MD/01 00158 1992 P.4

(? AUXILIAR DEl?\ ~®OOITillffiD~DC0illlV

AIXIUAI DE lAICA

ARCHIVO

• SENA

7A' Servicio Nacional de AprendizaJe

Archivo Alfali)ético por Asuntc)s

Auxiliar de contabilidad auxiliar de banca Modulo Archivo - Archivo alfabético por asuntos N° 4 by biblioteca.sena.edu.co is licensed under a

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AUXILIAR DE CONTABILIDAD

AUXILIAR DE BANCA

ARCHIVO ALFABETICO POR ASUNTOS

Especialidad:

Bloque Modular:

Módulo Unidad:

AUXILIAR DE CONTABILIDAD AUXILIAR DE BANCA BASICO

ARCHIVO NQ 4

GRUPO DE TRABAJO

Adecuación Técnica Lucy de Tenono y Metodológica: Reg1onal Valle

Asesoria: Eduardo A Aya la Reg1onal Valle

Adecuación Pedagógica y Corrección de Estilo: Ahc1a N1ño T

Ilustraciones y Diagramación: Carolina Unbe Zauner

Fotocomposición: Laura Cnst1na Camelo Gonzalez

Derechos Reservados a Favor del ServiCIO Nac1ona l de Aprendiza¡e ··sENA"

CONTENIDO

INTRODUCCION 5

OBJETIVO 7

1. CLASIFICACION ALFABETICA POR ASUNTOS 9

A Concepto 9 B. Tipo Diccionario 1 O C. Tipo Enciclopedia 12

2. PROCESO PARA ARCHIVAR POR ASUNTOS 15

3. ORGANIZACON 19

AUTOCONTROL Nº 1 21

4. CONTROL DE DOCUMENTOS QUE TRATAN DE DOS O MAS ASUNTOS 25

AUTOCONTROL Nº 2 29

5. CONSULTA EN UN ARCHIVO ALFABETICO POR ASUNTOS 31

AUTOEVALUACION FINAL

RESPUESTAS

LIBROS CONSULTADOS

TRABAJO FINAL

33

37

41

43

INTRODUCCION

La clasificación Alfabética por Asuntos o Materias es también conocida como temática, y es un sistema muy utilizado en la pequeña y mediana empresa cuando se necesita archivar por temas, pues los negocios no sólo tienen que ver con personas sino también con productos, materiales y servicios. Estos datos se conocen en el archivo con el nombre de Asuntos.

Este sistema es empleado con muy buenos resultados en archivos centralizados, casi siempre combinado con otros sistemas de archivo.

Es necesario recordar que no existe un sistema de archivo mejor que otro. Lo importante es que el sistema responda a las necesi­dades de la empresa.

En los documentos que se deben archivar muchas veces se encuentra que tratan dos o más temas diferentes; esto consti­tuye una dificultad en este sistema ya que cada tema debe ir en su respectiva carpeta , con el fin de facilitar su consulta oportuna.

El sistema Alfabético por Asuntos y el control para el caso de un mismo documento que trata de dos temas diferentes, serán los puntos centrales de estudio de esta cartilla.

5

OBJETIVO

Al terminar el estudio de la presente cartilla, usted estará en capacidad de:

• Organizar, archivar y consultar en un archivo Alfabético por Asuntos .

7

1. CLASIFICACION ALFABETICA POR ASUNTOS

A. CONCEPTO

El archivo Alfabético por Asuntos es el que agru 1Ja todos los documentos de una misma materia, asunto o tema. Se conoce también como archivo temático.

Se trata , pues, de archivar los documentos de acuerdo con su contenido y con base en el nombre del remitente o desti­natario. Ello obliga a subrayar algunas líneas de la carta o documento, o bien a escribir en el margen superior el asunto de que trate.

Quien vaya a archivar por este sistema, debe analizar el documento para determinar el asunto principal con que se relaciona.

Por ejemplo:

Una compañía importadora podrá archivar toda la corres­pondencia que se relaciona con la importación de caucho, detrás de una guía que diga CAUCHO. Así mismo, detrás de la guía que diga ALGODON podrá archivar toda la co­rrespondencia que se relaciona con algodón. Luego, la

9

primera guía sería ALGODON y la segunda sería CAUCHO, para conservar el orden alfabético.

