UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATO

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CUARTO “B”

PANELES DE CONTROL EN ACCESS

¿QUE ES EL PANEL DE CONTROL?

El panel es una herramienta que nos va permitir gestionar la base de datos de una forma mucho más dinámica y agradable. Un panel de control es, en realidad, un formulario al que podemos ir añadiendo botones. Los botones nos permitirán abrir tablas, consultas o ejecutar macros.

Si tenemos una base de datos de Access que va a ser utilizada por usuarios, nos será realmente útil crear un panel de control o formulario de acceso, que permita al usuario manejar la aplicación de forma sencilla.

Lo más cómodo para que el usuario maneje la base de datos con facilidad es ir crear formularios para las acciones mas habituales, como introducción de registros en las tablas, búsqueda de información, creación de informes y etiquetas, etc. Una vez creados estos formularios creamos un panel de control que enlace con los formularios que va a utilizar el usuario. Estos formularios pueden ser a su vez, paneles de control secundarios.

El panel de control principal permitirá la entrada a los demás formularios.

Access dispone de un asistente para crear el Panel de Control, en el menú Herramientas – Utilidades de la base de datos – Administrador del panel de control.

¿Cómo crear un panel de control en Accesses?

El primer paso es ir a la barra de herramientas para crear el panel. Seleccionamos Utilidades de la base de datos y Administrador del panel de control:

Como antes no teníamos definido ningún panel de control, aparece una ventana indicándonos que no tenemos panel de control y si queremos que este sea el panel de control principal. Hay que decir, que Access nos permite colocar en una base de datos varios paneles de control. En cada panel de control podemos colocar hasta 8 botones distintos. Con varios paneles podemos desglosar la información por distintos apartados, véase tablas, consultas, informes o por ejemplo, un panel para clientes otro para proveedores y otro para administración según nos convenga.

Pulsamos en el botón Sí y se abre la ventana Administrador del panel de control donde se observa que tenemos un panel de control creado. Este administrador nos va permitir  añadir más paneles  o modificar cada panel. También podemos cerrar el administrador con el botón cerrar o marcar como panel principal un panel creado con posterioridad al que acabamos de crear.

Ahora vamos a colocar botones en el panel para que podamos trabajar con él. Pondremos dos botones, uno para ver ver los clientes de Canadá que tiene almacenados nuestra base de datos. También colocaremos la vista del formulario con la relación de empleados. Los clientes de Canadá los vemos a partir de la consulta correspondiente que hemos creado al efecto:

En la ventana Modificar página del panel de control pulsamos en el botón Nueva... que nos lleva a una nueva ventana:

 Hay que ir a comando, para seleccionar la acción que deseamos que se ejecute. Como no existe ningún comando que muestre el contenido de consultas, lo haremos a través de una macro (que nos abre la macro). El comando que seleccionamos es Ejecutar macro. 

En Microsoft Office Access, al abrirse una base de datos creada en una versión anterior de Access y que contiene un panel de control (un formulario con botones o vínculos que permitían desplazarse por la base de datos), puede que no funcionen algunos de los comandos de ese panel de control. En concreto, ya no funcionarán los comandos para mostrar la ventana Base de datos.

Office Access proporciona una nueva característica denominada panel de exploración, que reemplaza a la ventana Base de datos. Ese panel se puede utilizar en lugar de los paneles de control. El panel de exploración funciona con el nuevo modelo de interfaz de usuario de Office Access 2007. Ese modelo (denominado modelo de interfaz de un único documento) coloca los objetos abiertos (formularios, informes, etc.) en una sola ventana y marca cada objeto con una ficha. Cuando se abre más de un objeto, se utilizan las fichas para ir de un objeto abierto a otro. La figura siguiente muestra un conjunto típico de fichas:

A diferencia de los paneles de control, el panel de exploración se mantiene visible, a menos que el usuario lo oculte. Para mostrar u ocultar el panel, utilice el Botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panel o presione F11. Si desea que no aparezca el panel de exploración de forma predeterminada al abrirse una base de datos, configure una opción del programa.

Opciones para utilizar paneles de control

Crear categorías y grupos personalizados de objetos en el panel de exploración    Puede crear grupos personalizados que incluyan sólo las tablas, formularios, informes y otros objetos que desee utilizar en un momento determinado o con una base de datos específica. Puede crear grupos personalizados sin tener que crear macros ni escribir código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). En este artículo, se explica cómo crear un grupo personalizado de objetos en el panel de exploración.

Para obtener más información sobre el uso del panel de exploración, vea el artículo Guía del panel de exploración.

Ejecutar los paneles de control de la manera habitual    Si opta por seguir utilizando los paneles de control, deshabilite las acciones que no sean compatibles, como la de mostrar la ventana Base de datos. Si configura una base de datos de modo que se muestre un panel de control al iniciarse, ese panel de control aparecerá y se ejecutará normalmente; puede haber comandos que ya no sean compatibles con Office Access 2007. Además, puede seguir utilizando el Administrador del panel de control para crear, cambiar y eliminar paneles de control. Posteriormente en este artículo, se explica cómo utilizar el administrador del panel de control.

Crear manualmente un formulario que actúe como un panel de control    Puede agregar botones y macros incrustadas, según sea necesario, para iniciar los componentes de la base de datos y, a continuación, configurar el formulario para que aparezca al iniciarse la base de datos.

Para obtener más información sobre la creación de macros incrustadas, vea el artículo Conceptos básicos de las macros en Access 2007. Para obtener información sobre la creación de formularios, vea el artículo Crear un formulario. Para obtener más información sobre cómo configurar una formulario de inicio, vea la opción Mostrar formulario en la sección Opciones de aplicación del artículo

Cambiar un panel de control

En la ficha Herramientas de la base de datos, en el grupo Herramientas de la base de datos, haga clic en Administrador del panel de control.

En el cuadro de diálogo Administrador del panel de control, seleccione el panel de control que desee modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.

Haga clic en el elemento del panel de control que desea cambiar y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

Para cambiar el texto del elemento, el comando ejecutado por el elemento o el objeto que se abre o se ejecuta al hacer clic en el elemento, haga clic en Modificar.

Para agregar un elemento, haga clic en Nueva, escriba el texto del elemento y, a continuación, haga clic en un comando en el cuadro Comando. Dependiendo del comando elegido, Microsoft Access muestra otro cuadro bajo el cuadro Comando. Seleccione un elemento de este cuadro, si es necesario. Por ejemplo, si hace clic en uno de los comandos de formulario del cuadro Comando, seleccione el nombre del formulario que desea abrir.

Para eliminar un elemento, haga clic en Eliminar. Para mover un elemento, haga clic en Mover

arriba o Mover abajo. Una vez que haya finalizado de hacer cambios en

el panel de control, haga clic en Cerrar.

Eliminar un panel de control

En la ficha Herramientas de la base de datos, en el grupo Herramientas de la base de datos, haga clic en Administrador del panel de control.

En el cuadro de diálogo Administrador del panel de control, seleccione el panel de control que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Haga clic en Cerrar.