АРМ «Каталогизатор» САБ ИРБИС64 Руководство ... · 2019. 11. 21. · 620014, г. Екатеринбург, ул. Радищева, д. 28, оф

ООО «ЭйВиДи-систем»

2018 г.

АРМ «Каталогизатор»

САБ ИРБИС64

Руководство пользователя

Технология работы с периодикой

© 2018, ООО «ЭйВиДи-систем»

Содержание

Введение ................................................................................................................... 3

I. Ввод данных о новом журнале. ....................................................................... 3

1. Страница «Основное БО». ............................................................................ 3

2. Страница «Коды». .......................................................................................... 4

3. Страница «Расширенное, изменения». ........................................................ 5

4. Страница «Физические характеристики» ................................................... 6

5. Страница «Систематизация». ....................................................................... 6

6. Страница «Технология». ............................................................................... 6

II. Регистрация поступивших номеров периодического издания..................... 7

1. Настройка параметров. .................................................................................. 8

2. Поля 934 «Год», 935 «Том». ......................................................................... 9

3. Поле 936 «Номер, часть» .............................................................................. 9

4. Поле 910 «Сведения об экземплярах». ........................................................ 9

5. Сохранение данных. .................................................................................... 10

III. Регистрация подшивок газет и журналов.................................................. 12

1. Отбор журнала. ............................................................................................ 13

2. Формирование подшивки через оперативный режим. ............................ 13

3. Запись на подшивку. .................................................................................... 14

IV. Роспись содержания .................................................................................... 15

V. Создание аналитических записей на статьи журнала. ................................ 18

Список сокращений .............................................................................................. 19


620014, г. Екатеринбург, ул. Радищева, д. 28, оф. 1414 Служба поддержки: 8 (800) 555-01-21, +7 (343) 203-47-01

Информация о компании: http://www.open4u.ru Портал поддержки: http://support.open4u.ru

3

Введение

Первичный ввод описаний периодических изданий может

проводиться на этапе заказа (подписки). Выполняться это может двумя

способами. В АРМе «Комплектатор» в базе комплектования и затем попадать

в базу данных (БД) каталога, где осуществляется регистрация поступивших

номеров, в результате переноса в каталог сведений о заказе на текущий

подписной период. Или, если библиотека не использует АРМ

«Комплектатор», в АРМ «Каталогизатор» непосредственно в БД каталога. В

данном руководстве рассматривается технология работы с периодикой в

АРМ «Каталогизатор».

Составление библиографического описания проводится

непосредственно по впервые полученному выпуску (номеру), de visu.

Элементы данных (ЭД) библиографического описания для сериальных

(периодических) изданий, общие с ЭД других видов описаний, вводятся по

общим правилам. Ниже даются пояснения и рекомендации по вводу

специфических для периодики ЭД.

I. Ввод данных о новом журнале.

Ввод данных о новом журнале осуществляется в базе каталога в

рабочем листе «OJ51 – Описание журнала и ввод сведений о первом

поступлении». Для создания записи на журнал следует заполнить

необходимые поля, вызывая вложенные рабочие листы (РЛ).

1. Страница «Основное БО».

1.1. В поле 200 «Заглавие, дополнительные данные» ввести в

соответствующие подполя основное заглавие журнала и сведения,

относящиеся к заглавию.

1.2. В случаях, предусмотренных российскими правилами каталогизации

заполнить поле 710 «Коллектив – заголовок описания».

1.3. Если журнал выходит по сериям/подсериям, причем нумерация

выпусков в каждой серии (подсерии) ведется самостоятельно,

необходимо заполнить поле 923 «Серия, подсерия, раздел

подсерии». Причем на каждую «нижнюю» единицу деления в базе

данных создается отдельная запись.

1.4. В поле 210 «Выходные данные» вводится информация для области

нумерации. В подполе «Год издания» вводится дата основания

издания, а также, при необходимости, сведения о перерывах в издании.




4

Пример заполнения полей на странице «Основное БО» показан на

рисунке 1.

Рисунок 1 – Ввод данных основного БО журнала

2. Страница «Коды».

