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Organizando y dirigiendoeventos que cambian vidas

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Como director del evento, usted tiene la responsabilidad de crear la

atmósfera correcta para el evento. El impacto que tiene el director del

evento al crear un ambiente eficaz es crucial para todos los eventos de

Melaleuca.

Los Directores Superiores, Ejecutivos y Corporativos de Melaleuca y

los líderes de la compañía comparten la responsabilidad de organizar

exitosamente lanzamientos, conferencias regionales, presentaciones

de Directores Ejecutivos, Súper Sábados y cualquier otra reunión de

Melaleuca. Como líder, usted tiene la función crucial de crear una

experiencia cálida, organizada y positiva para cada participante.

Todos los eventos de Melaleuca deben tener la misma calidad y ser

consistentes.

Existen varios aspectos que deben ser considerados al momento

de crear y organizar un evento exitoso. Por más buenas intenciones

que tenga el director del evento, nada resulta peor que la falta de

planificación. Se ha dicho que cuando uno falla al planificar, está

planificando para fallar.

Existe un principio que debe ser la base de cualquier evento:

La planificación apropiada y anticipada previene un desempeño mediocre.

En este folleto usted encontrará información valiosa, instrucciones,

preguntas, respuestas y diagramas que le ayudarán a organizar

exitosamente un evento de Melaleuca.

El folleto incluye:

• Crearunequipoparaelevento • Listadecontrolpreviaalevento • Listadecontrolparaeldíadelevento • Listadecontrolduranteelevento • Listadecontrolposterioralevento • Preguntasyrespuestas • Diagramasyejemplos

El objetivo de todos los eventos de Melaleuca es cambiar vidas.Cada evento de Melaleuca es una oportunidad de fomentar y fortalecer la certeza de que es posible tomar el control de la vida de uno y utilizar Melaleuca para lograr ese cambio. Por lo tanto, cada evento debe generar la confianza en Melaleuca, sus productos, su plan de compensación y su liderazgo. ¡Eso quiere decir que es importante generar confianza en usted! Su objetivo debe ser brindar una experiencia positiva en la cual los Ejecutivos de Ventas puedan ser testigos de los triunfos de otros, y ganar la confianza y el conocimiento necesarios para tomar una decisión y comprometerse a dedicar el tiempo y las actividades necesarias para establecer un negocio Melaleuca dinámico y próspero.

Como líder de líderes, le invitamos a que reconozca la importancia y el valor de cada evento de Melaleuca y a que invierta su energía para ayudar a crear una experiencia maravillosa para todas las personas involucradas. Ya sea que se trate de un evento local, un evento patrocinado por la compañía o una presentación hogareña, nuestros invitados se merecen una experiencia positiva que mejore sus vidas.

Cambiar vidas La importancia del éxito

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Imagínese que usted es un Ejecutivo de Ventas nuevo que está entrando a su primer evento de Melaleuca. Inmediatamente, tiene la impresión de que el evento no cuenta con suficiente personal, que es desorganizado y caótico. En el mostrador de inscripción está una sola persona tratando de registrar a una creciente fila de participantes que se sienten cada vez más frustrados. Cuando finalmente logra entrar al salón del hotel, nadie le da la bienvenida. Luego, usted ve una cantidad de sillas vacías y a la gente toda dispersa dejando espacios vacíos entre sí. Pareciera que esperaban la asistencia de más personas. Otras personas se encuentran amontonadas riéndose y dando la impresión de que la están pasando bien. Las cosas no parecen estar organizadas. No hay música de bienvenida al fondo. Por el contrario, solo se escucha la bulla causada por las conversaciones y las pruebas de sonido provenientes de la mesa de efectos audio visuales: “probando, uno, dos, probando”. Mientras se pregunta donde debería sentarse, usted ve a un caballero, quien parece estar a cargo, entrar y salir del salón. Usted trata de llamar su atención pero el salón cuenta con poca iluminación y esa persona no puede escucharle con tanto ruido.

Ahora imagínese que usted es un Ejecutivo de Ventas nuevo que está entrando a su primer evento de Melaleuca e inmediatamente tiene la impresión de que el evento está bien organizado, que cuenta con suficiente personal y que está fluyendo ordenadamente. El mostrador de inscripción cuenta con varios líderes registrando a los participantes junto a letreros que dicen: “general”, “Director Superior” y “Director Ejecutivo o más”. Usted se acerca a la persona indicada y se registra. Cuando entra en el salón, escucha la música de fondo y una persona delegada le da la bienvenida y le invita a tomar asiento. Se sienta enseguida porque las sillas están llenándose rápidamente. Observa un muestrario bien arreglado de varios productos Melaleuca, entre los cuales hay algunos que aún no ha probado. Mientras da un vistazo general al salón, nota que el escenario está bien iluminado y que el área para sentarse está menos iluminada para crear un ambiente sereno. El técnico audio visual se encuentra en la parte trasera del salón y se ve preparado. Después de que el anfitrión da un aviso de 5 minutos y de 2 minutos, las luces se apagan y comienza un video con pensamientos inspiradores. Usted se pone cómodo y piensa: que compañía tan buena, me alegra haber venido hoy, ¡este va a ser un buen evento!

¿QuéambientecrearáustedcomodirectordeleventodesupróximareunióndeMelaleuca?

No deje que esto le suceda a usted Un evento exitoso

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Todo Director Superior o Ejecutivo que forma parte de la comunidad en la que se realizará la reunión será responsable del éxito del evento. Todos los líderes deben estar dispuestos a ayudar con el evento.

