Zarządzenie finansami UMOWY 2017

Warszawa, 27.09.2017

Akcja 2 - Partnerstwa strategiczne

na rzecz edukacji dorosłych

Dokumenty

1. Przewodnik po programie Erasmus+ na rok 2017

2. Warunki szczegółowe umowy finansowej

3. Załącznik I: Warunki ogólne umowy finansowej

4. Załącznik III: zasady finansowe i umowne

5. Załącznik IV: stawki mające zastosowanie w umowie

6. Najczęściej zadawane pytania - Zagadnienia finansowe dotyczące projektów zatwierdzonych do realizacji w ramach Akcji 2. Partnerstwa Strategiczne

http://erasmusplus.org.pl/faq/#ogolne

Rola koordynatora

• odpowiada za realizację projektu zgodnie z umową;

• musi monitorować proces realizacji działań;

• pełni funkcję pośrednika we wszelkiej komunikacji między

beneficjentami a KE (Narodową Agencją)

• przygotowuje raporty i wnioski o płatność;

• przekazuje środki pozostałym beneficjentom (przelew):

- zaliczka/ refundacja/ inne;

• ponosi odpowiedzialność za dostarczanie wymaganych dokumentów

od wszystkich partnerów;

Kategorie budżetowe Koszty ryczałtowe

Zarządzanie projektem i jego wdrażanie PMI (Project management

and implementation)

Międzynarodowe spotkania projektowe TPM (Transnational project

meetings)

Rezultaty pracy intelektualnej IO (Intellectual outputs)

Wydarzenia upowszechniające rezultaty

pracy intelektualnej ME (Multiplier events)

Działania związane z uczeniem

się/nauczaniem/ szkoleniami LTT (Learning, teaching and

training activities)

Koszty rzeczywiste

Wsparcie uczestników projektu ze

specjalnymi potrzebami

SN (Special needs support)

Koszty nadzwyczajne EC (Exceptional costs)

Koszty ryczałtowe

• rzeczywiście wykorzystane lub wytworzone w okresie trwania

projektu, zgodnie z umową finansową;

• niezbędne do celów realizacji projektu lub wytworzone w

ramach projektu;

• wydatki w ramach kosztów ryczałtowych muszą poddawać się

identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte

odpowiednią ewidencją i dokumentacją źródłową.

Zarządzanie projektem i jego wdrażanie

Koszty związane z zarządzaniem, takie jak: • koszty administracyjne; • wynagrodzenie koordynatora, księgowej, innych osób zaangażowanych w projekt (za prace administracyjne); • koszty związane z działaniami projektowymi w swojej instytucji; • koszty związane z promocją projektu; • pozostałe koszty związane z realizacją projektu.

liczba miesięcy x stawka ryczałtowa

• 500 EUR/m-c dla koordynatora;

• 250 EUR/m-c dla organizacji partnerskich.

Maksymalnie 2750 EUR/m-c na projekt.

Dokumenty potwierdzające:

- opis, w raporcie końcowym, zrealizowanych działań i wytworzonych rezultatów;

- wytworzone rezultaty umieszczone na Platformie rezultatów projektów Erasmus+.

Międzynarodowe spotkania projektowe

Wszelkie koszty związane z udziałem w spotkaniu osób formalnie powiązanych z beneficjentem (pracownik organizacji, wolontariusz, osoba ucząca się w organizacji beneficjenta) – podróż, zakwaterowanie, wyżywienie, przejazdy lokalne, ubezpieczenie, itp.

liczba uczestników x stawka ryczałtowa

• 575 EUR/uczestnik – podróż 100-1999 km

• 760 EUR/uczestnik – podróż powyżej 2000 km

Dokumenty potwierdzające:

- zaświadczenie z organizacji przyjmującej potwierdzające uczestnictwo w spotkaniu, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą oraz daty jego rozpoczęcia i zakończenia;

- w przypadku podróży z/do innego miejsca niż organizacja wysyłająca/przyjmująca, prowadzącej do zmiany przedziału odległości, bilety podróżne lub faktury/rachunki potwierdzające trasę przejazdu;

- dowód obecności na spotkaniu – lista podpisana przez uczestników i organizację przyjmującą (nazwa, data, miejsce spotkania oraz imię, nazwisko, a także nazwa i adres jego organizacji wysyłającej);

- szczegółowy program i inne dokumenty wykorzystane podczas spotkania.

