orientación de actividades Oficina de control internoLa solicitud de información se realizará de manera formal (Memorando y/o Correo ... institucionales que hacen parte del Sistema

PROCESO

AUDITORÍAS INTEGRALES DE GESTIÓN CÓDIGO IGGU0

1

GUÍA Guía de orientación de actividadesOficina de control interno

VERSIÓN 1

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

GUÍA DE ORIENTACIÓN DE ACTIVIDADESOFICINA DE CONTROL INTERNO

BOGOTÁ D.C. NOVIEMBRE DE 2017

ELABORÓ:Profesional Oficina Control

Interno – Profesional Oficina

Asesora de Planeación.

REVISÓ:Jefe Oficina de Control Interno

- Jefe Oficina Asesora de

Planeación

APROBÓ:Jefe Oficina Asesora de

Planeación

FECHA:27/10/2017

FECHA: 08/11/2017

FECHA: 08/11/2017

Página 1 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

CONTENIDO

CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN 5

1. OBJETIVO 5

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN 5

3. DEFINICIONES 5

CAPÍTULO 2. PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN AUDITORÍAS DE GESTIÓN 9

2.1. PROGRAMACIÓN ANUAL DE AUDITORÍAS Y SEGUIMIENTOS 10

2.2. PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN AUDITORÍAS DE GESTIÓN 10

2.2.1 Planeación de la Auditoría 11

2.2.2 Ejecución de la Auditoría 12

2.2.2.1 Anuncio de Auditoría 12

2.2.2.2 Reunión de Apertura 13

2.2.2.3 Solicitud de Información 13

2.2.2.4 Verificación (IN – SITU) 14

2.2.3 Informe Preliminar de Auditoría de Gestión 15

2.2.3.1 Elaboración y Revisión Informe Preliminar de Auditoría de Gestión 15

2.2.3.2 Conciliación o Traslado de Informe Preliminar de Auditoría. 16

2.2.3.3 Observaciones por parte líder del Proceso Auditado respecto del Informe Preliminar de Auditoría 16

2.2.4 Informe Final de Auditoría de Gestión 17

2.2.5 Publicación Informe en carpeta compartida y página web 18

2.2.6 Planes de Mejoramiento producto de las auditorías de gestión 19

CAPÍTULO 3. PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN AUDITORÍAS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG) 20

3.1. PROGRAMACIÓN ANUAL DE AUDITORÍAS AL SIG 21

3.2. PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN AUDITORÍAS INTERNAS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG) 21

3.2.1 Ejecución de la Auditoría 22

3.2.1.1 Anuncio de Auditoría 22

3.2.1.2 Reunión de Apertura 23

Página 2 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

3.2.1.3 Solicitud de Información 23

3.2.1.4 Verificación (IN – SITU) 23

3.2.2 Informe Preliminar de la Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión (SIG) 24

3.2.2.1 Elaboración y Revisión Informe Preliminar de Auditoría 24

3.2.2.2 Traslado de Informe Preliminar de Auditoría. 25

3.2.2.3 Observaciones por parte del responsable del Proceso Auditado respecto del Informe Preliminar de Auditoría 25

3.2.3 Reunión de Cierre de Auditoría 25

3.2.4 Informe Final de Auditoría al Sistema Integrado de Gestión-SIG 25

3.2.5 Publicación informe en carpeta compartida y página web 27

3.2.6 Planes de Mejoramiento producto de las Auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestión-SIG 27

CAPÍTULO 4. SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL 28

4.1 SEGUIMIENTO GESTIÓN A LAS DEPENDENCIAS 28

4.1.1 Programación del Seguimiento a la Gestión 29

4.1.2 Planeación del Seguimiento a la Gestión (Equipo Seguimiento) 29

4.1.3 Anuncio del Seguimiento 29

4.1.4 Ejecución del Seguimiento 30

4.1.5 Verificación (IN – SITU) 30

4.1.6 Elaboración y Revisión Informe de Seguimiento a la Gestión 31

4.1.7 Planes de Mejoramiento Producto de los seguimientos a la Gestión Institucional 32

CAPITULO 5. SEGUIMIENTO REGIONALES Y PUNTOS DE ATENCIÓN 33

5.1 ANUNCIO DEL SEGUIMIENTO 36

5.2 EJECUCIÓN DEL SEGUIMIENTO 36

5.3 VERIFICACIÓN (IN – SITU) 36

5.4 ELABORACIÓN Y REVISIÓN INFORME DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN 37

CAPITULO 6. REPORTE ACTIVIDADES 38

CAPITULO 7. PUBLICACIÓN INFORME EN CARPETA COMPARTIDA Y PÁGINA WEB 39

CAPITULO 8. EVALUACIÓN DE ÁREAS O DEPENDENCIAS SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD-PLAN ANUAL DE GESTIÓN (PAG) 39

Página 3 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

CAPITULO 9. ESTATEGIA PLAN “PADRINOS” 41

CAPITULO 10. ASPECTOS A TENER EN CUENTA 42

CAPITULO 11. DIAGRAMAS DE FLUJO 43

11.1 AUDITORÍAS DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTOS 43

11.2 AUDITORÍAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN44

CAPITULO 12. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 45

Página 4 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN

1. OBJETIVO

Proporcionar una herramienta para que los funcionarios de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, puedan adelantar labores de Auditoría (Gestión y SIG), Seguimiento y Evaluación a la Gestión Institucional, conforme a los procesos y procedimientos definidos en la Oficina de Control Interno, los lineamientos emitidos por el jefe de la misma y lo preceptuado por la Resolución 2462 de 2017.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente guía aplica para las Auditorías y Seguimientos ejecutados por la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud.

3. DEFINICIONES

Acompañamiento a la Gestión Institucional: “Estar o ir en compañía de otro”. Las actividades de acompañamiento y servicios relacionados para clientes, cuya naturaleza y alcance se acuerdan con el cliente y se diseñan para agregar valor y mejorar los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control de la organización sin que el auditor interno asuma responsabilidades por la gestión. El aseguramiento, la facilitación y la capacitación son algunos de los ejemplos (Guía de Auditoría para Entidades Públicas Departamento Administrativo de la Función Pública).

Acompañamiento y Asesoría: Promover el mejoramiento continuo de los procesos de la Entidad asesorando a la Alta Dirección, en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos y los propósitos institucionales. Administración del Riesgo: Conjunto de elementos de control que, al interrelacionarse, permiten a la entidad pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. Se constituye en el componente de control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la entidad pública auto controlar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos.

Página 5 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Alcance de Auditoría: Extensión y límites de la auditoría que se informa en el Plan de Auditoría. El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto. Autocontrol: Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de sus funciones, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

Autogestión: Capacidad de toda organización pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

Autorregulación: Capacidad de cada una de las organizaciones para desarrollar y aplicar en su interior métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento continuo del Sistema de Control Interno, en concordancia con la normatividad vigente.

Asesoría a la Gestión: Asesoría consiste en la orientación técnica con el fin de generar valor organizacional en la oportuna toma de decisiones, basada en la evaluación de posibles alternativas de solución a una problemática dada, advirtiendo la posible ocurrencia de hechos o actos no deseados, generando confianza institucional para lograr el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. La asesoría es más que “aconsejar” y por ende su compromiso es con la solución y no con el problema.

Auditoría: El proceso de Auditoría Interna, adelantado por las Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en las Entidades del Estado, debe estar enfocado hacia “. una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consultoría, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Entidad. Adicionalmente, esta ayuda a las organizaciones a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno”. (Guía de Auditorías Para las Entidades Pública Versión 2 2015 DAFP)

Auditoría de Gestión: Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos para la organización y con los que se han manejado los recursos. Tiene como objetivo primordial evaluar los objetivos y planes organizacionales, vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento, comprobar la confiabilidad de la

Página 6 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

información y de los controles, verificar la existencia de métodos adecuados de operación y comprobar la correcta utilización de los recursos.

Auditor Líder: Será quien se designe para tal fin en el Plan de Auditoría y es el interlocutor permanente entre los auditores que conforman el equipo auditor y el Jefe de la Oficina de Control Interno, así como entre este último y el responsable de la dependencia auditada. El auditor líder, lidera el proceso de auditoría.

Conclusiones de Auditoría: Resultado de una auditoría proporcionada por el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditoría, aplicación de los criterios, análisis y evaluación de las evidencias recaudas, que llevan a determinar la conformidad con los procesos y procedimientos y demás criterios, o fijar los hallazgos correspondientes. Criterios de Auditoría: Conjunto de normas, políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen en las normas razonables sobre las cuales pueden evaluarse las prácticas administrativas y de gestión en forma adecuada.

Dichos criterios deben ser utilizados para evaluación del grado en el cual la organización cumple con las expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explícita. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, a un auditor del equipo se le designa como líder del mismo.

Evaluación: Comprende la valoración y verificación objetiva de las evidencias efectuadas para proporcionar una opinión o conclusión independiente respecto de un proceso, sistema u otro asunto. La naturaleza y el alcance del trabajo de evaluación están determinados por el Jefe de la Oficina de Control Interno. (Cartillas de Administración Pública Rol de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces ESAP-DAFP 2009. Pág. 19-20)

Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho, o cualquier otra información, que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Fomento de la Cultura de Control: Tiene como objetivo elaborar y construir herramientas e instrumentos orientados a sensibilizar e interiorizar el ejercicio del autocontrol y la autoevaluación, como un hábito de mejoramiento personal y organizacional.

Página 7 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Hallazgo de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

Informe de Auditoría: Es el resultado del trabajo realizado por el auditor que contiene las observaciones y recomendaciones, producto de los hallazgos evidenciados.

Existen dos tipos de informes Preliminar y Final; con el Informe Preliminar se da el traslado a la dependencia para que pueda formular observaciones en ejercicio del derecho de defensa y contradicción. El Informe Final, es el último documento que contiene las observaciones tanto del auditado como las consideraciones del Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, después de evaluar lo informado por el auditado.

Mejora Continua: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

Modelo Estándar de Control Interno (MECI): Estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran. El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades del Estado Colombiano hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Plan que contempla la estrategia de lucha contra la corrupción que debe ser implementada por todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal. Según los lineamientos contenidos en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, el Mapa de Riesgos de Corrupción hace parte del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Plan Padrino: Estrategia generada por la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud con el ánimo de generar mayor cobertura a los procesos y actividades que son desarrollados en la Entidad por cada una de sus dependencias.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar un valor.

Relaciones con Entes Externos: Su propósito es facilitar el cumplimiento de las exigencias de Ley o las solicitudes formales realizadas por los entes externos.

