1. 课程介绍

在日常使用Word办公的过程中，长文档的制作是我们常常需要面临的任务。比如 PES项

目外部规格说明书、PIS项目内部规格说明书、STP软件测试计划等等类型的长文档。由于长文

档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不注意使用正确的方法，那么整个工作过程可能

是费时费力，而且质量还不能让人满意的。

本部分课程专门讨论长文档的制作的方方面面，在介绍合理制作观念的同时，提供长文档

制作过程中有助于提高效率的必备技能，如果你能坚持和完成课程中相应的练习，掌握相应的方

法和技巧，那么相信你以后再面对长文档的制作任务时，将会倍感轻松。希望通过这个课程让大

家的文档更加专业。

2. 文档大纲与标题

文档的纲目结构是评价文档好坏的重要标准之一。同时，若要高效地完成一篇长文档，文

档的纲目结构应当是首先完成的工作，大纲视图是构建文档纲目结构的优秀途径。

本节我们讲一起学习

① 从头创建文档大纲。

② 重新组织或重新构建现有大纲。

③ 使用文档结构图。

2.1. 视图简介 Word提供多个视图来供用户查看文档：

(1). 普通视图：显示文本格式设置和简化页面的视图。便于进行大多数编辑和格式设置。

(2). Web 版式视图：Web 版式视图显示文档在 Web 浏览器中的外观。例如，文档将显示为

一个不带分页符的长页，并且文本和表格将自动换行以适应窗口的大小。

(3). 页面视图：文档或其他对象的一种视图，与打印效果相似。例如，页眉、页脚、栏和文本

框等项目会出现在它们的实际位置上。

(4). 大纲视图：大纲视图用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的级别。您也可以使用

大纲视图处理主控文档。

2.2. 大纲视图 大纲视图如（图 1）所示

图 1

2.2.1. 从头创建文档大纲

当您想要创建大纲时，可以在大纲视图中开始操作。与普通视图和页面视图类似，大纲视

图提供文挡内容的独特显示。但不仅如此，它还提供特别适合大纲的工作环境。它通过清晰的大

纲格式构建和显示内容，所有的标题和正文文本均采用缩进显示，以表示它们在整个文档结构即

层次结构中的级别。它还提供大纲特定的工具，这些工具驻留在“大纲”工具栏中。简而言之，

在大纲视图创建的环境中，您可以快速操纵大纲标题和标题中的文本。

当我们完成对一篇文档的构思后，最好先把该文档的纲目框架建立好。现在我们来演示：Word

文档中的大纲结构。假设要编写一篇 PIS文档。

Change History

Introduction

System Description

Purpose & Scope

Development Resource

Reference

Development Environment

Special Code Definition

Global data structure, constants and variables

System Data Description

System Design

System Framework Diagram

System Flow

Package/Class Diagram

Database Design

Database Object List

Entity-Relation Chart

Table Layout

Implementation

Public Component

Public Interface

Module Name

Others

2.2.2. 重新组织现有大纲

切换到大纲视图后，可以看到窗口上方出现了“大纲”工具栏(图 2)，该工具栏适专门为我们建

立和调整文档纲目结构设计的，大家在后面的使用中将体会到非常的方便。

图 2

演示“大纲”工具栏上面按钮的作用如下：

操作 使用大纲工具栏 使用键盘 其他方法

提升选中的项 “提升”按钮 将该项

向左移动一级；“提升到

标题 1” 将该项一

直移动到标题 1

Shift+Tab 或

Alt+Shift+向左键

也可以在“大纲”工具栏

上，在“大纲级别”列表

中单击所需的大纲级

别 。

