nism.bgnism.bg/data//uploads/ckeditor/files/1_UKAZANIQ.docx · Web viewТези документи се подреждат по дейности, като се започва с дейност

Министерство на младежта и спортаНационална програма за младежта 2016-2020

УКАЗАНИЯза

разработване, изпълнение и

отчитане на проекти,

финансирани по Национална

програма за младежта

(2016-2020)

София, 2016 г.


СЪДЪРЖАНИЕ

ВЪВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………… Стр. 3

ОСНОВНИ ПОНЯТИЯ …………………………………………………………... Стр. 7

ПРОЕКТЕН ЦИКЪЛ ……………………………………………………………... Стр. 9

ПРОГРАМИРАНЕ ………………………………………………………………... Стр. 10

РАЗРАБОТВАНЕ НА ПРОЕКТИ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ……………………... Стр. 11

ПОДБОР НА ПРОЕКТИ …………………………………………………………. Стр. 14

СКЛЮЧВАНЕ НА ДОГОВОР ………………………………………………….. Стр. 16

ИЗПЪЛНЕНИЕ И МОНИТОРИНГ НА ПРОЕКТИ …………………………. Стр. 17

ИЗМЕНЕНИЕ НА ДОГОВОРА …………………………………………………. Стр. 17

ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА ……………………………………………… Стр. 20

ОТЧИТАНЕ НА ПРОЕКТИ ……………………………………………………... Стр. 24

ОДОБРЯВАНЕ НА ИЗВЪРШЕНИ РАЗХОДИ ……………………………….. Стр. 37

ЗА ФИНАНСОВО МЕЖДИННО И ОКОНЧАТЕЛНО ОТЧИТАНЕ НА

ПРОЕКТИ, ФИНАНСИРАНИ ПО НАЦИОНАЛНА ПРОГРАМА ЗА

МЛАДЕЖТА (2016 – 2020) ………………………………………………………. Стр. 39

СРОКОВЕ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЕКТИТЕ ……………………………. Стр. 40

ИНФОРМИРАНЕ И ПУБЛИЧНОСТ ………………………………………….. Стр. 40

КОНТРОЛ И ОЦЕНКА НА НАЦИОНАЛНА ПРОГРАМА ЗА

МЛАДЕЖТА (2016-2020) ………………………………………………………… Стр. 41

ОЧАКВАНИ РЕЗУЛТАТИ ОТ ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА НАЦИОНАЛНА

ПРОГРАМА ЗА МЛАДЕЖТА (2016-2020) …………………………………….. Стр. 41

2ВЪВЕДЕНИЕ


Настоящите Указания имат за цел да улеснят бенефициентите при планирането,

изпълнението и отчитането на дейности и разходи по проекти, финансирани по

Национална програма за младежта (2016-2020), наричана по-долу за краткост –

Програмата.

Указанията съдържат описание на всички етапи, свързани с разработване и

подаване на проектните предложения, тяхното изпълнение, мониторинг и отчитане –

разяснения във връзка с тълкуването и практическото прилагане на изискванията в

Наредба № 5 от 11.08.2016 г. за условията и реда за финансово подпомагане на проекти

по национални програми за младежта; описание на различни управленски процедури,

които трябва да се спазват при изпълнението на договорите; насоки във всеки етап с цел

постигане на по-добро планиране, ефективно изпълнение и висока резултатност на

проектите с оглед целите на Програмата.

Всяка организация или неформална младежка група, сключила договор за

изпълнение на проект по Програмата, е длъжна да го изпълнява в съответствие с

актуалната версия на Указанията и приложенията към него. Националният координатор

си запазва правото да актуализира периодично Указанията, за което бенефициентите по

Програмата ще бъдат своевремнно информирани.

Конкретните условия за кандидатстване за всяка текуща година и размерът на

отпусканата финансова помощ се оповестяват от националния координатор чрез

публикуване на конкурсните процедури и предоставяне на Насоки за кандидатстване.

За финансиране по Програмата, чрез подаване на проектни предложения могат да

кандидатстват:

1. Организации, регистрирани по Закона за юридическите лица с нестопанска цел,

определени за осъществяване на общественополезна дейност, имащи за цел и/или

предмет на дейност подкрепа на младежи и осъществяващи младежки дейности,

които са изцяло с нестопански характер, ясно разграничени с възможност за

проследяване на приходите и разходите и активите и пасивите, свързани с

тяхното изпълнение;

3


2. Неформални младежки групи, осъществяващи дейности в полза на младите хора

в страната.

Министерство на младежта и спорта не финансира проекти по национални

програми за младежта по реда на Наредба № 5 от 11.08.2016 г. за условията и реда за

финансово подпомагане на проекти по национални програми за младежта:

на политически партии и организации, професионални съюзи, кооперации и

религиозни организации;

на организации и неформални младежки групи, реализирали проекти с

констатирани нередности при отчитането и/или изпълнението на им;

на организации и неформални младежки групи, които към датата на

кандидатстване не са изпълнили задълженията си към Министерството на

младежта и спорта по предходни договори;

на организации и неформални младежки групи, от които е подадена невярна,

неточна и/или непълна информация при попълването на декларации;

на организации и неформални младежки групи, подали декларации с невярно

съдържание при кандидатстване, за период от една година след датата на

подаване на проектното предложение, към което е приложена декларацията с

невярно съдържание;

на организации, чиято организационна структура и счетоводна политика не

позволяват разграничаване на стопанската от нестопанската дейност;

на организации, които имат задължения към държавата, които подлежат на

принудително събиране;

на организация, която не е вписана в Националната информационна система за

младежта; на неформална младежка група, ако някой от членовете й е осъден с влязла в

сила присъда за престъпление от общ характер, освен ако е реабилитиран; на неформална младежка група, представляващото лице на която има

задължения към държавата, които подлежат на принудителносъбиране.

Министерство на младежта и спорта не финансира дейности и разходи: които са свързани или биха могли да бъдат свързани със стопанската дейност на

кандидатите и партньорите; 4


които са свързани с придобиване на активи, които ще бъдат използвани в

стопанската дейност на кандидатите; целящи дарения, стипендии или благотворителни дейности; за концерти, спектакли и други развлекателни програми и мероприятия, свързани

с търговска цел; за пътувания в страната и в чужбина с цел отдих и като допълнителни

възнаграждения; за спортни състезания, включени в държавен спортен календар на спортна

федерация или спортен клуб; за предоставяне на социални услуги; реализирани преди одобряването на проекта и извън срока на изпълнението на

проекта.

Програмата насърчава включването на представители на младите хора в

неравностойно положение. За такива се смятат младежи, които нямат същите

възможности като връстниците си, поради наличието на едно или повече обстоятелства

или ситуациите, изброени в неизчерпателния списък по-долу. В дадени случаи тези

обстоятелства или ситуации не позволяват на младите хора да имат реален достъп до

формално и неформално образование и активно участие в обществото като цяло: Социални трудности: млади хора, които са подложени на дискриминация по пол,

етническа принадлежност, религия, сексуална ориентация, увреждания и т.н.;

млади хора с ограничени социални умения или с анти-социално или сексуално-

рисково поведение; млади хора в проблематична ситуация; (бивши) криминално

проявени, млади хора, които са (или са били) пристрастени към употреба на

наркотици или алкохол; млади родители и/или родител, грижещ се сам за детето

си; млади хора без родители; млади хора от семейства с по един родител. Икономически трудности: млади хора с нисък стандарт на живот, нисък доход,

зависими от социални помощи; дългосрочно безработни или живеещи в условия

на крайна бедност; бездомни млади хора, млади хора с дългове или с финансови

проблеми. Увреждания: млади хора с ментални (интелектуални, когнитивни, свързани със

способностите за учене), физически, сетивни или други увреждания.5


Образователни трудности: млади хора със затруднения при ученето; отпадащи

рано или ненавременно от образователната система; ниско квалифицирани;

млади хора, които не се представят добре в училище. Културни различия: млади имигранти или бегълци или произхождащи от

семейства на имигранти или бежанци; млади хора от национално или етническо

малцинство; млади хора, нуждаещи се от езикова адаптация или с проблеми при

включването в съответната култура. Здравословни проблеми: млади хора с хронични здравословни проблеми, тежки

заболявания или тежки психиатрични състояния. Географски обстоятелства: млади хора от отдалечени или селски региони,

живеещи в малки или периферни райони; млади хора от проблемни градски

райони; млади хора от райони с по-лошо обслужване (ограничен обществен

транспорт, лоши комунални услуги, от изоставени селища).

