คำ�นำ�

การเปดตวของ Office 2010 ดจะเปนทนาจบตามองของทงผ ใชและองคกรเปนอยางมาก โดยเฉพาะในระดบองคกรแลวทผานมาตางกเลอกใช Office 2010 ในการทำางานบรหารจดการภายในองคกร เมอมการออกเวอรชนมาแบบนจงเกดคำาถามขนมาวาควรอพเกรดมาใชเวอรชนใหมนหรอไม

“100 เทคนคเพมประสทธภาพในการทำางาน” คอคมอทจะเปนคำาตอบใหกบทกองคกรวา Office 2010 จะชวยทำาใหประสทธภาพในการทำางานขององคกรเพมมากขน ดวยฟงกชนการทำางานทเออตอการการแชรขอมล ทมระดบความปลอดภยทสง ตลอดจนการทเราสามารถใชงาน Office ผานหลากหลายหนาจอไมวาจะเปนหนาจอคอมพสวนตว หนาเวบหรอแมแตโมบายตางๆ

หวงเปนอยางท “100 เทคนคเพมประสทธภาพในการทำางาน” จะเปนสวนททำาใหคณทราบวา Microsoft Office 2010 นนชวยใหองคกรของคณมประสทธภาพในการทำางานทสงขน ขอทง 100 ทปตอไปนชวยองคกรคณไดจรงๆครบ

พรชย จนทรศภแสงบรรณาธการคอมพวเตอร.ทเดย

pornchaij@ar.co.thWeb: www.comtodayMag.com

Twitter: @comtoday

แตงโดยทมบรรณาธการนตยสาร Computer.Todayบรษท เออารไอพ จำากด (มหาชน)

พมพครงท 1 : มถนายน 2553สงวนสทธตามพระราชบญญตลขสทธ พ.ศ. 2537โดยบรษท เออารไอพ จำากด (มหาชน)หามลอกเลยนแบบ ไมวาสวนหนงสวนใดหรอทงหมดของหนงสอเลมน ไมวาในรปแบบใดๆ นอกจากไดรบอนญาตเปนลายลกษณอกษรจากผจดพมพเทานน

สรางสรรคโดย :บรษท เออารไอพ จำากด (มหาชน)99/16-20 ถนนรชดาภเษก-ดนแดง กรงเทพฯ 10400โทรศพท 0-2642-3400 โทรสาร 0-2641-2331อเมล ctm@ar.co.thเวบไซต www.comtodayMag.com

Office Suite Tips ทปรวมๆ ทเรยกใชโดยโปรแกรมตางๆ ใน Microsoft Office 8

Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Accessทปทเรยกใชโดย 5 โปรแกรมยอดนยม 10

Word Tips ทปสำาหรบ Word ทชวยใหงานเอกสารคณงายขน 15

Excel Tipsทปสำาหรบ Excel ทงตาราง การคำานวณ เรองจบๆ 17

PowerPoint Tipsทปดๆ สำาหรบงานนำาเสนอดวย Power Point 25

OneNoteทปสำาหรบ OneNote โปรแกรมดๆ ทคณไมควรมองขาม 33

Outlook Tipsทปทจะทำาใหอเมลกลายเปนเรองงายสำาหรบคณดวย Outlook 36

Publisherโปรแกรมจด Artwork สงพมพทคณทำาไดดวยตวเอง 42

Accessฐานขอมลเลกๆ สำาหรบธรกจทตองการเกบขอมลอยางเปนระบบ 44

ส�รบญ

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน6

Microsoft Office 2010 Supplement

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน

โปรแกรม Microsoft Office 2010 ไดรบการพฒนา ปรบปรง และปรบแตงใหสอดคลองกบความตองการของธรกจทามกลางสภาพแวดลอมในปจจบนไดอยางลงตว รวมทงมรปแบบราคาและสทธการใชงานทเขาใจงายขนและเหมาะสมกบรปแบบของธรกจแตละประเภท อยางเชน Of-fice Home and Business 2010 ทธรกจขนาดเลกอยาง SME สามารถนำาไปใชงานไดอยางคมคาและคลองตว Office Professional 2010 ทเพม Publisher และ Access ซงชวยใหองคกรขนาดกลางสามารถจดการฐานขอมลและสรางเอกสารทางการตลาดทงสอสงพมพรวมทงเวบไซตอยางงายได แตทสำาคญเหนออนใด Office 2010 ชวยองคกรในการสรางเอกสารไดอยางมออาชพ ชวยใหพนกงานทำางานรวมกนไดดยงขน และทำางานไดอยางตอเนองแมอยนอกสำานกงาน หากมองกนถงความคมคาของการลงทนแลว Office 2010 ชวยใหผประกอบการกาวไกลดวยจดคมทนทเหนไดชดเจนเลยทเดยว

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 7

Office 2010 ใชกบธรกจไดอยางไร? Office 2010 สำาหรบธรกจมใหเลอกใน 2 รน ไดแก Office Home and Business 2010 และ Office Professional 2010 ดงรายละเอยดตอไปนOffice Home and Business 2010 ประกอบดวย Word, Excel, PowerPoint, OneNote และ Outlook ทเนนการทำางานผานระบบการสอสารแบบครบวงจรทงอเมล การรบสงไฟล และการเกบขอมลอยางเปนระบบOffice Professional 2010 ประกอบดวย Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher และ Access ซงความสามารถพนฐานเหมอนกบ Home and Business แตเพมเตมในสวนของการทำางานกบฐานขอมลและการสรางเอกสารทางการตลาด ททกคนในทมงานสามารถเชอมตอและประสานการทำางานถงกนไดอยางลงตว

Office 2010 ดอยางไรกบองคกรMicrosoft เขาประกาศอยางชดเจนวา Office 2010 นมฟเจอรท “วาว” มากมายและมการปรบแตงกลไกขางในจนเรยกไดวา “พลกวงการ” ของโปรแกรมเพอการทำางานอยาง Office กนเลยทเดยวCREATE: อยางแรกทเหนไดชดเจนคอ การเปลยนหนาตาของ UI ใหมทเขาใจงาย แมจะตองยอมรบวาเจา Ribbon ทออกมาตอน Office 2007 นนอาจจะสรางความสบสนใหกบผใชอยางเราพอสมควร แต Office Ribbon ใหมนมหนาตาเมนทเขาใจงายกวาเดมมากและยงมหนาตาเหมอนกนในทกแอพพลเคชนดวย ทำาใหเราสรางชนงานไดอยางสะดวกรวดเรวและใหคณภาพทสงกวาเวอรชนรนกอนของ Office อยางแนนอนCONNECT: ถาพดถงการเชอมตอแลวตองบอกวา Office 2010 มการทำางานเชอมตอระหวางแอพพลเคชนอยางลงตว แถมยงประสานการทำางานกบเครอขายสงคม (Social Network) ทคณมอยไดและทำางานรวมกนเหมอนเพอนรวมงานทรใจกนมานาน ผลลพธทไดคอทมงานทำางานประสานกน ไมเกดความสบสนเรองของเอกสาร ขอมล และงานนำาเสนอตางๆ กขอแนะนำาวา Office 2010 นจะทำาใหหลายตอหลายคนอจฉาในความพรอมของทมคณอยางแนนอน ACCESS ANYWHERE: ลมไปไดเลยกบการทคณยดตดวา Microsoft Office ตองใชงานจากพซเทานน เพราะพนกงานของคณทใช Office 2010 จะสามารถเรยกดเอกสารไดจากทใดกได ไมจำาเปนตองแครพซอยางเดยว เขาอาจจะตองแกไขงานดวนระหวางเดนทาง กแคหยบสมารทโฟนขนมาแลวเปดเอกสารดวย Office Mobile หรอ อาจจะแวบเขารานอนเทอรเนตคาเฟใกลๆ แลวเปดดเอกสารจากโปรแกรมเวบเบราวเซอรอยาง Internet Explorer ไดแมในรานจะไมมโปรแกรม Office 2010 กตาม นบวาธรกจเงนลานของคณไมสญหายไปในวนาทเดยวเพราะวาคณสามารถปดยอดขายไดตลอดเวลา หากพดถงการซอหามาใชงานแลว การเลอกซอ Office 2010 นนสามารถเลอกซอในแบบ Full Packaged Products (FPP) ทเปนผลตภณฑแบบกลองหรอจะเลอกซอ Product Key Card (PKC) ทคณจะไดรบหมายเลขผลตภณฑ (หรอ Product Key) และสามารถดาวนโหลดโปรแกรมไปใชงานไดจากเวบไซต สำาหรบเวบไซตอยางเปนทางการของ Office ตอนนกคอ http://office.microsoft.com หรออพเดทขาวสารทางการตลาดของทมไทยบานเราไดท http://www.office2010thai.com นะครบ

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน8

OfficeSuite

1. Ribbon ใหม ใชสะดวก หาอะไรกเจอ รปแบบของเมนเครองมอทเรยกวา Ribbon ซงเรมใชตงแต Office 2007 แมจะสรางความเวยนหวใหกบผ ใชพอสมควร แตทจรงแลวถอวาเปนการปรบปรงทชวยใหคณเขาถงคำาสงตางๆ ไดอยางรวดเรวมากขน เพราะคำาสงถกเรยงไวบน Ribbon พรอมเรยกใช ไดทนท โดยเฉพาะคำาสงทมการเรยกใชงานบอยๆ เชนการจดรปแบบตวอกษรเองกจะถกรวมอยในแทบ Home เพอใหคณเรยกใช ไดสะดวกขนและไมตองไปไลหาใน Ribbon แทบอนๆ แถม Microsoft เขายงเพม Office Ribbon UI Help เขามาชวยใหผ ใชงานเรมกบ Ribbon ไดดอกดวย เรยกไดเลยวาไมลมผ ใชงานอยางเราๆ เลยทเดยว หรอเพยงแคกดปม Alt กสามารถเรยกปมชอรตคตของ Ribbon ตางๆ ขนมาไดเชนกน

2. Office Web Apps ใชงานไดไมตองตดตงโปรแกรม หากคณจำาเปนตองไปใชงานเครองคอมพวเตอรท ไม ไดตดตง Microsoft Office เอาไวอยางเชนรานอนเทอรเนต หรอรานเกมทสวนใหญจะลงเปนซอฟตแวรตวอน ซงคณอาจจะตองเสยเวลามาเรยนรใหม อกทงฟงกชนการทำางานกไมสมบรณเตมรอย คณสามารถใช Office Web Apps ได เพยงแคคณ Sign in เขาไปในบรการของ Windows Live ตวใดกได จากนนกสามารถใชงาน Office Web Apps ไดทนทตวอยางของการทำางานแบบนกเขาไปดไดท http://skydrive.live.com ไดเลย ทงหมดนกนบวาสนบสนนการทำางานแบบ Mobile Worker และไฮโซแถมอนเทรนกวาใครๆ เลยนะเนย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 9

OfficeSuite

3. เชอมโยงขอมลของเอกสารหลายสวนดวย Paste Link เบอไหม ทเวลานำาขอมลทอาจจะมการเปลยนแปลงในอนาคตมาแปะในเอกสาร แลวตองคอยเชกขอมลวามการเปลยนแปลงหรออพเดตใหมหรอยง และตองคอยกอบมาแปะใหมอยตลอดเวลา ปญหานจะหมดไปเพยงแคคณใช Paste Link ซงเปนฟงกชนในการแปะเชนเดยวกน แตมนจะสรางการเชอมโยงไปยงขอมลตนทางทกอปมาดวย ซงถามการเปลยนแปลงเกดขนกบขอมลตนทาง ขอมลทคณนำามาแปะกจะไดรบการเปลยนแปลงดวยเชนเดยวกน วธการนนใหกอปมาดวยวธปกต ตามความถนด แตเวลาแปะ ใหคลกขวาทตำาแหนงทตองการแปะ ใหเลอกรปแบบ Paste Link โดยจะใชรปแบบของตนทางหรอปลายทางกไมเปนไรแคใหเปนการแปะ Link กพอ