Rezultaty pracy intelektualnej

Wynagrodzenie osób pracujących nad rezultatami pracy intelektualnej,

materiały do ich wytworzenia, inne koszty związane z rezultatami.

liczba dni pracy x stawka ryczałtowa (zał. IV)

Dokumenty potwierdzające:

- karta czasu pracy każdego pracownika ze wskazaniem stanowiska, dat i

łącznej liczby dni przeznaczonych na wytworzenie intelektualnych

rezultatów (karta powinna zostać podpisana przez pracownika i

przełożonego);

- potwierdzenie rodzaju powiązań pomiędzy pracownikiem a instytucją tj.

forma jego zatrudnienia, rodzaju umowy o pracę, wolontariat, na

podstawie oficjalnej ewidencji zatrudnienia w organizacji;

- potwierdzenie wytworzonych rezultatów intelektualnych.

Warunki dla Rezultatów pracy intelektualnej:

• We wszystkich przypadkach beneficjenci będą musieli wykazać

formalny związek z danym pracownikiem, bez względu na to, czy

dana osoba jest zaangażowana w realizację projektu zawodowo czy

jako wolontariusz.

• Charakter wykonywanych działań w projekcie powinien być zgodny z

regularnym zakresem działalności tejże instytucji.

• Karta czasu pracy – tylko rzeczywisty czas pracy.

• Raportowanie całkowitej liczby dni.

Warunki dla Rezultatów pracy intelektualnej c.d.:

• Pokrycie kosztów w kategorii osób zarządzających i pracowników

zapewniających wsparcie administracyjne przewidziane zostało w ramach

kategorii Zarządzanie projektem i jego wdrażanie.

Koszty tych pracowników będą mogły być pokryte w ramach kategorii RPI

wyłącznie gdy o nie wnioskowano i gdy zostały zatwierdzone przez NA.

• Osoby pracujące dla Beneficjentów na zasadzie umów o świadczenie usług,

np. tłumaczenie, projektowanie stron, nie są uznawane za pracowników

organizacji. Te koszty mogą być zakwalifikowane w ramach kategorii

budżetu Koszty nadzwyczajne (koszty związane ze zleceniem

podwykonawstwa usług które, z uzasadnionych powodów, nie mogą być

świadczone przez organizacje uczestniczące w projekcie).

Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej

Koszty związane z organizacją wydarzenia w kraju beneficjenta, partnera stowarzyszonego oraz siedzibach instytucji UE m. in.:

• wynajem sali i sprzętu, poczęstunek,

• materiały konferencyjne i szkoleniowe,

• wynagrodzenie prelegentów i obsługi,

• pobyt uczestników (z wyłączeniem kosztów podróży i utrzymania

przedstawicieli uczestniczących organizacji zaangażowanych w projekt).

liczba uczestników spoza organizacji partnerskich x stawka ryczałtowa

• 100 EUR/uczestnik lokalny;

• 200 EUR/uczestnik zagraniczny.

Maksymalnie 30 000 EUR na projekt.

Dokumenty potwierdzające:

- lista podpisana przez uczestników (tytuł, data i miejsce wydarzenia oraz imię, nazwisko, nazwa i adres organizacji wysyłającej, jeśli będzie miało to zastosowanie);

- program wydarzenia i ewentualnie inne dokumenty.

Działania związane z uczeniem się / nauczaniem /

szkoleniami Podróż Wsparcie indywidualne

• 20 EUR/os (dystans 10-99 km)

• 180 EUR/os (dystans 100-499 km)

• 275 EUR/os (dystans 500-1999 km)

• 360 EUR/os (dystans 2000-2999 km)

• 530 EUR/os (dystans 3000-3999 km)

• 820 EUR/os (dystans 4000-7999 km)

• 1300 EUR/os (dystans od 8000 km)

liczba dni działania (+ ew. 2 dni podróży) x stawka

Wysokość stawki zgodnie z Załącznikiem IV.

Dokumenty potwierdzające

- zaświadczenie z organizacji przyjmującej potwierdzające uczestnictwo w spotkaniu z podaniem

imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i

zakończenia;

- w przypadku podróży z/do innego miejsca niż organizacja wysyłająca/przyjmująca, co będzie miało

wpływ na zmianę dystansu, bilety podróżne lub faktury/rachunki potwierdzające trasę przejazdu.

W odpowiednio uzasadnionych wyjątkowych przypadkach, gdy dokumenty nie będą mogły być

dostarczone ze względu na posiadanie ich przez stronę trzecią – oświadczenie beneficjenta oraz

organizacji przyjmującej o miejscu wyjazdu i przyjazdu.

Wsparcie językowe:

łączna liczba uczestników x ryczałtowa stawka jednostkowa (zał. IV)

Dokumenty potwierdzające :

- zaświadczenie podpisane przez organizatora kursu z podaniem imienia i

nazwiska uczestnika, nauczanego języka, jak również formatu i czasu

trwania lub

- faktura/rachunek za zakup materiałów służących podczas kursu

językowego (nazwa języka obcego, nazwa i adres podmiotu

wystawiającego, kwota, waluta, data wystawienia) lub

- w przypadku kursu zapewnionego przez beneficjenta: oświadczenie

uczestnika opatrzone datą i podpisem uczestnika, z podaniem imienia i

nazwiska uczestnika, nauczanego języka oraz formatu i czasu trwania.

