Osaavimmat ratkaisut IT-infran hallintaandownload.microsoft.com/documents/UK/Finland/post/... · Osaavimmat ratkaisut IT-infran hallintaan Dokumenttien hallinta SharePoint -ympäristössä

Osaavimmat ratkaisut IT-infran

hallintaan

Dokumenttien hallinta SharePoint -ympäristössä

14.5.2008

Hanasaaren kulttuurikeskus

Agenda

8:30 Ilmoittautuminen ja aamiainen

9:00 Kommunikaation uudet haasteet

Antti Kirmanen, tuotepäällikkö, Microsoft Oy

Wikit vai Blokit: oikea viestintäkanava oikeaan tarkoitukseen

Dokumentinhallinnan merkitys organisaatioiden toiminnassa

Viranomaiskäytäntöjen merkitys viestintään

9:30 ECM - Enterprise Content Management

Hannu, Kauremaa, teknologiakonsultti, IT Education Center

Office SharePoint Server -pohjainen Enterprise Content Management

Työnkulkujen ja versioinnin hyödyntäminen

Olemassa olevien dokumenttivarastojen käyttäminen hakuratkaisuiden avulla

10:15 Tauko

10:30 LapIT Oy:n SharePoint-projekti Arto Ågren

IT asiantuntija, LapIT Oy

Käytännön kokomuksia projektin läpiviennistä

Nykytilanne ja kehityksen haasteet

11:00 SharePoint - projektien suunnittelu ja läpivienti

Hannu Kauremaa, teknologiakonsultti, IT Education Center

Vaatimusmäärittelyn merkitys onnistuneelle projektille

Projektin vaiheistaminen ja rajaaminen: kerralla vai vaiheittain valmiiksi

Käyttäjien ja sisällöntuottajien osuus ja sitouttaminen

11:45 Kysymyksiä ja vastauksia

12:00 Tilaisuus päättyy

Esitelmöitsijä

Hannu Kauremaa

ICT Trainer, Lead Consultant

IT Education Center

SharePoint ”big picture”

Enterprise Content Management

Mitä Content Management oikein on?

Keskitetysti hallitut, tallennetut ja suojatut sisällöt

Kirjasto-ominaisuudet(check-in/out, versiointi)

Tiedonjakaminen, Tarkastuskäytännöt

Sisällön elinkaaren

hallinta

Policy pohjaiset säännöt

Auditointi

Reitityskäytännöt

Web käyttöliittymä tarkastuskäytäntöihin

Monikielisten web sivujen hallinta

Web sisällön välittäminen käyttäjille

Automatisoi manuaaliset prosessit

Nopeasti rakennetut and keskitetysti hallitut lomakkeet

Tavoita useampia henkilöitä paremmilla lomakkeilla

Lomakkeiden

HallintaWeb sisällön

Hallinta

Dokumenttien

Hallinta

Tietueiden

Hallinta

CM Arkkitehtuuri

Tietueiden hallinta Web sisällön hallinta Lomakkeiden hallinta

Yhteinen tallennus arkkitehtuuri

Yhteiset palvelut

CM Komponentit

Käyttöliittymät

Microsoft Office Selaimet 3. osapuolen sovellukset

Workflow Metadata Policies

Search Security IRM Collab

Library Services

Doumenttien hallinta

Dokumenttikirjastot

• Versiointi (Minor ja Major)

• Policyt (Auditointi, Retention, jne.)

• Kohdistaminen (audience)

• Information Rights Management (client)

• Yhden tai useamman dokumentit tallennus (Explorer

näkymässä jopa Drag-and-drop)

• WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning)

protokolla tuki

Esim. Dokumenttikirjaston avaaminen tiedostonäkymänä

Windows Exploreriin

Sarake

• Määrittää yksittäisen meta-attribuutin

• Useita erilaisia tyypejä / kenttiä

• Kentät joko valinnaisia tai pakollisia

• Voidaan määrittää sivusto- tai listatasolla

• Voidaan sisällyttää sisältötyypeihin

• Voidaan sisällyttää suoraan listaan

• Käyttö selaimen tai Office tuotteiden kautta

Check-out ja Check-in

• Check-out

Explicit

Näkee kenellä dokumentti on käsiteltävänä

Muutokset näkyvät vasta kun on tehnyt Check-in dokumentille

Offiline editointi. My Documents/Sharepoint Drafts

Implicit

Tapahtuu jos ottaa dokumentin editoitavaksi suoraan dokumentin

valikosta

• ”Require Check-out” optio kirjaston versio asetuksissa

Explicit Check-out

Oletus mallipohjan vaihtaminen

• Vaihtoehto 1:

Dokumenttikirjaston oletus mallipohjan vaihto

Oletus mallipohjan vaihtaminen

• Vaihtoehto 2:

Sisältötyypin mallipohjan vaihtaminen

Sisältötyypit (Content types)

• Paljon enemmän kuin tiedostotyyppi tai

mallipohja

• Mahdollistaa dokumenttien keskitetyn

määrityksen

• Sisältää nimen, kuvauksen, dokumenttityypin,

mallipohjan, metadatan, prosessienohjauksen

ja policyt

• Useita per dokumenttikirjasto

• Määritellään site collection tai site tasolla

• Käytetään tietuiden reititykseen tietueiden

hallinnassa

Document Information Panel

• Metadatan esittäminen Office Sovelluksessa

Vaikeampaa olla välittämättä

Word 2007, Excel 2007, Powerpoint 2007

• DIP Luodaan automaattisesti sisältötyypin pohjalta

Kerää kaikki sarakkeet sisältötyypistä

• InfoPathin avulla voidaan tehdä kustomointia

Linkittyy tiettyyn sisältötyyppiin

Document Information Panel

• Valvontamenettely

• Mahdollisuudet

Tunnisteet (Label)

Audiointi

Vanhenemiskäytännöt

Viivakoodit

Kustomoidut

Sisältötyyppien Policyt

Sisältötyypit

Työnkulut ja versioinnit

Workflow

• Voidaan käyttää kaikessa sisällössä

• Hyödyntää Windows Workflow Foundation palvelua

.Net FrameWork 3.0

• Tuettu WSS v3:sta alkaen

• MOSS palvelimella sisäänrakennettuja prosessinohjauksia

Prosessienohjaus

• Vakioprosessit

Approval

Linkitetään tehtävälistaan

Kiertää prosessissa määriteltyjen henkilöiden

kautta

Jos yksi hylkää prosessi päättyy

Collect feedback

Rinnakkaisia prosesseja

Sähköposti-ilmoitus ja linkitys tehtävälistaan

Collect signatures

Hyväksynnät kerätään allekirjoitusten avulla

Disposition

Vanhenemiskäyntännöt ja poistot

Prosessin linkitys

• Ylläpitäjä linkittää prosessin sisältöön

Dokumenttikirjasto

Lista

Sisältötyyppi

• Oletus määrittelylomakkeet

Prosessin nimi, triggeri, rooli jne.

• Prosssilla voi olla myös kustomoitu määrittelylomake

Prosessien käynnistys

• Tarkempi toiminta määritellään käynnistyksen yhteydessä

Automaattikäynnistys, esim. dokumentin julkaisun jälkeen

Manuaalinen käynnistys, esim. Dokumentin hyväksyntä

Prosessiin voidaan liittää kustomoituja lomakkeita

Prosessien tilat

• Jokaisen objektin osalta, voidaan nähdä

Prosessit jotka ovat parhaillaan käynnissä

Prosessit jotka on suoritettu

Prosessit jotka on mahdollista suorittaa

• Prosesseista voidaan myös ajaa yksityiskohtaisia raportteja

Prosessit ja tehtävät

• Prosessin jokainen vaihe on tehtävä

Linkitetään sivustolla olevaan tehtävälistaan

Kohdennetaan käyttäjälle tai roolille

• Kun tehtävä on suoritettu prosessi voi vastata siihen

Siirtyy esim. seuraavaan vaiheeseen

Prosessit ja Office tuotteet

SharePoint: Prosessinkäynnistys jaosallistuminen jaseuranta

Outlook: Vastaanottaailmoitukset ja kirjaatehtävät

SharePoint Designer: Kustomoitujenprosessien luonti

Word, PowerPoint, Excel, InfoPath: Prosessin käynnistysja osallistuminen

Workflow Design

• SharePoint Designer 2007

Sääntö- ja velhopohjainen

• VS2005 Extensions for WF

Visuaalinen suunnittelu ja koodaamisen mahdollisuus

Ketkä käyttävät prosesseja

• Käyttäjät

Triggeröivät ja suorittavat tehtäviä

• Tietotyöläiset

Mahdollisesti prosessien omistajia

Määrittävät prosessien toiminnan, roolit ja menettelyt

Voi toimia SPD prosessin tarkastajana

• Kehittäjät

Luovat uudelleen käytettäviä prosesseja Visual Studio ympäristössä

Luovat uudelleen käytettäviä aktiviteetteja prosesseja varten

Luovat SharePoint ominaisuuksia (Feature) tai ratkaisuja (Solution)

• Ylläpitäjät

SharePoint tilojen omistajia (Sivustot, sivustokokoelmat, web

sovellukset ja/tai farmit)

Laittavat prosessit käyttön (asentavat luodut ominaisuudet

SharePointiin)

