Novel Approach to BCG Analysis in the Context of ERP System

Do ERP systems really contribute to public

administration?

Neven VrčekUniversity of Zagreb

Faculty of Organization and InformaticsVaraždin

Organization• One of the most complex human inventions• Hard to innovate and change• That is why we have disciplines like: leadership, change

management...

• What kind of thinking is necessary for efficient organization in information society?

• Let us think and recognize that organization and IS are totally inseparable

Niccolò di Bernardo dei Machiavelli (May 3, 1469 – June 21, 1527)

The way you play the game is based on your way of thinking

http://en.wikipedia.org/wiki/May_3

http://en.wikipedia.org/wiki/1469

http://en.wikipedia.org/wiki/June_21

http://en.wikipedia.org/wiki/1527

System infrastructure

Information and application infrastructure

Organization and ICT

Business SystemEngineering

Business ProcessesModelling

BusinessProcessManagement

Business Process Modelling

BusinessProcessMeasurement

BusinessProcessMonitoring

Organization

Environment

O

Organizational system

TDD

DD -Decomposition Diagram

OFD

OFD - Organizational Flow Diagram

WFD

WFD -Work Flow Diagram

Data

Applications

AA

A

R

AFD -Activity Flow Diagram

AFD

AP

Different views anddifferent graphical representations

Work flow diagramStranka osoba Pokrenuti postupak ostvarivanja prava Koristiti pravo

Stranka poslodavac Voditi evidenciju o zaposlenoj osobi

Odjel uredskog poslovanja

Snimka na MM?Deaktivirati spisAktivirati spis

Odjel za rješavanja o pravima u drugom stupnjuIzrađivati rješenja u drugom stupnju

Žalbeno vijeće (2.stupanj)Izrađivati INO-rješenja u drugom stupnju

Odsjek medicinskog vještačenjaProvesti

vještačenje

Odsjek informatičk ih poslova i mik rografske obrade

Potrebno čuvanjeizvornika?

Snimati dokumente namikrofilm

Zahtijevatiarhiviranje

Uništiti dokument

Odjel matične evidencije

Pripremiti spis zarazmatranje

Unositi podatke o osiguranicima

Voditi matičnuevidenciju

Porezna uprava i ostale vanjske institucijePružati podatke o

osiguranicima

Odjel rješavanja o pravima u prvom stupnju

Izraditi nacrtrješenja

Priznati pravo

Odjel obračuna i isplate mirovinsk ih primanjaObračunavati i isplaćivati mirovinska primanja i

