ÍNDICE - portal.andina.com.peportal.andina.com.pe/EDPFiles/EDPWEBPAGE_directiva n… · Web viewDirectiva N° 001-GG-EP-2003 “Normas sobre venta de bienes y prestación de servicios

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Elaboración: 03/04/2007Emisión: 02/01/2008Aprobación:

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DIRECTIVA N° -GG-EP-2008

ADMINISTRACIÓN Y PUBLICACIÓN DE AVISOS COMERCIALES, BOLETIN OFICIAL Y

NORMAS LEGALES

ÍNDICE

PAG

I. OBJETIVO 2

II. FINALIDAD 2

III. BASE LEGAL 2

IV. ALCANCE 2

V. VIGENCIA 3

VI. CONCEPTOS GENERALES 3 - 4

VII. NORMAS GENERALES 4

VIII. PROCEDIMIENTOS 4 - 26

IX. DISPOSICIONES FINALES 26 - 28

X. ANEXOS 29 - 31

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NORMAS LEGALES

I. OBJETOEstablecer las normas, procedimientos y responsabilidades para la recepción, clasificación, programación, diagramación y control de los avisos comerciales, de boletín oficial y de normas legales que se publican en el Diario Oficial El Peruano y en cualquier otro medio de comunicación de Editora Perú.

II. FINALIDADOptimizar el proceso de la recepción y/o publicación de los avisos comerciales, avisos boletín oficial y normas legales para su publicación en el Diario Oficial El Peruano

III. BASE LEGAL3.1. Decreto Legislativo N° 181, Ley de Editora Perú3.2. Estatuto Social de Editora Perú3.3. Manual de Organización y Funciones 3.4. Reglamento Interno de Trabajo3.5. Decreto Supremo N° 018-97-PCM que precisa el régimen de gratuidad de determinadas

publicaciones en el Diario Oficial El Peruano.3.6. Decreto Supremo N° 008-2006-JUS que aprueba el Reglamento de la Ley N° 26889 “Ley

Marco para la Producción y Sistematización Legislativa”.3.7. Decreto Supremo N° 025-99-PCM, disposiciones sobre numeración y rectificación de normas

legales.3.8. Resolución Administrativa N° 496-CME-PJ, que establece los medios por los que deberán

publicarse las notificaciones por edictos.3.9. Resolución Administrativa del Titular del Pliego del Poder Judicial N° 541-SE-TP-CME-PJ,

que aprueba los formatos a utilizarse en la publicación de notificaciones por edictos.3.10. Resolución Administrativa del Titular del Pliego del Poder Judicial N° 276-2000-SE-TP-CME-

PJ que aprueba las normas para la publicación de la Separata de Sentencias de Casación en el Diario Oficial El Peruano.

3.11. Decreto Supremo N° 020-2000-PCM, que precisa los diarios donde deben publicarse las notificaciones por edictos.

3.12. Manual de procedimientos para Operadores del Poder Judicial.3.13. Directiva N° 001-GG-EP-2003 “Normas sobre venta de bienes y prestación de servicios y

reconocimiento de comisiones” o norma que la sustituya.3.14. Directiva N° 004-GG-EP-99 “Reglamento del Sistema de Archivo Central Administrativo”.3.15. Resolución Administrativa del Titular del Pliego del Poder Judicial 299-SE-TP-CME-PJ.3.16. Manual de Procedimiento de Ventas de bienes y servicios de Editora Perú 31-12-2002.

Agregar:D.S. 003-2008-PCM

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NORMAS LEGALES

IV. ALCANCELa presente Directiva rige para las unidades orgánicas comprendidas en la Dirección de Medios Periodísticos, Gerencia de Comercialización y Gerencia de Administración y Finanzas, relacionadas con la recepción y publicación de avisos.

V. VIGENCIA

La presente Directiva entrará en vigencia al día siguiente de su difusión por la Gerencia de Planeamiento y Desarrollo, después de la aprobación por la Gerencia General.

VI. CONCEPTOS GENERALESPOR SU CONTENIDOPara efectos de la publicación de los avisos en el Diario Oficial El Peruano, se considerará la siguiente clasificación y sus respectivos espacios de ubicación:

1. Avisos Comerciales

Avisos cuya publicación se da de manera masiva en cualquier medio de comunicación, debiendo estar sujeta la promoción de sus ventas al pago de comisiones. En el caso de Editora Perú su ubicación La ubicación de los mismos puede darse en cualquier parte del cuerpo noticioso del Diario Oficial El Peruano, así como separatas, páginas web, suplementos periodísticos, con excepción de Normas Legales, Boletín Oficial, Separatas Especiales, Casaciones, Jurisprudencia, Procesos Constitucionales, Declaraciones Juradas)

2. Avisos de Curso Legal

Avisos cuya publicación se efectúa por mandato imperativo de la ley y se publican en el Boletín Oficial.

En este rubro también se consideran:

- Avisos gratuitos: Son aquellos cuya publicación gratuita está expresamente ordenada por Ley.

- Avisos diversos por palabra: Son los que emiten las instituciones encargadas de los Registros Civiles y del Registro de Identidad. (Municipalidades, RENIEC, Arzobispados) Para efectos del pago se cuentan por palabra pero se publican por medida.

3. Avisos de Administración de Justicia

Son aquellos avisos que se publican en el Diario Oficial El Peruano por mandato judicial. También se consideran en este rubro los Procesos No Contenciosos a cargo de las Notarías Públicas y los que la Ley permite que firmen los Abogados.

EN ESTE NUMEROL VI, CONSIDERAMOS QUE DEBE RESPETARSE LO ESTABLECIDO EN EL MISMO NUMERAL DE LA DIRECTIVA VIGENTE,

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NORMAS LEGALES

VII. NORMAS GENERALES1. Por Política General, Editora Perú no publicará en la Separata de Normas Legales, Boletín

Oficial, Separatas Especiales, Jurisprudencia, Casaciones, Procesos Constitucionales, Declaraciones Juradas; avisos, sean estos pagados o no, de carácter personal o proselitista.

No obstante, en resguardo de los intereses propios de la empresa, el Directorio como máxima autoridad, podrá ordenar en cualquier momento y circunstancia la publicación de avisos institucionales que considere conveniente para el logro de los objetivos de Editora Perú.

2. Los Avisos de Curso Legal (Boletín Oficial), no se publicarán en el Cuerpo Noticioso por un asunto de orden, sino en el Boletín Oficial, salvo lo autorice el Director de Medios Periodísticos o la persona autorizada (¿quién?), que firmará y sellará el oficio autorizando la publicación del aviso. REEMPLAR ESTE PARRAFO POR LO SIGUIENTE: cualquier cambio de ubicación de un aviso entre las diferentes secciones del Diario, se podrá realizar en forma excepcional, a solicitud expresa del cliente, con la autorización del Director de Medios Periodísticos.

VIII. PROCEDIMIENTOS

1. DE LOS AVISOS COMERCIALES

1.1. CONDICIONES Y REQUISITOS PARA LA PUBLICACIÓNLos receptores verificarán y cautelarán que los textos y/o artes de los avisos comerciales presentados, reúnan los siguientes requisitos:

1.1.1 Claridad y legibilidada. Los avisos comerciales deben ser legibles en su integridad, estar escritos a

máquina, puede ser a doble espacio, en mayúsculas y minúsculas, en papel bond o en otro material que permita claridad y en tamaño A4 u oficio.

b. El cliente deberá destacar nítidamente los accesorios: Orlas, logotipo, títulos,

recuadros, gráficos, fotos, viñetas y otros.

1.1.2 Tamaño del avisoa. El tamaño de los avisos estará determinado en centímetro por columna. En

caso el cliente no solicite espacio específico mayor, el aviso será publicado en el tamaño proporcional entre el contenido del texto y/o arte y las medidas tipográficas que utiliza la empresa.

b. En caso que se presente los avisos en fotocopia, el que solicita su publicación, deberá indicar en el anverso su nombre, DNI, teléfono, dirección y firmarlo en

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señal de conformidad, debiendo ser verificado por el encargado de su recepción.

1.1.3 Frecuenciaa. En los avisos comerciales, el cliente deberá indicar el número de veces que

requiere que el aviso sea publicado y las fechas correspondientes. Esos datos deben consignarse en el texto original.

b. El cliente deberá consignar los datos que se solicitan en el sello colocado al reverso del aviso, con el fin que se realicen las coordinaciones con el mismo cliente en caso se detectara algún defecto, omisión o duda que no permita procesar el documento, evitando una probable suspensión de su proceso y publicación.

1.2. CONSULTAS SOBRE LA CLASIFICACIÓN 1.2.1 Autorización de publicación del Aviso

a. El Director de Medios Periodísticos es la persona que autoriza la publicación y ubicación de los avisos, pudiendo delegar esta facultad en el subdirector del Diario Oficial El Peruano al Jefe de Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, en ambos casos dicha autorización tomará en cuenta la política general fijada en los numerales 1 y 2 del Acápite VII de esta directiva.

b. Si al momento de la recepción se tuvieran dudas sobre la clasificación del aviso como comercial o no, los receptores podrán efectuar la consulta a su Jefe inmediato o directamente al Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, siendo dicho departamento quien defina la clasificación y sección en el diario donde se publicarán los avisos.

c. El Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, indicará con rúbrica y sello, que el aviso puede ser publicado en el Cuerpo Noticioso, siendo por tanto el tratamiento de dicho aviso en adelante tal y cual se tiene establecido para un aviso comercial.

El Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial es el encargado de la clasificación y ubicación de los avisos, que puede ser en Boletín Oficial, Cuerpo Noticioso, Normas Legales o Suplementos, según sea el caso.

d. El Director de Medios Periodísticos, autorizará con rúbrica y sello de visto bueno, los avisos políticos u otros que demanden su conocimiento y que se publiquen en otras secciones del Diario Oficial El Peruano.

1.3. RECEPCIÓN DE LOS AVISOS COMERCIALES

1.3.1 En Sede Central

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a. En la sede central, los textos y artes de los avisos comerciales, serán recibidos por el Departamento de Gestión de Servicio al Cliente dentro del horario de atención al público.

b. Los avisos comerciales a publicarse a 24 horas, serán recibidos hasta las 16:00 horas del día en que se realice dicha solicitud.

c. Al momento de recibir la orden de publicación, verificará el cumplimiento de las condiciones y requisitos detallados en el numeral 1.1 de los avisos comerciales.

d. Los avisos vendidos al crédito, contado o contado diferido deben contener el código del vendedor que realizó la gestión de ventas, la orden de publicación (de acuerdo al formato establecido), los descuentos aplicados, los cuales deberán regirse de acuerdo con la Directiva de Venta de Bienes, Servicios y Reconocimiento de Comisiones vigente.

e. La calificación de la venta al crédito y contado a 10 días será efectuada por el Departamento de Finanzas y la calificación previa refrendada por el Jefe del Departamento de Mercadeo y Ventas con el visto bueno del Supervisor de Ventas Publicidad y Suscripciones, responsable de realizar la verificación de dicha gestión.

CUANDO LOS AVISOS LLEGAN FUERA DEL HORARIO DE ATENCION1.3.2 Venta de espacios para avisos comerciales al contado

Para realizar la facturación de espacios vendidos al contado, el Departamento de Gestión de Servicio al Cliente seguirá las siguientes instrucciones:

a. Valorizará el aviso, aplicando las tarifas vigentes en función del tipo de aviso, tamaño por cm/col, ubicación, color, frecuencia de publicación y accesorios.

b. En el original del aviso anotará con letra de imprenta: Número de comprobante de pago, frecuencia de publicación y fechas a publicarse, datos que deberán coincidir con el “Listado de Pauta Entregada”, marcando, bajo responsabilidad, la línea de inicio y final de la publicación. En el reverso del original se anotará los datos del portador, nombre y número de DNI, así como el nombre y número telefónico para cualquier consulta aclaratoria.

1.3.3 Venta de espacios para avisos comerciales al créditoLos participantes en la actividad comercial como: El cliente, el Ejecutivo de Ventas de Avisos de Publicidad, el Agente Libre, la Agencia de Publicidad, y/o cualquier otro cuya definición lo incluya como tal, coordinarán y tramitarán directamente con la Unidad de Créditos y Cobranzas y Facturación del Departamento de Finanzas, la aprobación del crédito para la publicación de avisos. En esto se debe cumplir lo siguiente:

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a. Los textos y/o artes serán entregados con cargo u orden de publicidad interna o de la agencia de publicidad.

b. Recibirá los originales de los avisos que cumplan los siguientes requisitos:

b1. El original reunirá las condiciones y requisitos que se detallan en el numeral 1.1 de los avisos comerciales.

b2. El aviso estará sustentado con la Orden de Publicidad interna o de la agencia.

b3. Tener visto de aprobación del crédito del Jefe de la Unidad de Créditos, Cobranzas y Facturación o del Jefe del Departamento de Finanzas, de acuerdo con las normas vigentes.

c. Valorizará el aviso aplicando las tarifas vigentes en función del tipo de aviso, tamaño, ubicación, color, frecuencia de publicación y accesorios.

d. En el aviso se consignará con letra de imprenta, el número de la orden de publicidad interna, frecuencia de publicación y fechas a publicarse, datos que coincidirán con los del “Listado de Pauta Entregada”, marcando bajo responsabilidad la línea de inicio y fin de la publicación.

e. Emitirá la Orden de Publicidad de acuerdo con el formulario preestablecido y dispondrá la facturación, sustentada con la Orden de Publicidad de la agencia visada por el Departamento de Finanzas. Deberá quedar establecida la identidad del cliente y de su representante legal para facilitar la labor de cobranza.

1.3.4 Elaboración de arte Para el caso de la elaboración de las artes, el encargado de la gestión de venta coordinará con el Departamento de Mercadeo y Ventas, el que se encargará de dicha tarea, devolviendo al Departamento de Gestión de Servicio al Cliente las artes terminados, debiendo ser aprobado previamente por el Ejecutivo de Ventas o por el cliente.

1.4. REGISTRO Y CONTROL DE AVISOS COMERCIALES

a. El Jefe del Departamento de Gestión de Servicio al Cliente es el responsable de supervisar el registro, en el Sistema BaaN, de los avisos vendidos que reciba el personal a su cargo y control.

b. Se registrará con numeración de Orden de Publicación y/u Orden de Venta para los avisos vendidos al contado y ventas al crédito.

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c. Verificarán que el contenido del aviso no genere situaciones de riesgo a la empresa, conforme se especifica en el numeral 4 de la presente Directiva.

d. El registro de avisos vendidos al crédito, contado, contado diferido contendrá el código del vendedor que realizó la gestión de ventas, la calificación previa refrendada por el Jefe del Departamento de Mercadeo y Ventas, con el visto bueno del Supervisor de Ventas de Publicidad y Suscripciones responsable de verificar dicha gestión. El reporte de visitas firmado y sellado por el anunciador, el listado de producción de ventas de cada vendedor (como antecedente) y el informe del Jefe del Departamento de Mercadeo y Ventas, son documentos suficientes que certifican la gestión de ventas.

e. Los listados de pauta de avisos comerciales serán entregados hasta las 16.30 horas, al Jefe de Informaciones, Jefe de Diagramación y Diseño, Jefe de Normas Legales y Boletín Oficial y al Supervisor de Normas Legales.

f. Después de la publicación del aviso comercial; las Ordenes de Venta emitidas en

BaaN deben tener el visto de revisión de las medidas y tarifas de publicación del Jefe de Departamento de Gestión y Servicio al Cliente o el Supervisor de Ventas de Avisos Lima y el Asistente de Ventas de Avisos Comerciales; en señal de conformidad de las dimensiones contratadas y de las dimensiones publicadas.

g. La actividad referida en el punto f, se realizarán antes de remitir el listado de consistencia de Órdenes de Venta al Departamento de Finanzas (Unidad de Créditos, Cobranzas y Facturación) cuando se trate de ventas al crédito; y antes de archivar el listado de consistencias de Órdenes de Venta para avisos vendidos al Contado.

2. DE LOS AVISOS DE BOLETÍN OFICIAL

Los avisos de Boletín Oficial se clasifican en avisos de Curso Legal y Administración de Justicia.

2.1. CONDICIONES Y REQUISITOS PARA LA PUBLICACIÓNLos receptores exigirán que los originales de los avisos para Boletín Oficial (Administración de Justicia y Curso Legal) sean presentados reuniendo los siguientes requisitos:

2.1.1 Claridad y legibilidada. Ser legibles en su integridad, estar escritos a máquina (impresora), pueden ser

a doble espacio, en mayúsculas y minúsculas, en papel bond o en otro material que permita claridad y en tamaño A4 u oficio. (Esto no se cumple pues algunos Juzgados envían sus edictos en media hoja p. ej.. Con esta normatividad se impediría que se reciban gran cantidad de avisos, en todo caso habría que coordinar con los emisores: PJ, Notarías, Abogados) No va porque es dinero que ingresa y no podemos negarnos a recibir documentos. No contener textos agregados o añadidos a mano, en el caso de enmendaduras, el

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cliente indicará la corrección en el texto y al reverso del aviso dejará constancia de la corrección indicando sus datos personales y firma en señal de conformidad. No se debería permitir ningún tipo de corrección, enmendadura, borrón, rectificación, salvo que la realice el mismo emisor y la refrende con firma y sello o cuando, por criterio, lo permita el funcionario o área responsable, bajo responsabilidad y con su visto bueno.

b. Se considerará situaciones excepcionales como cuando el sello tape el texto o esté ilegible y/o haya errores tipográficos. En estos casos adjuntar un trascripción del texto refrendado por el cliente solicitante. (idem)

c. En los casos que se requieran, los sellos y/o firmas de los anunciantes deberán ser legibles. ( En este caso, sí se puede permitir la aclaración por el cliente) El cliente destacará nítidamente los accesorios: Orlas, logotipo, títulos, recuadros, gráficos, fotos, viñetas y otros.

d. Los avisos de Administración de Justicia, estarán en papel blanco sin fondo, firmados y sellados por el Juez, Especialista, Notario Público o Abogado (en los casos que la Ley lo establece) o quien corresponda

2.1.2. Tamaño, Formato, Disquetes y Correos Electrónicos u otrosa. En los avisos de Administración de Justicia, el tamaño estará determinado por

el número de palabras del aviso, y en los avisos de Curso Legal será de centímetro por columna. En este caso, si el cliente no solicita espacio específico mayor, el aviso será publicado en el tamaño proporcional entre el contenido del original y las medidas tipográficas que utiliza la empresa.

b. Si la extensión de los documentos fuera en su totalidad mayor de una página y media, se requerirá la presentación adjunta en CD, disquete o correo electrónico, cuyo texto será presentado en Word. Si el documento contiene tablas y/o cuadros, éstos serán trabajados en Excel, si contiene gráficos y/o imágenes éstos serán nítidos y presentarse en formatos EPS o TIF a 600 DPS y en escala de grises.

c. Los Edictos Penales cumplirán con la implementación de los esquemas establecidos mediante Resolución Administrativa del Titular del Pliego del Poder Judicial N° 299-SE-TP-CME-PJ o norma que la sustituya.

d. Las artes que se reciben tendrán los tamaños mínimos establecidos por las áreas competentes, tanto en logotipos como en medidas tipográficas.

