OMNIBUS POLICY ON THE REMUNERATION OF SENIOR ADMINISTRATIVE PERSONNEL

Effective Date: October 24, 2018 Originating Office: Board of Governors Supersedes /Amends: N/A Policy Number: BD-11

PREAMBLE Effective May 1, 2018, the government of Quebec adopted new budgetary rules and changes to the funding formula for Quebec universities, the Règles budgétaires et calcul des subventions de fonctionnement aux universités du Québec (“Règles budgétaires”). Among other things, the Règles budgétaires govern the remuneration for certain Senior Administrative Personnel of Quebec universities (section 5.11 of the Règles budgétaires) and affect several categories of Remuneration (as defined below), including but not limited to, annual salary and salary increases; stipends; bonuses; allowances, such as a car or housing allowance; payment or reimbursement of expenses, such as parking fees, membership in private clubs and private medical services; severance pay; and administrative leave. These rules also call for the Board of Governors (the “Board”) to adopt a remuneration framework (the “Remuneration Framework”), which respects the conditions of Remuneration provided for in the Règles budgétaires. The Remuneration Framework includes, but is not limited to, resolutions, regulations, provisions, agreements, practices and policies that deal with the remuneration of Senior Administrative Personnel. For reference, the Règles budgétaires issued in French by the ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur and an English translation are appended to this Policy. In the event of any conflict or contradiction between the French and English versions of the Règles budgétaires appended to this Policy, the French version shall prevail. For purposes of clarity, unless otherwise indicated in this Policy, all references to the expression “Règles budgétaires” shall refer to section 5.11 of the Règles budgétaires. SCOPE This Policy shall apply to all Senior Administrative Personnel as such expression is defined below and as specified in section 5.11.2 (a) of the Règles budgétaires who:

a) were newly appointed as Senior Administrative Personnel as of May 1, 2018; b) were already appointed as Senior Administrative Personnel as of May 1, 2018, but

whose:

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i. employment contract was renewed or extended as of May 1, 2018; or

ii. conditions of Remuneration were modified as of May 1, 2018. PURPOSE The purpose of this Policy is to provide the University with a global framework in order to comply with section 5.11 of the Règles budgétaires. DEFINITIONS For the purposes of this Policy, the following definitions shall apply: “Remuneration” means any amount paid to a Senior Administrative Personnel for the fulfilment of any employment duties, including but not limited to, annual salary, stipends, lump sums, bonuses, allowances, severance pay, and the like. “Senior Administrative Personnel” means the senior administrators referred to at section 5.11.2 (a) of the Règles budgétaires, namely the positions of President, Vice-President, Chief Officer appointed by the Board, Secretary-General, Provost, Deputy Provost, Associate Vice-President and any other position of equivalent rank and responsibility. POLICY 1. The relevant units of the University including, without limitation, Financial Services,

Human Resources and the University Secretariat shall take the measures necessary to apply the provisions of the Règles budgétaires such that:

a) the Remuneration of Senior Administrative Personnel who fall within the Scope of this Policy complies with the Règles budgétaires; and

b) the University complies with its obligations under the Règles budgétaires, including its obligations of reporting, audit and transparency.

2. In the event of any conflict or contradiction between the provisions of the Règles

budgétaires and the provisions of any University policy, including but not limited to, the Policy on the Remuneration and Evaluation of Senior Administrators (BD-8), the Remuneration and Evaluation Guidelines for Managerial and Other Employees not Governed by a Collective or

OMNIBUS POLICY ON THE REMUNERATION OF SENIOR ADMINISTRATIVE PERSONNEL

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Other Agreement (HR-39) and the Remuneration and Evaluation Guidelines for Academic Administrators (HR-40), the provisions of the Règles budgétaires shall prevail. Any provision contrary to the Règles budgétaires in any such policy shall be without effect.

3. In the event of any conflict or contradiction between the provisions of the Règles

budgétaires and any University resolution, regulation, agreement, decision and/or practice, whether formalized or informal, the provisions of the Règles budgétaires shall prevail. Any provision of any such writing and any practice contrary to the Règles budgétaires shall be without effect and/or prohibited, as the case may be.

4. The overall responsibility for the implementation and recommended amendments to this

Policy shall rest with the Secretary-General. Approved by the Board of Governors on October 24, 2018.

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5.11. Conditions d’encadrement de la rémunération des membres du personnel de direction supérieure

La présente règle a pour objet de prévoir des conditions d'encadrement portant sur des aspects de la rémunération des membres du personnel de direction supérieure des établissements. Ces conditions d'encadrement de la rémunération comprennent également des responsabilités pour les conseils d'administration à l'égard d'un cadre de rémunération, ainsi que des responsabilités pour les établissements encadrant la reddition de comptes et la transparence.