Si usted es el director del evento:Todo evento requiere de trabajo en equipo. Existen muchas tareas que

se deben realizar para que un evento tenga éxito. Usted necesita tener

un equipo que le ayude, de lo contrario sería abrumador asumir todas

las responsabilidades por sí solo. No sea tímido, nunca desprecie un

ofrecimiento de ayuda y asegúrese de delegar responsabilidades a todos

los líderes que estén disponibles en su área.

Primero, contacte cordialmente a otros Directores Superiores y

Ejecutivos que vivan en su área para pedirles ayuda. Logre que esos

líderes se comprometan con el evento: “¿podríamos contar con su

presencia y su ayuda para este evento?”

Luego converse con los líderes sobre cómo podrían ayudarle durante

la preparación y ejecución del evento. Cuando les pida ayuda para

algo, tome en cuenta las habilidades que ellos tienen: “Necesito a

alguien que me ayude con el registro y la ceremonia de premiación.

¿Podría usted encargarse de toda la celebración para este evento?

Vamos a necesitar la ayuda de seis Directores Superiores o Ejecutivos.

Como director de la celebración, es necesario que usted haga una

lista de todos los Directores Ejecutivos que asistan a la reunión para

entregársela al anfitrión del evento antes de que comience la reunión,

para que podamos homenajear apropiadamente a los Directores

Ejecutivos. La lista debe tener el estatus correcto de cada persona y

debe estar organizada comenzando con el estatus más bajo al más alto.

Esta responsabilidad es muy importante. ¿Estaría dispuesto a ayudar

con eso?

Si usted no es el director del evento pero vive en la comunidad en donde éste se llevará a cabo:No espere a que el director del evento le llame a pedir ayuda. Como

líder, usted debe comunicarse con el director del evento y ofrecerle su

ayuda. Tome la iniciativa y hágale saber al director del evento que usted

puede ayudarle con algo específico.

El éxito o fracaso de un evento en su comunidad tendrá un impacto en

su negocio y se reflejará en su liderazgo. Asuma la responsabilidad y

asegúrese de que cada evento sea un gran éxito.

Organice su equipo para el evento

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Anfitrión del evento: Trabaja directamente con el anfitrión del evento.

•Revisaelmaterial,losDVDylaagendadelareuniónalmenosuna

semana de anticipación.

•Dalabienvenidaalosasistentes.

•Eslapersonaprincipalenelescenarioduranteelevento.

•Conducelacelebracióndesdeelescenario.Anuncialosnombresdelos

presentadores.

•Dirigelareuniónconentusiasmoyalegría.

Encargado de la exhibición de productos: Se encarga de arreglar los

productos de un modo profesional que muestre tanto las familias de

productos como la diversidad de los mismos.

•Llegaaleventodoshorasantes.

•Tienelamesadeexhibicióndeproductoslistaunahoraantesdequese

abran las puertas.

•Traealmenosaunapersonaparaqueleayude.

•Tienealmenosunayudantequecontestapreguntasenelmostradorde

productos antes y después de la reunión.

•Comomínimo,utilizaunCareerPackparalaexhibición.

– El muestrario de productos debe estar ubicado en la parte delantera

del salón a un lado del escenario.

–Reviseeldiagramadeexhibicióndeproductosubicadoenlapágina

25 para ver el ejemplo del muestrario de productos.

Director del equipo de registro: Supervisa al equipo encargado de registrar

a los asistentes.

•Llega al evento dos horas antes.

•Seaseguradequelasmesasdeinformación/registroesténlistasy

organizadas una hora antes.

•Supervisatodoslosaspectosdelprocesoderegistroylaslistas

de asistencia.

•Eneventosmásgrandes,preparaletrerosparalosdiferentesestatus

(Director, Director Superior, Director Ejecutivo o más) para facilitar el

proceso de registro.

•Entregaalosasistentesaleventodespuésdequeseregistren,los

paquetes (uno por cada negocio) y los folletos disponibles.

•Alconcluirelevento,organizalaslistasdeasistenciaycualquier

formulario que deba ser enviado a Melaleuca hasta las 8 a.m. de la

siguiente mañana.

•Ayudaalimpiaryaempacarelrestodelosmateriales.

En cada evento hay dos funciones claves que son designadas por la compañía: 1) el director del evento y 2) el anfitrión del evento. Estas personas son escogidas por un director regional o un vicepresidente regional. Hay varias posiciones adicionales que son asignadas por el director del evento. A todos los líderes en la comunidad (Directores Superiores o más) se les debe asignar un papel de liderazgo en cada evento.

Todos los Directores Corporativos, Ejecutivos y Superiores de Melaleuca tienen la responsabilidad de apoyar al director del evento para hacer que cada reunión sea una experiencia que cambia la vida.

Director del evento: El director del evento es designado por la compañía

y es el organizador principal del evento.

•Coordinalalogísticaytodoslosdetalles.

•Elijeyasignaalosmiembrosdelequipodelevento(aexcepcióndel

anfitrión del evento.

•Recibelospaquetesenviadosdelaoficinacorporativa.

•Supervisatodoelevento.

•Trabajaconelrestodelequipoparaasegurarsedequetodo

esté preparado.

•Designaadospersonasparaquecompartanendosminutosuna

experiencia con los productos.

– Les explica las pautas a seguir: debe ser una experiencia personal

y debe incluir el “por qué” funciona el producto (por ejemplo: la

ciencia y los ingredientes que respaldan a los productos y a los

resultados).

– Debe incluir al menos un relato con Oligo™.