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la Entidad y el logro de los objetivos.

Página 8 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Riesgo de Corrupción: Posibilidad que, por acción u omisión, se use el poder para desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado.

Riesgos Institucionales: De corrupción, de gestión, ambientales, de seguridad de la información y de seguridad y salud en el trabajo.

Seguimiento a la Gestión: Se define como un proceso por el cual la Oficina de Control Interno determina la adecuación, eficacia y oportunidad de la gestión desarrollada a través de los diferentes procesos y procedimientos de la Institución y el grado de cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

Seguimiento a Planes de Mejoramiento o Recomendaciones de la Oficina de Control Interno: Actividad mediante la cual la Oficina de Control Interno determina la adecuación, eficacia y oportunidad de las medidas tomadas por la Alta Dirección con relación a las observaciones y recomendaciones del trabajo informado.

Sistema Integrado de Gestión (SIG): Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constante la satisfacción de los grupos de interés.

CAPÍTULO 2. PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN AUDITORÍAS DE GESTIÓN

Con fundamento en las disposiciones emitidas por el DAFP (Riesgos), y en atención a la Resolución 2462 del 25 de Julio de 2017, con la cual se acata lo normado en el Decreto 648 de Abril de 2017, el Jefe de la Oficina de Control Interno realizará la Priorización de las auditorías (tanto de Gestión como del SIG) correspondientes a una vigencia, actividad que será insumo fundamental para definir los tiempos en que se realizarán las auditorías, así como la selección tanto del Auditor Líder como del Equipo Auditor, generándose los respectivos papeles de trabajo, como evidencia objetiva de la metodología utilizada y los resultados de la misma junto con la matriz o herramientas con las cuales se desarrolló y determinó la priorización.

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de su proceso de Auditorías Integrales de Gestión, ejecuta dos (2) procedimientos a saber:

a. Planeación y Ejecución de Auditorías de Gestión

Página 9 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

b. Planeación y Ejecución de Auditorías al sistema Integrado de Gestión (SIG)

Auditorías que son definidas dentro del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS), formato IGFT04 V1 y Plan Anual de Gestión (PAG), formato Matriz de Formulación del Plan Anual de Gestión - PIFT02, el cual es aprobado por las instancias competentes de la Institución; planes de auditoría que deberán ser incorporados en el sistema de información dispuesto por la Entidad, para efectos de su consulta y ejecución. En el caso que la Alta Dirección de la Entidad solicite la realización de Auditorías Especiales de Gestión y/o Auditorías al Sistema Integrado de Gestión (SIG) no definidas en el Programa Anual de Auditorías y Seguimientos - Plan Anual de Gestión (PAG), el Jefe de la Oficina de Control Interno, determinará la viabilidad y factibilidad para la ejecución de la Auditoria; y en caso de serlo, estas deberán ser ejecutadas, de conformidad a lo establecido en los procedimientos anteriormente referidos.

El ejercicio de auditoría deberá ceñirse a los preceptos contenidos en el “Estatuto de Auditoría y Código del Auditor”, y en atención a la Resolución 2462 del 25 de Julio de 2017, con la cual se acata lo normado en el Decreto 648 de abril de 2017.

2.1. PROGRAMACIÓN ANUAL DE AUDITORÍAS Y SEGUIMIENTOS

El Programa Anual de Auditoría y Seguimiento (PAAS), para auditorías de Gestión deberá ser incorporado en la herramienta tecnológica dispuesta por la Entidad, donde para tal efecto, se designará a un (1) profesional de la Oficina de Control Interno, así:

Para las Auditorías de Gestión, el Jefe de la Oficina de Control Interno deberá remitir al Programador de estas, la información allegada por los Equipos de Auditoría, que a continuación se describe, a fin de incorporar la misma en la herramienta tecnológica de la cual dispone la Entidad.

Proceso(s) a Auditar. Tipo de Auditoría. Fecha Prevista Auditoría.

Fecha Inicial Fecha Final

Auditado. Auditor líder. Equipo Auditor.

Página 10 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

2.2. PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN AUDITORÍAS DE GESTIÓN

El procedimiento Planeación y Ejecución Auditorías de Gestión (IGPD01 V3), se ejecutará a través del sistema de información dispuesto por la Entidad, sin embargo, los Informes Preliminares y Finales deberán ser presentados al Despacho de la Oficina de Control Interno, en los formatos institucionales establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (Word, Excel o Power Point), los que serán incorporados como anexo en la herramienta tecnológica dispuesta por la entidad.

Nota 1: Para el caso de los Informes Elaborados en el formato Word (COFL02), deberán presentarse de acuerdo a lo establecido en el numeral 2.2.3 y 2.2.4 de la presente Guía.

Los equipos auditores de la Oficina de Control Interno, en ejecución de las mismas, deberán establecer, los siguientes aspectos:

1. Fijar el objetivo de la auditoría.2. Fijar el criterio de la auditoría. Para fijar el criterio de auditoría, se hace necesario señalar la

normatividad aplicable o vigente (interna y externa), que deben ser tenidas en cuenta para evaluar las actividades fijadas en el alcance de auditoría.

3. Fijar el alcance, esto es en cuanto a tiempo y temas a abordar en la evaluación.4. Metodología a seguir. La metodología a ser aplicada es la generalmente utilizada en este

tipo de ejercicios, para lo cual se agotarán las siguientes etapas:

4.1 Planeación de la Auditoría (Equipo auditor).4.2 Anuncio de la Auditoría.4.3 Apertura de la Auditoría.4.4 Solicitud de Información.4.5 Verificación (in – situ).4.6 Elaboración y revisión Informe Preliminar de Auditoría.4.7 Conciliación o Traslado del Informe Preliminar de Auditoría.4.8 Observaciones por parte del proceso Auditado, al Informe Preliminar de Auditoría.4.9 Elaboración del Informe Final de Auditoría. 4.10 Publicación del informe en la página web.4.11 Seguimiento a Planes de Mejoramiento emprendidos por el proceso auditado.

Nota 2: La Planeación de la Auditoría deberá efectuarse de conformidad a las instrucciones que a través de esta Guía se imparten, así como las referidas en la herramienta tecnológica dispuesta por la entidad.

Página 11 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

2.2.1 Planeación de la Auditoría

Una vez el auditor líder reciba la respectiva notificación a través del sistema de información dispuesto por la Entidad, podrá empezar a crear o desarrollar el plan de auditoría.

Con el objeto de realizar la planificación de la auditoría a ejecutar, el equipo auditor designado, dentro de los cuatro (4) días hábiles anteriores a la ejecución del proceso auditor, efectuará mesa de trabajo, estableciendo:

Actividades a ejecutar. Temáticas a abordar. Determinar roles y actividades de auditor Líder y Equipo Auditor, con base en la auditoría a realizar. Términos de presentación de información, documentos y análisis para la correspondiente consolidación tanto del informe preliminar como final. (Atender Riesgos operacionales – Proceso Auditorías Integrales de Gestión). Los demás aspectos que se consideren pueden incidir positiva o negativamente en el desarrollo del proceso auditor.

Nota 3: De la reunión realizada por el equipo auditor se deberá diligenciar la correspondiente lista de asistencia-Formato ASFT04, la cual obrará como papel de trabajo.

Nota 4: El Auditor Líder, mediante correo electrónico informará al Equipo Auditor los roles y actividades a desarrollar por parte de Equipo designado, definidos a través de reunión de planificación.

Nota 5: En las Auditorias de Gestión, conforme a la programación definida en el Programa Anual de Auditorías y Seguimientos – PAAS, deberá contener la evaluación al Sistema Integrado de Gestión – SIG.

De encontrarse hallazgos referentes al Sistema Integrado de Gestión (SIG), estos deberán ser incorporados por el equipo auditor en sistema de información dispuesto por la Entidad; y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento que por el SIG se suscriban, deberán ser efectuados por parte de los profesionales designados al interior de la Oficina de Control Interno para estos efectos.

Nota 6: Con el objeto de evitar reprocesos para los líderes de los procesos, en la herramienta tecnológica en la que se alimentan los Informes de Auditoría, no se deben incorporar observaciones; bajo el entendido que los planes de mejoramiento deben ser formulados contra

Página 12 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

los hallazgos en las Auditorias de Gestión y las No Conformidades en las Auditorias al Sistema Integrado de Gestión – SIG.

2.2.2 Ejecución de la Auditoría

2.2.2.1 Anuncio de Auditoría

De conformidad con lo establecido en el Programa Anual de Auditorías y Seguimiento (PAAS) (IGFT04 V1) de la Oficina de Control Interno, el auditor líder, creará y comunicará a través de la herramienta tecnológica dispuesta por la Entidad, el plan de auditoría al líder del proceso a auditar.

Con este se da inicio a la fase de ejecución de la auditoría.

2.2.2.2 Reunión de Apertura

A la Apertura de Auditoría deberán asistir el Auditor Líder designado y el Equipo Auditor y optativamente el Jefe de la Oficina de Control Interno; reunión en la cual fundamentalmente se realizará lo siguiente:

a) Presentar los Integrantes del equipo Auditorb) Comunicar los Objetivos de la Auditoría.c) Comunicar el Alcance de la Auditoría.d) Establecer los canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado.e) Solicitar los recursos e instalaciones que eventualmente se consideren necesarios para

ejecutar el proceso auditor.f) Solicitar acceso a documentos y registros relevantes, si es el caso.g) Recibir inquietudes y/o comentarios del auditado, si es el caso.

El desarrollo de la reunión deberá quedar registrado en la herramienta tecnológica dispuesta por la Entidad y deberá ser diligenciado el formato “Lista de Asistencia” (ASFT04).

Nota 7: La Ejecución de la Auditoría deberá efectuarse de conformidad a las instrucciones que a través de esta Guía se imparten, así como las que se refieran en la herramienta tecnológica dispuesta por la entidad.

Página 13 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Nota 8: En la herramienta tecnológica dispuesta por la Entidad, respecto de la “Agenda de Auditoría del Plan Detallado”, deberán incorporarse como mínimo los siguientes aspectos:

Apertura de la Auditoría (Ver procedimiento IGPD01 V3). Verificación (in – situ). Elaboración Informe Final de Auditoría.

2.2.2.3 Solicitud de Información

La solicitud de información se realizará de manera formal (Memorando y/o Correo Electrónico), por el líder de auditoría, a través del Jefe de la Oficina de Control Interno al líder del proceso a auditar, enlace designado con la Oficina de Control Interno o funcionario que el líder del proceso asigne para atender el proceso de verificación; de conformidad con la concertación que en la materia se haya efectuado con el auditado en la reunión de apertura.

