MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS DEPARTAMENTO … Interno... · 2016-10-19 · Los diagramas de flujo o de procesos, conocidos también como flujo gramas, son diseños donde

MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009

“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”

Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]

MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS

DEPARTAMENTO DEL META


JUNIO DE 2009


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INTRODUCCIÓN El Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar que la gestión administrativa de las entidades y organismos del Estado logren el cumplimiento de la misión y los objetivos propuestos de acuerdo con la normatividad y políticas del Estado. El MECI es concebido como un modelo de gestión que proporciona a los gerentes públicos las herramientas para llevar a cabo su trabajo de manera idónea, transparente y ágil. Los procesos y los procedimientos, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta fácil y permanente, por parte de todos los Funcionarios de La Alcaldía Municipal de San Martín de Los Llanos Meta. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se agrupan las principales actividades que se desarrollan en las diferentes dependencias de La Alcaldía Municipal de San Martín de Los Llanos Meta; la funcionalidad del presente Manual, es permitir que todas las actividades por cada Área, así como, la información relacionada, sean fáciles de entender y además, permitan ser tomados como guía en cualquier proceso de verificación.


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CONTENIDO

1. PROPÓSITO DEL CONTENIDO

Con la implementación del manual de procesos y procedimientos, además de dar cumplimiento a la diferente normatividad se busca racionalizar el uso del tiempo para mejorar el servicio, desarrollar el sistema de indicadores y control de gestión de procesos, crear una secuencia gráfica de la elaboración de procesos administrativos y asistenciales en cada una de las dependencias de la administración y facilitar su identificación mediante la utilización de un código en cada formato; también nos permite describir los procedimientos, procesos y/o rutinas de trabajo; éstas últimas deben ser agrupadas de manera tal, que faciliten las consultas sobre el tema deseado, y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades, así se busca que cada trabajo que se lleve a cabo al interior de la Entidad sea divulgado para su conocimiento.

2. OBJETIVOS

2.1. Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas

al personal y propiciar el equilibrio en el desarrollo de las actividades, permitiendo el ahorro de tiempo y esfuerzos en su realización.

2.2. Servir de medio de orientación para el personal nuevo, facilitando su

incorporación al trabajo; además de ser una herramienta que permita la orientación e información a los usuarios del documento.

2.3. Facilitar la auto evaluación, de manera que nos permita fomentar el

mejoramiento de la productividad y fortalecer el trabajo en equipo, al interior de la Administración Municipal.


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3. ALCANCE El manual contiene todos los procesos desarrollados en las diferentes áreas de la Entidad.

4. PRINCIPIOS

4.1. Perfección

Contempla la posibilidad del mejoramiento continuo y/o cambios en un momento dado, bien sea por decisiones de la administración o situaciones legislativas, con miras a la optimización. 4.2. Eficiencia y Eficacia

El Manual de Procedimientos permite el mejor aprovechamiento de los recursos financieros, humanos y físicos, permitiendo su mejor combinación, con miras al cumplimiento de los objetivos y metas planteados por la Entidad al servicio de la comunidad. 4.3. Unidad y Unificación

La Entidad es un sistema y por lo tanto, las actividades realizadas en cada una de las dependencias, siguen parámetros o directrices únicas y generales; cada proceso, debe aportar un resultado con mirar al cumplimiento de misión, objetivos y metas de la entidad; por eso, las dependencias o áreas de trabajo no son consideradas separadamente si no que mediante los sistemas de coordinación y de información se deben vincular; se considera igualmente, la existencia de responsabilidad asociadas con la de autoridad necesarias de incluir. 4.4. Claridad, Control y Autocontrol El Manual de Procedimientos, tiene un fin didáctico por lo que permite el rápido aprendizaje de la tarea a realizar, además se consideran mecanismos o parámetros de control y autocontrol, que permiten detectar errores y efectuar


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ajustes dentro del proceso en el desarrollo del mismo con el fin de permitir la retroalimentación y mejoramiento continuo.

5. DEFINICIONES 5.1. Proceso Es un conjunto de actividades destinadas a generar valor añadido sobre las entradas para conseguir un resultado que satisfaga planamente los requerimientos del cliente o usuario, (figura 2): 5.1.1. Clasificación de los procesos Proceso asistencial. Es el conjunto de actividades internas y externas de

la prestación del servicio, que tiene como finalidad satisfacer las necesidades de los clientes y de la administración en general, entendido esto en un amplio sentido.

Proceso administrativo. El conjunto de acciones a realizar para la

ejecución de tareas y proyectos, dentro de la actividad normal de dirección y áreas de operación, resultado de la gestión de la administración de recursos y servicios (compra, contratación, selección de personal, control, evaluación, Programación de recursos de gasto e inversión, recobros, contabilidad, etc.).

Dentro de las dependencias de la Administración Municipal, se han adoptado estos dos grandes ejes de procesos (asistencial y administrativo), donde ambos componen la cadena de valor. Dentro de esta clasificación de procesos administrativos y asistenciales se derivan una serie de categorías. No todos los procesos que se llevan a cabo en las organizaciones tienen las mismas

ENTRADAS SALIDAS

PROCESO

Valor agregado


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características, motivo por el que se puede clasificar en función del impacto más o menos directo sobre el usuario final, lo cual es conocido como “Mapa de Procesos”. Al interior de cada una de estas categorías de procesos, se presenta la siguiente clasificación:

PROCESO DEFINICIÓN

Procesos estratégicos Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad y recursos necesario y revisiones por la dirección.

Procesos misionales Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

Procesos de apoyo Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

Procesos de evaluación Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Con el fin de mejorar continuamente, cumplir con las necesidades de los clientes, la comunidad, mejorar continuamente, buscando que nuestros procesos sean viables, es preciso aplicar la metodología del ciclo Deming o ciclo de la calidad, conocida como (PHVA), figura 3: Planear (P). Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir

resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad. Hacer (H). Implementar los procesos. Verificar (V). Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los

productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados.

Actuar (A). Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.


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METODOLOGIA METODOLOGIA

ASUBSIS

TEMA

CONTROL DE

EVALUACION

PSUBSISTEMA

CONTROL ESTRATEGICO

H SUBSISTEMA

CONTROL DE

GESTION

VSUBSISTEMA

CONTROL DE

EVALUACION

PLANES D

E MEJO

RAMIE

NTO

AUTO

EVALU

ACIO

N

EVALUACION INDEPENDIENTE COMUNICACIÓN

PUBICA

INFORMACION

ACTIVIDADES

DE CONTROL

AMBIENTE DE CONTROL

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

ADMON. DEL

RIESGO

Figura 3

5.2. Procedimiento

Son los pasos que deben seguirse para la realización de un proceso. Debe existir un procedimiento mediante el cual se desarrolla un proceso de manera secuencial e integrada, que conduzca a conformar una organización y un método de trabajo, para el alcance de los objetivos de la entidad; es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. 5.3. Manual de Procedimientos

Por Manual de Procedimientos se puede entender la colección sistemática de todos los procesos realizados al interior de la organización, que le indique a los empleados cuales son las actividades que se deben cumplir y cuál es la mejor forma de realizarlas. Permite además establecer los ejecutores (pudiendo ser dependencias o empleados según sea el procedimiento), las responsabilidades, los tiempos de ejecución, los controles y las formas de utilización general.


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5.4. Actividad Es un conjunto de operaciones o tareas, ejecutadas en un área específica, para realizar un proceso. Generalmente corresponden al desarrollo de los adjetivos específicos y constituyen los procedimientos. Para que no se presente ambigüedades, las actividades serán descritas en forma clara y detallada, paso a paso en el Manual de Procedimientos. (Figura 4)

Figura 4

5.5. Diagrama de flujo

Los diagramas de flujo o de procesos, conocidos también como flujo gramas, son diseños donde se presenta cada proceso en forma gráfica y detallada, establecen los diferentes pasos a dar, así como también, las dependencias que participan para la ejecución y desarrollo de los procedimientos. 5.5.1 Preguntas que se deben responder en el diagrama de flujo a. ¿Qué se hace? Identifica la finalidad, resultado que se obtiene o justificación

de la actividad u operación que se desarrolla. b. ¿Cuándo se hace? Determina el orden o la secuencia del proceso. Fija la

posición exacta de cada paso dentro del proceso. c. ¿Quién lo hace? Detecta que dependencia o personas, desarrollan el proceso. d. ¿Cómo lo hace? Identifica los medios (métodos y técnicas) para realizas la

actividad u operación.

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4


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5.5.2. Algunos símbolos utilizados en los diagramas de flujo Proceso. Identifica una actividad u operación que debe desarrollarse

dentro de un procedimiento.

Documento. Representa un documento físico que genera, recibe y procesa (modifica, consulta, revisa). El nombre o código del documento se coloca dentro del símbolo.

Decisión. Representa la bifurcación de un proceso en dos, dependiendo de determinada condición.

Líneas de flujo. Simboliza el sentido o flujo de la información; representa una vía del proceso que conecta a sus elementos.

Conectores. Representa las conexiones entre elementos de un mismo procedimiento. Se utiliza para indicar la continuación del proceso en el diagrama de flujo.

Almacenamiento interno. Simboliza el archivo de la documentación

Procesos alternativos. Indica que dos procesos ocurren a la vez. Quiere decir que son alternativos.

Inicio o final de un proceso.

Se utiliza cuando se ingresa información al sistema


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6. DESCRIPCIÓN DEL FORMATO


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VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN:

7. FORMATOS Todos los procesos contienen los siguientes formatos:

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

TIPO DE PROCESO:

PROCESO: CÓDIGO: VERSIÓN

SUBPROCESO:

OBJETIVO DEL PROCESO:

SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

RECURSOS:

RESPONSABLE PROCESO:

PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE

ELABORÓ NOMBRE:

REVISO NOMBRE:

APROBÓ NOMBRE:

CARGO: CARGO: CARGO:

FECHA: FECHA: FECHA:

Nombre de la Entidad

Número de veces que se ha modificado el manual

Fecha de entrega y aprobación del manual

Nombre del manual

Logo de la Alcaldía municipal


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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO CÓDIGO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO BASE LEGAL

ALCANCE RIESGOS

CONTROLES INFORMES

SOPORTES Y FORMATOS SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES

ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA

TIPO DE PROCESO: Se ingresa el tipo de proceso (Estratégico, Misional, etc.).

PROCESO. Ingresa el nombre del proceso, el cual debe ser conciso y coherente con el proceso a describir.

CÓDIGO. El código debe coincidir con el instructivo de siglas y codificación que se estipule para cada dependencia, y debe conservar orden numérico consecutivo de acuerdo con la metodología definida. Cada área deberá llevar el listado de sus propios procesos con sus códigos consecutivos.

El Código del Proceso, esta conformado por tres partes:

Tipología de la documentación.

TIPO DE DOCUMENTO ABREVIATURA

MANUAL M

PROCESO P

INSTRUCTIVO I

FORMATO F

GUÍA G

PM SG CJ 01 TIPO DE PROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

CONSECUTIVO DEL

PROCEDIMIENTO


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PROCESOS ESTRATÉGICOS PE

PROCESOS MISIONALES PM

PROCESOS DE APOYO PA

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL PEC

1. Consecutivo, del cual se debe revisar que no exista duplicación en el número consecutivo.

2. Sigla, dependiendo del tipo de proceso, el proceso, el subproceso y los

procedimientos que genera el documento; basados en el mapa de procesos.

DENOMINACIÓN SIGLA

Direccionamiento y planeación estratégica DPE

Desarrollo Social DS

Comisaría de Familia CF

Obras Públicas OP

Servicios Públicos SP

Cultura y Deportes CD

Hacienda H

Jurídica J

Inspección de Policía IP

Contratación C

Talento Humano TH

Almacén A

Organización Administrativa IEC

Control Interno CI

Control Disciplinario CD1

VERSIÓN: Son las veces que se ha modificado o actualizado el procedimiento; Ej. VERSION 01, corresponde a la primera vez de elaboración del mismo.

RESPONSABLE. Es la persona o dependencia cuya actividad esta relacionada directamente con el desarrollo del proceso. El responsable de un proceso debe cumplir los siguientes requisitos:

Saber. Conocer el funcionamiento del área de trabajo, el tema o variable y los

procesos que va a liderar. Poder. Capacidad para la toma de decisiones y para involucrar al personal en

la mejora del proceso.


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Querer. Asumir voluntaria, comprometida y responsablemente la gestión del proceso.

Son funciones propias del responsable del proceso:

Asegurar que el proceso se desarrolle como esta programado.

Buscar la participación y el compromiso de todas las personas que intervienen en el desarrollo del mismo.

Garantizar el control y la mejora continua del proceso.

Considerar las necesidades de los usuarios.

Asegurar que el producto o servicio final satisface las necesidades del usuario.

Adaptarlo a las necesidades cambiantes de la Empresa y desarrollo organizacional.

Considerar las necesidades cambiantes de la tecnología.

Incluir únicamente las actividades que le proporciones valor agregado al servicio.

Procurar la participación de todos los responsables de un área y proceso, asegurando su compromiso, responsabilidad y satisfacción

Ser flexible, para adaptarse a nuevos requerimientos e incorporar mejoras.

OBJETIVOS DEL PROCESO: Hace referencia al propósito que persigue el proceso. El objetivo debe ser muy conciso y coincidir con los objetivos de la Entidad.

SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Señala toda la normatividad que tiene relación con el proceso establecido; Los documentos de referencia son los formatos, anexos, documentos que soportan la actividad descrita. Son documentos estandarizados que se aplican de manera repetitiva cada vez que se desarrolla la misma actividad.

PROCEDIMIENTO: Corresponde a la actividad (es) generales que conforma el proceso de manera secuencial y lógica. Esta información debe ser coherente con el diagrama de flujo funcional y con la descripción del proceso.

ALCANCE: Hace referencia al propósito que persigue el proceso. El objetivo debe ser muy conciso y coincidir con los objetivos de la Entidad.


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RIESGOS: Hace referencia a los eventos negativos que se podrían presentar en la elaboración de los procesos u y/o procedimientos.

CONTROLES: Corresponde a las medidas necesarias que se toman para que los riesgos no se lleven a cabo o para minimizar las consecuencias de los mismos. Igualmente, Señala cada una de las recomendaciones que debe seguir el funcionario encargado de ejecutar el proceso, con el fin de autorregularse y realizar dicha labor de la mejor manera posible.

INFORMES: Hace referencia a los documentos resultantes en la aplicación de los procesos y pueden servir para cumplir con el envió de información especifica a entidades de control y vigilancia, o simplemente para información interna de la Alcaldía.

SOPORTES: Se relacionan los formatos, anexos, documentos que soportan la actividad descrita. Son documentos estandarizados que se aplican de manera repetitiva cada vez que se desarrolla la misma actividad.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Son cada una de las actividades, observaciones, informaciones y reflexiones que se deben tener en cuenta antes o después del proceso, y que hacen más fácil la ejecución del mismo.

TIEMPO: Refleja el tiempo de ejecución estimado de la actividad a desarrollar.

ÍTEM: Esta casilla refleja el número de la actividad que se realiza.

ACTIVIDADES: Es descripción y ampliación escrita de la actividad desarrollada.

RESPONSABLES: Se indica quien es el responsable de la actividad a desarrollar.

FLUJOGRAMA: Es descripción grafica de las actividades del procedimiento.


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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DEL

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y EL MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

CÓDIGO: G M

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO: GUÍA PARA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO DEL PROCESO: Determinar la necesidad de actualizar, modificar y/o elaborar el manual de funciones y requisitos o el manual de procesos y procedimientos de la Alcaldía Municipal de San Martín de Los llanos.

SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Constitución Política Artículo 209 Ley 87 de 1993 y 489 de 1998 Normas que disponen cambios y /o modificaciones a los procedimientos Decreto 1599 de 2005

RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS

RESPONSABLE PROCESO: ENCARGADO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO


PROCESO QUE REQUIERA MODIFICACIÓN


ELABORÓ REVISO APROBÓ




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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y/O

MODIFICACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO: G M PP V2

OBJETIVO: Determinar la necesidad de modificar y/o actualizar los procesos y procedimientos de la Entidad

BASE LEGAL:

Constitución Política Artículo 209

Ley 87 de 1993 y 489 de 1998

Normas que disponen cambios y /o modificaciones a los procedimientos

Decreto 1599 de 2005

ALCANCE: Se efectúan las actualizaciones cuando se requieran al Manual de procesos y procedimientos de las diferentes áreas de la Administración Municipal de San Martín de Los Llanos.

RIESGOS: Por simplificar el proceso se omitan pasos que sean de obligatorio cumplimiento por disposición legal.

CONTROLES: Verificar que el procedimiento tenga relación de necesidad frente a la misión y objetivos y se describan en un manual aprobado por la alta dirección (Comité de coordinación de control interno).

INFORMES: Aquellos que fundamenten el proceso de trabajo interdisciplinario o interdependencia que se desarrollo en el diseño y formulación del procedimiento.

SOPORTES:

Formatos y anexos.

Manual de Procesos y Procedimientos

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: La actualización del manual de Procesos y procedimientos debe partir de la iniciativa del Alcalde, jefes de oficinas, de la coordinación y apoyo del grupo directivo, el Equipo MECI y de la oficina de control Interno de la entidad.


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1 La dependencia interesada presenta la solicitud al comité coordinador de Control Interno.

Dependencia interesada

INICIO

Presentar solicitud al comité

coordinador de Control Interno

Estudiar solicitud de

cambio

Designar grupos de trabajo

Presentar modificación o

actualización

Elaborar acto administrativo

de adopción

Revisar, viabilizar y comunicar

decisión a dependencia

interesada y a Control Interno.

Coordinar la socialización del

nuevo procedimiento

FIN

2

El comité se reúne y estudia la solicitud de cambio o modificación del procedimiento la cual debe estar debidamente sustentada.

Comité de Coordinación de Control Interno

3

Se designan los grupos de trabajo y apoyo de control interno para el diseño del procedimiento y su posterior presentación para aprobación.

Comité de Coordinación de

Control Interno / Área Involucrada

4

La dependencia interesada presenta la modificación, actualización y/o el nuevo procedimiento a consideración del comité coordinador de Control Interno con todos los soportes que lo fundamentan.

Área interesada

5

El Comité de Control Interno revisa, viabiliza y comunica la decisión al área interesada y a la de Control Interno.

Comité de Control Interno

6 Se adopta el procedimiento, mediante acto administrativo.

Alcalde

7

Coordina la socialización del nuevo procedimiento con el jefe del área interesada o que sugirió el cambio, comunica a todo el personal de la entidad.

Representante de la Dirección

Grupo directivo/ área Involucrada


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GUÍA PARA LA ACTUALIZACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS

CÓDIGO: G M FR V1

OBJETIVO: Realizar los ajustes y modificaciones al manual específico de funciones y requisitos de acuerdo con las necesidades y los movimientos de planta de personal de la Asociación.

BASE LEGAL: Ley 909 de 2004 Ley 87 de 1993 Control Interno

ALCANCE: Inicia con los requerimientos de modificar el manual de Funciones y finaliza con la aprobación del proyecto de modificación.

RIESGOS:

CONTROLES: Revisión al proyecto de modificación del

Manual de Funciones y Requisitos Específicos.

INFORMES: Al director Ejecutivo

SOPORTES Y FORMATOS: Manual de funciones Manual de Procesos y Procedimientos Identificación de cargos Funciones Específicas Requisitos y experiencia

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: El resultado de este procedimiento es el Manual ajustado a los requerimientos de los procesos y a la planta de empleos actualizado.


1

Establecer los requerimientos o necesidad de modificación al manual de funciones y requisitos de la Administración municipal.

Alcalde/ Comité de Coordinación de Control

Interno

INICIO

Analizar si debe redactar

funciones o modificar

requisitos.

FIN

Revisar y firmar proyecto de

modificación al manual

Recibir requerimientos de

modificación al manual

Analizar el contenido del

manual específico de

Funciones y requisitos

vigentes.

Determinar los procedimientos

en los que participa el empleo

Redactar las funciones según

la descripción de actividades

o modificar requisitos

específicos según

requerimiento s legales

2 Analiza si se trata de un empleo que se distribuye, para modificar o redactar las funciones o de modificar los requisitos.

Alcalde/ Comité de Coordinación de Control

Interno

3 Analizar el contenido del manual específico de Funciones y requisitos actual.


4

Determinar los procedimientos en los que participa el empleo, teniendo el manual de procedimientos para la ejecución de los procesos.


5

Redactar las funciones conforme a la descripción de las actividades dentro del procedimiento o modifica los requisitos específicos conforme al requerimiento y a la norma (Decreto Ley 909 de 2004) y proyecta la resolución de modificación.


6 Revisar y aprobar proyecto de modificación del manual de funciones, ordena su numeración y fecha.

Alcalde


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PROCESOS

ESTRATÉGICOS


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PROCESOS DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

SECRETARÍA DE GOBIERNO - ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN


TIPO DE PROCESO: PROCESO ESTRATÉGICO

PROCESO:

CÓDIGO: DPESGOC

VERSIÓN: 01

SUBPROCESO:

SECRETARÍA DE GOBIERNO - ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN

OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar una eficiente, cálida y oportuna atención a los usuarios y a la comunidad


Artículo 53 de la ley 190 de 1995

Código Contencioso Administrativo


RESPONSABLES PROCESO: SECRETARIA DE GOBIERNO






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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN

PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN PARA CELEBRACIÓN DE EVENTOS

CÓDIGO: DPESGOC 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer y adoptar el reglamento interno para la recepción y trámite de los permisos y autorizaciones de competencia de la Secretaría de manera que permita la prestación del servicio de manera efectiva.

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95

Código Contencioso Administrativo.

ALCANCE: Efectuar permisos y autorizaciones para celebración de eventos.

RIESGOS:

Que la solicitud llegue sobre el tiempo para autorizar.

Las reuniones o actividades que se presentan de imprevisto y que no permitan dar una oportuna respuesta.

Que no se alcancen a coordinar y tomar las medidas de apoyo y seguridad que se requieren para la realización del evento.

CONTROLES: Informar a las autoridades de policía para el control de seguridad.

INFORMES: Informe mensual al Alcalde Municipal.

SOPORTES Y FORMATOS:

Permiso

Actuación

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Establecer políticas de orientación e información al usuario en cuanto el tiempo de radicación y entrega de la autorización a través de la Recepción.


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1 Recepción y registro de solicitud, luego es remitido a la Secretaria.

Recepción

NO

¿La autorización

es inmediata?

SI

Registrar el permiso en el

libro de registros

Autorizar pago del

permiso

Enviar copia (1) al comando

de Policía, (1) Secretaría de

Gobierno

Analizar la solicitud y

viabilizarla

Archivar copias

FIN

Radicar y pasar a

Secretario de Gobierno

INICIO

Recibir y registrar solicitud

Elaborar permiso

Aprobar permiso, previo

pago

Entregar permiso al

interesado

2 Es analizado y se radica en el libro para pasar al despacho del Secretario de Despacho.

Recepción

3 Es analizada por el Secretario de Gobierno

Secretaria de Despacho

4

En varios casos se procede de inmediato a la elaboración del permiso de: Extensión de horario, Rumba Sana, cierre de vía, desfile, eventos en general.

Secretaria de Gobierno

5

Autorización para pago del respectivo permiso según Acuerdo Municipal.


6

Firma la autorización y ordena para entrega personal al interesado.

Secretaria

7 Procede a entregarlo personalmente al interesado.

Recepción

8 Envía copia del permiso al comando de Policía.

Recepción

9 Devuelve copia con notificación a la Secretaria de Gobierno

Secretaria

10

Recibe copias, las verifica y Se procede a archivar las copias en las respectivas carpetas.

Secretaria


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PROCEDIMIENTO: DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN JURÍDICA.

CÓDIGO: DPESGOC 02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar a cada una de las dependencias la consulta de libros, boletines, normas, etc., que tengan que ver con el ejercicio de las funciones de cada una de ellas.

BASE LEGAL:

ALCANCE: Se obtienen las nuevas normas por Internet, fotocopias, diario oficia u otro medio que tengan que ver con el ejercicio de las funciones de cada funcionario.

RIESGOS:

La imposibilidad de consultar un texto que ha sido asignado a otra dependencia.

CONTROLES:

INFORMES: Informe mensual al Alcalde Municipal.


Actuación

Se lleva un formato para el control de textos prestados por parte de la Secretaria de Gobierno.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:


1 Observa expedición de nuevas disposiciones jurídicas de competencia de la administración municipal y ordena obtención del documento.


NO

¿Solicitan

orientación? SI

Registrar el permiso en

el libro de registros

Coordinar

capacitación y/o

socialización

Remitir a todas las

dependencias

FIN

Obtener nueva

normatividad

INICIO

Investigar expedición de

nuevas normas

2 Obtiene las nuevas normas por Internet, fotocopias, diario oficia u otro medio.

Secretaria

3 Ordena remisión de las normas o disposiciones a todas las dependencias que deban conocerlas y aplicarlas.


4

El funcionario interesado solicita orientación legal y documentación para resolver las situaciones que se le pudieran presentar en la dependencia, con relación a las nuevas normas.

Funcionario Dependencia

Interesada

5 Consulta verbalmente o físicamente la documentación que reposa en la Secretaria de Gobierno

Funcionario Dependencia

Interesada

6 Si dispone que se efectúen capacitaciones sobre las normas, se deberá coordinar con la Secretaría de Gobierno

Alcalde


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PROCEDIMIENTO: INVITACIÓN Y DESARROLLO DE REUNIONES QUE SURJAN DE ACUERDO A LAS FUNCIONES DE

LA DEPENDENCIA.

CÓDIGO: DPESGOC 03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Lograr plasmar los acuerdos que hace cada comité en beneficio de la comunidad y así poder tener bases legales en caso de una reclamación.

Mantener información para aquellas personas que no tengan conocimiento de las actividades realizadas.

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95,

Código Contencioso Administrativo artículo 5º, Ley 734 de 2002 artículo 34

Ley 53 de 1985 artículos 12 y 25

Ley 594 archivo general.

ALCANCE: Invitación, desarrollo de reuniones y elaboración de actas consejo de gobierno, consejo de seguridad, fondo de seguridad, comité de seguimiento electoral, comité de atención a población desplazados y otras reuniones que surjan de acuerdo a las funciones de la dependencia.

RIESGOS:

Inasistencia de los miembros que deben asistir a las reuniones que impidan completar quórum.

CONTROLES:

Remisión de invitación y demás documentos que soportan el orden del día con mínimo ocho (8) días de antelación.

impresión y archivo en la respectiva carpeta.

INFORMES:

Informe mensual al Alcalde Municipal, Consejos, Comités, órganos de control u otros que lo soliciten con base en las actas y tramite de las actas realizadas.


Oficios de invitación

Carpeta de archivo de cada uno de los comités

Acta viabilizada por el Secretaria de Gobierno


Programación oportuna de las reuniones.

Concertación del orden del día para evitar suspensión de reunión.

Conocimiento previo de los asuntos a tratar para alcanzar mayor efectividad.


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1 Determinación de fecha, lugar, hora y temas a tratar en la reunión.


Viabilizar y ordenar su

inclusión para la

próxima reunión

Revisar acta

Radicar invitaciones

FIN

INICIO

Determinar fecha, lugar,

hora y temas a tratar en la

reunión.

Elaborar citaciones y

soportes

Llegada la reunión, tomar

apuntes

Proyectar acta y Pasar a


¿Está de

acuerdo? SINO

Proponer ajustes

Verificado quórum en la próxima

reunión, se realiza la lectura y

aprobación del acta

¿Requiere

ajustes?

Efectuar ajustes o

cambios respectivos

Efectuar la recolección

de firmas

SINO

2

Elaboración de citaciones y soportes a quienes deben participar con mínimo diez (5) días de anticipación.

Secretaria

3 Radicación de invitaciones Secretaria

4

Llegada la fecha y hora se desarrolla la reunión en la cual se graba y tomas apuntes necesarios.


5 Proyectar acta. Secretaria de

Gobierno

6 Revisar el contenido del acta, imprimir


7

Una vez revisada y corregida el acta se procede a viabilizarla por el Secretario de Despacho, ordena la inclusión de la misma en el orden del día para la próxima reunión a fin de someterla a aprobación por quienes en ella intervinieron.


8

Llegada fecha de reunión y después de verificado el quórum se procede a la lectura y aprobación del acta


9

Si se requiere ajustes, cambios o modificaciones se efectúan y se procede a la recolección de firmas.



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PROCESO:

DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

CÓDIGO: DPESGTM

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO:

SECRETARIA DE GOBIERNO - TRANSPORTE MUNICIPAL

OBJETIVO DEL PROCESO: Desarrollar los procesos de administración de concesiones y/o elaborar las autorizaciones para la prestación del servicio de transporte público en el Municipio de San Martín de los Llanos.


Decreto – Ley 080 de 1.987

Ley 336 de 1.996

Decreto 170 de 2001 “Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Colectivo Metropolitano, Distrital y Municipal de Pasajeros”.

Decreto 172 de 2001


RESPONSABLE PROCESO: SECRETARIA DE GOBIERNO



CARGO:

CARGO: CARGO:

FECHA:

FECHA: FECHA:


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SUBPROCESO: SECRETARÍA DE GOBIERNO TRANSPORTE MUNICIPAL

PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN POR RESOLUCION DE TABLA DE TARIFAS

CÓDIGO: DPESGTM 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Regular las tarifas del transporte público, del Municipio para mantener controlado este servicio.

BASE LEGAL:

Decreto – Ley 080 de 1.987

Ley 336 de 1.996

Decretos 170 y 172 de 2001

ALCANCE: Se inicia con la solicitud por parte de la empresa transportadora de la actualización de tabla de tarifas, para el perímetro urbano y para el perímetro rural.

RIESGOS: Que los vehículos de servicio público municipal no puedan prestar este servicio sin las tarifas reglamentarias.

CONTROLES: Se debe verificar que los vehículos estén afiliados y con la documentación al día.

INFORMES:

SOPORTES Y FORMATOS: Resolución Administrativa



1 Recibir la solicitud escrita por la empresa transportadora para la actualización de tabla de tarifas.

Secretaria

La empresa Transportadora

solicita la actualización de tablas

de tarifas

Recibir solicitud de la empresa

Transportadora

En reunión, concretar tarifas a

cobrar

FIN

Archivar copias (1) de

resolución y tarjeta de

operación

Notificar resolución

Elaborar oficio de citación a

reunión al Gerente de la empresa

Transportadora y socios

Expedir resolución con la nueva

tarifa y enviar para firma del

Señor Alcalde

2

Mediante oficio se cita a reunión con el gerente de la empresa de trasporte y socios, para la actualización de tarifas.


3 Ya en reunión se concretan las tarifas a cobrar.


4 Se expide resolución con la nueva tabla tarifaria de operación


5 Firma la Resolución y se lleva para la firma del señor Alcalde.


6 Notificación de la Resolución Secretaria

7 Archiva copia de la Resolución y de la tarjeta de operación.

Secretaria


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESOS DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA


TIPO DE PROCESO:

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESO:

DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA

CÓDIGO:

DPEPGP

VERSIÓN: 01

SUBPROCESO:

PLAN DE GESTIÓN PRESUPUESTAL


Establecer mecanismos que sirvan de referencia para precisar los recursos, capacidades y potencialidades con que cuenta el Municipio, de tal manera que permitan enfrentar los problemas y necesidades que se puedan presentar.


Estatuto orgánico de presupuesto artículo 8 del decreto 111 de 1996

Plan de Desarrollo Municipal.

Acuerdo de Presupuesto Estatuto Orgánico Municipal


RESPONSABLES DEL PROCESO:

Dirección Financiera de Presupuesto Tesorería. Secretario de Planeación.


ELABORÓ: REVISO APROBÓ




ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: PLAN DE GESTIÓN PRESUPUESTAL

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES - POAI

CÓDIGO: DPEPGP 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Programar los proyectos de inversión que se deben ejecutar en una determinada vigencia fiscal, en concordancia con el plan de desarrollo municipal.

BASE LEGAL:



Acuerdo 029 de 2008, Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal

ALCANCE: Se planifican los proyectos de inversión para la respectiva vigencia Fiscal, de acuerdo al Plan de Desarrollo.

RIESGOS:

No ejecución de procesos de seguimiento, evaluación y control.

No inclusión de los proyectos en el Banco de Programas y proyectos municipal o en el Plan de Desarrollo.

Desfase en las proyecciones de la vigencia anterior.

Incumplimiento en el logro de metas del plan de acción correspondiente a la vigencia anterior.

CONTROLES:

Procesos de seguimiento, evaluación y control frente al Plan Financiero de Inversiones; Banco de Programas y Proyectos.

Plan Indicativo

Seguimiento y evaluación al Plan de Acción anual por dependencias.

INFORMES:

De gestión, seguimiento, evaluación y ajuste del POAI para órganos de control, asesoría, coordinación y decisión a nivel interno y externo.

Planeación oportuna del proceso contractual.

Plan Indicativo


De seguimiento, evaluación a la gestión y ajuste del POAI.

Evaluación institucional al plan.

Presupuesto y Proyectos de presupuesto

Convocatoria, Acta.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: El Plan Operativo anual de Inversiones debe guardar concordancia con el Plan Plurianual de Inversiones del Plan de Desarrollo y con el Banco Municipal de Programas y Proyectos


ALCALDIA MUNICIPAL





Decreto POAI

ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA

1

Los 3 primeros meses del año, empiezan ejecución del presupuesto basados en el recaudo del presupuesto para cubrir los gastos de inversión o proyecciones.

Dirección Financiera de Presupuesto Tesorería.

Secretario de Planeación

Se empieza la ejecución

del presupuesto primeros

3 meses del año

Realizar ejecución del

Presupuesto.

Preparar el POAI con base en la

meta de inversión establecida

Convocar al Consejo de Gobierno

presidido por el señor alcalde para

estudio

Remitir a Oficina de Planeación y

desarrollo anteproyectos de

presupuesto

FIN

Aprobar el POAI y realizar

modificaciones correspondientes

en el estudio

Realizar el decreto del POAI de la

respectiva vigencia fiscal

2

El primer mes cada dependencia de la Entidad remitirá a la Oficina de Planeación los anteproyectos de presupuesto con base en el Plan de Desarrollo.

Jefes de dependencia

3

Con base en la meta de inversión establecida en el plan financiero, se prepara el POAI, en el cual se deben incorporar la totalidad de los programas y subprogramas que ejecutará el Municipio en la respectiva vigencia fiscal.

Secretario de Planeación Secretario de Gobierno Dirección Financiera de

Presupuesto

4 Convoca al Comité de Hacienda precedido por el señor Alcalde para estudio del POAI


Presupuesto Dirección de Impuestos

Almacén Control Interno

5

Convoca al el Consejo de Gobierno quien deberá aprobarlo, y en su estudio podrá hacer las modificaciones correspondientes de conformidad con lo establecido en el plan de desarrollo económico y social

Consejo de Gobierno Alcalde Municipal

6

Ya aprobado por el Consejo de Gobierno, se realiza el decreto del Plan Operativo Anual de Inversiones de la respectiva vigencia fiscal, a más tardar el 10 de septiembre.

Alcalde Municipal


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: AJUSTES DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES POAI

CÓDIGO: DPEPGP 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Armonizar y ajustar el presupuesto y los proyectos de inversión que se deben ejecutar en una determinada vigencia fiscal, en concordancia con el plan de desarrollo municipal.

BASE LEGAL:

Artículos 338 y 345 de la CP.

Leyes 38/89 y 179/94



Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal

ALCANCE: Incorporar los proyectos gestionados a nivel Nacional, Internacional y Departamental o no Gubernamental, planificándose para la respectiva vigencia Fiscal, de acuerdo al Plan de Desarrollo o el Plan de Ordenamiento Territorial.

RIESGOS:

No cumplir las directrices superiores y falta de gestión para ejecución.

No inclusión de los proyectos en el Banco de Programas y proyectos municipal o en el Plan de Desarrollo.

Desfase en las proyecciones de la vigencia del ente superior.

Incumplimiento en el logro de metas.

CONTROLES:

Procesos de seguimiento, evaluación y control frente al Plan Financiero de Inversiones; Banco de Programas y Proyectos del ente superior.

