Open Bravo

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OPENBRAVOOPENBRAVOOPENBRAVOOPENBRAVO

Autores:

CAROLINA ACOSTA ROMERO CARLOS HERNÁN PORRAS MEDINA

Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Luís Alfonso Nieto Ramos Coordinadores: Leydi Diana Rincón Rincón Luis Alfonso Nieto Ramos

Coordinador Servicios Web: Miguel Ibáñez Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Alejandro Bolívar Analista de Sistemas de Información: Álvaro E. Palacios Villamil

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C.

DICIEMBRE 2007

OPENBRAVOOPENBRAVOOPENBRAVOOPENBRAVO

Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento

Tutor Investigación: Luís Alfonso Nieto Ramos

Auxiliares de Investigación:

Álvaro Esneyder Roncancio Juan Camilo Rojas Andrea Patricia Garzón Juan Carlos Peña Robayo Andrés Felipe Pérez Murcia Juan Felipe Reyes Rodriguez Andrés Felipe Sánchez Baquero Jurley Sosa Andrés Mauricio Arias Toro Karen Lorena Gutiérrez Brayan Ricardo Rojas Leidy Carolina Rincón Carlos Ernesto González Vargas Luis Alejandro Pico Carlos Hernán Porras María Inés García Ramírez Carolina Acosta Romero Miguel Ángel Valderrama Cristian Camilo Ibáñez Oscar Javier Rivera Claro Daniel Hernán Santiago Roberto Alejandro Sánchez León Diego Andrés Gil Rodrigo Acosta Elkin Giovanni Calderón Sergio Fernando Garzón Erika Zuley Guerrero Tatiana Bravo Gustavo Alejandro Ospina Yelitza Barbosa Javier Mauricio Ravelo Zareth Manzón Garnica John Alexander Fernandez Rueda Zuleidy Johana Barrero Nieto Jorge Alexander Cerón

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el

equipo perteneciente a la Unidad de Informática.

Se prohíbe la reproducción parcial o total de este

documento, por cualquier tipo de método fotomecánico

y/o electrónico, sin previa autorización de la

Universidad Nacional de Colombia.


UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C.

SEPTIEMBRE 2007

Opening ERP’S Future


UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 3

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO...................................................................................................................3

TABLA DE ILUSTRACIONES .............................................................................................................4

1. RESUMEN .......................................................................................................................................6

2. ABSTRACT.....................................................................................................................................6

3. INTRODUCCIÓN........................................................................................................................7

4. OBJETIVOS.....................................................................................................................................8

4.1. Generales ............................................................................................................................8

4.2. Específicos...........................................................................................................................8

5. ERP. PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES ...............................................9

6. OPENBRAVO ............................................................................................................................. 10

6.1. Introducción .................................................................................................................... 10

6.2. Servicios de Openbravo ............................................................................................... 10

6.3. Requerimientos de Instalación .................................................................................... 13

6.4. Ingreso Openbravo........................................................................................................ 14

7. Entorno Openbravo................................................................................................................... 16

7.1. Conceptos básicos. ........................................................................................................ 16

7.1.1. Interfaz de usuario.................................................................................................... 16

7.1.2. Módulos De Openbravo: ........................................................................................ 27

7.1.3. Reglas del sistema ..................................................................................................... 33

7.1.4. Reglas de la Entidad.................................................................................................. 34

7.1.5. Reglas de la organización ........................................................................................ 34

7.1.6. Datos ........................................................................................................................... 35

7. CONCLUSIONES...................................................................................................................... 35




8. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................... 37

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Áreas del sistema de gestión de Openbravo........................................................ 11

Ilustración 2. Arquitectura de funcionamiento de Openbravo ................................................. 12

Ilustración 3. Diagrama de proceso de operación de Openbravo. .......................................... 13

Ilustración 4. Interfaz de Openbravo .............................................................................................. 15

Ilustración 5. interfaz de Openbravo .............................................................................................. 15

Ilustración 6 Ventana de propiedades del Usuario ...................................................................... 16

Ilustración 7. Barra de herramientas de Word 2007 ordenada en forma de pestañas ....... 19

Ilustración 8. Barra de pestañas de Openbravo ........................................................................... 19

Ilustración 9. Demostración del login en Openbravo ................................................................. 19

Ilustración 10. Selección de tipo de login....................................................................................... 20

Ilustración 11. Menú de aplicaciones............................................................................................... 21

Ilustración 12. Ventana en el modo relación................................................................................. 22

Ilustración 13. Ventana de filtro ....................................................................................................... 22

Ilustración 14. Tablas en el diccionario de la aplicación. ............................................................ 23

Ilustración 15. Ventanas, permisos, solapas................................................................................... 24

Ilustración 16. Elemento .................................................................................................................... 24

Ilustración 17. Grupos........................................................................................................................ 25

Ilustración 18. Referencia .................................................................................................................. 25

Ilustración 19. Callout ........................................................................................................................ 25

Ilustración 20. Validación ................................................................................................................... 26

Ilustración 21. Inputs auxiliares ........................................................................................................ 26

Ilustración 22. Formularios................................................................................................................ 26

Ilustración 23. Informes y procesos ................................................................................................ 26




Ilustración 24. Mensaje ....................................................................................................................... 27

Ilustración 25. Texto interfaces........................................................................................................ 27

Ilustración 28 Ficha del Producto .................................................................................................... 28

Ilustración 29 Características del Producto .................................................................................. 29

Ilustración 30 Ficha Terceros ........................................................................................................... 29

Ilustración 31 Características de Terceros.................................................................................... 30




1. RESUMEN

Openbravo es una aplicación de código Abierto de gestión empresarial tipo ERP enfocado a PYMES, Su origen es español y actualmente está llevando un proceso de expansión a nivel mundial. El software es una aplicación completamente basada en Web, lo que facilita su administración e interacción con los usuarios al encontrarse toda la información, incluido la aplicación en un solo lugar. Sumado a esto la facilidad de que el equipo cliente solo necesite un navegador Web para interactuar con el aplicativo es mucho mas funcional.