向上移动选中的项 “上移”按钮

Alt+Shift+向上键 将该项拖动到新位置。

向下移动选中的项 “下移”按钮

Alt+Shift+向下键 将该项拖动到新位置。

展开某项以显示其子

项 “展开”按钮

Alt+Shift+加号 (+)（此

快捷方式打开下一级，

其他方法打开所有从

属级别）

双击该项旁边的加号

。

折叠某项以隐藏其子

项 “折叠”按钮

Alt+Shift+减号 (-)（此

快捷方式折叠一级，其

他方法折叠所有从属

级别）

双击顶级项旁边的加

号 。

降低选中的项 “降低”按钮 将该项

向右移动一级

Tab 或 Alt+Shift+向

右键

也可以在“大纲”工具栏

上，在“大纲级别”列表

中单击所需的大纲级

别 。

将选中的项降级为正

文文本

“降为正文文本”按钮

Ctrl+Shift+N 不适用。

2.3. 文档结构图 通过文档结构图，我们可以方面的阅览长文档，迅速定位到我们关心的部分。享受定义文

档大纲的好处。单击“文档结构图”中的标题后，Microsoft Word 就会跳转到文档中的相应标

题，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题。

您可以选择“文档结构图”中所显示内容的详细程度。例如，可以显示所有标题，也可以

只显示级别较高的标题，或者显示或隐藏某个标题的详细内容。

演示：在“视图”菜单上，单击“文档结构图”。

选择要显示的标题级别，请执行下列操作之一：

若要显示特定级别或该级别以上的所有标题，可在“文档结构图”中用鼠标右键单击一个

标题，然后单击快捷菜单 （快捷菜单：显示与特定项目相关的一列命令的菜单。要显示快捷菜

单，请用右键单击某一项目或按下 Shift+F10。）中的一个数字，例如，单击“显示至标题 3”

可显示标题级别 1 到 3。

如果要折叠某个标题下的次级标题，请单击该标题旁的减号 (-)。

如果要显示某个标题的下的次级标题，请单击标题旁的加号 (+)。

在“文档结构图”中单击一个要浏览的标题。文档中的插入点将会移到选定的标题。不再

查看“文档结构图”时，可单击“视图”菜单上的“文档结构图”来关闭窗格1。如（图 3）所

示

图 3

3. 文档排版介绍

3.1. 水平标尺 (1). 标尺基本知识：

1窗格：文档窗口的一部分，以垂直或水平条为界限并由此与其他部分分隔开。

标尺用于标记页面的宽度并应用页面设置信息。

但是，标尺是从文档左边距开始度量，而不是从边界开始度量。所以标尺上的刻度同时向左和向

右计数，左边距作为刻度的开始点（零点）。标尺从左边距 (0") 开始度量纸张的宽度。

在本例中，右边距为 7.25 英寸，左边距为 1.25 英寸，整个纸张宽度为 8.5 英寸。文本区域

宽度为 6 英寸。

(2). 标尺上的尖头

“首行缩进”：将滑块放在想要段落第一行的开始（或缩进）位置。

“悬挂缩进”：定位文本的第二行和所有其余各行的开始位置。

“左缩进”：用于“一起”移动悬挂缩进和首行缩进，并在它们之间保持固定间距。

“右缩进”：定位段落的右缩进。

(3). 段落缩进

具有首行缩进效果的文本

选定要缩进的段落。 在水平标尺上，将“首行缩进” 标记拖动到希望文本开始的位置。

若要更精确地设置首行缩进，可以选择“缩进和间距”（“格式”菜单，“段落”命令）选项卡上的选项。

在“缩进”下的“特殊格式”列表中，单击“首行缩进”，然后设置其他所需选项。

具有悬挂缩进效果的文本

选定要创建悬挂缩进 （悬挂缩进：一种段落格式，在这种段落格式中，段落的第二行和后续行

缩进量大于第一行。悬挂缩进常用于项目符号和编号列表。）的段落。

在水平标尺上，将“悬挂缩进”标记拖动到希望缩进开始的位置。

若要更精确地设置悬挂缩进，请使用“缩进和间距”选项卡（“格式”菜单，“段落”命令）。在 “缩进”

下的“特殊格式”列表中，选择“悬挂缩进”。在“度量值”框中，设置悬挂缩进的数值。

3.2. 制表位 可以快速设置制表符，方法是单击标尺左端的制表符选择器，然后选择想要的制表符类型，再单

击目标位置处的标尺。制表符类型：

“左对齐式制表符”

“右对齐式制表符”

“居中式制表符”

“小数点对齐式制表符”

“竖线对齐式制表符”

