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El presente material está elaborado con fines puramente académicos y de orientación general. La mayoría de las imágenes pertenecen a fuentes externas y fueron obtenidas de la Internet, a través del servicio de búsqueda Google-Image, para ser usadas como ilustración y decoración. Office Administrator es una publicación gratuita.

Lic. Silvania R. Guzmán Muñoz, M. A.

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Esta es una emisión especial por múltiples razones: en este mes celebramos muchas fechas importantes, entre las que destacamos: el Día Internacional del Libro y el Derecho de Autor; el Día de la Secretaria Interamericana y del Profesional Administrativo, fecha que aprovechamos para destacar los significativos avances que han experimentado los colaboradores de oficinas, especialmente, el cambio de roles y la reorientación jerárquica de su posición dentro de la estructura empresarial y por último, aunque no menos importante y significativo; el mundo cristiano celebra la Pascual de Resurrección, fecha en la cual aprovecha para renovar las promesas que hiciera nuestro Señor Jesucristo, en la cruz. Para todos los que celebran estas fechas, muchas felicidades y disfruten de nuestra cuarta publicación del presente año. Gracias,

Silvania

Administradores de Proyectos… ¿por Accidente?

El Tiempo pasa...

26 de Abril: el Día Internacional de las secretarias y Asistentes

¿Estas en Equilibrio?

Ecológicas

Trabajando con Mamá

Almacenes en las Nubes (Cloud Computing)

Office Fashion

Universidades Corporativas

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de Administradores

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¿Por accidente?

o, no es un error; aunque

en muchas ocasiones hemos pondera-

do la evolución de la carrera secretarial

hacia áreas muchos más gerenciales,

que incluyen la Elaboración de

Proyectos, no es menos cierto que

ocasionalmente estas asignaciones nos

llegan de improviso como parte de las

funciones del puesto que ocupamos o

de una tarea determinada,

haciéndonos cuestionarnos sobre si en

realidad estamos preparados para

realizarla y en muchos caso hasta,

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Sin lugar a dudas varios colaboradores

de oficinas se han visto en esta

posición; pues bien, esto nos hace el

convertirnos en Administradores

Accidentales de Proyectos; accidentales

porque aunque título académico no esté

relacionado directamente con ese campo

de acción, el área de trabajo en la que nos

desempeñamos lleva a que nuestros

superiores o relacionados supongan o

infieran que podemos efectivamente des-

arrollar un proyecto; …Nada más halaga-

dor?!?!

Ahora bien, esto tiene sus pros y sus

contras. Siempre será motivo de orgullo

que nuestros superiores consideren que

contamos con las habilidades,

conocimientos, experiencia y

competencias, necesarias para realizar

funciones de mucha mayor

responsabilidad; eso está claro. Además,

esto podría significar que nos están

tomando en consideración para una

posición más importante, lo cual siempre

los conocimientos esenciales para una correcta elaboración y dirección de un Proyecto podría ser contraproducente, no importando nuestra capacidad técnica y/o laboral; ya que la inseguridad natural que provoca el sentirnos poco preparados para enfrentar una situación nueva, podría hacernos fracasar, por lo que siempre es necesario que nos familiaricemos, no sólo con los aspectos esenciales relativos al proyecto a desarrollar; sino también, con los puntos elementales necesarios para la elaboración y administración de un Proyecto. En sentido general, los Proyectos deben ser abordados desde tres perspectivas generales: la del propio proceso que incluye su planificación detallada; desde el contexto conductual e interpersonal, relativo a la identificación del personal más idóneo para su integración al mismo y

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desde el contexto organizacional, donde se establece cómo se

manejarán de los recursos, se ejecutarán las tareas y cuáles serán sus plazos y qué función tendrán los participantes en el

mismo. Pero antes que nada es bueno saber ¿Qué es un Proyecto?

Para muchos autores,

Consiste en la bien definida reunión de pequeñas asignaciones que por lo general terminan con la creación de un producto.

Una bien definida secuencia de ejecución de tareas, específicamente estructuradas y esquematizadas para el logro de algún fin.

