Muudatuste ja arenguprojektide juhtimine · 2019. 12. 5. · Muudatuste ja arenguprojektide juhtimine / 2019-12-06 / TÜ - LTAT.05.002 Analüütik (4) WebMedia Koordinaator TÜ Kliinikumi

Kui on tahe, on ka võimalus!

Erkki Leego

(1/48)

http://PollEv.com/erkkileego

Muudatuste ja arenguprojektide juhtimine / 2019-12-06 / TÜ - LTAT.05.002

Muudatuste ja arenguprojektide juhtimine

Erkki Leego

juhtivpartner

Leego Hansson


Erkki Leego

(2/48)



Arenduse juhtimine

Põhialused:

• Selge ja mõõdetav lähteülesanne

• Professionaalsed koostööpartnerid

• Asjatundlik tellija osalus ja –järelevalve

• Arendusprotsessi õige juhtimine

• Jätkusuutlik dokumentatsioon


Erkki Leego

(3/48)



Arenduse üldine protsess

• Tarkvaraarenduse 4 üldist etappi (tellija vaade)

– Analüüs ja disain

– Arendus

– Testimine

– Juurutus

• Selle kõrval suured teemad:

– Projektijuhtimine

– Dokumenteerimine

– Infrastruktuuri rajamine

– Kasutajakoolitus

– Edaspidine hooldus ja edasiarendus


Erkki Leego

(4/48)


Agiilne- vs. koskarendus


•Allikas: http://www.guerillaprojectmanagement.org/

•Koskarendus

•Allikas: Vikipeedia

• Kasutaja vajab prototüüpe!


Erkki Leego

(5/48)


Arendusprotess

Arenduste juhtimise meeskond

Valdkonna juht

Projektijuht

Analüütik

Järelevalve

Kasutajad

Lähteülesande koostamine

Hanke läbiviimine

Analüütik Hankejuht

Arendusprojekti läbiviimine

Töörühmade liikmed

Tulemuse vastuvõtmine

Analüütik

KasutajadProjektijuht Arendajad

EksperdidVajadusel täiendavad

eksperdid

Järelevalve

Projektimeeskond Töörühmadeliikmed

Projektijuht

Projektijuht

Juht-rühm

Arendaja juht

Projektrühm

Projekti meeskond

IT juhtValdkonna spetsialist

Valdkonna spetsialist

IT juht

Analüütik

Tellija esindaja

Arendaja

Oma töötaja

LegendAnalüütik

IT juht

Põhialused:

– Selge ja mõõdetav lähteülesanne

– Professionaalsed koostööpartnerid

– Asjatundlik tellija osalus ja –järelevalve

– Arendusprotsessi õige juhtimine

– Jätkusuutlik dokumentatsioon



Erkki Leego

(6/48)


Väga suure projekti meeskond


Analüütik (4)WebMedia

Koordinaator TÜ Kliinikumi IT

arendusosakonna juhataja

Projektijuht (1,5)TÜ Kliinikum

Peaarhitekt (1)Seitse pluss seitse

Projektijuht (1)WebMedia

Juhtrühm (2)TÜ Kliinikum

Projektrühm (Vastuvõtt, Kassa, Admin)

Meditsiini töörühmad

Arhitekt (1)WebMedia

Arendajad (4)WebMedia

Analüütik (3)TietoEnator Eesti

Projektijuht (2 x 0,5)

TÜ Kliinikum

Projektijuht (1)TietoEnator Eesti

Projektrühm (Ravi, Kommunikaator)

Arhitekt (1)TietoEnator Eesti

Arendajad (4)TietoEnatorEesti

Analüütik (2)MicroLink Eesti

Projektijuht (0,5)TÜ Kliinikum

Projektijuht (1)MicroLink Eesti

Projektrühm (Arveldus)

Arhitekt (1)MicroLink Eesti

Arendajad (4)MicroLink Eesti

Pro

jektrü

hm

(A

rhite

ktu

ur)

Nõukogu (3)TÜ Kliinikum

Vastuvõtt (2)

Arstid (10) Õed (9)Raviarveldus

(5)Meditsiini statistika

(5)Ökonoomika

(2)

