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IOUT1g6B ) NBR 10519

Critkrios de avalia@o de documentos de arquivo

Procedimento

Origem: Projeto NB-965/1962 CB-14 - Comitg Brasileiro de Finaryas, Bancos, Seguros, Combcio, Administra@o e Documenta@o CE-14:004.02 ComissHo de Estudo de Destinaceo de Documentos de Arquivo NBR 10519 - Appraisal proceedings for archival materials - Procedure Descriptors: Document appraisal. Archive Reimpressao da NB-965, de SET 1965

Palavras-chave: Avaliasio de documento. Arquivo 15 piginas

sUMARl0 1 Objetio 2Doc~mentocomplementar

3 Dafini+~~ 4Condifesgerais SVatora@odosdocumentos

6Documentosdeguardapermanente 7Documentosdeguardatampor~ria BDccumentosdeguardaeventual

9 L+mfnenda*s

e) conquistadeespa$ofisicoeredu@odepeso;

f) melhoraproveitamentoderecursos humanosema- teriais.

1 Objetivo

2 Document0 complementar

Naaplic~~oostaNormaenecessarioconsultar:

NBR9578-Arquivos-Terminologia

3 Deflni@es

1.1 EstaNoimafixaascondi@esexigiveisparaa racionali- za@odos arquivos brasileiros. ptiblicos eprivados, estabele-

cendopreceitoscapazesdeorientaraa~~odosresponseveis pelaan~liseesele~Hodedocumentos,comvistasBfixa~~o deprazosparasuaguardaouelimi”a~Bo.

OS termostknicos utilizadosnestaNormaestHodefinidos d&l a3.3es&xcomplementadospelostemwsdefinidosna NBR9576.

3.1 Amostmgem

a) redu@o. ao essential, da massa documental dos

arqukw

MBtododesete~Boquepermitedeterminarograuderepre- sentatividadedeumconjuntodocumental, segundocritkrio geogr~fico,alfab~tico. numCricoe/oucronol~ico.

b) aumentodoindicede recupera~8odainfom7a~Bo; 3.2Suporte

c) garantMdecondiC~sdeconservaFBodadocumen-

ta~~odevalorpermanente;

Basefisico-quimicadodocumento naqualse encontraregis- tradaainfotma@o.

d) orienta~~onoprocessodeproduFBodocumental,bem

comonoempregodesuportesadequadosparaore- gistrodainforma@o:

33Tipodedocumento

Designa@oindividualizadadeesp6cies de documento

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2 NBR10519/1988

4 Condi@es gerais

Peladificuldadedeseestabelecerprocedimentaspordemais envolvidosemjuizosds valor, oscrit&iosindicados a seguir s~oapenasprincipiosgerais. &mportanty?, tamtim. salientar

queotrabalhodeavalia$~oo,porraz6esmetodo16gicas, pres- sup6e a defini$Hodos niveis organizacionais de institui$Bo (porexemplo: departamento. divisHo, serviqo. etc.) am fun-

~~odosquaisser~oeelaboradoseaplicadoscrit~riosdeava- lia@o. Assim, no ambito de uma institui$Ho determinada, o

trabalho dean~liseesele$odosdocumentosser~efetuado nos arquivos correntes relatives a cada unidade organiza-

cionalqueacompk Comesseprocedimento, serF~o.oalcan- FadoscritB~sraferentesaoconju;ltodedocumentosdainsti-

tui@ocomoumtodo.

4.1 Esrsgioemquedeveserrealizadaaavalia~go

4.1.1 Apartirdateoriadastrhsidades.Bnoarquivocorrente

que se efetiva a aplica@o de crit&ios de avalia@o para distinguir~o~osdocumentosdeevenhlalvalor, naturafmente deelimina~Bosum~ria,comoaquelesquedet&mvalorinfor- matiioouprobat6rfo,raz~opelaqualdever~osertransferidos ao arquivo inlermedikio para aguardar a data de recolhi-

mentooudeelknina~~o.D~fo~a,~document~aserem transferidosj~devemestarpreviamenteselecionados. Cum- preassinalarserfundamental,pareavalia~Ho,queosdocu- mentos sejam classificados. Em case contrArio. o trabalho

se tomarGmprati&el.

4.1.2 No qua se refere & lransfwkcia, ela 6 sempre uma opera@odepassagemdosdocumentosdearqufvocorrente

de urn &g&o, acompanhada de listagem. visando B sua

concentra@o no arquivo intermedkfo. Quanta ao recolhi- mento.Quantoaoreoolhimento. trata-sedeopera@iodepas- sagem do6 documentos, acompanhadade listagem, do ar-

quivointermedierioparaoaquivopermansnte.