Cette règle assujettit le versement d'une partie de la subvention de fonctionnement de chaque établissement au respect de ces conditions d'encadrement et permet la récupération de certains montants.

5.11.1. Respect de la présente règle

a) La ministre réserve, à même la subvention de fonctionnement dechaque établissement, un montant correspondant à 25 % de lamasse salariale de ses membres du personnel de directionsupérieure, incluant la valeur pécuniaire des avantages sociaux.Ce montant est calculé sur la base de données disponibles,transmises annuellement au Ministère conformément auxdispositions de l'article 4.4 de la Loi sur les établissementsd'enseignement de niveau universitaire (RLRQ, chapitre E-14.1).

b) Le versement de ce montant réservé est conditionnel au respectdes conditions d'encadrement de la rémunération prévues à laprésente règle.

De plus, la ministre peut conserver, à même ce montant réservé,un montant équivalent à la valeur pécuniaire d'une condition derémunération accordée à un ou plusieurs membres du personnelde direction supérieure lorsque cette condition n'est pas conformeà une condition d'encadrement prévue à la présente règle.

Au surplus, la ministre peut récupérer à même la subvention defonctionnement de l'établissement concerné, tout montantadditionnel requis, le cas échéant, pour équivaloir à cette valeur.

Avant d'agir, la ministre avise le conseil d'administration del'établissement et lui permet de soumettre ses observations.

5.11.2. Application des conditions d’encadrement de la rémunération

a) Les conditions d'encadrement de la rémunération prévues à laprésente règle visent les membres du personnel de directionsupérieure énumérés aux paragraphes 1° et 3° du 2e alinéa del'article 4.4 de la Loi sur les établissements d'enseignement deniveau universitaire (RLRQ, chapitre E-14.1), c'est-à-dire :

Appendix 1: French Text of Section 5.11 of the Règles budgétaires

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le recteur, le vice-recteur, le vice-recteur adjoint ou associé; le principal, le vice-principal, le vice-principal adjoint ou associé; le président, le vice-président, le vice-président adjoint ou associé; ou toute personne qui occupe une fonction de rang équivalent;

le secrétaire général.

b) À compter du 1er mai 2018, les conditions de rémunération accordées à un membre du personnel de direction supérieure à l'occasion, notamment de sa nomination, du renouvellement ou de la prolongation de son mandat, doivent être conformes aux conditions d'encadrement de la rémunération prévues à la présente règle.

c) À compter du 1er mai 2018, à l'égard d'un contrat de travail en cours, toute modification apportée aux conditions de rémunération d'un ou de plusieurs membres du personnel de direction supérieure, le cas échéant, doit être conforme aux conditions d'encadrement de la rémunération prévues à la présente règle.

5.11.3. Pour l’application de la présente règle

La rémunération comprend tout montant versé à un membre du personnel de direction supérieure pour l’accomplissement de toute fonction à titre de salaire annuel auquel s’ajoute, le cas échéant, tout montant tel qu’une prime, une somme forfaitaire, un boni, une allocation ou une indemnité de départ. Le traitement fixé par le gouvernement en application des articles 13, 38 et 55 de la Loi sur l’Université du Québec (RLRQ, chapitre U-1) représente le salaire annuel d’un chef d’établissement visé. La rémunération comprend également la valeur pécuniaire de toute forme d’avantage direct ou indirect dont, notamment tout avantage : a) Reçu d’une fondation ou d’une personne morale qui sollicite du

public le versement de sommes ou de dons pour le soutien financier de l’établissement concerné;

b) Reçu d’une personne morale dont il est un administrateur ou pour

laquelle il occupe des fonctions d’encadrement, lorsque cette personne morale exerce ses activités principalement au sein de l’établissement ou dans le cadre de la mission de l’établissement;

c) Lié à un régime de retraite.

Les conditions de rémunération comprennent non seulement celles qui se trouvent dans une entente écrite ou verbale, mais aussi celles qui se trouvent, notamment, dans toute résolution, toute politique, tout règlement ou toute autre disposition concernant la rémunération d’un ou des membres du personnel de direction supérieure de même que les modifications qui peuvent leur être apportées, le tout étant considéré être le contrat de travail applicable à un membre du personnel de direction supérieure. L’expression « conseil d’administration » vise l’organe qui, au sein d’un établissement, exerce cette fonction, quel que soit le nom sous lequel on le désigne.