Juhtrühm (1)TietoEnatorEesti

Juhtrühm (1)MicroLink Eesti

Juhtrühm (1)WebMedia,

Nõukogu (1)TietoEnatorEesti

Nõukogu (1)MicroLink Eesti

Nõukogu (1)WebMedia,

Nõukogu (1)Seitse pluss seitse

Juhtrühm (1)Seitse pluss seitse


Erkki Leego

(7/48)


Muutuste juhtimine ja sotsiaalse mõju haldamine

• Kirjelda uut süsteemi ja tema eeliseid– Määratle võtmeisikud, eelised ja peamised eesmärgid

• Halda muresid ja võimalikke takistusi– Näe ette töökohtade ja tööfunktsioonide muutusi

– Halda turvalisuse ja privaatsuse teemasid

– Väldi võimalikke pingeid

• Visanda arendusprotsess– Esitle projekti ajakava

– Paku protsess otsuste langetamiseks

– Leia viis võtmeisikute kaasamiseks



Erkki Leego

(8/48)


Vastutuse jaotus

• Projektijuht vastutab projekti edenemise eest ja teeb endast oleneva igas projekti etapis, et tulemus oleks hea ja õigeaegne. Ta koordineerib koostööd, et vajalikud tööd saaks õigeaegselt teostatud, vajadusel delegeerib ülesanded projektrühma liikmete vahel

• Juhtrühma ülesanne on tagada projekti järelevalve ja edenemine vastavalt projektiplaanile ning võtta vastu projekti põhimõttelisi otsuseid, kinnitada tulemusi ja dokumente



Erkki Leego

(9/48)


Juhtrühma ülesanded

• Valida projekti läbiviimise korraldus• Otsustada projekti eelarve• Kinnitada tööd, ajakava ja nende muudatused• Jälgida eelarvest kinnipidamist• Jälgida ajaplaanist kinnipidamist• Kinnitada vahearuanded• Kinnitada tööde lõpptulemuse planeeritule

vastavus– Allkirjastada tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid

• Lahendada osapoolte vahelised vaidlused



Erkki Leego

(10/48)


Juhtimise väljakutsed

• Juhtrühma ei ole

• Juhtrühmal ei ole piisavalt aega või huvi

• Infopuudus või info üleküllus– Pidev tunne, et ei hooma tervikut

– Visuaalsed tervikut kirjeldavad joonised üliolulised

– „Helikopteri vaate“ jätkusuutlikkus vajab spetsiaalset töökorraldust

• Otsuseid ei julgeta teha või tehakse pealiskaudselt– Dilemma – kuna sekkuda ja kuna mitte sekkuda

– Hea projektijuhi vastu tekib „pime usaldus“



Erkki Leego

(11/48)


Projektide üldine koordineerimine

• Projektide portfell vajab regulaarset ülevaatamist

– Iga projekti hetkeseisu hindamine

• tähtaeg, tulem, eelarve

• probleemide ülevaade

• järgmised sammud

• Portfelli muutused ja vajadusel ümber prioriseerimine



Erkki Leego

(12/48)


Arenduse dokumenteerimine



Erkki Leego

(13/48)


Rusikareeglid dokumenteerimisel

• Kogutud teadmised ja otsused ei tohi kaduma minna!

• Mida pole kirjas, seda pole olemas!

• Tervik peab säilima, st. mis on tervik ja kus hetkel ollakse!



Erkki Leego

(14/48)


Analüüsi eesmärk

• Veenduda, et arendaja ja tellija on tellija äriprotsessidest ja vajadustest ühtemoodi aru saanud

• Ühiselt kokku leppida lahendus, kuidas päriselu äriprotsessid üle kanda infosüsteemi konteksti või olemasolevat lahendust täiendada



Erkki Leego

(15/48)


Analüüsietapid

Esialgne ärivajadus ja mõjuanalüüs

(Tellija)

Lähteülesanne

(Tellija & Analüütik)

Detailsemad arendusspetsifikatsioonid

(Analüütik, konsulteerib Tellijaga)



Erkki Leego

(16/48)


Arendusvajaduse visandamine

• Eesmärk– Mida me tahame saavutada?

– Kuidas see arendus meie elu paremaks teeb?

