PANDUAN USER UNTUK REGISTRASI CONFERENCE DI WCIS

1 Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data

Universitas Islam Negeri Walisongo Semarang

PANDUAN USER UNTUK REGISTRASI CONFERENCE DI WCIS : WALISONGO CONFERENCE INFORMATION SYSTEM

Tata Cara dan Proses registrasi conference dilakukan secara online melalui tautan http://conference.walisongo.ac.id. Tampilan halaman depan website dapat dilihat seperti Gambar 1.

Gambar 1. Halaman depan WCIS

User harus membuat akun terlebih dahulu sebelum melakukan registrasi conference. Berikut panduan pembuatan akun dan langkah langkah proses registrasi conference.

A. Membuat Akun

Untuk membuat akun user harus membuka tautan berikut http://conference.walisongo.ac.id/register atau dapat klik menu Register di halaman utama. Maka muncul form pembuatan akun seperti Gambar 2.

http://conference.walisongo.ac.id/

http://conference.walisongo.ac.id/register



Gambar 2. Halaman Register

User harus mengisi semua inputan yang ada di halaman Register. Untuk detail inputannya dijelaskan pada Tabel 1.

Tabel 1. Daftar Input Register

No Nama Inputan Keterangan

1 Username Minimal 4 karakter dan belum digunakan user lain

2 Password Minimal 4 karakter

3 Retype Password Minimal 5 karakter dan sama dengan input Password

4 Nomor Identitas Diisi nomor identitas (KTP / SIM / Passport)

5 Nama Lengkap Nama lengkap User

6 Tempat Lahir Tempat lahir user (Kabupaten)

7 Tanggal Lahir Tanggal lahir user

8 Instansi Nama instansi user bekerja / menempuh pendidikan

9 Nomor Handphone Nomor handphone user

10 Email Email aktif user. Akan berhubungan dengan proses aktivasi Akun dan notifikasi

Setelah mengisi semua inputan user harus klik tombol Register. Jika proses berhasil maka akan muncul informasi User hurus melakukan aktivasi seperti gambar 3.



Gambar 3. Informasi Harus Aktivasi Akun

Buka akun email yang digunakan untuk proses registrasi akun. Akan ada email yang berisi informasi akun dan link aktivasi seperti gambar 4.

Gambar 4. Email Aktivasi Akun

Klik tombol Aktivasi, maka akan membuka halaman baru terkait proses aktivasi. Jika proses aktivasi berhasil maka muncul informasi seperti Gambar 5.

Gambar 5. Aktivasi Berhasil



B. Login

Untuk login user harus membuka tautan berikut http://conference.walisongo.ac.id/login atau dapat klik menu Login di halaman utama. Maka muncul form login seperti Gambar 6.

Gambar 6. Halaman Login

Silakan isi informasi username dan password yang sudah didaftarkan. Jika proses login berhasil maka akan muncul halaman dashboard seperti Gambar 7.

Berikut informasi penjelasan tiap kolom yang ada di tabel dashboard : 1. Judul : nama judul conference 2. Tgl Registrasi : periode tanggal registrasi 3. Tgl Pelaksanaan : periode tanggal pelaksanaan conference 4. Jumlah Registrasi : informasi Jumlah Abstract yang user telah daftarkan dan sudah

melakukan register as Audience.

Data yang muncul di tabel Registrasi Conference merupakan data conference yang masih aktif periode Pendaftarannya.

C. Register As Presenter

User dapat mendaftarkan lebih dari satu sari (abstract) dalam satu conference. Untuk proses registrasi pertama di halaman dashboard klik menu Registrasi Conference, Klik tombol action lalu pilih Register As Presenter seperti pada Gambar 8.

http://conference.walisongo.ac.id/login



Gambar 8. Register As Presenter

Setelah klik Register As Presenter maka user akan diarahkan ke halaman upload Sari (Abstract) seperti pada Gambar 9.