4.สงพรนตดวย XPS เกบงายไมเปลองกระดาษ แมวามาตรฐานเอกสารอเลกทรอนกสทนยมใชงานกนจะอยในรปแบบ PDF เวลาจะเซฟหรอเปดเอกสารเหลานจะตองมโปรแกรมทรองรบดวยจงจะสามารถเปดได Office ไดใหทางเลอกใหมคอเอกสารในรปแบบ XPS เปนเอกสารอเลกทรอนกสเชนเดยวกน แตจดเดนของมนคอสามารถเรยกเปดไดจากเวบ เบราวเซอรโดยตรง ไมตองใช Plug-in เหมาะสำาหรบทจะเปนเอกสารบนอนเทอรเนตจรงๆ วธการสรางไฟลแบบนกแคสงพรนตไปทพรนเตอร XPS ซงจะมหลงจากทตดตง Office 2007 หรอ 2010 แลว จดนนบวาชวยใหการทำางานกบองคกรอนๆ ทใชฟอรแมตทแตกตางกบเรานนดำาเนนไปอยางคลองตวเลยทเดยว

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน10

WordExcel

PowerPointPublisher

Access

5. สรางเอกสารในพรบตาดวย Template พรอมใชงาน การเรมตนสรางเอกสารอาจจะเปนเรองยากสำาหรบคนหลายๆ คน เพราะไมรวาจะเรมทำาเอกสารอยางไรด ทำาในรปแบบใดถงจะถกตอง แตเพอความรวดเรวในการทำางานของคณ Microsoft Office ไดรวบรวมเอา Template หรอแมแบบเอกสารทนยมใชงานกนเพอใหคณสามารถ

ดงมาใชงานไดทนทเพยงแคไปทปม File > New จากนนเลอก Template ตามหมวดหมทตองการ โดยจะแบงสวนบนจะเปน Template ทอยในเครองคอมพวเตอรของคณอยแลว และสวนลางจะเปน Template ทอยใน Office.com ซงเปนคลง Template ขนาดใหญทมใหคณไดเลอกมากมาย แตจะตองเชอมตออนเทอรเนตดวย

6. Save เลอกได ไมตองกลวปญหาการใชงานกบเวอรชนเกา หลงจากทมการเปลยนนามสกลของไฟลใหลงทายดวยตวอกษร “x” เชน .docx, .xlsx หรอ .pptx เพมขนอกหนงตวทำาใหเกดปญหากบการนำาไปเปดกบเวอรชนเกาอยาง 2003 วธการแก ไขคอใหเลอก Save as… เวลาเซฟไฟลแลวเลอกประเภทเอกสารใหเปนเวอรชน 97-2003 ซงจะไดนามสกลแบบเดมทสามารถนำาไปใชรวมกบเวอรชนเกาไดแลว แตตองยอมรบเงอนไขวาฟงกชนการทำางานบางอยางทไมมในเวอรชนเดมจะไมสามารถใชงานได โดยโปรแกรมจะมการแจงเตอนเรองของฟงกชนบางอยางทจะไมสามารถใชงานไดหลงจากทเลอกเซฟไปแลว

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 11

WordExcel PowerPointPublisherAccess

7. ตรวจสอบปญหากอนทจะเซฟ ไปใหคนอน แมวาการทำางานขามเวอรชนกนจะสามารถทำาไดอยางทไดกลาวไป แตยงไมสามารถทำางานไดสมบรณทงหมด เพราะฟงกชนบางตวในเวอรชนเกานนไมรองรบ ซงเราสามารถตรวจสอบปญหาทอาจจะเกดขนถาหากนำาไปเปดเวอรชนเกากอนไดโดยไปท File > Info > Check for Issues > Check Compatibility เพอจะไดทราบปญหาหรอหาทางแกไขไฟลใหอยในรปแบบทสามารถทำางานรวมกนไดอยางสมบรณแบบทสดกอนทจะสงใหคนอน

8. AutoSave ไวไมกลวไฟลหาย ปญหาหนงทตองเจอกนบอยสำาหรบผ ใชกคอเครองคอมพวเตอรเกดมปญหาทงไฟดบ เครองแฮงก หรออะไรกตาม แตทสำาคญคอ “งานยงไมไดเซฟ” แบบนไมตองหวงเพราะโปรแกรมในชด Office นนมระบบ AutoSave ทคอยชวยบนทกขอมลใหคณเปนระยะ อยแลว โดยสามารถเขาไปตงคาไดท File > Option > Save หลงจากนนใหตกถกทหวขอ Save Auto Recovery information every … ซงคณสามารถตงเวลาไดวาจะใหระบบเซฟใหทกๆ กนาท (คาเรมตนอยท 10 นาท) ซงจะชวยใหคณกเอกสารคนกลบมาบางสวนทระบบเซฟให โดยจะมใหเลอกเวอรชนทตองการกคนหลงจากเปดไฟลททำางานอยกอนทเครองจะมปญหา แตกรณนจะใชไดกตอเมอคณสงเซฟไฟลครงแรกแลวเทานน

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน12

WordExcel

PowerPointPublisher

Access

9. เซฟทบพลาดไป ทำาอยางไรด อาจจะมหลายตอหลายครงทเกดความผดพลาดขนในการเซฟ เชน เซฟทบเอกสารทแกไขไป ทงทไมไดตองการเซฟทบ การจะดงตนฉบบกลบ

มาคงไมใชเรองงาย แตสำาหรบ Office 2010 นนจะมความสามารถในการแบงแยกเวอรชนของเอกสารทมการเซฟเอาไว เพอใหคณสามารถเลอกยอนกลบไปดงเอาเอกสารทเซฟเกบไว ในเวอรชนกอนๆ ไดถง 5 ลำาดบ สวนวธการนนงายมาก เพยงแคไปทปม File > Info จากนนดทหวขอ Version ซงจะมเอกสารเวอรชนตางๆ ทคณไดทำามา ใหเลอกดงออกมาใชงาน โดยจะมการระบเวลาทเซฟเอกสารนน รวมถงประเภทของการเซฟเชน Autosave เปนตน

10. แปลงเอกสารใหอยในรปแบบ PDF เมอกอนหากคณตองการสรางเอกสารตระกล PDF คณอาจจะตองเสยคาซอฟตแวรราคาแพงเพอใชในการสรางไฟล PDF แตตอนนไมจำาเปนแลวเพราะ Microsoft Office ตงแตเวอรชน 2007 ขนไปมความสามารถในการเซฟไฟลเอกสารใหอยในรปแบบ PDF ไดดวยตวเอง และไม

จำาเปนตองอาศย Plug-in ใดๆ ทงสน วธการกเพยงแคไปท File > Save & Send > Cre-ate PDF/XPS Document แลวเลอกประเภทเอกสารทตองการจากนนสง Save ไดเลย หรอจะใชวธการ Save as แบบเดมกสามารถทำาได

11. แกไขงานรวมกนกบเพอนดวย Co Authoring นอกจากจะสามารถแชรขอมลใหเพอนเขามาใชเอกสารรวมกนไดผาน SharePoint หรอ SkyDrive แลว จดเดนอกอยางหนงของ Mi-crosoft Office อยทการอนญาตใหผใชงานหลายคนสามารถเขามาแกไขเอกสารพรอมกนไดดวย จากเอกสารทแชรอยบน SkyDrive หรอ SharePoint บนเซรฟเวอร หากมผใชงานเปดไฟลพรอมกน 2 คน จะมออปชนใหเลอกวาตองการแกไขไฟลพรอมกนหรอไม และแตละฝายกจะเหนดวยวาอกฝายแกไขเอกสารสวนใดอย พรอมมระบบแชตเพอปรกษาหรอพดคยกนได

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 13

WordExcel PowerPointPublisherAccess

12. แปะภาพหนาจอลงเอกสารไดใน 2 คลก บางครงภาพบนหนาจอของเรากสามารถนำาไปใชประกอบเอกสารไดเหมอนกน เชน ขอมลจากหนาเวบไซตทเรากำาลงเปดดอย หรอขอความ Error ทกำาลงขนอยบนหนาจอ รวมไปถงขอมลอนๆ ทเราตองการแปะลงไปในเอกสารเรา ซงใน Office 2010 สามารถทำาไดเพยงแคไปท Ribbon ทชอ Insert แลวเลอก Screenshot ซงจะมเมนยอยขนมาใหเลอกอกวาคณตองการจะจบภาพจากหนาตางใดทคณเปดอยตอนน จากนนหนาตางโปรแกรมจะยอลงไปเพอใหเราเลอกพนททตองการจบภาพหนาจอลงไปในเอกสารโดยใชเมาสลากเปนพนทสหลยม เพยงเทานภาพทเราเลอกกจะไปอยในเอกสารของเราเรยบรอยแลว ไมตองใชปม Print Screen เหมอนแตกอนใหยงยากอกตอไป

13. แปลไทยงายๆ ดวย Mini Translator สำาหรบคนไทยแลวเรองภาษาดจะเปนปญหาหนงทตองประสบพบเจอกน แมวาคณจะสามารถหาโปรแกรมพจนานกรมทมขายกนอยทวไปไดแตการใชงานกไมสะดวกนก Microsoft Office จงเพมความสะดวกดวยระบบแปลภาษา แถมดวยเครองมอทใชงานงาย เรยกวา Mini Translator ทเพยงแคคณเลอกคำาทตองการในเอกสาร หลงจากนนนำาเมาสไปชไวครเดยวกจะปรากฏคำาแปลขนมาแลว แตกอนทจะสามารถใชงานไดจะตองไปเปดการใชงานและตงคาเรมตนกอนท Ribbon ทชอ Review > Translate > Mini Translator หลงจากนนเลอกภาษาทคณตองการใชแสดงความหมายเพยงเทานกสามารถใชงานไดแลวนอกจากนเพยงกดปม play กจะมการออกเสยงคำาศพทใหฟงดวย หากตองการปดการทำางานกเพยงแคเขาไปคลกท Mini Translator อกทหนง

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน14

WordExcel

PowerPointPublisher

Access

14. SmartArt ภาพกราฟกดๆ ทใชทำาชารตไดในพรบตา การสรางแผนภม แผนผงนนไมใชเรองงายทจะทำาได และคณอาจจะตองเสยเวลามานงวาดภาพแตละชนเพอมาประกอบกนเปนวน แลวถาตองการปรบรปแบบกตองมาตงตนวาดกนใหม แตดวย SmartArt ทปรบปรงใหม คณจะมภาพกราฟกสำาเรจรปทมลกษณะของแผนภม

แผนผงทเราใชงานกนอยบอยๆ หลายรปแบบใหเลอกใช และพรอมใหคณกรอกขอมลลงไปตามทตองการโดยตวกราฟกจะมการปรบเปลยนขนาดและจำานวนชนของกราฟกตามขอมลของคณใหเองโดยอตโนมต และยงสามารถปรบเปลยนรปแบบของแผนภม แผนผงไดโดยทไมกระทบถงขอมลทกรอกไปแลวดวย