Plan Indicativo

Seguimiento y evaluación al Plan de Acción anual.

INFORMES:

De gestión, seguimiento, evaluación y ajuste del POAI para órganos de control, asesoría, coordinación y decisión a nivel interno y externo.

Planeación oportuna del proceso contractual.

Supervisión de acuerdo con la Interventoría del orden superior


CDP o contratos de los entes superiores.

Acuerdo de ajustes al presupuesto

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: El Plan Operativo anual de Inversiones debe guardar concordancia con el Plan Plurianual


ALCALDIA MUNICIPAL







Convocatoria, Acta.

de Inversiones del Plan de Desarrollo y con el Banco Municipal de Programas y Proyectos.


1

Una vez se informe oficialmente el traslado del dinero al municipio para los proyectos gestionados, o para destinaciones adicionales, se debe iniciar el estudio de ajuste presupuestal.

Dirección Financiera de Presupuesto Tesorería.


Se informa oficialmente el

traslado del dinero al

municipio

Iniciar el estudio de ajuste

presupuestal

Convocar al comité de hacienda

para estudio del POAI

FIN

Ajustar el POAI

Expedir certificado concordante el

proyecto con el POAI y/o el PBOT.

2 Convoca al Comité de Hacienda precedido por el señor Alcalde para estudio del POAI


Presupuesto Dirección de Impuestos

Almacén Control Interno

3

Realizado el estudio presupuestal y propuesto el ajuste del presupuesto La oficina de Planeación expedirá certificado que es concordante el proyecto con el POAI y/o el PBOT.


4 En firme la aprobación del ajuste presupuestal, debe ajustarse el POAI.


Presupuesto


ALCALDIA MUNICIPAL






TIPO DE PROCESO:


PROCESO:


ESTRATÉGICA

CÓDIGO:

DPEPA

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO:

PLAN DE ACCIÓN


Definir el contenido del Plan de Acción Municipal teniendo en cuenta los objetivos establecidos en

el plan de desarrollo del Municipio de San Martín de los Llanos.




Decreto de Adopción del POAI

RECURSOS:

HUMANOS Y FÍSICOS


Secretario de Planeación Dirección Financiera de Presupuesto Tesorero Oficina Contratación






ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: PLAN DE ACCIÓN

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

CÓDIGO: DPEPA 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ser una herramienta de gestión que permita a cada dependencia de la administración orientar estratégicamente sus procesos, instrumentos y recursos disponibles, hacia el logro de objetivos y metas anuales a través de la ejecución de acciones y proyectos que contribuyan al cumplimiento de los objetivos del plan de desarrollo.

BASE LEGAL:

Ley 388 de 1997.

Ley 400 de 1997.

Ley 140 de 1994.

Ley 152 de 1994

Acuerdo Municipal Plan de Desarrollo

Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia


Decreto 072 de 05 de Julio de 2001

Decreto 083 de diciembre de 2002

Decreto 215 de 2004

ALCANCE: o La vigencia anual o Las dependencias orientan sus procesos,

instrumentos y recursos disponibles según sus competencias.

RIESGOS:

Inobservancia del plan de desarrollo, del Plan de Inversión y del Plan financiero.

CONTROLES:

Establecimiento de indicadores de control y seguimiento al Plan trimestral

INFORMES:

De seguimiento, evaluación y ajuste al Plan de Acción

De planeación sobre el consolidado de los planeas de acción vs. Plan de desarrollo.


Contratos

Metodologías adoptadas por las autoridades de Planeación municipal y departamental para la formulación, seguimiento y evaluación de los planes de acción.

Plan de Desarrollo y manual de funciones

Proyecto plan de acción

Plan plurianual de inversiones, plan de

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Concertación interdependencias para la formulación ejecución y seguimiento del plan.


ALCALDIA MUNICIPAL





desarrollo y plan financiero.

Acuerdos interdependencias de ejecución de planes de acción

Plan de acción de cada dependencia


1

Es necesario que el conjunto de la administración, así como cada dependencia, conozcan los objetivos, estrategias y programas del Plan de Desarrollo, para tener conocimiento de los aspectos del Plan en que se va a contribuir, según sea su misión y competencias dentro de la estructura de la administración.


Elaboración del plan de

acción

Dar a conocer los objetivos,

estrategias y programas del Plan

de Desarrollo

Definir indicadores para

actividades acordadas para medir

su ejecución y cumplimiento

Dar un valor óptimo de

cumplimiento a cada actividad

Definir actividades a realizar en el

año

Nombrar responsable por

dependencia para cada actividad

1

Definir conjunto de recursos

exigidos por la ejecución para

cada actividad

2

Cada dependencia sobre la base de sus competencias, sus responsabilidades en el Plan de Desarrollo y sus instrumentos, procedimientos y recursos, definirá las actividades que realizará durante el respectivo año. Entre estas actividades se incluyen, además de las actividades relacionadas con los programas y proyectos del Plan de Desarrollo, aquellas que le permitan a la dependencia ejercer una mejor gestión, mas ágil, oportuna, transparente y eficiente.

Jefe de Cada Dependencia

3

Cada actividad acordada debe definirse en términos de un indicador sobre la base del cual sea medible su ejecución y cumplimiento. A cada uno de ellos se le puede dar una ponderación diferencial de acuerdo, con su valor estratégico.


4

A cada actividad definida en términos de indicador se le debe dar un valor optimo de cumplimiento de igual forma se puede establecer un valor mínimo y otro sobresaliente para incentivar y agilizar la gestión.


5

El jefe de cada dependencia podrá nombrar un responsable por actividad para facilitar el proceso de rendición de cuentas. Existirán actividades que requieran la gestión de otras dependencias, por lo cual habrá que proponer algunos acuerdos ínter – dependencias


6

Se debe definir el conjunto de recursos que exige la ejecución de cada una de las actividades, ya sean físicos, humanos o financieros. Para estos últimos se debe considerar lo establecido en el Plan Plurianual de inversiones del Plan de Desarrollo y en el Plan Financiero.


1


ALCALDIA MUNICIPAL





7

Cada jefe de Oficina debe presentar y sustentar previa consolidación con el Jefe de Planeación el respectivo Plan de Acción ante el Consejo de Gobierno, justificando su importancia de acuerdo con las prioridades establecidas por el Alcalde, las funciones de la dependencia así como sus responsabilidades en el cumplimiento del Plan de Desarrollo.

Jefe de Cada Dependencia y Jefe

de Planeación

FIN

1

Presentar y sustentar previa

consolidación con Secretario de

Planeación el Plan de Acción ante el Consejo de Gobierno

¿Existen actividades

compartidas?

Proponer un acuerdo de

trabajo conjunto que

garantice su realización

SI

NO

Aprobar versión definitiva del plan

del de acción

Acordar periodicidad de

seguimiento y evaluación

8

En el caso de existir actividades compartidas entre varias dependencias que contribuyen al logro de una misma estrategia, estas deben proponer un acuerdo de trabajo conjunto de forma tal que garantice su realización. Estos acuerdos deben ser aprobados por el Consejo de Gobierno.


Consejo de Gobierno

9

Una vez realizados los ajustes propuestos por el Consejo de Gobierno e incorporados los acuerdos con otras dependencias, se aprueba la versión definitiva del Plan de Acción, el cual regirá la gestión de la dependencia y sus empleados

Jefe de Oficina

10 El Alcalde acordará con el Jefe de Planeación la periodicidad con que seguirá y evaluará su ejecución.

Alcalde y Jefe de Oficina


ALCALDIA MUNICIPAL






TIPO DE PROCESO:


PROCESO:


ESTRATÉGICA

CÓDIGO:

DPEOT

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO:

ORDENAMIENTO TERRITORIAL


Establecimiento de mecanismos que permitan al municipio, en ejercicio de su autonomía, promover el

ordenamiento de su territorio, el uso equitativo y racional del suelo, la preservación y defensa del

patrimonio ecológico y cultural localizado en su ámbito territorial y la prevención de desastres en

asentamientos de alto riesgo, así como la ejecución de acciones urbanísticas eficientes.

Garantizar que la utilización del suelo por parte de sus propietarios se ajuste a la función social de la

propiedad y permita hacer efectivos los derechos constitucionales a la vivienda y a los servicios

públicos domiciliarios, y velar por la creación y la defensa del espacio público, así como por la

protección del medio ambiente y la prevención de desastres.

Promover la armoniosa concurrencia de la Nación, las entidades territoriales, las autoridades

ambientales y las instancias y autoridades administrativas y de planificación, en el cumplimiento de

las obligaciones constitucionales y legales que prescriben al Estado el ordenamiento del territorio,

para lograr el mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.


Ley 388 de 1997 Plan de Ordenamiento Territorial vigente del Municipio. Decreto 879 de 1998



Ley 902 de 2004

RECURSOS:

HUMANOS Y FÍSICOS


Alcalde


ALCALDIA MUNICIPAL






Consejo de Gobierno


Comunidad Actas, Propuestas de

la comunidad,

Cartografía

PBOT Comunidad





ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

PROCEDIMIENTO: REVISIÓN Y AJUSTE DEL PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

CÓDIGO: DPEOT 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Reconsideración general o parcial del Plan de Ordenamiento Territorial, en sus objetivos, directrices, políticas, estrategias, metas, programas, actuaciones y normas que, como consecuencia del seguimiento y evaluación de su implementación frente a la evolución de las principales características del ordenamiento físico-territorial del municipio, suponga la reformulación completa del correspondiente Plan, o la actualización o ajuste de sus contenidos de corto, mediano o largo plazo.

BASE LEGAL:

Articulo 28 de la Ley 388 de 1997.

Plan de Ordenamiento Territorial del Municipio de San Martín

Decreto 932 de 2002

ALCANCE: o Toda la Unidad Orgánica o Usos del Suelo. o Normatividad constructiva o Proyectos de corto, mediano y largo

plazo

RIESGOS:

No existir ni obtener el Expediente Municipal

No cumplir con los tiempos definidos en la norma.

No entrar en concertación con la comunidad.

No ser aprobados por la Corporación Autónoma Regional.

CONTROLES:

La Ciudadanía

La Corporación Autónoma Nacional

El Concejo Municipal

INFORMES:

Actas de concertación con la comunidad

De seguimiento, evaluación y ajuste al Plan

Decreto o Acuerdo de Adopción.


Plan de Ordenamiento Territorial Vigente

Metodologías adoptadas por las autoridades de Planeación, Minivivienda, CORMACARENA.

Plan de Desarrollo Proyecto plan de acción

Plan de inversiones, plan de desarrollo y plan financiero.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Concertación con las comunidades del municipio. Inclusión de una política de Desarrollo sostenible, para lograr una verdadera solución de armonía entre la sociedad, la economía, la política y el medio ambiente


ALCALDIA MUNICIPAL






1

Revisión técnica, jurídica, económica y financiera del Plan de ordenamiento territorial vigente. Se deben revisar los proyectos y programas que se han proyectado a corto y mediano plazo; para saber si se han ejecutado y los motivos en caso de no haber sido ejecutados. Realizar la revisión de normas urbanas y análisis del crecimiento poblacional y el ajuste con los municipios adyacentes, como las políticas Regionales.


FIN

Remitir proyecto a entidades que

lo requieren

¿Requiere

ajustes?

Realizar los ajustes sugeridos

SI

Remitir proyecto al concejo

Municipal

Poner en vigencia el

PBOT

Se revisan los programas

proyectados a corto, mediano y

largo plazo

Revisar normas urbanas y

analizar crecimiento poblacional

Definir políticas acordes con el

plan de desarrollo

Determinar decisiones o realizar

estudios

Realizar expediente municipal

conformado con con cartografía

georreferenciada.

Concertar y dar inicio al plan de

ordenamiento

NO

Emitir decreto e iniciar estudio

social

¿Requiere

ajustes?

Realizar los ajustes

sugeridos

SI

NO

Generar el documento definitivo

con la cartograf

2

Realizar el expediente municipal en los aspectos urbano y rural. Tener un catastro urbanístico completo y detallado grafico y alfanumérico, igualmente un inventario de vías rurales y un catastro predial actualizado. Conformar el expediente con cartografía georreferenciada.

Secretario de Planeación , Jefe de Cada Dependencia

3

Definir políticas de desarrollo, usos del suelo, proyectos acorde con el plan de desarrollo, normas urbanísticas acorde con la actividad actual del municipio y las leyes. Ajustes de las divisiones político administrativas en urbano y rural

Secretario de Planeación, Obras

Públicas, Arquitectos e ingenieros

4 Concertar con el Consejo Territorial de Planeación Municipal, para dar inicio al ajuste del Plan de Ordenamiento.

Consejo Territorial de Planeación Municipal

5

Emitir decreto e iniciar estudio social en concordancia y concertación con las comunidades, para definir proyectos, usos del suelo y políticas urbanísticas de infraestructura y superestructura.

Comunidad. Secretario de Planeación

6

Remitir el proyecto a la Corporación autónoma regional, al Ministerio de Vivienda, Medio Ambiente y Desarrollo Territorial; y Planeación Departamental.


7 Realizar los ajustes sugeridos por la Corporación, el Ministerio y Planeación Departamental.


8 Remitir proyecto de Acuerdo al concejo Municipal


9 Realizar los ajustes sugeridos y generar el documento definitivo con la cartograf


10 Poner en vigencia el PBOT

Alcalde

1


ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

PROCEDIMIENTO: CONCEPTOS DE USOS DEL SUELO

CÓDIGO: DPEOT 02


Establecimiento de mecanismos que permitan al municipio, en ejercicio de su autonomía, promover el ordenamiento de su territorio, el uso equitativo y racional del suelo, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural localizado en su ámbito territorial y la prevención de desastres en asentamientos de alto riesgo, así como la ejecución de acciones urbanísticas eficientes.

Garantizar que la utilización del suelo por parte de sus propietarios se ajuste a la función social de la propiedad y permita hacer efectivos los derechos constitucionales a la vivienda y a los servicios públicos domiciliarios, y velar por la creación y la defensa del espacio público, así como por la protección del medio ambiente y la prevención de desastres.

BASE LEGAL:

Ley 388 de 1997

Plan de Ordenamiento Territorial vigente del Municipio.

Decreto 879 de 1998



Ley 902 de 2004

ALCANCE: Todo el territorio.

RIESGOS:

Inobservancia del Plan de Ordenamiento Territorial, Código de Usos del Suelo.

CONTROLES:

Administrativos y Policivos

INFORMES:

Certificaciones

Requerimientos


Código de Usos del Suelo Municipal

Certificados y Requerimientos.

Oficios

Plan de Ordenamiento Territorial

Acuerdos y Leyes Posteriores a la Expedición del PBOT.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Concertación interdependencias para la formulación ejecución y seguimiento del plan.


ALCALDIA MUNICIPAL






1 Radicación de la Solicitud y traslado a la Secretaría de Planeación

Alcaldía y Secretaria INICIO

Radicar solicitud y traslado

Efectuar el análisis

cartográfico

Realizar visita predial

Analizar predial del inmueble

Efectuar el estudio y

verificación de zonificación

general

¿Predio urbano?

SI

Verificar si es para cambio de

uso o para construír

NO

Verificar si es un predio

urbano o rural.

Efectuar las observaciones al

respecto

¿Georreferenciación

acorde ?

SI

NO

Determinar el uso definitivo

del suelo

Expedir certificación de uso

del suelo

FIN

2

Análisis predial del inmueble al cual se expedirá el uso del suelo ¿Urbano o Rural? Si es urbano se debe tener en cuenta si es para Cambio de Uso del Suelo en la frontera comercial o es para realizar una construcción.

Secretaría de Planeación

3 Análisis cartográfico teniendo en cuenta la georreferenciación del predio en estudio.


4

Si la georreferenciación no es acorde con la cartografía del municipio, o no se puede localizar cartográficamente, o es para un proyecto urbanístico se debe realizar visita predial.


5

Estudio y verificación de la zonificación general en el Plan de Ordenamiento Territorial y el Código de Usos del suelo, determinándose el uso del suelo definitivo.


6

Expedición de la certificación del respectivo Uso del Suelo. Según formato y acorde a la destinación de la solicitud



ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: DESARROLLO URBANISTICO

PROCEDIMIENTO: DEMARCACIÓN

CÓDIGO: DPEDU 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Orientar e informar al usuario sobre las normas y requisitos necesarios para la solicitud de la licencia de construcción, como primer paso para que el desarrollo del proyecto se realice con base a las normas vigentes del ordenamiento municipal.

BASE LEGAL:

Artículo 23 de la Constitución Política.


Ley 388 de 1997.

Decreto 072 de 05 de julio de 2001

Decreto 083 de diciembre 30 de 2002

Decreto 564 de 2006

ALCANCE: Inicia con la solicitud por parte del usuario para construir y finaliza con la expedición de la licencia

RIESGOS:

Información de la solicitud incompleta o errada o no vigente.

Que la visita de inspección ocular no se pueda realizar rápidamente.

CONTROLES:

Verificar que la documentación este completa antes de radicarla.

Localización cartográfica del predio objeto de la solicitud.

Confrontación de la ubicación y verificación de la zona de conformidad con el EOT.

Verificación de posibles afectaciones.

Atención de la solicitud en los plazos señalados, teniendo además en cuenta su naturaleza jurídica y recursos legales.

INFORMES:

Informe de Gestión

Certificación

Actas de concertación si lo define el POT

Actas del Consejo Territorial de Planeación si así lo define el POT.

Los demás informes que sean requeridos


Formato de solicitud diligenciado por el interesado

Escritura de propiedad del predio

Recibo de impuesto predial vigente.

Formatos de solicitud y Recibo de pago en Tesorería

Desprendible de radicación

Formulario, anexos y Acta de visita

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: En el evento de atender situaciones que generen conflictos de carácter legal es importante la revisión de la asesora jurídica.


ALCALDIA MUNICIPAL





Proyecto de concepto


1 Se acerca para solicitar la información relacionada con el servicio y los tramites a realizar.

Coordinador área

FIN

Entregar recibido de la Petición

indicando hora y fecha de la visita

Revisar documentos y formulario

diligenciado

SI

Se solicita información

sobre servicios y trámites a

realizar

Confrontar y verificar documentos

Radicar

Brindar información completa para

facilitar acceso a servicio

NO

¿Documentación

completa?

Informar a usuario que

documentos debe

anexar o cambiar

Diligenciar acta de visita firmada

por quienes intervinieron

Elaborar proyecto de concepto

Realizar ajustes.

Firmar

¿Requiere

ajustes?SI

Entregar documentos a

peticionario

NO

Entregar copia a usuario y a

dependencia competente

Realizar la inspección ocular

Proyectar concepto y enviar a Jefe

de Planeación

¿Interpone

recursos?

NO Absolver recursos

SI

Archivar

2

Brinda la información correcta y completa sobre los tramites y documentos que requiere la prestación el servicio, si existen formularios y informativos al respecto entregará al usuario para facilitar el acceso al servicio

Secretaria

3

En el mismo acto se procede a la confrontación y verificación de información y documentos, si están completos se debe ordenar la radicación si no se le informa al usuario que debe anexar o cambiar y no se radica.

Secretaria

4

Una vez radicada la solicitud se entrega recibido de la petición y/o solicitud al peticionario con la indicación de la fecha y hora de la visita si se requiere.

Secretaria

5 El usuario se acerca a la Oficina De Planeación, la fecha que se haya indicado para revisión de los documentos y formulario diligenciado.

Secretaria Usuario

6 Realizar la inspección ocular, que consiste en la verificación de la información con lo físico.

Auxiliar Administrativo o Jefe de Planeación

7

Se diligencia acta de visita en la que conste las personas que intervienen y siempre se cuidará de que haya un representante del peticionario o el peticionario, se firma por quienes en ella intervinieron y se toman las respectivas fotografías.

Auxiliar o jefe

8

Con base en la información levantada en la inspección ocular y la respectiva confrontación documental se procede a elaborar el proyecto de concepto.

Secretaria

9 Procede a proyectar el concepto y lo pasa para revisión, aval y firma del Jefe de Planeación

Secretaria o auxiliar Administrativo

10 Revisar y firmar o si lo considera pertinente lo devuelve para corrección con la indicación precisa de las correcciones a lugar.


11 Entregar el documento al peticionario por ventanilla o por notificación; si es de notificación se le informa que proceden los recursos de ley.

Secretaria Notificador

12

Interponer recursos y se inicia procedimiento para absolver recursos; si no interpone recursos entonces pasados cinco días se entiende que queda en firme.

Usuario Interesado

13 Archiva. Secretaria


ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: DESARROLLO URBANÍSTICO

PROCEDIMIENTO: LICENCIAS URBANÍSTICAS EN SUS DIFERENTES TIPOS Y MODALIDADES

CÓDIGO: DPEDU 02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar y verificar el cumplimiento de las normas técnicas y de urbanismo en las construcciones.

BASE LEGAL:

Ley 388 de 1997.

Código de Policía.



Decreto 083 de diciembre 30 de 2002

EOT

Decreto 564 de 2006

ALCANCE: Se controla el cumplimiento de las normas técnicas y de urbanismo en las construcciones en el Municipio de San Martín de los Llanos.

RIESGOS:

Que no se brinde al usuario la orientación adecuada para diligenciamiento de la solicitud.

Que el usuario construya sin la debida licencia de construcción.

CONTROLES:

Programación periódica de visitas especificas para control de construcciones y seguimiento al licenciamiento.

Comprobar que la documentación presentada es verídica.

Localización cartográfica del predio.

Verificación de la zona y reglamentación establecida.

Atención de la solicitud en los plazos señalados, teniendo en cuenta su naturaleza jurídica y recursos legales.

INFORMES:

Informe de Gestión

Los demás informes que sean requeridos


Requisitos debidamente diligenciados por parte del interesado, acompañado de todos los documentos señalados en el mismo para la obtención de la


En caso de atender situaciones que generen conflictos de carácter legal es importante la revisión de la asesora jurídica.


ALCALDIA MUNICIPAL





licencia de construcción.

Formulario de solicitud

Solicitud y anexos, planos, diseños, comunicación y desprendible de radicación

Aviso de Notificación

Asignación de vehículo que facilite efectuar visitas y controles efectivos.

Se debería establecer que cada licenciamiento esté soportado en mínimo tres (3) visitas posteriores, (cimentación, obra negra y los acabados).


1 solicitar la información relacionada con el servicios y los tramites a realizar

Usuario interesado

Entregar desprendible de petición

y/o solicitud

Entregar carpetas; Revisar

documentación y proyecto

SI

Presentar documentación

requerida y planos según

normatividad

Radicar

Brindar información sobre

requerimientos para la prestación

del servicio

NO

¿Documentación

completa?

¿Vecinos se

pronuncian?SI

NO

Revisar diseño urbanístico y

arquitectónico.

Notificar por valla a los vecinos del

predio a construir

Revisar y verificar documentos

¿Proyecto se

ajusta?

Radicar

SI

Realizar ajustes

NO

Viabilizar proyecto

1

1

Se solicita información

sobre servicios y trámites a

realizar

2

Brinda la información correcta y completa sobre los tramites y documentos que requiere la prestación el servicio, si existen formularios y informativos al respecto entregará al usuario para facilitar el acceso al servicio

Secretaria

3

Presentación en la Oficina Asesora de planeación, de la documentación requerida y los planos, de conformidad con el Decreto 546 de 2006.

Interesado

4

Procede a la revisión y verificación de los documentos. Y si están conforme a los requerimientos ordena la radicación de los mismos Si no llena los requisitos los devuelve para que el usuario subsane.

Secretaria

5 Una vez radicada la solicitud se entrega desprendible con el recibido de petición y/o solicitud al peticionario.

Secretaria

6

Una vez radicado el proyecto las carpetas son entregadas al Jefe de Planeación, se procede a la revisión de la documentación y del proyecto.

Secretaria Jefe de Planeación

7

Se efectúa la revisión tanto del diseño urbanístico y arquitectónico, verificándose que se haya adelantado de conformidad con la demarcación.

Jefe de Planeación

8

Si el proyecto no se ajusta a lo establecido en la demarcación, se procede a elaborar una comunicación al solicitante o usuario, indicándole expresamente en que no se ajusta el proyecto.

Jefe de Planeación

9

Una vez se radiquen los ajustes requeridos ó haya ajustado el proyecto. se notifica por valla a los vecinos del predio a construir, si durante el tiempo de ley estos no se pronuncian se viabiliza

Usuario


ALCALDIA MUNICIPAL





10

Transcurrido el término de ley si los vecinos han manifestado inconformidad respecto a la obra a realizar, se atienden pronunciamientos de los notificados y se le informa al usuario o solicitante.

Vecinos usuario interesado

FIN

¿Interpone

recursos?NO

Absolver recursos

SI

Notificar a vecinos y

Archivar

1

Firmar resolución de licencia y

planos (Jefe Planeación)

Entregar copia de pago en

Planeación

1

Proyectar resolución de

licencia, sello y planos

Citar y notificar a propietario

¿Peticionario se

notifica?

Notificar a interesado y

entregar licencia y planos

Archivar

SI

NO

Atender

pronunciamiento

11

Interpone recursos y se inicia procedimiento para absolver recursos; si no interpone recursos entonces pasados cinco días se entiende que queda en firme.

Usuario

12 Estando en firma el acto procede a notificar a los vecinos y ordena su archivo.

Jefe de Planeación

13

Si continua proceso, el usuario se acerca a la Tesorería para sus respetivos trámites y pagos y procede a entregar copia de pago en la Oficina de Planeación.

Auxiliar administrativo Tesorera

14 Procede a Proyectar la resolución de licencia, sello y planos.

Secretaria

15 Se envía al Jefe de Planeación para firma de licencia y Planos.

Secretaria, Jefe de Planeación

16

Una vez firmados tanto los planos como la licencia, se entregan a la auxiliar administrativo, para que cite al propietario y se realice la notificación personal. si pasados cinco (5) días el peticionario no se notifica se debe fijar edicto

Auxiliar Administrativo Notificador

17 Se notifica al interesado y se le entrega la licencia y dos juegos de planos debidamente firmados y sellados.

Notificador

18 Una vez notificado personalmente o por edicto se archiva.

secretaria

19 Se envía al Jefe de planeación y desarrollo para firma de licencia

Usuario interesado


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PROCEDIMIENTO: SUSPENSIÓN DE OBRA E IMPOSICIÓN DE SANCIONES A LOS INFRACTORES

CÓDIGO: DPEDU 03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Crear conciencia en la comunidad de la importancia de cumplir y acatar las normas de ordenamiento que rigen para el Municipio conforme a la ley.

BASE LEGAL:

Ley 388 de 1997.


Decreto 564 de 2006

Normas sobre disposiciones del EOT

ALCANCE: Se efectúan inspecciones oculares a las obras en construcción y finaliza con la citación y notificación al sancionado.

RIESGOS:

No poder realizar visitas periódicamente por falta de tiempo ó de vehículo.

Que el requerido continúe la construcción a pesar de habérsele suspendido la obra.

Que una vez sea radicada la documentación la solicitud no se pueda atender favorablemente.

No debido proceso de orientación al usuario para diligenciamiento de la solicitud.

CONTROLES:

Efectuar recorridos de control

Realizar la localización cartográfica del predio.

Verificación de la zona y reglamentación establecida.

Aplicación de régimen policivo y sanciones a que haya lugar en caso de requerirse.

INFORMES:

Informe Secretaría de Gobierno y al Despacho del Alcalde


Actas de visita y requerimientos

Expediente

Acto Administrativo

Notificación

Formato de solicitud diligenciado por el interesado, con los documentos señalados para la obtención de la


En caso de atender situaciones que generen conflictos de carácter legal es importante la revisión de la asesora jurídica.

Asignación de vehículo que facilite efectuar visitas y controles efectivos.


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licencia de construcción.


1

Se efectúan inspecciones oculares a las obras en construcción, si se detecta alguna anomalía en la construcción, como alguna obra sin licencia ó que no se lleva de conformidad con los planos aprobados, se realiza un requerimiento en la obra a la persona responsable ó quien atienda la diligencia.

Jefe de Planeación y Secretaria

FIN

Informar suspensión de la obra

SI

Efectuar inspecciones

oculares a las obras en

construcción

Efectuar requerimiento al

responsable

NO¿Detecta

anomalías?

Inspeccionar predios y tomar

correctivos

Notificar a sancionado, enviar

para archivo

Firmar acto administrativo e

imponer multas

Revisar y avalar proyecto

1

¿Contravención

es posible?

Informar sobre

documentos a radicar

para aprobar obra

SI

Ajustar construcción a

lo aprobado

NO

1¿Llega a acuerdo?

SI

Sellar la obra

NO

1

1

2 En el mismo acto se le informa a la persona que debe suspender la obra y acercarse al despacho de Planeación.


3

Cuando la persona se acerca al despacho si lo efectuado en contravención es posible su aprobación se le informa sobre los documentos que debe radicar, para la aprobación de la obra, de lo contrario se le informa al contraventor que no es viable la aprobación, por lo que se hará necesario que se ajuste la construcción a lo aprobado.

Jefe de Oficina

4

Si no se llegara a ningún tipo de acuerdo con el propietario de la construcción, se envía el requerimiento al señor alcalde para que tome las medidas pertinentes y realice el sellamiento de la obra.

Jefe de Planeación Secretaria

Alcalde

5 El alcalde delega a inspector para inspeccionar el predio y tomar correctivos necesarios

Alcalde Municipal e Inspector de Policía

6

Revisa todo lo actuado y avala el proyecto de acto administrativo y pasa para revisión y firma del alcalde municipal.


7 Firma acto administrativo de sanción e imposición de multas y regresa a oficina de origen.

Alcalde Municipal

8

Cita al sancionado y procede a notificarle, si interpone recursos procede a resolverlos, teniendo en cuenta lo dispuesto para resolver y sino interpone los recurso, estando en firme el acto envía para archivo y seguimiento por parte de la inspección de policía.

Jefe de Planeación y Notificador


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PROCEDIMIENTO: CONTROL URBANÍSTICO Y SUSTANCIACIÓN DE FALLOS DE SANCIONES URBANÍSTICAS

CÓDIGO: DPEDU 04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Propender por un adecuado ordenamiento territorial en cumplimiento de normas urbanísticas del orden Nacional y en desarrollo del EOT para el municipio de San Martín de los Llanos.

BASE LEGAL:

Ley 9 de 1989, Ley 388 de 1997.

Ley 810 de 2003.


Acuerdo 072 de 2001 y 083 de 2002 EOT.


Decreto 564 de 2006.

ALCANCE: Se efectúa un adecuado control urbanístico al Municipio de San Martín de los Llanos, según lo dispuesto por la normatividad vigente.

RIESGOS: Omisión del control urbanístico y sustanciación de fallos de sanciones urbanísticas. (Si se materializa este riesgo, generaría un desorden en materia urbanística en el municipio y se colocaría al señor Alcalde en riesgo de incurrir en una falta disciplinaria por omisión.)

CONTROLES:

Efectuar los controles establecidos según mandato legal.

INFORMES:

Se presenta informe mensual al Secretario de Gobierno y al señor Alcalde cada vez que este lo requiera.

Se elabora y presenta informe al Señor Alcalde para que de acuerdo a su competencia avoque conocimiento del asunto e inicie el respectivo proceso.


Licencia de construcción

Oficios de Notificación y Comunicación

Acta de visita

Boleta de citación

Auto avocando conocimiento

Oficios y/o Despacho comisorio

Pruebas y diligencias practicadas

Auto remitiendo expediente y expediente

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: En los términos de la ley 810 de 2003, el conocimiento y tramite de los procesos por infracciones urbanísticas se puede delegar por parte del señor Alcalde, por lo que para descongestionar el despacho del alcalde y darle agilidad a estos procesos.


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1

Practicar visitas periódicas a las diferentes obras que se adelantan en el municipio en el área urbana y rural y verificar el cumplimiento de requisitos de ley. Cuando la obra visitada esta en regla se deja constancia de tal hecho.

Jefe de Planeación

FIN

SI

Dejar constancia

del hecho

NO

¿La obra está en

regla?

Desglosar documentos y

notificar

Citar y notificar a sancionado

¿Es del caso?

SI

Proferir oficios y

actividades

NO

1

Realizar boleta de

citación

Elaborar informe a alcalde para

que asuma conocimiento

1

Proyectar auto donde Alcalde

avoca conocimiento y comisiona a

Inspector de Policía

Recoger firma de alcalde

Realizar práctica de pruebas

Elaborar despacho

comisorio

Programar y practicar

diligencia de Inspección ocular

Emitir auto donde se ordena remitir

expediente para conocimiento y

fallo

S.G. da Vo.Bo y remite a

Alcalde

Revisar y firmar

¿Interpone

recursos? SI

Resolver recursos

Revisar documentos y

archivar o verificar

cumplimiento

NO

Efectuar visita a obras,

verificar cumplimiento

2

Si en la actividad anterior se encuentra alguna posible infracción, se realiza boleta de citación, para que dentro de las 72 horas se presente el responsable de la obra con la licencia o en su defecto para que rinda diligencia de descargos.

Jefe de Planeación

3 Se elabora informe, dirigido al señor Alcalde, para que éste de acuerdo a su competencia asuma conocimiento.

Jefe de Planeación

4 Proyecta auto mediante el cual el señor Alcalde avoca conocimiento y puede comisionar a Inspección de Policía para la práctica de pruebas.

Secretaria

5 Recoge firma del Alcalde Secretaria

6

Procede a realizar la práctica de pruebas, si es del caso elabora Despacho Comisario a la Inspección de Policía o sino profiere oficios y actividades pertinentes.

Secretaria

7

Se programa y practican la diligencia de Inspección Ocular, acta de la diligencia de descargos, diferentes pruebas documentales y testimoniales que se aportan al expediente. Depende del cronograma de la inspectora

Inspector de policía

8 Una vez adelantada la parte probatoria se emite Auto en el cual se ordena remitir el expediente para conocimiento y proyecto de fallo.

Secretaria

9 Procede a proyectar el fallo para la firma del señor Alcalde

Secretario De Gobierno

10 Pasa proyecto para revisión del Secretario de gobierno y luego de su visto bueno remite a Despacho del Alcalde para su firma.

Jefe de Planeación y Secretario de Gobierno

11 El Alcalde recibe, revisa y firma, envía nuevamente a Oficina de origen.

Alcalde

12 Recibe, desglosa documentos necesarios para la notificación de la providencia y procede a notificar.

Secretaria Y Notificador

13

Cita al sancionado y procede a notificarle, si interpone recursos procede a resolverlos, teniendo en cuenta lo dispuesto para resolver y sino interpone los recursos estando en firme el acto envía para archivo y seguimiento.

Secretaria y jefe de dependencia

14 En firme el acto Procede a revisar documentos y anexar a expediente ordena su archivo, para verificar cumplimiento de lo ordenado.

Secretaria


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TIPO DE PROCESO:


PROCESO:


ESTRATÉGICA

CÓDIGO:

DPEI

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO:

INFRAESTRUCTURA


Viabilizar los proyectos de infraestructura importantes para el desarrollo municipal enmarcados en el

plan de desarrollo, El PBOT y demás normas vigentes.

SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Estatuto orgánico de presupuesto artículo 8 del decreto 111 de 1996

Acuerdo Municipal de aprobación Plan de Desarrollo.


RESPONSABLES DEL PROCESO: Secretario de Planeación Secretario de Gobierno






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SUBPROCESO: INFRAESTRUCTURA

PROCEDIMIENTO: DETERMINAR Y FIJAR PROYECTOS A VIABILIZAR

CÓDIGO: DPEI 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar y fijar los proyectos importantes para el desarrollo municipal enmarcados en el plan de desarrollo, El PBOT y demás normas vigentes.

BASE LEGAL:

Ley 388 de 1997.

Ley 400 de 1997.

Ley 140 de 1994.

Ley 152 de 1994

Acuerdo Municipal Plan de Desarrollo



Decreto 072 de 05 de Julio de 2001

Decreto 083 de diciembre de 2002

Decreto 215 de 2004

ALCANCE: Se viabilizan los Proyectos enmarcados en el Plan de desarrollo.

RIESGOS:

Que el proyecto no este contemplado en el plan de desarrollo municipal y PBOT.

Que no exista un predio donde desarrollarlo, o que la adquisición del mismo se demore

Que no existan los recursos económicos suficientes.