Asistente del director: Ayuda al director del evento a controlar que todo marche bien. •Acompaña al director del evento durante toda la reunión. •Se sienta junto al director del evento, hace diligencias y lleva

mensajes según sea necesario (al director de sonido o al director de iluminación, etc.).

Organice su equipo para el evento

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Acomodadores: Son responsables de controlar la entrada del público,

ayudar a las personas a encontrar sus asientos y mantener las puertas

cerradas durante los videos, etc.

•Lleganaleventounahoraantes.

•Solo un 60% de las sillas deben de estar acomodadas en el lugar de

la reunión, y el otro 40% debe estar apilado al fondo del salón hasta

que se necesite. (Una de las peores cosas que pueden ocurrir en una

reunión es tener muchas sillas vacías. Es posible tener un gran evento

aunque sea con poca gente, siempre y cuando la mayoría de sillas

estén ocupadas. Tener muchas sillas vacías afecta drásticamente el

ambiente de la reunión).

•Colocan sillas adicionales solo cuando sea absolutamente necesario.

•Ocupan las sillas vacías.

•Preguntan cordialmente a las personas si la silla a su lado está

ocupada.

•Durante la presentación de videos, se aseguran que la luz proveniente

de las puertas que se abren y cierran no distraiga a los asistentes,

y mantienen las puertas cerradas durante los videos dirigiendo a

la gente a una sola puerta de salida. Si durante la reunión ocurre

alguna distracción prolongada creada por asistentes o bebés, dirigen

cordialmente a esas personas al vestíbulo. Sin embargo, no deben

dejar que la gente entre o salga del salón cuando se está mostrando

el video. La luz proveniente de una puerta que se abre o se cierra

perturba muchísimo el mensaje del video.

•Anuncian el tiempo restante del período de receso a los que están

fuera del salón y ayudan a que la gente entre nuevamente.

•Controlan las puertas y el ruido que causan las mismas durante la

reunión.

•Si es necesario, ayudan a acomodar y a limpiar.

Director del equipo de celebración: Se encarga de todos los procesos y actividades relacionadas con la celebración. •Llega al evento al menos dos horas antes.

•Organiza y asigna delegados a la mesa de registro para la premiación.

•Acomoda los premios en el escenario.

•Verifica que haya suficientes asientos para los Directores

Corporativos, Ejecutivos y Superiores.

•Sabe el nombre y el estatus de todos los Directores Corporativos y

Ejecutivos que se encuentran en el evento.

•Hace una lista completa de los Directores Corporativos y Ejecutivos

y se la entrega al anfitrión del evento antes de que comience la

reunión. (La lista debe estar ordenada de menor a mayor estatus).

•Coordina con el anfitrión del evento para determinar las

responsabilidades durante el segmento de celebración de los triunfos.

•Ayuda a alinear a las personas que recibirán los premios a la derecha

delescenario(siaplica).Reviseeldiagramadecelebracióndelos

triunfos (página 25) para ver los detalles de cómo deben subir y bajar

del escenario las personas premiadas.

Comité de bienvenida: Se encargan de crear un buen ambiente dando

la bienvenida a los asistentes a la reunión.

•Llegan al evento una hora antes.

•Son amigables, entusiastas y sociables.

•Se ubican en la entrada al salón, saludan a todos con entusiasmo, les

dan la mano, sonríen y dan la bienvenida a cada asistente.

•Si es necesario, ayudan a acomodar y a limpiar.

Coordinador del escenario: Verifica que el salón esté arreglado de

acuerdo con los parámetros.

•Llegaaleventoalmenosdoshorasantes.

•Revisalosdetallesenlosdiagramasdelossalones(páginas26-33).

•Cuelga el letretro en el podio.

•Coordina con el representante del hotel la colocación de los letreros.

•Organiza la ubicación de plantas en el escenario.

Organice su equipo para el evento

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Director de sonido y equipos audiovisuales: Es responsable de las necesidades de

video y audio durante el evento.

•Llegaaleventodoshorasantes.

•Trabajanconeltécnicoaudiovisualdelhotelparaponeraprobarelnivel

apropiado de “energía” para los micrófonos, los videos, la música de entrada, la

música de premiación y la música de salida.

•Seaseguradequelamúsicadeentradaseaalegreydinámica(utilizandola

música provista por Melaleuca).

•Pruebantodoslosvideos,DVD,CDymicrófonos.

•Sesientajuntoaltécnicoaudiovisualdurantetodoelprograma.

•Duranteelsegmentodecelebracióndelostriunfos,seaseguradequeeltécnico

audiovisual baje el volumen de la música mientras se anuncian los nombres de

los ganadores y de que la suba cuanto estos suban al escenario.

– Se asegura de que todos los aspectos de la reunión estén bien atendidos con

el sonido y los videos que sean necesarios.

– Ayudan a acomodar y limpiar el salón.

Director de iluminación: Coordina todas las necesidades de iluminación relacionadas

con el evento.

•Llegaaleventodoshorasantes.

•Ubicalosinterruptoresdeluzysefamiliarizaconsuuso.

•Sabeexactamentecomomanejarcadainterruptorparaapagarlaslucesdurante

los segmentos de video.

•Bajalaintensidaddelaluzparaquelosasistentessesientendespuésdelos

recesos.

•Laslucesdebenestarcompletamenteapagadasdurantelosvideos.

•Algunoslugarespuedentenervariosinterruptores.Siestáncolocadosen

diferentes lugares, debe asignar a varias personas para que controlen cada

interruptor de luz.

