Nouvelle procédure de commandeNCMP

JEFYCO 2002

Version provisoire dite d’urgence!

Rappel: une commande en 2001

• Une commande = un engagement

• Un engagement = une ligne budgétaire

Rappel: une commande en 2001

• 1) On choisit un fournisseur– S’il n’existe pas on le crée et on demande (on attend) sa

validation

• 2) On choisit Marché ou Hors marché éventuellement• 3) On enregistre les articles et les quantités

– Si Hors marché on contrôle les seuils de marché vis à vis du fournisseur

• 4) On définit les caractéristiques comptables et budgétaires (type de crédit, destination, code analytique, compte comptable et ligne budgétaire)

• 5) Edition

Une commande en 2002

• 2 étapes :– 1) pour traiter l’urgence

• Une commande = un engagement = un code de nomenclature = une ligne budgétaire

– 2)• Une commande = n engagements

– Un engagement = un code de nomenclature

– Un engagement = une ou +sieurs lignes budgétaires

Une commande en 2002: étape 1

• 2 cas sont à considérer:– Une commande pour la recherche

• Car il existe une nomenclature spécifique à la Recherche.

– Une commande autre

Cette fenêtre apparaît toujours lorsque vous cherchez à créer une commande

Une commande en 2002: étape 1

• Le code de nomenclature, le passage obligé:– Il est défini par arrêté au JO

• Il caractérise les fournitures ou services

• Il existe des codes spécifiques à la recherche

• Il existe des opérations non codifiées par le NCMP mais que nous avons codifiées pour plus de cohérence et d’homogénéité

• Il détaille des familles de produits homogènes:– Nous avons étendu ce code de 4 à 6 chiffres pour tenir compte

et structurer ce niveau de détail

Une interface pour créer ou mettre à jour les nomenclatures

Les marchés fenêtres modifiéesCode de nomenclature à 4 chiffres (famille de produits homogènes). Nous partons du principe qu’il n’y qu’un code de nomenclature de ce type par lots. Recommandation du décret.

Pour chaque code à 6 chiffres d’un lot il peut correspondre un détail d’articles du fournisseur

Création d’un lot de marché

une prochaine version (Janvier) intègrera les attributaires multiples avec remise en compétition

Création d’un lot de marché

une prochaine version (Janvier) intègrera les attributaires multiples avec remise en compétition

Détail d’un lot (éventuellement)

le catalogue

Gestion des associations « fournisseurs » codes de nomenclature

Dans le cas général les codes de nomenclature sont associés aux fournisseurs par « apprentissage » cad au fur et à mesure des commandes qui leur sont adressées. Cette grille permet de déclarer les services, fournitures, travaux ou autres prestations (onglets monopole, 3CMP, Autres) assurés par certains fournisseurs particuliers.

La fenêtre de choix du codeChoix du type de commande 2 catégories

Onglet « Hors Marché »c’était le cas général avant 2002

On choisit un fournisseur (comme avant!)pour lequel on choisira un code de nomenclature (famille de produits).

Onglet « Hors Marché »c’était le cas général avant 2002

1) On choisit un fournisseur parmi ceux retrouvés

2) On choisit pour le fournisseur un code de nomenclature (famille de produits).1) Il existe déjà pour ce

fournisseur (ce fournisseur a déjà fourni ce type de produit)

2) Il n’existe pas (cas de la figure) alors on l’ajoute en cliquant sur +

Recherche d’un codeAccès direct à la table des codes

Niveau 1: famille Niveau 2: produits homogènes

Fenêtre de recherche textuelle

Famille homogène ou produit d’une famille homogène

Une codification fine pour un contrôle « fin » sur les marchés (lots) en cours

En cliquant sur la loupe vous accédez à une recherche de type textuelle.

Recherche d’un codeLE code à 4 chiffres

Les types de fournitures ou services sélectionnés. TRES IMPORTANT

Vous pouvez sélectionner plusieurs type d’articles en CTRL-Cliquant (maintenez appuyer la touche CTRL tout en cliquant sur les lignes désirées

Onglet « Hors marché »• Le code est défini:

– Par la sélection éventuelle de plusieurs types de produits à l’intérieur d’une famille homogène (code à 6 chiffres)

• Le contrôle est alors effectué pour déterminer s’il existe un marché (lot) ou fournisseur à caractère monopolistique (onglet « monopole ») ou … pour les types de produits choisis.

• Le passage en mode saisie des articles est alors possible comme auparavant.

• Le code de nomenclature permettra aussi d’aider à la saisie du type de crédit et du compte comptable.

Onglet « Hors marché »: « halte! Marché »

En fait il y 2 cas possibles:1) on continue la commande mais dans le cadre du marché révélé par le choix du code de nomenclature et avec

le fournisseur attributaire.2) On persiste dans une commande hors marché mais si dans ce cas la saisie pourra aller à son terme on ne

pourra pas éditer le bon de commande tant que celui-ci ne sera pas validé par le service achat responsable de la famille de produit décrite par le code à 4 chiffres. Ces services achat et les agents habilités à valider associés sont définis à l’aide d’un nouveau module.

Le module « services achat »: menu

Valider les commandes en attente

Créer des services, désigner des agents habilités

Le module « services achat »: administration (1)

Les services achat

Création d’un service (il est dans GRHUM => annuaire)

Les familles de produits homogènes gérées par les service achat (code à 4 chiffres)

Les agents du « service achat » (ils peuvent ne pas appartenir au service au sens affectation) habilités à valider les commandes dans une famille de produits homogènes

Le module « services achat »: administration(2)

Les services achat

Le module « services achat »:validation

Rechercher une commande

Les libellés « officiels » des articles de la commande

Les commandes en attente pour le service achat auquel appartient l’agent

Le libellé « fournisseur » de l’article

Le module « services achat »:validation

Rejet d’une commande: un Email est envoyé qui peut-être complété

Acceptation d’une commande: un Email est envoyé qui peut-être complété

Remarque: tte modif de la commande ré-itère le processus TOTALEMENTUn agent habilité a ses commandes auto-validées

Le bon de commandeIl n’a pratiquement pas changé!

Le bon de commandeIl n’a pas changé, sauf:

Le bon de commandeIl n’a pas changé, sauf:

Nouveau: les articles du bon de commande sont maintenant associés aux codes de nomenclatures à 6 chiffres (libellé « officiel ») préalablement choisis.

Les catalogues sont maintenant par code de nomenclature à 4 chiffres

Le bon de commandeLe cas particulier des remises, frais de port, frais

d’installation, formation associée à la livraison, garantie, extension de garantie, autres, …

Ils apparaissent dans la nomenclature (étendue) pour CHAQUE famille de produits ou fournitures avec un code à 7 chiffres du type XX.XX.1XX

Onglet « Marché »approche fournisseur

Onglet « Marché »approche marchés formalisés (lots)

Onglet « Monopole »EDF/GDF-SNCF-La Poste-Eau- …

Onglet « Monopole »

Onglet « 3CMP »Locations, acquisitions immob., remboursements des emprunts, …

Attention: il s’agit ici de ce qui n’est pas applicable dans le cadre de l’article 27 du CMP

Onglet « Autres »: hors TFS

-dépenses de personnel (t30)-opérations d’ordre

amortissementprestations internesmandats d’ex tourne

-subventions versées-participation versées-Frais de mission et déplacement(remboursement aux individus)-bourses, aides, gratifications(versées aux individus)-impôts-…