OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO · Acciones de prueba 001-002 No aparecen 007-008-010 2. VERIFICACION DE ACCIONES POR PROCESOS Relacionamos todas las acciones por proceso Procesos

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

PLANES DE MEJORAMIENTO

CORTE A SEPTIEMBRE 30 DE 2019

MARIA ESTHER PÉREZ SALINAS

Jefe Oficina Asesora de Control Interno

LILIANA MARIA LENIS TANGARIFE MIRIAM BEATRIZ PALACIO LOPERA

MAURICIO HURTADO PÉREZ FELIPE HERNANDEZ MONTOYA

Equipo de Trabajo

Medellín, octubre de 2019

INTRODUCCION

La oficina asesora de Control interno en cumplimiento de las obligaciones

administrativas realizó la Auditoria de Seguimiento a los planes de mejoramiento

registrados en el sistema de gestión transparente modulo calidad con corte a octubre

de 2019.

El interés de esta verificación es mostrar el seguimiento y control que realizan los

líderes y comités operativos a los hallazgos encontrados en auditoria interna de

calidad, evaluaciones de control interno y plan de mejoramiento de la Auditoria

General de la Republica, como mecanismos de autogestión y autocontrol.

Se utilizó como metodología de verificación el análisis de la información que se

encuentra registrada en el sistema de Gestión Transparente cotejada con las

evidencias aportadas en el registro de las acciones

Este informe presenta el análisis de cada una de las acciones registradas en los

procesos con sus respectivas observaciones

Así mismo, se presentan las conclusiones generales y recomendaciones que

conlleven al mejoramiento de las deficiencias encontradas en esta auditoría de

seguimiento, que serán verificadas nuevamente el mes de diciembre de 2019.

Efectuada la auditorias de seguimiento a Planes de Mejoramiento, con corte a septiembre

30, se presentan los siguientes resultados:

1. VERIFICACION DEL CONSECUTIVO

Se verifica el consecutivo de las acciones registradas en el sistema, encontrando:

2016

Las acciones van del 001 al 002, no presenta observaciones

2017

Las acciones van del 001 al 008, no presenta observaciones

2018

Las acciones van del 001 al 033, presentando

No aparecen 003-004-005-013-014-015-016-019-020-021-029-032

Sin actualizar personal retirado de la CGA (Juan Carlos Peláez, Wber)

2019

Las acciones van del 001 al 155, presentando

Acciones de prueba 001-002

No aparecen 007-008-010

2. VERIFICACION DE ACCIONES POR PROCESOS

Relacionamos todas las acciones por proceso

Procesos de Estratégicos

Comunicación e Información Publica

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación

1 AM-2019-00003 De Mejora Comunicación e Información Publica

Cerrada


Cerrada


Cerrada

4 AM-2019-00006 Preventiva Comunicación e Información Publica

Cerrada


Registrando Acciones

Pendiente de legalizar el instructivo para realizar el Noticontrol

Fuente Modulo de Calidad Sistema Gestión Transparente

Planeación Institucional

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación

1

AM-2019-00013 De Mejora Evaluación de Políticas Publicas


A la fecha NO se ha efectuado ninguna modificación al PEC

2 AM-2019-00016 Correctiva Comunicación e Información Publica


Cerrada en octubre

3 AM-2019-00019 De Mejora

Atención al Ciudadano


Cerrada en octubre


Desarrollo del Control Social


Cerrada en octubre




Cerrada en octubre




Cerrada en octubre

7 AM-2019-00037 Correctiva



Pendiente del registro en Planeación, ya que atención al ciudadano lo envío oportunamente

8 AM-2019-00130 De Mejora Planeación Institucional


Cerrada en octubre



No se hace análisis de causa raíz. En la verificación del avance de actividades se registra N/A. Esta acción es para trabajarla, aplica en toda su extensión puesto que este proceso hace parte de la segunda línea de defensa

10 AM-2019-00132 Preventiva Planeación Institucional


No se hace análisis de causa raíz. En la verificación del avance de actividades se registra N/A. sin embargo desde la Oficina Asesora de Control Interno se elevó consulta a la Función Pública sobre la responsabilidad de la CGA frente a la obligatoriedad de verificar la implementación de MIPG en los sujetos de control, en espera de respuesta.