各种制表符类型的效果。

4. 编号和项目符号

演示：编号、项目符号、多级编号、标题编号

5. 用样式设置文档格式

人们常说形如其人。同样，样式也可以影响文档的好坏。 样式是一种帮助您设置文档格式

的工具。俗话说：“人靠衣装，马靠鞍。”文章也一样。如果刚才介绍的大纲是文章的骨架、体

格，那么样式就是文章的面子。如何来美容呢？我们来一起看看格式和样式。

5.1. 格式 Word 和纯文本最大的不同，就是格式。如果您的文档比较长，所有文字看起来完全一样，

那么读起来就会很费劲。您将失去所依赖的“路标”，例如，表示主要章节的以粗体显示的标题、

按顺序列出内容的编号列表，以及用于强调区域的特殊底纹和字体。

您是如何使用格式的？我们来现场调查一下。还有其他方式吗？

格式工具条、菜单（格式）、右键菜单字体、格式刷。

您想知道这些文字上有哪些格式，如何处理？

在“格式”菜单上，单击“显示格式”。如（图 4）所示

图 4

选择需要查看其格式的文字。 格式信息将显示在“显示格式”任务窗格中。

演示，请执行下列任意操作：

若要更改格式属性，可单击带有蓝色下划线的文字，然后在显示的对话框中作出所需更改。

若要确定格式源，例如格式是否来源于样式，请选中“区分样式源”复选框。

若要显示格式标记，例如段落标记和制表符，请选中“显示所有格式标记”复选框。

若要将所选文本格式设置为周围文本的格式，请选定该文本。然后在“所选文字”框中，

单击箭头，然后单击“应用周围文本的格式”。

使用格式刷来复制格式。

5.2. 样式 样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。

当应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式。

例如，无需采用三个独立的步骤来将标题样式定为 16 pt、Arial 字体、居中对齐，只需应

用“标题”样式即可获得相同效果。

通过“样式和格式”任务窗格可以创建、查看和应用样式。您直接应用的格式也保存在该

窗格中。在“格式”菜单上，单击“样式和格式”。 如（图 5）所示

图 5

用户可以创建或应用Word 中四种样式类型。了解这些样式类型有助于理解在任务窗格中所看

到的内容、新建样式时可供选择的选项以及样式对文档中文字的影响。

(1). 段落样式

段落样式不仅包含字体和字号，还包含整个段落的文本位置和间距等格式。一种段落样式

可以应用于一个或多个段落。在任务窗格中，段落样式旁有一个段落图标。段落样式的格式将应

用于指针所处位置的段落结束标记范围内的所有文本。

(2). 字符样式

在字符级别（单词或字母块）而不是段落级别应用这些样式。影响段落内选定文字的外观，

例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。例如，“强调”样式同时应用下划线和斜体。

您可以在应用段落样式的同时应用字符样式。因此，如果段落样式为“正文”，字体为 Times

New Roman，如果对单词应用“强调”样式，那么字体仍为 Times New Roman，但同时还具

有斜体和下划线格式。在任务窗格中，字符样式旁有字符图标。

(3). 列表样式

列表样式可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。

(4). 表格样式

表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。

演示：新建样式、维护样式、删除样式、复制样式。如（图 6）所示

图 6

5.3. 页面设置 如（图 7和图 8）所示

图 7

图 8

页边距：页面上打印区域之外的空白空间。页边距决定主文档区域的总宽度，换句话说，

决定文本到页面边缘的距离。

装订线边距：在要装订的文档两侧或顶部添加额外的空间的边距设置。装订线边距保证不

会因装订而遮住文字。

6. 插图的编号

为了让文档更具表达力，我们可能需要插入很多图片，插入图片之后，随之而来的工作就是为插

图编号，用Word的术语讲，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明

段落，即称为“题注”。你在本文中看到的每幅图片下方的“图 1、图 2”等文字就称为题注，

通俗的说法就是插图的编号。

为插图编号后，还要在正文中设置引用说明，比如本文中用括号括起来的“(图 1)、(图 2)”等文

字，就是插图的引用说明。很显然，引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这一引用关系为

“交叉引用”。

明白概念以后，下面我们将学习如何让Word自动为插图编号，以及使用Word的“交叉引用”