El software posee diferentes módulos integrados con el fin de globalizar la información dentro de la empresa y al mismo tiempo controlar su disponibilidad e integridad. La empresa desarrolladora brinda soporte a los usuarios a través de consultorías estratégicas, de implantación y mantenimiento presencial.

A través de esta investigación planeamos explorar el proceso de instalación, el funcionamiento y evaluar la funcionalidad del Software con el fin de generar un punto de vista objetivo sobre su funcionalidad para la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia. Igualmente brindar un soporte apropiado para futuros grupos de investigación en este campo.

2. ABSTRACT

Openbravo is an Open Source application of ERP business management focused for PYMES. It is a Spanish Software, which nowadays is growing in a worldwide level. The Software is entirely based on the Web, which makes easier the administration and communication for the users, due to the fact that all the information, included the application, is in a single place. Plus all its advantages, it is quite important to remember that the client team only needs a Web Searcher to interact with it, which makes the Software even more functional.

The software has different integrated modules in order to include the information inside the company and at the same time to control its availability and integrity. The developing company offers support to the users through strategic, implantation and personal consultations.

Through this research we pretend to explore the installation process and evaluate the Software functionality with the purpose to generate an objective point of view about its use in the faculty of “Ciencias Economicas” of the “Universidad Nacional de Colombia”. Equally we pretend to offer a modified support for future, research groups in this field.




3. INTRODUCCIÓN

Openbravo es un sistema de gestión empresarial integrado (ERP) en software libre y entorno web, que ofrece una propuesta de valor radicalmente distinta, proporcionando “mucho más por mucho menos”.1 Este sistema esta orientado a la gestión empresarial integrada dentro de pequeñas y medinas empresas PYMES, permitiendo la administración y optimización del sistema productivo, lo que repercute en un aumento de la eficiencia de la firma.

El ambiente actual de las PYMES en el país y el desarrollo de software actual con licencia privada genera muchas restricciones dentro del campo administrativo; ya que en muchos casos las pequeñas y medianas empresas no cuentan con los recursos suficientes para implementar sistemas de gestión empresarial integrados que permitan optimizar el trabajo. Esto genera restricciones de carácter administrativo y no permite explotar todo el potencial de desarrollo, que poseen las PYMES en el país. Openbravo se presenta como una solución asequible al contar con un completo sistema de gestión y las licencias del software libre, lo que permite su adaptabilidad al ambiente empresarial requerido.

Por lo anterior dentro de la Unidad de Informática preocupados por brindar soluciones efectivas en áreas Económicas, Administrativas y Contables, se propone la investigación de Openbravo, con miras a convertirlo en una solución efectiva a las PYMES del país.

1 Producto. www.openbravo.com




4. OBJETIVOS

4.1. Generales

El propósito principal es conocer la importancia, ventajas y facilidades de implementación de este sistema de gestión empresarial dentro de las PYMES, evaluando su funcionalidad e integración en la labor administrativa.

� Como primer objetivo se fija la búsqueda de un acercamiento a Openbravo como sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). De manera que se logre una aplicación más eficiente y útil para el desarrollo de la unidad de informática y la universidad en general.

� Seguido de ello se requiere contar con la documentación propia de la instalación de Openbravo sobre la plataforma Windows y Linux e iniciar la interacción básica con el sistema.

� Para finalmente conseguir una aplicación de un problema real; entendiendo sus principales componentes y procurando sentar las bases para el manejo futuro de una herramienta análoga a SAP, en el desarrollo académico de la Universidad nacional y específicamente la facultad de ciencias económicas.

4.2. Específicos

� Contextualización del entorno ERP, conocer su funcionamiento y su forma de integración con la labor administrativa de las PYMES.

� Conocer los requerimientos para la implementación de un sistema de recursos empresariales.

� Instalación y Configuración de Openbravo

� Introducción al concepto Openbravo, reconocimiento del entorno básico y principales aplicaciones.

� Conocimiento y exploración de los diferentes módulos que ofrece el Software como parte de las soluciones de un ERP para las PYMES; documentando los alcances obtenidos.

� Desarrollar ejercicios que permitan Interactuar con el Software, para de esta manera poder evaluar su funcionalidad.

� Generación de propuestas sobre las facilidades que ofrece el software para las PYMES en Colombia.




5. ERP. PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES

Los sistemas de planificación de recursos empresariales2 (ERP) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución y operación.

Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Y solo se define un ERP como la integración de todas estas partes; puesto que integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de una empresa. De manera que no se puede hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo, todo el tiempo".

El principal propósito de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, manejar tiempos rápidos de respuesta a los problemas, para permitir de manera oportuna la toma de decisiones y disminución de costos; para lo cual debe:

� Optimizar los procesos empresariales.

� Mantener el acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).

� Posibilitar el compartir información entre todos los componentes de la organización.

� Eliminar datos y operaciones innecesarios de reingeniería.

En este orden de ideas un ERP debe permitir el control de los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Así como el hecho de entender que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos; lo que lo hace modular. Además deben estar creados para adaptarse a la filosofía organizacional de cada empresa, deben ser adaptables y funcionales.