2.1. Поле 110 «Кодированная информация». Данные в подполя вводятся

только через справочники. Обязательно заполнение следующих

подполей:

2.1.1. «Тип издания»;

2.1.2. «Вид периодического издания»;

2.1.3. «Периодичность (код)» – при его заполнении автоматически

заполняется подполе «Периодичность (число выпусков в году)»;

2.1.4. «Регулярность» - заполняется, если издание имеет нерегулярный

характер;

2.1.5. «Содержательное наполнение (1)», при необходимости – 2, 3.

2.2. Поле 11 «ISSN». Заполняется обязательно, если у журнала есть ISSN.

2.3. Поле 102 «Страна». По умолчанию стоит код Российской Федерации.

Если журнал не российский, следует обязательно изменить код

страны. Ввод только через справочник.

2.4. Поле 101 «Язык». По умолчанию стоит код русского языка. Если

журнал издается на другом языке, следует обязательно изменить код

языка. Если текст печатается на двух и более языках, добавляется код

для каждого из языков. Каждый код вводится в отдельное повторение.

Ввод только через справочник.

Пример заполнения полей на странице «Коды» показан на рисунке 2.




5

Рисунок 2 – Ввод кодированной информации

3. Страница «Расширенное, изменения».

При наличии данных заполняются соответствующие поля.

3.1. Поле 711 «Коллективные авторы» - если документ издается какой-

либо организацией.

3.2. Поле 702 «Редактор журнала». Вводятся данные о главном

редакторе. При заполнении этого поля в подполе «Функция»

обязательно следует выбрать из справочника функцию «340 ред.».

3.3. Поле 510 «Параллельное заглавие» обязательно приводится, если у

журнала оно есть. При заполнении поля обязательным является

заполнение подполя «Язык параллельного заглавия», ввод

осуществляется только через справочник языков.

3.4. Поле 541 «Перевод заглавия» заполняется для журналов на

иностранных языках и языках народов России.

3.5. Поле 337 «Примечания об электронном ресурсе» заполняется для

журналов на электронных носителях.

3.6. Поле 421 «СИ имеет сериальные приложения» заполняется при

описании основного журнала, имеющего сериальное приложение.

Вводятся данные о приложении.

3.7. Поле 422 «СИ является приложением к…» заполняется при

описании журнала, являющегося сериальным приложением к другому

журналу. Вводятся данные об основном журнале.

3.8. Поле 423 «Издается в одной обложке с настоящим СИ» заполняется

для случая «журнал в журнале». Содержит сведения о вложенном

журнале.




6

3.9. Поле 430 «Предыдущие заглавия настоящего издания» заполняется, если журнал переименовывался или претерпел другие

изменения (слиянии, разделение). Вводится старое заглавие.

3.10. Поле 434 «Последующие заглавия настоящего издания» заполняется, если журнал переименовывался или претерпел другие

изменения (слиянии, разделение). В основном заглавии (поле 200)

содержится старое название журнала. В это поле вводится новое

(последующее) заглавие.

3.11. Поле 951 «Ссылка-внешний объект» может содержать ссылку

на сайт журнала или другие графические объекты.

4. Страница «Физические характеристики»

Заполняется для небумажных носителей (например, архив журнала на

СD-диске, микропленке).

5. Страница «Систематизация».

Заполняются нужные поля в соответствии с методикой библиотеки.

5.1. Поле 903 «Шифр документа в БД». Если в библиотеке

периодическое издание имеет шифр хранения, он вводится в поле 903.

Если периодические издания имеют только алфавитную расстановку,

это поле не следует заполнять – система сформирует шифр из первой буквы

заглавия и случайного шестизначного числа. В любом случае введенный в

документе шифр никогда НЕ ДОЛЖЕН КОРРЕКТИРОВАТЬСЯ.

Примечание!

Шифр хранения должен быть уникальным для каждого издания, и

никогда не должен корректироваться, поскольку им определяется

связь всех номеров (выпусков) издания, а также статей из

выпусков издания.

6. Страница «Технология».

Заполнить поле 901 «Сведения о заказанных экземплярах» (рисунок

4). Поле повторяется для каждого экземпляра для каждого года подписки или

периода подписки уже имеющегося года, если заказ данного периода

отличается от предыдущего периода того же года.

