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ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE E CONTROLLO DI GESTIONE
10 / 04 / 2012
Relatore: Dott. Alberto Manzo
ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO
PROFESSIONALE
• COSA VUOLE DIRE “ORGANIZZARE”?
• SI PUO’ ORGANIZZARE UNO STUDIO
PROFESSIONALE?
2Organizzazione dello studio e controllo di gestione
ORGANIZZARE…
• PIANIFICAZIONE
• ESECUZIONE
• CONTROLLO
3Organizzazione dello studio e controllo di gestione
ORGANIZZARE…
• Gestire le risorse
• Creare un ambiente relazionale
• Desiderio di appartenenza
4Organizzazione dello studio e controllo di gestione
RISORSE…
• Persone
• Materiali: – Immobili
– Attrezzature
– Strumenti
– Denaro
• Immateriali:– Conoscenza
– Capacità
– Know how
– Procedure
– Relazioni
5Organizzazione dello studio e controllo di gestione
AMBIENTE RELAZIONALE…
• Efficace: adatto al raggiungimento degli obiettivi
• Efficiente: in grado di sfruttare al meglio le risorse
disponibili
• Flessibile: adattabile all’evoluzione dell’attività svolta
• Equilibrato: operatività dell’insieme come unica entità
6Organizzazione dello studio e controllo di gestione
ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE
• SVANTAGGI / DIFFICOLTA’
• Tempo
• Costi
• “Auto criticismo”
• VANTAGGI
• Tempo
• Riduzione costi
• Ricavi
• Conoscenza
• Razionalità
• Efficienza
• Consapevolezza
• Flessibilità
• Nessuna regola
7Organizzazione dello studio e controllo di gestione
STUDIO PROFESSIONALE…
è un’IMPRESA
con le sue particolarità:
• Il “capitale intellettuale” ha un ruolo centrale
• Rapida evoluzione dell’attività svolta
• Formazione continua
• Software di gestione e supporto dell’attività
8Organizzazione dello studio e controllo di gestione
STUDIO PROFESSIONALE…
è un’IMPRESA
come le altre:
• Attività articolata in sequenze di azioni
• Persone che compiono queste azioni
• Strumenti a supporto delle persone
ORGANIZZATA / ORGANIZZABILE
9Organizzazione dello studio e controllo di gestione
ASPETTI CRITICI…
• PROFESSIONISTA
Limitata predisposizione all’organizzazione
Concetto errato di organizzazione
Enfasi eccessiva sul processo di parcellazione(la parcellazione è una delle sequenze dell’organizzazione e non la finalità dell’organizzazione stessa)
PREROGATIVA:
OSSERVARE IN MANIERA CRITICA IL PROPRIO OPERATO
10Organizzazione dello studio e controllo di gestione
ASPETTI CRITICI…
• SIGNIFICATIVITA’ DELLE INFORMAZIONI
Definire le finalità dei processi di controllo
Definire le risorse a disposizione per il processo di controllo
Definire le informazioni necessarie per ottenere potere decisionale
Definire le modalità di raccolta delle informazioni
PREROGATIVA:
OSSERVARE IN MANIERA CRITICA IL PROPRIO OPERATO
11Organizzazione dello studio e controllo di gestione
ASPETTI CRITICI…
• TEMPOOrganizzare richiede tempo e permette di risparmiare tempo
Vantaggi
Flessibilità dell’attività organizzativa: non ho vincoli di legge,
faccio come voglio, quando posso, con il livello di dettaglio che preferisco.
