ScreenshotsStand: OnBase 8.2 Juli 2009

Zugänge zu OnBase über unterschiedliche Technologien:1.Desktop Client2.OnBase Client3.Web Client (Intranet)

Alternativen für das Login:•Automatisches Login, Domänen-/LDAP-Authentifizierung, ohne Passwortabfrage•Interaktives Login, OnBase-Authentifizierung, mit Passworteingabe

Web Clientfür Intranet oder Web-Zugänge•Die manuelle Eingabe der Benutzerdaten ist konfigurierbar. Meistens wird die Betriebssystem-Anmeldung verwendet.•Interaktive Anmeldung (direkt an der OnBase-Datenbank)•Sprachauswahl – die Einstellung der lokalen Rechner-Konfiguration (Deutsch) ist bereits vorausgewählt.

Nach der Anmeldung erscheint die Liste der verfügbaren Module. Die Liste ist abhängig von dem Client und von den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers

Als erstes die möglichen Aktionen im Dokumentenbildschirm (Dokumente archivieren, indexieren und wieder finden)

Ein Administrator kann automatische oder interaktive Suchanfragen konfigurieren – wofür auch HTML-Formulare genutzt werden können.

Trefferliste einer vordefinierten Suchabfrage im Web-Client (die Spalten und ihre Reihenfolge können konfiguriert werden)Unter der Trefferliste der Standard-Viewer (der auch viele Konfigurationsmöglichkeiten bietet)

Elektronische Formulare•Werden zusammen mit den eingegebenen Werten als neue Dokumente gespeichert.•Können Workflow-Prozesse starten.•Die Inhalte der Textfelder können als Attribute in die Datenbank übernommen werden.

Umschläge•Sind persönliche Arbeitsmappen (in der Datenbank)•Beinhalten beliebige Dokumente und werden durch den Benutzer verwaltet•Können für andere Benutzer freigegeben werden (z.B. als Team- oder Projektordner)

OnBase-Ordner•Statisch oder dynamisch•Statisch: Dokument wird dem Ordner manuell hinzugefügt und erbt seine Attribute – feste Verknüpfung•Dynamisch: Ordner bildet automatisch alle Dokumente ab, die seine Attribute besitzen (entspricht einer Suchabfrage)•Beim Löschen eines Dokuments aus einem statischen Ordner wird nur der Eintrag im Ordner gelöscht – das Dokument selbst bleibt bestehen und kann weiterhin über Suchabfragen gefunden werden.

•=> Zugriffsberechtigungen für Dokumente sind völlig unabhängig von Zugriffsrechten für Ordner – Unterschied zum Dateisystem!

Dynamische Ordner können durch Attribute der Dokumente automatisch „um die Dokumente herum“ entstehen (sog. Auto-Foldering). Ein Dokument kann mehrere Ordner generieren und in diesen virtuell liegen.

Dokumenten-Import•Manuell einzeln per Upload (siehe Screenshot)•Über Massen-Importprozesse (Scan, COLD usw.)

Indexierung stapelorientierter Massenimporte

Verfügbare Benutzer-Aktionen im Standard-Dokument-Viewer•Angezeigte Optionen sind abhängig von Benutzer-Rechten•Notizen können bei Bilddokumenten direkt auf dem Dokument angezeigt und ausgedruckt werden

StatusView•Bestandteil des Web-Clients (keine zusätzlichen Lizenzen erforderlich)•Ansichten und Layouts vom Benutzer konfigurierbar (Rechte-abhängig)•Vorkonfigurierte Ansichten verfügbar

OnBase-Workflow•Grafische und Listenansicht sind verfügbar•Zugriffsrechte auf Warteschlangen (Queues) haben Vorrang vor Zugriffsrechten auf Dokumenttypen (d.h. der Zugriff kann für bestimmte Benutzer auf ganz bestimmte Bearbeitungsstadien von Dokumenten begrenzt werden.)

OnBase-Workflow: Arbeitsordner•Dynamische Ordner, die Dokumente mit bestimmten Eigenschaften enthalten•Diese Eigenschaften ordnen die enthaltenen Dokumente dem aktuell bearbeiteten Dokument prozessbezogen zu. (z.B. Lieferschein mit der selben Auftragsnummer wie die zu bearbeitende Rechnung)

OnBase-Workflow: Ad-hoc-Aufgaben•Bearbeitungsschritte, die vom Benutzer manuell über das entsprechende Icon gestartet werden•Können Verzweigungen enthalten, die z.B. von Attributen des Dokuments abhängen•Können Anweisungen und automatische Tätigkeiten (z.B. Anlegen von Notizen) enthalten•Dokumente können z.B. zeitgesteuert auf Wiedervorlage gelegt werden

Zum Vergleich: Das Workflow-Modul im OnBase Client

Linke Spalte•Übersicht über den Prozess – Stationen (Queues) mit enthaltenen Dokumenten in eckigen Klammern•Inhalt der aktuellen Queue – das ausgewählte Dokument ist blau hinterlegt und wird im Viewer-Fenster angezeigt.•Benutzerfenster – hier werden Anweisungen oder Eingabemasken für den Prozessschritt angezeigt.•Arbeitsordner – für das ausgewählte Dokument werden zugehörige Dokumente angezeigt, die für die Bearbeitung des Vorgangs erforderlich sind.

Mittlere Spalte•Viewerfenster – Anzeige des ausgewählten Dokuments

•die üblichen Viewer-Funktionen sind per Kontextmenü (Rechtsklick) verfügbar

Rechte Spalte•Ad-hoc-Benutzer-Aufgaben – können per Doppelklick gestartet werden.