1.2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES LOGSTICA La Logstica, en cualqulertpo de empresa, siempre ha constituido uno .de los aspectos ms importantes de su funcionamiento. Est; importara cia se ha incrementado notablemente con el advenimiento d e nuevos ysofisticados procedimientos destinadbs a acelerar la produccin, le que a su vez, ha hecho que la logstica adquiera un valor determinante, en su propsito de apoyar todas las operaciones de la empresa, desde su planeamiento, hasta la fase final del proces empresarial ^ El proceso logistico :de una empresa, visa la organizacin y direccin de I fluir de los materiales, componentes, abastecimientos, movimientos y otras actividades, desde los productores o proveedores hasta los clientes o usuarios.

La logstica se encargar entonces, de organizar los recursos materiales, para satisfacer las necesidades que plantee la empresa como indispensables para su funcionamiento, determinando inclusive, las. fuentes internacionales que pudieran proveer esos recursos.

IMPORTANCIA DE LA LOGSTICAItUflMOS OPIpocho s mmvos nidldoi Porqu es importante la Logfstica7

* FINANZAS i

Coslo Detos.: 20-60% Flujo de Caja

SEGURIDADPRODUCCIONAusencia de Robos = costo Exacto. Abastecimiento' Oportuno = costos Operativos bajos

TECNOLOGIA Nuevos avances tecnolgicos = Buenas relaciones comerciales

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CAPTULO I

LA FUNCIN LOGSTICA, SU PROCESO Y ESTRUCTURA

1.1 CONCEPTOS SOBRE AfMINISTRAC|N DE lifimi O LOGSTICA Considerando el .proceso que deben seguir todos los materiales dentro de la empresa, encontramos que estos deben ser adquiridos, almacenados, controlados y por ltimo;

distribuidos para su utilizacin o venta; es decir, que todas actividades se realizan cuando se necesitan

estas

materiales,: sean estos materias primas, productos . terminados, semi - manufacturados o en proceso, cualquier otro tipo de existencias servicio que generalizando, llamaremos' materiales. Recordando esta . finalidad dentro de la administracin empresarial, podremos definir que la Administracin de Materiales o logstica es la funcin que planea, organiza, dirige, coordina y controla el proceso de los materiales, desde su adquisicin hasta su entrega al usuario o consumidor. La Administracin de Materiales es una parte de la Administracin General que comprende el uso de principios, mtodos y tcnicas pre - establecidas, para permitir de wna

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manera ms econmica y racional la utilizacin de los medios materiales, en la cantidad, calidad y otras condiciones conseguidas en.funcih de fa produccin. La logstica, entendida como una funcin dentro del mbito militar, encargada de transportar, abastecer y acuartelar a las tropas, es un .concepto que sirvi inicialmente para definirla. En la actualidad, la funcin logstica puede definirse como el conjunto de operaciones que permiten..poner a. disposicin de la empresa, en tiempo oportuno y en la cantidad y calidad deseada, todos ios artculos y productos necesarios para su funcionamiento ai menor costo posible. A esto habra que agregar, que toda la operacin deber permitir el eficiente flujo de materiales desde las fuentes'en que se inicia la produccin hasta el usuario final. Para hacer efectiva esta funcin, se necesita contar con una compleja red de medios fsicos y tcnicas de organizacin. La Administracin de Materiales o Logstica, involucra la totalidad de los flujos de materiales de la empresa, desde la programacin de materiales, compra, recepcin, almacenamiento en la bodega, movimiento de materiales, transporte interno, y almacenamiento en el depsito de productos acabados. Se refiere a la totalidad de las funciones relacionadas con los materiales, ya sea con su programacin, adquisicin, resguardo, distribucin, etctera, desde su llegada a la empresa hasta su salida con direccin a los clientes.

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LAifi^lfcglS:a como parte importante del rea administrativa, posibilita el aprCjvtefcnaWieito de las empresas,, la ejecucin de planes de fabricacin ^ produccin y la distribucin de productos. Todas estas funciones debers estar debidamente relacionadas dentro de un sistema flftgiinal mayor, que garantice eficiencia ySisada.

