One Point Lesson(OPL) & Kaizen

ผชวยศาสตราจารยเธยรชย พนธคง (Aj.Man)

“..มหลกฐานหรองานวจยทางวทยาศาสตรระบวา คนแตละรนแตกตางกน

แบบทดสอบความสามารถเชงชววทยา เชน ความจ า การท างาน พบวา คนอายนอยดกวาผสงวย เพราะความสามารถเชงชววทยาจะลดลงตามอายอยางรวดเรว แตความสามารถเชงคดวเคราะหหรอประสบการณจะด

ขนตามอาย..”

อานแลวทานไดฉกคดอะไรบางครบ?

วเคราะหจตส านกในการปรบปรงงาน • ระดบท 1 อยไปวนๆ ไมสนใจอะไรใดๆ ไมรวาม หรอไมมปญหา จะเกดอะไรขนกชาง ฉนก

ท าแลวอยแบบนกถอวาโอเคแลว

• ระดบท 2 รวาปญหานนคออะไร แตกเฉยๆ ไมใสใจตอปญหานน ปลอยปญหาใหเกดขน กลายเปนปญหาเรอรง ท าใหเคยชนกบปญหานน

• ระดบท 3 พดอยางเดยว ดแตพด รวามปญหา แตไมแกไข แกเหมอนกนแตแกดวยปาก

• ระดบท 4 แนวความคดมเยอะ หลกการด พดถงทฤษฎกอธบายได คลายๆ กบระดบ 3 แตมความรดกวา...ถงอยางไรกยงไมท า คดแลว พด เทานน

• ระดบท 5 รบรถงปญหา คดหาทางออกของปญหานน แลวลงมอท า โดยไมตองลงเล สงสย ผดวนประกนพรง ถาไมไดกปรกษาหวหนางาน หรอผ มความร

Kinjiro Nakano ผ เขยนหนงสอเลมนไดพดถง 3 อาวธทส าคญในการพฒนาบคลกร

1.บอรดกจกรรม 2.การประชม

3.One Point Lesson : OPL

ทมา: ฐต บญประกอบ. (2015). ปฏรปจตใตส านก. TPA news, 221, p.37-38.

เราจะรอใหคนอนมาเปลยนเรา หรอ

เราจะเปลยนตวเราเองกอน

ผลลพธของการจดการความร

ทมา : สถาบนเพมผลผลตแหงชาต

เราจดการความร หรอ จดการความไมร (Knowledge or Knowless)

เราจดการความรไปท าไม?

Using Knowledge Management to Drive Positive Organizational

Outcomes

Technology Services Industry Association

72% 28%

Why OPL?

ประเภทของการสรปบทเรยน • One Point Article (OPA)

• One Point Knowledge (OPK)

• One Point Sharing (OPS)

• Media Clipping

• Knowledge Capture

• ONE POINT LESSON

One Point Article (OPA)

• เปน “บทความ” ทเกดขนจากการผสมผสานระหวางองคความรทบคลากรมอยในองคการผสมผสานกบการบรการจดการทเปนแบบอยางทดหรอแนวปฏบตทด (Best Practice)

One Point Knowledge (OPK)

• เปน “บทความสนๆ” ทเกดขนจากการรวบรวมเรองราวทนาสนใจ เคลดลบ ความรทางเทคนคดานตาง ๆ ทพบเหน หรอเปนบทความทเกดจากประสบการณของพนกงานในองคการ

One Point Sharing (OPS)

• เปน "บทความ" ทสรางแรงบนดาลใจ, เกยวกบธรรมะทนาสนใจ, บทความทสรางพลงและแนวคดเชงบวก ซงน ามาถายทอดและแบงปนภายในองคกร

Media Clipping

• เปนบทความทางเศรษฐกจ, สงคม และขาวสารทเกยวของกบองคกรทนาสนใจ จากหนงสอพมพหรอวารสารสงตรงถงพนกงานเปนประจ า

Knowledge Capture

• เปนการจบความรเปนตอนๆ หรอ ตามประเดนทเราสนใจ ผานการ สมภาษณ วดโอ หรอการปฏบตใหด

ONE POINT LESSON

“ใหอดต สอนอนาคต”

ONE POINT LESSON คออะไร • บทเรยนหนงประเดนทอธบายวธการท างาน • มงเนน เจาะประเดนในการเรยนรประเดนเดยว • เขยนเนอหาทเคยปฏบตจรง ผานการพสจนมาแลว • ใชภาพวาดหรอภาพถายของจรง • เปนบทเรยน/ความรทตกผลกแลว และทนสมย • เนน Tacit Knowledge เพอแลกเปลยน/ถายทอดใหผ อน

ท าไมตอง OPL?