Entre sus características más sobresalientes podemos distinguir: Responde a la necesidad de solucionar un

problema. Su propósito fundamental es generar beneficios o

ahorrar fondos. Por definición, es de naturaleza temporal. Los proyectos son únicos y aunque respondan a

una misma naturaleza, nunca serán exactamente iguales ni en la forma de realizarse, ni estarán conformados por los mismos miembros, ni se desarrollarán en el mismo entorno de ubicación.

No pueden ser realizados en base a informaciones viejas, aunque se refieran a un proyecto similar.

Envuelven una amplia cantidad de recursos en tiempo, dinero, materiales y trabajo, los cuales deben ser cuidadosamente administrados.

Sus riesgos podrían ser muy variados, constantes, continuos y de tal magnitud, que si no son bien gestionados darían al traste con el mismo.

Tanto sus definiciones como sus características son el motivo que hace necesaria la presencia de un Administrador que los coordine. La Administración de un Proyecto es definida por el Project Management Institute como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en actividades programadas con el fin de reunir los requerimientos proyectados. El proceso de administración de un proyecto requiere la creación de pequeñas estructuras organizacionales llamadas Grupos de Trabajo, los cuales son extraídos de la propia empresa; el cual desaparece una vez que se han alcanzado los objetivos perseguidos con su creación.

Los Proyectos, vistos como un proceso, pasan por una serie de cuatro fases que son conocidas como el Ciclo de Vida del Proyecto: 1) La Fase de Inicio, donde se identifican las necesidades, problemas u oportunidades y se esbozan las respuestas o soluciones apropiadas a las mismas. En esta fase se le da forma al proyecto y se plantea la justificación a su realización, todo lo cual es recogido, detalladamente, en un Documento escrito. 2) Fase de Planeamiento/Planificación , donde se desarrolla lo más detalladamente posible la solución del problema. Se identifican los trabajos intermedios, se formulan estrategias, se definen los elementos o recursos requeridos para la realización de estos

trabajos y se establece la secuencia de ejecución óptima. Esta es una estimación que se realiza en base a tiempo y dinero

tomando en cuenta su viabilidad y justificación, y cuya aprobación o no determina la puesta en marcha del mismo. 3) Fase de

Ejecución, durante esta se desarrolla el trabajo proyectado, el cual es celosamente vigilado por el Administrador de Proyecto

quien monitorea la continuidad del progreso y va haciendo los ajustes y variaciones requeridos. La meta de esta fase es el

alcance de los objetivos proyectados. 4) Fase de Cierre, donde se pone énfasis en verificar que el proyecto haya alcanzado los

objetivos programados originalmente, y que esté listo para su implementación o puesta en funcionamiento.

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Ahora bien, el Proceso de Administración de un Proyecto, pasa por sus propias fases las cuales se integran de manera natural a las etapas del Proyecto en sí: 1) Identificación y Estructuración de Problemas y Oportunidades. En ésta se identifican las necesidades fundamentales las que son cuantificadas tomando en consideración factores tales como tamaño, forma y extensión. También, es durante la cual se crea el Documento de Requerimientos donde se detallan todos los aspectos que dan origen al proyecto, se identifican los recursos, se plantean los plazos y se estructuran los pasos para su coordinación y ejecución. Este permitirá la completa comprensión del problema u oportunidad. 2) Identificación y definición del mejor Proyecto de Solución. Se determinan los participantes en el proyecto, se identifican alternativas de soluciones razonables, e identificará sus más acertadas soluciones o formas de aprovechamiento. En esta se redacta el Documento Definitorio del Proyecto, el cual es preparado por el equipo de trabajo que participará en su ejecución y consiste en un ensayo descriptivo donde se plasman los criterios para la terminación del proyecto y su éxito final. La aprobación de este documento marca el inicio de la ejecución del proyecto.

3) Identificación de las Tareas y Recursos Requeridos, se identifica todo lo que hay que hacer para llevar a cabo el proyecto, métodos y recursos. 4) Preparación de Controles de Horario y el Plan de Ubicación de Recursos. El Organigrama de un proyecto es el diagrama mediante el cual se establecen las secuencias óptimas y el tiempo estimado para la realización de las tareas. Éste se acompaña de un diagrama de flujo de la realización de las tareas que marca el inicio y finalización, en tiempo real, de cada una de las mismas. 5) Estimación de los Costos del Proyecto y Preparación del Presupuesto. Para estimar los costos de un proyecto los administradores se auxilian de diversos métodos en los cuales se toma en consideración el nivel de detalles con que cuenten en ese momento; se establecen costos para cada elemento del proyecto y se crean presupuestos para las tareas más importantes. Estos presupuestos son utilizados para el monitoreo y control de los gastos durante la ejecución del proyecto.

