Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 0
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT UiTM PAHANG
Kursus Lotus Notes R8.5
Emel, Penjadualan & Calendar
Manual pengguna Emel Rasmi UiTM (Lotus Notes Client)
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 1
KANDUNGAN KURSUS
Bil Tajuk Mukasurat
1.0 Menambahbaik Emel Anda 2
1.1 Mengubah rupa emel anda 2
1.2 Membuat dan menggunakan stationery sendiri 5
1.3 Menggunakan kemudahan Out of Office 7
2.0 Kalendar dan Penjadualan (Calendar & Scheduling) 10
3.0 Menghapus emel ( Delete) 12
4.0 Archive Database 14
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 2
1.0 Menambahbaik Emel Anda
1.1 Mengubah rupa emel anda
Anda boleh mengubahsuai rupa emel anda dengan membuat pilihan‐pilihan yang telah disediakan,
diantaranya anda boleh memilih koleksi letterhead yang telah disediakan oleh Notes.
Cara untuk mengubahsuai rupa emel anda ialah dengan membuka emel anda klik pada
Menu Home Mail
Klik pada Action Menu Tools - Preferences.
Gambarajah database emel.
Di dalam skrin Preferences terdapat beberapa pilihan untuk mengubahsuai rupa emel anda. Diantara
pilihan adalah seperti di bawah ini.
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 3
i. Menukar Letterhead
Klik Menu Tabs Letterhead Pilih Letterhead yang digemari <> Klik OK
ii. Meletak Tandatangan (Signature)
Klik Menu Tabs Signature Klik Automatic append a signature…. Klik Use: Text
Klik OK
Klik Menu Tabs Signature Klik Automatic append a signature…. Klik Use: HTML or Image File
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 4
Klik Browse Klik OK
iii. Message Marking Lotus Notes membolehkan anda membuat penanda bagi mengenalpasti dengan mudah siapa penghantar emel tersebut juga mengenalpasti status anda sebagai penerima.
Senders (Pengirim)
Klik Menu Tabs Message Marking
Klik Sender Klik Sender names Klik View colors Klik OK
Recipients (Pengirim)
Klik Menu Tabs Message Marking
Klik Recipients Klik Display a solid circle……. Klik Display a half-solid circle…… Klik Display an empty circle.…… Klik OK
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 5
1.2 Membuat dan menggunakan Stationery sendiri.
i. Memo Stationery – Menggunakan format yang sama setiap kali menghantar email.
Klik Action Menu ( Mail) Tools Stationery Klik Action Menu New Stationery Memo
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 6
Klik Save
Namakan Stationery tersebut.
Klik OK
ii. Personel Stationery – Menggunakan letterhead, header atau footer
Klik Action Menu ( Mail) Tools Stationery Klik Action Menu New Stationery Personel
Klik Save
Namakan Stationery tersebut.
Klik OK
Menggunakan Stationery
Kliks Action Menu Tools Stationery
Klik New Memo – Using Stationery
Pilih Personel Stationery / Memo Stationery
Klik OK
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 7
1.3 Mengunakan Kemudahan Out of Office
Lotus Notes membenarkan system menjawab emel yang dihantar kepada anda dengan
memberitahu penghantar yang anda sedang bercuti atau tiada di pejabat ketika itu dan akan
membalas emel tersebut sebaik telah kembali bertugas.
Action Menu Mail Inbox
Klik Tools Out of Office
Klik Menu Tab Dates Pilih tarikh Leaving
Pilih tarikh Returning
Klik Menu Tab Out o Office Message
Klik butang Enable
Klik butang Yes
Klik butang OK
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 8
Sebaik sahaja Menu Out Of Ofice memaparkan
Current Status : Enable
Sistem akan menghantar email ke dalam Inbox dengan Subject Welcome Back!
Cara bagaimana untuk Disable Out of Office diterangkan di dalam email tersebut.
Action Menu Mail Inbox
Klik Tools Out of Office
Klik butang Disable
Menu Lotus Notes Out of Office Klik butang Yes
Klik butang OK
Klik butang Yes
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 9
Paparan di Menu Out of Office Current Status : Disable
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 10
2.0 Kalendar dan Penjadualan (Calendar & Scheduling)
Petua: Anda boleh bertukar dari calendar anda sendiri ke calendar pengguna lain. Switch to Calendar, Switch to To Do dan Open Another Person’s Mail.
Berikut ialah gambar paparan Calendar.
i. Untuk menukar paparan Calendar Klik tab Day, Week, Month atau All Calendar Entries
Pada anak panah kebawah dan pilih format terperinci yang anda perlukan.
ii. Cara Kemasukan Calendar - Dwi klik pada slot masa dalam calendar (membuka kemasukan untuk Jenis Kemasukan )
- Klik pada jenis kemasukan dan Klik OK
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 11
Berikut adalah maklumat yang perlu dimasukan ke dalam:
Calendar Entry Meeting
Calendar Entry Appoinment
Calendar Entry All Day Event
Calendar Entry Anniversary
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 12
Calendar Entry Reminder
3.0 Menghapus emel (Delete)
Klik Menu Action ikon Trash
Klik butang Empty Trash
Klik Yes
Klik Open Workspace
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 13
Klik butang mouse sebelah kiri pada Mail on phg2
Pilih Application Properties
a) Klik Tab I (Database) b) Klik Tab I (Workspace)
Klik % used Klik % used
Jika % used kurang dari 95% ini bermakna database tersebut perlu dibuat compact bagi mendapatkan
saiz disk space sebenar database. Klik Compact
Nota: Jika telah compact tunggu sehingga proses compact selesai dalam masa 5 ke 10 minit bergantung kepada
saiz database tersebut.
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 14
4.0 Archive Database
1. Cara Create Archive
Klik Actions Archive Settings
Klik butang Create (Archive Settings Menu)
Taip Mail Mesyuarat (Descrptive name of these archicve criteria)
Tandakan Enable the criteria
Klik Selection Criteria
Klik selected by user
Klik OK
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 15
Sekiranya mesej ini dipaparkan
Kilk No
Klik OK
Kursus Lotus Notes R8.5
Unit IT/Latihan ICT/2012 Page 16
2. Cara meletakkan email yang hendak di archive
a. Klik mail yang berkaitan (Inbox)
b. Klik Actions Archive Archive Selected Documents
c. Klik Mail Mesyuarat
d. Klik OK
3. Cara buka Fail Archive
Kliks Tools Archive Mail Mesyuarat