ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NHẰM ðỔI MỚI, NÂNG

CAO NĂNG LỰC, HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC HUẤN LUYÊN KỸ

NĂNG KHAI THÁC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN LƯƠNG ðỊNH CỦA –

ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

ThS. Phạm Thị Thanh Mai P. Gð thư viện Lương ðịnh Của, ðại học Nông nghiệp Hà Nội

1. ðặt vấn ñề

Trong những năm gần ñây, hoạt ñộng Thông tin – Thư viện trong các trường

ðại học ñã có rất nhiều những thay ñổi tích cực cả về mặt hình thức và chất lượng,

nhất là sau khi các trường ðại học áp dụng sự chuyển ñổi ñào tạo từ học chế niên

chế sang học chế tín chỉ, với việc ñổi mới phương pháp DẠY và HỌC: lấy người học

làm trung tâm, tạo cho người học chủ ñộng trong tiếp thu kiến thức, lấy tự học, tự

nghiên cứu làm hoạt ñộng trọng tâm…, cũng theo ñó, nguồn học liệu trong các thư

viện trở lên một công cụ ñặc biệt quan trọng không thể thiếu ñối với cả người dạy và

người học, mọi nỗ lực trong hoạt ñộng của các thư viện ñại học ñều ñể hướng tới

mục tiêu “có ñủ sách tham khảo, tài liệu học tập”, “có các dịch vụ tốt nhất cho người

dùng”…, nhưng làm thế nào ñể ñáp ứng “ñủ” và “tốt nhất” khi mà nguồn tài nguyên

thông tin và các nhu cầu về số lượng, chất lượng, ñiều kiện khai thác thông tin của

người dùng ngày càng trở nên ña dạng và phong phú, trong khi khả năng tài chính,

con người… của các thư viện lại chỉ có hạn…?. chỉ với các hoạt ñộng phục vụ ñơn

thuần trước ñây các Thư viện không thể ñáp ứng ñược các mục tiêu này; chỉ khi

chính người dùng tin biết nắm bắt và sử dụng thành thạo các kỹ năng tìm kiếm, khai

thác, sử dụng các nguồn lực thông tin ñang có tại Thư viện và trên internet ñể phục

vụ cho chính nhu cầu của họ, thì khả năng ñáp ứng các nguồn tin phù hợp mới thực

sự ñạt ñược, cũng nhờ vậy, thư viện mới giảm tải ñược áp lực, cường ñộ phục vụ,

tiết kiệm ñược tài chính, nhân lực cho các hoạt ñộng phục vụ ñơn thuần, tập trung

vào các thao tác kỹ thuật cao một cách hiệu quả;

Với lý do trên, hoạt ñộng ñào tạo, tập huấn kỹ năng khai thác thông tin cho

người dùng tin ñã ñược nhiều Thư viện áp dụng như một hoạt ñộng chuyên môn,

ñược coi như một chức năng, nhiệm vụ chính của thư viện. Tuy nhiên, mỗi thư viện

có một cách thức tổ chức, nội dung và phương pháp khác nhau và hiệu quả ñạt

ñược cũng khác nhau.

Thư viện Lương ðịnh Của - Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội là trong

những ñơn vị ñưa công tác ñào tạo, tập huấn người dùng tin như một hoạt ñộng

thường niên từ khá sớm (năm 2006) – ngay khi Thư viện chính thức chuyển ñổi hình

thức phục vụ từ dạng Kho ðóng sang Kho Mở. ðến nay, qua 6 năm triển khai, ñã thu

ñược những kết quả và những kinh nghiệm nhất ñịnh; dưới ñây là những chia sẻ về

mô hình triển khai công tác này tại trường ðHNNHN;

2. Công tác tập huấn kỹ năng khai thác thông tin cho người dùng tin tại Thư

viện Lương ðịnh Của

2.1. Hình thc t� chc, thành ph�n và ñ�i tư�ng tham gia

- Thời gian tổ chức: thường ñược tổ chức tập trung vào ñầu năm học (sau khi sinh

viên khóa mới nhập học) tiến hành liên tục trong khoảng 2- 3 tháng, sau ñó tổ chức

ñịnh kỳ 1 - 2 buổi/tuần.

- Cách thức và phương pháp tổ chức: Thành lập một ban quản lý ñiều hành gồm

lãnh ñạo các bộ phận: Ban giám hiệu, phòng Tổ chức, Phòng ðào tạo, Phòng tài

chính & kế toán, Thư viện; làm nhiệm vụ quản lý, ñiều hành toàn bộ quá trình tổ

chức, triển khai… của ñợt tập huấn…

- Phương pháp tổ chức: Kết hợp giữa lý thuyết và thực hành tìm tin trực tiếp

trên máy tính có nối mạng internet ; ñánh giá kết quả tập huấn thông qua bài

kiểm tra;

- ðội ngũ hướng dẫn là các cán bộ thư viện ñược ñào tạo chuyên ngành về thư viện

và công nghệ thông tin;

- ðối tượng tập huấn là toàn bộ sinh viên, học viên khóa mới thuộc các hệ ñào tạo

trong trường.