Prosessin luominen

SPD vai VS

Luokitus SharePoint Designer Visual Studio

Tuetut WF ympäristöt WSS/MOSS WSS/MOSS/Muut

Kehitysmalli Velho Graafinen

Tuetut WF tyypit Vaiheittaiset Vaiheittaiset ja

Koodia Ei Kyllä

Aktiviteetit Sisäänrakennetut ja kustomoidut

aktiviteetit

Sisäänrakennetut ja koodatut

aktiviteetit

Lomake teknologia Automaattisesti luotuja, kustomoitavia

ASP.NET lomakkeita

Mikä tahansa teknologia,

mukaanlukien ASP.NET tai InfoPath

(vain MOSS)

Linkitys Linkitetään automaattisesti valittuun

listaan. Muut linkitykset eivät ole

mahdollisia.

Voidaan linkittää useisiin

sisältötyypeihin, listoihin ja

dokumenttikirjastoihin.

Triggeröinti Triggeröintilomakkeet tuettuja Triggeröintilomakkeet tuettuja

Muokkaus Muokattavissa (rajoituksin) muokattavissa

Tehtävät Tukee muokattuja tehtävä lomakkeita Tukee muokattuja tehtävä lomakkeita

Levittämismenettely Automaattisesti linkitettyyn listaan.

Live muutokset mahdollisia

Rakennetaan paketti ja levitetään se

käyttäen SharePointin Feature

ominaisuutta

Virheekorjaus (debugging) Ei debuggausta Visual Studio Debuggaus

Visual Studio 2008

• Vain .NET Framework 3.5 on tuettu

• Tarjoaa mallipohjat seuraaviin:

Vaiheittaisen prosessin luominen

Creating a SharePoint state machine workflow.

• Molemmat pohjat tarjoavat seuraavaa:

Velhopohjainen määritys

Prosessin nimi, SharePoint sivuston URL, automaattinen linkitys

kirjastoon tai listaan

Triggeröinnin määrittäminen: manuaalinen, automaattinen esim.

lisäyksen tai muutoksen avulla

Vahvan avaintiedoston lisääminen koodiin

Sekä Feature.xml ja Workflow.xml tiedostot. (=valmis ajettavaksi)

SharePoint Designer ja WF

Yhteenveto

• Metakenttiä voidaan hyödyntää monissa tilanteissa

– Haut

– Prosessit (WorkFlow)

– Office tuotteet

• Muokattavissa oleva Program Information Panel (PID)

• Word > Quick Parts > Document Property

• Tiedostonimen muodostaminen (makron avulla)

• WorkFlow’t mahdollistavat asioiden käsittelyn nopeuttamisen

ja seurannan

• SharePoint Designer on ilmainen

Hakupalvelu ja dokumenttivarastot

Arkkitehtuuri

• Looginen rakenne

Keräily ja indeksointi

Tiedon hakeminen

Arkkitehtuuri

• Fyysinen rakenne

Topologia

Palvelinten lkm ja roolit

Hakupalvelut ja Business data Catalog

• Etsitään tietoa, ei pelkästään dokumentteja

• Tietoon, joka on LOB järjestelmissä on usein hankala

päästäkäsiksi

• MOSS 2007 tuo datan käyttäjille

MOSSin palvelu Business Data Catalog mahdollistaa tämän

Laajennettavissa usein keinoin SharePoint ympäristössä

• Hakupalvelu voi indeksoida BDC datan

Ei koodia

Yhdistettävissä “scope” ja “search center” ominaisuuksien

kanssa

Hakujen hallinta

• Uuden version suunnittelun lähtökohdat

SPS 2003 käyttöliittymän ongelmakohtien poistaminen

WSS ja MOSS hakujen yhdenmukaistaminen

Parempi hakujen hallinta, nopeampi ja skaalautuvampi

Sisältölähteet

SharePoint sitet

Web sitet

Tiedostojaot

Exchangen julkiset kansiot

Muut tietolähteet

Mm. Lotus Notes

Business data (catalog)

Indeksoinnin komponentit

Tietolähteet

Protokolla käsittelijät

Http, Ftp, File

Metadata

Oikeudet

Sanojen erottelija

Sanojen täsmentäjä

“hälysanojen” poisto

Ifilterit

Sisältö

Database

Full text index

Indeksit

• Yksi indeksi per jaettu palvelu (shared service) > hallinnan

helpottuminen

• Useita lähtötasoja yksittäisiin tietolähteisiin

• MOSS indeksit voivat hyödyntää WSS haku “kokemuksia”

Mahdollistaa päivityksen WSS:stä MOSS:iin

Hakujen tietoturva

• Keräilyjä (crawler) vaatii ainoastaan Full Read oikeudet

Security trimming –ominaisuus on silti säilynyt

• Administratorilla mahdollisuus poistaa yksittäisiä kohteita

indeksistä

• Security Descriptor tiedot (mm.SID ja DACL)

indeksoitavasta datasta otetaan talteen keräilyprosessin

yhteydessä.

