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o que é um software de Workflow?

É o termo em inglês para designar "Processo de Negócio". Seu uso neste idiomaSe estendeu para tudo que está relacionado a ferramentas informáticas que contribuem para a Automatização e Controle de Processos.

É uma ferramenta informática que habilita o controle dos Processos de Negócios da organização, otimizando-os, automatizando-os e gerando informação para assegurar sua melhora contínua através do tempo.

É um conjunto estruturado de tarefas, que contribuem coletivamente a alcançar os objetivos de uma organização. [ISO]

Os Processos de Negócios de uma organização são parte de sua cultura. São registrados e difundidos em Manuais de Procedimentos, diagramas de fluxo e até de forma verbal.

São as bases operativas de uma empresa, e o êxito dela depende fortemente da eficiência com que sejam administrados. Uma má gestão dos processos traz consigo altos custos, baixa produtividade e inadequados tempos de resposta, tanto perante as oportunidades como perante as ameaças.

o que significa “Workflow”?

o que é um “Processo de Negócio”?

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Utiliza navegador de Internet e inbox de correio (não requer instalação do cliente).

Interação com documentos, informação estruturada e validações complexas sem necessidade de programar.

Conserva o investimento: permite re-utilizar desenvolvimentos existentes na organização.

Arquitetura transacional dentro e fora do Q-flow

Forte integração com Active Directory, Office 2003, Sharepoint Portal Server e Biztalk.

Integração transparente com sistema de segurança, sistema de mensagens, repositório de documentos, fontes de informação e sistemas transacionais da empresa.

Ferramenta multi-linguagem com manejo de conteúdo multi-linguagem.

Ferramentas de desenho com perfis selecionáveis, orientados ao pessoal de IT e pessoal de O&M.

Armazenamento de toda a trajetória do processo em banco de dados relacional.

Gerador de Data Marts associadas a cada um dos processos sistematizados.

2.3

suite de ferramentas de

workflow para a automatização

de processos empresariais

o desenho deProcessos com

o Q-flow

O Q-flow é um completo conjunto de ferramentas informáticas que fornecem uma solução integral de Workflow para a empresa de hoje.

Particularmente desenvolvido para as áreas de operações das empresas -cuja função central acarreta o desenvolvimento e estabelecimento de procedimen-tos eficientes- o Q-flow permite delinear em forma gráfica os processos empre-sariais e implementar de forma imediata sua automatização.

Esta suite de ferramentas, de rápida implementação, não requer outro compo-nente do lado do usuário que o acesso ao sistema de correio eletrônico da empresa e ao navegador de Internet.

O Q-flow oferece um caminho simples para a implementação de uma sólida solução de automatização de processos, integrando-se completamente à organização existente e convertendo-se no ajudante invisível que evita que os processos se desviem de seu curso tanto na forma, como no tempo.

Sua capacidade de monitoração e gestão dos processos históricos permite levar um controle sistemático dos tempos consumidos nas diversas atividades empresariais, com o complemento de uma ampla variedade de estatísticas acerca de processos e usuários.

O Q-flow provê comunicação bi-direcional com os sistemas informáticos da empresa, habilitando assim a possibilidade de iniciar ou participar em fluxos a partir de outras aplicações, assim como também que um fluxo carregue dados em bancos existentes, inicie aplicações, ou re-utilize componentes desenvolvi-dos pela empresa ou terceiros dentro dos Workflows desenhados com o Q-flow.

O desenho de processos com o Q-flow está inspirado na forma natural em que as pessoas concebem e moldam os Processos de Negócios.

Assim, o Q-flow se integra rapidamente à organização, otimizando o desem-penho de seus funcionários e sua curva de aprendizagem.

As ferramentas de desenho do Q-flow permitem definir de forma gráfica o processo empresarial a automatizar, expressando-o em forma de tarefas genéricas mediante o uso de perguntas, notificações, avaliações, pontos de controle e de finalização, entre outros.

Além disso, estas ferramentas possibilitam a especificação de papéis próprios do processo, como o de 'autorizador' ou 'revisor', assim como da informação estruturada -ou não estruturada- que será requerida nele (Ex.: número de fatura, moeda, custo, documento de especificações).