doplatak za djecu

Upravno i stručno vijećeOdređivati politiku i

prava iz MO

Nadzirati provedbu politikeMO

Planirati prikupljanje iraspoređivanje sredstava iz

MO

Državni zavod za statistikuProvoditi statističke analize

Mirovinsk i fondoviPrikupljati i raspoređivati financijska sredstva

Banke i pošta Isplatiti novce

Doprinosi za MO

Smjernice i izvješća

Na

log

za isp

latu

Izvješća o priznatim mirovinskim primanjima

Plan sredstava 1

Podaci o standardu stanovništva

Prija

ve, p

rom

jen

e i

od

jave

2

Nepotrebni dokumenti 1NE

Kompletirani spis 1

Poziv za usklađivanje podataka

Podaci o radu zaposlenika

Zahtjev za dopunom

Dokumentacija za pokretanje postupka

Virmani

Sintetičko izvješće poslodavca

Podaci o PPO

Podaci o osobi P1

Podaci o mikrofilmiranoj dokumentaciji

UVIJEK

Podaci o korisniku 2

Uvje

ti, pra

va i

og

ran

ičen

ja

Kompletirani spis 2

Aktivira

ni sp

is ZM

V

Poticaj za ostvarivanje prava

Po

vratn

ica

Spis/dokumenti za

MM

DA

Rje

šen

je 2

UV

IJEK

Podaci o sustavu HZMO

Podaci o isplatama

Izvješće

o isp

lata

ma

Za

htje

v za isp

oru

ku p

reslika

mikro

filmira

ne

arh

ivske g

rađ

e

Mikro

filmska

pre

slika

Aktivira

ni sp

is NM

V

Aktivira

ni sp

is ZK

Aktivirani spis R2S

Aktivirani spis INOR2S

Prijave, promjene i odjave 1

Ko

mp

letira

ni sp

is 3

Rje

šen

je 1

Sp

is/ do

kum

en

ti za a

rhivu

2

Spis/ dokumenti za arhivu 1

DA

Kompletirani spis 5

Kompletirani spis 4

Plan sredstava 2

Podaci o korisniku 1

Podaci o osobi D1

Podaci o osobi P2

Podaci o osobi D2 Podaci o osobi P3

Podaci o osobi D3

Podaci o osobi P4 Miro

vina

Podaci MEPodaci ME Podaci ME

Podaci ME

Aktivirani spis za OM nakon smrti korisnika

Podaci vanjskih institucija

Potvrda o zaprimljenim dokumentima

Isplaćena mirovinska primanja

Complex workflow diagramSO Unutrašnja kontrola Kontrolirati odvijanje radnih postupaka u RJ i SOProgramirati rad u odjelu

UpravaVoditi poslovanje

Nadzirati rad RJ i SO

Upravljati OiV

SO Tajništvo i pravni poslovi

Pružati pravnupodršku

Obavljati kadrovske poslove

Obavljati pravne poslove

SO Plan i analiza

Planirati poslovanje

Planirati provedbu ostvarenja ciljevaNadzirati provedbuostvarenja ciljeva

Međunarodne organizacije (ITU, EBU) Pratiti razvoj novihtehnologija

SO Razvoj i nove tehnologije Pratiti i izučavati nove tehnologije Uvoditi nove tehnologije u OiV