5.11.4. Encadrement de la rémunération des membres du

personnel de direction supérieure

a) Sous réserve des articles 13, 38 et 55 de la Loi sur l'Université du Québec (RLRQ, chapitre U-1), et sans exclure la possibilité d'adaptations ultérieures, si le contexte le justifie et à la suite de discussions avec les établissements, les conditions d'encadrement de la rémunération à l'égard du salaire annuel des membres du personnel de direction supérieure sont les suivantes :

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i. le salaire annuel d’un membre du personnel de direction supérieure ne peut, pour une même année, être majoré d’un pourcentage supérieur au pourcentage général d’indexation applicable à cette année dans les secteurs public et parapublic pour majorer les taux et les échelles de traitement;

ii. malgré le sous-paragraphe i, le salaire annuel d’un membre du personnel de direction supérieure peut être majoré par la progression dans une échelle salariale, sous réserve que le salaire annuel qui est majoré selon le sous-paragraphe i et le présent sous-paragraphe ne soit pas supérieur au plus élevé des salaires annuels versés à un membre du personnel de direction supérieure ayant occupé le même poste ou des fonctions de rang équivalent s’il s’agit d’un nouveau poste;

Toutefois, le salaire annuel d’un membre du personnel de direction supérieure ne peut être majoré par la progression dans une échelle salariale si son salaire est le salaire le plus élevé des salaires annuels versés à un membre du personnel de direction supérieure ayant occupé le même poste ou des fonctions de rang équivalent s’il s’agit d’un nouveau poste;

iii. lorsqu’un établissement embauche un membre du personnel de direction supérieure pour combler un poste vacant ou un nouveau poste, son salaire annuel ne peut être supérieur au plus élevé des salaires annuels versés à un membre du personnel de direction supérieure ayant occupé le même poste s’il s’agit d’un poste vacant, ou des fonctions de rang équivalent s’il s’agit d’un nouveau poste.

Aux fins de la détermination du salaire annuel d’un membre du personnel de direction supérieure, peut être pris en compte le fait que le plus élevé des salaires annuels versés à un membre du personnel de direction supérieure ayant occupé le même poste ou des fonctions de rang équivalent s’il s’agit d’un nouveau poste aurait pu être majoré de la manière prévue au sous-paragraphe i, et ce, pour chacune des années auxquelles cette majoration aurait pu s’appliquer. De même, le salaire le plus élevé des salaires annuels versés à un membre du personnel de direction supérieure ayant occupé le même poste ou des fonctions de rang équivalent s’il s’agit d’un nouveau poste peut correspondre au salaire le plus élevé qui aurait été versé à un tel membre n’eût été une déduction faite pour tenir compte d’une rente ou de prestations qu’il reçoit, telle une rente de retraite.

b) Les conditions d’encadrement de la rémunération à l’égard de certains avantages liés à la rémunération des membres du personnel de direction supérieure, sont les suivantes :

i. aucun montant tel qu’une prime, une somme forfaitaire, un boni, une allocation ou une indemnité pour l’accomplissement de toutes fonctions, notamment, ne peut être octroyé, payé, remboursé ou compensé de quelque manière que ce soit, sauf dans le cas où il s’agit d’une fonction additionnelle d’un niveau supérieur à la fonction principale assumée temporairement dans une situation d’intérim;

ii. aucune voiture de fonction ne peut être fournie;

iii. aucun montant ou autre avantage direct ou indirect ne peut être octroyé, payé, remboursé ou compensé de quelque manière que ce soit à l’égard :

d’un domicile personnel;

de frais d’adhésion à un ordre professionnel à moins que l’établissement n’ait exigé, comme critère d’embauche, l’appartenance à un ordre professionnel comme

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condition pour exercer la fonction visée ou à moins que la loi ne prévoit un tel critère;

de l’utilisation d’un stationnement à son lieu habituel de travail. De plus, aucun tarif moins élevé que le tarif applicable aux autres employés de l’établissement ne peut être consenti;

de dépenses de nature personnelle, notamment :

o des frais d’adhésion à un club privé ou organisme de même nature;

o des frais d’adhésion et d’utilisation de services médicaux ou à toute assurance privée, autre que ceux d’une assurance collective à laquelle contribuent l’employeur et les employés de l’établissement;

o des services de conseils financiers;

o des services domestiques;

o des frais de déplacement d’un(e) conjoint(e).

c) Malgré les conditions d’encadrement de la rémunération prévues au paragraphe b), les conditions de rémunération des membres du personnel de direction supérieure peuvent comprendre ce qui suit :

i. le versement d’une allocation automobile mensuelle

raisonnable, tenant lieu de tout remboursement de frais de déplacements effectués à partir du lieu habituel de travail, notamment à l’intérieur d’un rayon d’un nombre de kilomètres déterminé dans une politique de l’établissement. Les autres frais de déplacement occasionnés par l’exercice des fonctions peuvent être remboursés conformément à une politique applicable aussi aux autres employés de l’établissement;

ii. le remboursement des dépenses occasionnées par l’exercice des fonctions, sur présentation de pièces justificatives mais sans autorisation préalable, jusqu’à concurrence d’un montant annuel de 4 830 $. Ces dépenses de fonction doivent être encourues dans des circonstances spécifiques, en relation avec le travail et adaptées à l’événement pour lequel elles sont effectuées. Elles ne peuvent, en aucun cas, constituer un avantage personnel;

iii. le remboursement des frais encourus lors d’un événement tenu pour l’établissement au domicile personnel d’un membre du personnel de direction supérieure, conformément aux règles dont l’établissement doit se doter à cet égard, le cas échéant.