6


Национален координатор – Национален координатор на Програмата е министърът на

младежта и спорта. Националният координатор утвърждава условията за разработване

на проектни предложения по Програмата, с подробно описание и разяснение на

изискванията към кандидатите и проектните дейности, съобразно определените

стратегически приоритети, направления и индикативни дейности.

Проектно предложение – предложение, с което се кандидатства за предоставяне на

безвъзмездна финансова помощ за изпълнението на определен проект, включващо

формуляр за кандидатстване и други придружаващи документи.

Кандидат - юридически лица с нестопанска цел и/или неформални младежки групи,

които подготвят и подават проектни предложения по Праграмата.

Изпълнител - юридически лица с нестопанска цел или неформални младежки групи,

които изпълняват проекти, финансирани по Праграмата.

Неформална младежа група - „Неформална младежка група“ представлява договорно

обединение на три или повече физически лица на възраст между 18 и 29 години, което

се създава за изпълнение на проект по национална програма за младежта със срок до

приключването му с подписване на констативен протокол по договора за изпълнение на

проекта. Физическите лица, участващи в него, не трябва да са ангажирани с

икономическа дейност за срока на изпълнение на проекта. Договорът се сключва в

писмена форма с нотариално удостоверяване на подписите и включва клауза за

солидарна отговорност на участниците в неформалната младежка група.

Партньори – юридически лица с нестопанска цел, органи на държавното управление и

местната власт и техните структурни звена, неформални младежки групи, които

участват съвместно с кандидата в подготовката и/или техническото изпълнение на

проекта и/или в изпълнението на предварително заявени във формуляра за

кандидатстване дейности от проекта.

Външен експерт – лице, което е избрано с конкурс, проведен от Министерството на

младежта и спорта, което не заема длъжност в администрацията на министерството, не

участва в управлението на организация и/или неформална младежка група – кандидат

или изпълнител.7

ОСНОВНИ ПОНЯТИЯ


Нередност – всяко нарушение на разпоредбите за изпълнение на проекти, финансирани

по Национална програма за младежта (2016-2020), в резултат на действие или

бездействие от страна на изпълнител, което е имало или би имало за резултат

нарушаването на общия бюджет на Програмата или на бюджетите, управлявани от нея, в

това число:

- използване или представяне на фалшиви, неверни или непълни отчети или документи,

което води до злоупотреба или незаконно присвояване на средства от общия бюджет на

Програмата;

- прикриване на информация или оповестяване на невярна информация в нарушение на

определени задължения със същото въздействие;

- разходване на средства за цели, различни от тези, за които те първоначално са

предоставени.

Вътрешен мониторинг - процес на систематично и непрекъснато събиране и анализ на

информация за хода на реализацията на проекта и постигането на поставените цели и

очаквани резултати. Получената информация се използва за целите на управлението –

осъществяване на контрол и вземане на управленски решения за продължаване,

изменение, допълване или прекратяване на реализацията на съответната дейност или

проект.

Външен мониторинг - процес на систематично и непрекъснато събиране и анализ на

информация за хода на реализацията на проекта и постигането на поставените цели и

очаквани резултати. Получената информация се използва за целите на осъществяване на

контрол и вземане на управленски решения за продължаване, изменение, допълване или

прекратяване на реализацията на съответната дейност или проект от страна на

Националния координатор.

Кампания (младежка) – организирана, краткосрочна младежка дейност с ясно

определени цели и период на провеждане.

Инициатива (младежка) – създаване на идея за някакво младежко дейстие, ново

начинание и осъществяването му. Провеждането на конкретна инициатива цели

противодейстие на младежкия сектор срещу конкретен недостиг и/или проблем.

8


Проектният цикъл представлява логическата последователност на всички

дейности, които трябва да бъдат извършени, за да се постигнат заложените цели и

намерения.

Основните фази на проектния цикъл са:

1. Програмиране

2. Разработване на проектни предложения

3. Подбор на проекти

4. Сключване на договор

5. Изпълнение и мониторинг на проекта

6. Оценка на изпълнението на проекта

Изпълнителите на проекти активно управляват процесите във втора и пета фаза,

като фаза 2 може да бъде разделена на две стъпки – формулиране на проектна идея и

разработване на проектно предложение.

Министерство на младежта и спорта е отговорно за управлението и изпълнението

на останалите фази.

9

Одобрение за финансиране

Разработване в зададен от Националния координатор

формат

ПРОЕКТНО ПРЕДЛОЖЕНИ

ПРОЕКТ

Изпълнение на съвкупност от

дейности, целящи определен резултат, в ограничена

времева рамка и

Попълване на формуляр за

кандидатстване.

Спазване на изискванията в

Насоките за ПРОЕКТНА

ИДЕЯ

Дефиниране на:

проблемцелдействиярезултати

П Р О Е К Т Е Н Ц И К Ъ Л


Национална програма за младежта (2016-2020) е инструмент за изпълнение на

приоритетите на националната политика за младите хора. Програмата е в съответствие и

изпълнява целите на Националната стратегия за младежта (2010-2020) и се осъществява

от Министерство на младежта и спорта (ММС). Програмата е одобрена с Решение № 83

от 11.02.2016 г. на Министерския съвет, с продължителност на текущия програмен

период 5 години. Средствата за дейностите по програмата се осигуряват в рамките на

одобрения бюджет на Министерство на младежта и спорта за съответната година.

Националният координатор определя приоритетите на Програмата за всяка година

в зависимост от конкретни актуални теми в сферата на младежта.

Национална програма за младежта (2016-2020) финансира проекти за младежки

дейности по две подпрограми. Всеки кандидат може да бъде бенефициент по една от

подпрограмите.

Подпрограма 1 : Развитие на мрежата от Младежки информационно-

консултантски центрове (МИКЦ);

Подпрограма 2 : Национални младежки инициативи и кампании.

Подпрограма 1: Развитието на мрежа от Младежки информационно-консултантски

центрове (МИКЦ) с необходимата база, експертен екип и качество на предлаганите

услуги за младите хора е водещ приоритет в реализирането на младежките политики на

местно ниво. Развитието на младежки центрове ще допринесе за израстването на

младите хора като активни членове на обществото, усвояването на ключови умения и

компетенции за интегриране на младите хора на пазара на труда, за по-успешното

развитие на техния личностен и професионален потенциал.

Подпрограма 2: Подпрограма „Национални инициативи и кампании“ финансира

проекти за дейности и инициативи, организирани от младите хора на национално,

регионално и общинско ниво, по значими за тях теми, свързани с приоритетите на

националната политика за младежта. По Подпрограма 2 ще се финансират и реализират

проекти в следните шест тематични области за целия програмен период:10

ПРОГРАМИРАНЕ


Тематична област 1. Младежко доброволчество и участие в доброволчески

инициативи;

Тематична област 2. Развитие и признаване на младежката работа;

Тематична област 3. Насърчаване на здравословния начин на живот сред младите

хора;

Тематична област 4. Активизиране на младите хора в малките населени места;

Тематична област 5. Младежко предприемачество;

Тематична област 6. Европейски политики и председателство на България на

Съвета на ЕС.

Основни целеви групи на Програмата са:

1. Младежи на възраст от 15 до 29 години;

2. Младежки работници и други специалисти, които са директно ангажирани с

предоставянето на услуги или други дейности в подкрепа на младежкото развитие.

Програмата се реализира на територията на цялата страна. В зависимост от

спецификата на приоритетите и дейностите, които ще се реализират в рамките на

финансираните проекти, може да се прилага териториално разделение по зони,

съобразени с броя на младите хора по административни области според данните на

Националния статистически институт.