RJ Montaža i održavanje

Atestirati RTVopremu

Održavati imontiratiuređaje iopremu

Provoditi kontroluumjerenosti MI Koordinirati provedbu radnih zadataka

Nabaviti potrebne resurse

RJ Odašiljači Održavati uređaje,opremu i odašiljačke

objekte Nadzirati rad sustava odašiljača

Upravljatiodašiljanjem

RTV programa

Banka Pružati financijske usluge

SO Računovodstvo i financije

Prikupljati i unositi financijske podatkeObračunavati i

upravljatitroškovimaposlovanja

Analizirati i nadziratifinancijsko poslovanje

SO Transport

Održavatitransportna

sredstva

Prevoziti zaposlenike i opremu

SO Komercijala

Naručiti robu/uslugu

Posredovati na domaćem i ino tržištu

Dobavljači Isporučiti robu

Pružiti uslugu

Gradovi, općine, MUP, katastar, HV Izdavati dozvole isuglasnosti

Hrvatski zavod za telekomunikacije (HZT) Upravljati sustavom telekomunikacija

Korisnici Koristiti usluge OiV

RJ Veze

Održavati sustav veza

Nadzirati rad sustava veza

Osiguravatiinformatičku

podršku

Uvoditi uređaje veza

RJ Projektiranje i nadzor

Izraditi projekt

Analizirati radpostojećeg

sustava

Nadzirati realizaciju projekta

Prikupljati potrebnu dokumentaciju i dozvole

Radni nalog

Izvješće o godišnjem pregledu

Izvješće o radovima

Prijedlog rješenja problema

Zahtjev za nabavu

Potreb

ni materija

l i/ilirezervn

i dijelovi

Evidencija mjernihinstrumenata

Izvješće o umjeravanju

Radni nalog

Zah

tjev za otvara

nje radn

og n

aloga

Certifikacijska dokumentacija

Obračun sa

ti

Nalog za službeno putovanje

Oprema i uređaji za atest

Na

log za službe

no putova

nje

Sredstva za podmirenje troškova putovanja

Ra

dni na

log

Izdatnica

Izdatnica

Računovodstveni podaciFinancijska izvješća

Evidencija ugovora

Plan

investicijskog o

državan

ja

Pla

n investicija

Plan izvrše

nja radnih zad

ataka

Poslo

vni plan

Poslovni plan

Kvartalni, tjedni i detaljni PIPR

Radni zadaci

Evid

encija zapo

slenika

Nalog

za korekciju

Nalog

za korekciju

Izvješće odgovorne

oso

be

Ro

kovnik obveza o

dgovo

rne o

sobe

Izvješće o kore

kciji

Tjedno izvješće o radu

Obračun sati

Zahtjev za prijevozom ljudi/tereta

Izdatnica

Potrebni materijal i/ili rezervni dijelovi

Prijevoznica

Podaci o raspoloživim vozilima



Kon

trolni upitnik

Podaci o frekvencijskomspektru


Analiza stanja sustava


Izvedbena projektna dokumentacija

Projektni zadatak

Za

htjev za otva

ranje radno

g nalo

ga

Specifikacija opreme i materijala


Izdatnica


Mjerne liste

Spe

cifikacija

oprem

e i m

aterijala

Zapisnik o preuzimanju radova

Izvješće o primopredaji

Računovodstveni podaci

Izvještaj o izvršenju prijevoza

Mjerne liste

Dokumentacija za građevinsku dozvolu

Dokumentacija idejnog rješenja

Radni nalog

Terminski plan

Do

kum

enta

cija ide

jnog

rješenja

Pop

is imen

ovanih pro

jektan

ata

Zah

tjev za isp

latu varijabilnog

dijela

pla

će

Od

obre

nje za isp

latu

Evidencije servisa, potrošnje guma i goriva

Evidencija prometnih nezgodaPlan nabave

Prijed

log plan

a i pro

grama ra

da

Poslovni p

lan

Prim

jedbe

na prije

dlog P

P

Prije

dlog poslo

vnog plan

a

Odluke

Up

rave

Strateški cilje

vi

Evidencija ugovoraEvidencija zaposlenika

Pod

aci o rasp

oloživim fina

ncijskim sred

stvima

Plan izvršenja radnih zadataka

Tje

dno izvješće o izvršen

ju plana

naba

ve

Tje

dno izvje

šće o

izvršenju

radnih

zadataka

Tjedno izvješće o izvršenju plana nabave

Tjedno izvješće o izvršenju radnih zadataka

Računovodstveni podaci

Radni nalog

Radni zadaci

Tehničke norme i propisi


Zapisnik o tehničkom preuzimanju


Izdatnica

Izvješće o korekciji nedozvoljenih odstupanja


Zahtjev za otvaranje radnog naloga

Zakoni, p

ravilnici i norm

e

Prije

dlog p

lana

kadro

va

Plan kadrova

Zakoni, pravilnici i norme

Evidencija ugovora

Evidencija zaposlenika

Evidencija radnih sposobnosti zaposlenikaEvidencija zaposlenika

Plan

kadrova

Zahtjev za raspoređivanjem zaposlenika

Planovi frekvencija

Scenarij razvojnih trendova

Radni zadaci

Izvješća o razvoju tehnologije

Studije izvodljivosti

Izvješća o razvoju teh

nologije

Prije

dlog za uvo

đenje no

vih tehn

ologija

Prije

dlog ide

jnog

rješenja

Izvješća o razvoju tehn

ologije


Zah

tjev za otvaranje

radno

g nalo

ga

Godišnji plan i program rada

Radni nalog

Raspored djelatnika po radnim nalozima

Zahtjev za nabavu

Zahtjev za nabavu

Zahtjev za nabavu

Podaci za izradu tender dokumentacije


Mjerne liste


Terminski plan

Projektni zad

atak

Za

htjev za po

pravak u

ređa

ja

Prijedlog idejnog rješenja

Procjena rokova i troškova implementacije

