembangan organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau
manajemen perkantoran adalah rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan control), serta menyelenggarakan secara tertib
berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Secara etimologi kantor berasal dari Belanda: kantoor, yang maknanya ruang tempat
bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan, instansi dan sebaginya. Dalam bahasa inggris office
memiliki makna yaitu tempat memberikan pelayanan, posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian
kantor dapat dibedakan menjadi 2 yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/pendistribusian data/informasi, atau dapat dikatakan
kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi.
Sedangkan kantor dalam arti statis berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi,
lembaga, jawatan, badan usaha, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, penyampaian/pendistribusian
data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut ada beberapa pengertian kantor secara statis
menurut beberapa ahli diantaranya:
1. Menurut Moekijat (1997)
kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan
ketatusaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan
2. Prajudi Atmosudirjo (1982)
Kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan
guna membantu pimpinan.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 10
3. Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
Kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang ) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga
disebut tempat bekerja.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kantor adalah tempat
diselenggarakannya kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang,
teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari mengumpulkan , mencatat,
mengolah, menyimpan sampai dengan mendistribusikannya.
B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern,
administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung
delapan unsur administrasi. Untuk lebih jelasnya merupakan uraian berikut :
1. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka
organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja
sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.
2. Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakan karyawan karyawan dan
menggerakan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja yang telah ditetepkan benar-
benar tercapai.
3. Record
Suatu kumpulan elemen-elemen data yang digabungkan menjadi satu kesatuan,
masing-masing elemen data tersebut dikenal dengan sebutan field. Field data tersebut
dapat memiliki tipe data yang sama ataupun berbeda, walaupun field tersebut berada
dalam satu kesatuan namun masing-masing field dapat diakses secara individual.
4. Relationship
Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui
organisasi dan lembaga swasta atau public untuk memperoleh pengertian,simpati, dan
dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian
opini public di antara mereka.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 11
5. Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelajaran dalam
usaha kerja sama
6. Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian ,
mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak
diperlukan dalam usaha kerja sama.
7. Tata usaha
Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam usaha kerja sama.
8. Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha
memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usah kerja sama yang
dilakukan.
C. Tujuan Administrasi Perkantoran , secara garis besar
1. Membantu perusahaan memelihara persaingan
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
3. Membuat catatan dengan biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan
dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
5. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 12
Rangkuman
Lembar Latihan
Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkum bahwa Administrasi
Perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan , mengorganisasi (mengatur dan
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk ), mengawasi, dan mengendalikan
(melakukan control) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal dalam kegiatan
ketatausahaan. Sedangkan kantor itu sendiri alah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha
dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani
data dan informasi mulai dari mengumpulkan, mencatat, mengolah, menyimpan sampai dengan
mendistribusikannya.
Unsur-unsur Administrasi terdiri dari 8 unsur yaitu : pengorganisasian, manajemen ,
tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, perwakilan. Kedelapan unur
tersebut saling berkaitan dan yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu
tertentu.
Tujuan Administrasi Perkantoran
1. Membantu perusahaan memelihara persaingan
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
3. Membuat catatan dengan biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan dimana
hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya
1. Jelaskan definisi kantor dalam arti sempit dan arti luas
2. Jelaskan pengertian Aministrasi Perkantoran
3. Apa saja unsur-unsur Administrasi Perkantoran
4. Sebutkan tujuan administrasi perkantoran
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 13
D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor disetiap wilayah berbeda dari yang satu dengan yang lainnya. Semakin
luas tujuan kantor maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan.
Kegiatan kantor terdiri dari perencanaan perkantoran, pengorganisasian, pengarahan
perkantoran, pengawasan perkantoran, atau disingkat POAC.
Gambar 1 Kegiata Kantor
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses untuk menentukan arah kegiatan kantor,
dengan cara meninjau kembali faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan Kantor meliputi:
1) Perencanaan Gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem Informasi dan telekomunikasi
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 14
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi
organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut,
meliputi:
1) Pembagian tugas dan pekerjaan lebih efisien
2) Pemelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan atau bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat,sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan
efesiensi kerja secara maksimal sesuai target dan sasaran yang ditentukan serta
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan Kantor meliputi:
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan
menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4) Penyatuan visi misi karyawan Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran
5) Perancangan cara komunikasi efektif dengan karyawan,agar komunikasi antara
atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
6) Pengguanaan tolak ukur yang adil dalam memberi gaji
d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang
telah direncanakan berjalan sesuai dengan target dan harapan. Objek pengawasan
perkantoran meliputi:
1) Pengguanaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanaan kantor
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 15
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
Sarana dan fasillitas kerja perkantoran terdiri dari Lokasi kantor, Gedung, Peralatan,
interior dan Mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut.
a. Lokasi kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor antara lain:
1) Faktor keamanan, keamanan ditujukan bukan untuk pegawai kantor saja
melainkan juga kolega/tamu yang datang ke kantor.