Além dos passos básicos definidos pelo Q-flow, para os usuários avançados incluem-se os passos de ROBÔ [BOT] (definidos externamente) e de script. A partir destes passos, é possível interagir com ferramentas externas ou realizar processos inteligentes, como cálculos especiais ou interações com outros sistemas.

Em cada passo onde se habilita a intervenção de uma pessoa, é possível definir prioridades, nível de auditoria e um conjunto de ações a serem lançadas de maneira automática, para assim assegurar o cumprimento da tarefa em tempo e forma, utilizando para isto lembretes, alertas e delegações, além de um registro de seguimento (Tracking) do avanço das tarefas no processo.

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Componentes

do Q-flow

O acesso aos processos empresariais do Q-flow é realizado integralmente mediante uma vista web que permite:

• Acessar os templates (modelos de processo) definidos, para visualizar ou dar começo a um novo workflow.

• Ver os workflows em execução, utilizando atalhos como: 'Os originados por mim e que esperam uma resposta de terceiros', 'Os recebidos por mim que esperam uma resposta minha', ou os 'Penden tes do grupo que se encontram à espera de uma resposta de algum de meus subalternos'.

• Configurar todas as preferências de usuário e fazer seguimento do desenvolvimento dos processos.

• O administrador poderá ter uma visão integral de todos os processos em andamento, podendo delegar trabalho, deter ou re- iniciar processos, re-enviar mensagens de correio ou distribuir o trabalho das linhas de trabalho, ver estatísticas do motor, carga de trabalho dos usuários ou estatísticas gerais por processo.

• Contar com estatísticas de distribuição de carga, execução e desvios de execução dos processos e dos usuários.

• Acessar vistas de workflows organizadas segundo diferentes critérios para facilitar o trabalho dos operadores e supervisores (Ex.: todos os pedidos do cliente 'X' introduzidos nos últimos 'N' dias, por uma quantidade maior a 'M', e que registrem um atraso).

O administrador do organograma permite:

• Dado um elemento determinado (usuário, cargo ou linha de trabalho), permite dispor de um detalhe completo sobre onde esse elemento está sendo utilizado, as tarefas atribuidas a ele e suas responsabilidades, entre outras coisas.

• Emprego dos conceitos de cargos, pessoas, linhas de trabalho, papéis próprios de um processo e/ou da organizção.

• Organização das relações hierárquicas em interface gráfica.

• Manejo dos conceitos de 'suplência' e 'licença' com processos de autorização habituais.

• Manejo de referências relativas (quem iniciou o workflow, quem administra este processo, quem é o gerente do usuário atual, etc.). • Gerenciamento de propriedades estendidas do usuário, que permitem atribuir aos usuários propriedades adicionais.

• Sincronizar o organograma do Q-flow com um serviço de diretório ou com uma fonte externa.

acesso Web

administrador do Organograma

2.3

O desenhista de templates do Q-flow permite:

• Desenhar processos de maneira gráfica e intuitiva

• Descrever o processo, atribuindo propriedades aos passos, e relacionando-os para formar uma seqüência. • Definir dados de aplicação e seu alcance dentro do processo.

• Definir papéis e a sua participação dentro do processo.

Esta ferramenta de integração permite:

• Habilitar o acesso ao sistema de usuários definidos no serviço de diretório da organização , fazendo autenticação simultânea com os seguintes serviços de diretório ou fornecedores de autenticação:

Microsoft Active Directory (W2K, W2K3) Microsoft Passport Domínios de Windows NT4 Novell Directory Service (NDS) Fornecedores de autenticação Radius Usuários próprios do Q-flow

• Definir uma estrutura de árvore para organizar a informação dos proces sos em execução (e históricos) da organização, definindo-se exatamente que pessoas ou grupos terão acesso aos diferentes ramos desta estrutura, que colunas estarão em cada vista de relatório, assim como que critérios de busca e ordenamento serão utilizados.

Aqui configuram-se elementos gerais, como: • Linhas de trabalho• Calendários (incluindo horários de trabalho e feriados)• Suplências• Repositórios documentais com os que o Q-flow interagirá• Opções dos servidores do Q-flow • Parâmetros do sistema.

desenhista de Templates

administrador de Segurança.

administrador de Configuração

2.3

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Permite que os administradores dos processos efetuem operações de maior nível que as oferecidas no acesso web.Estas operações incluem:

• Exportar (e importar) workflows a arquivos XML.• Deter ou finalizar workflows.• Tornar um workflow independente do template e da versão, e editar ço seu desenho de forma independente.• Fazer rollback (ou desfazer) um workflow até um determinado momento (Ex.:fazer um workflow voltar atrás no tempo, desfazendo as mudanças, até o 1-1-2003 à 1:00AM).• Montar um cronograma (schedule) de início de workflows (Ex.: ançar o processo 'Controles de backup' no último dia útil de cada mês às 18:00 h).