2.2 N�i dung t�p hu�n: ðược biên soạn theo mục ñích, ñối tượng sử dụng thư

viện, ñược coi là yếu tố quan trọng quyết ñịnh hiệu quả tìm tin của người dùng; bài

tập huấn ñược chia thành 2 cấp ñộ:

C�p ñ� cơ b#n: dành cho sinh viên sử dụng thư viện lần ñầu (ñây là yêu cầu bắt

buộc trước khi ñược cấp quyền vào thư viện); nội dung cụ thể:

* Giới thiệu thư viện:

- Cơ sở vật chất, vốn tài liệu

- Các dịch vụ thông tin- thư viện

* Giới thiệu cách thức tổ chức, sắp xếp và sử dụng tài liệu trong TV mở

- Giới thiệu về Thư viện Mở: Nguyên tắc tổ chức, nguyên tắc xếp giá, cách

tìm kiếm TL trong phòng ñọc tự chọn (cách xác ñịnh vị trí, cách nhận biết

thông tin tài liệu: kho, giá, tình trạng tại liệu hiện thời…)

- Cách sử dụng hệ thống chỉ dẫn: sơ ñồ kho, sơ ñồ giá, biển chỉ dẫn giá…

- Quy trình sử dụng thư viện mở,

* Hướng dẫn tra tìm tài liệu

- Hướng dẫn tìm TL trên phần mềm TV libol ( 3 phương pháp tìm)

- Hướng dẫn khai thác tài liệu ñiện tử trên cổng thông tin của thư viện: khai

thác các CSDL trực tuyến, các Website chuyên ngành, bộ sưu tập số…

* Quy ñịnh, quy chế sử dụng tài liệu trong thư viện

- Quy trình sử dụng tài liệu (tìm, ñọc, mượn, trả)

- Quy ñịnh mượn trả/ Nội quy thư viện

C�p ñ� nâng cao: dành cho sinh viên/học viên ñã có các kỹ năng cơ bản, có

nhu cầu sử dụng các kỹ năng tra cứu chuyên sâu hơn, lớp tập huấn này chỉ tổ

chức theo nhu cầu của bạn ñọc, do bạn ñọc ñăng ký trực tiếp với Thư viện,

nội dung tập trung vào:

- Kỹ năng tìm kiếm trên internet: giới thiệu các trang web, các CSDL

chuyên ngành và cách tìm kiếm, tổng hợp, phân tích và ñánh giá thông tin;

- cách bao gói thông tin theo chuyên ñề;

- Phương pháp trình bày, sắp xếp tài liệu tham khảo/trích dẫn trong

khóa luận/báo cáo tốt nghiệp/luận văn, luận án

2.3 Phương ti)n, trang thi+t b, t�p hu�n:

- Lớp tập huấn cơ bản: Số lượng tối ña 60 người / lớp, phòng học có hỗ trợ

trang âm, micro, trình chiếu trên Powerpoit, có băng video minh hoạ (các quy

trình và thao tác); thực hành một số phương pháp tìm kiếm phức tạp trên

phần mềm thư viện (chức năng tìm nâng cao); thực hành khai thác các CSDL

hiện có tại thư viện;

- Lớp tập huấn nâng cao: Số lượng tối ña 40 người/lớp, dạy và thực hành trực

tiếp trên phòng máy tính;

3. Công tác kiểm tra, ñánh giá

ðây cũng là một khâu quan trọng trong qui trình tập huấn vì nó phản ánh

ñược chất lượng của truyền ñạt nội dung của cán bộ hướng dẫn, quá trình

tiếp thu của sinh viên, không có kiểm tra, ñánh giá thì việc tổ chức tập huấn

chỉ mang tính hình thức, sinh viên tham gia chỉ mang tính ñối phó (cho ñủ ñiều

kiện ñể vào thư viện), sinh viên không tiếp thu ñược bài giảng, không nắm

ñược các nội dung cần thiết thì quá trình sử dụng thư viện, tìm kiếm và khai

thác thông tin sẽ không hiệu quả; xác ñịnh ñược ñiều này, ngay từ ñầu thư

viện ñã ñưa ra áp dụng các cách thức kiểm tra, ñánh giá sau tập huấn ñối với

cả sinh viên và cán bộ hướng dẫn; Các phương pháp này cũng thường xuyên

ñược cải tiến, ñổi mới ñể lựa chọn, hoàn thiện phù hợp nhất;

* ð�i v/i sinh viên:

- Trước ñây, thư viện tiến hành cho sinh viên làm bài kiểm tra trên giấy, hình

thức trắc nghiệm, thời gian 10 -15 phút/ 15 câu hỏi, cán bộ hướng dẫn chấm

bài, vào kết quả theo danh sách học và cập nhật vào dữ liệu sinh viên trong

phần mềm thư viện; thời gian từ lúc sinh viên tập huấn ñến khi ñược vào thư

viện nhanh nhất là 03 ngày.

