Organización

Mgtr. Juana María Huaco2-Julio-2009

Diplomado en Gestión Micro Empresarial

¿Qué es un negocio?

§Es una descripción corta y precisa de lasoperaciones básicas de lo que se realizacon un objetivo de utilidad dentro de unestablecimiento comercial o industrial.§Un buen negocio empieza con una buenaidea, y hay que tener en cuenta la clase denegocio que se desea operar.

Un negocio de éxitocubre las necesidades desus clientesclientes

Brindarles lo que desean o necesitana un precio accesible y permitiendoobtener una utilidad al negocio.

Estructura para el éxito

1.Cubre una necesidad

2.Precio accesible

+ utilidad

5.Capital

Se tiene

Formalidad1.La formalidad legal:

Trámites para constitución como personajurídica.

Tiempo y dinero / Beneficios2.La formalidad organizativa:

Formas de organización, conseguirtrabajadores, incremento de laproductividad, coordinación,procedimientos de trabajo,…

Situaciones frecuentes

§Parece que siempre voy detrás de losproblemas …§No toman decisiones, pudiéndolo hacer§No hay creatividad, ni innovación … quierenhacer siempre lo mismo§No tengo tiempo para nada, ni pensar envacaciones o en enfermarse§Personal bueno pero no da todo lo que puede

Situaciones frecuentes§¿Capacitar? No hay dinero. No hay tiempo –dice el trabajador-§Aumento de sueldo: ni pensarlo, no es elmomento … crisis!§Vendo bien, pero no tengo efectivo§¿Me afectarán los cambios económicos?§¿Cómo mejorar el quehacer directivo?§Proponer ideas es la parte fácil, pero lograr quelas cosas se hagan es la parte más difícil§…..

¿Por qué?§¿Cuál es la dificultad para convertir estasideas en acciones eficaces?§La respuesta es:

Las personas§Cuando el cambio se concentra en losprocesos, las nuevas tecnologías,… y noen las personas que deben aplicar elcambio.

Necesidad de la función de organización

§Ya se cuenta con un marco legal para laMYPE y varios dispositivos promotores.§Propiciar la incorporación de herramientasprofesionales para la gestión.§Reconocer los recursos humanos – laspersonas- como activos intangibles.

Capacidad para relacionarse

§Capacidad para generar estados de ánimopositivos en las personas del entorno que setraduzcan en compromisos de apoyo para eldesarrollo de los proyectos.§Comprende:a) La persuasión y la elaboración de redes de

apoyob) La autoconfianza

Es imperativo

Desempeño en contextos de altaincertidumbre y ambigüedad.Por tanto,

Fomentar la capacidad de anticipación y lacapacidad emprendedora.

DiseñoOrganizativo

¿Qué entendemos por organización?

1. Como sinónimo de empresa:Entidades dirigidas por metas y diseñadas comosistemas de actividad deliberadamente coordinaday vinculada con el entorno.

Sistema:Es un conjunto organizado de elementos queinteractúan entre sí o son interdependientes,formando un todo complejo, identificable ydistinto.

Procesos

Entrada de Salida

transformación

MP

P

S/.

I

B / S

¿Qué entendemos por organización?

2. Como función directiva:§Como la segunda función dentro del procesoadministrativo:

P O

D C

§Los directivos estructuran y coordinan de maneraintencionada los recursos organizacionales paraalcanzar el propósito / meta de la empresa.

Aunque el trabajo pueda estar dividido endepartamentos separados o conjuntos deactividades –áreas-, lo importante es lacoordinación horizontal. Las fronteras entredepartamentos se están volviendo más flexiblesy difusas a medida que las empresas tienen lanecesidad de responder a los cambios en elentorno con mayor rapidez.

Una distinción:

Organización formal:§Identifica y agrupa las funciones y tareas adesarrollarse dentro de la empresa, a través dedefinir y delegar la responsabilidad y autoridadadecuada a todos los miembros que la integran,estableciendo una cadena de mando y los másapropiados canales de comunicación.§Todo esto estructurado y encaminado hacia laobtención de los objetivos de la empresa en laforma más eficiente y con el mínimo esfuerzo.

Una distinción:

Organización informal:§Son redes de alianzas o esferas de influencia que existen

y que no toma en cuenta a la organización formal.Relaciones amicales y de compañerismo. Reglas propiasy tradiciones que no se tienen por escrito pero que secumplen habitualmente.§Sus objetivos que pueden estar de acuerdo o enacuerdo o en

contraposicióncontraposición con los objetivos de la empresa. Es elresultante de las reacciones individuales y colectivas delos individuos ante la organización formal.

CONFIGURACIÓN ORGANIZACIONAL

Alta Dirección

SoporteAdministrativo

SoporteTécnico

Centro de Operaciones

MandosMedios

¿Qué es un diseño organizacional?

§Es la integración de la estructura de unaempresa, así como de sus procesos, personal,sistemas y tecnología.§El diseño es clave para que la empresa puedatener la habilidad y capacidad de orientarse almercado que atiende, adaptarse a los cambios,innovar constantemente y competirexitosamente a corto y largo plazo.

¿Cuál es el diseño más conveniente?

¿Qué es lo más conveniente para la estrategia?ØEl personal,ØLa tecnología,ØLas tareas o procesos

Æ El proceso de diseño organizativo vincula personas,información y tecnología con la misión, visión yestrategias de la empresa. Además debe estarenmarcado en la comunicación y el flujo de informaciónentre las personas.

