Oversigter over fraværsårsagskoder til RI …...OBS ændringer er noteret med rødt Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 5 af 23 Redigeret september 2017 Årsagskoder

Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær september 2017

Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt

Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 1 af 23 Redigeret september 2017

Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse

Rollebaseret Indgang Betydning for

dagpengerefusion Vær opmærksom på

Fravær vedr. barn

Alvorligt sygt barn/barns hospitals-indlæggelse

Anvendes ved pasning af alvorligt syge børn under 18 år efter barsels-lovens § 26. Anvendes ikke ved 10 dage til barns hospitalsindlæggelse. I det tilfælde anvendes tjenestefri med løn, årsag ’op til 10 dages indl. for børn’.

Fraværet er refusionsberettiget. KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Fraværsårsagen ’tjenestefri med løn’ giver ikke refusion.

Hjemmeboende barn syg

Anvendes ved hjemmeboende barns 1. og 2. sygedag.

Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første og anden syge-dag, hvis: - barnet er under 18 år, og - har ophold hos den an-satte, og - fravær er nødvendigt af hensyn til barnet, og - det er foreneligt med for-holdene på tjenestestedet.

Omsorgsdage Anvendes til indberetning af om-sorgsdage. Gælder for børn til og med det kalen-derår, hvor barnet er fyldt 7 år, inkl. fødselsåret. Vælg hvilket barn om-sorgsdagen vedrører. Det er kun børn der opfylder betingelserne, der vises.

Omsorgsdage kan afholdes som hele eller halve dage. Fraværstimer til og med en halv arbejdsdag = ½ omsorgsdag. F.eks. planlagt tjeneste fra kl. 8.00-15.00, omsorgsdag fra kl. 8.00-11.30 = ½ omsorgsdag. Omsorgsdage kan kun indberet-tes en dag ad gangen, ikke som en periode.

Omsorgsdage kan afholdes i en sygeperiode. Der skal være fravær med ens-lydende fraværsårsag før og ef-ter afholdt omsorgsdag. Det er vigtigt at der foreligger forudgående godkendelse fra dagpengesagsbehandleren på, at der kan afholdes omsorgs-dag. I modsat fald kan omsorgs-dage blive opfattet som en

Omsorgsdage følger kalen-deråret. Omsorgsdage kan i visse til-fælde (f.eks. i barnets første leveår) overføres til kom-mende år. Ret til overførsel gælder også omsorgsdage til sø-skende, hvis der i et helt ka-lenderår har været barsels-relateret fravær.







Overførsel foretages i RI Fra-vær/nærvær under ‘Overfør og udbetal tid’

raskmelding, hvilket starter en ny arbejdsgiverperiode i forhold til refusion.

Se E-learning vedr. overfør-sel og tilhørende huskesed-del om i hvilke tilfælde der kan overføres. Saldo for omsorgsdage kan trækkes i rapporter under RI Fravær/Nærvær.

Fravær vedr. graviditet/barsel

Graviditetsgener

Anvendes ved fravær pga. gravidi-tetsgener. Har medarbejderen nedsat tjeneste pga. graviditetsgener, anvendes fra-værskoden ’Nedsat tjeneste gravidi-tetsgener’.

RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Bar-selssagen oprettes under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær.

KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Ligger ’Barsel’ i umiddelbar for-længelse af ‘Graviditetsgener’, skal perioden med ‘Graviditets-gener’ afsluttes 4 uger før ter-minsdatoen og ‘Barsel’ indbe-rettes med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld dagpengerefusion. Hvis der indberettes refusions-berettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automa-tisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den cen-trale afdeling kontaktes.

Den gravide kontaktes af Udbetaling Danmark i den digitale postkasse, hvis Ud-betaling Danmark ønsker lægelig dokumentation. OBS. Der skal kun oprettes én barselssag pr. graviditet/ adoption.







Nedsat tjeneste gra-viditetsgener

Anvendes ved nedsat tjeneste som følge af graviditetsgener.

RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Bar-selssagen oprettes under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær. Fraværet kan indberettes vha. ’Gentagelse’ i RI Fravær/Nærvær. Se evt. e-learning om indberet-ning af nedsat tjeneste. Nedsat tjeneste indberettes altid med slutdato. Kan kun indberet-tes fremad.

KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusions-berettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automa-tisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den cen-trale afdeling kontaktes.

Den gravide kontaktes af Udbetaling Danmark i den digitale postkasse, hvis Ud-betaling Danmark ønsker lægelig dokumentation. OBS. Der skal kun oprettes én barselssag pr. graviditet/ adoption.

Barsel – fædre/ reg. partner

Anvendes ved fars eller registreret partners 14 dages sammenhæn-gende periode. ‘Barsel – fædre/reg. partner’ skal udelukkende anvendes ved afhol-delse af de 2 ugers fædreorlov, der ligger inden for de første 14 uger barselsforløbet. Efterfølgende barselsorlov med løn (7+ 6 uger) skal indberettes som ’Barsel’. Forældreorlov uden løn for fædre el-ler registrerede partnere skal indbe-rettes som ’Barsel uden løn over en måned” eller ’barsel uden løn under en måned’.

RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Bar-selssagen oprettes under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær.

KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er læn-gere tilbage i tid end tre måne-der, dannes ikke automatisk re-fusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale af-deling kontaktes.