Gambar 9. Form Register As Presenter

Berikut penjelasan untuk setiap inputan :

1. Topik : merupakan topik dari sari (abstract) yang di upload. 2. Judul Abstrak/ Makalah : merupakan judul sari (abstract) yang di upload. 3. Keyword : kata kunci yang ada dalam abstract tersebut. 4. Upload Dokumen : file sari (abstract) berformat pdf.

Tombol simpan digunakan untuk upload sari (abstract) dengan status Draft, dan user masih bisa menggantinya.

Tombol Submit digunakan untuk upload sari (abstract) dan diteruskan ke verifikator sari (abstract).

Setelah user klik tombol Simpan atau tombol Submit maka akan diarahkan kehalaman status registrasi seperti pada Gambar 10.



Gambar 10. Status Registrasi As Presenter

Berikut informasi penjelasan tiap kolom yang ada di tabel Gambar 10 : 1. Kode Registrasi : Kode unique untuk tiap abstract yang di upload. 2. Judul Abstrak : Judul abstract yang diupload 3. Judul Conference : Judul conference yang didaftar 4. Status Saat Ini : Status saat ini untuk dokumen (abstract) yang berkaitan, ada beberapa

status (sesui urutan) : a. DRAFT : abtract masih draft dan dapat diedit / dihapus b. NUNGGU VERIFIKASI ABSTRAK : abstract sudah disubmit, menunggu verifikator

melakukan verivikasi c. REVISI ABSTRAK : abtract butuh direvisi d. UPLOAD BUKTI BAYAR : butuh upload bukti bayar e. ABSTRAK DITOLAK : Abstract ditolak, proses approval berhenti. f. NUNGGU VERIFIKASI BUKTI BAYAR : bukti bayar sudah diupload, menunggu

verifikator melakukan verivikasi g. REVISI BUKTI BAYAR : bukti bayar butuh revisi / kurang jelas. h. UPLOAD MAKALAH : butuh upload makalah i. BUKTI BAYAR DITOLAK : bukti bayar ditolak, proses approval berhenti. j. NUNGGU VERIFIKASI MAKALAH : makalah sudah disubmit, menunggu verifikator

melakukan verivikasi k. REVISI MAKALAH : makalah butuh revisi. l. DITERIMA : Makalah diterima.

5. Status Abstrak : berisi informasi status abtract saat ini, informasi yang ada yaitu : a. DRAFT : abstact masih dalam bentuk draft, user masih bisa mengubah atau

menghapus. b. WAITING : abstact sudah submit, menunggu verifikator melakukan verifikasi c. NEED_REVISION : abstact sudah diverifikasi dan butuh revisi d. ACCEPT : abstact sudah diverifikasi dan diterima e. REJECT : abstact ditolak, proses approval dokumen berhenti

6. Status Pembayaran : berisi informasi status bukti bayar saat ini, informasi yang ada yaitu : a. NOT_YET : belum melakukan upload bukti bayar. b. WAITING : upload bukti bayar sudah submit, menunggu verifikator melakukan

verifikasi



c. NEED_REVISION : bukti bayar sudah diverifikasi dan butuh revisi d. ACCEPT : bukti bayar sudah diverifikasi dan diterima e. REJECT : bukti bayar ditolak, proses approval dokumen berhenti

7. Status Makalah : berisi informasi status makalah saat ini, informasi yang ada yaitu : a. NOT_YET : belum melakukan upload makalah / paper. b. WAITING : upload makalah / paper sudah submit, menunggu verifikator melakukan

verifikasi c. NEED_REVISION makalah / paper sudah diverifikasi dan butuh revisi d. ACCEPT : makalah / paper sudah diverifikasi dan diterima. e. REJECT : makalah / paper ditolak, proses approval dokumen berhenti

D. Detail Sari (Abstract) User dapat melihat detail sari partama harus di halaman dashboard klik menu Status Registrasi dan memilih Registrasi As Presenter, maka muncul tampilan seperti Gambar 11. Setelah itu klik tombol action lalu pilih View Detail, maka muncul halaman detail seperti Gambar 12.