2 http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales




6. OPENBRAVO

6.1. Introducción

Es una aplicación de Código abierto de gestión empresarial del tipo ERP destinada a empresas de pequeño y mediano tamaño3, completamente web, lo que permite ser utilizada desde cualquier navegador web, de arquitectura cliente/servidor, escrita en Java, que se ejecuta sobre Apache y Tomcat, con soporte para bases de datos PostgreSQL u Oracle; que ha sido desarrollada siguiendo el modelo MVC (Model, View, Control), lo que facilita el desacoplamiento de las áreas de desarrollo, permitiendo el crecimiento sostenible de la aplicación y una mayor facilidad en el mantenimiento del código4.

Openbravo está licenciado5 bajo Openbravo Public License Version 1.1 ("OBPL") que es una adaptación de la licencia libre Mozilla Public License (MPL), licencia que cumple completamente con la definición de software de código abierto de la Open Source Initiative (OSI) y con las cuatro libertades5 del software libre enunciadas por la Free Software Foundation (FSF).

La mayor parte del código se genera automáticamente por el motor denominado WAD (Wizard for Application Development), basándose en la información contenida en el Diccionario del modelo de datos (Data Model Dictionary). Esta característica proporciona una mejor calidad del código al reducir drásticamente la codificación manual, al tiempo que mejora la productividad y eficiencia del desarrollo

Tanto WAD como el MVC-FF son desarrollos propios de Openbravo. El Diccionario del Modelo de Datos está basado en el de Compiere6, el cual es una aplicación de meta datos que reconoce el acceso, transacción y relación entre datos, que contiene además definiciones de la entidad de los datos, su comportamiento y protocolos(reglas), también maneja seguridad y sobre él se han añadido numerosas extensiones funcionales propias (como la gestión de la producción) y las modificaciones y ajustes necesarios para adaptarlo a los estándares de contabilidad y gestión de cobros y pagos.

6.2. Servicios de Openbravo

Este software permite una administración de las operaciones diarias, optimización de los procesos operativos, aumento de la satisfacción de los clientes, así como un incremento de la rentabilidad.

3 http://www.openbravo.com/es/

4 http://es.wikipedia.org/wiki/Openbravo

5 Consiga el acuerdo de licencia desde: http://www.openbravo.com/legal/license.html

6 http://www.compiere.com/products/platform/master-data-management.php




1. Desde la perspectiva financiera, el software libre7 le ahorra el pago de licencias. Normalmente, en un proyecto de implantación de un ERP para una Pyme, el coste de las licencias supone un tercio del coste total del proyecto.

2. Debido a su condición de aplicación web, los usuarios pueden acceder al sistema, configurando sus permisos de acceso, con sólo tener un navegador instalado. Incrementando la disponibilidad de la información y aumentando la productividad.

3. Basa su efectividad en una red cualificada de Partners que ayudan a dar servicio a clientes independientemente del lugar en que se encuentren.

Este sistema de gestión está conformado por las áreas:

Gestión de compras y almacenes, gestión de proyectos y servicios, gestión de la producción, gestión comercial y gestión económico-financiera: Incluyendo, dentro de la misma aplicación la gestión avanzada de clientes o CRM (Customer Relationship Management) e inteligencia de negocio o BI (Business Intelligence).

Ilustración 1. Áreas del sistema de gestión de Openbravo

7 El software libre, que incluye el llamado código abierto u open source, se refiere a todo aquel programa que garantiza

cuatro derechos fundamentales a sus usuarios:

a. Libertad de usar el programa sin restricciones b. Libertad de estudiar el funcionamiento y adaptarlos a sus necesidades c. Libertad de redistribuir el programa d. Libertad de mejorarlo y publicar cualquier mejora




Openbravo consiste en una arquitectura como la que muestra la ilustración 17; básicamente es la interconexión de los diferentes módulos.

Ilustración 2. Arquitectura de funcionamiento de Openbravo8

La mayor parte del código se genera automáticamente por el motor que denominado WAD (Wizard for Application Development), basándose en la información contenida en el Diccionario del modelo de datos (Data Model Dictionary). Esta característica proporciona una mejor calidad del código al reducir drásticamente la codificación manual, al tiempo que mejora la productividad y eficiencia del desarrollo. El motor ejecuta y recompila la aplicación cada vez que el administrador modifica la configuración para adaptarla a un nuevo requerimiento.

Entorno de desarrollo de Openbravo

Esta ejecución crea los ficheros correspondientes al modelo MVC, tal como muestra la figura anterior:

• Modelo: ficheros xsql con sentencias SQL ejecutables. • Presentación: ficheros HTML y XML que definen el aspecto de las transacciones y

su relación con los datos. • Control: servlets Java que definen las acciones que se deben ejecutar, gestionan el

modelo y generan la presentación.

8 Tomado de la página principal de Openbravo. www.openbravo.es




Ilustración 3. Diagrama de proceso de operación de Openbravo.

6.3. Requerimientos de Instalación9

Openbravo esta basado en Web, y posee ampliaciones ERP para pequeñas y medianas empresas. La solución ampliada ERP incluye CRM básico (Modulo de relación con los clientes) y BI (negocio Inteligente) y una amplia gama de funciones estándar como compras, almacenamiento, proyectos, fabricación y dirección de las ventas, Gestión financiera y mucho más. Openbravo es usado en empresas de diferentes sectores y que cumplen diversas tareas en el mercado: distribución, servicios y fabricación.