2) Faktor Lingkungan, lingkungan yang bersih dan indah akan memberikan
kenyamanan tersendiri bagi pengguna kantor.
3) Faktor harga, untuk menekan biaya produksi
b. Gedung
Faktor-Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan Gedung, antara lain:
1) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Gedung memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan, digolongkan menjadi 2 kelompok, yaitu :
1) Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, dan sebagainya yang
mempunyai peranan penting dalam setiap kantor. Perabotan kantor khusus untuk
menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif.
Gambar 2 Meja Kantor
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 16
Gambar 3 Kursi Kantor
Gambar 4 Lemari Kantor
2) Perbekalan kantor (office supplies) seperti kertas, pena, tinta printer dan peralatan
yang habis pakai lainnya. Perbekalan lain yang digunakan dalam pekerjaan tatausaha
misalnya bak surat, kalender meja, mistar, pena, tangkai pena, gunting, cap tanggal,
cap/stempel
Gambar 4 Perabot kantor
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 17
Gambar 5 Stapler
Gambar 6 Bak Buku
Gambar 7 Cap Tanggal
Gambar 8 Bantalan Stempel
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 18
Gambar 9 Perforator
d. Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksaan
kerja dalam ruang kantor seperti penerangan, ventilasi, jendela, plafon dsb. Interior
dapat berupa benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi
menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan
pekerjaan misalnya gambar-gambar, lukisan, patung, jam dinding, vas bunga dan lain
sebagainya.
Gambar 9 Interior Kantor
e. Mesin-mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan
mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur
kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor. Contoh mesin-mesin kantor:
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 19
Rangkuman
Gambar 11cMesin Hitung
Gambar 12 Mesin Tik
Gambar 13 Kompuer
Ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari kegiatan kantor; sarana
dan fasilitas kerja kantor. Kegiatan kantor terdiri dari perencanaan perkantoran,
pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, pengawasan perkantoran,
atau disingkat POAC. Sedangkan sarana dan fasilitas kerja kantor terdiri dari lokasi
kantor, gedung, peralatan, interior, mesin-mesin kantor. Sedangkan fasilitas kantor
terdiri dari perlengkapan dan Peralatan kantor yang digolongkan menjadi:
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 20
Soal Latihan
Perbekalan kantor; adalah benda-benda yang akan habis pemakaiannya
sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis
menulis dan biasanya tidak tahan lama. Pengertian habis bukan berarti tidak
ada bekasnya namun masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali. Contoh
perbekalan kantor:
1) Macam-macam kertas (HVS, stensil, karton, karbon, dll)
2) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik
3) Paper clip, jepitan kawat, stapler Lembar Latihan
Perabot kantor; adalah benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan
yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tatausaha.
Contoh perabot kantor antara lain: meja, kursi, lemari, hiasan kantor, perabot
kantor tempelan, dan alat bantu peraga (microphone, tv led).
1. Sebutkan ruang lingkup dari administrasi perkantoran terkait dengan aktivitas
kantor!
2. Apa yang dimaksud sarana dan fasilitas kantor? Sebutkan contohnya!
3. Apa saja yang termasuk dalam mesin-mesin kantor?
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 21
TUJUAN
Lembar Informasi
Lembar
Pengamatan
1. Siswa dapat mengerti tentang perkembangan administrasi yang ada pada perkantoran saat
ini
2. Siswa dapatmengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk
memecahkan masalah sehari-hari
Pelajari kembali kegiatan belajar 1 dan 2. Amati aktivitas administrasi di sekolah / kantor
terdekat. Laporkan kepada guru untuk didiskusikan bersama-sama.
Lakukan pengamatan dan simpulkan pada lembar observasi berikut.
Nama perusahaan :
Alamat :
Bidang perusahaan :
Waktu pengamatan :
Beri tanda (√) pada keadaan kantor yang anda amati !
