Outil 7 Processus Accueil Integration Lecture Seule

8/16/2019 Outil 7 Processus Accueil Integration Lecture Seule

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rocessus et out s accue et nt grat onBoîte à outils (7)


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Accueillir et intégrerIl existe un consensus sur l’importance du sujet :

Le recrutement ne s’arrête pas à l’issue de l’entretien et de la décisionLe meilleur candidat retenu peut s’avérer être une « mauvaise » recrue

• La "greffe" n’est pas automatique

• Le nouveau recruté dispose d’un pourvoir de « nuisance » importantIl est indispensable d’assurer dans les meilleures conditions son intégrationTous les efforts sur les phases amont peuvent être annulés par une intégration bâclée

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Atelier Accueil et Intégration2

,• Une bonne intention de départ qui se délite avec le temps• Un copier / coller d’outils standard• Une difficulté à se rendre réellement disponible

Mettre en place une intégration efficace nécessite donc de :Sortir du « discours » et du lieu commun sur le sujet pour AGIR :

• Mettre réellement en place et de façon durable des procédures d’accueil et de suivipour réussir l’intégration du salarié.

Avoir conscience que l’intégration n’est pas une action ponctuelle :• Elle se décline et se gère dans le temps: un investissement


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Choisir et adapter la procédure et les outils d’intégrations à

sa situationLes avantages d’une intégration définie :

Réagir et ajuster immédiatement en cas de problème ou de difficultéÉviter une « dérive » du recruté qui ne comprend pas ce que l’on attend de lui et qui sedémotive (salarié livré à lui-même) ; qui a des difficultés à remplir sa mission car il n’a paseu les informations ou la formation nécessaire pour travaillerDonner des informations au recruté et communiquer régulièrement avec lui pour éviter unmauvais accueil de la part des équipes (ex : pas d’effort pour faciliter son intégration)


En conclusion, processus d' intégration suppose d'agir sur 3 dimensionscomplémentaires :

La structure : valeurs, culture histoire, règles et usagesLe poste de travail : missions, compétences, environnementL'équipe et le collectif de travail : présentation, communication, acceptation


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Un processus multi aspects qui s’étend dans le temps

Avantl’arrivée

A l’arrivée du nouvelembauché

Accueil du jour J,Présentation de la

Préparationde l’arrivée


Annonce del’arrivée

La lettre demission /objectifs

ressources clés

Remise dulivret

d’accueil

Désignation etprésentationd’un tuteur

Point en finde 1eresemaine

Accompagnement chezles premiers clients,

explication en situationdes procédures


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Un processus multi aspects qui s’étend dans le temps (2)

Premier semestreAu cours du mois(suite)

Journée Rapport


d’accueil -formation

d’étonnement

Premier point d’étapeindividuel fin depériode d’essai

Evaluation aprèsintégrationdéfinitive

Formationscomplémentaires

Remise etexplications de la

première paie+ des consignesadministratives


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Avant l’arrivée du nouvel embauché

Préparation de l’arrivée du nouvelembauché

Rendre la personne plusfacilement et rapidementopérationnelleUn recruté pris en charge

Annonce de l’arrivée

Informer les collaborateurs de l’arrivéed’un « nouveau »Donner les informations principales

Préparer l’intégration


Préparer le poste de travail et lesaspects matériels (matériel,accessoires,…)Organiser les premières journéesAssurer une véritable « prise encharge individuelle »

Lettre de missionSuivant les fonctions, définir : le contenudes missions, objectifs, moyens, résultatsattendusForme contractuelle et évolutive


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A l’arrivée du nouvel embauché

Accueil du jour J

Rendre disponible unepersonne pour l’accueillir :Préparer la personneAccompagner et contrôlerles informationstransmises

Remise du livret d’accueil

Accompagner sa remised’un commentaire /présentation(personnalisation)Choisir les informations :pertinence et mise à jour

Présentation de lastructure

Présentation auxcollèguesHistoire et valeurs de lastructurePrésentation des


,Internet) format modulable

usages / habitude decommunicationPrésenter les règles defonctionnement(règlement intérieur,règles de sécurité,consignes de travail)Risque de saturation(beaucoup de mondeen peu de temps)

Prise de postePrésentation de la mission, du travail…

Les premières tâches à effectuer, ce dont il fautprendre connaissanceLe travail en binôme / rôle du tuteurBesoin de formationComportement attendu et mode de

communication clients


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au cours du premier trimestre (1)

Désignation et présentationd’un tuteur

Former un tuteur horshiérarchie et lui donner unvéritable rôle : pouvoir alerteren cas de problème(direction, RH)