4,1,3Todavia,paraserefetivadaaavalia~onoaquivocor-

rente,torna-sefundamentaldestacatcaracteris6casdasfases doarquivo. Nassesentidoregistra-se:

a) arquivo corrente - dooumentos de c&tert&nico e administrative, objeto de consultas freqijentes por

parisdo6rg5oqueoconstituiu;

b) arquivo intermedi&fo - documentos de “so “Ho fre- qtiente, orfgineriosde arquivos correntes, que devem

aguardardeslina~~ofinalemdepbilotempor~rio;

c) arquiMpermanente-doarmentosdeguardadefinitiva. emdecorr~nciadoseuvalorprobatbrioeinformativo.

4.1.4 Nesse item merecem realce tambern aspect06 do

documentodearquivo,datransfer&nciaedorecolhimento.

4.1sQuantoaodocumentodearquivo, aqueleproduzidoe rece~porumapessoa,deveserlembradoqueeleintegraum

conjuntoaquivistico.

4.2CompetCnciapereeVelier

Acomplexidadeeabrang&nciadeconhecimentosexigidosno processodeavalia~~odedocumentosdearquivorequerem, paraoestabelecimentodecritCriosdevalor, aconvwa~Hode pessoasligadasacategoriasprofissionaisdiversas Umadas

justificativas para essa exig&cia verifica-se quando da necessidadedeidentifica~Hodovalorprimarioesecunderio dos documenlos. Nos documentos de valor primtirio estPo

compreendidososqueinteressamprimordialmenteBsins- titui~~esdasqua&seoriginam,porteremvaloradministrativo (testemunhodapolitica, m&odosdetrabalho. produ@o,etc.),

dainstitu~o,valorjuridicooulegal(prot~oddedireitos),valor fiscal (controle corMbil, orcamenttirio e tributkio. etc). JB comodocumentosdevalorsecundsrio~oapontadosaqueles

cuja import&wia decorre do interesse dos usukios, prin- cipalmente pesquisadoresdetodasascategoriasprofissio- nais. Assimsendo, paraa incumbCnciade avaliar, devem set

constituidasequipest6cnicasintegradaspor:

a) arquivistaou respons&vel pelaguardadadocumen-

ta@lo;

b) autoridadeadministrativaconhacedoradaestruturae

doluncionamentodainstitui~8oaqueestejasubordi- nadaaunidadeorg&karesponskelpelaguardada

dacume~;

c) profissionaldabrsajuridica;

d) profissionaisligadosaocampoabrangidopelanatu- rezadoacervoobjeto daavalia@o(historiador, eco. nomista, scci6log0, etc.);

e) profissioiwlda&adeestatlstica,quandodaaplica~o de mCtodos de emostregem.

4.3Aspectosdeamoetragem

A amostragem 6 utiliz&sl quando hB nacessidade de se manter,deformadefinitiva,partedeumconjuntovolumoso

de documentos que, porseu valor informative e caracteris-

ticas extrinsecas, justfficam sua guarda. A amostra, repre- sentativadoconjuntodocumental. deveresultar:

a) deumestudoquantftativoequalaativodosdocumentos;

b) daescolhacriteriosadeumm&ododeamostragem

quemelhorseapliqueaoconjuntodocumentalana- lisado.

4.4Tabeladetemporelidade

4.4.1 Realizada a an&e da documenta@o, imp&-se a

elabora~~odatabeladetemporalidade, registroesquem&tico do ciclo de vida documental da institui@o, aprovada pela autoridade competente, que determina o prazo em que os

documentos devem ser mantidos no arquivo corrente, transleridos ao arquivo intermedi&rio. al6m de estabelecer critCriosparamicrofilmagem, elimina@oourecolhimentoao

arquivopermanente.

4.4.2 OS resultados da aplica@io desse instrumento da destina@odedccumentossHoosseguintes:

a) facilidade para distinguir OS documentos de ar-

mazenamentotempor~riodosdeguardapermanente:

b) elimina@o imediata da documenta@o cuja guardan8osejustifiquecomo,porexemplo,asc~ias, desdequeelasnHosejamoslinicosexemplaresno ag.50:

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c) racionaliza@o, principalmenteemtermosecon~mi- cos,dasatividadesdetransle~nciaerecolhimento;

d) obte~odebaseparaelabor~odefuturoprograma

dedestfna@o.

