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PLAN INTEGRAL DEL CURSO ¨ ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ¨

MARTHA PATRICIA VERGARA BERMUDEZ

A: Dra. ANAID DIAZ Directora Programa Administración Turística

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA INSTITUTO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA – IDEAD –

IBAGUÉ NOVIEMBRE- 2004

PLAN INTEGRAL DEL CURSO ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. ASPECTOS FORMALES

Ø UNIDAD ACADEMICA : Instituto de Educación a Distancia - IDEAD -

Ø PROGRAMA O CARRERA: Administración de Empresas Turísticas Ø AREA DE FORMACION : Específica (Turística Hotelera) Ø NOMBRE DEL CURSO : Organización de Eventos Ø INTENSIDAD TOTAL: 120 Horas Ø TRABAJO INDEPENDIENTE : 90 Horas Ø TRABAJO PRESENCIAL : 15 Horas de Tutoría

4 Horas de Convocatorias 2 Horas de Encuadre Pedagógico 9 Horas de Asesoría

2. OBJETO DEL TRABAJO CURRICULAR

El Turismo de Eventos es una actividad turística que brinda posibilidades no solo de recreación (presentaciones artísticas, deportivas y culturales), sino también de eventos relacionados con temas económicos, científicos, políticos, educativos que dan impulso a una región o país. De ahí la importancia de formar, suministrar la información que le permita al estudiante relacionarse con una de las actividades permanentes del sector turismo como es la organización de eventos, a los cuales debe llegar con las herramientas necesarias para : planear, organizar, presupuestar, ejecutar y evaluar cualquier tipo de evento, buscando de alcanzar el éxito en la realización del mismo e igualmente tratando de optimizar el rendimiento de los recursos que se apliquen.

3. ARTICULACIÓN DEL CURSO PROGRAMATICO CON EL NÚCLEO Y CON EL OBJETO.

El desarrollo de un evento exige una acción coordinada con las demás áreas, por lo tanto la identificación de todas sus partes, la planificación, la acertada organización y la técnica con que se lleven a cabo dará como resultado que los eventos alcancen los logros que se propongan y satisfagan a los asistentes y a los contratantes de los mismos. Se requiere de una coordinación dinámica con las demás temáticas de curso programático: teoría turística, administración hotelera, administración del turismo, gestión de servicios recreativos y culturales, fundamentos de economía, mercadeo, contabilidad y costos y demás áreas del curso programático que permitan al estudiante la identificación del mismo con la carrera y la interrelación con las diferentes disciplinas que se manejan en el desarrollo de las mismas. 4. OBJETIVO CENTRAL Dotar al estudiante de los conocimientos suficientes, habilidades y destrezas en materia de Diseño y Organización de Eventos, así como de actividades que le permitan la adecuada planeación, gestión y comercialización del turismo, con base en herramientas académicas, técnicas y pedagógicas y bajo el concepto de desarrollo turístico sostenible y desarrollo humano. 5. OBJETIVOS DE TRABAJO

Ø Mediante los conocimientos acerca de los temas y elementos que componen el curso ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, el estudiante estará en capacidad de desarrollar los diferentes procesos para realizar un evento.

Ø Orientar y lograr que los estudiantes adquieran y apliquen mediante la práctica de un evento todos los conocimientos.

Ø Identificar la relación entre Organización de Eventos y el Turismo.

Ø Explorar los diferentes tipos de eventos para lograr la conformación de paquetes turísticos (Eventos Comerciales, Académicos, Deportivos, Religiosos)

Ø Analizar los factores internos, externos, tanto económico, financieros, culturales, ecológicos y logísticos que inciden en el turismo aplicado al desarrollo de eventos.

Ø Desarrollar un trabajo teórico – práctico en la planeación y ejecución y evaluación de un evento.

Ø Presentar conceptos y metodologías aplicables a todo tipo de organización (empresas grandes y medianas en el sector privado, instituciones públicas, universidades y agencias gubernamentales).

Ø Identificar normas protocolarias en las diferentes etapas del proceso de un evento: pre-evento, evento y post-evento

Ø Conocer los diferentes pasos a seguir en la planeación de los eventos (identificación, definición de motivo, actividad, público-objetivo, tiempo, espacio, forma).

Ø Determinar los requerimientos y logística de acuerdo con el tipo de evento (programa, tiempos y movimientos, material de apoyo, recurso humano, comercialización).