Standardizzazione e ripetitività delle attività organizzative (controllo di gestione)
PREROGATIVA:
CONSIDERARE L’ATTIVITA’ ORGANIZZATIVA COME ATTIVITA’ STRUTTURALE PER LA GESTIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE
12Organizzazione dello studio e controllo di gestione
ASPETTI CRITICI…
• COSTIOrganizzare comporta costi diretti e permette di ottenere ricavi indiretti
Organizzare significa incrementare l’efficienza dello studio e di conseguenza maggior efficacia
Organizzare significa anche: “incrementare il valore economico dell’impresa”
PREROGATIVA:
CONSIDERARE L’ATTIVITA’ ORGANIZZATIVA COME ATTIVITA’ STRUTTURALE PER LA GESTIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE
13Organizzazione dello studio e controllo di gestione
ASPETTI CRITICI…
• VISIONE DEL PROFESSIONISTA
Per poter organizzare è necessario essere Professionisti e Manager
PREROGATIVA: CREATIVITA’
14Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVI…
• EFFICACIA:Raggiungo gli obiettivi prefissati?
Obiettivi economiciObiettivi tipici dell’attivitàObiettivi relazionaliObiettivi di crescitaObiettivi di formazioneObiettivi di immagineObiettivi personali
E’ relativamente facile rispondere a questa domanda.
15Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVI…
• EFFICIENZA:
Ho organizzato il mio Studio in modo da sfruttare al meglio le risorse disponibili per il raggiungimento degli obiettivi?
SI? NO? FORSE!
E’ Relativamente difficile PRESUMERE la risposta
Necessito di informazioni sulla gestione
SI
16Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA
OGNI SOGGETTO SI RICONOSCE NELL’IMPRESA E VUOLE FARNE PARTE
STUDIO PROFESSIONALE
CONTABILE FISCALE
DIPENDENTE 1 DIPENDENTE 2
DIPENDENTE 2 COLLABORATORE 2COLLABORATORE 1
PROFESSIONISTA 1 PROFESSIONISTA 2
17Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA
I PROFESSIONISTI (ALTO LIVELLO) SI SENTONO IL PILASTRO DELLO STUDIO MENTRE PER GLI ALTRI SOGGETTI (MEDIO / BASSO LIVELLO) NON E’ LO STESSO
STUDIO PROFESSIONALE
CONTABILE FISCALE
DIPENDENTE 1 DIPENDENTE 2
DIPENDENTE 2 COLLABORATORE 2COLLABORATORE 1
PROFESSIONISTA 1 PROFESSIONISTA 2
18Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZALO STUDIO E’ PRATICAMENTE DIVISO NELLE DIVERSE AREE E NON C’E'
ALCUNA CONDIVISIONE DI IDEALI ED OBIETTIVI
STUDIO PROFESSIONALE
CONTABILE FISCALE
DIPENDENTE 1 DIPENDENTE 2
DIPENDENTE 2 COLLABORATORE 2COLLABORATORE 1
PROFESSIONISTA 1 PROFESSIONISTA 2
19Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA
ANCHE SE TUTTI I SOGGETTI VANNO NELLA STESSA DIREZIONE LO
FANNO A VELOCITA’ DIVERSE
STUDIO PROFESSIONALE
CONTABILE FISCALE
DIPENDENTE 1 DIPENDENTE 2
DIPENDENTE 2 COLLABORATORE 2COLLABORATORE 1
PROFESSIONISTA 1 PROFESSIONISTA 2
20Organizzazione dello studio e controllo di gestione
OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE
“L’organizzazione è un’insieme di attività creative svolte da un soggetto la cui creatività è imbrigliata dalla legge”
21Organizzazione dello studio e controllo di gestione
OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE
Perché un professionista dovrebbe organizzare “diversamente” l’attività del suo studio?
• Organizzare non vuol dire stravolgere;
MA
• Prendere decisioni razionali dirette al miglioramento dell’attività sulla base di informazioni e non supposizioni;
22Organizzazione dello studio e controllo di gestione
OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE
• ECONOMICI: elaborare dati ed ottenere informazioni che descrivano correttamente la realtà economica dello studio e con le quale è possibile migliorare la redditività dello stesso.
• PROFESSIONALI: un’attività organizzata favorisce il suo carattere professionale e di conseguenza anche la soddisfazione personale e la redditività.
