Opleverdocument NKL project: Optimaliseren Aansluitservice

OPLEVERDOCUMENT

Project: Optimaliseren Aansluitservice

Opdracht-gever:

NKL Bestandsnaam: NKL - Opleverdocument Opimaliseren Aansluitservice

Project: Optimaliseren Aansluitservice Versie: 1.0

Auteur: Fleur Elfrink, Rob Cillessen, Nick Paulich

Datum:

03-02-2016

NKL - Opleverdocument Opimaliseren Aansluitservice (V1.0) Page. 2 of 27

1 Inhoudsopgave

1 Inhoudsopgave ................................................................................................................... 2

2 Managementsamenvatting ................................................................................................ 3

3 Documenteigenschappen .................................................................................................. 4

DOCUMENT LOCATIE .......................................................................................................... 4

HISTORIE ......................................................................................................................... 4

GOEDKEURING ................................................................................................................. 4

DISTRIBUTIE ..................................................................................................................... 4

4 Inleiding .............................................................................................................................. 5

SCOPE ............................................................................................................................ 5

PROCES AANVRAGEN EN REALISEREN VAN DE NETAANSLUITING .................................. 6

OPZET PROJECT ................................................................................................................ 6

PROJECTGROEP ................................................................................................................. 7

STAKEHOLDERS ................................................................................................................. 8

4.5.1 EV-RIJDER ................................................................................................................... 8

4.5.2 CHARGE POINT OPERATOR .............................................................................................. 8

4.5.3 GEMEENTE ................................................................................................................... 8

4.5.4 NETBEHEERDER ............................................................................................................. 9

4.5.5 AANNEMERS ................................................................................................................ 9

4.5.6 ELAADNL .................................................................................................................... 9

4.5.7 AANSLUITSERVICE (ELAADNL) ......................................................................................... 9

5 Potentiële procesverbeteringen ...................................................................................... 11

VERKEERSBESLUIT / PARALLEL UITVOEREN PROCESSTAPPEN ..................................... 11 LOCATIEBEPALING...................................................................................................... 12

VERGUNNINGEN ......................................................................................................... 13 SCHOONGROND-VERKLARING ..................................................................................... 14

AANVRAAG AANSLUITING .......................................................................................... 15 PLANNING EN REALISATIE .......................................................................................... 15 KENNISDELING RONDOM 1 ARBEIDSGANG .................................................................. 16 GESTRUCTUREERDE GEGEVENSUITWISSELING (EDI) .................................................. 17

ONE-STOP-SHOP AAN DE PUBLIEKE KANT ................................................................... 18 LANDELIJK WORKFLOW-SYSTEEM .............................................................................. 18 STATUSINFORMATIE AANVRAAG- EN REALISATIEPROCES ........................................... 18

6 Resultaten, conclusies en aanbevelingen ........................................................................ 20

Bijlage: Processchema’s ........................................................................................................... 21


2 Managementsamenvatting

Voor u ligt het opleverdocument van NKL-project: Optimaliseren Aansluitservice. De uitvoering van het project vond plaats van december 2015 t/m de eerste week van februari 2016. Onderdeel Programma Ketenoptimalisatie Het eerste project binnen het programma Ketenoptimalisatie betrof het in kaart brengen van het aanvraag- en realisatieproces van publieke laadinfrastructuur. Daarnaast zijn in het opleverdocument van dat project enkele procesverbeteringen vermeld. Een van deze verbeteringen was het uitgangspunt voor NKL project Optimaliseren Aansluitservice. Na enkele inventariserende gesprekken is de focus van het project verbreed tot het gehele aansluitproces van de netbeheerders. Potentiële procesverbeteringen Gedurende het project is die focus aangehouden en zijn ook andere procesoptimalisaties besproken en beschreven die aanzienlijk kunnen bijdragen aan het verkorten van de doorlooptijd van het gehele proces, de kosten hiervan kunnen verlagen en/of de kwaliteit aanzienlijk kunnen verbeteren. In totaal zijn er 11 onderwerpen beschreven waar grote verbeteringen kunnen worden gerealiseerd. Deze 11 potentiële procesverbeteringen kunnen in vervolgprojecten, al dan niet gecombineerd, worden uitgevoerd. Samenwerking stakeholders leidt tot waardevol resultaat Er was veel commitment voor dit project. Binnen de projectgroep werd intens en met grote betrokkenheid samengewerkt. In de projectgroep waren stakeholders aanwezig van ElaadNL, Enexis, Stedin, Liander, G32, Noord-Brabant, Allego, Cofely en EV-Consult. Het project werd geleid door een projectleider van NKL. In de klankbordgroep waren ElaadNL, Netbeheer Nederland, MRA, Cofely en TUe vertegenwoordigd. De open discussies in de projectgroep en de klankbordgroep werden gevoerd in een goede sfeer en leidde tot meer inzicht in elkaars processen, verbazing over het niet beschikbaar hebben van waardevolle informatie voor het eigen proces en goede ideeën over hoe het sneller, goedkoper en beter zou kunnen. De resultaten hiervan zijn beschreven in dit document. Dit document geeft input aan het programma Ketenoptimalisatie en vraagt om een vervolg. Vervolgprojecten kunnen worden gedefinieerd en gestart met gebruikmaking van in dit document voorgestelde optimalisaties.


3 Documenteigenschappen

Document locatie

Historie

Versie Datum Wijzigingen (concept/definitief) Auteur(s) Rol Partij

0.1 18-01-2016 Opzet voor projectgroep (dag 2) Fleur Elfrink Rob Cillessen Nick Paulich

Consultant Projectmedewerker Projectleider

EV-Consult ElaadNL NKL

0.2 22-01-2016 Bijstelling n.a.v. projectdag 2 Nick Paulich Projectleider NKL

1.0 03-02-2016 Commentaar klankbordgroep en communicatiemedewerkster NKL

Fleur Elferink Nick Paulich

Consultant Projectleider

EV-Consult NKL

Goedkeuring

Dit document heeft de volgende goedkeuringen nodig. Getekende goedkeuringsformulieren worden opgeslagen in de Managementsectie van het projectarchief.