Ø Identificación de presupuestos de recurso humano, equipos, alimentos, bebidas, transportes, ingresos, punto de equilibrio.

Ø Definir cronogramas de trabajo de acuerdo con el tipo de evento : comités o grupos de trabajo, funciones, horarios, tareas.

Ø Conocer los diferentes montajes de salones de acuerdo con el tipo de evento a desarrollar.

Ø Familiarizarse con los elementos de mercadeo, comercialización de eventos.

6. PRESENTACIÓN Y SUSTENTACIÓN DEL MATERIAL PEDAGÓGICO BÁSICO El material pedagógico más apropiado para desarrollar los fundamentos teóricos y prácticos del curso de Organización de Eventos es el siguiente:

Ø ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y CONVENCIONES: Cravioto Magallón, Tonatiuh. Editorial Trillas S.A. Texto Guía.- Este texto permite al estudiante apropiar los elementos teóricos e históricos, considerando los antecedentes que existen en la realización de los Eventos; enfatiza la importancia de La Oficina de Congresos y Convenciones y da los parámetros básicos ó manuales que permite cumplir adecuadamente con tal actividad.

Ø EVENTOS Y EXPOSICIONES, UNA ORGANIZACIÓN EXITOSA. Jack Fleitman. Editorial Mc Graw Hill Este texto permite al estudiante guiarlo a través de unas técnicas administrativas claves en la Organización de cualquier evento como son: la planeación, organización, ejecución y evaluación. Define una estructura orgánica formada por un coordinador general y siete coordinadores de áreas, responsables de llevar a cabo todas las funciones necesarias para la exitosa realización de un Evento.

Ø ESCENARIOS PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS. Vídeo. Asociación Promotora de Turismo del Tolima 1998. Al observar este vídeo, los estudiantes podrán visualizar los diferentes escenarios turísticos con que cuenta el departamento del Tolima para la organización de diversas clases de eventos.

Ø ASOCIACIÓN DE CAMARAS DE COMERCIO DE LA ZONA CENTRAL –ASOCENTRO - . Como realizar un evento comercial. Ediciones Cámara de Comercio de Bogotá. Santa Fé de Bogotá, 1989. www.ccb.org.com.

Ø PAGINAS WEB: Organización de Eventos - www.corferias.com Esta página web nos describe el recinto ferial más importante de Colombia, ubicado en Bogotá. Da información acerca de su historia, misión, visión, calendario ferial y procedimientos de participación. Se presenta como el espacio óptimo para la realización de exposiciones, congresos, convenciones, juntas de trabajo y eventos sociales. Se constituye en la vitrina más vendedora de América Latina y motor de desarrollo de nuestro país. - www.feriasyexposiciones.com Esta página web se refiere al Centro Internacional de Exposiciones y Convenciones World Trade Center, ubicado en la ciudad de México. Inaugurado en Noviembre de 1994 es considerado un excelente recinto multifuncional para intercambios comerciales, tecnológicos y culturales.

El anterior material pedagógico permite visualizar diferentes puntos de vista y criterios acerca de la organización de eventos y permite desarrollar una metodología teórica-práctica con los estudiantes. Siendo el programa de carácter teórico – práctico, se tomará el material pedagógico para desarrollar aplicando el proceso de enseñanza aprendizaje, con énfasis en la investigación individual y grupal, optimizando las capacidades del estudiante. Los estudiantes podrán con base en los textos y vídeos, desarrollar actividades de observación, sensibilización, análisis e interpretación en la organización de eventos y la oportunidad de poner en práctica los conocimientos teóricos adquiridos en tutoría.

7. PRESENTACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE LAS UNIDADES INTEGRALES DEL CURSO.

UNIDAD No. 1. Antecedentes Históricos, Generalidades, Clasificación de Grupos, Congresos, Convenciones y Clasificación de Eventos

http://www.ccb.org.com/

http://www.feriasyexposiciones.com/

http://www.corferias.com/

* Descripción y Análisis de la Temática

1.1. Generalidades y Antecedentes Históricos 1.2. Visión sobre la Importancia del Estudio de la Organización de Eventos, Su Relación con el Turismo y la Industria de la Hospitalidad. 1.3. Clasificación de los Grupos de Congresos y Convenciones según el mercado y según sus objetivos. 1.4. Oficina de Congresos y Convenciones 1.5. Clasificación de eventos según su objetivo

