Nombre del Documento: Instructivo de Trabajo del … PROCESO... · Web viewEstablecer los lineamientos para la adquisición de bienes y servicios, así como para la evaluación, desarrollo

Procedimiento para adquisiciones Código: ITTOL-AD-PO-004Revisión: 0

Referencia a la Norma ISO 9001:2008. 7.4 Página: 1 de 16

CAMBIOS A ESTA VERSIÓN

Número de revisión.

Fecha de actualización. Descripción del cambio.

0 16-AGOSTO-2010 Creación del Documento

Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.

CONTROL DE EMISIÓNREVISÓ APROBÓ

Ing. Enrique Herappe JaimesRD del SGI

M.C. Gloria Irene Carmona Chit Directora

Firma: Firma:

18-AGOSTO-2010 20-AGOSTO-2010



1. Propósito

Establecer los lineamientos para la adquisición de bienes y servicios, así

como para la evaluación, desarrollo y selección de proveedores del Instituto

Tecnológico de Toluca.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para las adquisiciones de compras directas de las

diferentes áreas solicitantes desde la solicitud de cotización de un bien o

servicio, la recepción de la requisición, la elaboración de la orden de compra,

la compra de lo solicitado, la recepción del bien en el almacén o servicio por

el área solicitante, el envío de la documentación al área de recursos

financiero para el pago al proveedor correspondiente. Y el control de

inventario, en caso necesario.

3. Políticas de operación

3.1 De la responsabilidad.

La oficina de adquisiciones es la responsable de realizar las adquisiciones

de bienes y servicios para el instituto.

3.2 De las adquisiciones directas.

Son aquellas que no sobrepasan la cantidad de $50,000.00 (cincuenta mil

pesos 00/100M.N.) más el impuesto al valor agregado por partida de gasto

mensual. Y que no sobrepasen el importe total autorizado anual por partida

de gasto de $330,000 más el impuesto al valor agregado.

3.3 De las adquisiciones foráneas.

Las adquisiciones realizadas fuera de un radio de 50 Km. de la ubicación del

plantel se consideran foráneas y deben de estar justificadas con 3

cotizaciones las cales deben ser: una local, una del proveedor con el cual se




realizó la compra y otra del lugar donde se adquirió el bien.

3.4 De las adquisiciones con personas físicas.

Las adquisiciones con personas físicas que facturen bienes o servicio a un

monto mayor a $2000.00 antes de impuestos, el instituto tiene la obligación

de realizar la retención del impuesto al valor agregado, para lo cual es

necesario que el proveedor suscriba una leyenda de “Impuesto retenido de

conformidad con la ley del Impuesto al Valor Agregado”

3.5 De la solicitud de cotizaciones

Por cada compra a efectuar que rebase la cantidad de $50,000.00 más el

impuesto al valor agregado por partida se deben solicitar 3 cotizaciones las

cuales se prestan para su revisión por el jefe de oficina de adquisiciones ,

quien considera los siguientes criterios de selección:

I. Costo

II. Calidad

III. Tiempo de entrega

IV. Para el caso de productos o servicios que dada su naturaleza

requieran un análisis técnico de sus características, la revisión la

realizarán los solicitantes.

3.6 De la actualización de la Normatividad Vigente

Es responsabilidad de la subdirección de servicios administrativo vigilar de

forma semestral que se mantengan actualizados los documentos normativos

aplicables al proceso de , los cuales pueden ser, pero no se limitan a:

I. Ley de , adquisiciones y servicios del sector público.

II. Manual del Sistema de Ingresos Propios de los Planteles Educativos

dependientes de la Subsecretaría de Educación e Investigación

Tecnológica.




III. Oficios emitidos por el Coordinador Sectorial de Administración y

Finanzas de la Dirección de Educación Tecnológica.

IV. Oficios emitidos por el Comité de del Instituto.

3.7 De la documentación requerida para el pago a proveedores.

Para el caso de las partidas presupuestarias que se muestran a

continuación, el jefe del departamento debe presentar lo siguiente:

Partida Descripción2204 Presentar formato de acuse de recibo de bienes o servicios ITTOL-AD-

PO-004-06

2301 y 2302 Relación descriptiva la ubicación del equipo, la refacción o accesorios que se sustituyeron o adicionaron, marca, modelo, número de serie y de inventario para cada uno de los equipos que reciban las refacciones o accesorios, en caso de herramientas adicionar nota aclaratoria especificando quién o qué área se queda a resguardo de las mismas.