Para ejecutar el software, la aplicación debe estar instalada en un servidor con MVC-FF (MVC Foundation Framework), para proporcionar soporte a la arquitectura MVC, la cual facilita el desacoplamiento de las áreas de desarrollo, permitiendo el crecimiento sostenible de la aplicación y una mayor facilidad en el mantenimiento del código.

Adicionalmente, es necesario instalar un conjunto de aplicaciones de base que conforman el entorno operativo (Operating Environment), como Plataforma Java, Apache-Tomcat y una base de datos.

Soporta cualquier sistema operativo:

� Microsoft Windows Vista, XP, 2000 o 2003 server. � Linux: Red Hat, CentOS, OpenSuse, Debian, Ubuntu, Fedora

Para correr Openbravo, se requiere el siguiente software:

� Plataforma Java 2 edición estándar 5.0 o superior. � Apache-Tomcat versión 5.5 o Superior.

9 usuarios.lycos.es/birdphoenix/Openbravo.docx




� Apache-ant 1.6 o Superior.

Adicionalmente, es requerido un motor de bases de datos:

� Oracle 10g release 2 (Express, Standard and Enterprise editions). � PostgreSQL Database Server 8.1.4 o superior.

Navegadores Soportados:

� Firefox 2.0 o Superior � Internet Explorer 7.0 o Superior

Los equipos clientes no necesitan tener instalada ninguna aplicación específica al margen de un navegador web estándar.

Luego se descarga openbravo de la página principal y se sigue el ayudante de instalación, en donde expide paulatinamente la ubicación de los diferentes requerimientos. Y finalmente se asigna la clave propia para el rol “administrador”. Los manuales de instalación tanto para Windows como para suse desde linux; se encuentran como anexos al trabajo, donde además se muestra la instalación de los requerimientos de software.

6.4. Ingreso Openbravo

Como se ha mencionado, únicamente el servidor es el que debe contar con los requerimientos en software e instalación de Openbravo, los usuarios acceden fácilmente por medio de Internet; direccionando el navegador Web: http://localhost:8080/openbravo/. El manejo de las contraseñas y nombre de usuario, son sensibles a mayúsculas y minúsculas. Como se puede ver en la siguiente imagen, openbravo abre la ventana de autenticación, el nombre del administrador por defecto de Openbravo es: Username: Openbravo Password: openbravo




Ilustración 4. Interfaz de Openbravo

Al autenticarse, se ingresa a los diferentes módulos del programa los cuales por defecto se encuentran en Ingles pero es posible cambiarlos a Español.

Ilustración 5. interfaz de Openbravo

Para cambiar el sistema a idioma español una vez logeados se da click en el usuario. (el link que aparece en lo mas alto al lado izquierdo sobre todas las pestañas, para nuestro caso dice openbravo) se abre una pequeña ventana donde se ve las características del usuario y hay un rotulo del lenguaje donde se puede cambiar a español.




Ilustración 6 Ventana de propiedades del Usuario

7. Entorno Openbravo

7.1. Conceptos básicos.

7.1.1. Interfaz de usuario10

i. TIPOS DE COMPONENTES

Tabla 1. Iconos de los Componentes encontrados

Ventana estándar (estados: edición, relación) Proceso

Formulario Tarea

Informe Flujo de trabajo

Selector de Información

10 www.openbravo.com/docs/openbravo-manual-de-Usuario-v1.1.pdf




Por ejemplo el botón proceso cambia el estado de los documentos ejecutado el “proceso” que se defina. En la aplicación hay varios tipos de documentos, entre ellos pedido, albarán (o nota de remisión que es el documento mercantil que acredita la entrega de un pedido) y factura que tienen un ciclo de vida definido. Estos ciclos de vida se refieren a los estados que presentan tales documentos:

• Borrador: Documento sin terminar en la aplicación, falta darle el visto bueno. • En curso (Procesar): Se ha introducido completamente y se está a la espera de

sus albaranes o facturas correspondientes; realizado ya la reserva de los productos en el almacén.

• Completado: Un documento alcanza este estado cuando se han realizado todas las operaciones relacionadas con el documento. (Definición de albaranes de un pedido).

• Anulado: Los documentos no se pueden borrar, por lo tanto, cuando se desea eliminar, se anula.

• Cerrado: Es un paso más allá que completado, y no se puede reactivar el documento para hacer modificaciones.

ii. SELECTORES (facilitan introducción de datos).

Productos

Proyectos

Cuentas

Huecos

Atributos

Terceros

Pedidos

Facturas

Activos

Calendario

Calculadora

iii. 11BARRA DE HERRAMIENTAS

Como ya se ha mencionado Openbravo se presenta en un entorno web, que pese a ser una aplicación de software libre es amigable en su interacción con el usuario, encontrándose el diseño de ventanas y botones que facilitan el acceso a las diferentes aplicaciones.

11 Imágenes tomadas del manual de usuario de Openbravo, www.openbravo.es




- Ocultar o mostrar el menú, con lo que se logra aumentar el área trabajo de la ventana.

- Crear un nuevo registro - Guardar el registro actual e ir a la relación de los registros - Guarda el registro y muestra el formulario para crear un nuevo registro - Guardar el registro y mantiene la visualización del registro activo - Guardar el registro y se mueve al siguiente registro - Borrar el registro - Refrescar los datos de la ventana - Refrescar la ventana (volver al estado inicial correspondiente antes de editarla)

- Mostrar los documentos anexos al registro activo

- Mostrar la ventana de filtro de los registros - Mostrar la ventana de selección de orden de los registros - Ir al primer registro - Ir al registro anterior - Ir al siguiente registro - Ir al último registro - Mostrar la ventana de ayuda del formulario - Mostrar información acerca de la versión del producto

Existen además otros iconos que no están presentes en el inicio básico, a menos que sean seleccionados manualmente:

Imprimir el documento

Mostrar los registros en modo relación

Editar un registro concreto

iv. BARRA DE PESTAÑAS

De manera similar al ordenamiento que presenta la última versión de office (2007), Openbravo tiene una organización a manera de pestañas que permite agrupar de manera ordenada y entendible la información manejada.