Que los predios estén en alto riesgo o protección ambiental.

CONTROLES:

Que el proyecto este contemplado en el plan de desarrollo y/o PBOT.

Que los documentos y estudios técnicos estén completos

Que el proyecto se ajuste a las normativas urbanísticas vigentes.

Que se cumplan los cronogramas de tiempo establecidos.

Que el proceso contractual se efectué con el respectivo orden cronológico y por fases

INFORMES:

Los requeridos por los organismos de control


Formato de viabilidad debidamente

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: En el evento de atender situaciones que generen


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diligenciado por parte del interesado, acompañado de los documentos señalados en el mismo.

Plan de acción y proyecto de desarrollo físico

conflictos de carácter legal es importante la revisión de la oficina jurídica.


1 Confrontar el proyecto de desarrollo físico con el plan de desarrollo municipal y/o PBOT.

Jefe de Planeación

FIN

Realizar y viabilizar proyecto

Formular estudios de necesidad,

oportunidad y conveniencia

¿Requiere

contratar?

Diligenciar documentos

contractuales

SI

Desarrollar procedimiento

contractual, según requerimientos

Iniciar ejecución de contrato y

notificación a interventor

Realizar Inscripción o

señalamiento del proyecto en el

plan de acción.

Determinar decisiones o realizar

estudios

Verificar inscripción del proyecto

en banco de proyectos

Asignar responsables o ejecutar

proyecto por dependencias

NO

Se confronta proyecto con plan

de desarrollo y/o PBOT

2

Verificar la inscripción del proyecto en el banco de proyectos municipales, si se requiere o se inicia el proceso de inscripción. Caso en el cual se aplicara el procedimiento señalado para la inscripción en el banco de proyectos.

Jefe de Planeación

3

Inscripción o señalamiento del proyecto en el plan de acción de la dependencia, con base en lo cual se elabora el cronograma para el desarrollo del proyecto.

Jefe de dependencia

4 Determinación de decisiones a seguir o realizar los estudios pertinentes.

Jefe de dependencia

5

Una vez determinadas las acciones en comité de área se procede a asignar los responsables o la ejecución del proyecto por dependencias y/o equipos de trabajo señalando compromisos, resultados y fechas limite mediante acta.

Alcalde

6

Una vez entregadas las tareas a los miembros del comité se procede a hacer la revisión y viabilización del proyecto por Área de Obras Públicas.

Jefe de dependencia

7

Formula los estudios de necesidad, oportunidad y conveniencia, así como las cantidades de obras y demás aspectos relacionados para contratar o desarrollar el proyecto, siguiendo procedimiento para el efecto.

Jefe de Planeación

8

Si se requiere contratar para la viabilización de este proyecto, se diligencian los documentos de la etapa precontractual y se remiten a Secretaría de Gobierno, que ejecutará el procedimiento para el efecto.

Jefe de Planeación

9

Desarrolla el procedimiento contractual señalado teniendo en cuenta cuantía y modalidad de contrato y notifica de la asignación al interventor para el contrato.


10

La ejecución del contrato se inicia con el acta de iniciación, y la notificación del interventor, quien deberá aplicar el procedimiento de Interventoría y remitir copias al comité de área sobre sus actuaciones y decisiones.

Jefe de Planeación


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TIPO DE PROCESO: PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESO:


ESTRATÉGICA

CÓDIGO:

DPEDU

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO:

DESARROLLO URBANÍSTICO


Proveer el futuro desarrollo del municipio mediante el diseño de escenarios alternativos de

desarrollo que fortalezcan el desarrollo del Municipio.




Ley 388 de 1997.

Ley 232 de 1995.


Decreto 083 de diciembre 30 de 2002 Ajustes

Artículo 11 del Decreto 879 de 1998

RECURSOS:

HUMANOS Y FÍSICOS

RESPONSABLES DEL PROCESO: Secretario de Planeación Secretaria Usuario






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PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN AL USUARIO, PARA LA EMISIÓN DE CONCEPTOS TÉCNICOS

CÓDIGO: DPEDU01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Prestar al usuario una orientación específica y detallada de la ubicación y usos de su propiedad con respecto al PBOT y demás normas vigentes que rigen la materia.

BASE LEGAL:



Ley 388 de 1997.

Ley 232 de 1995.


Decreto 083 de diciembre 30 de 2002 Ajustes

ALCANCE: Inicia con la Orientación a todos los usuarios de la ubicación y usos de su propiedad con respecto al PBOT y finaliza con la firma del acta.

RIESGOS:

No actualización del PBOT

Que la solicitud efectuada no se pueda atender favorablemente.

Información de solicitud incompleta o errada.

Que la visita de inspección ocular no se pueda efectuar rápidamente

No se ha establecido la Oficina Atención Al Usuario

CONTROLES:

Adecuada orientación al usuario para el diligenciamiento de la solicitud y establecimiento de formatos.

verificar que la documentación presentada es verídica.

Localización cartográfica del predio objeto de la solicitud.

Atender la solicitud en los plazos señalados.

INFORMES:

De gestión


Formato de solicitud debidamente diligenciado por parte del interesado

Documentos señalados en el formato de solicitud (escritura de propiedad del inmueble y recibo de impuesto predial


En caso de atender situaciones que generen conflictos de carácter legal es importante la asesoría jurídica.

Entregar la documentación directamente en la oficina de planeación.


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vigente).

NOTA: No todos las actividades de este procedimiento requieren de inspección ocular o visita (pasos 5 y 6 solo aplica para los servicios que requieren de la visita).


1 Informar al usuario verbalmente para que cancele en tesorería el valor de la solicitud que desee.

Usuario Secretaria

FIN

Entregar recibo de petición y

fecha de visita o respuesta

Realizar la Inspección ocular

SI

Se informa al usuario el

valor a cancelar para la

certificación

Se recibe al usuario, el recibo de

caja y soportes

Verificar información y

documentos

Radicar

Presentar recibo de pago para

realizar certificación

NO

¿Documentación

completa?

Informar a usuario que

documentos debe

anexar o cambiar

Elaborar acta de visita firmada por

quienes intervinieron

Elaborar proyecto de concepto

Transcribir concepto y remitir a

Planeación para revisión y firma

Solicitar se efectúen

ajustes

¿Requiere

ajustes?SI

Entregar documento o acto

administrativo

NO

Entregar copia a usuario y a

dependencia competente

¿la persona

no firma?

Anotar en el acta los motivos de la

no firma

Informar que el acta será firmada

por dos testigos

SI

NO

Firmar documento

2 El usuario presenta recibo de caja expedido en tesorería para a realizar la certificación.

Usuario Secretaria

3

Verificar información y documentos, si están completos se debe ordenar la radicación, si no se le informa al usuario que debe anexar o cambiar y no se radica.

Secretaria

4

Una vez radicada la solicitud se entrega recibido de la petición o solicitud al peticionario con la indicación de la fecha y hora de la visita si se requiere, o de entrega de la respuesta.

Secretaria

5 Realizar la inspección ocular, que consiste en la confrontación de la información con lo físico.

Auxiliar Administrativo /Secretario de

Planeación

6

Diligenciar acta de visita en la que conste las personas que intervienen y siempre se cuidará de que haya un representante del peticionario o el peticionario, se firma por quienes en ella intervinieron y se toman las respectivas fotografías. En caso de que la persona se niegue a firmar se le preguntan los motivos que aduce para no firmar, los cuales se anotarán en el acta y acto seguido se le informa al peticionario que el acta será firmada por dos testigos a los que les conste que la diligencia se ha realizado en tales términos.

Auxiliar Administrativo o jefe de Planeación

7 Con base en la información levantada en la inspección ocular y la respectiva confrontación documental se elabora el proyecto de concepto.

Auxiliar Administrativo

8

Transcribir el concepto y lo remite al Jefe de Planeación para revisión y firma, quien, si lo considera pertinente lo devuelve para corrección con la indicación precisa de las correcciones a lugar.

Auxiliar Administrativo y/o secretaría

9 Una vez hechos los ajustes, se remite nuevamente al Despacho del Jefe de Planeación para su firma.

Secretaria Jefe de Planeación

10 Llegado el momento de notificación se procede a entregar el documento o acto administrativo y se le informa que proceden los recursos de ley.

Notificador

11 Entrega copia al usuario y envía copia de recibido para la dependencia competente.

Secretaria

NO

1


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TIPO DE PROCESO:


PROCESO:


ESTRATÉGICA

CÓDIGO:

DPEGOP

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO:

GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA


Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento y

evaluación de las obras garantizando la mejor calidad de a los habitantes del municipio.


Literal C del numeral 5 del artículo 24 de la ley 80 de 1.993

Numeral 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1.993

Numeral 3 del artículo 26 de la ley 80 de 1.993.

RECURSOS:

HUMANOS Y FÍSICOS


Secretario de Planeación Alcalde Municipal Secretario de Gobierno






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SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA

PROCEDIMIENTO: CÁLCULO DE CANTIDAD, PRESUPUESTO DE OBRA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

CÓDIGO: DPEGOP 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Con base en la debida planeación, hacer viable su contratación, determinando con exactitud el presupuesto de la inversión y estableciendo con claridad las etapas consecutivas de evolución del proyecto y describiendo los procesos constructivos.

BASE LEGAL:

Literal C del numeral 5 del artículo 24 de la ley 80 de 1.993

Numeral 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1.993

Numeral 3 del artículo 26 de la ley 80 de 1.993.

ALCANCE: Hacer viable la contratación de los proyectos planeados.

RIESGOS:

Que los planos no estén bien detallados o presenten inconsistencias entre los diferentes estudios.

Que haya dificultad para determinar los costos de los insumos, rendimientos de mano de obra y equipos.

Que las especificaciones técnicas no sean fáciles de determinar.

Que no exista el personal especializado o calificado para determinar las especificaciones técnicas de un proyecto.

Que las bases de datos utilizadas para determinar los precios estén erradas.

La no viabilización de los proyectos por parte de los organismos de control.

CONTROLES:

Presentar los estudios del proyecto ante el comité técnico para la revisión, evaluación y complementación de los diseños y estudios.

Contar con mínimo tres bases de datos sobre costos que permitan tener diversos parámetros de referencia en cuanto a precios de insumos y rendimientos de mano de obra y equipos.

Organizar toda la información técnica referente a procesos constructivos, actualizándola periódicamente.

Exigiendo que los estudios técnicos

INFORMES:

Memoria de cálculo de cantidades de obra, Cuadro de cantidades y presupuesto de obra y especificaciones técnicas.

Informe Concepto Técnico


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especializados contengan claramente las especificaciones y normas para su construcción.


Estudios técnicos o especializados previos


Para ser más efectivo el procedimiento se recomienda la presentación de anteproyectos.


1

Examinar en forma completa y detallada los estudios, planos y diseños, con el fin de formar criterios claros y precisos que le permitan adelantar con eficiencia y eficacia las cantidades de obra, especificaciones de construcción y alcance de los estudios para contratos de obra y consultorías.

Jefe de Planeación

Cuantificar cantidades de cada

ítem, de acuerdo a los diseños del

proyecto

Establecer criterios claros para

contrato de obra y consultorías

Listar actividades a desarrollar

¿Hay Ítems no

contemplados ?

SI

Imprimir un análisis de la base

de datos y anexar

NO

1

Asignar valores a cada actividad,

utilizando datos de cartilla SISE y

la Gobernación

Se examinan los estudios,

planos y diseños

2

Listar cada una de las actividades a desarrollar, por capítulos, conservando un orden lógico de ejecución y cada uno de éstos con sus

respectivos ítems o componentes. El cuadro deberá contener número de ítem, descripción, unidad, cantidad, valor unitario y valor total.

Jefe de Planeación

3

Cuantificar cantidades de cada uno de los ítems, de acuerdo a los diseños del proyecto. Esta actividad debe realizarse de manera detallada, cuidando de no repetir tramos, áreas o actividades. Cuando el proyecto se desarrolle por etapas, se recomienda dejar marcado en los planos, por medio de identificación de colores, cada una de las etapas asumidas.

Jefe de Planeación

4

Asignar valores a cada una de las actividades, para lo cual se utilizará la base de datos Cartilla de precios del SISE y cartilla de precio de la Gobernación. Cuando se esté realizando presupuesto para la gobernación del Meta y los ítems no estén contemplados en la cartilla de ellos, es necesario imprimir el análisis unitario que se encuentra en nuestra base de datos o crearlo para anexarlo al presupuesto como soporte. El valor total del presupuesto comprenderá la sumatoria de: Los costos directos que corresponden la sumatoria de los totales de cada ítem. Costos de Administración, Imprevistos y Utilidad el cual estará en un rango del 10% al 25%, dependiendo de la complejidad del proyecto y los impuestos que aplique.

Jefe de Planeación


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5

Realizado el presupuesto se procede a realizar las especificaciones técnicas de cada uno de los ítems del presupuesto. La especificación técnica consiste en redactar detalladamente el proceso constructivo de cada ítem, la cual deberá incluir los materiales a utilizar y sus características, los equipos necesarios, la mano de obra, herramienta, unidad de medida y demás elementos necesarios para la debida ejecución de la actividad.

Jefe de Planeación

FIN

Realizar los análisis unitarios,

cuadro de presupuesto oficial

y especificaciones técnicas

Entregar a dependencia

pertinente

Realizar especificaciones

técnicas de cada ítem

1

Elaborar términos de referencia,

pliegos de condiciones o contratación

directa con Cartilla de precios del

SISE y cartilla de precio de

gobernación

6

Una vez se tengan los análisis unitarios, cuadro de presupuesto oficial y especificaciones técnicas, se deberán entregar a la dependencia pertinente para continuar con el proceso de contratación, elaboración de términos de referencia, pliegos de condiciones o contratación directa con Cartilla de precios del SISE y cartilla de precio de la Gobernación y conforme a las normas que rigen sobre la materia y los procedimientos señalados para el efecto.

Jefe de Planeación


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PROCEDIMIENTO: CONTROL CONTRACTUAL Y DE GESTIÓN PRESUPUESTAL

CÓDIGO: DPEGOP 02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar el cumplimiento de todos los contratos y convenios de consultoría y construcción de obras al igual que los contratos de suministros, con base en los términos de referencia o pliegos de condiciones con el fin de cumplir con los parámetros de calidad, eficiencia, eficacia y efectividad, manteniendo equilibrio económico.

BASE LEGAL:

Ley 80 de 1.993

Código Sismorresistente

ALCANCE: Cumplir con los parámetros de calidad, eficiencia, eficacia y efectividad, manteniendo equilibrio económico.

RIESGOS:

Que exista discrepancia entre lo diseñado y las condiciones para su ejecución.

Que el contrato se ejecute sin el lleno de los requisitos y exigencias previamente establecidas.

Que exista discrepancia conceptual y técnica entre el consultor o constructor con el interventor durante la ejecución del contrato.

Que el tiempo para la ejecución del contrato no sea suficiente por surgimiento de imprevistos o cronogramas estáticos.

Que para la ejecución de la obra no se hayan contemplado las fases o etapas necesarias para la realización de las actividades básicas programadas.

CONTROLES:

Conformar un comité técnico para la revisión, evaluación y complementación de los diseños, estudios y todas las herramientas necesarias para la correcta ejecución de los contratos.

Verificar el proyecto de contrato cuidando que éste incluya las condiciones técnicas y procedimentales requeridas para la ejecución de la obra.

Hacer seguimiento y control periódicos a los

INFORMES: Los contemplados en el contrato, informes de gestión, registro fotográfico, bitácora de obra y aquellos que requieran las autoridades y/o órganos de control.


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procesos de interventoría.

Analizar, evaluar y acordar la óptima solución de las posibles discrepancias de carácter técnico que se puedan presentar.

Informar a la dependencia competente de los posibles conflictos, inconsistencias, negligencias, omisiones, incumplimientos o inobservancias por parte del interventor en el desarrollo de su labor para asignación de responsabilidad fiscal, disciplinaria u otro.

SOPORTES Y FORMATOS: Contrato de Consultoría o de Obra.

Acta de Iniciación

Cronograma de Actividades Tareas, Responsabilidades y Resultados.

Acta de suspensión de Obra

Acta de Reiniciación de Obra

Acta de Mayores y Menores Cantidades de Obra

Cuadro de Mayores y Menores Cantidades de Obra

Acta de Recibo Parcial de Obra

Cuadro de Recibo Parcial de Obras

Acta de Recibo Final de Obra

Cuadro de Recibo Final de Obras

Acta de Liquidación de Obra

Informes de seguimientos parciales.


Establecer y exigir algunos requisitos mínimos a cumplir por parte de los interventores, en cuanto a calidades y experiencia, efectuando un adecuado proceso de selección.

La Interventoría deberá analizar y afrontar los inconvenientes que se puedan presentar a través de la ejecución de la obra y brindar recomendaciones oportunamente.


1 Entrega al Interventor documentos soportes, copia del contrato, copia de propuesta, Manual de Interventoría, este último requisito para interventores externos.


Revisar que los requisitos del

contrato se encuentren

perfeccionados

Recibir documentación y

programar desarrollo de

actividades

Verificar información contenida en

los documentos frente a las

condiciones del terreno

1

Examinar contratos y formar

criterios claros y precisos

Se entregan al interventor

los documentos soportes

2 Recibe documentación y programa el desarrollo de la actividad, con anterioridad al levantamiento del acta de iniciación.

Interventor

3 Revisar que todos los requisitos de perfeccionamiento del contrato de obra se encuentren completos para iniciar su ejecución

Interventor

4

Examinar los estudios, planos, diseños, cantidades de obra, especificaciones de construcción, pliegos de condiciones generales, particulares, propuesta, contrato y manuales de procedimientos para contratos de obra e Interventoría, verificar la información técnica contenida en los documentos, frente a las condiciones del terreno a fin de detectar e informar a la alcaldía sobre posibles modificaciones al contrato de obra.

Interventor


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5

Suscribir conjuntamente con el contratista el acta de iniciación de obra, dentro del término establecido y entregar el original en la oficina de secretaria de gobierno.

Interventor

Suscribir con contratista, acta de

iniciación de obra

Verificar cumplimiento de medidas

de seguridad y señalización

Aprobar subcontrato previa

verificación de las condiciones

¿Celebran

subcontratos?

SI

NO

Recibir valla que identifique el

contrato y la obra de acuerdo al

diseño

1

Revisar y concertar el programa

de ejecución de Obra e inversión

Analizar y establecer pautas

generales sobre la organización

dirección y control del proyecto

2

Supervisar idoneidad del personal

técnico que labora en la obra

Controlar actividades de

construcción durante el término de ejecución de la obra

Abrir y llevar bitácora de

actividades

6

Revisar y concertar el programa de ejecución de Obra e inversión presentado en la propuesta de construcción y hacer las observaciones que el contratista debe corregir al momento de suscribir el acta de iniciación de obra. Si hay lugar a ellas.

Interventor

7

Señalar el sitio de colocación y recibir al inicio de las obras, en caso de estar convenido en contrato, la valla que identifique el contrato y la obra de acuerdo con el diseño establecido por la entidad. Así mismo verificar el cumplimento por parte del contratista de todas las medidas de seguridad y señalización requeridas para el desarrollo de la obra durante la ejecución del contrato o término que dure éste y a partir del inicio de la obra.

Interventor

8

Analizar conjuntamente con base en los planos, especificaciones y programas de trabajo, equipo disponible, fuentes de materiales, sitios de botaderos y requisitos de mano de obra, mantenimiento y organización de tránsito, la seguridad de los trabajos y del público en general. Hacer recorrido de la obra y establecer las pautas generales sobre la organización dirección y control del proyecto de construcción.

Interventor y contratista

9

Abrir y llevar una bitácora de las actividades que adelante el contratista donde se registrarán las indicaciones e instrucciones. En esta misma bitácora el contratista solicitará autorización para continuar con las etapas subsiguientes, previa revisión y aprobación por parte de la interventoría de las condiciones que anteceden a la actividad que se pretende adelantar.

Interventor y contratista

10

Controlar al inicio de la obra: localización y replanteo del proyecto, diseño y ubicación de campamentos, sitios de almacenamiento de materiales, etc., durante el término de ejecución de la obra.

Interventoría

11

Supervisar que el personal técnico que labora en la construcción del proyecto sea idóneo y mantener relación diaria del personal y equipo del constructor, de acuerdo con el ofrecido en la propuesta o el requerido para la ejecución de la obra, indicando tipo, estado, horas de servicio, ubicación y clase de trabajo ejecutado. Cuando el contratista celebre subcontratos, estos deben contar con la aprobación de la Interventoría, previa revisión de las condiciones del Subcontrato y del personal y equipo a emplear.

Contratista Interventoría


ALCALDIA MUNICIPAL





12

Verificar el replanteo que el constructor realice con base en las referencias entregadas y revisar su permanencia durante la construcción ordenando la corrección cuando se encuentren diferencias

Interventoría

2

Verificar replanteo que realice el

constructor

Efectuar ensayos y controles de

calidad

¿Contratista

incumple ?

NO

No recibir la obra e informar a

Alcalde

SI

Determinar las necesidades reales

de modificar cronogramas y rendir

informes con soportes

Verificar diariamente la ejecución

por ítems

3

Elaborar, cuadros de reajustes automáticos o revisiones para

cada acta

¿La obra es

aprobada?

Ordenar remoción y

reemplazo de obra

NO

1

1

2

Entregar por escrito o Consignar

en bitácora las órdenes o

sugerencias

Estudiar sugerencias, consultas,

reclamaciones y recursos de

reposición, aclarar por escrito y

dar trámite.

Recibir obra constatando

estado de la misma

SI

13

Efectuar ensayos de laboratorio y control de calidad de materiales, procesos constructivos en cada una de las actividades y controles topográficos de las secciones, localización y nivelación de los elementos estructurales para comprobar el cumplimiento de las especificaciones de construcción. En caso de incumplimiento se abstendrá de recibir la obra correspondiente, informando al alcalde.

interventor

14

Verificar diariamente la ejecución por ítems, tomando las medidas requeridas, constatando la calidad de los materiales utilizados y en general todas las especificaciones técnicas y administrativas pactadas, incluyendo la disposición del recurso humano y el equipo prometido en la propuesta.

interventor

15

Elaborar los cuadros correspondientes a los reajustes automáticos o revisiones de precios para cada una de las actas del contrato, de acuerdo con los índices pactados y remitirlos para revisión por parte de la Dependencia competente y aprobación por parte del Alcalde.

Interventor

16

Ordenar la remoción y el reemplazo de obra mal ejecutada o no aprobada, fijando para el efecto un plazo determinado, mediante anotación en la bitácora, explicando la causa.

Interventor

17

Determinar las necesidades reales de modificar cronogramas, condiciones técnicas o cualquiera de los factores de la obra, rendir los informes respectivos con los soportes necesarios, siempre cuidando el equilibrio contractual y los intereses del bien común.

Interventor

18

Ninguna orden del interventor podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito o consignar en la bitácora sus ordenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato (Artículo 32, numeral 2, Ley 80/93).

Interventor

19

Es obligación del interventor estudiar sugerencias, consultas, reclamaciones y recursos de reposición del constructor, aclararlas por escrito oportunamente y/o darles el trámite ante la dependencia competente de la alcaldía en los siguientes términos

Interventor


ALCALDIA MUNICIPAL





20

a) Sugerencias y Consultas: De acuerdo con la consulta, dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud formulada. b) Reclamaciones: Presentar concepto dentro de los ocho días hábiles siguientes a la fecha de solicitud formulada por la alcaldía. c) Recursos de Reposición: Presentar concepto a la oficina jurídica para resolver el recurso, el cual se resolverá en un término diez días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud formulada por la alcaldía.

Interventor

¿Cantidades

no previstas?

Realizar inventario mensual de

obra ejecutada y por ejecutar

NO

3

SI

Controlar permanente la obra para

evitar sobrecostos

Presentar justificación o motivación de

suspensión y realizar seguimiento

para reiniciar las obras

Elaborar Acta de Modificación

para aprobación del alcalde

¿Requiere adición

o prórroga?

SI

Presentar oficio solicitando adición

o prórroga

NO

¿Requiere

suspensión? SI

NO

Estudiar, pactar y aprobar precios no

previstos que surjan

4

Elaborar actas e informes durante el

desarrollo de los contratos hasta su liquidación

4

21

Cuando se presenten mayores o menores cantidades de obra y/o no previstas, la Interventoría debe elaborar el Acta de Modificación para aprobación del alcalde, siempre que no implique adición y/o prórroga del Contrato.

Interventor

22

Realizar inventario mensual de la obra ejecutada y por ejecutar de acuerdo con el objeto contractual, estableciendo un balance de las menores y mayores cantidades y obras no pre-vistas que generan adición y/o prórroga a los contratos. De inmediato requerirá al Contratista para que en tres (3) días hábiles presente el oficio de solicitud de Adición con sus respectivos análisis unitarios y/o Prórroga; con el cual, la Interventoría elaborará el correspondiente documento de solicitud de conformidad con los formatos y, sometiéndolas a consideración y visto bueno del alcalde.

Interventor Contratista

23

Ejercer control permanente para evitar que las obras ejecutadas sobrepasen el Valor Contractual advirtiendo de esto por escrito al Contratista. Estudiar, pactar y aprobar los precios no previstos presentados por el contratista y sus respectivas cantidades de obra, de acuerdo con lo establecido en los cuadros soportes y acordes con los precios del mercado y conservando los presentados en la propuesta inicial.

Interventor

24

Presentar la justificación o motivación necesaria que sustenten la necesidad de suspender el contrato, firmar las actas respectivas, y realizar seguimiento para verificar las condiciones de reinicio de las obras.

Interventor

25

Elaborar las actas e informes que se requieran durante el desarrollo de los contratos hasta su liquidación, de acuerdo con los formatos establecidos para contratos de Obra y consultoría.

Interventor


ALCALDIA MUNICIPAL





26

Requerir al contratista por escrito con plazos perentorios el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y una vez cumplidos estos plazos, de ser necesario, solicitará a la dependencia competente la aplicación de las sanciones previstas en el Contrato de Obra o consultoría si este no se cumple.

Interventor

4

FIN

Requerir al contratista por escrito

el cumplimiento del contrato 4

¿Obra

defectuosa?

Ordenar el arreglo o

reconstrucción de toda obra o

montaje defectuoso

NO

SI

Adjuntar registro fotográfico

Suscribir acta de liquidación final y

remitir (1) copia a dependencia

respectiva

Elaborar informe final con todas

las especificaciones según programa de obra y su ejecución

total y satisfactoria

Recibir obra constatando estado

de la misma

Informar con pormenores a

dependencia competente y hacer

efectivas garantías contractuales

Presentar evaluación mensual

sobre el cumplimiento del

contratista

Elaborar acta de entrega a

satisfacción para trámite de pagos

2

27

Informar cuando sea necesario imponer al contratista multas, declarar la caducidad o hacer efectiva cualquiera de las garantías contractuales. Adicionalmente presentar informe de evaluación mensual, sobre el cumplimiento del contratista, con el objeto de establecer el valor de las multas, que por causas imputables al contratista se haga acreedor.

Interventor

28

Constatar, una vez recibida la comunicación del contratista sobre la fecha de entrega final de obra, el estado de la misma y ordenar el arreglo o reconstrucción de toda obra o montaje que encuentre deficiente o defectuoso. Si llegare a existir duda sobre resistencia de algún elemento estructural, constatada contra los resultados de las pruebas y ensayos de laboratorio realizados, podrá ordenar la correspondiente prueba.

Interventor

29

El valor total contratado, valor total ejecutado, valor sin ejecutar, pagos realizados. Deberá ir acompañada de la tabla respectiva en la cual se observan todos los ítems ejecutados, los modificatorios, adicionales, reajustes de precios y los datos que exija estatuto contractual vigente. Remitir copia de esta acta a la dependencia respectiva para trámite de pago.

Interventor

30

Realizar informe final el cual debe contener: Antecedentes, Descripción y Diagramación General de la Obra, en sus aspectos técnicos, administrativos, operativos, legales y financieros. Proceso constructivo de la obra, condiciones geológicas, topográficas, estructurales, equipo y materiales utilizados, problemas presentados, soluciones adoptadas, desarrollo de los trabajos en el plazo y avance mensual de las actividades constructivas de acuerdo con el programa de obra.

Interventor

31 Suscribir en conjunto con el contratista el acta de liquidación final del contrato y remitir copia de ésta a la dependencia respectiva.

Interventor

4

3


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PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO POST CONTRACTUAL

CÓDIGO: DPEGOP 03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Efectuar revisiones periódicas a las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados para verificar que cumplan con las condiciones de calidad brindadas por los contratistas y contar con herramientas que sirvan para promover acciones de responsabilidad contra los contratistas cuando dichas condiciones no se cumplan.

BASE LEGAL:


Ley 80 numeral 4 del artículo 4 de 1.993

ALCANCE: Se verifica a través de un seguimiento y control el total de obras ejecutadas que cumplan las condiciones de especificadas por los contratistas.

RIESGOS:

Que la obra, presente problemas de calidad y/o estabilidad.

Que los insumos suministrados presenten deterioro o mala calidad.

Que los estudios y/o diseños presenten inconsistencias al momento de emplear esta información para el desarrollo o construcción de un proyecto

Que el contratista no efectúe los pagos por concepto de honorarios y demás que se derivaran de la ejecución del contrato.

Que las garantías de estabilidad, calidad de obra y pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal no hallan sido expedidas por una entidad aseguradora legal y confiable.


ALCALDIA MUNICIPAL





CONTROLES:

Realizar revisiones periódicas mínimo cada seis meses durante el término de vigencia de las garantías.

En el caso de encontrar anomalías en las obras ejecutadas realizar los requerimientos necesarios y si es el caso iniciar el proceso para el cumplimiento de las cláusulas de cumplimiento establecidas en las respectivas pólizas.

INFORMES:

De seguimiento y registro fotográfico.

Informe de la calidad de los insumos.


Acta de visita y seguimiento a la obra e informe fotográfico.

Cuadro de relación de contratos con fechas de recibo y periodo de vigencia de las garantías.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Para los estudios técnicos se recomienda solicitar un informe por parte del constructor al recibo de la información suministrada para el desarrollo de la obra.


ALCALDIA MUNICIPAL






1

Llevar una relación de las pólizas de estabilidad de los contratos y su vigencia; a partir del Acta de Entrega y Recibo Final hasta el vencimiento de la garantía.

Interventoría

FIN

Se lleva relación de

pólizas de estabilidad de

los contratos y su vigencia

Solicitar concepto o

estudio técnico

NO ¿Detecta fallas?

Realizar visitas y elaborar acta de

evaluación y seguimiento Post

contractual

Elaborar informe técnico con

observaciones y registro

fotográfico

Oficiar para que realice las

reparaciones

¿Es imputable al

contratista?

SI

SI

NO

Iniciar la reclamación

1

1

2

Realizar visitas cada seis (6) meses para verificar el estado de la obra, insumo o servicio hasta el vencimiento de la garantía y elaborar acta de evaluación y seguimiento Post contractual de la obra, de acuerdo con el formato.

Jefe de Planeación

3

Elaborar informe técnico con todas las observaciones y su respectivo registro fotográfico, el cual deberá incluir los problemas presentados y la recomendación respectiva.

Jefe de Planeación

4

De encontrar alguna falla en la que el supervisor y/o interventor no pueda determinar claramente la responsabilidad, se solicitará el concepto o estudio técnico necesario.

Jefe de Planeación

5 El informe de la visita deberá contemplar tanto las cantidades como el tiempo para efectuar las reparaciones.

Jefe de Planeación

6

De ser imputables al Contratista, el día hábil siguiente al término fijado para la inspección, la dependencia respectiva oficiará al Contratista para que realice las reparaciones.

Jefe de Planeación

7

Si dentro del término pactado el responsable de los arreglos no da inicio a los trabajos, la dependencia respectiva lo requerirá nuevamente.

Jefe de Planeación

8

Si el segundo requerimiento no es atendido por el responsable, el supervisor y/o interventor elaborará y presentará un informe a la oficina de Asesoría Jurídica con el fin que se dé inicio a la respectiva reclamación. El Informe debe contener los Análisis de Precios Unitarios y el valor aproximado de las obras en mal estado, de acuerdo a las cantidades de obra anexas a la solicitud.

Jefe de Planeación


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN, EVALUACIÓN Y/O EMISIÓN DE CONCEPTOS TÉCNICOS A ESTUDIOS Y PROYECTOS REALIZADOS.

CÓDIGO: DPEGOP 04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar la de los estudios y diseños de los proyectos adelantados por la administración para el óptimo desarrollo de la infraestructura municipal.

BASE LEGAL:

Ley 80 de 1.993

Normatividad vigente.

ALCANCE: Se efectúan seguimientos a todos los proyectos realizados por la administración y se emiten conceptos técnicos.

RIESGOS:

Que los estudios y/o proyectos no posean la información completa.

Que la administración municipal no cuente con el personal calificado para la realización y evaluación de los estudios y la emisión de conceptos

CONTROLES:

Presentar los estudios y diseños al comité técnico para su revisión.

Definir exactamente la complejidad de los estudios y diseños para determinar si los pueden realizar funcionarios de la administración o es necesario contratarlos.

INFORMES:

Informe de Conceptos Técnicos, Planos detalles constructivos con sus respectivas especificaciones.


Acta de visita y seguimiento a la obra e informe fotográfico.

Informe de la calidad de los insumos.

Cuadro de relación de contratos con fechas de recibo y periodo de vigencia de las garantías.



ALCALDIA MUNICIPAL






1

Analizar la complejidad de los estudios y diseños para determinar el funcionario que los realizará, evaluará o emitirá el concepto.

Jefe de Planeación

FIN

INICIO

Analizar la complejidad de los

estudios y diseños

Presentar ante comité técnico

Revisar el proyecto y emitir

concepto

Realizar los estudios y diseños

Remitir el trámite de aplicación o

contratación

2

Si el proyecto o estudio lo amerita, presentarlo ante el comité técnico para su evaluación y complementación.

Jefe de Planeación

3

Realizar los estudios y diseños de manera clara y detallada, con los respectivos planos, especificaciones y detalles constructivos.

Jefe de Planeación

4

Cuando se emita concepto, se debe revisar detalladamente el proyecto, con el fin de dar un criterio certero y profesional.

Jefe de Planeación

5

Una vez se tengan los estudios, diseños o conceptos técnicos, se remitirá a la dependencia respectiva para que le de el trámite pertinente de aplicación o contratación.

Jefe de Planeación


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: ASESORÍA PARA LA EJECUCIÓN DE OBRA PÚBLICA POR GESTIÓN COMUNITARIA.

CÓDIGO: DPEGOP 05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Prestar asesoría técnica y apoyo profesional y logístico a la comunidad en cuanto al desarrollo de proyectos ejecutados por ésta, con el fin de que las obras se ejecuten con calidad, efectividad y eficacia.

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia Artículo 2

ALCANCE: Se presta asesoría Técnica y profesional a toda la comunidad que lo requiera para el efectivo desarrollo de las obras.

RIESGOS:

Que el proyecto no cumpla con la finalidad de solución a una necesidad comunitaria.

Que el proyecto no este contemplado dentro del Plan de Desarrollo ó no se ajuste al Plan Básico de Ordenamiento Territorial.

Falta de compromiso de algún sector de la comunidad para la ejecución de la obra.

CONTROLES:

Verificar la necesidad de la comunidad así como la alternativa seleccionada sea la más viable.

Verificar que el proyecto esté contemplado en el Plan de Desarrollo, no sea violatorio del PBOT ni de las normas ambientales vigentes.

Garantizar el compromiso de toda la comunidad involucrada en el proyecto, mediante campañas de sensibilización.

INFORMES:

Informe de seguimiento y control de ejecución a la obra


Fichas estadísticas EBI y/o BPIN.



ALCALDIA MUNICIPAL





Especificaciones técnicas y Solicitud.