d) Les conditions de rémunération ne peuvent prévoir l’octroi, le

paiement, le remboursement ou la compensation, de quelque manière que ce soit, d’un montant ou d’un avantage en raison ou à l’occasion de l’expiration d’un mandat, autrement qu’en conformité avec les conditions d’encadrement suivantes :

i. le montant d’une indemnité de départ accordée à un membre du personnel de direction supérieure qui quitte l’établissement au terme de son mandat ne peut être supérieur à une année du salaire qu’il reçoit au moment de son départ et doit être fonction de la durée du mandat continu;

ii. aucune indemnité de départ ne peut être accordée à un membre du personnel de direction supérieure qui démissionne de son poste au cours de son mandat et quitte l’établissement à moins que sa démission résulte d’un cas de force majeure. Le cas échéant, elle est sujette aux règles du sous-paragraphe i);

iii. le montant de l’indemnité de départ accordée en vertu des sous-paragraphes i) et ii) précédents doit être diminué en

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proportion du nombre de mois au cours desquels le membre du personnel de direction supérieure occupe un autre emploi ou tout autre poste rémunéré dans un organisme public ou parapublic dans les 12 mois suivants la fin de son mandat à titre de membre du personnel de direction supérieure de l’établissement;

iv. aucune indemnité de départ ne peut être accordée à un membre du personnel de direction supérieure qui cesse d’exercer ses fonctions, en quelque circonstance que ce soit, et qui reste à l’emploi de l’établissement. De plus, si ses conditions de fin de mandat prévoient le maintien d’un salaire annuel ou d’un avantage supérieur à celui du poste qu’il doit intégrer, de telles conditions ne peuvent être maintenues que pour un maximum d’une année, tenant compte de la durée du mandat continu, incluant, le cas échéant, la période de transition prévue au paragraphe e). Par la suite, seules les conditions de rémunération applicables au poste intégré s’appliquent;

v. dans les cas prévus aux sous-paragraphes i) et ii), des frais de déménagement ne peuvent être payés, remboursés ou compensés de quelque manière que ce soit. Dans le cas prévu au sous-paragraphe iv), ils peuvent être remboursés si le membre doit déménager pour exercer ses nouvelles fonctions.

e) En toute circonstance, une période de transition au cours de

laquelle un membre du personnel de direction supérieure peut bénéficier de sa rémunération sans devoir assumer les fonctions liées à son mandat ne peut être accordée que dans le cas où cette personne intègre le corps professoral immédiatement après cette période. Cette période de transition rémunérée doit avoir pour objectif de lui permettre de mettre à jour ses compétences, de réintégrer les réseaux de recherche ou de mener toute activité lui permettant d’approfondir ses connaissances en vue d’exercer ses fonctions professorales. La durée de cette période de transition rémunérée ne peut excéder une année et doit être fonction de la durée du mandat continu. Toutefois, les dispositions prévues au présent paragraphe ne s’appliquent pas à un membre du personnel de direction supérieure qui, au terme de son mandat à ce titre, bénéficie d’une période de transition prévue aux conditions de travail applicables aux fonctions professorales de l’établissement.

f) En aucun cas, l’établissement ne peut accorder à un membre du

personnel de direction supérieure le bénéfice d’une indemnité de départ et d’une période de transition rémunérée. Toutefois, dans le cas où le membre du personnel de direction supérieure quitte l’établissement au cours de la période de transition rémunérée, l’établissement peut lui verser la différence, le cas échéant, entre le salaire reçu pendant cette période et la valeur de l’indemnité de départ à laquelle il aurait eu droit s’il n’avait pas bénéficié de cette période de transition. Le sous-paragraphe iii) du paragraphe d) de 5.11.4 s’applique à cette indemnité.