Suporte de auditoria das mudanças organizacionais, incluindo mudan-ças nas relações hierárquicas, e-mail ou log-on, pertinência as linhas de trabalho ou grupos e ativação de suplências, entre outros.Suporte para documentar os processos de forma impressa e de um arquivo XML (comparável eletronicamente).

Auditoria de modificações realizadas nos processos: tipo de modifica-ção efetuada, início da produção de uma nova versão e outros.Auditoria de operações. Detalhe das operações efetuadas com as tarefas: tipo de delegações, re-atribuições, confirmações de leitura, etc.

Auditoria dos dados. Registro detalhado de como se chegou ao valor final de um dado de aplicação.

Auditoria dos dados anexos. Seguimento passo a passo e manutenção das versões intermediárias.Possibilidade de pedir uma assinatura extra em determinados passos.Capacidade de fazer auditoria com as respos-tas dos usuários (imagem armazenada do formulário de resposta).

Estas ferramentas permitem que o pessoal de IT interconecte seus sistemas informáticos com o Q-flow. Permitem que os desenhistas de processos possam re-utilizar dentro deles chamadas a rotinas ou componentes que são parte do sistema de gestão da empresa. Isto inclui: • Componentes COM• Rotinas Cobol definidas em CICS• Filas de mensagens MSMQ ou IBM MQSeries• Procedimentos armazenados em bancos de dados relacionais• Web Services • Transações de Enterprise Services• Ações de MBI • Pperações sobre

CMS2002 Sharepoint Portal Server 2001 Sharepoint Portal Server 2003 SharePoint Services 2003

Além disso, garantem que sejam definidos domínios de dados que, ao serem re-utilizados no desenho dos processos, facultam aos usuários a selecionar os dados em um ambiente controlado e validado com as fontes de informação da empresa. Um exemplo disto seria o caso da obtenção de um código de cliente do Sistema deGestão, permitindo buscas full-text e validando os dados em linha.

administrador de Operações.

administrador de Segurança.

Auditoria

gerador de Cubos

OLAP

PRÉ-DEFINIDOS

DE WORKFLOW

passo

Prevê para cada processo a geração de um cubo OLAP baseado em um modelo de estrela, e permite analisar em tempo real a performance de cada processo, seus participantes, níveis de alerta e desvios alcançados em cada passo.Como administra os horários de trabalho de forma standard dentro do produto, o Q-flow efetua seus cálculos sempre de acordo com o tempo real de trabalho.

Implementado como um conjunto de serviços de Windows, o Motor de Workflow é o componente ativo do sistema que se encarrega de processar diversos requerimentos. Distribui o trabalho de forma tal que seja possível o avanço dos processos em tempoforma. Despacha lembretes, alertas e, quando necessário, estabelece delegações do trabalho, segundo o desenho estabelecido para o processo em execução..

Intercambia documentos em XML com sistemas externos utilizando a especificação Wf-XML da WFMC e o Microsoft BizTalk Server. Este complemento possibilita o intercâmbio eletrônico de documentos entre empresas ou entre diferentes aplicativos, habilitando ao mesmo tempo a implementação de uma solução de e-commerce...

PDF Bot: converte os arquivos anexos em um documento PDF (consolidado)Fax Bot: envia as notificações e/ou documentos por fax.

BUSINESS TO BUSINESS

Características

do Q-flowCapacidade para alterar os processos no correr do tempo, gerando novas versões e/ou impactando os processos que estão correndo.

Desenho gráfico de formulários.

Uso de dados de aplicação, papéis próprios do processo e arquivos anexos com controle de acesso aos documentos (check-in e check-out).

Capacidade para mostrar ou ocultar dados de acordo ao passo e/ou perfil de segurança do usuário atual.