No presenta análisis de causa raíz, y presenta avance de actividades del 80%



No se hace análisis de causa raíz. En la verificación del avance de actividades se registra N/A.



Cerrada en octubre

14 AM-2019-00136 Correctiva Planeación Institucional


Cerrada en octubre



Cerrada en octubre



Se registra en la Verificación de avance N/A y un cumplimiento del 100%, se observa una contradicción toda vez que se emprendieron acciones de mejora. Sin embargo se tiene como evidencia el Informe de Satisfacción Cliente Primer Semestre 2019



Se registra en la Verificación de avance N/A, Sin embargo están capacitando conjuntamente con Talento Humano la elaboración de la Matriz del Conocimiento e Innovación



Cerrar en octubre por estar repetida con la AM-2019-134


Procesos de Misionales


No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación

1 AM-2018-00001 De Mejora Investigando Causa / Beneficio y Solucionando

Pendiente de analizar causa raíz y subir las actividades a implementar para la mejora

2 AM-2018-00002

De Mejora Registrando Acciones

Cerrar en octubre



4 AM-2019-00026 De Mejora Registrando Acciones

La acción no puede ser cerrada aun, porque se verificará su cumplimiento en toda la vigencia


No hay una evaluación de la causa raíz que permita lograr la mejora de la actividad propuesta


Cerrar en octubre







10 AM-2019-00036 Correctiva Registrando Acciones



Cerrar en octubre








Cerrar en octubre



17 AM-2019-00085 Correctiva Cerrada

18 AM-2019-00086 Correctiva Investigando Causa / Beneficio y Solucionando

Se observó que no hay una evaluación de la causa raíz que permita lograr la mejora de la actividad propuesta.




Proceso Auditor

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación

1 AM-2017-00003 Correctiva AGR Investigando Causa / Beneficio y Solucionando

Cerrada en octubre esta acción quedo registrada en el Plan de Mejoramiento de la AGR en el hallazgo No 3

2 AM-2018-00022

Preventiva AGR Investigando Causa / Beneficio y

Cerrada en octubre de acuerdo al informe de la AGR esta acción fue cerrada y efectiva

Solucionando


No presenta análisis de la causa raíz La acción no puede ser cerrada aun, porque presenta actividades con cierre mes de diciembre por lo tanto no cumple con el avance del 100% registrado en gestión transparente

4 AM-2019-00031 Preventiva Registrando Acciones

Se observó que no hay una evaluación clara de la causa raíz que permita lograr la mejora de la actividad propuesta. Además no hay evidencias de las actividades en la implementación de la mejora, para efectuar el seguimiento y verificación de la efectividad


Cerrada en Octubre


Cerrada en octubre toda vez que corresponde al hallazgo de la AGR registrada en la acción AM-2019-0088


Se observó que no hay una evaluación clara de la causa raíz que permita lograr la mejora de la actividad propuesta. A la fecha de la verificación hay informes pendientes por notificarse, incumplimiento las fechas del PGA 2019.


No presenta análisis de la causa raíz La acción no puede ser cerrada aun, porque se verificará su cumplimiento en todo la vigencia


No hay una evaluación de la causa raíz que permita lograr la mejora de la actividad propuesta. A la fecha de la verificación se observa en gestión transparente auditorias sin el registro de la información


No presenta análisis de la causa raíz La acción no puede ser cerrada aun, porque se verificará su cumplimiento en toda la vigencia. Las actividades propuestas no se han ejecutado


No presenta análisis de la causa raíz La acción no puede ser cerrada aun, porque se verificará su cumplimiento en toda la vigencia.