Tabel 1
Deskripsi Baik Cukup Kurang Keterangan Kelengkapan kantor terkait
dengan peralatan dan
perlengkapan kantor. Terkait
dengan ruang lingkup
administrasi perkantoran.
TUGAS/LANGKAH KERJA
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 22
1. Perabotan kantor (barang tak
habis pakai); meja, kursi, rak,
dan sebagainya.
2. Perbekalan kantor (barang
habis pakai); kertas, tinta,
bulpoin, dan sebagainya.
Kelengkapan mesin-mesin
kantor penunjang pekerjaan.
1. Mesin penghitung
2. Mesin tulis
3. Mesin pengganda
4. Mesin label
5. Mesin laminating
6. Mesin penghancur kertas
7. Mesin pemotong kertas
8. Printer
9. Scanner
10. Mesin penomor
11. Mesin komunikasi
(telepon, faximile, dll)
12. Mesin perekam (recorder)
13. Ohp, lcd
14. Komputer
Tata ruang kantor sesuai
dengan kebutuhan pekerjaan
Unsur-unsur administrasi
perkantoran dijalankan dengan
baik dalam aktivitas
administrasi perkantoran
Tabel Lembar Pengamatan
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 23
KESIMPULAN PENGAMATAN
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 24
Pilihan Ganda : Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda ( x ) pada
huruf a,b,c,d atau e pada lembar jawaban
1. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan adalah…
a. Administrasi
b. Pengorganisasian
c. Manajemen
d. Pengarahan
e. Perencanaan
2. Administrasi perkantoran merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan kantor serta penggerakan mereka yang melakuaknnya agar mencapai tujuan
yang telah di tetapkan, definisi menurut….
a. George Terry
b. Althur Grager
c. Ulbert
d. WH Evans
e. Ernest Davies
3. Manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang berkaitan dengan pelaksaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun
dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan, adlaha definisi menurut…
a. George Terry
b. Arthur Grager
c. Ulbert
d. William Leffingwell dan Edwin Robinson
e. Ernest Davies
4. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan
(perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi dari.....
a. Kantor
b. Gedung
c. Rumah
d. Kelas
e. Ruang
5. Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan
tatausaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan, adalah pengertian
kantor menurut.....
LATIHAN
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 25
a. George Terry
b. Moekijat
c. Prasudi Atmosudirjo
d. W.H. Evans
e. Ernest Davies
6. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan yang diperlukan adalah arti dari.....
a. Tata usaha
b. Humas
c. Manajemen
d. Perbekalan
e. Komunikasi
7. Dalam ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari kegiatan kantor, salah satu
kegiatan kantor dari pengarahan adalah.....
a. Pelayanan kantor
b. Standar kualitas kerja
c. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
d. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
e. Aktivitas kantor
8. Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan
dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan adalah pengertian
dari.....
a. Tata usaha
b. Humas
c. Manajemen
d. Perbekalan
e. Perwakilan
9. Tata usaha merupakan unsur administrasi, kegiatan yang dilakukan dalam bagian tata
usaha meliputi.....
a. Memelihara, mencatat
b. Menghimpun, memelihara
c. Menghimpun, mencatat
d. Mencatat, menyingkirkan
e. Mengadakan, mencatat
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 26
10. Perencanaan perkantoran meliputi ....., kecuali.....
a. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja
b. Penerangan, tata ruang kantor
c. Anggaran, standar kualitas kerja
d. Anggaran, waktu
e. Standar kualitas kerja, perencanaan gedung
11. Salah satu sarana dan fasilitas kerja perkantoran yang merupakan bangunan dimana harus
memenuhi faktor keamanan, kesehatan, fasilitas memadai adalah.....
a. Lokasi
b. Kantor
c. Ruang
d. Gedung
e. Bangunan
12. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai
dengan harapan atau target adalah .....