Barsel

Anvendes ved almindelig barselsor-lov med løn. ’Barsel’ anvendes også til faderens (og registreret partners) 7 + 6 uger med løn. Ved fædreorlov (første 14 dage) an-vendes koden ‘Barsel – fædre/reg. Partner’. ”Barsel” skal anvendes, hvis der af-holdes udskudt orlov med løn. ”Barsel” skal anvendes, ved delvis genoptagelse af arbejde, hvor der skal udbetales løn for fraværstimer. Kan indberettes ved hjælp af ”genta-gelse” ved faste aftaler. I sjældne tilfælde med delvis genop-tagelse af arbejdet med max. 80 % af tidligere arbejdstid anvendes fra-værsarten ‘Barsel’. Dette forudsæt-ter at der er tale om udskydelse af ret til løn under orloven.

RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Bar-selssagen oprettes under ‘Barsel’ i RI Fravær/nærvær. Faktisk fødselsdato registreres automatisk via Cpr-registret i RI Fravær/Nærvær. RI Lønservice: Hvis medarbejderen får cykel- og/eller beklædningsgodtgørelse skal dette stoppes, da det ikke udbetales under barselsorlov uanset om det er med eller uden løn. Tillægget stoppes under Ændrin-ger – Faste tillæg/fradrag.

KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Ligger ’Barsel’ i umiddelbar for-længelse af ‘Graviditetsgener’, skal perioden med ‘Graviditets-gener’ afsluttes 4 uger før ter-minsdatoen og ‘Barsel’ indbe-rettes med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld dagpengerefusion. Hvis der indberettes refusions-berettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automa-tisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den cen-trale afdeling kontaktes.

Moders ret til barsel opnås 8 uger før dato for forventet fødsel. Eksempel: Forventet fødsel: 12.12.12 (onsdag) Første dag med ‘Barsel’: 18.10.12 (torsdag) OBS. Senest 8 uger efter fødsel indberettes slutdato for ‘Barsel’. Der skal afleveres dokumen-tation for, at der er en dag-pengeret. På borger.dk kan medarbej-deren finde oplysninger om barselsuger med dagpenge-ret. Et samlet overblik over bar-selsforløb til hvert barn fin-des i RI under menupunktet Barsel.

Barn indlagt efter fødsel

Anvendes hvis barnet indlægges in-denfor 46 uger efter fødslen og bar-selsorloven skal forlænges. OBS årsagskoden ’barn indlagt efter fødsel’ må kun anvendes samtidig

RI Fravær/nærvær: Barns indlæggelse indberettes samtidig med enten barsel med løn eller barsel uden løn.

Medarbejderen skal give be-sked til Udbetaling Danmark om barns indlæggelse med doku-mentation for indlæggelse, så-ledes at Udbetaling Danmark forlænger dagpengeretten.

Dokumentation for indlæg-gelse fra hospital eller læge skal afleveres. Fravær med løn kan højest forlænges med 3 måneder.







med, at der er indberettet ’barsel’ el-ler ’barsel uden løn’

Bliver barnet indlagt i perioden med løn, forlænges ’barsel’ med indlæggelsesperioden. Sker indlæggelsen i perioden uden løn, forlænges perioden ’barsel uden løn’ med indlæggel-sesperioden.

Indberettes ’barn indlagt ef-ter fødsel’ uden at der sam-tidig er indberettet barsel med eller uden løn, bliver det ikke anmeldt til Udbeta-ling Danmark.

”BU over en md. med dp” Barsel uden løn over en måned og med dagpenge. Fravær en hel kalen-dermåned eller mere. F.eks. 1.7.17-31.7.17. Ved skæve måneder f.eks. 5.2.17-4.3.17 28 dage præcis en måned. 4.4.17-4.5.17 31 dage 1 måned og 1 dag.

Anvendes ved afholdelse af foræl-dreorlov uden løn med dagpenge i umiddelbar forlængelse af ’Barsel’ samt ved forlænget orlov med ned-satte dagpenge og reduceret pensi-onsindbetaling (8 eller 14 uger). Ferie må dog gerne indberettes ind imellem barsel med løn og barsel uden løn. Anvendes ved afholdelse af udskudt barsel over en måned, som er uden løn og med dagpenge. Der er tale om udskudt barsel, når en medarbejder har genoptaget arbejdet i fuldt om-gang efter den oprindelige barsels-/forældreorlovsperiode og derefter ifølge aftale med arbejdsgiver afhol-der barsel i en given periode. Anvendes ved fædres eller registre-rede partners barsel uden løn over en måned med dagpenge.