Фазата на разработване на проектни предложения е ключова за кандидатите. На

първия етап - формулиране на проектна идея, кандидатите следва да дефинират много

ясно какви са проблемите/потребностите на целевата група, какви са целите на проекта,

чрез изпълнението на какви действия и постигането на конкретни резултати тези цели

могат да бъдат реализирани.

11

РАЗРАБОТВАНЕ НА ПРОЕКТНИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Препоръка: На този етап е добре да направите и точна преценка на необходимия и

съответно наличния капацитет на организацията/неформалната младежка група.

Това ще е полезно за ранното идентифициране на необходимостта от включване на

подходящи партньори.


Практически насоки:

Проектната идея може да бъде формулирана, използвайки следните помощни въпроси:

• ЗАЩО? (какъв е проблемът);

• КАКВО? (какво искате да постигнете, какви цели си поставяте и доколко тяхното

постигане спомага за решаване на идентифицирания проблем);

• КАК? (с какъв набор от дейности ще постигнете набелязаните цели);

• КОГА? (в какъв период от време ще се изпълнява проектът);

• КОЛКО? (какъв бюджет ви е необходим за реализация на проекта и за постигане на

неговите цели).

След формулирането на проектната идея е необходимо да бъде преценено дали тя

попада в обхвата и целите на Национална програма за младежта (2016-2020). В

конкретните Насоки за кандидатстване са посочени целевите групи, допустимите

дейности и разходи, времевия обхват за изпълнение на проектите.

Втората стъпка от фаза 2 е разработване на проектно предложение, т.е. разписване

на идеята в структуриран формат, зададен от Националния координатор чрез Формуляра

за кандидатстване и съгласно изискванията на Насоките за кандидатстване. За всяка

процедура Министерство на младежта и спорта публикува Насоки за кандидатстване с

конкретните изисквания (критерии за допустимост на проекти, дейности и разходи).

Успешното изпълнение на даден проект е факт, когато се постигат определени

резултати. Високо оценени ще бъдат проекти с устойчиви във времето резултати, които

имат важно значение след приключването на проекта и водят до положителни промени.

Дейностите, заложени в проектното предложение, е необходимо да бъдат планирани в 12

Препоръка: Към разписване на конкретно проектно предложение следва да

пристъпите едва когато сте сигурни, че проектната идея посреща актуални нужди

на целевата група, отговаря на обхвата и целите на Програмата и е допустима

съгласно конкретните Насоки за кандидатстване по обявената от Националния

координатор процедура за набиране на проектни предложения.


определена времева последователност, за да се постигнат конкретните резултати.

Последните от своя страна ще доведат до изпълнение на заложените цели на проекта.

Подробното планиране на дейностите, графикът за изпълнението им във времето и

планът за разходване на средствата са основата при разработването на бюджета.

Следователно бюджетът трябва да включва само разходи за дейности, които са

допустими и включени в проекта.

Индикаторите, които кандидатите следва да заложат в проектното си предложение,

трябва да допринасят за постигането на индикаторите на Програмата. Всеки кандидат

може да заложи и допълнителни индикатори, които показват как ще се измерва

изпълнението на дейностите и резултатите от тях.

При избор на партньор/и е необходимо да се обоснове приносът на партньора за

изпълнението на проекта, както и да се докаже, че кандидатът и партньорите имат

необходимия капацитет да управляват и изпълняват проекта.

При одобрение на проекта за финансиране, проектното предложение (формуляр за

кандидатстване, график на дейностите и бюджет на проекта), стават неразделна част от

договора. Следователно всички срокове, дейности, резултати, индикатори и цели,

заложени в него, трябва да се изпълняват стриктно.

Проектното предложение е необходимо да бъде окомплектовано съгласно

изискванията. Проверка за правилно окомплектоване и прилагане на всички необходими

документи може да бъде извършена посредством таблицата за административно

съответствие.

Кандидатите имат възможност да задават въпроси по електронна поща (или друг

изрично указан начин в Насоките за кандидатстване). С оглед осигуряване на

равнопоставено третиране на кандидатите, ММС не дава предварителни становища

относно съответствие на проект или кандидат с условията за кандидатстване.13

Препоръка: При техническата и финансова оценка на проектните предложения

оценителната комисия разглежда успоредно дейностите и бюджета. Дейностите и

бюджетът трябва да са много добре обвързани.


Оценката и подборът на проектни предложения се извършва съгласно Наредба № 5 от 11.08.2016 г. за условията и реда за финансово подпомагане на проекти по национални програми за младежта и одобрена от министъра на младежта и спорта методология за оценка.

Оценката на проектните предложения включва минимум 4 етапа –

административно съответствие, качествена оценка, финансово съответствие и класиране.

Министърът на младежта и спорта назначава със заповед експертна комисия за

разглеждане, оценка и класиране на проектните предложения. За участие в работата на

комисията могат да бъдат привлечени и външни експерти.

На етап административно съответствие се проверява дали проектното

предложение отговаря на формалните критерии за допустимост съгласно таблицата за

административно съответствие.

При установяване на липсващи документи по чл. 9, ал. 1-3 от Наредба № 5 от

11.08.2016 г. за условията и реда за финансово подпомагане на проекти по национални

програми за младежта комисията изисква от организацията/неформалната младежка

група да ги представи в 7-дневен срок.

Проектните предложения, които не покриват изискванията за административно

съответствие и изпълнението на формалните критерии, не подлежат на по-нататъшно

оценяване и не се разглеждат по същество.

14

Препоръка: Изключително важно е на етап подготовка на проектното предложение

да се запознаете подробно с целия пакет документи, публикуван от Министерство

на младежта и спорта.

ПОДБОР НА ПРОЕКТИ


Проектните предложения, преминали успешно процедурата по проверка на

административно съответствие, подлежат на качествена оценка. Инструкция за

попълване на формуляра за качестена оценка и таблицата за оценка на качеството са

част от пакета документи за конкретната процедура и се публикуват заедно с Насоките

за кандидатстване.

Предмет на оценка ще бъде единствено подадената информация във формуляра и

приложенията към него, затова е изключително важно всички полета на документите

да бъдат попълнени точно, ясно и изчерпателно, за да могат членовете на комисията и

външните експерти да разберат какво се цели да бъде постигнато с проекта и да го

оценят по същество.

Проверката за финансово съответствие на проекта следва да даде отговор на

въпросите:

Дейностите адекватно ли са отразени в бюджета на проекта?

Финансовата обосновка достатъчна ли е и доказва ли съответствието на планираните разходи с реалните пазарни цени?

Проектните предложения се разглеждат и класират в низходящ ред съобразно

извършеното оценяване. Експертната комисия предлага за финансово подпомагане

положително оценени проектни предложения до изчерпване на определените финансови

средства по съответната програма и/или подпрограма.

Организациите и неформалните младежки групи, чиито проектни предложения са

одобрени за финансово подпомагане, се уведомяват в 7-дневен срок от датата на

издаване на заповедта. В 7-дневен срок от получаване на уведомлението кандидатите

15

Препоръка: Предварителното запознаване с критериите за оценка на проектните

предложения може да ви помогне да прецените още на етап подготовка силните и

слабите страни на вашето проектното предложение и да отстраните евентуални

пропуски.


следва да предоставят посочените в чл. 14 на Наредба № 5 от 11.08.2016 г. за условията

и реда за финансово подпомагане на проекти по национални програми за младежта

документи за сключване на договор.

Изключително важно е подадената електронна поща за официална

кореспонденция с кандидатите да бъде актуална. Министерството на младежта и

спорта не носи отговорност за неполучено от кандидата уведомление поради грешка в

подадената информация или техническа неизправност.

Пълен списък на одобрените и неодобрените проектни предложения се публикува

на сайта на Министерство на младежта и спорта и на Национална информационна

система за младежта.

Образецът на договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ и

приложенията към него са част от пакета документи за конкретната процедура и се

публикуват заедно с Насоките за кандидатстване.