Naam Rol Handtekening Datum document Versie

Distributie

De volgende personen hebben een exemplaar ontvangen.

Naam Rol Datum document Versie

Projectgroep 18-01-2016 0.1


Klankbordgroep 22-01-2016 0.2


Klankbordgroep 03-02-2016 1.0

NKL (Opdrachtgever) 03-02-2016 1.0


4 Inleiding

Uit het eerdere project “Ketenoptimalisatie” is naar voren gekomen dat het aanvragen en realiseren van een netaansluiting een proces is dat zich kenmerkt door weinig standaardisatie en transparantie. Vooruitlopend op het programma “Ketenoptimalisatie”, welke is voortgekomen uit het gelijknamige project, is ervoor gekozen om dit onderdeel van het aanvraag- en realisatieproces alvast op te pakken. Naast het specifieke onderdeel “Aansluitservice” is in het project breder gekeken en wel naar het gehele aansluitproces van de netbeheerders alsook naar zaken die aanzienlijke tijdwinsten of kwalitatieve verbeteringen kunnen opleveren en kosten kunnen besparen in het gehele aanvraag- en realisatieproces voor publieke laadpalen.

Scope

De scope in het projectvoorstel omvat alle activiteiten van en rond de Aansluitservice van de netbeheerders, uitgevoerd door ElaadNL. Deze focus bleek bij de voorbereidingen van de eerste bijeenkomst al te beperkt voor het realiseren van serieuze optimalisaties binnen de keten.

Afbeelding 1. Oorspronkelijke scope Met de betrokken partijen (netbeheerders, Charge Point Operators (CPO’s), en gemeenten) is besloten dat er meer winst te behalen is door breder naar het totale proces van het aanvragen en realiseren van een netaansluiting te kijken. De Aansluitservice van ElaadNL is daarbij een middel dat is opgericht om het proces aan de kant van de netbeheerders te standaardiseren en te versnellen.


Afbeelding 2. Nieuwe scope Gedurende de eerste projectdag is naast het aansluiten realisatieproces van een netaansluiting ook breder gekeken en zijn onderwerpen (componenten) gedefinieerd waarop aanzienlijke versnellingen zijn te realiseren en/of kosten zijn te besparen. Gelet op de korte looptijd van het project (10 weken) is het niet mogelijk gebleken om optimalisaties al daadwerkelijk in document “Ketenoptimalisatie” te verwerken. Alle geïdentificeerde, potentiële verbeterpunten zijn in het opleverdocument (dit document) beschreven.

Proces aanvragen en realiseren van de netaansluiting

Het proces van het aanvragen en realiseren van een netaansluiting is besproken in het project “Ketenoptimalisatie”. In dit document zijn twee processen besproken; het eerste proces is het aanvragen en realiseren van de netaansluiting zonder tussenkomst van de Aansluitservice van ElaadNL, het tweede proces is het aanvragen en realiseren van de netaansluiting via de Aansluitservice van ElaadNL. Het grootste deel van de netbeheerders hebben besloten hun taken op het gebied van laadpalen tijdelijk bij de aansluitservice van ElaadNL neer te leggen. De netbeheerders nemen deze taken weer over zodra ze dit proces op de juiste manier in kunnen regelen. De processchema’s van beide processen zijn opgenomen in de bijlage van dit document. Voor een uitgebreidere toelichting zie document “20151002 NKL Ketenoptimalisatie Definitief.pdf”.

Opzet project

De aanpak van project “Optimaliseren Aansluitservice” (hierna OAS) kende zoals omschreven in het projectvoorstel 4 stappen;

1. Opstart (concretiseren projectvoorstel) 2. Projectgroep dag 1 (16 december 2015) 3. Projectgroep dag 2 (20 januari 2016) 4. Klankbordgroep (27 januari) en afronding (5 februari 2016)


Projectgroep

Het project is van start gegaan in december 2015. Het projectteam, bestaande uit netbeheerders, overheid, CPO’s en ElaadNL is twee keer bij elkaar gekomen. Nick Paulich heeft voorafgaand aan deze sessie een aantal interviews met partijen gehad om mogelijke knelpunten of procesoptimalisaties te bespreken. Deze interviews en het eerdere project “ketenoptimalisatie” vormden de basis voor de eerste projectgroep-sessie. Tijdens de eerste sessie is het proces van het aanvragen en aansluiten van een netaansluiting besproken met de partijen. De partijen hebben gezamenlijk procesoptimalisaties aangedragen en besproken. Het feit dat alle partijen uit het proces bij elkaar om tafel zaten is door de partijen als zeer waardevol ervaren. De besproken knelpunten en optimalisaties zijn uitgewerkt en bijgesteld/uitgebreid naar aanleiding van de sessies met het projectteam. Een laatste bijstelling van het document is doorgevoerd naar aanleiding van het overleg met de klankbordgroep. De volgende partijen/personen hebben in 1 of beide projectgroep-sessies geparticipeerd:

Soort partij Partij Voornaam Achternaam

Projectleiding NKL Nick Paulich

Advisering/support EV-Consult Fleur Elfrink

EV-Consult Laurens van Mourik

ElaadNL ElaadNL Paul Broos

ElaadNL Rob Cillessen

Netbeheerders Enexis Mart Vossen

Stedin Richard de Bruin

Liander Sergio Donk

Overheid/Gemeenten G32 (/Dordrecht) Roosmarijn Sweers

Noord-Brabant Jeroen Kroonen

CPO/Marktpartijen Allego Robin Leenders

Allego Thomas Hoogeveen

Cofely Bart Jan Merkx

De volgende partijen/personen hebben deelgenomen aan de klankbordgroep:

Soort partij Partij Voornaam Achternaam

Projectleiding NKL Nick Paulich

Overheid/Gemeenten MRA Maarten Linnenkamp

Netbeheerders Netbeheer Nederland Wil Scholten

ElaadNL ElaadNL Rutger Croon

CPO/Marktpartijen Cofely Joost Jongeneel

Advisering Kennisinstelling Auke Hoekstra

Advisering/support EV-Consult Fleur Elfrink


Stakeholders

Bij het aanvraag- en realisatieproces laadpaal zijn verschillende stakeholders betrokken. De belangrijkste stakeholders zijn weergegeven in afbeelding 3. De partijen die direct te maken hebben met het aanvragen en realiseren van een netaansluiting zijn gemeenten, CPO’s, netbeheerders en aannemers. De EV-rijder heeft geen directe relatie met het proces van het aanvragen en realiseren van een netaansluiting.

