i

OPTIMALISASI PENERAPAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DALAM PENINGKATAN LAYANAN PENDIDIKAN

DI SMA SEMESTA KOTA SEMARANG

SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi sebagian tugas dan syarat

Guna memperoleh Gelar Sarjana dalam

Ilmu Pendidikan Islam

Oleh:

KHUSNUL HADI

NIM: 063311038

FAKULTAS TARBIYAH

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI WALISONGO

SEMARANG

2011

ii

ABSTRAK

Khusnul Hadi (NIM: 063311038) Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi

Manajemen (SIM) dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota

Semarang: Program Strata I Jurusan Kependidikan Islam Fakultas Tarbiyah

IAIN Walisongo Semarang 2011

Tujuan dari penelitian ini adalah 1). Untuk mengetahui Bagaimana proses

pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Kota

Semarang, 2). Untuk mengetahui Bagaimana Optimalisasi Pengelolaan Sistem

Informasi Manajemen di SMA Semesta Kota Semarang, 3). Untuk mengetahui

Bagaimana Optimalisasi Penyebaran Sistem Informasi Manajemen dalam

Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang. Penelitian ini

adalah penelitian kualitatif yang menghasilkan data berbentuk uraian deskriptif.

Metode pengumpulan data dengan menggunakan: observasi partisipatif,

wawancara mendalam, dan studi dokumentasi. Teknik analisis data yang peneliti

gunakan ialah analisis deskriptif kualitatif, yaitu analisis data yang berupa kata-

kata, gambar dan bukan angka.

Dari hasil penelitian dapat disimpulkan Pertama, bahwa SMA Islam

Semesta Semarang memanfaatkan segala potensi fasilitas/ sarana dan prasarana

sebagai batu pijakan dalam Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Dalam Peningkatan Layanan pendidikan, tahap pertama dalam Sistem Informasi

Manajemen 1). Proses Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen. Dengan

adanya proses pengumpulan data-data yang meliputi data internal dan Eksternal

sekolah maka, proses Optimalisasi pengumpulan data dapat berjalan dengan baik,

karena semua data yang dikumpulkan lengkap, 2). Pengelolaan Sistem Informasi

Manajemen, dengan adanya penggunaan Alat atau software Aplikasi yang

digunakan dalam pengelolaan Sistem Informasi Manajemen sangat berguna,

karena jalur keluar dan masuk data terdapat informasi pencatatan penggunaan.

Sehingga bagi unit manajemen sekolah, dewan guru dan karyawan tidak dapat

melakukan sebuah manipulasi data 3). Penyebaran Sistem Informasi Manajemen

Dalam Peningkatan Layanan Pendidikan, Secara spesifik, pengembangan SIM

lembaga dapat memberikan peningkatan dalam layanan pendidikan yaitu

pertimbangan pengambilan kebijakan terhadap proses kepuasan pelanggan dalam

suatu penetapan pemenuhan standar mutu pendidikan yang mencakup layanan

Pokok dan Layanan Bantu.

Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat dan berguna bagi pengelola

SIM di SMA Semesta Semarang, bahan informasi bagi civitas akademika dan

semua pihak yang membutuhkan di lingkungan Fakultas Tarbiyah IAIN

Walisongo Semarang.

iii

iv

KEMENTERIAN AGAMA

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI WALISONGO

FAKULTAS TARBIYAH

Alamat: Prof. Dr. Hamka Telp. 7601295 Fak. 7615387 Semarang

PENGESAHAN

N a m a : Khusnul Hadi

N I M : 063311038

Fakultas/Jurusan : Tarbiyah / KI

Judul Skripsi : OPTIMALISASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN DALAM PENINGKATAN LAYANAN

PENDIDIKAN DI SMA SEMESTA SEMARANG

Telah Dimunaqosahkan oleh Dewan Penguji Fakultas Tarbiyah Institut Agama

Islam Negeri Walisongo Semarang dan dinyatakan LULUS, pada tanggal:

23 JUNI 2011

Dan dapat diterima sebagai kelengkapan ujian akhir dalam rangka menyelesaikan

studi Program Sarjana Strata I (S.1) tahun akademik 2010/2011 guna memperoleh

gelar sarjana dalam Ilmu Tarbiyah.

Semarang, 27 Juni 2011

Ketua Sidang, Sekretaris Sidang,

Ismail SM., M.Ag Dr. Musthofa Rahman, M.Ag

NIP. 19711021 199703 002 NIP. 19710403 1996031 002

Penguji I, Penguji II,

DR. Rahardjo, M.Ed, St Fakrur Rozi, M.Ag NIP.19651123 19910310 003 NIP.19691220 1995031 001

Pembimbing I, Pembimbing II

Fahrurrozi, M. Ag Dr. Musthofa Rahman, M.Ag

NIP. 19770816 2005011 003 NIP. 19710403 1996031 002

Penyusun menyatakan

ini tidak berisi mater

Demikian juga skripsi

terdapat dalam referen

v

DEKLARASI

takan dengan penuh kejujuran dan tanggungjawab

materi yang pernah ditulis oleh orang lain ata

kripsi ini tidak berisi satu pun pikiran orang lain

eferensi yang dijadikan sebagai bahan rujukan.

Semarang, 18 J

Deklarator

Khusnul Hadi

NIM.06331103

jawab bahwa skripsi

ain atau diterbitkan.

g lain, kecuali yang

g, 18 Juni 2011

l Hadi

311038

vi

MOTTO

ħ÷Κ¤±9 $#uρ $ yγ8ptéÏuρ ∩⊇∪ Ì� yϑs)ø9 $#uρ #sŒ Î) $ yγ9 n=s? ∩⊄∪ Í‘$ pκ]9 $#uρ #sŒ Î) $ yγ9‾=y_ ∩⊂∪ È≅ø‹ ©9 $#uρ #sŒ Î)

$ yγ8t± øótƒ ∩⊆∪ Ï !$uΚ ¡¡9 $#uρ $ tΒ uρ $ yγ9 t⊥t/ ∩∈∪ ÇÚö‘ F{ $#uρ $ tΒ uρ $ yγ8ys sÛ ∩∉∪ <§ø�tΡuρ $ tΒ uρ $ yγ1§θ y™

∩∠∪ $ yγ yϑoλ ù;r' sù $ yδ u‘θèg é� $ yγ1uθ ø)s?uρ ∩∇∪

Demi matahari dan sinarnya di pagi hari, Demi bulan apabila mengiringi,

Demi siang apabila menampakkan diri, Demi malam apabila menutupi, Demi

langit dan seluruh binaannya, Demi bumi dan semua yang ada dipermukaannya,

Demi jiwa dan penyempurnaannya, (QS, As-Syams; ayat: 1-7).1

1Departemen Agama, Al-Qur’an dan Terjamah, (Madinah: Komplek Percetakan Al-

Qur’an Khadim Al-Haramain Asy-Syarifain Raja Fahd, 1412 H), hlm. 1064.

vii

PERSEMBAHAN

Skripsi ini peneliti persembahkan kepada:

1. Ayahanda Abidin dan Ibunda Jumirah

2. Adik tercinta Khurul Aini, Fuad Anwar, Hilda Rizki Amalia

3. Pujaan Hatiku Alif Wiji P.

4. Pak de Kamsari dan Bu de Zuhriyyah.

viii

KATA PENGANTAR

Asslamu’alaikum Wr. Wb.

Segala puji bagi Allah yang Maha Pengasih dan Penyayang, bahwa atas

limpahan taufiq dan hidayah-Nya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan

skripsi ini.

Skripsi yang berjudul “Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi

Manajemen dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta kota

Semarang” ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar

Sarjana Strata Satu (S1) Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan Islam (KI)

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Walisongo Semarang.

Dalam penyusunan skripsi ini peneliti banyak mendapatkan bimbingan

dan saran-saran dari berbagai pihak sehingga penyusunan skripsi ini dapat

terselesaikan. Untuk itu peneliti menyampaikan terima kasih kepada:

1. Dekan Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo Semarang.

2. Fahrurrozi, M.Ag sebagai Dosen Pembimbing I dan DR. Musthofa, M.Ag

sebagai Dosen Pembimbing II yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga

dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan

skripsi ini.

3. Para Dosen Pengajar di lingkungan Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo, yang

telah membekali berbagai bekal disiplin ilmu pengetahuan sehingga penulis

mampu menyelesaikan penulisan skripsi.

4. Kepala Sekolah (M. Haris, S.E) yang telah memberikan ijin penelitian,

Pengelola IT (Bahtiar) yang banyak membantu dan mengarahkan peneliti dan

segenap jajaran guru (Keluarga Besar SMA Semesta kota Semarang).

5. Ayahanda Abidin dan Ibunda tercinta Jumirah yang memberikan motivasi dan

do’a serta restunya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

6. Adik-adikku tercinta Khurul Aini, Fuad Anwar, Hilda Rizki Amalia semoga

bisa meraih cita setinggi mungkin.

7. Bidadari Penyejuk Hati Aliph Mungil yang selalu memberikan Semangat,

dukungan dan setia menemani Penulis hingga Skripsi ini dapat Terselesaikan.

ix

8. Segenap Sahabatku di BPI L-7 dan Segenap jajaran, Sahabat KI 06 yang

selalu memberikan support, semangat dan dukungannya untuk dapat

menyelesaikan skripsi ini.

9. Segenap Keluarga besar PMII Rayon Tarbiyah yang membuka pintu untuk

penulis agar bisa berkarya dan memberikan bantuan kepada penulis.

10. Berbagai pihak yang secara tidak langsung telah membantu baik moral

maupun materi dalam penyusunan skripsi ini.

Kepada mereka semua peneliti tidak dapat memberi apa-apa. Semoga amal

kebaikan dan keikhlasan yang telah diberikan akan mendapat balasan dari Allah

SWT berlipat ganda.

Akhirnya peneliti menyadari bahwa penelitian skripsi ini masih jauh dari

kesempurnaan, baik dalam penyusunan kata, landasan teori, dan beberapa aspek

inti didalamnya. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat

diharapkan dalam kesempurnaan skripsi ini. Semoga apa yang tertulis dalam

skripsi ini dapat bermanfaat khususnya bagi peneliti dan umumnya kepada para

pembaca yang budiman, Amin.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Semarang, 20 Juni 2011

Peneliti

Khusnul Hadi

NIM. 063311038

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................. i

ABSTRAK .................................................................................................................. ii

HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................................. iii

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................... vi

DEKLARASI .............................................................................................................. v

MOTTO ...................................................................................................................... vi

PERSEMBAHAN ....................................................................................................... vii

KATA PENGANTAR ................................................................................................. viii

DAFTAR ISI .............................................................................................................. ix

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ............................................................... 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................ 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................... 4

BAB II. LANDASAN TEORI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

DALAM LAYANAN PENDIDIKAN

A. Kajian Pustaka ............................................................................. 5

B. Sistem Informasi Manajemen (SIM) ........................................... 6

1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen .............................. 6

2. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen ................. 8

3. Ruang Lingkup Sistem Informasi Manajemen ...................... 10

4. Tahapan-tahapan Sistem Informasi Manajemen .................... 11

C. Layanan Pendidikan ..................................................................... 13

1. Pengertian Layanan Pendidikan ............................................. 13

2. Karakteristik Jasa Pendidikan ................................................ 14

3. Bentuk dan Fungsi Layanan Pendidikan ................................ 15

4. Prinsip Layanan dalam Pendidikan Islam .............................. 19

xi

D. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Layanan

Pendidikan .................................................................................... 21

1. Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan .... 21

2. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam

Layanan Pendidikan ............................................................... 22

3. Tahapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan

Pendidikan .............................................................................. 24

BAB III. METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian ............................................................................. 28

B. Tempat dan Waktu Penelitian ...................................................... 28

C. Sumber Data ................................................................................. 29

D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................... 29

E. Teknik Analisis Data .................................................................... 31

BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen di SMA

Semesta Semarang ...................................................................... 32

1. Proses Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen

di SMA Semesta Semarang ................................................... 34

2. Proses Pengelolaan Data Sistem Informasi Manajemen

di SMA Semesta Semarang ................................................... 40

3. Proses Penyebaran Informasi dalam Peningkatan Layanan

Pendidikan di SMA Semesta Semarang ................................. 44

B. Analisis Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen

(SIM) di SMA Semesta Kota Semarang ...................................... 52

1. Analisis Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen

di SMA Semesta Kota Semarang ........................................... 52

2. Analisis Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen di SMA

Semesta Kota Semarang ........................................................ 53

3. Analisis Penyebaran Sistem Informasi Manajemen dalam

xii

Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang 54

BAB V. PENUTUP

A. Simpulan ...................................................................................... 57

B. Saran ............................................................................................ 58

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat maju, mengakibatkan

perubahan-perubahan dalam hidup terjadi sangat cepat terutama dalam bidang

informasi. Sejumlah besar informasi, hampir mengenai semua bidang

kehidupan dari semua tempat, semua aspek dan kegiatan yang telah

terhimpun, terolah, tersimpan dan tersebarkan dengan cepat. Informasi

tersebut setiap saat dapat dengan mudah kita akses, dibaca, dan disaksikan

terutama melalui internet, media cetak dan televisi.

Informasi sendiri merupakan sebuah data yang sudah dibentuk atau

dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu, sedangkan data adalah fakta

yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai

bentuk media (komputer misalnya). Informasi juga diartikan sebagai data yang

telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena

dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakan untuk

membuat keputusannya.1

Pemanfaatan konsep dan strategi yang digunakan dalam memberikan

layanan pada lembaga pendidikan berupa informasi. Aplikasi pengolahan

informasi dalam berbagai bidang sering disebut dengan istilah MIS

(Management Information System) atau SIM (Sistem Informasi Manajemen).

Maksud diterapkannya Sistem Informasi Manajemen pada lembaga

pendidikan adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen ; planning,

organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting2

dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi

operasional dalam organisasi pendidikan. Dengan adanya Sistem Informasi

Manajemen lembaga pendidikan akan merasakan beberapa manfaat sebagai

1Zulkifli Amsya, Manajemen Sistem Informasi, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,

2001), hlm. 2. 2T Hani Handoko, Manajemen, (Yogyakarta; BPFE-YOGYAKARTA, 1999), hlm. 23.

2

berikut, pertama, tersedianya sistem pengelolaan data dan informasi

pendidikan. Kedua, terintegrasinya data dan informasi pendidikan untuk

mendukung proses pengambilan keputusan. Ketiga, tersedianya data dan

informasi pendidikan yang lengkap bagi seluruh stakeholders yang

berkepentingan dalam bidang pendidikan.

Selain itu, penerapan Sistem Informasi Manajemen pada lembaga

pendidikan berfungsi sebagai alat bantu pengambil keputusan dan oleh pihak

lain yang tergabung dalam inter-organizational information system sehingga

organisasi pendidikan dapat berinteraksi dengan pihak berkepentingan

(stakeholders).

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen pada lembaga

pendidikan sangat dibutuhkan, karena dalam menghadapi persaingan global

lembaga pendidikan dituntut untuk memberikan informasi lebih cepat, akurat

dan nyaman yang merupakan bagian dari kualitas pelayanan, sehingga akan

menjadi sebuah keunggulan bersaing (competitive advantage).3

Competitive advantage dapat dicapai lembaga apabila lembaga dapat

memberikan jasa atau layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan sehingga

pelanggan menjadi puas dengan layanan yang diberikan, selain pengguna jasa

pendidikan juga puas dengan hasil yang didapatkan.4

Sekolah unggulan SMA Semesta Kota Semarang ini diperuntukkan

bagi siapa saja selama dia memiliki kelebihan khusus. Jadi tidak ada

perbedaan antara kaya dan miskin. Yang membedakan adalah kualitas.

Pemenuhan standar pelayanan dan mutu pendidikan adalah prioritas dari

sekolah ini. Pelayanan pendidikan dan mutu sekolah ini akan menjamin siswa

dapat bersaing dengan sekolah-sekolah internasional.

Arah pengembangan SIM di SMA Semesta Kota Semarang sesuai

dengan Undang-Undang Sisdiknas 2003, pemerintah memperkenalkan

klasifikasi sekolah baru. Sekolah itu antara lain disebut sekolah bertaraf

3Eti Rochaety, Pontjorini Rahayuningsih, Prima Gusti Yanthi, Sistem Informasi

Manajemen Pendidikan, (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), hlm. 15. 4Edward Sallis, Total Quality Manajemen, terj. Ahmad Ali Riyadi dan Fahrurrozi,

(Jogjakarta: IRCisoD, 2006), hlm. 6.

3

internasional (SBI). Klasifikasi sekolah itu dipandang baik untuk mendorong

perubahan dan meningkatkan kualitas pendidikan.

Perkembangan SBI sejauh ini dapat dijadikan sebagai indikator akan

besarnya minat dan keinginan pengelola pendidikan pada tingkat sekolah

untuk melakukan inovasi dan peningkatan kualitas pendidikan dan sebagai

upaya yang sistematis untuk memperkuat dan meningkatkan mutu sumber

daya kependidikan. Salah satu syarat SBI lembaga harus ter Akreditasi A,

Lulusan 90 persen Kuliah, untuk prestasi Akademik prestasi Nasional,

internasional sudah mencukupi. Pada hal ini, penulis akan mengulas lebih

dalam pada lembaga pendidikan SMA Semesta Kota Semarang sebagai objek

penelitian, dengan alasan karena SMA Semesta Kota Semarang menyadari

pentingnya mengadopsi praktek sistem informasi yang dipadukan dengan

kemajuan teknologi informasi yang dikembangkan di dalam sistem informasi

yang handal dalam meningkatkan mutu pendidikan, sehingga menghasilkan

informasi yang akurat, up to date dan komprehensif dapat dinikmati oleh

semua pengguna jasa pendidikan ataupun lembaga lanjutan, dan menjadikan

keunggulan dalam memberikan layanan jasa pendidikan.

Berkenaan dengan uraian tersebut, maka skripsi ini akan menganalisis

bagaimana “Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam

Peningkatan Layanan Pendidikan Di SMA Semesta Kota Semarang.”

B. Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah atau dasar pemikiran tersebut di atas,

maka penelitiannya adalah “Bagaimana Optimalisasi Penerapan Sistem

Informasi Manajemen dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA

Semesta kota Semarang” agar lebih konkrit dan jelas maka penulis akan

membahas permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana Optimalisasi pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen

(SIM) di SMA Semesta Kota Semarang?

2. Bagaimana Optimalisasi Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

di SMA Semesta Kota Semarang?

4

3. Bagaimana Optimalisasi Penyebaran Sistem Informasi Manajemen (SIM)

dalam Peningkatan layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Penelitian diselenggarakan bertujuan untuk:

1. Untuk Mengetahui Optimalisasi proses pengumpulan data Sistem

Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota Semarang

2. Untuk Mengetahui Optimalisasi Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen

(SIM) di SMA Semesta Kota Semarang

3. Untuk Mengetahui Optimalisasi Penyebaran Sistem Informasi Manajemen

dalam peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang.

Kegunaan penelitian dalam skripsi ini antara lain:

1. Bagi sekolah

Sistem Informasi Manajemen dengan sistem keunggulan yang

diterapkan pada lembaga pendidikan diharapkan dapat memberikan

informasi yang tepat dan up to date bagi lembaga pendidikan dalam

pengembangan proses pendidikan yang akuntabel sesuai dengan harapan

sekolah dan sesuai dengan tuntutan publik atau lembaga lanjutan.

2. Bagi siswa

Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen pada lembaga

pendidikan diharapkan manajemen berfungsi sebagai instrumen yang

memberikan fasilitas pada peserta didik dalam proses belajar sehingga

menghasilkan bukti nyata berupa output/ keluaran yang bermutu dan

memiliki daya saing pada tingkat internasional di mata stakeholder atau

lembaga lanjutan sesuai dengan yang tujuan sekolah.

5

BAB II

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

DALAM LAYANAN PENDIDIKAN

A. Kajian Pustaka

Peneliti menyadari bahwa secara substansial penelitian ini tidaklah

sama sekali baru. Dalam kajian pustaka ini, peneliti akan mendeskripsikan

beberapa karya yang relevansinya dengan judul skripsi Optimalisasi

Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Peningkatan Layanan

Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang. Beberapa karya itu antara lain :

1. Uswatun Hasanah Azis, D03304008 (Fakultas Tarbiyah Jurusan

Kependidikan Islam (MP) Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel

Surabaya, 2008) Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam Sistem

Penjaminan Mutu Di Sekolah Dasar Muhammadiyah 4 Surabaya,

menyebutkan bahwa Sistem Informasi Manajemen dapat meningkatkan

jaminan mutu pendidikan.1

2. Thoifah (Jurusan Administrasi Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan,

Universitas Negeri Malang, 2009) dalam tuangan karya penelitiannya yang

berjudul “Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Manajemen

Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah di MI Negeri Malang I”, yang

menghasilkan proses pengembangan SIM, faktor pendukung, faktor

penghambat, dan upaya mengatasi hambatan dalam mengimplementasikan

SIM bagi MPMBS.2

3. Salik Sabilallah, 053311212 (Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan

Islam (KI) Institut Agama Islam Negeri Walisongo, 2010) “Penerapan

Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan di SMP ISLAM Al-AZHAR

1Uswatun Hasanah, Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam System Penjaminan Mutu

Di Sekolah Dasar Muhammadiyah 4 Surabaya. 2008 (Fakultas Tarbiyah jurusan Kependidikan Islam (MP) Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya, 2008)

2Thoifah, Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Manajemen Peningkatan

Mutu Berbasis Sekolah di MI Negeri Malang I, (Jurusan Administrasi Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Malang, 2009)

6

14 Semarang.” Mendeskripsikan tentang peran Sistem Informasi

Manajemen pendidikan di SMP ISLAM AL-AZHAR 14 Semarang serta

faktor pendukung dan penghambat dalam Sistem Informasi Manajemen.3

Berbeda dengan penelitian-penelitian tersebut diatas penelitian ini

akan lebih memfokuskan pada pembahasan tentang Optimalisasi

penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam mengembangkan layanan

pendidikan yang bertujuan untuk profesionalitas guru khususnya dalam

memanfaatkan perkembangan teknologi informasi pendidikan di SMA

Semesta Kota Semarang, guna mencapai sebuah sasaran dan tujuan yang

ingin dicapai.

B. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen mengandung arti sekumpulan orang,

seperangkat pedoman dan pemilihan peralatan pengolahan data,

menyimpan, mengolah dan memakai data untuk mengurangi ketidak

pastian dalam pengambilan keputusan dengan memberikan informasi

kepada manajer agar dapat dimanfaatkan pada waktunya secara efesien.4

Didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan,

saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang

lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan

data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya

(processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi

sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna baik pada saat itu

maupun di masa mendatang, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya

yang ada dan tersedia guna mencapai tujuan.5

3Salik Sabilallah, Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan di SMP

Islam Al-AZHAR 14 Semarang, 053311212 (Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan Islam (KI) Institut Agama Islam Negeri Walisongo Semarang, 2010)

4Harbangan Siagian, Administrasi Pendidikan, (Semarang; Satya Wacana, 1989), hlm. 22. 5Yeniretnowati, “Sistem Informasi Manajemen” dalam http:// yeniretnowati. blogspot.

com/, diunduh pada tanggal 28 April 2011.

7

Kombinasi dari istilah sistem, informasi dan manajemen menjadi

kata-kata baru yaitu “Sistem Informasi Manajemen (SIM)”. Berikut ini

adalah pengertian Sistem Informasi Manajemen menurut beberapa ahli:

Raymond Mc. Leod Jr mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen

sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi

beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. 6 Informasi

menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa

yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa

yang mungkin terjadi di masa depan.

Menurut Davis Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem

yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang mampu memberikan

informasi sedemikian rupa untuk menunjang jalannya operasi, jalannya

manajemen dan fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah

organisasi.7

James. A.F. Stoner, Sistem Informasi Manajemen yaitu metode

yang formal yang menyediakan bagi pihak manajemen sebuah informasi

yang tepat waktu, dapat dipercaya, untuk mendukung proses pengambilan

keputusan bagi perencanaan, pengawasan, dan fungsi oprasi sebuah

organisasi yang lebih efektif. Dalam the ensiclopedia of management;

Sistem Informasi Manajemen adalah pendekatan yang direncanakan dan

disusun untuk memberikan bantuan piawai yang memudahkan proses

manajerial kepada pejabat pimpinan.8

Definisi sebuah sistem manajemen, istilah yang dikenal umum

masyarakat adalah sebuah sistem manusia/ mesin yang terpadu

(integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi,

manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem

ini menggunakan perangkat keras (hard ware) dan perangkat lunak (soft

6Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: CV. Mandar Maju,

2005), hlm. 14. 7Eti Rochaety, Pontjorini Rahayuningsih, Prima Gusti Yanthi, op.,cit, hlm. 12-13. 8Raymon Mc.Leod. Jr, Sistem Informasi Manajemen, ed I, (Jakarta: Prenhallindo, 1995),

hlm. 20.

8

ware) komputer, prosedur pedoman, model manajemen, keputusan dan

sebuah “data base”.9

Sistem Informasi Manajemen pendidikan (SIM) mempunyai

karakteristik, yaitu:

a. Dalam organisasi terdapat satu bagian khusus sebagai pengelola SIM

pendidikan

b. SIM merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap

bagian di dalam bagian dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM

pendidikan

c. SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian dalam organisasi

melalui satu bagian SIM

d. SIM merupakan segenap proses yang mencakup: 1) pengumpulan data,

2) pengolahan data, 3) Penyimpanan data, 4) Pengambilan data, 5)

Penyebaran informasi dengan cepat dan tepat.

e. SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan

baik dan benar serta pemimpin dapat mengambil keputusan dengan

cepat dan tepat.10

Jadi, dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan jaringan prosedur

pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan

bila diperlukan untuk memberikan data kepada manajemen untuk dasar

pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan.

2. Tujuan dan fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM)

a. Tujuan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Di antara Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah:

1). Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan

harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan

manajemen.

9Kampus Ciamis “Sistem Informasi Manajemen” dalam http:// blog2danny. blogspot.

com/2010/01/ sistem-informasi-manajemen-dalam.html, diunduh pada tanggal 09 maret 2011. 10Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, Manajemen

Pendidikan, (Bandung: Alfabeta, 2009), hlm. 166.

9

2). Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,

pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

3). Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan

pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi

manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya.11

Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka

mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan

mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan

dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan,

pengendalian dan pengambilan keputusan).

b. Fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu

dapat berfungsi, bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan

pengguna lainnya, yaitu: Uniformity, lengkap, jelas dan tepat waktu.12

Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi

pada sebuah organisasi antara lain :13

1). Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan

transaksi.

2). Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam

proses pengambilan keputusan.

3). Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat

memperlancar manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi.

Pertanyaannya adalah SIM yang efektif itu yang bagaimana? SIM yang

efektif yaitu SIM yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan

keputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik. Hal tersebut dapat

11Death, “Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen” dalam, http://abprallen.

blogspot.com/2010/10/tujuan-umum-sistem-informasi-manajemen.html. diunduh pada tanggal 12-03-2011.

12Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, hlm. 187. 13Death, “Fungsi Penting Sistem Informasi Akuntansi (SIA)” dalam, http://abprallen.

blogspot.com/2010/10/fungsi-penting-sistem-informasi.html. diunduh pada tanggal 12-03-2011.

10

tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan

kebutuhan baik dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya, selain

biayanya mahal, juga tidak berguna.

3. Ruang lingkup Sistem Informasi Manajemen

Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata

pembentuknya, yaitu “Sistem”, “Informasi”, dan “Manajemen”.14

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu

sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu

tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah

departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah,

produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan,

personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang

saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap

elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan

merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk

menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi

setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya

masing-masing.

Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh

pengelola seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah

tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan

mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan

rumusan tentang Sistem Informasi Manajemen, antara lain :

a. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi

yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)

b. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang

menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai

14Admin, “Definisi SIM” dalam http:// www.simkes.co.cc/ 2010/ 02/ definisi-sim. html.

diakses pada tanggal 22 April 2011.

11

kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah

satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa

yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa

depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik,

laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi

digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka

membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)

c. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag

akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah

proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat

melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan

pengendalian (Stoner, 1996)

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM

adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna

mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam

suatu organisasi.

4. Tahapan-tahapan Sistem Informasi Manajemen

Tahapan-tahapan dalam Sistem Informasi pendidikan adalah

sebagai berikut:

a. Bagian pengumpul data

Bertugas mengumpulkan data, baik bersifat internal maupun

eksternal. Data internal merupakan data yang berasal dari dalam

organisasi (level manajemen), sedangkan data eksternal merupakan data

yang berasal dari luar organisasi akan tetapi masih terdapat hubungan

dengan perkembangan organisasi.

b. Bagian proses data

Bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaian

langkah atau pola tertentu sehingga data di rubah ke dalam bentuk

informasi yang lebih berguna.15 Pada pemrosesan data bisa dilakukan

15Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Mandar Maju, 2005),

hlm. 22.

12

secara manual maupun dengan bantuan mesin. Bagian pemroses data

terdiri dari beberapa ahli yang bertugas membentuk data menjadi

informasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen.

Karena kebutuhan setiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepala

sekolah) berbeda, maka kebutuhan data pada tiap-tiap manajer (kepala

sekolah dan wakil kepala sekolah) berbeda pula.

c. Bagian Pemrogram data

Apabila SIM sudah memiliki Perangkat komputer, maka bagian

pemrogram data disebut Programmers, yaitu kelompok ahli yang

bertanggung jawab atas penyusunan program untuk diberikan kepada

Perangkat komputer. Karena komputer memiliki bahasa sendiri, maka

tugas programmer adalah membahasakan data-data yang telah

dihimpun sesuai dengan bahasa komputer.16

d. Bagian penyimpan data

Bagian penyimpanan data bertugas menyimpan data.

Penyimpanan data sangat diperlukan, karena tujuan utamanya adalah

demi keamanan data. Apabila level-level manajemen membutuhkan

data baik data berupa bahan mentah maupun data yang telah diolah,

maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan kebutuhan

manajer (kepala sekolah maupun wakilnya).

C. Layanan Pendidikan

1. Pengertian Layanan Pendidikan

Secara sederhana layanan pendidikan bisa diartikan dengan jasa

pendidikan. Kata jasa (service) itu sendiri memiliki beberapa arti, mulai

dari pelayanan pribadi (personal service) sampai pada jasa sebagai suatu

produk.17 Jasa adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan

kepada pihak lain, pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan

16Sondang P. Siagian, Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Bumi Aksara, 2006), hlm.

159-160. 17Rambat Lupiyoadi–A. Hamdani, Manajemen Pemasaran Jasa, ed II, (Jakarta,: Salemba

Empat, 2006), hlm. 5.

13

kepemilikan apapun, produksi jasa mungkin berkaitan dengan produk fisik

atau sebaliknya.

Sebelum lebih jauh membahas mengenai layanan pendidikan,

terlebih dahulu akan dibahas mengenai pengertian jasa menurut beberapa

ahli, sehingga pembahasan ini dapat dipahami secara komprehensif.

Kotler dalam buku Manajemen Jasa Terpadu mendefinisikan jasa

adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan kepada pihak

lain, pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan

apapun, produksi jasa mungkin berkaitan dengan produk fisik atau

sebaliknya.18

Valarie A. Zethaml dan Mary Jo Bitner dalam buku Manajemen

pemasaran jasa mengungkapkan pada dasarnya jasa merupakan semua

aktivitas ekonomi yang hasilnya bukan berbentuk produk fisik atau

konstruksi, yang umumnya dihasilkan dan dikonsumsi secara bersamaan

serta memberikan nilai tambah.19

Philip Kotler menyatakan bahwa jasa tidak mempunyai wujud dan

tidak memberikan kepemilikan suatu apapun kepada pembelinya.

Sedangkan proses produksinya bisa tergantung atau tidak tergantung sama

sekali kepada fisik produk.20

Dari definisi di atas, tampak bahwa di dalam jasa selalu ada dua

aspek interaksi antara pihak konsumen dan pihak produsen (jasa),

meskipun pihak-pihak yang terlibat tidak selalu menyadari. Jasa bukan

barang melainkan suatu proses atau aktivitas yang tidak berwujud.

Jasa pendidikan merupakan jasa yang bersifat kompleks karena

dibutuhkan banyak tenaga kerja yang memiliki skill khusus dalam bidang

pendidikan dan padat modal karena membutuhkan infrastruktur (peralatan)

yang lengkap dan harganya mahal.

18 M.N. Nasution, Manajemen Jasa Terpadu, (Bogor; Ghalia Indonesia, 2004), hlm. 6. 19 Rambat Lupiyoadi–A. Hamdani, Manajemen Pemasaran jasa, ed II, Ibid hlm. 7. 20 Buchari Alma, Pemasaran Strategik Jasa Pendidikan, (Bandung: Alfabeta, 2003). Hlm.

3.

14

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan

pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang adalah “Sebuah rangkaian

peristiwa yang dilalui pengguna jasa pendidikan sewaktu menikmati atau

menerima layanan yang diberikan, dimulai pada saat pengguna jasa

pendidikan mengadakan kontak pertama kali dengan sistem penyampaian

layanan dan dilanjutkan dengan kontak-kontak berikutnya sampai dengan

selesai jasa pendidikan tersebut diberikan”.

2. Karakteristik Jasa Pendidikan

Kualitas jasa memiliki beberapa sifat atau karakteristik, antara lain;

1) subyektif, 2) umumnya berukuran afektif, 3) mengutamakan

kepemerhatian, 4) terdiri dari non-materi bisa berupa reputasi, sikap, tata

krama, dan lain-lain, 5) tidak dapat dihitung secara kuantitatif, tetapi hanya

bisa diyakini, dipercaya dan sebagainya.21 Pada dasarnya jasa adalah

sesuatu yang diberikan oleh satu pihak kepada pihak lain yang sifatnya

tidak berwujud dan tidak memiliki dampak perpindahan hak milik.

Literatur manajemen jasa mengungkapkan bahwa barang dan jasa

dibedakan dalam empat literatur yang lebih dikenal dengan istilah IHIP:

Intangibility, Heterogeneity, Inseparability, Perishability. Jasa tidak

berwujud seperti produk fisik, yang menyebabkan pengguna jasa

pendidikan tidak dapat melihat, mencium, mendengar, dan merasakan

hasilnya sebelum mereka mengkonsumsinya (menjadi subsistem lembaga

pendidikan).

a. Heterogeneity/ variability

Jasa bersifat sangat variabel karena banyak variasi bentuk,

kualitas dan jenis, tergantung pada siapa, kapan, dan di mana jasa

tersebut dihasilkan

b. Tidak Terpisah (Inseparability)

Jasa pendidikan tidak dapat dipisahkan dari sumbernya, yaitu

lembaga pendidikan yang menyediakan jasa tersebut. Artinya, jasa

21Rum Rosyid, “Struktur Perbaikan Kualitas: TQM Dalam Pendidikan” dalam, http:// www.scribd.com/ doc/ 36879004/12/ Karakteristik-Jasa-Pendidikan. html. diunduh pada tanggal 25 Maret 2011.

15

pendidikan dihasilkan dan dikonsumsi secara serempak (simultan)

pada waktu yang sama. Jika peserta didik membeli jasa maka akan

berhadapan langsung dengan penyedia jasa pendidikan.

c. Perishability

Jasa merupakan komoditas tidak tahan lama dan tidak dapat

disimpan. Apabila diperhatikan batasan dan karakteristik yang

diutarakan di atas, ternyata dunia pendidikan merupakan bagian dari

batasan tersebut. Dengan demikian, lembaga pendidikan termasuk

dalam kategori sebagai lembaga pemberi jasa para konsumen, dalam

hal ini siswa dan orang tua siswa. Mereka inilah yang berhak

memberikan penilaian bermutu tidaknya keluaran (output) suatu

lembaga pendidikan.

3. Bentuk dan Fungsi Layanan Pendidikan

Layanan yang ditawarkan lembaga dapat ditingkatkan melalui

unsur kualitas jasa. Lembaga pendidikan merupakan organisasi yang

memberikan pelayanan kepada Stakeholder internal dan eksternal.