Неразделна част от договора между изпълнител и ММС е проектното предложение

(формуляр за кандидатстване, график на дейностите и бюджет на проекта).

16

Препоръка: В периода на извършване на оценка на проектните предложения

проверявайте регулярно обявените от вас електронни пощи, както и сайта на ММС

и Национална информационна система за младежта. В този период не е

препоръчително да сменяте подадените с проектното предложение данни за

контакт.

СКЛЮЧВАНЕ НА ДОГОВОР


Във фазата изпълнение на проекта отговорността на изпълнителите е най-голяма.

В тази фаза изпълнителят реализира проекта съгласно сключения договор, като се

придържа стриктно към дейностите, графика и бюджета, заложени в проектното

предложение и одобрени от Министерство на младежта и спорта. Изпълнителят

уведомява министерството за всяка промяна в хода на изпълнението на проекта,

извършва мониторинг и вътрешни проверки на изпълнението и се отчита чрез

предоставяне на междинни и/или окончателни отчети. ММС извършва периодични

проверки, включително и на място, за изпълнението на проектите; проверява и одобрява

извършените от изпълнителя дейности и разходи; извършва плащания към изпълнителя.

Изпълнението на проекти, финансирани по Национална програма за младежта

(2016-2020), се осъществява при спазване на правилата на Наредба № 5 от 11.08.2016 г.

за условията и реда за финансово подпомагане на проекти по национални програми за

младежта и клаузите на сключения договор между Министерството на младежта и

спорта и съответния изпълнител.

Изменение на договора се допуска при мотивирана необходимост, при настъпване

на която изпълнителят изпраща в Министерството на младежта и спорта писмено искане 17

ИЗПЪЛНЕНИЕ И МОНИТОРИНГ НА ПРОЕКТИ

Препоръка: Основният принцип, който трябва да спазвате като изпълнители на

проекти по Национална програма за младежта (2016-2020), е да реализирате

дейностите по начина, описан и планиран във Формуляра за кандидатстване и

неговите приложения в съответствие с договора за изпълнение, сключен с

Министерството на младежта и спорта.

ИЗМЕНЕНИЕ НА ДОГОВОРА


за промяна, съдържащо параметри и обосновка на промяната и съответните съпътстващи

документи. Промените в договора могат да бъдат оперативни и/или бюджетни.

Оперативни промени могат да бъдат следните, но не се ограничават само до тях:

Промяна в екипа за управление на проекта и специализирания екип.

Искане за такава промяна трябва да бъде придружено с автобиография на новия

член на екипа.

Промяна на мястото на изпълнение на дейност/дейности и на целевата група.

Подобни промени би следвало да се правят по изключение и в много редки

случаи.

Промяна в обхвата на продължителността на дадена дейност или в графика на

нейното изпълнение поради непредвидени обстоятелства, забавяния и т.н.

Промени в утвърдения график на дейностите за изминал период не се

одобряват.

Увеличение на общата продължителност на проекта.

Удълженият срок за изпълнение на проекта не може да надхвърля крайния срок

за изпълнение на проекти по Програмата, който е до 31 октомври 2020 г.

Бюджетни промени

Промени в бюджета, изразяващи се в трансфер между бюджетни пера в рамките на

една и съща бюджетна категория;

Промени в бюджета, изразяващи се в трансфер между бюджетни пера от различни

бюджетни категории;

Промяна на индивидуални разходи в рамките на бюджетно перо, която обаче не води

до промяна на общата стойност на съответното бюджетно перо (напр. в рамките на

разходите, описани в отделна план-сметка).

18


Искане за удължаване на срока за осъществяване на дейностите и/или на срока за

извършване на разходите по проекта се внасят в Министерството на младежта и

спорта, най-малко 30 дни преди края на осъществяване на проекта.

Изменения в параметрите на договора се иска при спазване на следната

процедура:

Искането се внася в деловодството на Министерството на младежта и спорта в 7-

дневен срок от настъпване на промени в обстоятелствата;

Искането се счита за одобрено и може да се изпълнява само при писмено

положително становище от страна на Министерството на младежта и спорта, което се

изпраща на изпълнителя в срок до 15 работни дни от датата на получаване на писмото в

деловодството на министерството;

В случай на възражение от страна на Министерството на младежта и спорта,

изпълнителят се задължава да осъществи проекта съобразно дадените указания или да

възстанови предоставените средства.

Параметрите на договора за финансово подпомагане се изменят с двустранно

Недопустими промени

Промени в бюджета на проекта, водещи до увеличаване на първоначално

заложения размер и/или водещи до превишаване на средствата по „вид разходи“,

за които има определени максимални процентни съотношения;

19

Препоръка: Отличното познаване на процедурите за изменение на договора ви

гарантира успешно изпълнение на проекта при настъпване на обстоятелства,

налагащи промяна. Поддържайте регулярна комуникация с експертите от ММС,

администриращи Програмата, и ги информирайте своевременно, което ще ви

предпази от допускане на грешки, свързани с неспазване на сроковете и/или

процедурите.


Промени в изпълнението на дейностите (отпадане и/или включване на нови

дейности), които поставят под въпрос постигането на основната цел и

планираните резултати на проекта.

Наемане на човешки ресурси за управление и/или изпълнение на проекта

С всеки член от екипа за управление на проекта и специализирания екип е

необходимо да бъде сключен договор, който може да бъде трудов договор,

допълнително споразумение към трудов договор или договор за изпълнение.

Договор за изпълнение се подписва с лица, които са наети от организацията за

извършване на определен вид работа. При този вид договори наетото лице няма

конкретно работно място, няма работно време и договорното отношение се прекратява с

изпълнението на възложеното. Организациите могат да назначават лица по трудови

правоотношения за изпълнение дейностите на проекта. При сключване на такива

договори за наетото лице е необходимо да има определено работно място, работно

време, длъжност и характер на работата, която изпълнява.

При възлагането на работа на членовете на екипа на проекта в предмета на дейност

ясно и точно трябва да бъдат определени специфичните задължения съобразно

конкретните отговорности на всеки един от членовете, което следва да се отрази и в

отчетите за свършена работа.

20

Препоръка: При формирането на задълженията и при тяхното отчитане е

необходимо да следите да няма припокриване във функциите и задачите между

отделните членове на екипа, както и между членове на екипа и експерти,

ангажирани с изпълнението на дейности по проекта.

ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА


Ако представляващият организацията участва в екипа по управление на проекта

или

извършва експертна работа по проекта, то във всички документи, свързани с нейното

възлагане, одобрение и изплащането на възнаграждения, организацията трябва да бъде

представлявана от друго лице, нотариално упълномощено да замества и подписва

официалния представител (например член на Управителния съвет) след решение на

Управителния съвет.

Договори за доставка на стоки/услуги

Доставката на стоки/услуги се извършва след сключване на писмен договор, в

който се посочва точно описание на стоката/услугата, стойност на доставката и срок за

изпълнение. При наличие на повече от един компонент на доставка, всеки от тях трябва

да бъде описан отделно и да се посочи единична цена.

Съхранение на документите

Изпълнителите на проекти по Програмата са длъжни да съхраняват оригиналите на

документите (технически и финансови), свързани с управлението и изпънението на

проекта, в отделно досие. Документите в досието трябва да са подредени по начин,

който улеснява проверки на място, а изпълнителите следва да уведомят ММС за точното

им местонахождение. При осъществяване на проверка на място, експертите на ММС

имат право да графират оригиналите на документите (технически и финансови) с печат

„Финансирано от ММС по НПМ (2016-2020)“.

Препоръчително е документите да се съхраняват подредени по дейности, като се

следва хронологията на изпълнението (пример: сключен договор; доказателства за

изпълнението на дейността – програма, присъствени списъци, материали за участниците,

доклади, снимки и др.; приемно-предавателни протоколи; копия на фактури и пр.).

Всички оригинални финансови документи следва да се съхраняват в отделна папка,

подредени в съответствие с бюджетните пера. Всички оригинални финансови документи

следва да бъдат графирани с отличителна информация за проекта, в изпълнение на който

са издадени (№ на проект, № на договор, финансиращ орган).