Nota 9: Para la recepción de evidencias requeridas por la Oficina de Control Interno durante la ejecución de las Auditorías, el auditor líder deberá informar al líder del Proceso auditado, que la información que sea aportada de conformidad a los requerimientos efectuados, deberá ser suministrada a través del “Banco de Evidencias para Seguimientos y Auditorías de la Oficina de Control Interno”, a través del enlace establecido para cada uno de los ejercicios.

Es preciso señalar que este enlace refiere de manera general al Banco de Evidencias, por lo cual, es responsabilidad de cada líder de auditoría suministrar con precisión el link respectivo a los procesos auditados.

El equipo auditor deberá cotejar si la información aportada es completa, correcta, verás y consistente de conformidad con lo solicitado.

Nota 10: Dentro del ejercicio auditor, si el auditado conforme a los tiempos que se definan no hace entrega de la información requerida por parte de la Oficina de Control Interno, no será tenida en cuenta por los equipos evaluadores y se deberá dejar como limitante dentro del correspondiente informe de auditoría.

2.2.2.4 Verificación (IN – SITU)

Los Auditores designados, ejecutarán la auditoría, con base en la normatividad vigente, el Estatuto de Auditoría, el Código de Ética del Auditor y el Plan de Auditoría previamente definido e

Página 14 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

informado al responsable del proceso auditado, para lo cual estudiarán el respectivo proceso, garantizando que la auditoría sea ejecutada de manera eficiente, eficaz y efectiva.

Para verificar la información, se pueden utilizar alguna (s) de las herramientas y/o técnicas de auditoría, relacionadas a continuación:

- Muestreos de auditoría- Entrevistas con servidores públicos, contratistas y en general personal vinculado al proceso

a auditar.- Revisión de documentos y registros de información.- Aplicación de criterios de medición y pruebas.- Observación de actividades, el ambiente y/o de las condiciones y medios de trabajo

circundante.

Tan solo la información que es verificable puede constituir evidencia de la auditoría, la cual hace parte de los papeles de trabajo (entre los cuales se encuentran fotografías, videos, grabaciones, etc.), los cuales deberán ser aportados al Jefe de la Oficina de Control Interno, al momento de presentar a revisión de la Jefatura el informe preliminar de Auditoría, con el objeto sirvan de sustento de las conclusiones - hallazgos (positivos – negativos) evidenciados en el proceso auditor.

2.2.3 Informe Preliminar de Auditoría de Gestión

2.2.3.1 Elaboración y Revisión Informe Preliminar de Auditoría de Gestión

Una vez recaudada y analizada la información obtenida en desarrollo del proceso auditor, el Equipo Auditor redactará Informe Preliminar de Auditoria, el cual debe contener como mínimo la siguiente estructura:

Portada: Esta como mínimo deberá contener: Proceso Auditado Dependencia líder del proceso auditado Fecha de presentación del informe (Ciudad – mes - año)

Tabla de Contenido Objetivo, Alcance; Criterio(s) de Auditoría y Metodología. Limitantes Conclusiones – Hallazgos (positivos – negativos). Recomendaciones

Página 15 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Para la revisión del Informe Preliminar se convocará a reunión al Jefe de la Oficina de Control Interno y al Equipo Auditor.

El Equipo Auditor, aportará al Jefe de la Oficina de Control Interno los papeles de trabajo que sustenten las conclusiones, observaciones y demás resultados producto de la actividad auditora.

Nota 11: En el entretanto la herramienta tecnológica dispuesta por la entidad, permita el envío del informe preliminar de auditoría, el mismo se remitirá al responsable del proceso auditado, en los formatos institucionales que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión (Word, Excel o Power Point), mediante el Sistema de Correspondencia dispuesto por la Entidad y Correo Electrónico.

Nota 12: La redacción de Hallazgos deberá efectuarse de conformidad a las instrucciones contenidas en la herramienta tecnológica dispuesta por la entidad.

2.2.3.2 Conciliación o Traslado de Informe Preliminar de Auditoría.

Una vez elaborado el Informe Preliminar de Auditoría, el Auditor Líder determinará, en atención al Derecho a la Defensa y Contradicción, la pertinencia de conciliar o trasladar el Informe Preliminar, y de acuerdo a lo definido, los pasos a seguir son los siguientes:

Conciliación Informe Preliminar de Auditoría: El Auditor Líder deberá convocar mesa de trabajo con la participación del Equipo Auditor y el Líder del Proceso auditado o funcionario designado, con el ánimo de comunicar las fortalezas, debilidades, conclusiones y hallazgos generados en el proceso auditor; el desarrollo de la reunión deberá quedar registrado en la herramienta tecnológica dispuesta por la entidad y deberá ser diligenciado el formato “Lista de Asistencia” (ASFT04).

En caso que se presenten observaciones al Informe Preliminar, el Líder del Proceso Auditado, deberá aportar al Equipo Auditor las evidencias que se consideren necesarias (de conformidad a lo señalado en la Nota N. 7 de la presente Guía), para que sean objeto de análisis y evaluación; de considerarlas objetivas, útiles y pertinentes, serán tenidas en cuenta en el Informe Final de Auditoría.

Trasladar el Informe Preliminar de Auditoría: El Líder de Auditoría proyectará al Jefe de la Oficina de Control Interno, memorando dirigido al líder del proceso auditado y demás procesos que puedan tener injerencia en la auditoría ejecutada, en el cual realizará traslado del Informe

Página 16 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Preliminar de Auditoría, precisando que el proceso auditado, contará con el término de cinco (5) días hábiles, a partir del día siguiente al recibo del informe, para presentar observaciones, aporte de evidencia objetiva (de conformidad a lo señalado en la Nota N. 7 de la presente Guía) y análisis respecto del informe preliminar, dejando constancia en la comunicación, que si dentro del término antes señalado, no se reciben observaciones, el informe preliminar ostentará la calidad de Informe Final, entendiéndose que el líder del proceso se encuentra de acuerdo con el Informe oportunamente presentado.

2.2.3.3 Observaciones por parte líder del Proceso Auditado respecto del Informe Preliminar de Auditoría

En caso de presentarse observaciones al Informe Preliminar de Auditoría, el Jefe de la Oficina de Control Interno asignará al Equipo Auditor, a través del sistema documental vigente, las observaciones remitidas por el Proceso Auditado.

Una vez allegado documento de observaciones (si las hubiese), el Equipo Auditor, precisará la oportunidad en la entrega de las mismas; es decir, verificará el cumplimiento del término preceptuado en el procedimiento “Planeación y Ejecución de Auditorías de Gestión”; con el objeto se materialice el derecho a la defensa y contradicción que le asiste al auditado.

En caso que de la verificación se concluya que existe extemporaneidad en la presentación de observaciones, o que las mismas no fueron presentadas, el Informe Preliminar de Auditoría ostentará la calidad de Informe Final de Auditoría; para lo cual el líder de la misma proyectará al Jefe de la Oficina de Control Interno, memorando remisorio dirigido al Despacho del Superintendente Nacional de Salud y al líder del proceso auditado.

Ahora bien, en caso de establecerse que las observaciones (si las hubiese) fueron presentadas en término, el Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, procederá a evaluarlas conjuntamente con la evidencia objetiva allegada (de conformidad a lo señalado en la Nota N. 7 de la presente Guía), determinando la conducencia para efectuar ajustes del Informe Preliminar de Auditoría, enunciando las observaciones y a renglón seguido, el pronunciamiento del Equipo Auditor y de esta manera se incorporará en el Informe Final de Auditoría.

2.2.4 Informe Final de Auditoría de Gestión

Página 17 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

El Auditor Líder convocará mesa de trabajo al Equipo Auditor, para que en conjunto se proceda a analizar, evaluar, concertar y concluir, si las observaciones presentadas ameritan el ajuste del Informe Preliminar de Auditoría, para lo cual el Equipo Auditor pondrá a consideración de la Jefatura de la Oficina, proyecto de Informe Final de Auditoría.

Para la revisión del proyecto de Informe Final de Auditoría, el Jefe de la Oficina de Control Interno, convocará al Equipo Auditor, para que en conjunto se revise el documento, siendo este, quien aprueba o eventualmente, solicite ajustes al mismo.

En caso que sea aprobado el proyecto de Informe Final de Auditoría, el auditor líder, proyectará al Jefe de la Oficina de Control Interno, memorando dirigido al Despacho del Superintendente Nacional de Salud y al líder del proceso auditado y demás procesos que puedan tener injerencia en la auditoría ejecutada, remitiendo el Informe Final de Auditoría.

La Ejecución de la Auditoría deberá efectuarse de conformidad a las instrucciones señaladas en la Nota N. 5 de la presente Guía.

En caso de evidenciarse la necesidad de suscribir Plan de Mejoramiento con ocasión de la formulación de hallazgos de auditoría, el líder del proceso auditado deberá en el término de diez (10) días hábiles, registrar el correspondiente plan de mejoramiento y/o acciones correctivas en la herramienta tecnológica dispuesta por la entidad, para que, la Oficina Asesora de Planeación apruebe y la Oficina de Control Interno realice seguimiento posterior, a los planes de mejoramiento suscritos por los auditados, para lo cual se tendrá en cuenta la programación definida en el Programa Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) de la Oficina de Control Interno.

Nota 13: El Líder de auditoría en conjunto con el Equipo Auditor, una vez remitido el Informe Final, deberá de manera inmediata incorporar los Hallazgos en la herramienta tecnológica dispuesta por la Entidad.

Nota 14: En caso que conforme al muestreo aleatorio o selectivo que se realice, no se encuentre evidencia objetiva que permita formular No Conformidades, el Equipo Auditor deberá realizar los análisis correspondientes que permitan contribuir al mejoramiento continuo del proceso auditado, los cuales se materializaran a través de recomendaciones.

Así mismo, se deberá evidenciar el mejoramiento continuo del Proceso Auditado, como consecuencia de las acciones adelantadas por el responsable del proceso, en consonancia y aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, estos son: Autoevaluación, Autogestión y Autorregulación.

Página 18 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

En caso que el Jefe de la Oficina de Control Interno solicite al Equipo Auditor ajustes al proyecto de informe, el Líder de Auditoría deberá convocar nueva mesa de trabajo con el Equipo Auditor y realizar las correcciones que el Jefe de la Oficina instruya.

