표준계약 전자서명 가능productimg.ileadon.com/.../ElandPartner/Guide/edi_manual.pdf · 2015-03-18 · Elandsystems Provides ‘Right Solution' to Our Customers for Ongoing

World No.1 Business Innovation Generator - Elandsystems

E 클린 시스템 - 전자계약 사용 방법-

(비 표준계약 – 전자서명 가능)

11. 09 전자계약 시스템 운영팀

Elandsystems Provides ‘Right Solution' to Our Customers for Ongoing Business Innovation

■ 목차

■ 비 표준계약(전자서명 가능)

■ 비 표준계약(전자서명 불가능)

■ 표준계약


■ 용어집

용어 설명 비고

비 표준 계약 (전자서명 가능)

표준계약을 제외한 계약 중 전자서명을 통한 전자계약으로 마무리되는 계약.

워터마크 전자계약 시스템에서 출력한 계약서는 계약서 용지에 엠블렘이 출력되어, 법무검토가 완료된 계약서인지를 증명 가능하다.

작성취소 계약서 작성을 완료하기 전 단계에서 사용가능하며 작성 취소시 품의서를 재 조회하여 재 작성 가능함.

삭제 계약서 작성이후 업체와 계약 진행중 계약자체가 취소되는 경우 삭제처리 가능하며, 삭제시 동일한 품의서에 대한 재작성은 불가능 함.

반려 개별계약 진행 시 업체 전달 과정에서 업체가 반려처리 할 수 있음.


■ 2.1.1 비 표준 계약(전자서명 가능)

■ 개별계약_양사 전자서명 체결방법

계약 양사간에 전자계약 시스템을 이용하여 작성 / 문서첨부 / 전자서명으로 계약을 완료시킨다.

전자계약 시스템(ECON)

결재문서 다운로드

• 계약서 • 첨부문서

계약기본정보등록

• 계약주체 • 기간 • 금액 • 계약특성

계약문서번호생성

업체로 메일발송

담당자 확인

첨부파일등록

담당자 전자서명

계약완료 계약완료 정보전달

재무검토 첨부자료 추가요청

재무확정

종료

업체 작성확인

업체반려

업체 전자서명

파 기


■ 로그인

■ 전자계약 시스템의 로그인 계정은 회사에서 발급된 컴퓨터 계정과 동일합니다.


■ 1. 품의서 조회(계약서 생성)

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■ 품의서 조회권한 관리 계약서 작성에 앞서 전자결재의 기안 자 또는 참조자에게 품의정보가 조회된다.

■ 계약형태의 구분 및 분류 계약 품의 기안서의 종류에 따라 조회 가능하며 다른 형태로 진행할 수 없다.


■ 2. 기본정보 등록

■ 계약주체 선택 계약의 주체는 자사이며, 본사 또는 사업장이 선택된다.

■ 계약 대상업체 선택 거래처코드 / 사업자 번호 / 사업자명으로 조회 가능하다. ※ 신규거래처의 생성이 SAP에서 먼저 진행되어야 한다.

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■ 작성 : 계약서가 생성되며, 재 생성할 수 없다.


■ 3.계약서생성 확인

■ 계약서 최종본 확인 계약서는 세무최종본이 전송되며, 세무최종본이 없다면 법무 최종본이 전송된다.


■ 4.첨부서류 등록

■ 기본문서 4가지는 필수입니다. ■ 추가되어야 하는 문서는 코드정보관리를 클릭하여 추가됩니다 ■ 중도해지 합의서는 계약 기간중 합의에 의해 계약이 해지되는 경우만 사용한다.

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■ 원하는 첨부문서가 조회되지 않을 경우(추가할 경우)

행추가 첨부 문서명 입력 저장 추가 확인

① 첨부 문서 추가 시 문서코드는 자동생성 됩니다. ② 생성된 코드는 재사용 가능합니다. ③ 추가 시엔 선택하고 추가합니다.


■ 5. 결재자 정보 조회

홍길동

임꺽정

초난감

■ 기안시 결재가 진행된 결재자 정보가 출력됩니다.


■ 6. 계약서작성 (작성확인)

■ 변환된 계약서와 기본정보 그리고 첨부문서 목록이 맞으면 작성완료 를 이용하여 계약서 작성을 완료 합니다. 1

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■ 7. 업체전달(조회)

■ 거래법인을 선택하고, 전자계약을 클릭한다.

■ 계약서 조회에서 진행 자료를 조회한다.

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■ 8. 업체작성(첨부서류 등록)


■ 8.1 업체작성(계약서 정보 확인)


■ 9. 담당자 문서확인

■ 계약 진행함을 통해 업체에서 작성 완료한 게약서의 첨부서류들을 확인한다.