15. ลบพนหลงรปภาพไดในคลกเดยว แมวาการ Crop ภาพจะชวยใหเราตดสวนทไมตองการของรปภาพบางสวนออกไปได แตกทำาไดเฉพาะกบสวนทเปนขอบของภาพเทานน แตถาตองการลบสวนทเปน Background หรอพนหลงของภาพออกไปละ ฟงกชนนแมแตโปรแกรมตกแตงภาพชอดงยงตองใชตงหลายขนตอน แตสำาหรบ Office แลวเรองจบๆ เพยงแคคลกเลอกรปภาพทตองการ แลวไปท Ribbon ทชอ Format ในชดเครองมอ Picture Tools จากนนคลกปม Remove Background เพยงแคนโปรแกรมจะวเคราะหวาสวนใดบางของภาพทเปนพนหลง โดยดจากความแตกตางของสเปนหลก ซงถาภาพนนมความแตกตางกนระหวางสของวตถกบตวฉากมากๆ กสามารถทจะลบพนหลงออกไปไดอยางสมบรณโดยไมตองปรบแตงอะไรเพมเตมเลย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 15

Word16. แกคำาผดทงเอกสารมวนเดยวจบ หลายครงทงานมคำาผดเหมอนกนทงเอกสาร สาเหตกเพราะความเขาใจผดในการสะกดตงแตแรก กวาจะรตวคณอาจพบวาคณไดพมพคำาๆ นนไปแลวเปนพนคำา เราสามารถใชเทคนคการคนหาคำา แลวนำาคำาใหมไปแทนท วธการกแคกดปม Ctrl + H จากนนใหพมพคำาทตองการคนหาหรอคำาทคณพมพผดลงในชอง Find what สวนคำาทสะกดลงในชอง Replace with จากนนใหคลกทปม Replace กรณทตองการคอยๆ ทำาทละคำา แตถาใจรอนอยากแทนทแบบมวนเดยวจบก ใหคลกทปม Replace All กเสรจเรยบรอย

17. คนหาขอมลในเอกสารงายๆ ไดดวย Navigation Pane ฟงกชนอกหนงตวทถกเพมเขามาใน Office 2010 นนเรยกวา Navigation Pane ซงจะเปนแทบมมมองทแสดงภาพยอของเอกสารแตละหนาในไฟลทเรากำาลงทำางานอย เพอใหเราสามารถเลอนเพอคนหาสวนของเอกสารทเรากำาลงมองหาอยไดอยางสะดวกรวดเรวกวาการคนหาขอมลในหนาหลก นอกจากนยงสามารถสงคนหาคำาทอยในเอกสารของเราไดอยางสะดวกดวยการแสดงไฮไลตเปนแทบสเหลองบนขอความทตรงกบคำาทเราคนหา

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน16

Word18. เทยบเอกสารเวรด 2 ไฟลใหตรงกน บอยครงทงานเอกสารกลายเปนฝนราย เมอตองเจอกบเอกสาร 2 ชดทดคลายกนมาก แตไมแนใจวามนเหมอนกนในทกๆ จดหรอเปลา เอกสารอนไหนอพเดตกวากน ซงถาเปนเอกสารไมกหนากอาจจะพอนำามาเปดเพออานเทยบกนไดอย แตถาเปนเอกสารหลายสบหนาคนตอง

อานกนจนตาลาย วธการแกไขงายนดเดยว เพยงแคไปท Ribbon ทชอ Review แลวเลอก Compare ซงโปรแกรมจะใหคณเลอกเอกสาร 2 ไฟลทคณตองการเปรยบเทยบกนขนมา โดยมนจะชวยหาความแตกตางระหวางเอกสารทงสองใหโดยไมตองรบกวนสายตาของคณ ทปนทงงาย สะดวก และมความถกตองแมนยำากวามาก

19. แสดงหมายเลขบรรทด บางทการทเอกสารมนยาวมากๆ กกลายเปนปญหา หากตองคยกบเพอนทางโทรศพทแลวบอกวาใหแกไขเอกสารตรงไหนบาง การสงใหแสดงหมายเลขบรรทดนาจะเปนทางออกทด ซงเราสามารถสงใหเอกสารมเลขบรรทดไดโดยการคลกแทบ Page Layout เลอก Line Number เลอกประเภทการแสดงหมายเลขบรรทด

20. ทำา Signature Line ในการทำาเอกสารทจำาเปนตองมการอนมต สงทขาดไมไดคอตำาแหนงการเซนอนมต ซงผใชสวนใหญมกจะใชวธการแบบลกทงคอพมพขอความแลวตเสนสำาหรบลายเซนเอง ในขณะท Word มฟงกชนในการทำาเสนสำาหรบเซนชอไวใหอยแลว โดยไปท Insert > Signature Line > Microsoft Office Signature Service ซงคณสามารถซอบรการยนยนลายเซนเพม

เตมไดหากตองการความปลอดภยของเอกสารทมากขน แตถาไมตองกกด OK ผานไปเลย จากนนกกรอกชอผเซนอนมต พรอมตำาแหนง และจะใสอเมลหรอคำาแนะนำาเพมเตมกสามารถทำาได จากนนกด OK คณกจะไดเสนสำาหรบลายเซนทสวยงามดเปนระเบยบแลว

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 17

Excel21. การ Sign เอกสารเพอยนยนตวบคคลทถกตอง นอกจากจะสามารถสราง Signature Line ทสวยงามเปนระเบยบไดแลว Word ยงมระบบรกษาความปลอดภยใหกบการเซนอนมตเอกสารดวยลายเซนอเลกทรอนกซดวย ไมใชเพยงแคการแทรกรปลายเซนเขาไปเฉยๆ อยางทเราเขาใจ โดยคลกขวาท Signature Line ทอยในเอกสาร แลวเลอก Sign ซงคณจะตองสราง Digital ID ของคณขนมากอนโดยการกรอกขอมลสำาหรบการใชงานครงแรก หลงจากนนระบบจะใหคณเลอกรปทจะเปนลายเซนของคณและกรอกรหสผานทคณใชงานลงไป สงสำาคญอยหลงจากทคณได Sign เอกสารเรยบรอยแลว เอกสารจะถกระบวาหามแกไข ถาหากมคนพยายามแกไขเอกสาร ลายเซนของคณจะหายไปทนทเพอความปลอดภย

22. ใสสตรงายๆ ไมตองจำา ไมตองงง สตรกบ Excel นนเปนของคกน เพราะถาคณไมใสสตรในการคำานวณเลย ไปทำาตารางใน Word ดกวา แตการใสสตรใน Excel กเปนสงททำาใหหลายคนตองปวดหวอยเหมอนกน เนองจากสตรนนมความละเอยดออน ตองพมพใหถก และสตรใน Excel กมเปนรอยๆ พนๆ สตร วธการแทรกสตรทงายกวานนเพยงแคคณคลกไปทเซลลทตองการใสสตรเขาไป จากนนมองขนไปทชองขอมลทอยใต Ribbon คณจะเจอปมทมเครองหมาย fx อย เมอคณคลกแลวจะมฟงกชนสารพดอยางของ Excel มาใหเลอกพรอมกบแบงหมวดหมเอาไวใหเรยบรอย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน18

Excel23. ทำาตารางใหดงายและสวยงามดวย Conditional Formatting การทำาตารางทเตมไปดวยตวเลขนนอาจจะทำาใหรปแบบของตารางด

นาเบอ อกทงยงตองใชเวลาในการพจารณาและคำานวณตวเลขทอยในตารางเพอเปรยบเทยบคาตางๆ ของวเคราะหผลลพธโดยรวม ซงถาหากเราสามารถใสสหรอสญลกษณลงไปเพอระบถงระดบหรอการเปลยนแปลงของขอมลไดกจะทำาใหกราฟกนนสามารถอานไดงายมากขน โดยวธการกำาหนดตารางใหอยในรปแบบ Conditional Formatting น ใหเลอกตารางหรอขอมลใน Excel ทตองการ แลวไปท Ribbon ทชอ Home > Conditional Formatting ซงจะมรปแบบใหเลอกมากมาย

24. การตงกฏ Conditional Formatting เองตามความตองการ

หลงจากทเราเหนแลววา Conditional Formatting นนทำาใหตารางของเราดงายขนเพยงใด คราวนเราจะมาดถงการปรบแตงคา Conditional Formatting เองเพอใหเหมาะสมกบขอมลทเรามอย โดยไปท Ribbon ทชอ Home > Conditional Formatting แลวเลอก Manage Rules ซงสามารถจะสรางกฏใหกบขอมลในเซลลนนๆ ไดวาเงอนไขในการแสดงผลจะเปนเชนไร อยางเชนการตงกฏตามคาของขอมลในเซลล โดยใหเปลยนสไปตามระดบคาทเรากำาหนดได

25. Sparkline กราฟเลก สำาหรบงานใหญๆ เครองมออกตวหนงสำาหรบคนทตองทำาตารางทมความเกยวของกบตวเลขจำานวนมากสามารถดและวเคราะหขอมลผานสายตาไดงายมากขน นนกคอ Sparkline ซงถามองดแลวมนกคอการสรางกราฟขนาดเลกขนมาภายในเซลลเดยว โดย Sparkline นจะตางจากกราฟเตมรปแบบตรงทมนถกยอขนาดลงมาบรรจไวในเซลลเดยว และจะแสดงเฉพาะเสนหรอแทง ทแสดงขอมลโดยไมมคำาอธบายใดๆ คณอาจจะงงวาแลวแบบนมนจะมประโยชนอะไรถามนไมสามารถสอความหมายได ใหลองนกถงขอมลตวเลขทมความตอเนองกนมาอยางเชนยอดขายในแตละเดอนดซครบ การ

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 19

Excelใส Sparkline เขาไปทชองทายสดของตารางในแตละแถวทำาใหเรามองภาพรวมของยอดขายแตละเดอนวาชวงไหนมการเพมขนหรอลดลงไดอยางชดเจนมากขนโดยไมตองไปนงไลดตวเลขทละชองแลวนำามาเปรยบเทยบกนใหเสยเวลา

26. แทรก Sparkline ดวยขนตอนงายๆ วธการแทรก Sparkline นนงายมาก เพยงแคเลอนเคอรเซอรไปยงชองทตองการแทรก Sparkline ลงไป จากนนไปท Ribbon ทชอ Insert แลวไปดในกลม Sparkline ซงจะมอย 3 แบบใหเลอกคอ Line, Bar และ Win/Loss ซงจะใหรปแบบของกราฟทแตกตางกน หลงจากคลกเลอกอนใดอนหนงทตองการแลว กใหเลอกขอบเขตของขอมลทตองการจะดงมาทำา Sparkline โดยอาจจะเปนขอมลตวเลขตลอดทงแถวในตารางกได เพราะ Sparkline มไวเพอแสดงคาความตอเนองของขอมลในแตละชดอยแลว หลงจากกด OK คณกจะไดกราฟทเรยกวา Sparkline เลกๆ ไวใชงานกนแลว สวนการปรบขนาดนนมนจะปรบใหพอดกบขนาดของเซลลโดยอตโนมต

27. Pivot Table ตารางมหศจรรย จขอมลหลายมมมอง Pivot Table ถอเปนหนงในฟงกชนขนสงท Excel สามารถทำาไดโดยมนเปนรปแบบของตารางทสามารถนำาเอาขอมลมาดหรอวเคราะหในมมมองตางๆ ได คลายๆ กบการนำาเอาขอมลในตารางมาทำาฐานขอมลและวเคราะหขอมลเหลานนดวยสตรหรอรปแบบการคำานวณทตองการได ซงถอวาเปนฟงกชนทำาใหธรกจสามารถวเคราะหขอมลไดเองอยางงายๆ โดยไมจำาเปนตองพงพาซอฟตแวรราคาแพงทใชในการวเคราะหขอมล เพยงแตกรใชงาน Pivot Table นนถอวาเปนฟงกชนทผใชจะตองมความร ความเขาใจในการทำางานของมน พอสมควรเพอจะไดกำาหนดสตรและปรบมมมองการวเคราะหเพอใหไดคำาตอบทตองการ