Ilustración 7. Barra de herramientas de Word 2007 ordenada en forma de pestañas

Ilustración 8. Barra de pestañas de Openbravo

Como es evidente, este orden permite observar la relación entre las pestañas (en este caso se aprecia que todas son hijas de Producto y hermanas entre sí). Además en la barra del título de la pestaña se encuentra el botón de referencias, que muestra las ventanas que tienen registros que hacen referencia al registro actual; permitiendo la navegación entre pestañas. Eligiendo una, se muestran los detalles de los registros de la ventana seleccionada.

v. VENTANA DE IDENTIFICACIÓN

Ilustración 9. Demostración del login en Openbravo




Para iniciar el trabajo en Openbravo debe contarse con una identificación12 que se introduce en la ventana de identificación, en la cual además se selecciona el lenguaje de trabajo.

Luego de la debida identificación, se selecciona una opción del login.

Rol: El papel de un usuario en la aplicación, generador de permisos y puede asignarse a más de un usuario.

Entidad: Referido a una opción multi-empresas; que significa que se puede trabajar con varias entidades que pueden ser totalmente independientes entre sí, opción que es la más apropiada para el trabajo que se desearía lograr en la facultad de ciencias económicas de la Universidad Nacional. Organización: Unidad de negocio. Cada entidad puede tener más de una; estas pueden ser departamentos, divisiones, etc. La gestión de cada organización en la aplicación es independiente aunque se puede compartir la información entre organizaciones.

Ilustración 10. Selección de tipo de login

12 Se han presentado diversos inconvenientes para arrancar correctamente Openbravo, razón por la cual no se cuenta aún con identificación propia.




vi. MENÚ

La aplicación organiza las diferentes componentes de acceso en carpetas en forma de árbol y los respectivos accesos son función de los permisos que tenga la sesión correspondiente.

Ilustración 11. Menú de aplicaciones

vii. VENTANA

Como última muestra de los conceptos básicos en la interfaz del usuario se muestra el manejo que se puede dar tras la configuración de los modos en ventana.

En primer lugar, en el modo relación se pueden observar los registros de la solapa de manera global viendo las características básicas que se hayan definido en la configuración de la ventana.




Ilustración 12. Ventana en el modo relación

Además esta ventana puede configurarse de manera que al considerarse de gran volumen de la posibilidad de filtrar los datos (como en el manejo que puede hacer Excel o Access)

Ilustración 13. Ventana de filtro

En la ventana se puede realizar todas las operaciones de edición del registro; antes de realizar otra operación o realizar cambios en otra pestaña, es necesario guardar el registro de forma explícita con uno de los botones de guardar.




Openbravo maneja unos elementos comunes como: contabilidad, traducción, entidad y organización, así como nombre, nivel de agrupación, moneda, descripción y activo. Que básicamente aparecen de manera repetitiva en la aplicación. Estos elementos incluyen tanto solapas y campos de ventanas como procesos que se ejecuten mientras se trabaja con la aplicación.

viii. Diccionario de la aplicación

Allí se definen los meta-datos, donde se dan de alta los informes, procesos y formularios que se usen en la aplicación, para poder acceder a ellos mediante el menú o botones en ventanas. También se definen todas las ventanas que se construyen automáticamente al compilar la aplicación, para ello se registran las tablas y columnas correspondientes de la base de datos y se define el diseño de la ventana.

• Tablas La definición de una tabla incluye la definición de los parámetros de la tabla y de las columnas que pertenecen a dicha tabla. Es necesario dar de alta la tabla en la aplicación para poder acceder posteriormente a ella desde una ventana. Los datos más significativos son el nombre que va a tomar la tabla en la aplicación, el nombre que tiene la tabla en la base de datos, acceso de datos, ventana y tipo de entidad. La creación de tablas debe hacerse primero desde la base de datos.

Y las columnas determinan el diseño del campo en la solapa.

Ilustración 14. Tablas en el diccionario de la aplicación.




• Ventanas, solapas y campos

Se permite definir la presentación de cada una de estas aplicaciones desde “ventana”, y crear una nueva ventana además de encontrarse creada desde la base de datos, debe haberse dado de alta en Diccionario de aplicación/Tablas y columnas. En la solapa permiso se definen los permisos de acceso a esta ventana, se pueden dar diferentes permisos de acceso a los diferentes roles de la aplicación, de manera que se puede definir diferentes configuraciones de acceso para cada rol. Luego desde solapa se define las distintas solapas que contiene una determinada ventana de la aplicación; dentro de una ventana, las solapas pueden ser independientes entre si o bien subordinadas a otras, pueden ocultarse, copiarse, modificar, etc; por ejemplo mediante la solapa Campo se definen los distintos campos que contiene una determinada solapa que se correspondan con columnas en la tabla asociada a la solapa y a través de la solapa Secuencia del Campo se establece la secuencia de los campos en la ventana seleccionada.

