Obsługa programu Word poziom zaawansowany materiały szkoleniowe

Nota

Materiał powstał w ramach realizacji projektu „e-kompetencje bez barier” dofinansowanego z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa działanie 3.1 Działania szkoleniowe na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych oś priorytetowa III. Cyfrowe kompetencje społeczeństwa

[1/20] WORD

Korespondencja seryjna

Korespondencja seryjna jest narzędziem używanym tam, gdzie istnieje potrzeba

wysyłania listów do dużej grupy osób lub jednostek o stałej treści podstawowej i

zmieniających się adresatach korespondencji.

Te dokumenty mają identyczne układ, formatowanie, tekstu i grafiki. Tylko

wybrane sekcje każdego dokumentu zmieniają się.

Proces tworzenia korespondencji seryjnej składa się z trzech dokumentów

związanych z tworzeniem i drukowaniem listów oraz wiadomości e-mail, lub etykiet i

kopert.

Dokument główny

Dokument zawierający tekst i grafikę (np. logo lub obraz), które są identyczne w

każdej wersji dokumentu seryjnego. Przykładem identycznej zawartości jest adres

zwrotny na kopercie lub w treści listu bądź wiadomości e-mail.

Lista adresowa

Dokument zawierający dane służące do wypełniania informacji w dokumencie

głównym. Lista adresowa zawiera np. adresy, które mają być drukowane na etykietach

lub kopertach.

Dokument seryjny

Dokument będący połączeniem dokumentu głównego i listy adresowej.

Informacje są pobierane z listy adresowej i wstawiane w dokumencie głównym, w

wyniku czego dokument seryjny — list, wiadomość e-mail, etykiety lub koperty —

zostaje spersonalizowany dla różnych osób z listy adresowej.

Listy

Tworzenie i drukowanie partii spersonalizowanych listów dla wszystkich osób z

listy adresowej. Każdy list jest drukowany na osobnym arkuszu papieru.

Wiadomość e-mail

Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail dla każdej osoby z listy adresowej,

zawierających niestandardowe informacje pobrane z listy adresowej.

Koperty

Tworzenie i drukowanie partii kopert do wysyłki.

Etykiety

Tworzenie i drukowanie arkuszy etykiet wysyłkowych. Każda etykieta zawiera

unikatowy adres wysyłkowy.

[2/20] WORD

Program Word może pobierać dane z różnych źródeł na potrzeby korespondencji

seryjnej. Jeśli lista adresowa nie została wcześniej utworzona, można ją utworzyć w

ramach procedury tworzenia korespondencji seryjnej. Poniżej przedstawiono listę

kilku prostych źródeł danych, których można użyć do korespondencji seryjnej.

Arkusz kalkulacyjny programu Microsoft Excel

Arkusz kalkulacyjny programu Excel sprawdza się jako źródło danych na potrzeby

korespondencji seryjnej, jeśli wszystkie dane są poprawnie sformatowane i

znajdują się na jednym arkuszu, dzięki czemu mogą być odczytywane przez

program Word. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przygotowywanie źródła

danych w programie Excel 2016 na potrzeby korespondencji seryjnej programu

Word.

Lista kontaktów programu Microsoft Outlook

W programie Word można pobrać listę kontaktów programu Outlook. Aby uzyskać

więcej informacji, zobacz Używanie kontaktów programu Outlook jako źródła

danych dla potrzeb korespondencji seryjnej.

Plik danych programu Word

W dokumencie programu Word powinna się znajdować pojedyncza tabela.

Pierwszy wiersz tabeli musi zawierać nagłówki, a pozostałe wiersze — rekordy na

potrzeby korespondencji seryjnej. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz

Konfigurowanie listy korespondencji seryjnej w programie Word.

Aby rozpocząć Korespondencję seryjną otwórz mowy pusty dokument. Zapisz

go pod nazwą Pismo.docx. w jego treści wpisz treść taką jak na rysunku 1.

W naszym przykładzie napiszemy listy do wybranych adresatów, którzy zalegają

z opłatami abonamentu. Treść główna dokumentu nie zmieni się, natomiast na każdej

kartce pisma będzie inna kwota do zapłaty oraz inne dane adresata.