El Equipo Auditor, aportará al Jefe de la Oficina de Control Interno los papeles de trabajo que sustenten las conclusiones, observaciones y demás resultados producto de la actividad auditora, de conformidad a lo señalado en la Nota N. 7 de la presente Guía.

Nota 15: El Informe Final de Auditoría de Gestión será remitido al señor Superintendente Nacional de Salud en los formatos institucionales que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión (Word, Excel o Power Point), mediante el Sistema de Correspondencia dispuesto por la Entidad.

2.2.5 Publicación Informe en carpeta compartida y página web

Finalizado el proceso de auditoría y una vez se hayan generado los correspondientes informes y se incorpore la totalidad de información requerida en la herramienta tecnológica dispuesta por la entidad por parte del Auditor Líder, este deberá incorporar en la carpeta compartida de la Oficina de Control Interno, el Informe Final de Auditoría (formato PDF), para que el (la) funcionario (a) designado (a), realice la publicación del mismo en la página web de la Entidad, esto en cumplimiento de los preceptos contenidos en la Ley 1712 de Marzo de 2014.

2.2.6 Planes de Mejoramiento producto de las auditorías de gestión

Con ocasión de los hallazgos formulados, en desarrollo del proceso auditor, el líder del proceso auditado, deberá incorporar en la herramienta tecnológica que disponga la Entidad, los Planes de Mejoramiento, (los cuales serán desarrollados a través de acciones correctivas), que permitan eliminar las causas que dieron origen a la formulación del hallazgo, actividad esta, que deberá realizarse dentro de los siguientes diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la presentación del Informe final de Auditoría de Gestión, remitido al Despacho del Superintendente Nacional de Salud, y en todo caso, una vez el líder del proceso auditado reciba la correspondiente notificación que genera la herramienta tecnológica que disponga la entidad.

Una vez aprobado por la instancia competente el plan de mejoramiento, que permita eliminar las causas que dieron origen al hallazgo, serán objeto de seguimiento por parte de la Oficina de

Página 19 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Control Interno (Equipo Auditor) estableciendo la eficacia de las mismas, generando el cierre el plan en los casos a que haya lugar.

En caso de que se evidencie que el Plan de Mejoramiento formulado, no es eficaz, este se reasignará nuevamente al proceso auditado, con el fin se genere un nuevo plan, que permita superar los hallazgos.

El equipo de auditoría de gestión, será responsable del seguimiento de las acciones correctivas y/o correcciones derivadas de los Planes de Mejoramiento, producto de los hallazgos de auditoría.

El Informe de seguimiento en comento, será remitido por el Jefe de la Oficina de Control Interno, al líder del equipo Sistema Integrado de Gestión – SIG de la Oficina de Control Interno, indicando las razones para cerrar (Eficacia) o no de los planes de mejoramiento objeto de seguimiento.

Nota 16: Debe señalarse, que el proceso auditor inicia con la programación de la auditoría y finaliza con el seguimiento a los planes de mejoramiento, y cierre de las acciones correctivas que se susciten en desarrollo del proceso.

Página 20 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

CAPÍTULO 3. PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN AUDITORÍAS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG)

Con fundamento en las disposiciones emitidas por el DAFP (Riesgos), y en atención a la Resolución 2462 del 25 de Julio de 2017, con el cual se acata lo normado en el Decreto 648 de Abril de 2017, el Jefe de la Oficina de Control Interno realizará la Priorización de las auditorías (tanto de Gestión como del SIG) correspondientes a una vigencia, actividad que será insumo fundamental para definir los tiempos en que se realizarán las auditorías, así como la selección de los equipos auditores para la ejecución de auditorías al SIG; generándose los respectivos papeles de trabajo, como evidencia objetiva de la metodología utilizada y los resultados de la misma junto con la matriz o herramientas con las cuales se desarrolló y determinó la priorización.

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de su proceso de Auditorías Integrales de Gestión, ejecuta dos (2) procedimientos a saber:

a. Planeación y Ejecución de Auditorías de Gestiónb. Planeación y Ejecución de Auditorías al sistema Integrado de Gestión (SIG)

Auditorías que son definidas dentro del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS), formato IGFT04 V1 y Plan Anual de Gestión (PAG), formato Matriz de Formulación del Plan Anual de Gestión - PIFT02, el cual es aprobado por las instancias competentes de la Institución.

En el caso que la Alta Dirección de la Entidad solicite la realización de Auditorías Especiales de Gestión y/o Auditorías al Sistema Integrado de Gestión (SIG) no definidas en el Programa Anual de Auditorías y Seguimientos - Plan Anual de Gestión (PAG), el Jefe de la Oficina de Control Interno, determinará la viabilidad y factibilidad para la ejecución de la Auditoria; y en caso de serlo, estas deberán ser ejecutadas, de conformidad a lo establecido en los procedimientos anteriormente referidos.

El ejercicio de auditoría deberá ceñirse a los preceptos contenidos en el “Estatuto de Auditoría y Código del Auditor”, y en atención a la Resolución 2462 del 25 de Julio de 2017 con la cual se acata lo normado en el Decreto 648 de abril de 2017.

Las Auditorías a los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión (SIG) son aprobadas por la Alta Dirección de acuerdo con el Programa Anual de Auditoría y Seguimiento (PAAS), del Plan Anual de Gestión, de cada vigencia.

3.1. PROGRAMACIÓN ANUAL DE AUDITORÍAS AL SIG

Página 21 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

El Programa Anual de Auditoría y Seguimiento (PAAS), debidamente aprobado por las instancias pertinentes, incluye la(s) auditoría(s) que se han programado para el Sistema Integrado de Gestión (SIG) y que se ejecutarán en la vigencia siguiente.

3.2. PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN AUDITORÍAS INTERNAS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG)

Se ejecutarán de conformidad al procedimiento Planeación y Ejecución Auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestión (SIG), identificado con código IGPD02 V4; sin embargo, el Equipo Auditor presentará los Informes Preliminar y Final al Jefe de la Oficina de Control Interno, en los formatos institucionales establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (Word, Excel o Power Point).

Nota 17: Los Informes elaborados en los formatos institucionales (Word, Power Point) deben ser presentados en la plantilla institucional.

Nota 18: La Planeación de la Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión (SIG) deberá efectuarse de conformidad a las instrucciones que a través de esta Guía se imparten.

Con el objeto de realizar la planificación de la auditoría interna al Sistema Integrado de Gestión (SIG), el Jefe de la Oficina de Control Interno junto con el Líder de la Auditoría al SIG, dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a la ejecución del proceso auditor, efectuará mesa de trabajo con los Auditores Líderes, Auditores Acompañantes, Gestores de las dependencias y líderes de los procesos y/o subsistemas, estableciendo:

Actividades a ejecutar. Temáticas a abordar. Determinar roles y actividades de auditor Líder y Equipo Auditor, con base en la auditoría a realizar. Términos de presentación de información, documentos y análisis para la correspondiente consolidación tanto del informe preliminar como final. Los demás aspectos que se consideren pueden incidir positiva o negativamente en el desarrollo del proceso auditor. La metodología a ser aplicada es la generalmente utilizada en este tipo de ejercicios, para lo cual se agotarán las siguientes etapas:

Planeación de la Auditoría (Equipo auditor). Anuncio de la Auditoría. Apertura de la Auditoría.

Página 22 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Solicitud de Información. Verificación (in – situ). Elaboración y revisión Informe Preliminar de Auditoría. Traslado del Informe Preliminar de Auditoría. Observaciones por parte de los líderes de los procesos Auditados, al Informe Preliminar

de Auditoría. Elaboración Informe Final de Auditoría. Publicación del informe en la página web. Seguimiento a Planes de Mejoramiento emprendidos por los líderes de los procesos

auditados.

Nota 19: De la Mesa de Trabajo realizada, se deberá diligenciar la correspondiente lista de asistencia-Formato ASFT04, la cual obrará como papel de trabajo.

Nota 20: La Planeación de la Auditoría deberá efectuarse de conformidad a las instrucciones que a través de esta Guía se imparten.

3.2.1 Ejecución de la Auditoría

3.2.1.1 Anuncio de Auditoría

De conformidad con lo establecido en el Programa Anual de Auditorías y Seguimiento (PAAS) el Jefe de la Oficina de Control Interno, informará a los líderes de los procesos, a través del sistema de correspondencia institucional (ASFL01), incorporando el Plan de Auditoría código IGFT02.

Con este se da inicio a la fase de ejecución de la auditoría.

3.2.1.2 Reunión de Apertura

A la Apertura de Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión (SIG), deberán asistir el Jefe de la Oficina de Control Interno, los Auditores Líderes designados, los Equipos Auditores, los Gestores de Calidad de cada dependencia, los líderes de los procesos y la alta dirección; reunión en la cual fundamentalmente se realizará lo siguiente:

a) Presentar los Integrantes del equipo Auditorb) Comunicar los Objetivos de la Auditoría.c) Comunicar el Alcance de la Auditoría.

Página 23 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

d) Establecer los canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado.e) Solicitar los recursos e instalaciones que eventualmente se consideren necesarios para

ejecutar el proceso auditor.f) Solicitar acceso a documentos y registros relevantes, si es el caso.g) Recibir inquietudes y/o comentarios del auditado, si es el caso.

El desarrollo de la reunión deberá quedar registrado en la herramienta tecnológica dispuesta por la Entidad y deberá ser diligenciado el formato “Lista de Asistencia” (ASFT04).

Nota 21: La Ejecución de la Auditoría deberá efectuarse de conformidad a las instrucciones que a través de esta Guía se imparten.

3.2.1.3 Solicitud de Información

La solicitud de información y/o evidencias se realizará únicamente en la visita in situ por el líder de auditoría al líder del proceso auditado, la cual debe ser aportada durante el tiempo que dure la visita in situ, y no posteriormente; de conformidad con la concertación que en la materia se haya efectuado con el auditado, en la reunión de apertura.

Nota 22: Dentro del ejercicio auditor, si el auditado no hace entrega de la información requerida por parte del Auditor Líder, ésta no será tenida en cuenta por los equipos evaluadores y se deberá dejar como limitante dentro del correspondiente informe de auditoría.

3.2.1.4 Verificación (IN – SITU)

Los Auditores designados, ejecutarán la auditoría, con base en la normatividad vigente, el Estatuto de Auditoría, el Código de Ética del Auditor y el Plan de Auditoría previamente definido e informado a los responsables de los procesos auditados, para lo cual estudiarán el respectivo proceso, garantizando que la auditoría sea ejecutada de manera eficiente, eficaz y efectiva.