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■ 9. 담당자 문서확인(업체 전자서명 요청)

■ 업로드된 서류는 다운로드하여 확인 가능하다. ■ 수정하거나 미비된 서류는 담당자에 의해 변경 및 추가 업로드 가능하다. ■ 반려하게 되면 반려사유입력과 함께 해당 계약의 결재자 들에게 반려사유가 메일로 전송된다.


■ 10. 협력업체 최종확인(전자서명)

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■ 전자서명 요청된 계약서를 계약 진행함에서 조회최종 확인 후 전자서명 합니다. ■ 서명된 계약서는 담당자에게 전달되어 전자서명으로 계약완료 됩니다.


■ 9. 담당자 확인 및 계약완료(전자서명)

■ 계약 체결 완료전 담당자의 변경사항 발생시 담당자를 변경할 수 있습니다.


E 클린 시스템 - 전자계약 사용 방법-

(비 표준계약 – 전자서명 불가능) -



■ 용어집


비 표준계약 (전자서명불가능)

비 표준 계약 형태 중에서 양사간 전자서명으로 완료되지 않고 종이계약서를 사용하는 계약형태.


전자인장 공인인증서에 의한 전자서명이 아닌 사용인감의 이미지가 계약서에 날인되는 것을 말한다.


■지류계약 (출력)

■ 실물계약 체결방법

전자계약 시스템에서 변환된 계약서를 출력하고, 실물계약을 체결하며, 완료된 계약서를 PDF FILE로 변환하여, 업로드 하고 완료한다.

계약 대상회사가 오프라인 계약을 원하는 경우 전자계약 시스템(ECON)



출력 업체 전달

업체 날인

수령

종료

스캔

계약조건입력

날인계약서업로드




실물인감 날인

업체 전달

실물인감 날인


■지류계약 (전자사용인감 날인+출력)


전자계약 시스템에서 변환된 계약서를 출력하고, 실물계약을 체결하며, 완료된 계약서를 PDF FILE로 변환하여, 업로드 하고 완료한다. (인감이 날인되어 출력된다)

계약 대상회사가 오프라인 계약을 원하는 경우 전자계약 시스템(ECON)



출력 업체 전달

업체 실물 날인

수령

종료

스캔

계약조건입력

날인계약서업로드




실물인감 날인


■ 1. 품위서 조회(계약서 생성)

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■ 계약형태의 구분 및 분류 계약 품의 기안서의 종류에 따라 분류되어 조회되며, 다른 형태로 진행할 수 없다.


■ 2. 기본정보 등록(출력+인장, 출력)



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■ 작성 : 계약서가 생성되며, 재 생성할 수 없다. ■ 삭제 : 계약서 생성을 취소한다. 재 생성 가능하다.


■ 3.계약서생성 확인 (출력+인장, 출력)

■ 계약서 최종본 확인 세무 최종본이 전송되며, 세무최종본이 없다면 법무 최종본이 전송된다■ 계약서에서 오른쪽 버튼을 클릭하면 프로그램 목록이 출력됨. ■ 동그라미 안의 화살표를 클릭하면 다음장으로 페이지넘김이 발생된다.


■ 3.계약서출력

첫 문서작성 접속 시 easy PDA Reader가 설치됩니다.

① 완료된 문서를 조회하여 출력합니다. ② 출력 폼에서 날인할 페이지로 이동합니다. ③ [인장]버튼으로 화면에 날인합니다. ④ 원하는 위치로 마우스를 이용하여 이동합니다. ⑤ [출력] 버튼으로 인쇄합니다.


■ 4.첨부서류 등록 (출력+인장, 출력) ■ 기본문서 4가지는 필수입니다. ■ 추가되어야 하는 문서는 코드정보관리를 클릭하여 추가됩니다. ■ 중도해지 합의서는 계약 완료후 중도해지 합의시 사용합니다.

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■ 5. 결재자 정보 조회 (출력+인장, 출력)

홍길동

임꺽정

초난감



■ 6. 계약서작성 (작성확인) (출력+인장, 출력)

■ 변환된 계약서와 기본정보 그리고 첨부문서 목록이 맞으면 작성완료 를 이용하여 계약서 작성을 완료 합니다. ■ 출력물이 없는 계약의 경우 작성완료 이전에 계약서를 업로드 하여야 합니다. ■ 기타계약은 자동 전자서명 됩니다.

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홍길동 임꺽정

장백산

허균

이순신


■ 7. 문서업로드 (출력+인장, 출력)

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■ 인장 날인 계약서의 마지막 페이지로 이동한다. 인장버튼 클릭 계약서에 표시된 인장을 원하는 위치로 드래그 한다. 위치가 확정되면 계약서를 클릭하여 위치를 확정하고, 출력버튼으로 출력시킨다.