• แชรความรไดงายและรวดเรว

• ไมตองพงเทคโนโลย จดเวท หรอประชม

• เกบไวเปนคลงความร สบคนไดงาย

• เพมประสทธภาพในการท างานของทม

• ยกระดบการสอสารในองคกร

ลกษณะของ OPL

• เขยน/อธบายบทเรยน หรอสงทไดเรยนรในการท างาน ดวยศพทหรอวธการงายๆ 1 ประเดน/1A4

• ใชเวลาอานหรออธบาย 5-10 นาท

• ใชภาพ ส ลกศร มากกวาตวอกษร (80:20)

• แสดงขอมล Do, Don't, Right or Wrong

ประเภท OPL?

• Basic Knowledge หรอ ความรพนฐานทวไปในการท างาน

• Problem case study หรอ กรณศกษา/การแกปญหาในงาน

• Kaizen/Improvement หรอ ไคเซน/การปรบปรง

ONE POINT LESSON (OPL)

ทมา: น.ท.หญง รชฎาภรณ เรมลาวรรณ ร.น.: KM TOOLS

คณสมบตของผใหความร • ตองมใจแบงปน give before take

• ไมหวงความร คดวา ความรเหมอนมด ยงลบยงคม

• เหนประโยชนของความร/ประสบการณ/ความส าเรจ/ความผดพลาด

• ยนดทไดแชรความร โดยไมหวงผลตอบแทน

Key Success for OPL • ผแบงปนตองตงใจ และมใจแบงปน • ผบรหารตองสนบสนน สรางสงแวดลอมทเออตอการ ลปรร. • จดอบรมใหความรแกบคลากร • มทมขบเคลอนกจกรรม • มรางวลเลกๆนอยๆเพอเปนก าลงใจ • สรางชมชนออนไลนหรอเวทออฟไลนใหบคลากรได ลปรร.และจดเกบองคความร

Workshop

KAI ZEN KAIZEN + =

change Good/better

What KAIZEN means?

Change for the better

ตวอยาง แนวทาง/หวขอ/ปญหาในการท าไคเซน • ลดวสด/อปกรณส านกงาน • ลดขนตอนการท างาน • ประหยดทรพยากร เชน น า ไฟฟา คาโทรศพท • ลดความผดพลาดในการท างาน • ลดการท างานซ าซอน • เพมประสทธภาพในการท างาน • ปรบปรงสภาพแวดลอมในการท างาน

ประเดนเปรยบเทยบ ไคเซน นวตกรรม ลกษณะการเปลยนแปลง ทละเลกทละนอย กาวกระโดด

เวลาทใชในการปรบปรง สน/ท าไดอยางตอเนอง ใชเวลานาน

ผมสวนรวม พนกงานทกคน/ทกระดบ เฉพาะคน/กลม

การมสวนรวม Bottom-up Top-Down

จดมงหมายหลก พฒนาคน พฒนาเทคโนโลย

เงนลงทน นอย/แทบไมใชเลย สง

Kaizen Vs Innovation

เปาหมายของ Kaizen ดาน เปาหมาย

Productivity ผลการด าเนนงานดขน เชน ผ ใชบรการมากขน Quality คณภาพ/ความพงพอใจเพมขน Cost ตนทนการท างานลดลง Delivery การรอคอยลดลง Safety ความเสยงของผใหและผ รบบรการลดลง Moral ความพงพอใจของผใหบรการเพมขน การขาดงานลดลง Environment คะแนน 5 ส. เพมขน บรรยากาศนาท างาน Ethics ขอรองเรยนลดลง ค าชมเชยเพมขน

1) ลดสงไมด (Reduce)

2) ปรบปรงสงดใหดขนเรอย ๆ (Improvement)

3) รกษาสงดไว (Maintain)

4) ปองกนสงไมดไมใหเกดขน (Prevention)