El tamaño de letra mínima permitida es Arial o Helvética 7 puntos con interlineado del mismo tamaño. El tamaño mínimo de publicación de un aviso es de 3 X 2

2.1.3 Refrendación de Avisos de Administración de Justiciaa. Los originales de los avisos presentados en las sedes de Lima, Callao y Cono

Norte, estarán firmados por las autoridades jurisdiccionales competentes para

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cada caso (indicando sus apellidos) y con la orden de publicarse en el Diario Oficial El Peruano.

b. En los casos de avisos presentados en las sedes judiciales de provincias, se seguirán los procedimientos establecidos para los Operadores del Poder Judicial, exigiendo la firma del fedatario o del Administrador de la Corte para los casos de avisos al crédito.

c. Los edictos penales, de carácter social y otros edictos a ser publicados por el Poder Judicial, se presentarán en original conforme a los formatos establecidos por el Poder Judicial. En el caso de los edictos penales y otros edictos, Procesos de Amparo, Hábeas Corpus y otras resoluciones judiciales que el Poder Judicial solicite su publicación, los oficios llevarán la firma del Fedatario o del Administrador de la Corte Superior para ser atendido con pago al crédito.

Se entiende que estos tres puntos no son aplicables a cualquier tipo de aviso de administración de justicia, con excepción de los especificados en el item c. ¿?. Los avisos judiciales se reciben simplemente en original y con firma y sello del emisor: Juez, Especialista; Notario Público, Abogado, según corresponda, no requieren de solicitud de publicación.

2.1.4 Refrendación de Avisos de Curso LegalLas Entidades públicas y las personas jurídicas enviarán la solicitud/oficio de publicación en papel membretado, sellado y firmado por su representante legal el aviso original refrendado por el responsable de la entidad solicitante. Las personas naturales se identificarán con sus documentos personales y firmarán el aviso. Los avisos de contrataciones y adquisiciones del Estado anexando la solicitud de publicación del aviso, sin excepción. ¿Y en el caso de las agencias de publicidad?Esto ha variado con la exigencia de adjuntar para todo aviso una solicitud de publicación, identificación del representante, refrendo, etc. . Se debería especificar estos requisitos

En el caso que estos avisos se presentaran en fotocopia, el que solicita su publicación consignará sus datos de ley en el reverso y firmarlo en señal de conformidad, debiendo ser verificado por el encargado de su recepción.No se debería permitir la recepción de copias simples, además está especificado en el punto 2.1 En todo caso, la copia debería ser refrendada por el emisor)

2.1.5 Frecuenciaa. El cliente indicará en los avisos la frecuencia en que éste deberá ser

publicado y las fechas correspondientes. Esos datos se consignarán en el texto original.

b. Los avisos de Boletín Oficial se publicarán a las 48 horas de recibidos, o a 24 horas previo pago del recargo establecido (2.3.1.c.)

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2.1.6 Las cartas de presentación o de solicitud que se remitan adjunto a cada material para su publicación, deberán especificar claramente el número de páginas de que consta el documento a publicarse.

2.1.7 El cliente consignará los datos que se solicitan en el sello (colocado al reverso del aviso) con el fin que en caso se detectara algún defecto, omisión o duda que no permita procesar el documento, si fueran pertinentes, se realicen las coordinaciones con el mismo cliente, evitando una probable suspensión de su proceso y publicación.

2.2. CONSULTAS SOBRE LA CLASIFICACIÓN DE LOS AVISOS

2.2.1 Contenido del AvisoSi al momento de la recepción se tuvieran dudas sobre la clasificación de los avisos del Boletín Oficial, el encargado de la venta podrá efectuar la consulta a su Jefe inmediato o directamente al Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial.

2.2.2 Clasificación del Aviso El Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial será quien defina la sección y clasificación de los avisos del Boletín Oficial en el Diario.

Se indicará con rúbrica y sello del Jefe y/o Analista Legal del citado departamento, si el aviso puede ser publicado en una sección o separata diferente al Boletín Oficial.

2.3. RECEPCIÓN DE AVISOS BOLETÍN OFICIAL

2.3.1 Recepción de avisos

a. En la Sede Central; los avisos y las artes, si las hubiera, serán recibidos por el Departamento de Gestión de Servicio al Cliente dentro del horario de atención al público. Fuera de este horario, pueden ser recibidos por la Subdirección del Diario Oficial El Peruano, informando ésta, al día útil siguiente al Departamento de Gestión de Servicio al Cliente la recepción efectuada, entregando los documentos originales de los avisos publicados pagados.

b. En provincias; los avisos de Administración de Justicia y de Curso Legal, serán recibidos por los Operadores Poder Judicial, canalizando todos los avisos recibidos hacia el Departamento de Gestión de Servicio al Cliente, mediante el Supervisor de Ventas de Avisos Provincias.

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c. Los avisos de boletín oficial a publicarse a 24 horas, serán recibidos hasta las 13:00 horas del día en que se realice dicha solicitud, previo pago del recargo establecido por este concepto.

d. El Departamento de Gestión de Servicio al Cliente verificará que los avisos provenientes de los puntos de ventas distintos a los de la Sede Central, tanto de Administración de Justicia como de Curso Legal, sean procesados en el sistema del Boletín Oficial (GESPO) de acuerdo a lo especificado.

e. Para el caso de los avisos con recargo del 20% (avisos de urgencia) se dará prioridad mediante una atención inmediata, para lo cual el Departamento de Gestión de Servicio al Cliente será el responsable de habilitar su atención, dentro de los horarios establecidos para el cierre de recepción de avisos

f. Al momento de recibir una solicitud de publicación, se verificará el cumplimiento de las condiciones y requisitos detallados en el numeral 2.1 de avisos Boletín Oficial.

g. Verificarán que el contenido del aviso no genere situaciones de riesgo a la empresa, conforme se especifica en el literal b del punto 4.1 siguiente de la presente Directiva.

h. La suspensión, reprogramación, anulación, modificación, cambio (siempre y cuando no implique cambiar el aviso) de los textos y/o artes se recibirán hasta las 13:00 horas del día anterior, esto es, para las publicaciones programadas para los días martes a sábado. Para las publicaciones programadas para los días domingos y lunes, las modificaciones y/o cambios se recibirán hasta las 10:00 horas de los días sábados, adjuntando una carta y/u oficio indicando la necesidad del cliente.

i. Las modificaciones y/o cambios de textos y/o artes se recibirán hasta las *13.00 horas del día anterior, esto es, para las publicaciones programadas para los días martes a sábado. Para las publicaciones programadas para los días domingos y lunes, las modificaciones y/o cambios se recibirán hasta las 10:00 horas de los días sábados. En todos los casos el cliente adjuntará una carta y/u oficio detallando el cambio a realizar dentro del aviso, precisando:

Está indicado en el punto i.

“DICE: …………………..” “DEBE DECIR………….”

*Respetando el horario de cierre para avisos a 24 horas

j. Las proformas de los avisos los realizará el Departamento de Gestión y Servicio al Cliente en cuanto puedan calcular el tamaño del aviso, para los casos que presenten entre una página y media a más y/o contengan cuadros se solicitará al Departamento de Preprensa la elaboración del diseño del

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aviso el que no excederá las 24 horas y en forma excepcional lo entregará de manera inmediata según lo solicite el cliente.

2.3.2 Venta de espacios para avisos Boletín Oficial al contado

Para realizar la facturación de espacios vendidos al contado, el Departamento de Gestión de Servicio al Cliente cumplirá las siguientes funciones:

a. Valorizará el aviso, aplicando las tarifas vigentes en función de la clasificación del aviso, cantidad de palabra o cm/col y frecuencia de publicación.

b. Si la publicación del aviso es solicitada con tarifa de auxilio judicial a, será autorizada por la Dirección de Medios Periodísticos o la Subdirección del Diario Oficial El Peruano y dar cumplimiento de lo establecido por la Directiva vigente.