6.1. «Год заказа»;

6.2. «Статус» - из справочника выбрать «2» (статус заказанного

экземпляра);

6.3. «№ экз.» - это номер комплекта. Если библиотека выписывает один

комплект издания, в этом подполе должна стоять цифра «1», если

больше – заводится отдельная строка для комплекта «2», «3» и т.д.

(рисунок 3). При этом нужно обязательно следить, чтобы в заказе для

одного места хранения на каждый год вводился один и тот же номер

комплекта. Это необходимо для корректного формирования данных о

кумуляции, а также дальнейших технологических процессов:

формирования подшивок, передачи в другое подразделение, списания;




7

Рисунок 3 – Поле заказа с данными о трех комплектах журнала для разных

подразделений

6.4. «Начальный №» - заполняется для изданий с продолжающейся

(валовой) нумерацией;

6.5. «Место хранения» - заполняется обязательно для каждого экземпляра;

6.6. «Цена выпуска комплекта» - вводится цена одного номера;

6.7. Заполнение остальных подполей факультативно.

Рисунок 4 - Ввод данных о первом комплекте

7. После ввода всех данных и сохранения записи появляется всплывающее

окно оперативных режимов с кнопкой «Регистрация», по которой можно

перейти к регистрации первого номера.

II. Регистрация поступивших номеров периодического

издания.

Данные о поступивших номерах вводятся в запись журнала, а затем

автоматически переносятся системой в отдельные записи номеров

периодического издания.




8

Этапы работы:

1. Настройка параметров.

1.1. Нажать на кнопку «Настройка» на панели управления и установить

значения следующих ЭД: Этап работы – «РЖ», Номер КСУ, Номер

акта (если используется в библиотеке), которые автоматически будут

вводиться в каждый новый документ – регистрируемый номер

издания.


Когда этап работы установлен «РЖ» (регистрация), дата

обработки вводится только в новые записи регистрируемых

номеров, а в БО не вносится, т.к. сводная запись на журнал при

этом ре редактируется.

Рекомендуется для регистрации периодических изданий завести

отдельный вход в ИРБИС, т.е. отдельного клиента АРМ «Каталогизатор». В

этом случае достаточно будет в начале года указать в настройке номер КСУ,

и он будет записываться во все регистрируемые выпуски в течение года.

1.2. Выбрать вид поиска «ЗАГЛАВИЕ – ЖУРНАЛЫ», найти нужное и

вызвать документ на корректировку, дважды «щелкнув» по

выделенному термину или «перетащив» его в область коротких

описаний или в область рабочего листа; на корректуру подается

найденный журнал в РЛ, в котором регистрационные данные для

ввода представлены на первой странице (рисунок 5).

Рисунок 5 – Отбор журнала для регистрации нового выпуска




9

2. Поля 934 «Год», 935 «Том».

2.1. Ввести или изменить год и том (если есть), если они не соответствуют

сохраненным в документе после предыдущей регистрации, и

«Сохранить» документ – поле «Сведения об экземплярах»

актуализируется для введенного года в соответствии с данными,

введенными для этого года в поле 901 «Сведения о заказанных

экземплярах» (см. п. 6.).

3. Поле 936 «Номер, часть»

3.1. Ввести номер – только цифры, обозначение «№» не используется, в

форматах вывода система к цифровому обозначению номера добавит

«N ». При этом следует иметь в виду следующие особенности:

3.1.1. сдвоенные, строенные и т.д. номера одного года записываются

через «/», например, 3/5/6/7 в поле «936: Номер…» и ни в коем

случае не через дефис – иначе они зарегистрируются как несколько

отдельных номеров;

3.1.2. выпуски, объединенные за 2 и более лет (например: 1999 (№3,4),

2000(№№ 1,2,3,4), 2001(№№ 1,2,3)), регистрируются по номеру

выпуска первого года (1999 №3/4), т. е. поля 934 и 936

заполняются для первого года, а данные выпусков следующих лет

вводятся в повторяющееся по году поле «930: Объединенные

номера за другой год»;

3.1.3. при всех остальных идентичных данных регистрируемых

номеров можно вводить интервал непрерывных номеров

(разделенных дефисом, например: 1-12), или перечень не

непрерывных номеров (разделяемых запятыми, например:

1,3,6,10), или комбинацию повторений всех вариантов (например:

1-4,6,8-12) – при этом строка не должна содержать пробелов и

сдвоенных номеров. Эту возможность можно использовать для

ретрокаталогизации периодических изданий.