RI Fravær/nærvær: Fravær indberettes i RI Fra-vær/nærvær. Forlænges orloven med dag-penge (8 eller 14 uger) skal slut-dato for ’BU over en md. med dp’ være den sidste dag i den forlæn-gede orlov og der skal ske indbe-retning til KMD BPO via RI Løn-service for at pensionsbidrag bli-ver fordelt over orlovsperioden med forlængelse Ved ’BU over en md. med dp’ fra f.eks. 10.12.2014-17.2.2015 skal der udbetales delvis løn for perio-derne 1.-9.12.2014 og 18.-28.2.2015. Timer til udbetaling i delvise perioder beregnes ud fra mødetidsplan eller gennemsnitlig arbejdstid, hvis der ikke er en mødetidsplan. I RI Fravær/nær-vær under menupunktet ’orlov uden løn’ kan timer for delvise

Ved ophør af periode med ‘Bar-sel’ tager Udbetaling Danmark kontakt til medarbejderen for information om forældreorlo-vens tilrettelæggelse. Indberettes orlov uden løn i for-længelse af barsel med løn, ef-ter at barsel med løn-perioden er afsluttet, får Udbetaling Dan-mark ikke automatisk besked om afholdelse af orlov uden løn, og dermed får medarbejde-ren ikke barselsdagpenge. Hvis orlov uden løn i forlængelse af barsel med løn indberettes ef-ter ’Barsel’ er afsluttet, skal KMD BPO have besked om at der skal dannes DP400a. For MTM og MKB/BA skal den cen-trale afdeling kontaktes. Ved indberetning af barsel uden løn (udskudt barsel), der ligger mere end 7 dage efter tidligere

Eksisterer der ingen barsels-sag, oprettes denne under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær. Der skal afleveres dokumen-tation for, at der er en dag-pengeret. På borger.dk kan medarbej-deren finde oplysninger om barselsuger med dagpenge-ret. Husk at indberette ’BU over en md. med dp’ i god tid in-den ’barsel’ afsluttes! Det anbefales, at ’BU over en md. med dp’ indberettes når barselsskemaet modtages fra medarbejderen for at sikre udbetaling af dag-penge til medarbejderen. Skattefradraget reduceres. Udbetaling Danmark anven-der hovedkort.







”Barsel” skal anvendes, hvis der af-holdes udskudt orlov med løn.

periode afviges, hvis de ikke stemmer overens med faktiske arbejdstimer i perioden.

fravær på grund af barsel, dan-nes dagpengeskema DP400A. KMD BPO/MTM/MKB anmelder fraværet og medarbejderen kontaktes af Udbetaling Dan-mark med henblik på udbeta-ling af barselsdagpenge.

Der afregnes sædvanligt pensionsbidrag. Der optjenes ferie og 6. fe-rieuge med løn.

”BU over en md. uden dp” Barsel uden løn over en måned og uden dagpenge. Fravær en hel kalen-dermåned eller mere. F.eks. 1.7.17-31.7.17. Ved skæve måneder f.eks. 5.2.17-4.3.17 28 dage præcis en måned. 4.4.17-4.5.17 31 dage 1 måned og 1 dag.

Anvendes ved afholdelse af foræl-dreorlov uden løn uden dagpenge i umiddelbar forlængelse af ’Barsel’. Ferie må gerne indberettes ind imel-lem. Anvendes ved afholdelse af udskudt barsel over en måned, som er uden løn og uden dagpenge. Der er tale om udskudt barsel, når en medarbej-der har genoptaget arbejdet i fuldt omgang efter den oprindelige bar-sels-/forældreorlovsperiode og der-efter ifølge aftale med arbejdsgiver afholder barsel i en given periode. Anvendes ved fædres eller registre-rede partners barsel uden løn over en måned uden dagpenge. ”Barsel” skal anvendes, hvis der af-holdes udskudt orlov med løn.

RI Fravær/nærvær: Fravær indberettes i RI Fra-vær/nærvær. Ved ’BU over en md. uden dp’ fra f.eks. 10.12.2014-17.2.2015 skal der udbetales delvis løn for perio-derne 1.-9.12.2014 og 18.-28.2.2015. Timer til udbetaling i delvise perioder beregnes ud fra mødetidsplan eller gennemsnitlig arbejdstid, hvis der ikke er en mødetidsplan. I RI Fravær/nær-vær under menupunktet ’orlov uden løn’ kan timer for delvise periode afviges, hvis de ikke stemmer overens med faktiske arbejdstimer i perioden.

Barselsorlov uden dagpengeret. Der dannes ikke DP400A.

Eksisterer der ingen barsels-sag, oprettes denne under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær. Er der ingen dokumentation for dagpengeret, anvendes barsel uden løn over en må-ned uden dagpenge. Skattefradraget reduceres ikke. Der afregnes ikke pensions-bidrag. Der optjenes ikke ferie og 6. ferieuge med løn.







’BU under en md. med dp.’ Barsel uden løn un-der en måned og med dagpenge.

Anvendes ved aftale om delvis gen-optagelse af arbejde efter orlov, hvor der skal ske løntræk for fra-værstimer. Eksempelvis med fast fra-vær hver onsdag (og hvor fraværet er uden løn). Anvendes i forbindelse med den af-talebaserede udskydelse af orlov med dagpengeret (max. 32 uger). Anvendes i forbindelse med faste af-taler med dagpengeret, eksempelvis fast ugentlig fridag. Anvendes ved fædres eller registre-rede partners barsel uden løn under en måned med dagpenge. Indberetning af barsel uden løn un-der en måned resulterer i løntræk for det indberettede fravær.

RI Fravær/nærvær: Indberettes i RI fravær/nærvær. Afholdelse af delvis genoptagelse af arbejde efter orlov eller ud-skudt orlov med aftale om fravær i perioder med faste tidspunkter kan indberettes ved hjælp af ”gentagelse Afholdes udskudt barsel som en del af en dag, indberettes ’BU un-der en md. med dp’ pr. dag med anførsel af tidsrum inden for tje-nesten. Afholdes udskudt barsel over flere sammenhængende dage indberettes den samlede periode med start- og slutdato.