Para verificar la información se pueden utilizar entre otras, alguna(s) de las herramientas y/o técnicas de auditoría, relacionadas a continuación:

- Muestreos de auditoría- Entrevistas con servidores públicos, contratistas y en general personal vinculado al proceso a

auditar.- Revisión de documentos y registros de información.- Aplicación de criterios de medición y pruebas.

Página 24 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

- Observación de actividades, el ambiente y/o de las condiciones y medios de trabajo circundante.

Tan solo la información que es verificable puede constituir evidencia de la auditoría, la cual hace parte de los papeles de trabajo (entre los cuales se encuentran fotografías, videos, grabaciones, etc.), los cuales deberán ser aportados al Jefe de la Oficina de Control Interno, al momento de presentar a revisión de la Jefatura los Informes Parciales de Auditoría, con el objeto que sirvan de sustento de las conclusiones - hallazgos (positivos – negativos) evidenciados en el proceso auditor.

3.2.2 Informe Preliminar de la Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión (SIG)

3.2.2.1 Elaboración y Revisión Informe Preliminar de Auditoría

Una vez recaudada y analizada la información obtenida en desarrollo del proceso auditor, el Auditor Líder de la Oficina de Control Interno, consolidará los informes parciales presentados por los Auditores Líderes asignados a cada proceso, y redactará el Informe Preliminar de Auditoria, el cual debe contener como mínimo la siguiente estructura:

Portada: Ésta como mínimo deberá contener: Subsistemas Auditados Fecha de presentación del informe (Ciudad – mes - año)

Tabla de Contenido Objetivo, Alcance; Criterios de Auditoría y Metodología. Fortalezas Limitantes Conclusiones – Hallazgos (positivos – negativos).

La revisión del Informe Preliminar se realizará por el Jefe de la Oficina de Control Interno y el Equipo de Sistema Integrado de Gestión – SIG de la Oficina de Control Interno.

Nota 23: El Informe Preliminar será remitido por el Jefe de la Oficina de Control Interno a través del sistema de correspondencia institucional (ASFL01), incorporando el citado informe en la plantilla Word institucional (COFL02).

3.2.2.2 Traslado de Informe Preliminar de Auditoría.

Página 25 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Una vez elaborado el Informe Preliminar de Auditoría, el Jefe de la Oficina de Control Interno, en atención al Derecho a la Defensa y Contradicción, dará el traslado del Informe Preliminar a todos los líderes de procesos y/o Subsistemas auditados, concediendo un término de cinco (5) días hábiles para el correspondiente pronunciamiento, a partir del día siguiente de la fecha del radicado en el Sistema de Correspondencia de la Institución; dejando constancia en la comunicación, que si dentro del término antes señalado, no se reciben observaciones, el informe preliminar ostentará la calidad de Informe Final, entendiéndose que el líder del proceso, se encuentra de acuerdo con el Informe oportunamente presentado.

3.2.2.3 Observaciones por parte del responsable del Proceso Auditado respecto del Informe Preliminar de Auditoría

En caso de presentarse observaciones al Informe Preliminar de Auditoría, el Jefe de la Oficina de Control Interno asignará al Auditor Líder a través de correo electrónico, la respuesta del responsable del proceso, con el fin que éste realice correspondiente análisis, y con el resultado del análisis final del Auditor Líder, procederá a consolidar el informe final de la Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión (SIG).

3.2.3 Reunión de Cierre de Auditoría

A la reunión de Cierre de Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión (SIG), deberán asistir el Jefe de la Oficina de Control Interno, los Auditores Líderes designados, los Gestores de Calidad de cada dependencia, los líderes de los procesos y la alta dirección.

El desarrollo de la reunión deberá quedar registrado en el sistema de información dispuesto por la Entidad para tal fin, y firmar Lista de Asistencia (ASFT04).

3.2.4 Informe Final de Auditoría al Sistema Integrado de Gestión-SIG

El Auditor Líder llevará a cabo mesas de trabajo con los Auditores Líderes que fueron asignados a los procesos auditados, para que en conjunto se proceda a analizar, evaluar, concertar y concluir, si las observaciones presentadas ameritan el ajuste del Informe Preliminar de Auditoría, para lo cual el Equipo Auditor pondrá a consideración de la Jefatura de la Oficina, proyecto de Informe Final de Auditoría.

Nota 24: De las reuniones realizadas por el auditor líder con los auditores líderes designados a cada proceso auditado, se deberá diligenciar la correspondiente lista de asistencia-Formato ASFT04, la cual obrará como papel de trabajo.

Página 26 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Para la revisión del proyecto de Informe Final de Auditoría, el Jefe de la Oficina de Control Interno, se reunirá con el Auditor Líder y Equipo designado para ello, para que en conjunto se revise el documento, siendo este, quien aprueba o eventualmente, solicita ajustes al mismo.

En caso que sea aprobado el proyecto de Informe Final de Auditoría, el auditor líder, proyectará al Jefe de la Oficina de Control Interno, memorando dirigido al Despacho del Superintendente Nacional de Salud y a los líderes de los procesos auditados y/o subsistemas, remitiendo el Informe Final de Auditoría.

Una vez cerrada la Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión (SIG) y presentado el informe final, el auditor líder de la Oficina de Control Interno registrará en el sistema de información dispuesto por la Entidad para tal fin, las No Conformidades derivadas de la auditoría.

Con ocasión de la formulación de hallazgos de auditoría, el líder del proceso auditado deberá en el término de diez (10) días hábiles, registrar el correspondiente plan de mejoramiento en el sistema de información dispuesto por la Entidad, para que, la Oficina de Control Interno en desarrollo de sus funciones, realice seguimiento posterior, a los planes de mejoramiento suscritos por los auditados.

Nota 25: El Informe Final de Auditoría de Gestión será remitido al señor Superintendente Nacional de Salud y a los líderes de los procesos y/o subsistemas auditados en los formatos institucionales que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión (Word, Excel o Power Point), mediante el Sistema de Correspondencia dispuesto por la Entidad.

En el marco de los ejercicios de evaluación al Sistema Integrado de Gestión (SIG), en desarrollo de auditorías de primera y tercera parte, seguimientos a la gestión y otras fuentes (Dependencias/funcionarios), donde se suscriban planes de mejoramiento los cuales deben ser gestionados a través de la herramienta tecnológica dispuesta por la Entidad, los funcionarios designados por la Oficina de Control Interno para esos efectos, deberán realizar el seguimiento del 100% de las acciones correctivas y/o preventivas que adelanten las diferentes dependencias de la Entidad.

Nota 26: De encontrarse hallazgos referentes al Sistema Integrado de Gestión – SIG, en las Auditorias de Gestión y Seguimientos a Dependencias y Regionales, estos deberán ser incorporados por el equipo auditor en el sistema de información dispuesto por la Entidad y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento que por el SIG se suscriban, deberán ser efectuados por parte del Equipo Sistema Integrado de Gestión – SIG (profesionales designados por la jefatura de Control Interno).

Página 27 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Adicionalmente, se pretende que en todo momento exista información actualizada sobre los planes de mejoramiento del SIG. Para estos efectos, el Equipo de Sistema Integrado de Gestión – SIG de la Oficina de Control Interno, deberá estructurar informes de conformidad a la programación que se defina en el Plan Anual de Auditoría y Seguimientos (PAAS) debidamente aprobado por las instancias pertinentes; sin embargo, la información sobre Planes de Mejoramiento del SIG y su estado, deberá mantenerse actualizada mensualmente, para el caso que la Alta Dirección o la Oficina Asesora de Planeación requiera información sobre el particular.

3.2.5 Publicación informe en carpeta compartida y página web

Finalizado el proceso de auditoría y una vez se haya generado el correspondiente informe y se incorpore la totalidad de información requerida en el sistema de información dispuesto por la Entidad por parte del Auditor Líder, este deberá incorporar en la carpeta compartida de la Oficina de Control Interno, el Informe Final de Auditoría (formato PDF), para que la funcionario (a) designado (a), realice la publicación del mismo en la página web de la Entidad, esto en cumplimiento de los preceptos contenidos en la Ley 1712 de Marzo de 2014.

3.2.6 Planes de Mejoramiento producto de las Auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestión-SIG

Una vez presentado el informe final, el auditor líder de la Oficina de Control Interno registrará en el sistema de información dispuesto por la Entidad para tal fin, en el Módulo Planes de Mejoramiento, las No Conformidades derivadas de la auditoría.

La Oficina de Control Interno, en desarrollo de su función de control posterior, realizará seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas planteadas por los líderes de los procesos auditados, ante las no conformidades incorporadas en el informe final de la auditoría, siendo responsabilidad de aquéllos, el análisis de las causas, la redacción de las respectivas acciones correctivas, su ejecución, y reporte de evidencias en el sistema de información dispuesto por la Entidad, de conformidad con lo establecido en esta Guía de Orientación de Labores de la Oficina de Control Interno.

Página 28 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

CAPÍTULO 4. SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

4.1 SEGUIMIENTO GESTIÓN A LAS DEPENDENCIAS

De conformidad al Programa Anual de Auditorías y Seguimientos -PAAS- de la Oficina de Control Interno, se encuentra definida la realización de Seguimientos a la Gestión Institucional, unos determinados por la Ley y otros definidos por esta Oficina, actuación que aplica a todas las Dependencias y procesos de la Superintendencia Nacional de Salud, los cuales, son desarrollados de manera individual por parte del funcionario designado por el Despacho de la Oficina de Control Interno.

De conformidad al Programa Anual de Auditorías y Seguimientos -PAAS- de la Oficina de Control Interno, se encuentra definida la realización de Seguimientos a la Gestión Institucional, unos determinados por la Ley y otros definidos por esta Oficina, actuación que aplica a todas las Dependencias y procesos de la Superintendencia Nacional de Salud, los cuales, pueden ser desarrollados tanto en equipo, como de manera individual.

Indistintamente del número de funcionarios de la Oficina de Control Interno que se encuentren designados para la realización de un seguimiento, la responsabilidad de la ejecución, y consecución de los objetivos propuestos resulta ser compartida; precisando que los líderes de seguimiento deberán realizar gestiones adicionales en procura del éxito del ejercicio de seguimiento a desarrollar.