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน20

Excel28. เรยกดขอมล Pivot Table ใหงายขนดวย Slicer หลงจากทสามารถใชงาน Pivot Table ไดอยางคลองแคลวแลว การนำาเสนองานกบผบรหารหรอการปรบมมมอง Pivot Table บางครงอาจจะดยงยากไปบาง Office 2010 จงไดพฒนาเครองมออกตวทชอวา Slicer ซงชวยในการจดการมมมองของ Pivot Table ไดอยางสะดวก

มากขน โดยมนจะดงฟลดทเปรยบเสมอนตวกรองเฉพาะขอมลทตองการดขนมาเพอใหเราสามารถคลกเลอกเฉพาะกลมขอมลทเราตองการไดอยางสะดวกรวดเรว รวมถงการปรบมมมองกสามารถทำาไดอยางสะดวก โดยเลอกท Pivot Table ทตองการกอน แลวไปท Ribbon ทชอ Insert แลวคลกทปม Slicer ซงจะมตวเลอก (ตวกรอง) ขนมาใหเลอกวาตองการดง Slicer อะไรออกมาใชงานบาง

29. ความลบของการคำานวณขามเวรกชท ตดปญหาวาอยากอางองขอมลจากในอกเวรคชทหนงทอยในเวรกบกเดยวกนตองทำาอยางไร? ตามปกตไฟลขอมลของ Excel จะมลกษณะเปนเวรกบกทประกอบดวยหลายเวรคชท (เพมลดได) โดยแยกกนกนเปนแทบตางๆ ทดานลาง ซงบอยครงทเราพบวา เรามความจำาเปนตองอางองเซลลขอมลทอยในเวรคชทอนๆ ทเปนคนละเวรคชทกบทเรากำาลงทำางานอยในขณะนน สมมตวาคณตองการใชขอมลจากเซล B3 ในเวรคชท 1 กบสตรคำานวณทอยในเวรคชท 2 คณจะพบวา เมอกดคลกเลอกเซลล B3 ในเวรคชท 1 ตอนเขาสตรในเวรคชท 2 เซล B3 ทเลอกกลบเปลยนเปนเซลล B3 ในเวรคชท 2 แทนทจะเปนเวรคชท 1 ซงทำาใหผลลพธทได ไมถกตอง จรงๆ แลวความลบมนอยทรปแบบการอางองขอมลในเวรคชทนนเอง โดยรปแบบการอางองเซลล B3 ในเวรคชท 1 จะเขยนเปน =Sheet1!B3 แตตอนทคลกเลอกเซลล B3 ในเวรคชท 1 แลวคลกกลบมาเขาสตรในเวรคชท 2 ตามเหตการณสมมตขางตน สตรอางองจะเปลยนเปน =Sheet2!B3 แทน ดงนน จะตองแกสตรอางองเปน =Sheet1!B3 คณถงจะไดผลลพธของการคำานวณทถกตอง

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 21

Excel30. ลาก AutoFill แลวไดเลข 1-2-3... เมอเราพมพ 1 และลาก AutoFill แลวทำาไม Excel ถงแสดงคาตวเลขตอไปเปน 1 เหมอนกนหมด โดยไมยอมเปลยนเปน 1-2-3… มเทคนคเลกๆ สำาหรบการแกไขเรองนไดหลายวธ ไดแกใหพมพ 1 ทเซลลแรก และพมพ 2 ในเซลลถดไป จากนนไฮไลตทงสองเซลล แลวคอยลาก AutoFill จากจด Fill Handle (จดสเหลยมสดำาเลกๆ ตรงมมขวาลางของเซลล) วธนคลายๆ กบเปนการบอกชวงหางของตวเลขกอน ซงถาเปลยนการพมพจาก 2 เปน 3 แทนผลการลากกจะเปน 1-3-5-7-9…. อกวธใหเรมตนโดยพมพเลข 1 จากนนใหกดปม Ctrl คางไว แลวคอยใหเมาสลาก AutoFill เพยงเทาน โปรแกรมกจะพมพ 1-2-3 ไปเรอยๆ ตามทคณลากเมาสแลวครบ

31. หนงเซลลมหลายบรรทด ในการพมพขอมลลงในเซลลหากคณอยากใหในหนงเซลลมขอความ หลายๆ บรรทด กสามารถทำาไดโดยการพมพขอความแบบปกต เมอถงสวนทตองการขนบรรทดใหม ใหกด Alt + Enter เมอเคอรเซอรขนบรรทดใหม ใหพมพตอได และหากตองการขนบรรทดใหมอกกใหกด Alt + Enter ซำา และเมอพมพเสรจกกด Enter เหมอนปกต

32. กรองขอมลทตองการงายๆ ดวย Filter หากคณสรางตารางขนมาเพอเกบขอมลบางอยาง และตองการเรยกดขอมลเฉพาะบางสวนในตาราง ตามกลมขอมลทคณเลอกเฉพาะเจาะจงไว ในบางคอลมน พดแบบนคณคงกำาลงนกถงฟงกชนทสลบซบซอนภายใน Excel ทอาจจะตองเขยนโคดนบสบบรรทด แตจรงๆ แลวไมใชเลย เพยงแคคณเลอกเซลลทเปนหวคอลมนแตละอนในตาราง จากนนไปท Ribbon ชอ Data แลวกดปม Filter จะสงเกตวาททายเซลลของหวคอลมนแตละอนจะมปมลกศรชลงทกอนปรากฏขนมา ปมเหลานมไวสำาหรบใหคณเลอกกรองขอมลบางสวนทคณตองการ โดยสามารถเลอกไดวาในแตละคอลมนจะใหแสดงขอมลทมคาอะไรบาง แบบนสะดวกกวาทคดใชไหม

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน22

Excel33. ลอกเวรกชตใหไมสามารถแกไขได บางครงคณคงตองการใหแชรเอกสารใหคนอนๆ ไดเปดขนมาดขอมลดวยกน แตวาไมตองการใหมใครมาแกไขขอมลทอยในชตของคณ คณ

สามารถสงลอกชตเพอไมใหมใครมาซนแกไขขอมลของคณได ดวยวธการงายๆ เพยงแคไปท Ribbon ชอ Review > Protect Sheet เมอคลกแลว Excel จะใหคณปอนรหสผานทจะใชในการลอก เมอปอนเรยบรอยชตจะถกลอกไมสามารถแกไขได คณตองคลกทปมเดมซงตอนนเปลยนชอเปน Unprotect Sheet เรยบรอยแลว ใสรหสผานทตงไวลงไปกจะแกไขไดเหมอนเดม อยางลมสง Protect อกครงกอนเซฟไปใหคนอนละ

34. ปองกนชตแบบใหคลกไมไดเลย คณอาจจะเคยเหนเกมหรอแบบฟอรมทอยใน Excel ทอนญาตใหคลกเลอกเซลหรอกรอกขอมลเฉพาะเซลลทระบไวเทานน แลวเขาทำาอยางไรกนนะ คำาตอบงายๆ กคอเปนการสง Protect Sheet เชนเดยวกบทปทแลว แตมการกำาหนดสทธการใชงานเอาไวดวยใหสามารถคลกและแกไขเฉพาะเซลลทกำาหนดไวเทานน ขนแรกใหคณเลอกเซลลทสามารถ

ใหคลกและแก ไขขอมลไดกอน จากนนคลกขวาแลวเลอก Format Cell ไปทแทบ Protection แลวเอาเครองหมายถกหนา Locked ออก (เซลลทกเซลลจะถก Lock มาตงแตตนอยแลว) จากนนไปท Protect Sheet เชนเดม แลวเอาเครองหมายถกหนาหวขอ Select Locked Cell ออก ใสรหสผานตามขนตอนเดมกเรยบรอย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 23

Excel35. กำาหนดสวนทแกไขขอมลไดใน Protect Sheet ทปเมอสกครอาจจะงงวาทำาไมเราถงไมสามารถแก ไขขอมลเซลลทเราสงปลดลอกไวแลว นนเปนเพราะวาเรายงไมไดกำาหนดขอบเขตทสามารถแกไขขอมลเลย ให ไปท Ribbon ทชอ Review แลวคลกปม Allow User to Edit Range แลวเลอกเซลลทตองการใหสามารถแก ไขขอมลไดลงไป โดยสามารถกำาหนดไดหลายกลม ตามทคณตองการเลย หลงจากนนคลกท Protect Sheet ทเปนปมอยมมลางซายของหนาตาง แลวใสรหสผาน คราวนจะสามารถแกไขขอมลตามเซลลทถกกำาหนดไว ไดแลว

36. ซอนทงชตใน 1 คลก ใครวาเราซอนไดแตคอลมนหรอแถว เพราะเราสามารถซอนไดถงชต วธกแคคลกขวาทแทบชอชตทอยากซอน จากนนเลอกคำาสง Hide สวนการยกเลกกทำาไดโดย คลกขวาทชอชตแทบทยงแสดงอย เลอก Unhide จากนนกเลอกวาจะแสดงชตใด

37. จดกลายเปลยนเปนคอมมาไดไง นกเปนอกหนงปญหาทเจอกนบอย คอพมพเลขทมจดทศนยมใน Excel แตพอกด Enter โปรแกรมดนเปลยนจดเปนเครองหมายลกนำาหรอคอมมาเฉยเลย เรามวธแก ไขดงน คอใหปดโปรแกรม Excel แลว สำาหรบผทใช Windows XP คลกปม Start > Setting > Control Panel > Regional Settings > Number สวนผทใช Windows 7 คลก Start > Control Panel > Region and Language > Format > Additional Settings แลวเลอกแทบ Number หลงจากนนคณลองตรวจสอบดวาคาตอไปนถกตงคาไวถกตองหรอไม? (ทชอง Decimal Symbol ตองเปนเครองหมายจด (.) และทชอง List Separator ควรเปนเครองหมายลกนำา (,) ไมใชเครองหมาย Semi-Colon (;))

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน24

Excel38. ออกแบบกราฟงายๆ โดยใช Template สำาเรจรป กราฟหรอชารตแบบตางๆ ใน Excel กถอวามความสำาคญทจะตองออกแบบใหสวยงามและดขอมลงาย แตถาตองมานงปรบแตงทกครงคงเสยเวลานาด คณสามารถสรางกราฟสวยๆ ไดอยางรวดเรวโดยการ

ใช Template เพอแคเลอกสรางกราฟแลวเลอกไปท Template ซงในตอนเรมตนจะไมม Template ตดมาให แตคณสามารถเขาไปดาวนโหลดกราฟสวยๆ มาใชไดฟรท http://office.microsoft.com/en-us/templates/CT010144349.aspx

39. แปลงตวเลขเปนคำาอานบาท ฟงกชนยอดฮตเวลาทำาเอกสารพวกใบเสรจคอ BAHTTEXT โดย

เปนฟงกชนทใชแปลงคาตวเลขในเซลลอางอง เปนคำาอานภาษาไทยทมการใสหนวยบาทและสตางค เชนพมพ 123 ไวทเซลล A1 หากทเซลล A2 เราใสสตรวา =BAHTTEXT(A1)โปรแกรมกจะแปลงคาออกเปน “หนงรอยยสบสามบาทถวน”

40. เปลยนชอคอลมนเปนตวเลข เรองจรงมไดองนยายของคอลมนทปกตเปนตวอกษร A, B, C หาก

แตเราสามารถเปลยนเปนตวเลข 1, 2, 3 ซงวธการกไดยงยากหรอตองใชการเขยนโปรแกรมใหปวดหว เพราะแคคณคลกเมน หลก เลอก File > Options คลกแทบ Formulas แลวตกเลอก R1C1 reference style คลก OK สวนแก ไขกลบกทำาเหมอนเดม แตตกออกกหายครบ