• Põhinõuded– Millistele tingimustele peab tulemus vastama?

• Mõju hinnang– Milliste kasutajate töö muutub?

– Kuidas protsess muutub?

• Kasuanalüüs– Hinnangud aja, finantside ja kvaliteedi muutustele



Erkki Leego

(17/48)


Spetsifikatsiooni eesmärk

• Kirjeldada soovitud funktsionaalsus üheselt mõistetavas struktureeritud vormis

• Kirja pandud teadmust taaskasutada arenduse erinevates etappides:

– Arendaja loob funktsionaalsuse spetsifikatsiooni järgi

– Testija testib funktsionaalsust spetsifikatsiooni vastu

– Tellija võtab arenduse vastu spetsifikatsiooni alusel

– Spetsifikatsioon aitab süsteemidokumentatsiooni ja juhendite koostamisel



Erkki Leego

(18/48)



Spetsifikatsiooni osad

Äriline lahendus

• Sissejuhatus– Eesmärk– Mõisted– Skoop

• Seotud rollid ja kasutajad• Nõuded

– Funktsionaalsed nõuded– Mittefunktsionaalsed

nõuded

• Kasutuslood– Protsessid ja andmed

Tehniline lahendus

• Süsteemiloogika

• Andmebaas

• Kasutajaliides


Erkki Leego

(19/48)


Visuaalne kasutuslugu



Erkki Leego

(20/48)


Dokumentide loetavus

• Lühikesed, kiiresti hoomatavad, järjepideva loogikaga, visuaalselt ilmekad


ANDO BIPA OPPA

Puudulik 8 6

Osaline 6 6

Piisav 9 9 3

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Osakaal

IV etapi tulemite hinnangud


Erkki Leego

(21/48)


Koodi dokumenteerimine

• Eesmärk – tagada, et teine arendaja suudab efektiivselt mõista mida koodi abil püütakse saavutada ja milliseid nippe on kasutatud– Ülevaade programmi tööst

– Autori kontaktandmed

– Funktsiooni selgitused

– Valida elementide (nt. muutujate) nimed nii, et need peegeldaksid elemendi otstarvet

– Programmil peab olema loogiline struktuur ja lihtne loetavus (nt. „treppimine“)



Erkki Leego

(22/48)


Kasutajale mõeldes



Erkki Leego

(23/48)


Hea kasutatavuse omadused

1. Kerge õppida

2. Efektiivne kasutada

3. Kerge meelde tuletada

4. Vähe vigu

5. Meeldiv kasutada (fun)


http://www.wired.com/2014/05/formula-1-steering-wheels/


Erkki Leego

(24/48)


Veateated



Erkki Leego

(25/48)


Veateadete vajalikkus

• Veateated on kasutajaliidese oluline osa

• Veajuhtumid jäävad kasutajale hästi meelde

• Veateadete sõnastamine on kriitiline– Eriti algajate

kasutajate puhul



Erkki Leego

(26/48)


Hea veateate kriteeriumid

• Ära süüdista kasutajaid ja väldi vaenulikke sõnu

• Info selle kohta– Mis just juhtus ja

milline on olukord– Mida kasutaja peab

tegema, et viga kõrvaldada

– Kuidas tulevikus sellist viga vältida


1. Positiivse sõnastusega

2. Konstruktiivne

3. Täpne

4. Kasutajakeskne

5. Järjepideva formaadi ja asukohaga


Erkki Leego

(27/48)


Koolitused ja teadlikkuse tõstmine

• Kasutajate oskusest ja teadmistest sõltub, kui efektiivselt nad oma töös tehnoloogilisi abivahendeid kasutavad

• Enne tehnoloogia kasutamist tuleb veenduda kasutaja oskustes

• Koolitamine ja juhendamise eesmärk ei peaks olema õpetada konkreetset tehnoloogiat, vaid tõsta vastava tööalase tegevuse efektiivsust

• Näpunäide: hulk töötajate koolitus- ja juhendamisvajadusi selgub igapäevase kasutajatoe pakkumise käigus



Erkki Leego

(28/48)