Esta unidad es de gran importancia, ya que ubica al estudiante en nuestra realidad, le permite conocer y diferenciar los diversos tipos de eventos académicos, comerciales y le da las bases para planear los eventos de acuerdo a la caracterización de cada uno de ellos. * Preguntas Generadoras

Ø ¿Cuales son los medios y/o mecanismos para la realización de un evento? Ø ¿Cuál es la oferta / demanda en el desarrollo de eventos? Ø ¿Cuáles son los espacios de comercialización de los eventos? Ø ¿Quiénes compran, venden, organizan y dirigen eventos en la economía de hoy, ubicándonos en nuestro entorno regional? Ø ¿De acuerdo a la clasificación de eventos, cuales cree que sean los más viables de promocionar en nuestro medio y hacia que tipo de empresas los enfocaría?.

* Actividades de Integración: Aplica para todas las tutorías

Ø Trabajo en CIPAS, en tiempo de trabajo colectivo, de acuerdo al Comité asignado Ø Trabajo en CIPAS, en tiempo de trabajo individual , en la socialización de lecturas por cada tutoría Ø Talleres en tutoría, con participación del grupo

Acreditación Se debe ser puntual en el proceso de evaluación en todas sus dimensiones (autoevaluación, coevaluación y heteroevaluación) Lo anterior aplica para todas las tutorías. Elaboración de Resúmenes Analíticos de Estudio (RAE) Revisión del Portafolio Individual Contactos con las Empresas que patrocinarán el Evento * Lecturas Básicas:

Ø CRAVIOTO MAGALLÓN, Tonatiuh. Organización de Congresos y Convenciones. . Páginas 9 al 29 .

UNIDAD 2. PLANEACIÓN DE EVENTOS

· Descripción y Análisis de las Temáticas

2.1. Definición del evento 2.2. Identificación de motivos que determinan el tipo de evento 2.3. Para quien se hace un evento 2.4. El cómo se llevará a cabo y su incidencia 2.5. El dónde, la importancia de la selección del lugar 2.6. El cuándo Los recursos económicos a aplicar

Esta unidad ayuda al estudiante a reconocer e identificar los elementos básicos que se deben tener en cuenta durante la planeación profesional de un evento que permita determinar los objetivos y los cursos de acción que deben tomarse. Es decidir por adelantado que hacer, cómo y cuando hacerlo, quien ha de hacerlo, tratando de minimizar los riesgos y aprovechando las oportunidades con unas estrategias y formulación de planes concretos que permitan alcanzar los objetivos.,

· Preguntas Generadoras

Ø ¿Qué procesos se deben tener en cuenta para el desarrollo de los diferentes tipos de eventos?. Ø Cuáles son las estrategias específicas y consistentes a tener en cuenta para una adecuada planeación? Ø Enumere algunas ventajas de la planificación. Ø ¿Por qué es tan importante el reconocimiento físico previo al desarrollo de un evento para la selección del lugar?.

· Lecturas Básicas

Ø CRAVIOTO MAGALLON. Organización de Congresos y Convenciones. Páginas 31 – 44 Ø JACK FLEITMAN. Eventos y Exposiciones Una organización Exitosa. Pág. 1 – 9

UNIDAD 3. ORGANIZACIÓN Y OPERACIÓN DE EVENTOS


3.1. Comité Técnico - Académico 3.2. Comité Administrativo Operativo 3.3. Comité De Finanzas y Presupuestos 3.4. Comité de Registro y Relaciones Públicas 3.5. Comité de Publicidad y Comercialización

Dentro de la administración la asignación de actividades juega uno de los aspectos más difíciles, debido a que es darle a cada quien la participación dentro de la consecución de los objetivos empresariales. De ahí la importancia que para lograr una exitosa organización de eventos todas las personas que forman parte de dicha organización tengan claramente determinado sus responsabilidades y su campo de acción, al igual que

sus relaciones con los demás integrantes con el objeto de lograr la coordinación de los trabajos de las personas y de ese modo lograr los objetivos propuestos.


Ø ¿Bajo que Conceptos o parámetros se debe diseñar la estructura orgánica de un evento determinado? Ø Porqué considera que es importante la coordinación de esfuerzos individuales para lograr un verdadero trabajo en equipo? Ø ¿ Cómo considera se pueden optimizar la elaboración y formulación de objetivos y planes de apoyo que ayuden a diseñar de manera clara y concreta la organización de un evento?. Ø Cuál considera que sea el perfil idóneo del grupo de organizadores?