功能，在文档正文中为插图设置引用的说明文字，即“交叉引用题注”。

6.1. 为插图编号 (1). 在Word中打开你准备的长文档，插入点定位于第一张图片的插入位置，选择菜单“插入→

图片→来自文件”命令，找到图片的存放位置，把第 1张图片插入文档。

(2). 选中这张图片，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“题注”命令，打开“题注”对话

框。假设我们需要的编号格式为“图 1、图 2”等，于是单击“新建标签”按钮，在弹出的

“新建标签”对话框中输入“图”，注意不要输入任何数字，实际编号的数字Word会自动

处理的。输入完成后单击“确定”返回“题注”对话框。

(3). 为了便于测试，先把插入的第 1张图片删去，然后再把它插入进来，可以看到Word自动

在它下方添加了题注“图 1”。

(4). 接下来把光标定位到第 2张图片的插入位置，插入第 2张图片，也可以看到Word自动在

它下方添加了题注“图 2”。

6.2. 交叉引用题注 把准备好的其余图片都插入文档中，下面我们将练习使用Word“交叉引用”功能为插图设

置引用说明。

(1). 在正文中需要添加插图 1引用说明的位置输入“()”，然后将光标定位于其中，选择菜单命

令“插入→引用→交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表

内选择“图”，在“引用内容”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一

个题注”列表框内选中“图 1”，单击“确定”后，就设置好了图 1的引用说明。

(2). 这时“交叉引用”对话框并没关闭，我们可以把插入点定位于需要添加图 2的引用说明的

位置，然后选中“引用哪一个题注”列表框内的“图 2”，单击“插入”按钮即可为图 2

添加引用说明。

(3). 用同样的方法为其它插图在正文中添加引用说明。

(4). 文档中所有插图的引用说明添加完成后，我们来测试一下使用Word“交叉引用”功能的好

处。

(5). 先故意删除文档中间的某幅图片，包括它的题注以及引用说明。如果我们先前是用常规方

法手动为插图输入题注和引用说明，那么现在被删除的这幅图片后面的所有插图的题注和

引用说明的编号就都不对了，需要重新手动修改。

(6). 不过由于前面我们是使用的是Word自动添加题注以及“交叉引用”功能为插图添加的引用

说明，所以现在就只需全选中文档，按下键盘“F9”，Word就可以自动更新域，让后面的

题注和引用说明中的序号自动更新为正确状态。

如果你对Word域概念比较了解，那么可以很自然地理解Word这个聪明的功能。如果你是

域的初学者，也许觉得这个功能比较奇妙，不过恰好可以把这里作为了解Word域的开端，同时

可以初步地把Word的域理解为一种变量，它会聪明地根据实际情况的改变而变化。域是Word

的精髓之一，它有着广泛的应用，比如后面将介绍的目录、索引等，它们的本质都是域。

7. 表格的技巧

表格的组成，知道表格的各个组成部分的名称是有帮助的。我们先一起了解一下这个部分。

列

行

单元格

一些表格的组成部分只有在所有的格式标记都显示出来之后才可以看到，方法是在“常用”

工具栏上，单击“显示/隐藏编辑标记” 。

表格移动控点

行结束标记

表格缩放控点

单元格结束标记

了解这些概念后，演示各种表格操作技巧。

8. 索引和目录

8.1. 目录 编制目录最简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样式。如果已经使用了大纲级别或内置