Kompetentsuse arendamise viisid

• Koolituskursus

– Kõige kontsentreeritum viis teadmisi kasvatada ja oskusi arendada

• Sisekoolitused ja seminarid

– Oma töötaja läbiviidud koolituse eelis on olustiku ja inimeste tundmine

• Sisekommunikatsioon

– Sisemised teavitusloendid ja wiki-keskkonnad on efektiivne viis jagada näpunäiteid

• Kasutajajuhendid

• Elektroonilised õppematerjalid ja koolitused

– Mõistlik on korraldada õppematerjalide ühtne säilitamine

• Personaalne juhendamine ja mentorlus



Erkki Leego

(29/48)


Juhendite koostamine

• Uue süsteemi õppimine põhjustab inimestel ärevust ja häiritust

• Aktiivse kasutaja paradoks

– Innukas kasutaja ei taha kulutada aega “ainult” õppimisele ja teadmisedjäävad puudulikuks

– Peab olema võimalus kiiresti peale hakata ja kiiresti lisainfot-abi leida

• Hästi koostatud abimaterjal

– Lühendab õppimisaega

– Suurendab kasutaja efektiivsust rakenduse kasutamisel

– Suurendab kasutaja rahulolu

• Vali tegevuspõhine lähenemine

– Lähtu kasutaja tegevusvajadustest

– Nt. müügiarve koostamine, mitte raamatupidamise rakenduse kasutamine



Erkki Leego

(30/48)


IT kulude planeerimine



Erkki Leego

(31/48)


IT-kulude planeerimine

• Aastaeelarve planeerimisel tuleb arvestada IT kolme aasta arengukava ning sellega seotud investeeringute ja kulude plaani

• Aluspõhimõte - tehnoloogia vananeb ja vara uuendamine tuleb planeerida ja teostada õigel ajal

• Tehnoloogia keskmine eluiga

– Arvutitel ja riistvaral 3-7 aastat

– Kaasaskantavatel arvutitel 3-4 aastat

– Mobiiltelefonidel 2-3 aastat

– Baastarkvaral 3-6 aastat

– Tarkvara erilahendustel 7-10 aastat



Erkki Leego

(32/48)


Kulude jagunemine

• Enamikul IT-lahenduste puhul kaasnevad soetuskuludele administreerimiste ja hoolduste-täienduste kulud

• Neid kolme mõõdet tuleb arvestada terviklikult, et õiglaselt hinnata IT-kogukulu mitme aasta jooksul

• Hea tava järgi jaguneb IT kulueelarve kategooriatesse:– Riistvara– Teenus– Arendusprojektid– Tarkvaralitsentsid– Tööjõukulud

• Konsultatsiooniettevõtte Gartner on populariseerinud kulude tervikliku planeerimise mudelit TCO (Total cost ofOwnership)



Erkki Leego

(33/48)


Gartner – kulude tervikplaneerimine (TCO)

• Riist ja tarkvara kulud– Tööjaamade riist- ja tarkvara – Arvutivõrgu riist- ja tarkvara– Garantii ja litsentsid– Riist- ja tarkvara paigaldamine

ning integreerimine– Riskide haldamine– Serverite riist- ja tarkvara– Infosüsteemi rakenduste

arenduskulud– Konsultatsiooni hankimine– Litsentside haldamine ja

vastavuse hindamine– Migreerimine

• IT tegevuskulud– Elekter– IT töötajate kulud– Tehnoloogia kasutamise koolitus– Turvalisus– Füüsiline taristu– Kindlustus– Organisatsiooni juhtimiskulu– Tagavarakoopiate ja taastamise

protsess– Testimise kulud– Auditeerimine

• Väljavahetamise kulud– Asendamine– Parendamise ja mahu muutmise

kulud– Hävitamise kulud



Erkki Leego

(34/48)


Peidetud tehnoloogiakulud

• Juhuslikud IT-õpingud

• Ajakadu rakenduste oskamatust kasutamisest

• Kaastöötajate nõustamisele kuluv tööaeg

• Tööväliste tegevustega tegelemine tööaja arvelt

– Nt. sotsiaalvõrgustiku rakendused, mängud

• Omaalgatuslikud ajutised IT-arendused

– Nende loomisele kulunud aeg ja hilisem andmete segaduste likvideerimine

• Infosüsteemi rakenduste katkestustest tulenev tööseisak

• Töötaja IT-probleemi lahendamise ootamise tööseisak

• Seadme või rakenduse ainsa oskaja lahkumine



Erkki Leego

(35/48)