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Pengamanan
d. Pengarahan
e. Pengawasan
13. Peralatan dibedakan menjadi dua, perabot dan perbekalan/perlengkapan. Contoh perabot
dan perbekalan/perlengkapan yaitu .....
a. Meja, kursi, lemari, brankas, rak
b. Alat tulis, tinta, kertas
c. Komputer, mesin fotokopi, printer
d. Meja, kursi, lemari, alat tulis, tinta
e. Komputer, printer, meja, tinta
14. Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor
yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor adalah pengertian dari....
a. Perencanaan
b. Pengamanan
c. Pengorganisasian
d. Pengarahan
e. Pengawasan
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 27
15. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisai/perusahaan
merupakan bagian dari ....
a. Manajemen
b. Pengawasan
c. Pengorganisasi
d. Pengarahan
e. Pengamanan
16. Meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan
lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor disebut....
a. Interior
b. Lokasi
c. Mesin kantor
d. Gedung
e. Perabotan
17. Berikut termasuk mesin-mesin yang digunakan dalam kantor, kecuali.....
a. Mesin penghitung, mesin laminating
b. Mesin pengganda, mesin penomor
c. Komputer, LCD
d. Mesin penghancur kertas, mesin labeling
e. Printer, mesin pemotong kertas
18. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi, manajemen, mengelola
dokumen, dan mengelola adm. Keuangan merupakan.....
a. Fungsi kerja kantor
b. Tujuan administrasi perkantoran
c. Fungsi kantor
d. Tujuan manajemen perkantoran
e. Fungsi administrasi perkantoran
19. Isi dari kegiatan manajemen perkantoran yang meliputi perencanaan kantor,
pengorganisasian kantor, pengarahan kantor dan pengendalian kantor adalah.....
a. Ruang lingkup pekerjaan kantor
b. Ciri-ciri pekerjaan kantor
c. Fungsi pekerjaan kantor
d. Volume pekerjaan kantor
e. Jenis-jenis kantor
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 28
20. Kegiatan pembagian tugas dari suatu kegiatan disebut …
a. Administrasi
b. Pengorganisasian
c. Manajemen
d. Komunikasi
e. Tata usaha
Soal Essay
1. Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas dan arti sempit
2. Sebutkan apa saja fungsi kerja perkantoran? Jelaskan secara singkat
3. Sebutkan ciri-ciri dari administrasi perkantoran
4. Jelaskan apa saja karakteristik administrasi
5. Salah satu karakteristik administrasi perkantoran adalah bersifat pelayan. Jelaskan apa
maksud dan berikan contohnya
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 29
KUNCI JAWABAN
Soal pilihan ganda :
1. C
2. A
3. D
4. A
5. B
6. A
7. C
8. E
9. C
10. D
11. D
12. E
13. D
14. A
15. C
16. E
17. C
18. B
19. A
20. B
Soal Essay
1. Arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai
tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil
guna.
Arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
ringan, ketik-mengketik agenda dan sebagainya yang bersifat ketatausahaan.
2. Fungsi kerja kantor
a. Menerima informasi (to receive information).
Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan
mengenai berbagai kegiatan bisnis.
b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information).
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila
manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk
disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 30
perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam
perencanaan dan pengendalian perusahaan.
c. Mengatur informasi (to arrange information).
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika
diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan
membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi
dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen.
d. Memberi informasi (to give infinmation).
Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan
informasi tersehut dari rekaman yang tersedia.Sebagian informasi yang diberikan bersifat
rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan
maupun tulisan.
e. Melindungi aset (to safeguard assets).
Mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan
didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin
terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya
sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo dsb. Kantor harus
berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang
memerlukan tindakan manajemen
3. Adanya kelompok manusia (adanya 2 orang atau lebih)
b) Adanya kerjasama
c) Adanya proses/usaha/kegiatan
d) Adanya tujuan
e) Adanya bimbingan, kepemimpinan, pengasawan (tidak wajib)
4. Karakteristik administrasi perkantoran yaitu:
a. Bersifat pelayanan
Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut
dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan tidak langsung mendatangkan
keuntungan atau laba bagi perusahaan tapi sangat membantu menunjang keberhasilan
perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.
b. Terbuka dan luas
Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di
kantor saja tapi dapat pula dilakukan di luar kantor.