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 25

PowerPoint

41. ไมตองโชวศนยกทำาได เบอเลขศนยไหม ถาเบอเพราะยงไงมนกไมมคา ใน Excel สามารถตงใหโปรแกรมไมแสดงคาศนย ได โดยเรยก File > Options คลกแทบ Advanced ท Display options for this worksheet ใหคลกเอาตก Show a zero in cells that have zero value ออกซะ

42. พรเซนตอยางมออาชพดวย Presentation Viewไมตองอจฉาสาวก Mac ทคณอาจจะเหนโปรแกรมพรเซนตของพวกเขาสามารถแสดงขอมลโนตของหนาสไลดพรอมกบแสดงพรววของสไลดถดไปได ในขณะทตอสญญาณออกโปรเจคเตอรใหผอนชมไดเตมหนาจอโดยผชมไมทราบดวยซำาวาคณกำาลงพรเซนตอยางลนไหลดวยการอานโนตบนหนาจอไปดวย ฟงกชนนใน PowerPoint กมเชนเดยวกน เรยกวา Presentation View ซงมาตงแตเวอรชนกอนแลว โดยโนตบกหรอเครองคอมพวเตอรจะตองรองรบการแสดงผล 2 จอดวย โดยกำาหนดจอหลกและจอรองใหกบโปรแกรม เมอสงเรมพรเซนตมนจะแสดงสไลดเตมๆ บนจอใหญ ในขณะทจอของผพรเซนตยงคงมขอมลอนๆ อยางโนตชวยจำาแสดงเอาไวใหคณดอยดวย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน26

PowerPoint

PowerPoint

43. พรเซนตทางไกลผานทาง Broadcast Slide Show หากคณตองพรเซนตงาน แตไมสะดวกทจะเดนทางไปยงหองประชมหรอออฟฟศของลกคา อาจจะเปนดวยระยะเวลาทจำากดหรอสภาพการจราจรทตดขดทำาใหไมสามารถเดนทางไปได หรอแมแตการอยในหองประชมเดยวกนแตไมสามารถทำาใหทกคนมองเหนจอพรเซนตไดอยางทวถง ปญหานแกไขไดฟงกชนใหมสดอลงการใน PowerPoint 2010 ทชอ Broadcast Slide Show ซงเปนการทำาไฟลพรเซนเทชนของเราไปปรากฏอยบนหนาจอคอมพวเตอรของผฟงไดผานทางเครอขายอนเทอรเนต โดยหลงจากทเราพรอมจะเรมพรเซนตแลว ใหไปทแทบ Slide Show > Broadcast Slide Show ซงจะใหคณ Sign in บรการดวย Windows Live ID กอน หลง

จากนนจะใชเวลาอพโหลดไฟลพรเซนตของเราเพอกระจายไปยงเครองอนๆ สกครกจะไดลงกมาซงคณสามารถอเมลลงกนหรอสงทางโปรแกรม IM อนๆ ไปใหเพอนหรอผฟงพรเซนตเพอใหคลกและดาวนโหลดไฟลพรเซนตมาแสดงบนหนาจอไดเลย โดยหนาจอของผฟงจะสอดคลองกบการเปลยนหนาจอของคณดวย

44. แทรกวดโอลงใน PowerPoint เรองการแทรกวดโอฟงแลวอาจจะไมใชของใหม PowerPoint 2007 จะแทรกไฟลวดโอในลกษณะของการเอาไอคอนวดโอมาแปะทำาลงก เวลาพรเซนตจะไดคลกแลวเปดโปรแกรมเลนวดโอขนมา แตในเวอรชน 2010

นการนำาเสนอจะยงนาสนใจมากขน เพราะคณสามารถแทรกวดโอเขาไปและแปะลงใหอยในรปแบบทสามารถเลนไดสดๆ บนสไลดเลย โดยตววดโอจะถกแปลงใหสามารถเลนในขณะทพรเซนตไดพรอมปมคอนโทรลในการเลนหรอหยดไฟลวดโอและแทบใหเลอนเพอขามไปยงชวงตางๆ ของไฟลวดโอดวย

วธการใหไปท Insert แลวเลอก Video > Video from file จากนนเลอกไฟลวดโอทรองรบไดเลย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 27

PowerPoint

45. แทรกวดโอจาก YouTube กสามารถทำาไดเชนกน หากคณคดวาการแทรกวดโอเขามาเลนใน PowerPoint ในขณะทกำาลงพรเซนตสดๆ ไดโดยไมตองสลบไปใชโปรแกรมอนๆ ยงไมนาตนตาตนใจพอ คณยงสามารถแทรกวดโอจากเวบไซต ใหมาเลนใน PowerPoint แบบสดๆ ได โดยไปท Insert > Video > Video from web site แลวจะมชองใหกรอกโคดของวดโอทเอามาจากเวบไซต ซงเปนโคด Embed ทสามารถหาไดไมอยากเนองจากเวบฝากวดโอดงๆ อยาง YouTube และเวบอนๆ กมระบบทชวยสรางโคด Embed มาใหสำาเรจรปอยแลว เพยงแคการเลนไฟลวดโอผานอนเทอรเนตนนอาจจะชา หรอกระตกไดคอนขางมาก

46. การดงโคด Embed จากเวบ YouTube ทปในขอทแลวเปนการสอนการแทรกไฟลวดโอทอยบนเวบไซตลงใน PowerPoint แตสำาหรบคนทเปนมอใหมอาจจะยงงงวาโคด Embed นนเราจะไปหามาจากไหน วธการงายมากโดยเฉพาะจาก YouTube หลงจากทเราเจอไฟลวดโอทเราตองการและคลกเปดดเรยบรอยแลว ใตวดโอจะมปมทเขยนวา Embed ซงเมอคลกแลว จะมกรอบเมนมาใหเราไดปรบแตงหนาตาของ Embed Code ซงจะเปนการปรบแตงกรอบและรปแบบของปมควบคมการเลน ซงถาไมไดแก ไขอะไรกจะเหมอนกบทเราเหนและดอยใน YouTube หลงจากปรบเรยบรอยแลวกกอปปโคด (ทเปนชองทมตวอกษรเยอะๆ ในกรอบ Embed) มาแปะไวในหนาตางทให ใสโคดของวดโอจากอนเทอรเนต เทานกเรยบรอย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน28

PowerPoint

47. วดโอกสามารถใส Effect ไดเชนกน หากคณถกใจกบการปรบแตงรปแบบภาพดวย Picture Style ทอยใน Word ซงไดกลาวไปในทปตนๆ แลว คณคงตองตนเตนเพมขนไปอก

เมอจะไดรวา คณสามารถกำาหนด Effect การตกแตงเหลานนกบไฟลวดโอไดเชนเดยวกบททำาใน Picture Style เลย โดยหลงจากทคลกเลอกวดโอทไดแทรกเขามาใน PowerPoint แลว จะม Ribbon เพมขนมาชอ Format ซงจะมชดคำาสง Video Style ใหเลอกรปแบบเชนเดยวกบ Picture Style เลย แตสำาหรบใครทใส Effect เขาไปเยอะๆ ตองระวงวาจะกระตกเวลาสงเลนวดโอตอนเปดสไลดดวย

48. ตดวดโออยางงายๆ เพอใชใน PowerPoint นอกจากความสามารถในการแทรกไฟลวดโอแลว PowerPoint ยงสามารถตดตอไฟลวดโออยางคราวๆ ได ในกรณทคณมไฟลวดโอทอาจจะไมเกยวกบสไลดทกำาลงพรเซนตทงหมด และตองการนำาเอาชวงเดยวของไฟลวดโอนนๆ มาเปดแสดง หลงจากทไดแทรกไฟลวดโอเขามาใน PowerPoint แลว ใหคลกเลอกไฟลวดโอ จะม Ribbon ทชอวา Play-

back ปรากฏขนมา แลวเลอก Trim Video คราวนเรากสามารถกำาหนดสวนเรมตน และกำาหนดสวนสนสดของชวงวดโอทเราจะเอามาใชงานไดแลว

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 29

PowerPoint

49. เรยกใช Slide Transition ใหมๆ ใน PowerPoint 2010 เบอไหมกบ Slide Transition หรอรปแบบการเปลยนสไลดแบบเดมๆ ใน PowerPoint ทดเรยบงายและไมคอยหวอหวาเทาไหร อยาเพงบนจนกวาคณจะไดลอง PowerPoint 2010 ทมการปรบปรงเรอง Slide Transition ใหดอลงการมากขนอยางผดหผดตา หากเหนพรเซนเทชนทม Transition สวยๆ งามๆ ไมตองไปถามแลวนะครบวาทำามาจากโปรแกรมอะไรเพราะ PowerPoint 2010 กทำาได

50. ปรบความละเอยดของสไลดไมตองกลวกระตก ขอจำากดของโนตบกนนคอสเปกไมสงมาก โดยเฉพาะเรองการประมวลผลกราฟก โดยเฉพาะโนตบกตวเลกๆ เบาๆ หรอพวกเนตบก ซงถาคณใสเอฟเฟกตหรอ Transition เขาไปมากๆ อาจจะทำาใหภาพเกดการกระตกหรอคางได วธการแก ไขกคอใหลดระดบความละเอยดของการแสดงผลสไลด ใน PowerPoint ลงโดยไปท Slide Show แลวปรบท Resolution ซงสามารถกำาหนดความละเอยดใหตำาลงกวาทหนาจอของตวเองแสดงผลไวได ซงขอดอยางหนงคอมนยงสามารถปรบใหเปนคาความละเอยดทเหมาะสมกบโปรเจกเตอรไดดวย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน30

PowerPoint

51. เครองไมเครองมอใหเรยกใชขณะพรเซนตงาน เลเซอรพอยเตอรอาจจะเปนอาวธคกายของนกพรเซนตมออาชพ แตถาไมมก ไมตาย และไมขายหนาดวย เพราะจรงๆ แลว PowerPoint ม

เครองมอทชวยชและวาดรปอธบายเพมเตมใหกบผฟงอยแลว โดยเมอคณเลอนเมาสจะสงเกตไดวามปมโปรงแสงปรากฏขนมาทมมลางซายอยหลายปม หนงในนนจะมปมทเปนรปปากกาซงจะมเครองมอใหคณสามารถเลอกไดวาจะใชลกศรธรรมดา หรอจะใชปากกาทสามารถวาดเสนลงไปในสไลดได หรอเครองมอตางๆ ทจะชวยใหคณสามารถช หรอเนนขอมลบนสไลดประกอบการพรเซนตไดอยางสะดวก แบบนดกวาใชเลเซอรชเสยอก

52. แกไขฟอนตทกสไลดไดดวย Replace Fonts... ใน PowerPoint หากคณตองการจะเปลยนรปแบบฟอนตทใชในสไลดทกๆ หนาคงไมใชเรองงาย โดยเฉพาะไฟลทมจำานวนสไลดหลายหนา หรอมขอความจำานวนมากและมการใชฟอนตทแตกตางกนเยอะๆ วธการทงายกวากคอใชคำาสง Replace Fonts… ซงอยใน Ribbon Home เพยงแคกำาหนดวาตองการเปลยนฟอนตจาก… เปน… แคนกจะเปนการแทนทฟอนตทคณกำาหนดไวในทกๆ สไลด

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 31

PowerPoint

53. สราง Handout จาก PowerPoint ไปส Word หลงจากททำาพรเซนเทชนเรยนรอยแลว เอกสารประกอบการพรเซนตหรอ Handout เปนสงทขาดไมได แตนอกคณจะสามารถสงพรนต Handout ออกทางพรนเตอรตรงๆ คณยงสามารถสง Handout ไปยงโปรแกรม Word เพอแก ไขหรอใสขอมลเพมเตมลงไปใน Handout กอนทจะพรนตจรงๆ ไดดวย โดยใน PowerPoint ให ไปทปม File > Share > Create Handout ซงมนจะเปนการสรางเอกสาร Word ขนมาเปน Handout ของสไลดทคณทำาใน PowerPoint