Afbeelding 3. Overzicht partijen

4.5.1 EV-rijder

De EV-rijder is de eindgebruiker van de te realiseren laadpaal. De EV-rijder kan een verzoek indienen voor het realiseren van een laadpaal, maar dit hoeft niet in alle gevallen zo te zijn. De gemeente kan er ook voor kiezen om op strategische plekken (eventueel in overleg met de Charge Point Operator) laadpalen te plaatsen. In dat geval vervalt de rol van de EV-rijder als indiener van het verzoek tot het realiseren van een laadpaal. De EV-rijder heeft geen rol met betrekking tot het aanvragen en realiseren van een netaansluiting.

4.5.2 Charge Point Operator

De Charge Point Operator is verantwoordelijk voor de realisatie en exploitatie van de laadpalen. Het aanvraagloket, communicatie met aanvragers en coördinatie en planning ligt in veel gevallen bij de CPO. De CPO vraagt meestal de netaansluiting aan bij de netbeheerder of bij de Aansluitservice van ElaadNL. Daarnaast schakelt de CPO met de netbeheerder of de Aansluitservice over de planning van de realisatie van de netaansluiting.

4.5.3 Gemeente

De Gemeente heeft zeggenschap over de openbare ruimte en is verantwoordelijk voor het vaststellen en publiceren van verkeersbesluiten en het verstrekken van vergunningen. De verdere rollen die een gemeente op zich kan nemen variëren van het uitzoeken van een


locatie van een laadpaal tot het onderhouden van de communicatie met de aanvrager. Een gemeente kan er voor kiezen om een andere partij (CPO) de locatiebepaling te laten uitvoeren, maar zal altijd eindverantwoordelijk blijven. De rol van de gemeente met betrekking tot het aanvragen en realiseren van een netaansluiting is per gemeente verschillend. De grotere gemeenten (waaronder de G4) onderhouden vaak een directe relatie met de desbetreffende netbeheerder. De gemeente schakelt in deze gevallen soms direct met de netbeheerder over de planning. In veel kleine en middelgrote gemeenten is deze directe relatie niet aanwezig; de gemeente heeft in die gevallen contact met de CPO en de CPO schakelt met de netbeheerder of ElaadNL.

4.5.4 Netbeheerder

De netbeheerder is in een vastgestelde regio verantwoordelijk voor het beheer van het elektriciteitsnet en het transport van energie. De netbeheerder is derhalve verantwoordelijk dat het elektriciteitsnet naar behoren functioneert en dat de laadpalen worden aangesloten op het elektriciteitsnet. De netbeheerder schakelt met de CPO over het aanvragen van de netaansluiting en in sommige gevallen schakelt de netbeheerder enkel met de Aansluitservice. In het geval van de G4 kan het voorkomen dat de netbeheerder ook de planning van de realisatie van de netaansluiting afstemt met de gemeenten.

4.5.5 Aannemers

Onder “aannemers” vallen zowel de onderaannemers van de CPO’s als de onderaannemers van de netbeheerders en gemeenten. Deze aannemers regelen de installatie van de laadpaal, de aansluiting van de laadpaal op het elektriciteitsnetnet en de bebording en belijning van de bijbehorende parkeerplek. In het geval van 1-arbeidsgang kan het voorkomen dat er slechts 1 aannemer is voor al deze werkzaamheden. De onderaannemers schakelen met de gemeente, CPO, netbeheerder of ElaadNL over de planning van de te ondernemen werkzaamheden.

4.5.6 ElaadNL

ElaadNL is een initiatief van de meeste, samenwerkende netbeheerders in Nederland (Cogas, Endinet, Enexis, Liander, Stedin en Westland Infra) en komt samen met EVnetNL voort uit de stichting e-laad die van 2009 tot en met begin 2014 een netwerk van zo’n 3.000 publieke laadpunten voor elektrische auto’s heeft gerealiseerd in Nederland. ElaadNL is het kennis- en innovatiecentrum op het gebied van laadinfrastructuur, onderzoekt en test de mogelijkheden voor Smart Charging, keurt nieuwe publieke laadpalen en verzorgt de coördinatie van de aansluitingen op het elektriciteitsnet.

4.5.7 Aansluitservice (ElaadNL)

De Aansluitservice is de centrale ingang ofwel het loket voor het aanvragen van locatiecontroles (check afstand gewenste locatie laadpaal tot elektriciteitsnet en mogelijke obstakels in het kabel tracé), nieuwe aansluitingen en het wijzigen van bestaande aansluitingen voor publieke laadpalen in de werkgebieden van de deelnemende netbeheerders.


In samenwerking met de lokale netbeheerder zorgt ElaadNL ervoor dat dit veilig, efficiënt, snel en correct gebeurt. ElaadNL is voor gemeenten en marktpartijen het eerste aanspreekpunt en faciliteert zonder aanvullende kosten tijdens het gehele aansluitproces de coördinatie/begeleiding, registratie en toetsing (bv. check op laadpaaltype en storingsdienst).

