Cabinet Office Mandate for Change Project Requirements for Portfolio, Programme and

Project Management Maturity Model (P3M3®) Revisions

UNCLASSIFIED 

UNCLASSIFIED 

 Table of Contents  Background ................................................................................................................................................3 

Reasons for change....................................................................................................................................5 

Cabinet Office Requirements.....................................................................................................................5 

Aims of the Project.....................................................................................................................................6 

Scope for the next edition .........................................................................................................................6 

Quality criteria ...........................................................................................................................................8 

Quality method ..........................................................................................................................................8 

Next steps ..................................................................................................................................................9 

Appendix A Members of the Change Advisory Board (CAB)....................................................................11 

Appendix B ‐ Glossary ..............................................................................................................................12 

Appendix C Footnotes..............................................................................................................................13 

UNCLASSIFIED 

Background 

P3M3 is built upon our earlier Project Management Maturity Model, which in turn was based 

on the process maturity framework that evolved into the (now superseded) Capability 

Maturity Model (CMM)®, developed by the Software Engineering Institute (SEI) in the United 

States. This was a descriptive reference model to provide organizations with more effective 

guidance in establishing process improvement programmes. It could also be used as the 

foundation for systematically building a set of tools, including maturity questionnaires. 

P3M3 is comprised of three sub‐models: 

1. Portfolio Management Maturity Model, 

2. Programme Management Maturity Model, 

3. Project Management Maturity Model. 

It recognises 5 maturity levels  

1. Awareness ‐ Processes are not usually documented. There are no, or only a few, 

process descriptions. 

2. Repeatable ‐ The organization will be able to demonstrate, by reference to particular 

initiatives, that basic management practices have been established – e.g. tracking 

expenditure and scheduling resources and that processes are developing.  

3. Defined ‐ The management and technical processes necessary to achieve the 

organizational purpose will be documented, standardized and integrated to some 

extent with other business processes. 

4. Managed ‐ Characterized by mature behaviour and processes that are quantitatively 

managed – i.e. controlled using metrics and quantitative techniques. 

5. Optimised‐ The organization will focus on optimization of its quantitatively managed 

processes to take into account changing business needs and external factors.  

The model is composed of 7 perspectives 

1. Management Control ‐ This covers the internal controls of the initiative and how its 

direction of travel is maintained throughout its life cycle, with appropriate break 

points to enable it to be stopped or redirected by a controlling body if necessary. 

2. Benefits Management ‐ Benefits management is the process that ensures that the 

desired business change outcomes have been clearly defined are measurable and are 

ultimately realized through a structured approach and with full organizational 

ownership. 

UNCLASSIFIED 

3. Financial Management ‐ Finance is an essential resource that should be a key focus for 

initiating and controlling initiatives. Financial management ensures that the likely costs 

of the initiative are captured and evaluated within a formal business case and that 

costs are categorized and managed over the investment life cycle. 

4. Stakeholder Engagement ‐ Stakeholder engagement should be seen as an ongoing 

process across all initiatives and one that is inherently linked to the initiative’s life 

cycle and governance controls. 

5. Risk Management ‐ This views the way in which the organization manages threats to, 

and opportunities presented by, the initiative. 

6. Organisational Governance ‐ This looks at how the delivery of initiatives is aligned to 

the strategic direction of the organization. It considers how start‐up and closure 

controls are applied to initiatives and how alignment is maintained during an 

initiative’s life cycle. This differs from management control, which views how control 

of initiatives is maintained internally.  

7. Resource Management ‐ These include human resources, buildings, equipment, 

supplies, information, tools and supporting teams. A key element of resource 

management is the process for acquiring resources and how supply chains are utilized 

to maximize effective use of resources.  

P3M3 makes a series of statements for each subject area (perspective) describing what an 

organisation looks like at each maturity level showing how an organisation would appear to 

an external observer. For example Management control at level 1 describes an organisation 

where “Project management terminology is used by some members of the organization but 

not consistently and possibly not understood by all stakeholders. Projects will be conducted 

and managed according to individual preferences.” This means that not all projects might 

have a designated project manager; they may not properly documented, etc. 

The current version of Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model 

(P3M3®) was published in 2008 with some very minor adjustments to the descriptions of the 

attributes made in 2010.  Since then the interest in using P3M3 has grown greatly and for 

many organisations it is now the default maturity assessment model.  Having been around in 

its current guise for 4 years many organisations have moved from initial baseline assessment 

into repeat assessments and this has identified issues with the current model.  

The maturity assessments can be carried out in various ways 

1. Using the self assessment questions available on the P3M3 official website 

2. Using a consultant led assessment 

3. A fully validated accredited consulting organisation (ACO) 

UNCLASSIFIED 

These broadly fall into the following categories:  

1. Some organisations felt some Level 1 was too broad and some of their divisions were 

not even at Level 1. 

2. That some of the attribute descriptions were too vague and open to interpretation 

resulting in inconsistent assessments especially when different people were involved 

in the repeat assessment. 

3. That the perspective did not cover the full range of process necessary to successfully 

deliver business change and that further process perspectives should be added. 