Stakeholder internal terdiri dari semua lembaga di dalam sekolah (seperti

yayasan, program studi, dan unit kegiatan siswa) dan para aktor yang

berada di dalamnya (seperti siswa, guru, tata usaha, dan staf yang lain).

Stakeholder eksternal terdiri dari alumni, orang tua siswa, pemerintah, dan

masyarakat umum.

Keberhasilan sekolah diukur dari tingkat kepuasan pelanggan,

baik internal maupun eksternal. Sekolah dikatakan berhasil jika mampu

memberikan pelayanan sama atau melebihi harapan pelanggan, karena

mereka sudah mengeluarkan butged cukup banyak pada lembaga

pendidikan.

Bentuk pelayanan dalam lembaga pendidikan ada dua, di

antaranya adalah:22

22Oteng Sutisno, Administrasi Pendidikan, (Bandung; Angkasa, 1985), hlm. 65.

16

a. Layanan pokok

Dalam memenuhi kebutuhan siswa yang berhubungan dengan

pelayanan siswa di sekolah, dalam menjalankan tugasnya kepala

sekolah dibantu oleh para personil profesional sekolah yang

dipekerjakan pada sistem sekolah di antaranya adalah:

1.) Personil pelayanan pengajaran, terdiri dari orang-orang yang

bertanggung jawab pokoknya ialah mengajar, baik sebagai guru

kelas, guru kegiatan ekstra kurikuler, tutor, dan lain-lain.

2.) Personil pelayanan administrasi, meliputi mereka yang

mengarahkan, memimpin, dan mengawasi personil lain dalam

operasi sekolah serta bagian-bagiannya.

3.) Personil pelayanan fasilitas sekolah, meliputi tenaga-tenaga

diperpustakakan, pusat-pusat sumber belajar dan laboratorium

bahasa; ahli-ahli teknik dan tenaga yang terlibat dalam fungsi

mengajar atau fungsi melayani siswa.

4.) Personil pelayanan murid atau siswa, meliputi pada spesialis yang

tanggung jawabnya meliputi bimbingan dan penyuluhan,

pemeriksaan psikologis dan kesehatan, nasihat medis dan

pengobatan, testing dan penelitian, penempatan kerja dan tindak

lanjut, serta koordinasi kegiatan murid.

Untuk melengkapi keempat kategori di atas, maka tidak lepas

membahas tentang fungsi-fungsi mereka, karena tiap fungsi saling

mendukung dan melengkapi. Dari uraian di atas, dapat dikemukakan

fungsi pelayanan murid sebagai berikut:23

1.) Fungsi pemeliharaan

2.) Pembantu kepala sekolah yang ditugasi sebagai pengawasan

kehadiran dan disiplin murid, dengan kegiatannya yaitu

menyelenggarakan wawancara pada saat penerimaan siswa baru,

mengurus penempatannya; mengikuti semua kasus yang

23Oteng Sutisno, Administrasi Pendidikan, hlm. 65.

17

diteruskan; menyelenggarakan pembicaraan dengan orang tua;

mungkin mengawasi seluruh bimbingan.

3.) Petugas kehadiran, dengan kegiatannya yaitu memeriksa identitas

siswa (alamat siswa baru), memeriksa yang tidak masuk, dll.

4.) Fungsi kesehatan, kedudukan personilnya adalah dokter, dokter

gigi, dengan kegiatannya yaitu melakukan pemeriksaan,

memberikan pengobatan darurat, dan memberi nasihat tentang

pengobatan dan pencegahan.

5.) Fungsi bimbingan dan penyuluhan, pelayanan psikologis,

kedudukan personilnya

6.) Fungsi dokumentasi, dengan personilnya adalah petugas

dokumentasi dengan kegiatan memelihara catatan kumulatif.

7.) Fungsi testing dan penelitian dengan kedudukan personil sebagai

koordinator atau direktur, ahli psikiatri yang memiliki kegiatan

menyelenggarakan program testing, melakukan testing individual

atas dasar penyerahan kasus; membandingkan data dan hasil

penelitian; membantu mengembangkan kurikulum.

8.) Fungsi penempatan kerja dan tindak lanjut dengan kedudukan

personil sebagai koordinator/kepala penempatan kerja dan atau

tindak lanjut, mempunyai kegiatan menangani pelayanan

penempatan kerja dan studi tindak lanjut; bekerja dengan mereka

yang menggunakan data ini dalam menilai program sekolah.

9.) Fungsi kegiatan murid (ekstrakulikuler), dengan kedudukan

personil sebagai koordinator kegiatan murid, melaksanakan tugas

merancang, membimbing, dan menilai kegiatan murid yang

bertalian dengan perkembangan pihak pribadi dan sosial murid.

b. Layanan bantu

Perubahan dinamika masyarakat yang cepat seperti yang kita

alami saat ini, sekolah merupakan pemegang peranan penting, dengan

memberikan banyak pelayanan yang diharapkan dari sekolah, antara

18

lain adalah:24 (1.) Pelayanan Perpustakaan (2.) Pelayanan Gedung dan

halaman sekolah (3.) Pelayanan kesehatan dan keamanan

Selain mengetahui layanan bantu, kita juga perlu mengetahui layanan

dalam bidang bimbingan dan penyuluhan, ada empat pelayanan

program kegiatan pokok, yaitu:25

1.) Pelayanan pengumpulan data adalah usaha untuk memperoleh

keterangan sebanyak-banyaknya dan selengkap-lengkapnya

tentang identitas diri individu siswa beserta lingkungannya.

2.) Pelayanan penyuluhan merupakan pelayanan terpenting dalam

program bimbingan di sekolah, ini juga merupakan kesempatan

bagi siswa untuk mendapatkan bantuan pribadi secara langsung di

dalam menanggulangi masalah dan kesulitan yang dihadapi, tetapi

juga ditujukan untuk membantu seorang individu dalam mengubah

dirinya menuju kedewasaan pengembangan diri.

3.) Pelayanan informasi dan penempatan adalah kegiatan dalam

rangka program bimbingan dilakukan dengan cara memberikan

keterangan-keterangan yang diperlukan oleh individu (siswa) untuk

mengenal lingkungannya, terutama kesempatan-kesempatan yang

ada di dalam lingkungannya yang dapat dimanfaatkan, baik pada

waktu kini maupun yang akan datang.

4.) Pelayanan penelitian dan penilaian, dalam program bimbingan di

lembaga diartikan sebagai usaha untuk menelaah program

pelayanan bimbingan yang telah dan sedang dilaksanakan untuk

mengembangkan dan memperbaiki program bimbingan khususnya

dan program-program lembaga bersangkutan pada umumnya.

4. Prinsip Layanan dalam Pendidikan islam

Layanan merupakan persoalan serius bagi manajer, termasuk

manajer dalam pendidikan Islam. Layanan merupakan salah satu

komponen penting dan harus mendapatkan perhatian khusus dalam

24Oteng Sutisno, Administrasi Pendidikan, hlm. 130. 25M. Sulthon Masyhud et al., Manajemen pondok Pesantren, (Jakarta; Diva Pustaka,

2005), hlm. 139.

19

pengolahan pendidikan, apabila menginginkan lembaga yang dikelolanya

mengalami peningkatan di segala bidang.

Berkaitan dengan paradigma tersebut, manajer sebagai pengelola

lembaga pendidikan berperan sebagai penjual yang melayani pembeli

(pengguna jasa pendidikan). Sebagai penjual manajer harus menampilkan

sifat, antara lain:26 a.) Berusaha memberikan layanan dengan cepat dan

tepat, b.) Berusaha bersikap ramah, c.) Berusaha mematok harga yang

bersaing, d.) Berusaha menghibur pembeli, e.) Berusaha bersikap jujur

(apa adanya), f.) Berusaha mampu menahan diri dari perasaan kecewa bila

ada pembeli yang bersikap kurang menyenangkan.

Pelayanan dalam pendidikan Islam mencakup berbagai hal, seperti:27

a. Pelayanan pembelajaran, yang merasakan pelayanan ini adalah: para

siswa

b. Pelayanan bimbingan dan konseling bagi siswa, guru.

c. Pelayanan kepegawaian

d. Pelayanan keuangan

e. Pelayanan kesejahteraan, diartikan dalam ukuran material. Misalnya.

Gaji, honorarium, dan fasilitas fisik.

Dalam memberikan layanan, manajer pendidikan harus bersikap adil

kepada semua pelanggan. Pelanggan pendidikan terdiri dua jenis, yaitu:

a. Pelanggan internal terdiri atas guru, pustakawan, laboran, teknisi dan

tenaga administrasi.

b. Pelanggan eksternal yang merupakan pelanggan primer, yaitu: siswa;

pelanggan sekunder, yaitu orang tua, pemerintah, dan masyarakat; dan

pelanggan tersier, yaitu pemakai atau penerima lulusan, baik lembaga

pendidikan yang lebih tinggi maupun dunia usaha.

Manajer dalam memberikan layanan harus memberikan yang terbaik

kepada semua pelanggan agar pelanggan puas. Menurut Mulyasa dalam

manajemen pendidikan Islam, yakni: (reliability) layanan yang sesuai

26 Mujamil Qomar, Manajemen Pendidikan Islam, (Malang: Erlangga, 2007), hlm. 195. 27 Mujamil Qomar, Manajemen Pendidikan Islam, hlm. 196.

20

dengan yang dijanjikan, (assurance) mampu menjamin kualitas

pembelajaran, (tangible) iklim sekolah yang kondusif, (emphaty)

memberikan perhatian penuh kepada peserta didik, (responsibility) cepat

tanggap terhadap kebutuhan peserta didik.

Sekolah dikatakan berhasil jika mampu memberikan layanan sesuai

harapan pelanggan. Dilihat dari jenis pelanggannya sekolah dikatakan

berhasil jika:

a. Siswa puas dengan layanan sekolah, misalnya: puas dengan pelajaran

yang diterima, puas dengan perlakuan guru maupun pimpinan, puas

dengan fasilitas yang disediakan sekolah.

b. Orang tua puas dengan layanan terhadap anaknya maupun layanan

kepada orang tua, misalnya: puas karena menerima laporan periodik

tentang perkembangan siswa maupun program-program sekolah.

c. Pihak pemakai/penerima lulusan (perguruan tinggi, industri, dan

masyarakat) puas karena menerima lulusan dengan kualitas yang

sesuai dengan harapan.

d. Guru dan karyawan puas dengan pelayanan sekolah, misalnya: dalam

pembagian kewajiban kerja, hubungan antara guru/ karyawan/

pimpinan, honorarium/ gaji, dan sebagainya.

D. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Layanan Pendidikan

1. Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan

Mekanisme kerja SIM melibatkan segenap unsur dalam organisasi.

Sumber daya yang berhubungan dengan manusia serta material menjadi

satu rangkaian berkesinambungan untuk menopang pola manajerial. Data

perlu diolah sedemikian rupa sehingga mampu dijadikan informasi akurat.

Sehingga ini sangat terkait dengan personalia yang akan

menanganinya. Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-

kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan

manajemen. Penerapan rancangan Sistem Informasi Manajemen yang

berbasis komputer tersebut mampu memberikan dukungan pada proses-

21

proses perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan

manajemen, sehingga Penerapan SIM sangat menunjang keberhasilan

suatu perusahaan dalam meningkatkan kinerja dan dalam rangka untuk

mencapai tujuan organisasinya.

Hal ini seperi yang tersirat dalam Al-Qur’an surat Ali Imron Ayat

191 yang berbunyi:

KMO PQ ونUVWXYZو [\]^_ aMbدا و^fgو hihjg kVMlون اUآnZ oZnVlا

ر[wMO hi h_V� هnا [nb h_wQ xyhz{| hM}hاب اhV_lراhtVulوات واrlرض

Yaitu orang-orang yang mengingat Allah sambil berdiri atau duduk atau

dalam keadaan berbaring dan mereka memikirkan tentang penciptaan

langit dan bumi (seraya berkata): "Ya Tuhan kami, tiadalah Engkau

menciptakan Ini dengan sia-sia, Maha Suci Engkau, Maka peliharalah

kami dari siksa neraka. (Qs. Ali Imron Ayat 191)28

Dari ayat di atas digambarkan bahwa manusia dituntut untuk

menguasai ilmu teknologi dan mampu memanfaatkan dengan baik dan

benar, karena Allah adalah maha pencipta apa yang ada di langit dan apa

yang ada di bumi. Allah menciptakan segala sesuatunya karena di

dalamnya terdapat rahasia yang besar.

Tiga macam tinjauan SIM, yaitu:

a. Berdasarkan komponen fisik, seperti hardware, software, file, prosedur,

manusia,

b. Berdasarkan fungsi pengolahan, seperti mengolah transaksi, file, output,

c. Berdasarkan fungsi keluaran, seperti dokumen transaksi, laporan rutin,

dialog user-machine.

Pengembangan dan pengoperasian sistem informasi berlandaskan

komputer melibatkan berbagai fungsi. Uraian jabatan untuk tiap fungsi

akan di jelaskan secara singkat. Lazimnya terdapat alternatif ancangan

pada suatu struktur organisatoris untuk mengarahkan personalia sistem

28Departemen Agama, Al-Qur’an dan Terjamah, (Madinah: Komplek Percetakan Al-

Qur’an Khadim Al-Haramain Asy-Syarifain Raja Fahd, 1412 H), hlm.110.

22

informasi. Dalam suatu informasi terdapat berbagai alternatif berhubungan

dengan usaha sentralisasi atau desentralisasi sistem informasi.29

Dari sini, dapat disimpulkan bahwa secara sederhana badan Sistem

Informasi Manajemen (SIM) memiliki bagian yang meliputi; bagian

penginput data (pengumpul data), bagian pemroses/pengolah data, serta

bagian penyimpanan dan penyedia data. Dalam bagian-bagian terdapat

seorang koordinator yang bertugas mengoordinir pada semua bagian dan

bertanggung jawab langsung pada manajemen puncak/ kepala sekolah.

2. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan

Pendidikan

Dalam meningkatkan layanan pendidikan, fungsi Sistem Informasi

Manajemen adalah suatu kegiatan formal dalam hal mengumpulkan,

mengolah dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat

dalam suatu organisasi. Lembaga pendidikan dikatakan berhasil apabila

mampu memenuhi semua kebutuhan pelanggan (siswa, guru, orang tua,

dan masyarakat). Dalam hal layanan informasi, lembaga pendidikan harus

mampu memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan,

mudah didapatkan secara efektif dan efisien yang akan berdampak pada

meningkatnya mutu pendidikan.

Dalam memenuhi semua kebutuhan pelanggan dalam hal

informasi, lembaga pendidikan memanfaatkan Sistem Informasi

Manajemen sebagai penunjang layanan. Secara sederhana Sistem

Informasi Manajemen merupakan sarana yang tepat yang dapat

mengantarkan organisasi informasi mengkoordinasikan segenap aspek

kebutuhan pelanggan.

Sebagai pihak yang menerima layanan pendidikan, Pelanggan

utama layanan pendidikan adalah siswa. Sedangkan produk adalah peluang

pembelajaran (Learning Opportunity) yang harus tercapai keperluannya,

yang elemen-elemennya adalah kurikulum dan sumber daya

29Kampus Ciamis, “Sistem Informasi Manajemen Dalam pendidikan” dalam, http://blog2danny.blogspot.com/2010/01/sistem-informasi-manajemen-dalam.html, diunduh pada tanggal 2 Februari 2011.

23

pembelajaran.30 Akan tetapi, dalam dunia pendidikan layanan terbaik

(Exellence Service) tidak cukup hanya diberikan kepada siswa atau orang

tua siswa saja sebagai pelanggan eksternal, layanan terbaik pun juga harus

diberikan kepada para staf guru dan pegawai sebagai pelanggan internal.

Mereka dapat lebih optimal dalam bekerja sama (Collaboration Through

People) sehingga akan memberi dampak terhadap mutu layanan yang akan

diberikan.

Layanan informasi pendidikan merupakan upaya pencapaian suatu

kepuasan pelanggan, dengan cara memenuhi kebutuhan semua pelanggan

serta mengadakan perbaikan dan pengembangan secara terus menerus atas

layanan yang diberikan. Dalam upaya pencapaian kepuasan pelanggan

secara tidak langsung dibutuhkan wadah berupa Sistem Informasi

Manajemen. Dengan memiliki Sistem Informasi Manajemen berarti

lembaga pendidikan telah memanfaatkan teknologi informasi (TI) yang

berfungsi sebagai menyampaikan informasi secara efektif dan efisien

sesuai kebutuhan perbaikan dan pengembangan.

Dengan memanfaatkan TI lembaga pendidikan dapat menggunakan

sebagai metode, media, dan sumber belajar untuk menunjang kemudahan

akses dan pemerataan pendidikan sehingga memunculkan konsep dan

strategi baru yang kemudian diterapkan dalam praktek oleh beberapa

lembaga pendidikan yang mempunyai peluang untuk memanfaatkan

konsep dan strategi tersebut.31

Lembaga pendidikan melihat bahwa TI merupakan alat yang

sangat menarik untuk membuat operasional organisasi lebih efisien,

artinya Sistem Informasi Manajemen merupakan salah satu fasilitas

lembaga pendidikan yang lebih tepat dalam melayani pelanggan dan

memuaskan pemilik lembaga pendidikan tersebut (Share Holder).32

30Syafaruddin, Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan Konsep dan Strategi

Aplikasi, (Jakarta: Garsindo, 2002), hlm. 62. 31Eti Rochaety, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara,

2006), hlm. 85. 32Eti Rochaety, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, hlm. 75.

24

Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen, informasi yang ada

tersusun dengan baik, sehingga sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Akibatnya organisasi informasi pada sebuah lembaga dapat bekerja

dengan baik, karena didukung oleh akurasi yang diterima pelanggan.