21


Практически насоки:

След подписване на договор с Националния координатор за финансиране на проект,

проведете незабавно среща с екипа за управление на проекта. Определете ясно

конкретните права и задължения на отделните членове на екипа. Особено важно е

всеки да е наясно със своите отговорности.

Първата работна среща би трябвало да отдели специално внимание и на това как ще

се изпълняват подробно разписаните в плана дейности и плащанията по тях.

СИСТЕМА ЗА ВЪТРЕШЕН МОНИТОРИНГ ПО

НАЦИОНАЛНА ПРОГРАМА ЗА МЛАДЕЖТА (2016-2020)

Всички изпълнители на проекти по Национална програма за младежта (2016-2020)

са задължени да въведат система за вътрешен мониторинг на дейностите и резултатите.

Системата се разработва от ММС и е инструмент за наблюдение и анализ на

информацията за напредъка в постигане на целите и осигуряване на добро качество на

предвидените в плана дейности и резултати.

Дейностите по вътрешен мониторинг се извършват от изпълнителите на проекти

по Национална програма за младежта (2016-2020). Мониторингът служи за вътрешно

наблюдение и преценка като отговоря на въпроси, свързани с изпълнението на

дейностите и постигане на целите, поставени в работния план.

22

Препоръка: Още в началото на проекта определете член на екипа, който да

отговаря за изготвянето и съхранението на досието. Тези задължения е добре да

бъдат описани и в договора, сключен с конкретния член на екипа.


Постоянното наблюдение на дейността, с помощта на избрани показатели,

подпомага управлението на проектите, вземането на адекватни управленски решения и

предприемането на навременни мерки за осигуряване на изпълнението.

Основните цели на вътрешния мониторинг са насочване на дейностите към

постигане на планираните резултати, документиране на резултатите и подобряване на

качеството на дейността, подкрепена от Програмата.

Задачите на вътрешния мониторинг са свързани с:

Определяне на степента, в която се изпълняват поставените цели към определен

период;

Определяне съответствието на дейностите към потребностите на целевите групи;

Определяне на областите, в които е необходимо да се подобрят дейностите, и

определяне на групите дейности, които трябва да се разширят и тези, които следва да

се намалят;

Оценка на ефективността на използване на ресурсите и преразпределянето им при

необходимост;

Осигуряване на информация от вътрешно организационното наблюдение за нуждите

на външния мониторинг, осъществяван от финансиращата институция.

Вътрешният мониторинг се извършва от екипа за управление на проекта. При

него се акцентира върху разходването на отпуснатите средства, изпълнението на

дейностите в съответствие с одобрения проект, спазването на сроковете, спазване на

процедурите при възникване на непредвидени обстоятелствата, предлагане на уместни

промени и внасяне на своевременни корекции при идентифициран риск от неизпълнение

на проекта с предварително заложените параметри.

Вътрешният мониторинг трябва да е ежедневна дейност на членовете на екипа за

управление на проекта.

ИНФОРМАЦИЯ И ПУБЛИЧНОСТ

23


Задължение на екипа, реализиращ проект по Национална програма за младежта

(2016-2020), е да популяризира дейността на проекта през целия период на изпълнението

му. Дейности, които екипът трябва да реализира, са описани в Приложение 1 на

настоящото ръководтсво – Наръчник за изпълнение на дейностите по визуализация,

информация и публичност.

Изпълнителите на проекти отчитат реализираните дейности и извършените за тях

разходи съгласно определените условията и срокове в договора с междинен/ни и/или

окончателен отчет. Отчетите са съдържателни и финансови. Междинни отчети на

проектите по Програмата (съдържателни и финансови) се изискват за проекти с

продължителност 10 или повече месеца.

ИЗИСКВАНИЯ ЗА ОФОРМЯНЕ НА ОТЧЕТИ

Съдържателен отчет

Съдържателният отчет на проекта се изготвя по утвърден формуляр, който е

публикуван на интернет страниците на ММС и Национална информационна система за

младежта. Във формуляра задължително се попълват номер на проекта и номер на

договора, името на изпълнителя и на проекта. Съдържателният отчет се подписва от

официалния представител на организацията или упълномощения представител на

неформалната младежка група.

Отчетът трябва да съдържа пълна информация за извършените дейности по

одобрения проект, като в него коректно се описват действително осъществените

дейности и участниците в тях. Към съдържателния отчет задължително се прилагат:

Копия на официалната кореспонденция на изпълнителя с ММС за случаите,

касаещи изпълнението на договора;

24

ОТЧИТАНЕ НА ПРОЕКТИ


Документи и материали, удостоверяващи изпълнението на дейностите по проекта

(съгласно таблица 1).

Таблица 1

Вид дейност Документи и материали, удостоверяващи изпълнението на дейността*

Обучения Програма на обучението;Присъствен списък (Приложение 7 (П1) или Приложение 11 (П2));Копие от материали/презентации за участниците;Копия на анкетни карти за обратна връзка от участниците;Протокол за разпространени информационни материали (Приложение 9(П1) или Приложение 12 (П2));Снимков материал (на електронен носител).

Консултации Заявка за консултация (Приложение 10);Регистрационна карта за предоставени услуги (Приложение 4);Копия на анкетни карти за обратна връзка от участниците;

Публични събития (конференция/кръгла маса/форум/дискусия/информационен ден и пр.)

Програма на събитието;Присъствен списък (Приложение 7 (П1) или Приложение 11 (П2))Копия от материали/презентации за участниците;Протокол за разпространени информационни материали (Приложение 9(П1) или Приложение 12 (П2));Снимков материал (на електронен носител).

Публикации Копия на публикации в медиите, свързани с представянето и изпълнението на проекта;Списък с линкове към публикации (в електронни медии).

Печатни (информационни) и рекламни материали

Екземпляр от всеки изработен печатен (информационен) и рекламен материал;Протокол за разпространени информационни материали (Приложение 9(П1) или Приложение 12 (П2)).

* В таблицата са посочени задължителния минимум документи, удостоверяващи

изпълнението на дейностите по проекта, които следва да бъдат представени към

съдържателния отчет. Изпълнителите могат да приложат по своя преценка и други

документи, свързани с изпълнението на дейностите.

25


В случай на липсващи документи и материали, удостоверяващи изпълнението на

определена дейност от проекта, ММС не признава отчетения разход за съответната

дейност.

Съдържателният отчет, със съответните приложения, се представя в отделна папка.

Документите се подреждат във възходящ ред по следния начин:

1. Коректно попълнен, подписан и подпечатан формуляр за съдържателен отчет

2. Копие на официалната кореспонденция на изпълнителя с ММС за случаите,

касаещи изпълнението на договора

3. Документи и материали, удостоверяващи изпълнението на дейностите по

проекта

Тези документи се подреждат по дейности, като се започва с дейност 1, и се следва

редът, описан в Таблица 1. В случай, че са приложени допълнителни документи, които

не са включени в списъка в таблица 1, те се прилагат накрая.

Финансов отчет

Финансовият отчет на проекта се изготвя по утвърден формуляр, който е

публикуван на интернет страниците на ММС и Национална информационна система за

младежта. Във формуляра задължително се попълват номер на проекта и номер на

договора, името на изпълнителя и на проекта. Финансовият отчет се подписва от

официалния представител на организацията или упълномощения представител на

неформалната младежка група.

26

Препоръка: Запознайте се предварително със списъка документи, необходими за

коректното отчитане на изпълнението на дейностите. Препоръчително е да

определите член от екипа за управление на проекта, който текущо да следи за

изготвянето на необходимите документи и тяхното коректно и своевременно

попълване.


Финансовият отчет трябва да съдържа пълна информация за извършените разходи

по одобрения бюджет, като към него задължително се прилагат:

заверени (вярно с оригинала, подпис, печат) копия на разходооправдателни документи - РОД (съгласно таблица 2).