Los equipos de Seguimiento de la Oficina de Control Interno, en ejecución de los mismos, deberán establecer, los siguientes aspectos:

1. Fijar el objetivo del seguimiento.2. Fijar el criterio. Para fijar el criterio de seguimiento, se hace necesario señalar la normatividad aplicable o vigente (interna y externa), que deben ser tenidas en cuenta para evaluar las actividades fijadas en el alcance del seguimiento. 3. Fijar el alcance, esto en cuanto a tiempo y temas a abordar en el seguimiento.4. Metodología a seguir. La metodología a ser aplicada es la generalmente utilizada en este tipo de ejercicios, para lo cual se agotarán las siguientes etapas:

4.1 Programación del Seguimiento a la Gestión.4.2 Planeación del Seguimiento a la Gestión (Equipo Seguimiento).4.3 Anuncio del seguimiento. (Por Correo Electrónico proyectado por el Padrino de la Regional y/o dependencia, para ser enviado por el Jefe de la Oficina).4.4 Ejecución del seguimiento.

Página 29 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

4.5 Solicitud de Información. (Por correo Electrónico proyectado por el Padrino de la Regional y/o dependencia, para ser enviado por el Jefe de la Oficina).4.6 Verificación (in – situ).4.7 Elaboración y revisión Informe de seguimiento.4.8 Comunicación informe de seguimiento.4.9 Publicación informe en carpeta compartida y página Web.

4.1.1 Programación del Seguimiento a la Gestión

La programación del seguimiento a la gestión y del Sistema Integrado de Gestión (SIG), se encuentran incorporadas en el PAAS – “Programa Anual de Auditoría y Seguimiento”, de la Oficina de Control Interno para la correspondiente vigencia.

4.1.2 Planeación del Seguimiento a la Gestión (Equipo Seguimiento)

Con el objeto de realizar la planificación del seguimiento a la gestión a ejecutar, el equipo de seguimiento designado, dentro de los dos (2) días hábiles anteriores a la ejecución del seguimiento, se reunirá, estableciendo:

Actividades a ejecutar. Temáticas a abordar: Como mínimo, el equipo de seguimiento deberá incorporar en el informe

de seguimiento las siguientes: Evaluación cumplimiento de Funciones y/o Procedimientos Evaluación Mapa de Riesgos (Operativos y de Corrupción) Seguimiento recomendaciones formuladas en otros seguimientos. Seguimiento a los Hallazgos de las Auditorías de Gestión.

Nota 27: Para efectos del seguimiento a recomendaciones, se debe tener en cuenta el alcance a establecer, dado que se puede realizar seguimiento a recomendaciones generadas en otras vigencias.

Nota 28: En lo concerniente al seguimiento a Planes Institucionales o Estrategias adoptadas por la Entidad sujetas a cronogramas, deberá efectuarse seguimiento, mediante muestreo aleatorio, al 30% de las actividades definidas (según cronograma), para lo cual se incorporará en el informe de seguimiento las evidencias objetivas que permitan establecer el grado de cumplimiento de cada actividad aunado a que las mismas reposen como papeles de trabajo en desarrollo del seguimiento.

Página 30 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

4.1.3 Anuncio del Seguimiento

El líder o equipo seguimiento, en los casos que aplique, proyectará correo electrónico, dirigido al líder del proceso y/o dependencia objeto de seguimiento, en el cual se deberá informar el alcance a tener en cuenta. Una vez revisado y aprobado el Correo por el Jefe de la Oficina de Control Interno, éste lo remitirá por el correo institucional.

De otro lado debe señalarse en el correo, a partir de qué fecha inicia el seguimiento; aspecto este del cual el líder del seguimiento o el equipo seguimiento, en los casos que aplique, deberá estar atento, debido a que pueden presentarse eventuales cambios en la fecha, originados por propuesta que realice el líder del proceso objeto de seguimiento, con ocasión de compromisos previamente adquiridos.

4.1.4 Ejecución del Seguimiento

El líder o equipo seguimiento, en los casos que aplique, solicitará la información necesaria de manera formal, proyectando correo para la remisión por parte del Jefe de la Oficina, para cumplir con los objetivos definidos en el seguimiento, correo dirigido al líder del proceso objeto del seguimiento – enlace designado con la Oficina de Control Interno o funcionario que el líder del proceso asigne para atender el proceso de verificación.

Nota 29: Dentro del ejercicio auditor o de seguimiento, si el auditado conforme a los tiempos que se definan no hace entrega de la información requerida por parte de la Oficina de Control Interno, no será tenida en cuenta por los equipos evaluadores y se deberá dejar como limitante dentro del correspondiente informe (auditoría – seguimiento).

4.1.5 Verificación (IN – SITU)

El líder o equipo seguimiento, en los casos que aplique, deberá realizar verificación in situ para evaluar:

La completud, veracidad y calidad de la información solicitada y allegada. En caso que la información solicitada no hubiese sido aportada; esta podrá ser recaudada al momento de hacer la verificación in situ. Efectuar análisis de la información recaudada Para verificar la información se pueden utilizar entre otras, alguna (s) de las herramientas y/o técnicas relacionadas a continuación:- Muestreos de seguimiento

Página 31 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

- Entrevistas con servidores públicos, contratistas y en general personal vinculadas al proceso objeto de seguimiento.

- Revisión de documentos y registros de información.- Aplicación de criterios de medición y pruebas - Observación de actividades, el ambiente y/o las condiciones y medios de trabajo circundante.

Tan solo la información que es verificable puede constituir evidencia del seguimiento, en lo posible, en el recaudo de información debe buscarse que quede evidenciado, con Fotografías, Videos, Grabaciones y papeles de trabajo, con el fin que estos sirvan de sustento de las conclusiones - hallazgos (positivos – negativos) evidenciados en el proceso de seguimiento.

El líder o equipo seguimiento, ejecutará el mismo, con base en la normatividad vigente, para lo cual estudiarán el respectivo proceso, garantizando que el seguimiento sea ejecutado de manera eficiente, eficaz y efectiva.

4.1.6 Elaboración y Revisión Informe de Seguimiento a la Gestión

Una vez recaudada y analizada la información obtenida en desarrollo del proceso evaluador, El líder o equipo seguimiento, en los casos que aplique, redactará Informe, el cual debe contener como mínimo la siguiente estructura:

Portada: Esta como mínimo deberá contener: Nombre Informe de Seguimiento Dependencia líder del proceso objeto de seguimiento Fecha de presentación del informe (Ciudad - mes – año)

Tabla de Contenido Objetivo, Alcance, Criterio(s) de seguimiento y Metodología. Informe Conclusiones – Hallazgos (positivos – negativos) Recomendaciones

La revisión del Informe de Seguimiento, se llevará a cabo entre el Jefe de la Oficina de Control Interno y el líder o equipo seguimiento, en los casos que aplique.

El líder o equipo seguimiento, en el caso que aplique, aportará al Jefe de la Oficina de Control Interno los papeles de trabajo que sustenten las conclusiones, observaciones y demás resultados producto de la actividad de seguimiento.

Página 32 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Para la revisión del proyecto de Informe de seguimiento, el jefe de la Oficina de Control Interno, convocará al Equipo de seguimiento, para que en conjunto se revise el documento, siendo este, quien aprueba o eventualmente, solicite ajustes al mismo.

En caso que el Jefe de la Oficina de Control Interno solicite al Equipo de seguimiento ajustes al proyecto de informe de seguimiento, el Líder del ejercicio, convocará a nueva mesa de trabajo al Equipo de seguimiento para actuar de conformidad, diligenciando lista de asistencia, si es del caso.

En caso que el Jefe de la Oficina de Control Interno apruebe el proyecto de Informe de seguimiento, el líder, proyectará Memorando para aprobación y envío por parte de la Jefatura de la Oficina, dirigido al Despacho del Superintendente Nacional de Salud y al líder del proceso objeto del seguimiento, remitiendo el Informe.

Nota 30: En caso que conforme al muestreo aleatorio o selectivo que se realice, no se encuentre evidencia objetiva que permita formular hallazgo negativo, el Equipo Auditor, deberá realizar los análisis ecuánimes correspondientes que permitan imprimir al proceso auditado la evolución o mejoramiento continuo del mismo, los cuales, se materializan a través de recomendaciones.


4.1.7 Planes de Mejoramiento Producto de los seguimientos a la Gestión Institucional

Con ocasión de los hallazgos formulados, en desarrollo del proceso de seguimiento a la gestión, el líder del proceso evaluado, deberá incorporar en el sistema de información dispuesto por la Entidad para tal fin, los Planes de Mejoramiento, (los cuales serán desarrollados a través de acciones correctivas y/o correcciones) que permitan eliminar las causas que dieron origen a la formulación del hallazgo, actividad esta que deberá realizarse dentro de los siguientes diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la presentación del Informe final de Auditoría de Gestión al Despacho del Superintendente Nacional de Salud.

Es decir, el líder del proceso auditado en el marco de un plan de mejoramiento, formulará acciones correctivas ante la Oficina Asesora de Planeación y/o Correcciones ante la Oficina de Control Interno.

Página 33 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

El líder de seguimiento a la gestión será responsable de evaluar la efectividad de las acciones correctivas y/o correcciones, derivadas de los hallazgos detectados; y en caso de contar con equipo de seguimiento de ser necesario, solicitará apoyo del equipo auditor para determinar la efectividad y consecuente cierre de las mismas.

El seguimiento en comento será reportado a través de correo electrónico al líder del equipo del Sistema Integrado de Gestión – SIG de la Oficina de Control Interno, indicando las razones para cerrar (Efectividad) o no los planes de mejoramiento objeto de seguimiento.

Nota 31: Debe señalarse, que el proceso auditor inicia con la programación de la auditoría y finaliza con el cierre de las acciones correctivas y/o correcciones que se susciten en desarrollo del proceso auditor.

CAPITULO 5. SEGUIMIENTO REGIONALES Y PUNTOS DE ATENCIÓN

Para el caso del seguimiento a efectuarse a la gestión ejecutada por las Regionales de la Entidad, se deberán abordar como mínimo las siguientes temáticas, en el marco del cumplimiento de las funciones preceptuadas en el acto administrativo que se encuentre vigente.