Si es gratuita, será autorizada por la Dirección de Medios, previa verificación de su gratuidad por el Departamento de Normas Legales, quien la remitirá con proveído al Departamento de Gestión de Servicio al Cliente para su publicación.

c. En el original del aviso anotará con letra de imprenta: Número de orden de publicación, número de comprobante de pago, frecuencia de publicación y fechas a publicarse, datos que deberán coincidir con el “Listado de Pauta Entregada”, marcando, bajo responsabilidad, la línea de inicio y fin de la publicación. En el reverso del original se anotará los datos del portador, nombre y número de DNI y número telefónico para cualquier consulta aclaratoria.

d. Ingresará los datos en el sistema del Boletín Oficial, se emitirá el

comprobante de pago respectivo, para los casos de Boleta de Venta se ingresará apellidos y nombres, número de DNI, dirección y teléfono en el caso de Facturas se ingresará la Razón Social (Completa), número de RUC, dirección y teléfono y lo enviará a la ventanilla recaudadora para ser cancelado por el cliente.

e Emitirá la pauta y adjuntará los originales de los avisos para su entrega, al Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial.

2.3.3 Venta de espacios para avisos al créditoEl Departamento de Gestión de Servicio al Cliente coordinará y tramitará con el Departamento de Finanzas la aprobación del crédito para la publicación del aviso, se cumplirá con lo siguiente:

a. Los oficios originales se entregarán con cargo. Los avisos originales con más de una página a publicarse, serán numerados dejando constancia en el reverso de la primera página.

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b. Recibirá los originales de los avisos que cumplan los siguientes requisitos:

b1. El aviso original reunirá las condiciones y requisitos que se detallan en el numeral 2.1 de los avisos boletín oficial.

b2. El aviso original debe estar sustentado con el oficio del cliente.

b3. Aprobación del crédito por el Jefe de la Unidad de Créditos, Cobranzas y Facturación o del Jefe del Departamento de Finanzas, de acuerdo con las normas vigentes.

b4. Valorizará el aviso aplicando las tarifas vigentes en función de la clasificación del aviso, cantidad de palabra, cm/col y frecuencia de publicación.

c. En el original del aviso consignará con letra de imprenta el número de la Orden de Publicación, medida, frecuencia de publicación y fechas a publicarse, datos que coincidirán con los del “Listado de Pauta Entregada”, marcando, bajo responsabilidad, la línea de inicio y final de la publicación.

d. Emitirá la Orden de Publicación de acuerdo con el formulario preestablecido en el sistema de boletín oficial y generará la orden de venta en el sistema BaaN, para la emisión de la factura y posterior cobranza por el Departamento de Finanzas.

En este caso se recibe excepcionalmente avisos vía fax o correo electrónico cuando provienen de provincias donde no tenemos oficinas y se coordina el pago vía depósito Bancario

2.4. REGISTRO Y CONTROL DE LOS AVISOS BOLETIN OFICIAL

a. El Departamento de Gestión de Servicio al Cliente por intermedio del Supervisor de Ventas de Avisos Provincias y Supervisor de Ventas de Avisos Lima, realizará un muestreo al término de cada mes, para verificar que el personal de Ventas de Avisos Lima y Avisos Provincia hayan registrado correctamente en el sistema del Boletín Oficial los avisos vendidos en el ámbito local y nacional que reciba el personal a su cargo.

b. Los avisos estarán registrados con número de orden de publicación para los avisos vendidos al contado y al crédito.

c. Verificarán que los avisos reúnan las condiciones y requisitos establecidos en el numeral 2.1 de avisos boletín oficial.

d. Una vez que se haya verificado en cuanto a la legibilidad de aquellos avisos que por su naturaleza de envío así lo requieran, serán aprobados, registrados y se entregará con el listado de pauta adjunto, al Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial para la revisión de la clasificación y fecha de publicación.

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NORMAS LEGALES

e. Los “Listados de Pautas Entregadas” no excederán de 1 hora de intermedio entre pautas y de acuerdo al volumen de avisos salvo el caso del listado correspondiente al cierre de la edición del día, el que se listará máximo a las 13:30 horas.

f. En el caso de avisos boletín oficial al contado, al cierre del día, los comprobantes de pago registrados en el Sistema del Boletín Oficial serán ingresados mediante la interfaz al sistema BaaN, emitiéndose los reportes consolidados para la verificación y cuadre de la venta diaria.

g. En caso que los avisos correspondan a boletín oficial al crédito, registrados en el sistema del Boletín Oficial, serán ingresados mediante la interfaz al sistema BaaN al cierre del día o después de la publicación, se adjuntará al reporte y orden de publicación, los recortes de los avisos publicados para derivarlo al Departamento de Finanzas.

2.5 PROCESO DE LOS AVISOS BOLETIN OFICIAL EN EL DEPARTAMENTO DE NORMAS LEGALES Y BOLETÍN OFICIAL

2.5.1 PauteoEl Departamento de Gestión de Servicio al Cliente entregará al Departamento – Analista- de Normas Legales y Boletín Oficial los originales junto con la pauta las que no excederán de 1 hora de intermedio entre pautas y de acuerdo al volumen de avisos, salvo el caso del listado correspondiente al cierre de la edición del día, el que se listará máximo a las 13:30 horas. Podrá solicitarse “Listado de Pauta Entregada” a intervalos menores, de acuerdo a las necesidades del proceso productivo, previas coordinaciones con el personal encargado de emitirlos.El Analista recibirá la pauta procediendo a devolver el cargo correspondiente con su firma y la hora de recepción, verificará que los avisos estén completos de acuerdo con la pauta, revisará la clasificación y procederá a reclasificar –en caso necesario- en el sistema GESPO, confrontará las medidas que aparecen en el aviso con el de la pauta y remitirá la pauta con los avisos al supervisor o encargado del Área de Pre prensa. En caso de alguna observación con los avisos recibidos, remitirá las mismas al Departamento de Gestión de Servicio al Cliente para los fines pertinentes

2.5.2 DigitaciónEl Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial digitará y/o formateará los avisos que correspondan al Boletín Oficial. Los Digitadores Formateadores de Boletín Oficial devolverán a su superior inmediato los originales que ocasionen dificultades para cumplir su trabajo, y serán devueltos al Departamento de Gestión de Servicio al Cliente para su subsanación. **Al pie de cada aviso boletín oficial, se colocará el número que permitirá identificar la procedencia de la publicación:

a. Si el aviso es pagado al contado, el Punto de Venta, el número de la Orden de Publicación, el Código del Comprobante de Pago (BO/FA), el número del

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NORMAS LEGALES

Comprobante de Pago, el número de veces a publicarse y las fechas de publicación.

b. Si el aviso es pagado al crédito, el Punto de Venta, el número de la Orden de Publicación, el número de veces a publicarse y las fechas de publicación.

** A partir de “Al pie….., hasta el final (b.), es tema que debe estar inserto en el punto 2.3.2

2.5.3 Corrección Los Correctores de Boletín Oficial recibirán los originales y los confrontarán con los archivos procesados, efectuando las correcciones que correspondan, de tal manera que la publicación del aviso se realice conforme al original. El Supervisor de Boletín Oficial asumirá la responsabilidad del trabajo realizado por el personal a su cargo.

2.5.4 Modificaciones de texto y artes

Se recibirá en el Departamento de Gestión y Servicio al Cliente los cambios y modificaciones de los textos de los avisos y artes de acuerdo al numeral 2.3.1, incisos h é i. No es tema de competencia de corrección

2.5.5 Suspensión, reprogramación y anulación de avisos y normas legalesPara estos casos se respetará lo establecido en el numeral 2.3.1, literales h, i. El trabajador que realice alguno de estos cambios de estado de la publicación, registrará en el sistema, colocando su nombre y apellido o el número de su código al dorso del aviso original y el archivo o trámite respectivo, este registro también lo hará en la sesión del sistema Boletín Oficial: Mantenimiento de estado de publicación, indicando el motivo de la suspensión el que será informado a los Supervisores de Ventas de Avisos Lima y/o Provincia..No es tema de competencia de corrección

2.5.6 Identificación de los trabajadoresLos trabajadores que reciban los originales, procesen o corrijan los avisos, registrarán en el documento su nombre y apellido o el número de su código. El Supervisor de Boletín Oficial, supervisará que los digitadores formateadores y correctores de Boletín Oficial, efectúen este registro en el original del aviso que les correspondió trabajar.

2.5.7 Supervisión de la calidad de originales El Departamento de Gestión de Servicio al Cliente tramitará la devolución y regularización a las Entidades respectivas de los originales de los documentos que hubiesen recibido que no cumplan con las condiciones y requisitos establecidos en el numeral 2.1 de los avisos boletín oficial de la presente directiva.