Сдвоенные номера нельзя регистрировать в группе. Каждый

сдвоенный номер регистрируется отдельно.

4. Поле 910 «Сведения об экземплярах».

4.1. «Статус». Поступившим экземплярам поставить статус «0» (рисунок

6).

4.2. «Дата» - заполнять в том случае, если дата должна отличаться от

текущей, которая вводится автоматически.

4.3. «Штрих-код/Радиометка» ввести, если есть. При одновременной

регистрации интервала номеров штрих-код не вводить, поскольку он

будет переноситься в записи всех номеров, что приведет к ошибке при

контроле на дублетность.

4.4. Остальные ЭД («Место хранения», «Канал поступления», «Цена

экземпляра») переносятся автоматически из полей «901: Сведения о




10

заказанных экземплярах» (видны в окне просмотра), поэтому ввод

данных требуется только в том случае, когда эти данные нужно

изменить.

Рисунок 6 – Ввод регистрационных данных нового выпуска

5. Сохранение данных.

5.1. После ввода всех данных запись следует сохранить. При завершении

регистрации одного номера (или каждого номера издания из

введенного интервала) САБ ИРБИС64 выполняет следующие

операции:

5.1.1. автоматически формирует в БД каталога новый отдельный

документ для каждого номера (выпуска), перенося в него

конкретные данные о зарегистрированном номере:

5.1.1.1. уникальный шифр документа - отдельного номера

журнала: за основу берется шифр издания в целом (введенный

каталогизатором или созданный автоматически), который

наращивается нумерационными выходными данными выпуска

в формате: <Общая часть шифра> / <Год> / <Том> / <Номер>

(рисунок 7, 1);

5.1.1.2. шифр журнала, по которому осуществляется связь с общим

описанием журнала (рисунок 7, 2);

5.1.1.3. сведения об экземплярах (рисунок 7, 3);




11

Рисунок 7 – Запись на номер журнала

5.1.2. если журнал является электронным ресурсом, то переносятся

5.1.2.1. «Количественные характеристики» из поля «Дополнения к

номеру»;

5.1.2.2. «Вид и объем ресурса» и «Примечания» - из записи БО, как

общие данные. Если данные конкретного выпуска отличаются

от общих, то их нужно откорректировать в новой созданной

записи;

5.1.3. дополнительные данные к номеру – текстовое примечание

переносится в том виде, как оно было введено, дополнительно

формируются валовый шифр (для журналов с нестандартной или

продолжающейся нумерацией – см. выше) и частные шифры на

второй и третий номера сдвоенного/строенного выпуска (одного

года) для облегчения их поиска в словаре шифров;

5.1.4. сведения о наличии библиографии,

5.1.5. сведения о приложении на нестандартном носителе:

5.1.5.1. при регистрации основного выпуска – лишь информация о

наличии отдельно хранящегося приложения к нему;

5.1.5.2. при регистрации приложения на другом носителе, отдельно

хранящегося от основного выпуска, – его шифр и вся

остальная информация.

5.2. В документе-журнале (БО издания) кумулирует (объединяет в

интервал) сведения о регистрации очередного номера с данными о




12

предшествующих поступлениях номеров соответствующего тома за

соответствующий год для соответствующего номера комплекта.

Кумулированные данные хранятся в виде интервала номеров для

каждого года/тома. Одновременно осуществляется кумуляция валовых

номеров. На рисунке 8 можно посмотреть, как выглядит кумуляция

для трех комплектов в рабочем листе (поле 909) (1) и как она

отражается в библиографическом описании (2).

Рисунок 8 – Кумулированные данные о номерах

5.3. Если один из комплектов журнала поступил позже, он регистрируется

отдельно по технологии, описанной в пунктах 2-5 данного раздела.

При этом в поле 910 заполняется только строка данного комплекта.