Un almacén de muebles puede ordenar sus documentos alfa­béticamente, bajo nombres de asuntos como éstos:

ENSERES PARA EL HOGAR ENSERES PARA LA OFICINA MUEBLES DE ALCOBA MUEBLES DE SALA

Este sistema alfabético temático se puede organizar de dos maneras: Tipo Diccionario o Tipo Enciclopedia.

B. CLASIFICACION TIPO DICCIONARIO

10

Cada asunto se archiva por su respectiva letra. Ejemplo:

"Sistema de Publicidad " se ubica en "S" "Mercados Exteriores" se ubica en "M"

"Ventas Generales" se ubica en "V"

Observe en la siguiente gaveta cómo quedarían orga­nizados los asuntos en el Sistema Alfabético Tipo Diccionario.

GAVETA DE UN ARCHIVADOR HORIZONTAL

(IOpol iciÓI

.. , ACCIONES CT>SCTES

A continuación podrá observar cómo quedan orga­nizados los anteriores asuntos, utilizando el mismo sistema en un archivador vertical.

ACCIONES ,J CTAS '' r.;c~

11111 VARIOS 11!111· Q)

BALANCES

~NCOS 11''11 \<4RIOS 1\1\1

F=====:- ~~ i-- L- = ~~~ r--- ,:::==;:: ~

CTAS · CTES. 1- ~ 6--.. '=.

,.._ VAAJa~ '-- ~

~-~ r- o b- --= ,.._ __,

~ -= r--- - '=-- = ..... b-- ~

¡----_ b -=::1 ~ l-- ~

¡,.._ -= .... J.- -= - = ,_ ~ ___.

11

C. CLASIFICACION TIPO ENCICLOPEDIA

12

Consiste en seleccionar asuntos principales, ordenarlos alfabéticamente y organizar cada grupo conservando el orden alfabético.

Las guías principales contienen el nombre del grupo. Detrás de estas guías están colocadas las carpetas con los nombres de los documentos que corresponden al grupo.

Es necesario escoger nombres simples , significat ivos y téc­nicos para cada asunto. Por ejemplo: HERRAMIENTAS, en vez de " Implementos de Trabajo " ; DROGAS, en vez de "Medicamentos".

Por lo regular el sistema Alfabético por Asuntos no requiere carpetas misceláneas, VARIOS. Cada documento se clasifica dentro de un asunto específico.

Sin embargo, cuando el archivo es complejo, al final de cada grupo principal debe colocarse una carpeta con el nombre de VARIOS o MISCELANEA para guardar los documentos de ese grupo que aún no tienen carpeta, hasta que se completen cinco documentos que justifiquen abrir una carpeta individual.

En caso de usarse la carpeta VARIOS, se co locará en cuarta posición y con marbete de distinto co lor, detrás de cada grupo o al final de la gaveta.

Cuando se trate de materias muy extensas y demasiado genéri ­cas, será siempre conveniente analizar cuá l de los dos tipos de archivo vistos anteriormente se adapta a las necesidades de la empresa.

Ejemplo:

MESAS:

Madera Metálicas Mixtas Plásticas

Tiene que existir lógica en el análisis, y no entrar en detalles de escasa utilidad. Veamos una clasificación equivocada de este género:

MESAS:

Caoba Metálicas De oficina

Está equivocada, ya que para cada subdivisión se ha recu­rrido a un distinto punto de vista; color, calidad y uso. Por otra parte, una mesa de oficina puede ser tanto metálica como de madera o mixta, y en consecuencia no se sabría dónde en­contrar dicho asunto en una clasificación por materias.

Una distribución exacta para el asunto MESAS podría ser la siguiente:

MESAS

OFICINA COMEDOR DIBUJO

Acrílico Madera Madera Madera Mimbre Metálica Metálica Plástico Mixta

NOTA:

En este sistema Alfabético por Asuntos, las guías principales las constituyen los nombres de los grupos: Asientos, Mesas, etc.