6) Análisis de Riesgos y

establecimiento de relaciones con el

entorno. Con la identificación de los tra-

bajos, la preparación de los

cronogramas y la estimación de los

costos se completan el proceso de

planificación de un proyecto; ahora se

procede a identificar los factores de

riesgo que podrían afectar la ejecución

de un proyecto; lo cual se conoce como

manejo/gestión o administración de

riesgos. Cada potencial foco de

problema debe ser enfrentado desde su

inicio y de manera individual, con el fin

de reducir su impacto sobre el proyecto,

por lo que el análisis de riesgos debe ser

continuo y consistente durante toda la

ejecución de éste; este también nos

sirve para identificar aquellos que se

identifican con el proyecto y podrían,

en determinado momento, resultar

excelentes aliados para el éxito del

mismo.

7) Mantenga el Control y Comuníquese todo lo que sea necesario. Durante la ejecución de un proyecto usted pasará mucho tiempo en esta fase. Para el desarrollo del mismo su equipo necesitará informaciones, comunicar sus necesidades por lo que es de vital importancia mantener abiertos los canales de comunicación para facilitar el fluido de la información. El Administrador de Proyectos es quien deberá no sólo proporcionar la información necesaria sino mantener el control de las acciones y dirección del proyecto, con el fin de identificar a tiempo los problemas e implementar de inmediato efectivas acciones correctivas. 8) Gestión del Cierre ordenado del Proyecto. Esta fase está compuesta por la supervisión detallada de cada una de las tareas del proyecto para comprobar que hayan sido concluidas satisfactoriamente. Es considerado como el momento más crítico de la ejecución de un proyecto, por lo que los miembros deben mantenerse muy atentos a sus labores para que no se les escapen detalles importantes.

Aunque la función de un Administrador

de Proyectos concluye al finalizar la

última fase de los mismos, para él es de

significativa importancia el período a

transcurrir luego de ésta, ya que es

durante el cual se empieza a ponderar y

valorar su desempeño durante el

mismo.

MICROSOFT OFFICE 2007 y 2010, traen entre sus aplicaciones el programa OneNote, que entre muchas otras opciones te ofrece la de gestionar proyectos desde su creación/planificación hasta su evaluación final; con la facilidad de hacer las modificaciones necesarias sin complicaciones

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SECRETARIAS CON

INGENIO Bette Nesmith Graham, poco después de finalizada la Segunda Guerra Mundial, era una ama de

casa norteamericana común y corriente; divorciada y con un hijo pequeño a quien cuidar, decide

estudiar Taquigrafía y Mecanografía, y encuentra trabajo como Secretaria Ejecutiva.

Su incursión en el mundo laboral se produce casi junto con la incursión en éste de las primeras máquinas eléctricas

salidas al mercado, las cuales suponían un ahorro en el tiempo de mecanografiado de las correspondencias, pero un

inconveniente para la corrección de los errores.

Pronto la señora Nesmith se encontró con el problema de que, con el uso de la máquina eléctrica, los errores no podían

ser corregidos de la manera usual ya que la tinta no se borraba, por lo que decidió buscar una forma de resolver "su"

problema.

Usando la mezcladora de su cocina se

dispuso a crear una sustancia con la cual

ella pudiera cubrir sus errores mecanográfi-

cos. Esta mezcla consistía, básicamente, en

un poco de pintura tempera con base de

agua a la que añadió un colorante del

mismo color del papel que usaba en su

oficina. Así, un día llegó a su trabajo armada

con un potecito conteniendo esta sustancia

y una brocha pequeña para pintura de

agua. Una vez cometido el primer error, lo

cubrió con ella y así continuo haciéndolo

cada vez que le sucedía. Los errores se

volvieron imperceptibles a los lectores y su

jefe tardó bastante tiempo en darse cuenta

de lo que sucedía.