R

I

M

P

Zero

แนวทางในการปรบปรงงาน

ขนตอนในการปรบปรงงานตามแนวคดไคเซน

1. มองหาโอกาส / ก าหนดเรองทควรจะปรบปรง

2. คนหาสาเหต และแนวทางแกไข

3. ก าหนดผล / เปาหมายทตองการจากการปรบปรง

4. ลงมอปฏบต

5. วดผล รกษาไวเปนมาตรฐานใหม ACT PLAN

CHECK DO

41

1.มองหาโอกาส / ก าหนดเรองทควรจะปรบปรง

-เปรยบเทยบกบมาตรฐานการท างาน -เปรยบเทยบกบสถานการณในอดต - เปรยบเทยบกบหนวยงาน/องคกรอนๆ - สงทสงผลกระทบตอความพงพอใจของลกคา - สงทสรางความยงยาก ล าบากในการท างาน - ความสญเปลาในการท างาน (7 Wastes)

42

“การยอมรบวามปญหา” คอจดเรมตนของการแกไข

“ความพอใจเปนศตรตวส าคญของไคเซน!!…”

43

What is “Problem”?

Desired/Ideal status

Actual situation

best practices, professional standards or expected goal in hospital service provision

“Filling the gap (solving problem)”

KAIZEN

Clarifying ideal situation can help you to identify problems in your working place 44

การเลอกปญหามาท าไคเซน ควรพจารณาอยางไร ? • เปนปญหาจรงทเกดขนบอยๆ ผลกระทบสง • เกยวกบกระบวนการท างานทส าคญ (Core process) • แกไขไดภายในเวลาอนสน ไมมคาใชจาย • กลมท าไดเอง

การคนหาปญหา

ตวอยางแนวทางการคนปญหา 1. ปญหาเกยวกบตวพนกงาน - รสกมความล าบากในการท างาน - มอบตเหตเกดขนบอย - ขาดการประสานงาน - ท างานไมไดเปาหมาย - งานผดพลาดบอย 2. ปญหาเรองความสกปรก และไมเปนระเบยบเรยบรอย ภายใน

สถานทท างาน

เครองมอ(Tools) ทใชในการคนหาปญหา หรอจดทตองปรบปรง

Check Sheet

เปนหลกการของนกเศรษฐศาสตรชาวอตาล Vilfredo Pareto ทวา ปญหาสวนใหญ (80% ของปญหาทม)มาจากสาเหตสวนนอย (20% ของสาเหตทงหมด) เมอเจอสาเหตหรอปญหาเหลานนแลวเลอกปญหาหลกหรอขอผดพลาดทพบอนดบตนๆ มาท าการแกไขเพอไมใหเกดปญหาซ า

กฎ 80/20 (Pareto Diagram)

20%

20%

80%

80%

สาเหต ผลลพธ

0102030405060708090100

05

101520253035404550

( )

2.คนหาสาเหต และทางแกไข

วตถประสงคเพอคนหาสาเหตทแทจรงของปญหา เพอน าไปสการก าหนดมาตรการแกไข / ปรบปรง เนนการวเคราะหปญหาโดยการระดมสมอง(Brainstorming) , Cause & Effect Diagram , Why-Why Analysis ,...

52

GENBA : สถานทเกดกจกรรม / หนางานจรง

GENBUTSU : สงของจรง ปญหาจรง

GENJITSU : ขอมลจรง สภาพแวดลอมทเกดขนจรง

หลก 3 จรง เพอการไคเซน

53

ปรกษาเพอนทแสนดทง 6 (5w1H) 1. อะไร ลกคาตองการอะไร / เราก าลงท าอะไร / ตองท าอะไรอก / ปญหาคออะไร / สาเหตของ ปญหาคออะไร / ฯลฯ

2. อยางไร ตอนนท างานอยางไร / งานทดหรอเสยเปนอยางไร / งานเสยไดอยางไร / นาจะปรบปรงไดอยางไร / ฯลฯ

3. ทไหน ควรท างานทไหน / งานเสยเกดทไหน / ตองไปรบหรอสงงานทไหน / ฯลฯ

4. เมอไร ตองไดวตถดบเมอไร / ควรท างานนเมอไรและควรเสรจเมอไร / ตองสงงานเมอไร / เกดงานเสยขนเมอไร / ฯลฯ

5. ท าไม ท าไมจงเกดงานเสย / ท าไมตองท างานนน-ตรงนน-เวลานน- ดวยวธนน / ท าไมตอง ปรบปรงดวยวธนน ๆ / ฯลฯ

6. ใคร ใครท างานนนอย / ใครควรท างานนน / ใครควรรบผดชอบ / ควรตดตอกบใคร / ควรใหใครชวยเหลอ / ฯลฯ