Medarbejderen kontaktes auto-matisk af Udbetaling Danmark med henblik på udbetaling af dagpenge. Indberettes fravær, hvor slut-dato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke auto-matisk refusionssag. I så til-fælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Ved ’BU under en md. med dp’ dannes dagpengeanmodning til Udbetaling Danmark. Dagpengeanmodning dannes ved hver indberetning, hvis der er 7 dage uden fravær på grund af udskudt barsel mellem ind-beretningerne. Eller hvis fravæ-ret er mindre end 4 timer pr. uge. Ved faste aftaler med, eksem-pelvis en periode med en fast ugentlig fridag, oprettes dag-pengeanmodningen kun ved første indberetning.

Eksisterer der ingen barsels-sag, oprettes denne under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær. Vær opmærksom på, at det er fraværet der registreres med denne årsagskode i RI Fravær/nærvær. Der skal afleveres dokumen-tation for, at der er en dag-pengeret. På borger.dk kan medarbej-deren finde oplysninger om barselsuger med dagpenge-ret. Vigtigt. Hvis løntræk ved fravær på hele dage ikke svarer til gennemsnitlig ar-bejdstid, skal der laves mø-detidsplan. Skattefradraget reduceres ikke. Udbetaling Danmark anvender bikort. Der afregnes sædvanligt pensionsbidrag. Der optjenes ferie og 6. fe-rieuge med løn.







’BU under en md. uden dp.’ Barsel uden løn un-der en måned og uden dagpenge.

Anvendes ved aftale om delvis gen-optagelse af arbejde efter orlov, hvor der skal ske løntræk for fra-værstimer. Eksempelvis med fast fra-vær hver onsdag (og hvor fraværet er uden løn). Anvendes i forbindelse med den af-talebaserede udskydelse af orlov (max. 32 uger). Anvendes i forbindelse med faste af-taler, eksempelvis fast ugentlig fri-dag. Anvendes ved fædres eller registre-rede partners barsel uden løn under en måned med dagpenge. Indberetning af barsel uden løn un-der en måned resulterer i løntræk for det indberettede fravær.

RI Fravær/nærvær: Indberettes i RI fravær/nærvær. Afholdelse af delvis genoptagelse af arbejde efter orlov eller ud-skudt orlov med aftale om fravær i perioder med faste tidspunkter kan indberettes ved hjælp af ”gentagelse Afholdes udskudt barsel som en del af en dag, indberettes ’BU un-der en md. med dp’ pr. dag med anførsel af tidsrum inden for tje-nesten. Afholdes udskudt barsel over flere sammenhængende dage indberettes den samlede periode med start- og slutdato.

Barselsorlov uden dagpengeret. Der dannes ikke DP400A.

Eksisterer der ingen barsels-sag, oprettes denne under ‘Barsel’ i RI Fravær/nærvær. Er der ingen dokumentation for dagpengeret, anvendes barsel uden løn under en måned uden dagpenge. Vær opmærksom på, at det er fraværet der registreres med denne årsagskode i RI Fravær/nærvær. Vigtigt. Hvis løntræk ved fravær på hele dage ikke svarer til gennemsnitlig ar-bejdstid, skal der laves mø-detidsplan. Skattefradraget reduceres ikke. Der afregnes ikke pensions-bidrag. Der optjenes ikke ferie og 6. ferieuge med løn.

Fravær vedr. sygdom







Delvis syg Anvendes hvis en medarbejder er syg en del af dagen f.eks. kommer se-nere eller går syg hjem i løbet af ar-bejdsdagen. Fraværet indberettes med det tids-rum medarbejderen er fraværende på dagen og med slutdato samme dag. Er medarbejderen fortsat syg den følgende dag startes alm. Sygefravær op jf. beskrivelse ovenfor.

RI Fravær/nærvær: Starttid og sluttid for dagens fra-vær indberettes

Fraværet er ikke refusionsbe-rettiget og tæller ikke med som en del af arbejdsgiverperioden.

Delvis syg må ikke forveksles med Nedsat Tjeneste.

Sygdom – Fraværet anmeldes først til bopælskom-munen, når det regi-strerede fravær overstiger 30 dage. De 30 dage er inklu-siv registreringer af ’Nedsat tjeneste’. Dog anmeldes fravær for medarbejdere an-sat i fleksjob og nyan-satte umiddelbart ef-ter registrering af fra-vær.

’Sygdom’ anvendes når medarbejde-ren er fraværende hele dage pga. sygdom. Startdato for fraværsperiode indbe-rettes straks ved sygemelding. Der må ikke indberettes slutdato før-end medarbejderen er raskmeldt og mødt på arbejde igen. Har medarbejderen nedsat tjeneste pga. sygdom, anvendes fraværsårsa-gen ’Nedsat tjeneste’. ’Sygdom’ anvendes ikke når medar-bejder går syg hjem. Her anvendes ‘delvis syg’.

