Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Auditdienst Rijk Ministerie van Financiën
Onderzoeksrapport Onderzoek naar integraal kostprijsmodel. DICTU definitief
Colofon
Titel
Uitgebracht aan
Datum
Kenmerk
Onderzoek naar integraal kostprijsmodel DICTU
6 november 2019
2019-0000186576
Inlichtingen Auditdienst Rijk 070-342 7700
Inhoud
1 Inleiding-4
2 Naar één integraal DICTU-kostprijssysteem-5
3 Bevindingen-6 3.1 Inleiding-6 3.2 Implementatie nieuwe kostprijssysteem conform afspraak uitgevoerd met behulp
Costperform.-6 3.2.1 Input van (begrotings)kosten met behulp van Costperform-6 3.2.2 Throughput van (begrotings)kosten met behulp van Costperform-7 3.2.3 Output van kosten met behulp van Costperform-7 3.3 De mogelijkheden van het kostprijsmodel worden nog niet ten volle benut-7 3.4 Kostprijsmodel conform DT-normen; geen afwijkingen aangetroffen-7 3.5 Alle afdelingen betrokken bij totstandkoming kostprijsmodel-8 3.6 Logische samenhang tussen het kosten-, diensten- en het servicemodel-8 3.7 Kostprijsmodel bestendig tegen schommelingen-8 3.8 Standaardiseren van dienstverlening evenals benchmarken is mogelijk-9 3.9 Het nieuwe kostprijsmodel is opgenomen in de planning- en controlcyclus-9 3.10 Borging van kennis en kunde bij DICTU is belangrijk-9
4 Verantwoording onderzoek-10 4.1 Werkzaamheden en afbakening-10 4.2 Gehanteerde Standaard-10 4.3 Verspreiding rapport-10
5 Ondertekening-11
1 Inleiding
De aanleiding voor dit onderzoek naar het kostprijsmodel van DICTU is de wens van
het management van DICTU om meer inzicht te krijgen in de kwaliteit van de
implementatie van dit kostprijsmodel. Met het gebruik van het generieke
kostprijsmodel hoopt DICTU het volgende te bereikenl:
1. Faciliteren van interne sturing door middel van geïntegreerde
managementinformatie;
2. Identificeren van de juiste prijsprikkels om van kostprijzen naar tarieven te
komen.
De Dienst ICT Uitvoering (DICTU) is een baten-lastendienst van het ministerie van
Economische Zaken en Klimaat (EZK) en is een van de grotere ICT-dienstverleners
binnen de Rijksoverheid. DICTU ondersteunt onder meer de primaire processen van
de ministeries van EZK en LNV, inclusief de uitvoeringsorganisaties. De invoering
van het nieuwe kostprijsmodel is onderdeel van een in 2017 gestart
veranderprogramma binnen DICTU.
Dit onderzoek betreft een momentopname ("foto") - tot mei 2019 - tijdens het
implementatietraject van het nieuwe kostprijsmodel van DICTU. De uitkomsten van
het onderzoek en inzichten die daarmee gegeven worden, kunnen het management
van DICTU ondersteunen bij de verdere ontwikkeling van het kostprijsmodel.
Dit onderzoek heeft zich met name gericht op de implementatie van het
kostprijsmodel en dus niet specifiek op de verdere inbedding in de DICTU-omgeving.
Het doel van DICTU is om halverwege 2019 het definitieve kostprijsmodel werkend
te hebben en daarmee te beschikken over een basis voor de tarievennota 2020.
Deze rapportage bevat bevindingen, en geeft daarmee geen oordeel en/of
assurance.
1 Nota DICTU aan pSG, d.d. 25/1/2019 (kenmerk 19015442).
4 van 13 1 Onderzoek naar integraal kostprijsmodel DICTU
2 Naar één integraal DICTU-kostprijssysteem
DICTU hanteerde tot voor kort nog verschillende kostprijssystemen naast elkaar,
onder meer als gevolg van fusies/samenvoegingen. Het gebruiken van verschillende
kostprijssystemen bleek te leiden tot onnodige complexiteit alsmede tot verschillen
in de doorbelasting c.q. tarifering. Om te komen tot een betere interne beheersing
heeft het management van DICTU besloten tot de invoering van één integraal
kostprijssysteem. Hiertoe heeft DICTU een externe partij (KPMG) ingeschakeld voor
het aanleveren van een geschikt kostprijsmodel. Dit kostprijsmodel is begin 2018
opgeleverd, aanvaard en wordt geïmplementeerd in de tool Costperform. DICTU
heeft het voornemen om het nieuwe, integrale DICTU-kostprijssysteem (in
Costperform) per 2019 te gaan gebruiken en als basis te laten dienen voor de
tarieven van 2020.
