FUNCIONES Y ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Creación: Licda. Ma. Iselda Morales Soto Febrero, 2014

Proceso administrativo

La administración puede verse como un

proceso. Según Fayol, dicho proceso está

compuesto por funciones básicas:

Planificación, organización, dirección, Integración, control.

Proceso Administrativo

Planeación ¿Qué se quiere hacer?

¿Qué se va a hacer?

Organización ¿Cómo se va a hacer?

Integración ¿Con qué y con quién se va a hacer?

Dirección Ver que se haga

Control ¿Cómo se ha realizado?

ETAPAS FASES

Mecánica o Estructural

Dinámica u Operativa

Mec

ánic

a o

Est

ruct

ura

l

Planificación

Organización

Propósitos Objetivos Estrategias Políticas Programas Presupuestos Procedimiento

División del

Trabajo

Jerarquización Departamentalización Descripción de

funciones

Planeación

Proceso que define metas y objetivos y las acciones o estrategias para desarrollar las actividades que permitirán alcanzarlos.

SIN PLANEACIÓN LA EMPRESA CAMINA SIN

RUMBO

Pla

ne

ació

n

¿Qué se va a planear?

En esta etapa se realizan los planes para dar a la organización objetivos y conocimientos para alcanzarlos.

Responde a:

¿Qué hacer? ¿Cuándo hacerlo? ¿Dónde hacerlo? ¿Cómo hacerlo?

Alg

un

as A

ctiv

idad

es d

e la

P

lan

eaci

ón

• Análisis de situaciones actuales.

• Anticipación al futuro

• Determinación de objetivos

• Elección de estrategia corporativa.

• Determina los recursos necesarios para alcanzar las metas de la organización

Org

an

iza

ció

n

Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes.

Determina:

• Actividades que se realizarán

• Como se clasificarán

• Quién las realizará

• Señala, puestos, jerarquías, líneas de comunicación dentro de la empresa.

Org

an

iza

ció

n

La empresa aprovechará mejor sus recursos y logrará alcanzar sus objetivos, en la medida que organice eficientemente las funciones de la empresa.

Actividades:

• Establecer la estructura de la empresa

• Especificar funciones y responsabilidades de los puestos.

• Agrupar tareas en unidades de trabajo.

• Distribuye recursos y crea condiciones adecuadas para realizar las tareas en un ambiente de armonía.

Elem

ento

s d

e la

O

rgan

izac

ión

• Organigramas

• Manuales

• Normas

• Guías de manejo (instructivos)

• Protocolos

• Comités

Fase

Din

ámic

a u

Op

era

tiva

• Toma de decisiones • Integración • Motivación • Comunicación • Jefatura

Dirección o

Ejecución

Control

• Supervisión

• Evaluación

• Establecimiento de estándares

• Medición (indicadores)

• Comparación o corrección

• Retroalimentación

Dir

ecc

ión

Son las acciones que el administrador ejecuta para dirigir y coordinar con eficacia a los colaboradores de la empresa, con el fin de lograr los objetivos trazados.

Comprende el contacto cercano que el administrador mantiene con sus subordinados para orientarlos, motivarlos e inspirarlos al logro de las metas y objetivos de la empresa

CO

NTR

OL

Es el seguimiento que se da a las actividades de la organización, con el fin de garantizar que éstas se están desarrollando conforme a lo planeado de no estarse cumpliendo se emiten las acciones correctivas y se ajustan las desviaciones encontradas.

El control garantiza el cumplimiento de las metas y objetivos trazados.

Etapas del Control: * Supervisión * Evaluación

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

EL PROCESO ADMINSITRATIVO DEBE DARSE DENTRO DE UN ORDEN LÓGICO Y SECUENCIAL

EL PROCESO ADMINISTRATIVO INTEGRA TODAS SUS ETAPAS, CUMPLIENDO CON EL PRINCIPIO DE INTEGRALIDAD

CADA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ES CICLICA

CON RETROALIMENTACIÓN

POR TANTO ES SISTEMÁTICO

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN CONTROL

EL PROCESO ADMINISTRATIVO CUMPLE CON LA SIMULTANEIDAD

Porque en el mismo momento y

en distintas áreas de la

organización se desarrollan

actividades que se relacionan

entre sí en las diferentes etapas

del proceso.

PR

INC

IPIO

S D

EL P

RO

CES

O

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

Factibilidad Lo que se planea debe ser realizable.

Flexibilidad Posee la capacidad de adaptarse al cambio y a situaciones imprevistas

Objetividad y cuantificación

Este principio implica la necesidad de utilizar datos objetivos producto de estudios de mercado que ofrecen datos estadísticos que minimizan los riesgos en la toma de decisiones.

Unidad Todos los planes de la organización deben integrarse o articularse con el plan general de la empresa para el alcance de éstos.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Permite lograr la satisfacción de las necesidades de los clientes externos e internos, mediante el máximo

aprovechamiento de los recursos materiales y humanos, con el propósito de operar con los más altos estándares

de calidad y eficiencia para alcanzar los objetivos trazados por la alta dirección de la empresa.

ÉNFASIS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SEGÚN EL PENSAMIENTO DE TAYLOR

• La idea que Taylor manejaba sobre la estructura organizacional era que por cada actividad en la empresa debía existir un “capataz” el cual se encargaba de instruir a los obreros sobre la actividad a realizar, sin generarle ninguna otra labor, así aseguraba la productividad máxima de la empresa, sin importarle el obrero como ser humano, si no como una pieza de maquinaria mas, la cual podía ser moldeada para solo trabajar.

ÉNFASIS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SEGÚN EL PENSAMIENTO DE FAYOL

• La estructura organizacional fue el énfasis

de su trabajo, enfocaba esta estructura en

la administración como tal. Se

consideraba cuidar el ente de la

subdivisión de los trabajos de la empresa

mediante el enfoque de tener una persona

capacitada para dirigir.

• Esta persona considerada como jefe principal, debería ser una persona estudiada, la cual desde que es operario su capacidad técnica iría evolucionando y transformando mediante ascendiera en la estructura de la empresa y evolucionara su capacidad administrativa.

• Realizó varias divisiones según las

operaciones del comercio y de la industria. La primera se basó en la parte técnica, la

cual se enfocaba en la producción de

bienes y servicios que la empresa

generaba.

• En la parte comercial, se enfocaba en la comercialización de la empresa. Luego miró las funciones financieras y contables enfocadas en la búsqueda y manejo del capital, estadísticas y manejo de los datos

contables. Las funciones administrativas estaban ligadas a la integración de todas las funciones anteriores coordinadas por la empresa.

Administración moderna de una organización centrada en la

estrategia y enfocada a las necesidades del cliente

Bibliografía:

Claude S. George, Jr. Historia del Pensamiento Administrativo Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. Primera Edición en Español, 1974, México Agustín Reyes Ponce Administración Moderna Limusa Noriega Editores, 2000, México