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NORMAS LEGALES

No es tema de competencia de corrección2.6 CUSTODIA DE LOS AVISOS ORIGINALES BOLETÍN OFICIAL Y ARTES

a. Una vez terminado el proceso de corrección, el Supervisor de Boletín Oficial dispondrá la recopilación de los textos originales de los avisos procesados, remitiéndolos en forma inmediata y diariamente al Departamento de Gestión de Servicio al Cliente, acompañado de un listado de los avisos y ordenados de acuerdo a la clasificación que fueron publicados. El Jefe del Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, el Supervisor de Boletín Oficial y el Supervisor de Ventas de Avisos Lima o el Supervisor de Ventas de Avisos Provincias del Departamento de Gestión de Servicio al Cliente son responsables por la pérdida o extravío de los originales de los avisos recibidos de acuerdo al área en que se encuentre la custodia de los originales.

b. El Jefe del Departamento de Gestión de Servicio al Cliente dispondrá que el responsable encargado de recibir y cuidar los originales y del control de publicaciones los guarde en forma correlativa, en paquetes etiquetados con la fecha de publicación.

c. Los paquetes se conservarán por un período de diez (10) días naturales, al término de los cuales pasarán al Archivo Central Administrativo, solicitándose al Comité Evaluador de Documentos, que disponga su eliminación.

d. Sólo los originales de los avisos que se encuentren en proceso de reclamo se conservarán hasta su total esclarecimiento y solución, siguiendo el mismo procedimiento señalado en el acápite anterior.

3. DE LAS NORMAS LEGALES

3.1. CONDICIONES Y REQUISITOS DE LA PUBLICACION DE NORMAS LEGALES

Los receptores exigirán que los originales de las normas legales sean presentados reuniendo los siguientes requisitos:

3.1.1 Claridad y legibilidad

a. Las normas legales deben ser legibles en su integridad, estar escritas a máquina, en papel bond o en otro material que permita claridad y en tamaño A4 u oficio. No deben contener textos agregados o añadidos a mano, ni enmendaduras ni borrones. Los avisos, además, pueden estar escritos a doble espacio y en mayúsculas y minúsculas.

b. En los casos que se requieran, los sellos y/o firmas de los anunciantes deberán ser legibles.

3.1.2 Tamaño, Formato, Disquetes, Correos Electrónicos u otros

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NORMAS LEGALES

a. El tamaño para la publicación de las normas legales estará determinado en centímetro por columna. En caso el cliente no solicite espacio específico mayor, la norma será publicada en el tamaño proporcional entre el contenido del original y las medidas tipográficas que utiliza la empresa.

b. Para las normas legales, sentencias judiciales y del Tribunal Constitucional, si la extensión del documento fuera en su totalidad, mayor a una página, se requerirá la presentación adjunta en disquete o envío por correo electrónico, cuyo texto se presentará en Word. Si el documento contiene tablas y/o cuadros, éstos se trabajarán en Excel línea por celda sin justificar, y si contiene gráficos, éstos se presentarán en formato EPS o TIF, en blanco y negro o en escala de grises.

c. En lo que respecta a las Sentencias de Casación, se presentarán digitadas en disquetes, conforme a lo establecido en la Resolución Administrativa del Titular del Pliego del Poder Judicial N° 276-2000-SE-TP-CME-PJ o norma que la sustituya.

3.1.3 Refrendación de las normas legales

Los oficios originales deben presentarse debidamente refrendados por las personas cuyas firmas están registradas en los archivos de la Subdirección del Diario Oficial El Peruano. Las normas legales deberán traer anexa su solicitud de publicación, donde se indicará el día y número de resolución a publicarse.

3.1.4 Frecuencia

Las normas legales se publicarán dentro de las 48 horas de recibidas, Si la cantidad de páginas fuera mayor de 25 páginas, para establecer la fecha de su publicación se tendrá en cuenta lo siguiente:

a. Si el pago es al contado, antes de la recepción de la norma legal, el Departamento de Gestión de Servicio al Cliente deberá coordinar con el Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, el día de su publicación.

b. Si el pago es al crédito o de carácter gratuito, el Jefe de Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial coordinará con la institución remitente el día de su publicación.

Solo se recibirán normas legales para publicar al día siguiente, si la extensión de estas en su totalidad no exceda de 10 páginas por Sector u Organismo.

3.1.5. La solicitud que se remita adjunto a cada norma legal, deberá especificar claramente el número de páginas de que consta el documento a publicarse.

3.1.6. La Entidad consignará los datos que se solicitan en el sello que se colocará al reverso del aviso, con el fin que en caso se detectara algún defecto, omisión o

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NORMAS LEGALES

duda que no permita procesar el documento, si fueran pertinentes, se realicen las coordinaciones con el mismo cliente, evitando una probable suspensión de su proceso y publicación.

3.2 CONSULTAS SOBRE LA CLASIFICACIÓN DE NORMAS LEGALES

3.2.1 Clasificación del AvisoSi al momento de la recepción se tuvieran dudas sobre la clasificación de las normas legales, los receptores podrán efectuar la consulta a su Jefe inmediato o directamente al Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, siendo dicho departamento quien defina la sección y clasificación en el diario donde se publicarán los avisos. En esta clasificación tomará en cuenta la política general definida en el numeral VI.2 de esta directiva.

a. Deberá indicar con rúbrica y sello, que el aviso pueda ser publicado en una sección o separata diferente al de las Normas Legales.

b. El Director de Medios Periodísticos y en su ausencia y delegación expresa el Subdirector del Diario Oficial El Peruano autorizará, con rúbrica y sello de visto bueno, los avisos políticos u otros que demanden su conocimiento y que se publiquen en las secciones periodísticas.

3.2.2 Toda norma legal emitida por los diversos organismos del Estado, será publicada en la Separata de Normas Legales, con excepción de ciertas normas administrativas internas y sobre procesos de selección de determinadas entidades, cuando así lo pidan expresamente. Las normas administrativas internas emitidas por las diversas empresas del Estado no se publicarán en la Separata de Normas Legales, pudiéndose efectuar en la separata del Boletín Oficial o en el cuerpo noticioso, a pedido expreso de la entidad. En concordancia con el literal (d) del numeral 1.2.1. de las Consultas sobre la clasificación.

3.3 RECEPCIÓN DE NORMAS LEGALES

3.3.1 Recepción de avisos Las normas legales, tanto las pagadas como las gratuitas, serán recibidas exclusivamente por la Subdirección del Diario Oficial El Peruano, en caso que por alguna circunstancia ésta no atendiera al público, serán recibidas por el Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, de acuerdo al siguiente procedimiento:

a. La Dirección de Medios Periodísticos, recibirá Los originales o copias refrendadas en el horario habitual de lunes a viernes desde las 10:00 horas hasta las 17:00 horas. El horario de recepción podrá extenderse si la institución emisora de la norma ha efectuado una comunicación previa a la Subdirección del Diario Oficial El Peruano o al Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, acordando la hora de su entrega y teniendo en

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NORMAS LEGALES

cuenta la carga de trabajo de ese día. Las normas legales traerán anexa su solicitud de publicación indicando el número de resolución y fecha de publicación. Deberá precisarse si requiere publicarse con carácter de urgencia dentro de las 24 horas para la aplicación del 20% de recargo o seguir su curso normal. Esta solicitud y la norma deberán ser sometidas a una verificación de firmas, contrastándolas con el registro de firmas y una revisión del documento a publicarse, exigiendo el cumplimiento de las condiciones y requisitos detallados en el numeral 3.1.

b. Los originales de las normas encontradas conformes y clasificadas como pagadas, una vez que se les haya consignado el sello “Pago para Normas Legales” serán devueltas a los interesados para que realicen el pago respectivo o gestionen la autorización de publicación al crédito.

b1. Si el pago es al contado, los originales de las normas se quedarán en la ventanilla de pago, para luego alcanzarlas a la Subdirección del Diario Oficial El Peruano, previa facturación.

b2. Si el pago es diferido, la autorización de publicación al crédito será otorgada por el Departamento de Finanzas, conforme a las disposiciones internas vigentes, en donde deberá establecerse claramente la razón social o nombre del cliente, número de RUC y dirección para efectos de la facturación respectiva. Los originales de las normas, con la autorización del crédito, serán remitidos a la Subdirección del Diario Oficial El Peruano para procesar su publicación. La Dirección de Medios Periodísticos enviará los oficios de los avisos publicados al Departamento de Gestión y Servicios al Cliente para la respectiva emisión de la Orden de Publicación, a más tardar las 11:00 horas del día siguiente de publicada la norma.

b3. El Departamento de Finanzas informará semanalmente a la Subdirección del Diario Oficial El Peruano y al Departamento de Gestión de Servicio al Cliente la relación de clientes morosos, para los casos que decidiera recibir publicaciones con pagos al crédito fuera de las horas de atención del Departamento de Finanzas y sólo se aceptará aquellos clientes que tengan créditos disponibles. En este caso, la Subdirección del Diario Oficial El Peruano deberá proporcionar la razón social o nombre, número de RUC y dirección del cliente, para efectos de la facturación. El día siguiente útil, se regularizará la gestión de crédito ante el Departamento de Finanzas.

c. La Subdirección del Diario Oficial El Peruano La Dirección de Medios Periodísticos enviará progresivamente las normas y oficios que vaya recibiendo en el día al Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, en donde se codificará cada una de las normas legales, se revisará las formalidades que deben cumplir cada una y se elaborará una sumilla (extracto de la norma) para cada una de ellas y se realizará el proceso de digitación, corrección, formateo y diagramación.