Possibilidade de atribuir um domínio aos dados de aplicação, de forma que os dados que forem introduzidos sejam validados, quanto a seu formato ou de acordo com os sistemas de informação da empresa.

Administração de calendários múltiplos, permitindo o uso de diferentes horários de trabalho e feriados anuais.

Passos especializados para o gerenciamento de documentos e interação com dados ou integração com componentes da própria organização.

Uso de alertas, lembretes e delegações automáticas do trabalho, baseadas em tempos líquidos de trabalho, em datas fixas ou em tempos/datas especificados pelos usuários ou calculados em um passo anterior.

Gestão de prioridades e vencimentos próprios de cada tarefa ou do processo em geral.

Uso de tool-tips nos campos de dados.

Incorporação do conceito de campos multi-valorizados e multi-valorizados-correlacionados.

Uso das classes básicas de workflow (início, marco, tarefa, pergunta, notificação, avaliação, finalização, início de sub-workflow (subordinado ou não), bifurcação em paralelo e unificação).

Visualização gráfica do estado dos processos e capacidade de fazer “drill-down” nas tarefas ou nos participantes envolvidos nas mesmas.

Simulação de processos e utilização de conceitos de 'versão em estabilização' e 'versão em produção' no mesmo servidor.

Papéis separados para o Analista de Processos e para o Técnico de Sistemas.

Manejo de usuários conectados e desconectados.

Administração das operações mais freqüentes de envio de informação a usuários externos (notificação aos usuários externos a organização por meio de seu email, mediante e-mails de conteúdo completamente offline, envio de faxes e conversão de documen-tos a PDF).

• Capacidade de escalar em forma horizontal, especializando serviços ou implementando uma server farm. • Possibilidade de funcionar em cluster.

• Definição de passos externos e uso deles como parte do sistema mediante a interface Q-flowBOT.• Extensão dos tipos de passos utilizados pelo Q-flow mediante a interface Q-flowExt.• Capacidade de desenhar digital dashboards personalizados para os usuários.• Início ou resposta a workflows a partir de aplicações externas ou páginas web.• Possibilidade de re-desenhar completamente a forma do acesso web do Q-flow mediante a definição de skins.

• SQL-Server (2000 e 2005)• Oracle (8i, 9i e 10g).• Banco de dados OLEDB para extrair dados e re-utilizar procedimentos armazenados.• Sharepoint Portal Server: Webparts pré-desenhadas para integrar ao sistema dentro do painel de controle de Sharepoint Substituição do workflow de Sharepoint por processos do Q-flow, para aprovação ou realização de operações avançadas com os documentos incorporados ao Web Storage ou as Document Libraries. Utilização de WSS ou document libraries como repositório de documentos, integrando as propriedades dos documentos com os dados de aplicação do processo, assim como as funções de check-in e check-out do SPS e do Q-flow.• BizTalk Server: O passo de B2B e as extensões do Q-flow permitem definir acordos de negócio em BizTalk Server e conectá- los com Q-flow de forma totalmente gráfica, sem codificação.• Transações CICS por meio do MS COM Transaction Integrator (COMTi), re-utilização de componentes COM e de Web Services.• MAPI para interagir com formulários Outlook/Exchange.• GroupWise 5.x e posterior.• Lotus Notes como servidor de correio.• MBI: com a possibilidade de subscrever-se a ações, executar ações a partir de passos do Q-flow e executar ações do Q-flow a partir do MBI.• CMS 2002

• Estatísticas operativas para o Administrador de Processos ou Gerente de Usuários.• Tempo médio ou quantidade de tarefas realizadas pelos usuários em um determinado processo, durante certo período de tempo.• Carga de trabalho do motor de workflow.• Carga de trabalho geral, ou por processo, de um usuário.• Distribuição de tarefas por estado e usuário de um processo.• Estatística de Processos por marco.• Estatística de dados em função de outros dados. De determinado processo, em determinado período de tempo (Ex. quanti-dade de créditos em função da sucursal bancária).• Estatística de distribuição de carga por processo com abertura por usuário.• Gerador de cubos OLAP para análise detalhada dos processos.• As estatísticas permitem fazer click sobre os pontos de dados, barras ou porções da torta e acessar as estatísticas mais detalhadas ou, no caso de último nível, acessar a lista de workflows ou tarefas que originam estes dados.

