Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти

Москва, 2013 г.

Бадин А.А.Заместитель директора департамента стратегического управления, государственных программ и инвестиционных проектов

2

Структура методических рекомендаций

I. Общие положения

II. Процессы и инструменты проектного управления1. Модель проектно-ориентированной системы управления2. Стратегическое управление3. Тактическое управление4. Управление проектами5. Управление мотивацией6. Обучение7. Организационная поддержка8. Технологическая поддержка

III. Порядок внедрения проектного управления

3

Содержание - Приложения

1. Глоссарий2. Модель проектно-ориентированной системы управления3. Типовое положение по тактическому управлению4. Типовое положение по управлению проектами5. Типовое положение по управлению мотивацией участников проектов6. Рекомендуемые учебные модули7. Типовое техническое задание на проведение конкурса по обучению

проектному управлению8. Типовое положение о проектном комитете9. Типовое положение о проектном офисе10. Описание типовых функций проектных ролей11. Архитектура ИСУП и перечень типовых модулей12. Типовое техническое задание на выполнение работ по разработке и

внедрению информационной системы управления проектами13. Типовой план мероприятий по внедрению проектного управления

4

Цели внедрения проектного управления

1. Обеспечение достижения результатов, запланированных органами исполнительной власти

2. Повышение качества достигаемых результатов

3. Сокращение сроков достижения результатов

4. Прозрачность, обоснованность и своевременность принимаемых решений в органе исполнительной власти

5. Повышение эффективности межведомственного взаимодействия при осуществлении совместной деятельности за счет использования единых подходов проектного управления

6. Повышение эффективности взаимодействия с подрядными организациями, привлекаемыми органом исполнительной власти

5

Модель проектно-ориентированной системы управления – основные термины Система управления органа исполнительной власти – набор

процессов и инструментов управления ресурсами, предназначенный для достижения целей органа исполнительной власти

Процессно-ориентированная система управления – система управления, в которой цели достигаются преимущественно через исполнение стандартизованных процессов

Проектно-ориентированная система управления – система управления, в которых цели достигаются преимущественно через реализацию проектов

Процесс – объединенный общей целью набор работ по получению повторяющихся результатов

Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений

6

Модель проектно-ориентированной системы управления

от 5 лет

1-3 года

1-12 мес.

1-30 дней

год/квартал

квартал/месяц

месяц/неделя

неделя/день

Управление мотивацией участников проектов

Технологическая поддержка проектной

деятельности

Обучение участников проектной

деятельности

Организационная поддержка проектной

деятельности

Тактическое управление

Управление проектами

Стратег. управление

Управление процессами

Операционное управление

Исполнение

7654

1

2

3

Уровни управления Основные процессы управления (1-3) Инструменты управления

Вспомогательные процессы управления (4-7)

План деятельностиГосударственные

программы

Внутренний план деятельности

Проектные документы

ИСУП

Проектный комитет Проектный офис

1. Стратегический

2. Тактический

3. Оперативный

4. Операционный

Периодичность контроля

Горизонт планирования

Система КПЭ

7

Стратегическое управление

Цель процесса – определение стратегических целей, направлений деятельности, ключевых событий и показателей органа исполнительной власти на долгосрочный период (более 5 лет) и контроль их достижения с периодичностью раз в квартал/год

Основа для определения целей, направлений, событий и показателей:

Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. №596 «О долгосрочной государственной экономической политике»

Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации от 12 декабря 2012 г.

Основные направления деятельности Правительства Российской Федерации на период до 2018 года, утвержденные Председателем Правительства Российской Федерации 31 января 2013 г.,

Другие акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, определяющие стратегические цели и приоритеты Российской Федерации на долгосрочный период (основы, основные направления, доктрины, концепции, стратегии, Гос. программы)

8

Стратегическое управление

Основные инструменты – План деятельности/Государственные программы и отчеты по ним

Вспомогательные инструменты –Дорожные карты и планы мероприятий на долгосрочный период

Методическая база по Плану деятельности (задана Аппаратом Правительства Российской Федерации):