Evaluación cumplimiento de Funciones

Página 34 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Evaluación Procedimientos Gestión realizada por la Regional: Deberán verificarse los siguientes ítems:

a. USUARIOS ATENDIDOS Canal Personalizado Documentos Radicados

b. USUARIOS ATENDIDOS CANAL PERSONALIZADO Peticiones, Quejas, Reclamos o Denuncias Solicitud de Información

c. DIRECCIONAMIENTO INTERNO AL GRUPO INTERNO SIS PQRD – Riesgo de Vida

d. GESTIÓN DIRECTA DE LA REGIONAL Instrucción Seguimiento Providencias Judiciales Derechos de Petición

e. PQRD POR MACROMOTIVO Restricción en el acceso a los servicios de salud Insatisfacción del usuario con el Proceso Administrativo No Reconocimiento de las Prestaciones Económicas Deficiencia en la efectividad de la atención en salud Falta de disponibilidad o inapropiado manejo del recurso Humano y Físico para la atención Peticiones, Quejas y Reclamos interpuestas por IPS – EPS, Entidades Territoriales y

Organismos de Control y Vigilancia.

f. PQRD POR ENTIDAD VIGILADA

Evaluación Mapa de Riesgos (Operativos y de Corrupción) Seguimiento recomendaciones y/o planes de mejoramiento producto de los seguimientos

a la gestión formuladas en otros seguimientos. Evaluación Aspectos relativos al SIG de la Regional. Seguimiento Puntos de Atención al Usuario

Página 35 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Nota 32: El Padrino de la Regional, antes de someter el informe de visita al Jefe de la Oficina de Control Interno, deberá verificar que las cifras incorporadas en el mismo coincidan. Por ejemplo, si se cita el Número de PQRs recibidas en la Regional, al momento de desglosarlas por EPS o por Macromotivo, estas cifras deben coincidir.

De conformidad a la atención impartida en la Ley 1438 de 2011, de desconcentración de la Entidad y en atención al “Plan Padrino” de la Oficina de Control Interno, los funcionarios de esta dependencia, designados para realizar durante la vigencia respectiva seguimientos a las Regionales, deberán en cada comisión, evaluar la gestión desarrollada tanto en la sede de la Regional, como en un (1) Punto de Atención al Usuario, de la jurisdicción de la regional asignada.

Para efectos del seguimiento a la gestión de los Puntos de Atención al Usuario, se tendrá en cuenta como criterio de verificación los actos administrativos que regulen el tema. Los comisionados deberán informar relativo a los puntos de atención los siguientes aspectos:

a. Personal con el que cuenta el Punto de Atención; si es funcionario de la Superintendencia Nacional de Salud, Contratista o vinculado a través de un tercero; así como su formación académica y señalar las capacitaciones recibidas para el desempeño de las funciones de atención a la ciudadanía.

b. Estado del Punto de Atención, refiriéndose a su accesibilidad, equipos con los que se cuente para la atención a la ciudadanía, identificación del personal que atiende en el punto de atención; así como la relación que se tiene con la Regional correspondiente, en procura de un actuar institucional armónico.

c. Número de PQRs que el Punto de Atención Visitado atendió en un periodo determinado de tiempo.

De los anteriores aspectos que deben incorporarse en los informes, deberá recaudarse la evidencia correspondiente, y en la medida de posibilidades incorporar en el informe, material fotográfico que permita al destinatario del informe verificar las afirmaciones que se realicen en el documento correspondiente (Informe).

Nota 33: Los Comisionados para Visitar Regionales, deberán acordar antes de la comisión, los aspectos que evaluarán, para que, en el mes respectivo, se revisen los mismos aspectos, esto

Página 36 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

es, en un mes determinado; se evaluaran los mismos riesgos, y los mismos aspectos del SIG y funciones y/o Procedimientos.

Lo que busca esta instrucción, es que cuando tengamos que consolidar información para el SIG o para Riesgos, tanto operativos como de corrupción, o de PQRs; poder consolidar la información mucho más fácilmente.

Los Funcionarios de la Oficina de Control Interno deberán tomar atenta nota de esta instrucción, debiéndose desarrollar un trabajo en equipo para lograr el objetivo trazado, y para poder evidenciar esto, mensualmente los comisionados deberán aportar al Jefe de la Oficina de Control Interno, listado de asistencia que permita dar cuenta que los funcionarios comisionados; se reunieron para acordar los aspectos que evaluaran en las visitas (Seguimientos) del respectivo mes a las Regionales asignadas.

Nota 34: En los Seguimientos a la Gestión, conforme a la programación definida en el Programa Anual de Auditorías y Seguimientos – PAAS, deberá incorporarse dentro del alcance definido para el seguimiento a efectuar, evaluación a aspectos del Sistema Integrado de Gestión – SIG, que conforme ya se expuso, debe existir acuerdo

De encontrarse hallazgos (No Conformidades) referentes al Sistema Integrado de Gestión – SIG, el seguimiento a los Planes de Mejoramiento que se suscriban, se efectuarán por los funcionarios designados por la Jefatura de Control Interno.

5.1 ANUNCIO DEL SEGUIMIENTO

El líder de seguimiento, proyectará correo electrónico, dirigido al líder del proceso, Regional y/o dependencia objeto de seguimiento, en el cual se deberá informar el objetivo, alcance, criterios a tener en cuenta, metodología a aplicar y la justificación del mismo. Una vez revisado y aprobado el Correo por el Jefe de la Oficina de Control Interno, éste lo remitirá por el correo institucional.

De otro lado debe señalarse en el correo, a partir de qué fecha inicia el seguimiento; aspecto este del cual el líder del seguimiento deberá estar atento, debido a que pueden presentarse eventuales cambios en la fecha, originados por eventual propuesta que realice el líder del proceso objeto de seguimiento, con ocasión de compromisos previamente adquiridos.

5.2 EJECUCIÓN DEL SEGUIMIENTO

Página 37 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

El equipo de seguimiento designado, solicitará la información necesaria de manera formal, proyectando correo para la remisión por parte del Jefe de la Oficina, para cumplir con los objetivos definidos en el seguimiento, correo dirigido al líder del proceso objeto del seguimiento – enlace designado con la Oficina de Control Interno o funcionario que el líder del proceso asigne para atender el proceso de verificación.

Nota 35: Dentro del ejercicio auditor o de seguimiento, si el auditado conforme a los tiempos que se definan no hace entrega de la información requerida por parte de la Oficina de Control Interno, no será tenida en cuenta por los equipos evaluadores y se deberá dejar como limitante dentro del correspondiente informe (auditoría – seguimiento).

5.3 VERIFICACIÓN (IN – SITU)

El equipo de seguimiento, deberá realizar verificación in situ para evaluar:

La completud, veracidad y calidad de la información solicitada y allegada. En caso que la información solicitada no hubiese sido aportada; esta podrá ser recaudada al momento de hacer la verificación in situ. Efectuar análisis de la información recaudada Para verificar la información se pueden utilizar entre otras, alguna (s) de las herramientas y/o técnicas relacionadas a continuación:- Muestreos de seguimiento- Entrevistas con servidores públicos, contratistas y en general personal vinculadas al proceso

objeto de seguimiento.- Revisión de documentos y registros de información.- Aplicación de criterios de medición y pruebas - Observación de actividades, el ambiente y/o las condiciones y medios de trabajo circundante.

En el recaudo de información debe buscarse que queden evidenciadas las conclusiones correspondientes, con fotografías, videos, grabaciones concertadas, entre otras.

Tan solo la información que es verificable puede constituir evidencia del seguimiento, la cual hace parte de los papeles de trabajo, debiendo ser aportados al Jefe de la Oficina de Control Interno, al momento de presentar a revisión de la Jefatura, el informe de seguimiento, con el objeto, sirvan de sustento de las conclusiones - hallazgos (positivos – negativos) evidenciados en el proceso de seguimiento.

Página 38 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

El equipo de seguimiento, ejecutará el mismo, con base en la normatividad vigente, para lo cual estudiarán el respectivo proceso, garantizando que el seguimiento sea ejecutado de manera eficiente, eficaz y efectiva.

Nota 36: De la visita in situ, deberá diligenciarse lista de asistencia; esto con el fin que obre como papel de trabajo dentro del ejercicio evaluador desarrollado.

5.4 ELABORACIÓN Y REVISIÓN INFORME DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN

Una vez recaudada y analizada la información obtenida en desarrollo del proceso evaluador, el Equipo de seguimiento redactará Informe, el cual debe contener como mínimo la siguiente estructura:

Portada: Esta como mínimo deberá contener: Nombre Informe de Seguimiento Dependencia líder del proceso objeto de seguimiento Fecha de presentación del informe (Ciudad - mes – año)

Tabla de Contenido Objetivo, Alcance; Criterio(s) de seguimiento; Metodología y Justificación. Conclusiones – Hallazgos (positivos – negativos) Recomendaciones

Para la revisión del Informe de Seguimiento, se convocará a reunión al Jefe de la Oficina de Control Interno y al Equipo de seguimiento.

El Equipo seguimiento, aportará al Jefe de la Oficina de Control Interno los papeles de trabajo que sustenten las conclusiones, observaciones y demás resultados producto de la actividad de seguimiento.Para la revisión del proyecto de Informe de seguimiento, el jefe de la Oficina de Control Interno, convocará al Equipo de seguimiento, para que en conjunto se revise el documento, siendo este, quien aprueba o eventualmente, solicite ajustes al mismo.

En caso que el Jefe de la Oficina de Control Interno solicite al Equipo de seguimiento ajustes al proyecto de informe de seguimiento, el Líder del ejercicio, convocará a nueva mesa de trabajo al Equipo de seguimiento para actuar de conformidad, diligenciando lista de asistencia, si es del caso.

Página 39 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

En caso que el Jefe de la Oficina de Control Interno apruebe el proyecto de Informe de seguimiento, el líder, proyectará Memorando para aprobación y envío por parte de la Jefatura de la Oficina, dirigido al Despacho del Superintendente Nacional de Salud y al líder del proceso objeto del seguimiento, remitiendo el Informe.

El Padrino que realice seguimiento a su dependencia, deberá dentro del SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES de informes anteriores (Auditorias y Seguimientos), diligenciar el formato de seguimiento a recomendaciones Código GIFT01 y este es objeto de revisión con anterioridad a la remisión del correspondiente informe por parte del Jefe de la Oficina de Control Interno.

Nota 37: En caso que conforme al muestreo aleatorio o selectivo que se realice, no se encuentre evidencia objetiva que permita formular hallazgo negativo, el Equipo Auditor, deberá realizar los análisis ecuánimes correspondientes que permitan imprimir al proceso auditado la evolución o mejoramiento continuo del mismo, los cuales, se materializan a través de recomendaciones.


CAPITULO 6. REPORTE ACTIVIDADES

Una vez remitido el Informe Final (Auditoría o Seguimiento), o cumplida alguna de las actividades que más adelante se relacionan, el Líder de evaluación o de actividad, deberá reportar en la carpeta compartida de la Oficina de Control la actividad ejecutada, señalando “Tipo de Informe”, “Mes Ejecutado”, “Área de Impacto” y “Reporte”, es decir documento que soporta el cumplimiento de la actividad, “Responsable(s)” (Equipo Auditor o de Seguimiento) y el componente del “MECI” con el cual se ha alineado y colocar el documento en formato PDF, en la carpeta compartida correspondiente (Auditorías – Seguimientos – Mes); para ello, el líder del equipo evaluador, deberá nombrar el archivo conservando la estructura – Metadata definida por la Oficina de Control.