4. Some organisations felt that the alignment to the other Best Management Practice 1 

material was not as tight as it could be and given the Management of Portfolios 

(MoP)®did not exist when P3M3 was last revised the portfolio level model needs to be 

align better with the more recent thinking that went into MoP 

5. That there is improved guidance to support the application of the model and in 

particular how to use it to construct organisational improvement plans. 

Given the above the Cabinet Office decided to evaluate the need for and the nature of 

potential, revisions to P3M3.  

Reasons for change 

It is four years since the P3M3 v 2.0 was published.  In that time there have been additions to 

the Best Management Practice portfolio (i.e. Management of Portfolio sand Management of 

Value) as well as changes to existing products (e.g. PRINCE2®). So it was time to assess if the 

guidance in these other Best Management Practice products reflected what was assessed in 

P3M3, and vice versa, and to address any alignment issues. 

The Cabinet Office through APMG undertook a survey of the P3M3 users and received 

feedback from a variety of industry sectors and from different global regions but 

predominantly UK and Europe, individuals and organisations, including consultants carrying 

out P3M3 assessments. Those comments were evaluated and where appropriate have been 

incorporated to form the basis of this mandate for change.   

Cabinet Office Requirements 

The Cabinet Office requires ‘an evolutionary approach’ to updating this model so that 

those already using it can see their migration path and are not disenfranchised. Hence, 

the scope of change is not too extensive.  

UNCLASSIFIED 

P3M3 should be consistent with the guidance contained in the other Best 

Management Practice products. 

Organisations investment in P3M3 to date must be protected and the revision must be 

fully compatible with the previous versions.  

Additionally a revision to the guides needs to be achievable by mid‐2013 and give real 

benefit to the PPM community. 

Better alignment with 

o NAO financial management maturity model1 

o IUK approach2 

Aims of the Project 

To address issues arising from direct feedback to the Cabinet Office. 

To evaluate and address issues raised by the community e.g. through the on‐line 

survey. 

To ensure that P3M3 remains valuable to organisations by providing a means through 

which their business change processes can be improved. 

Maintain Crown Copyright Material so that  

• it reflects current thinking and practice 

• it is part of a coherent suite of PPM guidance.  

Scope for the next edition It is envisaged that the project has several outputs: 

1. A published version of the revised maturity model. 

2. Improved guidance on how to use the maturity model and assessment(s). 

3. Guidance on how to start improving organisation maturity following an assessment along with 

appropriate health warnings. 

4. An on‐line assessment based on the maturity level descriptions, 

a. A free high level assessment – essentially the current free high‐level self‐assessment 

b. A paid for detailed assessment that will allow users to compare themselves to 

                                                            1 NAO ‐ National Audit Office see http://www.nao.org.uk/ for details 2 IUK – Infrastructure UK see http://www.hm‐treasury.gov.uk/ppp_infrastructureuk.htm for details 

UNCLASSIFIED 

i. Their previous assessment (no more than 2 assessments per year) 

ii. Similar organisations to themselves – benchmarking by industry segment, size 

region etc. 

This is an interim revision NOT a major refresh therefore it must not fundamentally 

change the structure of P3M3.  

Several areas of inconsistency or ambiguity will be addressed, so that differentiation 

between levels is more defined. 

To ensure that P3M3 and any revisions are consistent with definitions contained in the 

common glossary. 

To improve the attribute definitions in the portfolio and programme sub‐models so 

that they are deemed to be as robust as they are in the project sub‐model. 

To develop as required new perspectives that can be included, as optional modules, 

into P3M3, for example commercial, contractual, HR aspects. 

To resolve areas of overlap where attributes might more appropriately be 

incorporated or covered in a different perspective. 

To improve the guidance supporting the maturity model and in particular how it can 

inform improvement plans. 

To improve the alignment and coverage of financial management so that it better 

reflects the NAO financial model. 

To ensure that the revised P3M3 aligns and takes account of the output from IUK. 

In response to requests following the previous revision this version will also include an 

on‐line self‐assessment which will be based on,  

o the existing self‐assessment, 

o using the maturity level descriptions as the basis for a fuller on‐line self‐

assessment,  

o the database and access machinery developed for the ITIL maturity model. 

The database will be able to support, 

o Comparisons against a previous assessment(s) [base‐lining] 

o Comparison against a similar organisations [benchmarking]  

UNCLASSIFIED 

TSO will establish a Change Advisory Board to bring P3M3 under the same change 

control mechanism as the other Best Management Practice products. 

Out of scope  There has been a request for a pre‐level one maturity assessment. At this stage as this is from 

only one organisation such a request is considered out of scope. However, this revision must 

be undertaken such that should the need arise that the level one definitions could with some 

additions be split into a pre‐level 1 and level 1 maturity levels.  

Quality criteria 

Quality criteria for this update dictate that the content must: 

Be written in plain English and idiom‐free. 

Be consistent with other core Best Management Practice guidance and the common 

glossary. 

Be free from internal inconsistencies.  

Meet the aims of the project as set out earlier in this mandate. 

Protects the investment of those who have already carried out an assessment. Enable them to 

move forward with their improvement plans and be able to measure the benefits from their 

investment. 