Decisiones organizativas

1. ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO2. DELEGACIÓN DE AUTORIDAD3. DEPARTAMENTALIZACIÓN4. ALCANCE DE CONTROL

Diseños organizacionales tradicionales

a) Organizaciones funcionales:El trabajo se divide por las funciones que se realizan: ventas,contabilidad, administración, almacén, producción,..Para empresas pequeñas, geográficamente centralizadas y conpocos bienes y servicios.

b) Organizaciones departamentales:El trabajo se divide por líneas de productos, con varias sucursales.Para empresas más grandes, geográficamente dispersas y/o queproducen una variedad de bienes y servicios.

Diseños organizacionales tradicionales

c) Organizaciones burocráticas-mecanicistas:El trabajo está dividido por funciones y el diseñoorganizacional descansa en el desempeño del individuobajo el control de un supervisor para realizar dichasfunciones o tareas exclusivas.Para empresas centralizadas y entornos más estables(mínima competencia). Típicas para el sector público.

Diseños organizacionales modernos

a) Organizaciones a base de proyectos o gruposespeciales de trabajo:Para coordinar esfuerzos entre departamentos con elfin de trabajar con problemas específicos o complejosque no pueden ser manejados por un solodepartamento.Los empleados de los distintos departamentos o áreasfuncionales constituyen un grupo y cada uno aporta losconocimientos que posee dentro de su campo deespecialidad.

Diseños organizacionales modernos

b) Organizaciones y sistemas virtuales:Surge con el desarrollo y uso de las tecnologías deinformación y las comunicaciones.Es una red temporal de agentes independientesenlazados por la tecnología para compartirconocimientos, costos y acceso a mercados.Generalmente no hay lugar físico y el trabajo escoordinado por medio de la comunicación electrónica.

Recordar:

§No hay una sola estructura o diseño deorganización perfecto.§Es un arte donde el punto central es: encontraraquella estructura que mejor sirva a losobjetivos de la empresa.Æ Son las necesidades del mercado, la naturalezade los servicios ofrecidos, y las medidas desatisfacción de la clientela, entre otros aspectos,lo que ayudan a determinar cuáles son las“mejores prácticas” que llevan a obtener eldesempeño y los resultados deseados.

Organigramas

§Es un gráfico, un diagrama o un dibujo de laestructura de la organización. Es larepresentación gráfica de la estructuraorganizacional formal de la empresa.§Cómo se distribuyen las diversas unidadesorgánicas de la empresa y qué relaciones hayentre ellas.

Principales características:

§Debe ser actual§Fácil de entender§Uniforme (símbolos)§Preciso (lo justo y necesario)§Equilibrado (orden)

Ventajas:

§Fuente de información clara, objetiva y directa.§Ubicar con rapidez y facilidad la unidadorgánica.§Permite dar consistencia a la aplicación delproceso administrativo.§Ayuda a detectar anomalías estructurales(exceso o déficit de personal, duplicación defunciones,…).

¿Cómo se representan las unidades orgánicas?

Unidades dedirección

Unidadesconsultivas

Unidades deapoyo

Unidades deasesoría

Unidades delínea

Nomenclatura organizacional

De la unidad orgánica Del responsable de la unidadorgánica

Asamblea general AccionistasConsejo deadministración

Directivos

Dirección / Gerenciageneral

Director / Gerente general

Gerencia o Jefatura deárea

Gerente o Jefe de área

Jefatura de división Jefe de divisiónJefatura de departamento Jefe de departamentoJefatura de sección Jefe de sección

GerenciaGeneral

Jefe deDepartamento

Jefe deDepartamento

Jefe deDepartamento

Supervisor SupervisorEn proyecto de

creación

Manual de Funciones - MOF

§Describir cada una de las unidades orgánicasque constituyen la empresa y que se encuentranrepresentadas en el organigrama.§Se describe y explica las funciones / tareas decada puesto de trabajo.§Se hace uso de la técnica de Análisis dePuestos.

¿Qué información debe contener?§ Datos de identificación: Título o nombre de la unidad / puesto

Ubicación / nivelNúmero de ocupantes del puestoTurnoCódigo

§ Relaciones: Ascendentes (de quién depende)Descendentes (a quién supervisa)Laterales (de coordinación)

§ Objetivo del puesto: Razón de ser

§ Resumen del puesto: Breve descripción del contenido del puesto

§ Funciones / Tareas: Relación de las funciones (diarias, semanales,quincenales, mensuales, anuales, periódicas)

ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS¿Cómo organizar el trabajo para alcanzar las metas?§ No sólo las actividades operativas sino identificar los procesos

críticos para conseguir los objetivos empresariales.§ Describir los procesos internos. Los básicos e indisociables:

De entrada: relacionados con las necesidades de losclientes (innovación)

De transformación: los operativos (producción,entrega de bienes y servicios)

De salida: servicio post venta (realizado después dela venta)

Manual de Procesos - MAPRO

Detalla y describe cada una de las etapas y secuencialógica e interrelacionada de los procesos que se realizandentro de la empresa:

- Proceso de venta- Proceso de compra o de abastecimiento- Proceso de cobranza- Procesos de control- Procesos de producción: de almacenaje, de

operaciones,…- ….

¿Qué información debe contener?§ Datos de identificación: Título o nombre del proceso

Unidad orgánicaNúmero de trabajadores implicadosTurnoCódigo

§ Objetivo del proceso: Razón de ser

§ Flujograma: Forma gráfica de la secuencia de las operacionesdel procedimiento

§ Descripción o textoexplicativo: Explicación de cada una de las etapas del

procedimiento, cuidando la secuencia del mismo.