Capacidade de escalar

Estensibilidade

Integração nativa com:

Estatísticas

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Arquiteturado Q-flow

O Q-flow baseia-se em uma arquitetura de quatro camadas, com cliente web de zero instalação. O Q-flow separa em sua camada de apresentação os dados do formato, estabelecendo duas subcamadas na interface do usuário. Assim, permite a conexão com múltiplos sistemas em base a intercâmbio XML, e ao mesmo tempo torna independente o formato e a funcionali-dade da interface web do código do aplicativo.

O Q-flow inclui 'skins' que implementam uma destas sub-camadas, apresentando aos usuários telas e vistas com funciona-mento e visualização adequadas a diferentes ambientes (criativo, formal, a utilizar a partir de um explorador ou de um dispositivo hand-held). Estes skins podem ser facilmente personalizados e/ou estendidos pelos Administradores do Sistema ou Desenhistas Web da organização.

Transacionalidade das operações, que se consegue armazenando a informação do workflow num banco de dados relacional e não nos sistemas de correio, tornando possível reconstruir os correios em caso de restauração ou perda de uma ou mais caixas de correio (mailboxes).

Interface Web para realizar as tarefas mais comuns de administração.

Capacidade de enviar correios leves, que se armem ao abri-los de modo de não impactar de forma importante o armaze-namento no servidor de correio.

Suporte para armazenamento dos anexos num repositório de documentos da empresa (File System, Web Store, Sharepoint Portal Server e Banco Documental com acesso WebDAV).

Integração transparente com o sistema de segurança da empresa.

Suporte das interfaces da WFMC e especificação WFXML.

Provêem uma suite completa de elementos destinados a serem utilizados por pessoal de IT para integrar workflows com as aplicações residentes na empresa, assim como também para personalizar e/ou re-desenhar a interface de usuário. Permitem estender a funcionalidade dos workflows incorporando processos externos (chamados robôs ou simplesmente BOTs) que são chamados de forma automática pelo motor do Q-flow. As ferramentas incluídas são:

AssistentesNa interface de desenho do Q-flow incluem-se vários assistentes que geram validações complexas por meio de um modelo de seleção de opções. Estes assistentes podem ser definidos a partir de um código de exemplo, dando maiores possibilidades aos usuários de O&M para realizar validações com maior grau de complexidade, de forma simples e sem ter que utilizar programação.

Gerador de DOMÍNIOSFerramenta que permite desenhar os campos de ingresso de informação que serão utilizados para os workflows. Possui a funcionalidade de desenhar e testar os scripts que serão utilizados para validar o ingresso de dados, e permite definir múltiplas formas de obter ou aprovar a informação a partir de fontes alheias ao Q-flow, como poderiam ser os sistemas de gestão da empresa, outorgando múltiplas formas de apresentação, seleção e validação da informação com a qual o usuário interagirá.

Bibliotecas .NetO Q-flow provê duas versões da biblioteca Q-flowCOM, implementadas sobre a arquitetura .net da Microsoft. Uma delas é uma classe .net que permite iniciar e responder passos de workflows. A outra, com idêntica funcionalidade, foi implementada como Web Services, desenvolvidos com a mesma tecnologia.

Bibliotecas COM e Código DE EXEMPLOEsta biblioteca inclui quatro componentes de automatização, implementados com o modelo COM da Microsoft, mediante os quais é possível iniciar um workflow a partir de uma aplicação, construir digital dashboards para os usuários do sistema, estender a interface do Q-flow ou acessar a informação dos workflows em execução a partir de uma aplicação. Estes objetos são acompanhados por uma aplicação de exemplo, desenvolvida em Visual Basic, que permite iniciar workflows fazendo drag & drop de arquivos.

Especificação de BOTs e componentes de COMUNICAÇÃOInclui os componentes para implementar passos externos ao Q-flow e o código fonte de dois BOTs (um que habilita a conversão dos documentos anexos dos Workflows em arquivos PDF, e outro que envia os adjuntos de um workflow por fax). Este código permite desenhar extensões ao sistema de Workflow.

Especificação Q-FLOWEXTEsta interface permite aos programadores estender o Q-flow com passos internos. Com ela foram construídas as 20 classes de passos do Q-flow, pelo que não apresenta limitações de nenhum tipo às possibilidades de interação com todos os elementos do Q-flow.

