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如如何何製製作作一一份份豐豐富富的的簡簡報報 簡報製作並不難,只要有使用過基本 Word 功能的人,都能輕鬆地建立一份完整的簡
報檔案,但如何更快速地建立一份豐富又能吸引人的簡報,以下一些簡報進階編輯技巧,
您就不能不知道囉!
建立簡報前,應先清楚地了解此份簡報主要訴求內容及對象是那些族群的人,如對象或內
容是屬於公司客戶等族群,簡報內容便應以穩重、專業、明確等方向來製作,如對象是一
般小朋友,則可多加入一些鮮艷明亮的圖片及動畫、聲音等等,來吸引小朋友的注意力。
1 簡報的建立:從現有的文件資料建立簡報
由於簡報是由各種文字、圖片、聲音、影片等物件所組成的一份文件,在編排與編輯
上不如 WORD 文書檔來得流暢,因此大多數的使用者會以「複製」〉〉「貼上」的功能來
將原有的文件建立至一份新的簡報中,若文件資料龐大時,將會是一件相當吃力的工
作。
如何將現有的文件快速編排至簡報中是件很重要的課題。
一般使用者:「複製」〉〉「貼上」
進階使用者:「WORD 大綱模式」〉〉「傳送到」
1.1 將現有的文件以 WORD 開啟(或是複製到 WORD 文件中)
1.2 利用 WORD 的大綱(主控文件)模式將各段落編列為標題 1(投影片標題)、標題
2(次標題或內文),不要轉到簡報中的文字,則維持內文格式。
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1.3 從「檔案功能表」〉〉「傳送到」〉〉「Microsoft Office PowerPoint」即可完成。
P.S 如果傳換後內文過長,可使用自動調整選項中的分割功能將過長的段落分
割到下一頁投影片中。
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2 簡報版面的設計:自行建立專屬的簡報範本檔案
一般使用者大多會利用 Powerpoint 內建的「投影片設計」功能或套用現成的範本檔案
來製作簡報的背景圖樣及文字格式,一旦需製作公司專屬簡報時,便會有所侷限,此
時應善用「投影片母片」功能來製作投影片整體版面配置。
一般使用者:使用內建「投影片設計」或套用現成的範本
進階使用者:使用「投影片母片」功能製作專屬版面
2.1 使用「檢視」功能表〉〉「母片」〉〉「投影片母片」
2.2 設定母片標題文字格式、內文格式及背景圖片、動畫等
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2.3 如需在每張投影片中加入頁碼、日期、頁尾文字…等,可使用「檢視」功能表〉〉
「頁首及頁尾」進行設定。
2.4 欲在標題投影片另外設定不同格式版面時,可使用「插入」〉〉「新標題母片」,單
獨建立標題投影片版面配置。
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3 插入己建立的投影片
在製作簡報時,如需套用其他己存在的簡報檔案中的投影片時,可直接複製該張投影
片至目前編輯文件中,無需再重新編輯。
3.1 開啟己存在的簡報檔案,切換至「投影片瀏覽模式」,選取要複製的投影片(如
需數張,可用 CTRL+滑鼠選取)
3.2 切換至目前編輯中的簡報,貼上即可,如要直接使用原先的投影片格式設定。
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3.3 如果貼上的位置非正確順序位置,亦可在「投影片瀏覽模式」中直接拖曳移動投
影片順序。
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4 多利用圖表代替文字說明
在簡報中,文字的說明通常不如圖型、表格等數據來得吸引人,因此適當地加入一些
圖表的說明,會讓觀看者更有興趣及明瞭。
以下以「組織圖」為例
4.1 使用「插入」功能表〉〉「資料庫圖表」,選取「組織圖」
4.2 利用「插入圖案」、「最適文字大小」及「版面配置」設計好相關的組織圖架構及
說明
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4.3 使用「自動格式設定」來選取適當的組織圖圖型即可完成。
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5 循環播放式簡報
在某些簡報的播放中,通常是很單純的放映,而無人說明(如店頭展示)此時便可自
動設定投影片自動切換及重覆地放映
5.1 「投影片放映」功能表〉〉「設定放映方式」,勾選連「連續放映,按 ESC 則停止」
5.2 「投影片放映」功能表〉〉「投影片切換」,在投影片換頁中取消「按滑鼠換頁」
並勾選「每隔 XX:XX」,設定換頁秒數
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5.3 點選「套用至所有投影片」即可。
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6 加入背景音樂
循環播放式簡報,除了簡報中的圖文說明外,適當加入背影音樂,也能吸引人們的注
意。如何循環不間斷地播放音樂,我們接下去看吧!