23Organizzazione dello studio e controllo di gestione
OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE
• PERSONALI: un’attività organizzata consente di
risparmiare tempo che potrà essere impiegato come
meglio si ritiene.
• CONFORMITA’ DI LEGGE: vincoli di legge o conformità
di qualità (ISO9000)
24Organizzazione dello studio e controllo di gestione
OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE
• CREAZIONE DI VALORE:
L’organizzazione dello studio è uno strumento indispensabile per valutare razionalmente il suo valore economico.
Uno studio organizzato permette anche di incrementare il valore percepito dall’esterno in quanto
organizzazione = ordine = sicurezza.
25Organizzazione dello studio e controllo di gestione
I PRINCIPI ORGANIZZATIVI
I principi universali di gestione Aziendale –Sistema Qualità Totale dettati dalle norme (UNI EN ISO 9004:2000 – 9000:2005) sono:
• Orientamento al cliente• Leadership• Coinvolgimento del Personale• Organizzazione dell’azienda per processi• Disponibilità di un sistema informatico adatto alla gestione per
processi ed al controllo di gestione• Miglioramento continuo• Decisioni basate su dati di fatto
• Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori
26Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVI“ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI”
PREMESSA:
Cosa influisce sul valore della prestazione fornita al
cliente?
– Chi effettua la prestazione!
“Professionalità”
– Come viene effettuata la prestazione!
“Organizzazione delle attività”
27Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
Uno studio competente e professionale ma non organizzato:
(PRESTAZIONE PERFETTA MA ONEROSA E TARDIVA)
Uno studio poco competente ma organizzato:(PRESTAZIONE PUNTALE MA NON COMPLETA/PERFETTA)
Uno studio competente, professionale ed organizzato:(PRESTAZIONE COMPLETA E PUNTALE)
28Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
PROCESSO
Insieme di attività correlate ed interagenti che trasformano un input in output
29Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
Come si definisce un processo?
Attraverso la definizione degli elementi che lo compongono:
ATTIVITA’
1. PERSONE
2. RESPONSABILITA’
3. STRUMENTI
4. MODALITA’ OPERATIVE
30Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
ATTIVITA’ PERSONE RESPONSABILITA’ STRUMENTI MODALITA’ OPERATIVE
RACCOLTA DOCUMENTI IMPIEGATO –
FILIPPO
BIANCHI
Presenza di tutti i documenti ELENCO
CONTABILITA’
IVA
Suddivisione per tipologia documenti (fatture e doc.
cont), ordinati a loro volta per data di emissione del
documento. Scartare i documenti non necessari che
verranno restituiti al cliente. Eventuali documenti utili
esclusivamente per il modello Unico vanno inseriti
immediatamente nella cartellina DR. Annotazione
nell’elenco “Contabilità iva” – “Pronte per la
registrazione”
REGISTRAZIONI IVA IMPIEGATO –
MARIO ROSSI
Corretta registrazione in base
agli standard dello Studio;
Corretta predisposizione
dell’elenco contabilità iva
SOFTWARE
GESTIONALE
–
ELENCO
CONTABILITA’
IVA
Registrazione sequenziale delle fatture di
vendita/acquisto. Annotazione sulle stesse del numero
progressivo di registrazione e dei conti di imputazione
dei ricavi/costi. Fotocopia delle fatture intra / black list /
cespiti / con ritenuta.
Annotazione sull’elenco “contabilità iva” dei periodi
registrati in contabilità.
LIQUIDAIZONE IVA IMPIEGATO –
MARIO ROSSI
Controllo di eventuali
liquidazioni “anomale”;
Corretta predisposizione
dell’elenco scadenze clienti.
SOFTWARE
GESTIONALE
–
ELENCO
CONTABILITA’
IVA
–
ELENCO
SCADENZE
CLIENTI
Estrapolando dall’elenco “contabilità iva” – “periodo
registrato in contabilità” procedere alla chiusura del
periodo ed alla liquidazione iva, con conseguente
predisposizione automatica del modello F24.