Las subguías, el nombre de los subgrupos: Comedor, Dibujo, Oficina.

Dentro de cada subgrupo, las carpetas : Acrílico, Madera, Metálica.

13

INVENTARIO f'f:RIODICO

INVENTARIO MENSUAL

INVENTARIO INICIAL

INVENTARIO FINAL

INVENTARIO .ANUAL

//INVENTARIOS/.

//~ESPONDENCIA//

14

VARIOS

GUIAS PRINCIPALES

( 3•Posicioo)

Observe la posi ción de las guías alfabéticas , de las guías principales y de las carpetas, den ­tro de cada grupo, or­ganizadas en_ orden alfabético. En el índice se puede indicar el pri­mero y el último grupo.

1

2. PROCESO PARA ARCHIVAR POR

ASUNTOS

A. INSPECCIONAR

Cerciórese de que los documentos tengan las iniciales que autorizan su archivo.

B. CLASIFICAR

Lea, estudie y analice cada documento y determine el asunto bajo el cual lo va a archivar.

C. MARCAR

Si el asunto aparece escrito en la carta en forma idéntica al rótulo de la carpeta donde ha de archivarse, subraye con lápiz de color. Si el asunto no aparece en la carta , es necesario escribirlo en la parte superior de la misma.

D. DISTRIBUIR

Marcadas las cartas y preparadas las referencias , si las hay, clas ifique primero de acuerdo con los asuntos principales , y luego por las divi siones de los mismos.

15

E. ARCHIVAR

Después del paso an terior , proceda a colocar los documentos en las ca rpetas .

Observe en las cartas de la ilustración, las dos formas de marcar.

Observe cómo se matricula , (se le da entrada al archivo) a la primera ca rta del ejemplo anterior.

16

CARVAJAL S.A. RELACIONES INDUSTRIALES

Nombre: Código. Año:

MATERIAL OIOACTICO CAPACITACION 1985

LEGAJO

CARPETA

u <( o o _J <(

0: w 1--­<(

2

MATERIAL DIDACTICO

Universidad Comercial Tel.: 262 4826

Bogotá

TARJETA PARA EL FICHERO

17

3. ORGANIZACION

El sitio donde va la pestaña o mirilla de la guía, determina la posición de la misma y recibe el nombre de guía en primera posición, en segunda posición , etc . según la ubicación que tenga.

Esto facilita la consulta, pues deja más visibles los nombres y la disposición de los grupos.

El procedimiento para organizar un archivo Alfabético por Asuntos es el siguiente:

a. Colocar guías alfabéticas en primera posición .

b. Guías principales (nombre de grupos) en tercera posición.

c. Subguías, para separar subgrupos dentro de cada grupo, en segunda posición.

d. Escribir el nombre de las carpetas en los marbetes y colo­carlos en las pestañas.

e. Matricular los legajos.

f. Marcar la carpeta de VARIOS y colocarla detrás de cada grupo, o al final de la gaveta.

19

g. Armar el archivo, agrupando las carpetas detras de las sub­guías, en posición alterna; las subguías detrás de las guías principales, y en primer Rlano las guías alfabéticas (letras).

20

SL no ·se- tienen subguías, las carpetas pueden quedar en cuarta posición.

NOTA: La posición de las guías puede variarse para facilitar la visibilidad de éstas y por tanto la consulta del archivo.

AUTOCONTROL Nº 1

1. En el diseño de la gaveta que aparece a continuación , organice el siguiente material en orden Alfabético por Asuntos, tipo diccionario:

Acuerdos

Control Ordenes de Viaje

Informes Programas

Control Operativo

Documentos Constitución Empresa

Correspondencia Externa Despachada

Actas

Resoluciones

Diagnósticos

Informes Gerencia

Presupuesto

Programación Anual

Correspondencia Externa Recibida

Nombramientos

21

22

2. Organice en la gaveta el siguiente material en orden Alfabético por Asuntos, tipo Enciclopedia:

T.V.