Presupuesto y cantidades de obra


1 Recepcionar las solicitudes de la comunidad y envía a Oficina de Planeación para su conocimiento y trámites pertinentes

Secretaria Despacho

FIN

INICIO

Recibir solicitudes de la comunidad y envía a Planeación

Verificar necesidades y dar

alternativas de solución

Reunir a la comunidad, escuchar propuestas y contrapropuestas

Verificar viabilidad del proyecto

Levantar acta

Brindar soporte técnico y asesoría

al personal que ejecutará el

proyecto

Realizar seguimiento a obras

Elaborar informe técnico de

seguimiento a la obra

2

Verificar que la necesidad se encuentre plenamente identificada y la alternativa de solución sea la mas adecuada y conveniente a nivel comunitario

Jefe Oficina Asesora

3

Verificar que el proyecto sea viable, según lo establecido en el Plan de Desarrollo Municipal, en el EOT y dentro de la normatividad ambiental vigente.


4

Se debe reunir a la comunidad, escuchar sus propuestas y contrapropuestas de las partes y acordar las respectivas actividades plenas, resultados esperados por quienes intervienen y levantar un acta


5

Dar soporte técnico y brindar asesoría al personal que ejecutará el proyecto de acuerdo a los compromisos adquiridos en la reunión.


6 Realizar el seguimiento de las obras, con el fin de garantizar su correcta ejecución.


7 Elaborar un informe técnico de seguimiento a la obra



ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: TOMAS DE POSESIÓN SOBRE ZONAS DE CESIÓN O APOYO TÉCNICO PARA ADQUISICIÓN DE PREDIOS

CÓDIGO: DPEGOP 07

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer límites de propiedades, medir extensiones y dividirlas con el fin de que el municipio las adquiera o le sean cedidas para que la oficina jurídica levante las escrituras de dichos terrenos.

BASE LEGAL:

Constitución política de Colombia Art. 355

Ley 70 de 1979 Art.5

Ley 388 de 1997

Resolución 2555 de 1988

Ley 9 de 1989

Ley 44 de 1990

Ley 136 de 1994

ALCANCE: Inicia de oficio en las urbanizaciones que no cedieron las zonas respectivas y acorde con la normatividad urbanística o la necesidad de la compra y finaliza con Recepción y radicación del Oficio, enviado por el Técnico en contratación.

RIESGOS:

No contar con información adecuada.

Localización inadecuada de los terrenos.

No contar con el equipo necesario para las mediciones

CONTROLES:

Normas vigentes.

Diseños y planos.

Planillas y carteras.

Base catastral IGAC

Información catastral

INFORMES:

Informes solicitados por el jefe de dependencia

Informes para oficina jurídica y avalúos.


Escrituras y Certificado de tradición y libertad

Planos de los levantamientos topográficos y actas de cesión

Oficio y Acta de visita y/o citación

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Contar con más y mejores medios de transporte. La información de cada proceso debe ingresar en una base de datos con el fin de implementar un (SIG).


ALCALDIA MUNICIPAL






1 Recibir y radicar Oficio, con el fin de adelantar los tramites de cesión o compra de los predios

Secretaria

FIN

Se recibe y radica oficio

para cesión o compra de

predios

Realizar la visita de acuerdo a la

necesidad

Efectuar el Levantamiento

Topográfico

Realizar estudio jurídico y físico

Realizar el calculo y dibujo

Efectuar calculo de áreas y/o

análisis urbanístico

Adelantar tramites de cesión o

compra de predios

Elaborar plano según datos

tomados

Proyectar acta de cesión

anticipada

Elaborar borrador de la minuta

Entregar plano para avalúo

2

Proyectar y realizar la visita de acuerdo a la necesidad, para de conocerla y programar su respectivo estudio (levantamiento topográfico) Entrevistarse con el propietario e identificación predial.

Jefe de Planeación

3 Hacer el estudio jurídico y físico (Escrituras, planos, certificados de tradición y libertad)

Jefe de Planeación

4 Levantamiento Topográfico: Planimétrico, altimétrico y urbanístico

Jefe de Planeación

5 Calculo y dibujo: transformar los datos tomados en terreno, de forma tradicional o digital.

Jefe de Planeación

6 Elaboración del plano de acuerdo a todos los datos tomados

Jefe de Planeación

7 Calculo de áreas y/o análisis urbanístico Jefe de Planeación

8 Entrega del Plano para Avalúo del predio a comprar o Proyección del acta de cesión anticipada

Jefe de Planeación

9 Elaboración del borrador de la minuta: Consiste en plasmar en dicha minuta los linderos detallados de cada zona a ceder

Secretario de gobierno

10 Oficio al Jurídico en contratación con el fin de adelantar los tramites de cesión o compra de los predios

Técnico de obras


ALCALDIA MUNICIPAL






TIPO DE PROCESO:


PROCESO:


ESTRATÉGICA

CÓDIGO:

DPEE

VERSIÓN: 01

SUBPROCESO:

ESTRATIFICACIÓN


El gobierno nacional, regional y local requiere de diagnósticos eficaces que les permitan clasificar de manera positiva a la población desde análisis económicos y sociales, con el objeto de determinar la posición geográfica de los grupos humanos vulnerables, deprimidos y con menores oportunidades de desarrollo con el fin de:

Facturar el cobro de servicios públicos domiciliarios que recibe cada residencia con estrato único

Materializar los criterios de solidaridad y redistribución del ingreso, contemplados en el régimen tarifario.

Aplicar (de manera opcional), la estratificación en el cobro del impuesto predial unificado. Dirigir eficientemente la inversión social y a la población que verdaderamente lo necesita

(sisben, subsidios a las familias, pago diferencial en la educación pública, etc.) Aplicar subsidios a los sectores más favorecidos de la población y recaudar las

contribuciones de los estratos superiores.


Ley 142 de 1994

Ley 505 de 1999.

Ley 732 de 2002



Secretario de Planeación. Alcalde Municipal


ALCALDIA MUNICIPAL






Municipio Cartografía,

Computadores,

Personal experiencia

Base de datos

digital de predios

con datos

catastrales y

estratificados

Física Contribuyente





ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: REVISIÓN Y AJUSTE DE LA ESTRATIFICACIÓN

CÓDIGO: DPEE 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Armonizar y ajustar la estratificación que tiene el municipio debido al incremento acelerado urbanístico o por perdida de los archivos digitales o cartográficos que conforman la estratificación adoptada.

BASE LEGAL:

Ley 142 de 1994

Ley 505 de 1999.

Ley 732 de 2002

ALCANCE: Las zonas Urbanas, Rurales o los centros poblados rurales.

RIESGOS:

Insuficiente toma de información.

No ser viabilizada por el DANE.

Falta de experiencia.

CONTROLES:

DANE.

Supeintendencia de Servicios Públicos

Comité permanente de estratificación municipal.

INFORMES:

De seguimiento, evaluación y ajuste para órganos de control,.

Al comité de estratificación.

Supervisión de acuerdo con la Interventoría del orden superior


Software expedido por el DANE.

Acuerdo de ajustes al presupuesto



Convocatoria, Acta.


Trabajar con el DANE. Y tener cartografía DANE, no sirve la sectorización del IGAC.

Una vez adoptada por Decreto debe llevarse a la superintendencia de Servicios Públicos


ALCALDIA MUNICIPAL






1 Realizar un estudio de revisión y verificación de la estratificación, para saber si es viable la revisión


FIN

Se revisa la estratificación

para saber si es viable la

revisión

Convocar al comité de

estratificación

Iniciar toma de información

Realizar toma de datos internos y

externos de vivienda e identificar

metodología

Realizar estudio de zonas

Cargar variables adicionales y

cruzar la información con catastro

para calculo de la estratificación

Realizar toma d información y

cargarla en software del DANE

Cargar archivos del catastro

(Registros 1 y 2) en software

del DANE

2

Convocar al Comité de estratificación municipal, para concertar el estudio nuevo de estratificación.


Comité de estratificación municipal

3

Realizar la toma de datos gráficos internos y externos de viviendas, para remitir al DANE y así se defina la metodología que se debe usar.


4

Una vez definida la metodología, se procede a contratar o al inicio de las labores de toma de información, de la diferentes variables tendientes al calculo de la estratificación

Secretario de Planeación Secretario

de Gobierno Dirección Financiera

de Presupuesto

5

Se realiza estudio de zonas para el proceso de inventario y calificación de viviendas, se definen las zonas con viviendas homogéneas o típicas y las atípicas


6

Se obtienen, ajustan e implementan los archivos del catastro para los registros 1 y 2, se cargan al software del DANE


7

Se realiza la toma de información, obteniendo las variables necesarias y suficientes para cargarlas al software DANE


8

Cargue de las variables adicionales tomadas en terreno de cada uno de los predios con viviendas y cruce de la información con Catastro y ejecución del software para el calculo de la estratificación



ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIÓN DE ESTRATIFICACIÓN

CÓDIGO: DPEPGP 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar en las bases de datos gráficas y alfanuméricas y los archivos físicos y digitales el guarismo del estrato de una o más viviendas

BASE LEGAL:

Ley 142 de 1994

Ley 505 de 1999.

Ley 732 de 2002

ALCANCE: Todas las viviendas urbanas y rurales, incluyendo los centros poblados.

RIESGOS:

Falta de experiencia. Desconocimiento en el proceso de reconocimiento predial y calificación de las construcciones. Desconocimiento de las UAF en la unidad orgánica

No tener el Software.

Falta de cartografía predial.

CONTROLES:

Comité de estratificación Municipal.

DANE

Superintendencia de Servicios Públicos.

Planeación Departamental

INFORMES:

Certificaciones.

Al Comité de estratificación.

Al DANE, a la Secretaria de Planeación Departamental


Toma de construcción.

Identificación predial

Software del DANE.

De Reclamación.

Convocatoria, Acta.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: El Plan Operativo anual de Inversiones debe guardar concordancia con el Plan Plurianual de Inversiones del Plan de Desarrollo y con el Banco Municipal de Programas y Proyectos.


ALCALDIA MUNICIPAL






1 Solicitud de estratificación Secretaria del

despacho Alcaldía

FIN

Se realiza la solicitud de

estratificación

Recibir solicitud de estratificación

Certificar el estrato reportado por

el archivo digital

Localizar información en el

software

Realizar visita predial

Ejecutar software para ajuste,

cargue y actualización

Legalizarla a través de licencia de

reconocimiento

¿Encuentra la

información?

SINO

Tomar datos en terreno y cargar

información en software

¿la vivienda es

urbana y nueva?

SINO

Certificar estrato calculado y

reportarlo digitalmente

2 Recepción en la secretaria de a Secretaría de Planeación


3 Localización en el software por número predial, cédula o identificación del predio


4 Si esta en el software se certifica el estrato que esta reportado por archivo digital


5

Si no se encuentra en los archivos digitales, se debe proceder a realizar visita predial, teniendo como base los formatos de calificación e construcción e identificación predial que arroja el software.


6

Se toman los datos en terreno y se realizan los cargues de información al software, de acuerdo con la mutación que sufrió el predio o la vivienda. Si la vivienda es urbana y nueva, debe procederse a legalizarse a través de una licencia de reconocimiento de construcción acorde al Decreto 564 de 2006


7 Se ejecuta el software para que ajuste, cargue y se actualice la nueva mutación


8 Se certifica el estrato calculado y reportado digitalmente.



ALCALDIA MUNICIPAL







PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CÓDIGO:

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO: AMBIENTE

OBJETIVO DEL PROCESO: Asesoramiento en el área ambiental y ornato.


Ley 99 de 1993

Decreto 388 de 1997

Ley 1021 (Ley general Forestal)

Decreto 2811 – Código de los Recursos Naturales.

RECURSOS: HUMANOS, FINANCIEROS, FÍSICOS

RESPONSABLE PROCESO: Agr. MSc. Luis Alfonso Guarín Gutiérrez


Municipio Comunidad Alcalde

documentación Asistencia Técnica En Medio Ambiente Ornato. Asesoramiento de ordenamiento Territorial y eco ambiental

Asistencia Municipio Comunidad Alcalde

ELABORÓ Luis Alfonso Guarín Gutiérrez

REVISO

APROBÓ

CARGO: Asesor Territorial del Despacho

CARGO: CARGO:

FECHA: Junio 2 de 2009

FECHA: FECHA:


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: ASISTENCIA TÉCNICA EN MEDIO AMBIENTE ORNATO Y ASESORAMIENTO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y ECO AMBIENTAL

CÓDIGO:

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Asistencia Técnica En Medio Ambiente Ornato y Asesoramiento de ordenamiento Territorial y eco ambiental del Municipio.

BASE LEGAL:

Ley 99 de 1993

Decreto 388 de 1997

Ley 1021 (Ley general Forestal)

Decreto 2811 – Código de los Recursos Naturales.

ALCANCE: Asesoramiento en el área ambiental y ornato, y PBOT al Municipio de San Martín de los Llanos Meta

RIESGOS:


Prestar servicios Técnicos de asesoría permanente en la alcaldía municipal, o

por vía electrónica o telefónica,

Asesor Territorial Asesoría Técnica

Recibir solicitudes

Estudiar casos

Emitir conceptos

1 Recepción de solicitudes e inquietudes.

Asesor Territorial

2 Estudio de los casos Asesor Territorial

3 Emisión de conceptos según las solicitudes e inquietudes.

Asesor Territorial

Rendir conceptos solicitados y absolver preguntas e inquietudes relacionadas

con aspectos técnicos, en las diferentes dependencias de la administración

municipal.

Asesor Territorial

Se reciben solicitudes e

inquietudes de conceptos

Analizar situación o tema

Revisar documentación

Elaborar informe

Revisar normatividad

4 Recepción de solicitudes e inquietudes y efectuar un análisis de la situación o tema

Asesor Territorial

5 Leer y revisar la documentación afín al tema

Asesor Territorial

6 Revisar normatividad afín al tema Asesor Territorial

7 Emitir los conceptos correspondientes Asesor Territorial


ALCALDIA MUNICIPAL





Ser representante en las diferentes entidades de orden municipal,

departamental y nacional en referente a lo de su competencia

Asesor Territorial

Representar a la entidad

en diferentes eventos

Recibir solicitud al Señor

Alcalde

Consultar el lugar

Asistir al lugar

8 Recepción de solicitudes al Señor Alcalde

Asesor Territorial

9 Consultar la entidad, ciudad o lugar a desplazarse

Asesor Territorial

10 Representación física Asesor Territorial

Formar parte y participar de los comités, juntas, grupos de trabajo de la

administración municipal cuando sea invitado para emitir conceptos técnicos.

Asesor Territorial

Participación en comités

para emisión de

conceptos técnicos

Recibir solicitud

Revisar estudio de casos

o problemáticas

Emitir conceptos

11 Recepción de solicitudes

Asesor Territorial

12 Efectuar la revisión y estudio de casos o problemáticas.

Asesor Territorial

13 Emitir los conceptos correspondientes

Asesor Territorial

Elaboración del diagnóstico de intervención y/o daño ambiental, sector

urbano y rural

Asesor Territorial

Diagnóstico intervención o

daño ambiental

Recibir solicitud

Efectuar visita al lugar

Elaborar informe

Elaborar diagnóstico

11 Atención de solicitudes

Asesor Territorial

12 Efectuar las visitas a los predios y recolectar la información pertinente.

Asesor Territorial

13 Elaborar el diagnóstico Asesor Territorial

14 Elaborar los informes de campo, debidamente soportados.

Asesor Territorial

Direccionar el programa Aprovechamiento Forestal – Resolución Administrativa N° 2604 Cormacarena –

Acuerdo 010/2004

Asesor Territorial

Atender solicitudes

Efectuar visitas al lugar

Elaborar informes

de campo


Programa de

aprovechamiento forestal

15 Atención de solicitudes

Asesor Territorial

16 Efectuar las visitas a los predios y recolectar la información pertinente.

Asesor Territorial

17 Elaborar el diagnóstico

Asesor Territorial

18 Elaborar los informes de campo, debidamente soportados.

Asesor Territorial


ALCALDIA MUNICIPAL





Estudios de procesos, procedimientos, planes y programas de la Planta de

Beneficio Animal (PBA)

Asesor Territorial Planta de beneficio animal

Observar la planta física

Realizar estudios de

diagnóstico

Realizar

seguimiento

Efectuar otros estudios

Formular PGC

Registrar ante el invima

19 Observación de la Planta física, Talento Humano y Procesos.

Asesor Territorial

20 Realización de Estudios Diagnósticos. Asesor Territorial

21 Formulación del PGC Asesor Territorial

22 Registro ante el INVIMA Asesor Territorial

23 Otros Estudios Asesor Territorial

24 Seguimiento programa INVIMA

Asesor Territorial

Colaboración en procesos, procedimientos, planes y programas de

la Plaza de Mercado

Asesor Territorial

Programas plaza de

mercado

Efectuar observaciones

directas

Estudiar condiciones

actuales

Elaborar

diagnóstico

25 Observaciones directas Asesor Territorial

26 Estudios de las condiciones actuales Asesor Territorial

27 Elaboración Diagnóstico Asesor Territorial

Estudio de la cuenta del Caño Camoa Asesor Territorial Estudio de la cuenta de

caño Camoa


directas


actuales

Elaborar

diagnóstico




Estudio y Elaboración de Programas ambientales

Asesor Territorial Programas ambientales


directas


actuales

Revisar programas y

ejecución de metas

Elaborar el diagnóstico

Verificar cumplimiento del

PDM




34 Velar por dar cumplimiento del PDM. En el programa ambiental

35 Revisar los programas y el nivel de ejecución de cada meta. Asesor Territorial


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: ASISTENCIA TECNICA EN MEDIO AMBIENTE ORNATO Y ASESORAMIENTO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y ECOAMBIENTAL

CÓDIGO: 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Asesoramiento en el Área ambiental y Ornato

BASE LEGAL:

Ley 99/93, Decreto 388/97,

Ley 1021(ley general forestal),

decreto 2811 – Código de los Recursos Naturales

ALCANCE: Aplica a todos los eventos ambientales, Ornato y PBOT.

RIESGOS:

CONTROLES: Secretaria de Planeación que es el Supervisor del contrato

INFORMES: Al Despacho del Alcalde


Mediciones de campo

Registros fotográficos

Actas de compromisos


Determinar áreas

Caracterización arbórea

Tipificación del daño o estado actual


Elaboración de conceptos técnicos, procedentes de consultas del despacho con referencia a: ambiente, Ornato, PBOT, PBA y

afines

Asesor Territorial

Se elaboran conceptos

técnicos

Analizar tema

Consultar biliografía

Emitir conceptos

1 Análisis del tema o documento Asesor Territorial

2 Consulta bibliográfica y normativa Asesor Territorial

3 Emisión concepto Asesor Territorial

Revisión de Documentos, solicitudes y Proyectos relacionados con el medio ambiente,

Ornato y PBOT

Asesor Territorial

Revisión de

documentos

Recibir

Leer

Elaborar propuestas

4 Recepción Asesor Territorial

5 Lectura Asesor Territorial


ALCALDIA MUNICIPAL





6 Elaboración respuestas Asesor Territorial

Proyección de Respuestas de solicitudes, derechos de petición y quejas

Asesor Territorial Proyección de

respuestas

Recibir

Analizar

proyectar propuestas

7 Recepción Asesor Territorial

8 Análisis de documentos Asesor Territorial

9 Proyección respuesta Asesor Territorial

Revisión Agenda Ambiental Asesor Territorial Revisión agenda

ambiental

Leer documento

Analizar

Entregar documento

Efectuar consultas

bibliográficas

Elaborar documento

10 Recepción del documento Asesor Territorial

11 Lectura del documento Asesor Territorial

12 Consultas bibliográficas Asesor Territorial

13 Elaboración físico del documento Asesor Territorial

14 Entrega Asesor Territorial

Revisión del PBOT Asesor Territorial

15 Se sigue la metodología del IGAC Asesor Territorial

Ejecución de las metas PDM Asesor Territorial Ejecución de metas

Determinar indicadores

Medir porcentaje de

ejecución

Elaborar informe

16 Determinación de indicadores temas específicos

Asesor Territorial

17 Medición del porcentaje de Ejecución Asesor Territorial

18 Elaboración Informe Asesor Territorial

Proyección respuestas a entes gubernamentales, administrativos y de control

Asesor Territorial PROYECCIÓN DE

RESPUESTAS

Recibir documentos

Leer y analizar

Elaborar respuesta


19 Recepción de documentos Asesor Territorial

20 Lectura y análisis

Asesor Territorial

21 Revisión documentaria y normativa

Asesor Territorial

22 Elaboración respuesta

Asesor Territorial

Elaboración Programas de Ambiente Asesor Territorial Programas ambientales

Estudiar necesidad

Estudiar problemàtica

Elaborar informe

Efectuar seguimiento

Elaborar objetivos

23 Estudio de necesidad y PDM Asesor Territorial

24 Estudio de la problemática Asesor Territorial

25 Elaboración Objetivos Asesor Territorial

26 Seguimiento de la metodología IGAC Asesor Territorial


ALCALDIA MUNICIPAL





27 Elaboración informe

Asesor Territorial

Elaboración comunicados y/u otros medios de comunicación

Asesor Territorial Elaboración de

comunicados

Determinar necesidad

Proyectar oficio

28 Determinación de la necesidad Asesor Territorial

29 Proyección del oficio Asesor Territorial

Solicitudes de colaboración o ayuda (Gestión Ambiental)

Asesor Territorial Solicita colaboración (GA)

Determinar necesidad


Elaborar informe

Comunicar a

representantes

gubernamentales

30 Determinación de la necesidad Asesor Territorial

31 Revisión normativa Asesor Territorial

32 Comunicación con representantes gubernamentales.

Asesor Territorial

33 Elaboración informes y solicitudes

Asesor Territorial


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESOS

MISIONALES


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESOS DESARROLLO SOCIAL

PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN


TIPO DE PROCESO: PROCESO MISIONAL

PROCESO: DESARROLLO SOCIAL

CÓDIGO: PMPDSPP

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO: PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

OBJETIVO DEL PROCESO: Contribuir a mejorar la calidad de vida de los niños, niñas, adolescentes, jóvenes y adultos mayores a partir de políticas que tengan en cuenta programas que incidan positivamente en esta población.


La Ley 1098 de 2006. Código de la Infancia y la Adolescencia.

La Ley 1251 de 2008. Por la cual se dictan normas tendientes a procurar la protección, promoción y defensa de los derechos de los adultos mayores.

La Ley 375 de 1997. se propone promover la formación integral de las y los jóvenes, que contribuya a su desarrollo físico, psicológico, social y espiritual.

La Ley 1145 de 2007. Por medio de la cual se organiza el Sistema Nacional de Discapacidad y se dictan otras disposiciones.

Brújula, cartilla de la Presidencia. Consejería de Programas Especiales y Corporación Día del Niño.

RECURSOS: FÍSICOS Y TALENTO HUMANO

RESPONSABLES DEL PROCESO: Secretaria de Gobierno y Coordinadora de Programas Sociales.


- ICBF - Ministerio de la Protección Social - Gobernación del Meta - Y demás entidades involucradas

- Base de datos - Talento Humano

Ejecución de los programas y proyectos

Mejoramiento de la calidad de vida de la población

Niños, Niñas, Adolescentes, Jóvenes y Adultos Mayores.

ELABORÓ: ELIANA MARÍA VALENCIA REY

REVISO: YANETH MANTILLA BAUTISTA

APROBÓ: YANETH MANTILLA BAUTISTA

CARGO: Coordinadora Programas Sociales

CARGO: Secretaria de Gobierno - Salud

CARGO: Secretaria de Gobierno – Salud



ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA OFICINA DE PROGRAMAS SOCIALES

CÓDIGO: PMPDSPP01


Coordinar interadministrativamente e intersectorialmente el diseño, elaboración, presentación, ejecución, ajustes, seguimiento y evaluación del contenido programático del sector social de conformidad al Plan de Desarrollo Municipal.

Identificar los programas implementados en el municipio, bajo las directrices del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), del Ministerio de la Protección Social o demás entidades que promueven la calidad de vida de las personas; una vez identificados fortalecerlos, supervisar y retroalimentar su funcionamiento y/o gestionar ampliación de cobertura.

Coordinar con el sector de educación, deporte, cultura, Policía Nacional, representantes de los programas del ICBF, salud municipal y Departamental, actividades articuladas desde los sectores mencionados, logrando así promover y favorecer el desarrollo humano integral.

Gestionar ante los entes gubernamentales programas y proyectos que promuevan la calidad de vida.

Atender requerimientos de información de los organismos de control.

BASE LEGAL:

La Ley 1098 de 2006. Código de la Infancia y la Adolescencia.

La Ley 1251 de 2008. Por la cual se dictan normas tendientes a procurar la protección, promoción y defensa de los derechos de los adultos mayores.

La Ley 375 de 1997. se propone promover la formación integral de las y los jóvenes, que contribuya a su desarrollo físico, psicológico, social y espiritual.

La Ley 1145 de 2007. Por medio de la cual se organiza el Sistema Nacional de Discapacidad y se dictan otras disposiciones.

Brújula, cartilla de la Presidencia. Consejería de Programas Especiales y Corporación Día del Niño.


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Aportar la información sobre la identificación y selección de beneficiarios de los programas sociales.

Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del área, de conformidad con la ley vigente y las disposiciones que la modifiquen, adicionen o reglamenten.

ALCANCE: Desarrollar en un 100% las metas propuestas en el sector social del Plan de Desarrollo Municipal, conformidad a lo establecido en el Plan Indicativo Municipal.

RIESGOS:

Las directrices del Ministerio no se acomodan a las características y circunstancias reales del Municipio.

Realizar presentación de informes fuera del tiempo legalmente establecido

Destinación de recursos insuficientes.

Incumplimiento por parte de los contratistas

CONTROLES:

Supervisión e interventoría realizada por la Secretaria de Gobierno.

ICBF

Ministerio de la Protección Social

Oficina de control interno.

Organismos de control a la gestión fiscal y administrativa del Municipio

INFORMES:

Informe Concejo Municipal

Informe a la Administración Municipal.

Informe al ICBF

Informe a la Gobernación del Meta

Informe al Consejo de Gobierno


Plan de Desarrollo

Formatos estandarizados para el ingreso o retiro de beneficiarios de determinado programa, atendiendo sus directrices.

En todos los casos la ejecución de los recursos estará soportada por el municipio de conformidad al estatuto general de contratación estatal.

TIEMPO:


Diseñar una ruta de procesos inmersos en el sector social, que discrimine la estructuración de los mismos paso a paso.

Implementar jornadas de evaluación, retroalimentación y rediseño de procesos en el sector social con un equipo intersectorial y moderado por la oficina de control interno.


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El tiempo promedio en la planeación, elaboración, aprobación, así como el desarrollo de los programas y proyectos, se ejecutan de manera gradual, según lo concertado y lo reglamentado en el plan de Acción.

El proceso de contratación será el definido por la Administración Municipal de conformidad a la normatividad vigente y se basará según la necesidad y la asignación de recurso.


ADULTO MAYOR – Programa de Protección Social al Adulto Mayor (PPSAM)

Cordinadora Programas Sociales

Identificar beneficiarios

Asignación de cupos

por parte del

Ministerio Social

¿Es ingreso?

SI NO

Diligenciar formato

de ingreso

Diligenciar formato

de retiro

¿cupos

disminuyen?

Realizar

seguimiento

Solicitar

información a

funerarias

Identificar

novedades

1 Asignación de cupos por parte del Ministerio Social

2 Identificar beneficiarios en la base de priorización y visa domiciliaria.

3

Diligenciar el formato establecido por el PPSAM para los ingresos, con sus respectivos soportes. Si es un reemplazo diligenciar formato de retiro y su requerimiento.

4

Hacer seguimiento cuando la totalidad de los cupos disminuyen; solicitud de fallecidos a las funerarias para identificar novedades.

Programa Nacional de Alimentación del Adulto Mayor (PNAAM), en la modalidad Ración Preparada (RP)


Solicitar lista de beneficiarios


¿Es ingreso?

SI NO

Diligenciar formato

de ingreso

Diligenciar formato

de retiro

Supervisar

funcionamiento

del programa

Identificar beneficiarios y

asignar códigos

FIN

5 Asignación de cupos

6 Solicitar lista de beneficiarios de los potenciales

7 Identificar beneficiarios y asignar el código, si hay ingreso o retiros diligenciar formato


ALCALDIA MUNICIPAL





establecido por el Ministerio de la Protección Social y el ICBF.

8 Supervisar el funcionamiento del Programa

Programa Nacional de Alimentación del Adulto Mayor (PNAAM), en la modalidad Ración Para Preparar (RPP)


Diligenciar formato de

ingreso


Reportar al supervisor

Entregar mercados

FIN

9 Asignación de cupos

10 Diligenciar formato de ingreso establecido por el Ministerio y el ICBF

11 Entrega de los mercados y previa firma de recibido en el formato establecido.

12 Enviar reporte al supervisor. Coordinación de actividades en la celebración de la niñez y la recreación y del adulto mayor


Conocimiento

lineamientos legales

Coordinar las demás

actividades

relacionadas

Ejecutar proyecto

FIN

Elaborar oficio y

convocar

13 Conocimiento previo de los lineamientos legales para la ejecución de las actividades

14

Elaboración de oficio, convocando representantes con poder de toma de decisiones, para que participen en el diseño y ejecución del proyecto de la niñez y del adulto mayor.

15 Ejecución del proyecto

16

Coordinar y/o apoyar las demás actividades direccionadas por las demás dependencias del ICBF, el Ministerio de la Protección Social, la Gobernación del Meta.

Coordinadora Programas Sociales

Contestación a los requerimientos de información solicitados por los organismos de control o por la Administración Municipal


INICIO

Remitir a quien la

requiere

FIN

Dar respuesta a

solicitud

Recibir solicitud

17 Recepcionar la solicitud


ALCALDIA MUNICIPAL





18 Darle respuesta a la solicitud

19 Remitir respuesta a la entidad que solicita la información

Coordinación de diferentes actividades programadas o gestionadas ante las entidades gubernamentales


INICIO

Convocar a la

población

FIN

Analizar requerimiento

y dar respuesta

Recibir solicitud

21 Recepción de la solicitud por escrito o telefónicamente

22 Análisis de requerimientos y respuesta a los mismos convocando la población


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VACUNACION SIN BARRERAS




CÓDIGO: PMPDSPP

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO: PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN -VACUNACION SIN BARRERAS

OBJETIVO DEL PROCESO: Beneficiar a la población infantil-joven-adulto del municipio.

Supervisar el manejar de la red de frío en entidades públicas y privadas con el fin de garantizar la cadena de frío para que se lleve acabo la inmunización de la población beneficiada.


La ley 10 de 1.990 en su artículo 12 y la ley 100 de 1.993 asignan las responsabilidades a las Direcciones Locales de Salud.

Resolución 4288 de 1996 del Ministerio de Salud la cual hace referencia a: Promoción, prevención, Vigilancia en Salud Pública, Vigilancia y Control de Factores de Riesgo y conceptos del gasto.

Lineamientos en Gestión del PIC del Ministerio de Salud.

Decreto 3039 del 2007 por el cual se Adopta el Plan de Salud Publica

Ley 715 del 2001 en referencia a Promoción y Prevención y destinación de recursos.

La Ley 11220 de 2007

La Resolución Nº 425 del 11 de Febrero del 2008 por el cual se define la metodología para la elaboración , ejecución , seguimiento evaluación y control del Plan de Salud Territorial y las acciones que integran el Plan de Salud Publica de Intervenciones Colectivas(PIC)

Ley 80 de 1.993 Ley de contratación.

Circular 018 de 2004 del Ministerio de la Protección Social (vigente hasta junio 30 del 2008)

El Acuerdo 117 del Consejo de Seguridad Social en Salud del 1998

La Resolución 412 del 2000 Establece las actividades Procedimientos e Intervenciones de Actividades de Demanda Inducida de Obligatorio Cumplimiento y Adopta las Normas Técnicas y Guías de atención

Circular 001 de 2008 emitida por el Ministerio de Protección Social, establece los lineamientos para la protección y ejecución del Plan de Salud Territorial

El decreto 1011 de 2006 por medio del cual se establece el Sistema de Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.


RESPONSABLES DEL PROCESO: Coordinadora PSP, Coordinadora PAI Municipal, Digitador Paisoft, Vacunadores, Entidades Privadas y Publicas.


Comunidad





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SUBPROCESO: PROMOCION Y PREVENCIÓN VACUNACION SIN BARRERAS

PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PAI

CÓDIGO: PMPDSPP 02


Lograr cobertura del 95%.

Prevenir, controlar y evaluar factores de riesgo generadores de enfermedades inmunoprevenibles.

BASE LEGAL:

Resolución 4288 de 1996 del Ministerio de Salud la cual hace referencia a: Promoción, prevención, Vigilancia en Salud Pública, Vigilancia y Control de Factores de Riesgo y conceptos del gasto.




El decreto 1011 de 2006 por medio del cual se establece el Sistema de Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud

El Decreto 3039 de 2007 establece el Plan Nacional de Salud Pública, cuyo primer objetivo es mejorar la salud infantil estableciendo, como metas nacionales de salud infantil, lograr y mantener las coberturas de vacunación con todos los biológicos del Programa Ampliado de Inmunizaciones (PAI) por encima del 95%, en niños menores de 1 año (línea de base: polio mielitis, 86,8%; DPT, 86,8%; sarampión, rubéola y paperas, 89,1%, en niños de 1 año. Fuente: PAI, 2005).

En la circular externa 018 de 18 de febrero de2004, se establecen las metas nacionales propuestas en el programa de gobierno para el periodo 2002-2006 en el componente de salud pública, contemplando la reducción de enfermedades inmunoprevenibles, las prevalecientes en la infancia y la mortalidad infantil.

La Resolución 03374 de 2000 por la cual se reglamentan los datos básicos que deben reportar los prestadores de servicios de salud y las entidades aseguradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud prestado, obligando a todos los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud a enviar la información solicitada y normada por el Ministerio de la Protección Social, la cual obliga al uso del registro individual de prestación de servicios y a mantener actualizadas las bases de datos generados por la prestación de los servicios y a implementar los procesos informáticos a que haya lugar, garantizando la confiabilidad, seguridad y calidad de la información que debe presentar oportunamente al Ministerio de la Protección Social a través de


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los representantes en los diferentes entes territoriales.

Resolución 1896 de noviembre de 2001, mediante la cual se establece la clasificación única de procedimientos en salud, que corresponde a un ordenamiento lógico y detallado de los procedimientos e intervenciones que se realizan en Colombia, identificados por un código y descritos por una nomenclatura validada por los expertos del país, independientemente de la profesión o disciplina del sector salud que los realice, así como del ámbito de realización de los mismos. Para el PAI, establece en la lista tabular los códigos para la recuperación mediante facturación: La Resolución 1535 del 20 de noviembre de 2002 del Ministerio de Salud, considera que se hace necesario emitir un registro adecuado que les permita a padres, madres, cuidadores y trabajadores estar al tanto de la solución de la salud de los niños menores de 5 años, así como realizar el seguimiento al crecimiento y desarrollo de los mismos, resolvió adoptar el carné de salud infantil como documento único nacional.

ACUERDO 0366 DE 2007 Asignación recursos de la Subcuenta de Promoción del FOSYGA para el fortalecimiento del programa ampliado de inmunizaciones (PAI)

Promedio anual de nacimientos menores de 2500g: 58.362 (DANE)

Reducir a 24x100000 la tasa de mortalidad en <5años (30,2)

Para lo anterior se requiere:

Aplicar a todos los niños con factores de riesgo hasta de dos años (2 a 35 meses de edad) vacuna contra neumococo:

Infección por HIV,

Cardiopatía congénita,

Asplenia,

Inmunodeficiencia primaria,

Diabetes mellitus

Inmuno compromiso por Cáncer o por Insuficiencia Renal Crónica o síndrome nefrótico,

Quimioterapia inmunosupresora,

Fístulas de líquido cefalorraquídeo

Enfermedad pulmonar crónica (de más de un mes de evolución)

2. Aplicar a todos los niños que nazcan con un peso inferior a 2500 gramos vacuna contra neumococo y rotavirus.

La Resolución 002783 del 24 de agosto de 2005 por la cual se adopta el certificado de vacunación del adulto.