Change requests, identified by the Change Advisory Board and Best Management 

Practice as requiring action, have been addressed. 

Be consistent with language and concepts of the recent updates and revisions to 

PRINCE2®, MSP,® M_o_R®, MoV®, MoP®, P3O®. 

Quality method 

Quality assurance will be carried out by the Review Group. The Review Group will consist of 

members of the P3M3 Reference Group, practitioners and members of the consulting 

community. These work‐packages will be managed as a project with several work packages 

and will be project managed by TSO on behalf of the Cabinet Office. 

The Cabinet Office, in consultation with the P3M3 Reference Group, will set the detailed 

scope for the product based on this mandate, agree the full product description/s, and may 

also provide input to the design of the relevant work package/s if required. The Review Group 

will monitor progress against these product descriptions. 

UNCLASSIFIED 

An acceptance review meeting will be carried out by a small number of reviewers drawn from 

the Design Review group and the P3M3 Reference Group. This will be the final review before 

the manuscript is passed over to TSO prior to publication. 

Next steps 

The next steps will be to derive more detailed work instructions which will be covered in two 

stages: 

1. Develop a draft set of work instructions based on feedback the Cabinet Office has 

received.  

2. Refine and validate the work instructions through consultation with an expert 

reference group. 

The P3M3 Reference Group assesses the model and advises Best Management Practice advice 

on the update by considering: 

What is the scope of the change required to make the product fit for purpose again   

Refining the work instructions and assure that it has enough detail so that the 

authoring team can clearly understand scope of the revision 

Making recommendations of areas that in hindsight the model ought to contain but 

which up to now it has not covered. 

The author(s) will then bring forward an outline of the changes to be made and this will be 

subject to a design review meeting to review the author(s) product description produced in 

response to the mandate and work instructions. The design reviewers will be drawn from 

members of: 

Design Authority representatives (a permanent group with a specific remit to look at 

the impact of changes across the whole of the PPM suite of products). 

P3M3 Reference Group representative (a temporary group with a specific remit to 

advise on changes to a single product). 

Change Advisory Board representatives (a permanent group with a specific remit to 

provide detailed advice in response to change requests logged against specific 

products). 

 

UNCLASSIFIED 

After user reviews to refine the revised P3M3 guidance are completed a final quality review 

meeting will be convened by TSO. TSO will advise the Cabinet Office if the final authors draft 

matches the expectations of the changes envisioned in the mandate and that the final quality 

of the information in the model meets the required quality for publication. The members of 

the final quality review group will include; 

Change Advisory Board representatives,  

P3M3 Reference Group representatives, 

The Cabinet Office. 

Input to the revision Inputs to this revision will include the following, the list is not intended as an exhaustive list of inputs. 

Survey feedback 

Feedback to the Cabinet Office 

NAO financial maturity model 

Work on the Operating Environment with the Major Projects Authority in the Cabinet Office 

NAO PPM guidance 

IUK sponsor, client, supply chain and assessment management assessments 

Lessons learned from the development and deployment of the ITIL maturity model. 

UNCLASSIFIED 

Appendix A Members of the Change Advisory Board (CAB) The final membership of the CAB is yet to be confirmed but will include representatives from the 

Cabinet Office, the official publisher and the official accreditor with user representative yet to be 

invited and likely to be selected from the reference or reviewer group as the project develops. 

Name  Company  Representing 

Mike Acaster  Cabinet Office  Cabinet Office 

Neil Glover  TSO  TSO (The Official Publisher) 

Alan Harpham  APMG  APMG (The Official Accreditor) 

TBC    Public sector users 

TBC    Private sector user 

TBC   

Accredited Consulting 

Organisations (ACO) 

UNCLASSIFIED 

 Appendix B – Glossary  Term  Description 

APMG  The APM Group – the accreditation body for all Best Management 

Practice qualifications. 

ACO  An Accredited Consulting Organisation, assessed by APM Group (APMG) 

to provide training consulting service across the PPM Best Management 

Practice products 

CAB  Change Advisory Board – the group responsible for reviewing and 

prioritising the contents of the ITIL Issue Log. 

ITIL®  The IT Infrastructure Library 

IUK  Infrastructure UK see http://www.hm‐

treasury.gov.uk/ppp_infrastructureuk.htm  for details 

M_o_R®  Management of Risk: Guidance for Practitioners. 

MSP®  Managing Successful Programmes. 

NAO  National Audit Office, see http://www.nao.org.uk/ for details 

P3O®  Portfolio, Programme and Project Offices. 

P3M3®  Portfolio, Programme, and Project Management Maturity Model 

MoV®  Management of Value. 

MoP™  Management of Portfolios. 

PRINCE2®  Project Management methodology. Projects in Controlled Environments. 

TSO  The Stationery Office – the official publisher. 

 

  

UNCLASSIFIED 

 

Appendix C Footnotes 1 Best Management Practice is the overarching brand that umbrellas multiple Cabinet Office 

best practice products. The internationally renowned portfolio is adopted as best practice 

through high quality training, publications, software tools and consultancy for portfolio, 

programme, project, risk, value and service management disciplines.