[3/20] WORD

Rysunek 1. Treść dokumentu głównego

Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej

wybierz pozycję Rozpocznij korespondencję seryjną, a następnie wybierz

odpowiedni rodzaj korespondencji seryjnej, który chcesz uruchomić.

Rysunek 2. Wybór rodzaju korespondencji seryjnej

W naszym przykładzie wybierzmy Kreator korespondencji seryjnej krok po

kroku … Po prawej stronie dokumentu pojawia się okno Korespondencja seryjna, w

którym zaznaczona jest pozycja Listy, a na dole okna informacja, że znajdujemy się w

kroku 1 z sześciu. Klikamy przycisk Następny: Dokument początkowy

[4/20] WORD

Rysunek 3. Okno Korespondencja seryjna

W kroku drugim Kreatora korespondencji seryjnej pt. Wybierz dokument

początkowy, decydujemy o tym w jaki sposób mamy przygotować listy. Możemy

użyć do tego celu zupełnie innego dokumentu. My pozostajemy w dokumencie

bieżącym, wybieramy więc Następny: Wybierz adresatów.

Rysunek 4. Krok drugi Kreatora

W trzecim kroku Kreatora korespondencji seryjnej pt. Wybierz adresatów

mamy trzy opcje:

1. możemy otworzyć istniejącą już listę utworzoną w programie Excel

2. możemy skorzystać ze skrzynki adresowej programu Microsoft Outlook

3. możemy utworzyć teraz wybierając pozycję Wpisz nową listę.

My wybieramy trzecią pozycję i klikamy przycisk Utwórz. W dalszej części

materiału skorzystamy z już utworzonej listy zapisanej w pliku Adresy.xlsx.

[5/20] WORD

Rysunek 5. Tworzenie nowej listy adresowej

W nowym oknie Nowa lista adresów wypełniamy poszczególne pola. Nie

wszystkie jednak pola będą nam potrzebne. Aby dostosować kolumny do naszych

potrzeb należy kliknąć przycisk Dostosuj kolumny, a następnie w nowym oknie

zaznaczamy te pozycje, które są niepotrzebne i klikamy przycisk Usuń. Możemy

również dodawać tych których nie ma na liście. Taką pozycją jest Kwota jaką musi

uiścić każdy adresat.

Rysunek 6. Dostosowywanie listy adresatów

Usuwamy zatem Nazwa firmy, 1 wiersz adresu, 2 wiersz adresu,

Województwo, Kraj lub region, Telefon domowy, Telefon służbowy, Adres e-

mail.

Po usunięciu niepotrzebnych pól klikamy przycisk Dodaj i wpisujemy nazwę

dwóch nowych pól: Kwota oraz Ulica, tak jak na rysunku 7

Rysunek 7. Dodanie nowego pola

[6/20] WORD

Możemy teraz uporządkować pola na liście. Ponieważ dobrze by było pole Kod

pocztowy przenieść przed pole Miasto – zaznaczamy je i klikamy przycisk Przenieś

w górę.

Rysunek 7. Uporządkowanie pól na liście

Po uporządkowaniu wszystkich pól przechodzimy do wpisywania danych. Nasza

lista powinna wyglądać tak jak na rysunku 8. Klikamy przycisk OK.

Rysunek 8. Lista adresów

Po wciśnięciu OK program prosi o zapisanie pliku z danymi adresowymi na

dysku. Nasz plik zapisujemy pod nazwą Adresy 1 na Pulpicie. Tak jak na rysunku 9

[7/20] WORD

Rysunek 9. Zapisywanie pliku na dysku

Rysunek 10. Okno Adresaci korespondencji seryjnej

W nowym oknie Adresaci korespondencji seryjnej usuwać lub dodawać nowe

rekordy wciskając przycisk Edytuj. Możemy również sortować, filtrować wyszukiwać

rekordy na liście.

Po dokonaniu wszystkich zmian wciskamy OK i przechodzimy do wstawiania

pól korespondencji seryjnej. Kolejne kroki pomijamy.

Umieszczamy punkt wstawiania w 9-tym akapicie. Na karcie Korespondencja,

w grupie Wpisywanie i wstawianie pól klikamy Wstaw pola korespondencji

seryjnej.