54. สรางตนแบบ Slide ดวย Master Slide การออกแบบแมแบบสไลดเองใน PowerPoint นนคนสวนใหญยงมกใชวธการตกแตงสไลดแรกใหเสรจ แลวสงกอบปสไลดลงมาเรอย ซงเปนวธการทผด เพราะเมอคณมการแกไขสวนประกอบของแมแบบ คณจะตองมาแกไขสไลดทกแผนใหมหมด วธการทถกตองคอใช Master Slide โดยเขาไปท View > Master Slide ซงจะแสดงสไลดตนแบบของแตละสไตลมาใหเราปรบแตงลวดลาย ใสรปประกอบใสโลโกตางๆ ลงไปจนพอใจ ซงสงทถกใสไวใน Master Slide นจะไปปรากฏบนทกๆ สไลดทเราทำางาน และเวลาแกไขกสามารถแกไขท Master Slide ทเดยวเลย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน32

PowerPoint

55. เตรยมเสยงบรรยายประกอบสไลดไวลวงหนา อนดบแรกตองมการดเสยง ไมโครโฟน และลำาโพงกอน จากนนใหคลกแทบ Slide Show และคลกปมคำาสง Record Slide Show โดยสามารถเลอกไดวาจะใหเรมตนสไลดใหม หรอใหบนทกตงแตสไลดทเราทำางานอย จากนนจะแสดงหนาจอเหมอนเรากำาลงพรเซนตงาน ซงในชวงนโปรแกรมจะบนทกการเปลยนสไลด การใชเครองมอเพอชขอมลตางๆ บน

หนาสไลด รวามถงเสยงทเราพดใสในไมโครโฟนดวย จากนนมนจะนำาขอมลไปกำาหนดระยะเวลาในการเปลยนสไลดแตละอนใหโดยอตโนมต พรอมใสเสยงประกอบดวย

56. สรางปมลงกงายสดๆ ลกเลนอกแบบทชวยงานทเราสรางดสนกมากขน โดยใหเลอก Insert คลก Shapes เลอก Action button ในทนคณอาจลองเลอก > ซงโปรแกรมจะลงกกบคำาสงไปสไลดถดไปใหอตโนมต หากไมตองการแกไขกสามารถคลกปม OK เพยงแคนกจะไดปมควบคมการทำางานของสไลดแบบงายๆ ขนมาทนท

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 33

OneNote

57. จดบนทกสะดวกสบายดวย OneNote OneNote เปนแอพพลเคชนทนานอยใจมากทสดตวหนงเพราะไมคอยมคนเหนประโยชนของมน ซงจรงๆ แลวมนเปนโปรแกรมจดบนทกทใหความยดหยนในการใชงานดเยยม และเหมาะสมมากกวาการใช Word หรอ Notepad เสยอก ดวยการพมพขอความลงไปตรงไหนของหนากระดาษกได รองรบการเขยนดวยลายมอ การบนทกเสยง บนทกวดโอ แทรกรปภาพ และความสามารถอนๆ ทครบครนเกยวกบการจดบนทก ลองใชงานดนะครบ แลวจะรวาแจวจรง

58. เรยกใช OneNote อยางรวดเรวจาก System Tray หากคณไดตดตง OneNote ไวแลวเคยเรยกใชงานบนเครองบางแลว OneNote จะฝงตวอยท System Tray เปนโปรแกรมขนาดเลกเรยกวา Side Note ซงจะเปนเหมอนกบกระดาษโนตแผนยอมๆ ใหคณคลกขนมาเพอบนทกขอมลของคณอยางเรงดวนไดทนถวงทเพยงแคดบเบลคลกทไอคอนบรเวณมมลางขวาของหนาจอเทานน โดยสงทคณบนทกไวนกจะไปปรากฏอยในโปรแกรม OneNote หลกเชนเดยวกน หรอจะเปดโปรแกรม OneNote ดวยปม Windows + N กไดงายๆ

59. บนทกเสยงดวย OneNote นอกจากการจดบนทกเปนขอความไมวาจะดวยการพมพหรอการใชเขยนดวยลายมอ OneNote ยงสามารถบนทกเสยงลงในไฟลไดดวย โดยไปท Insert แลวคลกเลอก Record Audio ซงถาโนตบกหรอคอมพวเตอรของคณมไมคเชอมตออยกจะเปนการบนทกเสยงเขาไปเลย หลงจากทกดปม Stop เมอจบการบนทกแลว OneNote จะสรางเปนไอคอนไฟลเสยงในหนากระดาษโนต ใหคณคลกไดเมอตองการฟงเสยงทบนทกไว

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน34

OneNote

60. บนทกวดโอดวย OneNote เชนเดยวกบเสยง OneNote สามารถบนทกภาพวดโอไดเชนเดยวกน โดยจะเปนการบนทกภาพวดโอจากอปกรณอยางเวบแคมหรออปกรณกลองอนๆ เชนเดยวกบเสยง โดยไปท Insert > Record Video จาก

นนมนจะรนฟงกชนการบนทกขนมาใหเรากดเรมบนทก เมอสนสดการบนทก OneNote จะสรางเปนไอคอนไฟลวดโอทใหคณสามารถคลกเพอเลนวดโอทบนทกไว ได โดยจะเปนการเลนผานโปรแกรม OneNote เองเลย

61. จบภาพหนาจอใสลงใน OneNote พรอมคำาบรรยายภาพ OneNote มความสามารถในการจบภาพหนาจอมาใสในบนทกได

เชนเดยวกบแอพพลเคชนอนๆ ในชด Office แตขอดของ OneNote กคอจะชวยสรางคำาอธบายภาพ ซงเปนเหมอนขอมลอางองไดวาภาพนไดรบการจบภาพมาจากโปรแกรมอะไร เมอวนทเทาไหร เวลาอะไร แลวคณยงสามารถพมพขอมลเกยวกบภาพเพมเตมลงไปไดดวย วธการนนเหมอนกบโปรแกรมตวอนคอไปท Insert แลว Screen Clipping

62. แนบเอกสารตวเปนๆ ใน OneNote หากการแนบไฟลเขาไปใน OneNote เฉยๆ ดจะไมใชสงทคณตองการเพราะจะแสดงเพยงแคไอคอนของไฟลเทานน ซงถาเปนไฟลเอกสาร คณคงอยากเหนหนาตาของเอกสารเลยมากกวา วธการแกไขนนงายมาก เพยง

แคเลอก Insert แลวเลอก File Printout จากนนเลอกไฟลทตองการแนบเขามา แทนทจะมาเพยงแคไอคอน คราวนคณจะไดหนาเอกสารทเหมอนกบพมพออกมาจากพรนเตอรมาแนบอยในบนทกของคณแลว แตเครองทจะสามารถแนบ File Printout ไดจะตองมโปรแกรมทสามารถเปดไฟลชนดนนๆ ไดดวยนะ

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 35

OneNote

63. แปลงรปภาพเปนขอความไดอยางรวดเรว ขอมลจากหนาเวบหรอแหลงขอมลหลายๆ ทบอยครงกไมไดอยในรปแบบตวอกษรใหคณกอปมาแปะในบนทกได แตอาจจะอยในรปแบบของภาพ อยางภาพทไดจากมาจากการ Screen Clipping ซงถาตองการแกไขขอความในนน จะไมสามารถทำาได ใหคณคลกขวาทภาพจากตวเลอก Copy text from picture แลวนำาไปแปะทสวนอนๆ ของบนทก กจะสามารถดงขอความทอยในรปภาพออกมาเปน Text File ไดแลว แตกมขอจำากดวาตอนนใชงานไดเพยงแคภาษาองกฤษเทานนและอาจจะมความผดพลาดอยบาง

64. สงขอมล OneNote ไปใหเพอนทาง Email หากคณตองการสงบนทกบางสวนไปใหเพอน อยางเชน จดบนทกในหองเรยนทอาจารยสอน หรอขอมลอนๆ ทอยใน OneNote ไปทางอเมลซงเปนวธการทสะดวกทสด คณสามารถทำาไดโดยคลกท File > Send > Email Page ซงขอดของการทำาแบบนคอผรบไมจำาเปนตองมโปรแกรม OneNote ในการเปด ไมมการแนบไฟลใดๆ ทงสน เพราะมนจะแปลงขอมลทอยใน OneNote ไปอยในรปแบบเนอหาในอเมลใหเรยบรอยเลย ทเหลอกแคกรอกทอยผรบแลวกด Send เทานน

65. แปลงขอมลใน OneNote ออกมาเปน Word ขอมลใน OneNote นนสามารถแปลงออกมาไดหลายรปแบบ ซงรปแบบหนงทนาจะประโยชนมากกคอการแปลงใหอยในรปแบบของ Word เพราะจะชวยใหคณนำาบนทกทคณไดจดไวนนมาทำาเอกสารไดอยางรวดเรว โดยวธการสนๆ งายๆ นนมเพยงแคไปท File > Send > Send to Word หลงจากนน ระบบจะเปดโปรแกรม Word ขนมาแลวดงขอมลทอยในหนากระดาษทเลอกไวใน OneNote ถายโอนไปท Word ทนท คณสามารถจดหนาใหมใหอยในรปแบบทเหมาะสมแลวเซฟเปน Word ไดเลย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน36

Outlook66. Reading Pane ชวยใหเปดอเมลไดสะดวกและเรวมากขน หนาตาง Reading Pane เปนเครองมอทโปรแกรมอเมลในปจจบนนตองม รวมถงอเมลทอยบนเวบกมฟงกชนนดวยเชนกน โดยมนจะเปนหนาตางทแสดงขอมลอเมลฉบบทคณกำาลงเลอก ทำาใหคณสามารถปดอานอเมล ไดอยางรวดเรว ไมตองดบเบลคลกเพอเปดใหเสยเวลา ซงนอกจากเนอหาในเมลแลว เรายงเหนไฟลแนบ รวมถงกำาหนดการณใน

ปฎทนทแนบมากบเมลอยางครบถวน เหมอนกบการเปดอานเมลตามปกตเลย แตสะดวกกวา โดยคณสามารถปรบเลอกไดวาจะให Reading Pane นนอยทางดานขวาของกลองเมลบอก (แบงหนาจอแนวตง) หรอจะใหอยดานลาง (แบงหนาจอแนวนอน) อนนแลวแตความถนด โดยไปปรบท View > Reading Pane

67. ปด Reading Pane ในกรณการเชอมตอชา แมวา Reading Pane จะเปนฟงกชนทมประโยชนมาก แตมนกมโทษ

เชนเดยวกนในกรณทคณตงคาการเชอมตอแบบ IMAP หรอผาน Office Connector และใชการเชอมตออนเทอรเนตทชา ซงในขณะทกำาลงดาวนโหลดเมลลงมาเกบไวในเครองนน หนาตาง Read-ing Pane จะพยายามเปดเมลทกำาลงโหลดนนตลอดเวลา ทำาให Outlook ของคณอาจจะคางได หากเกดปญหานขน แนะนำาวาใหปดการทำางานของ Reading Pane โดยไปท View > Reading Pane > Off

68. เปดไฟลแนบอยางรวดเรวโดยไมตองเปดโปรแกรมอน Outlook มความไดเปรยบโปรแกรมอเมลอนอยตรงทมนเปนสวนหนงของ Microsoft Office ดงนนมนจงไดรบการออกแบบมาใหดงเอาความ