El anexo técnico, en su aparte 4 del tomo I, ítem 5.3 de la norma técnica para la atención al recién nacido, referente a los cuidados mediatos del neonato, se establece como responsabilidad: “Iniciar esquema de vacunación con aplicación de BCG, anti hepatitis B y anti polio. (Vacunación contra tuberculosis 99.3.1.03, administración de vacuna contra poliomielitis 99.3.5.01, vacunación contra hepatitis B 99.3.5.03)”. En seguida se recuerda la educación que debe ser ofrecida a la madre, entre otras, la inscripción del recién nacido para la valoración de su crecimiento y desarrollo e inicio del esquema de vacunación”. • En su aparte 18 del tomo II está descrita toda la norma técnica para la vacunación y garantía de calidad mediante una óptima cadena de frío, según el esquema del PAI adoptado para el país.


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ALCANCE: Aplica para atender de manera individual, las necesidades de la población infantil-joven-adulto.

RIESGOS:

El no contar con Enfermera Jefe capacitada y con experiencia en el programa, aumenta el riesgo de no cumplimiento de metas y del manejo inadecuado de la red de frio, encargada de supervisar que el programa se este manejando y prestando con calidad en IPS Privadas-Publicas y del Personal Vacunador Extramural.

Proceso de recolección de información deficiente, si no se cuenta con digitador paisoft que maneje el programa.

Realizar presentación de informes fuera del tiempo legalmente establecido, cuando no hay personal contratado.

Las directrices del Ministerio no se acomodan a las características y circunstancias reales de los Municipios, en cuanto a la BCG-MEF- OBSTETRICAS.

El personal debe ser capacitado y con experiencia en vacunación para evitar que se presenten errores programáticos.

El no contar con vehículos y combustible aumenta el riesgo que se presenten casos sospechosos de eventos inmunoprevenibles ya que los niños no se vacunan a tiempo puesto que no se llega al área dispersa.

El personal vacunador que no se actualice en los avances del programa ampliado de inmunizaciones aumenta el riesgo de presentar eventos post vacúnales y errores programáticos.

El no programar el área urbana-rural aumenta el riesgo de no tener control de las veredas y barrios pendientes por visitar dejando población descubierta.

CONTROLES:

Control y análisis a través de los comités de vacunación mensuales con participación de entes que manejen niños-jóvenes-adultos, para la observación y cumplimiento de la normatividad vigente-

Para el desarrollo del programa ampliado de inmunizaciones en las entidades privadas y publica, se debe hacer supervisión el funcionamiento de la red de frio y de esta manera garantizar la inmunización.

Evaluación estadística a través de indicadores de control y de gestión del

INFORMES:

Informe Secretaría de Salud – Programa Ampliado de Inmunizaciones

Informe a la Dirección de Salud Pública para su viabilidad


Informe a entes que lo requieran.


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desarrollo del programa que permita identificar el no cumplimiento de metas para la implementación de planes de mejoramiento

Dirección de Vigilancia y Control Departamento.

Dirección de Salud Pública (Programa Ampliado de Inmunizaciones Municipal).


Conocer la población a vacunar

Manejo del programa de PAISOFT

Manejo de papelería para el registro de los biológicos

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Para lograr mantener coberturas útiles es indispensable que el municipio cuente con personal contratado capacitado y con experiencia los doce meses del año, de esta manera beneficiar a la población infantil, joven, adulta, cumplir con la búsqueda de casos sospechosos inmunoprevenibles y/o hacer seguimiento a eventos atribuidos a la vacunación y los mas importante garantizar la vacunación. Se sugiere que para que el municipio logre las coberturas de tétano y BCG, se debe programar acorde a la población teniendo en cuenta el cambio de esquema.

TIEMPO: El tiempo promedio para cumplir con las coberturas programadas será en los doce meses del año, fortaleciendo el programa en las jornadas de vacunación con el fin de vacunar la población que por motivos no se hayan encontrado en el domicilio en área urbana y rural, dando cumplimiento a las metas propuestas por el Ministerio de Protección Social los días programados y visitados teniendo en cuenta que la programación puede variar de acuerdo al clima, estado de vehículos, y estado de salud del personal vacunador, para la planeación, elaboración y aprobación del cronograma en área urbana - rural, así como el desarrollo de las actividades, será acorde al del año anterior teniendo en cuenta las veredas no visitadas, las menos visitadas, y en las que se haya identificad niños-jóvenes-adolescentes-adultos y se ejecutaran de manera gradual. El proceso de contratación será el definido por la Administración Municipal y se basará en las determinaciones de Salud Pública y Vigilancia y Control Departamental con base en la reglamentación del Ministerio de protección Social.



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1

Planeación y elaboración del cronograma de actividades anual, mensual para el desarrollo del procedimiento determinando los equipos de trabajo y los barrios-veredas a visitar, verificando las áreas que no se han visitado.

Coordinador del Programa Ampliado de

Inmunizaciones Municipal

Vacunadores-Digitador Paisoft

Se planean las actividades

a desarrollar

Entregar biológicos a entidades

públicas y privadas, según su

necesidad

Solicitar biológicos al ente

Departamental

Procesar información de trabajo

diario

Elaborar cronograma de

actividades

Recolectar información,

actualizando el historial vacunal

Revisar el movimiento de

biológicos para evitar pérdidas

Mantener actualizadas las

historias de vacunación en el

programa PAISOFT

Mantener el programa abierto a la

comunidad para evitar

revacunación

1

2 Solicitud de biológicos al ente Departamental para el ente Municipal, teniendo en cuenta la población programada

Coordinador PAI

3

Entrega de biológicos a las Entidades Privada-Publicas, Supervisando las dosis aplicadas, perdidas y existencias revisadas por la Coordinadora PAI Municipal con el fin de controlar perdidas injustificadas de biológicos, entregándose según la necesidad de la Institución de 7:30 am hora en que se abre la red de frio y 3:30pm hora en que se debe guardan biológicos

Coordinadora PAI Auxiliar de Enfermaría encargado de la red de

frio Municipal Entidades Publica-

Privadas

4 Recolección permanente de información con el fin de actualizar la Historia Vacunal de las personas vacunadas y evitar la revacunación

Digitador Paisoft

5 Procesamiento de Información la población vacunada diario con el fin de identificar la calidad de información

Coordinadora PAI Municipal, Digitador

Paisoft Vacunadores

6 Revisión de movimiento de biológicos con el fin de evitar pérdidas injustificadas.

Coordinadora PAI Municipal

7 Supervisar al digitador PAISOFT, con el fin de mantener las historias vacúnales actualizadas y evitar revacunación.

Coordinadora PAI Municipal-Digitar Paisoft-

vacunadores-programa de Vacunación de las

Entidades Privadas - Publicas

8

Mantener el programa de PAISOFT con horario para contribuir con la comunidad, brindando la historia vacunal del menor en caso que se amerite para evitar revacunación

Coordinadora PAI Municipal-Digitar

Paisoft-

9

Supervisar las actividades de vacunación en entidades Publicas- Privadas y Vacunadores con el fin de garantizar la calidad del servicio prestado, orientando e identificando debilidades para evitar errores programáticos

Coordinador PAI Municipal

Entidades Publica-Privada

Vacunadores

10 Supervisar la red de frío de las Entidades Coordinador PAI

FIN

Supervisar la red de frío de las

entidades públicas y privadas

Verificar que se realice el

seguimiento a la cohorte

Realizar jornadas de vacunación

Convocar a entidades y personal

para la ejecución y desarrollo del

PAI

Determinar acciones a seguir.

Realizar seguimiento a la

población Vacunada

Determinar acciones de

mejoramiento en beneficio de la

población

Verificar cumplimiento de las

metas y efectuar planes de

mejoramiento

NO

1

Realizar talleres de actualización

al personal de salud del Municipio

Elaborar informes mensuales

Socializar actividades realizadas y

metas alcanzadas

Dar soluciones a los hallazgos

encontrados y mejorar

continuamente la red de frío

¿Hay

inconvenientes?

SI


ALCALDIA MUNICIPAL





Privadas-Publicas, con el fin de garantizar la conservación adecuada de los biológicos hasta la aplicación del mismo, verificando temperaturas, lavado de nevera y programación preventiva y correctiva de la nevera.

Municipal, Coordinadoras P Y P de las Entidades Privadas-

Publica

11

Supervisar en las Entidades Privadas-Publica y vacunadores el seguimiento a la cohorte con el fin de garantizar a los niños menores de un año las vacunas contribuyendo a evitar los casos inmunoprevenibles por la no vacunación, beneficiando la población infantil

Coordinador PAI Municipal,

Coordinadoras P Y P de las Entidades Privadas-

Publica

12 Realizar jornadas de vacunación Nacionales y Departamentales contribuyendo a la vacunación sin barreras.

Coordinador PAI Municipal, Coordinadoras P Y P de las Entidades Privadas-

Publica

13

Convocatoria periódica de posibles Entidades y personal profesional y administrativo que intervengan en la ejecución y desarrollo del PAI, a la mejora continua

Coordinador PAI Municipio

14 Realizar talleres de actualización al personal de salud del Municipio, con el fin de fortalecer conocimiento y garantizar el servicio prestado.

Coordinador PAI Municipio

15 Realizar seguimiento a la población Vacunada con el fin de identificar eventos atribuidos a la vacunación evitando lesiones irreversibles.

Coordinador PAI Municipio-Vacunadores-

Entidades Publica-Privadas

16

Realizar informes mensuales con el fin de verificar el cumplimiento de metas y/o realizar planes de mejoramiento para cumplir con las metas asignadas.

Coordinador PAI Municipio.

17

Socializar con el Comité de Vacunación las actividades realizadas y las metas alcanzadas, solicitar sugerencia y cumplir compromisos.

Coordinador PAI Municipal

18 Determinar acciones a seguir, para el mejoramiento del programa en beneficio de la población

Coordinador PAI Integrantes del Comité-

Vacunadores

19

Dar soluciones a los hallazgos encontrados por los entes externos Supervisión de Secretaria Departamental para la mejora continua de la red de frío municipal

Alcalde Municipal Secretaria Local de Salud Coordinadora

PSP Coordinadora PAI


ALCALDIA MUNICIPAL





PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN0- SALUD PÚBLICA



PROCESO:

DESARROLLO SOCIAL CÓDIGO: PMDSPP

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO:

PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN0- SALUD PUBLICA

OBJETIVO DEL PROCESO: Generar políticas y proyectos que incidan positivamente sobre los factores de orden cultural, social y ambiental que afectan la salud de la comunidad en general.


La ley 10 de 1.990 en su artículo 12 y la ley 100 de 1.993 asignan las responsabilidades a las Direcciones Locales de Salud.




La Ley 11220 de 2007






El decreto 1011 de 2006 por medio del cual se establece el Sistema de Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud


RESPONSABLES DEL PROCESO: Auxiliar Administrativo y Coordinador PIC






ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN-SALUD PUBLICA

PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PIC

CÓDIGO: PMDSPP 03


Lograr coberturas Representativas en los programas de promoción de la salud y calidad de vida y prevención de la enfermedad, en las cuatro prioridades del Municipio: salud Infantil, Salud Mental, Salud Sexual y Reproductiva y Nutrición.

Prevenir Factores de riesgo generadores de enfermedades epidemiológicas.

Fomentar las capacidades y generar en los individuos y las comunidades la posibilidad de identificar y satisfacer sus necesidades en salud, cambiar o adaptarse al medio ambiente, asumir estilos de vida que reduzcan su vulnerabilidad y desarrollar una cultura saludable.

BASE LEGAL:




La Ley 11220 de 2007






El decreto 1011 de 2006 por medio del cual se establece el Sistema de Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de salud del Sistema General de Seguridad Social en


ALCALDIA MUNICIPAL





Salud

ALCANCE: Brindar estrategias de autocuidado a la comunidad por medio de acciones colectivas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad con el fin de mejorar la calidad de vida de la población del municipio de San Martín de los Llanos.

RIESGOS:

Proceso de recolección de información deficiente.

Destinación de recursos insuficiente en la medida que no es proporcional a los diferentes programas.

Las directrices del Ministerio no se acomodan a las características y circunstancias reales de los Municipios.

Demora por parte de la Secretaria de Salud en brindar directrices de algunos eventos y planes operativos a realizar durante el año.

Demora por parte del Ministerio de la Protección Social cuanto a la emisión de Lineamientos PIC.

CONTROLES:

Control y análisis a través de Veedurías en Salud y otros organismos de control para el sector (Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud Y Consejo de Gobierno ) además del control por parte de la Secretaria de salud Municipal.

Cumplimiento de la normatividad vigente para el desarrollo del programa en cada una de sus etapas y en cada instancia.

Evaluación estadística a través de indicadores de control y de gestión del desarrollo del programa que incluya el señalamiento.

Dirección de Vigilancia y Control por parte de la secretaria departamental de Salud.

INFORMES:

Informe Concejo Municipal

Informe Secretaría de Salud Del Meta Dirección de Vigilancia y Control


Informe a Organismos de control

Informe al CTSSS

Informe al Consejo de Gobierno


ALCALDIA MUNICIPAL






Planes de Desarrollo

Plan de Salud Territorial

Proyecto PIC (Perfil Epidemiológico y Plan de inversión)

Certificado de disponibilidad presupuestal de los recursos de SGP.

Planes Operativos Anuales (Anexos 3 y 4).

La ejecución de los recursos estará soportada por el Municipio presentando: Copias de los convenios y/o contratos, Ordenes de servicio, Ordenes de suministro, Certificados de disponibilidad presupuestal, Informes de ejecución de las actividades.


Para la elaboración del Perfil Epidemiológico debe ser Completa brindando herramientas claras y concisas para la toma de decisiones en Salud Publica.

Para la continuidad de los procesos El auxiliar administrativo de la oficina del PIC debe comenzar a laborar a partir del mes de enero de cada año y debe ser personal de planta de la alcaldía municipal.

El personal contratado por la secretaria de salud debería comenzar a laborar a partir de febrero de cada año.

TIEMPO: El tiempo promedio en la planeación, elaboración y aprobación del PIC, así como el desarrollo de los programas y proyectos se ejecutan de manera gradual. El proceso de contratación será el definido por la Administración Municipal y se basará en las determinaciones de Salud Pública y Vigilancia y Control Departamental con base en la reglamentación del Ministerio de protección Social.


ALCALDIA MUNICIPAL






1

Planeación y elaboración del cronograma de actividades por fases para el desarrollo del procedimiento determinando los equipos de trabajo y la información a recolectar

Coordinador PIC

INICIO

Efectuar reunión CTSSS con

presentación de cronograma

Efectuar convocatoria para

concertar cronograma y acciones

con planeación, alcaldía y otras

dependencias

Procesar información de trabajo

diario

Planeación y elaboración

cronograma actividades

Recolectar información

Revisar, viabilizar y ajustar

proyecto de perfil y confrontar con

normatividad vigente

Determinar y definir proyectos a

desarrollar

Sustentar y viabilizar proyecto a

nivel municipal

Elaborar proyecto de perfil con

teniendo en cuenta los aspectos

correspondientes

1

2

Convocatoria a reunión para Concertación de cronograma y acciones con Secretario de Planeación, Alcalde Municipal, y otras dependencias del sector que deban participar, así como órganos de asesoría consulta y decisión. (Veedurías y Consejo de Seguridad Social en Salud Y Consejo de Gobierno)

Coordinador PIC

3

Reunión CTSSS: Llegada, fecha y hora se inicia reunión con la presentación de cronograma y se definen fechas límites, responsables y actividades a seguir.

Coordinador PIC

4 Recolección permanente de información


5 Procesamiento de Información del trabajo realizado a diario

Coordinadora PIC

6

Remisión del Proyecto de Perfil para revisión, viabilización y ajustes que se requieran y confrontación con la normatividad vigente sobre prevención y promoción al Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud y sí existieren otras instancias de control social ciudadano.

Coordinador PIC

7

Determinación y definición de proyectos a desarrollar que comprende diseño del proyecto, y evaluación cualitativa y cuantitativa del mismo teniendo en cuenta indicadores de proceso y estrategias y/o alternativas de ajuste durante la ejecución

Coordinador PIC

8

Elaboración del Proyecto el cual debe contener como mínimo los siguientes aspectos: Introducción, Perfil Epidemiológico Municipal, Análisis de problemas priorizados, Morbilidad Sentida, Objetivos, Estrategias, Metas, Proyectos, Evaluación.

Coordinador PIC


ALCALDIA MUNICIPAL





9

Sustentación y viabilización del proyecto a nivel municipal, previa corrección de Salud Pública Departamental, para luego ser aprobado ante el Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud

Coordinador PIC

FIN

Radicar proyecto para

viabilización ante secretaría de

salud

Efectuar ajustes requeridos por La

Dirección de Salud Pública

Viabilizar proyecto a través de

coordinadores

Radicar viabilidad e iniciar

coordinación para el desarrollo

Determinar acciones a seguir.

Efectuar convocatoria y elaborar

trámite de etapa precontractual de

convenios y otras

Elaborar contratos y convenios,

desarrollar etapa de legalización

Recibir contratos y realizar actas

de iniciación

Seguir el desarrollo de los

proyectos y rendir informes

Verificar cumplimiento y efectuar

terminación de contratos. Remitir

para liquidación

Liquidar contrato ante dirección de

vigilancia y control y realizar acta

de liquidación de contratos; remitir

a salud publica

1

10 Remisión y radicación del proyecto para su viabilización ante la Secretaría de Salud de Meta

Coordinador PIC

11 Efectuar ajustes que requiera La Dirección de Salud Pública del Departamento.

Coordinador PIC

12

La Oficina de Salud Pública viabiliza el proyecto a través de los coordinadores responsables por Municipio para cada uno de los POAS y el Perfil.

Coordinador PIC

13 Determinar acciones a seguir.

Coordinador PIC

14 Elaboración de estudios previos y proceso de la etapa precontractual

Coordinador PIC

15 Tramite de oficios y gestión de la etapa precontractual en la Alcaldía Municipal.

Auxiliar administrativo y/o Coordinador PIC

16

Revisión y/o elaboración de contratos y convenios y notifica a contratistas y desarrolla la etapa de legalización de los mismos. Seguidamente se dará el procedimiento establecido para la contratación.

Asesor Jurídico y/o oficina de contratación

17

Recepción de contratos y realiza actas de iniciación en la cual intervienen el contratista y/o interventor.

Coordinador PIC

18

Inicia el seguimiento al desarrollo de los proyectos y rinde informes generales y evaluativos del programa a los organismos de control.

Coordinador PIC

19

Verificación del cumplimiento del programa y de los proyectos en general y procede a efectuar la terminación de los Convenios y contratos

Coordinador PIC

20 Procede a liquidación de contrato ante. A la vez se realiza Acta de Liquidación del convenio.

Coordinador PIC


ALCALDIA MUNICIPAL





ADMINISTRACION SISBEN MUNICIPAL Y RÉGIMEN SUBSIDIADO


TIPO DE PROCESO: PROCESOS DE APOYO


CÓDIGO: PMPDSRS

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO: ADMINISTRACION SISBEN MUNICIPAL Y RÉGIMEN SUBSIDIADO

OBJETIVO DEL PROCESO: El SISBEN, constituye un Mecanismo focalizador para el gasto social.

El SISBEN, tiene relevancia constitucional en tanto contribuye, de manera fundamental, a la efectividad de los derechos económicos, sociales y culturales consagrados en la constitución

Mantener actualizada la información para determinar los parámetros de focalización.

Realizar inversión social especialmente mediante la asignación de subsidios

Políticas sobre el sistema de clasificación socioeconómica SISBEN

La denominada ficha de clasificación socioeconómica, es privada para cada individuo y tiene un carácter reservado y por lo tanto no podrá darse a conocer al público, o a las entidades u organismos oficiales, solo podrá mostrarse resúmenes numéricos y estadísticas de su control

Depurar la base de datos del SISBEN y régimen subsidiado, atorgando los beneficios a la población más vulnerable.

SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Constitución Política Art. 151, 288, 356,

357

Ley 100 de 1.993.

Acuerdo 23 diciembre de 1.995

Ley 715 de 2002

Acuerdos 77 y 225 del CNSSS

Acuerdo 244 de 2003

Decreto 2357 de 1.995

CONPES Social 040 de 1997

Ley 715 de 1994 Art. 94

Ley 1176 de 2001 Art. 24

Acuerdos 28 y 30 de 1.996.

Resolución 03997 de 1996.

Acuerdo 049 de 1.996.

Resolución 2390 del Min. Salud.

Acuerdo 225 de 2002

Acuerdo 247 de 2003

Decreto 050 de 2002

Decreto 163 de 2004

Acuerdos 262 y 267 de 2004


CONPES 117


RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS

RESPONSABLE PROCESO: TECNICO AREA SALUD


-DNP -Ministerio de la Protección Social -CONPES Social

Papelería, medios magnéticos, recursos tecnológicos y físicos

Certificaciones Certificaciones Comunidad



FECHA:

FECHA: FECHA:


ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: ADMINISTRACION SISBEN

PROCEDIMIENTO: INCLUSION, RETIRO Y ACTUALIZACION SISBEN

CÓDIGO: PMPDSRS01

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO:

Establecer un mecanismo técnico, objetivo, equitativo y uniforme de selección de beneficiarios del gasto social para ser usado por el Gobierno Nacional, Departamental y Municipal.

Permitir la elaboración de diagnósticos socioeconómicos precisos de la población pobre para apoyar los planes de desarrollo social y el diseño y la elaboración de programas y proyectos concretos, orientados a sectores de menores recursos.

Facilitar la clasificación de los postulantes a programas sociales de manera rápida, objetiva, uniforme y equitativa.

Actualizar base de datos como son: documentos, fechas, nombres, apellidos, nacimientos, retiros por cambio Municipio, fallecimientos etc.

BASE LEGAL:

Constitución Política

Ley 100 de 1.993.

Ley 715 de 2001

Acuerdo 77 de 1977

Ley 1176 de 2.007 Art. 94


CONPES social 117 de 2.008

Artículo 10 de la Resolución 2390 de 1998

Acuerdo 244 de 2003.

ALCANCE: Focalizar la población potencial beneficiaria de programas sociales. Actualización y depuración base de datos del SISBEN. Asignar los subsidios a la población a la objeto.

RIESGOS:

Inadecuada aplicación de la encuesta del SISBEN, lo cual ocasionará una selección de beneficiarios poco confiable.

Que la información suministrada , por parte del cabeza de familia y/o informante calificado no sea confiable


ALCALDIA MUNICIPAL





Mala clasificación dada por el Sistema, teniendo en cuenta las variables establecidas en la ficha de clasificación Socioeconómica

Ausencia del informante calificado al momento de realizar la encuesta en el lugar de residencia.

Virus en la Red.

Reclamaciones inexistentes.

Desactualización de la base de datos del SISBEN.

Listados con duplicidad de datos entre Municipios, inconsistencias en tener personas fallecidas, etc.

CONTROLES:

Control y participación del Comité Técnico del SISBEN.

Depuración de las base del SISBEN Municipal vs. Base de Datos avalada por el Departamento Nacional de Planeación

BASE Actualización del Censo Socioeconómico Municipal de manera oportuna.

Control y análisis a través de veedurías en Salud y otros organismos de control para el sector, además del control por parte del Administrador del SISBEN.

Observación y cumplimiento de la normatividad vigente para el desarrollo del proceso en cada una de sus etapas y en cada una de sus instancias.

INFORMES:

Secretaria Departamental de Salud - Dirección de Aseguramiento

Planeación Nacional y Departamental

Superintendencia Nacional de Salud

Los necesarios para que los Entes de control y del Gestión soliciten en sus diferentes proyectos.


Solicitud de Ingreso a la B.D. SISBEN

Constancias de desafiliación SISBEN, Régimen Subsidiado y/o Régimen Contributivo del anterior sitio de residencia.

Ficha de clasificación socioeconómica.

Solicitud de retiro por cambio de residencia.

Retiro por fallecimiento soportado por el certificado de defunción.

Solicitud suspensión del SISBEN y/o Régimen subsidiado por afiliación al Régimen Contributivo.

Ficha de Imagen expedida por el área de Sistemas de Información en la cual se encuentra contenida la información necesaria para realizar la base de datos.

Solicitud de actualización de Datos (Documentos de identidad, nombres, nacimientos, etc.).


ALCALDIA MUNICIPAL





Certificado de identificación como beneficiario del SISBEN.

Copia de la Base de Datos.

Actas del Comité técnico SISBEN.


Es conveniente tener actualizada la base de datos SISBEN a fin de entregar subsidios a las personas que realmente estén en el Municipio, sean población vulnerable y que tengan sus datos correctos y a la vez es fuente de consulta para actualizar otras bases de Datos como la del Régimen Subsidiado, Familias en Acción, Adulto Mayor e.t.c.

La información debe ser confrontada con la situación real del usuario

Realizar jornadas de trabajo relacionadas con actualización y verificación de información de manera periódica, como mínimo una cada año.

TIEMPO El tiempo para el desarrollo de los procedimientos de la oficina del son continuos y de permanente ejecución. Para el ingreso y/o retiro de beneficiarios, una vez reunidos los requisitos exigidos, se procederá de inmediato y en el Régimen Subsidiado se ejecutará teniendo en cuenta el reporte de novedades mensuales.


ALCALDIA MUNICIPAL






1

La persona interesada se acerca a la oficina, con el fin de solicitar el ingreso - retiro o actualización datos de SISBEN, presentando dicha solicitud por escrito”.

Técnico Área salud

FIN

Revisar y atender solicitud,

verificando soportes

Verificar en el sistema que la

persona no esté afiliada en otro

Municipio.

Entregar recibido y programar

visita

Realizar el proceso

inmediatamente en la bases de

datos.

El interesado solicita por

escrito el ingreso, retiro o

actualización

¿Es un ingreso?

SI

NO

Realizar la visita y diligenciar ficha

de Clasificación Socioeconómica

Ingresar al sistema la

información de la ficha

¿Debe registrar

novedades de inclusión

o retiro?

SI

NO

2

Se revisa y atiende dicha solicitud con sus respectivos soportes. (certificación del Presidente JAC, , fotocopia documentos identidad, certificación desafiliación municipio origen o certificación desafiliación EPS)


3 Se revisa en la página www.sisben.gov que estas personas no se encuentren afiliadas en otro Municipio.


4

Se hace entrega el recibí del oficio y se procede a desplazar a la encuestadora a realizar la respectiva visita. Cuando es inclusión y cuando es retiro se realiza el proceso de manera inmediata de la bases de datos.

Técnico área de salud

5

Previamente identificada la vivienda, se diligencia la Ficha de Clasificación Socioeconómica, que contiene 62 preguntas que permiten conocer y medir los niveles de pobreza. Las preguntas corresponden a variables precisas, distribuidas en dos grupos, así: uno que permite la localización, identificación y registro de antecedentes sociodemográficos y el otro que permite la construcción de un indicador resumen de calidad de vida. Se deben llenar la cara A y la cara B.

Encuestador

6

Digita en el sistema la información contenida en la ficha de clasificación Socioeconómica que se diligenció en la visita.


7

Se procede a imprimir el certificado de clasificación de nivel socioeconómico y se entrega al beneficiario a fin de adquiera los beneficios que la ley le concede, los cuales deberá diligenciar en las oficinas correspondientes.


8

Cuando se requiera registrar novedades de ingreso o de retiro del sistema, se efectúa el proceso de verificación y confrontación de información con situación real del usuario. Igualmente se ejecuta el procedimiento antes señalado.


http://www.sisben.gov/


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: NOVEDADES INCLUSION, RETIRO- REGIMEN SUBSIDIADO

CÓDIGO: PMPDSRS02


Recepcionar las novedades reportadas por las E.P.S’.S. con el fin de actualizar la base de datos.

Mantener depurada la Base de Datos del Régimen Subsidiado, con el fin de evitar cancelar UPC de fallecidos y afiliados a otro Régimen y afiliar en estos cupos a los recién nacidos.

Reportar las inconsistencias corregidas (nombre, documentos de identidad) al consorcio Fiduciario FIDUFOSYGA con el fin que sean avalados por este ente.

BASE LEGAL:


Ley 100 de 1.993.


Ley 715 de 2001

Acuerdos 77 y 225 del CNSSS

Acuerdo 244 de 2003





Resolución 2390 del Min. Salud.

Acuerdo 225 de 2002

Acuerdo 247 de 2003

Decreto 050 de 2002

Decreto 163 de 2004

Acuerdos 262 y 267 de 2004



ALCALDIA MUNICIPAL





ALCANCE:

Afiliar a toda la población que no se encuentre registrada en ningún Régimen de Seguridad Social en Salud y que como requisito indispensable este en la Base de Datos SISBEN nivel 1 y 2; mediante ampliaciones de cobertura y liberación de cupos por pérdida de la calidad de beneficiario del Régimen Subsidiado.

Tener una Base de Datos actualizada, depurada y libre de inconsistencias reportada por el FIDUFOSYGA.

RIESGOS:

Que la información suministrada por la EPS’S a través del formato de novedad no tenga los documentos soportes como: Registro Civil, Acta de Defunción, Etc.

Que el reporte de novedad no se realice en forma rápida y oportuna.

Alteración en los soportes físicos de la carnetización, con respecto a la firma de recibido de los carné por parte de los beneficiarios y no se radique en la Alcaldía Municipal en las fechas establecidas.

Cancelar recursos a personas que perdieron la calidad de beneficiario del Régimen Subsidiado

Dejar por fuera del Sistema a los recién nacidos, que por Ley son las primeras personas a incluir en el Régimen Subsidiado, cuando sus padres están en la Base de Datos.

Incumplimiento en las acciones que deben realizar las EPS, con respecto a las obligaciones establecidas en la Minuta del Contrato.

Listas con duplicidad en la información o inconsistencias como personas fallecidas, traslados del Municipio no registradas y multiafiliaciones entre EPS Contributivas y Subsidiadas.


ALCALDIA MUNICIPAL





CONTROLES:

Seguimiento, control y evaluación a las EPS’S.

Actualización del Censo Socioeconómico Municipal de manera oportuna.


Procesos óptimos de selección de EPS’S mediante actos Públicos.

Evaluación estadística a través de indicadores de control y de gestión del desarrollo del proceso.

Participación de la Asociación de

Usuarios de las EPS’S.

INFORMES:




Los necesarios para que los Entes de control y del Gestión soliciten en sus diferentes proyectos..

FOSYGA

FIDUFOSYGA


Formato de Reporte de Novedades

Base de datos

Copia de formulario de Afiliación a la EPS’S

Formato de entrega y recibido de los carnés por parte de los beneficiarios.

Carnés.

Estructura Base de datos Según Resolución 812

Solicitud suspensión del SISBEN y/o Régimen subsidiado por afiliación al Régimen Contributivo.

Medios magnéticos de las novedades


Los informes de reporte de novedades deberán incluir indicadores de gestión y evaluación.

Las novedades presentadas se tendrán en cuenta para los pagos Bimensuales y al momento de la liquidación final del contrato.

Para la contratación con las EPS es importante tener el concepto previo de la Superintendencia salud acerca de la autorización de las mismas para ejecutar el régimen subsidiado.

Es importante preliquidar bimensualmente para evitar confusiones al término del Contrato.

Realizar una Interventoría seria y con seguimiento permanente, firma que sea avalada por la Secretaria de Salud

Determinar que los carnetizados sean los de la base de datos


ALCALDIA MUNICIPAL





TIEMPO

Una vez recibida las novedades se procede a incorporarlas en la Base de Datos del Régimen Subsidiado.


1

Recepción mensual del reporte de novedades que deben presentar las EPS’S, sobre los siguientes factores: Carnetización, Egresos, Ingresos, actualización de datos (Documentos de identidad y nombres)


FIN

Verificar carnetización de afiliados

Ingresar información a

la base de datos

Afiliar a personas priorizadas en

reemplazo de las que salen

Entregar informe mensual en

archivo plano de carnetizados

efectivos y novedades reportadas

Se recibe mensualmente

el reporte de novedades

¿Hay recién

nacidos?

NO

SI

¿Hay egreso de

afiliados?

SI

NO

Enviar reporte de novedades

depuradas a FIDUFOSYGA

2 Verificación de la carnetización de nuevos afiliados o de afiliados de continuidad.


3

Ingreso de los recién nacidos, a la Base de Datos del Régimen Subsidiado previo diligenciamiento de la novedad reportada por la EPS’s


4

Afiliación de personas priorizadas como reemplazo de los casos de perdida de calidad de beneficiario del Régimen Subsidiado en el Municipio (Multiafiliación con otras EPS, fallecimiento, retiros voluntarios por cambio de Municipio mediante actos Públicos),


5

Egresos de afiliados; los egresos se suceden por muerte del afiliado, por perder la calidad de afiliados, por múltiples afiliaciones en la misma ARS, en diferente ARS y/o en régimen Contributivo.


6

Entrega mensual en archivo plano de carnetizados efectivos y novedades reportadas en el periodo tanto a la Dirección Departamental de Aseguramiento como a las respectivas EPS’S


7 Reporte de las novedades depuradas al Consorcio FIDUFOSYGA

Interventor


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: CONTRATACION REGIMEN SUBSIDIADO

CÓDIGO: PMPDSRS03


Realizar los contratos de Aseguramiento de la población afiliada al Sistema General de Seguridad Social en Salud afiliada al Régimen Subsidiado.

Priorizar a la población pobre y vulnerable para beneficiarlos de los diferentes programas sociales y afiliarlos al Sistema de Seguridad Social en Salud como beneficiarios del Régimen Subsidiado

Dar cumplimiento al clausulado de los contratos de Aseguramiento

BASE LEGAL:

Esta contemplado en la Constitución Nacional de 1.991.

Ley 100 de 1.993.


Ley 715 de 2002

Acuerdo 77 del CNSSS

Acuerdo 244 de 2003

Acuerdo 225 del CNSSS


Acuerdo 28 marzo de 1.996.

Acuerdo 30 marzo de 1.996.


Resolución número 03997 del 30 de octubre de 1996.


Resolución 2390 del Ministerio de Salud.

Acuerdo 225 de 2002

Acuerdo 247 de 2003

Decreto 050 de 2002

Decreto 163 de 2004

Acuerdo 262 de 2004

Acuerdo 267 de 2004

Acuerdo 272 de 2004


ALCANCE:

Continuación de contratos con las Empresas Prestadoras de Salud Subsidiado.

Afiliar a todas las personas que no se encuentran relacionadas en bases de Datos de otras.

RIESGOS:

Falta de especificación de las obligación de las partes contratantes en la descripción de las cláusulas del contrato del Régimen Subsidiado.

Inconsistencias en la aplicación de las normas vigentes.


ALCALDIA MUNICIPAL





CONTROLES:


Procesos óptimos de selección de EPS´S y beneficiarios.

Interventoría.

Aplicación de las Cláusulas del Contrato.

INFORMES:




Las solicitadas por las entidades de Control

Informes de seguimiento según la Interventoría


Minuta del contrato remitida por el Ministerio de la Protección Social a los Municipios.

Disponibilidad Presupuestal

Registro Presupuestal

Informes de Interventoría TIEMPO La ejecución de los contratos del Régimen Subsidiado es de un año o según lo establecido por el Consejo de Seguridad Social en Salud.


Para la contratación con las ARS es importante tener el concepto previo de la Superintendencia salud acerca de la autorización de las mismas para ejecutar el régimen subsidiado.

Es importante preliquidar bimensualmente para evitar confusiones al término del Contrato.

Realizar una Interventoría seria y con seguimiento permanente.


1

Planeación, organización y definición de Acciones. Consulta para continuidad de contratos con EPS’S. Elaboración, ajuste o modificación de contratos. Contratos de continuidad. Se garantiza la continuidad de los afiliados, según los cupos y las fuentes de financiación asignados en los acuerdos del CNSSS, (Rentas Cedidas, Recursos Propios, SGP)

Interventor del contrato

Ajustar o modificar contratos

Registrar y avalar traslados

Actualizar base de datos de

afiliados

Planeación, organización

y definición de Acciones

Realizar los correspondientes

reemplazos cuando se liberen

cupos

1

2 Revisar y avalar los traslados que se hayan presentado en el período.

Técnico área salud

3

Actualizar la base de datos de afiliados del periodo de contratación mediante los reportes de novedades que presentan las ARS (nacimientos, personas fallecidas, cambio de domicilio, traslado al régimen contributivo, dobles afiliaciones etc.)