[8/20] WORD

Rysunek 11. Wstawianie pól korespondencji seryjnej

Na liście dostępnych pól klikamy Tytuł i wciskamy klawisz Enter –

przechodzimy do nowego wiersza. Z listy pól wybieramy Imię wciskamy klawisz

spacji i ponownie na liście pól klikamy Nazwisko. Po wpisaniu danych adresowych

usuwamy spacje za tekstem kwoty i z listy pól wybieramy Kwota, tak jak na rysunku

12.

Rysunek 12. Wstawianie pól korespondencji seryjnej

Teraz zostało nam już tylko przesunąć dane adresowe na środek strony i scalić do

nowego dokumentu.

[9/20] WORD

Zaznaczamy wszystkie wiersze dotyczące danych adresowych i znanymi już

sposobami przenosimy na środek strony, zapisujemy czcionką pogrubioną o wielkości

16 pkt., tak jak na rysunku 13

Rysunek 13. Formatowanie wstawionych pól

Po wstawieniu pól korespondencji seryjnej, wyświetlamy podgląd wyników, aby

potwierdzić, że ich zawartość jest poprawna. a następnie kończymy proces

korespondencji seryjnej.

Rysunek 14. Podgląd danych adresata

W oknie tym możemy przeglądać używając strzałek w lewo lub w prawo dane

wszystkich adresatów i w przypadku wykrycia błędów poprawiać je.

[10/20] WORD

Rysunek 15. Scalanie dokumentu głównego z listą adresów

Po wciśnięciu polecenia Edytuj poszczególne dokumenty … pojawia się okno, w

którym określamy które rekordy scalamy, zostawiamy wszystkie i klikamy OK.

Rysunek 16. Scalanie z nowym dokumentem

Został utworzony nowy plik o nazwie Listy1 zawierający tyle stron ile jest

rekordów w bazie adresatów. Treść wszystkich listów jest taka sama, zmieniają się

natomiast adresy na które listy te zostaną przesłane.

Zapisujemy plik ten pod taką właśnie nazwą na pulpicie.

Dane adresatów można również pobrać z wcześniej utworzonego pliku w

arkuszu kalkulacyjnym. Otworzymy zatem pusty skoroszyt EXCEL i tam zapiszemy

dane tak jak na rysunku 17. Skoroszyt zapiszemy pod nazwą Adresy na pulpicie.

Rysunek 17. Dane adresowe zapisane w programie EXCEL

Będąc w edycji dokumentu Pismo.docx na karcie Korespondencja w grupie

Rozpoczynanie korespondencji seryjnej klikamy przycisk Wybierz adresatów i na

liście poleceń klikamy Użyj istniejącej listy.

[11/20] WORD

Rysunek 18. Wybór pliku z listą adresów

W nowym oknie w lewej jego części zaznaczamy Pulpit, a w prawej nazwę pliku:

Adresy i klikamy przycisk Otwórz.

Rysunek 19. Wybór pliku z danymi adresowymi

Dalej postępujemy dokładnie tak samo jak powyżej, wstawiając odpowiednie pola do

dokumentu, a następnie scalając te dane adresowe do nowego dokumentu.

Sekcje

Bardzo ważne znaki podziału to znaki podziału sekcji. Umożliwiają one

podzielenie całego dokumentu na szereg części zwanych sekcjami, z których każda

może mieć inaczej zdefiniowany układ tekstu (np. w kolumnach), inne nagłówki,

stopki i wiele innych ustawień.

Omówimy to na przykładzie dokumentu, w którym każda kolejna jego strona ma

inną orientację. Pierwszą rzeczą jaka należy zastosować w takim przypadku to tzw.

„łamanie sekcji” przed i po tej stronie, która ma być inna od pozostałej części. Innymi

słowy należy wstawić znak podziału stron z jednoczesnym łamaniem sekcji.

[12/20] WORD

Posłużymy się przykładem dokumentu 3 – stronicowego, w którym strona 2 ma mieć

orientację poziomą.

Otwieramy nowy pusty dokument. Wpisujemy tekst: „Strona pierwsza

[Enter][Enter] Strona druga [Enter][Enter] Strona trzecia[Enter], tak jak na

rysunku 17.