Желателно е финансово отговорното лице по проекта да прави предварителен преглед на документите за законосъобразност (наличие на задължителни реквизити, пълна, вярна и точна информация, коректно изписване на вида на стопанската операция, проверка на аритеметични действия и др. подобни), която проверка да се потвърждава с подпис върху оригиналния документ.

Подредените и представени към отчета копия на РОД трябва да бъдат четливи и да се виждат всички задължителни атрибути към тях – номер, дата, стойност, тип на документа и съдържание.

банкови извлечения (парагони) за движението по банковата сметка, по която са

усвоени отпуснатите средства, за целия период на отчета (проекта);

оборотна ведомост с натрупване за периода на отчета (проекта), от която да са

ясно проследими приходите и разходите, активите и пасивите, свързани с изпълнението

на проекта.

Тип разход Разходно-оправдателни документи*I. Закупуване на

стоки/услугиДоговор с доставчик на стоки/услуги;Приемо-предавателен протокол;Гаранционни карти (с попълнени данни на организацията) – прилагат се при закупуване на технически средства.

При плащане по банков път При плащане в бройФактураПлатежно нарежданеПротокол-опис или стокова разписка на закупените стоки или услуги – прилага се в случаите, когато във фактурата няма подробно описани вид, брой и единична цена на закупените стоки или услуги. Протоколът следва да бъде заверен с подпис и печат от организацията и фирмата доставчик.

ФактураФискален бонИзключение правят организации и институции, които са освободени да издават такива към фактура съгласно НАРЕДБА № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства описани в чл.4 и чл.5 от Наредбата. В тези случаи изпълнителите на проекти прилагат

27


обяснителна записка към издадената фактура.Протокол-опис или стокова разписка на закупените стоки или услуги – прилага се в случаите, когато във фактурата няма подробно описани вид, брой и единична цена на закупените стоки или услуги. Протоколът следва да бъде заверен с подпис и печат от организацията и фирмата доставчик.

II. Разходи за сключени договори за изпълнение

Договор за изпълнение, подписан двустранно – от Възложител (организацията) и Изпълнител;Двустранно подписан отчет на Изпълнителя (Приложение 13);Двустранно подписан протокол за приемане без или с възражение на извършената работа (Приложение 14);Декларация за осигурителния статус на Изпълнителя (Приложение 15);Сметка за изплатени суми;Рекапитулация за изплатените суми и дължимите осигуровки;Платежни нареждания за внесените осигурителни вноски;Платежно нареждане за изплатени суми по банков път (в случай, че плащането е извършено по банков път).

III. Разходи за сключени трудови договори

Трудов договор или допълнително споразумение към трудов договор;Длъжностна характеристика;Справка за подадените (и приети) уведомления по чл. 62 от КТ (важи и за допълнителни споразумения при изменение на трудовия договор, с които се променя длъжността и/или срока на договора);Изготвен работен план, утвърден от ръководителя на проекта;Рекапитулация (платежна ведомост) за начислените месечни суми за заплати, осигурителни вноски от работник или служител и работодател, дължимите суми за Данък общ доход (ДОД);Платежни нареждания за внесени осигурителни вноски и ДОД.

IV. Командировъчни разходи

Командировъчна заповед;Фактура за нощувкиБилети.

28


При ползване на личен/служебен автомобил:Пътен лист;Фактура за гориво;Голям талон на автомобила;Приложен документ (извадка) за определяне разходната норма;Копие от паспорта за поставена газова уредба.

V. Транспортни разходи без командироване

Пътен лист;Фактура за гориво;Голям талон на автомобила;Приложен документ (извадка) за определяне разходната норма;Копие от паспорта за поставена газова уредба.

VI. Транспортни разходи за услуги при групово пътуване

Договор за транспортна услуга;Приемо-предавателен протокол;Фактура от фирмата превозвач;Фискален бон (при плащане в брой) или платежно нареждане (при плащане по банков път).

VII. Разходи за наем на недвижим имот

При наемодател физическо лице

При наемодател юридическо лице

Договор за наем на недвижим имот;Сметка за изплатени суми;Платежно нареждане за платен авансов ДОД 10% от наемателя.

Договор за наем на недвижим имот;Фактура;Фискален бон (при извършено плащане в брой);Платежно нареждане (при извършено плащане по банков път).

VIII. Разходи за наем на движими вещи

При наемодател физическо лице

При наемодател юридическо лице

Договор за наем;Сметка за изплатени суми;Платежно нареждане за платен авансов ДОД от наемателя.

Договор за наем;Фактура;Фискален бон (при извършено плащане в брой);Платежно нареждане (при извършено плащане по банков път).

IX. Разходи за ползване на куриерски и пощенски услуги

Фактура;Фискален бон.

29


X. Банкови такси Признават се по извлечението от банковата сметка.

* В таблицата са посочени задължителния (и достатъчен) минимум документи,

удостоверяващи извършването на разход по проекта, които следва да бъдат

представени към финансовия отчет. Моля допълнителни документи, извън посочените,

да се представят само при поискване.

ДОПЪЛНИТЕЛНИ ПОЯСНЕНИЯ

Фактура – първичен счетоводен документ, издаван от продавач на купувач, показващ

предмета на продажбата – стока или услуга, количеството и договорената цена

Фискален бон – първичен счетоводен документ, който се издава задължително за всяко

плащане в брой по доставка на стока или услуга.

Приемо-предавателен протокол или стокова разписка – документ, с който се

удостоверява фактическото приемо-предаване на стоки, материали, активи и/или услуги

което често се извършва в различен момент от този на плащане и/или издаване на

фактура. Представя се в случаите, когато услугата е еднократен акт и няма

продължителен характер с ежемесечно заплащане (напр. доставка на интернет,

телевизия и други).

Гаранционни карти – прилагат се при закупуване на технически средства с попълнени

данни на организацията.

Платежно нареждане – документ, с който наредителят на превода разпорежда да бъде

извършена платежна операция. Платежното нареждане за кредитен превод е

разпореждане на титуляра на сметката за превеждане на средства от неговата сметка по

друга банков сметка.

Банково извлечение – документ, с който се предоставя обобщена информация за

извършените за определен период (ден, седмица, месец) банкови транзакции (платени и

получени пари и начислени банкови такси).

Двустранно подписан протокол за приемане без или с възражение на извършената

работа – протокол, който се подписва еднократно след приключване на срока на договор

30


за изпълнение или многократно в зависимост от периодичността на отчитане на наетото

лице за извършената от него работа.

Декларация за осигурителен статус на наетото лице – документ, който показва какъв е

осигурителният статус на наетото по договор за изпълнение лице към момента на

наемане. Попълва се от всяко едно наето лице при сключване на договор за изпълнение,

като при промяна на осигурителния статус по време на изпълнение на договора се

попълва нова такава декларация.

Сметката за изплатени суми се издава по образец, утвърден от министъра на

финансите.

Рекапитулация за начислените суми и дължимите осигуровки за наетите по договор за

изпълнение лица по месеци. Изисква се само при наличие на плащания по повече от

един договор. (В този документ се вписват: данни за изпълнителя; общите суми по

договора; нормативно – признатите разходи; осигурителните вноски от възложителя;

осигурителните вноски за сметка на изпълнителя; дължимият ДОД; чистата сума за

получаване.)

Разплащателна ведомост и рекапитулация за начислените суми и дължимите

осигуровки за наетите по трудов договор лица по месеци. В този документ се вписват:

данни за наетите лица; общите суми по договора; осигурителните вноски от

работодател; осигурителните вноски на работник/служител; дължимият ДОД; чистата

сума за получаване от наетите лица.

Длъжностна характеристика – определя правилата и изискванията на заеманата

длъжност, за която се назначава лицето и се подписва от работника или служителя и

работодателя.

Справка за подадените (и приети) уведомления по чл. 62 от КТ – с този документ

организациите удостоверяват подаването на информация към НАП за регистриране на

трудови договори.

Командировъчна заповед – издава се от финансираната организация, която

командирова съответното лице с поставена за целта задача.

Билети – това са РОД, които се прилагат за отчитане на пътни разходи при ползване на

автобусен или ж.п. транспорт при командировки в страната.