5.11.5. Responsabilités du conseil d’administration de

l’établissement

a) Le conseil d’administration de chaque établissement doit, au plus tard le 1er novembre 2018, avoir adopté un cadre de rémunération qui respecte les conditions d’encadrement de la rémunération prévues à la présente règle. Ce cadre comprend les résolutions, politiques, règlements, dispositions, ententes et tous autres documents dans lesquels se

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trouvent des conditions, normes et barèmes servant à la détermination de la rémunération d’un ou des membres du personnel de direction supérieure de l’établissement. Ce cadre comprend de plus, pour chaque membre du personnel de direction supérieure, une description de ses fonctions, chacun des éléments composant sa rémunération ainsi que, le cas échéant, la valeur pécuniaire de ces éléments.

b) Le conseil d’administration doit s’assurer que les conditions de rémunération accordées à tout membre du personnel de direction supérieure sont conformes aux conditions d’encadrement prévues à la présente règle.

c) Le conseil d’administration exige de chaque membre du personnel

de direction supérieure qu’il lui remette une déclaration annuelle dans laquelle ce membre fait état de l’existence ou non ainsi que de la valeur pécuniaire, le cas échéant, de montants ou avantages :

reçus d’une fondation ou d’une personne morale qui sollicite du public le versement de sommes ou de dons pour le soutien financier de l’établissement concerné;

reçus d’une personne morale pour laquelle il occupe toute fonction ou agit à quelque titre que ce soit, lorsque cette personne morale exerce ses activités principalement au sein de l’établissement ou dans le cadre de la mission de l’établissement.

d) Dans le cas de l’Université du Québec, ses universités

constituantes, écoles supérieures et instituts de recherche, les paragraphes a) et b) qui précèdent s’appliquent sous réserve des dispositions de la Loi sur l’Université du Québec (RLRQ, chapitre U-1).

Le conseil d’administration d’un établissement doit faciliter l’évaluation des coûts et le suivi par le Ministère de l’application de son cadre de rémunération.

5.11.5.1. Motifs exceptionnels

Seulement pour un motif exceptionnel, le conseil d’administration d’un établissement peut demander que son cadre de rémunération puisse prévoir un ajustement, une dérogation ou une application différente à l’égard d’une condition d’encadrement de la rémunération prévue à la présente règle. Dans un tel cas, il doit soumettre à l’approbation de la ministre son projet de modification. Aucune telle modification ne peut être apportée à un cadre de rémunération sans que la ministre ait préalablement approuvé ce projet soumis conformément aux dispositions qui suivent : La demande d’approbation du conseil d’administration d’un établissement doit comprendre :

la description des motifs exceptionnels invoqués et leur justification;

la description de la modification projetée, dont notamment les nouveaux paramètres de rémunération;

un document détaillant l’impact budgétaire immédiat et futur du projet et comportant, notamment, une analyse comparant les coûts anticipés à court et à moyen termes en raison de la modification projetée et les coûts actuels avant modification;

tout autre renseignement ou document jugé pertinent par l’établissement;

à la demande de la ministre, tout autre renseignement ou document qu’elle juge pertinent.

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La décision de la ministre d’accepter ou de refuser une ou plusieurs dispositions d’un projet de modification soumis pour son approbation de même que les conditions particulières jointes à sa décision, le cas échéant, lient l’établissement qui est tenu de s’y conformer.

5.11.6. Reddition de comptes

Chaque établissement doit transmettre à la ministre un rapport d’audit portant sur l’application et le respect des conditions d’encadrement de la rémunération des membres du personnel de direction supérieure au plus tard le 31 mai suivant la fin de chaque année universitaire selon la forme et les conditions prévues au document intitulé Mandatsd’application de procédures d’audit spécifiées et guide sur la déclaration des investissements.

Ce rapport doit faire état, notamment de tout manquement aux conditions d’encadrement de la rémunération prévues à la présente règle.

5.11.7. Transparence

Les établissements doivent diffuser leur cadre de rémunération sur leur site Internet dans les 60 jours de son adoption. Il en est de même après l’adoption de toute modification à ce cadre de rémunération.

De même, les établissements doivent diffuser les résolutions, politiques, règlements, ententes et autres documents dans lesquels se trouvent des conditions, normes et barèmes servant à la détermination de la rémunération, telle que décrite à 5.11.3 avec les adaptations nécessaires, applicable à leurs doyens ou toutes autres personnes qui occupent une fonction de rang équivalent.

Les établissements doivent de plus diffuser le rapport d’audit sur leursite Internet dans les 60 jours de sa transmission à la ministre.

5.11.8. Conditions de transition

À compter du jour où un établissement a connaissance des conditions d’encadrement de la rémunération prévues à la présente règle par l’entremise d’informations reçues précédemment à leur entrée en vigueur, cet établissement ne doit pas utiliser l’information reçue pour accorder à un ou plusieurs membres du personnel de direction supérieure une condition de rémunération non conforme ou plus avantageuse qu’une condition d’encadrement de la rémunération prévue à la présente règle.

Si l’audit devait démontrer qu’un établissement a accordé une telle condition, la ministre pourra appliquer la mesure prévue au paragraphe b) de 5.11.1 à l’égard de l’établissement aussi longtempsqu’une telle condition de rémunération sera prévue au contrat de travail d’un ou de plusieurs membres du personnel de direction supérieure de l’établissement.