Rozporządzenie Ministra Finansów z 16.12.2016 r.:

• Zarządza się zaniechanie poboru podatku dochodowego od osób

fizycznych od dochodów osób fizycznych z tytułu stypendiów

otrzymywanych w ramach programu „Erasmus+” (…).

• Zaniechanie (…) ma zastosowanie do dochodów (przychodów)

uzyskanych od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia 31 grudnia 2018 r.

Decyzję odnośnie niewykorzystanych środków z ryczałtów

pozostawiamy beneficjentowi.

Można sfinansować z nich wszystko, co jest niezbędne do

właściwej realizacji projektu.

Koszty rzeczywiste

• rzeczywiście poniesione przez beneficjenta;

• poniesione (czyli wystawione i opłacone) w okresie ustalonym w

umowie finansowej;

• określone w planowanym budżecie ustalonym w Załączniku II lub

zakwalifikowane na skutek przesunięć pomiędzy kategoriami;

• muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności

będą zaewidencjonowane w systemie księgowym organizacji

beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowości

właściwymi dla danego kraju oraz będą traktowane zgodnie z

obowiązującymi rutynowymi praktykami w jego organizacji;

Koszty rzeczywiste c.d.

• poniesione w związku z realizacją projektu i niezbędne do jego

realizacji;

• poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów

podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie

którym będzie ich dotyczył;

• racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadami należytego

zarządzania finansami, w szczególności oszczędności

i efektywności;

• niepokryte udziałem ryczałtowym w dofinansowaniu,

z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych.

Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi

potrzebami

Koszty dodatkowe, bezpośrednio związane z niepełnosprawnymi

uczestnikami i osobami towarzyszącymi począwszy od 61. dnia ich

pobytu.

Dofinansowanie 100% kosztów kwalifikowanych.

Dokumenty potwierdzające:

- faktury/rachunki dokumentujące poniesienie kosztów wraz z

dowodem zapłaty, z podaniem nazwy i adresu podmiotu

wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia.

Koszty nadzwyczajne

Dofinansowane 75% kosztów kwalifikowalnych.

• poodwykonawstwo usług, które nie mogą być świadczone przez

organizacje uczestniczące w projekcie.

• koszty amortyzacji sprzętu (za wyjątkiem zwykłego sprzętu

biurowego lub zazwyczaj wykorzystywanego przez organizacje

uczestniczące).

• koszty związane z wystawieniem gwarancji finansowej.

• koszty podróży uczestników z najbardziej oddalonych regionów oraz

krajów i terytoriów zamorskich - dofinasowane 80% kosztów

kwalifikowanych.

Maksymalnie 50 000 EUR na projekt (z wyłączeniem kosztów gwarancji

bankowej).

Koszty nadzwyczajne – dokumenty potwierdzające:

• podwykonawstwo: faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty i daty wystawienia;

• koszty związane z amortyzacją: dowód zakupu, najmu lub leasingu sprzętu (faktury/rachunki) zgodny z ewidencją księgową beneficjenta, z poświadczeniem, że koszt został poniesiony w okresie ustalonym w umowie finansowej oraz może zostać uwzględniony stopień rzeczywistego wykorzystania dla celów realizacji projektu. Kwoty do rozliczenia muszą być zgodne z zasadami amortyzacji sprzętu;

• gwarancja finansowa: potwierdzenie poniesionych kosztów przez podmiot do tego upoważniony (nazwa i adres podmiotu udzielającego gwarancji, kwota, waluta oraz koszt gwarancji, a także data i podpis reprezentanta prawnego podmiotu wystawiającego gwarancję);

• w przypadku kosztów podróży uczestników podróżujących z najbardziej oddalonych regionów oraz krajów i terytoriów zamorskich: dowód zapłaty na podstawie faktur/rachunków (nazwa i adres podmiotu wystawiającego, kwota, waluta i data wystawienia).

Do każdego dokumentu należy dołączyć potwierdzenie zapłaty.

Polityka kursowa

• Przelewy z NA będą dokonane w walucie EUR.

• Rachunki bankowe koordynatora mogą być prowadzone w EUR lub PLN.

• Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie EUR.

Wszelkie przeliczenia na walutę EUR kosztów

rzeczywistych poniesionych w innych walutach niż EUR,

będą dokonane przez beneficjentów z zastosowaniem

miesięcznego kursu wymiany KE (InforEuro),

obowiązującego na dzień podpisania umowy przez

ostatnią z dwóch stron.

W przypadku kosztów ryczałtowych beneficjent może

stosować inną politykę kursową, zgodną z zasadami

przyjętymi w swojej instytucji.