Ilustración 15. Ventanas, permisos, solapas

• Elemento

Muestra los elementos existentes, su traducción y una relación de columnas en las que se utiliza; de forma que se posibilita un mantenimiento de la ayuda y la traducción de los campos de la aplicación. Luego en Usado en columnas se obtiene una relación de ventanas y solapas en las que se utiliza un elemento concreto.13

Ilustración 16. Elemento

• Agrupación campos

Permite definir sub-secciones dentro de la solapa para tener toda la información de forma más ordenada, sólo para el administrador del sistema.

13 www.openbravo.com/docs/openbravo-manual-de-Usuario-v1.1.pdf




Ilustración 17. Grupos

• Referencia

Define cada uno de los tipos de campo y sus parámetros. Las referencias pueden ser de tipo: datos, validación por lista, validación por tabla, validación por selector. En la configuración de una columna, se especifica el tipo de dato que va a contener y tipo de campo que va a aparece en la ventana; para ello se selecciona una referencia de tipo de dato, si se selecciona las referencias tabla, lista o selector, se selecciona también la correspondiente referencia de tipo validación. En la solapa Lista valores se definen los valores posibles que puede tomar una referencia de tipo lista; este tipo de referencia se usa cuando hay un conjunto de posibilidades único que se varía poco, esta lista sólo la puede modificar el System Administrator, un ejemplo son los días de la semana. Y en la solapa Tabla referenciada se indica la tabla y la columna con la que se relaciona la referencia de tipo Table finalmente en la solapa “Validación por selector” se define la tabla y columna referenciada y en la “columnas de validación por selector” otras columnas que el selector necesite. Las ventanas emergentes se construyen manualmente.14

Ilustración 18. Referencia

• Callout

Se dan de alta todos los “disparadores”, que se utilicen en la aplicación y que previamente se han desarrollado manualmente, estos disparadores o callout se lanzan al modificar la columna a la que se aplican y que sirven para modificar el valor de otros campos de la ventana. 15

Ilustración 19. Callout

14 Ibid

15 Idem Ibid




• Reglas de validación Se puede definir todas las reglas de validación existentes en la aplicación para la correcta introducción y mantenimiento de los datos, comprobar por ejemplo que una columna pertenece a una tabla que ya existe; evitando así la introducción de columnas referidas a tablas que no existen.

Ilustración 20. Validación

• Inputs auxiliares

Es un campo auxiliar asociado a una solapa para poder acceder a datos no definidos en esta, que no sean variables de sesión. Se usa de forma análoga a los campos de la solapa, pudiendo definir valores por defecto de otros campos, lógicas de mostrado, etc. Para la configuración de un Input Auxiliar se debe elegir la pestaña sobre la que actuará, dar un nombre y establecer un código de validación que establezca su valor en cada momento.

Ilustración 21. Inputs auxiliares

• Formularios

Los formularios se dan de alta en la aplicación una vez han sido generados manualmente e introducidos en la correspondiente carpeta.

Ilustración 22. Formularios

• Informes y procesos

En esta ventana se dan de alta todos los informes y procesos a los que se quiere acceder directamente desde la aplicación. Si un informe o proceso necesita parámetros de entrada se definen en la solapa de parámetros. Un informe es, por ejemplo ventas, inventario, facturación, mientras que un ejemplo de procesos es: Copia de una ventana existente, creación de una factura a partir de un albarán, etc.

Ilustración 23. Informes y procesos




• Mensaje

Mediante esta ventana se definen los distintos mensajes y tipos de mensajes generados por la aplicación, por ejemplo, si un usuario intenta acceder a una ventana sin permisos, la aplicación muestra un mensaje.

Ilustración 24. Mensaje

• Texto interfaces

En esta ventana se gestiona las traducciones de las ventanas manuales y de los documentos generados, se indica además el texto que se va a traducir y el nombre del fichero donde se encuentra; si el nombre del fichero está vació la traducción se aplicará a todos los archivos donde aparezca el texto y los que no tengan traducción especifica.

Ilustración 25. Texto interfaces

7.1.2. Módulos De Openbravo:

Los diferentes Módulos que integran Openbravo permiten gestionar cada uno de los departamentos dentro de una empresa, integrarlos y llevar un control globalizado de la compañía.

Al configurar el rol de usuario cada usuario cuenta con diferentes permisos dependiendo de las necesidades de la empresa y de la necesidad de proteger la información.

El sistema de Gestión Openbravo agrupa en grandes áreas cada uno de los componentes de la empresa, lo que permite llevar un control más estricto y aunque el programa presenta diferentes módulos y submódulos siempre es sencillo llegar al destino necesario.




El total de los módulos no se encuentra disponible en español, es preferible que el administrador trabaje el ERP en ingles para que tenga acceso a todo el sistema, mientras que los usuarios pueden trabajar en el idioma que les permita mejorar su desempeño sujeto a disponibilidad de esas aplicaciones en el idioma deseado.

GESTIÓN DE DATOS MAESTROS:

Dentro de los datos maestros de un negocio se consideran, producto, clientes, proveedores, etc. Es un factor fundamental dentro de la compañía, mantener una adecuada codificación, evitar duplicación de la información, integrar la información relevante para cada uno de las áreas de la empresa es sin duda un aspecto de gran importancia para el correcto funcionamiento de la empresa. Openbravo permite una adecuada integración de dichos aspectos determinantes para la empresa

Productos y componentes:

Ilustración 26 Ficha del Producto

Se crea el nuevo producto, parametrizando una llame de identificación, el nombre y la categoría del mismo, realizado esto es posible entrar a definir otras características del mismo.