· Actividades de integración Los estudiantes se agruparán mediante los Comités de Finanzas, Técnico, Publicidad, Alojamiento, Registro, Operativo Trabajo en CIPAS para la socialización de lecturas de tutoría


Ø CRAVIOTO MAGALLON. Organización de Congresos y Convenciones. Páginas 45 – 162

Ø JACK FLEITMAN. Eventos y Exposiciones. Pag. 11 – 137

UNIDAD 4. EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE EVENTOS


4.1. Cómo ejecutar un evento 4.2. Cómo evaluar un evento 4.3. Formatos de Reglamentos, contratos y convocatorias, promoción y control. 4.4. Montaje de auditorio, salones y mesas.

Esta unidad es de gran importancia, pues ubica al estudiante en la etapa en que se debe poner en práctica todo lo planificado y la organización diseñada para cumplir eficientemente con las actividades programadas para el evento. Igualmente se debe contar con una metodología para hacer una evaluación integral del evento respecto a los integrantes del Comité Organizador, las diferentes actividades y todo lo concerniente al desarrollo del mismo que permita definir las áreas críticas que

afectan el desarrollo exitoso para plantear nuevas estrategias y ajustar estructuras organizacionales.


Ø ¿Qué se debe evaluar y para qué? Ø Quiénes más intervienen en la ejecución de un evento? Ø Cuáles Servicios de apoyo se requieren? Ø A quienes les corresponde evaluar y en que momento se evalúa? Ø Bajo que parámetros se realiza una evaluación estándar? Registre algunos indicadores de evaluación

· Actividades de Integración

Ø Lectura de comprobación Ø Discusión en grupo sobre lo que es pertinente y lo que no requiere desgaste en controlar. Ø Discusión sobre los controles que implementará cada grupo para el evento que está desarrollando.


Ø CRAVIOTO MAGALLON. Organización de Congresos y Convenciones. Pág 163 - 206 Ø JACK FLEITMAN. Eventos y Exposiciones. Pág. 139-261

UNIDAD 5. ESTRATEGIAS FINANCIERAS (PRESUPUESTOS) ESTRATEGIAS DE MERCADEO Y COMERCIALIZACION (Eventos Comerciales)


5.1. Presupuesto de ingresos, inscripciones, subsidios, patrocinios 5.2. Presupuesto de egresos, costos de promoción, costos académicos, costos de organización. 5.3. Flujo de Efectivo 5.4. Eventos Comerciales: Ferias y Exposiciones, Ruedas de Negocios, Muestras y Misiones Comerciales, Desayunos de Negocio.

En cuanto al enfoque financiero se pretende dar a los estudiantes las herramientas necesarias que les permita costear y analizar el costo/beneficio de un evento. Igualmente tendrán en cuenta la importancia de los diferentes presupuestos como son de ingresos, de egresos, de recursos humanos, de tiempo, movimiento y espacio

Referente al enfoque comercial se analizaran estrategias de mercadeo para eventos comerciales, dando prioridad al sondeo de mercado y otros factores básicos que nos permitan acertar en la difusión, promoción y comercialización del evento.


Ø Cómo se costea un evento? Ø Cómo se calculan los ingresos de un evento? Ø Utilidad, relación beneficio / costo Ø Cuáles son los elementos mínimos a tener en cuenta para lograr con éxito un acertado sondeo de mercado? Ø cuáles estrategias de promoción son claves para darle una acertada publicidad al evento?


Ø CRAVIOTO MAGALLON. Organización de Congresos y Convenciones. Páginas 148 a 154 Páginas 193 a 201. Ø JACK FLEITMAN. Eventos y Exposiciones. Páginas 102 - 110 Ø ASOCENTRO Y CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA. Revista Cómo realizar un Evento Comercial. 1989. Página 1 a la 77

UNIDAD 6. IMAGEN CORPORATIVA Y PROTOCOLO EMPRESARIAL


6.1. Imagen Corporativa: objeto, conceptos, valores, ideas, normas. 6.1.1. Proyección de la imagen corporativa a nivel externo: Opinión pública, imagen Profesional, reglas de oro, lenguaje corporal.