Artinya Sistem Informasi Manajemen mempunyai peran signifikan, karena

dapat membantu menyajikan data yang akurat, cepat dan fleksibel. Dengan

demikian secara otomatis Sistem Informasi Manajemen dalam

memberikan layanan pada para pengguna jasa pendidikan dapat membantu

dalam memberikan informasi pada pihak yang berkepentingan secara

cepat, tepat sasaran berdasarkan informasi yang terintegrasi dalam Sistem

Informasi Manajemen.

3. Tahapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan

Personal yang terlibat dalam penggunaan SIM menyangkut

beberapa level manajemen mulai dari manajemen puncak hingga

manajemen rendah. Personalia SIM bergantung pada besar kecilnya

kebutuhan organisasi pada suatu informasi. Namun secara sederhana

personalia yang terlibat dalam Sistem Informasi Manajemen adalah, (1)

bagian pengumpul data, (2) bagian penyimpan data, (3) bagian pemroses

data dan (4) bagian pemrogram data.

a. Bagian pengumpul data

Bertugas mengumpulkan data, baik bersifat internal maupun

eksternal. Data internal merupakan data yang berasal dari dalam

organisasi (level manajemen), sedangkan data eksternal merupakan

data yang berasal dari luar organisasi akan tetapi masih terdapat

hubungan dengan perkembangan organisasi. Personalia yang bertugas

pada pengumpulan data dapat diambilkan dari seluruh unit kerja dalam

organisasi, sehingga setiap unit kerja memiliki wakil-wakil yang akan

menunjang keefektifan pengumpulan data untuk diolah menjadi sebuah

informasi yang bermanfaat bagi pengguna informasi.

25

Untuk pengumpulan data ini, dapat dipergunakan beberapa

metode, diantaranya:33

1) Melalui pengamatan secara langsung

Dalam hal ini pengamat sendiri yang langsung mengamati

ke obyek yang telah ditentukan. Sehingga dengan metode ini data-

data dapat dikumpulkan dengan cermat, efektivitas metode ini

berkurang ketika organisasi menjadi besar dan luas, sehingga data

yang harus dikumpulkan menjadi lebih kompleks dan banyak, dan

waktu yang dibutuhkan lebih lama. Sehingga untuk

mengimbanginya diperlukan petugas khusus yang lebih banyak.

Dengan demikian efisienpun menjadi berkurang.

2) Melalui wawancara

Salah satu cara untuk menanggulangi banyaknya bagian

yang harus diamati adalah dengan wawancara, yang dapat

diwakilkan dengan orang lain. Makin luas dan banyaknya bagian

dalam organisasi, akan makin banyak personil yang disiapkan

untuk menjadi pewawancara. Keuntungan metode ini dapat

dilakukan ke daerah yang luas, dan kekurangannya yaitu pada

daerah yang luas pelaksana wawancara memerlukan orang lain,

sehingga hasilnya memungkinkan dipengaruhi oleh yang

mewawancarai.

3) Melalui perkiraan koresponden (pembawa berita)

Dalam hal ini koresponden diminta untuk memberikan

informasi yang diperlukan kepada pengamat. Angka-angka yang

diberikan mereka mungkin hanya merupakan perkiraan-perkiraan.

Keuntungan metode ini adalah sangat murah dan meliputi daerah

yang sangat luas, sedangkan kerugiannya adalah bahwa data yang

dikumpulkan kurang teliti.

33Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia, Manajemen

Pendidikan, Opcit hlm. 179-181.

26

4) Melalui daftar pertanyaan

Metode ini akan lebih efisien dibandingkan dengan

wawancara, karena melalui daftar pertanyaan proses ini proses

pengumpulan data tidak memerlukan pewawancara. Daftar

pertanyaan dapat disebar langsung kepada pembawa data, sehingga

memungkinkan lebih cepat.

b. Bagian proses data

Bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaian

langkah atau pola tertentu sehingga data di rubah ke dalam bentuk

informasi yang lebih berguna.34 Pada pemrosesan data bisa dilakukan

secara manual maupun dengan bantuan mesin. Bagian pemroses data

terdiri dari beberapa ahli yang bertugas membentuk data menjadi

informasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen.

Karena kebutuhan setiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepala

sekolah) berbeda, maka kebutuhan data pada tiap-tiap manajer (kepala

sekolah dan wakil kepala sekolah) berbeda pula.

Pengendalian proses ketika komputer akan memproses data

dengan prosedur yang telah ditetapkan. Pengendalian proses diperlukan

untuk memastikan prosedur tersebut telah terbebas dari kesalahan

perhitungan aritmatika dan logika. Untuk pengendalian proses yang

berkaitan dengan Perangkat komputer akan meliputi:

1.) Koneksi peralatan pendukung untuk mengecek pendeteksian kode,

2.) Memastikan bahwa prosesor yang digunakan tidak terdapat

kesalahan,

3.) Pengecekan terhadap kompatibilitas program sebelumnya dengan

program baru yang digunakan,

4.) Ketersediaan prosedur. untuk melakukan pencegahan kesalahan

yang terjadi sehingga perlu disediakan prosedur pencegahan

34Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Mandar Maju, 2005),

hlm. 22.

27

pemunculan kotak dialog yang memberikan informasi tentang

prosedur yang benar kepada guru dalam peng-input-an data.

c. Bagian Pemrogram data

Apabila SIM sudah memiliki Perangkat komputer, maka bagian

pemrogram data disebut Programmers, yaitu kelompok ahli yang

bertanggung jawab atas penyusunan program untuk diberikan kepada

Perangkat komputer. Karena komputer memiliki bahasa sendiri, maka

tugas Programmer adalah membahasakan data-data yang telah

dihimpun sesuai dengan bahasa komputer.35

d. Bagian penyimpan data

Bagian penyimpanan data bertugas menyimpan data.

Penyimpanan data sangat diperlukan, karena tujuan utamanya adalah

demi keamanan data. Apabila level-level manajemen membutuhkan

data baik data berupa bahan mentah maupun data yang telah diolah,

maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan kebutuhan

manajer (kepala sekolah maupun wakilnya).

Badan personalia dalam menjalankan Sistem Informasi

Manajemen pendidikan terdiri dari seorang koordinator yang dipimpin

langsung oleh kepala sekolah, pengumpul data (dewan guru), teknisi

(programmer). Kesemuanya bertugas sesuai rencana dan prosedur

pelaksanaan pada SIM.

35Sondang P. Siagian, Sistem Informasi Manajemen, (Bandung: Bumi Aksara, 2006), hlm.

159-160.

28

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif yaitu jenis

penelitian data literal dengan faktor-faktor dalam lapangan.1 Menurut Bog dan

Taylor, metode kualitatif adalah prosedur penelitian yang menghasilkan data

deskripsi berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku

yang diamati,2 Dalam penelitian ini adalah proses Sistem Informasi

Manaemen yang dilakukan di SMA Semesta Semarang.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

SMA Semesta merupakan sekolah nasional berasrama yang

menerapkan sistem pendidikan berkualitas Internasional. SMA Semesta

adalah adalah sekolah unggulan yang didirikan oleh Yayasan Al-Firdaus

Indonesia yang bekerjasama dengan Assosiasi Pasiad Turki.

Dalam hal ini, peneliti mengulas lebih dalam pada lembaga pendidikan

SMA Semesta Semarang sebagai subjek penelitian, dengan alasan karena

SMA Semesta Semarang menyadari pentingnya menerapkan Sistem Informasi

Manajemen yang dipadukan dengan kemajuan teknologi informasi yang

dikembangkan didalam sistem informasi yang handal dalam meningkatkan

kualitas mutu pendidikan, sehingga menghasilkan informasi yang akurat, up to

date dan komprehensif dapat dinikmati oleh semua pengguna jasa pendidikan

ataupun lembaga lanjutan, dan menjadikan keunggulan dalam memberikan

layanan jasa pendidikan.

Waktu penelitian dilaksanakan pada tanggal 25 April sampai dengan

tanggal 31 Mei 2011, bertempat di SMA Semesta Bilingual Boarding School,

Jl. Raya Semarang Gunungpati Km. 15 Semarang Jawa Tengah.

1Noeng Muhadjir, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Yogyakarta: Rake Sarasen, 1996),

hlm. 76. 2Lexy J. Moloeng, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosda Karya,

2002), hlm. 4.

29

C. Sumber Data

Sumber Data merupakan tahapan dalam proses penelitian yang

penting, karena hanya dengan mendapatkan data yang tepat maka proses

penelitian akan berlangsung sampai peneliti mendapatkan jawaban dari

perumusan masalah yang sudah ditetapkan.3 Data yang dicari harus sesuai

dengan tujuan penelitian. Dengan teknik sampling yang benar, dan sudah

mendapatkan strategi dan prosedur yang akan digunakan dalam mencari data

di lapangan. Pada bagian ini, akan membahas jenis data apa saja yang dapat

dipergunakan untuk penelitian tersebut. Yang pertama ialah data Primer dan

yang kedua ialah data Sekunder.

a. Primer

Data primer ialah data yang berasal dari sumber asli atau pertama.

Data ini tidak tersedia dalam bentuk terkompilasi ataupun dalam bentuk

file-file. Data ini harus dicari melalui nara sumber atau dalam istilah

teknisnya responden, yaitu orang yang kita jadikan obyek penelitian atau

orang yang kita jadikan sebagai sarana mendapatkan informasi ataupun

data.

b. Sekunder

Data sekunder merupakan data yang sudah tersedia sehingga kita

tinggal mencari dan mengumpulkan; sedang data primer adalah data yang

hanya dapat kita peroleh dari sumber asli atau pertama. Jika data sekunder

dapat kita peroleh dengan lebih mudah dan cepat karena sudah tersedia,

misalnya di perpustakaan, perusahaan-perusahaan, organisasi-organisasi

perdagangan, biro pusat statistik, dan kantor-kantor pemerintah.

D. Teknik Pengumpulan Data

Suatu proses menggandakan data primer untuk keperluan penelitian

pengumpulan data merupakan langkah yang amat penting dalam metode

ilmiah. Karena pada umumnya data yang akan digunakan untuk menguji

3Yusof, Rohana, “Penyelidikan Sains Sosial” dalam http://www.scribd.com/

doc/18003036/ Data- Sekunder-Dan-Primer, diakses pada 31 Januari 2011.

30

hipotesa yang telah dirumuskan4. Dan ada beberapa teknik yang dipakai dalam

pengumpulan data yaitu antara lain:

a. Interview (Wawancara)

Interview adalah suatu bentuk komunikasi verbal semacam

percakapan yang bertujuan untuk memperoleh informasi. Interview ini

merupakan alat yang sistematis digunakan untuk menggali data penelitian.

Jadi, dengan kata lain dengan cara interview ini dapat diperoleh data

sebanyak-banyaknya dan dapat dikatakan sebagai data yang akurat.

Teknik ini digunakan untuk baik dari pihak internal sekolah:

(Kepala Sekolah. Unit pengolahan data, guru, siswa, badan tata usaha

akademik, wali murid). Dan pihak eksternal sekolah: stakeholders (orang

tua siswa) alumni. di SMA Semesta Kota Semarang untuk memperoleh

informasi tentang Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen

(SIM) dalam Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang

b. Observasi

Teknik pengumpulan data, dimana penulis mengadakan

pengamatan langsung terhadap gejala atau peristiwa yang terjadi pada

objek.5 Observasi selalu dibutuhkan dalam pengumpulan data yang

relevan dengan masalah yang sedang diteliti. Dalam penelitian ini peneliti

melakukan observasi secara langsung untuk melihat bagaimana Proses

kegiatan Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Kota Semarang.

c. Studi Dokumen

Metode studi dokumen yaitu mencari data mengenai hal-hal atau

variabel yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah,

prasasti, notulen, agenda dan sebagainya.6 Dokumentasi dilakukan sebagai

pelengkap untuk mendapatkan data tentang gambaran umum, sejarah

singkat, letak geografis, struktur, organisasi, sarana-prasarana, dan

4Lexy Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007),

hlm. 3. 5Sutrisno Hadi, Metodologi Presearch, (Yogyakarta: UGM Press, 1980), hlm. 36. 6Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, (Jakarta: Rineka

Cipta, 1998), hlm. 231.

31

dokumentasi yang ada di perpustakaan sekolah SMA Semesta kota

Semarang.

E. Teknik Analisa Data

Analisis data adalah mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke

dalam satu pola, kategori dan satuan uraian dasar. Sehingga dapat di temukan

tema, dan dapat dirumuskan hipotesis (ide) kerja seperti yang disarankan

data.7 Untuk memperjelas penulisan ini maka peneliti menetapkan metode

analisis deskriptif yaitu menyajikan dan menganalisis fakta secara sistematik

sehingga dapat lebih mudah untuk dipahami dan disimpulkan. Data yang

dikumpulkan semata-mata bersifat deskriptif sehingga tidak bermaksud

mencari penjelasan, menguji hipotesis, membuat prediksi maupun

mempelajari implikasi.8

Metode deskriptif yang di gunakan ini mengacu pada analisis data

secara induktif, karena: 1). Proses induktif lebih dapat menemukan kenyataan-

kenyataan jamak yang terdapat dalam data, 2). Lebih dapat membuat

hubungan peneliti dengan responden menjadi eksplisit, dapat dikenal dan

akuntabel, 3). Lebih dapat menguraikan latar belakang secara penuh dan dapat

membuat keputusan-keputusan tentang dapat tidaknya pengalihan pada suatu

latar lainnya, 4). Analisa induktif lebih dapat menemukan pengaruh bersama

yang mempertajam hubungan-hubungan, 5). Analisis demikian dapat

memperhitungkan nilai-nilai secara eksplisit sebagai bagian struktur analitik.9

Analisis tersebut digunakan untuk menganalisis Optimalisasi

Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Layanan Pendidikan di SMA

Semesta kota Semarang.

7Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, hlm. 248. 8Saifuddin Azwar, Metodologi Penelitian, (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 1998), hlm. 6-7. 9Lexy. J. Moleong, Op. Cit., hlm. 10.

32

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Optimalisasi Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Semarang

Pengembangan lembaga pendidikan dalam memberikan layanan kepada

warga sekolah merupakan tujuan yang ingin dicapai oleh semua institusi lembaga

pendidikan, tak terkecuali SMA Semesta Semarang berusaha memberikan

layanan SIM pendidikan berbasis Web dalam memudahkan kinerja siswa, guru,

karyawan dan Stakeholder lainnya. Penerapan SIM pendidikan merupakan usaha

serius dari semua orang yang ada dalam lembaga pendidikan. Efektivitas dan

efisiensi kerja dalam penerapan komputerisasi data sebagai wujud tujuan dalam

pemanfaatan teknologi. Sehingga terbuka kesempatan lebar untuk mendidik,

mengembangkan, dan mengoptimalkan potensi pendidikan sesuai dengan visi dan

misi pendidikan SMA Semesta Semarang.1

Tujuan dari penerapan SIM pendidikan di SMA Semesta Semarang adalah

menyediakan informasi yang dipergunakan dalam pelaksanaan manajemen

pendidikan, menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,

pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan, menyediakan

informasi untuk pengambilan keputusan. Jadi, dengan demikian manajemen

dalam pendidikan dapat difungsikan dengan memberikan informasi yang up to

date.

Penerapan SIM pendidikan di SMA Semesta Semarang yaitu dengan cara

melaksanakan semua kegiatan organisasi sesuai dengan perencanaan yang telah

ditetapkan dan selalu berupaya untuk mengembangkan unit manajemen untuk

dapat dikelola dengan baik. SIM pendidikan yang diterapkan di lembaga

1Berdasarkan hasil Wawancara dengan pengelola IT, Bahtiar, di Ruang Lab. Komputer,

pada hari Selasa 07 Mei 2011.

33

pendidikan SMA Semesta Semarang mencakup 5 unit manajemen pendidikan

yang masing-masing mempunyai sasaran sesuai unit yang dipegang.2

Pengelola Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta Semarang yang

lebih dikenal dengan pengelola IT dikelola oleh Bahtiar sebagai koordinator

pengelola IT yang dibantu oleh beberapa koordinator unit manajemen sekolah

beserta jajaran dewan guru yang telah ditunjuk oleh kepala sekolah, diantaranya:

No Nama Jabatan di SMA

Semesta Jabatan di SIM

1 M. Haris, SE Kepala Sekolah Head of Centre

2 Marini Waka. Sekolah Examinations

Officer

3 Drs. Janto Pulargo Supervisi Supervisor

4 R. Fatmanto, S. Pd Kurikulum Curriculum

Department

5 Dendi Aziz, SE Koor. Kesiswaan Curriculum

Department

6 Asep Komaruddin, S. Si Koor. Sarpras Treasure

Department

7 Dewi Konsumsi Kitchen

9 Riono Keamanan Security

10 Anhar Transportasi Transportation

Tabel 4.1: Personalia IT SMA Semesta Semarang3

Adanya personalia IT SMA Semesta Semarang akan berjalan dengan baik

apabila personalia dalam SIM dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-

masing. Adapun tugas personalia IT pendidikan dapat dilihat pada tabel berikut:

2Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT, Bahtiar, di ruang Lab. Komputer, pada

hari Selasa 07 Mei 2011. 3Berdasarkan hasil dokumentasi pengelola IT. Bahtiar, SMA Semesta Semarang.

34

No Informasi Teknologi Tugas

1 Head of Centre Bertanggung jawab pada seluruh

kegiatan team

2 Examinations Officer +

Leader

Mengontrol seluruh kegiatan tim

pada tiap-tiap department

3 Person in Charge

Bertanggung jawab pada seluruh

kegiatan unit team

4 Examination Department Pengolah data

5 Teacher Department Pendistribusi data

6 Treasure Department Pendistribusi data

7 Curriculum Department Pengumpul data

8 Money Department Pengolah data

9 Student & Book Department Pengumpul data

Tabel 4.2: Tugas pengelola IT di SMA Semesta4

Berdasarkan hasil interview dengan pengelola IT Bahtiar yang sudah

peneliti lakukan, maka dalam penerapan SIM pendidikan di SMA Semesta

Semarang ada beberapa tahapan yang harus dilakukan diantaranya sebagai

berikut:

1. Proses Pengumpulan Data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta

Semarang

Kegiatan pengumpulan data diambil dari unit manajemen pendidikan,

guru, jamiyyah/ komite sekolah, alumni dan wali murid. Data yang telah

masuk pada pengelola IT akan diklasifikasikan sesuai sesuai kode data yang

telah ditetapkan, kemudian data tersebut akan diolah kemudian disimpan

secara manual dalam berangkas yang telah disediakan. Hal ini dilakukan

4Berdasarkan hasil dokumentasi pengelola IT. Bahtiar, SMA Semesta Semarang.