Progr. Punch. R.T.I . Acoteve

PERIODICOS

El Tiempo El País El Espectador

PRODUCTOS

En proceso Terminados

INVENTARIOS

Inicial Final

PUBLICIDAD

RADIO

Ciudad de Cali Sonorama Sutatenza

REVISTAS

Nueva Frontera Alternativa Consigna

PEDIDOS

Recibidos Despachados En trámite

23

24

Confronte sus ejercicios con las respuestas dadas al final de la unidad. Si no están correctos repase los contenidos del tema.

4. CONTROL DE DOCUMENTOS QUE TRATAN DE DOS O MAS ASUNTOS

Entre la correspondencia recibida que se debe archivar hay cartas que tratan de dos o más temas igualmente importantes, lo cual exige que se establezca un control para que cada asunto quede archivado en su respectiva carpeta.

En este caso proceda así:

a. Analice el contenido del documento.

b. Determine los Asuntos importantes de que trata y defina bajo qué denominación los va a archivar: clasifique.

c. Marque : Subraye la palabra o palabras que empleará para archivar el documento, si aparecen en el texto en forma idéntica a como decidió identificar la carpeta donde irán los documentos.

En caso contrario, escríbalas al margen derecho, en forma visible (preferiblemente con lápiz de color) .

d. Saque una copia al documento.

e. Archive el original por el asunto que considere de mayor importancia dentro del texto, o por el que ya esté matriculado en el archivo.

25

Si alguno de los dos asuntos no tiene carpeta , deberá hacer todo el p: o ceso de matricularlo.

NOTA: Se recomienda hacer todo el procedimiento con la carta antes de sacarle copia, para que tanto el original como en la copia aparezcan registrados los dos asuntos.

Ejemplo de carta con dos asuntos importantes:

GARAJE CENTRAL

Calle 50 62 - 34 Apartado aéreo 4972 Teléfono 41 3670 Esta carta (Originai)Medellín

Se archiva aquí

Llantas Autos

GARAJE CENTRAL

26

Julio 21 de 1985

Señor Manuel Hernández P. Ayacucho 42 - 26 Medellín

Estimado señor:

Acabamos de recibir las llantas para su automóvil Studebaker, solicitadas en su pedido del15 de julio. De acuerdo con sus instruc­ciones , uno de nuestros· mecáni­cos irá a instalarlas el viernes 4 de agosto en las horas de la tarde.

Junto con las llantas para su auto­móvil , enviamos las llantas para bicicletas Positrón de Monark que solicitó en el mismo pedido. El precio de éstas llantas fue re a­justado en un 10% con respecto al cotizado a principios de año.

Eduardo Soto Barbosa Administrador

<(

o. o (.)

Esta copia se archiva por el asunto:

LLANTAS PARA BICICLETA

GARAJE CENTRAL

Calle 50 62- 34AptdoAéreo 4972 Medellín Teléfono 41 3670

Julio 21 de 1985

Señor Manuel Hernández Ayacucho 42 - 36 Medellín

Estimado señor:

Acabamos de recibir las llantas para su automóvil Studebaker, solicitadas en su pedido del15 de julio . De acuerdo con sus instruc­ciones , uno de nuestros mecáni ­cos irá a instalarlas el viernes 4 de agosto en las horas de la tarde.

Junto con las llantas para su auto ­móvil , enviamos las llantas para bicicletas Positrón de Monarkque solicitó en el mismo pedido. El precio de estas llantas fue rea­justado en un 10% con respecto al cotizado a principios del año.

Eduardo Soto Barbosa Administrador

27

AUTOCONTROL Nº 2

Con el tema de la siguiente carta, haga el control de los asuntos que trata, sigu iendo las instrucciones que aparecen a continuación :

• Sitúese en la empresa que recibe la carta .

• Determine el nombre bajo el cual va a ser archivada la carta orig inal.

• Determine el nombre de la carpeta donde archivará la copia .

29

Calle74 19 - 79 Cali

Señor Héctor Rojas Gerente Mueble ría Kordí Calle 15 Nº 126 - 48 Cali

Estimado señor

PAPELERIA CENTRAL

Apartado Aéreo 321 O Teléfono 61 2265

Cali , octubre 30 de 1984

Atentamente le recordamos el pago de nuestra factura 436 por la suma de Ciento veinte mil ($120.000.00) pesos , que venció el 1 O de sept iembre pasado.