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NORMAS LEGALES

3.3.2 Venta de espacios para normas legales al contado

Para realizar la facturación de espacios vendidos al contado, el Departamento de Gestión de Servicio al Cliente cumplirá las siguientes funciones:

a. Valorizará el aviso (norma), aplicando las tarifas vigentes en función del tipo de aviso, tamaño por cm/col, ubicación, cantidad de veces.

b. En el original del aviso (norma) anotará con letra de imprenta: Número de comprobante de pago, número de veces y fechas a publicarse, datos que deberán coincidir con el “Listado de Pauta Entregada”, marcando, bajo responsabilidad, la línea de inicio y final de la publicación. En el reverso del original se anotará los datos del portador, nombre y número de DNI, así como el nombre y número telefónico para cualquier consulta aclaratoria.

c. La Dirección de Medios Periodísticos registrará los avisos a publicarse de las Normas Legales en el Sistema GESPO, generando la Orden de Publicación la que será actualizada por el Departamento de Gestión y Servicio al Cliente en el que ingresará los datos que se requiera para la emisión del comprobante de pago respectivo y se enviará a la ventanilla recaudadora (caja) para su cancelación.

d. Emitirá la pauta y adjuntará los originales de los avisos para su entrega a la Subdirección del Diario Oficial El Peruano en dos tiempos, 16:00 y 18:00 horas, respectivamente, de acuerdo al volumen de avisos recepcionados.

3.3.3 Venta de espacios para las normas legales al crédito

El Cliente tramitará en el Departamento de Finanzas la aprobación del crédito para la publicación del aviso y deberá cumplir con lo siguiente:

a. Las Normas legales serán entregadas con el oficio o solicitud de crédito. Las normas con más de una página serán numeradas y se dejará constancia en el reverso de la primera página.

b. Se recibirá los originales de los avisos que cumplan los siguientes requisitos:

b1. La norma legal debe reunir las condiciones y requisitos que se detallan en el numeral 3.1 de la presente Directiva.

b2. Tener la aprobación del crédito a cargo del Jefe de la Unidad de Créditos, Cobranzas y Facturación o del Jefe del Departamento de Finanzas, de acuerdo con la Directiva vigente.

c. Quedará establecida la identidad del cliente y de su representante legal para facilitar la labor de cobranza.

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NORMAS LEGALES

d. La Dirección de Medios Periodísticos registrará los avisos a publicarse de las Normas Legales en el Sistema GESPO, generando la Orden de Publicación la que será actualizada por el Departamento de Gestión y Servicio al Cliente en el que ingresará los datos que se requiera para la emisión del comprobante de pago a los que se adjuntará los recortes de la publicación y serán entregados al Asistente de Facturación Crédito del Departamento de Finanzas para su posterior cobranza.

3.4 REGISTRO Y CONTROL DE LAS NORMAS LEGALES

a. Al día siguiente útil de la publicación de las Normas Legales vendidas al Crédito; la Dirección de Medios Periodísticos; remitirá los Oficios originales de las normas publicadas, al Departamento de Gestión de Servicio al Cliente; a más tardar las 11:00 horas. Los Oficios pendientes de publicación; se mantendrán en custodia de la Dirección de Medios Periodísticos; como parte de la actividad de control de pendientes de publicación.

b. El Departamento de Gestión de Servicio al Cliente por intermedio del Supervisor de Ventas Lima supervisará que el Asistente de Ventas de Normas Legales registre en el Sistema GESPO todos los avisos publicados en las normas legales vendidas al crédito que se reciba.

c. La Dirección de Medios Periodísticos registrará los Oficios de los avisos a publicarse de las Normas Legales en el Sistema GESPO, generando el número de la Orden de Publicación la que será actualizada por el Departamento de Gestión y Servicio al Cliente ingresando los datos que se requiera para la emisión del comprobante de pago para las publicaciones de las normas al contado y al crédito.

d. La Subdirección del Diario Oficial El Peruano verificará que las normas reúnan las condiciones y requisitos establecidos en el numeral 3.1 de la presente Directiva.

e. Verificarán que el contenido de la norma no genere situaciones de riesgo a la empresa, conforme lo especifica el capítulo 4 siguiente de la presente Directiva.

f. Una vez que las normas con pago al contado hayan sido aprobadas y registradas, serán entregadas con cargo de “Listado de Pauta” a la Subdirección del Diario Oficial El Peruano a más tardar en dos tiempos 16:00 y 18:00 horas, de acuerdo al volumen de avisos recibidos.

g. En caso que el Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial encontrara algún defecto, omisión o duda en una de las normas recibidas, que pudiera motivar una suspensión o reprogramación, coordinará conjuntamente con la Subdirección del Diario Oficial El Peruano su regularización con el organismo emisor.

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NORMAS LEGALES

3.5 PROCESO DE LOS AVISOS DE NORMAS LEGALES EN EL DEPARTAMENTO DE NORMAS LEGALES Y BOLETÍN OFICIAL

3.5.1 PauteoLas normas legales serán remitidas a la Subdirección del Diario Oficial El Peruano Dirección de Medios Periodísticos en dos tiempos; 16.00 horas y 18.00 horas bajo su responsabilidad, de acuerdo al volumen de avisos recibidos

3.5.2 DigitaciónEl Departamento de Normas legales y Boletín Oficial, digitará los documentos o revisará las normas que sean recibidas en archivos digitalizados, procediendo a formatear las que correspondan a las Normas Legales. Los digitadores devolverán a su superior inmediato los originales que ocasionen dificultades para cumplir su trabajo. Al pie de cada norma legal se colocará el número que permitirá identificar la publicación:

Si es una norma legal, el número será el del registro realizado en el Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial.

3.5.3 Corrección Los Correctores recibirán los originales y los confrontarán con los archivos procesados, efectuando las correcciones que correspondan, de tal manera que la publicación de la norma se realice conforme al original. El Supervisor de Normas Legales asumirá la responsabilidad del trabajo realizado por el personal a su cargo.

3.5.4 Modificaciones de texto y artes

Los organismos del Estado podrán efectuar cambios y modificaciones de las normas legales que hayan enviado, adjuntando carta u oficio solicitando y precisando la modificación, en el mismo horario de atención al público.

3.5.5 Suspensión, reprogramación y anulación de avisos y normas legales

Tratándose de normas legales, toda modificación de su estado deberá ser tramitada exclusivamente a través de la Subdirección del Diario Oficial El Peruano o del Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial.

3.5.6 Identificación de los trabajadoresQuienes reciban los originales, procesen o corrijan las normas, registrarán en el documento su nombre y apellido o el número de su código. El Supervisor de Normas Legales, verificará que los digitadores, formateadores y correctores efectúen este registro en el original del aviso que les correspondió trabajar.

3.5.7 Supervisión de la calidad de originales

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NORMAS LEGALES

La Subdirección del Diario Oficial El Peruano o el Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial tramitará la devolución y regularización a las Entidades respectivas de los originales de los documentos que hubiese recibido que no cumplan con las condiciones y requisitos establecidos en el numeral 3.1 en la presente Directiva.

3.6 CUSTODIA DE LAS NORMAS LEGALES a. Una vez terminado el proceso de corrección, el Supervisor de Normas Legales

recopilará los textos originales y copias refrendadas procesadas y las entregará al Coordinador de Normas Legales y Boletín Oficial el mismo día en que se publiquen. El Coordinador del Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial y el Supervisor de Normas Legales son responsables por la pérdida o extravío de los originales de las normas recibidas.

b. Las normas legales recibidas que se encuentren pendientes de publicación deberán estar al alcance del Coordinador de Normas Legales y Boletín Oficial.

c. El Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial se encargará de recibir y custodiar los originales y las copias refrendadas por el plazo de diez (10) días hábiles establecido en el Decreto Supremo N° 025-99-PCM. Una vez cumplido dicho plazo, este Departamento procederá a su eliminación.

4. SITUACIÓN DE RIESGO POR EL CONTENIDO DE LOS AVISOS

4.1 Situacionesa. Los receptores de avisos o normas legales, cuando tengan dudas sobre el contenido

del aviso que pudiera generar situaciones de riesgo para la empresa, consultarán con su Jefe inmediato la aceptación o no del documento. Si éste a su vez tuviera alguna duda y no pudiera decidir, consultará con el Jefe de Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, con quien ejerza su representación o con la Subdirección del Diario Oficial El Peruano y al Director de Medios Periodísticos quien tiene la decisión final. Para estos efectos tomará en cuenta la política definida en el numeral VI.2 de esta directiva.

b. Se considera "situación de riesgo por el contenido" a aquellos avisos o normas que contengan, entre otros:

- Ofensas al honor de las personas e instituciones.- Atentados contra la moral y las buenas costumbres.- Promuevan la alteración injustificada del orden público.- Atentados contra la fe pública.- Den la imagen de sesgo político o favoritismo por algún candidato en un proceso

eleccionario global o particular.- Otros casos de naturaleza análoga.