•Practiqueclavesconeldirectordeleventoparaqueelequiposepacuandodebe

encender o apagar las luces.

•Alfinaldelosrecesos,enciendeyapagalaslucesdeloscorredoresparallamarla

atención de la gente para que regresen al salón.

•Durantelareunión,permanececercadelosinterruptoresparaevitarquealguien

los encienda o apague accidentalmente.

•Ayudaraacomodaryalimpiar.

Múltiples responsabilidades: Es posible que en algunos casos una misma persona

desempeñe dos o más funciones. Sin embargo, siempre y cuando sea posible, cada

voluntario deberá ser asignado una sola función. Escoja a los líderes más confiables

para que se encarguen de las funciones más delicadas.

Funciones del equipo encargado del evento

Director del evento:

Anfitrión del evento:

Asistente del director:

Equipo encargado del registro e información:

Director:

Equipo encargado de la celebración:

Director:

Acomodadores:

Director:

Comité de bienvenida:

Director:

Encargado de la exhibición de productos:

Director de sonido y equipos audiovisuales:

Coordinador del escenario:

Director de iluminación:

Ayudantes de iluminación:

Personas que hablarán de las experiencias con los productos:

Como director del evento, usted necesitará de la ayuda de los líderes en su área para tener un evento exitoso. Pida la colaboración de todos los líderes locales y asigne funciones.

Organice su equipo para el evento

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La atención meticulosa que se dé a los detalles hace una gran diferencia entre realizar una reunión mediocre o una gran reunión. Como director del evento, usted debe realizar las siguientes actividades con días o semanas de anticipación a la fecha de la reunión:

Visite el hotel: Si es posible, visite el hotel antes de que el contrato sea

firmado.Recorraelsalónyasegúresedequecumpleconlosestándares

de Melaleuca. A continuación se le indican algunos puntos claves a

considerar:•¿Estaráelescenariobieniluminadomientraselrestodelsalónpermanececonpocaluz?•¿Cuentaconunbuensistemadesonido?•¿Cuentaconunapantallalosuficientementegrande?¿Quétalserálavistadelaaudiencia?•¿Cuentaelsalóncontechosaltosytransmiteunasensaciónacogedora?•¿Eltamañodelsalónesadecuadoparaelnúmerodeasistentes?•¿Dóndeseencuentranlosinterruptoresdeluzycómofuncionan?•¿Elsalónhuelealimpio?•¿Laaparienciadelhotelesprofesionalyestábienmantenido?•¿Elhotelseencuentrabienubicado?•¿Seráfácilquelosasistentesencuentrenelsalónoseránecesariocolocaravisos?

Para detalles sobre el tamaño recomendado de la pantalla, el salón y la

altura del techo, revise la sección de requisitos audiovisuales y del salón

en la página 24.

Revise los requisitos del escenario y del salón: Es muy importante

que el salón esté bien arreglado para que el evento se realice

exitosamente.Dediqueunos30minutospararevisarelarreglodel

salón con un representante del hotel y el técnico audiovisual. Para más

información, revise la sección de requisitos audiovisuales y del salón.

Pancartas: No se olvide de coordinar con el representante del hotel

en dónde y cómo se colocarán las pancartas. Las pancartas deben ser

colgadas o sujetadas con clavos. No se debe utilizar cinta adhesiva ni

velcro. Algunos hoteles prefieren que sus propios técnicos se encarguen

de colgar las pancartas y otros prefieren que usted lo haga; por lo tanto,

es necesario que usted se ponga de

acuerdo con el hotel anticipadamente.

Reviselosdiagramasdesalonesparaver

dónde deben colocarse las pancartas. No se olvide de

contactar a los Directores Ejecutivos en su localidad para

pedirles que traigan sus letreros desplegables.

Contacte al hotel: Conozca con anticipación quién será su contacto en

el hotel. Confirme el arreglo del salón y el número de sillas.

Asignaciones: Haga todas las asignaciones indicadas arriba al menos

dossemanasantesdelevento.Reviselasfuncionesyresponsabilidades

de las personas que le van a ayudar y asegúrese de que saben lo que

tienen que hacer.

Revise todos los materiales y DVD (si aplica): Melaleuca le enviará

el paquete de materiales con suficiente tiempo antes de su evento.

Sírvase verificar detenidamente todo el contenido.

Revise todos los materiales: Verifique que todos los materiales,

pancartas, cajas, etc., hayan llegado a su casa o al hotel al menos una

semanaantesdelevento.Reviselascajasinmediatamenteyverifique

que tiene todos los materiales necesarios. No espere hasta que falten

pocos días para el evento para revisar las cajas.

La presentación Promoviendo el Bienestar: Si otro Ejecutivo de

Ventas va a hacer la presentación Promoviendo el Bienestar antes del

lanzamiento u otra reunión, contáctelo antes de la fecha del evento.

Si es posible, obtenga una copia de la biografía del presentador y

entréguela al anfitrión del evento.

Proximidad: Si el evento se va a realizar en otra ciudad, llegue al

menos un día antes.

Planifique la agenda: Reviseoestablezcalímitesdetiempoparacada

segmento del evento. Llame a los presentadores para comunicarles el

tiempo que tienen y el horario de sus respectivas presentaciones.

Lista de control previa al evento

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Materiales: Lleve al hotel todos los materiales, cajas, pancartas, etc.

Llegue temprano:Ustedysuequipodebenllegaraproximadamentede2a3horasantes (o más), dependiendo de la magnitud del evento.