Методические рекомендации по формированию плана деятельности

Методические указания по составлению квартальных и годовых отчетов о ходе исполнения планов деятельности

9

Стратегическое управление – пример отчета

10

Тактическое управление

Цель процесса – обеспечение достижения целей органа исполнительной власти путем выявления проектов, процессов, ключевых событий и показателей органа исполнительной власти на среднесрочный период (от 1 до 3 лет) и контроля их достижения с периодичностью раз в месяц/квартал

Основные инструменты – Внутренний план деятельности и отчеты по внутреннему плану деятельности

Методическая база – Положение о тактическом управлении

Функциональное направления

Проекты

Мероприятия

Ключевые события

Процессы

Мероприятия

Ключевые события

Типы проектов:

Приоритетные

Внутренние

Внешние (например, инвестиционные проекты, не учитываются во Внутреннем плане деятельности)

11

Государственные программы

Внутренний план деятельности

Тактическое управление – типы ключевых событий

План деятельности

Проект 1 Проект 2 Проект N

• Ключевые события План деятельности и Государственные программы

+• Поручения на особом и внешнем контроле• Мероприятия из Дорожных карт• Мероприятия из Планов мероприятий

Ключевые события и порученияВзаимосвязь уровнейУровни

управления

Дополнительно:• Ключевые события проектов и процессов+• Поручения руководителя органа исполнительной

власти• Планы реализации Государственных программ• Мероприятия из Дорожных карт• Мероприятия из Планов мероприятий

Дополнительно:• Промежуточные ключевые события проектов и процессов+• Поручения заместителей руководителя органа

исполнительной власти• Мероприятия из Дорожных карт• Мероприятия из Планов мероприятий

Оперативный уровень

Цели

Стратегический уровень

Тактический уровень Процесс 1..N

12

Управление проектами

Цель процесса – обеспечение достижения целей органа исполнительной власти путем планирования, организации и контроля трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта. Горизонт детального планирования – в среднем 1 год, периодичность контроля –месяц/неделя.

Методическая база – Положение по управлению проектами

Инициация

ИнструментыРазделы

Паспорт проекта

Планирование План-график

Управление изменениями Запрос на изменение

Контроль Отчет о статусе

Завершение Итоговый отчет

13

Проектное управление – запуск проекта

14

Управление мотивацией

Варианты системы проектной мотивации: система проектной мотивации, применяемая в дополнение к существующей

системе мотивации всех сотрудников органа исполнительной власти интегрированная система мотивации, которая использует единые принципы

мотивации для всех сотрудников органа исполнительной власти (как для участников проектов, так и для участников процессов)

Цели процесса: формирование мотивации участников проектов на качественное и

своевременное выполнение задач проекта, эффективное взаимодействие различных подразделений, участвующих в проекте, высокий уровень дисциплины

создание основы для кадровых решений, решений о дополнительном обучении, вознаграждении и дисциплинарных взысканиях

обеспечение обратной связи от руководителей подразделений об эффективности работы участников проектов

Методическая база – Положение по управлению мотивацией участников проектной деятельности

15

Обучение участников проектной деятельности

Цели процесса - формирование необходимых знаний и навыков в сфере проектного управления у руководящего состава органа исполнительной власти и участников проектов, а также создание проектной культуры в органе исполнительной власти

Подпроцессы: определение групп обучения определение учебных модулей формирование плана обучения формализация требований к обучению проведение конкурсных процедур проведение обучения оценка квалификации

Приложение: Типовое техническое задание на проведение конкурса по обучению проектному управлению

16

Учебные модули

Основы управления проектами для руководящего состава

Основы управления проектами

Практический (адаптированный под методологию) курс по управлению

проектами

Работа с информационной системой управления проектами

Базовые модули Адаптированные модули

Управление проектами организационных изменений

Управление ИТ проектами

Дополнительные модули (при необходимости)

Управление строительными проектами

Подготовка к сдаче экзамена на знание стандарта по управлению проектами

Управление проектами внедрения корпоративной системы управления проектами

организации

17

Организационная поддержка проектной деятельности

Цели процесса - административное обеспечение функционирования процессов стратегического, тактического управления и процесса управления проектами в рамках организационной структуры органа исполнительной власти