Uit ons onderzoek blijkt dat de implementatie van het nieuwe kostprijssysteem een
veelomvattend proces is dat een zorgvuldige aanpak vergt. Wij hebben
geconstateerd dat hiervoor bij DICTU volop aandacht en ruimte is. Indicatief
hiervoor is het betrekken van relevante stakeholders (zoals divisie Operaties en
klanten). Verder maakt DICTU voor het implementatieproces gebruik van de Scrum-
methode2.
Aandachtspunten
Wij geven ter overweging om verdere ontwikkeling van de functionaliteiten van het
.kostprijsmodel mogelijk te maken, door middel van het vrijmaken van de benodigde
resources.
Voorts zien wij een afbreukrisico in het nu nog beperkte aantal mensen dat
diepgaande kennis heeft van het kostprijsmodel en Costperform.
Als laatste merken wij op dat de tot nu toe gehanteerde tariefstructuur minder goed
bestand lijkt tegen onverwachte veranderingen in de klantvraag.
2 Scrum is een framework (raamwerk) waarmee een ontwikkelteam aan de slag kan gaan om met een Agile-werkwijze een product te ontwikkelen. 'Transparantie - Inspectie - Adaptie (aanpassing)' zijn de 3 pilaren waar Scrum om draait.
5 van 13 1 Onderzoek naar integraal kostprijsmodel DICTU
3 Bevindingen
3.1 Inleiding
Het te implementeren nieuwe kostprijssysteem vervangt de huidige in gebruik
zijnde kostenverdelingssystemen. Deze systemen zijn een erfenis van eerdere
samenvoegingen die tot de huidige DICTU-organisatie hebben geleid. De aanleiding
voor de beslissing om te komen tot een nieuwe kostverdelingsmethodiek was de
noodzaak om meer inzicht te krijgen in de kostenveroorzakers en kostendragers.
3.2 Implementatie nieuwe kostprijssysteem conform afspraak uitgevoerd met behulp Costperform.
3.2.1 Input van (begrotings)kosten met behulp van Costperform3
De implementatie van het nieuwe kostprijssysteem is uitgevoerd met behulp van de
tool Costperform. In de tool zijn rekenregels, kostenplaatsen en kostendragers
ingebracht om tot een totale kostenverdeling te kunnen komen. Een en ander
conform de systematiek van het door KPMG ontwikkelde kostprijssysteem, en op
maat gemaakt voor DICTU.
Costperform wordt door middel van Excel-sheets gevoed met begrotingsinformatie.
Zo is de totale DICTU-begroting 2019 in Costperform ingelezen. Dit is in principe
een vorm van handmatige invoer, die potentieel foutgevoelig is omdat Excel een
niet-formeel4 informatiesysteem is. Wij hebben nagevraagd cl)f en vastgesteld dat er
diverse beheersmaatregelen zijn getroffen om dit potentiële risico op fouten te
beheersen. Voorbeelden hiervan zijn een vierkantstelling die de volledigheid van de
kostenverdeling bewaakt, en iteratieslagen met teamleiders en business controllers
rondom het inbrengen van de begrotingsinput in Costperform. Voorts is gebleken
dat, naar verwachting van betrokkenen bij het implementatietraject, de handmatige
input in de toekomst veel minder zal worden.
De realisatiegegevens worden via Oracle-EBS verkregen. De bedoeling is om de
input hiervan op korte termijn te automatiseren. Ten tijde van het onderzoek5
waren nog geen realisatiekosten in Costperform ingebracht.
3 De centrale toegevoegde waarde van de Costperform-software is altijd het modelleren en communiceren van causale verbanden tussen de output en de benodigde kosteninput van een bedrijf geweest. Bron: hftos://www.costoerform.com/costoerform 4 Formele informatiesystemen behoren te worden getest op correcte werking voordat zij in productie worden genomen. Bij informele c.q. zelf ontwikkelde systemen blijft een dergelijke test veelal achterwege, waardoor de correcte werking in onvoldoende mate kan worden gegarandeerd. Programmeerfouten en/of accuratessefouten kunnen dan onopgemerkt blijven en zodoende de verwerking van data ongewenst beinvloeden. 5 De onderzoeksperiode was 21 maart t/m 9 mei 201.9 (inclusief de "bevroren" versie van het kostprijsmodel per 3 mei 2019).