Técnico área salud/

Interventor

4

Cuando se liberan cupos se realizan los reemplazos correspondientes según normatividad vigente, teniendo en cuenta Nivel 1 y 2 para subsidio total y Nivel 3 para subsidio parcial en el siguiente orden: Recién Nacidos; Beneficiarios priorizados; manteniendo los núcleos familiares.

Técnico área salud/ Interventor.


ALCALDIA MUNICIPAL





Demás prioridades a la luz de la normatividad

5

Contratos de AMPLIACIÓN DE COBERTURA. Determinar los recursos territoriales por fuentes de financiación, que garanticen la ampliación. (Rentas Cedidas, Recursos Propios, SGP.)

Interventor

FIN

Determinar recursos

territoriales

Verificar autorización y aprobación

de las EPS

SI

1

¿Contratos de

ampliación de

cobertura?

NO

Suministrar base de datos a la

EPS

Elaborar y publicar en cartelera

listado de priorizados

Realizar convocatorias de actos

públicos

Realizar el proceso de afiliación

Realizar el aval de los formularios

Revisar base de datos que

entrega la EPS

Tramitar certificados de

disponibilidad para cada contrato

Verificar cumplimiento de

requisitos por parte de las EPS

Diligenciar revisión y,legalización

de contratos

Firmar contratos con las ARS

6

Constatar que las EPS’S con la que se van a contratar estén autorizadas por la Superintendencia Nacional de Salud y que estén inscritas en el Municipio y no superen su capacidad de afiliación.

Interventor.

7 Listado de priorizados de acuerdo a normatividad vigente, publicado en ligares visibles para la comunidad.

Técnico área salud.

8 Suministrar a las EPS’S la base de datos de los priorizados para los Actos Públicos.


9 Realizar las convocatorias de Actos Públicos para la libre elección de EPS’S.


10

Se realiza el proceso de afiliación controlando que las EPS’S garanticen la libre elección y que la afiliación se realice utilizando el formulario que contenga los datos exigidos por el Ministerio de Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud.


11 Realizar el aval de los formularios, en el espacio exclusivo para uso del Municipio.


12 Revisión de las bases de datos que entregan las EPS’S.


13

Tramitar para cada contrato, certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro presupuestal y Base de Datos de Afiliados de cada contrato.

Interventor

14

Verificar que la EPS’S cumpla con lo siguiente: a) Que cuente con una red de servicios que disponga: - Los niveles de atención contempladas en el POS-S. -Capacidad de atención en relación con el número de afiliados. -Condiciones de acceso favorables (oportunidad, accesibilidad, geografía, etc.) -Declaración de requisitos mínimos esenciales. Plan anual de Promoción y prevención con su respectiva red. La Póliza de Reaseguro de enfermedades de alto costo. La Póliza de Garantía y Cumplimiento del Contrato.

Interventor

15 Diligenciamiento, revisión y legalización de contratos.

Interventor.

16 Proceder a la firma de los contratos con la ARS Alcalde


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE CONTRATOS

CÓDIGO: PMPDSRS04


Realizar la liquidación de contratos por vigencia vencida para el correcto manejo de los recursos destinados al sector Salud.

Saber exactamente los recursos no ejecutados en el desarrollo del contrato.

BASE LEGAL:


Ley 100 de 1.993.

Acuerdo 23 de 1995

Acuerdo 244 de 2003





Acuerdo 247 de 2003

ALCANCE:

Realizar una correcta liquidación de los contratos de Administración de recursos del Régimen Subsidiado de acuerdo a las novedades presentadas y la carnetización radicada en la Oficina.

Tener una Base de Datos actualizada, depurada y libre de inconsistencias reportada por el FIDUFOSYGA.

RIESGOS:

Bajo control del proceso de ejecución del contrato

Ausencia de requerimientos para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales por parte de las EPS’s.

Detectar a tiempo inconsistencia en las base de datos vs. reportes FIDUFOSYGA.

Dificultad en el momento de la liquidación final del contrato.

Carente procesos de depuración de las bases de datos.

CONTROLES:


Procesos óptimos de selección de EPS’S mediante actos Públicos y beneficiarios

Evaluación estadística a través de

INFORMES:




Contraloría Nacional.

Contraloría Departamental


ALCALDIA MUNICIPAL





indicadores de control y de gestión del desarrollo del proceso que incluya el señalamiento de los riesgos y cuellos de botella y remisión de estos informes a los organismos Nacionales y Departamentales de Salud.

Procuraduría.

Informes de seguimiento de la Interventoría


Guía de formatos de liquidación de contratos emitidas por el Ministerio de la Protección Social.

Bases de Datos.

Acta de liquidación de contratos con cada EPS’S.

Soportes de Preliquidación.

Minuta del contrato

Disponibilidad Presupuestal



Para la liquidación de estos contratos es importante tener un informe de los pagos bimensuales realizados, actividades de p y p ejecutadas, reporte de las novedades y carnetización.

Liquidar estos contratos dentro de los cuatro meses siguientes al vencimiento del mismo.

TIEMPO La liquidación de los contratos debe hacerse dentro de los cuatro meses siguientes al vencimiento del contrato.


1

Al terminar el tiempo de contrato se debe determinar contrato matriz, número de adiciones realizadas, tipo de recursos y pagos efectuados.

Interventor

Determinar especificaciones y

observaciones del contrato

Verificar número de afiliados y

novedades reportadas por cada

contrato

Tener en cuenta ajustes por año

Se termina el tiempo de

contrato

Realizar conciliación de saldos a

favor y en contra

1

Identificar los saldos provenientes

de la liquidación de contratos

1

2

Se verifica el número de afiliados carnetizados, ingresos, egresos reportados en las novedades por cada uno de los contratos.

Interventor Técnico área salud

3 Tener en cuenta el valor de la UPC-S vigente y causadas (tener en cuenta los ajustes de un año a otro)

Interventor

4

Conciliación de saldos a favor o en contra y reembolso por captación de los mismos. Pagar los saldos que resulten a favor de la EPS’S o reclamar los valores girados en exceso.

Interventor

5

Identificar los saldos provenientes de la liquidación de contratos, según los porcentajes de participación de cada fuente.

Interventor-tesorero


ALCALDIA MUNICIPAL





6

Consignar los saldos del FOSYGA a la subcuenta de la solidaridad, del fondo de solidaridad y garantía; las otras fuentes conservaran su misma destinación y los excedentes permanecerán en los fondos de salud.

Tesorero-interventor

FIN

Consignar los saldos del

FOSYGA

Enviar una relación de la

liquidación de contratos al

Ministerio de Protección Social o

la Secretaría de Salud del

Departamento.

SI

1

¿Contratos no se

liquidan en e

tiempo?

NO

Realizar liquidación unilateral

según Ley 80.

Elaborar acta de liquidación,

según saldos a favor o en contra

del Municipio

Anexar acta de liquidación a

cada contrato con soportes

1

7

Elaborar el acta de liquidación según los saldos a favor o en contra de Municipio y los valores a reintegrar según las fuentes de financiación correspondientes.

Interventor – alcalde municipal

8 Archivar el acta de liquidación anexa a cada contrato con los soportes correspondientes.


9

Enviar un resumen o una relación de la liquidación de contratos al Ministerio de Protección Social o a la Dirección de Aseguramiento de la Secretaría de Salud del Departamento.


10

Si los contratos no se liquidan a los cuatro meses de la terminación del periodo, procederá a la liquidación unilateral según Ley 80.

Interventor

11

Al terminar el tiempo de contrato se debe determinar contrato matriz, número de adiciones realizadas, tipo de recursos y pagos efectuados.

Interventor

12

Se verifica el número de afiliados carnetizados, ingresos, egresos reportados en las novedades por cada uno de los contratos.

Interventor


ALCALDIA MUNICIPAL





FORMULACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROYECTOS - VIVIENDA


TIPO DE PROCESO:

PROCESO: DESARROLLO SOCIAL CÓDIGO: PMPDSV

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO: FORMULACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROYECTOS - VIVIENDA

OBJETIVO DEL PROCESO: Mejorar la Calidad de Vida del Pueblo Sanmartinense, con una Vivienda Digna.

SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Art. 51 CPC, Ley 812 de 2003 Art. 96 Ley 9ª del 1989, Ley 3ª de 1991 Art. 36 Ley 388 de 1997, Res. 610 de 2004, Ley 136 de 1994, DECRETO 975 DE 2004, Acuerdo No. 013 de Julio de 2008 y todas las concordantes en materia de vivienda VIP Y VIS

RECURSOS: HUMANOS, FINANCIEROS, FÍSICOS

RESPONSABLE PROCESO: Coordinador de Vivienda, Secretario De Planeación, Alcalde Municipal.


Municipio Comunidad

Documentación Proyecto Formulado

Proyecto Viabilizado

Comunidad Beneficiada

ELABORÓ: Coordinador de Vivienda

REVISO: Secretario de Planeación Municipal

APROBÓ: Señor. ALCALDE

CARGO: Técnico Administrativo, Coordinador de Vivienda de Interés Social

CARGO: Jefe de Despacho Secretaría de Planeación Municipal

CARGO: Alcalde Municipal

FECHA:

FECHA: FECHA:


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: PROYECTOS MEJORAMIENTO DE VIVIENDA URBANA

CÓDIGO: PMPDSV01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Mejorar la calidad de las viviendas de los habitantes del Municipio de San Martín

BASE LEGAL:

Art. 51 CPC, Ley 812 de 2003.

Art. 96 Ley 9ª del 1989

Ley 3ª de 1991 Art. 36

Ley 388 de 1997, Res. 610 de 2004

Ley 136 de 1994

Decreto 975 de 2004

Decreto 975 de 2004

Acuerdos Municipales y todas las concordantes en materia de vivienda VIP Y VIS

ALCANCE: Población Sisbén 1 y 2 Municipio de San Martin de los Llanos Meta

RIESGOS:

Recursos insuficientes para Cofinanciación,

No Obtención de Elegibilidad de FINDETER

Cierre de Convocatorias Entidad otorgante del Subsidio.

CONTROLES: Rendición de Cuentas Comunidad, Vigilancia Instancias Superiores y disponibilidad de recursos

INFORMES: A Secretaría de Planeación, Alcalde Municipal, Comunidad y Entidades de Control.


Guía de Formulación y Presentación de Proyectos

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Solicitar asistencia y acompañamiento del Ministerio de Vivienda y/o Entidades con experiencia en el ramo, (mediante Convenios de Asociación, cuando no se cuente con recursos para la formulación del Proyecto).


ALCALDIA MUNICIPAL






1

Efectuar un diagnóstico de la situación de vivienda para los habitantes del municipio de San Martín, evaluando la situación actual.

Oficina de Vivienda

Buscar en el SICE los CUPS y

solicitar plan de compras

Concejo emite concepto con las

facultades

Formular el Proyecto y enviar

copia con soportes a alcalde y

concejo

Analizar censos de población y

determinar cuantas viviendas

necesitan mejoramiento

Disponer de la logística y elaborar

estudio de conveniencia y solicitar

disponibilidad presupuestal

Abrir convocatoria pública de

postulación e indicar requisitos

Se efectúa un diagnóstico

de la situación actual de

vivienda

Elaborar borrador del proyecto de

mejoramiento y remitir a

planeación, jurídica y contratación

SI

NO

Recibir la información de la

comunidad y clasificarla por

sectores

Concejo debate el proyecto

¿Aprueba el

proyecto?

1

1

2

Analizar los censos de población, verificar según las estadísticas del DANE, con las estadísticas del Estudio, cuantas viviendas necesitan Mejoramiento, determinar el déficit de Mejoramiento de Vivienda para el Municipio.

Oficina de Vivienda

3

Disponer de la logística, tiempo y recursos si el Ejecutivo autoriza, elaborar el estudio de conveniencia y solicitar la Disponibilidad Presupuestal, registro del Banco de Proyectos, Certificación de Planeación

Oficina de Vivienda

4

Buscar en el SICE los CUBS con los respectivos precios indicativos y solicitar a Almacén el Plan de Compras.

Oficina de Vivienda

5

Remitir el borrador del preproyecto de Mejoramiento a Secretaría de Planeación, Asesoría Jurídica y Contratación para su estudio y aprobación.

Oficina de Vivienda

6

Formular el proyecto; enviar copia del mismo al alcalde y Concejo, con los respectivos soportes de viabilidad.


7

El concejo debate el proyecto y determina su aprobación. Emite concepto (Faculta al Ejecutivo para asignar Subsidios en Dinero o en Especie y Celebrar Convenios si es el caso)

Concejo Municipal

8

Abrir convocatoria pública de Postulación por todos los medios de comunicación local, indicando los requisitos según las normas concordantes para mejoramiento de vivienda.

Oficina de Vivienda

9

Recibir la información (Solicitudes de Mejoramiento) y clasificarla por sectores, o barrios, verificando el cumplimiento del lleno de los requisitos establecidos y generar un listado.

Oficina de Vivienda


ALCALDIA MUNICIPAL





10

Efectuar la selección, preclasificación y enviarlo al Ministerio de vivienda, quien efectúa el Cruce respectivo y aprueba la Postulación de las Familias.

Oficina de Vivienda

FIN

Seleccionar y preclasificar; y

enviar al Ministerio de Vivienda

Recibir del Min, Vivienda el listado

oficial de posibles postulantes

Programar visitas a posibles

postulantes

1

Efectuar las visitas a posibles

postulantes y generar los soportes

de las mismas

¿Es viable la

mejora?SI

Elaborar planos y presupuestos

de obra

NO

Presentar proyecto a FINDETER

para que sea elegible

Inscribir el Proyecto en la bolsa de

esfuerzo territorial para subsidios

Recibir Resolución de aprobación

de los Recursos del Gobierno

Nacional y entidades aportantes


para que sea elegible

1

11 Se recibe del Ministerio de Vivienda el listado Oficial de posibles Postulantes y se publica en carteleras.

Oficina de Vivienda

12

Programar y efectuar las visitas a los posibles postulantes. Generar los soportes de las visitas (tomar fotos de la Vivienda: Fachada, Estructura de muros y techo, baños, cocina y tanque), para Determinar si en efecto existe la necesidad.

Oficina de Vivienda

13

En caso de ser viable la mejora de vivienda, se dibujan los planos, se elabora el presupuesto de obra para cada una, teniendo en cuenta los Precios Oficiales para el Municipio, el valor del Subsidio y se determina el valor oficial del Proyecto

Oficina de Vivienda

14 Presentar el Proyecto a FINDETER para obtener la elegibilidad del mismo.

Alcalde Municipal

15

Inscribir el Proyecto en la bolsa de esfuerzo territorial (MINVIVIENDA), para los Subsidios, (Habiendo obtenido la Elegibilidad)

Alcalde Municipal

16

Con la Resolución de aprobación de los Recursos del Gobierno Nacional y demás entidades aportantes (Dpto., Municipio,) se Inicia la Contratación de las Obras (si el Oferente es el Municipio o quien lo represente )

Oficina de Vivienda

17

Seguimiento y control del uso que se dé a los subsidios o el uso adecuado de recursos.

Interventoría


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: PROYECTOS DECONSTRUCCION DE VIVIENDA NUEVA

CÓDIGO: PMPDSV02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Construcción de Vivienda de Interés Social

BASE LEGAL:

Art. 51 CPC, Ley 812 de 2003.

Art. 96 Ley 9ª del 1989.

Ley 3ª de 1991 Art. 36

Ley 388 de 1997,

Res. 610 de 2004,

Ley 136 de 1994,

DECRETO 975 DE 2004,

Resolución 610 y 975 de MINVIVIENDA,

Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y todas las concordantes en materia de vivienda VIP Y VIS.

ALCANCE: Población Nivel 1 y 2 SISBEN

RIESGOS:

Recursos insuficientes para Cofinanciación,

No Obtención de Elegibilidad de Findeter,

Cierre de Convocatorias Entidad otorgante del Subsidio,

Falta de Recursos para Obras de Urbanismo y Legalización del Predio a Urbanizar

CONTROLES: SUPERVISIONES E INTERVENTORIAS DEL MUNICIPIO

INFORMES: A Secretaría de Planeación, Alcalde Municipal, Comunidad, Entidades de Control Y Entidades Aportantes de Subsidios.



Entidades del orden Nacional y Territorial para el Cruce de los Postulantes al Subsidio.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Disponer del Terreno y las Obras de urbanismo, Asignar recursos en cada vigencia para Cofinanciación de los estudios de Formulación y Presentación del Proyecto, Acompañamiento del Ministerio de vivienda.


ALCALDIA MUNICIPAL






1


Oficina de Vivienda




facultades


copia con soportes de viabilidad a

alcalde y concejo


determinar déficit de vivienda

nueva




Determinar el cierre financiero de

proyecto y garantizar obras de

infraestructura



vivienda


vivienda nueva y remitir a


SINO


para obtener elegibilidad


¿Aprueba el

proyecto?

1

1

2

Analizar los censos de población, verificar según las estadísticas del DANE, con las estadísticas del Estudio, cuantas viviendas se necesitan, determinar el déficit de Vivienda Nueva para el Municipio.

Oficina de Vivienda

3

Disponer de la logística, tiempo y recursos (Lote de terreno Urbanizado o disponibilidad presupuestal para ejecutar el Urbanismo) si el Ejecutivo autoriza, elaborar el Estudio de Conveniencia y solicitar la Disponibilidad Presupuestal, registro del Banco de Proyectos, Certificación de Planeación.

Oficina de Vivienda

4

Buscar en el SICE los CUBS con los respectivos precios indicativos y solicitar a Almacén el Plan de Compras.(si el Municipio es el Oferente o contratante)

Oficina de Vivienda

5

Remitir el borrador del preproyecto a Secretaría de Planeación, Asesoría Jurídica y Contratación para su estudio y aprobación.

Oficina de Vivienda

6

Formular el proyecto; (-Si el Oferente es el Municipio-, incluye Levantamiento Topográfico del Terreno, Planos de las Viviendas, de Redes de Acueducto y Alcantarillado, de Energía, Vías, Andenes y Sardineles, todos con sus respectivos Presupuestos y Descripción del Proyecto. Disponibilidad de Servicios Públicos (Energía, Acueducto y Alcantarillado), Enviar copia del mismo al alcalde y Concejo, con los respectivos soportes de viabilidad.

Secretarías de Planeación y Obras

Públicas (Si el Oferente es el

Municipio)

7

El concejo debate el proyecto y determina Facultar al Ejecutivo para asignar Subsidios en Dinero o en Especie y Celebrar Convenios si es el caso.

Concejo Municipal

8

Determinar el Cierre Financiero del Proyecto y garantizar las Obras de Urbanismo.

Alcalde Municipal (Oferente del Proyecto)

9 Presentar el Proyecto a FINDETER para obtener la ELEGIBILIDAD del mismo.



ALCALDIA MUNICIPAL





10

Abrir convocatoria pública de Postulación por todos los medios de comunicación local, indicando los requisitos según las normas concordantes para vivienda de Interés Prioritaria. (VIP)

Oficina de Vivienda Abrir convocatoria pública de




sectores



1



Anexar listado al proyecto de

familias aptas


esfuerzo territorial para

asignación de recursos




Iniciar contratación y ejecución de

obras

Finalizada la obra, realizar la

Escrituración y Registro a las

Familias beneficiarias

Verificar que se de el uso

adecuado al subsidio o recursos

1

11

Recibir la información (Solicitudes de Vivienda) y clasificarla, verificando el cumplimiento del lleno de los requisitos establecidos y generar un listado.

Oficina de Vivienda

12


Oficina de Vivienda


Oficina de Vivienda

14 Se adhiere al Proyecto el Listado de Familias aptas para Postularse

15

Inscribir el Proyecto en la BOLSA DE ESFUERZO TERRITORIAL (MINVIVIENDA), para la asignación de Recursos. (Subsidios)

Alcalde Municipal

16

Con la Resolución de aprobación de los Recursos del Gobierno Nacional y demás entidades aportantes (DPTO, MUNICIPIO,) se Inicia la Contratación de las Obras (si el Oferente es el Municipio o quien lo represente )

Oficina de Contratación Alcalde Municipal

17

Seguimiento y control del uso que se dé a los subsidios o el uso adecuado de recursos. (interventoría por parte del Municipio y Entidades aportantes de Subsidios)

Secretaría de

Planeación, Vivienda y Obras

18

Terminadas las Viviendas en su totalidad, adelantar trámite de Escrituración y Registro a las Familias beneficiarias del Subsidio

Alcaldía Municipal (Oferente del Proyecto)


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN EN SITIO PROPIO

CÓDIGO: PMPDSV3

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: CONSTRUIR LOTES URBANIZADOS Y COPAR EL PERIMETRO URBANO

BASE LEGAL: Normas generales sobre el Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Urbana, en especial Ley 3ª de 1991, Decreto 975 de 2004, y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

ALCANCE: Población nivel 1 y 2 del SISBEN que son Propietarios de un Lote y que por falta de recursos no han podido construir su vivienda. Y Empleados o trabajadores afiliados a CCF que tengan los fondos constituidos para ello (Gestión a través de las CCF).

RIESGOS: Que no haya título de propiedad del lote, Falta de Recursos para Obras de Urbanismo, que las familias no tengan ahorro programado (10% del valor de la obra)

CONTROLES: SUPERVISIONES E INTERVENTORIAS DEL MUNICIPIO

INFORMES:

A Secretaría de Planeación Municipal

Al Alcalde y Entidades de Control



Entidades del orden Nacional y Territorial para el Cruce de los Postulantes al Subsidio.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Presentar por separado los Proyectos para Empleados y población informal del SISBEN, pues el primero se tramita con las CCF y el segundo a través del Ministerio. Se pueden realizar Convenios con Entidades con experiencia en Construcción de VIP y VIS. Cuando no existen los recursos para Formulación y Presentación de Proyectos.


ALCALDIA MUNICIPAL






1


Oficina de Vivienda

Solicitar Disponibilidad

Presupuestal, registro del Banco

de Proyectos, Certificación de

Planeación, Plan de Compras


facultades


copia con soportes de viabilidad a

alcalde y concejo


determinar déficit de construcción

en sitio propio



sectores

Disponer de la logística, tiempo y

recursos



vivienda


y remitir a planeación, jurídica y

contratación

SINO




¿Aprueba el

proyecto?

1

1

elaborar estudio de conveniencia

y solicitar disponibilidad

presupuestal

Filtrar la información según el

cumplimiento de requisitos

Clasificar y seleccionar

postulantes al subsidio; generar

listado

2

Analizar los censos de población, verificar según las estadísticas del DANE, con las estadísticas del Estudio, cuantos Lotes Urbanizados hay y determinar el déficit de Construcción en Sitio Propio para el Municipio.

Oficina de Vivienda

3 Teniendo en cuenta el proyecto (construcción en Sitio Propio), elaborar el estudio de conveniencia.

Oficina de Vivienda

4

Solicitar la Disponibilidad Presupuestal, registro del Banco de Proyectos, Certificación de Planeación, Plan de Compras (si el Oferente es el Municipio)

Oficina de Vivienda

5 Remitir el borrador del preproyecto a Secretaría de Planeación, Asesoría Jurídica y Contratación para su estudio y aprobación.

Oficina de Vivienda

6 Formular el proyecto; enviar copia del mismo al alcalde y Concejo, con los respectivos soportes de viabilidad.

Secretaría de Planeación y Obras

7


Concejo Municipal

8

Disponer de la logística, tiempo y recursos (Profesionales de las áreas Ingeniería y Arquitectura para Elaborar y Presupuestar el Proyecto, si el Ejecutivo autoriza,

Alcalde Municipal

9 Abrir convocatoria pública indicando los requerimientos, según los requisitos exigidos por el Ministerio y las CCF.

Oficina de Vivienda

10 Recibir la información (Solicitudes de inscripción al Programa) y clasificarla por sectores, o barrios.

Oficina de Vivienda

11

Filtrar la información según el cumplimiento de los requisitos establecidos (Lote Urbanizado, con Título Inscrito en la Oficina de Registro a favor de uno de los Postulantes, Impuesto Predial) en las normas concordantes con VIP y VIS

Oficina de Vivienda

12 Efectuar la selección y clasificación para determinar quienes clasifican y se pueden postular al Subsidio. Generar un listado

Oficina de Vivienda


ALCALDIA MUNICIPAL





13

Realizar el cruce respectivo de los preseleccionados, con el Ministerio de vivienda, y las Cajas de Compensación Familiar (CCF)

Oficina de Vivienda Realizar cruce de

preseleccionados con los entes

competentes





1


postulantes

Efectuar las visitas a postulantes

aprobados y generar los soportes

de las mismas

Determinar el cierre financiero del

proyecto y garantizar obras


para obtener elegibilidad


esfuerzo territorial para gestión

de recursos

FIN

Verificar que se de el uso

adecuado al subsidio o recursos

1

¿Ejecutivo

aprueba?SI

Elaborar y presupuestar el

proyecto

Iniciar contratación de obras con

la ( Resolución de aprobación de

los Recursos del Gobierno

Nacional y entidades aportantes)

14

Se recibe del Ministerio de Vivienda y las CCF el listado de posibles Postulantes, se publica en carteleras el listado Oficial, informando demás documentos faltantes y que este exija.

Oficina de Vivienda

15 Programar visitas a los postulantes aprobados por el Ministerio de Vivienda y las CCF.

Oficina de Vivienda

16 Efectuar las visitas a los postulantes aprobados, Generar los soportes de las visitas (evidencias fotográficas, etc.

Oficina de Vivienda

17 Elaborar y Presupuestar el Proyecto, (por separado Empleados e Informales) si el Ejecutivo autoriza,

Secretaría de Planeación y Obras

18 Determinar el Cierre Financiero del Proyecto y garantizar las Obras de Urbanismo.

Beneficiario del Subsidio

Oferente del Proyecto

19 Presentar el Proyecto a FINDETER y las CCF, para obtener la ELEGIBILIDAD del mismo respectivamente.


20

Inscribir el Proyecto en La Bolsa De Esfuerzo Territorial (MINVIVIENDA y las CCF), para la Gestión de los Recursos. (Subsidios)

Alcalde Municipal

21


Oficina de Contratación

Alcalde Municipal

22

Seguimiento y control del uso que se dé a los subsidios o el uso adecuado de recursos. (interventoría por parte del Municipio y Entidades aportantes de Subsidios)

Secretaría de

Planeación, Vivienda y Obras


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: PROYECTOS MEJORAMIENTO DE VIVIENDA RURAL

CÓDIGO: PMPDSV04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: MEJORAR LA CALIDAD DE LAS VIVIENDAS RURALES

BASE LEGAL: Normas generales sobre el Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Rural, en especial Decreto 973 y 2675 de 2005, y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

ALCANCE: Población SISBÉN 1 y 2 Municipio de San Martín de los Llanos

RIESGOS: Recursos insuficientes para Cofinanciación, Cierre de Convocatorias Entidad otorgante del Subsidio.

CONTROLES: Rendición de Cuentas Comunidad, Vigilancia Instancias Superiores y disponibilidad de recursos.

INFORMES: A Secretaría de Planeación, Alcalde Municipal, Comunidad y Entidades de Control.



Banco Agrario de Colombia

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Solicitar asistencia y acompañamiento del Ministerio de Vivienda y/o Entidades con experiencia en el ramo, (mediante Convenios de Asociación, cuando no se cuente con recursos para la formulación del Proyecto).


ALCALDIA MUNICIPAL






1 Efectuar un diagnóstico de la situación de vivienda para el Sector Rural del municipio de San Martín.

Oficina de Vivienda




facultades


copia con soportes a alcalde y

concejo


determinar cuantas viviendas

necesitan mejoramiento







mejoramiento y remitir a


SINO



veredas




¿Aprueba el

proyecto?

1

1



vivienda Rural

2

Analizar los censos del DANE, con las estadísticas del Estudio, analizar cuantas viviendas necesitan Mejoramiento, Priorizar, determinar el déficit de Mejoramiento de Vivienda Rural para el Municipio.

Oficina de Vivienda

4

Disponer de la logística, tiempo y recursos si el Ejecutivo autoriza, elaborar el estudio de conveniencia y solicitar la Disponibilidad Presupuestal, registro del Banco de Proyectos, Certificación de Planeación

Oficina de Vivienda

5

Remitir el borrador del preproyecto, a Secretaría de Planeación, Asesoría Jurídica y Contratación para su estudio y aprobación.

Oficina de Vivienda

6 Formular el proyecto; enviar copia del mismo al alcalde y Concejo, con los respectivos soportes de viabilidad.


7


Concejo Municipal

8

Abrir convocatoria pública de Postulación por todos los medios de comunicación local, indicando los requisitos según las normas concordantes para mejoramiento de vivienda Rural.

Oficina de Vivienda

9

Recibir la información (Solicitudes de Mejoramiento) y clasificarla por sectores, o Veredas, verificando el cumplimiento del lleno de los requisitos establecidos y generar un listado.

Oficina de Vivienda

10


Oficina de Vivienda


ALCALDIA MUNICIPAL






Oficina de Vivienda

FIN




postulantes

1

Efectuar las visitas a posibles

postulantes y generar los soportes

de las mismas

¿Es viable la

mejora?SI

Elaborar planos y presupuestos

de obra

NO

Presentar proyecto al Banco

Agrario para obtener elegibilidad

Inscribir el Proyecto en programa

de vivienda rural del Banco

Agrario




Realizar seguimiento y control al

uso adecuado de los subsidios

1

12

Programar y efectuar las visitas a los posibles postulantes. Generar los soportes de las visitas (tomar fotos de la Vivienda: Fachada, Estructura de muros y techo, baños, cocina y tanque), para Determinar si en efecto existe la necesidad.

Oficina de Vivienda

13

En caso de ser viable la mejora de vivienda, se dibujan los planos, se elabora el presupuesto de obra para cada una, teniendo en cuenta los Precios Oficiales para el Municipio, el valor del Subsidio y se determina el valor oficial del Proyecto

Oficina de Vivienda

14 Presentar el Proyecto al Banco Agrario para obtener la ELEGIBILIDAD del mismo.

Alcalde Municipal

15

Inscribir el Proyecto en el Programa de Vivienda Rural del Banco Agrario, para los Subsidios, (Habiendo obtenido la Elegibilidad)

Alcalde Municipal

16


Oficina de Vivienda

17

Seguimiento y control del uso que se dé a los subsidios o el uso adecuado de recursos. (interventoría )

Oficina de Vivienda


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESOS COMISARÍA DE FAMILIA



PROCESO: COMISARÍA DE FAMILIA CÓDIGO: PMCF

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO:

OBJETIVO DEL PROCESO: Velar, proteger y garantizar los derechos de los niños, niñas y adolescentes y la familia en general.


Constitución Política De Colombia De 1991

Ley 23 De 1991

Ley 446 De 1998

Ley 640 De 2001

Ley 1098 De 2006




COMISARIA DE FAMILIA, TRABAJADORA SOCIAL, PSICOLOGO, AUXILIAR ADMINISTRATIVO


Protección a los menores maltratados


CARGO:

CARGO: CARGO:

FECHA:

FECHA: FECHA:


ALCALDIA MUNICIPAL






PROCESO: COMISARIA DE FAMILIA

SUBPROCESO: TRAMITE DE QUEJAS E INFORMES EN GENERAL

PROCEDIMIENTO: QUEJAS E INFORMES EN GENERAL

CÓDIGO: PMCF01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Dar trámite a las quejas interpuestas por la ciudadanía del Municipio de San Martín de los llanos en cuanto a la existencia de vulneración, inobservancia o amenaza de derechos de los niños, niñas y adolescentes NNA

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia de 1991

ley 23 de 1991

ley 446 de 1998

ley 640 de 2001

ley 1098 de 2006

decreto 4840 de 2007

ALCANCE Inicia con la recepción de los documentos y finaliza con la radicación en el libro radicador.

RIESGOS:

CONTROLES

El comisario de familia controla los documentos que se reciben

Analizado el documento, el Comisario Inmediatamente determinada la existencia de vulneración, inobservancia o amenaza de derechos de los niños, niñas y adolescentes NNA

INFORMES:


T-36

Libro radicador



ALCALDIA MUNICIPAL






1

Recepcionar documentos: los documentos se reciben por el Auxiliar Administrativo, se registra en el formato único diseñado para queja y se solicitan requisitos para apertura de historia.


Se reciben los

documentos

FIN

Realizar el registro final

Analizar documento

Tramitar queja o informe

2

Tramitar queja o informe Analizar el documento por el equipo interdisciplinario y auxiliar administrativo para determinar si el hecho (os) a que se refieren son conductas que vulneran, amenazan e inobservan los derechos de los niños, niñas y adolescentes (NNA). Y la competencia profesional.

Comisaria De Familia Trabajador Social

Psicologo

3

Análisis de documento: Analizado el documento se elaboran los respectivos autos de investigación administrativa de restablecimiento de derechos o remisión por competencia y otras alternativas que pueden ser absteniéndose de iniciar cualquier actuación, proyectar oficios solicitando información complementaria.

Comisario De Familia

4 Registro final en T-36 y libro radicador de historias socio-familiares.

Técnico Administrativo


ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: CONCILIACIONES

PROCEDIMIENTO: CONCILIACION EN GENERAL

CÓDIGO: PMCF02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Procurar en derecho, la celebración de acuerdos de voluntad, facilitando el acercamiento de las partes en conflicto, para dar solución a asuntos conciliables en materia familiar.

BASE LEGAL:


ley 23 de 1991

ley 446 de 1998

ley 640 de 2001

ley 1098 de 2006

decreto 4840 de 2007

ALCANCE: inicia con la audiencia y finaliza con la expedición una copia de la audiencia para el citante y otra para el citado.

RIESGOS:

No haber comunicado la citación en debida forma.

CONTROLES

Repetir las instrucciones para la entrega de la boleta y expedir nueva boleta de citación

INFORMES:

La conciliación debe ser solicitada por las partes. En las áreas del derecho de familia establecidas en la norma.

Asistencia a audiencia


Formatos de historia de atención

Boleta de citación

Acta de conciliación

Constancia de no acuerdo

Copias de el expediente

Libro de conciliaciones

Libro de constancias de no acuerdo

DOCUMENTACION ASOCIADA

Documentos de apertura de historia.

Boleta de citación.

Libro de citaciones

Libro radicador


El comisario de familia controla los documentos que se reciben

Analizado el documento, el Comisario Inmediatamente determinada la existencia de vulneración, inobservancia o amenaza de derechos de los niños, niñas y adolescentes NNA

La conciliación debe ser solicitada por las partes.

En las áreas del derecho de familia establecidas en la norma.

TERMINOS Y DEFINICIONES Conciliación en derecho: mecanismo a través del cual dos o más personas gestionan por si mismas sus diferencias por medio de un tercero neutral y calificado denominado conciliador.


ALCALDIA MUNICIPAL






1

Pasados 3 días hábiles a la audiencias presentan las partes o una de las partes a la audiencia? Si actividad 3, no actividad 2.

Comisario de familia

Solicitante presenta la

queja

FIN

Radicar información en libros

y expedir copias (1) para el

citado, (1) para comisaría

Expedir constancia de

inasistencia

¿partes se

presentan?

NO

NO

SI

SI

¿solicita nueva

audiencia?

Librar segunda

citación a audiencia

Expedir constancia

1

1

¿Hay acuerdo?

NO

SI

Elaborar acta de conciliación

¿Hay acuerdo parcial?

Elaborar acta de conciliación

relacionando aspectos no

conciliados

Elaborar constancia de no

conciliación y orientar a las

partes

Registrar en libro radicador de

historia y archivar

2

Pasados tres (3) días sin que las partes presentaran escusa de su inasistencia se expide la respectiva constancia de la ley 640 de 2001.


3

Si solo asiste una de las partes se podrá librar a solicitud de esta, segunda citación de audiencia, previa verificación que el citado fuese debidamente comunicado. En caso de que no solicite se expedirá la constancia de la ley 640 de 2001 pasado los 3 días de que trata la norma.


4 Se han comunicado en debida forma: si actividad 6, ver criterio de verificación No.01.

Comisario de familia y Auxiliar Administrativo

5

Si el citado y el citante asisten a la audiencia y hay acuerdo elaborar acta de conciliación y se registra en el libro de conciliaciones.