Elke netbeheerder kent zijn eigen interne processen. Middels de dienstverlening van ElaadNL wordt voor CPO’s/marktpartijen één centraal loket geboden voor de aansluiting op de processen van de netbeheerders. Netbeheerders Cogas, Endinet, Enexis, Stedin en Westland Infra maken volledig gebruik van de Aansluitservice. Netbeheerder Liander maakt gebruik van de Aansluitservice voor wat betreft de activiteiten voor en rond het basisdocument. De CPO/marktpartij dient bij ElaadNL een goedgekeurd basisdocument te verkrijgen en kan daarmee zelfstandig een aansluiting aanvragen bij Liander (via mijnaansluiting.nl) of ervoor kiezen om de Aansluitservice hiervoor verder te gebruiken. Netbeheerders Rendo en Enduris (voorheen Delta netbeheerder) zijn niet bij ElaadNL aangesloten en maken dus geen gebruik van de Aansluitservice. Indien een CPO/marktpartij in het werkgebied van Rendo of Enduris een laadpaal wilt realiseren, dient de netaansluiting rechtstreeks bij de betreffende netbeheerder te worden aangevraagd (via huisaansluitingen.nl of mijnaansluiting.nl). De Aansluitservice is van tijdelijke aard (tot 2019) en wordt tevens gebruikt als middel om het nog in ontwikkeling zijnde Landelijk Intake Portal (LIP), dat te benaderen is via www.mijnaansluiting.nl, optimaal in te richten voor het aanvragen van laadpaalaansluitingen. Daarnaast wordt dit loket gebruikt om het aansluitproces bij de netbeheerders verder te verbeteren richting een gestandaardiseerd proces specifiek voor publieke laadpalen. Een locatiecontrole, nieuwe aansluiting of een wijziging van een aansluiting kan worden aangevraagd via: www.elaad.nl/Aansluitservice/aansluiting-aanvragen.

http://www.elaad.nl/aansluitservice/aansluiting-aanvragen


5 Potentiële procesverbeteringen

Uit de interviews met partijen uit het projectteam en de projectteam bijeenkomsten op 16 december 2015 en 20 januari 2016 zijn een aantal procesverbeteringen geëxtrapoleerd. Daarbij is breder gedacht dan alleen het aansluitsproces met de netbeheerders. Deze verbeteringen zijn potentiele nieuwe NKL projecten of onderdelen daarvan. In de interviews en de projectteam-dagen zijn de “quick wins” besproken; punten die door de aanwezige partijen worden gezien als een verbetering binnen het gehele proces van de implementatie van een laadpaal. Hoewel een bundeling van componenten in voorgestelde projecten nog niet is overeengekomen, is over de onderstaande punten de intentie uitgesproken dat partijen deze punten in de gezamenlijke sfeer willen aanpakken.

Verkeersbesluit / parallel uitvoeren processtappen

De verkeersbesluitprocedure is een procedure die elke gemeente verplicht is om te doorlopen indien er een parkeerplek gereserveerd moet worden voor een elektrische auto (om te kunnen handhaven op verkeersbeleid). Zodra de gemeente een definitieve locatie heeft voor een laadpaal start de verkeersbesluitprocedure. Het verkeersbesluit wordt opgesteld en gepubliceerd in de plaatselijke courant (digitaal of huis aan huis verspreidt) en/of de Staatscourant. Na publicatie is er een bezwaartermijn van 6 weken waarin burgers/omwonende bezwaar kunnen aantekenen tegen het genomen besluit van de gemeente. Indien er bezwaar wordt aangetekend wordt onderzocht of het bezwaar gegrond wordt verklaard, dit is vaak een langdurig traject. Na deze 6 weken is het verkeersbesluit onherroepelijk. CPO’s vragen vaak de netaansluiting aan bij de netbeheerder vanaf het moment dat het verkeersbesluit gepubliceerd is en wachten met het geven van definitief akkoord (ondertekenen offerte) richting de netbeheerder tot het verkeersbesluit onherroepelijk is zonder bezwaar.

Potentiele verbetering

De bezwaartermijn van het verkeersbesluit (6 weken) kan gebruikt worden door de netbeheerder om alvast voorbereidingen te treffen voor de netaansluiting. Indien het aanvragen van de netaansluiting inclusief akkoord op de offerte (definitieve opdrachtverstrekking) bij de netbeheerder al gebeurt vanaf het moment dat het verkeersbesluit in voorbereiding is, of vanaf het moment dat het verkeersbesluit is gepubliceerd scheelt dit al snel 6 tot 8 weken.

- Het risico van deze maatregel is dat er bezwaar komt op de locatie en het plaatsen van de laadpaal wordt uitgesteld.

- Er moet inzicht komen in hoe groot dit risico is en welke kosten dit risico met zich mee brengt. Daarnaast moeten partijen onderling afspraken maken over hoe dit risico wordt opgevangen.

- Bij het nemen van een verkeersbesluit (locatiekeuze) moeten factoren die invloed kunnen hebben op de kans op bezwaar geminimaliseerd worden.


- Een verkeersbesluit wordt nu genomen voor een specifieke locatie, het kan verstandiger zijn een verkeersbesluit breder op te stellen, bijvoorbeeld voor een straat.

- De praktijk leert dat er niet vaak gegronde bezwaren worden ingediend en dat eventuele extra kosten bij de netbeheerder vallen (doordat deze voor niets werkvoorbereiding heeft gedaan).

- Vanuit de G32 is onderstaande tekening aangeleverd van het ideale proces waarbij op een aantal gebieden optimalisaties en parallellisatie van deelprocessen zijn toegepast. Dit zal in een vervolgtraject nader moeten worden besproken met alle betrokken partijen.

Locatiebepaling

Er komen veel factoren kijken bij het bepalen van de locatie van een nieuwe laadpaal. Als op basis van enkele van deze factoren een aanvraag wordt ingediend voor een verkeersbesluit, dan is het risico groter dat er bezwaar wordt ingediend, meer vergunningen nodig zijn voor de realisatie, dat er extra kosten moeten worden gemaakt en dat de doorlooptijd van de realisatie van de laadpaal onnodig wordt verlengd. Factoren waarbij de bepaling van een locatie rekening mee kunnen worden gehouden zijn onder andere:

Gewenste locatie door EV-rijder

Mogelijkheid voor het realiseren van een laadvoorziening op eigen terrein

Reeds aanwezige laadpalen in de buurt (en gebruik daarvan)

Uitbreiding van een bestaande laadpaal (laadplein-principe)

Afstand tot de hoofdkabel van het elektriciteitsnet

Hindernissen tussen hoofdkabel en gewenste locatie (kabel tracé)

Bodemgesteldheid

Verkeersdruk/parkeerdruk Op basis van eerdere ervaringen/projecten vanuit verschillende gemeenten, bijvoorbeeld Den Haag en Rotterdam, is het goed merkbaar wat het scheelt als locaties van te voren worden gecontroleerd.