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APLICACIONES DE LOS PRINCIPIOS DE LA DIRECCIN, N

* LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES O LOGSTICA $fendo,los principios de la Diree^Ka aplsable en sp;totsjdad a IOft48tgentes de encades* lilqilfera . sea li nivel h que actei, es lgico pensar qt aquellos que se p*la^|lpE del -fibto )-

&$k$timtB\ de,Materiales y Heneo persona! a ;fti rdenes, de|#ritee/1 ifsnte las n#fciil$, guias $ |M|pR ifHMacfes a fin de aplicarlos h .el desempeo di s -tJfcrtW#i:ea.

Planeamiento.- se puede afirmar que la mayora de los

planes que se elaboran dentro de una entidad, obligan a las dependencias de materiales i confeccionar sus propios planes, para :S#fapfF#nM ifffwcin, por cuanto enfepap

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. elloilei.pmpto^falne^e adcn|s||3nes y ulliacfn de flfhUOi que hacen intervenir a la Dependencia de matlffefe# que por su funcin est obligada a proporArtrielfeiipiunarnetie y con la mayoreconwla posible. La deteiOTnactf| del objetivo en la Administracin de materiales, as como la elaboracin de los planes para alcanzarlo, debe basarse en el objetivo general de la empresa y en los planes relacionados con su obtencin, de manera que unos con otros estn enlazados, cumpliendo de esta manera, con los principios referentes a la furfFI de planea^'i^Bdpsarroltep los Btofc:" * . Si se ha cditft^ado que esta fundn tiene primacji sobr las otras que desarrollan los dirigentes, es indudable que para el administrador de materiales la responsabilidad que asume al planear las adquisiciones, lo obliga a llevar al ertresi la elaboracin, de los planes,-programas, y pee supuestos que le permita tomar rpidas y acertadas decisiones. b. Organizacin.- Una de las deficiencias que generalmente se constatan en las empresas, es la ubicacin correcta det;

ia dependencia administradora de Materiales dentro de la Organizacin de la Empresa, y esta deficiencia es la que da lugar en la mayor parte de, los casos, a que no se fije exactamente y con propiedad,'el nivel y la finalidad que deba sta cumplir. Ello permite, muchas veces, convertir a los Compradores en mandaderos y a los almacenera en simples guardianes de los materiales.

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En la organizacin, debemos determinar con precisin las actividades que se deben llevar a cabo para alcanzar el objetivo general, y.debe contemplarse en forma espillea cuales son las que corresponden a la Administracin de Materiales, de manera que se pueda agruparlos bajo un solo mando, y no tenerlas dispersas o asignadas a varias dependencias. . Pero, todos los cuidados y medidas que se tomen al organizar la empresa pii establecer la Independencia administrativa de la uftn logldtica, po tendrn efic^rti la propia dependencia no se organiza con igual cuidado. Por lo tanto, al departamentalzarla, al darle autoridad y responsabilidad, al dividir el trabajo que en ella se ha de realizar y al asignarle sus funciones, hay que tener siempre presente que su existencia debe facilitar el trabajo de los que requieren de sus servicios, mediante la entrega oportuna y econmica de los artculos que necesiten para poder funcionar. c. Formacin de Cuadros.- La mayor traba en la centralizacin del proceso de materiales en una sola dependencia, se encuentra en la desconfianza que los usuarios sienten hacia dicha dependencia, as como el temor de no poder contar con los artculos que necesitan en el momento preciso. Esta desconfianza y este temor se basan generalmente en el personal que se destine para desempear estas actividades, as como en su falta de capacitacin, lo que da lugar a que l control de las existencias y su renovacin no se aplique eficientemente. Por lo expresado, y sabiendo que esta funcin completa la anterior, debe contemplarse una seleccin rigurosa del personal que se destine a la dependencia Administradora de Materiales.