2401 a la 2404 Anexar nota aclaratoria indicando en que área del Instituto se utilizó el material adquirido y especificando su uso, asimismo se solicita que presenten fotografías a color del área antes del mantenimiento y posterior a éste del uso del material adquirido, las cuales deben estar etiquetadas indicando a que factura corresponden y si son de antes del mantenimiento o posterior a la aplicación de material. En hoja membretada. En la partida 2404 en caso de ser para stock de inventario, adicionar nota aclaratoria del uso del material para sustitución o reparaciones posteriores sin incluir fotos.

2701 y 2702 Presentar formato de acuse de recibo de bienes o servicios ITTOL-AD-PO-004-06

3501, 3503, 3505,

3506,3507

El departamento solicitante deberá de entregar: Orden de Servicio. Nota aclaratoria (en hoja membretada, sello del departamento y

firma del jefe del departamento indicando el tipo de mantenimiento y área en la que se realizó).

Anexar fotografías (a color de la áreas y equipos antes del mantenimiento y posterior a éste; mismas que deben etiquetarse indicando a que factura corresponden, en hoja membretada aclarando si son de antes o después a la aplicación del material)

En el caso de las partidas 3503 y 3506 la “Bitácora de Funcionamiento y Mantenimiento de Vehículos Terrestres”. En mantenimiento de equipo, adicionar una relación descriptiva igual que en la partida 2301




3504 Adicionar Nota Aclaratoria que especifique el mantenimiento y el área en el cual se realizo, incluir fotografías a color del área antes del mantenimiento y después de éste, mismas que deben estar etiquetadas indicando a que factura corresponden y si son antes o después de la aplicación del material. Solo autoriza para impermeabilización, pintura o reparaciones que implique materiales iguales que dejen operante el área en mantenimiento. No autoriza para mantenimiento mayor, adaptaciones, adecuaciones, nueva estructura y obra pública en general.

En caso partidas

restringidas

Para poder realizar la compra de activo fijo, sofware y/o partidas restringidas, es necesario contar con un subpresupuesto autorizado; y oficio de autorización de la Dirección de Telecomunicaciones cuando así proceda

4 Proceso de adquisiciones

4.1 Solicitud de requisiciones de bienes y servicios.

El área solicitante realiza requisición ITTOL-AD-PO-004-01 y envía de manera

electrónica al correo institucional de la jefatura de adquisiciones para su

cotización

4.2Cotización

El jefe de la oficina de adquisiciones, recibe requisición y registra en el formato

de Registro de solicitud de cotizaciones ITTOL-AD-PO-004-04 y cuenta con al

menos 2 semanas calendario para la realización de las cotizaciones, tiempo

que deberá ser considerado por el área solicitante.

Una vez realizada la cotización con los proveedores que están dados de alta

en el Catalogo de Proveedores ITTOL-AD-PO-004-03, el jefe de oficina de

adquisiciones coloca los costos reales en la requisición y la envía de manera

electrónica al área solicitante.

4.3Verificación de requisiciones.

El área solicitante deberá enviar en forma electrónica la requisición del bien o




servicio, a la jefatura del DPP y P, en la primera semana de cada mes; para

verificar que lo solicitado esté programado en APOA y/o POA, que cuente con

los fondos suficientes en la partida para dicha adquisición y que esté

debidamente requisitada. Si cumple lo anterior, regresa la requisición al área

correspondiente para su impresión En caso contrario deberá dar aviso a la

misma para realizar los ajustes pertinentes.

4.4Validación de requisiciones de bienes o servicios.

Una vez verificada la requisición de acuerdo al punto anterior, el área solicitante

deberá realizar su impresión por sextuplicado y recabar la firma de la

subdirección a la que pertenece considerada en el mismo formato. Y deberá

entregar al DPP y P para continuar con el procedimiento.

El DPP y P otorga un número de folio a las requisiciones y deberá solicitar su

autorización ante la Dirección y entregar las requisiciones a la Oficina de

adquisiciones. Deberá conservar dos copias con el acuse de recibo de la

Oficina de adquisiciones, y entregar una al área solicitante, para su

seguimiento y control, y otra permanecer del el DPP y P para su archivo.

4.5Recepción de requisición de bienes y servicios.

El jefa (e) de la oficina de adquisiciones recibe del DPPyP las requisiciones

autorizadas entre la segunda y tercer semana de cada mes, para lo cual tiene

definido un calendario para la entrega de requisiciones, mismo que se

comunica al inicio de cada semestre a los jefas (es) de departamento, división

y centro de cómputo, por medio de la Subdirección Administrativa y de

Servicios.