Pronto, sus compañeras empezaron a

pedirle que les diera un poco de ese líquido

corrector y en ese momento le surge la idea

de envasarlo y venderlo.

Ella empieza a distribuir el producto entre

las secretarias del edificio con el nombre de

"Mistake Out". En 1956 crea Mistake Out

Company, la cual estaba ubicada en la

cocina de su casa, donde preparaba la

mezcla ya armada con un mezclador

eléctrico; ésta era envasada por su hijo

Michael Nesmith, quien más tarde se

convertiría en el famoso guitarrista del

grupo "The Monkees", y los amigos de éste.

Así continua la historia; el producto va evolucionando. Se le cambia el nombre por el de "Liquid Paper" y en el 1980, seis meses antes de morir, Bette Nesmith Graham vende su compañía a la Empresa Gillete, por $47.5 millones de dólares.

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26 DE ABRIL

DÍA INTERNACIONAL DE

LAs SECRETARIAs

Y los Administradores

de Oficinas Son muchas las historias que se tejen alrededor de esta fecha y cómo empieza a celebrarse; una de ellas indica que esta celebración responde a la iniciativa de la Empresa Remington-EE.UU., la cual decidió instaurar un día para agasajar a las secretarias norteamericanas; seleccionando el 23 de junio, fecha en la que, supuestamente, Lilliam Sholes, hija del inventor de la Máquina de Escribir Remington I, Christopher Lathan Sholes, utilizó por primera vez esa máquina.

A mediados de los años 70s, durante la celebración del Primer Congreso Interamericano de Secretarias en la Argentina, las representantes de 26 países interamericanos asistentes a esta actividad, tomaron dos importantes decisiones, las cuales persisten hasta nuestros días: primero, fijar en cada uno de sus países el 26 de abril como el Día Internacional de las Secretarias; segundo, la creación de la Federación Interamericana de Secretarias (FIAS).

No todos los países celebran el Día de la Secretaria en la misma fecha, como por ejemplo: México lo celebra el tercer miércoles de julio; Venezuela, el día 30 de septiembre; Puerto Rico y Estados Unidos celebran la Semana del los

Profesionales Administrativos, la tercera semana de abril. El Día de los Profesionales Administrativos es el 21 de abril;

España, el 4 de septiembre, entre otros.

La Asociación Dominicana de Secretarias y Asistentes

Empresariales, INC. (ADOSAE), es una Asociación sin fines de

lucro creada bajo los Reglamentos y Leyes de la República

Dominicana, el 28 de mayo de 1971, con el nombre de

Asociación Nacional de Secretarias (ANS).

Esta Asociación está afiliada a la Federación Interamericana

de Asociaciones de Secretarias, FIAS, Sociedad Internacional

fundada en el mes de mayo del 1970 y cuya secretaría

permanente se encuentra en El Salvador.

Entre los Objetivos Generales de esta Asociación están:

La organización de cursos y eventos que contribuyan a

la superación profesional, cultural y social de las

profesionales secretariales.

Promover la capacitación, profesionalización y

actualización continua de sus miembros.

Motivar el intercambio cultural y profesional, a nivel

internacional, de las miembros, entre muchos otros..

En 1994, se crea en la ciudad de Santiago de los Caballeros, la

Filial Santiago de ADOSEC, la cual está precedida,

actualmente, por la Lic.. Joselina Tavárez, como su Presiden-

ta y la cual cuenta en su directiva con las licenciadas, Silvania

Guzmán, Tesorera; Amarilis Polanco, Secretaria; Johanna

Martínez, Vocal y Maira Vargas, Pasada Presidenta.

Dentro de las actividades desarrolladas por esta Filial de la Asociación, la celebración

de diversas jornadas de capacitación es una de las más importantes ya que le

permite acercarse a las secretarias, miembros o no de la Institución, con el fin de

proporcionarles una serie de cursos y seminarios que contribuyan al reforzamiento

de sus habilidades y a la captación de nuevas destrezas para que así realicen sus fun-

ciones con eficiencia y eficacia.