Der oprettes refusionssag hos bopælskommunen, når det ind-berettede fravær overstiger ar-bejdsgiverperioden på 30 dage, med mindre der er tale om medarbejdere ansat i fleksjob eller nyansatte. KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusions-berettiget fravær hvis slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automa-tisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den cen-trale afdeling kontaktes.

Vær opmærksom på at syg-dom skal indberette som lø-bende fravær (ikke enkelt-dag) for at sikre korrekt re-fusion.







Nedsat tjeneste – Fraværet anmeldes først til bopælskom-munen, når det regi-strerede fravær overstiger 30 dage. De 30 dage er inklu-siv registreringer af ’Sygdom’. Dog anmeldes fravær for medarbejdere an-sat i fleksjob og nyan-satte umiddelbart ef-ter registrering af fra-vær.

Anvendes ved medarbejders delvise raskmelding eller sygemelding. Anvendes også ved sygdom på en dag, hvor der er andet fravær, f.eks. drypvis barsel et par timer om efter-middagen. Sygefraværet først på da-gen indberettes med nedsat tjene-ste.

RI Fravær/nærvær: Fraværet kan med fordel indbe-rettes vha. funktionen ‘Genta-gelse’. Se e-learning. Nedsat tjeneste indberettes altid med slutdato og kan kun indbe-rettes fremad. Nedsat tjeneste skal være indbe-rettet for en hel uge for at sikre korrekt dagpengerefusion. Tidsrummet for fravær med ned-sat tjeneste skal altid ligge inden for arbejdstiden i mødetidspla-nen.

Der oprettes refusionssag hos bopælskommunen, når det ind-berettede fravær overstiger ar-bejdsgiverperioden på 30 dage, med mindre der er tale om medarbejdere ansat i fleksjob eller nyansatte. Er det indberettede fravær un-der 4 timer pr. uge, afsluttes re-fusionssagen! En eventuel ny refusionssag starter først op, når det efterfølgende fravær igen overstiger 30 dage (ar-bejdsgiverperioden) med mini-mum 4 timer pr. uge. Vær derfor opmærksom på, at få registreret fraværet på mini-mum 4 timer pr. uge på ar-bejdsdage – også i uger med helligdage, barn syg, feriedage, seniordage, omsorgsdage mv. Hvis der er fuldt fravær i en hel uge (fravær indberettet på alle dage fra mandag til fredag) som følge af afholdelse af ferie fort-sætter den sammenhængende refusionsperiode med nedsat tjeneste (altså også selv om der i disse uger ikke er registreret mindst 4 timers fravær).

OBS: Starter NS-fraværet in-den for de første 31 fra-værsdage, skal aftalen om nedsat tjeneste indberettes senest på 30. fraværsdag med slutdato tidligst på 31. fraværsdag og med de af-talte fraværstimer. Formålet er at sikre, at fra-været anmeldes rettidigt til bopælskommunen. OBS: Hvis der ikke registre-res NS-fravær på datoer in-denfor 14 dage efter sidste fraværsdag lukkes den eksi-sterende sag, og der starter en ny arbejdsgiverperiode op, hvis der indberettes ef-terfølgende NS-fravær. Der kan med fordel indgås fast aftale med medarbej-deren om tidspunkter for fravær vedr. nedsat tjene-ste, således at fraværet kan indberettes fremadrettet i RI Fravær/nærvær. Derved minimeres risikoen for mi-stet dagpengerefusion. Opus Fravær lukker refusi-onssager efter ca. 3 uger







KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusions-berettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automa-tisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den cen-trale afdeling kontaktes.

uden registrering af nedsat tjeneste, og nogle gange nægter bopælskommunen at genåbne disse refusions-sager. Meningen med fraværsar-ten ’nedsat tjeneste’ er ikke at registrere faktisk arbejds-tid, men derimod faste, fremadrettede aftaler om reduceret arbejdstid.

Sygdom §56-aftale

Anvendes ved kronisk sygdom hvor der er indgået §56-aftale. Fraværsar-ten anvendes både ved hele fraværs-dage, samt ved fravær på timebasis på enkelte dage. Af hensyn til dagpengerefusion ind-berettes nedsat tjeneste på grund af §56-aftale som nedsat tjeneste ved sygdom. Kan kun benyttes i forlæn-gelse af fuldtids sygemelding på grund §56-aftale. Se beskrivelsen ved nedsat tjeneste. Nedsat tjeneste på grund af §56-af-tale uden forudgående fuldtids syge-melding skal indberettes som enkelte dage.

Indberettes ingen slutdato ind-sættes §56-bevillingens udløbs-dato automatisk som slutdato i fraværet. Fraværsperioden kan indberettes med slutdato, som skal ligge in-den for den periode, hvortil der er bevilliget og oprettet §56-fra-vær. Starttid og sluttid for dagens fra-vær indberettes, hvis ikke der er tale om fuldt fravær. RI Lønservice: Aftale om oprettelse af §56-aftale indberettes i via RI Lønservice un-der ‘ændringer’ / §56

KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusions-berettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes der ikke auto-matisk refusionssag. I så til-fælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes.

Der kan ikke indberettes §56-fravær før der er indbe-rettet en §56-aftale. Der kan ikke indberettes §56 fravær uden slutdato, der ligger indenfor bevil-lingsdatoen.