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d. Direccin,- Dirigir significa orientar, guiar y supervisar a los subordinados, canalizando sus actividades hacia el objetiv. Es indudable que las dependencias que actan con los materiales requieren la aplicacin de todos los principios relativos a esta funcin. Para lograr una buena direccin, debe unificarse el mando y no duplicarse, poniendo bajo un solo jefe el proceso completo de los materiales dentro de la Empresa, a fin de qu este contemple todos los aspectos que con se relacionan, y por lo tanto dirigir mejor su dependencia, haciendo comprender a su personal qu es lo que se pretende de ellos, y de su desempeo en los puestos que ocupan dentro del funcionamiento regular y eficiente de toda dependencia administradora de Materiales, o. Coordinacin.- Al tratar este aspecto, tenemos que relacionarlo con elobjetivo principal de las Administracin de Materiales dentro de las Empresas, por cuanto la coordinacin est basada en la armona de los esfuerzos para alcanzar el opN^o. Por tanto, si para esta el objeji pffapal consiste en servir a los que necesite los materiales, proporcionndoselos oportunamente, f haciendo adquisiciones econmicas y evitando Jas prdidas . Ppi^h^SSjKOsivas; es indudable que para iarilf dicho objetivo,, debe funcionar la coordinacin entre todos los elementos que en la empresa tiene a su cargo el aspetli J de FMlfatefp idemll^ ifisfs los usuarios que los npHI pan su fusKiohanieiibi.

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Es notorio todava que en it|Uf|#s E m p r e s a s l a s adgutetfeftes se efectuarn sin establecer la ntSfsari coordinacin con la Dependencia de Almacenes, para cei^war?e si sta dispone d# espacia.fwcesaip para sti almacenaje o si los consumos ti relacin con las . cantidades a adffcftife,f. Control.- Sin control #f:

.midiendo, cortitata.ndo y corifendolas alldade.t'qii,s realizan doriamente, se podr guiar, ofiear f pontfiir . iiejt|a dependenoia hacla.su objifeo comn.

El control en |a Administracin de Materiales, es base fffiportaniipara lograr ana dependencia lefttable f para obtener el otffts d dar rtia y mantener la:fp#n.ufdd del abastecimiento, qferffMafti acaasferta, o dapfer adquisiciones e$gy jjfljfff todo, para dar pwMqai a los usuarios de que contarn con los materiales qye requieren p el mm.De una a dos semanas. Mayor da dos semanas....

Al indicar los pedidos recibidos con retraso, es conveniente ostablecer la razn del retraso por cuanto esto puede ser por:' Ineficacia de Compras (en el seguimiento). Demoras en la tramitacin por causas ajenas a Compras o por responsabilidad de Compras. Demoras por causas del proveedor (cargables a Compras). El resultado de este informe permitir cargar los gastos, por descuido e ineficacia de compras, que se hayan factuado en los pedidos no llegados a tiempo. Es conveniente tener presente que la determinacin de estos yitatos y sobre todo su asignacin a Compras, depende del ilitema contable de la entidad y que es a veces bastante dificultoso el establecer su monto exacto, en consecuencia, y para obviar estos inconvenientes, se acostumbra a cargar n compras sobre cada pedido llegado con retraso, el costo da renovacin o tramitacin que se ha establecido por pedido.

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3.

Informes que emite contabilidad sobre Compras. 3.1 Gastos de la dependencia.* De la manera msdetallada es posible y a fin de establecer el costo promedio de un pedido en relacin con lo que cuesta a la entidad-la existencia de Compras, es conveniente determinar los gastos que efecta dicha dependencia, como por ejemplo: Sueldos y jornales. Suministros y artculos de escritorio. T Alumbrado, alquiler del local, telfono, telgrafo. 2 etc. Correo. ' Todos aquellos gastos que es necesario realizar para que Compras funcione.

3.2 Prdidas por errores.- Se incluyen en este Informe losgastos ocasionados por ineficiencia de Compras y que generalmente se deben a: Errores en las especificaciones al confeccionar el pedido. Prdidas al recibirlos o deterioros que son repuestos por el vendedor. Mercaderas defectuosas no sustituidas o no abonadas por el proveedor. Mercancas devueltas al proveedor por defectos. (Estas se cargarn a Compras, abonndose las

v..-

notas de crdito que por ejias se reciban cuando ingresen otras mercaderas en su reemplazo). Gastos de transporte por devoluciones. Gastos de manipulacin (menos aquellos que corren por cuenta del proveedor). -

Como se puede apreciar, los gastos que se indican son en su mayor parte causados por el mal funcionamiento de la dependencia que se evala, o sea Compras; en los casos en que se produzcan por causas ajenas a Compras, y que estos sean debidamente comprobados, se cargarn a la dependencia causante del defecto. 4. Informe de Control de Invntris o Almacenes. El informe que emite, ya sea Control de Inventarios o Almacenes, indicar la cantidad de material almacenado y los gastos que demanda su mantenimiento o inventario. Generalmente, el monto de esta cuenta se establecer como

y*

un porcentaje del Inventaro, medio, o mejor expresado, de su valor, que est en funcin del costo de posesin. Esta cuenta constituir un cargo para Compras, controle o no dicha dependencia los inventarios', en vista de que la cantidad de artculos almacenados estn basados directamente en la dificultad inherente a la tarea de efectuar las compras y en los precios que pueden obtenerse.