Verifique que el salón esté bien arreglado: El escenario, la pantalla, las mesas, las sillas, etc.

Sillas: El salón debe estar arreglado para un 60% de los asistentes que espera tener; el 40% restante de las sillas deben estar apiladas al fondo del salón. No deben quedar sillas vacías porque opacan la reunión. Acomode más sillas a medida que sea necesario cuando la gente siga llegando.

Paquetes/folletos: Entregue los paquetes cuando los asistentes están registrándose. Una vez que el asistente se haya registrado, entréguele un paquete por cada negocio y recuérdele que no debe abrir el paquete hasta que se le instruya hacerlo.

Asientos reservados: Coloque letreros en la primera fila para los Directores Corporativos, Ejecutivos y Superiores y los miembros del equipo directivo. Los asientos deben estar organizados por estatus.

Pancartas: Cuelgue las pancartas en las paredes del salón según se indica en los diagramasdelossalones(páginas26-33).Laspancartasdebensercolgadasosujetadas con clavos. No se debe utilizar cinta adhesiva ni velcro.

Listas de registro y asistencia: Las mesas de información y registro estarán ubicadas en la entrada del salón. Asegúrese de que todos los asistentes firmen el formulario de asistencia que les corresponde: 1) General: Clientes, Ejecutivos de Ventas y Directores; 2)DirectorSuperior;3)DirectorEjecutivoomás.Sisetratadeunapersonaqueserá reconocida con un premio, pídale al asistente que complete los formularios correspondientes.

Letreros: Cuelgue los letreros de “mesa de registro” y “registro para premios” en las paredes que se encuentran detrás de las mesas respectivas. Cuelgue el letrero del podio utilizando cinta adhesiva industrial o cualquier otro adhesivo confiable.

Si usted ha planificado adecuadamente, el día del evento simplemente será un día de implementaciones. Llegue temprano y esté listo para manejar cualquier cambio de último minuto o complicaciones que pudieran surgir. No se olvide de utilizar su broche de Melaleuca y recuerde que usted representa a la compañía en todo momento.

Mesa de exhibición de productos: Es importante que la mesa de exhibición de productos esté lista una hora antes del evento. El muestrario de productos debe estar colocado en una mesa ubicada a un lado del escenario en la parte delantera del salón. La exhibición debe tener una apariencia profesional y los productos que se muestran deben estar en sus envases actualizados.

Nuevos productos (solo para lanzamientos): Cubra los productos nuevos hasta que culmine el video.

Ensayos: Permita que las personas que estarán en el escenario practiquen sus introducciones, anuncios o presentaciones de premios con entusiasmo, antes de que las puertas se abran para recibir a la audiencia. Esto debe hacerse al menos una hora antes de abrir las puertas.

Efectos audiovisuales: Póngase de acuerdo con el director audiovisual que haya sido asignado. El director técnico tiene que probar los videos y los niveles de sonido con el técnico audiovisual. Verifique que todo el equipo esté en la mesa técnica. Practique las señales con el técnico audiovisual y el director de iluminación. Pruebe la música de premiación durante el ensayo de la celebración. Se baja el volumen de la música de premiación mientras se anuncian los nombres y luego se sube cuando las personas suben al escenario. Esto contribuye a la emoción durante el reconocimiento. Como referencia, en una escala del 1 al 10, cuando el anfitrión del evento anuncia los nombres el nivel de volumen debería estar en 5 ó 6. Luego, una vez que el nombre haya sido anunciado, el volumen sube a 8 ó 9. El ensayo debe realizarse completamente al menos una hora antes de que comience el evento. Lamúsicadeentradadebecomenzarunos30minutosantesdelareuniónyelvolumen debe estar en 8 para que se sienta la energía.

Iluminación: Póngase de acuerdo con el director de iluminación, el mismo que debe probar los niveles de iluminación. Practique las señales con el técnico audiovisual.

Presentadores y agenda:Reviseelhorario.Recuerdealospresentadoresquedebenser dinámicos y entusiastas, pero que deben evitar las exageraciones. Indíqueles cuánto tiempo tienen para sus presentaciones y dígales que si se pasan del tiempo asignado, usted les interrumpirá cortesmente. Ellos deben evitar pasarse del tiempo asignado para que el evento pueda proceder según lo planeado. Asegúrese de que laspuertasesténabiertas30minutosantesdequecomiencelareunión.

Líderes que asisten a la reunión: El director encargado de la celebración debe confirmar que todos los Directores Corporativos y Ejecutivos estén registrados. También debe entregar al anfitrión del evento una lista con los nombres y estatus de los Directores Corporativos y Ejecutivos que se encuentran en la reunión. Los nombres deben estar ordenados según el estatus, comenzando con el más bajo.

Lista de control para el día del evento

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Su preparación tendrá un impacto directo en la imagen que da el salón, pero su función como director del evento continua a largo del mismo mientras usted se encarga de dirigir las presentaciones en el escenario. Coordine con el anfitrión del evento; éste tiene la responsabilidad de crear y mantener un ambiente cálido, acogedor y dinámico.

Comience puntualmente:Laspuertasseabren30minutosantes.Laúnicaexcepción para retrasar el evento será cuando falten sillas por acomodar a una mayor asistencia mayor de la estimada. En ese caso, anuncie que el evento dará inicio una vez que se coloquen las sillas adicionales y la gente se siente. Informe a la audiencia en caso de que haya algún retraso; explíqueles el motivo y dígales que la reunión comenzará pronto.

Anfitrión del evento: Anuncia a los asistentes cuando falten 5 minutos y 2 minutos para comenzar con la reunión.