Przesunięcia pomiędzy kategoriami

1. Zwiększenie do 20% kategorii:

- Międzynarodowe spotkania projektowe;

- Rezultaty pracy intelektualnej;

- Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej;

- Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami;

(przesunięć można dokonywać z każdej kategorii za wyjątkiem

Wsparcia uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami).

2. Pomniejszenie danej kategorii, z której jest dokonywane

przesunięcie, jest możliwe tylko o maksymalnie 20%.

3. Dowolne przesunięcia z każdej kategorii do kategorii Wsparcie

uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami, nawet jeśli

żadne środki w tej kategorii nie zostały przyznane;

4. Dowolne przesunięcie z każdej kategorii (poza Wsparciem

uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami) do kategorii

Koszty nadzwyczajne WYŁĄCZNIE na pokrycie kosztów wystawienia

gwarancji finansowej wymaganej przez NA.

5. Przesunięcia wykraczające poza powyższe zasady możliwe są po

uzyskaniu zgody NA i podpisaniu aneksu do umowy.

Przesunięcia pomiędzy kategoriami c.d.

System Mobility Tool

• Raportowanie odbywać się będzie w systemie Mobility Tool;

• beneficjent będzie mógł na bieżąco uzupełniać dane w systemie w trakcie trwania projektu;

• kwoty kategorii ryczałtowych będą naliczane automatycznie z uwzględnieniem stawek KE.

KONTROLE FINANSOWE PROJEKTÓW Kontrola raportu przejściowego: • dotyczy umów z więcej niż jedną płatnością zaliczkową i projektów

finansowanych na zasadzie refundacji;

• ma na celu wypłatę kolejnej płatności zaliczkowej lub raty refundacyjnej;

• obejmuje weryfikację raportu wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w kategorii Kosztów nadzwyczajnych.

Kontrola raportu końcowego: • dotyczy wszystkich umów;

• ma na celu ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania (płatność końcowa lub wezwanie do zwrotu);

• obejmuje weryfikację raportu wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w kategorii Kosztów nadzwyczajnych.

Kontrola szczegółowa tzw. kontrola zza biurka: • dotyczy wytypowanych umów;

• ma miejsce po zakończeniu kontroli rutynowej raportu końcowego;

• obejmuje analizę raportu końcowego wraz z kopią dokumentacji potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii.

KONTROLE W SIEDZIBIE BENEFICJENTA

Kontrola na miejscu podczas działania:

• dotyczy wytypowanych umów;

• ma na celu sprawdzenie realności i poprawności realizacji działań;

Kontrola na miejscu po zakończeniu działania:

• dotyczy wytypowanych umów;

• ma na celu ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej;

• obejmuje raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych, a także ewidencję księgowa beneficjenta dot. realizacji projektu.

NA ma prawo przeprowadzić kontrolę specjalną, z uwagi na zauważone

problemy, zgłoszone nieprawidłowości, itp.

BUDŻET

Jeżeli budżet zawiera koszty nadzwyczajne, to w zakładce z podsumowaniem budżetu należy zamieścić komentarz w odniesieniu do wszystkich kosztów nadzwyczajnych tj. informację nt. kwalifikowalności podatku VAT, zasad amortyzacji, wartość zastosowanego kursu do przeliczenia wydatków w innej walucie na EUR.

BUDŻET

Często popełniane błędy

• brak wyjaśnienia w przypadku podróży z/do innego miejsca niż miejsce siedziby organizacji wysyłającej/przyjmującej;

• zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut;

• brak rachunków/faktur, potwierdzeń płatności do kosztów rzeczywistych;

• dokumenty finansowe wystawione poza okresem uprawnienia (dot. kosztów rzeczywistych);

• brak deklaracji w sprawie VAT, brak opisu zasad amortyzacji w raporcie finansowym;

• brak podpisów uczestników oraz nazwy i adresu organizacji wysyłającej na liście obecności wymaganej w kategorii Wydarzeń upowszechniających.

Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania

programu Erasmus+ nie zwalniają z obowiązku

stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o

finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy

przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i

skarbowej.

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Al. Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa

tel.: 22 4631 000

Rozliczenia Finansowe Projektów Partnerskich:

Sylwia Stanios tel. 22 4631 136, sstanios@frse.org.pl

Anna Myrcha tel. 22 4631 142, amyrcha@frse.org.pl

Izabela Lubiak–Belter tel. 22 4631 145, i.lubiak-belter@frse.org.pl

Joanna Kaszewska tel. 22 4631 147, jkaszewska@frse.org.pl

Marcin Żółcik tel. 22 4631 141, mzolcik@frse.org.pl

Małgorzata Sztarbała tel. 22 4631 134, msztarbala@frse.org.pl