35

sebagai arsip apabila dibutuhkan kemudian hari oleh kepala sekolah ataupun

yang berkepentingan.

Selain itu banyak sekali klasifikasi data-data yang dibutuhkan dalam

Sistem Informasi Manajemen, terdapat 2 macam data yaitu internal dan

Eksternal:

Informasi Jenis Data dan Informasi yang

dihasilkan

Internal Kesiswaan

1. Data siswa per individu

2. Data tentang kedisiplinan Siswa

3. Data tentang prestasi akademik

dan non akademik

4. Data kegiatan ekstrakulikuler

siswa

5. Data absensi Siswa

6. Data tentang Peningkatan

Kemampuan Bahasa Siswa

Kurikulum

1. Data tentang PBM

2. Data tentang Penilaian (Ulangan

Harian, Mid Semester, Ulangan

Akhir Semester, dan Ulangan

Kenaikan Kelas)

3. Data tentang Ujian Nasional dan

Ujian Sekolah

4. Kalender pendidikan

5. Jadwal pelajaran

6. Jadwal mengajar guru

36

Humas

1. Website

2. PAS (Program Aplikasi Sekolah)

3. PMDK

4. BEASISWA

5. PMB (melalui jalur tes)

Sarana

Prasarana

1. Data tentang Sarpras sekolah

2. Data tentang Inventarisasi sekolah

3. Data tentang Perawatan gedung

sekolah

4. Data tentang kultur lingkungan

sekolah

Administrasi

1. Data tentang proses penerimaan

siswa baru.

2. Data tentang keluar masuknya

surat lewat kepala sekolah.

3. Data tentang penggajian tenaga

pendidik dan kependidikan.

4. Data tentang keluar dan masuknya

surat-surat resmi, laporan sekolah

dari dan ke Dinas Pendidikan,

Yayasan atau instansi pemerintah.

5. Data tentang akreditasi

6. Data tentang Nominasi ujian

nasional

7. Semua data tentang kegiatan

ketata usahaan secara berkala

37

Keuangan 1. Data tentang sumber dana sekolah

2. Data tentang pengolahan data

keuangan sekolah (RAPBS)

Eksternal Orang Tua

3. Profil orang tua kondisi belajar

siswa

Komite

Sekolah dan

Masyarakat

Pemberian kritik dan saran tentang

pengembangan sekolah

Pemerintah

1. Kebijakan tentang kurikulum

2. Pelaksanaan UAN

3. Kebijakan baru dari pemerintah

Lembaga

Lanjutan

1. Data tentang perguruan tinggi

negeri

2. Data tentang perguruan tinggi

swasta

Alumni

Data Alumni

Tabel 4.3: Jenis-Jenis Data

Pengelola IT SMA Semesta Semarang akan berjalan dengan baik

apabila personalia dalam SIM dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-

masing. Adapun unit manajemen sekolah yang terkait dengan SIM pendidikan

di SMA Semesta Semarang terdiri dari:

a. Manajemen kurikulum, unsur data pokoknya adalah mata pelajaran yang

diajarkan untuk setiap kelas, silabus untuk setiap mata pelajaran, dan

lesson plan/ instruction plan setiap mata pelajaran untuk setiap pertemuan,

jadwal pembelajaran perhari/ perminggu, data PMB, data MGMP, data

tentang penilaian (ulangan harian, ujian mid semester, ujian akhir

38

semester, ujian nasional), kalender pendidikan, jadwal mengajar guru,

jadwal pelajaran.

b. Manajemen sumber daya manusia/ guru, untuk data pokoknya

berdasarkan berbagai kategori, latar belakang pendidikan, tempat dan

tanggal lahir, gender, status, tanggal diangkat pertama, pengalaman

bekerja, jenis penataran/ penelitian yang pernah diikuti, studi lanjut,

penghasilan tambahan selain gaji, mata pelajaran yang diberikan/

ditugaskan, jumlah beban mengajar setiap guru, kegiatan/ tugas tambahan

selain mengajar, kehadiran guru, evaluasi kinerja guru (finger sain).

c. Pengelolaan layanan terhadap siswa/ manajemen kemuridan dan

kesiswaan, unsur data pokoknya adalah jumlah siswa berbagai kategori

untuk setiap kelas, data peningkatan kemampuan bahasa peserta didik,

data prestasi akademi dan non akademik, data kedisiplinan siswa, latar

belakang siswa berbagai kategori, hobi dan bakat siswa, pekerjaan orang

tua, penghasilan orang tua, aktivitas ekstrakulikuler siswa laporan

kemajuan pendidikan, siswa tiap akhir semester dan tiap akhir tahun,

angka tinggal kelas, angka drop out, angka naik kelas, angka kelulusan

tiap tahun ajaran, angka yang diterima SMA Negeri/Swasta, program

persiapan mengikuti ujian yang diselenggarakan sekolah.

d. Manajemen sarana dan prasarana, unsur data pokoknya adalah daftar jenis

gedung dan keadaan ruangan, distribusi ruangan untuk kelas, kantor dan

ruang guru, laboratorium, perpustakaan, laporan keadaan teknologi

pendidikan yang tersedia seperti: komputer dan media pembelajaran

lainnya, peralatan pendidikan dengan berbagai kategori, kondisi fasilitas

dan peralatan secara rinci, penggunaan peralatan pendidikan, perabot

sekolah untuk setiap ruang kelas, rincian peralatan dan setiap

laboratorium, lampu, air, toilet dengan peralatan kebersihan, kantin

sekolah, pemeliharaan kebersihan.

39

e. Manajemen keuangan, unsur data pokoknya adalah jenis sumber

pemasukan, jumlah pemasukan, jenis pengeluaran, jumlah pengeluaran

tiap hari/bulan, pembukuan besar SPP/sumbangan lainnya dari setiap

siswa perbulan/pertahun, program kegiatan sekolah selama satu tahun

anggaran dengan alokasi dana dan rinciannya, sistem pertanggung

jawaban keuangan, personil yang ditugaskan mengelola administrasi

keuangan setiap hari/bulan/tahun, jenis anggaran tambahan yang diperoleh

sekolah dari berbagai sumber lain.

f. Kepemimpinan sekolah, unsur data pokoknya terdiri dari penyusunan

program kerja sekolah untuk setiap tahun ajaran, kegiatan supervisi

pengajaran, kegiatan pembinaan terjadwal, pertemuan-pertemuan seperti

pertemuan dalam menyusun program kerja anggaran dan program kerja

untuk setiap tahun pertemuan sekolah, pertemuan dengan komite sekolah,

kegiatan keilmuan yang diselenggarakan sekolah, sistem komunikasi

sekolah, kerja sama dengan berbagai lembaga/sekolah lainnya, program

kesehatan sekolah, program kegiatan ekstrakulikuler, study tour sekolah,

penerimaan pegawai baru, bentuk pelatihan dan penataran.

g. Bimbingan konseling yang dikenal dengan BK, unsur data pokok BK

terdiri dari data bimbingan yang dilakukan pada peserta didik dalam

meningkatkan potensi belajar, data konsultasi peserta didik dengan guru

BK, data hasil laporan konsultasi siswa dengan wali murid, wali kelas,

kepala sekolah.

h. Kegiatan Ekstrakulikuler. Data pokoknya adalah tentang daftar peserta

didik yang mengikuti kegiatan ekstrakulikuler diantaranya: bulu tangkis,

sepak bola, basket, taekwondo, musik/band, kesenian tari, field-trip,

robotic, outbond, study tour, kepramukaan dan pengembangan lingkungan

40

dan data hasil perkembangan bakat peserta didik pada cabang kegiatan

ekstra yang diikuti.5

Semua data-data yang bersumber dari koordinator unit manajemen

sekolah, dewan guru, karyawan dikumpulkan menjadi satu pada pengelola IT.

Pada pelaksanaannya, ada data yang telah diolah/ diproses oleh yang

bersangkutan, kemudian pengelola IT hanya menindak lanjuti dengan

memasukkan data pada form aplikasi sekolah.6

2. Proses Pengelolaan Data Sistem Informasi Manajemen di SMA Semesta

Semarang

Tahap ini terdiri dari dua langkah pelaksanaan: Pertama, pemrosesan

data, seperti yang peneliti sampaikan di atas ada sebagian data yang telah

diolah/ diproses maka pengelola IT hanya menindak lanjuti. Selanjutnya

ketika ada data yang belum diolah/diproses oleh unit manajemen sekolah,

dewan guru, karyawan maka langkah pengelola IT adalah mengklasifikasi

sesuai dengan arsip/brangkas. Kemudian diproses dengan memilih peralatan

yang tepat, baik secara manual ataupun dengan peralatan elektronik yang akan

digunakan dalam pengolahan data, seperti: pensil, mistar, mesin hitung dan

komputer.7 Kegiatan pengolahan/ pemrosesan data dilakukan oleh pengelola

IT dan dibantu dengan koordinator TU ini.

Disini pengelola IT menggunakan jaringan Web yang didukung

melalui program aplikasi PHP=PHP Hypertext Preprocessor8, dengan

menggunakan jaringan Web ini pengelola IT sebagai server yang bisa

5Berdasarkan hasil dokumentasi data-data pengelola IT. SMA Semesta Semarang. 6Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT Bahtiar, pada hari Senin tanggal 07

Mei 2011, bertempat diruangan IT. 7Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT Bahtiar, pada hari Senin tanggal 07

Mei 2011, bertempat diruangan IT. 8PHP Hypertext Preprocessor yaitu memprogram situs web, PHP dapat digunakan untuk

menciptakan dynamic website baik itu yang memerlukan penggunaan database ataupun tidak. Seperti

halnya dengan program open source lainnya, PHP di buat di bawah GNU (General Public License).

41

berhubungan langsung dengan pengguna (user) diseluruh dunia. Selanjutnya

pengolahan data yang digunakan adalah aplikasi My Sql9,

Tabel 4.4: My Sql sebagai alat pemrosesan/ pengolahan data

Aplikasi ini adalah sebagai pengolah/ pemrosesan data yang masuk

dari setiap unit manajemen, dewan guru dan karyawan. Setelah data

dimasukkan sesuai dengan form database kemudian langkah selanjutnya

adalah memasukkan data melalui aplikasi PHP=PHP Hypertex

Preprocessor.10

Aplikasi My Sql ini sangat berguna karena Penggunaan Aplikasi My

SQL ini sangat mempermudah, Akurat dan tidak akan ada yang bisa berbuat

kecurangan, karena setiap proses input data terdapat jam, tanggal penggunaan.

Dan aplikasi ini dapat hanya digunakan pada waktu jam kerja dimulai jam

07.00 pagi hingga jam 04.00 sore. Berikut di bawah ini aplikasi my sql berupa

9My Sql adalah perangkat lunak database relasi (Relational Database Manajemen System/

RDBMS). 10

My Sql adalah perangkat lunak database relasi (Relational Database Manajemen System/

RDBMS).

42

form database yang dibuat oleh pengelola IT dalam salah satu contoh

pengelolaan Input data Guru dan Siswa:

Tabel 4.5: My Sql: Proses Input data Guru atau Karyawan

Tabel 4.6: My Sql: Proses Input data Siswa

43

Aplikasi My Sql yang berbentuk Perangkat Lunak Software untuk

mengisi berbagai macam data-data. Diantaranya biodata guru, biodata peserta

didik, data kelas yang digunakan, data jurusan tentang pengembangan bakat

peserta didik, data tentang pencapaian materi/kurikulum sekolah, data

berita/informasi umum tentang kegiatan yang akan diselenggarakan atau yang

sudah dilaksanakan oleh SMA Semesta Semarang.

Penyimpanan data yang dilakukan adalah dengan cara memilah-milah

antara data mentah dan data matang yaitu data yang telah diolah menjadi

sebuah informasi, kemudian dikelompokkan sesuai kode masing-masing unit

manajemen sekolah, dewan guru dan karyawan pada arsip/brangkas. Data

mentah yang disimpan, seperti kwitansi pembayaran/jual-beli, memo,

rancangan program, draf nilai, draf soal, sedangkan data yang telah

diolah/diproses menjadi sebuah informasi. Pada pelaksanaan penyimpanan

data ini digunakan dua cara:

a. Penyimpanan secara manual, penyimpanan data secara manual ini

digunakan pada data mentah ataupun data yang telah diolah dengan

bentuk surat edaran, maka perlu dilaksanakan pengarsipan data/informasi,

pengkodean data/informasi dan pembrangkasan arsip data/informasi.

b. Penyimpanan secara elektronik, yaitu dengan menggunakan komputer

pada data yang telah diolah/ data matang kemudian disimpan pada

komputer melalui pengkodean file data dan selanjutnya dilakukan

pembrangkasan pada folder sesuai dengan data unit manajemen, guru dan

karyawan. Setelah itu data digandakan pada komputer TU lewat jaringan

internet dan melalui hardisk cadangan yang dimiliki pengelola IT sebagai

antisipasi apabila terjadi kerusakan yang diakibatkan karena virus ataupun

kerusakan pada pengoperasian komputer. Penyimpanan data ini

dilaksanakan secara teliti untuk menjaga keamanan data dan informasi

SMA Semesta Semarang dari penyalahgunaan. Dengan demikian

penyimpanan data mentah ataupun data yang telah diolah menjadi sebuah

44

informasi yang bertanggung jawab dalam mengelola hanya koordinator

TU dan pengelola IT.11

Berikut hasil peneliti dalam mendokumentasikan data yang akan di simpan

dalam komputer: Data dimasukkan melalui Microsoft Office Access.

Tabel 4.7: Penyimpanan data dan informasi dengan menggunakan Komputer

melalui aplikasi Office Acces 12

3. Proses Penyebaran Informasi dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA

Semesta Semarang

Data-data yang telah diproses melalui beberapa tahapan di atas

kemudian didistribusikan melalui alat media yang dibutuhkan, sesuai dengan

sasarannya. Sebelum informasi didistribusikan kepala sekolah harus dapat

mengetahui terlebih dahulu tentang data yang telah diolah menjadi sebuah

informasi. Di sinilah peran kepala sekolah dalam memutuskan kebijakan,

11Berdasarkan hasil wawancara dengan Bahtiar Sekalu Pengelola IT SMA Semesta pada

hari Rabu tanggal 03 Mei 2011, di ruang TU. 12Berdasarkan hasil dokumentasi pengelola IT di Lab. komputer SMA Semesta Semarang.

45

layak atau tidak informasi untuk dikonsumsi oleh masyarakat. Pemilihan

sarana/peralatan dalam mendistribusikan informasi juga harus tepat, karena

apabila kita salah dalam menentukan sarana/peralatan dalam pendistribusian

maka yang terjadi informasi tersebut tidak sampai ketujuan. Adapun

sarana/peralatan yang digunakan, diantaranya:

a) Melalui forum, yakni informasi tersebut disampaikan langsung secara

tatap muka, seperti: forum rapat (bagi unit manajemen, guru dan

karyawan), forum pertemuan (ditujukan antara pengelola sekolah dengan

wali murid/ orang tua, jam’iyyah/ komite sekolah dan masyarakat), forum

musyawarah (dilaksanakan antara pihak pengelola sekolah dengan

yayasan atau organisasi lain).

b) Melalui media layanan publik, seperti: surat kabar, spanduk/baliho,

pamflet, siaran radio, flayer, surat undangan dan sebagainya.

c) Melalui alat elektronik yang terdiri dari handphone, telepon, sms (short

massage servise), komputer, televisi, speaker, faxmile, layanan internet,

email dan sebagainya.13

Dengan adanya sistem Informasi Manajemen disini Layanan

pendidikan mengalami peningkatan, hal ini dapat dilihat semula informasi

dapat diperoleh melalui Website dengan akses internet, sekarang dapat

diperoleh melalui media Hanphone dengan menggunakan pesan singkat.

Dengan adanya itu apabila Stakeholder menginginkan data informasi dapat

diperoleh dengan cepat. Siswa pun dapat mengakses jadwal pelajaran, kelas

tempat belajar serta hasil study-nya dengan mudah, orang tua dapat

mengakses hasil prestasi siswa baik yang bersifat akademik dan non akademik

dengan mudah, guru mendapatkan pembagian jadwal mengajar tanpa

menunggu informasi di tempel di papan informasi, para calon pengguna jasa

pendidikan mendapatkan informasi tentang kondisi sekolah tanpa harus

13Berdasarkan hasil wawancara dengan pengelola IT pada hari Kamis tanggal 05 Mei 2011,

di ruang Lab Komputer.

46

datang ke lokasi sekolah, serta alumni mendapat tempat sebagai ajang

berkomunikasi dengan sesama alumni dan sekolah. Bila dilihat dari berbagai

faktor tempat, waktu dan biaya tentu saja layanan yang diperoleh oleh

pelanggan lebih efektif, efisien, dan up to date. Bentuk Layanan Pendidikan di

SMA Semesta terdapat dua layanan, yaitu: layanan pokok dan layanan bantu.

1) Layanan Pokok

Yang berhubungan dengan layanan pokok kepala sekolah dibantu oleh

Lima personil, di antaranya:

(a) Layanan Pendidikan Kurikulum

Struktur Kurikulum di SMA Semesta Semarang adalah sebagai

berikut:

Layanan kurikulum ditangani oleh waka kurikulum sekolah, tugas

dari waka kurikulum adalah: (a) Bertanggung jawab terhadap kelancaran

intern sekolah, (b) Menyusun program sekolah, (c) Mengkoordinasikan

dan Melaporkan kepada Kepala Sekolah setiap program yang

dilaksanakan, (d) Memaraf dan menindaklanjuti surat yang terkait dengan

bidang tugasnya, (e) Mengevaluasi terhadap kedisiplinan guru, (f)

Mengkoordinir persiapan mengajar guru, (g) Mengkoordinir guru piket

dalam mengatasi jam-jam kosong, (h) Mengantisipasi kelancaran KBM

tiap hari.