Gemeenten kunnen overigens zelf de locatiebepaling uitvoeren, maar besteden dit ook wel uit aan derden (CPO’s). Uiteraard blijven ze ook in die gevallen wel eindverantwoordelijk.


Er zijn meerdere aanpakken denkbaar voor het minimalen van de negatieve effecten: - Gemeenten zouden bij voorkeur een pro-actief en integraal EV locatiebeleid moeten

voeren. In dit beleid wordt vooraf met zoveel mogelijk van de bovenvermelde factoren rekening gehouden en kan vroegtijdig met de betrokken partijen afstemming worden gezocht.

- Gemeenten die (nog) geen EV-beleid hebben en/of (nog) niet beschikken over een EV locatieplan zouden aanbevelingen kunnen krijgen over het bepalen van de locatie van een laadpaal. Mogelijk zijn aanbevelingen te doen per type locatie (bijvoorbeeld voor stedelijk gebied en voor niet-stedelijk gebied). Het CROW-boekje ‘Oplaadpunten voor elektrische auto’s in de openbare ruimte’ en de locatiecheck van ElaadNL zijn daarbij handige tools voor de gemeente.

Vergunningen

Netbeheerders en CPO’s hebben voor het realiseren van de netaansluiting en de laadpaal vaak vergunningen nodig. Deze vergunningen moeten worden aangevraagd bij de gemeente door de aannemers van de CPO’s, netbeheerders of de partijen zelf. CPO’s, gemeenten en netbeheerders hebben aangegeven dat het aanvragen/verstrekken van vergunningen een tijdrovende en weinig transparante activiteit is. Er is onvoldoende inzicht in het vergunningstraject tussen CPO, netbeheerder en gemeente. De EV-verantwoordelijken bij gemeenten hebben onvoldoende inzicht in welke vergunningen er voor welke activiteiten noodzakelijk zijn en CPO’s en netbeheerders geven pas laat in het proces aan dat er bepaalde (vaak tijdrovende) vergunningen noodzakelijk zijn voor de gewenste locatie van de laadpaal.


Het vergunningstraject moet inzichtelijk worden gemaakt. Daarnaast moeten gemeenten, CPO’s en netbeheerders inzichtelijk hebben welke vergunningen er noodzakelijk zijn voor de standaard werkzaamheden van de netbeheerder en de CPO.

- Er moet duidelijkheid komen bij welke gemeente welke vergunningen wanneer nodig zijn. Dit zou vermeld moeten staan in de gemeentelijke Kabels en Leidingenverordering. Hierin kunnen ook speciale afspraken worden opgenomen zoals een melding 24 uur vooraf bij een korte aansluitlengte.

- Daarnaast moeten vergunningen zo vroeg mogelijk in het proces worden aangevraagd. In de praktijk blijkt het mogelijk dat CPO’s en netbeheerders afspraken maken met de gemeenten over het aanpassen/verruimen van het vergunningsbeleid om de realisatie van de aansluiting te bespoedigen.

o Voorbeeld: Liander en gemeente Amsterdam hebben een afspraak (wijziging in huidige contract) met elkaar gemaakt dat er geen vergunning noodzakelijk is bij graafwerkzaamheden tot 25 meter. Formeel wordt 10 meter gehanteerd, de werkafspraak is echter 25 meter. Aanvullende afspraak


daarbij is dat Liander streeft naar een oplevering van de aansluiting binnen 3 weken (excl. bijzonderheden) = win-winsituatie.

- Bij voorkeur is het op het moment van offerte duidelijk welke vergunningen er noodzakelijk zijn en hoe lang dit traject gaat duren.

- Indien door bepaalde locatie aspecten de realisatie van de netaansluiting langer duurt dan normaal, dan kan de gemeente of de CPO (als dat is gedelegeerd) ervoor kiezen om een andere locatie uit te zoeken.

Schoongrond-verklaring

De netbeheerder, CPO (ofwel haar aannemers) zijn verplicht om voor elke roering bodemonderzoek te doen. Zoals blijkt uit het project “Ketenoptimalisatie” wordt er in het proces twee tot drie keer een bodemonderzoek opgevraagd:

- Netbeheerder: aanleg netaansluiting - CPO: plaatsing van de laadpaal - Gemeente: bebording

Het kan het proces versnellen indien dit door 1 partij wordt opgepakt en de resultaten met de andere partij(en) worden gedeeld. Als sprake is van vervuiling, dan dienen er, afhankelijk van de klasse, eventuele maatregelen te worden getroffen. Indien er nog geen bodemonderzoek is uitgevoerd op een locatie, dan wordt dit aangevraagd bij een extern ingenieursbureau, wat veel extra tijd kost.


Het proces kan efficiënter en goedkoper door slechts 1 keer bodemonderzoek aan te vragen. Het is van belang dat er wordt uitgezocht hoe lang het proces van het aanvragen van bodemonderzoek duurt en welke processtappen er worden uitgevoerd. Er moet onderzocht worden waar in het proces het bodemonderzoek als eerste nodig is. De netbeheerder is verplicht om voor een groter gebied onderzoek te doen dan de CPO. Hierdoor lijkt het logisch dat indien er wordt gekozen voor 1 partij die het bodemonderzoek aanvraagt, dit opgepakt wordt door de netbeheerder (deze kosten zitten in feite ook in het eenmalige aansluittarief van de netbeheerder). Indien er nog geen bodemonderzoek is uitgevoerd op een locatie kan het sneller zijn om een andere locatie uit te zoeken i.v.m. de lange doorlooptijd van een bodemonderzoek.

- Er moet uitgezocht worden of een schoongrond-verklaring juridisch deelbaar is voor partijen als deze door 1 hoofdverantwoordelijke is aangevraagd/uitgevoerd.