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Appendix 2: English Translation of Section 5.11 of the Règles budgétaires

5.11 Conditions Governing the Remuneration of Members of Senior Administrative Personnel

The purpose of this rule is to provide governing conditions for the components of the remuneration of the members of the senior administrative personnel of institutions. These conditions governing remuneration also include responsibilities for boards of directors with respect to a remuneration framework, as well as responsibilities for the institutions regarding accountability and transparency.

This rule renders the payment of a portion of the operating grant of each institution subject to the respect of these governing conditions and authorizes the recovery of certain amounts.

5.11.1. Respect of the Present Rule

a) The Minister reserves an amount equivalent to 25% of the payroll of the senior administrative personnel, including the monetary value of benefits from the operating grant of each institution. This amount is calculated on the basis of the available data, sent annually to the Ministry in accordance with the provisions of section 4.4 of the Act Respecting Educational Institutions at the University Level (CQLR, chapter E-14.1).

b) The payment of this reserved amount to the institution is conditional upon its respect of the conditions governing remuneration provided for in this rule.

In addition, the Minister may keep, out of that reserved amount, an amount equivalent to the monetary value of a condition of remuneration granted to one or more members of the senior administrative personnel, when this condition of remuneration does not comply with a governing condition provided for in this rule.

In addition, the Minister may recover from the operating grant of the institution, any additional amount required, when applicable, to equal that value.

Before acting, the Minister shall notify the board of directors of the institution and shall permit it to submit observations.

5.11.2. Application of Conditions Governing Remuneration

a) The conditions governing remuneration provided for in this rule apply to the members of the senior administrative personnel listed in subparagraphs 1 and 3 of the second paragraph of section 4.4 of the Act Respecting Educational Institutions at the University Level (CQLR, chapter E-14.1), namely:

• the principal, the vice-principal, the assistant or associate vice-principal; the president, the vice-president, the assistant or associate vice-president, or any person holding an equivalent position;

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• the secretary-general.

b) As of May 1, 2018, the conditions of remuneration granted to a member of the senior administrative personnel at, notably, the time of appointment, renewal or extension of mandate, must comply with the conditions governing remuneration provided for in this rule.

c) As of May 1, 2018, with respect to an employment contract already in effect, any change in the conditions of remuneration of one or more members of the senior administrative personnel, when applicable, must comply with the conditions governing remuneration provided for in this rule.

5.11.3. Application of the Present Rule

Remuneration includes any amount paid to a member of the senior administrative personnel for the fulfilment of any employment duty as an annual salary, to which is added, if applicable, any amount such as a premium (stipend), lump sum, bonus, allowance and/or severance pay.

The salary determined by the Government pursuant to sections 13, 38 and 55 of the Act Respecting the Université du Québec (CQLR, chapter U-1) represents the annual salary of the head of the institution.

Remuneration also includes the monetary value of any form of direct or indirect benefit, including, notably, any benefit:

a) Received from a foundation or a legal person that solicits the payment of sums or donations from the public for the financial support of the institution in question;

b) Received from a legal person of which he/she is a director or for which he/she holds managerial duties, when this legal person carries on its activities mainly within the institution or within the context of the institution’s mission;

c) Related to a pension plan.

Conditions of remuneration include not only those contained in a written or verbal agreement, but also, those found, notably, in any resolution, policy, by-law or any other provision concerning the remuneration of a member or members of the senior administrative personnel, as well as any modification that may be made to them, all of which are considered to be the employment contract applicable to a member of the senior administrative personnel.

The term "board of directors" refers to the body that, within an institution, exercises this function, independent of the name by which it is designated.

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5.11.4. Management of the Remuneration of the Members of the Senior Administrative Personnel

a) Subject to sections 13, 38 and 55 of the Act Respecting the Université du Québec, (CQLR, chapter U-1), and without excluding the possibility of subsequent modifications, if the context warrants, and following discussions with the institutions, the conditions governing remuneration in respect of the annual salary of the members of the senior administrative personnel are the following:

i. the annual salary of a member of the senior administrative personnel may not, for a given year, be increased by more than the general percentage of indexation applicable in that year to the public and parapublic sectors for the increase of salary rates and salary scales;

ii. notwithstanding subparagraph (i), the annual salary of a member of the senior administrative personnel may be increased by progression within a salary scale, provided that the annual salary increased in accordance with subparagraph (i) and the present subparagraph shall not be greater than the highest annual salary paid to a member of the senior administrative personnel who held the same position or a position of an equivalent level in the case of a new position;

However, the annual salary of a member of the senior administrative personnel may not be increased by progression within a salary scale if his/her salary is the highest annual salary paid to a member of the senior administrative personnel who held the same position or a position of an equivalent level in the case of a new position;

iii. when an institution hires a member of senior administrative personnel to fill a vacant position or a new position, his/her annual salary may not be higher than the highest annual salary paid to a member of the senior administrative personnel who held the same position if it is a vacant position, or a position of an equivalent level if it is a new position.