После сохранения данных не создается новой записи, а в уже

существующую запись на данный номер журнала в 910 поле

добавляются данные о зарегистрированном комплекте.

III. Регистрация подшивок газет и журналов

Процесс подшивки производится после того, как зарегистрированы

все номера. Если пользователь собирается вводить ретрофонд без ввода

оглавлений, то в принципе он может ограничиться только регистрацией




13

«номеров - подшивок», не регистрируя каждый номер отдельно.

Этапы работы:

1. Отбор журнала.

1.1. Выбрать вид поиска «ЗАГЛАВИЕ – ЖУРНАЛЫ», найти нужное и

вызвать документ на корректировку, дважды «щелкнув» по

выделенному термину или «перетащив» его в область коротких

описаний или в область рабочего листа; на корректуру подается

найденный журнал в РЛ, в котором регистрационные данные для

ввода представлены на первой странице.

2. Формирование подшивки через оперативный режим.

2.1. В окне «Оперативные режимы» нажать кнопку «Формирование

подшивки».

2.2. Во всплывающем окне рабочего листа заполнить ЭД:

2.2.1. «Выпуски зарегистрированы в БД?» - если регистрируется

подшивка ретрофонда, отдельные номера которой не

регистрировались, переключатель перевести в положение «Нет»;

2.2.2. «Год» - в этом подполе стоит год, номера за который

регистрировались в последний раз. Если регистрируется подшивка

за другой год, его следует изменить;

2.2.3. «Том» - заполнить / откорректировать, если есть;

2.2.4. «Номер подшивки в году» - выбрать из справочника значение

«Подшивка № » и добавить в конце строки порядковый номер

подшивки в году.

2.2.5. «Инвентарный номер подшивки» - ввести, если подшивкам

присваиваются инвентарные номера.

2.2.6. «Номера выпусков комплектов, вошедших в подшивку» -

обязательно вводится интервал номеров, вошедших в подшивку;

2.2.7. «Место хранения» - вводится место хранения номеров, указанное

при их регистрации. Если подшивки хранятся в другом месте,

место хранения меняется позже, после регистрации путем

корректировки записи на подшивку, иначе номера не прикрепятся

к подшивке;

2.2.8. «Номер комплекта» - вводится номер комплекта,

соответствующий изначальному месту хранения переплетаемых

выпусков.

Порядок этапов работы показан на рисунке 9.




14

Рисунок 9 – Регистрация подшивки

3. Запись на подшивку.

3.1. После нажатия кнопки «Ввод» создается отдельная запись на

подшивку.

3.2. Автоматически корректируются записи на номера, вошедшие в

подшивку:

3.2.1. корректируется код РЛ - «NJ» меняется на «NJP»;

3.2.2. корректируются сведения об экземплярах: в поле

соответствующего экземпляра, вошедшего в подшивку

(идентификация определяется местом хранения), вводится новое

подполе с шифром документа-подшивки; тем самым

осуществляется связь между экземпляром и подшивкой, в которую

он включен; статус в этом поле меняется на «p» (переплетен)

(рисунок 10);

3.2.3. вводится поле 463^W «Шифр документа в БД» (в данном случае -

шифр документа «Подшивка»). В случае, когда разные экземпляры

номера вошли в разные подшивки, вводится соответствующее

число полей шифра-источника 463^W. Отдельное повторение поля

вводится для всех экземпляров, не вошедших в подшивки.




15

Рисунок 10 – Сведения об экземпляре, входящем в подшивку

В результате все записи отдельных номеров остаются в БД (с учетом

введенных оглавлений), и поиск по ним идет обычным порядком. При

просмотре найденных записей показывается, в какой подшивке находится

каждый из переплетенных экземпляров, и сведения об их доступности

(свободен или занят). Подшивки участвуют в поиске по связи типа «Журнал -

номера», статьи отсылаются к номеру (но не «Подшивке»). При заказе

номера газеты или журнала подаются соответствующие подшивки и/или

отдельные непереплетенные номера, в которых отмечается факт выдачи

конкретного экземпляра (соответственно, подшивки или отдельного номера).

Списание подшивок производится в обычном порядке в режиме группового

списания; при этом в записи номера отмечается факт списания экземпляра со

статусом «P» (переплетен).

