Offline-ZeiterfassungSAP Best Practices for Services Industries

SAP Best Practices

Szenarioüberblick – 1

Einsatzmöglichkeiten In einigen Fällen kann es für Mitarbeiter erforderlich sein, Arbeitszeiten „offline“ zu er-

fassen, das heißt, wenn sie nicht mit dem Intranet des Unternehmens verbunden sind. In diesem Szenario wird beschrieben, wie Sie mithilfe von SAP Interactive Forms by Adobe Arbeitszeiten im Adobe Reader erfassen können. Wenn Sie dann online sind, werden die Informationen per Web-Service direkt mit dem Backend-ECC-System ausgetauscht.

Vorteile Massengenerierung des Zeiterfassungsformulars und Verteilung per E-Mail Offline-Datenerfassung Überleitung von Daten per Web-Service

Wichtige Abläufe im Szenario Prozessablauf: OZE Projekt

Projekterfassung OZE-Formular „Projekt“ generieren und verteilen Aktuellen Arbeitsvorrat bereitstellen und aktualisieren (Web-Service)

Prozessablauf: OZE Verkauf Kontrakterfassung OZE-Formular „Verkauf“ generieren und verteilen

Arbeitszeiten offline erfassen Arbeitszeiten an CATS senden (Web-Service)

Einsatzmöglichkeiten und Vorteile:

Szenarioüberblick – 2

Erforderlich Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0 ESA ECC-SE 605 AddOn WAS Java (J2EE Server) + Adobe Document Services

An den Abläufen beteiligte Benutzerrollen Projektleiter bei einer Beratungsfirma Kundenbetreuer Administrator (Spezialist)

Erforderliche SAP-Anwendungen:

Szenarioüberblick – 3

Offline-Zeiterfassung Dieses Szenario beschreibt eine alternative Methode der Zeiterfassung

ohne die Standard-Online-Zeiterfassungstransaktionen (CATS: CAT2). Dabei werden Arbeitszeiten mithilfe von SAP Interactive Forms by Adobe

und der Anwendung Adobe Reader in einer einfachen Erfassungstabelle (für jeweils eine Kalenderwoche) aufgezeichnet.

Das Szenario enthält außerdem einen ABAP-Report, der das Formular für verschiedene Mitarbeiter generiert, personalisiert und per E-Mail verteilt.

Mit einem Web-Service der HCM-Zeitwirtschaft werden die Arbeitszeiten im Backend-ECC-System gebucht. Funktionen wie Datenanreicherung und -validierung werden dabei in derselben Art und Weise ausgeführt, als wären die Arbeitszeiten online im CATS eingegeben worden. Die Daten im Arbeitszeitblatt werden nur gebucht, wenn alle Datensätze gültig sind. Anderenfalls erhält der Mitarbeiter eine Fehlermeldung.

Falls das Projektsystem verwendet wird, kann aus dem OZE-Formular heraus ein Arbeitsvorrat mit der aktuellen Liste der Netzplanvorgänge generiert werden.

Prozessbeschreibung im Detail:

Szenarioüberblick – 4

Beispielformular (Format PDF-Dokument):

AblaufdiagrammOffline-Zeiterfassung – Prozessablauf 1: OZE Projekt

Pro

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Auftrag für ein Projekt wird empfangen

Mit

arb

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Projekt aus einer Standardvorlage

anlegen

OZE-Formular generieren und

verteilen

E-Mail mit dem OZE-Formular abrufen und speichern

Arbeitsvorrat der Netzplan-

vorgänge abrufen

Arbeitszeiten aufzeichnen

Arbeitszeiten an CATS senden

Zeiterfassung CATS (211)

Offline

E-Mail-Client Adobe Reader

Projektkosten-bericht

(Plan/Ist)

(CATA – Zeiten übertragen)

AblaufdiagrammOffline-Zeiterfassung – Prozessablauf 2: OZE Verkauf

Ku

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nis

Auftrag für ein Projekt wird empfangen

Mit

arb

eite

r

Kundenkontrakt anlegen

OZE-Formular generieren und

verteilen

E-Mail mit dem OZE-Formular abrufen und speichern

Arbeitszeiten aufzeichnen

Arbeitszeiten an CATS senden

Zeiterfassung CATS (211)

Offline

E-Mail-Client Adobe Reader

(CATA – Zeiten übertragen)

Legende

Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise

Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung.

Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben.

Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen.

Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario.

Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen.

Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt.

Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet.

Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument.

Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird.

Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.

Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an.

Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.

Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an.

Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.

Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen.

Entspricht i. d. R. keinem Aufga-benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof-fen werden muss.

Symbol Beschreibung Verwendungshinweise

Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms.

Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt.

Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.

Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.

Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.

Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager.

Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien.

Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar.

Entspricht keinem Aufgaben-schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement-scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde.

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Geschäfts-aktivität/-ereignis

Einheiten-prozess

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Teil-prozess-referenz

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Diagramm-verbindung

Papierausdruck/Dokument

Finanzielle Istdaten

Budgetplanung

Manueller Prozess

Bestehende Version/

Daten

System-entschei-dung:Pass/Fail

Anhang

Ergebnisbereich Kostenrechnungskreis Buchungskreis Werk Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte Auftragsart Auftraggeber Material Projektvorlage (Standard-PSP-Element und Standardnetzplan) CATS-Erfassungsprofil Personalnummer

Verwendete Stammdaten

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