Annotazione nell’elenco “scadenze clienti” dell’eventuale
debito Iva al netto di crediti disponibili per la
compensazione.
PROCESSO: “TENUTA DELLA CONTABILITA IVA’”
PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
ATTIVITA’ DEL LAVORO
INCARICO
AREA DEL LAVORO
LAVORO
32Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
GESTIONE STUDIO PROFESIONALE
ESECUZIONE
CONTROLLO E VALUTAZIONE
CORREZIONE
PIANIFICAZIONE
33Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
1. PIANIFICARE:Chi fa cosa?
Il soggetto X è il responsabile esecutivo del lavoro Y
Quando? (Le attività dovranno essere svolte seguendo una precisa sequenza nelle date
prestabilite ovvero le attività dovranno essere svolte entro la data del …) Livelli diversi di determinazione inversamente proporzionali all’indipendenza
organizzativa lasciata ai soggetti operanti nello studio
Come?(L’attività x dovrà essere svolta seguendo gli standard dello studio, considerando
che alla stessa sono collegate altre attività con le quali avviene un continuo scambio di dati ed informazioni provocando così una certa interdipendenza tra le stesse)
34Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
1. PIANIFICARE:
– Definire gli obiettivi finali / intermedi
– Definire i vincoli di legge
– Definire la mole del lavoro da svolgere
– Dati ed informazioni sui processi precedenti
– Rendere i processi controllabili
35Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
2. ESECUZIONE:
…secondo le modalità prestabilite…
MEMORIZZANDO I DATI UTILI PER IL CONTROLLO E LA PROGRAMMAZIONE
36Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
3. CONTROLLO e VALUTAZIONE:
• Individuazione degli scostamenti rispetto agli obiettivi
programmati
• Determinazione dei punti critici della struttura
organizzativa
37Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI
4. CORREZIONE:
• Adeguare / Correggere / Migliorare le procedure di
gestione
• “Innovare” le procedure in atto puntando ad un miglioramento dell’efficienza
38Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVISISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER
PROCESSI
SISTEMA INFORMATICO:
• Hardware: dispositivi fissi e mobili, Client-Server, Cloud
• Software: Gestionale dell’attività, Gestionale di studio
39Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVI
SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE
PER PROCESSI
GESTIONALE DI STUDIO:
Si tratta di un software con il quale si è in grado di gestire (pianificare, controllare e valutare, correggere) le attività dello studio professionale, mediante il quale si possono anche eseguire in maniera automatizzata funzioni economiche (parcellazione) tipiche dello studio professionale
40Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVI
SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER
PROCESSI
GESTIONALE DI STUDIO:
DATABASE: dettaglio delle attività;• PROGRAMMABILITA’: il data base può essere modificato;• FLESSIBILITA’: si può agire sui diversi livelli di dettaglio a seconda delle
esigenze dello studio;• USABILE: pochi semplici click = numerose utili informazioni;• PARCELLAZIONE AUTOMATICA: la parcellazione è una delle ultime fasi della
gestione ciclica dello studio professionale, crea valore ma è una pura valorizzazione delle attività svolte in precedenza;