Comisario de familia y Auxiliar Administrativo

6

Si el citado y el citante asisten a la audiencia y hay acuerdo parcial, elaborar acta de conciliación relacionando los aspectos a los que llegaron a acuerdo y constancia de no acuerdo relacionando los aspectos no conciliados, se registra en el libro de conciliaciones y libro de no acuerdo.

Comisario de familia con respaldo del equipo psicosocial.

7

Si el citado y el citante asisten a la audiencia y no hay acuerdo, elaborar constancia de no conciliación y dar la orientación pertinente a las partes, se registra en el libro de no acuerdo.

Comisario de familia con respaldo del equipo psicosocial.

8 Radicar en libros, expedir una copia para el citante y otra para el citado.

Comisario de familia y equipo psicosocial.

9 Copia informal del acta para archivo de la comisaría.

Auxiliar administrativo

10 Registrar en el libro radicador de historia y archivar las diligencias.



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PROCEDIMIENTO: FIJACION

CUOTA DE ALIMENTOS CÓDIGO: PMCF03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Las partes a común acuerdo lleguen a conciliación con el fin de garantizar derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.

BASE LEGAL:


Decreto 2737 de 1989, código del menor.

Ley 1098 de 2006

Ley 640 de 2001

ALCANCE: Inicia con la audiencia

RIESGOS:

No elaborar el acta

Que una o las partes no estén de acuerdo con la cuota alimentaria

CONTROLES

Remitir informe autoridad competente

INFORMES:


Formato de historia de atención

Acta firmada

Constancia de atención.

T-36

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: CONDICIONES GENERALES Se da lectura las partes del artículo 24 de la ley 1098 de 2006 de derecho a alimentos para que las partes tengan conocimiento de la importancia y de los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

TERMINOS Y DEFINICIONES Derecho a los alimentos: los niños, las niñas y los adolescentes tienen derecho a los alimentos y demás medios para su desarrollo físico, psicológico, espiritual, moral, cultural y social, de acuerdo con la capacidad económica del alimentante. Se entiende por alimentos todo lo que es indispensable para el sustento, habitación, vestido, asistencia médica, recreación, educación o instrucción, y en general todo lo que es necesario para el desarrollo integral de los niños las niñas y los adolescentes. Los alimentos comprenden la obligación de proporcionar a la madre los gastos de embarazo y parto SIGLAS NNNA: Niños, niñas y adolescentes.


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TE36: Formato de registro historias de atención


1

Una vez presentada la queja por el solicitante ante la Comisaría de Familia, siempre que se conozca la dirección del obligado a suministrar alimentos el Comisario fija fecha y cita a audiencia de conciliación.

Auxiliar administrativo Comisario de familia

Solicitante presenta la

queja

FIN

Firmar acta por quienes

intervinieron

Fijar cita y fecha a audiencia

de conciliación

NOSI

¿obligado asiste a

la audiencia?

¿Hay acuerdo?

NO

SI

Elaborar acta con monto de

cuota alimentaria (3)copias

Registrar en libro radicador de

historia y archivar

Remitir informe al juez

Fijar cuota provisional de

alimentos

SI

¿solicitan

enviar informe

al juez?

2

Cuando habiendo sido debidamente citado a la audiencia el obligado no haya concurrido, o habiendo concurrido no se haya logrado la conciliación, fijara el Comisario de Familia fijara cuota provisional de alimentos, pero solo se remitirá informe al juez si alguna de las partes lo solicita dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.


3

Cuando se logre conciliación se elaborara acta en la que se indica el monto de la cuota alimentaria, lugar y forma de cumplimiento, la persona a quien debe hacerse el pago y demás aspectos que se estimen necesarios para asegurar el cumplimiento de la obligación alimentaria. De el acta se extenderán original y tres (3) copias destinadas así: Original quedara archivada en la historia socio familiar del NNA Dos (2) copias una para cada una de las partes Tercera copia para carpeta de actas de conciliación de la Comisaría de Familia



4

El acta se firmara por quienes intervinieron en ella, en caso que el obligado a suministrar alimentos se niegue a firmarla se dejara nota en la misma y se solicita firma de un testigo que puede ser un funcionario de la comisaría de familia.



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PROCEDIMIENTO: CONFLICTO FAMILIAR

CÓDIGO: PMCF04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Desarrollar acciones preventivas, orientadoras y correctivas o modificación de conductas que propendan por una sana convivencia familiar en el municipio de San Martín de los llanos.

BASE LEGAL:

Constitución Política de 1991.

Código nacional de policía.

Ley 1098 de 2006.


RIESGOS:

No elaborar el acta

CONTROLES

Elaborar constancia de atención con la justificación.

En caso de agresiones volver a citar a las partes para una nueva audiencia

INFORMES Y REGISTRO:

Acta firmada


T-36


REGISTROS Y FORMATOS

Historia de atención

TE36

Libro de citas

Boleta de citación

Acta de audiencia

Oficio remisorio a otra institución

DOCUMENTACION ASOCIADA

CONDICIONES GENERALES

En situaciones de conflicto en donde asisten más de tres personas, fuera del profesional que orienta la atención, deben destinarse como mínimo 2 horas para el desarrollo de la audiencia.

Generalmente para la atención a parejas se requieren como mínimo 45 minutos.

La resolución de los conflictos debe darse por parte de la ciudadanía consultante ya que el profesional que atiende sirve de guía, elemento orientador, de análisis o agente mediador que promueve la resolución del conflicto.

El profesional que orienta la atención debe aplicar los principios de objetividad, imparcialidad, transparencia, probidad y aquellos pertinentes a su profesión.

TERMINOS Y DEFINICIONES Conflicto familiar: situación conyugal que rompe la armonía en las relaciones que se establecen al interior de un grupo familiar, motivadas por diferencias de opinión, afectivas, valorativas, de criterios, de interés, de ideas, de principios, económicas, etc.


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1

Dar apertura a la audiencia contextualizando a los asistentes con relación a la solicitud del servicio, comunicando las reglas de comportamiento en el recinto y el alcance de la intervención por parte de la institución.

Equipo psicosocial

Se da apertura a la

audiencia

FIN

NO

Actualizar datos de actualización y

escuchar a los ciudadanos

NO

SI

¿Se requieren

pruebas?

SI

Generar citación y registrar en

libro de citas para continuar la

audiencia

Notificar medidas interpuestas

(en la misma audiencia)

Practicar las pruebas que se

requieran

Ingresar información en la base de

datos

Realizar la diligencia requerida

Elaborar acta con las

versiones de los asistentes

Elaborar acta con las

versiones de los asistentes y

firmar (asistentes)

¿las partes se niegan

a firmar el acta?

Realizar nota aclaratoria con

la firma de un testigo

Remitir proyectos a otras

entidades

Expedir copias y determinar si

el caso requiere seguimiento

¿se realiza

seguimiento?

Asumir el seguimiento y

generar boleta de citación.

Registrar en libro de citasNO

2 Actualizar los datos de identificación, escuchar las versiones de los ciudadanos, ingresar los datos en la base de datos

Equipo psicosocial

3

Realizar la diligencia requerida, brindado herramientas que faciliten la sana convivencia y el restablecimiento de las relaciones familiares dentro del marco de los derechos valiéndose de estrategias o mecanismos de : confrontación, Asesoría, Generación de espacios de auto-reflexión, Expresión y canalización de sentimientos, Generación de alternativas de resolución, Promoción de toma de decisiones.

Equipo psicosocial

4

De acuerdo a la problemática encontrada y de requerirse pruebas se suspende la audiencia con el fin de practicar las que se ameriten (evaluación psicológica de los NNA, visita domiciliaria, reporte escolar, reporte médico, etc.) generando boleta de citación y registrando en el libro de citas para continuar la audiencia teniendo en cuenta las pruebas adelantadas.

Equipo psicosocial

5

Elaborar el acta correspondiente con las versiones de los asistentes la cual deberá ser firmada por quienes intervinieron en la audiencia y el comisario de familia. Los documentos que se reciban durante la audiencia deben anexarse en la historia social.

Equipo psicosocial y comisaría de familia

6 Se elaboro acta si actividad 5, no ver criterio de verificación No. 01

equipo psicosocial y comisario de familia

7

La medida se notifica en estrados, advirtiendo que es susceptible de recurso de reposición, el cual se informara, que debe ser interpuesto en la misma audiencia


8

En caso de que una de las partes se niegue a firmar el acta se realiza nota aclaratoria en el mismo documento con la firma de un funcionario del Despacho como testigo.


9 Remitir a otros proyectos o a otras entidades en caso de ser necesario con el fin de complementar la atención


10

Expedir copias a las partes y determinar si el caso requiere seguimiento y asumirlo, generar boleta de citación y registrar en el libro de citas.

Comisario de familia. Equipo psicosocial



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PROCEDIMIENTO: VIOLENCIA

INTRAFAMILIAR CÓDIGO: PMCF05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Procurar la vigencia y permanencia de los lazos afectivos entre los miembros del grupo familiar, ya que no importa si están en el mismo techo existe una relación por frecuencia y cercanía

BASE LEGAL:

Constitución Política de 1991

Ley 294 de 1996

Ley 575 de 2000

Decreto 652 de 2001

Procedimiento de tutela



RIESGOS:

N.A

CONTROLES

N.A


Acta firmada


T-36


TE36

Formato de historia de atención


La queja debe presentarse acerca de hechos ocurridos en los últimos treinta (30) días.

Cuando el caso fuese conocido de primera mano por una autoridad diferente de Comisaría de Familia esta deberá levantar un acta o informe que será entregado a Comisaría de Familia para que obre dentro del debido proceso.

Llevar estadística de la población atendida.

TERMINOS Y DEFINICIONES: Violencia intrafamiliar: se entiende toda persona que dentro de su contexto familiar sea víctima de

daño físico o psíquico, amenaza, agravio, ofensa o cualquier otra forma de agresión por parte de otro miembro del grupo familiar, podrá pedir, sin perjuicio de las denuncias penales a que hubiere lugar al Comisario de familia al lugar donde ocurrieren los hechos y a falta de este al juez civil municipal o juez promiscuo municipal, una medida de protección inmediata que ponga fin a la violencia, maltrato o agresión o evite que esta se realice cuando fuera inminente. SIGLAS: VIF: Violencia Intrafamiliar EQUIPO INTERDISCIPLINARIO: Comisario de familia, Psicólogo, Trabajador social EQUIPO PSICOSOCIAL: Psicólogo, Trabajador social.


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1 El interesado presenta la denuncia esta se recibe y tramitara por funcionario competente.

Comisario de familia El interesado presenta la

denuncia

FIN

Recibir y tramitar denuncia

Notificar al agresor de la medida

de protección y citarlo para la

audiencia

Determinar violencia o maltrato

frente a la víctima y emitir medida

de protección

Remitir a la víctima para

valoración medico legal y

sicológica

Establecer gravedad de los

hechos y realizar visita a la victima

Procurar

formulas de conciliación

Decretar y practicar pruebas

requeridas

¿Agresor

comparece?

SI

Se entiende que acepta los cargos

NO

Dictar sentencia

2

Se remite la victima para valoración médico-legal, valoración psicológica (Si los testigos de los hechos son niños estos deben ser atendidos por psicología para su respectiva valoración), para establecer la gravedad de los hechos. Así mismo se realizara visita por el profesional de Trabajo social al domicilio de la víctima y labores de vecindario

Equipo interdisciplinario

3

Realizado lo anterior y determinada la violencia o maltrato frente a la víctima se emitirá medida de protección que puede ser amparo policivo, conminación o desalojo (media extrema).


4

Se notifica al agresor de la medida de protección y se citara al agresor para que comparezca a audiencia que tendrá lugar entre los cinco (5) y diez (10) siguientes a la presentación de la petición, la notificación de la citación se hará personalmente por aviso fijado a la entrada de la residencia del agresor

Comisario de familia Auxiliar

administrativo

5

Antes de la audiencia y durante la misma el Comisario procura formulas de solución del conflicto de la violencia intrafamiliar entre el agresor y la victima a fin de garantizar la unidad y armonía familiar y especialmente que el agresor enmiende su comportamiento. En la misma audiencia decreta y practica las pruebas que soliciten las partes y las que de oficio estime conducentes.


6

Si el agresor no compárese a la audiencia se entenderá que acepta los cargos formulados en su contra no obstante las partes se pueden excusar de la inasistencia por una (1) sola vez, siempre que medie justa causa (excusa emitida por escrito), si el funcionario encuentra procedente la escusa se fijara audiencia dentro de los cinco (5) días siguientes


7

La resolución o sentencia se dictara al finalizar la audiencia y será notificara a las partes en estrados, si alguna de las partes estuviere ausente se notifica mediante aviso, telegrama o por algún otro medio idóneo


administrativo


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PROCEDIMIENTO: ADMINISTRATIVO DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

CÓDIGO: PMCF06

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar la permanencia de los derechos de los niños, niñas y adolescentes

BASE LEGAL:


Declaración Universal de los derechos humanos 1948

Declaración de los derechos del niño 1959

Ley 1098 de 2006


Lineamientos técnicos Instituto Colombiano de Bienestar Familiar


RIESGOS:

N.A

CONTROLES

N.A




La queja puede ser presentada por cualquier persona natural o jurídica.

Cuando el caso fuese conocido de primera mano por una autoridad diferente de Comisaría de Familia esta deberá levantar un acta o informe que será entregado a Comisaría de Familia para que obre dentro del debido proceso.

Verificación de competencia por factor territorial de lo contrario se remitirá a su lugar de procedencia.

El restablecimiento de un derecho anterior no se impedimento para iniciar segunda petición.

Autoridad competente: lugar donde se encuentre el niño en Colombia.

La declaratoria de adaptabilidad le corresponde exclusivamente al Defensor de Familia.


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El proceso de restablecimiento de derechos tiene una duración máxima de cuatro (4) meses.

TERMINOS Y DEFINICIONES: Restablecimiento de derechos: conjunto de actuaciones administrativas que la autoridad competente debe desarrollar para la restauración de su dignidad e integridad como sujetos de derechos y de su capacidad para disfrutar efectivamente de los derechos que le han sido vulnerados, dentro del contexto de la protección integral y los principios de prevalencia, interés superior, perspectiva de género, exigibilidad del derecho, enfoque diferencial y corresponsabilidad de la familia, la sociedad y el estado. Protección integral: se entiende por protección integral de NNA el reconocimiento como sujeto de derechos, la garantía y cumplimiento de los mismos, la prevención de su amenaza y vulneración y la seguridad de su restablecimiento inmediato en desarrollo en principio del interés superior. Vulneración: es la situación de daño, lesión o perjuicio que impide el ejerció pleno de los derechos de los NNA. Inobservancia: consiste en el incumplimiento, omisión o negación de acceso a un servicio, o de los deberes y responsabilidades ineludibles que tienen las autoridades administrativas, judiciales actores de SNBF, Sociedad civil, Personas Naturales o extranjeras, de garantizar, permitir o procurar el ejercicio pleno de de los derechos de los niños, niñas o adolescentes nacionales o extranjeros que se encuentran en el territorio colombiano o fuera de el. Amenaza: consiste en toda situación de inminente peligro o de riesgo para el ejercicio de los derechos de todos los niños, las niñas y los adolescentes. SIGLAS ICBF: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar SNBF: sistema Nacional de Bienestar Familiar NNA: niños, niñas y adolescentes EQUIPO INTERDISCIPLINARIO: Comisario de familia. Psicólogo Trabajador social EQUIPO PSICOSOCIAL: PS: Psicólogo TS: Trabajador social


1

INGRESO: Por denuncia, Por oficio Cuando el derecho se encuentre amenazado, vulnerado e inobservado. Cuando es denunciado por representante legal, quien tiene la custodia o directamente el niño.

Comisario de familia Equipo psicosocial


Ingresa por denuncia y por

oficio

Verificar y establecer si los hechos

constituyen, vulneración, amenaza

o inobservancia

1

2

Se realiza verificación por equipo interdisciplinario para establecer si los hechos denunciado son constitutivos de vulneración, amenaza o inobservancia de

Equipo interdisciplinario


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derechos

3

En caso negativo se archivan las diligencias con auto motivado. En caso positivo se inicia apertura de historia de atención por parte del equipo psicosocial se hace verificación del cumplimiento del estado de derechos.


FIN

Notificar al agresor de la medida

de protección y citarlo para la

audiencia

Realizar auto de apertura de

restablecimiento de derechos

Abrir historia y verificar

cumplimiento de estado de

derchos

SI

¿Asunto

conciliable?SI

Aportar o pedir pruebas y

Practicar pruebas

NO

Emitir fallo

¿Los hechos

denunciados son

constitutivos?

SI

NO

1

Archivar diligencia

con auto motivado

Interponer recursos

Decretar y practicar pruebas

requeridas

CONCILIACION EN

GENERAL

¿las partes

interponen

recurso?

NO

Enviar fallo al Juez

4

Se realiza auto de apertura de investigación administrativa de restablecimiento de derechos, auto que contiene:

- Identificación y citación a responsables.

- Medidas provisionales de urgencia.

- Práctica de pruebas necesarias.

- Citación a implicados en la vulneración.


administrativo

5

Si el asunto es conciliable ir a procedimiento de conciliación general. Si es un asunto no conciliable se continúa con el proceso, se da traslado a las partes por cinco (5) días hábiles para aportar o pedir pruebas. Por parte de comisario de familia se decreta la práctica de pruebas y fijación de fecha para práctica de pruebas.


6

En audiencia de pruebas y fallo se ordena cierre de la etapa probatoria y se falla inmediatamente mediante resolución motivada, susceptible de recurso de reposición. El fallo debe contener: - síntesis de los hechos. - Examen crítico de las pruebas. - Fundamentos jurídicos de la decisión


7

El recurso se debe interponer dentro de la audiencia por quienes comparecieron a la diligencia y por estado a quienes no asistieron.


administrativo

8

Si ninguna de las parte interpone recurso de reposición queda ejecutoriado el fallo. Vencido el termino para fallar o para resolverse el recurso de reposición sin haberse emitido la decisión correspondiente, la autoridad administrativa perderá competencia para seguir conociendo del asunto y se remitirá inmediatamente el expediente al juez de familia para que adelante la actuación al proceso respectivo. El juez deberá informar a la Procuraduría General de Nación para que se promueva la investigación disciplinaria que haya lugar.



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PROCESOS SERVICIOS PÚBLICOS


TIPO DE PROCESO: PROCESOS MISIONALES

PROCESO: SERVICIOS PUBLICOS

CÓDIGO: PMSPAAA VERSIÓN: 02

SUBPROCESO: ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO


Asegurar una adecuada y eficiente prestación de los servicios públicos básicos domiciliarios en el Municipio de San Martín.

Garantizar que la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo se presten de manera eficiente y oportuna para beneficio de los usuarios.


Constitución Política Nacional

Ley 142 de 1994

Ley 99 de 1993

Ley 373 de 1997

Resolución C.R.A. No 151 y 153 de 2001

RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS

RESPONSABLE PROCESO: Jef de la Oficina de Servicios Públicos

PROVEEDOR INSUMOS

PRODUCTO SALIDA CLIENTE

RECURSOS ASIGNADOS

ELABORÓ: Ing. Heiner Forero

Rojas REVISO APROBÓ

CARGO: Secretario de Servicios Públicos

CARGO: CARGO:

FECHA: 18 de junio de 2009

FECHA: FECHA:


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PROCEDIMIENTO: FACTURACION DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS

CÓDIGO: PMSPAAA01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimientos generales para la facturación que le permita la operación confiable, segura y eficiente del sistema instalado comprendido este tanto el software como cada una de las personas que intervienen en el proceso utilizado en la Secretaria de Servicios Públicos desde la toma de lectura hasta la distribución y pago oportuno de la factura de acueducto alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

BASE LEGAL:

Ley 142 de 1.994

Disposiciones de la Comisión regulación de agua potable y saneamiento básico CRA.


Disposiciones de la superintendencia de servicios públicos.

Disposiciones del Ministerio de ambiente y vivienda y desarrollo territorial.

ALCANCE: El alcance comprende desde el proceso de facturación, Realizada a todos los suscriptores: estratos (1, 2, 3, 4, 5, 6 oficial, comercial e industrial) con el listado de toma de lecturas y finaliza con la inclusión del cobro por mora en la siguiente factura.

RIESGOS:

Daño o fallas en los equipos electrónicos.

Lectura extemporánea y mal tomada.

Posibles demoras por parte de los bancos en reportar los recaudos a la secretaria de servicios públicos.

Que el personal que maneja el programa de facturación procese con algún error o demora la información como recaudos, convenios de pago, refinanciaciones, medidores instalados, actualización de suscriptores, direcciones, en consecuencia los usuarios reciban con errores la factura. Lo cual genera que se incrementen las reclamaciones o PQR.

Que no se cuente con la papelería de impresión a tiempo para la facturación.

Que no se le entregue a tiempo la factura a algunos usuarios, por ende no cancelen la factura.


ALCALDIA MUNICIPAL





CONTROLES:

Revisión adecuada en el momento de imprimir la facturación.

Capacitar y socializar las personas encargadas del sistema de facturación.

Generar listados de Críticas en las lecturas para determinar consumos altos, bajos y negativos y corregir antes de imprimir la factura.

Verificar los recibos de pago antes de entregarlos a cada usuario, para Minimizar los eventos de quejas y reclamos por lectura y/o facturación.

Verificar que la papelería sea la adecuada para dichos recibos (troquelada)

Realizar los controles de los usuarios morosos con el correspondiente listado.

INFORMES:

Listado de usuarios base de facturación.

Informe de Cartera a la oficina de contabilidad del municipio.

Informe de recaudos y subsidios a la oficina de tesorería Municipal.

Informes según resoluciones y cargados a la plataforma SUI de la superintendencia de servicios públicos.

Generar Listado de morosos al contratista externo que realiza el cobro de cartera.


Manejo de tarifa fija por estratos usos (1, 2, 3, 4, comercial, industrial y oficial).

Listado de usuarios

Facturas

Recibo de pago

Listado de morosos

Órdenes escritas de corte y reconexión

Convenio de pago.

Matricula

Instalación y remplazo de medidores.

Ingresos, Subsidios y aportes a tesorería.


Realizar las críticas necesarias antes de ingresar las lecturas al sistema.

Actualizar el mismo día las diferentes novedades en el sistema con como acuerdos de pago, refinanciaciones, pagos, serie de medidores instalados, cortes, reconexiones, direcciones, estratificación,

Realizar la toma de lecturas máximo en 5 días hábiles.

Realizar la entrega de facturas como máximo en 5 días hábiles.


ALCALDIA MUNICIPAL






1 Planeación y dirección de las actividades comerciales

Secretario de servicios públicos

FIN

Imprimir listado para toma de

lecturas y entregar a operarios

Recibe listado y toma lecturas

Se planean y dirigen las

actividades comerciales

Entregar lecturas a facturación

Efectuar correcciones

Actualizar datos en el sistema

Ingresar recaudos al sistema de

acuerdo a los reportes bancarios

Liquidar e imprimir facturas

Revisar listado de morosos y

diseñar ordenes de corte

Realizar el corte, entregar copia

de la carta

Diligenciar acuerdo de pago

Usuario cancela según acuerdo

de pago

Ordenar reconexión del servicio

Incluir el cobro de la reconexión

en el sistema para la siguiente

factura

Reconectar el servicio

Efectuar precríticas y críticas y

generar listado para nueva toma

de lectura

Entregar facturas a fontaneros por

rutas

Entregar facturas en las viviendas

2 Imprime listado para toma de lecturas y entrega de este a los operarios.

Aux. Administrativo servicios públicos

(facturación)

3 Recibo de listado y toma de lecturas Operarios de servicios públicos/Fontaneros

4 Entrega de lecturas a facturación Operarios de servicios públicos/Fontaneros

5 Realiza precríticas y criticas genera el listado para nueva toma de lectura.


(facturación)

6 Recibe del Aux. administrativo el listado y realiza las correcciones

Operarios de servicios públicos/Fontaneros

7

Se actualiza en el sistema matriculas nuevas, convenios de pago, refinanciaciones, lecturas y novedades.


(facturación)

8 Recaudos al sistema de acuerdo a reportes bancarios (diario), subsidios envía a tesorería.

Aux. Administrativo Aux. Administrativo servicios

públicos (2)

8 Liquidación impresión de facturas Aux. Administrativo servicios públicos

(facturación)

9 Revisa listado de morosos, Diseña órdenes de corte.


(facturación)

10 Realiza el corte y trae copia de la carta.

Contratista Externo

11 Diligencia acuerdo de pago con el usuario.


(facturación)

12 Cancela según el acuerdo Usuario

13 Ordena reconexión del servicio. Secretario de servicios

públicos

14 Realiza la reconexión. Fontanero / Contratista

Externo

15 Incluye el cobro de la reconexión en el sistema para la siguiente factura.


(facturación)

16 Entrega de facturas a fontaneros por rutas para su distribución.


(facturación)

17

Entrega de facturas en la vivienda de los usuarios y gestionar ubicando la dirección para la entrega de facturas sobrantes. (Cinco días)



ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO.

PROCEDIMIENTO: PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS POR ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO

CÓDIGO: PMSPAAA02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimientos generales para la atención relacionada con la recepción, revisión, informe, estudio, atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos que le permita la operación confiable, segura y eficiente del sistema instalado comprendido este tanto el software como cada una de las personas que intervienen en el proceso utilizado en la Secretaria de Servicios Públicos desde la petición hasta la respuesta oportuna al cliente de acueducto alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

BASE LEGAL:

Ley 142 de 1.994





Resolución SSPD 2305 de 2006.

ALCANCE: Aplica a los procedimientos de solicitudes y reclamaciones de los usuarios de Servicios Públicos de acueducto, alcantarillado y aseo del Municipio de San Martín de los Llanos Meta en cuanto al servicio prestado.

RIESGOS:

Que por no atender las reclamaciones genere problemas de salud publica.

Que por desconocer la problemática de los usuarios se preste un mal servicio.

Mal diligenciamiento por parte de la persona encargada de recibir, conceptuar y digitar en el sistema la información de acuerdo a la visita del usuario conforme a la norma.

Que se generen demoras en la estructuración, validación por ende multas, investigaciones administrativas por no cargar a tiempo al sistema único de información los reportes exigidos por la superintendencia de servicios públicos.


ALCALDIA MUNICIPAL





CONTROLES:

Atender a la mayor brevedad en los términos que establezca la norma.

Atender y diligenciar correctamente en el sistema cada una de las casillas de este formato

Proyectar y direccionar cada una de las reclamaciones en los términos y plazos establecidos por la resolución 2305 de 2006.

Se deberá programar y controlar la actividad que conlleven a la transparencia en la solución.

Diligenciar el Libro Radicado de PQR para su control.

Dar solución a todas las reclamaciones generadas por los usuarios.

Organizar y reportar los informes que genere el ejercicio.

INFORMES

Informe mensual de PQR, al Secretario de Servicios Públicos.


Atención personalizada.

Toma de datos del usuario

Copias de consignación

Formatos de reclamación

Libro radicador.


Las PQR que se de respuesta y el usuario no reclame su solución se dará la respuesta por edicto en los últimos cinco días del mes para el cierre mensual de esta.

Aplicar el procedimiento general administrativo para peticiones, quejas y reclamos, aplicables a todas las dependencias.

El usuario debe presentar la última factura cancelada para cualquier reclamo.


ALCALDIA MUNICIPAL






1 Planeación y dirección de las actividades de PQR.


FIN

Recibir del usuario la queja o

reclamo y digitarlo en el sistema

Realiza la visita, da cita y toma la

firma del usuario visitado

Entrega formato de visita a

recepción

Se ingresa respuesta de la vista al

sistema

Planeación y dirección de

las actividades de PQR.

Solicitar que traiga lectura del

medidor

Radicar en libro y entregar a

fontanero para que efectúe la

visita

¿usuario queda

satisfecho?

SI

NO

Entregar PQR al usuario y dar

explicación personalizada de la

reclamación

Resolver la no conformidad

2 El usuario presenta su queja o reclamo de servicios públicos, según el caso, en la sección de recepción, se digita.


(recepción)

3

Se radica en el libro se entrega formato de reclamación, aun operario de servicios públicos (fontanero) para hacer la respectiva visita de la toma de lectura, petición y solicitud.


(recepción)

4 Recibe el formato, procede hacer la visita y tomar la firma del usuario visitado


5 Seguimiento y verificación del formato con la visita de la p q r del fontanero a la recepción.


(recepción)

6 Después se ingresa esta respuesta de visita al sistema, en espera que llegue el usuario para la reliquidación.


(recepción)

7

Con la previa cita que se le da al usuario se entrega la PQR, para que siga a la sala de sistema con el fin de dar explicación personalizada de la reclamación.

Usuario

8 Se procede a resolver la no conformidad sobre la factura.


(facturación)

9 Si el usuario no queda satisfecho con el ajuste de la factura se le solicita que el mismo traiga la lectura del medidor

Usuario


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: SOLICITUD, AUTORIZACIÓN Y CONEXIÓN DE SERVICIOS

CÓDIGO: PMSPAAA03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimiento generales de las actividades que se requieren para el trámite de solicitudes de conexión y acceso de los posibles clientes potenciales de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo del Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

BASE LEGAL:

Constitución política.

Ley 142 de 1.994

Ley 87de 1993

Ley 689 de 2001

Súper intendencia de servios públicos

CRA. Comisión de regulación de agua potable y saneamiento básico.

ALCANCE: Aplica al procedimiento de viabilidad, autorización y conexión de solicitudes de de servicios públicos de acueducto alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

RIESGOS:

No cumplir ni atender con la cobertura de acueducto, alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

CONTROLES:

Verificar técnicamente la disponibilidad del servicio público en el sector.

Exigir lo dispuesto en la reglamentación de urbanismo y uso eficientemente de los servicios públicos de acueducto alcantarillado y aseo.

INFORMES:

Informe técnico de visita, disponibilidad y verificación de planos.

Informe Mensual de matriculas nuevas.


Formatos 1, 2, 3

Actuación

Recibo de pago

Orden

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Actualizar técnicamente el mismo día el sistema las matriculas nuevas con toda la información posible.


ALCALDIA MUNICIPAL






1 Planeación y dirección de las actividades de solicitudes.


FIN

Orientar sobre los pasos a seguir

para solicitud y requisitos

Hacer visita y Diligenciar formato

(2) de materiales recibidos

Entregar formato diligenciado

oficina de servicios públicos

Autorizar conexión

Radicar y verificar requisitos

¿Cumple

requisitos?SI

NO

¿es un nuevo

suscriptor?SI

Entregar orden para instalaciónNO

Realizar la conexión.

Incluir en el sistema usuarios,

para cobro con base en las tarifas

fijas según la estratificación

Planeación y dirección de

las actividades de

solicitudes.

Diligenciar consignación en

bancos y acuerdo de pago

Realizar orden de instalación e

ingresar al nuevo usuario al

sistema

2 Brindar información, orientación sobre los pasos a seguir para solicitud y requisitos.


(recepción)

3

Radicación de requisitos (carpeta), revisa y verifica si cumple requisitos: (certificado de estratificación, copia de certificado de libertad y tradición, copia de la cedula de ciudadanía, consignación de los costos de conexión),


(recepción)

4 Lleva los documentos y hace visita, diligencia formato (2) de materiales requeridos para la conexión.


5 Recibe el formato 2 y lo entrega en al oficina de servicios públicos.

Fontanero

6 Autorización de la conexión Secretario de servicios

públicos

7 Diligencia la consignación en bancos, Acuerdo de pago.


(recepción)

8

Recoge el recibo de pago correspondiente para conexión del nuevo suscriptor, realiza orden de instalación e ingresa el nuevo usuario al sistema.


(recepción)

9 Entrega al auxiliar (de fontanería) orden para instalación.


(recepción)

10 Realiza la conexión. Fontanero

11 En el próximo mes incluye en el sistema de usuarios, para cobro con base en las tarifas fijas según la estratificación


(facturación)


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PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE ASEO DE VIAS Y AREAS COMUNES

CÓDIGO: PMSPAAA04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimiento general de las actividades que se requieren para el servicio de barrido y limpieza de vías y áreas públicas, dando cumplimiento a la normatividad vigente. En el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

BASE LEGAL:

Ley 142 de 1.994

Decreto 1713 de 2002 “ sobre directrices a tener en cuenta para prestar el servicio de barrido y limpieza de vías públicas”






ALCANCE: Inicia con la programación de rutas y micro rutas para efectuar la recolección transporte tratamiento y disposición de residuos sólidos y el aseo de la zona urbana del Municipio de San Martín y finaliza con el seguimiento y control del servicio prestado.

RIESGOS:

Que el carro compactador no cumpla con la programación establecida.

Incapacidades del personal.

Inasistencia del personal encargado para esta labor.

Que los usuarios saquen la basura y poda de patios a lugares públicos.

CONTROLES:

Comunicar a los usuarios la programación establecida para el servicio de aseo de vías.

Realizar la recolección en los días y horas programadas.

Mantener en buen estado los equipos de barrido de vías.

Comunicar las no conformidades de los usuarios a los responsables de realizar la actividad en el sector.

INFORMES:

Registro diario de asistencia del personal que realiza el aseo de vías y áreas publicas.

SOPORTES Y FORMATOS: Registro de asistencia de personal.



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1 Dar instrucciones para realizar labores de recolección y barrido

Secretario de Servicios públicos

FIN

Instrucciones de recolección y

barrido

INICIO

Iniciar labores de barrido por

sectores

Recoger basuras en puntos de

acopio establecidos

Evaluar labor en reunión mensual

Recoger implementos de aseo

Comunicar no conformidades y

correcciones a seguir en la

prestación del servicio

2 recoger implementos de aseo(carretillas, cepillos de barrido

Aux. Serv. Generales

3 Iniciar labores de barrido por sectores en las horas programadas.


4 Recoger basuras en los puntos de acopio establecidos.

Aux. Serv. Generales vehiculo

8 Evaluación de la labor realizada mediante reunión mensual

Secretario de Servicios Públicos

9

Comunicar las no conformidades y las correcciones correspondientes a las personas que realizan la labor para mejorar el servicio



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PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE RECOLECCION TRANSPORTE Y DISPOSICION FINAL ASEO

CÓDIGO: PMSPAAA05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimiento general de las actividades que se requieren para la recolección transporte tratamiento y disposición final de residuos sólidos, de aseo, dando cumplimiento a la normatividad vigente. En el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

BASE LEGAL:

Ley 142 de 1.994

Decreto 1713 de 2002 “ sobre directrices a tener en cuenta para prestar el servicio de barrido y limpieza de vías públicas”






ALCANCE: Inicia con la programación de rutas y micro rutas para efectuar la recolección transporte tratamiento y disposición de residuos sólidos y el aseo de la zona urbana del Municipio de San Martín y finaliza con el seguimiento y control del servicio prestado.

RIESGOS:

Que el carro compactador del contratista no cumpla con la programación establecida.

Incapacidades del personal.

Inasistencia del personal encargado para esta labor.

Que los usuarios no saquen la basura de acuerdo a la programación establecida.

CONTROLES:

Comunicación con el contratista para que el carro este en optimas condiciones y preste el servicio normalmente.

Comunicar a los usuarios del servicio la programación establecida.

Realizar la recolección en los días y horas programadas.

Mantener en buen estado los equipos de barrido de vías.

Comunicar las no conformidades de los usuarios a los responsables de realizar

INFORMES:

Registro semanal de toneladas de residuos sólidos dispuestos por parte del contratista.


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la actividad.