4.43 Entteas recomendaflescabiveisno usodatabelade temporalidade,destacam-se:

a) aprova~8opordirigentedo6rg~osituadonoescalHo superiordainstitui@x

b) atualiza~HodatabelaemconseqOBnciadaprodu~Bo

denovosdoccmentosousupress%odeoutros, bem coma de altera@es na estrutura administrativs. do 6lgso;

c) aplica~Bodatabelaemrela~8oadocumentoscujas caractedsticasseassemelhamacasosanteriormente delinidos;

d) tabula~8odsdadosvisandoaapurarapercentagem dedocumentosesuas respectivasiormasdedesti-

+o;

e) evitar o uso de siglas cujadenomina@o correspon- dentenHoconsienatab&

g) dadosaseremincluidosnatabela:

- 6r~o(s)aqueest~subordinadaaunidadedeaqui-

“0;

tiposeassuntosdosdocumentosavaliados;

- datas-limites;

- quantidade,deprefer~ncia,emmehoslineares;

- freqijCnciadeconsultas(pormCse/ouporano);

- prazosdereten~onasfasesdearquivamento(cor- rantee intemwdi&io);

- microfilmagem,seforocaso.

5 Valora@o dos documentos

Sendoessalaseadaaplica~8odecritbiosdeavalia~o,ser~ titil a indica@o de alguns conselhos. de natureza pr&ica,

destinadosaorientarocomplexotrabalhodean~liseesele~~o de documentos de arquivo. Nesse sentido, pode constituir

orienta~BoabuscaderesposlasBsperguntasformuladasam

5.1 e5.2.

5.1 Quantoaovaloradministrativo:

a) qualafreqii~nciadeconsunasaodocumento?

b) osdocumentossHooriginais?

c) existem, no&gHo, c6piasdodocumentoanalisado?

d) osdocumentoscont~minforma~~esquepodemser recuperadassobaformade resumosestatisticos ou

recapituladasemoutrosdocumentos?

e) araz~odeserdaemiss~ododocumentojAfoiaten- dida?

1) ainforma~Honelecontidaj~atendeuaoseuob)elivo?

g) poder~odocumentoserconsultadoaindapaminstnrir provadedireitodaadministra@optiblica,daempresa ou deterceiros?

h) se&4 o documento nexss8rio s6 para a fase admi-

nistrativaoucontCmasmesmasinforma@sssobrea

hist6riaadesenvolvimentodobrg8o?

i) odocumentose refereas rotinasou&sdiretrizesda instilui@o?

j) &odocumentoessencialaoconhecimentodaorga- niza~aoefuncionamentodo6rgHo?

k) Codocumentoessencial~compressHodasleis,regu-

lamentoseoutrosatoslegaisqueregemofunciona- mentodo6rgHo?

I) osdocumentosconteminforma~~essobreapolitica, asatividades,oprccessodecis&iodo6rgBo?

m) os documentos foram produzidos por uma unidade administrativaquedesenvolveatividadefim?

n) OS documentos apresentam lacunas suscetiveis de comprometersuacomprens8o?

0) os documentos se encontram em &ado de con- selva@osatisfat6do?

5.2Quantoaovalorhis16rico:

a) OS documentos apresentam inforrna~des relevantes sobrao(s)tema(s)abordado(s)?

b) osdocumentoscont&minlonna~esdsvalorcientifico outecnol6gico?

c) o6rgBopossuiumarquivopermanentequecustodie documentossemelhantesBquelesob)etodaan~lise?

6 Documentos de guarda permanente

Nestegrupodevemestarinseridososdocumentosdevalor probat6rio. relativosdireitos, tantodepessoasfisicasoujuri-

dicas, coma decoletividade, eosdecoletividade, eosdeva-

lorinformativosobrepessoas,fatosoufen8menos,cujame- mbria. em termos histbricos, sejaconsiderada relevante. Em

rela@oBsinstitui~6sspriblicaseprivadas, aguardaperma- nentedeveabranger:

a) documentos referentes B origem, aos direitos e aos obje!ivosdainstitui@o;

Exemplos:

atosdecria@o(leis,decretos. resoluQ?s. etc.);

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. atosconstitutivos(estatutos,contratosscciais,etc.);

- documentosrelativosadireitospatrimoniais.

b) documentos qua rellitam a organizaflo a 0 de- senvolvimentodainstitui~5o.

Exemplos:

- todososatosquedigam respeitosorga”iza~Boeao

luncionamento da instituiqk (regulamentos,

rsgime”tos,etc.);

- pianos, projetos e programas qua tratem das atividades-fimdainstitui@o;

- gr~ficicos(organogramas,fluxogramas, etc.);

- acordos. convknios, etc.:

- ataserelat6riosdadir~o, etc.;

correspond&ncia, em geral, qua trate nHo s6 de atividades-fins da institui@o, coma da delega$Ho dopcder,etc.

c) registrosvisuaisousonorosquereflitamfatosdavida dainsttlui@io;

Exemplo:

- programasaudiovisuais,fotos, filmesefitassobre comemora@es, solenidades, obras, etc.

d) documentosquefinamjurisprud&ncia;

Exemplo:

. parsceres”om~ativos. sobretudoaquelesque,apre- ciadosjudicialouadministrativamente,lenham ca-

racteristicasinovadorasn8oencontmdasnostextos legais, eporissoconstituamprecedente.

e) documentosconcementes B administra@o de pes-

soal

Exemplo:

acordosereajustessalariais,planosderemunera~~o eclassifica$5oddecargos, etc.

f) documentos que respondam a quest6es tBcnico-

cientificas relativas As atividades especificas da

institui@o;

Exemplos:

projetos pesquisas, marcase patentes. plantas, etc.;

todaprodu@oi”telectual(registrosesc~itos, sonoros e visuais.