4.5.1 De la revisión de la documentación




El auxiliar de la oficina de adquisiciones recibe original y verifica que entreguen

lo siguiente:

Original y cuatro copias.

Firmas y facsímil completos.

Que contenga sello y folio del DPPyP.

Sella de recibido y entrega a la secretaria del DPPyP y se entrega una copia al

almacén.

En caso de que la requisición tenga una leyenda de adquirir un bien “según

muestra” el auxiliar de la oficina de adquisiciones solicitará a la secretaria del

área usuaria la muestra correspondiente

4.5.2 De la administración de las requisiciones

El auxiliar de la oficina de adquisiciones registra en el formato ITTOL-

AD-PO-004-02 para control interno y administra en carpeta por

separado, según las categorías siguiente:

Adquisiciones,

Viáticos, solo archiva copia

Cursos, solo archiva copia

Otros conceptos

4.6De la generación y autorización de la orden de compraLa jefatura de la Oficina de Adquisiciones generar la orden de copra, formato

ITTOL-AD-PO-004-05 según cotizaciones, misma que se le deberá asignar un

número consecutivo, pudiéndose generar más de una orden de compra, si

aplica, para una requisición

La(s) orden(es) de compra deberá (n) de ser firmada(s) por la jefatura de la

Oficina de Adquisiciones, la jefatura del Departamento de Recursos Materiales




y por la Subdirección Administrativa y de Servicios

4.7Del aviso de entrada al almacén de la adquisición La jefatura de la Oficina de Adquisiciones elabora una listado requisición y

orden(es) de compra, adiciona una copia de éstas, y envía a la jefatura del

Almacén para recibo y cotejo de entrega del proveedor del bien en el almacén

.

En caso de recibir requisiciones de viáticos y pago de cursos, únicamente se

sella de recibido y solicita copia para archivo.

4.8Adquisición del bien o servicio

El jefe de Oficina de Adquisiciones podrá realizar la compra del bien o servicio

por dos vías:

Mediante un fondo fijo que el Jefe de Recursos Financieros

asigna al Jefe de Oficina de Adquisiciones mediante el cual se

podrá realizar la compra, siempre y cuando el monto de la

requisición no rebase los $1,000.00

A crédito con los proveedores

a) Adquisiciones OrdinariasJefe de la Oficina de adquisiciones recibe del Auxiliar de su oficina la

orden de compra y requisición para enviar vía fax o vía electrónica al

proveedor para surtir el bien o servicio solicitando fecha de entrega y

que al momento de entregar en almacén cumpla con lo siguiente:

Original y dos copias de factura.

Copia de la orden de compra para verificar material

solicitado.

b) Adquisiciones Urgentes




En el momento que se recibe una solicitud que urge la requisición

deberá contar al menos con la firma del Jefe de área y la firma del

subdirector correspondiente.

En este caso el auxiliar de la oficina de adquisiciones se encargará de

dar el seguimiento necesario hasta obtener la documentación de

soporte para entregar al Jefe de Oficina de adquisiciones y poder

comprobar en Recursos Financieros.

4.9Recibo del Bien y entrega del bien

La recepción y entrega del bien se realizara en el almacén

4.9.1 Del recibo del bien o servicio De acuerdo a la orden de compra el Jefe de Almacén verifica lo siguiente

Que el bien que se surta sea el que solicito el área

correspondiente

Que lo solicitado se encuentre en la requisición, en la orden de

compra y en la factura

Que la factura contenga:

o R.F.C y dirección del Instituto.

o Contar con la leyenda “exhibición en un solo pago”,

“para efectos fiscales”.

o El total de la factura deberá ser con impuesto al valor

agregado desglosado.

o Los datos deben ser legibles y no estar obstruyendo el

formato de la factura.

o Fecha de caducidad de la factura.

o Número de aprobación del sistema de control para

compulsar la factura.




o En caso de que el proveedor sea persona física con

actividad empresarial verificar que anote sin obstruir

datos la leyenda “impuesto retenido de conformidad con

la Ley del Impuesto al valor agregado” e indicar la

cantidad que se le retiene.

Deberá separar e identificar el bien por área solicitante y elaborar vale de

entrada-salida para recabar firmas.

IV.9.2 De la entrega al área solicitante

El jefe del almacén se comunica con el área solicitante para

hacer entrega del bien, solicitando lleve copia de su

requisición.

La secretaria del departamento solicitante acude al almacén

para recibir el bien solicitado. Además recibe vale de entrada-

salida y factura para recabar firmas de su jefa (e). Quien de

puño y letra redacta en la factura la leyenda: “Recibí de

conformidad y a entera satisfacción el material o servicio

solicitado”, nombre y firma del jefe de área y fecha, Quienes

tienen la obligación de tenerlos listos los días lunes y martes

para que personal del almacén pasen por recogerlos.