Se observó que causa raíz, requiere un mayor análisis. Al verificar el COLA del proceso se encontró que no concuerda con la resolución modificada en los términos de la periodicidad con la que solicita el informe la CGR


Cerrada en octubre, ya que se procedió a cambiar el instructivo


Cerrada en octubre ya que incluyo en los memorando de asignación mirar el cumplimiento de la Ley 617 en los municipios que no cumplieron esta

15 AM-2019-00088 Correctiva AGR Registrando Acciones

No presenta análisis de la causa raíz La acción no puede ser cerrada aun, porque se verificará su cumplimiento en la auditoria de la AGR La Oficina de Control Interno hará seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la AGR observando su efectividad


No presenta análisis de la causa raíz La acción no puede ser cerrada aun, porque se verificará su cumplimiento en la auditoria de la AGR La Oficina de Control Interno hará seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la AGR observando su efectividad


Cerrada en octubre por estar registrada con la acción AM-2019-0053


Delegada Denuncias

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación

1 AM-2019-00030 De Mejora Atencion al ciudadano denuncias AIC

Investigando Causa / Beneficio y Solucionando

Acción sin tratamiento

2

AM-2019-00044

Correctiva

Atencion al ciudadano denuncias AIC



3

AM-2019-00045

Correctiva Atencion al ciudadano denuncias AIC



4 AM-2019-00047




5 AM-2019-00049




6 AM-2019-00050





No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación

1 AM-2018-00010 Preventiva AGR Registrando Acciones

Cerrada en octubre

2 AM-2018-00023 Preventiva Investigando Causa / Beneficio y Solucionando

Cerrada en octubre, tratada en la AM-2018-0018

3 AM-2019-00018 De Mejora Cerrada



Proceso Administrativo Sancionatorio PAS

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación


No presenta análisis de la causa raíz La acción no puede ser cerrada aun, porque se verificará su cumplimiento en la auditoria de la AGR La Oficina de Control Interno hará seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la AGR observando su

efectividad. La actividad relacionada con el traslado a Disciplinario, no es preventiva es posterior a la configuración del silencio administrativo

2 AM-2019-00118 De Mejora Proceso Administrativo Sancionatorio


Cerrada en octubre, se recomienda que dentro de la inducción a los funcionarios de esta dependencia se socialicen todos los documentos soporte del proceso



Cerrada en octubre, en comité operativo se socializo la solución

4 AM-2019-00120 Preventiva Proceso Administrativo Sancionatorio


Cerrada en octubre, teniendo en cuenta que requiere hacer una mejor análisis de la causa raíz






Se observó que no hay una evaluación clara de la causa raíz que permita lograr la mejora de la actividad propuesta


Evaluación de Políticas Públicas

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Estado de la

Acción

Observación



Cerrada



Cerrada



Cerrada Acción de mejora solicitada desde el proceso de Evaluación de Políticas Publicas el 24 agosto de 2018 a Planeación Institucional, a la fecha en la verificación no se han efectuado los cambios y en el avance se presentan dos actividades que no se han ejecutado ni publicado



Cerrada


Corresponde a PAS solicitado por no cumplimiento en el envío de Información de Yarumal y Jericó



Cerrada


Responsabilidad Fiscal

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación


No presenta análisis de la causa raíz. Acción sin tratamiento

2 AM-2017-00005

De Mejora Investigando Causa / Beneficio y Solucionando



No presenta análisis de la causa raíz Esta acción continúa abierta ya que, en el seguimiento efectuado por la AGR, se

continua sin devolver hallazgos con origen en proceso auditor y no contiene todos los soportes relacionados con la lista de chequeo. No tiene registrada acciones y actividades

4 AM-2018-00025 De Mejora Auditoria Interna



















No hay una evaluación de la causa raíz que permita lograr la mejora de la actividad propuesta. No se registran evidencias que soporten las actividades


No se hizo análisis de la causa raíz, que permita lograr la mejora de la actividad propuesta. No se registran evidencias que soporten las actividades.