- Bepaald moet worden welke activiteiten nog wel door de andere partijen moeten worden uitgevoerd (bv. VNG-plan door de aannemer en goedkeuren door de gemeente).

- Inzichtelijk maken wat de kosten zijn voor bodemonderzoek en de maatregelen (per klasse).

- Hanteren van een verdeelsleutel voor de kosten bij hergebruik van een schoongrond-verklaring.

- Bij 1 arbeidsgang moet er rekening gehouden worden met het kunnen delen van speciale voorzieningen (bv. wegafzetting voor netbeheerder en CPO).


Aanvraag aansluiting

Het aanvragen en realiseren van een netaansluiting bij de netbeheerder is een proces dat zich kenmerkt door veel hand-overs tussen netbeheerder, CPO, diverse aannemers en soms ook de gemeenten. Netbeheerders, gemeenten en CPO’s hebben aangegeven dat het proces efficiënter ingericht kan worden door betere communicatie rondom de planning en meer uniformiteit bij de aanvraag van de netaansluiting. Indien CPO’s de definitieve locatie voor een laadpaal aangeleverd krijgen van de gemeente verschilt de input vaak per gemeente. Daarnaast geven CPO’s aan dat de handeling van het accorderen van de offerte misschien uit het proces gehaald kan worden om het aanvraag proces te versnellen (aanvraag = opdracht), dit kan wel leiden tot vooraf betalen wat voor sommige CPO’s weer lastig is.


Een wijdere verspreiding van het “basisdocument” onder gemeenten zorgt ervoor dat gemeenten in 1 format de definitieve locatie aanleveren. Dit format kan de CPO verder aanvullen en doorzetten naar de netbeheerder voor het aanvragen van een netaansluiting. Het proces van het aanvragen van een netaansluiting kan vergemakkelijkt worden door de aanvraag gelijk te laten aan een opdracht voor de “standaard” aanvragen. Daarnaast kunnen mogelijkheden voor andere vormen van gestructureerde gegevensuitwisseling (EDI) worden onderzocht. In het geval van Liander wordt een aanvraag voor een netaansluiting direct gezien als opdracht. Voordeel is dat activiteiten dan direct kunnen starten, maar door de regel dat vooraf dient te worden betaald, verstoort dit het proces bij CPO’s omdat hiervoor handtekeningen moeten worden verzameld, en daardoor de gehele voortgang. Liander biedt inmiddels de mogelijkheid van achteraf betalen voor 123-klanten, maar in het geval van EV moet per CPO worden bepaald of deze binnen deze regeling kan vallen. Hier zit ruimte voor verbetering om het proces in de keten minder te verstoren.

Planning en realisatie

CPO’s en netbeheerders hebben aangegeven dat het maken van een realistische planning voor het aansluiten en plaatsen van een laadpaal van belang is om ergernissen en planningsproblemen rondom het verschuiven van de planning te voorkomen. Momenteel is een afgegeven datum nogal eens aan wijzigingen onderhevig.


De netbeheerder en de CPO leveren vroegtijdig een realistische planning aan (bij voorkeur op 1 week nauwkeurig).

- In de tekening in hoofdstuk 4.1 is een duidelijk beeld gegeven van een concrete planning. Hier zouden varianten van kunnen worden gemaakt als de processtappen anders zouden zijn afgesproken. Dit verduidelijkt voor alle partijen hoeveel tijd er wordt gerekend voor welke deelprocessen.

- Verbeteren van het proces van de locatiebepaling waardoor risico’s worden verkleind.

- Inzichtelijk maken en zo mogelijk elimineren van factoren die verder invloed hebben op de planning (bv. bezwaar op het verkeersbesluit of schoongrondverklaring)


- Samenstellen van een eenduidige en transparante forcast-methode voor het bepalen van opleverdatum van een nieuwe laadpaal zonder het inbouwen van veel onnodige ruimte in de planning.

- Communicatie over planning tussen aannemers, CPO, netbeheerder en gemeente moet centraler zodat iedereen met de zelfde gegevens werkt. Hiervoor kunnen zaken worden onderzocht voor centrale locaties voor het opslaan van documenten/planningen (bv SharePoint-initiatief van Liander/Amsterdam) en de mogelijkheid voor EDI (bv workflow-communicatie tussen Enexis en KPN/aannemer, nu voor een andere toepassing dan EV) . Daarmee zou actuele informatie beschikbaar komen voor partijen.

Kennisdeling rondom 1 arbeidsgang

Het in 1 arbeidsgang plaatsen en aansluiten van een laadpaal versnelt het proces van ingebruikname van de paal. De afstemming tussen de verschillende aannemers en onderaannemers van de CPO, netbeheerder en eventueel gemeente zorgt een complexe planning van de plaatsing, aansluiting van een laadpaal en het inrichten van het parkeervak en ergernissen indien de planning bij 1 van de partijen verschuift.


Partijen hebben aangegeven geen sturing of verplichtingen te willen op dit gebied, zij nemen de initiatieven om tot 1 arbeidsgang te komen. Wel kan er eventueel afstemming gezocht worden met overkoepelende samenwerkingsverbanden van onder andere de MRA en de provincies. Er is zeker behoefte aan kennisdelen op het gebied van ervaringen met 1 arbeidsgang (in elke vorm) voor alle betrokken partijen. Dit om goede ervaringen meermaals toe te passen. CPO’s hebben daarnaast behoefte aan inzicht welke aannemers de netbeheerders gebruiken in de verschillende regio’s om afspraken rond 1 arbeidsgang mee te maken. Indien de netbeheerders en de CPO’s 1 arbeidsgang willen bewerkstelligen, is het van belang dat de CPO’s en de netbeheerders (eventueel ook de gemeenten) bij voorkeur gebruik maken van dezelfde onderaannemers. Diverse aannemers en/of partijen verzorgen de volgende activiteiten op de laadpaal-locaties:

- Plaatsing van de laadpaal - Slaan aardpen - Realiseren van de netaansluiting - In bedrijf stellen - Site Acceptance Test - Belijning en bebording

Bij 1 arbeidsgang worden zo veel mogelijk van deze activiteiten op 1 dag uitgevoerd door zo min mogelijk personen/instanties. Verbeteringen voor 1 arbeidsgang in de communicatie en hierdoor ook in de uitvoering, kunnen gevonden worden in de volgende punten:

- Er moet duidelijkheid komen over de verschillende vormen van 1 arbeidsgang en de definities daarvan. Definities hiervan lopen uiteen van het combineren van werkzaamheden van alle partijen door 1 onderaannemer tot het uitvoeren van


activiteiten van minimaal 2 partijen door eventueel verschillende onderaannemers, maar wel op 1 dag.