Contact fin 1ere semaineou 1ere quinzaine

Prendre impérativement letemps de faire un pointinformelAborder ouvertement la

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Formaliser les rôles et tempsimpartis à la formationProgrammer des étapesavec des points de suivi etde compte rendu sur samission et sa perception durecrutéMoyen de valoriser les plusanciens

passeAjuster en conséquencesles étapes et les moments


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Au cours du premier trimestre (2)

« Journée » d’accueil des nouveaux

Adapté en cas de nombreux recrutement

sur une périodePréparer les interventions et l’organisationPrésenter l’entreprise à un groupe denouveaux embauchés

Premier point d’étape individuel

Utiliser le référentiel activités /

compétences pour une évaluationobjectiveDonner des signes d’encouragement oudes alertes / réajusterValider la ériode ou mettre fin au contrat


cohésion ancien / nouveaux

Accompagnement premier client

Présenter le contexte d'intervention (tâches,environnement client, jusqu’où aller,attitude)Informer le client de l'arrivée d'un nouveau

Remise de la première paie et explication

Refaire un point formel en fin de premiermoisRé-expliquer le fonctionnement desheures et de la paie


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Premier semestre

Rédaction d’un rapport d’étonnement

Bénéficier de la vision « neuve » du nouvel embauché (avant d’être trop influencé )Suivre et exploiter éventuellement les résultats en interneConclure sur des propositionsPrendre en compte la forme et le fond (retour oral…)


Deuxième point individuel – après intégration définitive

Prolonger la 1ere évaluationUtiliser le support activités compétences ainsi que les éléments consignés à l’issue du1er pointFaire un point après l'intégration définitive …


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L’intégration : un processus permanent

Gérer l’accueil des

• Identifier et spécialiser unepersonne dans cette fonction

essentielle d’accueil /intégration pour gérerl’ensemble des phasesd’accueil :

- Avant : ré arer

•Attention à l’effet « patatechaude »

•Définir un fil conducteur,donner du sens : élaborerdes supports et les utiliser

•Impliquer les

Comment ? Points de vigilance


en continu

- Pendant : accueillir- Après : assurer le suivi

• Assurer la cohérence etl’efficacité du dispositif

d’ensemble. Anticiper et le faireévoluer• Au final véritable rôle de « chef

de projet »

opérationnels dans leprocessus / associer lesautres fonctions de lastructure.


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L’intégration : un processus permanent

Mise en place

• Visualiser l’ensemble duprocessus et des interlocuteursconcernés (pour ne pas oublierd’étape)

•Gérer l’accueil comme unprocessus avec des validations

•Éviter le coté impersonnelde la procédure : impliquerchaque acteur sur ce qu’ila à faire (place et actiondans une visiond’ensemble)

Points de vigilanceComment ?


d’une Check-lista c aque ape par a personnede l’entreprise concernée (RH,opérationnels, nouvelembauché)

• ven ue emen a ou er uncoté ludique (exemple :trouver les valeurs del’entreprise, répondre àdes questions sur leprocessus qualité, les

clients)


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Check list Accueil intégration

Étapes Fait Date Qui Commentaires

Premier accueil 15/5/2012Visite des locaux Remise du livret

Nom / prénom : Date d’embauche : Poste :


d’accueilAccompagnement

avec un autreintervenant

Bilan d’étape 1 fin depériode d’essai…


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Evaluer son processus d'accueil intégration

Utilisation et suivi des indicateurs définis précédemment :Turn Over

Nombre de départ en période d'essaiNombre de départ à 6 mois,à 12 mois

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• Accueil par le responsable• Présentation aux équipes, aux clients• Point réalisé avant la fin de la période d'essai

Autres indicateurs "qualité :Degré de satisfaction exprimé par les clients sur les prestations réalisées par des nouveauxembauchésTaux de réclamations pour des interventions réalisées pars des nouveaux embauchés


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Support de bilan d'étapeDate de prise de fonction Nom / Prénom

Date des entretiens de suivi 1 Responsable

Date des entretiens de suivi 2

Date des entretiens de suivi 3

Retour / vision du collaborateur - commentaires


Les pistes d’amélioration Entretien 1 Entretien 2 Entretien 3

Objectifs

Moyens

Échéances J +15 ou 30 J +60 J +15 ou 30


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Observations sur le parcours d'intégrationEntretien 1 Entretien 2 Entretien 3

Compréhension desmissions du poste,principales activités,

Non acquis

En voie d’acquisition

Acquis

Connaissance de lastructure, desprocédures, des clients…

Non acquis


Acquis


Intégration de la cultureet des valeurs


Acquis

Relations avec lesinterlocuteurs internes etexternes – intégrationdans l’équipe

Non acquis


Acquis

Atteinte des objectifs detravail (quantité, qualité,délai…)

Non acquis


Acquis

Documents

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