Director de iluminación:Apagalasluces30segundosantesdecomenzar. Acomodador: Cierra las puertas. Cuelga en la parte exterior de la puerta un

letreroqueindique“Reuniónenprogreso”.

El anfitrión del evento da la bienvenida a todos los asistentes.

Celebración de estatus: Los eventos de Melaleuca son una oportunidad única para celebrar los triunfos de los líderes de su área, comunidad e incluso de su organización. Al celebrar, recuerde lo importante que será esa experiencia para los líderes que van a ser reconocidos. Usted es responsable de crear un ambientedinámicoparatodoelevento.Reviseelprocesodecelebraciónparaobtenermásinformación(páginas20-21).

Anuncios apropiados:Reviselosanunciosqueseanapropiadossegúnlasituación. • Apaguen los teléfonos móviles. • No se puede grabar ningún evento de Melaleuca (está prohibido el uso de

filmadoras, grabadoras y teléfonos). • Permanezcan en sus asientos a menos de que sea necesario. • Si necesitan salir del salón, cuando regresen siéntense en las sillas ubicadas

en la parte de atrás del salón. • Si usted tiene un bebé que está inquieto, por favor llévelo al vestíbulo. • Pueden dar confidencialmente su opinión sobre la reunión en la página web

MelaleucaEvents.com. – “Les recomiendo a todos que visiten la página web y den su opinión

sobre esta reunión”.

Anuncie a cada presentador: Lea sus biografías y preséntelos antes de cada presentación.

Energía: Diviértase y mantenga una energía positiva, pero EVITE que la gente haga demasiado ruido o que se ponga a gritar. Esas exageraciones dan una impresión de falsedad. ¡El entusiasmo genuino es lo mejor, pero las exageraciones no valen! La energía y los aplausos deben ser sinceros.

Premiación: La música acompaña la premiación. Se baja el volumen de la música cuando el anfitrión del evento está anunciando los nombres y se vuelve a subir cuando las personas pasan al escenario. Mantenga una buena energía y motive a la audiencia a apoyar a las personas que están siendo reconocidas. No diga cosas como esta: “Aquellos que calificaron y no fueron nombrados por favor suban al escenario”.

Clausura: Agradezca a cada presentador, a los líderes y a todos los asistentes porsuparticipación.Recuérdeleslascosasquetienenquehacerydéinstrucciones para la entrega de los formularios de pedidos, etc. Tan pronto termine la reunión, debe comenzar la música de salida.

Lista de control durante el evento

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•Todosloslíderesqueestánenlareunión,desdeDirectoreshastaDirectores

Corporativos, deben ser reconocidos en todos los eventos de Melaleuca. Esto

debe hacerse básicamente de la misma manera, ya sea que la reunión se

realiza en la costa Este u Oeste, en los Estados Unidos, en Asia o en Europa.

•Cuandoelanfitrióndeleventoiniciaaestesegmentodelprograma.El

director audiovisual debe encargarse de que la música de premiación

comience con un volumen de 5 ó 6 (en la escala del 1 al 10). A medida que

se reconoce cada estatus, el volumen de la música debe subir gradualmente

a un nivel 8 ó 9 y mantenerse hasta que el anfitrión del evento anuncie el

siguiente estatus.

•Noreconozcapúblicamenteniidentifiquealosinvitados(aquellosque

no son líderes de Melaleuca). Por lo general los invitados no desean ser

identificados. Evite hacer que cualquier persona se sienta incómoda o

avergonzada. Simplemente dé la bienvenida a todos.

•Elanfitrióndeleventotienelaresponsabilidaddemantenerunaenergía

positiva entre la audiencia. Si nota que los aplausos están disminuyendo,

debe tomar la iniciativa y pedir a la gente que aplauda con entusiasmo para

celebrar los triunfos de los demás.

•Cadaestatusdebeserreconocidoindividualmente(Director,DirectorII,

Director III), en vez de hacerlo en grupos de estatus (Director, Director

Superior, Director Ejecutivo). La mejor forma de hacerlo es explicando

algunos de los requisitos y recompensas para cada estatus. Puede reconocer

a los líderes con un estatus de Director utilizando un lenguaje similar al del

siguiente ejemplo:

• “En el siguiente segmento, tengo el placer de celebrar el éxito de un grupo excepcional

de líderes que se encuentran con nosotros el día de hoy”.

• Primero, permítanme presentarles a aquellos que han dado el primer paso para

desarrollar su negocio. Ellos han inscrito a ocho clientes y calificaron para su primer

estatus de liderazgo. Ellos son los futuros líderes de Melaleuca. Les pedimos que se

pongan de pie los Directores que aún no han avanzado a Director II (aplausos)”.

• “Ahora pedimos a los Directores II que se pongan de pie (aplausos)”.

• “Los siguientes líderes han inscrito al menos a 11 clientes y han dado el siguiente paso

crucial para desarrollar su negocio Melaleuca, el cual es ayudar a uno de esos clientes

a avanzar al estatus de Director, por lo que ahora califican para participar en el Fondo

Común de Liderazgo. Directores III, por favor pónganse de pie (aplausos)”.

Continúe este proceso con cada estatus sucesivo: Director IV, Director V,

Director VI, etc.