Gambar 11. Menu View Detail Abstract

Gambar 12. Detail Abstract



User dapat melihat informasi pembayaran dan history dokumen dengan klik atau pilih tab Info Pembayaran dan History Dokumen seperti gambar 13. Jika klik tab Info pembayaran maka akan muncul halaman seperti Gambar 14. Jika klik tab History Dokumen maka akan muncul halaman seperti Gambar 15.

Gambar 13. Tab Detail Abstract

Gambar 14. Detail Info Pembayaran

Gambar 15. Detail History Dokumen

E. Revisi Abstract

User akan mendapatkan email notifikasi jika ada abstract butuh direvisi. User dapat melakukan revisi apabila Status Saat Ini berisi REVISI ABSTRAK. Klik tombol action lalu pilih

Revisi Sari (Abstract) untuk melanjutkan proses revisi seperti yang ditunjukkan pada Gambar

16. setelah itu akan muncul halaman seperti pada Gambar 17. Silakan lakukan perubahan

yang dibutuhkan dihalaman tersebut dan klik Submit jika sudah selesai



Gambar 16. Menu Revisi Sari (Abstract)

Gambar 17. Halaman Revisi Sari (Abstract)

F. Upload Bukti Bayar / Revisi Upload Bukti Bayar Register As Presenter

User akan mendapatkan email notifikasi jika abtract di terima dan butuh upload bukti bayar / revisi bukti bayar. User dapat melakukan upload bukti bayar apabila Status Saat Ini berisi UPLOAD BUKTI BAYAR atau REVISI BUKTI BAYAR. . Untuk upload bukti bayar pertama klik

tombol action lalu pilih Upload Bukti Bayar seperti yang ditunjukkan pada Gambar 18. setelah

itu akan muncul form seperti pada Gambar 19.

Gambar 18. Menu Upload Bukti Bayar



Gambar 19. Form Bukti Bayar

User harus melengkapi semua inputan yang ada di form tersebut. Berikut keterangan untuk setiap inputan :

1. Metode Pembayaran : Metode pembayaran yang dilakukan (Cash, Transfer , dll). 2. Tanggal Transfer : tanggal saat dilakukan proses transfer. 3. Bank Asal : bank asal uang yang di transfer. 4. Bank Tujuan : bank yang dituju saat proses transfer. 5. Catatan Transfer : catatan yang ada saat proses transfer. 6. Bukti Bayar : foto / scan bukti bayar. Harus berformat pdf.

Setelah melengkapi semua inputan klik tombol Upload.

G. Upload Makalah / Revisi Upload Makalah User akan mendapatkan email notifikasi jika bukti bayar di terima dan butuh upload makalah /

revisi makalah. User dapat melakukan upload makalah apabila Status Saat Ini berisi UPLOAD

MAKALAH atau REVISI MAKALAH. Untuk upload makalah pertama klik tombol action lalu pilih

Upload Bukti Bayar seperti yang ditunjukkan pada Gambar 20. setelah itu akan muncul form

seperti pada Gambar 21. Pilih malakah yang akan di upload lalu klik tombol upload. File

Makalah harus berformat pdf.

Gambar 20. Menu Upload Makalah



Gambar 21. Form Upload Makalah

H. Register As Presenter

User hanya mendaftarkan satu kali (Register As Audience) untuk satu conference kecuali ditolak user dapat mendaftar lagi dalam satu conference. Untuk proses registrasi pertama di halaman dashboard klik menu Registrasi Conference, Klik tombol action lalu pilih Register As Audience seperti pada Gambar 22. Setelah itu akan muncul kofirmasi pendaftaran klik Ya seperti pada Gambar 23.

Gambar 22. Menu Register As Audience

Gambar 23. Confirmasi Register As Audience

Setelah itu user diarahkan ke halaman Status Registrasi As Audience seperti pada Gambar 24.