标题样式，请按下列步骤操作：

(1). 单击要插入目录的位置。

(2). 指向“插入”菜单上的“引用”，再单击“索引和目录”。

(3). 单击“目录”选项卡。

(4). 若要使用现有的设计，请在“格式”框中单击进行选择。

(5). 根据需要，选择其他与目录有关的选项。

8.2. 索引 索引的制作主要包含两个步骤：一是对需要创建索引的关键词进行标记，用Word术语讲就

是标记索引项，这个步骤我们将告诉Word，我们希望哪些关键词参与索引的创建；二是调出“索

引和目录”对话框，通过相应的命令创建索引。

1. 还是在上面的案例文档中，进行下面的练习之前建议保存一下学习成果。

2. 需要提前说明一下的是，或许该文档在实际工作中并不需要创建索引，下面的操作只是

利用它介绍索引创建的方法，我们假设主要以人名或公司名为关键词创建索引。

3. 下面进行标记索引项。在文档“二、公司”部分找到第一次出现“Ralph Weems”的位

置，并选中它，然后打开“索引和目录”对话框，并选择“索引”选项卡。

4. 单击“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，可以看到“主索引项”框内自

动显示了索引标记内容，这里为“Ralph Weems”，然后单击“标记”按钮，可以完成对第一

个关键词“Ralph Weems”的标记。

5. 完成第一个关键词的标记后，可以看到“标记索引项”对话框并未关闭，因为它在等待

着我们标记第二个索引项。于是我们在对话框外区域单击鼠标，进入页面编辑状态，我们选中位

于“(一) 公司所有权”部分的第二个关键词“Weems家族”，然后单击“标记索引项”对话框，

将其激活后，单击“标记”按钮，即可完成第二各关键词“Weems家族”的标记。

6. 作为练习，请大家把后面的人名或公司名用同样的方法作为关键词标记。

7. 标记完成后，就可以进行索引目录的创建了。按下键盘“Ctrl+End”组合键，将插入点

移至文档末尾，然后按下键盘“Ctrl+Enter”组合键，便插入了一个分页符，在新的一页行首输

入“人名和公司名索引”，设置为“居中对齐”

8. 回车后，打开“索引和目录”对话框，并选择“索引”选项卡，然后单击“格式”框下

拉按钮，选择一种Word预设置的若干种目录格式，通过预览区可以查看相关格式的生成效果，

这里我们选择“正式”。

9. 由于我们的关键词为英文，故选择语言为“英语(美国)”，然后单击“确定”后，Word

即可自动生成索引目录。

9. 页眉和页脚

页眉和页脚是指那些出现在文档顶端和底端的小标识符，它们提供了关于文档的重要背景

信息。页眉和页脚可以包括：页码、标题、作者姓名、章节编号以及日期。

页眉和页脚可以极大提高长文档的易用性，并使外观效果更专业。

图 9

10. 脚注和尾注

使用脚注和尾注可以轻松地说明资料来源或者添加说明性材料。脚注和尾注之间的基本区

别在于：它们所处的位置不同。脚注位于页面的结尾处，而尾注位于文档的结尾处。仅此而已。

无论您引用什么类型的来源（书籍、期刊还是联机来源），都可以使用脚注或尾注。对于

添加批注或说明性注释而言，也是如此。

二者都可以使用的原因是它们看起来很相似。脚注和尾注都在正文中包含“注解引用标记”，

用以表明附加信息是位于脚注中还是位于尾注中，但各自使用不同的编号系统，告诉用户是到页

面结尾处还是到文档结尾处去查找注释。

脚注和尾注都是用一条短横线与正文分开的。而且，二者都有注释文本，该注释文本位于

页面的结尾处或者文档的结尾处：二者的注释文本都比正文文本的字号小一些。

图 10

脚注和尾注之间的基本区别在于它们在文档中所处的位置不同。

脚注

尾注

注解引用标记

由于脚注出现在页面底部，所以读者就可以在上下文中阅读它们，这时来源资料或附加说

明可能最有用。另一方面，如果可以稍后查看来源信息或补充信息，则尾注可能是最好的选择。

需要再次强调的是，用来在页面底部的脚注中输入注释文本的空间相对较小。如果脚注很

长，则它将延续到下一页的底部。在这种情况下，可能需要改为使用尾注。在本课程末尾的“课

程摘要卡”中，给出了关于调整脚注长度的建议。脚注和尾注可以用于同一文档中。

在文档正文中而不是在文档底部删除注解引用标记。

11. 分页符和分节符

11.1. 分页符 分页符：上一页结束以及下一页开始的位置。Microsoft Word 可插入一个“自动”分页符（或

软分页符），或者通过插入“手动”分页符（或硬分页符）在指定位置强制分页。

例如，可强制插入分页符以确认章节标题总在新的一页开始。

如果处理的文档有多页，并且您插入了手动分页符，在编辑文档时，则可能经常需要重新分页。

此时，您可以设置分页选项，以控制 Word 插入自动分页符的位置。例如，可防止在段内或表

格行内分页，或确认不在两段落之间（如标题和其后续段落之间）分页。

11.2. 分节符 节：文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项。若要更改例如行编号、列数或页眉和页脚