•Sieneleventoseencuentranmenosde10DirectoresSuperiores,el

anfitrión del evento debe anunciar individualmente el nombre de cada

Director Superior. Pida al director de celebración que haga una lista

de Directores Superiores, Ejecutivos y Corporativos. La lista debe estar

organizada por estatus de menor a mayor. En caso de que estén presentes

más de 10 Directores Superiores, reconozca solamente cada nivel de

estatus y pida que todo el grupo se ponga de pie. Los Directores Ejecutivos y

Corporativos siempre deben ser anunciados individualmente.

•AntesdepresentaralosDirectoresSuperiores,expliquequeenesteestatus

los líderes ganan un ingreso significativo a través de su negocio Melaleuca y

recibenademásunaBonificaciónparaAutos.Sieltiempolopermite,puede

explicaralosasistentesenquéconsistelaBonificaciónparaAutos:

“Ahora, los líderes que han alcanzado el estatus de Director Superior han desarrollado

5 Directores personales y han inscrito al menos a 20 Clientes personales activos, lo

que les permite ganar un ingreso mensual significativo y Melaleuca les paga para

que manejen un carro nuevo. ¿Podrían, por favor, ponerse de pie todos los Directores

Superiores que aún no han avanzado a Director Superior II?” Continúe presentando

cada estatus: Director Superior II, Director Superior III, etc.

•PresenteindividualmenteconsurespectivonombreacadaDirectorEjecutivo y Corporativo. El director de celebración debe entregarle al anfitrión del evento una lista de todos los Directores Ejecutivos y Corporativos que se encuentran en la reunión. Dedique unos minutos para explicar lo que significa alcanzar este nivel de estatus:

“Ahora, tengo el privilegio de presentarles un grupo selecto de líderes: nuestros

Directores Ejecutivos y Corporativos. Estos líderes tienen cientos de clientes en sus

organizaciones y han desarrollado más de 10 Directores personales. El ingreso

promedio de un líder con el estatus de Director Ejecutivo es de más de $140,000 al

año y reciben el doble en la Bonificación para Autos en comparación con los Directores

Superiores. Invito a estos líderes a subir al escenario una vez que los haya nombrado.

Señoras y señores, por favor demos un merecido aplauso a estos líderes increíbles:

(nombre del líder y estatus) (aplausos)”.

Anfitrión del evento: celebración de estatus

22 23

P. ¿Si el grupo está inquieto, cómo llamo su atención para iniciar el

evento puntualmente?

R. Pida que el director de iluminación baje o apague las luces de salón, y que

vuelva a encenderlas 2 veces mientras usted se para en el podio para que

el grupo vea que es hora de comenzar. Después de aproximadamente 30

segundos, anuncie al público que tome asiento y que dará inicio en 2 minutos.

Los acomodadores deben pedir cordialmente a las personas que se encuentran

en los pasillos o en la parte de atrás del salón que tomen asiento. El apagar

las luces y poner un video corto con un mensaje inspirador, también sirve

para llamar la atención.

P. ¿Qué pasa si durante la presentación los niveles de sonido no son los

adecuados para la música, videos o micrófonos?

R. Lo ideal sería que usted haya coordinado con el director de sonido y el técnico

audiovisual del hotel para probar el sonido antes de la reunión y que hayan

llegado a un acuerdo sobre la señal que usted le dará para ajustar el sonido

cuando sea necesario. Caso contrario, en vez de proseguir con una mala

calidad de sonido, haga que el asistente del director le pida al director de

sonido y al técnico audiovisual del hotel que solucionen el problema. Luego

proceda con la reunión. Lo ideal sería que el coordinador audiovisual solucione

el problema sin interrumpir el evento.

P. ¿Qué puedo hacer para aumentar el entusiasmo y la energía si no

hay mucho apoyo ni aplausos por parte de la audiencia? ¿Cómo

mantengo la energía?

R. Pida a la audiencia que apoye a las personas que están siendo premiadas por

su arduo trabajo. Este es un momento especial y ellos se merecen un caluroso

aplauso cuando se anuncian sus nombres y suben al escenario. Si hay muchos

premios y la entrega se alarga, siga pidiendo el apoyo de la audiencia.

P. ¿Qué debo hacer si la experiencia personal con los productos se está

alargando más de la cuenta?

R. Asegúrese de explicar con anticipación las pautas para el relato, especificando

que no debe durar más de 2 minutos. En caso de que se alarge, acérquese

cortésmente al Ejecutivo de Ventas para hacerle saber que debe terminar su

relato. Si sigue alargándose, pídale cordialmente que concluya su relato en un

minuto para poder seguir con los otros segmentos del evento.

Questions and Answers:Así como usted estuvo pendiente y ayudó con todos los arreglos y preparativos del evento, es necesario que realice otras actividades para quitar de forma profesional todos los arreglos, antes de que pueda descansar y dar todo por terminado. Asegúrese de solicitar la ayuda de los miembros del equipo.

Muestrario de productos: Empaque los productos exhibidos y los

mostradores.

Material y pancartas de Melaleuca: Guarde en cajas y devuelva todo el

material de la compañía a Melaleuca (con excepción de la documentación

no utilizada). Enrolle las pancartas, guarde los CD y DVD en sobres

acolchados y devuelva el letrero del podio.

Documentación: Envíe al contacto designado en Melaleuca, toda la

documentación pertinente, incluyendo los formularios de pedido del

lanzamiento, formularios de asistencia y formularios de premiación

debidamente llenos, hasta las 8 a.m. del día siguiente.

Lista de control posterior al evento Preguntas y respuestas:

24 25

AudiovisualPantalla •Paramenosde600asistentes:

1 pantalla de 10x14 pies a la izquierda del escenario.

•Paramásde600asistentes:2pantallas de 10x14 pies, una a cada lado del escenario.