• Haun yhteydessä tarkistetaan kirjautuneen käyttäjän tiedot

ja Query Engine poistaa tulosjoukosta ne joihin ei ole

oikeutta

Hakujen kustomointi

• Hakujen vaatimukset ja kohteen vaihtelevat yrityksittäin

Erilaiset metadata tiedot

Dokumentit: Otsikko, Kirjoittaja, Sijainti, Tiedoston koko

Tietueet: Sopimukset, Vakuutusdokumentit, Potilastiedot,

Lääkäritiedot…

Hakujen kohteet voivat vaihdella myös käyttäjittäin

“Kaikki taloushallinnon dokumentit”

“Kaikki potilastietueet”

“Kaikki julkaistut dokumentit”

• Hakutuloksiakin voidaan halutessa kustomoida

• Kustomointiin monta mahdollisuutta ja menetelmää

Yhteenveto

• Tuo SharePointiin vain ne jotka hyötyvät SharePointin

ominaisuuksista:

– Muuttuvat/päivittyvät tiedot

– Versiointi

– Metatiedot

• Hakuominaisuuksia voi laajentaa

– Hälysanat

– Omat metatiedot

• Hakusivu on .aspx ja sisältää WebParteja

• Samoin hakutulos sivu

SharePoint – Projektien suunnittelu ja

läpivienti

SharePoint ja projektit

1) SharePoint projektin läpivienti

2) SharePoint ja projektien hallinta

MS Enterprise Project Management

Projektien työskentelytila – On-line tiedonjakamispaikkaprojektiin liittyvälle dokumentaatiolle ja muulle informaatiolle

Mikä on projektien työskentelytila?

• Hyödyntää SharePoint Services sivustoa

• Sisältää tiedonjakamisominaisuuksia

• Jokaiselle projektille voidaan luoda oma uniikki

“etusivu”

SharePoint ja projektit

1) SharePoint projektin läpivienti

2) SharePoint ja projektien hallinta

MOSS-projektin läpivienti

Määrittely Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto

• Visioi (toiminnallisuudet, tavoitetilat 3kk, 6kk, 1v)

• Kartoita nykyinen Infrastruktuuri ja sen palvelut sekä

toiminnallisuudet

• Määrittele Moss/WSS ympäristön fyysinen rakenne

• Selvitä nykyiset toimintatavat

• Projektiorganisaation kokoonpano

• Kumppani?


• Miten toteuttaa halutut toiminnallisuudet?

• Miten toiminnallisuudet voisi vaiheistaa?

• Suunnitelmat Tekninen

Koulutus

Testaus

Käyttöönotto

Laadunvarmistus

Layout ja visuaalinen ulkoasu

Päivitys/migraatio/datansiirto?

• Hallinnointihierarkian luominen


• Testiympäristön rakentaminen Virtuaalinen?

Jää ”hiekkalaatikoksi”

• Ensimmäisen vaiheen toiminnallisuuksien toteuttaminen

• Testaaminen testaussuunnitelman mukaisesti Toiminnallisuudet

Käyttöliittymät

Laadunvarmistus

• Proof of concept (POC)

• Palvelun asentaminen tuotantopalvelimille


• Palvelun lanseeraaminen

• Viimeistely

• Koulutukset

• Palvelun auditointi

• Sisällön tuottaminen

• Seuraavien vaiheiden suunnittelu alkaa...


Yhteenveto

• Vaiheista järkevästi ja priorisoi

– Ei kaikkea kerralla > Liian iso projekti > Kestää kauan > Kallis

• Loppukäyttäjät mukaan mahdollisimman aikaisin

– Helpompi implementointi

– Vastaa paremmin prosesseihin ja työmenetelmiin

• Olevassa olevien tuotteiden korvaaminen

– Ei vain uusia sovelluksia olemassa olevien rinnalle

Viestinnän koulutusohjelmat

Koulutuksiamme

• Microsoft Office Communications Server 2007

27.-29.5.2009 | 16.-18.9.2009 | 24.-26.11.2009 (Oulu) |

8.-10.12.2009

• Microsoft Office Sharepoint Server 2007 ja Windows

Sharepoint Services 3.0. Käyttöönotto, hallinta ja ylläpito

25.-27.5.2009 (Oulu) | 25.-27.8.2009 |

13.-15.10. 2009 (Oulu) | 11.-13.11.2009

Kysymyksiä

Kiitos osallistumisesta!