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UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI TORINODivisione Attività Istituzionali - Sistema Bibliotecario di Ateneo
Staff Programmazione Servizi Bibliografici Digitali
Ordini di opere in più volumi – Arrivo documenti – Inventari riservatia cura di Elena Marangoni
• Acquisizioni > Acquisizione documenti > Ordini effettuare un nuovo ordine sulla monografia superiore;
• Quando arrivano i volumi (o una parte di essi) cercare l’ordine e, nel menù verticale, cliccare su Arrivo documenti.
Si aprirà un pop-up come il seguente:
• Nel campo Numero copie occorre inserire il numero dei volumi arrivati e quindi degli inventari che si vogliono attribuire. Ad es. se l’opera ordinata è in 5 voll., ma ne sono arrivati solo 3, in Numero copie si dovrà scrivere 3 (perché al momento si devono attribuire 3 inventari, e quando arriveranno i 2 volumi rimanenti si ripeterà questa operazione, scrivendo Numero di copie: 2).
• Scegliere la serie inventariale in cui si vogliono inventariare i volumi e cliccare su conferma.
Se il Numero copie (ovvero il numero di inventari da attribuire) è maggiore di uno, sistema chiede una conferma: cliccare su OK.
Ordini di opere in più volumi – V 1.0 25/09/2009 Staff Programmazione Servizi Bibliografici Digitali
Torino, Via Eusebio Bava 31 - Tel. +39.11.670.5586 – e-mail: [email protected]
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• A questo punto il sistema propone l’elenco degli inventari creati e legati all’ordine nella schermata Elenco inventari collegati:
In questa fase gli inventari vengono creati con numerazione automatica nella serie prescelta.Tramite le funzioni del menù verticale è possibile procedere a collocare, associare la fattura e il buono di carico selezionando un inventario per volta spuntando la casella a sinistra del numero.
E’ anche possibile cliccare sui singoli numeri di inventario per accedere al Dettaglio inventario dove è possibile modificare lo Stato di circolazione, il Valore, inserire le note, modificare la collocazione ecc.
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In Dettaglio inventario è anche possibile variare il numero di inventario (se quello creato dal numeratore automatico non è quello che si desidera attribuire al documento), cliccando su Modifica nel menù verticale e andando quindi a cambiare il N. inventario (sarà naturalmente possibile attribuire un diverso numero di inventario solo se il numero inserito è libero, e non legato ad un titolo).
• Dopo aver effettuato tutte le operazioni desiderate, cliccare su conferma, e poi su esci. Il sistema proporrà il seguente pop-up:
•
Cliccare su Sì se tutti i documenti da collegare all’ordine sono arrivati e si vuole chiudere l’ordine. Selezionare invece No se dovranno successivamente arrivare ed essere inventariati altri volumi e quindi l’ordine non deve essere chiuso. Se si sceglie Sì l’ordine passa allo stato ORDINE COMPLETAMENTE RICEVUTO.
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• Dopo aver effettuato l’arrivo documenti ed aver attribuito gli inventari legati all’ordine, in Dettaglio ordine, nel menù verticale, compare la voce Documenti arrivati attraverso la quale è sempre possibile visionare gli inventare collegati all’ordine.
• Con questa procedura gli inventari sono stati legati alla Monografia superiore: occorre poi procedere a spostare gli inventari sulle singole monografie inferiori, spostandosi nella funzione:
Catalogo > Catalogazione documento
• Cercare il titolo della Monografia superiore; nel menù verticale cliccare su Legami documento: vengono visualizzate, sotto la voce COMPRENDE, le monografie inferiori legate.
Vengono visualizzati prima i legami con le Monografie inferiori già presenti in Polo; per visualizzare eventuali altre Monografie inferiori presenti solo in Indice, cliccare su Confronta legami Indice ed eventualmente procedere alla cattura.
• Selezionare il titolo della prima M inferiore che si vuole trattare, ad es. il 1° volume della Storia di Torino, riportato nell’esempio. Dal menù verticale cliccare su Inventari e collocazioni: verrà presentata la schermata seguente:
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• Dal menù verticale selezionare Nuovo riservato : in tal modo il sistema propone l’elenco degli inventari riservati per l’ordine della Monografia superiore collegata.
• Selezionare l’inventario che si desidera attribuire alla Monografia inferiore, spuntando la casella a sinistra e dando conferma. Il sistema proporrà la schermata Elenco inventari documento con l’associazione tra la Monografia inferiore e l’inventario.
• Ripetere le stesse operazioni per tutte le altre Monografie inferiori.
N.B. Nell’esempio riportato, la collocazione è stata attribuita durante l’arrivo documenti, ma è anche possibile procedere diversamente e collocare solo dopo aver spostato gli inventari dal titolo superiore all’inferiore. Analogamente anche la collocazione e i legami con la fattura e il buono di carico possono essere inseriti in qualunque momento.
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