Phương pháp ñánh giá này tuy cũng phần nào cho kết quả tương ñối

khách quan, nhưng cũng bộc lộ nhiều hạn chế:

- Tốn giấy, mực ñể in bài kiểm tra (gồm 2 trang ñề + 1/2 trang phiếu trả

lời /1 người) ; 1 năm ñể tập huấn khoảng 5.000 người phải photo 15.000 trang

A4;

- Tốn thời gian cho các khâu: chấm bài, dù ñã ñược cải tiến cách chấm

(sử dụng ñáp án làm sẵn in trên giấy bóng kính áp lên trang phiếu trả lời),

nhưng vẫn mất ≈ 60 phút/1 lớp 60 người; Cập nhật kết quả kiểm tra vào danh

sách và vào dữ liệu trong phần mềm quản lý;

- Không ñảm bảo ñược tính khách quan cao vì sinh viên có thể hỏi, trao

ñổi với nhau (dù các câu trong từng ñề ñã ñược ñảo vị trí );

- Sinh viên phải chờ ñợi ñể ñược vào thư viện;

ðể khắc phục những hạn chế trên, làm ñơn giản hóa các thao tác

những vẫn ñảm bảo ñược tính khách quan, tiện ích, năm học 2010, Thư viện

ñã ñổi mới phương thức ñánh giá tập huấn bằng cách: xây dựng một phần

mềm kiểm tra tập huấn, sinh viên khi làm bài test chỉ phải thực hiện các thao

tác ñơn giản:

- Nhập mã số thẻ (số thẻ ñã ñược cán bộ hướng dẫn cập nhật sau khi ñã

tập huấn);

- Lần lượt tick chọn các phương án ñúng trong thời gian 10’ (15 câu)

(ñồng hồ tính giờ tự ñộng khóa chương trình khi hết thời gian);

- Bấm kết thúc ñể xem kết quả.

Giao diện phần mềm kiểm tra tập huấn

Cán bộ hướng dẫn cũng chỉ phải mất vài phút trước khi sinh viên làm

bài ñể kiểm tra thẻ và mở kỳ thi, xử lý các phát sinh trong quá trình ñăng

nhập, dữ liệu ñược tự ñộng cập nhật vào phần mềm quản lý thư viện (và xuất

ra file ñể theo dõi, kiểm tra khi cần thiết).

Kết xuất kết quả 1 lớp kiểm tra tập huấn

- Thời gian tổ chức thi cũng dần ñược cải tiến cho phù hợp với ñiều kiện

của Thư viện, nếu trước ñây, bài test ñược làm ngay cuối buổi tập huấn, thư

viện bắt buộc phải ngừng phục vụ phòng máy tính trong suốt thời gian tập

huấn (khoảng 2 - 3 tháng), vì mỗi ngày có từ 3 - 4 ca tập huấn, ñiều này ảnh

hưởng không nhỏ ñến việc tra cứu, khai thác TT-TL của nhiều sinh viên khác,

nay Thư viện chỉ tổ chức kiểm tra chung 2 buổi/tuần, thời gian còn lại vẫn

phục vụ bình thường, sinh viên cũng có thêm thời gian ñể củng cố lại những

kiến thức ñã học (thông qua việc xem lại bài giảng tập huấn trên trang thông

tin của thư viện), chủ ñộng tranh thủ 10 -15 phút giữa giờ lên thư viện làm bài

test.

Qua hơn sáu tháng triển khai, phương pháp ñánh giá, kiểm tra sau tập

huấn này ñược ñông ñảo sinh viên hưởng ứng vì nó nhanh, tiện ích, khách

quan và mới mẻ với các sinh viên còn nhiều bỡ ngỡ với các ứng dụng của

CNTT; sinh viên ñến tập huấn với sự hứng thú thực sự, không còn là sự miễn

cưỡng như thời gian ñầu, hiệu quả sử dụng thư viện cũng nhờ thế mà tăng

lên, mặt khác, với thư viện không chỉ tiết kiệm ñược ñáng kể chi phí, thời gian

mà còn làm thể hiện rõ hơn tính chuyên nghiệp trong hoạt ñộng phục vụ bạn

ñọc của mình.