- Wanneer CPO’s en netbeheerders gebruik willen maken van dezelfde onderaannemer moet er gebruik gemaakt kunnen worden van een door de netbeheerder samengesteld overzicht met welke onderaannemers in welke regio de CPO’s kunnen samenwerken. ElaadNL is al met voorbereidingen van een dergelijke informatievoorziening op haar website gestart. Deze informatie is aan regelmatige wijziging onderhevig.

- Er lopen al verschillende pilots bij netbeheerders en CPO’s die als doestelling hebben om aansluiting en plaatsing van de paal zo snel mogelijk na elkaar te laten plaats vinden. Er is behoefte aan een overkoepeld orgaan dat deze ketenbrede pilot informatie verzamelt en deelt met andere partijen.

- Indien er in een bepaalde regio door een bepaalde CPO al met 1 arbeidsgang gewerkt wordt, is het van belang dat dit al aangegeven kan worden bij het aanvragen van de netaansluiting.

- Indien de 1 arbeidsgang wordt ingevoerd is het van belang dat er een verdeelsleutel komt voor gezamenlijke voorzieningen en activiteiten zoals maatregelen voor vervuilde grond en schoongrond verklaringen.

- Adviezen voor nieuwe aanbestedingen van gemeenten om de gewenste vorm van 1 arbeidsgang te bepalen en om het in het contract met de CPO en eventueel aannemer(s) op te nemen.

- Veel gemeenten willen de parkeervakinrichting zelf blijven doen of door de eigen aannemer laten doen. Dit is veelal goedkoper en bovendien worden de kosten dan uit een ander gemeentelijk budget betaald en komen dus niet ten laste van EV.

Gestructureerde gegevensuitwisseling (EDI)

Geconstateerd is dat de communicatie tussen partijen sterk kan worden verbeterd. Dat geldt zowel inhoudelijk als voor de wijze waarop wordt gecommuniceerd. Regelmatig is aanvullend contact nodig om duidelijk te krijgen wat er wordt bedoeld. Daarnaast worden handovers tussen partijen vaak per e-mail gedaan hetgeen afhankelijkheden van beschikbaarheid van personen kan geven. Bij verschillende optimaliserings-voorstellen in dit document is aangegeven dat de huidige communicatie veel ‘ruis’ veroorzaakt.


Met de introductie van gestructureerde gegevensuitwisseling (EDI) kan de kwaliteit van uitgewisselde gegevens worden verhoogd en wordt veel additionele communicatie overbodig. Tevens worden fouten tijdens het traject, en daarmee additionele kosten en doorlooptijd, voorkomen. Om zover te komen zullen tussen de partijen afspraken moeten worden gemaakt:

- Voor welke handovers dit wenselijk is (en tussen welke partijen) - Tijdigheid en frequentie - Inhoudelijkheid (welke gegevens, achterliggende tabellen) - Structuur van de gegevens (bv XML) - Wijze van uitwisseling (bv postbussysteem of ESB)

Additionele informatie: EDINE is een toepassing van EDI. EDINE is de afkorting voor: Electronic Data Interchange in de Nederlandse Energiemarkt. EDINE wordt gebruikt in de energiemarkt om gecodeerde


gegevens te versturen over energie-verbruiken, energieproductie, energiehandel, klantmutaties en klimaatinformatie. De informatie wordt verstuurd tussen alle partijen die actief zijn in de Nederlandse elektriciteitsmarkt.

One-stop-shop aan de publieke kant

Vanuit de provincie Noord-Brabant is het idee geopperd om vanuit de overheid één ingang te bieden waarbij ‘alle’ producten en diensten worden aangeboden voor het aanvragen van een laadpaal en waarbij inzicht wordt verleend in voor hen beschikbare statusinformatie met betrekking tot lopende aanvragen.


- Samenstellen van een portal voor gemeenten voor het aanvragen van laadpalen, voor het opvragen van statusinformatie (voor de keten en mogelijk beperkt voor EV-rijders) en voor het geven van inzicht in locaties waar laadpalen staan en waar ze op termijn mogelijk zijn te verwachten.

- Voor intern (gemeentelijk) gebruik kan dit een workflow-toepassing bieden voor de gemeentelijke processen.

- Het portal zo verder moeten aansluiten op initiatieven als EDI voor verdere verwerking van aanvragen richting/met de overige marktpartijen.

Landelijk workflow-systeem

Bij dit idee wordt één landelijk workflow managementsysteem gemaakt dat ingezet kan worden voor het gehele proces, vanaf de aanvraag t/m operationele oplevering van de laadpaal. Hierdoor wordt er optimale eenduidigheid gecreëerd omdat elke partij gebruik maakt van hetzelfde systeem, de zelfde processtappen en de zelfde informatie. Elke partij kan het systeem benaderen om te raadplegen voor de actuele status, om aangespoord te worden voor het uitvoeren van acties én om inzicht te krijgen in uitgevoerde aanvragen. Punt van aandacht bij dit idee is dat dit grote impact heeft op de huidige werkwijze van partijen die over het algemeen al een eigen workflow-systeem hebben. Deze zijn niet bereid om dit op te geven en om bepaalde informatie met andere partijen te delen. Op termijn zal moeten worden gekeken of dit idee levensvatbaar is. Op korte termijn lijkt de realisatie van een dergelijk algemeen workflow management systeem voor de gehele EV-keten niet realistisch. Wellicht is het wel mogelijk om elke individuele workflow met elkaar de koppelen middels interfaces (EDI), marktpartijen staan hiervoor open, maar de impact dient nog bepaald te worden.