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5.

Informe sobre las actividades de Compras A la direccin de una entidad deben llegar informes que muestran en forma ms o menos detallada las actividades desplegadas por Compras para llevar a cabo su tarea, es deeft, para obtener los objetivos que su funcin es asigna. Por lo tanto, es conveniente que Compras inicie un informe en el que indique: Nmero de solicitudes de compra o requisiciones recibidas. Nmero de pedidos confeccionados y emitidos indicando su valor total.

Facturas recibidas y visadas por Compras. - Cartas escritas, telegramas enviados, etc. '' Artculos.recibidos indicando la carga neta y l va. Devoluciones efectuadas.C) INVESTIGACIONES

Realizar los estudios sobre materiales, mercados, sustitutos a emplear,'clculos de costos, fuentes de aprovisionamiento, etc., teniendo en cuenta la calidad de los productos y l economa de la empresa. d) RECEPCIN Y FACTURAS Tramitar la llegada d los materiales, estableciendo los contactos concernientes y constatando la calidad y cantidad de los artculos, segn especificaciones solicitadas. Visar las facturas de los proveedores, para su cancelacin.

La Jefatura de Compras debe encargarse de: Organizar, dirigir y controlar las dependencias o unidades bajo sus rdenes. Adquirir los materiales y servicios que les sean solicitados^ teniendo en cuent los saldos en stock, la economa de la empresa y las necesidades de los usuros; 5 Llevar adelante el programa' de adquisicin, sin Interrupciones ni demoras; Mantener una red selecta de proveedores/ Toner siempre presente, en toda adquisicin, los criterios da calidad, cantidad, precio y tiempo. Mantener o crear reputacin de integridad y correccin en su trato y negocio con los proveedores. T Asesorar a ios directivos en relacin con los presupuestos de adquisiciones y en todas las actividades relacionadas con su dependencia: . Coordinar su accin con otras dependencias, especialmente con planeamiento, almacenes, finanzas y contabilidad; Evaluar permanentemente su dependencia para determinar s rendimiento. PROCEDIMIENTOS D COMPRAS Los diferentes pasos u operaciones que hay que realizar para efectuar una adquisicin. Su finalidad consiste en bajar el costo . de adquisicin por medio de sistemas eficientes en la tramitacin de las compras, haciendo que dicho trmite sea84

fcil, rpido y evite demoras innecesarias. La labor de compras requiere un variado nmero de actividades que obliga al comprador a contemplar diferentes aspectos como son: Trato con diferentes personas y dependencias. Recepcin de requisiciones por diferentes artculos, muchas veces en gr^n cantidad y variedad. Bsqueda de fuentes de aprovisionamiento y cont&cto con ellas, para conseguir buenos precios o rpidamente. Contacto con organizaciones que tienen sus propios sistemas y procedimientos. I lo nos permite establecer que la funcin de Compras es Imitante complicada, en cuanto a volumen y variedad se refiere y por ello deben simplificarse los detalles administrativos, a fin ilo que el comprador no se pierda en ellos, o se preocupe tanto por cumplirlos qu olvide la parte tcnica y constructiva de su labor, l iij operaciones que se realizan en toda entidad son las Igulontes: ;;sj.; Definir la .necesidad;y, hacerla conocer Compras (R eq u igicin Determinar Q'u-y- Cunto hay que comprar. Estudiar las condiciones del mercado en funcin de la compra a realizar 5 l.scoger las fuentes de aprovisionamiento en las que pueden adquirirse los materiales solicitados..