Der kan ikke indberettes §56-fravær hvis ikke der er indberettet en §56-aftale. Både arbejdsgiver og medarbejderen får besked fra bopælskommunen, når aftalen er ved at udløbe.

Arbejdsskade – Der oprettes refusi-onssag hos Bopæls-kommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgi-verperioden på 30 dage.

Anvendes vedr. fravær som følge af arbejdsskade. Arbejdsskade skal anmeldes i Ar-bejdsskadesystemet.

Arbejdsskade indberettes med startdato ved sygemelding. Arbejdsskadenummer skal tilføjes sygemeldingen. Der må ikke indberettes slutdato førend medarbejderen har gen-optaget arbejdet (helt eller del-vist). Er fravær indberettet som syg-dom og efterfølgende anmeldes som arbejdsskade, skal sygdom ændres til arbejdsskade

Der oprettes refusionssag hos Bopælskommunen, når det ind-berettede fravær overstiger ar-bejdsgiverperioden på 30 dage. Ved ændring fra sygdom til ar-bejdsskade håndterer KMD BPO eventuelle refusionssager i for-hold til Dagpengekontoret.

Der skal oprettes en ar-bejdsskadesag i OPUS på PA30 – arbejdsskade eller RI Arbejdsskade. Ved spørgs-mål i den forbindelse kan Forsikringsservice i Borgme-sterens Afdeling kontaktes.

Nedsat tjeneste ar-bejdsskade

Anvendes vedr. fravær på nedsat tid som følge af arbejdsskade.

Samme som nedsat tid på grund af sygdom

Samme som nedsat tid på grund af sygdom

Samme som nedsat tid på grund af sygdom. Vær opmærksom på, at ’Nedsat tjeneste arbejds-skade’ kan kun anvendes. Når der er oprettet en ar-bejdsskade.







Virksomhedspraktik (nærvær)

Anvendes når en sygemeldt medar-bejder får tilbudt praktik på egen ar-bejdsplads i forbindelse med afkla-ring om beskæftigelse.

Indberettes som ’virksomheds-praktik’ i de perioder/timer, hvor medarbejderen er på arbejds-pladsen. Kan indberettes samtidig med fravær på grund af sygdom, ned-sat tid og arbejdsskade.

Beregning af dagpengerefusion sker også i perioder med virk-somhedspraktik.

Registrering af virksomheds-praktik kan give et overblik over praktiktimer og kan have værdi til statistikfor-mål.

Fravær vedr. ferie

6. ferieuge timer

Anvendes ved afholdelse af 6. ferie-uge.

Hele tjenesten eller en del af tje-nesten angivet ved starttid og sluttid.

Anvendes kun til 6. Ferieuge i afviklingsåret. 6. ferieuge, der er overført fra tidligere år, står som fe-rietimer. Denne afvikles der-for som almindelig ferie (Fe-rietimer, FE). 6. ferieuge kan overføres under RI Fravær/Nærvær.

6. ferieuge godkendt under sygdom

Anvendes ved afholdelses af 6. ferie-uge, som er godkendt af ydelses-/dagpengekontoret under sygdom.

Ved afholdelse af 6.ferieuge i en sygdomsperiode indberettes ’6. ferieuge godkendt under sygdom’ samtidig med fravær. Der skal være fravær med ensly-dende fraværsårsag før og efter perioden med 6. ferieuge god-kendt under sygdom. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom og arbejds-skade.

Det er vigtigt at der foreligger forudgående godkendelse fra dagpengesagsbehandleren på at der kan afholdes ferie. I mod-sat fald kan ferie blive opfattet som en raskmelding hvilket starter en ny arbejdsgiverperi-ode i forhold til refusion. Indberetning af 6. ferieuge god-kendt under sygdom overføres til Dagpenge og der udbetales ikke refusion under ferien.

Anvendes kun til 6. Ferieuge i afviklingsåret. 6. ferieuge, der er overført fra tidligere år, står som fe-rietimer. Denne afvikles der-for som almindelig ferie (Fe-rietimer, FE). 6. ferieuge kan overføres under RI Fravær/Nærvær







6. ferieuge godkendt under ned-sat tid: Dage med nedsat tid i ferieperio-den slettes. Efterfølgende indberettes 6. fe-rieuge godkendt under sygdom. Efter perioden med 6. ferieuge godkendt under sygdom, skal fra-vær med nedsat tid ved sygdom eller arbejdsskade indberettes igen.

Ferietimer

Anvendes ved afholdelse af ferie Følger afholdelsesrækkefølgen, som er:

Overført ferie

Ferie med løn

Ferie uden løn

Ferie godkendt under sygdom

Anvendes ved afholdelses af ferie, som er godkendt af ydelses-/dagpen-gekontoret under sygdom.

Ved afholdelse af ferie i en syg-domsperiode indberettes ’ferie godkendt under sygdom’ samtidig med fravær. Der skal være fravær med ensly-dende fraværsårsag før og efter perioden med ferie godkendt un-der sygdom. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom og arbejds-skade.

Det er vigtigt at der foreligger forudgående godkendelse fra dagpengesagsbehandleren på at der kan afholdes ferie. I mod-sat fald kan ferie blive opfattet som en raskmelding hvilket starter en ny arbejdsgiverperi-ode i forhold til refusion. Indberetning af ferie godkendt under sygdom overføres til Dag-penge og der udbetales ikke re-fusion under ferien.