Actividades a Reportar en la Matriz PAG OCI vigencia correspondiente– Hoja “Reporte Actividades:

Auditorías (Gestión y SIG) Seguimientos Acompañamientos Estudios

Página 40 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Trámites Asesorías

CAPITULO 7. PUBLICACIÓN INFORME EN CARPETA COMPARTIDA Y PÁGINA WEB

Una vez finalizado el seguimiento y se hayan generado y remitido los correspondientes informes (Auditoría o Seguimiento), el Líder de la evaluación o de la actividad, deberá incorporar en la carpeta compartida de la Oficina de Control Interno, vigencia correspondiente, en las carpetas “Evaluaciones OCI - Auditorías OCI o Seguimientos OCI, según sea el caso; el Informe Final de la evaluación ejecutada (formato PDF), para que la funcionaria designada, realice la publicación del mismo en la página web de la Entidad, esto en cumplimiento de los preceptos contenidos en la Ley 1712 de Marzo de 2014.

CAPITULO 8. EVALUACIÓN DE ÁREAS O DEPENDENCIAS SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD-PLAN ANUAL DE GESTIÓN (PAG)

De conformidad con lo establecido en la Circular 04 de 2004, emanada del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial y lo contenido en el Acuerdo 565 de 2016 de la Comisión Nacional del Servicio Civil, se hace necesario, definir algunos parámetros, con el fin, que los colaboradores de la Oficina de Control Interno puedan dar cabal aplicación de esos preceptos, para lo cual se considera pertinente tener en cuenta los siguientes:

Antecedentes:

1. La Circular 01 de 2016, emanada del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, preceptuó, el hecho de delegar en el Departamento Administrativo de la Función Pública, la revisión de las diferentes circulares expedidas por dicho organismo colegiado, para determinar la pertinencia y vigencia de las mismas. Es por ello que se derogaron todas las circulares expedidas por dicho organismo colegiado, con excepción de las circulares 04 de 2005 que regula lo referente a la Evaluación Institucional por dependencias en cumplimiento de la Ley 909 de 2004, y la 01 del 09 de Julio de

Página 41 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

2015, que habla del fortalecimiento del sistema de control Interno frente a su función preventiva, las cuales quedaron vigentes.

2. En cumplimiento de la Ley, la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, ha venido efectuando la evaluación de áreas o dependencias, atendiendo el régimen propio que regula la gestión de las superintendencias de la Rama Ejecutiva de la Administración Pública.

3. Para la vigencia de 2017, atendiendo la entrada en rigor del Acuerdo 565 de 2016 de la Comisión Nacional del Servicio Civil, lo contemplado en el plan Anual de Gestión (PAG), de la Superintendencia Nacional de Salud aprobado mediante Resolución No. 3140 de 2016 y lo contenido en el “Plan Padrino” implementado por la Oficina de Control Interno de la Entidad desde la vigencia de 2016, se continuará realizando este tipo de evaluación, atendiendo las siguientes Consideraciones:

Con el fin de evaluar la gestión de todos los procesos de la Entidad, esta deberá realizarse con base en una evaluación objetiva y cuantitativa del grado de ejecución de los compromisos establecidos por cada dependencia, en especial, los incorporados en el Plan Anual de Gestión de la vigencia correspondiente, documento elaborado por la Oficina de Planeación.

Ahora bien, los funcionarios de la Oficina de Control Interno, evaluarán en las fechas contenidas en el Plan Anual de Gestión (PAG), las dependencias que le fueron asignadas en el marco del “Plan Padrino”; para lo cual se utilizará el formato sugerido por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

Debe precisarse, que la evaluación del cumplimiento de actividades de cada dependencia apadrinada, deberá efectuarse al 100% de las mismas, en el marco del alcance fijado para el seguimiento, es decir, no se implementaran métodos de muestreo selectivo ni aleatorio.

El Acuerdo 565 de 2016 (Sistema tipo de Evaluación empleados de carrera y otros), contempla la posibilidad que estos funcionarios, dada la incidencia que tiene el resultado de ese seguimiento en su evaluación de desempeño, puedan interponer recursos de reposición ante el Jefe de la Oficina de Control Interno, respecto de la evaluación por áreas o dependencias de manera exclusiva, lo que implica que se debe contar por parte del funcionario de la Oficina de Control Interno que evaluó a la dependencia, con los papeles de trabajo que soporten la calificación que el área obtuvo, discriminados por cada actividad evaluada.

La evaluación por áreas o dependencias que dará inicio en el mes de Enero de la vigencia de 2017, versará respecto de la vigencia de 2016, de conformidad con lo establecido en la Circular

Página 42 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

04 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, debiendo presentar los resultados de la misma a más tardar el día 03 de Febrero de 2017 al Jefe de la Oficina de Control Interno, en el formato dispuesto para estos efectos, con el fin estos sean revisados y comunicados a los evaluadores y al Grupo de Talento Humano de la Entidad, antes del día 07 de Febrero de 2017; para este seguimiento, se evaluará la totalidad de las actividades programadas en el PAG 2016.

Para realizar la evaluación de áreas o dependencias, la Oficina Asesora de Planeación presentará al jefe la Oficina de Control Interno, informe de ejecución del Plan Anual de Gestión (PÁG) de la vigencia de 2017, para lo cual conforme se encuentra establecido en el procedimiento diseñado por el Grupo de Talento Humano, esa oficina tiene hasta el día 12 hábil del mes de Enero para remitirlo, siendo este el punto de partida para que la Oficina de Control Interno realice la evaluación, para lo cual puede tener en cuenta los informes de auditorías o seguimientos realizados para cada dependencia en la vigencia de 2016.

En todo caso debe señalarse, que resulta relevante, conducente y pertinente, revisar el procedimiento establecido EDPD01, el cual en detalle explica los términos, actividades y responsables de la gestión que ahora nos ocupa.

Nota 38: Para la realización de la evaluación de áreas o dependencias a realizar en los meses de enero y febrero de 2017 respecto de la vigencia 2016 se continuará dando aplicación del Plan Padrino 2016, es decir, los padrinos asignados en la vigencia 2016 evaluarán las dependencias a su cargo, para ese período.

Nota 39: En el mes de agosto se deberá presentar evaluación por dependencias para el primer Semestre de 2.017, la que se realizará por los padrinos de la presente vigencia, con los insumos que nos aporte la Oficina Asesora de Planeación.

CAPITULO 9. ESTATEGIA PLAN “PADRINOS”

La Oficina de Control Interno implementó el “Plan Padrinos”, el cual consiste en que funcionarios de la misma Oficina realicen evaluaciones periódicas a las diferentes dependencias que conforman la Entidad, esto a través de los diferentes procesos que son ejecutados para el desarrollo de sus actividades; esto con el propósito de generar mayor fluidez en la comunicación.

Página 43 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

Ahora bien, la Oficina de Control Interno solicitará a los líderes de todas las dependencias la definición o ratificación de los enlaces que trabajarán en conjunto con cada uno de los Padrinos designados por el Jefe de la Oficina de Control Interno.

Nota 40: Sera deber de todos los funcionarios que participan en la ejecución del proceso de evaluación y seguimiento cumplir con los roles y deberes asignados por el Jefe de la Oficina de Control Interno y/o el Líder de Auditorías o Seguimientos, conforme a lo establecido en esta guía.

Nota 41: En ejecución del macro Proceso de Seguimiento, Control y Evaluación de la Gestión, los funcionarios de la Oficina de Control Interno, deberán garantizar la no materialización tanto de los Riesgos Operativos como de Corrupción (si los hubiere), esto conforme a los riesgos identificados en la Matriz de Riesgos Institucional.

En atención a lo anterior, es necesario tener en cuenta lo preceptuado en el Decreto 4485 del 2009 por el cual se adopta la actualización de la NTCGP 1000 a su versión 2009. Numeral 4.1 Requisitos Generales literal g señala: “Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la Entidad; cuando un Riesgo se Materializa es necesario tomar acciones correctivas para evitar o disminuir la probabilidad de que vuelva a suceder”.

CAPITULO 10. ASPECTOS A TENER EN CUENTA

El Jefe de la Oficina de Control interno deberá convocar a reunión al equipo de trabajo de la Oficina el primer día hábil de cada mes, a fin de impartir las directrices pertinentes a ejecutar durante este período y de esta reunión se levantará:

Lista de Asistencia, la cual deberá ser firmada por quienes asistieron a la reunión. Acta de la reunión, la cual deberá elaborarse en el sistema de información dispuesto por Entidad, acta que deberá ser aprobada por cada uno de los participantes a la reunión.

Dentro del ejercicio auditor o de seguimiento, si el auditado conforme a los tiempos que se definan no hace entrega de la información requerida por parte de la Oficina de Control Interno, no será tenida en cuenta por los equipos evaluadores y se deberá dejar como limitante dentro del correspondiente informe (auditoría – seguimiento).

Página 44 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

CAPITULO 11. DIAGRAMAS DE FLUJO

11.1 AUDITORÍAS DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTOS

Página 45 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

11.2 AUDITORÍAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Página 46 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

CAPITULO 12. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Ley 87 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”

Guía de Auditoría para Entidades Públicas Versión 2 octubre de 2015

Circular 04 de 2005, del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de

Control Interno para Entidades del Orden Nacional y Territorial.

Circular 01 de 2016, del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno para Entidades del Orden Nacional y Territorial.

Resolución que emita la Alta Dirección, aprobando el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud correspondiente a cada vigencia.

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009.

Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI”

Guía para la Administración del Riesgo – Departamento Administrativo de la Función Pública Cuarta Edición 2011

Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción – Presidencia de la República

Decreto 648 de 2017 del Departamento Administrativo de la Función Pública

Página 47 de 48

PROCESO


1


VERSIÓN 1

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS

QUE CAMBIARON

EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA

SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

Adopción del documento

Mediante memorando 3-2017-017026 se solicitó la aprobación de la Guía de orientación de actividadesOficina de control internoMediante Memorando 3-2017-017451 se aprueba el documento.

Jefe Oficina Asesora de Planeación

08/11/2017 1

Página 48 de 48

Documents

orientación de actividades Oficina de control internoLa solicitud de información se realizará de manera formal (Memorando y/o Correo ... institucionales que hacen parte del Sistema