Sinh viên làm bài kiểm tra tập huấn trắc nghiệm tại phòng huấn luyện kỹ năng

* ð�i v/i cán b� hư/ng d3n: xác ñịnh là nhân tố quan trọng quyết ñịnh chất

lượng của buổi tập huấn, từng cán bộ hướng dẫn ñược lựa chọn sau khi ñã

có sự thẩm tra, ñánh giá về khả năng truyền ñạt, giao tiếp; năng lực chuyên

môn, sự hiểu biết về các ứng dụng công nghệ thông tin, ngoại ngữ…, cuối mỗi

ñợt tập huấn, thư viện tiến hành lấy phiếu khảo sát chất lượng, trong ñó tập

trung vào một số ñánh giá chủ yếu về: nội dung bài giảng, phương tiện, hình

thức tổ chức, thời lượng, cách truyền ñạt, kỹ năng của cán bộ hướng

dẫn…thông qua kết quả khảo sát ñể ñiều chỉnh những ñiểm còn hạn chế,

chưa phù hợp, sao cho cung cấp ñến cho sinh viên những cách thức truyền

ñạt, những nội dung phù hợp, ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu nhất.

4. Kết luận

Với trên 30.000 sinh viên, học viên ñược trang bị các kỹ năng, phương

pháp tra cứu, khai thác tài liệu trong 6 năm qua, với số lượng bình quân 900

lượt bạn ñọc ñến/ngày; hàng triệu lượt tài liệu, thông tin ñược luân chuyển,

ñược truy cập và dowload tại thư viện… chưa phải ñã phản ánh ñầy ñủ về

hiệu quả của công tác này tại thư viện trường ðHNNHN, cái ñạt ñược lớn

nhất là:

- Cung cấp cho cho người dùng tin những kỹ năng cơ bản ñể tự tin, chủ

ñộng trong việc tự học, tự nghiên cứu, phục vụ ñắc lực cho công tác

ñào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường;

- ðưa thư viện trở thành một trung tâm tự học, tự ñào tạo, một ñiểm ñến

của sinh viên, một giảng ñường thứ 2 trong trường ñại học, nơi ñó cán

bộ thư viện là người tư vấn, là người hỗ trợ;

- Tăng cường, ña dạng nguồn lực thông tin chất lượng cao nhờ vào việc

giảm tải các thao tác tìm; lấy tài liệu cho sinh viên như trước ñây, tập

trung nhân lực cho việc khai thác, tạo lập các Bộ sưu tập, các CSDL

phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của chương trình ñào tạo; dần tiến tới

mục tiêu cung cấp cho người dùng một nguồn lực thông tin chất lượng,

một dịch vụ thư viện hoàn hảo.

Sau những nỗ lực trong việc cải tiến, ñổi mới, ñẩy mạnh công tác

này, các hoạt ñộng phục vụ người dùng tin của thư viện Lương ðịnh Của ñã

có nhiều thay ñổi ñáng kể, một diện mạo mới, một phong cách phục vụ mới

ñang dần khẳng ñịnh cách ñang làm là ñúng ñắn, phù hợp với thực tế của

trường ðHNNHN và phù hợp với xu thế phát triển chung của ngành Thư viện

Việt nam.

Xin mạnh dạn trao ñổi, chia sẻ với các ñồng nghiệp những kinh

nghiệm thực tiễn ñã triển khai tại thư viện Lương ðịnh Của, ðHNNHN, ñể

chúng ta cùng nhau xây dựng một qui trình, mô hình huấn luyện kỹ năng khai

thác thông tin hoàn thiện, áp dụng hiệu quả tại thư viện của mình, góp phần

nâng cao năng lực hoạt ñộng của ngành thư viện nói chung và thư viện ñại

học nói riêng trong xã hội.

Tài liệu tham khảo

1. Nghị quyết số 14/2005/NQ-CP của Thủ tướng chính phủ về ñổi mới cơ bản và

phát triển toàn diện giáo dục ñại học Việt Nam giai ñoạn 2006 – 2020.

2. Chỉ thị số 29/2001/CT-Bộ GD&ðT về tăng cường giảng dạy, ñào tạo ứng

dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục, giai ñoạn 2001-2005.

3. Hoàng ðức Liên (2011), Tạo lập nguồn tài nguyên thông tin ñiện tử, hướng tới

xây dựng thư viện số ở các trường ñại học Việt Nam. Kỷ yếu Hội thảo khoa

học: “Phát huy hiệu quả hoạt ñộng thông tin - thư viện góp phần nâng cao

chất lượng ñào tạo & nghiên cứu khoa học” ðại học Vinh, Nghệ An, 9/2011.

4. Hoàng ðức Liên (2011), Cổng quản trị tích hợp tài nguyên thông tin trong thư

viện các trường ñại học. Kỷ yếu Hội thảo khoa học: “Sự nghiệp thông tin - thư

viện Việt Nam ñổi mới và hội nhập quốc tế" ðại học Quốc gia Hà Nội,

10/2011.