Statusinformatie aanvraag- en realisatieproces

Bij het aansluiten van publieke laadpalen zijn diverse partijen betrokken waaronder gemeenten, CPO’s, ElaadNL/netbeheerders, aannemers, installateurs en energieleveranciers. Per partij zijn er vaak al meerdere afdelingen betrokken en het aansluitproces kent veel verschillende “handovers” tussen afdelingen en partijen. Daardoor is niet altijd goed inzicht in de status van een aanvraag en de reeds uitgevoerde acties bij alle betrokken partijen. Daardoor wordt regelmatig druk heen en weer gecommuniceerd om dit met elkaar af te stemmen. Daarnaast bestaat de behoefte om beter inzicht te krijgen in de werkelijke doorlooptijden van aanvragen binnen de gehele keten, van de aanvraag van de EV-rijder tot en met de

https://nl.wikipedia.org/wiki/Nederlandse_elektriciteitsmarkt


finale oplevering van de laadpaal. Dit om betrouwbare en actuele benchmark-informatie beschikbaar te krijgen en om analyses op uit te voeren voor bijvoorbeeld het meten van de effectiviteit van projecten met 1 arbeidsgang of andere pilots die optimalisaties tot doel hebben. Het beschikbaar hebben van statusinformatie is niet een doel op zich, maar is eigenlijk randvoorwaardelijk bij het implementeren van procesverbeteringen.


Met het verbeteren van de informatievoorziening rond aanvragen en de realisatie van laadpalen kan de inzichtelijkheid worden vergroot en de communicatie worden verbeterd. De volgende zaken kunnen verder bijdragen in het realiseren van optimalisaties in het proces:

- Voor het operationele proces zou het beter inzichtelijk maken van statusinformatie

van aanvragen helpen in het terugdringen van de veelheid aan communicatie.

Hiervoor is het vaak al voldoende om dit in de eigen systemen actueel te krijgen en

inzichtelijk te maken.

- Bij het centraal registeren van statusinformatie is dit inzicht over partijen heen te

realiseren. Daarbij kan dan informatie worden verschaft over alle (aangeleverde)

statuswisselingen al dan niet met enige extra verklarende informatie.

ElaadNL heeft aangegeven dergelijke statusinformatie uit haar systeem aan te

kunnen leveren.

- Vanuit de verzamelde informatie kunnen benchmarks worden samengesteld voor

verschillende omstandigheden binnen het aanvraag- en realisatieproces.

- Met gebruikmaking van de informatie kunnen analyses worden verricht om

bijvoorbeeld de effectiviteit van pilots te meten en om periodieke rapportages

samen te stelen. Inzicht kan worden gegeven in vertragende factoren binnen de

keten.

Binnen het projectteam is de discussie over het verzamelen, beschikbaar stellen en analyseren/rapporteren over statusinformatie uit het aanvraag- en realisatieproces niet afgerond. De toegevoegde waarde wordt vooralsnog te beperkt gezien ten opzichte van de andere optimalisatiecomponenten om hier op korte termijn een invulling aan te geven. De argumenten voor het verzamelen van statusinformatie dienen te worden uitgewerkt en (eventueel alternatieve) mogelijkheden zouden kunnen worden onderzocht zodat met steun van de partijen geleidelijk inzicht kan worden gekregen in details van doorlooptijden van individuele aanvragen, grootschaliger implementatieprojecten en optimalisatieprojecten.


6 Resultaten, conclusies en aanbevelingen

In enkele zeer productieve sessies met de projectgroep zijn kort samengevat de volgende potentiële optimalisaties voortgekomen:

1. Verkeersbesluit (parallelle uitvoering deelprocessen) 2. Locatiebepaling (eerder checks uitvoeren) 3. Vergunningen (of/welke, wanneer, wie) 4. Schoongrond verklaring (1x, delen verklaring) 5. Aanvraag aansluiting (betere communicatie) 6. Planning en realisatie (realistischer, minder ruis) 7. Kennisdeling 1 arbeidsgang (wat is het, hoe organiseren) 8. EDI aanvraag/realisatietraject (gestructureerde gegevensuitwisseling) 9. One-Stop-Shop publiek (portal workflow gemeenten met EDI) 10. Workflow totaal proces (1 systeem voor volledige aanvraag…) 11. Statusinformatie aanvragen (monitoring, opvraag, analyse/rapportage)

Hierbij dient te worden opgemerkt dat voor punt 10 (Workflow totaal proces) binnen de projectgroep geen draagkracht is. De overige punten zouden, bij voorkeur in enkele bundels/projecten kunnen worden uitgevoerd. Het projectteam heeft geen uitspraak gedaan over deze bundeling. In de klankbordgroep is hier een eerste aanzet voor gemaakt. Het Expert-team zou derhalve worden gevraagd om een voorstel te maken voor bundeling van punten in enkele projecten. Hierna kan de Adviesraad/het Bestuur worden gevraagd om dit te omarmen en opdracht te geven voor het samenstellen van één of enkele projectvoorstellen.


Bijlage: Processchema’s

Het proces van het aanvragen en realiseren van een laadpaal is hieronder weergegeven. De procesweergaven komen uit het document “20151002 NKL Ketenoptimalisatie Definitief.pdf”. NKL – KETENOPTIMALISATIE AANVRAAGPROCES PUBLIEKE LAADPAAL Afbeelding 1: 9 deelprocessen

Afbeelding 2: Aanvraag indienen


Afbeelding 3: Aanvraag behandelen

Afbeelding 4: Locatie bepalen


Afbeelding 5: Basisdocument locatie

Afbeelding 6: Verkeersbesluit & vergunningen


Afbeelding 7: Aanvraag aansluiting

Afbeelding 8: Aanvraag aansluiting aansluitservice


Afbeelding 9: Planning en realisatie


Afbeelding 10: Planning en realisatie Aansluitservice


Documents

Opleverdocument NKL project: Optimaliseren Aansluitservice