31


Пътен лист – документ, с който се документират маршрутът и разходът за гориво на

конкретен автомобил. Реквизитите не са нормативно регламентирани и се ограничават

до тези, с които стопанската операция може да се опише еднозначно.

Копие от паспорта за поставена газова уредба – при отчитане на разход с такъв вид

гориво на ползвания автомобил организацията удостоверява съответния направен разход

за закупуване на такъв вид гориво, което се описва с РОД във финансовия отчет.

Документите във финансовия отчет трябва да бъдат подредени по бюджетните

категории и пера и във възходящ ред. Подредените и представени към отчета копия на

РОД трябва да бъдат четливи и да се виждат всички задължителни реквизити към тях –

номер, дата, стойност, тип на документа и съдържание. Номерацията на разходно –

оправдателните документи (РОД) трябва да отговоря на поредността и номерата на

същите документи, описани подробно за всеки отделен разход в отчета.

В случай на представени РОД за разходи по дейности, които не са описани във

финансовия отчет и за които не са представени документи и материали,

удостоверяващи изпълнението на определената дейност от проекта, ММС не признава

отчетения разход за съответната дейност.

Финансовият отчет следва да бъде предаден в срока, описан в договора, и в

изискуемата форма, като всички РОД трябва да бъдат подробно описани по пера в

определената форма и сборувани отделно с общ сбор за всяко перо.

ИЗИСКВАНИЯ ЗА ПОПЪЛВАНЕ НА РАЗХОДНО-ОПРАВДАТЕЛНИ ДОКУМЕНТИ

1) Реквизити за попълване и редовност на фактури:

Наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри;

Дата на издаване и място;

32


Наименование или име, адрес* и единен идентификационен код (ЕИК) или единен

идентификационен код по БУЛСТАТ, или единен граждански номер или личен номер на

чужденец на издателя и получателя;

Предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция;

Съставител и получател - име и фамилия;

Подписи на лицата, осъществяващи стопанската операция;

Текст, от който е видно, че разходът е по конкретния проект, финансиран от ММС –

например изписва се текст „Разходът се извършва по проект/договор № ……./…. (дата)“.

* Адресът, който се вписва във съответната фактура е адресът за кореспонденция,

съгласно чл. 28, ал. 1 от ДОПК.

При отчитане на разходи за закупени стоки във фактурата задължително трябва

да бъдат описани закупените като разновидности стоки, брой и единична цена. При

невъзможност за подробно описание в съдържателната част на фактурата се прави

следния запис „канцеларски материали по приложен опис”.

При закупуване на офис оборудване (бюра, маси, столове и др.) във фактурата

трябва да фигурира информация с наименование, марка и модел на офис

оборудването.

При отчитане на разходи за провеждане на мероприятия (транспорт, нощувки,

хранене и др.), във фактурата трябва да бъдат описани брой на лицата, участници в

мероприятието и период на извършване на услугата. Към фактурата се прилага списък

на нощувалите, заверен от предоставилия услугата.

При отчитане разходи за услуги с организиран транспорт (групово пътуване) във

фактурата трябва да бъде вписан броят на пътуващите лица и периода на пътуване.

При невъзможност да се впише във фактурата съответния текст, към нея се прилага

подписан от двете страни протокол, съдържащ списък на пътуващите с конкретния

транспорт и периода на пътуване. Фактура без фискален бон или платежно нареждане

се издава от фирмата превозвач, когато са издадени билети за пътуване на всички

пътници.

33


2) Реквизити за редовност на договори:

номер, дата;

текст, от който е видно, че договорът се сключва в изпълнение на проект/договор,

финансиран от ММС;

предмет на договора (задание);

срок за изпълнение;

стойност на възнаграждението и начин на заплащане;

подписи на договарящите се страни.

При наемане на технически средства в договора се прави подробно описание на

марка, модел, фабричен или сериен номер, други значими стойности и параметри на

наетата техника.

3) Командировъчна заповед – попълването на заповедта се съобразява с Наредбата за

командировките в страната и има четири етапа:

Първи етап:

номер и дата на заповедта;

наименование на предприятието и длъжностното лице, което издава заповедта;

трите имена и длъжността на командированото лице;

място за командироването;

задача, за която лицето се командирова;

времетраенето на командировката;

командировъчните дневни, пътни и квартирни пари, на които командированият има

право;

начинът на пътуването и други данни, които имат значение за определяне правото и

размера на командировъчните пътни пари;

необходимостта и видът на отчета за извършената работа.

Втори етап – попълване на позиции за Пристигнал и Отпътувал:

34


дата, подпис и печат от служител от посетеното място.

Когато се отчитат посещения на различни населени места в различни дни се

изисква попълване на необходимия брой следващи позиции за Пристигнал и

Отпътувал за цялостното отчитане на престоя, транспортните разходи и дните на

командироване.

Трети етап – писмен описателен отчет (доклад) на командированото лице за свършената

от него работа по време на командировката:

дата на отчитане;

съдържание на отчета;

подпис на командированото лице;

подпис на ръководителя на организацията, респ. ръководителя на проекта, с което се

приема или отхвърля изпълнението на възложеното.

Четвърти етап – финансов отчет от командированото лице за изразходените финансови

средства за ползваните пътни, дневни и квартирни при осъществяване на поставената

задача:

опис на обходените места с вписани вид и стойност на разходно-оправдателните

документи за транспорт (фактура за гориво, билети). При отчитане на разход за

транспорт с автомобил се вписват изминатите километри, разходната норма и

стойността на общото изразходено количество гориво съпоставимо с изминатите

километри по време на командировката;

сума за дневни, определена спрямо дните в командировка и стойността им според

условията на чл.19 от Наредбата за командировките в страната;

квартирни пари - в размер на действително платените (вкл. за данъци и такси) срещу

представен документ, издаден по установения ред, но не повече от утвърдената сума

за една нощувка. Не се допуска компенсация между отделните нощувки.

дата на отчитане на финансовите средства за изпълнение на задачата и подпис на

командированото лице;

35


подпис на ръководителя на организацията, респ. ръководителя на проекта, ако е

упълномощен за целта, с което се приемат извършените финансови разходи по време

на командировката.

При отчитане на разходите за настаняване и нощувка на командированото лице се

прилага фактура, придружена с фискален бон или платежно нареждане за стойността

на услугата при ползване на съответния разход за нощуване.

РАЗМЕР И ОГРАНИЧЕНИЯ НА РАЗПЛАЩАНИЯТА В БРОЙ ИЛИ ПО БАНКОВ ПЪТ

На основание чл. 3 от Закон за ограничаване плащанията в брой, плащанията на

територията на страната се извършват само чрез превод или внасяне по платежна сметка,

когато са:

на стойност, равна на или надвишаваща 10 000 лв.;

на стойност под 10 000 лв., представляваща част от парична престация по договор,

чиято стойност е равна на или надвишава 10 000 лв.

Горните две условия се прилагат и в случаите на плащания в чуждестранна валута,

когато левовата им равностойност е равна на или надвишава 10 000 лв. Равностойността

в български левове се определя по курса на Българската народна банка в деня на

плащането.

Всички разплащания, които се осъществяват на стойност под 10 000 лв. могат да

бъдат направени в брой срещу издаден съответния платежен документ – фактура с

фискален бон.

36

Препоръка: Препоръчително е разплащания към РОД по проектни дейности на

стойност над 1 000 лв. да се извършват по банков път с платежни нареждания.


Общи изисквания

Представените РОД, съответно техните копия, трябва да отговарят на законовите

изисквания, заложени в действащата нормативна уредба;

Всички приложени РОД трябва да са извършени в рамките на продължителността

на проекта, посочен в договора;

Всички РОД трябва да включват в съдържателната или описателна част освен

данни за разхода и задължителен текст, който показва ясно по кой проект/договор

се реализира конкретния разход. Ако не е възможно да се впише изискуемият

текст от фирмата издател на документа, то същият се вписва саморъчно от

представително лице на организацията на лицевата страна на оригиналния РОД с

подпис и печат на организацията;

Организациите трябва да представят заедно с отчета и декларация по образец за

истинността и неизползването на финансовите документи за отчитане по други

проекти.