6 van 13 1 Onderzoek naar integraal kostprijsmodel DICTU
Een beschrijving van het inputproces is aangetroffen en door DICTU definitief
gemaakt, goedgekeurd en opgenomen in het Processenhuis.
3.2.2 Throughput van (begrotings)kosten met behulp van Costperform
De throughput (verwerking) betreft met name de begrote kosten, om te kunnen
komen tot de vaststelling van tarieven voor de dienstverlening van DICTU. Deze
tarieven vormen de voorcalculatie (op basis van p x q), om tot een kostendekkende
exploitatie te komen.
Een beschrijving van het throughputproces is aangetroffen en door DICTU definitief
gemaakt, goedgekeurd en opgenomen in het Processenhuis.
3.2.3 Output van kosten met behulp van Costperform
Het outputproces omvat de verwerking en vergelijking van begrotings- en
realisatiegegevens (kosten) en dient om te kunnen komen tot de benodigde
analyses, nacalculaties en dergelijke.
Dit proces en de inbedding ervan in de organisatieprocessen bleek ten tijde van het
onderzoek nog in ontwikkeling te zijn, beschrijving(en) ervan ook.
Door DICTU werd voor dit project de Scrum-methodiek gebruikt.
Het project is tot 1 juni 2019 gedefinieerd. Het verder ontwikkelen van de
functionaliteiten van het kostprijsmodel blijkt financieel nog niet geregeld te zijn.
Wij beschouwen dit als een afbreukrisico.
De wijze van voortgang is nu onderwerp van een zogenaamde Sprint.
3.3 De mogelijkheden van het kostprijsmodel worden nog niet ten volle benut
De impact van de implementatie op de DICTU-organisatie en haar omgeving is
verregaand. Het potentieel aan mogelijkheden kan (moet) daarom nog veel verder
worden benut. Ten tijde van het onderzoek werd hierover nog nagedacht, hoe/wat
en in welke vorm (projectmatig versus werkendeweg).
3.4 Kostprijsmodel conform DT-normen; geen afwijkingen aangetroffen
Het kostprijsmodel zoals geïmplementeerd, kent de volgende functionaliteiten6:
• Is gebaseerd op integraliteit en is kostendekkend;
• Biedt transparantie en is uitlegbaar;
• Sluit aan met administratie (kostenplaats - en grootboekstructuur);
• Sluit aan op de Producten Diensten Catalogus;
• Verschaft inzicht in de kostprijs per halffabricaten en de achterliggende
kosten veroorzakers;
6 Functionaliteiten ontleend aan de nota van DICTU aan de pSG (zie ook voetnoot 1).
7 van 13 1 Onderzoek naar integraal kostprijsmodel DICTU
• Verschaft inzicht in eigen verbruik en mogelijkheden voor analyses op capaciteit
(bijv, server en FTE's);
• Houdt rekening met beschikbaarheid van informatie;
• Faciliteert de interne sturing en externe verantwoording;
• Is toekomstbestendig en relatief eenvoudig aan te passen in geval van nieuwe
producten;
• Het ontwerp is geschikt voor implementatie/bouw in Costperform.
Wij hebben geen afwijkingen ten aanzien van de voornoemde (gewenste)
functionaliteiten aangetroffen.
3.5 Alle afdelingen betrokken bij totstandkoming kostprijsmodel
De kostenverdelingen in Costperform zijn in samenspraak tussen Planning en
Control (P&C) en de afdelingen c.q. kostenplaatsen tot stand gekomen. Dit verliep
door middel van Excel-sheets die inhoudelijk door teamleiders en business
controllers werden opgesteld. Na inlezing daarvan in Costperform werd een en
ander weer beoordeeld en besproken met de betrokkenen aan de hand van de
validatierapportage(s); dit om eventuele fouten te corrigeren.
De opbouw en verdeling van de directe en indirecte kosten blijkt aldus tot stand te
zijn gekomen in samenspraak met alle betrokkenen (management, business units
en P&C). Door dit proces is een logische verdeling ontstaan van de kosten bij
DICTU.