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
c. Dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan
yang paling bawah sekalipun.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 31
5. Bersifat pelayanan à Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar
pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Contohnya: tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. dalam menjalankan
tugas guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan seperti mencatat kemajuan
belajar siswa, menyiapkan rapot, dan lain sebagainya.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 32
Format Penilaian Evaluasi Kognitif
No Rincian Tugas Kinerja (RTK) Skor Maksimum Skor Asesmen
Oleh siswa sendiri Oleh guru
1. Menyiapkan perlengkapan dan
peralatan yang akan digunakan
untuk mengerjakan latihan
(alat tulis dan buku tulis)
25
2 Menjawab setiap pertanyaan
yang diberikan dengan baik
dan benar berdasarkan
kemampuannya sendiri
40
3 Memberikan jawaban dengan
rinci dan jelas
35
Skor Total 100
Format Penilaian Kinerja Psikomotorik
A = sangat baik (76-100) B= Memuaskan (51-75)
C= menunjukkan kemampuan (26-50) D= Memperlukan Perbaikan (0-25)
No Aspek Hasil Penilaian
1. PERSIAPAN MATERI
a. Memcatat materi yang akan di praktikan
b. Mencari atau cara-cara mempraktikannya dengan
bertanya atau membaca materi
2. PELAKSANAAN
a. Penguasaan materi pada saat mempraktikkan
b. Kemampuan untuk membantu teman lain yang
kurang paham
c. Kecepatan dalam menyelesaikan tugas
3. PENYAJIAN TUGAS
a. Kerapihan dalam pengetikan
b. Kesesuaian dengan perintah yang dianjurkan
Skor Maksimum 175
Nilai = skor perolehan x 100
175
PENILAIAN
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 33
No Rian tugas kinerja Skor maksimum Skor Asesmen
Oleh siswa Oleh guru
1 Mengatur teks dengan baik
dan benar
35
2 Mengatur teks sesuai dengan
yang ditentukan dengan benar
35
3 Mengunakan pengaturan –
pengaturan teks dengan baik
dan benar
35
Skor Total 100
Format Lembar Pengamatan Sikap Peserta Didik
Petunjuk :
Untuk setiap perilaku ketrampilan social berikut ini , berilah penilaian atas ketrampilan social
menggunakan skala berikut ini:
A= sangat baik (76-100) C= menunjukan kemampuan (26-50)
B= memuaskan (51-75) D= Memerlukan Perbaikan (0-25)
Nama Peserta Didik :
Nomor Absen :
Materi saat diobservasi : mengoprasikan cara kerja dengan Microsoft word
No Sikap Kriteria
Ya Tidak
1. Jujur 1. Mengerjakan
tugas dengan
kemampuannya
sendiri
2. Membantu teman
dengan
memberikan
contoh atau bukti
2 Disiplin 1. Mengerjakan
tugas sesuai
waktu yang
ditetapkan
2. Mengumpulkan
hasil pekerjaan
tepat waktu
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 34
3 Tanggung jawab 1. Melaksanakan
tugas yang
diberikan oleh
guru
2. Menyelesaikan
pekerjaan sampai
tuntas
4 Keaktifan di kelas 1. Bertanya kepada
guru ataupun
teman lainya yang
mengerti
2. Mau menjelaskan
kepada teman-
temannya didepan
kelas
5 Peduli 1. Membantu teman
yang sedang
kesulitan dalam
mengerjakan
tugas
2. Memperhatikan
materi yang seang
dijelaskan oleh
guru
6 Ketelitian 1. Menyelesaikan
pekerjaan dengan
rapi dan benar
2. Memperhatikan
dan memperbaiki
setiap kesalahan
dari hasil kerjanya
7 Berkomunikasi 1. Mampu
memberikan
penjelasan kepada
temannya yang
tidak paham
2. Mampu
menjawab setiap
pertanyaan yang
diberrikan
8 Rasa ingin tahu 1. Mau mempelajari
materi berbagai
sumber yang ada
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 35
2. Mau bertanya
kepada guru
mengenai hal
yang kurang jelas
Skor Maksimum 400
Catatan : 𝑛𝑖𝑙𝑎𝑖 =𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑝𝑒𝑟𝑜𝑙𝑒ℎ
400𝑥 100%
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN 36
DAFTAR PUSTAKA
Gie. 20017. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : The Liang, 20017.
http://ainurroficks.blogspot.com/2012/05/sarana-dan-prasarana-kantor-pengertian.html?m-1.
(online). Diakses pada 18 November 2018.
http://silahkanngintip.blogspot.com//2011/04/pengertian-ruang-lingkup-administrasi.html?m=1.
(online). Diakses pada 18 November 2018.
http://santipamungkas.blogspot.com/2013/09/administrasi-perkantoran.html?m=1. (online). Diakses
pada 21 November 2018.
http://game.my.id/97/tujuan-fungsi-tugas-aspek-dan-bidang-kerja-manajemen-administrasi-
perkantoran.html?m=1. (online). Diakses pada 21 November 2018.