Esperamos que pueda atender prontamente esta obligación , como lo ha hec ho siempre con sus compromisos con nuestra firma.

Por otra parte. estamos interesados en renovar nu9st! os muebles de ofic ina, y por esta razón queremos solicitarle nos envíe un catálogo de los muebles que usted produce y cuáles serían las condic iones de pago

Atentamente.

30

Carlos Gómez Gerente

5. CONSULTA EN UN ARCHIVO ALFABETICO POR ASUNTOS

El siguiente es el procedimiento que deberá seguir al buscar documentos solicitados en un archivo alfabético por asuntos:

a. Determinar bajo qué asunto se encuentra el documento solicitado.

b. Localizar la guía alfabética.

c. Localizar el asunto en la guía principal.

d. Localizar la carpeta

e. Sacar el legajo.

f. Localizar el documento.

g. Llenar la tarjeta o ficha de AFUERA, si va a prestar el docu­mento.

h. Sacar el documento y en reemplazo colocar la ficha .

i. Colocar la guía de AFUERA dentro de la carpeta.

31

AUTOEVALUACION FINAL

1. Marque con una "X" las afirmaciones correctas:

A. Cuando la carta a archivar contiene dos asuntos importantes:

a. Se archiva por el más importante y se subraya el otro.

b. Se subrayan o anotan al margen ambos asuntos.

c. Se archiva el original en un asunto y la copia en otro.

B. Las guías principales en la clasificación por asuntos co­rresponden a:

a. Letras del alfabeto b. Nombre de grupos c . Separación de subgrupos

C. El tipo de archivo que organiza asuntos principales en orden alfabético, se conoce como:

a. Diccionario b. Enciclopedia c . Alfabético

33

D. En el archivo alfabético por asuntos los documentos se archivan teniendo como base:

a. El tema de que trata b. El nombre de la empresa c . El nombre de quien firme

2. La Empresa XX tiene el siguiente material para archivar:

34

• Documentos de Bienes Ra íces por arrendamientos de los ed ific ios de la calle 5a. y del Gran Limonar y Res idencias "Gran Limonar" .

• Documentos de las siguientes firmas constructoras:

Cuarto de Legua, La Castellana, Pinsky & Asociados y Rivera & Losada.

• Documentos de capacitación al persona l de oficina , tanto en INCOLDA como en el SENA.

• Actas de la Junta Directiva de los Comités de Presupuesto, Proyecto y Vivienda, Actas de Asesorías Administrativas, Financiera y Jurídica.

Organice el anterior material en la gaveta de la gráfica sigu iente.

Compruebe sus respuestas en las páginas siguientes. Si están correctas ha asimilado bien el contenido de la cartilla ; en caso contrario, repase los puntos do'nde falló.

35

RESPUESTAS

AUTOCONTROL Nº 1

RESOUJCIONES

PROGRAMACION ANUAL

PRESUPUESTO p

NOMBRAMIENTOS

INFORMES PROGRAMAS

INFORMES GERENCIA

DOCUMENTOS CONSTITUCION EMPRESA

DIAGNOSTICO$

CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBDA

CORRESPONDENCIA EXT RNA DESP. CONTROL ORDENES VIAJE

CONTROL OPERATIVO

ACUERDOS ACTAS

A

37

VARIOS

R .T .I PROGRAMA . PUNCH

ACOTEVE

/T.V./

NUEVA FRONTERA CON$1GNA

ALTERNATIVA

/REVISTAS/

SUTATENZA

SONORAMA

CIUDAD DE CALI !RADIO/

EL TIEMPO

EL PAIS

EL ES"ECTADOR II'ERIODJCOS/

//PUBLICIDAD//

PRODUCTOS TERMINADOS

PRODUCTOS EN PROCESO

PRODUCTOS

PEDIDOS RECIBIDOS

PEDIDOS EN TRAMITE PEDIDOS DESPACHADOS

/PEDIDOS/ INVENTARIO INICIAL

INVENTARIO fiNAL ANVENTARIOS/

i'ALMACEN/

OBSERVE:

• Colocación alterna de subgrupos

• lndice con nombre de primero y último Subg rupo.