等属性，请创建一个新的节。

分节符：为表示节的结尾插入的标记。分节符包含节的格式设置元素，例如页边距、页面的方向、

页眉和页脚，以及页码的顺序。

可用节在一页之内或两页之间改变文档的布局。只需插入分节符即可将文档分成几节，然后根据

需要设置每节的格式。例如，可将报告内容提要一节的格式设置为一栏，而将后面报告正文部分

的一节设置成两栏。

切记分节符控制其前面文字的节格式。例如，如果删除某个分节符，其前面的文字将合并到后面

的节中，并且采用后者的格式设置。请注意，文档的最后一个段落标记2控制文档最后一节的节

格式（如果文档没有分节，则控制整个文档的格式）。

12. 阅读

12.1. 书签

12.1.1. 添加书签

书签是加以标识和命名的位置或选择的文本，以便以后引用。例如，您可以使用书签来标

识需要日后修订的文本。使用“书签”对话框，就无需在文档中上下滚动来定位该文本。

选择要为其指定书签的项目，或单击要插入书签的位置。

单击“插入”菜单中的“书签”命令。

在“书签名”下，键入或选择书签名。

书签名必须以字母开头，可包含数字但不能有空格。可以用下划线字符来分隔文字，例如，

“标题_1”。

单击“添加”按钮。

12.1.2. 删除书签

单击“插入”菜单中的“书签”命令。

单击要删除的书签名，然后单击“删除”按钮。

注释 若要将书签与用书签标记的项目（例如文本块或其他元素）一起删除，请选择该项

目，再按 Delete。

12.1.3. 定位到特定书签

单击“插入”菜单中的“书签”命令。

单击“名称”或“位置”对文档中的书签列表进行排序。

如果要显示隐藏的书签，例如交叉引用，请选中“隐藏书签”复选框。 2 段落标记：按 Enter 结束一个段落后，Microsoft Word 插入的非打印符号。段落标记存储应用于段落的格式设置。