Componentes para

PROGRAMADORES

Enterpriseedition

Q-flow

Multi-processamento

A capacidade de multi-processamento do motor de workflow foi melhorada fortemente, conseguindo um ótimo aproveitamento dos recursos dum sistema multi-processador real (não hiper-threading).

A execução das tarefas é feita através de um pool de processos que permitem a execução dos threads ativos em cada workflow, sendo as tarefas distribuídas entre estes subprocessos de acordo com a carga do sistema. O sistema regula o pool de subproces-sos em uso de acordo com a carga de trabalho existente. Este novo nível de isolamento nos fornece uma capacidade maior de tolerância às falhas e permite evitar de forma mais sólida que um erro num script afete outros workflows ou a performance geral do sistema.

O modelo de limpeza de ambiente de dois níveis permite a liberação totalmente segura dos componentes que sejam utilizados em scripts ou em integrações e que não realizem uma adequada limpeza ou liberação dos recursos solicitados por eles ao sistema.

O tamanho do pool de processos que podem ser ativados simultaneamente, tanto como a quantidade de tarefas atribuídas em concorrência a cada um, é configurável e pode ser ajustado para cada instalação em particular.

Clustering

A versão Enterprise fornece a possibilidade de “clusterizar” os serviços no Windows. É recomendável utilizar Clusters sobre Windows 2003 com uma configuração Ativo/Passivo para cada serviço em cada nodo (em geral Ativo/Ativo), permitindo o manejo de múltiplos nodos para brindar tolerância a falhas e assegurar a disponibilidade do aplicativo serviço por serviço.

A separação do serviço de liberação de tarefas e alertas em dois serviços permite atribuir com maior granularidade os serviços do Q-flow a um ou outro nodo do cluster. Isto permite que os serviços com maior carga sejam executados em diferentes nodos.

Monitoramento

Um novo serviço que monitora o resto dos serviços (Watch Dog) foi acrescentado nesta versão. Isto permite detectar a falta de serviços vinculada a algum deles. A detecção de uma falha num dos serviços provoca o início automático da migração do grupo no que refere aos clusters. Este serviço monitora tanto a estabilidade como a atividade real de cada serviço, contro-lando as filas de trabalho de cada um dos serviços da instalação do Q-flow.

Cenários de aplicação

Os cenários típicos para a utilização da versão Enterprise são aqueles onde existe uma importante necessidade de processa-mento e/ou a necessidade de um sistema disponível 7x24.

A maior capacidade do sistema para aproveitar o hardware de maior porte e a capacidade de manter prestações do sistema em ambientes que hoje se apresentam pouco estáveis para a versão standard (devido a scripts postos em produção com defeitos na codificação ou à utilização de componentes não estáveis, ou devido à comunicação com outros sistemas cuja disponibilidade não é alta).

Em resumo, os cenários típicos de aplicação são:

Implementações que precisam de disponibilidade 7x24, implementada num Cluster de Windows. Ambientes onde são utilizados muitos scripts ou componentes importados dentro do próprio motor de workflow. Instalações onde se deseja maximizar a performance, utilizando escalamento vertical (computadores de dois a quatro processadores).

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2.3

O Q-flow 2.3 inclui uma grande quantidade de melhorias em relação ao Q-flow 2.2. O foco,durante sua fase de gestação, foi aumentar a performance do produto, e a produtividadedos desenhistas de processos.

Performance

Melhora da performance do Acesso Web (50-80% em média)

Cache de domínios baseados em fontes externas

Produtividade

Avaliações integradas aos passos de pergunta e tarefa

Novo administrador do organograma

Aumento de funcionalidades para os contatos

Novas funcionalidades nos passos de script

Melhoras nos formulários personalizados

Tag de auditoria

Tag para utilização de funções definidas pelo usuário para o trabalho

Tag de usuário

Domínios expandidos

Robustez

Mecanismos de tentativa de compensação para passos de aplicação

Manipulação de eventos do lado do servidor

Segurança

Novos mecanismos de segurança na conexão com o banco de dados

Novo mecanismo de segurança no acesso aos Web Services

Auditoria

Registro do caminho seguido por um workflow

Novos mecanismos de log a auditoria

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Q-flow 2.3

diferenças entreQ-flow 2.2 e

Q-flow 2.3

diferenças entreQ-flow 2.2 e

2.3