Във финансовия отчет се прилагат копия на РОД, които са заверени с:

гриф „Вярно с оригинала“;

подпис на лицето, представляващо организацията или упълномощения представител

на неформалната младежка група;

мокър печат на организацията (само за проекти, изпълнявани от ЮЛНЦ).

Няма да бъдат признати разходи:

извършени извън срока на договора;

отчетени с фактури, които не са изготвени според изискванията, с непопълнени

или сгрешени реквизити;

37

ОДОБРЯВАНЕ НА ИЗВЪРШЕНИ РАЗХОДИ


отчетени с фактури, придружени с касов бон различен от „фискален“. Например:

възможно е да бъде издаден „системен“, „служебен“ или „финансов“ бон, който

не се признава за редовно издаден към фактура за плащане в брой;

отчетени само с „Фискален бон“;

за стоки и услуги, отчетени с фактури, в които няма описан вид, брой и единична

цена и не е приложена стокова разписка или обяснителна записка;

за лични осигурителни вноски, които са за сметка на наетото лице, ако в отчета е

описана общата сума по сключения договор между Възложител и Изпълнител;

отчетени само с билети за градски транспорт, без придружаващи документи за

командироване в страната;

свързани с командироване на лица, които не са пряко ангажирани с дейностите по

проекта и нямат отношение към него;

за куриерски и пощенски услуги, които не са свързани пряко с дейностите по

проекта;

за закупуване на алкохол и тютюневи изделия във връзка с провеждане на

мероприятия в рамките на проекта.

При отчитане на разход за информационни печатни и рекламни материали, ведно с

РОД, задължително се прилагат и мостри на посочените материали.

В случай, че изпълнителят не представи краен отчет, проектното досие се

разглежда от експертна комисия в ММС, която определя срок за доброволно

възстановяване на цялото финансово подпомагане по проекта, ведно със

законоустановената лихва.

Забележка: Закупеното оборудване подлежи на одитна проверка в рамките на 5 г.

след приключване на проектните дейности.

38


Забележка: При отчитане на разходи за наем на зала не е задължително подписването на

договор в случай, че разходът се удостоверява с фактура, придружена с платежен

документ.

Разходи за материали без опознавателна информация и лого на програмата и ММС

няма да бъдат признати за целесъобразни!

При окончателно плащане ММС извършва проверка на процентните ограничения на

отделните видове разходи за целия период на изпълнение на проекта. Всички разходи, за

които има определени процентни ограничения, се преизчисляват на база реално

верифицирани допустими разходи за конкретния проект.

ЗА ФИНАНСОВО МЕЖДИННО И ОКОНЧАТЕЛНО

ОТЧИТАНЕ НА ПРОЕКТИ, ФИНАНСИРАНИ ПО НАЦИОНАЛНА ПРОГРАМА

ЗА МЛАДЕЖТА (2016 – 2020)

1. Условията за финансово подпомагане на одобрените проекти за младежки

дейности, разходването, отчитането и възстановяването на предоставените финансови

средства, както и взаимните права и задължения, се уреждат с договора между

Министерството на младежта и спорта и съответния изпълнител.

2. Начините за плащане от страна на ММС са заложени в документацията по

процедурата за отпускане на финансова помощ.

3. Авансово финансиране се предоставя от ММС в предварително определен в

Насоките за кандидатстване процент от одобрената финансова помощ.

4. Следващо плащане се извършва въз основа на представен и одобрен междинен

съдържателен и финансов отчет по проекта.

5. Междинните съдържателни и финансови отчети се представя от бенефициента

на хартиен и електронен носител в срок до 10 календарни дни след приключване на

отчетния период.

39


6. ММС, в срок до 60 календарни дни от постъпването, одобрява или отхвърля

представените отчети, и изпраща уведомително писмо на бенефициента.

7. При одoбряване на представения междинен съдържателен и финансов отчет

ММС превежда на бенефициента съответното второ/трето авансово плащане,

представляващо предварително определен в Насоките за кандидатстване процент от

одобрената финансова помощ.

8. При непредставяне/неодобряване на междинен съдържателен и/или финансов

отчет, договорът с бенефициента се прекратява и същият се задължава да възстанови в

пълен размер преведената до момента сума, в определения в уведомителното писмо от

ММС краен срок за доброволно възстановяване на средствата.

9. Плащането на остатъка от общата стойност на одобрената финансова помощ –

окончателно/изравнително плащане се извършва от ММС въз основа на представяне на

окончателен съдържателен и финансов отчет за изпълнението на проекта, който следва

да бъде подаден на хартиен и електронен носител до 15 календарни дни след

приключването на проекта.

10. При непредставяне/неодобряване на краен съдържателен и/или финансов отчет,

бенефициента се задължава да възстанови в пълен размер преведените до момента суми,

в определения в уведомителното писмо от ММС краен срок за доброволно

възстановяване на средствата.

СРОКОВЕ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЕКТИТЕ

Сроковете за изпълнение на проектите, финансирани по Национална програма за

младежта (2016-2020) се определят съобразно параметрите на Програмата и утвърдената

от националния координатор индикативна програма.

ИНФОРМИРАНЕ И ПУБЛИЧНОСТ

Организациите/неформалните младежки групи с финансирани проекти по Национална

програма за младежта (2016-2020) са длъжни да прилагат мерки за информиране и

публичност по проекта в съответствие с Приложение 1 на настоящото ръководтсво –

Наръчник за изпълнение на дейностите по визуализация, информация и публичност.

40


КОНТРОЛ И ОЦЕНКА НА НАЦИОНАЛНА ПРОГРАМА ЗА МЛАДЕЖТА

(2016-2020)

1.Контрол

Контролът по изпълнението на Национална програма за младежта (2016-2020) се

осъществява от министъра на младежта и спорта, национален координатор на

Програмата.

2. Наблюдение

Наблюдението и мониторингът на текущото изпълнение на утвърдените дейности

по финансираните проекти се извършва от Министерство на младежта и спорта в

съответствие с функциите, описани в Устройствения правилник на ММС.

Наблюдението и мониторингът на изпълнението на дейностите се осъществява от

експертите на ММС съобразно разработена Система за външен мониторинг и контрол на

проекти, финансирани по Национална програма за младежта (2016-2020).

Системата включва проверки на отчетите на организациите, проверки на място и

проверки по телефона.

3.Оценка

В рамките на програмния период се предвижда да бъдат осъществени междинна и

крайна независими оценки по Програмата за установяване на съответствието,

ефективността, ефикасността и устойчивостта при изпълнението й.

ОЧАКВАНИ РЕЗУЛТАТИ ОТ ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА НАЦИОНАЛНА

ПРОГРАМА ЗА МЛАДЕЖТА (2016-2020)

Реализиране на териториално покритие на Програмата;

Повишена информираност на младите хора за възможностите за професионална и

личностна реализация – 100 000 млади хора, получили информационни услуги;

Повишени професионални умения и ориентация за интеграция в различните

сфери на общество-политическия и икономически живот на страната;

- 25 000 млади хора получили специализирани консултантски услуги; 41


- 7 000 млади хора участвали в 400 обучения;

- минимум 500 заети млади хора,

Изградени устойчиви нагласи към отговорен начин на живот и цивилизовано

взаимодействие с хора и институции в обществото – минимум 5 000 млади хора,

участвали в 110 кампании и инициативи;

Подобряване на възможностите за професионална и социална реализация на

младите хора в малките населени места и селските райони – минимум 25% от

младите хора, взели участие в различни инициативи, живеят в малки населени

места и села;

Повишена квалификация на младежки работници за работа с млади хора и

младежи в риск от социално изключване – 600 младежки работници, участвали в

30 различни обучения и семинари.

42

Documents

nism.bgnism.bg/data//uploads/ckeditor/files/1_UKAZANIQ.docx · Web viewТези документи се подреждат по дейности, като се започва с дейност