6.1.2. Gestión de la imagen corporativa: Identidad Corporativa, Física, Comunicación y control. 6.2. Protocolo 6.2.1. Definiciones, ceremonia, presentaciones, partes de espacio social, ubicación de ejecutivos, ubicación para reuniones, comunicaciones, etiqueta de mesa. 6.2.2. Precedencia: Oficiales en la República de Colombia, autoridades eclesiásticas .

6.3 Lugares especiales para Eventos Especiales. Hoteles una solución ideal para su evento. El Teatro como escenario corporativo. Centro de Convenciones, el lugar de los Eventos. El Look Empresarial de su Evento. Entretenimiento Corporativo. El Bouquet de su Evento. Hacer que los invitados a un evento, vivan una experiencia inolvidable, exige mucho trabajo detrás del escenario. La clave para que los resultados sean los mejores depende de un evento perfectamente planeado. Por ello es necesario que todos y cada uno de los elementos sean diseñados y coordinados con mucha precisión: listas de invitados, acondicionamiento del lugar, iluminación, sonido, entretenimiento corporativo, normas de

protocolo, presidium (ubicación de personalidades) , transporte, alojamiento, alimentación, etc. Es de ahí la importancia de esta última tutoría en dar la mayor información a los estudiantes que les permita aplicar las normas de etiqueta y protocolo empresarial en la realización de cualquier evento.


Ø Qué entiende por Imagen Corporativa de un Evento? Ø Cuál considera sea el protocolo empresarial básico a tener en cuenta ¿ Ø ¿ Cuál es la Precedencia en los diferentes actos y tipos de eventos?

· Actividades de Integración

Caso práctico al evento asignado al curso.


Documento Revista “Directorio para Eventos Especiales” 2003. De Live Media Ltda www.google.com (imagen corporativa – protocolo empresarial)

8. ACREDITACIÓN GENERAL DEL CURSO La acreditación se fundamenta en los elementos metacognitivos de los participantes, la reflexión individual y de CIPAS, sobre los procesos y logros en el dominio de conceptos teóricos. Al terminar el curso los estudiantes estarán en capacidad de:

· Distinguir los diferentes tipos de eventos. · Apropiar los elementos teóricos · Planear, organizar y ejecutar un evento, posteriormente hacer seguimiento · Costear y cuantificar la utilidad de un evento. · Manejar protocolo e imagen corporativa.

La acreditación será el resultado de la autoevaluación, coevaluación y heteroevaluación

- Exposiciones – participación y comprobación de lecturas: 10% - Práctica ( Desarrollo del Evento): 30% - Quiz: 20% - Convocatorias: 40%

http://www.google.com/

El evento que organiza el grupo a través de los diferentes CIPAS , articulará y fortalecerá el acercamiento con el sector productivo, se registrarán unas memorias oficiales que serán presentadas ocho días después del evento. 9. MATERIAL DE CONSULTA RECOMENDADO

Ø ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y CONVENCIONES: Cravioto, Magallón, Tonatiuh. Editorial Trillas S.A. 1998

Ø EVENTOS Y EXPOSICIONES, UNA ORGANIZACIÓN EXITOSA. Jack Fleitman. Editorial Mc Graw Hill .1997

Ø ESCENARIOS PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS. Vídeo. Asociación Promotora de Turismo del Tolima 1998.

Ø ASOCIACIÓN DE CAMARAS DE COMERCIO DE LA ZONA CENTRAL –ASOCENTRO - . Como realizar un evento comercial. Ediciones Cámara de Comercio de Bogotá. Santa Fé de Bogotá, 1989. www.ccb.org.com.

Ø EVENTOS. Guía Práctica para su planeación y ejecución. Alicia Richero. Editorial Trillas.

Ø RAMOS MILLAN GABRIEL. Relaciones Públicas- Toluca México, 1985

Ø SANCHEZ RIVAS VIRGINIA. Apuntes de Congresos y Convenciones. Escuela Mexicana de Turismo. México 1981

Ø SISKIND BARRY. Exposiciones, Ferias. Como planear estratégicamente su participación. 3R. Editores. 1997

Ø PAGINAS WEB - www.corferias.com - www.feriasyexposiciones.com - www.eventosencolombia.com - www.evengro.com

http://www.evengro.com/

http://www.eventosencolombia.com/

http://www.feriasyexposiciones.com/

http://www.corferias.com/

http://www.ccb.org.com/

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