IT eelarve vormistamise näide

Jaan Veeb Märts Aprill Mai Juuni Juuli Aug Sept Okt Nov Dets Kokku

Riistvara 50 50 50 50 50 50 50 1 850 50 50 50 50 2 400Jooksvad IT kulud ja hanked 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 600Arvutitöökohad 6 tk. 1 800 1 800

Teenus 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 110 10 220

Serverite seadistamine 100 100

Internetiühendus 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 120

Arendusprojektid 600 600 600 600 2 400Tootmisrakenduse lähteülesande

koostamine 600 600Tootmisrakenduse juurutamine 600 600 600 1 800

Tarkvaralitsentsid 1 000 750 1 750Viirustõrje hooldustasu (aastane) 150 150Tootmisrakenduse AB litsentsid 1 000 1 000Kontoritarkvara litsentsid

(aastane) 600 600

Tööjõukulud 500 500 500 500 700 500 500 500 500 500 700 500 6 400Koolitused, konverentsid 200 200 400

IT spetsialist, töötasu, sh. maksud 1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200 14 400

Kogusumma 1260 1260 1260 1260 1460 1260 1260 3 660 1 860 2 760 2 160 2 010 21 570



Erkki Leego

(36/48)


Tehnoloogia kasu hindamine

• IT tulu ja kasu hinnatakse põhitegevuse kasu põhjal– Rahulolevamad töötajad

– Rahulolevamad kliendid

– Rahulolevamad koostööpartnerid

– Efektiivsem töö

– Töö sooritamine asukohast sõltumatult

– Info taaskasutamise ja info leidmise lihtsus

– Õigete juhtimisotsuste tegemine ja eeskujulik juhtimine

– Seaduste järgimine



Erkki Leego

(37/48)


Arengusoovitused



Erkki Leego

(38/48)


Prioriteedid ja edutegurid

Prioriteedid

• Tootmise ja logistika õigeaegne toimimine

• Andmete usaldusväärsus ja täpsus

• Tehnoloogiliste lahenduste efektiivne ja optimaalne kasutamine

• IT arendustegevuse süsteemsus

• Töökindel ja jätkusuutlik taristu

• Infoturbe riskipõhine süsteemne haldus

• Teadmushalduse efektiivne korraldamine

Edutegurid• Omanike ja juhtkonna teadlikkus,

toetus ja eestvedamine• Piisav ja jätkusuutlik finantseerimine• Strateegiline visioon infosüsteemi

arengust• Süsteemne arendusprotsessi

tellijapoolne juhtimine• Professionaalsed töötajad ja

koostööpartnerid• Tõhus koostöö IT teenistuse ja teiste

struktuuriüksuste vahel• Töökindel IT taristu• Jätkusuutlik dokumentatsioon ja

süsteemne teadmushaldus



Erkki Leego

(39/48)


Äri IT arengusoovitused

• Uuendada majandustarkvara

• Planeerida tootmise info haldus ja IT korraldus

• Korraldada müügi- ja turunduse failide optimaalne haldus

• Võtta laos kasutusele skännerlahendus

• Võtta kasutusele seadmete hooldusrakendus



Erkki Leego

(40/48)


IT juhtimise arengusoovitused

• Kirjeldada ja hoida ajakohasena infosüsteemi üldine ülevaade• Tõhustada IT valdkonna koordineerimist• Otsustada IT strateegilised valikud• Koostada IT tegevuskava• Tagada süsteemne lähenemine andmeturbele• Süstematiseerida IT dokumentatsioon• Planeerida süsteemne teadmushaldus ja kasutajate teadlikkuse

arendamine

• Rakendada terviklik juurdepääsuõiguste haldus• Juurutada süsteemne arenduste juhtimine• Planeerida jätkusuutlik finantseerimismudel• Võtta kasutusele keskne tööde register• Ühtlustada arenduste dokumenteerimine• Dokumenteerida infosüsteemi rakendused



