Na verdade, a assembléia será MISTA, pois finalizará com a assembléia presencial.

Como é uma novidade, vamos detalhar um, pouco mais o funcionamento e os cuidados. Por isto, deve-se cercar do máximo de garantias para evitar problemas futuros de impugnação.1-) Aconselhamos a convocar uma Assembléia Extraordinária para apresentar o funcionamento e que seja votada e aprovada a implantação do sistema Virtual.2-) O sistema terá , além do fato do propritário ter utilizado seu LOGIN e SENHA, e o sistema identificar e guardar o IP da conexão, mais duas outras garantias, que poderão ser utilizadas, desde que a maioria aprove. A) TERMO DE ANUENCIA PREVIA – Este documento substitui as procurações emitidas para cada assembléia virtual, e não impede que o proprietario utilize a procuração, mesmo tendo assinado a Anuência Prévia. Como é uma novidade, pode ser que haja questionamentos quanto a sua utilização, por isto cada condominio decide se habilita ou não este documento. A habilitação é feita no cadastro de condominios, onde se define também o MODELO do documento.

B) PROCURAÇÂO: Quando o sindico cria uma nova assembléia, irá indicar os dados dos possíveis procuradores , que estarão no dia da assembléia PRESENCIAL. Quando o proprietário votar pelo web-site, o sistema enviara um email para que ele replique e valide o seu voto. Anexo no email será enviada a PROCURAÇÃO, constando sua intenção de voto, para que assine envie para o procurador ou para o sindico.

A sequência de funcionamento é a seguinte: A- O sindico CRIA a assembléia virtual, marcando o tipo(Ordinaria ou Extraordinaria), indicará a data final de discussão, a data final para votação virtual e a data da assembléia presencial. Ira selecionar o MODELO de CONVOCAÇÃO, pois o sistema emitirá e enviará automaticamente para todos os proprietários. Incluirá também os TOPICOS , podendo incluir imagens ou documentos que farão parte das discussões. Assim que o sindico(ou conselho) salvar e marcar como habilitada, o sistema enviara email para todos comunicando que foi aberta a assembléia virtual. B- Inicado o Forum, os moradores com permissão de acesso, visualizarão co comentarios, e responderão. Para que os moradores não precisem entrar a todo momento no site, sempre que alguem comentar algum topico, o sistema envi email para todos comunicando.

C- Quando o periodo de discussões finalizar, o sindico clicara no Status, mudando para EM CONVOCAÇÃO, e neste momento indicará as OPÇÕES DE VOTO de cada topico, e a convocação será criada e enviada por email. D- Inicia-se a votação, e um relatório com a posição parcial dos votos fica disponível para que o sindico visualize diariamente. E- Finalizado o periodo de votação, o sistema desabilita os botões para voto, e ai só será possivel votar comparecendo na Assembléia Presencial.

*Durante o periodo de votação, o morador poderá trocar o voto, pois o sistema guardará esta informação e envirá novamente o email para que valide a troca e gerará nova procuração(se for o caso).

Para que fique mais claro, vamos fazer um passo a passo, com as imagens, nos quadros abaixo.

Caso o proprietário queira emitir o Termo de anuência, basta clicar

aqui, que o sistema emitira já com os dados do cadastro. Caso falte

alguma informação, vai solicitar e já atualiza o cadastro

O sindico entra em CADASTRAR, para criar uma nova assembléia

Neste local digita um nome para a Assembléia

Digita as datas(discussão,

votação e assembléia Presencial)

Escolheo TIPO de Assembleia

Digita as datas(discussão,

votação e assembléia Presencial)

Digita as datas(discussão,

votação e assembléia Presencial)

Escolhe o modelo de Convocação

Digita o nome do TOPICO

Faz uma descrição daquele tópico,

explicando os detalhes do que será discutido

Clica no sinal de + para incluir o item, e repete a operação

para os outros topicos

Por ultimo cadastra os possiveis procuradores.

Caso o nome já tenha sido cadastrado, o sistema trara os dados automaticamente

Clique para GRAVAR a nova

assembléia

Quando Marcar como

HABILITADA, o site Comunica a

todos

O SITE enviará email para todos os moradores, comunicando

que o sindico abriu uma NOVA ASSEMBLEIA

Na opção CONSULTAR, visualiza as Assembleias

abertas

Clicar no NOME para abrir as opçoes

Clicando no Topico, abre os comentarios

já feitos pelos participantes

Podera comentar, licando em

RESPONDER TOPICO

Podera comentar, licando em

RESPONDER TOPICO

Escreva o texto de seu

comentario

Quando clicar no sinal de + , o site Grava o comentario , e

envia email para TODOS, comunicando que o morador

tal, postou comentario no topico, para que não seja necessário entar no site a toda hora, para saber se

hopuve comentarios

O site enviara automaticamente email para todos, avisando que o morador

postot comentario, para que não precise entrar todo dia para verificar

O sindico pode incluir as OPÇOES DE VOTO, clicando na ferramenta

No campo DESCRIÇÀO, coloca a opcáo de voto,

e clica no sinal de + para incluir

Quando o Status mudar para EM CONVOCAÇÃO, o site emitirá a convocação,

enviara por email, e comunica todos que a

votaçao virtual está aberta

Com a votação aberta, basta clicar no botão

de VOTOVai mostrar no quadro

qual a unidade esta votandoClica na opçao da

FORMA como vai ser representado

Caso escolha PROCURAÇÃO vai abrir a caixa para escolher o

ProcuradorEm cada topico, deve clicar na

opção escolhida

Terminando de marcar, clicando em SALVAR, os

votos serão salvos e o site envia o email de confirmação

O site envia email com a opção dos votos que deu

Neste local, basta clicar para VALIDAR

o voto

Anexo no email, já envia a Procuração preenchida,

bastando apenas imprimir, assinar e enviar ao sindico ou

ao procurador

Clicando neste botão, o sindico pode visualizar a RELAÇÃO DE VOTOS, para ir acompanhando

Clicando no icone, pode imprimir a

relacão

Clicando neste icone, pode ver a RELAÇÃO

DETALHADA dos votos

Por ultimo, depois que ocorrer a assembléia

PRESENCIAL, o sindico muda o status para

FINALIZADA