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NORMAS LEGALES

c. El Director de Medios designará al El Subdirector del Diario o designará al Jefe de Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial o al Coordinador de Normas Legales y Boletín Oficial para que, en caso de estar ausente, absuelvan las consultas del Jefe del Departamento de Gestión de Servicio al Cliente o a sus asistentes de ventas.

d. La responsabilidad por la publicación efectuada de un aviso o norma legal que genere riesgo recaerá sobre la persona que autorizó su publicación en la medida que el trabajador haya efectuado y agotado las consultas respectivas a las instancias correspondientes.

5. REPOSICIONES DE AVISOSEn los lugares de atención al público se hará de conocimiento de los clientes que, en caso de error en la publicación de un aviso, el trámite será el siguiente:

a. El cliente de Lima dispondrá de 48 horas para solicitar una reposición y el de provincias, de 72 horas, contados a partir de las 16:00 horas del día de la publicación del aviso. Excepcionalmente y con la debida justificación, el Gerente de Comercialización o el Jefe del Departamento de Gestión de Servicio al Cliente podrá autorizar la atención del reclamo, si es responsabilidad interna, hasta en un plazo máximo de 08 días hábiles, contados desde el día siguiente de la publicación. Excepcionalmente se aceptará un reclamo con mayor plazo cuando el aviso se haya encontrado dentro de un trámite vigente. Se atenderá con carácter de urgente aquellas reposiciones que faciliten el trámite legal del cliente.

b. El Departamento de Gestión de Servicio al Cliente atenderá y recibirá el reclamo del cliente, asesorándolo y brindándole las facilidades que el caso requiera.

c. El Jefe del Departamento de Gestión de Servicio al Cliente calificará la validez del reclamo disponiendo la confrontación del original del aviso con la publicación efectuada. Procede la reposición cuando la publicación efectuada es distinta del original presentado por el cliente, siendo el error atribuible a factores internos de procesamiento. En estos casos, se ordenará la reposición del aviso de forma inmediata sin costo alguno para el cliente.

d. Si la publicación está igual al original, informará al cliente la improcedencia de la reposición.

e. Para el caso de las rectificaciones de normas legales o fe de erratas, se seguirá lo dispuesto en la Ley N° 26889 y el Decreto Supremo N° 025-99-PCM o norma que la sustituya.

6. RESPONSABILIDADES

Se generarán responsabilidades por las siguientes razones:

6.1 Omisión de publicación de un aviso recibido

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NORMAS LEGALES

Se considera negligencia sancionable que un aviso o norma recibida no sea publicada en su oportunidad, siendo responsable el trabajador que no pueda probar haberle dado el trámite oportuno correspondiente.

6.2 Originales Defectuosos Se considera negligencia sancionable la recepción de un aviso o norma que:

6.2.1 No cumpla con las condiciones y requisitos establecidos en los numerales 1.1, 2.1, 3.1 de los avisos comerciales, boletín oficial o norma legal, respectivamente.

6.2.2 Cuyo contenido comprometa a la empresa o 6.2.3 No se haya verificado la conformidad de las firmas, para el caso de las normas

legales.

6.3. Errores de Registro Se considera error de registro a la omisión o registro extemporáneo de los avisos del Boletín Oficial, Normas Legales y comerciales en el sistema que corresponda.

Los trabajadores deben ser claramente identificables a través de la numeración colocada al pie de la publicación, conforme lo señalado en el numeral 2.5.6 y 3.5.6 de los avisos Boletín oficial y de normas legales, respectivamente, de la presente Directiva. En el caso de los avisos que llegan fuera de hora y son aceptados para su publicación por la Subdirección o el Jefe de Informaciones de turno, deben ser publicados con el número de oficio o carta que lo solicitan, como identificación.

7. SANCIONESa. No se admitirá errores cotidianos atribuibles a la falta de atención en el procesamiento de

los avisos y normas. Los errores que dan lugar a reclamos y a sus reposiciones crean mala imagen al Diario Oficial El Peruano y a la empresa adicionalmente, ocasionan gastos que deben sancionarse. Los errores por descuido o irresponsabilidad, que ocasionen perjuicios a la empresa, darán lugar a las sanciones establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo, independientemente de la reposición pecuniaria.

b. Si se dispusiera la reposición de un aviso reclamado debido a errores de procesamiento o a publicación extemporánea, el Jefe del Departamento de Gestión de Servicio al Cliente determinará si el personal a su cargo se encuentra comprometido en el reclamo presentado, solicitando inmediatamente un informe al responsable inmediato. De ser así, lo informará por escrito al Gerente de Comercialización y con cargo al Departamento de Recursos Humanos en el caso que el trabajador haya incurrido en el cuarto error según lo previsto en los literales g y h.

c. Si el motivo de la reposición involucra al personal del Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, los funcionarios antes mencionados comunicarán este hecho al Jefe de dicho Departamento con el fin de establecer la identificación del responsable del error incurrido, adjuntando copia de la carta de reclamo, copia del original del documento a publicar y un recorte del texto publicado con error. De tratarse del supuesto contemplado en el literal g. del presente numeral, el Jefe del departamento de Normas Legales

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NORMAS LEGALES

comunicará el hecho al Departamento de Recursos Humanos para efecto de la aplicación del literal h.

e. De igual forma, si el reclamo involucra al personal del área de redacción del Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, sea por retención de los documentos a publicarse, por error en las sumillas u otro tipo de error, el Jefe de dicho Departamento establecerá la identificación del responsable. De tratarse del supuesto contemplado en el literal g. del presente numeral, se comunicará el hecho al Departamento de Recursos Humanos para efecto de la aplicación del literal h.

f. El Departamento de Recursos Humanos citará al trabajador para que efectúe los descargos o justificaciones del caso, con la finalidad de aclarar o despejar dudas sobre su participación en él. Luego, efectuará las verificaciones y consultas a que hubiere lugar y determinará el grado de responsabilidad del trabajador.

g. No se aplicarán sanciones si se comprueba que la falta o error se debe a factores mecánicos o a imponderables no atribuibles al factor humano.

h. Para el personal de los Departamentos de Normas Legales y Boletín Oficial y de Gestión de Servicio al Cliente, incluyendo Operadores, se podrá tolerar hasta tres errores por mes para cada trabajador. El cuarto error se considerará como falta leve y se le aplicará la sanción establecida en el Reglamento Interno de Trabajo. De persistir en errores durante el mes calendario, las sanciones serán mayores conforme al mencionado Reglamento.

i. Si se estableciera la responsabilidad del trabajador debido a errores por negligencia o por incumplimiento a lo normado en la presente Directiva, el Departamento de Recursos Humanos dispondrá la suscripción de un documento en donde el trabajador reconozca la falta cometida y autorice a realizar el descuento en sus remuneraciones teniendo en cuenta los costos incurridos en la reposición del aviso publicado con error, emitiéndose el respectivo comprobante de pago, cuya copia se incluirá en el legajo personal.

CORREGIR LA NUMERACION

IX. DISPOSICIONES FINALES

1. La Gerencia de Comercialización, a través del Departamento de Gestión de Servicio al Cliente y la Dirección de Medios Periodísticos, a través del Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial, quedan encargados del cumplimiento de la presente Directiva.

2. La Gerencia de Comercialización en forma periódica realizará charlas sobre los procedimientos que cada trabajador deba desempeñar durante el proceso de venta y recepción, debiendo ser reiterativo en cuanto a los requisitos que deban tener los avisos antes de su recepción.

3. Con la finalidad de evitar desentendidos con nuestros clientes, el Departamento de Gestión de Servicio al Cliente tiene la obligación de poner en conocimiento del cliente, por escrito a través de un medio que otorgue constancia de recepción, los defectos que contengan los textos cuya publicación se solicita, antes de la fecha señalada para su publicación.

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Asimismo, se difundirá por el medio conveniente (afiches, letreros, fax, correo electrónico, entre otros) las condiciones y requisitos que deberán cumplir todos los documentos a publicarse, así como los reclamos que se pudieran presentar. En esta tarea participará el personal del Departamento de Mercadeo y Ventas, los agentes libres y agencias de publicidad.

4. En los casos en que la pauta de avisos para una edición estuviese completa y continuara la demanda de espacios publicitarios, el Departamento de Gestión de Servicio al Cliente coordinará con la Subdirección del Diario Oficial El Peruano, la Jefatura de Departamento de Normas Legales y Boletín Oficial o El Coordinador de Normas Legales y Boletín Oficial, según fuera el caso; la conveniencia de aumentar el número de páginas a la edición. Con el consentimiento de alguno de los jefes mencionados, el Departamento de Gestión de Servicio al Cliente coordinará con la Gerencia de Producción el aumento de las páginas con el fin de recibir avisos que puedan publicarse en las fechas solicitadas. No deberá comprometerse a la empresa en fechas de publicación que no se pueda cumplir.

5. El Comité de Coordinación de Edición y Supervisión de la Calidad en la Producción de los Avisos, integrado por representantes designados por la Dirección Medios Periodísticos y por las Gerencias de Comercialización y de Producción, se reunirán, cuando lo solicite uno de sus miembros, para coordinar en forma permanente el desarrollo del trabajo entre la Dirección de Medios Periodísticos y las Gerencias de Comercialización y Producción.