Dalam melaksanakan tugasnya waka kurikulum dibantu oleh Adm.

Bidang Akademik/ Kurikulum, yang memiliki tugas sebagai berikut: (a)

Mempersiapkan perangkat KBM : Pembagian Tugas Mengajar, Jurnal

kelas, Absensi siswa, Daftar hadir guru, (b) Menyiapkan notulen rapat dan

daftar hadir rapat tenaga pendidik dan kependidikan, (c) Membantu

menyiapkan format atau blangko program satuan pelajaran, kisi-kisi soal,

taraf pencapaian, kurikulum dan daya serap siswa dsb, (d)

Menyempurnakan data-data sekolah dan profil sekolah, (e)

47

Mempersiapkan dan melengkapi Daftar Kumpulan Nilai siswa, (f)

Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Sekolah.

(b) Layanan Pendidikan Kesiswaan

Layanan kesiswaan di SMA ditangani oleh waka kesiswaan.

Adapun tugas waka kesiswaan adalah: (a) Memaraf dan menindaklanjuti

surat terkait dengan bidang tugasnya, (b) Melakukan koordinasi dengan

Waka. Bidang Pengembangan prestasi akademis tentang kegiatan lomba,

(c) Bertanggung jawab terhadap kegiatan ekstra kurikuler, (d)

Bertanggung jawab terhadap pembinaan OSIS, (e) Bertanggung jawab

terhadap kedisiplinan siswa.

Demi kelancaran tugas waka kesiswaan, maka dibantu oleh

administrasi waka kesiswaan, tugasnya adalah: (a) Mempersiapkan dan

pengarsipan kelengkapan data-data siswa: Klaper, biodata siswa baru dan

Ijazah, (b) Mempersiapkan dan mengisikan data-data Buku Induk Siswa,

(c) Memasukkan Nilai Semester dalam buku induk, (d) Mengarsip dan

mencatat data mutasi siswa tiap bulan, (e) Mendata dan mengarsip hasil

kelulusan dan alumni, (f) Mencatat prestasi-prestasi Akademik dan Non

Akademik serta penghargaan yang diperoleh peserta didik, (g) Mengarsip

data-data yang terkait dengan bidang tugasnya.

(c) Layanan Pendidikan Humas

Di suatu lembaga sekolah hubungan masyarakat (humas) sangat

berperan penting bagi pengembangan lembaga pendidikan di dalam suatu

organisasi, karena di dalamnya terdapat orang-orang penting yang

ditugaskan pada bagian humas. Personil tersebut adalah orang yang

berhubungan langsung dengan masyarakat seperti yang terdapat SMA

Semesta Semarang sebagai pemegang tugas adalah orang-orang dari pihak

sekolah dan dari pihak Yayasan.

Dengan adanya layanan pendidikan dalam bidang partisipasi

masyarakat terhadap sekolah meningkat. Berbagai strategi pun dilakukan

48

dalam mewujudkan Lembaga Pendidikan yang berkualitas, kompeten,

maju dan berkembang sebagaimana sekolah-sekolah yang lainnya.14

Fungsi dan tugas Waka urusan hubungan masyarakat SMA

Semesta Semarang adalah sebagai berikut: (a) Memaraf dan

menindaklanjuti surat yang terkait dengan bidang tugasnya, (b) Mengatur

dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan Wali Murid/Orang tua,

instansi, media massa, PTN, BP3, (c) Menjaga nama baik sekolah, (d)

Bertanggung jawab terhadap proses PMDK, (e) Bertanggung jawab

memantau kelancaran, dan tersampainya surat-surat sekolah pada pihak

yang terkait. (f) Bertanggung jawab terhadap penerimaan tamu kunjungan,

(g) Melaporkan setiap kegiatan pada kepala sekolah.

(d) Layanan Pendidikan Sarana Prasarana

Dalam menunjang kegiatan pembelajaran, sarana dan prasarana

merupakan salah satu komponen yang sangat diperlukan dan berperan

aktif dalam pengembangan suatu lembaga pendidikan karena sarana dan

prasarana ini merupakan alat atau media penunjang keberhasilan

pendidikan.

Tugas dan fungsi dari waka urusan sarana dan prasarana di SMA

Semesta Semarang, adalah sebagai berikut: (a) Menyediakan perangkat

lunak dan keras yang dibutuhkan sekolah, (b) Menginventarisir, merawat,

dan menjaga keamanan barang-barang inventaris sekolah, (c) Melengkapi

sarana yang dibutuhkan, (d) Mengkonsultasikan dan melaporkan setiap

program sarpras.

Demi kelancaran tugas waka sarpras dalam menjalankan tugasnya

dibantu oleh administrasi waka sarana prasarana, tugas yang harus

dilaksanakan adalah sebagai berikut: (a) Pengelolaan data inventaris

sarana dan prasarana sekolah, (b) Menyiapkan perangkat penunjang KBM

14Hasil wawancara dengan Bpk. Asep Komaruddin, S. Si. Selaku Waka Humas di SMA

Semesta Semarang pada tanggal 12 Mei 2011 di ruang Tamu.

49

(Spidol, Tinta spidol, Penghapus, Alat-alat kebersihan kelas, Penggaris,

dll), (c) Mendata dan Menyiapkan perangkat kebutuhan kantor dan guru :

Buku Induk, agenda, klaper, DKN, map snel, Kertas, pulpen, tinta,

penggaris dll, (d) Melengkapi dokumen Inventaris ; Buku Induk Barang

Inventaris, Buku Catatan barang inventaris, Buku golongan barang

inventaris, Daftar isian barang, daftar rekapitulasi barang inventaris, dan

buku peminjaman inventaris, (e) Mengarsip data-data yang terkait dengan

bidang tugasnya.

Dalam mengatur dan mengelola sarana dan prasarana disediakan

pembukuan khusus, yaitu daftar buku inventaris perlengkapan/barang.

Dengan adanya buku inventaris ini, dapat diketahui jenis

perlengkapan/barang yang sudah tersedia dan yang belum tersedia. Hal ini

disesuaikan dengan kebutuhan sekolah, setelah itu pihak sekolah dapat

mengusahakan dan melengkapi barang yang belum ada dan tersedia

tersebut.

(e) Layanan Pendidikan Keuangan

Bagian Keuangan sekolah Semesta semuanya dikelola oleh

Bendahara. Apabila sekolah mempunyai kebutuhan yang berhubungan

dengan operasional sekolah, maka sekolah mengajukan permohonan dana

kepada pihak Yayasan Al-Firdaus sesuai dengan kesepakatan di awal

sekolah.

Dari wawancara kepada kepala sekolah, dapat dilihat bahwa

sekolah tidak memiliki wewenang mengelola keuangan. Akan tetapi

apabila sekolah membutuhkan dana maka sekolah tinggal mengajukan

permohonan dana kepada pihak Yayasan. Apabila pengajuan dana yang

digunakan untuk kegiatan operasional tidak berjalan, maka uang akan

dikembalikan lagi kepada Yayasan.

Meskipun semua keuangan ditangani oleh Yayasan, sekolah tetap

memiliki bendahara sekolah. Adapun tugas bendahara sekolah adalah: (1)

50

Merancang RABPS tiap tahun ajaran, (2) Bertanggung jawab terhadap

pembukuan dan pelaporan keuangan insidental sekolah, (3) Meneliti dan

menandatangani setiap program pengajuan keuangan.

Demi kelancaran tugas waka keuangan, dalam memperlancar

tugasnya waka keuangan dibantu oleh bendahara atau administrasi bidang

keuangan, dengan tugas sebagai berikut: (1) Mengelola Administrasi

Keuangan (Pembayaran Siswa, Beasiswa ; Dari Yayasan atau Dinas

Pendidikan, Bantuan dana : Dari Yayasan atau Dinas Pendidikan,

Mengelola dana sehari-hari proses kegiatan belajar mengajar), (2)

Membantu dalam merancang penyusunan RAPBS, (3) Melaporkan

laporan Keuangan kepada pihak-pihak yang terkait, (4) Mengarsip data-

data yang terkait dengan bidang tugasnya, (5) Melaksanakan tugas lain

yang diberikan Kepala Sekolah.

2) Layanan Bantu

Sedangkan yang berhubungan dengan layanan bantu, kepala sekolah

menyediakan layanan berupa: layanan perpustakaan, layanan bimbingan dan

konseling, serta layanan kesehatan dan keamanan.

(a) Layanan Perpustakaan

Perpustakaan merupakan sumber informasi dalam bidang ilmu

pengetahuan baik bagi siswa maupun guru, oleh karenanya perpustakaan

di SMA Semesta Semarang memperbanyak koleksi buku terutama buku

tentang pembelajaran yang disetarakan dengan pendidikan internasional

guna mencapai siswa yang berwawasan dan berpengetahuan karena buku

yang mereka baca.

Petugas perpustakaan/ pustakawan memiliki tugas (1)

Menjaga/memelihara keindahan, kerapian, kebersihan dan ketertiban

perpustakaan, (2) Menyiapkan administrasi perpustakaan (Buku Induk,

Buku Pinjaman,Buku inventaris, Kartu Katalog, Kartu Anggota

perpustakaan), (2) Menyiapkan data statistik pembaca/pengunjung. (3)

51

Menyiapkan dan melengkapi koleksi buku-buku, koran dan majalah. (4)

Melayani para peminjam dengan baik. (5) Membuat laporan keadaan

perpustakaan kepada kepala sekolah tiap akhir tahun. (6) Membuat

laporan keuangan perpustakaan pada pembina perpustakaan dan Kepala

Sekolah. (7) Menjaga dan memelihara keutuhan buku-buku perpustakaan.

(8) Perencanaan pengadaan/barang perpustakaan. (9) Pengurusan

pelayanan perpustakaan. (10) Perencanaan pengembangan perpustakaan.

(11) Pemeliharaan dan perbaikan buku/bahan perpustakaan. (12)

Inventarisasi buku - buku / bahan perpustakaan. (13) Membuat data

statistik/ diagram jumlah pembaca. (14) Penataan dan penertiban ruang

perpustakaan. (15) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan.

(16) Pengelolaan Program Sistem Sirkulasi Perpustakaan

(b) Layanan Bimbingan dan Konseling

Bimbingan konseling yang ada di SMA Semesta Semarang bukan

hanya tempat bimbingan bagi anak yang bermasalah, akan tetapi juga

sebagai tempat pemberi motivasi kepada siswa agar lebih meningkatkan

belajar dan mengembangkan ilmu yang siswa peroleh.

(c) Layanan Kesehatan

Di SMA Semesta Semarang memiliki klinik kesehatan kecil atau

disebut dengan UKS. UKS diperuntukkan bagi siswa yang mengalami

sakit ringan. Akan tetapi, apabila sakit yang diderita harus mendapat

perhatian khusus, maka perlu diperiksa. Karena lingkup sekolah jadi satu

dengan kompleks Asrama, maka pihak Sekolah mendirikan klinik

kesehatan dengan fasilitas lengkap. Dengan tujuan apabila ada siswa yang

sakit segera ditangani oleh pihak UKS tanpa harus pergi ke puskesmas.

(d) Layanan Keamanan

Demi keamanan siswa dan guru, serta kegiatan belajar mengajar

lebih efektif, maka dibuatlah peraturan baik bagi guru maupun siswa

52

berupa tata tertib. Selain tata tertib dari sekolah, siswa maupun guru juga

harus mentaati tata tertib yang ditetapkan oleh Sekolah.

(e) Layanan Informasi

Layanan informasi yang ditawarkan pada SMA Semesta Semarang

adalah informasi tentang profil sekolah, fasilitas sekolah, pembayaran

sekolah, jarak tempuh sekolah, serta informasi tentang pergerakan pendidikan.

Semua informasi tersebut dapat diakses masyarakat sekolah maupun luar

sekolah melalui Website yang telah disediakan.

B. Analisis Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di

SMA Semesta Kota Semarang

Sebagaimana yang telah tertera dalam Bab I bahwa tujuan penelitian ini

untuk mendeskripsikan bagaimana Optimalisasi Pengumpulan data Sistem

Informasi Manajemen. Kedua, tentang analisis Optimalisasi Pengelolaan Sistem

Informasi Manajemen. terakhir tentang Optimalisasi Penyebaran Sistem

Informasi Manajemen (SIM) dalam peningkatan layanan pendidikan di SMA

Semesta Semarang. Untuk itu dalam Bab IV ini penulis menganalisis tiga hal

tersebut sesuai dengan metode yang digunakan yaitu dengan menggunakan

metode analisis deskriptif kualitatif.

Dalam hal ini penulis menganalisis tiga aspek pokok. Pertama, mengenai

analisis Pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen. Kedua, tentang analisis

Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen. terakhir tentang Penyebaran Sistem

Informasi Manajemen (SIM) dalam peningkatan layanan pendidikan di SMA

Semesta Semarang.

1. Analisis pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA

Semesta Kota Semarang

Pengumpulan data, kegiatan pengumpulan data diambil dari unit

manajemen pendidikan, guru, komite sekolah, alumni dan wali murid. Data

yang telah masuk pada pengelola IT akan diklasifikasikan sesuai kode data

53

yang telah ditetapkan, kemudian data tersebut akan diolah kemudian disimpan

secara manual dalam brangkas yang telah disediakan. Hal ini dilakukan

sebagai arsip apabila dibutuhkan dikemudian hari oleh kepala sekolah ataupun

yang berkepentingan.

Dengan adanya pengklasifikasian data Maka proses pengumpulan data

yang dilakukan akan menjadi optimal sebab data yang sudah diklasifikasikan

tidak akan tercampur aduk, karena sudah sesuai dengan kode yang telah

ditentukan oleh personalia Sistem Informasi Manajemen, meskipun demikian

tidak hanya sampai disitu, Ahir dari pengumpulan data juga dilakukan secara

manual, dilakukan agar dikemudikan hari dibutuhkan.

2. Analisis Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta

Kota Semarang

Pengolahan/ pemprosesan data, pada kegiatan ini ada sebagian data

yang telah diolah/ diproses oleh unit manajemen sekolah, dewan guru dan

karyawan, maka pengelola IT hanya menindak lanjuti dengan memasukkan

olahan data pada form program aplikasi sesuai dengan data yang akan diolah/

diproses. Selanjutnya ketika ada data yang belum diolah/ diproses oleh unit

manajemen sekolah, dewan guru, karyawan maka langkah pengelola IT

adalah mengklasifikasi sesuai dengan arsip/ brangkas. Kemudian diproses

dengan memilih peralatan yang tepat, baik secara manual ataupun dengan

peralatan elektronik yang akan digunakan dalam pengolahan data, seperti:

pensil, mistar, mesin hitung dan komputer.

Adanya tenaga pengelola Sistem Informasi Manajemen (SIM)

pendidikan. Wujud adanya pengelola IT yang melaksanakan proses dari

penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pendidikan di SMA Semesta.

Pada pelaksanaannya pengelola IT dibantu oleh unit manajemen sekolah yang

terdiri dari (koordinator kurikulum, koordinator kesiswaan, koordinator sarana

dan prasarana, koordinator TU, BK,) beserta dewan guru dan karyawan.

Proses tersebut terdiri dari tiga tahapan: Tahap Pertama, Pengumpulan data,

54

Tahap Kedua, Pemrosesan data/ pengolahan data, penyimpanan data,

pendistribusian data, Tahap Ketiga, pemantauan dan pengevaluasian yang

dilakukan oleh kepala sekolah. Jadi ketiga proses tersebut tidak bisa dilakukan

dengan sembarangan, karena setiap transaksi terdapat catatan tanggal dan jam,

sehingga tidak dapat melakukan kecurangan.

3. Analisis Penyebaran Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Peningkatan

layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang

Sistem Informasi Manajemen (SIM) memberi peran signifikan dalam

memberikan layanan pendidikan. Secara spesifik, pengembangan SIM

lembaga dapat memberikan peningkatan dalam layanan pendidikan yaitu

pertimbangan pengambilan kebijakan terhadap proses kepuasan pelanggan

dalam suatu penetapan pemenuhan standart mutu pendidikan yang mencakup

layanan pokok (layanan kesiswaan, kurikulum, sarana prasarana,

pengembangan, keagamaan, dan humas) dan layanan penunjang pendidikan

(layanan kesehatan, bimbingan dan konseling, perpustakaan, ekstrakulikuler,

keamanan, dan informasi).

Berdasarkan penyajian data di atas, semua pemenuhan kebutuhan

terhadap stakeholder sekolah tidak lain adalah sebuah upaya untuk

menjadikan sekolah yang bermutu baik bagi masyarakat calon pengguna hasil

pendidikan maupun lembaga lanjutan yang ditempati siswa dalam

melanjutkan jenjang ke pendidikan yang lebih tinggi yang nantinya akan

memberikan umpan balik terhadap sekolah dan Yayasan.

Untuk mendapatkan sebuah wacana sekolah bermutu di mata

masyarakat, tentu saja sekolah harus memberikan layanan yang bermutu

kepada masyarakat. Joseph M. Juram dalam buku manajemen kurikulum

memperkenalkan tiga proses mutu, salah satunya adalah perencanaan mutu

meliputi: identitas pelanggan, menentukan kebutuhan pelanggan,

mengembangkan karakteristik hasil yang merupakan tanggapan terhadap

kebutuhan pelanggan, menyusun sasaran mutu, mengembangkan proses yang

55

dapat menghasilkan produk/jasa yang sesuai dengan karakteristik tertentu, dan

meningkatkan atau memperbaiki kemampuan proses.15

Sedangkan dalam hal pemenuhan layanan bermutu terhadap

stekeholder, lembaga pendidikan harus terus dikembangkan dalam

pemenuhan kebutuhan pelanggan sehingga menjadikan kualitas layanan pada

jasa pendidikan. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen stakeholder

mengalami peningkatan, hal ini dapat dilihat semula informasi dapat diperoleh

melalui Website dengan akses internet, sekarang dapat diperoleh melalui

media Hanphone dengan menggunakan pesan singkat. Siswa dapat

mengakses jadwal pelajaran, kelas tempat belajar serta hasil study-nya dengan

mudah, orang tua dapat mengakses hasil prestasi siswa baik yang bersifat

akademik dan non akademik dengan mudah, guru mendapatkan pembagian

jadwal mengajar tanpa menunggu informasi di tempel di papan informasi,

para calon pengguna jasa pendidikan mendapatkan informasi tentang kondisi

sekolah tanpa harus datang ke lokasi sekolah, serta alumni mendapat tempat

sebagai ajang berkomunikasi dengan sesama alumni dan sekolah. Bila dilihat

dari berbagai faktor tempat, waktu dan biaya tentu saja layanan yang

diperoleh oleh pelanggan lebih efektif, efisien, dan up to date.