6.1 從「插入」功能表中插入一個聲音的檔案,點選自動播放
6.2 至「投影片放映」的自訂動畫,選取動畫右方小選單,進入效果選項
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6.3 將「停止播放」部份設定為最後一張投影片的號碼;「預存時間」的重複選項設
為「直到最後一張投影片」,並將「聲音設定」中的「在投影片播放時隱藏聲音
圖示」勾選起來
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7 加入影片,豐富您的簡報
簡報中,除了可以利用豐富的投影片動畫效果外,也可以加入自行製作或現成的影片
檔案,增加簡報生動的内容,甚至製作更炫的簡報開場效果。
7.1 利用「插入」功能表,插入一個影片檔案,並選擇用何種方式播放。
7.2 調整影片在投影片中的大小
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7.3 如果欲變更播放方式或順序,可到「投影片放映」功能中的「自訂動畫設定」修
改即可
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8 善用超連結
在比較大量且漫長的簡報中,通常會設定大綱投影片,並且會設定有休憩時間,建議
利用超連結的設定,在一階段簡報結束後,即回到大綱投影片,一方面做回顧,一方
面為自己設定個休息時間。
P.S 文字及圖片等物件均可製作超連結哦!
8.1 選取要製作超連結的文字或圖片,使用「插入」〉〉「超連結」,點選這份文件中的
位置,並選取適當的投影片即可,如此反覆將各大綱的連結設定完成即可。
8.2 到第一階段最後一張的投影片中,使用「快取圖案」中的「動作按鈕」,點選跳
到投影片,選取大綱投影片即可
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8.3 複製動作按鈕,再貼到其他階段的最後一張投影片即完成。
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9 插入額外參考資料
在簡報中常使用到多種的額外資料來輔佐說明,可直接貼上文件內容,但若文件不適
合於投影片中觀看,可直接加入檔案連結,以方便開啟。(以開啟 WORD 文件為例)
9.1 使用「插入」功能表〉〉「物件」,選擇從檔案建立,選取欲參考的 WORD 文件,如
使用預設值,將會出現下方投影片
9.2 如文件過長,不適合直接放置於簡報中,則勾選「以圖示顯示」,並進入「變更
圖示」修改圖示說明。
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10 簡報時善用畫筆標注功能強調說明項目
10.1 在簡報過程中,點選投影片左下角畫筆功能表,選取欲使用的畫筆類型,即可直
接在簡報中標示說明了。
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11 加入.SWF 的 FLASH 動畫檔
在簡報中除了可以加入聲音、圖片及影片等多媒體檔案外,現在最流行的 SWF 類型的
Flash 檔案也可直接加入簡報中播放。
11.1 開啟「檢視」功能表〉〉「工具列」
11.2 在『控制工具箱』工具列中點選『其它控制項』,點選『Shockwave Flash Object』
功能項目
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11.3 投影片上拖曳出 Flash 的大小,接下來在 Flash 物件上點滑鼠右鍵,並且點選『屬
性』功能項目。
11.4 在屬性畫面中只接在『Movie』的屬性中輸入 Flash 的路徑和檔名,如果 Flash
檔和簡報檔在同一個路徑下那只要輸入檔名,就可以將 Flash 檔插入到投影片中
了。
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