Za

htjev za inform

atičkom

oprem

om

Odg

ovor n

a zahtjev za in

form

atičkom o

premo

m

Ra

čunovo

dstveni pod

aci

Od

luke

Up

rave

Evidencija prometnih nezgoda

Mjesečno izvješće o poslovanju

Mje

sečno izvješće o poslova

nju

Dnevnik montaže

Odluke Uprave

Plan

kadrova

Pla

n kadrova

Evide

ncija radnih

sposobn

ostiza

poslenika

Pravn

o mišlje

nje

Mjesečna i tjedna izvješća o emitiranju

Dnevno izvješće o emitiranju


Od

luke

Up

rave





Zap

isnik o preuzim

anju

rado

va

Pružen

a usluga

Narudžba/ javni natječaj

Ra

čuni

Narudžba/ javni natječaj

Tehnički tender

Otp

remn

ica

Potreb

ni ma

terijal i/ili re

zervni d

ijelovi

ZahtjevnicaPodaci za izradu tender dokumentacije

Po

daci za

izradu ten

der dokum

entacije

Zahtjevnica

Na

rudžba

/ javni na

tječaj

Priku

pljeni zah

tjevi za n

abavu

roba ili uslug

a

Izvodi prometa po žiro- računu

Nalog za plaćanje

Nakn

ada za uslu

ge O

iV

Ponuda

Dozvole i suglasnosti

Žalbe i pritužbe na prijem signala

Žalbe i pritužbe na prijem signala

Dokum

entacija id

ejnog rje

šenja

Izvješća

sa te

rena

Za

htjev za do

zvolu/ suglasno

st

Za

htjev za D

ZP

Zah

tjev za DZ

R

Zah

tjev za te

hničkim pre

gledom

Ate

st o kakvoći

Do

dijeljen

e frekve

ncije

Dozvola za

postavljan

je

Dozvola

za ra

d

Dozvole i su

glasnosti

Izvješća

sa te

hničkih p

regleda

Doku

men

tacija

za građevin

sku dozvolu

Za

htjev za do

zvolu/ suglasno

st

Do

zvole

i suglasn

osti

Produljenje dozvolaZahtjev za produljenjem roka valjanosti dozvolaZ

ahtjev za a

ngažm

ano

m van

jskog izvo

đača


Ug

ovori

Ugovori

PonudaCjenik usluga

Ugovori

Profil

Te

oretska ka

rta pokrivan

ja sig

nalo

m

Zah

tjev za satelitsku karticu

Prije

dlog ugo

vora

Prijedlog ugovora

Mje

sečni iskaz po

traživan

ja

Kriteriji odabira dobavljača

Od

luka

o o

snivanju stručn

og p

ovjerenstva

Ug

ovorne o

bveze

Izvješće

o ra

dovim

a

Referenti mjerni instrumenti

Podaci za izradu kontrolnih mehanizama

Za

pisnik o

izvršenim

kontro

lam

a

Period

ička izvješća

Prije

dlog n

aloga za

korekciju

Izvješće o nesukla

dnostim

a

Pla

n naba

ve

Specifikacija opreme i materijala

Izvedbena projektna dokumentacijaR

ačun za

usluge

OiV

Ra

čun za uslu

ge OiV

Zahtjev za ispostavljanje fakture

Izdatnica

Obračun sati


Radni nalog

Računi

Prim

ke


Kompletirana faktura za plaćanje

Za

pisnik o

oda

biru p

onud

itelja

Prijedlog plana i programa rada

Poslovni plan


Poslovni plan

Prijedlog plana i programa radaPoslovni plan


Poslovni plan



Izdatn

ica

Izvješće

o ra

dovim

a

Ob

račun sa

ti

Ra

dni na

log

Zah

tjev za isp

ostavlja

nje fakture

Izdatnica

Obračun

sati

Rad

ni nalog

Zah

tjev za isp

ostavlja

nje fakture

Izdatnica


Obračun sati

Radni nalog



Obračun sati

Radni nalog


Obračun sati

Radni nalog

Nalog

za slu

žbeno

putovan

je

Ob

račun

sati

Ra

dni nalo

g








Ugovorne

obveze

Pružena

usluga

Zapisnik o odabiru ponuditelja

Ponuda za robu/ uslugu

Ponuda za robu/ uslugu

Zapisnik o odabiru ponuditelja



Izvješće o tvorničkom

preuzim

anju




Prikupljeni zahtjevi za nabavu roba ili usluga

Izvješće

o p

rovedb

i planova

Izvješće o provedbi planova

Izvješće o provedbi planovaIzvješće o provedbi planova


Financijska izvješća

Ob

račun utroška ra

dnog

vrem

ena i

ma

terijala

Ugo

vorne ob

veze

Fina

ncijski pla

n

Plan

investicija

Pla

n inve

sticijskog od

ržavanja

Plan izvršenja radnih zadataka

Poslo

vni plan

Financijska izvješćaFinancijski plan

Matrix view

Efficient organization

• Apply these techniques to increase organizational efficiency by using ICT

• Complete and holistic thinking by having in mind that organization and IS are two sides of the same coin

Applied to government (As Is)

Tendencies to “advance” such way of working

Targeted process(Citizen or Public Service Unit)

Supporting processes (Public service units)

“Requests” - flows(paper or unformatedelectronic)

This is not the right way of thinking

After BPR (To Be)

Target process(Citizen or Public Service Unit)

Supporting processes(Other public service units)

Communication flows (e-transactions)

Principles of BPR-a in public services:-Optimize business processes for citizens -Solving complete problem and not administrative step-ICT in process and not organizational unit-Reduce unnecessary processes and administrative steps

COTS

• How about Commercial Of The Shelf?

• Blueprints of some other business processes

• How come that they are so influential?