Ilustración 27 Características del Producto

En esta ventana configuramos ya de una manera detallada las características del producto de la empresa, se crean y eliminan nuevos productos etc. Se define unidad de medida, componentes, proveedores del mismo, esquema de tarifación, precios, componentes del precio, formas de transporte entre otros rasgos importantes.

Terceros:

Ilustración 28 Ficha Terceros

En la ficha de terceros se crea el tipo de tercero que de alguna manera tiene vinculación con la empresa, es decir clientes, empleados, proveedores. Luego en la ventana de configuración se definen aspectos mas profundos de la relación que se tiene con cada uno de ellos.




Ilustración 29 Características de Terceros

GESTION DE COMPRAS:

El manejo que se le de al aprovisionamiento dentro de una compañía garantiza la estabilidad y homogeneidad de los procesos

Al basarse en los datos del modulo descrito anteriormente se evitan errores humanos de ingresarlos mal, o el simple hecho de insertar la misma información repetidamente. Debido a que los datos se actualizan en tiempo real, permite hacerle un seguimiento propicio al estado de los pedidos, contando siempre con datos fiables y actualizados.

Es posible controlar datos como el pedido de compra, aplicación de tarifas, precios, descuentos, corrección de pedidos y su corrección si se da el caso. El proceso de facturación de compras también es controlado directamente desde este modulo, igualmente se puede llevar una evaluación continua del proveedor, identificar sus fortalezas, dificultades tenidas entre otros procesos.

GESTION DE ALMACENES:

Este modulo permite mantener control sobre las existencias de mercancía, también se puede vigilar su correcta valoración. Es posible definir la estructura de los almacenes de una forma personalizada hasta el mas mínimo nivel, facilitando conocer la localización del Stock, adicionalmente al poder utilizar números de serie asegura cumplir los requisitos exigidos de una manera estándar.

Entre otras características se puede controlar: los movimientos entre almacenes, su ubicación y características, atributos del producto por almacén, impresión de etiquetas, Stock por producto, gestión automática de salidas de stock, inventario físico, informe de movimientos y seguimiento del mismo.




GESTION DE PROYECTOS:

Permite la orientación de la empresa cuya actividad se basa en la entrega y realización de proyectos, Openbravo permite de una manera integrada con las demás aplicaciones gestionar y controlar el desarrollo de un proyecto. Controla el presupuesto, las fases y las compras asociadas a cada uno de los proyectos individualmente.

• Tipos de proyectos. Fases • Proyectos de servicio. Gastos asociados a un proyecto • Proyectos de pedidos. Generación de pedidos a partir de plantillas • Proyectos de obra civil. Factura a origen (por proyecto) • Tarifas por proyecto • Informe de presupuestos. Seguimiento de acciones sobre presupuestos • Generación de pedidos de compra

• Informes de proyectos

GESTION DE SERVICIOS:

De igual manera brinda un soporte grande a las empresas dedicadas a la prestación de servicios, su funcionalidad permite definir los servicios y recursos, llevar un control de todas las actividades facturables y las que no fueron realizadas, igualmente permite monitorear los gastos detallados en los que se incurrió.

• Recursos • Registro de servicios • Gastos internos • Gastos facturables • Facturación de servicios • Niveles de servicio

• Formación

GESTION DE PRODUCCIÓN:

Las funciones de gestión de planta y producción son laxas y permiten ajustarse a cada estructura empresarial, así como personalizar los datos relevantes para cada una de ellas, como hojas de rutas y listas de materiales. En la actualidad esta función se orienta a cubrir las necesidades habituales de los entornos de producción. La creación de órdenes de fabricación, notificaciones de tiempo y consumo entre otras.

• Secciones • GFH's (Grupos Funcionales Homogéneos) o Centros de Coste • Máquinas • Planes de producción con múltiples productos de entrada y múltiples productos de salida • Ordenes de fabricación • Edición de las secuencias y de los productos de cada orden fase




• Partes de trabajo prerellenados con los datos del plan de producción de la secuencia • Incidencias de trabajo • Tipos de utillajes y gestión de cada utillaje individual.

• Partes de mantenimiento y asistencia

GESTION COMERCIAL:

Openbravo se diseñó para permitir la máxima agilidad y flexibilidad en la ejecución de procesos determinantes en cualquier proceso comercial. Es posible realizar encadenamiento de documentos (facturas, pedidos, etc…) en cualquier orden que la empresa realice, también se puede prescindir de ellos cuando sea necesario. Todo ello sin sacrificar nunca la coherencia, la completitud y disponibilidad de los datos. Esta integrado con un sistema de captura de pedidos en PDA, lo que extiende la potencia de la solución mas allá de los limites físicos de la empresa.

Zona de ventas Pedido de ventas, aplicación de tarifas, tipo de venta, descuentos etc, Tipos de documentos de pedido Integración del sistema de captura de pedidos PDA Impresión masiva de documentos Son algunas de las características de este modulo.

GESTION ECONOMICO FINANCIERA:

Este modulo fue diseñado con el objetivo de minimizar la introducción manual de datos por parte del os usuarios, evitando así tareas pesadas y repetitivas, permitiendo enfocarse en otras con mayor valor agregado. Este incremento se debe a que el área financiera generalmente funciona como un recolector y procesador de datos de diferentes fuentes, pero a estar estas integradas permite hacerlo de una forma más rápida y eficiente.