For the determination of the annual salary of a member of the senior administrative personnel, it may be taken into account that the highest annual salary paid to a member of the senior administrative personnel who held the same position or a position of an equivalent level in the case of a new position, could have been increased in the manner provided for in subparagraph (i) and this, for each of the years to which this increase could have been applied.

Similarly, the highest annual salary paid to a member of the senior administrative personnel who held the same position or a position of an equivalent level if it is a new position, may correspond to the highest salary which would have been paid to such a member had it not been for a deduction made to take into account a pension benefit or other benefits that he/she receives, such as a retirement benefit.

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b) The conditions governing remuneration with respect to certain benefits related to the remuneration of members of the senior administrative personnel are the following:

i. no amount such as a premium (stipend), lump sum, bonus, allowance or indemnity for the fulfilment of any employment duty, among other things, may be granted, paid, reimbursed or otherwise compensated in any manner whatsoever, except in the case of assuming additional employment duties above the level of the member’s primary position, temporarily assumed in an interim situation;

ii. no company car may be provided;

iii. no amount or other direct or indirect benefit may be granted, paid, reimbursed or compensated in any manner whatsoever with respect to:

• a personal residence;

• membership fees to a professional order unless the institution has required, as a hiring criterion, being a member of that professional order as a condition to hold the position in question or unless legislation provides such a requirement;

• the use of a parking space at his/her usual place of work. In addition, no rate lower than the rate applicable to other employees of the institution can be granted;

• expenses of a personal nature, notably:

o membership fees to a private club or similar organization;

o membership and user fees for medical services or any private insurance, other than a group insurance plan to which the employer and the employees of the institution contribute;

o financial advisory services;

o domestic services;

o travel expenses of a spouse.

c) Notwithstanding the conditions governing remuneration set out in paragraph (b), the conditions of remuneration for senior administrative personnel may include the following:

i. the payment of a reasonable monthly car allowance, in lieu of any reimbursement for travel expenses incurred from the usual place of work, notably within a radius of a certain number of kilometers as specified in a policy of the institution. Other travel expenses incurred in the performance

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of the duties may be reimbursed in accordance with a policy that is also applicable to other employees of the institution;

ii. the reimbursement of expenses incurred in the fulfilment of the duties, upon presentation of supporting documents but without prior authorization, up to an annual amount of $4,830. These work related expenses must be incurred in specific circumstances, in relation to work and in line with the event for which they are incurred. They cannot, in any case, constitute a personal benefit;

iii. the reimbursement of expenses incurred during an event held for the institution at the personal residence of a member of the senior administrative personnel, in accordance with the rules to be established by the institution in that regard, if applicable.

d) The conditions of remuneration may not provide for the granting, payment, reimbursement or compensation, in any way whatsoever, of any amount or benefit because of or upon the end of a mandate, except in accordance with the following governing conditions:

i. the amount of severance pay granted to a member of the senior administrative personnel who leaves the institution at the end of his/her mandate may not exceed one year of the salary he/she receives at the time of his/her departure and must be based on the duration of the continuous mandate;

ii. no severance pay may be granted to a member of the senior administrative personnel who resigns from his/her position during his/her mandate and leaves the institution unless his/her resignation is the result of force majeure. In such case, it is subject to the rules of subparagraph (i);

iii. the amount of severance pay granted under subparagraphs (i) and (ii) above shall be reduced in proportion to the number of months during which the member of the senior administrative personnel is employed or holds another paid position in a public or parapublic body within 12 months following the end of his/her mandate as a member of the senior administrative personnel of the institution;

iv. no severance pay may be granted to a member of the senior administrative personnel who ceases to exercise his/her duties, under any circumstances whatsoever, and who remains employed by the institution. Moreover, if his/her end-of-term conditions provide for the continued payment of an annual salary or benefits greater than that of the new position, such conditions may only be maintained for a maximum of one year, taking into account the duration of the continuous mandate, including, where applicable, the transition period provided for in paragraph (e). Subsequently, only the conditions of remuneration applicable to the new position apply;

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v. in the cases provided for in subparagraphs (i) and (ii), moving expenses may not be paid, reimbursed or compensated in any manner whatsoever. In the case provided for in subparagraph (iv), they may be reimbursed if the member has to move to carry out his/her new duties.

e) In all circumstances, a transition period during which a member of the senior administrative personnel may benefit from his/her remuneration without having to perform the duties related to his/her mandate cannot be granted unless he/she returns to professorial ranks immediately after this period.