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AUTOCONTROL Nº 2

PAPELERIA CENTRAL

Calle 74 79-19 Ca li

Señor Héctor Rojas Gerente Mueblería Kordí Calle 1 5 Nº 126 - 48 Cali

Estimado señor:

Apartado Aéreo 321 O Teléfono: 61 2265

Cali , octubre 30 de 1984

Atentamente le recordamos el pago de nuestra factura 436 por la suma de Ciento veinte mil ($120.000.00) pesos, que venció el 1 O de septiembre pasado.

Esperamos que pueda atender prontamente esta obligación , como lo ha hecho siempre con sus compromisos con nuestra firma.

Por otra parte, estamos interesados en renovar nuestros muebles de oficina , y por esta razón queremos solicitar nos envíe un catálogo de los muebles que usted produce y cuáles serían las condiciones de pago.

Atentamente,

El original va a pagos o Cuentas por Pagar y la copia a Cotiza­ciones .

Car los Gómez Ch . Gerente

39

AUTOEVALUACION FINAL

1. A. b-e

2.

40

B. b C. b d. a

RESIDENCIAS GRAN UMONAR

EDIFICIO GRAN LIMOI'lAR

EDIFICIO CALLE QUINTA ' /ARRENDAMIENTOS/

/BIENES RAICES/

VARIOS

LIBROS CONSULTADOS

CASTRILLON E. Aura Ligia . Metodología PIM. Unidades Archivo Básico para Secretariado.

DE GORBEA 0. , Josefina y DE GARCIA Díaz, Eva S. Sistemas de Archivar y Control de Documentos. South-Western Publishing Co., Cincinnati, Ohio, U.S.A., 4a. ed1ción.

KAHN, STEWART, YERIAN . Curso práctico de Archivo. Editorial Me. Graw Hill , México.

LASPRILLA, Magnolia. Unidad Comercio y Servicios. Cali , Valle, 1981 .

Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. Fichas Técnicas de Oficina Bogotá, enero de 1978.

41

TRABAJO FINAL

El Departamento de Contabilidad de la empresa X Y tiene el siguiente material para archivar:

• Comprobantes diario • Inventario anual

• Facturas • Cotizaciones

• Notas débito • Conciliación bancaria

• Remisiones • Correspondencia interna

• Inventario de mercancías • Balance anual

• Notas crédito • Pedidos

• Recibos de consignación • Reembolsos caja menor

• Comprobantes de egreso • Balance semestral

• Balance mensual • Recibos de caja menor

• Correspondencia con los siguientes proveedores:

Minerva ltalgraf Carvajal S.A. Papelería Norma

43

Organice el material en la gaveta de la gráfica siguiente , por el sistema alfabético , tipo enciclopedia.

44

L.____l

~a~~~

Envíe el trabajo a su instructor - tutor con los siguientes datos:

NOMBRE Y APELLIDO:

DIRECCION:

MUNICIPIO: _________________ _

DEPARTAMENTO:

FECHA DE ENVIO: UNIDAD Nº

45

CARTILLAS DEL MODULO

ARCHIVO

Generalidades del Arch1vo Muebles e Implementos Arch1vo A!labéttco por Nombres

4. Archivo Alfabético por Asuntos 5 Archtvo AlfabétiCO GeográfiCO

Ststema Numénco Control CronológiCO o Auxiltar de Venctm1entos

AUXILIAR DE CONTABILIDAD AUXILIAR DE BANCA

Cartillas del Bloque Modular "Archivo"

1 . Generalidades del Archivo

2. Muebles e Implementos

3. Archivo Alfabético por Nombres

4. Archivo Alfabético por Asuntos

5. Archivo Alfabético Geográfico

6. Sistema Numérico

7. Control Cronológico o Auxiliar de Vencimientos

Publicaciones SENA Dirección General

Abril- 1992

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