Contabilidad en General:

• Planes por defecto • Definición de planes contables • Ejercicios contables y gestión interanual • Categorías de impuestos • Rangos de impuestos • Enlace contable. Navegación directa de asientos contables a documentos y viceversa • Asientos manuales • Diario de asientos • Balance de sumas y saldos • Libro mayor • Cuenta de resultados • Balance de situación

• Cuadros del plan general contable




Cuentas por pagar y por cobrar:

• Generación de efectos • Edición de cajas

• Diario de cajas • Extractos Bancarios

Activos fijos: definición de elementos, precio y valoración contable

BUSINESSINTELLIGENCE:

El componente BI de Openbravo le ayuda a realizar un continuo seguimiento del negocio, le proporciona información que le ayude a tomar decisiones, los cuadros de mando predefinidos le permite monitorear diferentes indicadores clave del desarrollo de la empresa.

• Integrado con el sistema de gestión • Informes definibles por el usuario • Dimensiones preestablecidas (tercero, grupo de terceros, producto, categoría de producto, proyecto, campaña, etc.) y dimensiones definidas por el usuario

• Cuadros de mando predefinidos

7.1.3. Reglas del sistema

Planificador de procesos:

El esta ventana se puede programas procesos a ejecutar posteriormente de una manera automática, se puede indicar la fecha específica o algún día d e la semana para su ejecución.

Idioma:

Openbravo se instala por defecto en ingles pero es posible utilizar la mayoría de funcionalidades también en español, al parametrizar a los usuarios es posible elegir el idioma para cada uno de ellos.

Moneda:

También es posible y muy importante definir el tipo de moneda, definir divisas como parte funcional e informativa del sistema.

País, provincia y Ciudad:

Permite definir características de ciudades con las que la empresa tiene vínculos con el objetivo de usarlas mas adelante.




7.1.4. Reglas de la Entidad

Crear Entidad:

Llenando un formulario, se crea una entidad, este proceso además de crear la entidad hace también una inicialización de la aplicación con usuarios y roles diferentes.

Entidad:

Openbravo es una aplicación multiempresa, la entidad constituye cada una de las empresas gestionadas por el aplicativo, la gestión de cada una de esas entidades es independiente de las demás. Y dentro de cada entidad pueden haber una o mas organizaciones.

Usuario:

Esta opción permite crear y editar perfiles de usuario, dependiendo de los roles que cada usuario tenga puede acceder a diferente información, igualmente se pueden editar los contactos definidos en las relaciones con terceros. Para que el usuario pueda hacer uso de la aplicación tiene que tener definido un nombre de usuario y una contraseña.

Rol:

Permite definir los permisos de cada uno de los usuario, al momento de crear la entidad se crean dos roles, administrador y usuario, pero es posible añadir roles adicionales para controlar el acceso a diferentes datos.

Seguridad:

Esta opción muestra la relación de las sesiones registradas en la entidad.

7.1.5. Reglas de la organización

Como se mencionó anteriormente una entidad puede estar formada por varias organizaciones, cada una de las divisiones de una entidad determinadas directamente por el administrador del sistema. La empresa se puede organizar a modo de árbol de tal manera que cada organización puede controlar sus subalternas, teniendo acceso a sus datos pero no de una forma inversa acceso a la información de sus superiores.

Banco-Sucursal

En esta pestaña se definen los bancos, cuentas propias y de terceros asociadas al a organización.

Caja:

En esta ventana se parametriza el acceso a las cajas definidas en una divisa específica.




7.1.6. Datos

Común:

Mediante la opción preferencias se establecen valores por defecto para cualquier aplicación, las preferencias pueden ser establecidas a nivel de entidad, organización o usuario.

En la ventana de mensaje de error muestra todos los mensajes de error definidos en el sistema, lo cual es de gran ayuda para el administrador del mismo.

Las variables de Sesión las usa el administrador del sistema e indican los datos de configuración del mismo.

Importar Datos:

• Definir diferentes formatos que se utilizan en las importaciones. Los formatos se definen con parámetros particulares y por los campos que forman la plantilla de importación. • Importar ficheros de carga, indicando el formato de importación, en la tabla temporal correspondiente a los datos que se desean importar. • Importar ficheros EDI (Electronic Data Interchange) • Importar terceros, productos, cuentas, líneas de informes, inventarios, pedidos, facturas, libros mayores de asientos, presupuestos. En estas ventanas se encuentran los datos importados con los ficheros de carga. De aquí, mediante el botón Importar, se introducen en la aplicación.

8. CONCLUSIONES

• Openbravo es una herramienta funcional, muy completa y con grandes proyecciones para la administración de información en las PYMES, sumado a esto es software libre lo que permite ser asequible a un bajo costo lo que beneficiaria ampliamente en el pago de licencias a estas empresas.

• Durante el proceso de investigación nos encontramos con algunas dificultades que nos llevaron a buscar soluciones alternativas y que culminaron con éxito, obteniendo un software funcional y disponible para su utilización.

• El capital mas importante que debe poseer una empresa para implementar este tipo de soluciones se genera mediante capacitaciones adecuadas, generando capital humano, no es necesario grandes requerimientos técnicos para la implementación. Basta con una red correctamente estructurada y la disponibilidad de un servidor en excelentes condiciones.




• Openbravo es un software funcional y de gran proyección en el mercado Colombiano, la Universidad Nacional como pionera en investigación debe incentivar este tipo de proyectos que general valor agregado a los egresados de este claustro.

• Finalmente recomendamos continuar con la investigación y poder generar incluso un curso libre del mismo, que permita ampliar el conocimiento




9. BIBLIOGRAFIA

• Pagina Oficial del proyecto Openbravo. www.openbravo.com

• Manual de Usuario Openbravo 1.1

• Democenter Openbravo

• Wikipedia, la enciclopedia libre. www.wikipedia.com

Documents

Open Bravo