Dalam hal ini terdapat dua pendekatan dalam memberikan layanan

yang bermutu kepada pengguna jasa pendidikan: (1) pendekatan segitiga

layanan (service triangle) terdiri dari tiga elemen: (a) menerapkan strategi

layanan yang efektif disebut dengan paket layanan (service package) yaitu

memuaskan keinginan pelanggan meliputi layanan utama dan layanan

pendukung. (b) SDM yang memberikan layanan harus berinteraksi langsung

dengan pelanggan, (c) prosedur dalam memberikan layanan secara sederhana

sehingga mudah dipahami pelanggan. (2) pendekatan TQS (Total Quality

Service) memiliki lima elemen: (a) Riset pasar dan pelanggan yaitu mencari

15 Rusman, Manajemen Kurikulum, Jakarta: rajawali pres, 2009), hlm. 564.

56

tahu harapan, keinginan, dan perasaan pelanggan terhadap layanan, (b)

perumusan strategi yang berupa navigator dalam memberikan layanan yang

bermutu bagi pelanggan, (c) pendidikan, pelatihan, dan komunikasi dengan

harapan supaya SDM dapat memberikan layanan yang bermutu kepada

pelanggan, (d) penyempurnaan proses, (e) penilaian, pengukuran, dan umpan

balik.16

Dari kedua strategi di atas, bila dilihat dari sistem informasi dalam

peningkatan layanan pendidikan maka sesuai dengan strategi yang pertama

yaitu dengan pendekatan segitiga layanan (service triangel). SMA Semesta

Semarang memiliki paket layanan yang disebut dengan istilah Aplikasi PAS-

SMS dalam sistem informasi, didukung oleh SDM yang berkompeten, serta

prosedur penggunaan yang sederhana sehingga mudah dipahami dan dapat

diperoleh melalui media yang berteknologi tinggi serta sesuai dengan

perkembangan teknologi yaitu handphone. Stakeholder memperoleh

pelayanan dari sekolah tanpa dibatasi oleh tempat dan waktu, serta informasi

yang didapatkan lebih cepat, tepat dan akurat.

Mutu dari pendidikan tidak hanya dilihat dari hasil yang dicapai siswa,

melainkan juga dapat dilihat dari teknologi yang digunakan dalam proses

layanan terhadap stakeholder sekolah. Sebagai akibatnya adalah stakeholder

(siswa, guru, orang tua, masyarakat, dan alumni) merasa puas dengan apa

yang telah didapatkan dan dicapai dan semua itu akan berjalan secara

Optimal, sehingga secara otomatis memberikan umpan balik terhadap mutu

sekolah dan Yayasan.

16Eti Rochaety, Pontjorini Rahayuningsih, Prima Gusti Yanthi, Sistem Informasi Manajemen

Pendidikan, (Jakarta: Bumi Aksara, 2006), hlm. 110-111.

57

BAB V

PENUTUP

A. SIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian yang telah peneliti lakukan tentang

Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam

peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang, dapat diambil

kesimpulan sebagai berikut:

1. Optimalisasi Pengumpulan data Sistem Informasi Manajemen (SIM) di

SMA Semesta Kota Semarang

Proses Optimalisasi pengumpulan data dapat berjalan dengan baik,

karena semua data yang dikumpulkan lengkap Dengan Indikator

pengumpulan data-data yang meliputi data internal Sekolah (kesiswaan,

kurikulum, Humas, sarana prasarana dan administrasi) dan Eksternal

sekolah (Orang tua, komite sekolah dan masyarakat, pemerintah, lembaga

lanjutan, Alumni).

2. Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di SMA Semesta Kota

Semarang

Proses pengelolaan SIM dapat berjalan dengan baik karena dengan

adanya penggunaan Alat atau software Aplikasi yang digunakan dalam

pengelolaan Sistem Informasi Manajemen sangat berguna, karena jalur

keluar dan masuk data terdapat catatan atau informasi pencatatan.

Sehingga bagi unit manajemen sekolah, dewan guru dan karyawan tidak

dapat melakukan sebuah kecurangan.

3. Penyebaran Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Peningkatan

layanan Pendidikan di SMA Semesta Semarang

Proses Penyebaran SIM dapat meningkatkan layanan pendidikan,

Secara spesifik, pengembangan SIM lembaga dapat memberikan

peningkatan dalam layanan pendidikan yaitu pertimbangan pengambilan

kebijakan terhadap proses kepuasan pelanggan dalam suatu penetapan

pemenuhan standar mutu pendidikan yang mencakup layanan pokok

58

(layanan kesiswaan, kurikulum, sarana prasarana, pengembangan,

keagamaan, dan humas) dan layanan penunjang pendidikan (layanan

kesehatan, bimbingan dan konseling, perpustakaan, ekstrakulikuler,

keamanan, dan informasi) dan dengan adanya SIM Semua Komponen

lembaga bila ingin mendapatkan informasi dpat diperoleh dengan cepat,

mudah dan akurat.

B. SARAN

Tanpa mengurangi rasa hormat kepada semua pihak, dan demi

suksesnya kegiatan belajar mengajar dan berhasilnya proses penerapan Sistem

Informasi Manajemen (SIM) pendidikan, maka peneliti memberikan saran,

antara lain:

1. Bagi Pihak Sekolah

Pelibatan kepala sekolah sebagai ketua SIM dan wakilnya sebagai

koordinator SIM sudah bagus, akan tetapi alangkah baiknya apabila

sekolah memiliki badan SIM yang included dengan organisasi sehingga

tidak terjadi kepemimpinan yang ganda. SIM yang baik terdapat seorang

koordinator yang bertanggung jawab kepada kepala sekolah, unit

pengumpul data, pengolah data, pendistribusi data. Sedangkan wakil

kepala sekolah bertindak sebagai penasihat Tim SIM. Sehingga informasi

yang didapatkan tidak ada kesalahan dan kekurangan.

2. Bagi Pihak Luar

a. Sekolah atau Madrasah lainnya yang setingkat diharapkan dapat

menggunakan hasil penelitian ini sebagai bahan pertimbangan dan

masukan untuk merumuskan dan mengembangkan kebijakan

manajemen pengembangan sekolah yang terkait dengan pendekatan

manajemen teknologi informasi dan komunikasi.

b. Bagi lembaga usaha Makro juga dapat mempertimbangkan hasil

penelitian ini, karena Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

saat ini tidak hanya diterapkan di Lembaga Pendidikan Elit, atau

perusahaan besar, tetapi untuk lembaga usaha Makro pun bisa

59

menerapkan SIM supaya layanan Usahanya pun meningkat dan hasil

yang dikeluarkan pun akan meningkat dan berkembang.

c. Pemerintah hendaknya lebih memerhatikan perkembangan dan

kesejahteraan sekolah melihat kebutuhan dengan menggunakan

peralatan dapat menggunakan hasil penelitian ini sebagai bahan

masukan untuk memberikan dukungan terhadap sekolah/ madrasah

yang telah menerapkan perbaikan mutu pendidikan melalui

pelaksanaan proses pengembangan SIM, bentuk dukungan tersebut

tidak harus dalam bentuk materi melainkan membantu mengawasi,

memonitoring pelaksanaan proses pengembangan SIM pada suatu

lembaga pendidikan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

DAFTAR PUSTAKA

Admin, “Definisi SIM” dalam http://www.simkes.co.cc/2010/02/definisi-sim.html.

diakses pada 22 April 2011

Alma Buchari, Pemasaran Strategik Jasa Pendidikan, Bandung: Alfabeta, 2003

Amsya Zulkifli, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,

2001

Arikunto Suharsimi, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, Jakarta: Rineka

Cipta, 1998

Azwar Saifuddin, Metodologi Penelitian, Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 1998

Ciamis Kampus, “Sistem Informasi Manajemen Dalam Pendidikan” dalam,

http://blog2danny.blogspot.com/2010/01/sistem-informasi-manajemen-

dalam.html, diunduh pada tanggal 2 Februari 2011

Death, “Fungsi Penting Sistem Informasi Akuntansi (SIA)” dalam,

http://abprallen.blogspot.com/2010/10/fungsi-penting-sistem-informasi.html,

diunduh pada tanggal 12-03-2011

Departemen Agama, Al-Qur’an dan Terjamah, Madinah: Komplek Percetakan Al-

Qur’an Khadim Al-Haramain Asy-Syarifain Raja Fahd, 1412 H

Hadi Sutrisno, Metodologi Presearch, Yogyakarta: UGM Press, 1980

Hani T Handoko, Manajemen, Yogyakarta; BPFE-YOGYAKARTA, 1999

Hasanah Uswatun, Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam System Penjaminan

Mutu Di Sekolah Dasar Muhammadiyah 4 Surabaya. 2008 Fakultas

Tarbiyah jurusan Kependidikan Islam (MP) Institut Agama Islam Negeri

Sunan Ampel Surabaya, 2008

Lupiyoadi–A. Rambat, Hamdani, Manajemen Pemasaran jasa, ed II, Jakarta,:

Salemba Empat, 2006

Masyhud M. Sulthon et al., Manajemen Pondok Pesantren, Jakarta; Diva Pustaka,

2005

Mc.Leod. Raymon Jr, Sistem Informasi Manajemen, ed I, Jakarta: Prenhallindo

Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung: CV. Mandar Maju,

2005

Moloeng Lexy J., Metodologi Penelitian kualitatif Bandung: Remaja Rosdakarya,

2007

---------------------, Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung: Remaja Rosda Karya,

2002

Muhadjir Noeng, Metodologi Penelitian Kualitatif, Yogyakarta: Rake Sarasen, 1996

Nasution M.N., Manajemen Jasa Terpadu, Bogor; Ghalia Indonesia, 2004

Qomar Mujamil, Manajemen Pendidikan Islam, Malang: Erlangga, 2007

Rochaety Eti, dll, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara,

2006

Rosyid Rum, “Struktur Perbaikan Kualitas: TQM Dalam Pendidikan” dalam,

http://www.scribd.com/ doc/ 36879004/ 12/ Karakteristik-Jasa-Pendidikan,

di unduh pada tanggal 25 Maret 2011

Rusman, Manajemen Kurikulum, Jakarta: Rajawali Pres, 2009

Sabilallah Salik, Penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan di SMP

Islam Al-AZHAR 14 Semarang, 053311212 Fakultas Tarbiyah Jurusan

Kependidikan Islam (KI) Institut Agama Islam Negeri Walisongo Semarang,

2010

Sallis Edward, Total Quality Manajemen, terj. Ahmad Ali Riyadi dan Fahrurrozi,

Jogjakarta: IRCisoD, 2006

Siagian Harbangan, Administrasi Pendidikan, Semarang; Satya Wacana, 1989

Siagian Sondang P., Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Bumi Aksara, 2006

Sutisno Oteng, Administrasi Pendidikan, Bandung; Angkasa, 1985

Syafaruddin, Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan Konsep dan Strategi

Aplikasi, Jakarta: Garsindo, 2002

Thoifah, Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Manajemen Peningkatan

Mutu Berbasis Sekolah di MI Negeri Malang I, Jurusan Administrasi

Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Malang, 2009

Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, Manajemen

Pendidikan, Bandung: Alfabeta, 2009

Yusof, Rohana, “Penyelidikan Sains Sosial” dalam http://www.scribd.com/

doc/18003036/ Data- Sekunder-Dan-Primer, diakses pada 31 Januari 2011.

______________________

BIODATA PENULIS

Nama : Khunul Hadi

Alamat : Jungsemi RT. 07/01, Kangkung, Kendal

Tempat Tanggal Lahir : Teluk Sasah, Kepulauan Riau, 19 April 1988

Nomor Panggil : 085225833939

Nama Orang tua :

Ayah : Abidin

Ibu : Jumirah

Anak ke : 1 dari 4 Bersaudara

Riwayat Pendidikan Formal :

- SD Teluk Sasah Kepulauan Riau Lulus 2000

- MTs 20 Kangkung Kendal Lulus 2003

- MA Fathul Huda Demak Lulus 2006

Riwayat Pendidikan Non-Formal :

- Pondok Pesantren Fathul Huda Sidorejo Sayung Demak

- Pondok Pesantren Al-Ishlah Mangkang Kulon Tugurejo Semarang

Pengalaman Organisasi :

- Sekretaris (HMJ) Jurusan KI Periode 2007-2008

- Sekretaris Senat Mahasiswa (SEMA) Periode 2008-2009

- Pengurus PMII Rayon Tarbiyah Periode 2007-2008

- Pengurus PMII Komisariat Walisongo Periode 2008-2009

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Gambaran Umum dan Profil Sekolah

Lampiran Struktur Organisasi

Lampiran Hasil Dokumentasi

Lampiran Hasil Wawancara

Lampiran Lain-lain

GAMBARAN UMUM DAN PROFIL SEKOLAH

Nama : SMP SEMESTA Semarang

Alamat : Jl. Raya Semarang Gunungpati Km. 15

Semarang Jawa Tengah.

Telpon

Fax

Website

e-mail

:

:

:

:

(024) 76916060

(024) 76916168

www.e-semesta.com

smp_sma_semesta@e-semesta.com

Jenjang Pendidikan : Sekolah Menengah Ahir (SMA)

Status Sekolah : Swasta

Nama Kepala Sekolah : Mohammad Haris, S.E

Gambaran Umum SMA Semesta Bilingual Boarding School Semarang

1. Profil/ Sejarah Berdirinya

SMA Semesta merupakan sekolah nasional berasrama yang

menerapkan sistem pendidikan berkualitas Internasional. SMA

Semesta adalah sekolah unggulan yang didirikan oleh Yayasan Al-

Firdaus Indonesia yang bekerja sama dengan Assosiasi Pasiad Turki.

Yayasan Al-Firdaus bergerak dalam bidang pendidikan dan

sosial sejak tahun 1990, yang meletakkan pondasi pembangunan

menuju Indonesia baru dengan melalui pendidikan yang berwawasan

internasional dan berakhlak mulia untuk generasi bangsa dari berbagai

etnis, ras dan agama.

Dalam rangka mewujudkan cita-cita, pada tanggal 3 Mei 1999

melalui MoU (Memorandum of Understanding) Yayasan Al-Firdaus

bekerja sama dengan Asosiasi Pasiad Turki. Asosiasi ini telah

berpengalaman dalam bidang pendidikan dan telah sukses diberbagai

sekolah di seluruh dunia. Lembaga-lembaga Pendidikan Asosiasi

Pasiad tersebar di kawasan Asia Pasifik dan beberapa di Amerika,

Eropa, dan Australia. Dengan perpaduan sistem pendidikan negeri

setempat, sekolah-sekolah kerja sama Asosiasi Pasiad menduduki

rangking teratas dengan memenangkan olimpiade - olimpiade

internasional di bidang Sains, Matematika dan Lingkungan.

2. Visi dan Misi

1. Visi

Pusat keunggulan pendidikan yang ternama di daerah

maupun Nasional dengan kualitas International untuk mewujudkan

pribadi yang Berilmu Tinggi dan Berakhlaq Mulia serta mampu

mengaktualisasikan dalam kehidupan bermasyarakat.

2. Misi

a. Menjadikan SMP-SMA Semesta BBS sebagai lembaga

pendidikan terbaik dalam memberikan ruang bagi

berkembangnya potensi diri siswa dan guru.

b. Meningkatkan kualitas pemahaman dan profesionalitas tenaga

pendidik mengenai pendidikan sesuai dengan perkembangan

yang ada.

c. Menyiapkan siswa melanjutkan studi ke jenjang pendidikan yang

lebih tinggi dan bermutu dan menumbuhkan rasa cinta terhadap

sesama, bangsa, dan negara.

d. Menumbuhkembangkan peran serta masyarakat (orang tua

siswa) dalam aktivitas pendidikan.

3. Tujuan Pendidikan SMA Semesta

Tujuan pendidikan pada tingkat satuan pendidikan dasar dan

menengah, yaitu :

1. Terdidiknya putra-putri Bangsa Indonesia yang siap dengan

tantangan di masa yang akan datang

2. Terbentuknya generasi baru yang lebih berkualitas dengan

penanaman nilai-nilai universalitas yang terpadu.

3. Meningkatnya kualitas dan daya saing sumber daya manusia

Indonesia.