La factura se registra en un control interno de almacén

(Código) y se entrega a la oficina de adquisiciones para su

seguimiento a más tardar los miércoles.

La jefatura del almacén entregar la documentación a

inventarios siempre y cuando se trate de bienes instrumentales

de la partida 5000.

4.10 Preparación de documentación para pago.




La jefatura de la oficina de adquisiciones

Recibe del Jefe del almacén factura original con copia, sellada y

firmada por él, debidamente revisada, con la firma de conformidad

por parte del jefe de departamento solicitante, así como compulsa

de la factura en original y copia.

Prepara expediente, para entregar a la oficina de Recursos

Financieros los días martes, en originales de:

o Factura

o Compulsa de factura

o Requisición

o Orden de compra

o En caso de ser servicios se debe presentar la

documentación que se mostro en la tabla del punto 3.7

Mantiene copia del expediente, con acuse de recibo por Recursos

Financieros, para control interno de la oficina de adquisiciones.

.

5. Diagrama de procedimiento




Área solicitante

Oficina de Adquisiciones

Proveedor Almacén Departamento planeación,

programación y presupuestación

Recursos Financieros

Dirección

1

5

5

7

10

14

2

4

11

3

1213

6

8

15

9

6. Descripción del procedimiento


Inicio

Recibe y envía solicitud de cotización

Solicita cotización en formato de requisición

Realiza cotización

Recibe copia de requisición autorizada

Recibe requisición cotizada y envía a planeación

Recibe requisición para validacióny reenvía

Imprime requisición para autorización de la subdirección correspondiente

Autoriza requisición

Autoriza requisición

Recibe cotización Y envía

Recibe requisición, genera orden de compra y envía a proveedor

Recibe orden de compra y surte los bienes o servicios

Recibe los bienes o servicios y factura. Entrega al área solicitante

Recibe lo solicitado y firma factura

Fin

Recibe expediente para el pago al proveedor



Secuencia de etapas

Actividad Responsable

1 Solicitud de cotización

1.1.El área solicitante llena formato de requisición ITTOL-AD-PO-004-01 con los datos detallados del bien o servicio que requiere

1.2.Envía requisición, de forma electrónica, al jefe de Oficina de Adquisiciones para solicitar cotización. En el calendario preestablecido

Jefatura del área solicitante

2 Solicitud de cotización con el proveedor

2.1 El jefe de Oficina de Adquisiciones recibe, de manera electrónica, la requisición de materiales y servicios para su cotización y registra en el formato registro de solicitud de cotización ITTOL-AD-PO-004-04

2.2 Solicita cotización a los proveedores que están dados de alta en el Catalogo correspondiente ITTOL-AD-PO-004-03, de manera electrónica

Jefatura de Oficina de Adquisiciones

3 3 Cotización 3.1 Los proveedores realizan cotización de los bienes o servicios solicitados y envían en forma electrónica y en hoja membretada a nombre del Instituto Tecnológico de Toluca a la jefatura de la Oficina de Adquisiciones

Proveedores

4 Recepción de cotización

4.1 El jefe de Oficina de Adquisiciones recibe cotización y coloca los datos correspondientes, previa aplicación de los criterios de selección, en la requisición,

4.2 El jefe de Oficina de Adquisiciones envía en forma electrónica la requisición al área solicitante con los datos reales


5 Recepción de requisición

5.1 El jefe del departamento del área solicitante recibe requisición, adecua, si es necesario

5.2 El jefe del departamento del área solicitante reenvía al DPPyPpara su validación


6 Validación de requisición

6.1 El jefe del DPPyP verifica los datos en la requisición sean los pertinentes

6.2 El jefe del DPPyP verifica que lo solicitado esté programado en el APOA y/o POA, que los números de meta, partida correspondan a lo solicitado, que cuente con los fondos suficientes y que no rebasen los montos autorizados por partida

6.3 Envía al área solicitante, en forma electrónica. Si es necesario solicita correcciones

Jefatura del DPPyP

7. Impresión de requisición

7.1 El jefe del área solicitante recibe requisición validada, si procede, e imprime por sextuplicado

7.2 En caso de realizar correcciones, si en necesario, reenviar al DPPyP, hasta que sea validada

7.3 Recaba la firma de autorización de la subdirección correspondiente


8 Autorización de requisición

8.1 El área solicitante entrega requisición impresa al DPPyP y para su autorización

8.2 El DPP y P asigna número de folio y firma de autorizado

Jefatura del DPPyP




9 Autorización por la Dirección

9.1 El DPP y P recaba autorización de la Dirección de las requisiciones9.2 El DPP y P entrega a la Oficina de Adquisiciones las requisiciones autorizadas