The purpose of this paid transition period must be to enable him/her to update his/her skills, reintegrate into research networks or carry out any activity that would enable him/her to deepen his/her knowledge in order to exercise his/her professorial duties.

The duration of this paid transition period may not exceed one year and must be related to the duration of the continuous mandate.

However, the provisions of this paragraph do not apply to a member of the senior administrative personnel who, at the end of his/her mandate, benefits from a transition period provided for in the working conditions applicable to the professorial positions of the institution.

f) In no case may the institution grant a member of the senior administrative personnel the benefit of severance pay and a remunerated transition period. However, if the member of the senior administrative personnel leaves the institution during a remunerated transition period, the institution may pay him/her the difference, if any, between the salary received during this period and the value of severance pay to which he/she would have been entitled if he/she had not benefited from this transition period. Subparagraph (iii) of paragraph (d) of 5.11.4 applies to this indemnity.

5.11.5. Responsibilities of the Board of Directors of the Institution

a) The board of directors of each institution must, by no later than November 1, 2018, have adopted a remuneration framework that meets the conditions governing remuneration provided for in this rule.

This framework includes resolutions, policies, by-laws, provisions, agreements and any other documents that contain conditions, standards and scales used for the determination of the remuneration of one or more of the members of the senior administrative personnel of the institution.

This framework shall also include, for each member of the senior administrative personnel, a description of his/her duties, each component of his/her remuneration and, if applicable, the monetary value of these components.

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b) The board of directors must ensure that the conditions of remuneration granted to any member of the senior administrative personnel comply with the governing conditions provided for in this rule.

c) The board of directors shall require each member of the senior administrative personnel to provide it with an annual declaration in which this member indicates the existence or not as well as the monetary value, if applicable, of amounts or benefits:

• received from a foundation or a legal person that solicits the payment of sums or donations from the public for the financial support of the institution in question;

• received from a legal person for which he/she holds any office or acts in any capacity whatsoever, where the legal person carries on its activities mainly within the institution or within the context of the institution’s mission.

d) In the case of the Université du Québec, its constituent universities, graduate schools and research institutes, paragraphs (a) and (b) above apply under reserve of the provisions of the Act Respecting the Université du Québec (CQLR, chapter U-1).

The board of directors of an institution must facilitate the Ministry’s evaluation of costs and monitoring of the application of the institution’s remuneration framework.

5.11.5.1. Exceptional Reasons

For exceptional reasons only, the board of directors of an institution may request that its remuneration framework provide for a modification, derogation or different application with respect to a condition governing remuneration provided for under the present rule. In such case, it must submit its proposed modification to the Minister for approval.

No such modification may be made to a remuneration framework without the prior approval of the Minister of this proposal, submitted in accordance with the following provisions:

The application for approval of the board of directors of an institution must include:

• the description of the exceptional grounds invoked and their justification;

• the description of the proposed modification, including among other things, the new parameters for remuneration;

• a document detailing the immediate and future budgetary impact of the proposal including, notably, an analysis comparing anticipated costs in the

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short and medium term following the proposed modification to the current costs before the modification;

• any other information or document deemed relevant by the institution;

• at the request of the Minister, any other information or document that the Minister considers relevant.

The decision of the Minister to accept or refuse one or more provisions of a proposed modification submitted for its approval and the particular conditions attached to her decision, if any, are binding upon the institution, which is required to comply therewith.

5.11.6. Accountability

Each institution must send to the Minister an audit report on the application and compliance with the conditions governing the remuneration of senior administrative personnel by no later than May 31 following the end of each academic year in accordance with the form and specifications set out in the document entitled Mandats d’application de procédures d’audit spécifiées et guide sur la déclaration des investissements.

This report shall state, in particular, any failure to comply with the conditions governing the remuneration provided for in this rule.

5.11.7. Transparency

Institutions must publish their remuneration framework on their website within 60 days of its adoption. The same applies after the adoption of any modification to this remuneration framework.

Similarly, institutions must disseminate resolutions, policies, by-laws, agreements and other documents that contain conditions, standards and scales used to determine the remuneration, as described in 5.11.3, with the necessary adjustments applicable to their deans or any other person holding a position of equivalent level.

Institutions must also publish the audit report on their website within 60 days of its transmission to the Minister.

5.11.8. Transitional Provisions

As of the day an institution becomes aware of the conditions governing remuneration provided for in this rule through information received prior to them coming into force, this institution shall not use the information received to grant one or more members of its senior administrative personnel a condition of remuneration that does not comply with or is more advantageous than a condition governing remuneration provided for in this rule.

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If the audit were to demonstrate that an institution has granted such a condition, the Minister may apply the measure provided for in paragraph (b) of 5.11.1 to the institution as long as such a condition of remuneration is provided for in the employment contract of one or more members of the senior administrative personnel of the institution.