4. Struktur Kepemimpinan

a. General Manager (GM) Semesta Bilingual Boarding School

1) Periode 1999 – 2001 : Mr. Sezer Erdogan

2) Periode 2001 – 2002 : Mr. Fetullah Karakoc

3) Periode 2002 – 2003 : Ahmet Genc

4) Periode 2004 – 2007 : Mr. Abdul Kerim Tursun

5) Periode 2007 – Sekarang : Mr. Omer Demir

b. Kepala SMA Semesta

1) Pada Tahun 1999 sampai dengan 2002

Kepala Sekolah : M. Ikhwan, S.Pd

Alamat : Jl. Raya Semarang – Gunung Pati

km. 15 Semarang

2) Pada Tahun 2003 sampai dengan 2005

Kepala Sekolah : Agus Junaidi, S.T

Alamat : Jl. Raya Semarang – Gunung Pati

km. 15 Semarang

3) Pada tahun 2005 sampai dengan sekarang

Kepala Sekolah : M. Haris, S.E

Alamat : Jl. Raya Semarang – Gunung Pati

km. 15 Semarang

c. Koordinator Pendidikan

1. Periode 2007 – 2008 : Mr. Ersin Arslan

2. Periode 2008 – 2009 : Mr. Ali Yavuz

3. Periode 2010 – sekarang : Mr. Seyith Arslan

d. Direktur Bimbingan

1. Periode 1999 – 2006 : Mr. Huseyin Kan

2. Periode 2006 – 2009 : Mr. Yenal Aksoy

3. Periode 2010 – sekarang : Mr. Koksal Karasah.

LIST of TEACHER (SMA SEMESTA ACC. 2010-2011)

NO TEACHERS LESSON

1 Moh Haris

Religion 2 Ahmad Bernadi

3 R. Fatmanto

4 Ida Verawati

5 Erna Yunaini PKn

6 Alfiah

Indonesian 7 Jumiko

8 Eka Rahmaul F.

9 Pitayani

10 Amanatu Kuncoro

Mathematic

11 Teccedin

12 Yasin

13 Hamzah

14 Fitria R.

15 Ahmad Nurani

Physic 16 Arzu

17 Marida

18 Zafer Kulac Biology

19 Dwi Eldina

20 Imam Husnan N Chemistry

21 Hamza

22 Bahtiar Computer

23 Azamat English

24 Alvien Bahtiar

25 Seyith

26 Virgiawan

27 Bayu Ariadi

28 Ahmad Zakki

29 Asep

30 Harimurti

31 Irham Niarsih

32 Iin Sakinah

33 Saleha Parakitri

34 Esma Ozgul

35 Laila AL Hikmah

36 Sulfiye

37 Wulan

38 Omer Demir

Turkish 39 Mustafa Ozgul

40 Koksal

41 Aichurak

42 Cahyo History

43 Susan A Sociology

Geography

44 Dendi Azis Economy

45 Budi Prasetyo Sport

46 Artilerianna Putri

47 Budi Prasetyo Javanese

48 Class Advisor Counseling1

1 Dokumentasi SMA Semesta

Struktur Organisasi Sekolah

Supervisor

Kep. sekolah

General Manager

Kord. Pend

Sekretaris Bendahara

Konselor

Humas Wak.kes Adminstrasi Kitchen security Transportasi

MGMP

Direk.

Asrama Alumni

Waka. kur Guru Kompetisi

Osis/Club Wali kelas

TRANSKIP HASIL WAWANCARA

Nama : Mohammad Haris, S.E

Jabatan : Kepala Sekolah

Hari/Tgl : Rabu, 27 April 2011

Jam : 09.30 WIB

Tempat : Ruang Kepala Sekolah SMA Semesta Semarang

Pertanyaan Jawaban

1. Bagaimana Optimalisasi Penerapan

Sistem Informasi (SIM) dalam

Peningkatan Layanan Pendidikan di

SMA Semesta Semarang?

Pada pelaksanaannya seluruh

unit manajemen merencanakan

dengan matang mulai dari penentuan

pengelola yang menangani pada

bidang Sistem Informasi Manajemen

(SIM) pendidikan yakni orang yang

ahli pada bidang IT, kemudian

menentukan pelaksanaan program

kerja dari pengelola IT. Kemudian

tugas dari pada pengelola IT adalah

mengolah data dan informasi yang

ada di SMA Semesta Semarang

untuk dapat dijadikan sebagai

informasi yang bermanfaat dan

berguna.

Kepala sekolah mengambil

kebijakan untuk menetapkan adanya

pengelola IT sebagai pengelola

Sistem Informasi Manajemen di

SMA Semesta Semarang.

Kami telah membentuk

2. Siapa saja pelaksanaan pengelola

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

di SMA Semesta Semarang?

3. Apa target ke depan dengan

penerapan Sistem Informasi

Manajemen (SIM) dalam

peningkatan Layanan pendidikan di

pengelola IT yang khusus menangani

langsung pada pengelolaan data,

informasi-informasi sekolah dan

dibantu oleh unit manajemen

sekolah, Kepala Sekolah, Sekretaris,

Supervisi, Kesiswaan, keuangan,

Konsumsi, Keamanan.

Seluruh unit manajemen,

dewan guru, karyawan dan pengelola

IT melaksanakan tugas sesuai dengan

program yang telah ditetapkan, dan

hasil dari semua itu di informasikan

kepada saya untuk mengambil

sebuah keputusan dan tindakan.

Harapan kami adalah mampu

mengutamakan dan memberikan

layanan terbaik bagi para pelanggan

dan stakeholder dalam peningkatan

mutu dan layanan pendidikan. Selain

itu cita-cita kami pada tahun ini akan

membuka program bilingual yang

dengan tujuan bahwa SMA Semesta

Semarang mampu meraih predikat

RSBI (Rintisan Sekolah Bertaraf

Internasioal).

Dengan adanya pelayanan

yang berbasis teknologi informasi

diharapkan mampu mendukung

pelayanan yang terbaik bagi

SMA Semesta Semarang?

stakeholder dan masyarakat.

TRANSKIP HASIL WAWANCARA

Nama : R. Fatmanto,S.E

Jabatan : Wa.ka. Kurikulum

Hari/Tgl : Rabu, 27 April 2011

Jam : 12.30 WIB

Tempat : Kantor SMA Semesta Semarang

Pertanyaan Jawaban

1. Bagaimana pelaksanaan Sistem

Informasi Manajemen (SIM) dalam

lingkup Layanan Pendidikan?

2. Bagaimana pengembangan Sistem

Informasi Manajemen (SIM)

pendidikan yang dilakukan di SMA

Dalam pelaksanaannya saya

selaku koordinator Kurikulum dan

perwakilan dari Guru-guru telah

memanfaatkan perkembangan teknologi

informasi seperti, sekarang ini yang

populernya serba Online seperti jejaring

sosial, chating, dan lain sebagainya.

Kemudian dari kegiatan yang

telah dilaksanakan, Akademik/

Kurikulum memberikan hasil data-data

dan informasi kepada pengelola IT

untuk dapat diolah dan dimanfaatkan

oleh kepala sekolah sebagai informasi

yang penting.

Dengan adanya pembekalan dan

pelatihan untuk guru pada kemampuan

Semesta Semarang dalam

peningkatan sumber daya manusia?

3. Kemudian apa tujuan diterapkan

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

dalam peningkatan Layanan

Pendidikan?

4. Bagaimana respon staekholder

sekolah dengan diterapkannya

Sistem Informasi Manajemen

(SIM)?

penggunaan alat informasi dan

teknologi (IT) pelatihan tersebut

seperti:

a. Pelatihan pengoperasian komputer/

netbook dengan menggunakan

program Linux

b. Sosialisasi pengoperasian program

aplikasi dalam penginputan data

dengan menggunakan komputer

c. Pelatihan pembuatan blog, millist,

email, facebook (fb), twitter.

d. Pelatihan pengunaan alat IT, seperti

LCD, Proyektor

Tujuan diterapkan Sistem

Informasi Manajemen (SIM) dalam

peningkatan layanan pendidikan di

SMA Semesta Semarang ini adalah

sangat mempermudah sekali kinerja

unit manajemen sekolah dalam

mengelola informasi. Selain itu dengan

diterapkan Sistem Informasi

Manajemen memudahkan kepala

sekolah atau atasan dalam mengambil

keputusan. Dan tujuan yang sangat

penting adalah memberikan layanan

yang terbaik bagi stakeholder internal

maupun eksternal.

Semua stakeholder baik internal

maupun eksternal sekolah sangat

mendukung dengan adanya penerapan

5. Bagaimana peran wakil kepala

dalam pelaksanaan Sistem

Informasi Manajemen (SIM)

pendidikan di SMA Semesta

Semarang?

6. Dengan diterapkannya Sistem

Informasi Manajemen Bagaimana

Bentuk Peningkatan Layanan

Pendidikan

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

pendidikan mempermudah akses

informasi sekolah dimana saja dan

kapan saja. Dan secara khusus da

harapan besar bahwa nantinya

penerapan Sistem Informasi

Manajemen (SIM) pendidikan di SMA

Semesta Semarang akan membawa

perbaikan dalam peningkatan mutu dan

layanan pendidikan.

Peran wakil kepala dalam

penerapan Sistem Informasi

Manajemen (SIM) pendidikan adalah

mengontrol pelaksanaan pada bagian

pengelola IT, dimana pengelola IT

tersebut terdiri dari koordinator

pengelola IT, unit manajemen sekolah,

dewan guru dan karyawan.

Layanan Pendidikan di SMA

Semesta disini terdapat dua Layanan,

yaitu Layanan Pokok dan Layanan

bantu, isi dari Layanan pokok disini

yaitu adalah komponen-komponen

lembaga Sekolah Seperti (layanan

kesiswaan, kurikulum, sarana

prasarana, Keuangan, Konsumsi,

keagamaan, dan humas) dengan adanya

Sistem Informasi disini Segenap

Layanan Pendidikan Merasa terbantu,

karena di jaman sekarang segala

sesuatu sudah serba teknologi dan serba

Online, sehingga apabila dari layanan

pendidikan menginginkan sebuah data

informasi dapat mengakses data secara

cepat dan tidak lambat. Disinilah

bentuk peningkatannya, sehingga SMA

Semesta disini dapat maju berkembang.

TRANSKIP HASIL WAWANCARA

Nama : Bpk. Asep Komaruddin, S. Si

Jabatan : Waka. Hubungan Masyarakat

Hari/Tgl : Senin, 16 Mei 2011

Jam : 12.30 WIB

Tempat : Ruang Tamu SMA Semesta

Pertanyaan Jawaban

1. Bagaimana fungsi dan Tugas

Humas dalam membantu proses

penyebaran informasi di luar

sekolah?

Tugas dan fungsi Hunas disini

diantaranya adalah (a) Memaraf dan

menindaklanjuti surat yang terkait

dengan bidang tugasnya, (b) Mengatur

dan menyelenggarakan hubungan

sekolah dengan Wali Murid/Orang tua,

instansi, media massa, PTN, BP3, (c)

Menjaga nama baik sekolah, (d)

Bertanggung jawab terhadap proses

PMDK, (e) Bertanggung jawab

memantau kelancaran, dan

tersampainya surat-surat sekolah pada

pihak yang terkait. (f) Bertanggung

jawab terhadap penerimaan tamu

kunjungan, (g) Melaporkan setiap

kegiatan pada kepala sekolah.

TRANSKIP HASIL WAWANCARA

Nama : Bahtiar

Jabatan : Kooordinator Bagian IT Sekaligus Pengelola SIM

Hari/Tgl : Rabu, 12 Mei 2011

Jam : 12.30 WIB

Tempat : Ruang Lab. Komputer

Pertanyaan Jawaban

1. Bagaimana langkah-langkah dalam

pengumpulan data dan informasi

yang ada di SMA Semesta

Semarang?

Tahap pertama pengumpulan

data, pada pelaksanaannya seluruh unit

manajemen sekolah, dewan guru dan

karyawan mengumpulkan data-data

yang akan diolah/ diproses oleh

pengelola IT. Tahap kedua, terdiri dari:

Mengumpulkan dan mengklasifikasikan

data-data sesuai dengan kode yang telah

ditetapkan, kemudian memilih dan

menentukan perangkat dalam

pengolahan informasi. Menyimpan

data-data sesuai dengan tempat yang

telah ditetapkan dan terakhir adalah

menentukan perangkat yang akan

digunakan sebagai alat distribusi

informasi.

Pemrosesan/ pengolahan data,

data-data yang telah diolah/ diproses

oleh unit manajemen, dewan guru dan

karyawan, maka pengelola IT hanya

menindak lanjuti dengan memasukkan

data-data pada form aplikasi.

Selanjutnya ketika ada data yang belum

diolah/ diproses oleh unit manajemen

sekolah, dewan guru, karyawan maka

langkah pengelola IT adalah

mengklasifikasi sesuai dengan arsip/

brangkas. Kemudian diproses dengan

memilih peralatan yang tepat, baik

secara manual ataupun dengan

peralatan elektronik yang akan

digunakan dalam pengelohan data,

seperti: pensil, mistar, mesin hitung dan

komputer. Kegiatan pengolahan/

pemrosesan data dilakukan oleh

pengelola IT dan dibantu dengan

koordinator TU ini.

Pada dasarnya pengelola IT

tidak bekerja sendiri dalam pengolahan

data dan informasi yang ada di SMA

Semesta Semarang. Disini saya dibantu

oleh unit manajemen sekolah, dewan

guru yang telah ditunjuk. Ada beberapa

tahapan dalam pengolahan data dan

informasi, diantaranya: Penginputan

data dari Masing-masing Layanan

Pendidikan atau Stakeholder, kemudian

setelah itu Penyimpanan data, yang

dimaksud dengan penyimpanan data

adalah dengan cara memilah-milah

antara data mentah dan data matang

2. Bagaimana langkah-langkah dalam

pengolahan data dan informasi yang

ada di SMA Semesta Semarang?

yaitu data yang telah diolah menjadi

sebuah informasi, kemudian

dikelompokkan sesuai kode masing-

masing unit manajemen sekolah, dewan

guru dan karyawan pada arsip/

brangkas. Data mentah yang disimpan,

seperti kwitansi pembayaran/ jual-beli,

memo, rancangan program, draf nilai,

draf soal, sedangkan data yang telah

diolah/ diproses menjadi sebuah

informasi. Pada pelaksanaan

penyimpanan data ini digunakan dua

cara: Penyimpanan secara manual, dan

Penyimpanan secara elektronik

Disini pengelola IT

menggunakan jaringan Web yang

didukung melalui program aplikasi

PHP=PHP Hypertext Preprocessor2,

dengan menggunakan jaringan Web ini

pengelola IT sebagai server yang bisa

berhubungan langsung dengan

pengguna (user) diseluruh dunia.

Selanjutnya pengolahan data yang

digunakan adalah aplikasi My Sql3,

aplikasi ini adalah sebagai pengolah/

pemrosesan data yang masuk dari setiap

unit manajemen, dewan guru dan

karyawan. Setelah data dimasukkan

2 PHP Hypertext Preprocessor adalah memprogram situs web

3 My Sql adalah

3. Bagaimana Langkah Penyebaran

Sistem Informasi Manajemen di

SMA Semesta Semarang?

sesuai dengan form database kemudian

langkah selanjutnya adalah

memasukkan data melalui aplikasi

PHP=PHP Hypertex Preprocessor

Pendistribusian data, Data-data

yang telah diproses melalui beberapa

tahapan di atas kemudian

didistribusikan melalui alat media yang

dibutuhkan, sesuai dengan sasarannya.

Sebelum informasi didistribusikan

kepala sekolah harus dapat mengetahui

terlebih dahulu tentang data yang telah

diolah menjadi sebuah informasi.

Disinilah peran kepala sekolah

dalam memutuskan kebijakan, layak

atau tidak informasi untuk dikonsumsi

oleh masyarakat. Pemilihan sarana/

peralatan dalam mendistribusikan

informasi juga harus tepat, karena

apabila kita salah dalam menentukan

sarana/ peralatan dalam pendistribusian

maka yang terjadi informasi tersebut

tidak sampai ketujuan. Adapun sarana/

peralatan yang digunakan, diantaranya:

1) Melalui forum, yakni informasi

tersebut disampaikan langsung

secara tatap muka, seperti: forum

rapat (bagi unit manajemen, guru

dan karyawan), forum pertemuan

(ditujukan antara pengelola sekolah

dengan wali murid/ orang tua,

jam’iyyah/ komite sekolah dan

masyarakat), forum musyawarah

(dilaksanakan antara pihak

pengelola sekolah dengan yayasan

atau organisasi lain).

2) Melalui media layanan publik,

seperti: surat kabar, majalah spalza,

spanduk/ baliho, pamflet, siaran

radio, flayer, surat undangan dan

sebagainya.

3) Melalui alat elektronik yang terdiri

dari handphone, telepon, sms (short

massage servise), komputer,

televisi, speaker, faxmile, layanan

internet, email dan sebagainya

Tentunya komputer sebagai alat

prioritas yang utama, dengan

menggunakan jaringan web tanpa ada

komputer tidak akan mungkin data

tersebut dapat diolah. Ada beberapa

peralatan yang mendukung diantaranya:

a. Hardisk cadangan adalah hardisk

yang digunakan sebagai penyimpan

data dari hardisk utama. Data yang

telah tersimpan dari hardisk utama

kemudian akan dipindahkan pada

hardisk cadangan.

b. Arsip dan brangkas adalah sebagi

4. Apa saja alat yang digunakan dalam

pelaksanan pengolahan data yang

dilakukan oleh Pengelola IT?

tempat penyimpanan data-data yang

telah diproses, biasanya berbentuk:

kertas, kwitansi, surat jual beli dan

sebagainya. Data-data tersebut

diarsipkan sesuai kode yang telah

ditentukan dan kemudian

dimasukkan dalam sebuah brangkas

(almari kaca) yang disesuaikan

dengan kode dan tempat arsip data

disimpan.

c. Alat tulis kantor yang terdiri dari

mistar, pensil, kertas, pulpen,

penghapus, dan lain sebagainya.

Bentuk peningkatan dari

Layanan pendidikan disini yaitu karena

Layanan pendidikan disini termasuk

dari komponen-komponen Lembaga

Sekolah maka hasil yang dicapai adalah

Mutu dari pendidikan tidak hanya

dilihat dari hasil yang dicapai siswa,

melainkan juga dapat dilihat dari

teknologi yang digunakan dalam proses

layanan terhadap stakeholder sekolah.

Sebagai akibatnya adalah stakeholder

(siswa, guru, orang tua, masyarakat,

dan alumni) merasa puas dengan apa

yang telah didapatkan dan dicapai dan

semua itu akan berjalan secara Optimal,

sehingga secara otomatis memberikan

umpan balik terhadap mutu sekolah dan

5. Dengan Optimalnya Sistem

Informasi Manajemen Bagaimana

Bentuk Peningkatan dalam Layanan

Pendidikan di SMA Semesta

Semarang?

Yayasan

HASIL DOKUMENTASI

Proses Input Data di Ruang Kepala IT

Ruang Pemrosesan Data Manual

Absensi Guru dan Karyawan

CCTV/Kamera Intai LCD TV

Ruang Pertemuan

Papan Informasi

Almari/Brangkas (Tempat Penyimpanan data Manual)

Lab. Komputer

Ruang Prestasi Siswa

Proses Pembelajaran