No hay una evaluación de la causa raíz que permita lograr la mejora de la actividad propuesta. No se registran evidencias que soporten las actividades.


No se identificó plenamente la causa raíz por deficiencias en el análisis que permita lograr la mejora de la actividad propuesta. No se registran evidencias que soporten las actividades










La causa raíz no está plenamente identificada y no se registra soporte de las actividades.



La causa raíz no está plenamente identificada y no se registra soporte de las actividades




27 AM-2019-00104 Correctiva Auditoria Interna



























36 AM-2019-00113 Preventiva Auditoria Interna




Procesos de Apoyo

Bienes y Servicios

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación


Cerrada en octubre toda vez que corresponde al hallazgo de la auditoria regular de la vigencia 2017 de la AGR


Cerrada en octubre toda vez que corresponde al hallazgo de la auditoria regular de la vigencia 2017 de la AGR



Control Interno Disciplinario

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación

1 AM-2019-00024 Preventiva Cerrada


Administración de Recursos Financieros

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación



Asesoría Jurídico Fiscal y Representación Legal

No Acciones

Acción Gestión

Tipo de

Origen Estado de la

Observación

Transparente Acción Acción 1 AM-2018-00007 De Mejora Investigando

Causa / Beneficio y Solucionando

Cerrada en mejoramiso ojojojo

2 AM-2019-00114 De Mejora Cerrada Cerrada en septiembre de 2019


Falta el registro y soporte de las actividades realizadas


Falta el registro y soporte de las actividades realizadas

5 AM-2019-00117 Correctiva Cerrada Cerrada en septiembre de 2019 Fuente Modulo de Calidad Sistema Gestión Transparente

Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación

1 AM-2019-00123 De Mejora Proceso Seguridad Salud en el Trabajo





Sin evidencias de las actividades desarrolladas en la implementación de la mejora, para efectuar el seguimiento y verificación de la efectividad



Sin evidencias de las actividades en la implementación de la mejora, para efectuar el seguimiento y verificación de la efectividad



No presenta evidencias de las actividades en la implementación de la mejora, para efectuar el seguimiento y verificación de la efectividad




6 AM-2019-00128 Correctiva Proceso Seguridad Salud en el Trabajo


Pendiente de subir evidencias de las actividades desarrolladas en la implementación de la mejora, para efectuar el seguimiento y verificación de la efectividad

7 AM-2019-00129 Correctiva Proceso Seguridad Salud en el Trabajo




Administración del Talento Humano

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación

1 AM-2017-00006 Preventiva Proceso Talento Humano



2 AM-2019-00141 De Mejora Proceso Talento Humano


No se encontró analizar causa raíz y subir las actividades a implementar para la mejora









No presenta evidencias de las actividades desarrolladas en la implementación de la mejora, para efectuar el seguimiento y verificación de la efectividad

























14 AM-2019-00153 Correctiva Proceso Talento Humano


Pendiente de ingresar evidencias de las actividades desarrolladas en la implementación de la mejora, para efectuar el seguimiento y verificación de la efectividad


Dirección de Sistemas de Buen Gobierno y las TIC

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación

1 AM-2017-00001 De Mejora Proceso Desarrollo Tecnológico y de Telecomunicaciones


Las evidencias de las actividades desarrolladas en la implementación de la mejora no permiten efectuar el seguimiento y verificación de la efectividad


3 AM-2017-00007 De Mejora Proceso Desarrollo Registrando Pendiente de analizar causa raíz y subir

Tecnológico y de Telecomunicaciones

Acciones las actividades a implementar para la mejora

4 AM-2017-00008 Preventiva Proceso Desarrollo Tecnológico y de Telecomunicaciones




Se observa al momento de la verificación que no hay una descripción de la acción, Además está pendiente de analizar causa raíz y subir las actividades a implementar para la mejora