Rysunek 20. Treść dokumentu

Zatem ustawiam kursor „po tekście” na stronie pierwszej i wybieram Układ

strony / Ustawienia strony / Znaki podziału / Następna strona.

Rysunek 21. Podział dokumentu na sekcje

Tak samo postępuję umieszczając się po tekście „Strona druga” w ten sposób

podzieliłem dokument na trzy sekcje. Mogę wówczas każdą z nich formatować inaczej

niż pozostałe.

Rysunek 22. Przycisk Pokaż wszystko

[13/20] WORD

Jeżeli teraz wciśniemy przycisk Pokaż wszystko na karcie Narzędzia główne w

grupie Akapit, to strony te będą wyglądały następująco:

Na pierwszej stronie

Rysunek 23. Strona pierwsza dokumentu

Na drugiej stronie

Rysunek 24. Strona druga dokumentu

Na stronie trzeciej

Rysunek 25. Strona trzecia dokumentu

Na stronie pierwszej zaczniemy numerowanie od cyfry 1 i w orientacji pionowej

strony.

Na stronie drugiej zaczniemy numerowanie od cyfry 5 i w orientacji poziomej

strony.

Na stronie trzeciej zaczniemy numerowanie od cyfr 2 i w orientacji pionowej

strony.

Rysunek 26. Wstawianie numeru strony

Na karcie Projektowanie w grupie Nawigacja klikam przycisk Następny w celu

przejścia do następnej sekcji. Będąc na stronie drugiej, a potem trzeciej klikamy opcję:

Połącz z poprzednim i tym samym odznaczamy to połączenie przerywając je.

[14/20] WORD

Rysunek 27. Przerwanie połączenia poprzednią sekcją

Będąc na stronie drugiej na karcie Projektowanie w grupie Nagłówek i stopka

klikam przycisk Numer strony i na liście dostępnych poleceń wybieram Formatuj

numery stron.

Rysunek 28. Numery stron

W oknie Format numeru strony w polu Rozpocznij od wpisujemy 5. Wciskam

OK.

Rysunek 29. Numery stron

[15/20] WORD

Klikam przycisk Zamknij nagłówek i stopkę znajdujący się na karcie

Projektowanie w grupie Zamykanie.

Rysunek 30. Wybór orientacji

Klikamy w dowolnym miejscu na stronie trzeciej. Na karcie Wstawianie w

grupie Nagłówek i stopka klikam polecenie Nagłówek, a następnie na rozwiniętej

liście Edytuj nagłówek. Na karcie Projektowanie w grupie Nagłówek i stopka

klikam Numer strony, a następnie Formatuj numery stron.

W oknie Format numeru strony w polu Rozpocznij od wpisujemy 2 o klikamy

OK

Rysunek 31. Okno format numeru strony

Nasze strony wyglądają następująco:

Strona pierwsza

Rysunek 32. Strona pierwsza dokumentu

[16/20] WORD

Strona druga

Rysunek 33. Strona druga dokumentu

Strona trzecia

Rysunek 34. Strona trzecia dokumentu

Hiperłącza

Hiperłącza są odsyłaczami do stron WWW, innych dokumentów lub pewnych

części dokumentu. Hiperłącza są na ogół wyróżnione w tekście różnymi kolorami i są

aktywowane przez kliknięcie myszy. Dzięki hiperłączom osoba czytająca dokument,

może przejść do określonej informacji w obrębie dokumentu, jak również do

powiązanych informacji, znajdujących się w innych dokumentach. Przez hiperłącza

można otwierać strony WWW lub dostawać się do innych zasobów dostępnych przez

sieć komputerową. Hiperłącze może również zawierać adres poczty elektronicznej,

wówczas kliknięcie w takie łącze uruchomi domyślny program pocztowy.