La Asociación Dominicana de Secretarias, Filial Santiago, tiene entre sus metas,

implementar un programa de capacitación continuada que responda a las

necesidades de las secretarias y empresas de la región, con el propósito de

promover la actualización de las profesionales de ésta importante área

administrativa; para tales fines trabajamos en coordinación con nuestra oficina

matriz en Santo Domingo organizando y participando activamente en actividades

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¿ESTOY EQUILIBRADA?

Por esto, muchas organizaciones han creado programas

motivacionales con el propósito de ayudar a sus colaborado-

res a identificar sus puntos de equilibrio, y reorganizar más

efectivamente sus prioridades.

A nadie tanto como a ellos les conviene contar con un

colaborador identificado y comprometido con sus objetivos;

pero que al mismo tiempo sea autosuficiente, esté motivado y

satisfecho tanto de su desempeño como de sus logros

personales; pero usted debe hace mucho más que quejarse:

defina un estilo de vida más acorde con sus necesidades y

objetivos; no haga cambios radicales en su rutina, vaya

implementándolos, paulatinamente, hasta que logre

asimilarlos; organice los aspectos económicos de su vida ya

que a menos horas de trabajo menos ingresos; revise su

escala de valores y organice sus prioridades. Muchas veces

nuestro concepto del éxito no tiene que ver con lo que

nosotros realmente creemos que es, sino con lo que los otros

creen y que hemos asumido como válido aun sin estar

plenamente convencidos; por esto hay muchas personas

viviendo el sueño de otros. Y, por último, enfrente sus

temores y asuma los cambios con decisión; abandonar

nuestra zona de confort no es fácil ni deseado; pero una vez

que empecemos a ver los frutos positivos de estas nuevas

acciones, nos acostumbraremos a nuestro nuevo estilo de

vida.

Muchas personas se convierten en exitosos profesionales; pero en su vida personal sienten que les falta algo aunque no puedan explicar exactamente qué es. Éstas han entendido o se han visto en la necesidad, de sacrificar su vida personal por alcanzar sus metas profesionales, quedándoles al final, la sensación de que han renunciado a algo por demás importante. Equilibrar y Conciliar son los verbos básicos para permitirle alcanzar el éxito sin culpas ni arrepentimientos, ya que el secreto está en buscar el punto de equilibrio entre ambos extremos. Expresado así pareciera muy fácil, lo sé; sobre todo porque cuando estamos inmersos en nuestros trabajos no nos damos cuenta de la rapidez con la que va pasando el tiempo y al final del día notamos que nuestros compromisos laborales no han terminado; viéndonos obligados a olvidarnos de nuestras necesidades personales. Pero ojo, equilibrar los aspectos profesional y personal de nuestras vidas no significa tener más tiempo libre; sino que cada persona sea capaz de desarrollar su vida de la manera más plena, sin obviar aspectos que puedan generarles frustraciones. Esta no es una lucha que el colaborador libra unilateralmente; puede estar seguro que las empresas comprenden la necesidad de equilibrar los aspectos profesional y personal en la vida de todos sus miembros, sobre todo debido a la gran carga de emociones negativas que este desequilibrio podría generar en ellos; la cual, indiscutiblemente, se refleja en el desempeño laborar de estos.

El Ocio también es necesario…

Dedica parte de tu tiempo a la realización de actividades, totalmente, ajenas a aquellas que realizas cotidianamente. Este te permitirá desconectarte de tu rutina diaria y recargar tus baterías emocionales y energéticas para enfrentarlas con nuevos bríos. Escucha música, medita, baila, lee, pinta, dedícate a la jardinería son actividades reconfortantes, que te darán un descanso de tu rutina diaria.

Las Terapias Alternativas, conjugan toda una serie de tratamientos alternativos que permiten a las personas recobrar su equilibrio físico, mental y espiritual, por medio de métodos naturales.

Toma Nota y Prepárate para hacer los cambios

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Trabajando

con mamá a invasión de los niños en el área de trabajo de los mayores es uno de los principales inconvenientes que se presentan cuando se trabaja desde la casa.

Es lógico que los niños quieran aprovechar la presencia de los padres en la casa y buscarán todas las formas posibles para monopolizarlos y llamar su atención; por esto es necesario establecer reglas claras que le permitan maximizar su rendimiento y poder alcanzar sus objetivos profesionales sin estrés ni frustraciones.

