Overheid & Markt,Ondernemend Aanbesteden

Hans van Wijck Teun van Reeuwijk,

Inkoper Stichting RIJK Projectleider CROW

Alkmaar, 1 november 2012

Workshop Communicatie met inschrijvers,

wat kan er wel en wat niet?

Communicatie met inschrijvers

Programma• Korte toelichting op communicatie tijdens

aanbestedingstraject• Welke communicatiemomenten zijn er• Interactie

Spelregels interactie• Per communicatiemoment korte toelichting• Bevindingen expertmeeting overheden (juli 2012)• Ervaringen Stichting RIJK• Discussie met deelnemers

Communicatie met inschrijvers

• ophelderen van onduidelijkheden ina. eisen van de vraagspecificatieb. uitsluitingsgrondenc. kwalitatieve geschiktheidseisend. eventuele selectiecriteriae. gunningscriterium

• vragen en de antwoorden aan alle gegadigden of inschrijvers verstrekken, behoudens in geval van een ‘gerechtvaardigd commercieel belang’ (dan een-op-een communicatie)

• vragen aan individuele gegadigden of inschrijvers i.v.m. onduidelijkheden in:a. de aanmelding als gegadigdeb. de inschrijving

• wijzigen inschrijving niet toegestaan

3

Bron: leidraad aanbesteden bouwopdrachten

een-op-een communiceren

• afgestemd op beslissingen over belangrijke aspecten van het aanbestedingsproces

• focus op het belang van een naadloze afstemming tussen de vraag en een inschrijving (belang groter naarmate meer oplossingsvrijheid)

• als inschrijver wezenlijke informatie voorsprong heeft verkregen, moet de aanbesteder die neutraliseren

4

Bron: leidraad aanbesteden bouwopdrachten

communicatie met inschrijvers

• aanbestedingsproces kent verschillende (mogelijke) contactmomenten

• ook individuele contactmomenten• aanbesteders maken daar geen of

weinig gebruik van• communicatie niet altijd even optimaal

(laat te wensen over)• inschrijvingen niet optimaal afgestemd

op de vraag

• resultaten expertmeeting met aanbesteders (juli 2012) input workshop

verstrekken inschrijvingsdocumenten

inlichten

inschrijven

kwalitatieve beoordeling

gunnen/sluiten contract

openen inschrijvingssommen

bekendmaken uitslag

Informeren inschrijvers, toelichting vooraf

Aanbesteder nodigt inschrijvers uit voor toelichting op

• inschrijvingsdocumenten

• projectdoelstellingen

• emvi-aspecten

• algemene aandachtspunten

• ………

ja: 13

nee: 2

verstrekken inschrijvingsdocumenten

inlichten

inschrijven

kwalitatieve beoordeling

gunnen/sluiten contract

openen inschrijvingssommen

bekendmaken uitslag

Individuele Inlichtingen (ARW art. 2.17)naast algemene inlichtingen/aanwijzing (ARW art. 2.16)

Gegeven de aan te bieden oplossing kan een inschrijver (vertrouwelijk) vragen stellen over:

• haalbaarheid van de oplossing • daaraan verbonden risico’s• invulling emvi-aspecten

Doel: voorkomen ongewenste oplossingen

staat u individuele inlichtingen toe

ja: 10

nee: 5

verstrekken inschrijvingsdocumenten

inlichten

inschrijven

kwalitatieve beoordeling

gunnen/sluiten contract

openen inschrijvingssommen

bekendmaken uitslag

Toelichten inschrijving (ARW art. 2.26)

Elke inschrijver geeft een toelichting op zijn ingediende inschrijving.

Doel: aanbesteder informeren over opzet en inrichting kwalitatieve aspecten aanbieding en over ‘bijzonderheden’ zoals invulling emvi.

Enkele bemerkingen uit expertmeeting-niet objectief-een vlotte prater kan de aanbesteder makkelijk beïnvloeden-inschrijving moet gewoon duidelijk zijn

verstrekken inschrijvingsdocumenten

inlichten

inschrijven

kwalitatieve beoordeling

gunnen/sluiten contract

openen inschrijvingssommen

bekendmaken uitslag

Openen inschrijvingssommen in bijzijn van inschrijvers

Kwalitatieve beoordeling staat vast; hierna inschrijvingssommen openen.

Doel: transparantie t.a.v. scheiding kwalitatievebeoordeling / prijsbeoordeling

verstrekken inschrijvingsdocumenten

inlichten

inschrijven

kwalitatieve beoordeling

gunnen/sluiten contract

openen inschrijvingssommen

bekendmaken uitslag

nodigt u de inschrijvers hiertoe uit

ja 14

nee 4

Bekendmaken van de emvi-uitslag

Voornaamste bevindingen expertmeeting

Verstrek info over • totaal gescoorde meerwaarde alle

inschrijvingen en de ranking, zonder naamsvermelding

• individuele emvi-uitslag en uitslag winnaar

verstrekken inschrijvingsdocumenten

inlichten

inschrijven

kwalitatieve beoordeling

gunnen/sluiten contract

openen inschrijvingssommen

bekendmaken uitslag