在“书签名”下，单击要定位的书签。

单击“定位”按钮。

12.1.4. 显示书签

单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡。

选中“书签”复选框。

如果已经为一项内容指定了书签，该书签会以括号 ([…]) 的形式出现（括号仅显示在屏幕

上，不会打印出来）。如果是为一个位置指定的书签，则该书签会显示为 I 形标记。

12.2. 拆分 同时查看文档的两部分，将指针指向垂直滚动条顶部的拆分条。

当指针变为调整大小指针 时，将拆分条拖动到所需位置。

双击拆分条可回到单个窗口的状态。

若要在长文档的两部分之间移动或复制文本，可将窗口拆分为两个窗格。一个窗格显示所

需的文字或图形，另一个窗格显示文字或图形的目的位置，然后选定文字或图形并将其拖动过拆

分条。

12.3. 并排比较 打开要并排比较的文档。 在“窗口”菜单上，单击“与<文件名>并排比较”。 在“并排比较”上，

执行下列操作之一：

如果要同时滚动文档，请单击“同步滚动” 。

如果要将文档窗口重新放置到开始文档比较前的位置，请单击“重置窗口位置”按钮 。

单击“关闭并排比较”可停止比较文档。

注释：如果打开了两个文档，“窗口”菜单中的命令会包含其中一个文档的文件名称。例如，

如果您打开了 "document1.doc" 后又打开了 "document2.doc" ,“窗口”菜单中会显示命令“与

document2.doc 并排比较”。

12.4. 阅读视图 您会因为文档篇幅较长，在屏幕上阅读起来不方便，而将它打印出来吗？

如果是这样，那么新的阅读版式视图正是您理想的选择。阅读版式视图专用于阅读文档。使用该

功能，您就可以在屏幕上阅读以前需要打印的文档。

阅读版式视图不能做的事情：

(1). 阅读版式视图的用途不是编写文档。虽然可以用它进行小规模编辑，但如果想对文档进行

大量更改，最好使用其他视图，例如打印版式。

(2). 阅读版式视图不是文档打印结果的准确表现 － 这是打印视图的功能。

(3). 阅读版式视图不是查看文本框、图形或表格的最好方法；它是阅读长文本文档的理想选择。

您可以在阅读版式视图中进行小规模编辑。另外，如果要在阅读时添加批注或修订，可以使用修

订和批注功能。阅读版式视图打开时可以显示一个或两个屏幕，这取决于很多因素，如窗口大小。

显示屏上原本显示两个屏幕，在您添加了批注或修订后，显示屏会变为只显示一个屏幕。

打开阅读版式视图时，“阅读版式”工具栏将会出现。

它包含了很多有用的按钮，例如“保存”、“打印”和“查找”按钮。

“阅读版式”工具栏包含了一些专用按钮：

1. “文档结构图”：在窗口左侧显示文档中的所有标题，以便您轻松查找文档的特定区域。

2. “缩略图”：以缩略图格式在窗口左侧显示文档的若干页。

3. “信息检索”：在窗口右侧打开“信息检索”任务窗格，以便在处理文档时可以查询信息。

4.“增大字体”和“缩小字体”：这两个按钮能够增大或缩小文字，以方便阅读，但并不更改实

际字体大小。

5. “实际页数”：用于显示打印文档时的外观。它与打印版式视图类似。

6. “允许多页”：并排显示两个页面，就如同打开书本阅读一样。默认情况下，此设置是打开

的，但要取决于窗口的大小。

7. “关闭”：退出阅读版式视图。

若要在阅读版式视图中阅读文档，请单击“常用”工具栏上的“阅读”按钮。

或者单击“视图”菜单中的“阅读版式”。

但是，如果从电子邮件附件或从基于 Microsoft® Windows® SharePoint® Services 的网站打开

Word 文档，则文档将自动以阅读版式视图打开。阅读版式视图不是传统的 Word 视图，不能

在该视图中保存文档。但此规则有一个例外：如果在阅读版式视图中添加墨迹注释后保存文档，

则文档可以在该视图中保存。

13. 文档维护管理

前面的课程我们一起讨论了文档的体格、美容。现在我们来讨论它的日常保健。

13.1. 标记 什么是标记？Word标记有两种。

修订：显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的位置的标记。

批注：作者或审阅者为文档添加的注释或批注。

什么情景下才使用标记？

当您完成一份Word文档后，您希望在正式公布前，先让其他有关的人审阅一下，并且提供

一些意见给您参考，但又不希望审阅者直接修改掉您的文档。这时候，你可以使用“工具”—“保

护文档”，选择编辑限制，让审阅者的意见仅通过标记来显示。假设有多个审阅者同时修订、批

注您的文档，您还可以使用“工具”—“比较并合并文档”把所有人的意见整合起来。

对于作者和审阅者都必须了解标记的意义和使用方法，这种文档修订合作才可以有效地进

行，否则不建议使用。注意：标记仅适合微量的调整，不适合做大面积修改。维生素吃多了，也

会有副作用的。

如何使用标记？

若要快速显示修订和批注，请单击“视图”菜单上的“标记”。在工具条上选择显示“审阅”工具条。

原始状态：显示原始的、未更改的文档，以便您查看拒绝所有修订后的文档。

最终状态：以便您查看接受所有修订后的文档。

显示更改的原始状态：在批注框中显示插入的文本和格式更改，并在文档中显示删除的文字。

显示更改的最终状态：在批注框中显示删除的文字，并在文档中显示插入的文本和格式更改。

13.2. 修订 修订：是指审阅者修改原作者的文档。修订功能可以显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编

辑更改的位置的标记。

如何在编辑时标记修订？

打开需要修订的文档。 在“工具”菜单上，单击“修订”。 或“审阅”工具条上的“修订”。

在启动修订功能时，文档底部的状态栏 （状态栏：屏幕底部的水平栏，其中显示有关程序当前

状态的信息，如窗口中项目的状态，当前任务的进程，或有关选定项目的信息。）会显示“修订”。

当关闭修订时，“修订”就会变暗。这时，您修改文档是会发现：插入、删除或移动内容后，发

生的变化。会将原始的内容保存。

在“审阅”工具栏上，单击“后一处修订或批注” ，再单击“接受所选修订”或 “拒绝所选修订”