Obtener cotizaciones y seleccionar al vendedor., Confeccionar y remitir el pedido u Orden de Compra. Mantener el contacto con el proveedor para asegurar el cumplimiento oportuno (Seguimiento). Recepcin, inspeccin y entrega. Visacin de facturas;:

%

$

Informar sobre su funcionamiento. i iparaclonos para Comprar Inquisicin o Solicitud de Compra I i el documento o formulario por medio del cual el que solicita hace conocer a Compras su necesidad despus de haberla definido. Por consiguiente, toda adquisicin debe iniciarse con una solicitud de compra o requisicin qu enva aquel que necesita el ojos artculos, a fin de. que satisfagan su necesidad. Esta solicitud puede tener dos orgenes. El almacn o control de inventarios, cuando se trate de artculos de stock: Cualquier dependencia para los artculos que se solicitan por primera vez o para las necesidades de un programa, o proyecto determinado, en nuevas lineas o aumentos de produccin o ventas, v. ' ': En cualquiera de los casos mencionados es indispensable que en la solicitud se especifiquen detalladamente, los datos de los artculos que servirn a Compras para efectuar la dqulsicin86

sin

tropiezos

ni

inconvenientes

y

sin

exponerse

equivocaciones. os datos que debe tener la solicitud y que deben figurar n formularlos pre - establecidos son los siguientes: 3 Descripcin del o los artculos, especificando el smbolo qye lo denique. Cantidad necesaria y unidad de salida. Fecha en que deben estar disponibles en el almacn. - Cuenta a fa que se cargarn.

Utilizacin que se dar al articulo. Existencia disponible y consumo pasado y presente. Punto de entrega en la entidad. Fecha de expedicin y firmas y autorizaciones correspondientes. Adems, se incluirn para que sean llenados por Compras, los datos referentes al proveedor y que indiquen: Nombre y direccin. Precio y condiciones de pago. Forma de embarque y embalaje. Poso aproximado. Nmero y fecha de pedido. Focha de entrega aproximada, a la cual se compromete I proveedor. Cotizacin o Proforma Cualquiera sea el origen de la solicitud de compra o fiqulllcln, si la compra procede, dar origen a la solicitud ta collzacln. Esta solicitud es el documento mediante el cual 10 establece contacto entre Compras y los Proveedores- liara doterminar los mejores precios de adquisicin, el mejor llampo de entrega de los artculos solicitados, la forma en i|tio afectuar la entrega, etc., y sobre todo, cual de los proveedores, es el que ms conviene. La solicitud de ni!/ncln debe contener los siguientes datos : (ocha de expedicin. -. Cantidad que se solicita.

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MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACIN* Punt de entrga. Plazo de entrega de la mercadera.,*

-

Unidad de despacho.

A Descripcin del articulo con especificaciones detalladas.

Inspeccin a la que se sometern los artculos solicitados.

Adems debe solicitarse informacin sobr lo siguiente: Precios. Condiciones de pago. Condiciones especiales que regirn la adqyttf*; Peso brl aproximado.*

* . Plazo de rlega a la que se cmpremete. '

Productos sustitutos alternativas. '

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MPRAS MAM IAMENTO.DE . Este Formato no Y Constituye un CO ( Razn Socialpedido

Iffltll ia nos coticen: sus mejores condiciones para los materiales n 1.1"*.!..! tihnjo , que entregarse (FOB / CIF) a nuestra empresa, ser deber | ifOlliacln entregada a mas tardar el y en caso de ser deber aceptada se enviar a Uds. clones que se indican . !)! d cuerdo a las condi IMAD DESCRIPCION PRECIO DESCUENT PRECIO TOTAL AMI LISTA O NETO PARTIDA A

m

nuaia 1* (cha exacta de entreaa aue se aarantza r la (Makanla nos comprometemos a entregar los materiales arribaindicados

TOTAL GENERA L

ai Htimlldonai anotadas, en las columnas respectivas .