4 NBR 10519/1988

g) documentosdedivulga@ooudepromo~8odainsti- tui@o, dos quais urn exemplar, pelo menos, deveser guardadocomoamostra.

Exemplo:

lolhetos. fotos, boletins, formulArios, caltazes, convk?s.

h) documentoscujascaracteristicas extrinsecassejam devalorattlsticoecultural;

Exemplo:

- documentos contendo vinhetas, iluminuras, cali- grafiasespaciais, ortografiasobsoletas,etc.

7 Documentos de guards temphria

Naguardatranslt6ria,ondeprevaleceointeresseadministrativo paradeterminatovalordeinforma~Beseporconseguinteo

prazodereten@o, estkincluidos:

a) documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros;

b) documentoscujostextostenhamsidoimpressosem suatotalidade;

c) documentos cujos elementos essenciais se acham

racapituladosemoutros;

dj exemplares de urn mesmo registro audiovisual que

apresentemrapati~Hodainforma@oequalidadet&- nicainferior;

e) c6piaseduplicatascujosoriginaiss~odesiinados B guardapa”na”e”te;

f) documentos qua, mesmo originais, d&m interesse administrativosomentepordeterminadopetiodo;

g) documentossujeitosaprazos presctiionais.

8 Documantos de guarda eventual

OsdocumentosdeguardaeventualsHoaquelesdeinteresse

passageiro, detratoeefeitoimediato,isloB,semvaloradmi- nistrativo,juridicoou hist6rtco.

Exemplo:

- convites recebidos. material de divulga@o de terceiros,correspond&nciadecongratula~des,etc.

9 Recomenda@es

Comoorienla~Hodenaturezageral,naaplica~odecritCn~& avalia@o, incluem-seasseguintesrecomenda@es:

a) coma provid&ncias preliminares:

obter, paraodesenvolvimentodasatividadesligadas

Bavalia@o,todo o apoiopossivelda administra@o superior(Orgaoaqueesta.subordinadooarquivo):

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NBR10519/1988,

- conheceraestNturaeofuncioMmentodainsta”~o aqueest&subordinadooarquivo,isto6,suasinter- rel@es orgkicas, considerando, inclusive, sua

evolu~ohii6rica;

- destacar OS 6rgHos de posicionamento superior B escalahier&quicaorganizacionaldainstftui~o, ha- javistaaimpott~nciaquedevemler,paraavalia~~o,

osdocumentosnelesproduzidoserecebidos;

- conhecerasatividadestipicasreferentesBsv6das fasesdoarquivamento;

- obterinformaF~essobreosistemadeclassifica~~o

dostiposeassuntosdosdocumentos;

- reunirdadosquantoAnaturezadadocumenta@o, exist6ncia ou n&o de classifica@o par assunto, quantidade e freqDCncia de “so, condi@es de ar-

mazenamento, estadode conserva@o, existFtncia dematrizes,espaFoocupado,custodemanute~o

dadocumenta~~oetaxadecrescimentoanual;

- realizar levantamento da todos OS atos 0” a@es referentes ~elimina~Hoefetuadaanteriormentena

institui@o;

I - estabeleceroperfildos usu&riosdoarquivo;

b) parao trabalhodeavalia@o:

_ estabelecerdata-limiteparaaguardapermanente. oombasenohist~limdain~~,sobretudo,quando ha impossibilidade de avaliar todo o acarvo

dGAKMltal;

- utilizar,nocasodedocumenta~ooemavanFadoestado

de deteriora@o, meios de reprodu@o, tais como

microfilmes, videocassetes, etc., bemcomooutras medidasdeprote@oquesefiierem necessdrias;

. considerarfltasdecomputador,documentossonoros

em geral, fotografias. filmes, etc., passiveis de avali@o;

. provocaraparticipa@odosusu?Sxnasdecis6es tomadas em decorrBncia de avalia@$ mediante

publica@odatabeladetemporalidade, poredital, circular,etc., antesdaconcratiza@odasmedidas aliindicadas,notadamenteasdeelimina@o;

- levaremconsideraFBo,quandodoestabelecimento doprazomfnimoparaatransfer&ncia, acapacidade

dearmazenagemdearquivointermedi8do;

- efetuarlevantamentodabibliografianecess~riaao

desenvolvimentodaatividadedeavalia~o;

- consultatabibliografialevantada.