Converse con todos los miembros de su familia sobre su trabajo y la importancia del mismo para todos;

Busque que estos se identifiquen con sus objetivos y le apoyen en su tarea;

Delimite su espacio de trabajo. Cree un área bien diferenciada, a la cual el acceso esté restringido, ya sea por el uso de colores diferentes al del resto de la casa; letreros que indiquen que es un espacio serio de trabajo; las imágenes de relojes que marquen las horas durante las cuales trabajará, etc.;

Programe cronológicamente sus actividades diarias; determine cuánto tiempo dedicará a esas tareas y trate de cumplirlo;

Los accidentes pasan, sobre todo si su espacio de trabajo es abierto, de acceso libre y tiene niños pequeños; por lo tanto, establezca controles de seguridad tanto para sus equipos (archivos físicos a prueba de incendio o con cierres automáticos penetrados por combinación, para no tener problemas si se pierden las llaves, cobertores impermeables para sus teclados, etc.); como para sus documentos físicos o digitales (programe el sistema de guardado automático de documentos, claves de acceso a sus documentos o archivos, creación periódica de backups);

Si sus niños desean estar cerca de usted: cree en un espacio cercano, un área desde la cual ellos puedan verla y jugar libremente;

Si estos insisten en llamar su atención; présteselas y trate de explicarles lo que está haciendo y por qué; solicíteles ayuda para terminarlo rápido y prométales que cuando lo haga pasará tiempo con ellos.

Por último, siempre cumpla sus promesas.

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Las Barreras más fuertes que encuentra la plena aceptación del uso de la Cloud Computing, siguen siendo las relativas a los Niveles de Seguridad; una vez que esto sea superado, se espera que se amplíe la demanda de almacenes en las nubes por parte de las Organizaciones.

ALMACENES EN LAS NUBES

Considerados como el nuevo paradigma computacional, este concepto empezó a manejarse a principios del 2005 y ciertas variantes de sus aplicaciones como sería el Web Mail, Flickr, Youtube, Vimeo ya son ampliamente conocidas y utilizadas. Consiste en una plataforma que permite el almacenamiento en la Internet, de aplicaciones, informaciones y recursos. La Computación en Nube consiste en la gestión y suministro de aplicaciones, información y datos como un servicio. Estos servicios se proporcionan a través de la “nube” (una red pública de telecomunicaciones, generalmente Internet), a menudo en un modelo basado en el consumo. Desde su surgimiento como un concepto unificado, su uso ha sido orientado hacia las Organizaciones como una forma eficiente y segura de resolver sus problemas de gestión de información. En ella se refleja la convergencia y evolución de varios conceptos relacionados a la Informática y las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Generalmente, sus servicios se agrupan en tres categorías:

Alquiler infraestructura hardware en la Red. Utilización de plataformas colaborativas y herramientas de

desarrollo. Consumo de las aplicaciones software ofrecidas por el proveedor

de servicios o pertenecientes a la empresa. que permitirán mejorar su organización interna u ofrecer a sus clientes servicios online avanzados.

Este es un servicio suministrado mediante contrato, y los consumidores no tienen que preocuparse de cómo implementarlo, sino tan sólo de usarlo.

A pesar de su novedad y de las ventajas que dicen sus proveedores que ofrece, todavía no es un recurso muy aceptado por la generalidad, principalmente, por aquellos que desconfían del grado de seguridad que estas empresas son capaces de garantizar al momento de asumir la responsabilidad del almacenamiento de sus datos . Empresas como Google, Microsoft, Amazon o Salesforce son pioneras en ofrecer servicios en la “nube”, y desde hace tiempo están trabajando para que estos sean seguros, eficaces y, en definitiva, atractivos para las Organizaciones.

Tipos de Nubes (Cloud Computing) Dependiendo de los modelos de implementación que se utilicen, los sistemas de Cloud Computing se dividen en: Nubes Públicas: es conocido como el modelo estándar de Cloud

Computing, en este el prestador de servicio pone su infraestructura en internet al servicio de cualquier usuario. Generalmente, este servicio es ofertado en forma gratuita o mediante el pago de una cuota mínima, dependiendo del volumen o tiempo de uso.