"M*iM!imij(ornos tambin a entregarlos dentro del plazo especificado arriJMiCIUM.I.I lm condiciones expuestas en la presente solicitud; i-hn Firma

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Esta solicitud debe ser enviada a todos los proveedores, que segn los registros puedan proporcionar los artculos que se estn solicitando. Este aspecto es de responsabilidad exclusiva de Compras, quien en base a su registro de proveedores encontrar los datos necesarios sobre artculos que proveen, cumplimiento en la atencin de los pedidos, servicios que prestan, comportamiento en relacin con los precios, calidad, entrega, etc. Hay que tener presente que cuando menos deben solicitarse 3 cotizaciones, y que las solicitudes deben remitirse n duplicado para que el proveedor utilice Una copia l cotizar. Al mismo tiempo que se remiten las solicitudes deber confeccionarse el cuadro comparativo - Anlisis de Cotizaciones donde anotar los nombres de aquellos a quienes se les remite la cotizacin y la fecha de vencimiento de presentacin de solicitudes. En este cuadro el da que se abran las cotizaciones recibidas se anotarn los precios y condiciones que estipule cada proveedor, las que servirn para que compras determine cual de los proveedores es if .. que atender a la entidad, indicndolo en el cuadro y exponiendo la razn por l a cual se le otorg la buena pro. 3. Pedido u.rden de Compra Seleccionado el proveedor o los proveedores que proporcionaran el o los artculos, materia de la91

FORMATO STANDARD DE UNA ORDEN DE COMPRA requisicin, se procede a confeccionar el pedido u orden de compra. Este documento tiene por finalidad autorizar ai proveedor .para que enve y cargue al comprador Ips mercaderas o materiales especificados en eila. Tambin se puede agregar que el comprador se compromete a abopar e| valor de los artculos que ha recibido. En esta forma y por medio d este documento se ha establecido una relacin contractual entre el comprador y el proveedor, cuyos contactos se Iniciaron con la solicitud de cotizacin y la oferta o cotizacin. Por lo indicado, estamos seguro que el pedido en orden de compra es el ms importante entre los documentos que emite Compras, por lo tanto, sus estipulaciones deben ser planeadas con mucho cuidado, debindose revisar a menudo para modificarlo si fuere necesario. Debe abarcar en forma concreta y precisa, todos los elementos esenciales- de la compra, de manera talque se eviten las malas Interpretaciones, los errores y las posibilidades de cambiar correspondencia al respecto; que quitan tiempo al proveedor y al comprador/

I n ln empresa, debemos procurar "crear estrategias de ubMtecImiento" .para impulsar el cambio de una |irp6ctiva tcita de compras a una estratgica. Un estrategia de compras bien estructurada, refleja un nlandlmlento profundo de la dinmica empresarial y

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i

OUMtlflca la rentabilidad estimada de la invensin. ZONA 2 DATOS SOBRE EL COMPRADOR Razn Social, direccin, telfono, direccin cablegrfica, etc N* de la ZONA 3 DATOS DEL PROVEEDOR Razn Social, direccin, telfono, etc Orden Fecha EL ZONA 1 DATOS DE INTERES PARA COMPRADOR Y EL PROVEEDOR

ZONA 4 INSTRUCCIONES REFERENTES AL EVlO ZONA 5 CONDICIONES GENERALES DE LA COMPRA

ZONA 6

PARA SOLICITAR LOS MATERIALES

ZONA 7 FIRMA

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FORMATO STANDARD DE UNA ORDEN DE COMPRA S Por ser un documento resultante de la solicitud d compra ^requisicin, deber basarse en ejla indicndose: Fecha de expedicin. Nmero de orden, (pre-impreso para su control) Cantidad que solicita ;1;: .L^-vv Descripcin desarticulo,'!?", , Instrucciones sobre entrega y expedicin o embarque. Facturacin y condiciones de pago. Precios. Clusulas relacionadas con la situacin del mercado, naturaleza de las mercaderas, etc. ||l'u Firmas y autorizaciones correspondientes. Unidad de despacho.. . ; '

La distribucin del pedido interesa al Proveedor, al Almacn, a Contabilidad, al usuario y a Compras por lo que el nmero normal de copias que deben emitirse son seis, con el siguiente destino: Original : Proveedor Copla 1 : Compras - Registro Copia 2 : Compras - Seguimiento

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i

Copia 3 : Almacn - Recepcin Copia A : Contabilidad Copia 5 : Dependencia que solicit el material.o Usuario.

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FLUJOGRAMA

96(2) (3) (4) Verifica Conformidad de especificaciones. Verifica cantidad y calidad Informa a Contabilidad para Pago de Factura.

En esta forma, al errarse el pedido se est informando a todos los interesados sobre fe adquisicin; que se efecta ft sobre la fecha aproximada en que se contar con los artculos. 3 a 3 O M+*

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