Gambar 24. Halaman Status Registrasi As Audience



Berikut penjelasan tiap kolom yang ada pada Gambar 24 : 1. Kode Registrasi : Kode unique untuk tiap registrasi di conference. 2. Judul Conference : Judul conference yang didaftar 3. Tanggal Pelaksanaan : tanggal pelaksanaan conference 4. Status Saat Ini : berisi informasi status / kondisi approval Registrasi As Audience saat ini

ada beberapa status (sesui urutan) : a. UPLOAD BUKTI BAYAR : User harus upload bukti bayar b. NUNGGU VERIFIKASI BUKTI BAYAR : bukti bayar sudah diupload, menunggu

verifikator melakukan verivikasi. Dokumen masih bisa dihapus. c. REVISI BUKTI BAYAR : bukti bayar butuh revisi / kurang jelas. d. DITERIMA : proses Registrasi As Audience diterima e. DITOLAK : : proses Registrasi As Audience ditolak

5. Status Pembayaran : berisi informasi status bukti bayar saat ini, informasi yang ada yaitu : a. NOT_YET : belum melakukan upload bukti bayar. Dokumen masih bisa dihapus. b. WAITING : upload bukti bayar sudah submit, menunggu verifikator melakukan

verifikasi c. NEED_REVISION : bukti bayar sudah diverifikasi dan butuh revisi d. ACCEPT : bukti bayar sudah diverifikasi dan diterima e. REJECT : bukti bayar ditolak, proses approval dokumen berhenti

I. Detail Register As Audience User dapat melihat detail Register As Audience partama harus di halaman dashboard klik menu Status Registrasi dan memilih Registrasi As Audience, maka muncul tampilan seperti Gambar 25. Setelah itu klik tombol action lalu pilih View Detail, maka muncul halaman detail seperti Gambar 26.

Gambar 25. Menu View Detail Register As Audience



Gambar 26. Detail Register As Audience

User dapat melihat informasi history dokumen dengan klik atau pilih tab History Dokumen seperti Gambar 27. Jika klik tab History Dokumen maka akan muncul halaman seperti Gambar 28.

Gambar 27. Tab Menu Detail Register As Audience

Gambar 27. History Detail Register As Audience

J. Upload Bukti Bayar / Revisi Upload Bukti Bayar Register As Presenter User dapat melakukan upload bukti bayar apabila Status Saat Ini berisi UPLOAD BUKTI BAYAR

atau REVISI BUKTI BAYAR. . Untuk upload bukti bayar pertama klik tombol action lalu pilih

Upload Bukti Bayar seperti yang ditunjukkan pada Gambar 28. setelah itu akan muncul form

seperti pada Gambar 29. Silakan lengkapi inputan diform tersebut lalu klik upload.



Gambar 18. Menu Upload Bukti Bayar Register As Audience

Gambar 29. Form Bukti Bayar

User harus melengkapi semua inputan yang ada di form tersebut. Berikut keterangan untuk setiap inputan :

1. Metode Pembayaran : Metode pembayaran yang dilakukan (Cash, Transfer , dll). 2. Tanggal Transfer : tanggal saat dilakukan proses transfer. 3. Bank Asal : bank asal uang yang di transfer. 4. Bank Tujuan : bank yang dituju saat proses transfer. 5. Catatan Transfer : catatan yang ada saat proses transfer. 6. Bukti Bayar : foto / scan bukti bayar. Harus berformat pdf.

Setelah melengkapi semua inputan klik tombol Upload.

K. Profile User dapat melihat profile sendiri melalui menu Profile. Halaman profile dapat dilihat seperti Gambar 30. Untuk mengubahnya silakan klik tombol Ubah maka muncul halaman Edit Profile seperti Gambar 31. Silakan dilengkapi informasi input yang ada kemudian klik Simpan.



Gambar 30. Halaman Profile

Gambar 31. Halaman Edit Profile

L. Logout User dapat melakukan logout apabila sudah tidak ada lagi kepeluan untuk input atau melihat informasi. Untuk menu logout berada di pojok kanan atas seperti pada Gambar 32. Untuk logout silakan klik menu logout tersebut.

Gambar 32. Menu Logout

Documents

PANDUAN USER UNTUK REGISTRASI CONFERENCE DI WCIS