3.6 Logische samenhang tussen het kosten-, diensten- en het servicemodel
Het nieuwe kostprijsmodel in Costperform is van dien aard dat de integrale relatie
tussen kosten en services gewaarborgd is. Met 'services' wordt de meest
gedetailleerde uitsplitsing naar werkzaamheden en producten aangeduid. Op een
hoger niveau in het model zijn deze werkzaamheden en producten geïntegreerd tot
diensten.
3.7 Kostprijsmodel bestendig tegen schommelingen
Voor het "kostprijsmodel van DICTU" sec maken wijzigingen in de afname van de
dienstverlening door DICTU naar onze inschatting weinig uit. De effecten worden
wel zichtbaar bij de nacalculatie (in de vorm van bezettingsverschillen). Deze
effecten kunnen invloed hebben op de samenstelling van de nieuwe begroting en,
daaruit voortvloeiend, ook op de tarieven. [Temeer daar op dit moment nog geldt:
kostprijs = tarief.]
N.B. Om grote schommelingen te managen zijn aanvullende afspraken in de
standaard-dienstverleningsovereenkomst (DVO) wellicht nuttig. Gedacht kan
worden aan het verbieden of financieel onaantrekkelijk maken van het "tussentijds"
verminderen van het afnemen van diensten. Daarnaast is het zaak om een
8 van 13 1 Onderzoek naar integraal kostprijsmodel DICTU
gevarieerde klantportfolio na te streven. Ook kan een opslag op de tarieven
overwogen worden om verandering in klantvragen op te vangen.
3.8 Standaardiseren van dienstverlening evenals benchmarken is mogelijk
Gezien de opbouw van het kostprijsmodel, waarbij kan worden ingezoomd op het
allerlaagste niveau van kostendragers, is benchmarken met andere ICT-aanbieders
binnen en buiten de overheid mogelijk. Zo is er nu sprake van een zeker percentage
overcapaciteit, waarvan onduidelijk is voor de organisatie of dit in lijn is met andere
ICT-aanbieders.
Ook het standaardiseren van de dienstverlening wordt eenvoudiger mogelijk.
3.9 Het nieuwe kostprijsmodel is opgenomen in de planning- en controlcyclus
Bij navraag is gebleken dat het nieuwe kostprijsmodel is opgenomen in de reguliere
controlprocessen (Processenhuis) en dat het een controlactiviteit betreft. Hierdoor
wordt in feite een slag gemaakt naar cost control.
3.10 Borging van kennis en kunde bij DICTU is belangrijk
Door het kostprijsteam worden verschillende activiteiten ondernomen om de
benodigde kennis en kunde zo breed mogelijk te verspreiden. Zo worden
teamleiders en business controllers steeds betrokken, worden beschrijvingen van
processen en procedures gemaakt, en zijn opleidingen gepland (o.a. deep dive-
sessies). Voorts worden andere interne stakeholders (met name het directieteam)
actief betrokken bij het implementatietraject. Dit laatste geldt trouwens ook voor de
klanten van DICTU.
Een afbreukrisico is nu nog het beperkte aantal mensen dat diepgaande kennis heeft
van het kostprijsmodel en Costperform.
9 van 13 1 Onderzoek naar integraal kostprijsmodel DICTU
4 Verantwoording onderzoek
4.1 Werkzaamheden en afbakening
Object van onderzoek is de implementatie van het kostprijsmodel, in 2019, bij
DICTU. Onderzocht zijn opzet en bestaan van het kostprijsmodel zoals dit in
CostPerform is geïmplementeerd en de administratieve organisatie rond
CostPerform. De uiteindelijke doorbelasting van kosten, via tarifering, aan de
klanten van DICTU was geen onderdeel van dit onderzoek.
4.2 Gehanteerde Standaard
Deze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met de Internationale
Standaarden voor de Beroepsuitoefening van Internal Auditing.
In dit rapport wordt geen zekerheid verschaft, omdat er geen assurance-opdracht is
uitgevoerd.
4.3 Verspreiding rapport
De opdrachtgever, directeur DICTU, is eigenaar van dit rapport.
De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Dit rapport is primair bestemd voor
de opdrachtgever met wie wij deze opdracht zijn overeengekomen. In de
ministerraad is besloten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADR een
rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website van de
rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een uitzondering geldt. De minister van
Financiën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van
door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website.
10 van 13 1 Onderzoek naar integraal kostprijsmodel DICTU
5 Ondertekening
Auditmanager Auditdienst Rijk
11 van 13 i Onderzoek naar Integraal kostprijsmodel DICTU