Ferie godkendt under nedsat tid: Dage med nedsat tid i ferieperio-den slettes. Efterfølgende indberettes ferie godkendt under sygdom. Efter perioden med ferie god-kendt under sygdom, skal nedsat tid ved sygdom eller arbejdsskade indberettes igen.

Sygdomsramt ferie karens. Skal bruges fra den 1. maj 2015.

Anvendes ved de 5 første sygedage (arbejdsdage) under ferie i ferieåret. Medregnes som afholdt ferie.

’Sygdomsramt ferie karens’ ind-berettes samtidig med ferie. Er medarbejderen fortsat syg ef-ter 5 karensdage og ferien ikke afsluttet indberettes ’Sygdoms-ramt ferie erstatning’

I forbindelse med karens-dage/erstatningsferie ved sygdom skal der afleveres lægelig dokumentation. En medarbejder, der har op-tjent 25 dages ferie, har ved sygdom ret til erstatningsfe-rie efter 5 sygedage under ferie i ferieåret. Ved mindre end 25 dages optjent ferie er retten til er-statningsferie forholdsvis mindre.

Sygdomsramt ferie erstatning. Skal bruges fra den 1. maj 2015.

Anvendes til optælling af ferietimer, der skal erstattes. Ferietimer til erstatning kan ses RI under tidssaldi. Timerne er vejledende og vil ikke blive nedskrevet ved senere ferieaf-holdelse.

Er medarbejderen fortsat syg ef-ter 5 karensdage og ferien ikke afsluttet indberettes ’Sygdoms-ramt ferie erstatning’ samtidig med ’Sygdom’

Arbejdsgiverperioden starter fra indberetning ’Sygdom’ og ’Sygdomsramt ferie erstatning’

Det er vigtigt, at få afsluttet ferien efter karensdagene og startet sygdom direkte efter.







Saldoen kan bruges som hjælp til at finde medarbejdere, som evt. skal have overført ferie. Saldoen bliver nulstillet ved afvik-lingsårets slut.

Ferien afsluttes efter karensperi-oden og feriesaldoen opskrives med restferien. Sygdom indberettes umiddelbart efter ferien, samtidig indberettes ’Sygdomsramt ferie erstatning’ i perioden for restferie. Eksempel. Planlagt ferie fra 7.7.2014-27.7.2014. Syg fra 14.7.2014. ’Sygdomsramt ferie karens’ ind-berettes fra 14.7.2014-18.7.2014. Ferien afsluttes 18.7.2014. Sygdom indberettes fra 19.7.2014 og samtidig indberet-tes ’Sygdomsramt ferie erstat-ning’ fra 19.7.2014-27.7.2014.

Overarbejde og Afspadsering

Afspadsering timer

Anvendes ved afvikling af optjent af-spadsering. Afspadsering optjenes med nærvær-sart som hensættes (f.eks. ‘timer hensættes 1:1) Anvendes af grupper der kører af-spadseringsregnskab i lønsystemet. Der er særlige koder til dagplejere

Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og af-spadsering i andre systemer.

Saldo kan ses i ‘Tidssaldi’ un-der RI Fravær/Nærvær.







Timer hensættes 1:1 (nærvær)

Anvendes ved optjening af afspadse-ringstimer. Anvendes af grupper der kører af-spadseringsregnskab i lønsystemet. Saldo reduceres ved brug af fravær-sart ‘ Afspadsering timer’


Saldo kan ses under ‘Tids-saldi’ i RI Fravær/Nærvær.

Overarb. 50% hen-sættes (nærvær)

Anvendes ved optjening af afspadse-ringstimer jf. overenskomst. Saldo reduceres ved brug af fravær-sart ‘ Afspadsering timer’



Overarb. 100% hen-sættes (nærvær)

Anvendes ved optjening af afspadse-ringstimer jf. overenskomst. Saldo reduceres ved brug af fravær-sart ‘ Afspadsering timer’



Overarb. 50% alt ud-bet. (nærvær)

Anvendes jf. overenskomst.


Overarb.100% alt ud-bet. (nærvær)



Overarb. 50%, tillæg udbetales (nærvær)









Overarb. 100%, tillæg udbetales (nærvær)



Afspadsering dage

Afvikling af afspadseringsdage for dagplejere.

Kun til dagplejere.

Aftenmøde 1 dags af-spads

Anvendes for dagplejere Kun til dagplejere.

Aftenmøde 0,5 dags afspads

Anvendes for dagplejere Kun til dagplejere.

Overarbejde 50% dagplejere (nærvær)

Anvendes af dagplejere Kun til dagplejere.

Tillidshverv

Organisationsmøde (nærvær)

Anvendes udelukkende når tillidsre-præsentant/arbejdsmiljørepræsen-tant har deltaget i møde, som beret-tiger til AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion. Ved fravær, der ikke berettiger til AKUT refusion, kan anvendes tjene-stefri med løn med årsag ”tillidsar-bejde uden refusion”

Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at ind-hente AKUT-refusion. På baggrund af tjenesteste-dets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige orga-nisation. Kopi af regning uploades i personalemap-pen. Betalingen konteres di-rekte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Blanketten skal fremsendes til: [email protected] og i emnefeltet skrives AKUT

mailto:[email protected]







+ kaldenavnkort + medar-bejdernummer.