3

■ 출력이 포함된 계약은 먼저 해당계약서를 출력하고, 그 계약서를 이용하여 업체와 서면 계약을 진행한다. ■업체와의 실물 인장 날인된 계약서를 PDF FILE로 스캔 업로드 하면 계약이 완료된다.


■ 비 표준계약 – 전자서명 불가능(출력없음)


전자계약 시스템에서 기본정보 등록, 실물계약을 체결하며(협력사), 완료된 계약서를 PDF FILE로 변환하여, 업로드 하고 완료한다.

계약 대상회사의 전자계약 시스템 사용의 경우 전자계약 시스템(ECON)



상대방 시스템 전자서명 완료 계약서

출력 스캔 업로드



■ 2. 기본정보 등록(출력 없음)



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■ 3.계약서생성 확인(출력 없음)

■ 출력물이 없는 계약의 경우 작성시 계약정보에는 출력물이 없다. ■ 업로드 파일은 PDF만 가능하다.

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■ 4.첨부서류 등록(출력 없음)

■ 기본문서 4가지는 필수입니다. ■ 추가되어야 하는 문서는 코드정보관리를 클릭하여 추가됩니다.

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■ 5. 결재자 정보 조회(출력 없음)

홍길동

임꺽정

초난감



■ 6. 계약완료 (출력 없음)

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출력물이 없는 계약의 경우

■ 출력물이 없는 계약의 경우 작성완료 이전에 계약서를 업로드 하여야 합니다.


E 클린 시스템 - 전자계약 사용 방법 (표준계약) -



■ 용어집


표준계약 전자계약 시스템에서 계약서를 선택하여 생성하는 계약행태.


전자서명 공인인증서에 의한 전자서명


■ 표준계약

■ 표준계약 체결방법 표준화 된 계약서를 사용하며, 업체전달을 통해 양사간 전자서명을 통해서 계약 완료한다. ■ 신규점 오픈 등으로 많은 계약 건을 한번의 품의로 진행할 경우 기안서에 입력된 계약건수 만큼 기안서를 재사용 할 수 있다. ■ 사업자등록 발급을 위한 가계약이 필요한 계약건 은 작성 중 단계에서 가 계약서를 출력 가능하다.

전자계약 시스템에서 계약서를 선택 작성 전자계약 시스템(EDI)






계약서 작성

업체 전자서명

첨부파일등록

담당자 전자서명

계약완료 계약완료 정보전달

재무검토 첨부자료 추가요청

재무확정

종료

업체 발송, 작성확인

업체반려

담당에게 메일발송

파 기


■ 1. 품의서 조회(계약서 생성)

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■ 계약형태의 구분 및 분류 계약 품의 기안서의 종류에 따라 분류되어 조회되며, 다른 형태로 진행할 수 없다.


■ 2. 기본정보 입력



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■ 계약명칭을 입력한다.

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■ 3. 계약서 조회

■ 계약서 별로 입력되어야 하는 내용을 작성한다.


■ 4. 첨부문서

■ 표준계약서의 첨부파일은 고정되어 있다. 각각의 계약서 유형에 따라 필수 / 선택이 구분되며, 첨부파일은 담당자가 업로드 가능하다.


■ 5.결재자 정보

■ 품의 결재자 정보가 조회된다.

홍길동

홍길동

홍길동


■ 6.작성 확인

■ 기본정보 등록부터 계약서 작성 등의 정보를 검증하는 과정입니다. 업체정보(거래처코드)등의 확인 후 작성 완료하면, 업체에게 전달됩니다.


■ 7.업체 확인

■ 계약서 작성요청 메일에 따라 업체에서 해당계약서를 조회 작성하게 됩니다.


■ 8.첨부서류 확인(업체)

■ 첨부된 문서들을 확인합니다


■ 9.계약 정보 확인(업체)

■ 결재정보를 제외한 계약정보 확인


■ 10.계약 진행상태 확인(업체)

■ 결재정보를 제외한 계약정보 확인


■ 10.반려(업체)

■ 계약 진행 중 여러 가지 사유로 인해 계약진행이 불가능할 경우, 또는 특정 항목을 수정하여야 하는 경우 담당자와의 협의 하에 반려가 가능합니다. 반려 후 폐기 또는 특정항목 수정 후 재계약 진행이 가능합니다.


■ 11. 업체 전자서명

■ 공인인증서를 통한 전자서명으로 계약을 완료합니다. 또는, 반려를 통해 계약을 파기 시킬 수도 있습니다.

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■ 12.담당자 작성확인

■ 업체에서 업체서명한 계약서를 조회한다.


■ 13. 담당자 전자서명(계약완료)

■ 공인인증서를 통한 전자서명으로 계약을 완료합니다. 1

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