ERP systems

• Several decades on the market

• Still very expensive and ongoing topic of interest

• Many success stories and many failures

• Benefits vaguely defined

• Various performance indicators (tangible and intangible)

Enterprise Wide Information System

• Functions of ERPs:– To integrate the many business functions into

one seamless application.– To run on top of an established database

management system.

• Integration with other information (sub)systems

• CRM, SCM, ...

Quality of service• Every investment should contribute to competitive advantage (profit

sector) or quality of service (public sector)• How does it apply to ERP and what benefits does it bring? – many

approaches and pro et contra attitudes• ERP represents best business practice?

– “I do not want to buy best business practice I want to create it”• OTS software can not bring significant competitive advantage

to profit oriented sector neither can significantly differentiate services of public sector

• Why? Because it is commodity and widely available. • Complicated adaptation without clear view to competitive advantage

or differentiation– Software to business processes – Business processes to software

Suitability of organization and benefits of ERP

• Certain organizations are better suited for implementation of ERP systems than the others

• Certain organizations have more benefits from ERP systems than the others

• What are characteristics of their business processes?

SPIS - methodology• Strategic Planning of Information System• Developed for bringing competitive advantage by use of

IT• Deep analysis of business processes • Published in several scientific and professional articles

and verified in one scientific and several commercial projects

• The methodology consists of a significant number of well known methods, but it combines them into structured and chained holistic process which gives deep insight into the business system and corresponding information system

• By combining various methods under a common framework of methodology we obtain detailed and documented picture of an organization

• 16 steps

ERP system implementation

• Standard procedures (ORACLE AIM, SAP ASAP)

– Strictly focused and goal oriented to implementation of particular ERP system;

– Based on standard documentation which enables easy transfer of knowledge and benchmarking of implementation projects;

– Known by various ERP system consultants, which reduces dependence on certain implementation expert(s);

– Verified on number of projects, which reduces the risk of successful implementation.

Standard ERP implementation methods

• Leave very little room for serious rethinking of business technology and business process reengineering

• On the course of implementation, changes in business processes are usually proposed as a consequence of disproportion in functionality between ERP system and present work practice.

• Such forced business process reengineering adapts the enterprise to the ERP system without taking much care about actual business needs.

Gap analysis

• Standard step in every ERP implementation • Denotes disproportions between current business

processes in the organization and standard ERP system functionality

• These disproportions are called gaps and might be solved in various manners, but there is usually very little attention paid to strategic importance of the declared gaps

• Usually gap analysis is used to eliminate most obvious problems in implementation projects, and serious gaps, such as complete lack of support for certain business processes, are left to some subsequent projects

• However results of the gap analysis are valuable source of information on which strategic impact of ERP system might be estimated

BCG matrix

• Early step of SPIS methodology

O perational S tra tegic

S upport P rospective

LO W H IG H

LO W

H IG H

IM P A C T O F S Y S TE M

D E P E N D A N C E U P O NS Y S TE M

BCG is acronym for “Boston Consulting Group”. Details in: McFarlan, F. W. “Information technology changes the way you compete”, Hardware Business Review, May 1984.

BCG and Gap analysis

• The question is how the existence of gaps relates to the quality of service (public sector) or competitive advantage (profit oriented sector) of the organization and how are supported business processes that play key role in the diferentiation

Research

• 3 production companies, 4 profit oriented service based companies, 4 public administration entities

• Detailed analysis of business procesess and correlation with BCG and Gap

Results (1)

• Each analyzed organization has certain number of business processes in every quadrant of the BCG matrix and their classification was iterated several times and verified by the top management

• During the gap analysis each process was checked against standard ERP functionality and the level of support was validated

• Therefore in every quadrant of the BCG matrix two groups of business processes were obtained: supported and unsupported

• The ratio of supported across overall number of business processes was calculated

Results (2)

0,00

5,00

10,00

15,00

20,00

25,00

30,00

35,00

p1 p2 p3 Avg, s1 s2 s3 s4 Avg, g1 g2 g3 g4 Avg,

Production Services Public administration

%

Supporting

Operational

Strategic

Prospective

Conclusion

• Obtained results prove that in many cases strategic business processes are not supported at adequate level, and gained business results are sub-optimal

• Different sectors have various level of support by OTS ERP

• Without detailed rethinking of the entire business paradigm, supported by really holistic and integral information system, competitive advantage will never be achieved

• ERP should be regarded as infrastructure on which specialized and strictly focused modules must be built

Documents

Novel Approach to BCG Analysis in the Context of ERP System