Jefatura del DPPyP

10 Entrega de requisición autorizada

10.1 El DPP y P entrega una copia al área solicitante con el acuse de recibo de la Oficina de adquisiciones10.2 El área solicitante conserva para cotejar el bien cuando sea entregado en el almacén

Jefatura del DPPyP

11. Recepción de requisición autorizada

9.1 El/la auxiliar del jefe de oficina de adquisiciones recibe y registra requisición ITTOL-AD-PO-004-02

9.2 El/la jefe/a de Oficina de Adquisiciones genera orden de compra ITTOL-AD-PO-004-05

9.3 El jefe de Oficina de Adquisiciones envía al proveedor la orden de compra

Oficina de Adquisiciones

12. Surtimiento de orden de compra

10.1 El proveedor recibe orden de compra y surte los bienes o servicios según las especificaciones en la misma

10.2 El proveedor entrega los bienes o servicios en el almacén y entrega la factura conforme a lo señalado en las políticas

Proveedor

13. Recepción de bien o servicio

11.1 El jefe de almacén recibe bienes o servicios y coteja que cumplan con las características necesarias según lo especificado

11.2 En caso de que cumpla con lo necesario genera vale de entrada-salida y da aviso al área solicitante, para entrega del bien o servicio

11.3 En caso de que no cumpla, notifica al proveedor y regresa los bienes o servicios para que surta según lo especificado

11.4 En caso de bienes que correspondan a la partida 5000, el jefe de inventarios deberá inventariar antes de su entrega

11.5 Recopilación de la documentación necesaria para la programación del pago al proveedor y envía a la Oficina de Adquisiciones

Jefatura de almacén

14. Entrega del bien o servicio

12.1 El área solicitante acude al almacén para recibir el bien o servicio según lo solicitado en la requisición

12.2 Firma el vale de entrada-salida, la factura con las especificaciones según las políticas del procedimiento


15 Documentación para el pago al proveedor

15.1 Se prepara expediente con la documentación descrita en el punto 10 del Proceso de Adquisiciones

15.2 Elabora relación de los documentos y entrega al Departamento de Recursos Financieros

15.3 Conserva copia del expediente, con acuse de recibo de Recursos Financieros, para su control interno


7. Documentos

Documentos




Manual de Ingresos Propios

Relación de partidas que requieren de documentación justificativa adicional a la factura y a los requisitos administrativos del anexo 03

Clasificador por objeto del gasto para la administración pública federal de la Secretaria de Egresos de la SHCP

Oficios emitidos por Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas de la DGEST

8. Registros

Registros Tiempo de retención

Responsable de conservarlo

Código de registro

Requisición de Bienes y Servicios. 1 año

Recursos Materiales y Servicios

ITTOL-AD-PO-004-01

Registro de solicitud de cotizaciones


ITTOL-AD-PO-004-02

Catálogo de Proveedores Aprobados.

Hasta que se actualice


ITTOL-AD-PO-004-03

Registro de requisiciones de bienes o servicios 1 año


ITTOL-AD-PO-004-04

Orden de Compra del Bien o Servicio. 1 año


ITTOL-AD-PO-004-05

Acuse de recibo de bienes o servicios 1 año Recursos

financieros ITTOL-AD-PO-004-06

Evaluación de Proveedores. 1 año Recursos Materiales y Servicios

ITTOL-AD-PO-004-07

Selección de Proveedores. 1 año Recursos Materiales y Servicios

ITTOL-AD-PO-004-08

8. Glosario

9. Anexos




9.1 Formato de Requisición de bienes y servicios ITTOL-AD-PO-004-01

9.2 Formato de Registro de solicitud cotizaciones ITTOL-AD-PO-004-02

9.3 Formato de Catalogo de proveedores ITTOL-AD-PO-004-03

9.4 Formato de Registro de requisiciones de bienes y servicios ITTOL-AD-PO-004-04

9.5 Formato de Orden de compra ITTOL-AD-PO-004-05

9.6 Formato de Acuse de recibo de bienes o servicios ITTOL-AD-PO-004-06

9.7 Formato de Evaluación de proveedores ITTOL-AD-PO-004-07

9.8 Formato de Selección de proveedores ITTOL-AD-PO-004-08

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