Erkki Leego

(41/48)


Arendustegevuste kirjeldamine

Arendus-tegevused

P Tulemus Olulised asjaolud

1. Tõhustada IT valdkonna koordineerimist

I • Määratletud on IT juhi või äri arendusjuhi ametikoht või roll

• IT organisatsioon on optimaalne infosüsteemi toimimise ja arengu tagamiseks

• Kaaluda IT arendusnõukogu loomist

• Valdkondlikult on juhtimine jagunenud mitme töötaja ja terviku eest vastutajat ei ole

• Eelistatud on äriarenduse suunitlusega inimene, kellel on kompetents juhtida IT valdkonda ja infosüsteemi arendustegevusi.

• IT nõuniku või strateegilise juhi teenust on võimalik sisse osta



Erkki Leego

(42/48)


Arengukava esitlus 20.12.2019 loengus

• Loengust online ülekanne

• Esitlus 10 minutit + 10 minutit retsensioon ja arutelu

• Esitluse sisu– Ülevaade meeskonnast ja tööjaotusest

– Ülevaade hetkeolukorrast• Ettevõtte ja infosüsteemi lühikirjeldus

• Meeskonna ülevaade

• Kokkuvõte tugevustest, nõrkustest ja riskikohtadest

– Ülevaade arengusoovitustest



Erkki Leego

(43/48)


Peer-review hinnangud

• Hinnang teise grupi arengukavale

• Vabas vormis kuni üks lehekülg

• Olulisemad teemad:– Hetkeolukorra kirjelduse ja tähelepanekute

arusaadavus ja usutavus

– Järelduste põhjendatus ja vastavus tähelepanekutele

– Arengusoovituste põhjendatus ja vastavus tähelepanekutele ning järeldustele

– Dokumendi loetavus

– Küsimused arengukava esitlusele



Erkki Leego

(44/48)


Praktiline korraldus ja tähtajad

• 12.12.19 Arengukava valmis

– Kodutöö või viide kodutööle saata [email protected] aadressil

– Subject: GRUPI KOOD Kodutöö

– Kirja sees selle grupi kontaktisik või –isikud

– Vajadusel kirjeldus juurdepääsu piirangutest

• 13.12.19 Peer-review algus

– Õppejõud saadab grupi kontaktisikutele edasi mõne teise grupi kodutöö

• 19.12.19 Esitlusslaidide ja kirjalike hinnangute saatmine

– Dokumendid või viited dokumentidele [email protected] aadressil

• 20.12.19 Loengus arengukavade esitlused

– Esitlused, hindajate küsimused ja arutelu



Erkki Leego

(45/48)


Kodutööde grupid

1. A01 Viljandi haigla

2. A02 Same

3. A03 Eesti Puuetega Inimeste Koda

4. A04 Evelyjuuksurisalong

5. A05 Mobire

6. A06 Venditehnik

7. A08 Eesti Kunstimuuseum

8. A09 R-Kiosk

9. A10 EPJ

10.A14 Mooncascade



Erkki Leego

(46/48)


Kokkuvõte

• IT strateegia lähtub ärivajadustest

• Peab aru saama kus me oleme, mis on tervik ja kuhu soovime jõuda

• IT valdkond vajab süsteemset juhtimist

• Efektiivsus, kvaliteet, jätkusuutlikkus, ja infoturve on omavahel tihedalt seotud



Erkki Leego

(47/48)


Tunnitöö – arenduse korraldus ja tagasiside

• Kogune oma grupiga

• Kirjeldage:

– Milline on arenduse juhtimise rollijaotus ja töökorraldus?

– Kus hoitakse projekti dokumentatsiooni ja suhtlust?

– Milliseid dokumente koostatakse?

• Kui see valmis …

– Toimetage kodutööga

– Võimalus küsida nõu õppejõult



Erkki Leego

(48/48)



Tänan!


Erkki Leego

[email protected]

Documents

Muudatuste ja arenguprojektide juhtimine · 2019. 12. 5. · Muudatuste ja arenguprojektide juhtimine / 2019-12-06 / TÜ - LTAT.05.002 Analüütik (4) WebMedia Koordinaator TÜ Kliinikumi