Tillidsmandskursus (nærvær)

Anvendes udelukkende når tillidsre-præsentant/arbejdsmiljørepræsen-tant har deltaget i kursus, som beret-tiger til AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion. Ved fravær, der ikke berettiger til AKUT refusion, kan anvendes tjene-stefri med løn med årsag ”tillidsar-bejde uden refusion”

Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at ind-hente AKUT-refusion. På baggrund af tjenesteste-dets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige orga-nisation. Kopi af regning uploades i personalemap-pen. Betalingen konteres di-rekte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Blanketten skal fremsendes til: [email protected] og i emnefeltet skrives AKUT + kaldenavnkort + medar-bejdernummer.

Udøvelse af hverv (nærvær)

Anvendes hvis oplyst af faglig organi-sation. Må kun benyttes når den faglige or-ganisation har indkaldt og der gives AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion.

Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at ind-hente AKUT-refusion. På baggrund af tjenesteste-dets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige orga-nisation. Kopi af regning








Ved fravær, der ikke berettiger til AKUT refusion, kan anvendes tjene-stefri med løn med årsag ”tillidsar-bejde uden refusion”

uploades i personalemap-pen. Betalingen konteres di-rekte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Blanketten skal fremsendes til: [email protected] og i emnefeltet skrives AKUT + kaldenavnkort + medar-bejdernummer.

Tjenestefrihed og Orlov

Tj.fri uden løn, red. pens.

Anvendes blandt andet til tabt ar-bejdsfortjeneste. Tjenestefri uden løn under en må-ned.

Tjenestefri uden løn, med reduktion af pensionsindbe-taling. Registreringen inde-bærer løntræk via lønart 0881.

Orlov med løn Anvendes f.eks. ifm uddannelsesor-lov. Anvendes ikke i forbindelse med bar-sel

Tjenestefri Anvendes til tjenestefri med løn:

Fridage i henhold til Aarhus Kommunes Tjenestefrihedsregu-lativ.

Tillidsarbejde uden refusion.

Plejeorlov.








Op til 10 dages indlæggelse for børn.

Behandling for kronisk sygdom.

Efter særlig aftale med leder.

Tjenestefri uden løn Tjenestefri uden løn under en må-ned.

Pensionsafregning påvirkes ikke af løntrækket.

Registreringen medfører løntræk via lønart 0879. Der sker ikke reduktion af det pensionsbidrag der skal af-regnes til pensionskassen.

Orlov uden løn over en måned. Fravær en hel kalen-dermåned eller mere. F.eks. 1.7.17-31.7.17. Ved skæve måneder f.eks. 5.2.17-4.3.17 28 dage præcis en måned. 4.4.17-4.5.17 31 dage 1 måned og 1 dag.

Anvendes ved orlov uden løn over en måned. Indberettes af KMD BPO.

Orlovsblanket i RI Lønservice ind-sendes.

Kommer medarbejderen ikke tilbage efter endt orlov, skal der indsendes fratræ-delsesblanket.

Seniordage mv.

Seniordage

Anvendes ved afvikling af senior-dage, herunder Seniordage ift. cen-tral aftale mellem KL og KTO/Sund-hedskartellet, overenskomst og indi-viduelt aftalte seniordage.

Oplysninger om lokalt af-talte seniordage indberettes i RI Lønservice under Æn-dring – Senior-/Fritvalgsord-ning (findes kun i MBU).

Seniordage timeaf-vikling

Seniordage afvikling i timer - iht. central aftale mellem KL og







KTO/Sundhedskartellet, overens-komst og individuelt aftalte senior-dage

Fritvalgsdage Anvendes ved afvikling af fritvalgs-dage. Gælder for medarbejdere, som op-tjener fritvalgsdage efter deres over-enskomst.

Øvrigt fravær

Frihed i henhold til overenskomst (FO-dage)

Systemet lægger årsagen ind i kalen-deren. Skal ikke indberettes

FO-dage. Kun til grupper omfattet af arbejdstidsafta-lerne 79.01 og 79.03, an-satte i kommunernes ældre- og sundheds- og handicap-område Frihed i h.t. overenskomst indgår som fraværsårsag i rapporter i RI Fravær/Nær-vær.

Søgne-helligdag Skal ikke indberettes. Dannes automatisk i henhold til overenskomst. Hvis der f.eks er registreret ferie uden løn i en uge, hvor der også er registreret en søgne/helligdag, redu-ceres løntræk for ferieperioden med det antal arbejdstimer der ligger på dagen med søgne/helligdag.

Specialdag

Skal ikke indberettes.

KMD BPO har i april 2015 oprettet specialdage på alle-rede ansatte AC’er.







Anvendes for Grupper, der har halve og hele fridage, f.eks. 1. Maj, grund-lovsdag, 24/12 og 31/12 Systemet lægger årsagen ind i hen-hold til overenskomst.

I december 2015 opretter KMD BPO specialdage for AC’er, der bliver ansat den 1.5.2015 eller senere.

Documents

Oversigter over fraværsårsagskoder til RI …...OBS ændringer er noteret med rødt Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 5 af 23 Redigeret september 2017 Årsagskoder