Nubes Privadas: A diferencia de la pública, ésta es diseñada específicamente para el usuario solicitante del servicio, el cual es considerado como propietario de la infraestructura y tiene control de las aplicaciones desplegadas en ella. En el caso de este tipo de Nube, los datos se encuentran en la propia Organización, proporcionándole una mayor seguridad.

Nubes Híbridas: Es el tipo de Nube de mayor aceptación entre los usuarios ya que les permite tener un mayor control de las aplicaciones críticas de su organización. Combina los dos tipos anteriores, de manera que la información es gestionada por la empresa aprovechando la infraestructura y facilidades que ofrece la nube pública.

(CLOUD COMPUTING)

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LAS GRANDES EMPRESAS Y

SU PAPEL EN LA FORMACIÓN

DE SUS EMPLEADOS

Las grandes corporaciones mundiales entienden que la educación y la formación, por sí solas, no garantizan el Talento necesario para conformar un Capital Humano de alto rendimiento; para lograr esto, es preciso gestionar el conocimiento como si fuese cualquier otro

recurso estratégico de su Organización. Para conseguir esto, las organizaciones

adaptan sus estrategias mimetizando

comportamientos claves tanto de la

gestión de negocios como de la gestión de

gobierno, adecuándolos a sus

requerimientos y necesidades.

Es por esto que en muchas de estas

organizaciones, por ejemplo, la

formación es dirigida como si fuera un proceso de negocio, adaptando sus iniciativas de capacitación a aquellas áreas claves en aspectos productivos, organizativos y administrativos cuyos resultados son, cuidadosamente, medidos con el fin de determinar su real impacto sobre el desempeño general de la misma; mientras que de las formas de gobierno organizacional, toman su estructura y normalización organizando consejos, departamentos de asesoría y equipos de gestión que fiscalicen el día a día de los programas de formación y capacitación.

Otra de las prácticas utilizadas por las

organizaciones para gestionar su

conocimiento de manera más efectiva, es la

creación de Universidades Corporativas.

Este no es un concepto nuevo; surgieron en

el siglo pasado, en el 1940 con los primeros

institutos profesionales de capacitación, y

lograron notoriedad cuando en el 1961 la

cadena de restaurants de comida rápida

McDonald’s creó la Hamburger University;

antes de ésta, en el 1956, General Electric

creaba su Centro de Formación Profesional;

y para mediados de los años ochenta y

noventa otras empresas como de Motorola,

Oracle y Disney creaban los suyos.

En estos casos, la dificultad de estas

organizaciones para encontrar el

personal adecuado con el cual hacer

frente a los desafíos de los mercados

actuales son la principal condicionante

de sus objetivos de aprendizaje y sus

metas principales abarcan: maximizar la

gestión de negocios estableciendo una

correlación entre el rendimiento de los

colaboradores y las perspectivas

estratégicas de las Organizaciones;

mejorar todos los componentes de la

cadena de abastecimiento a través del

desarrollo individual de sus

componentes y optimizar el proceso de

administración de las relaciones con los

clientes manteniendo altos niveles

motivacionales y de satisfacción.

Con ellas se busca que todos los miembros de una organización tengan acceso a los conocimientos que requieran, para la realización efectiva y eficiente de sus funciones; al tiempo que son provistos de los medios necesarios para alcanzar su superación individual, por lo que son una respuesta muy precisa a las necesidades de cada Organización en particular.

Entre sus características principales

están: poseen un programa de

formación basado en competencias;

están dirigidas al fortalecimiento

individual y desarrollo personal de los

miembros de la organización; trabajan

en base a las necesidades de formación

previamente detectadas; dan

seguimiento al resultado de sus programas

de formación con el fin de medir su impacto.

Estas instituciones poseen un rango de

incidencia amplísima donde la tecnología

juega un papel relevante haciendo,

prácticamente, desaparecer las posibles

barreras de tiempo y espacio que podrían

limitar el acceso a la formación; mientras

que sus programas no están dirigidos

únicamente a sus colaboradores; sino

también, a todos sus relacionados, con

miras a garantizar un período mucho más

largo de retención de su capital intelectual.

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Feliz Día

de las

Secretarias

y

Asistentes

Administrativas

Visite la Feria

Internacional

del Libro

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