Основные инструменты: Проектный офис и Проектный комитет

Методическая база: Положение о Проектном комитете Положение о Проектном офисе

18

Организационная поддержка проектной деятельности

Контроль реализации проектов, ключевых событий и показателей

Внедрение информационной система проектного управленияВедение архива проектов

Разработка и поддержка нормативных методических документов

Согласование документов по проектам Методическая поддержкаУправление/администрирование проектов

Внедрение и поддержка система проектной мотивации

Организация обучения проектному управлению

Рассмотрение и согласование нормативных методических документов

Проектный комитетПроектный офис

Проектное управление

Информационная система

Система проектной мотивации

Обучение

Стратегическое управление

Стратегическое планированиеСводная отчетностьСогласование изменений

Утверждение плана деятельности Контроль реализации плана деятельностиУтверждение изменений

Согласование ключевых показателей эффективности

Архитектура и методология

Создание и поддержка работы Проектного комитета, подготовка решений

Организационная поддержка

Тактическое управление

Принятие решений

Формирование внутр. плана деятельностиСводная отчетностьСогласование проектов и изменений

Утверждение внутр. плана деятельности Контроль реализации внутр. плана деятельностиУтверждение изменений

19

Технологическая поддержка проектной деятельности

Цели процесса - сокращение трудозатрат, минимизация ошибок и повышение скорости выполнения процессов стратегического, тактического, проектного управления и процесса мотивации участников проектов органа исполнительной власти путем их автоматизации

Основные инструменты: Информационная система управления проектами

Приложение: Типовое техническое задание на выполнение работ по разработке и внедрению информационной системы управления проектами

20

Технологическая поддержка проектной деятельности

21

Направление 1 кв. 2 кв. 3 кв. 4 кв.

Стратегическое управление

Тактическое управление

Управление проектами

Управление мотивацией

Обучение

Организационная поддержка

Технологическая поддержка

Дорожная карта внедрения проектного управления

Отчет по плану

деятельности

Формирование реестра проектов Формирование внутреннего плана деятельности

Запуск управления изменениями внутреннего плана деятельности

Запуск 1-ой очереди проектов

Положение по УП

Запуск Проектного комитета

Запуск процессов управления мотивацией (определение КПЭ,

положение о мотивации)

Конкурса на обучение руководителей и участников

проектов

Обучение руководителей

Обучение участников проектов 1-ой очереди

Запуск конкурса на регулярное обучение

Набор персонала в Проектный офис (1-я волна)

Тестирование и ОПЭ 1-й очереди

Конкурса на внедрение ИСУП Разработка 1-й очереди функционала

Разработка 2-й очереди функционала

Положение о тактическом управлении

Положение о стратегическом

управлении

Доработка положения по УП по результатам использования

Набор персонала в Проектный офис (2-я волна)

Обучение ИСУП

Отчет по плану

деятельности

Отчет по плану

деятельности

Отчет по плану

деятельности

Постоянная методическая поддержка управления проектами

Регулярный запуск проектов

Постоянная поддержка процессов управления мотивацией

Управление изменениями Плана деятельности, формирование отчетов по прогнозам выполнения Плана деятельности

Постоянное обучение сотрудников

Разработка 3-й очереди функционала

Тестирование и ОПЭ 1-й очереди

Назначен рук-ль Проектного офиса

Внедрен базовый функционал ИСУП

Управление изменениями плана деятельности

Постоянная административная поддержка процессов управления

Постоянная работа Проектного комитета

22

Дальнейшие шаги

1Направить членам Совета и приглашенным Методические рекомендации на согласование 21.10.13

2Предоставить замечания к методическим рекомендациям (члены Совета и приглашенные) 01.11.13

3Согласовать методические рекомендации с членами Совета и выявить открытые вопросы 22.11.13

4 Снять открытые вопросы на заседании Совета 03.12.13

5Утвердить методические рекомендации в Минэкономразвития России 17.12.13

Электронная почта: projects@economy.gov.ru