W pustym dokumencie wpisz tekst: „To jest link do strony Wirtualna Polska”, a

poniżej wstaw dowolny obiekt clipart, u nas piłka z kategorii sport. Poniżej obrazka

wpisz: „Przejście do strony drugiej” [Enter]”Przejście do strony trzeciej i do tekstu

Trzecia strona”

Wciśnij kombinację klawiszy CTRL+ENTER (twardy koniec strony) co pozwoli

otworzyć nową pustą stronę dokumentu. Wpisz na drugiej stronie: „Druga strona

dokumentu”. Na trzeciej stronie wpisz: „Trzecia strona dokumentu”.

Tworzenie hiperlinku do lokalizacji w sieci Web

1. Zaznaczamy tekst lub obraz, który ma być wyświetlany jako hiperlink (u nas:

Wirtualna Polska)

2. Na karcie Wstawianie w grupie Łącza klikamy przycisk Hiperłącze

3. W polu Adres wpisujemy www.wp.pl

4. Wciskamy przycisk OK

[17/20] WORD

Rysunek 35. Hiperłącze do strony www.wp.pl

Po wybraniu OK tekst zaznaczony został wyróżniony w kolorze niebieskim.

Naprowadzenie kursora myszy w obszar tekstu spowoduje wyświetlenie informacji do

jakiej strony jest to łącze, a przytrzymanie wciśniętego klawisza CTRL i kliknięcie

lewym klawiszem myszy pozwoli przejść do tej strony.

Rysunek 36. Łącze do strony www

Zakładki

Zakładka identyfikuje lokalizację lub fragment tekstu, który został przez

użytkownika nazwany i określony na potrzeby późniejszych odwołań. Za pomocą

zakładki można na przykład oznaczyć tekst, który ma zostać sprawdzony w

późniejszym czasie. Zamiast przewijać dokument i wyszukiwać tekst, wystarczy

przejść do odpowiedniego miejsca, korzystając z okna dialogowego Zakładka.

Do tekstu Trzecia strona na stronie trzeciej dokumentu przypiszemy zakładkę

Trzecia_strona

1. Zaznacz tekst lub element, do którego chcesz przypisać zakładkę, albo kliknij

miejsce, w którym chcesz ją wstawić.

2. Na karcie Wstawianie w grupie Łącza kliknij przycisk Zakładka.

3. W polu dialogowym wpisujemy Trzecia_strona i klikamy przycisk Dodaj

Nazwy zakładek muszą zaczynać się od litery i mogą zawierać cyfry. Nazwa

zakładki nie może zawierać spacji. Jednak może zawierać znak podkreślenia do

oddzielania wyrazów — na przykład "Pierwszy_nagłówek".

[18/20] WORD

Rysunek 37. Przypisywanie zakładki dla zaznaczonego tekstu

Jeżeli chcemy teraz zobaczyć jak to działa przechodzimy na stronę pierwszą

(najlepiej wciskamy kombinację klawiszy Ctrl+Home). Na karcie Wstawianie w

grupie Łącza klikamy ikonę Zakładka. Zaznaczamy nazwę zakładki i klikamy

Przejdź do. Przechodzimy na stronę trzecią dokumentu i do tekstu Trzecia strona.

Tekst ten zostanie również zaznaczony,

Rysunek 38. Przejście do strony trzeciej

Tworzenie hiperlinku do lokalizacji w bieżącym dokumencie

1. Zaznacz tekst lub obraz, który będzie wyświetlany jako hiperlink

2. Na karcie Wstawianie w grupie Łącza kliknij przycisk Hiperłącze

3. W obszarze Połącz z kliknij pozycję Miejsce w tym dokumencie

[19/20] WORD

Rysunek 39. Ustalanie hiperłącza do innego miejsca w tym samym dokumencie

4. Wciskamy przycisk OK

Tekst „Przejście do strony trzeciej i do tekstu Trzecia strona” został wyróżniony

(zapisany w kolorze fioletowym i podkreślony).

Naprowadzenie kursora myszy w obszar tego tekstu powoduje pojawienie się

informacji o istnieniu łącza. Wciśnięcie i przytrzymanie klawisza CTRL i kliknięcie

klawisza myszy pozwala na przejście do tekstu „Trzecia strona” na stronie trzeciej.

Rysunek 40. Łącze do tekstu „Trzecia strona” strony trzeciej dokumentu

Zadanie

Utwórz hiperłącze z obrazka piłki do strony www.eurosport.pl