6. Por cada reunión se elaborará el acta respectiva con los temas tratados y acuerdos tomados y se emitirá un informe que será presentado al nivel jerárquico superior.

7. La finalidad que tiene el Comité es la de asegurar el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos internos con el propósito de obtener un alto nivel de eficiencia y calidad en los procesos en que intervienen los trabajadores, desde recibir el aviso hasta su publicación.

8. En las reuniones del Comité se tratará sobre las deficiencias encontradas en cada etapa del proceso, proponiendo medidas para corregirlas. Los miembros integrantes involucrados en las recomendaciones, se obligarán a tomar en cuenta dichas sugerencias dando cuenta a sus respectivas Gerencias sobre su implementación y puesta en práctica.

9. Para efectos de las sanciones mencionadas en el literal h del numeral 7 del Capitulo VIII de la presente Directiva, los costos de los avisos serán determinados a través del cálculo de los costos de producción de los avisos, los que correrán a cargo de la Unidad de Planeamiento y Control de Producción, de la Gerencia de Producción.

La segunda semana de cada mes, la Unidad de Planeamiento y Control de Producción informará el valor de costo por página del Boletín Oficial (centímetro / columna y palabra), del Cuerpo Noticioso y de la Separata de Normas Legales, que servirá de referencia para el cálculo del importe que deberá reconocer el trabajador responsable de la reposición, para efecto de la sanción se tomará el valor inmediato al mes anterior, emitiéndose una boleta de venta con cargo al sancionado.

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NORMAS LEGALES

10. El Jefe de Preprensa y el Jefe de Diagramación son los responsables de verificar que la diagramación de los avisos a publicarse (para el caso del Jefe de Preprensa) efectuada por el Supervisor del Boletín Oficial o Supervisor de Normas Legales (para el caso Jefe de Diagramación) realizada por los diagramadores; coincidan con la medida establecida con el comprobante de pago emitido, con la orden de publicación o con los datos de la pauta entregada por el personal de la Gerencia de Comercialización. De detectarse diferencias, informará inmediatamente a su Jefe inmediato superior, e iniciar los trámites de regularización o requerimiento de la justificación de tal situación ante la Gerencia de Comercialización, caso contrario se suspenderá la publicación del aviso observado.

De detectarse irregularidades el Jefe inmediato superior del trabajador, responsable de tales irregularidades, elaborará un informe a su Jefatura respectiva, con copia al trabajador responsable de dichas irregularidades quien podrá presentar sus descargos. De considerarlo pertinente, el Jefe, Director o Gerente determinará y elevará lo actuado al Jefe de Departamento de Recursos Humanos proponiendo las sanciones que correspondan de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo o según lo determine la Gerencia General en aplicación a las normas laborales vigentes

De efectuarse la publicación de un aviso, y éste no coincida con el comprobante de pago emitido, con la orden de publicación o con los datos de la pauta entregada por personal de la Gerencia de Comercialización, la responsabilidad recaerá sobre el Jefe de Preprensa o el Jefe de Diagramación, según corresponda, en la medida que hayan efectuado y agotado las consultas respectivas a las instancias correspondientes.

Los errores por descuido e irresponsabilidad que ocasionen perjuicio a la empresa, darán lugar a sanciones establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo o según lo determine la Gerencia General, en aplicación a las normas laborales vigentes.

SE ESTA SOLICITANDO LA MODIFICACION DE ESTE MUMERAL SE ADJUNTA SUSTENTO VISADO POR EL JEFE DEL DPTO. DE NORMAS LEGALES Y BOLETIN OFICIAL

11. Déjese sin efecto la Directiva N° 003-GG-EP-2003 Administración y Publicación de Avisos Comerciales, Boletín Oficial y Normas Legales y toda disposición interna en tanto se opongan a la presente Directiva.

Regístrese y comuníquese

Lima, de de 2008.

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NORMAS LEGALES

ANEXO:

LISTADO ENUNCIATIVO DE CLASIFICACIÓN DE AVISOS

Los avisos por su contenido se clasifican en:

1. Avisos comerciales

2. Avisos de boletín oficial

2.1. Administración de Justicia Se refiere a los avisos que se originan en procesos judiciales y en procesos no contenciosos establecidos por Ley y a cargo de Notarías Públicas

2.1.1. Edictos Judiciales- Corte Suprema de Justicia.- Cortes Superiores de Justicia.- Juzgados de Familia.- Juzgados Especializados.- Juzgados de Paz Letrados.- Fuero Militar.

2.1.2. Edictos Clasificados- Consejo de familia.- Inscripción y rectificación de partidas.- Ineficacia de título valor.- Patrimonio familiar.- Prescripción adquisitiva.- Rectificación de áreas o linderos.- Sucesión Intestada.- Títulos supletorios.

2.1.3. Remates Judiciales- Remates Bienes Inmuebles.- Remates Bienes Muebles.

2.1.4. Edictos Penales

2.2. Avisos boletín oficial de Curso Legal

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NORMAS LEGALES

2.2.1. Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N° 26850.2.2.2. Avisos Societarios.2.2.3. Comunicados en general expedidos por diversos organismos públicos y

privados.2.2.4. Notificaciones Administrativas.2.2.5. Remates Extrajudiciales.2.2.6. Avisos EIRL.2.2.7. Otros (aquellos que no tengan un rubro definido y siendo avisos de Curso

Legal).2.2.8. Petitorio de Concesión, Servidumbre y Estudios de Impacto Ambiental2.2.9. Patentes y Registros de Marca.

- Diseño Industrial.- Modelo de Utilidad.- Patente de Invención.- Registro de Lema Comercial.- Registro de Marca de Producto.- Registro de Marca de Servicio.- Registro de Nombre Comercial y otros.- Avisos Diversos.

2.2.10. Avisos diversos por palabra (de rectificación de partida, cambio o rectificación de nombres de los registros civiles emitidos por RENIEC municipalidades y arzobispado).

3. Normas Legales

2.3. Tribunal Constitucional2.3.1. Procesos Constitucionales

2.4. Casaciones y Jurisprudencia del Poder Judicial2.4.1. Sentencias en Casación (Separata).2.4.2. Jurisprudencia (Separata).

2.5. Separata de Normas Legales

2.5.1. De alcance general (publicación gratuita)- La Constitución y sus modificatorias.- Ley.- Decreto Ley.- Decreto Legislativo.- Resolución Legislativa.- Decretos de Urgencia.- Tratados aprobados por el Congreso.- Reglamento del Congreso.- Decretos Supremos.

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NORMAS LEGALES

- Tratados aprobados por el Presidente de la República.- Resolución Suprema.- Resoluciones del Tribunal Constitucional que ponen fin a los procesos

interpuestos al amparo del Artículo 203° de la Constitución Política del Perú.

- Resoluciones de los Tribunales Judiciales y Administrativos, cuando sienten precedente de observancia obligatoria, así declarado expresamente en la propia Resolución y de acuerdo a Ley.

- Resoluciones del Órgano Electoral referidas a autoridades elegidas por sufragio popular.

- Normas de carácter general emitidas por organismos de ámbito nacional, tales como:

Banco Central de Reserva, relativas a la regulación de la moneda y el crédito del sistema financiero;

Oficina Nacional de Procesos Electorales, relativas a las instrucciones y disposiciones necesarias para el mantenimiento del orden y la protección de la libertad personal durante los comicios;

Acuerdos de Sala Plena de la Corte Suprema de Justicia. Reglamentos y normas que se aprueben a través de

Resoluciones Ministeriales, Viceministeriales, Directorales, Jefaturales, salvo los reglamentos de carácter interno, referidos a la Organización y Función.

Resoluciones del Tribunal Constitucional, Poder Judicial y del Ministerio Público, de sus Comisiones Ejecutivas o de los entes que ejerzan la titularidad de sus pliegos.

Directivas y resoluciones de organismos descentralizados y autónomos de ámbito nacional, siempre y cuando sean dictadas en ejercicio de sus facultades previstas en sus leyes de creación o normas complementarias, y los emitidos por la Municipalidad de Lima Metropolitana.

- Índices y estadísticas nacionales aprobadas por el INEI.- Exposiciones de motivos de las normas con rango de Ley, hasta un

límite equivalente al doble de la extensión de la norma que las origina.- La publicación, con acuerdo del Pleno del Congreso de la República o de

la Comisión Permanente o del Consejo de Ministros, de proyectos de Ley, Decretos Legislativos y Decretos Supremos.

- Publicaciones de los Gobiernos Regionales.

c.3.2. De alcance particular (publicación pagada)Todas las normas que no se encuentran incluidas en el literal c.3.1.

NO SE HA DETERMINADO NADA SOBRE LOS AVISOS GRATUITOS, DL 667, LEY 26838 POSESIONARIOS P. EJ. EN EL BOLETIN OFICIAL, DECLARACIONES JURADAS EN NORMAS LEGALES, Y AVISOS GRATUITOS POR AUXILIO JUDICIAL.

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