IV. Роспись содержания

После регистрации очередного номера периодического издания

можно перейти к полной или выборочной росписи его содержания. Для этого

в окне «Оперативные режимы» следует нажать кнопку «Номера», найти в

списке нужный номер (при большом количестве номеров можно

воспользоваться окном «Ключ») и перейти к нему двойным кликом либо




16

нажатием кнопки «Выбор» на выделенной строке.

Роспись содержания номера (выпуска) периодического издания

делается на странице «Оглавление» в поле 922 «Статьи из журнала» через

вложенный рабочий лист (рисунок 12).

Правила ввода данных:

1. «Первый автор (ФИО)» - вводится фамилия и через пробел инициалы

первого автора статьи (если он есть).

2. «Расширение инициалов» - полное имя автора.

3. Аналогично в подполя с соответствующими названиями вводятся данные

о втором и третьем авторах.

4. Если авторов у статьи более трех, сведения об остальных авторах вводятся

в подполе «Другие авторы». При этом следует соблюдать следующее

правило: сначала вводится фамилия, затем через пробел инициалы или

через запятую и пробел – полное имя. Один автор отделяется от другого

запятой и двумя пробелами (рисунок 11)

Рисунок 11 – «Другие авторы»

5. Данные о лицах, не являющихся авторами статьи (редактор, переводчик и

др.) вводятся после авторов в те же подполя с обязательным заполнением

подполя «Функция», относящегося к данному автору. Если данные о

таком лице нужно ввести в подполе «Другие авторы», функция

указывается уже после сохранения данных в отдельном поле (см. п. 14).

6. «Коллективный автор» - заполняется, например, при росписи содержания

нотных сборников, если автором композиции выступает музыкальная

группа.

7. «Заглавие» - вводится основное заглавие статьи.

8. При наличии данных заполняются подполя «Параллельное заглавие»,

«Сведения, относящиеся к заглавию».

9. «Страницы» - вводится интервал страниц, на которых находится статья,

только цифры через дефис, без обозначения «С.».

10. «Примечание о наличии библиографии» - вводятся данные о

пристатейной библиографии. Текст выбирается из справочника с

последующей доработкой, если это нужно.

11. «Ключевые слова» - каждое слово или фраза вводятся в отдельной строке.




17

Рисунок 12 – Пример описания статьи из содержания

12. Переход к вводу данных следующей статьи производится по кнопке

«Стрелка вправо» рядом с кнопкой ввод.

13. После ввода всех или нескольких статей запись следует сохранить.

14. При наличии в статьях заполненного подполя «Другие авторы» при

сохранении данных системой автоматически формируется поле 926

«Другие авторы статей» на закладке «Технология», в которое попадают

«Другие авторы» из всех статей. Связь автора с конкретной статьей

осуществляется через подполе «Номер повторения поля 922» (рисунок

13), которое также формируется системой автоматически. Следует иметь в

виду, что данное поле формируется системой однократно, при условии его

отсутствия в записи на момент сохранения. Поэтому, если роспись

содержания осуществляется поэтапно и поле 926 требуется дополнить,

следует удалить все повторения поля 926, затем запись сохранить. Поле

сформируется заново из «Других авторов» всех статей. Когда роспись

содержания закончена, поле 926 можно редактировать: добавить полные

имена, если в статье были приведены инициалы, обязательно добавить

функцию, если лицо не является автором.




18

Рисунок 13 – Поле 926 со ссылками на номера статей

V. Создание аналитических записей на статьи журнала.

Из росписи содержания можно получить аналитические записи на

статьи через «Оперативные режимы». Для этого следует нажать кнопку

«Новая статья», отметить статьи (в списке выводятся только заглавия статей),

на которые нужно создать аналитические записи, и нажать «Ввод». Система

автоматически сформирует отдельные записи на каждую отмеченную статью

в РЛ «ASP».




19

Список сокращений

БД – база данных

ЭД – элементы данных

РЛ – рабочие листы

Documents

АРМ «Каталогизатор» САБ ИРБИС64 Руководство ... · 2019. 11. 21. · 620014, г. Екатеринбург, ул. Радищева, д. 28, оф