• GESTIONE DELLE RISORSE UMANE: gestione dei ruoli e dei carichi di lavoro attribuiti;
• CONTROLLO DELLE ATTIVITA’: avanzamento pratiche e redditività del lavoro svolto;
41Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVI
SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE
PER PROCESSI
GESTIONALE DI STUDIO:
Criticita’• Investimento di capitali
• Personalizzazione onerosa
• Ridotta competitività del mercato
• Difficoltà nell’inserimento dei dati utili nel software (tempo / modalità / tipologia di dati)
42Organizzazione dello studio e controllo di gestione
PRINCIPI ORGANIZZATIVI
SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER
PROCESSI
GESTIONALE DI STUDIO: progresso nel futuro
GESTIONALE DI
STUDIO
“INDIPENDENTE”
GESTIONALE DI
STUDIO
“INTEGRATO”
• Doppia anagrafica
• Registrazione manuale delle attività;
• Integrazione non completamente automatica con il software di contabilità
• Anagrafica unica
• Registrazione automatica delle attività effettuate mediante il gestionale di contabilità;
• Integrazione contabile con i dati di fatturazione
43Organizzazione dello studio e controllo di gestione
GESTIONALE DI STUDIOSTRUTTURA DATABASE:
IMPLEMENTAZIONE DELLA SUDDIVISIONE PER PROCESSI
INCARICO
AREA DEL
LAVORO 1
AREA DEL
LAVORO N
LAVORO N
LAVORO 3
LAVORO 1
LAVORO 2
ATTIVITA’ DEL LAVORO 1
ATTIVITA’ DEL LAVORO 2
ATTIVITA’ DEL LAVORO 3
ATTIVITA’ DEL LAVORO 2
ATTIVITA’ DEL LAVORO 3
ATTIVITA’ DEL LAVORO 4
ATTIVITA’ DEL LAVORO 5
ATTIVITA’ DEL LAVORO 4
ATTIVITA’ DEL LAVORO 5
ATTIVITA’ DEL LAVORO N
44Organizzazione dello studio e controllo di gestione
GESTIONALE DI STUDIO
STRUTTURA DATABASE:
IMPLEMENTAZIONE DELLA SUDDIVISIONE PER PROCESSI:
INCARICO
CONTABILITA’
BILANCIO
DICHIARAZIONI
SOCIETA’ DI
CAPITALI
AREA DEL LAVORO
CONTABILITA’
MENSILE
AREA DEL LAVORO
BILANCIO
LAVORO
CONTABILITA’
GENNAIO
LAVORO
CONTABILITA’
FEBBRAIO
LAVORO
SP & CE
LAVORO
NOTA
INTEGRATIVA
ATTIVITA’ DEL LAVORO
RACCOLTA DOCUMENTI
REGISTRAZIONI CONTABILI
LIQUIDAZIONE IVA
INVIO F24 AL CLIENTE
TRASMISSIONE TELEMATICA F24
STAMPA REGISTRI IVA
ATTIVITA’ DEL LAVORO
SCRITTURE DI RETTIFICA
II°BILANCIO DI VERIFICA
PROSPETTO DI STATO PATRIMON.
PROSPETTO DI CONTO ECONOMICO
PREDISPOSIONE RENDICONTO FIN.
45Organizzazione dello studio e controllo di gestione
GESTIONALE DI STUDIO
STRUTTURA DATABASE:
PROPRIETA’ DELLE SINGOLE ATTIVITA’ SVOLTE NELLO STUDIO
In fase di impostazione e configurazione del programma:
• Assegnazione delle attività ad una tipologia di lavoro o pratica;
• Eventuale scadenza fissa / variabile;
• Esecuzione multipla su più clienti;
• Fatturabilità;
• Tipologia di parcellazione (tipica)
• Soggetto operatore (esecutore abituale)
• Soggetto responsabile
• Soggetto verificatore
46Organizzazione dello studio e controllo di gestione
GESTIONALE DI STUDIO
STRUTTURA DATABASE:
PROPRIETA’ DELLE SINGOLE ATTIVITA’ SVOLTE NELLO STUDIO
In fase di registrazione nel gestionale delle attività svolte nello studio:
• Tempo di esecuzione
• Spese sostenute relative all’attività
• Tipologia di fatturazione
• Valorizzazione delle quantità nel caso di tariffe interne
47Organizzazione dello studio e controllo di gestione
GRAZIE PER L’ATTENZIONE
Per informazioni di carattere generale: [email protected]
Per quesiti relativi alla gestione di studio: [email protected]
Telefono: 0171 700 700
Sito: www.opendotcom.it
48Organizzazione dello studio e controllo di gestione