สามารถของโปรแกรมตวอนๆ ในชดมาใชงานไดอยางเตมท อยางการเปดอานอเมลทมไฟลแนบ คณสามารถคลกทไฟลแนบเพอให Outlook แสดงหนาตาของเอกสารออกมาไดทน โดยเฉพาะไฟลเอกสาร Microsoft Office เอง และยงรวมไปถงไฟลตระกลอนๆ ทตดตงเพมเขาไปกจะมปลกอนเพอทำางานกบ Outlook ในการเปดเอกสารประเภทนนๆ จากหนาตางของเมลไดทนท อยางเชนไฟลตระกล PDF

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 37

Outlook69. ลากไฟลแนบจากอเมลมาเกบไวในเครองอยางรวดเรว แมวา Outlook จะสามารถเปดไฟลทแนบมากบอเมลเพอดหนาตาเอกสาร และอานได แตก ไมสามารถแกไขได วธการกคอตองเซฟออกไปเปดดวยโปรแกรมสำาหรบเอกสารนนๆ โดยเฉพาะ และวธการเซฟไฟลแนบของ Outlook กสามารถทำาไดสะดวกมาก เพยงแคเลอกรายชอไฟลแนบทอยบนหวอเมลจนครบตามตองการ แลวใชเมาสลากไปวางในโฟลเดอรหรอหนาจอเดสกทอปไดทนทเลยครบ

70. ดอเมลงายๆ ดวย Conversation View ใน Outlook 2010 สำาหรบคนทมการตดตอดวยอเมลเปนหลก อาจจะมการ Reply เมลกลบไป กลบมาหลายรอบ กบหลายๆ คน จนเมลทเรยงตวกนอยในเมลบอกนนมวไปหมด พอจะหาอเมลทตองการแตละฉบบกดจะเปนเรองทยากลำาบากเหลอเกน ใน Outlook 2010 ไดแกไขปญหานดวย Conversation View ซงจะทำาการจบกลมอเมลทมการ Reply ไป-มาในหวขอเดยวกนเขาไวดวยกน เพอใหคณสามารถดอเมลทเกยวของไดงายและเปนระเบยบมากยงขน เพราะนอกจากมนจะจดกลมใหใน Inbox แลวมนยงดงลงคของอเมลทอยใน Sent Item ทเราตอบเมลกลบไปในหวขอเดยวกนมาแสดงเอาไวดวย

71. ประหยดพนทเกบขอมลดวยการ Clean Up แนนอนวาการเกบเมลทมการ Reply กลบไป กลบมาหลายรอบ ยอมตองมขอมลทซำาซอนอยมากมาย เพราะทกครงท Reply กจะมการทวนเอาขอความในเมลเกาแนบไปดวย แตเมอม Conversation View แลวก ไมจำาเปนตองเกบขอมลซำาซอนเหลานนใหเปลองพนทอกตอไป วธแก ไขคอเลอกทหวขอของอเมลทถกจดกลมไวเรยบรอยแลว จากกด Clean Up ทอยใน Ribbon Home ไดเลย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน38

Outlook72. ยกเลกการรบเมลจากกลม Conversation View เคยไหมครบทมอเมลโดย CC มาถงเราเพอใหเรารบทราบ และเกดมการ Reply กลบไป กลบมา โดยผรบคนอนๆ ทอยในรายชอ ทำาใหเราพลอยไดรบอเมล ไปดวย ซงบางครงกทำาใหรำาคาญได ไมนอย วธการ

ปญหานนงายนดเดยว เพยงแคเลอกกลมของเมลทอยใ Conversation View ทเราไมตองการจะรบรความเคลอนไหวอะไรในหวขอนอกแลว จากนนคลกปม Ignore ไดเลย แคนเมลทอยในหวขอนทงหมด รวมถงทจะมการสงมาในอนาคตจะถกยายลงถงขยะไปโดยอตโนมตเลย

73. ไมพลาดนดหมายดวย Calendar Preview จากการสงตารางนดหมายมาโดย Outlook เพอแจงผเกยวของ

นน ไมไดสงมาเพยงแครายละเอยดเพยงอยางเดยว แตมนยงแนบตารางนดหมายมากบเมลดวย ซงถาหากคณใช Outlook เชนเดยวกนกจะมองเหนตารางนดหมายทแนบมาน โดยเฉพาะในเวอรชน 2010 จะแสดงตารางนดหมายในรปแบบปฏทนขนมาใหดภายในอเมลเลย โดยจะมการเชกกบตารางนดหมายของผรบดวยวามการนดหมายชนกนหรอเปลา ซงถามกจะมการแจงเตอนใหทราบดวย

74. Sync อเมล ปฏทน ชอผตดตอลงใน Windows Phone หากคณเปนนกธรกจทตองทำางานทกททกเวลา คณคงจำาเปนตองถายโอนขอมลตางๆ ทจำาเปนไปไวบนโทรศพทมอถอ ซงสมารตโฟนทสามารถทำางานรวมกบ Outlook ไดดทสดกคงหนไมพนกลม Windows Phone โดยซอฟตแวรทจำาเปนตองตดตงเพมเตมนนมเพยงแค Active Sync หรอ Windows Mobile Device Center ซงสามารถดาวนโหลดไดจาก www.microsoft.com/download ไดฟร หลงจากตดตงและเชอมตอโทรศพทเขากบคอมพวเตอรแลวกสามารถตงคาการ Sync ขอมลไดทนท

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 39

Outlook75. Sync อเมล ปฏทน ชอผตดตอลงในโทรศพทมอถออนๆ สำาหรบโทรศพทมอถอในตระกลอนๆ ก ไมตองนอยใจไป เพราะยงคงสามารถทำางานรวมและถายโอนขอมลกบ Outlook ไดเชนเดยวกน แตจะตองใชซอฟตแวรทผผลตมอถอแบรนดนนๆ พฒนามาโดยเฉพาะ ตามแบรนดของโทรศพททคณใชงานอย ซงสวนใหญสามารถดาวนโหลดมาตดตงเพอเชอมตอกบมอถอของคณไดฟรไมมคาใชจาย แตหากใช Outlook 2010 ควรจะตองมการตรวจสอบเวอรชนของซอฟตแวรมอถอกอนวาสามารถทำางานรวมกนไดหรอเปลาเนองจาก Outlook 2010 ถอวาเปนซอฟตแวรทใหมมาก

76. ร ไดวาใครสงเมลมา ดวยแถบแสดงขอมลใน Outlook 2010 หากคณตองการรวาใครสงเมลมาหาคณ และ CC ไปให ใครบาง อาจจะตองไปไลดทหวขอของอเมลซงบางครงกอาจจะจำาชอของคนนนไดบาง ไมไดบาง เพอลดความผดผลาดในการทำางาน Outlook 2010 จงไดออกแบบใหดงเอาขอมลของผสงและผรบอเมลทเกยวของกบเมลฉบบนนๆ มาแสดงเอาไวดวย โดยมขอมลทงชอ รปภาพ ขอมลโดยคราวๆ ทกรอกไวกบ Server ซงอาจจะเปน Server ในองคกรอยาง Exchange หรอนอกองคอยาง Social Network ตางๆ ได

77. เขาถงขอมลของผตดตอดวย Social Network ในองคกร ดวยกระแสอนรอนแรงและประโยชนทมากมายของ Social Network ทำาใหหลายๆ องคกรเรมทจะสราง Social Network ขนมาเพอใชภายในองคกรเอง เพอทำาหนาทเชอมตอคนในองคกรใหสามารถตดตอสอสาร กระจายขาว มปฏสมพนธ และทำางานรวมกนไดอยางมประสทธภาพมากขน โดย Outlook นนเปนโปรแกรมตวหนงทสามารถทำางานรวมกบ Social Network ภายในองคกรไดอยางสะดวก เพราะสามารถเชอมโยงเขากบการทำางานอยางการสงเมลหรอสรางตารางนดหมายไดอยางสะดวก

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน40

Outlook78. ใช Outlook กดงขอมลจาก Social Network อนๆ ไดนะ นอกเหนอจากความสามารถในการเชอมโยงกบ Social Network ทถกสรางขนมาใชงานภายในองคกรแลว Outlook เปนเครองมอทชวยใหคณสามารถเลน Social Network สาธารณะอนๆ ไดอก ไมวาจะเปน Facebook, MySpace หรอ Social Network อนไดดวย เพอใหคณสามารถใชงานไดอยางสะดวกไมวาจะทำางานหรอคยเลนกบเพอนกสามารถทำาไดท Outlook ทเดยวเลย

79. สงเมลไมพลาดดวย Outlook 2010 ใน MailTips ใน Outlook 2010 ถกเพมขนมาเพอลดความผดพลาดในการสงอเมล โดยมนจะตรวจสอบความถกตองจากรายละเอยดของเมลทเราใสเอาไว อยางเชนหากคณพมพในเนอหาเมลวามไฟลแนบ แตคณยงไมไดแนบไฟล Outlook จะมการแจงเตอนกอนคณสงเมลออกไปทนท หรอถาคณเพมชอผรบเมลและสามารถตรวจสอบสถานะของผรบเมลได (ในกรณใชงานในองคกร) วาไมสามารถรบหรอตอบเมลเราได โดยอาจจะลาพกรอนหรอไปตางประเทศ กจะมการแจงเตอนใหทราบกอนสงเชนเดยวกน

80. ลดขนาดไฟลเกบอเมลใน Outlook 2010 เมอคณใชอเมลไปเรอยๆ สงทเกดขนกคอไฟลทใชเกบอเมลของคณจะมขนาดใหญขนเรอยๆ ตามจำานวนเมลทคณเกบไว และตอใหคณไดลบเมลออกไปบางแลว ไฟลเกบขอมลกดเหมอนยงคงใหญอย แบบนใหลอง Compact ไฟล โดยเขาไปท File > Info > Account Setting แลวไปทแทป Data File จากนนดบเบลคลกไฟลทเกบขอมลอเมลของคณขนมา แลวคลกทปม Compact ไดเลย

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 41

Outlook81. การแบคอพเมลไว ในกรณเครองพง เครองพงเปนสงไมมใครหลกเลยงได ดงนนคณจงควรจะตองทราบวธการแบกอพเมลของคณทอยใน Outlook ดวย โดย Outlook จะเกบขอมลไวเปนไฟล pst และวธการเขาถงไฟลเหลานทงายทสดกคอการไปท File > Info > Account Set-ting แลวไปทแทบ Data File จากนนเลอกไฟลทตองการแบกอพแลวคลกปม Open File Location กจะเจอไฟลอยในโฟลเดอรยอยๆ มากมาย คราวนจะกอปปเกบไวหรอจะตงใหโปรแกรมแบกอพคอยแบกอพไฟล pst ของคณไวเปนประจำากไดเชนกน

82. เชอมตอ Hotmail ดวย Office Connectorหากคณตองการตงคา Outlook ใหทำางานรวมกบ Hotmail ไดสะดวกมากขน จำาเปนตองอาศย Plug-in ทเรยกวา Micro-soft Office Outlook Hotmail Connector ซงสามารถดาวนโหลดเพมเตมไดทhttp://www.microsoft.com/download หรอ http://office.microsoft.com หรอตดตงพรอมกบชด Windows Live Essentials กได หลงจากนนกใหเพมอเมลเขาไปดวยขนตอนปกต Outlook จะตรวจสอบและตงคาการเชอมตอผาน Microsoft Office Outlook Hotmail Connector ใหเองโดยอตโนมตซงจะเปนการดาวนโหลดอเมลมาเกบไวในเครองแลว Sync ใหตรงกบขอมลใน Server ตลอดเวลาทเชอมตอกบอนเทอรเนต ซงจะทำาใหคณสามารถเปดอานอเมลเกาๆ ไดโดยไมตองเชอมตออนเทอรเนตตลอดเวลา