1.ถาม : ท าไมเครองจกรหยด ตอบ : เพราะฟวสขาดเนองจากเครองจกรท างานหนกเกนไป 2.ถาม : ท าไมเครองจกรท างานหนกเกนไป ตอบ : เพราะการหลอลนไมเพยงพอ 3.ถาม : ท าไมการหลอลนไมเพยงพอ ตอบ : เพราะปมน ามนหลอลนท างานไมด 4.ถาม : ท าไมปมน ามนหลอลนท างานไมด ตอบ : เพราะเพลาของปมสกหรอ 5.ถาม : ท าไมเกดการสกหรอ ตอบ : เพราะมเศษโลหะเกาะตดอยทเพลา

การถามค าถามแบบ 5 WHY (5 ท าไม)

3.ก าหนดผล / เปาหมายทตองการจากการปรบปรง

„ก าหนดเปาหมายทวดได (เนนเชงปรมาณ) „ใชตนทนคาเสยโอกาส „เปรยบเทยบกบอดต/มาตรฐาน/คเทยบ „ใชหนวย คดเปนรอยละ/ชน/นาท/ขนตอน เชน ลดเวลาไป 20 นาท ลดของเสย 50%

57

4. ทดสอบและลองปฏบต „น าแผนปฏบตไปทดลอง ทดสอบ „ตรวจสอบอยางใกลชด „ดผลกระทบ „หากไดผลลพธไมพงพอใจ ใหทดลองใหม ท าอยางตอเนอง

58

Eliminate

Reduce

Change

ยกเลกขนตอน, ยบแบบฟอรม, เอาออก อะไรทเมอกอนจ าเปน เดยวนไมจ าเปนแลว ฯลฯ ลดจ านวน, ลดขนาด, ลดขนตอน ฯลฯ

เปลยนส,ขนาด,ต าแหนง,รปทรง,ขนตอน ฯลฯ

การควบคมดวยการมองเหน (Visual Control) •บอรดควบคมการผลต •ขอมลขอรองเรยนและเปาหมายของหนวยงาน •ปายสญลกษณตางๆ เชน ภาพ ตวเลข เครองหมาย •ปายหลอดไฟแสดง (Andon) •แผนภาพหรอแผนภม (Chart) •ภาพวาดหรอรปถาย (Drawing) •ขนตอนของกระบวนการผลต •ทศทางการไหลของของเหลวหรอกาซ

ลองเปลยนมมมอง ตะแคง / เอยง / แนวนอน / แนวตง

5. วดผล แลวรกษาไวเปนมาตรฐานใหม „ตรวจสอบผลกบเปาหมาย „ใชกราฟ ใชตวเลข „ผลลพธเชงตวเลขและทไมใชตวเลขใหตคาออกมา „เขยนเปนมาตรฐาน/คมอ/ขนตอน „ปรบ Work Procedure/Work Instruction „เผยแพร /KM

66

ลายมอชอเจาของผลงาน ....................................

Before After

เขยน หรอ วาดรป

ผลลพธ .......................................................................

ชอ-สกล............................................... แผนก.................................................. ชอเรอง…………………............. .............

ความคดเหนหวหนา/ลายมอชอ ....................................

67

แบบฟอรมไคเซน

ล าดบขนของการแกไขปญหา

• ปองกนปญหาไมใหเกดไดหรอไม? • ลดโอกาสไมใหปญหาเกดขนไดหรอไม? • ลดผลกระทบไดหรอไม

• ปรบปรงงานคนอน • เสนอเปลยนนโยบาย • ขอวสด อปกรณ ขอหองท างานใหม • ใชงบประมาณสง • สงทยงไมไดลงมอท า • สงทควรท า แตกลบไมท า ไมควรน ามาเขยน

สงทไมควรเสนอเปนผลงานไคเซน

• ผบรหารระดบสง เอาจรง! จรงจง • มการใหความรเกยวกบไคเซนแกบคลากรทกคน • มระบบไคเซนรองรบทชดเจน • หวหนางาน เปน role model • เชอมโยงกบผลการประเมนประจ าป/เลอนระดบ • สนกสนาน รางวล /แรงจงใจ ทกคนมสวนรวม

ปจจยแหงความส าเรจ

“ปรบปรงเพยงเลกนอยดกวา ไมลงมอท าอะไรเลย”