以使修订永久化。

演示修订：修订、接受修订、拒绝修订。

13.3. 批注 批注：是指作者或审阅者为文档添加的注释或批注。对原文档内容没有作修改。

Word提供：文字批注，墨迹批注，声音批注。我们经常使用的是文字批注。

如何使用标记批注？

选中需要批注的文档，点击“插入— 批注”，这时出现审阅窗格（普通视图）或在页边距出现

注释框（页面视图）。您可以在这些地方维护批注内容。

演示批注：新增、编辑、删除。不同视图下的效果。

13.4. 比较并合并文档 这个的作用和前面提到的并排比较的作用是不同的。

这个的作用和前面提到的并排比较的作用是不同的。

选择某个文档与已经打开的文档进行比较时，可使用三个合并命令之一来指定做为比较基准的文

档。文档间的差别将在基准文档中以修订来显示。

合并

对已打开文档（红色）所做的更改将在“比较并合并文档”对话框中选定的文档中显示为修订。

合并至当前文档中

对“比较并合并文档”对话框中选定文档（蓝色）所做的更改在已打开文档中显示为修订。

合并至新文档中

对两个文档所做的更改将合并到新建的第三个文档中，二者的差别显示为修订。

13.5. 版本 如果希望得记录对文档的更改，可以在同一个文档中保存文档的多个版本。由于 Microsoft Word

仅保存版本间的差别而不是每个版本的完整副本，该方法也可节省磁盘空间。保存文档的几个版

本后，可以退回审阅、打开、打印和删除早期的版本。

保存文档的一个版本

手动 如果在任何时刻您希望保存文档当前状态的一个“快照”，可以保存文档的一个版本。

例如，可以在送交审阅时保存一个版本，合并审阅修订后再保存另外一个版本。

自动 在每次关闭文档时，可以使 Word 自动保存文档的一个版本。如果您需要记录文档修

订的作者和时间（例如对于法律文档），该功能非常有用。

将版本保存为独立的文件

在一个文件中保存了同一文档的多个版本后，在以下两种情况下，可以将特定的版本保存为独立

的文件：

当送交审阅的文档中包含多个版本，但只需发送最新的或特定的版本时。该方法可以防止审阅者

打开文档的早期版本。

如果要将文档的某个早期版本与当前版本进行比较。可以使用“工具”菜单上的“比较并合并文

档”命令比较不同的文档。

注释 保存多个版本不同于保存文档的备份副本，保存备份副本设计用于确认不发生数据丢失

或无意中的更改。启用了“保存备份”功能后，每次保存文档时新的备份都会取代原有的备份。

14. 文件安全控制

14.1. 水印 水印是显示在文档文本后面的文字或图片。它们可以增加趣味或标识文档的状态，例如，注明文

档是“草稿”。水印适用于打印文档，可用于防伪。

可将渐变、图案、图片、纯色或纹理作为背景。渐变、图案、图片和纹理将以平铺方式（或重复）

的方式填充页面。当将文档保存为网页时，纹理和渐变将保存为 JPEG文件，图案将保存为 GIF

文件。

在页面视图或打印出的文档中可以看到水印。如果使用图片，可将其淡化或冲蚀，以不影响文档

文本的显示。如果使用文字，可从内置词组中选择或亲自输入。

14.2. 保护文档 Office Word 提供了多种方式来保护您的文档，限制用户对文档的权限。

给文档添加数字许可号

打开或修改文档时需要密码

使 Microsoft Word 建议以只读方式打开文档

防止用户意外修改窗体

只允许批注和修订

保护格式设置

14.3. 密码 安全性

打开文件。

在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“安全性”选项卡。

请执行下列操作之一：

创建打开文件密码

在“打开权限密码”框中键入密码，再单击“确定”。

在“请再键入一遍打开权限密码”框中再次键入该密码，然后单击“确定”。

创建修改文件密码

在“修改权限密码”框中键入密码，再单击“确定”。

在“请再键入一遍修改权限密码”框中再次键入该密码，然后单击“确定”。

提示

若要创建一个长密码，最长可达 255 个字符，请单击“高级”，然后选择 RC4 加密类型。

14.4. IRM

R

Ralph Weems .............................................. 15

W

Weems家族 ............................................... 15