Proyector •Utilicepantallasdeproyección

frontal en reuniones con menos de 600 asistentes.

•Utilicepantallasdeproyeccióntrasera en reuniones con más de 600 asistentes.

Computadora portátil •CablesRGB/VGA •Dependiendodeltipode

reunión, determine si el computador portátil debe estar colocado en el podio o en la mesa del técnico audiovisual.

Micrófonos •1micrófonoparaelpodio. •1micrófonoinalámbrico.Reproductor de CD para la música.Reproductor de DVD (si es necesario)Sonido: Sonido ambiental o parlantes. Hable con el representante del hotel y pregúntele si el sonido ambiental es de buena calidad. Añada parlantes en caso de ser necesario, si el sonido no es de buena calidad o si es un grupo muy grande •1parlantepara125personaso

menos •2parlantespara150personaso

más •4parlantesparamásde600

personas

EscenarioTamaño del escenario •De75a600asistentes:

12’ x 18’ x 24’’ •Másde600asistentes:

24’x30’x24’’Podio: Cuide que tenga una apariencia profesional y que no luzca desgastado.Es preferible un podio de madera. Plantas •Unas6u8plantas(porejemplo,

helechos) delante del escenario. •2plantasgrandes(porejemplo,

ficus o palmeras) en la parte de atrás del escenario.

Cortina divisoria: Colocada detrás del escenario y con una pancarta en la mitad.

Gradas: A cada lado del escenario

Arreglo del salón •Colocarlaprimerafiladesillas

a unos 6 u 8 pies del escenario. •5piesdedistanciaentrefilas. •Colocarlamesadeltécnico

audiovisual en la parte de atrás del salón. No detrás del escenario ni a un lado del salón.

•Lamesadeexhibicióndeproductos se coloca a la derecha del escenario.

•Eltechodelsalóndebeserde12 pies o más alto.

Proceso de reconocimiento en el escenario

10 x 14

La fila se forma aquí

El anunciador se para aquí

En el siguiente diagrama puede ver cómo debe fluir el recorrido durante el proceso de reconocimiento. El anunciante se para a un lado del escenario, anuncia el nombre y la persona cruza el escenario.

Requisitos audiovisuales y del salón

26 27

Pancarta A

10 x 14

Pancarta A

Pancarta B

o

o

Pancarta B

5 ft.

6–8

ft.

Letrero desplegable

Letrero desplegable

Mesa del técnico AV

Pancarta C

Entrada

75 a 125 asistentes

Abreviaturas usadasMR = Mesa de registro generalRE=RegistroparaSD,EDyCDRP = Mesa de registro premiaciónMP = Mesa de exhibición de premiosP = Muestrario de productos

Guía de pancartas

MR

RE

RP

MP

P

Diagrama de salón pequeño

Pancarta A

o

o

Pancarta B

28 29

Pancarta A

10 x 14

Pancarta B

Pancarta D

Pancarta C

5 ft.

6–8 ft.

Letrero desplegable

Letrero desplegable

Entrada

5 ft.

Pancarta A

Pancarta B

o

o

Mesa del técnico AV

125 a 300 asistentes

MR

RE

RP

MP

P

Diagrama de salón mediano

Abreviaturas usadasMR = Mesa de registro generalRE=RegistroparaSD,EDyCDRP = Mesa de registro premiaciónMP = Mesa de exhibición de premiosP = Muestrario de productos

Guía de pancartas

Pancarta A

o

o

Pancarta B

30 31

Pancarta A

10 x 14

Pancarta B(Oligo)

5 ft.

6–8 ft.

Letrero desplegable

Letrero desplegable

Entrada

5 ft.

Pancarta E (Oligo)

Mesa del técnico AV

Pancarta A

o

300 a 600 asistentes

Guía de pancartas

MRRE

RP

MP

P

Diagrama de salón grande

Abreviaturas usadasMR = Mesa de registro generalRE=RegistroparaSD,EDyCDRP = Mesa de registro premiaciónMP = Mesa de exhibición de premiosP = Muestrario de productos

Pancarta A

o

32 33

Pancarta A10 x 14 10 x 14

Pancarta B(Oligo)

Pancarta C(Productos excepcionales)

5 ft.

6–8 ft.

Letrero desplegable

Letrero desplegable

Entrada

5 ft.5 ft.

Pancarta G(Oligo)

Pancarta F(Oligo)

Pancarta E Pancarta D

Letrero desplegable

Letrero desplegable

Entrada

Mesa del técnico AV

Pancarta A

o

Más de 600 asistentes

Guía de pancartas

MR

RE

RP

MP

P

Diagrama de salón para más de 600

Abreviaturas usadasMR = Mesa de registro generalRE=RegistroparaSD,EDyCDRP = Mesa de registro premiaciónMP = Mesa de exhibición de premiosP = Muestrario de productos

Pancarta A

o

34 35

Funciones del equipo encargado del evento

Director del evento:

Anfitrión del evento:

Asistente del director:

Equipo encargado del registro e información:

Director:

Equipo encargado de la celebración:

Director:

Acomodadores:

Director:

Comité de bienvenida:

Director:

Encargado de la exhibición de productos:

Director de sonido y equipos audiovisuales:

Coordinador del escenario:

Director de iluminación:

Ayudantes de iluminación:

Personas que hablarán de las experiencias con los productos:

Como director del evento, usted necesitará de la ayuda de los líderes en su área para tener un evento exitoso. Pida la colaboración de todos los líderes locales y asigne funciones.

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