83. สรางชดคำาสงพเศษทเรยกใชบอยๆ ดวย Quick Steps เครองมอทยอดเยยมใน Outlook 2010 ตวนถอวาดมากแตอาจจะตองเปนผใชทคอนขางมประสบการณพอสมควรมนคอ Quick Steps ซงชวยใหคณตงคาคำาสงลดเพอเรยกใชงานภายหลงไดอยางสะดวก ลดขนตอนการทำางานทตองทำาบอยๆ ลงเหลอเพยงแคปมเดยว อยางเชนตองการสงเมลหาเพอกลมหนง กสามารถตงคาการสงเมลและระบรายชอคนสงไวไดเลยหรอกำาหนดคำาสงใหยายเมลทเลอกไวไปทโฟลเดอรทเราตองการพรอมกบทำา Flag เอาไวดวย ไมวาขนตอนจะยาวแคไหนกสามารถตงคาเอาไวเรยกใชไดในปมเดยว

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน42

Publisher84. คนหาอเมลไดอยางรวดเรวดวย Instant Search หากคณใช Outlook บนระบบปฏบตการ Windows 7 ทมาพรอมกบระบบคนหาไฟลแบบ Instant Search คณกจะไดรบความสามารถนใน Outlook มาดวยเชนกน โดยคณสามารถคนหาอเมลใน Outlook ไดอยาง

รวดเรวดวยระบบคนหาทมการทำาดชนเอาไวกอนแลว สวนคนทไมไดใช Windows 7 กสามารถเปดความสามารถนไดโดยไป ดาวนโหลดซอฟตแวร Windows Search 4.0 จาก www.microsoft.com/download มาตดตงเพมเตมไดเชนกน

85. เรมตนงานพมพไดเรวและเสรจกอนใครใช Built-in Template ทมาพรอมในโปรแกรมเพอสรางเอกสารทางการตลาดอยางเชนโบรชวร แผนพบ แคตาลอก หรอเอกสารทใชเผยแพรบนอนเทอรเนตกสามารถทำาได หรอจะดาวนโหลด Template จากแหลงขอมลออนไลนมาใชเลยกยงได Office 2010 มมากมายหลากหลาย Template และมดโซนททนสมยและอพเดท เหมาะกบทกรปแบบของธรกจคณ สงทตองทำามเพยงแคตกแตงเพมเตมและใสโลโกของบรษทคณเทานนเอง

86. แตงรปไดเลย ไมตองเขาสตดโอแยงตางหากPublisher 2010 ชวยใหคณแตงรปภาพ เพมสสน เลน effect ขยายหรอยอขนาดบนพนทการทำางานของโปรแกรมไดเลย ไมตองออกไปแตงในแอพพลเคชนอนๆ และสามารถเรยกพรววดกอนสงพมพไดทกเมอ ไมตองปวดหวกบการโทรไปแกแบบกบโรงพมพหรอบรษทกราฟกภายนอกอกตอไป เพราะ Publisher 2010 ทำาใหคณออกแบบธรกจของคณในแบบทเปนตวของคณเองอยางเตมทและคลองตวไมแพมออาชพเลยทเดยว

87. เพมความทนสมยใหงานอารทของบรษทคณการใชฟอนตทมอยเครองเพยงอยางเดยวนนอาจดไมทนสมยลำาหนากวาคนอน บางครงคณอาจจะตองการทจะใชฟอนตทออกแบบมาใหมๆ ในรปแบบ OpenType Font ดวย Publisher 2010 รองรบการทำางาน

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 43

Publisher

กบ OpenType ไดเปนอยางด จงทำาใหคณทำางานบนเอกสารทดดทนสมยและตนตาตนใจ ลมไปเลยกบสไตลของ Office ทคณเคยรจก เพราะ Office 2010 นมจดเดนตรงทสรางดไซนเพอความเปนธรกจสมยใหมเชนคณอยแลว

88. แมนเปะกบการวางภาพตรงกนอยางสวยงามPublisher 2010 มเสนแบงเพอบอกใหคณรวารปวางตรงกนหรอไม รวมทงมการแนะนำาวาคณควรจะวางอะไรไวตรงไหนใหพรอม ทกครงทคณเลอนรปภาพ โปรแกรมจะบอกใหทนทวามมทคณจะวางนน ตรงกบรปอนๆ หรอไม เสนประแบบออโตเมตกแบบนนถอวาชวยใหลากและวางรปภาพตางๆ ไดอยางลงตวเลยทเดยว

89. เชคกอนพมพ ไมพลาดทกงานอารทมมมองพรววของ Publisher 2010 ทำาใหคณเหนเอกสารทจะพมพทงหนาและหลงพรอมกน และสามารถจดหนาไดอกทกอนจะลงแปนพมพลงไป เพยงกด File > Print แลวเลอก Setting เพอตงคาหนากระดาและเลยเอาตตามทคณตองการ

90. สอสารอยางมนใจมมมองของ Backstage View ชวยใหคณไมพลาดทกจดของการทำางาน เพราะ Backstage View ของ Publisher นนเปนเหมอนจดทคณนงอยหนาแทนพมพแลวใชมนเพอตรวจดความเรยบรอยของงานกอนลงมอพมพลงไป เพยงใช Design Checker ระบบกจะจดการตรวจสอบงานของคณใหกอนโดยอตโนมต ใชงายๆ แคเลอก File > Info > Run Design Checker

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน44

Access91. รวม list ทอยใน Publisher เพอทำา Mail Merge รอนจดหมายถงลกคา แทบทชอ Mailings บน Ribbon ชวยจดการรายชอลกคาของคณเพอทำา Mail Merge ไดเลยบน Publisher โดยมนจะรวม list รายชอลกคาของคณจากทกท ไมวาจะเปน Excel, Outlook หรอ Word หรอแอพพล

เคชนอนๆ จากนนคณกปรบแตง (Personalize) เอกสารไดเองตามสะดวก อยางน ทนทเมอคณทำาโบรชวรเสรจ แค Mail Merge จาก Publisher คณกจะไดโบรชวรทจาหนาพรอมสงถงลกคาทกคนของคณแลว ไมตองเสยเวลาพมพ นงแยก และปรนทจาหนาซองตางหากอกตอไป

92. ฐานขอมลองคกร ไมใชเรองยากอกตอไป Access 2010 มชด Template เพอการจดการฐานขอมลองคกรไว

ใหแลวเพอคณ คณไมตองจางโปรแกรมเมอรมาเขยนโปรแกรมแลวปรบแตงฟลดตางๆ ทเหมาะสมกบองคกรของคณอกตอไป เพยงแคเลอก File > New แลวเลอกสงทเหมาะกบธรกจคณ จากนน แคพมพชอฟลดแลวกรอกขอมล ทกอยางกเรยบรอย

93. สรางมมมองแบบภาพรวมเพอดขอมลทงหมดของคณในหนาเดยวรวมรายงานทกระจดกระจายอยตามแหลงตางๆ

ทงหมดเขาดวยกน และ Conditional Formatting ทปรบปรงใหมและเครองมอในการคำานวณ คณจะสามารถสรางรายงานพรอมภาพประกอบขอมล

ใหเขาใจไดงายๆ ไดแลว รายงานใน Access 2010 นนสนบสนนการทำางานของ Data Bar เหมอน Excel จงทำาใหคณเหนขอมลไดแบบลกถงจดทตองการเนนไดอยางละเอยด

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน 45

Access94. เรยกดฐานขอมลแมจะอยนอกสำานกงาน Access 2010 สามารถทำางานบนเวบได คณจงเปดดฐานขอมลลกคาของคณไดจากโปรแกรมเวบเบราวเซอรอยาง Internet Explorer ไดแมจะไมไดอยในสำานกงาน และยง Sync กบฐานขอมลทคณเกบไว ในสำานกงานไดแบบอตโนมตดวย หรอจะเลอกทำางานแบบ Offline แลวคอยกลบมา sync กบ SharePoint Server 2010 เมอเชอมตอกบเนตเวรคอกครงกได ทำาใหคณสามารถควบคมการเขาถงฐานขอมลไดจากศนยกลาง ทงสะดวกและคลองตว ไมปวดหวอกตอไป

95. ด ไซนของหนาจอฐานขอมลทคณออกแบบไดอยางสวยงามเหมาะกบองคกร Office Theme ของ Office 2010 มความทนสมย สวยงาม ทำาใหคณอวดฐานขอมล Access ให ใครๆ เหนไดอยางภาคภมใจ รวมทงม form และ report ทสวยงามนาใช ไมนาเบอและดดดดใหพนกงานใสใจกบฐานขอมลของคณมากขน

96. ทำาฟอรมงายๆ แค Drag and Drop เพมการทำางานใหคลองเขาไปอกดวยการฟอรมสวยๆ โดยแทรก Navigation เขาไปเอง แคเลอกจาก Navigation template ทมทงหมด 6 แบบพรอมใชทนท แอพพลเคชนตางๆ ทม Access form และ Access report เกบไวมากมายกสามารถนำามาดสเพลย ได ดวยการใช Navigation Tab ทวานเอง งายๆ ครบแคลางแลววางแบบ Drag and Drop

100 เทคนค เพมประสทธภาพในการทำางาน46

Access97. ออกแบบมาโครเรวขน Access 2010 ม Macro Designer ทปรบปรงใหม ทำาใหงายในการสราง แกไข และสรางระบบอตโนมตใหแก Database Logic โดย Macro Designer ทวานจะชวยคณลดปญหาดาน coding และรวม logic ทซบ

ซอนเขาดวยกนเพอใหสรางแอพพลเคชนอนทรงพลงขนมาได และ Data Macros ทำาใหคณจดการ code ตางๆ ได ดวยการแนบ logic เขาไปกบ data เกดเปนการรวมศนย logic ไวบนตารางเดยวกนได ดวยฟงกชนทงสองน คณจะสามารถขยายการทำางานแบบอตโนมตไปถงฐานขอมลบน SharePoint Web Database หรอแอพพลเคชนอนเพอใหเขามาอพเดทตารางนของคณไดเชนกน

98. แปลงฐานขอมลใหเปน Template ทสามารถนำาไปตอยอดการใชงานไดอกประหยดเวลาและแรงงานโดยเลอกสวนตางๆ ของฐานขอมลกลบมาใชใหม คณสามารถบนทกออปเจค, ฟลด, หรอ ชดของฟลดตางๆ ไวเปน template เพอเกบไวเพมเขาไปในฐานขอมลทมได จงงายขนกวาเดมมาก Application Parts เหลานสามารถถกนำามาแชร ไปทวทงองคกรเพอใหเกดความเปนมาตรฐานเดยวกนของแอพพลเคชนฐานขอมลทงองคกรได

99. ใช IntelliSense เพอใหนงทำางานไดงายExpression Builder ชวยใหคณสราง Logic และ Expression ในฐานขอมลของคณไดงายๆ ฟงกชน IntelliSense ทม Quick Info, ToolTips และ AutoComplete รวมอยนน ทำาใหคณลด error และใชเวลาในการจดจำาชอและ syntax ของ expression ไดทนท ซงหมายความวาคณจะมเวลามากขนในการสราง application logic ของคณ

100. ทำางานฐานขอมลกบเวบใน Access 2010 คณสามารถเชอมตอกบแหลงขอมลผาน Web Service Protocol ไดแลวคณสามารถเพม Web Services และ Line-Of-Business Application เขาไปกบฐานขอมลของคณไดดวย Business Connectivity Services และ Web Browser Control ใหมใน Access 2010 จะทำาใหคณประสานเนอหาของ Web 2.0 เขาไปใน Access Form ได