La causa raíz no corresponde a la descripción de la acción

7 AM-2018-00018 Preventiva Cerrada

8 AM-2018-00028 Correctiva AGR Investigando Causa / Beneficio y Solucionando


9 AM-2019-00025 Preventiva AGR Investigando Causa / Beneficio y Solucionando

Se observa al momento de la verificación que no hay una descripción de la acción. Además está pendiente de analizar causa raíz y subir las actividades a implementar para la mejora









































28 AM-2019-00076 Correctiva Proceso Desarrollo Tecnológico y de Telecomunicaciones




30 AM-2019-00078 Correctiva Proceso Desarrollo Tecnológico y de


Sin evidencias de las actividades desarrolladas en la implementación de la

Telecomunicaciones mejora, para efectuar el seguimiento y verificación de la efectividad











37 AM-2019-00100 De Mejora Proceso Responsabilidad Fiscal




Procesos de Evaluación

Control Interno

No Acciones

Acción Gestión

Transparente

Tipo de

Acción

Origen Estado de la

Acción

Observación





3. CONCLUSIÓN GENERAL

Se observa en esta auditoría de seguimiento a los planes de mejoramiento ingresados

en el sistema de Gestión Transparente las siguientes deficiencias:

Dificultades en la identificación de la causa raíz por deficiencias en el

análisis.

Se observa que el tratamiento a las acciones lo viene efectuando un solo

funcionario en la mayoría de los procesos, en contravía al desarrollo de las

metodologías para el análisis e identificación de la causa raíz y el diseño

de las acciones para su efectividad.

No se evidencia acompañamiento del Administrador del Sistema del

módulo de calidad en Gestión Transparente, quien es el responsable de

efectuar monitoreo permanente al tratamiento de las acciones por parte de

los responsables de los procesos y comités operativos para la identificación

del análisis e identificación de causa raíz y en el diseño de las acciones

concordantes a la eliminación de las deficiencias encontradas; toda vez

que existen en el sistema acciones registradas desde el inicio del año y a la

fecha no han sido tratadas. Caso concreto acciones de Responsabilidad

Fiscal que no registra ningún tratamiento a las acciones

Se registra actividades de avance descritas sin los correspondientes

soportes, lo que demuestra falta de seguimiento, control y autoevaluación

de la ejecución de las actividades.

La evidencia no corresponde con lo que se debía hacer

4. RECOMENDACIÓN

Las acciones registradas en el Plan de Mejoramiento de la Auditoria General de la

Republica, es de gran importancia su tratamiento y registro de las evidencias de

las actividades planteadas como solución de mejora, toda vez que son evaluadas

por la AGR en su efectividad y el no cumplimiento de este plan de mejoramiento

genera a la entidad y al responsable del proceso SANCIONES Y PROCESOS

DISCIPLINARIOS

La Oficina Asesora de Planeación (segunda línea de defensa), deben garantizar

que los responsables de los procesos y su equipo de trabajo (primera línea de

defensa), diligencien las acciones registradas en el sistema de Gestión

Transparente en forma oportuna, asesorándolos en el análisis e identificación de la

causa raíz y en el diseño de las acciones para la implementación del plan de

mejoramiento adecuado que logre el mejoramiento institucional, como

mecanismos de autogestión y autocontrol.

Las acciones que fueron registradas por la Oficina Asesora de Planeación en el

sistema de Gestión Transparente Modulo Calidad, originadas en el plan de

mejoramiento de la Auditoría externa AGR, se registraron como acciones

preventivas, y deben ser registradas como de mejora

Las acciones ingresadas del plan de mejoramiento de la Auditoria Externa AGR-

2019, correspondientes a: AM-2019-00090, AM-2019-00091, AM-2019-00092,

AM-2019-00093, AM-2019-0094, AM-2019-0095, AM-2019-00099, fueron

ingresadas por la administradora del sistema al proceso de auditoría integral y en

realidad corresponden al proceso de Responsabilidad Fiscal, por tanto, deben

redireccionarse por parte de la administradora del sistema.

María Esther Pérez Salinas Jefe Oficina asesora de Control Interno

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