SOPORTES Y FORMATOS: Registro de Peso de los residuos solidados domiciliarios recolectados.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Reportar a la secretaria a diario el peso de la bascula


1 Dar instrucciones para realizar labores de recolección y barrido

Secretario de Servicios públicos

Instrucciones de recolección y

barrido

INICIO

Iniciar labores de barrido por

sectores

Recoger basuras por diferentes

lugares

Barrido y limpieza de plaza de

mercado

Recoger implementos de aseo

Recoger residuos sólidos de

parque y calles

FIN

Evaluar labor en reunión mensual

Comunicar no conformidades y

correcciones a seguir en la

prestación del servicio

2 recoger implementos de aseo(carretillas, cepillos de barrido


3 Iniciar labores de barrido por sectores


4 Recoger basuras por los diferentes lugares.

Aux. Serv. Generales vehiculo

6 barrido y limpieza plaza de mercado Aux. Serv. Generales

7 Recolección de residuos sólidos del parque y calles.


8 El Jefe de la Oficina de servicios públicos evalúa la labor realizada mediante reunión mensual


9 realizar las correcciones correspondientes para mejorar el servicio



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PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y POTAVILIZACIÓN DEL AGUA

CÓDIGO: PMSPAAA06

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimientos generales para la calidad del agua relacionada con la potabilización y suministro que le permita la operación confiable, segura y eficiente del sistema instalado comprendido este tanto los equipos dispuestos, con la programación establecida como cada una de las personas que intervienen en el proceso utilizado en la Secretaria de Servicios Públicos desde las pruebas hasta la dosificación oportuna de cloro para la desinfección y soda para estabilizar el PH al agua en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

BASE LEGAL:

Ley 142 de 1.994

LEY 9 DE 1979 “Por la cual se dictan medidas sanitarias”

Decreto 2105 de 1983 reglamenta parcialmente el Título II de la Ley 09 de 1979 en cuanto a potabilización del agua.

Resolución 2115 del 22 de junio de 2007.

Resolución 0811 del 5 de marzo de 2008.






ALCANCE: Aplica en toda el ares de calidad del agua comprende desde el proceso de análisis, de los resultados obtenidos y finaliza con dosificación oportuna y requerida de cloro para la desinfección y soda para estabilizar el PH del agua que consumen los habitantes del Municipio de San Martín de los Llanos, al 100%.

RIESGOS:

Manejo inadecuado de los químicos por ende posibles intoxicaciones del operario en su manipulación.

Falla del fluido eléctrico y de los equipos a disposición.

Dosificación distinta a la requerida de los químicos aplicados al acueducto.

Inasistencia del funcionario que realiza la actividad.

CONTROLES:

Dotación completa para el manejo de los equipos

Mantener un botiquín de primeros auxilios

Realizar pruebas según lo programado

INFORMES:

Materiales y productos químicos suministrados mensualmente.

Novedades de cada uno de los sistemas


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para la calidad de agua

Capacitación adecuada a los operadores para la potabilización del agua 100%


Inventario de materiales.


Materiales y productos químicos suministrados mensualmente.

Mantener disponibles los elementos de laboratorio que se requieran para la labor.


1 Dar instrucciones para garantizar la labor de calidad de agua.


FIN

Se dan instrucciones para

garantizar la labor de

calidad de agua

Iniciar con pruebas de toma de

agua (PH y cloro) cada hora

Realizar las mezclas

Efectuar limpieza general de la

planta

Recibir turno con novedades e

instrucciones

Lavar filtros y realizar

mantenimiento general de la

planta de tratamiento

Lavar tanques de almacenamiento

Visita a la bocatoma y revisión de

la red principal

Recibir programación

2 Recibir la programación establecida con el fin de darle estricto cumplimiento.

Operario Planta tratamiento

3 Recibir turno, con los datos y novedades ocurridas el turno anterior


4 Iniciar con pruebas de toma de agua (PH y cloro) cada hora


5 Realizar las mezclas y garantizar la continua dosificación al la red de acueducto.

6 Limpieza general parte física de la planta (Lavar, patios, baños, laboratorio, etc.)


7 Lavado de filtros y mantenimiento general de la planta de tratamiento


8 Lavar tanques de almacenamiento Operario Planta

tratamiento

9 Visita al sistema y revisión de la red principal



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PROCESO: SERVICIOS PÚBLICOS


PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCION Y FUNCIONAMIENTO DE REDES DE ACUEDUCTO.

CÓDIGO: PMSPAAA07


Establecer los lineamientos generales de los equipos eléctricos y accesorios de las redes de conexión, conducción y distribución de cada una de las estaciones que le permiten a la secretaria ofrecer un excelente servicio de acueducto, así como el control sobre las válvulas de seccionamiento instalados en la red de distribución.

Definir los requerimientos mínimos que debe cumplir para optimizar los recursos con la cual se cuenta en la secretaria de servicios públicos del Municipio de San Martín de los Llanos Meta, así como los parámetros que se tienen que supervisar y controlar con las diferentes áreas dentro de la secretaria.

BASE LEGAL:

Ley 142 de 1.994







ALCANCE: Aplica en toda la cobertura del acueducto y alcantarillado comprende desde el proceso de inspección y vigilancia, de las redes de acueducto y alcantarillado y finaliza con la optimización y funcionalidad del sistema de las redes en operación del Municipio de San Martín de los Llanos Meta, al 100%.

RIESGOS:

Ruptura de redes principales a causa de fenómenos naturales como lluvias y derrumbes.

Ruptura de las redes por parte de personas inescrupulosas

Ruptura de redes debido a su mal estado por causa de su vejez.

Cambio de válvulas en las redes.

CONTROLES:

Realizar la vigilancia con las reparaciones técnicas correspondientes.

INFORMES: Se deja un informe por escrito en la bitácora ubicada en cada estación de bombeo sobre las actividades y novedades realizadas en cada turno.


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Responsabilidad por parte del operario para que realice un buen manejo de las herramientas y equipos instalados.

SOPORTES Y FORMATOS: Planilla generalizada

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Manejar las herramientas y equipos en los horarios establecidos para todas las actividades


1

Recibir las instrucciones sobre la programación para la operación de válvulas y circuitos hidráulicos.

Operarios de servicios secretario de servicios

públicos

FIN

Se dan instrucciones sobre

operación de válvulas y circuitos

hidráulicos

Revisar y corregir fugas en la red

de acueducto y alcantarillado

Realizar mantenimiento preventivo

Revisar alcantarillado y efectuar

limpieza

Cumplir el suministro según

programación


2 Dar cumplimiento al suministro de acuerdo a la programación establecida.


3 Revisión y corrección de fugas, en la red de acueducto y alcantarillado.


4 Realiza el mantenimiento correspondiente.


5

Revisión del alcantarillado y limpieza. Operarios de servicios

públicos/Fontaneros


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SUBPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA SERVICIOS PÚBLICOS

PROCEDIMIENTO: ARCHIVO SERVICIOS PÚBLICOS

CÓDIGO: PMSPGA01


Establecer los lineamientos generales de los archivos como carpetas y hoja de vida de los suscriptores, que le permiten a la secretaria conservar una base de datos completa de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, así como la correcta clasificación y control sobre los mismos.

Definir los requerimientos mínimos que debe cumplir para responder con los informes requeridos por la administración central como las entidades de control de la secretaria de servicios públicos del Municipio de San Martín de los Llanos Meta, así como los parámetros que se tienen que supervisar y controlar con las diferentes áreas dentro de la secretaria.

BASE LEGAL:

Pilares de normas aplicadas a los documentos y fundamentos de las políticas archivistas en el país.

Ley 594 de 2000 Ley general de archivos. Artículos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112.

Articulo: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental

ALCANCE: Aplica en toda la documentación como registros físicos magnéticos que se generan en la secretaria de servicios públicos comprende desde el proceso de selección clasificación y organización de los documentos de acuerdo a la normatividad vigente en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

RIESGOS:

Que no se entreguen a tiempo los documentos.

Deterioro de la unidad Documental.

Que la persona encargada no se abran carpetas independientes (hoja de vida de suscriptores).

Que no se les de el manejo adecuado a los documentos

CONTROLES:

Documentar un libro radiador con la información del archivo que se está llevando, con la ubicación de los documentos en las carpetas y cajas.

registrar la información en el archivo correspondiente en el servidor. (está en red con las demás usuarios de la secretaria)

La información se separa teniendo en cuenta el tipo de información, para

INFORMES:

Archivo de hojas de vida con todos los documentos de cada suscriptor actualizado en el servidor en XLS.

Archivo de documentos en XLS.


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facilitar su búsqueda.

La persona encargada debe gestionar y actualizar todo el proceso documental.


Formato diseñado en XLS.

Carpetas

Cajas de archivo


Además del ingresar la información en el sistema, registrarla en el libro radicador para facilitar su ubicación en caso de que el sistema falle.

La información se organiza por dependencia o entidad para evitar desorganización y facilitar su búsqueda.


1 Impartir instrucciones sobre la manera ordenar los documentos.

secretario de servicios públicos

FIN

Se dan instrucciones

sobre manera de ordenar

documentos

Sistematizar la información e

ingresarla también en libro

radicador

Foliar y encarpetar documentación

Verificar el año

Revisar información y clasificarla

Es del 2008 hacia atrás, clasificar

correspondencia en recibida y

enviada

Organizar en carpetas y depositar

en cajas.

Marcar las cajas y colocarlas en

los estantes

Recibir de cada oficina documento

a archivar

¿Es del 2009?

NOSI

Guardar información en AZ para

facilitar consulta

2 Recibir de cada oficina la documentación para archivar.

Operarios de servicios

públicos/ Archivo

3 Revisión de información y clasificarla de acuerdo a la necesidad.


públicos/ Archivo

4

Se sistematiza y se ingresa la misma información al libro radicador (control en caso de que el sistema falle) lo cual facilita su búsqueda.


públicos/ Archivo

5 Foliar y encarpetar la documentación de acuerdo a la normatividad vigente.


públicos/ Archivo

6

Verificar el año a que corresponde; si es del 2008 hacia atrás, clasifica la correspondencia en interna externa (recibida y/o enviada) la guarda en carpetas y en cajas y las identifica (según normas de archivos) y si es del 2009 la guarda en AZ, para facilitar su consulta.


públicos/ Archivo

7

Organización de las carpetas y depósito de las cajas en los respectivos estantes.


públicos/ Archivo


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SUBPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION DE SERVICIOS PUBLICOS

CÓDIGO: PMSPGA02


Establecer los lineamientos y procedimientos generales para la administración de la Secretaria de Servicios públicos que le permita cumplir con los compromisos, la reglamentación y legislación vigente con respecto a la administración y operación confiable, segura y eficiente con las obligaciones y requisitos pactados en los contratos con los clientes comprendido este los frutos del entorno cambiante y competitivo en el que se opera y ofrece los servicios públicos como cada una de las personas que intervienen en los procesos utilizados en la Secretaria de Servicios Públicos de acueducto alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

Comprometer la totalidad de la secretaria de servicios públicos en un proceso de mejora continua de la eficiencia y del nivel de servicio, fijando como meta la satisfacción del cliente.

Mantener un nivel tecnológico permanente avanzado que permita ofrecer una cobertura en el servicio continuo, seguro, confiable y competitivo.

BASE LEGAL:

Ley 142 de 1.994







ALCANCE: Aplica en toda la cobertura del acueducto y alcantarillado comprende desde el proceso de inspección y vigilancia, de las redes de acueducto y alcantarillado y finaliza con la optimización y funcionalidad del sistema de las redes en operación del Municipio de San Martín de los Llanos Meta, al 100%.

RIESGOS:

Que se tenga deficiencia en recursos humanos, materiales y elemento para responder ante la necesidad.

Que exista falta de compromiso por parte de los funcionarios para con la secretaria y los usuarios que son los directamente


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afectados de los servicios.

CONTROLES:

INFORMES: Los que la normatividad vigente exija conforme a la prestación de los servicios de acueducto alcantarillado y aseo.


Gestión de la documentación para la contratación de acuerdo a la normatividad de la contratación estatal, ley 80, 2474, 1150, conforme a los programas y proyectos de la administración, (Estudios previos, invitaciones de prestar propuesta, solicitud de disponibilidades, solicitud de inclusión al plan de compras, Proyectos, Cotizaciones, Interventorias, etc.)

Gestión de Planes, programas, proyectos y control para el desarrollo de la operación y mantenimiento de la infraestructura con respecto a la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado, aseo.

Gestión sobre el cumplimiento de las exigencias de los entes de control CRA, CORMACARENA, CONTRALORIA, PROCURADURIA, sistema único de información SUI de la Súper Intendencia de Servicios Públicos etc.

Gestionar el proyecto de presupuesto conforme al plan de gobierno ajustado a la normatividad vigente.


Realizar la selección de personal conforme a los perfiles exigidos conforme a las actividades de la secretaria de servicios públicos.


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ADJUDICACIÓN CONTRATOS

Ejecutar contrato

Se desarrolla el plan de inversión

conforme al plan de desarrollo

Enviar documentación con

soportes a contratación

Recibir adjudicación de la

interventoría del contrato

Consultar información en el SICE

Digitar información para legalizar

contratación

1 Desarrollo del plan de inversión conforme al plan de desarrollo creando carpeta por cada contrato con copia.


2

Digitar los documentos que se requieren para realizar la contratación de acuerdo a lo proyectado con la orientación del secretario de servicios públicos.

Auxiliar de Servicios Públicos

3 Consultas de información al sistema de información para la contratación estatal SICE ingresando usuario y contraseña.


4 Enviar a contratación la documentación soportes y requisitos diligenciados para la contratación.


5 Recibir de contratación la adjudicación de la interventoria del contrato y cumplir con la delegación del mismo.


ELABORACIÓN DE INFORMES U OFICIOS

FIN

ELABORACIÓN DE

INFORMES U OFICIOS

Enviar informe y oficio a quien lo

requiere

Digitar ingresos de recaudo e

imprimir informe de ingresos el

programa PEGASO

Elaborar oficios de solicitudes

según requerimientos

Generar informe e imprimir

6 Elaborar los oficios de solicitudes según los requerimientos y obligaciones y en el servidor, en la carpeta 9.7.5.


7

Digitación de ingresos de recaudo e imprime el informe de ingreso se abre el programa PEGASO y se ingresa la información según requerimientos del mismo Genera el informe e imprime


8 Envía el informe y el oficio a la dependencia correspondiente.



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SUBPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTO: CONTRATACION

CÓDIGO: PMSPGA03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimientos generales para la contratación de la Secretaria de Servicios públicos que le permita cumplir con el plan de inversión, necesidades, compromisos, con respecto a la contratación estatal confiable, segura y eficiente con las obligaciones comprendido este la reglamentación y legislación vigente en los procesos utilizados en la Secretaria de Servicios Públicos de acueducto alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

BASE LEGAL:

Ley 142 de 1.994







Ley 80, 1150, 2474,

ALCANCE: Aplica en toda la cobertura del acueducto y alcantarillado comprende desde la proyección y finaliza con la adquisición de bienes y servicios acorde a la necesidad del Municipio de San Martín de los Llanos Meta, al 100%.

RIESGOS:

Que se tenga deficiencia en recursos humanos, materiales y elemento para responder ante la necesidad.

Que exista falta de compromiso del personal para con la secretaria de servicios.

CONTROLES: Verificación de los documentos requeridos para la contratación.

INFORMES: Reporte de los documentos contractuales.


Cotizaciones

Oficio de presentación de la propuesta

Plan de compras

Disponibilidades

Proyecto de inversión (emitido por el banco de proyectos en caso de ser un proyecto de inversión

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Seguimiento según las Leyes y normas vigentes.


ALCALDIA MUNICIPAL






CONTRATOS

FIN

Se verifica plan de inversión y

operación

Ingresar información al SICE

Recibir adjudicación e iniciar

contrato

Digitar información según

requerimientos

Crear carpeta de contratos con

copia

Enviar documentación con

soportes a contratación

1

Verificar el plan de inversión y operación, iniciar la contratación y crear una carpeta de contratos con copia.

secretario de Servicios Públicos

2

Digitar estudios previos, disponibilidades, plan de compras, solicitud de presentación de propuesta de acuerdo a requerimientos.


3 Ingresar información al programa del SICE ingresado usuario y contraseña.


4 Enviar a contratación junto con los soportes, y los requisitos de documentación del contratista.


5 Recibir de contratación la adjudicación e iniciar el proceso contractual.


ELABORACIÓN DE INFORMES U OFICIOS

FIN

ELABORACIÓN DE

INFORMES U OFICIOS

Enviar informe y oficio a quien lo

requiere

Digitar ingresos de recaudo e

imprimir informe de ingresos el

programa PEGASO

Elaborar oficios de solicitudes

según requerimientos

Generar informe e imprimir

6

Elaborar el informe u oficio según los requerimientos y enviarlo a la dependencia que lo requiera registrando su envío en la carpeta 9.7, subcarpeta 9.7.5


7

Para efectuar el informe de ingreso se abre el programa PEGASO y se ingresa la información según requerimientos del mismo Genera el informe e imprime (4) copias


8 Envía el informe y el oficio a las dependencias que lo requieran.



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PROCESOS OBRAS PÚBLICAS



PROCESO: OBRAS PÚBLICAS CÓDIGO: PMOPGOP VERSIÓN: 02

SUBPROCESO:

GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA

OBJETIVO DEL PROCESO: Organizar, dirigir, coordinar y controlar la elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación de

las obras y eventos que realice la Administración Municipal, garantizando la mejor calidad y que satisfagan las principales necesidades de la comunidad.

Mantener en perfecto estado de funcionamiento las maquinarias y equipos de la administración, efectuando mantenimientos preventivos y correctivos, garantizando el cubrimiento de maquinaria y equipos en los frentes de trabajo para cumplir satisfactoriamente las actividades efectuadas.

Realizar el seguimiento e interventoría a los contratos de obra y de suministro inherentes a la secretar.

Garantizar la seguridad de las instalaciones a cargo de la Administración Municipal.


Ley 909 de 2004

Decreto 785 de 2005

RECURSOS: HUMANOS, FINANCIEROS Y FÍSICOS COMO MAQUINARIA, EQUIPOS

MATERILES, ETC.

RESPONSABLES DEL PROCESO: Secretario De Obras Públicas, Auxiliares Administrativos, Profesional Universitarios, Secretaria, Operarios, Maestro De Obra, Celadores, Auxiliar Servicios Generales, Conductor Mecánico.


Proveedores Externos Proveedores Internos

Materiales de construcción, Maquinaria y Equipo, Materiales eléctricos, Dotación, combustible,

Realización de obras de construcción, mejoramiento, adecuación, de las diferentes estructuras del municipio (vías, instalaciones de la alcaldía, obras de arte, parques, escuelas)

Obra ejecutada con estándares de calidad

Mantenimiento Preventivo y Correctivo a la Maquinaria

Control al consumo de Combustibles y Lubricantes

La comunidad Funcionarios de la Administración Municipal.

ELABORÓ: YESENIA

MARULANDA REVISO APROBÓ

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO

CARGO: CARGO:

FECHA: 18 DE JUNIO DE 2009 FECHA: FECHA:


ALCALDIA MUNICIPAL






PROCESO: OBRAS PÚBLICAS


PROCEDIMIENTO: ASESORÍA

PARA LA EJECUCIÓN DE OBRA PÚBLICA POR GESTIÓN COMUNITARIA.

CÓDIGO: PMOPGOP01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Prestar asesoría técnica y apoyo profesional a la comunidad en cuanto al desarrollo de proyectos ejecutados por ésta, con el fin de que las obras se ejecuten con calidad, efectividad y eficacia.

BASE LEGAL:


ALCANCE: Se presta asesoría Técnica y profesional a toda la comunidad que lo requiera para el efectivo desarrollo de las obras en el Municipio de San Martín de los Llanos.

RIESGOS:

Que el proyecto no cumpla con la finalidad de solución a una necesidad comunitaria.

Falta de compromiso de algún sector de la comunidad para la ejecución de la obra.

Que la obra que esté desarrollando la comunidad no contemple el impacto ambiental por lo que no se puede ejecutar.

CONTROLES:

Verificar la necesidad de la comunidad así como la alternativa seleccionada sea la más viable.

Garantizar el compromiso de toda la comunidad involucrada en el proyecto, mediante actas de compromiso.

Visita a la obra para verificar la situación ambiental del entorno.

INFORMES:

Informe de seguimiento y control de ejecución a la obra


Actas de compromiso

Especificaciones técnicas y Solicitud.

Presupuesto y cantidades de obra



ALCALDIA MUNICIPAL






1 Recepcionar las solicitudes y propuestas de la comunidad y remitir a la Secretaría de obras

Despacho del Alcalde Se reciben solicitudes de la comunidad

FIN

Verificar necesidades y dar

alternativas de solución

Brindar soporte técnico y

asesoría al personal que

ejecutará el proyecto

Realizar seguimiento a obras

Elaborar informe técnico de

seguimiento a la obra

2

Recibir información y Verificar que la necesidad se encuentre plenamente identificada y la alternativa de solución sea la mas adecuada y conveniente a nivel comunitario

Secretario de obras Publicas

3

Dar soporte técnico y brindar asesoría al personal que ejecutará el proyecto de acuerdo a los compromisos adquiridos con la comunidad.

Auxiliar Administrativo y/o operarios

4

Realizar el seguimiento de las obras, con el fin de garantizar su correcta ejecución.

Secretario de Obras públicas

5

Elaborar el acta final de interventoría y el recibido a satisfacción de la comunidad.

Secretario de Obras públicas


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: CALCULO, CANTIDADES Y PRESUPUESTO DE OBRA

CÓDIGO: PMOPGOP02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cuantificar en forma clara, precisa y ordenada las actividades que componen el proyecto que se pretende realizar, de acuerdo con los diseños elaborados para el proyecto, se obtienen las cantidades de obra, especificación de los materiales que serán utilizados y determinar el costo de acuerdo a los precios establecidos por la Gobernación del Meta, los APU o el estudio de mercados.

BASE LEGAL:


ALCANCE: Inicia con la solicitud por escrito al alcalde y finaliza con la revisión del presupuesto para adaptarlo al presupuesto existente.

RIESGOS:

Inversión no ajustada a la realidad lo cual lleva sobre costos o inversión inadecuada.

Ausencia de mecanismos que permitan el control de la inversión, tiempos de duración, etc.

El presupuesto asignado para cada obra no sea suficiente, según las especificaciones de la obra.

CONTROLES:

Memoria de cálculo de cantidades de obra

Listado de precios autorizados por la Gobernación del Meta.

Soporte de precios que no aparecen el listado y es necesario solicitarlos en el mercado. (cotizaciones)

Análisis de precios unitarios (APU)

Planos requeridos según la obra

INFORMES:

Presupuesto del proyecto


Memorias del presupuesto

Presupuesto

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Se sugiere ampliar el plazo para la ejecución de las obras, dependiendo su complejidad.


ALCALDIA MUNICIPAL





Análisis de precios unitarios

Planos

Formato de correspondencia recibida


1

La comunidad o persona interesada, pasa la Solicitud por escrito al alcalde municipal de donde se remite a Secretaría de obras públicas.

Despacho del Alcalde

Se reciben solicitudes de la comunidad

FIN

Recibir oficio remisorio y

radicar en

Estudiar la solicitud

Realizar diseño arquitectónico

y estructural

¿Aprueba el

proyecto?

NO

SI

Analizar diseños y elegir

materiales convenientes

Mide, analiza y calcula

materiales conforme a los

diseños.

Calcular valores parciales

Revisar presupuesto para

adaptarlo al existente

3

Recepción del oficio remitido por el señor alcalde y radicar en el formato de correspondencia recibida.

Secretaria de secretaría de obras

4 Estudiar la solicitud y determinar si aprueba o no el proyecto.

Secretario de obras publicas / Alcalde

5

Si el proyecto es aprobado se realiza el diseño arquitectónico y estructural para realizar el presupuesto de obra, conforme al mismo.


6

Revisar y aprobar los diseños arquitectónicos y estructurales y los materiales más convenientes para la construcción del proyecto y solicitar correcciones si las hay.

Secretario de obras públicas

7

Mide, analiza, calcula cantidades de obra (materiales) de conformidad a los diseños aprobados.


8

Calcula los valores parciales y totales de cada uno de los ítems compuestos por materiales, cantidades de obra y costo.


9

Se revisa el presupuesto y se verifica que cumpla con los requerimientos de la comunidad.

Secretario de obras públicas


ALCALDIA MUNICIPAL






PROCESO: OBRAS

PÚBLICAS SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE OBRAS Y/O SUMINISTROS

CÓDIGO: PMOPGOP 03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Destinar los rubros, contratar al personal idóneo para la ejecución de obras para suplir las necesidades de la comunidad.

BASE LEGAL:

Constitución política de Colombia Art. 355

ALCANCE: Contratar la persona encargada de la ejecución de la obra

RIESGOS:

Contratar con personas no aptas para la ejecución del contrato según sus especificaciones.

Que no se cuente con los recursos necesarios para ejecutar las obras programadas.

CONTROLES:

Consultar disponibilidad de recursos para la ejecución de la obra.

Solicitar al contratista los soportes establecidos para contratación.

INFORMES:

Contrato


Estudio previo o de conveniencia

Disponibilidad presupuestal

Certificado de planeación

Certificado de almacén

Planos

Presupuesto

Formato de correspondencia recibida

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: ACLARACIÓN: En un contrato suministros se obvian los ítems que tienen que ver con planos, diseños y cantidades de obra


ALCALDIA MUNICIPAL






1

La comunidad o persona interesada, pasa la Solicitud por escrito al alcalde municipal de donde se remite a Secretaría de obras públicas.

Secretaria del Despacho del

Alcalde

Se reciben solicitudes de la comunidad, se envía a SOP

FIN

Recibir oficio y radicar

Realizar los APU, cantidades

de obra, planos con el diseño

y el presupuesto

Expedir certificado de


(Presupuesto)

Expedir plan de compras

(Almacén)

Consolidar propuestas o

cotizaciones, evaluarlas y

elegir la más viable

Solicitar documentación a los

contratistas y enviar a

contratación

Elaborar estudio de

conveniencia y consultar ítems

de obra en el SICE

Consolidar disponibilidad, plan

de compras y soportes, enviar

a planeación

Verificar información y expedir

certificado.(Planeación)

Expedir resolución de apertura

a licitación o concurso

(Alcalde)

2 Recepción del oficio remitido por el señor alcalde y radicar en el formato de correspondencia recibida.

Secretaria de secretaría de obras

3 Realizar los APU, cantidades de obra, planos con el diseño y el presupuesto


4 Elaborar el estudio de conveniencia o estudio previo y consulta de los ítems de obra en el SICE


5

Realizar la solicitud de disponibilidad presupuestal y del plan de compras, se arma un consolidado y se pasa a Secretaría de Planeación si el proyecto requiere más anexos, se realizan las solicitudes.


6

Verificar información y expedir el certificado que garantiza que el proyecto hace parte del plan de desarrollo lo envía a presupuesto y almacén


7 Pasa al despacho del Alcalde y Asesor jurídico, expida la resolución de apertura de la invitación o concurso


8 Se Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y registra su valor en el sistema.

Presupuesto

9 Se expide el plan de compras Almacenista

10

Consolidar propuestas o cotizaciones, evaluarlas ponderando los factores de escogencia que previamente han sido establecidos y elegir la propuesta más viable

Secretario de Obras

11

Solicitar al contratista los documentos, requeridos para contratar, consolidar información y enviar a la oficina de contratación.

Secretaria


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: EJECUCION DE OBRAS

CÓDIGO: PMOPGOP04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los mecanismos para la ejecución de las obras que desarrolle el Municipio cumpliendo con todas las especificaciones técnicas y demás normas aplicables.

BASE LEGAL:

ALCANCE: Hacer viable la ejecución de las obras contratadas por parte de la Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

RIESGOS: Que los planos no estén bien detallados o

presenten inconsistencias entre los diferentes estudios.

Que las especificaciones técnicas no sean fáciles de determinar.

Factores climáticos que impidan el desarrollo de las actividades de obra de acuerdo a los cronogramas establecidos.

Fallas mecánicas en la maquinaria utilizada para la ejecución de la obra.

CONTROLES:

Hacer un chequeo diario del estado de las maquinas a utilizar antes de iniciar labores, para evitar contratiempos.

Contar con un inventario en obra de los materiales requeridos para evitar sobrecostos o posibles pérdidas.

Contar con los planos aprobados por el interventor para ejecutar la obra de acuerdo a las especificaciones exigidas.

Llevar un registro fotográfico de las actividades realizadas en obra.

Realizar actas de comité de obra en donde se expongan los temas inherentes a la ejecución y se plasmen los cambios que se deban ejecutar en la obra a juicio de las partes

INFORMES:

Memoria de cálculo de cantidades de obra, Cuadro de cantidades ejecutadas

Informes de avance de obra (actas parciales, recibido a satisfacción por parte de la comunidad).

Registro Fotográfico.


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interesadas.


Contrato de obra debidamente firmado.

Planos aprobados

Registro fotográfico.

Actas de interventoría

Acta de menores y mayores

Informes. (final de interventoría, acta final, actas parciales)

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Sería conveniente llevar una bitácora de obra para efectuar un mejor seguimiento del avance de la obra.


1

Firmar acta de inicio donde se establece el comienzo y finalización de la obra, la cual debe estar firmada por el interventor y el contratista

Interventor (Secretario de Obras)

Se firma el acta de iniciación

de la obra

FIN

SI

Dar inicio a la ejecución de la

obra

Realizar registros fotográficos

(en toda su ejecución)

Solicitar aplicación de

sanciones

Firmar acta de recibo final

NO

presentar informe de obra y

efectuar la liquidación del

contrato

Elaborar actas e informes,

durante el desarrollo del

contrato

Realizar seguimiento periódico

a la obra durante su desarrollo

Requerir al contratista el

cumplimiento de sus

obligaciones

¿Contratista

incumple?

2 Iniciar ejecución de la obra de acuerdo a los planos, presupuesto y cantidades de obra

Contratista

4 Realizar el registro fotográfico, al inicio y en la medida que la obra avance.

Auxiliar Administrativo/ Secretario de obras

publicas

5

Realizar el seguimiento periódico a la obra mediante actas parciales para dejar plasmados los cambios que se puedan presentar en el transcurso de la ejecución de la obra.

Secretario de obras publicas

6

Elaborar oportunamente todas las actas e informes que se requieran durante el desarrollo de los contratos hasta su liquidación, de acuerdo con los formatos establecidos en el Manual de Procedimientos para contratos de Obra y consultoría.


7

Requerir al contratista por escrito con plazos perentorios el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y una vez cumplidos estos plazos, de ser necesario, solicitará a la dependencia competente la aplicación de las sanciones previstas en el Contrato de Obra o consultoría si este no se cumple.


8

Una vez finalizadas las labores de ejecución de obra, firmar acta de recibo final, presentar informe final de obra y liquidación del contrato.



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PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y MANEJO DE MAQUINARIA

CÓDIGO: PMOPGOP05


Garantizar el buen uso de la maquinaria al servicio de la Municipio en los distintos frentes y obras contratadas.

Efectuar mantenimiento preventivo y correctivo a la maquinaria de la Municipio, con el fin de mantenerla en óptimas condiciones, para desarrollar las distintas labores en los frentes de obra y en los municipios donde la Municipio preste sus servicios.

BASE LEGAL: NA

ALCANCE: Incluye toda la maquinaria con que cuenta el Municipio de San Martín: Motoniveladora, retroexcavadora, vehículos oficiales, volquetas. Inicia con la recepción de la información sobre los daños que se presenten en las máquinas y finaliza con el arreglo y recibido a satisfacción por parte del operario

RIESGOS:

Uso inadecuado de la maquinaria por parte del operario.

Perdida de repuestos, o la pérdida total de la maquina.

Accidentes de los operarios.

Daños a terceros.

Contaminación ambiental por desechos generados de las maquinas.

La no detección a tiempo de los daños presentados por la maquina.

Que el suministro de los repuestos no se efectúe a tiempo.

Que los repuestos no sean de buena calidad

CONTROLES:

Revisión de los niveles de combustible y lubricantes en general antes del encendido de la máquina.

Revisión del estado general de la maquina (posibles fugas, daños externos).

Informar a tiempo sobre los posibles

INFORMES:

Informe de daños o requerimiento de mantenimiento por parte de los operarios al Secretario de obras públicas.


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daños en la máquina. Verificación de la efectividad del

repuesto suministrado a la máquina


Informes de daños estado general de las maquinas.

Cotizaciones


Adquisición de mas maquinaria para mejorar la ejecución de las obras

Gestionar más recursos para el mantenimiento de la maquinaria


1

Revisar los niveles de combustible y lubricantes en general de la maquina así como su estado físico (mangueras, llantas, empaques, filtros, parte eléctrica).

Operario.

NO

Solicitar mantenimiento,

mejora o reparación

Controlar el desempeño de la

máquina durante su manejo

SI

Revisar maquinaria para

verificar daño (Técnico)

FIN

Informar daños y contactar al

técnico


Encender máquina y

trasladarla al frente de obra

según programación

Desmontar la pieza afectada

1

Se revisan los niveles de

combustible y lubricantes en

general

Elaborar informe del estado de

la máquina

¿Requiere

mantenimiento?

¿se presentan

daños?

SI

NO

¿se puede

reconstruir?

SI

NOArreglar pieza dañada y

ensamblar nuevamente

Solicitar cotizaciones

Ejecutar el contrato de

mantenimiento o reparación

de máquina

Certificar cumplimiento y

recibir a satisfacción

1

2 Encendido de la máquina de acuerdo a programación y traslado al frente de obra de ser requerido.

Operario

3

Controlar durante la jornada de trabajo, el desempeño de la máquina para así detectar posibles falencias que se puedan presentar repentinamente y evitar daños severos.

Operario

Elaborar informe del estado de la máquina y de ser necesario, solicitar el mantenimiento, mejora o reparación.

Operario

4 SI se presentan daños, El operario informa los daños presentados por la maquina y se contacta al técnico.

Operario

5 El técnico revisa la maquinaria para verificar el daño

Técnico

6 Se procede a desmontar la pieza afectada de la maquinaria. Si es un daño tecno mecánico se recurre al mecánico para su diagnóstico

Operario

7 Si la pieza afectada se puede reconstruir se procede a su arreglo y se ensambla nuevamente en la máquina

Operario

8

Si es un daño tecno mecánico, se procede a solicitar cotizaciones. Una vez estén completas las cotizaciones se entregan al Secretario de obras públicas para el visto bueno. (Cotizaciones)

Técnico

9

El Secretario de Obras Públicas selecciona la cotización más favorable para el arreglo de la máquina y da su visto bueno para la realizar el proceso de contratación.

Secretario de Obras publicas

10

Se ejecuta el contrato de mantenimiento o reparación de la máquina, y se certifica su cabal cumplimiento, para recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato.

Secretario de Obras publicas


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PROCEDIMIENTO: CONTROL DE COMBUSTIBLE

CÓDIGO: PMOPGOP06

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Mantener un control permanente al consumo y suministro de la gasolina, aceite, lubricantes y gas propano de la Maquinaria y vehículos del Municipio.

BASE LEGAL: NA

ALCANCE: Se inicia con un control de tanqueo de gasolina y finaliza con la cancelación del servicio de acuerdo a las actas parciales

RIESGOS:

Perdida de combustible por fallas mecánicas.

No contar con los recursos suficientes para la adquisición o compra de combustibles.

CONTROLES:

Planillas de Control donde los encargados de la maquinaria y equipo registran la cantidad de combustible suministrada.

Verificar las facturas o comprobantes de venta expedidas por la estación de servicio.

INFORMES: Por escrito cuando sea requerido por la Secretaría de Obras.


Planillas de Control

Facturas

Cuenta de Cobro



1 Realiza el control de tanqueo de gasolina, aceite y lubricantes de cada maquinaria, equipos y vehículos. (Planillas de control)

Operario / Secretario de Obras Públicas

Recibir copia(3) de la factura

del tanqueo

Radicar facturas junto con la

cuenta de cobro

Recibir facturas y cancelar de

acuerdo a las actas parciales

Revisar y ordenar el giro

FIN

Se realiza un control de

tanqueo de gasolina, aceite y

lubricantes de cada máquina y

vehículo.

2 Recibe del proveedor la copia de la factura al momento del tanqueo (3) copias

Secretario de Obras Públicas

3 Radicar las facturas junto con la cuenta de cobro en almacén y tesorería

Secretaria

4 Recibe las facturas y cancela el servicio de acuerdo a las actas parciales establecidas en el contrato (teniendo en cuenta el uso)

Secretario de Obras Públicas


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PROCESOS CULTURA Y DEPORTES



PROCESO:

CULTURA Y DEPORTES CÓDIGO: PECD

VERSIÓN: 02

SUBPROCESOS:

COORDINACIÓN DE DEPORTES , GESTIÓN CULTURAL BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL

OBJETIVO DEL PROCESO: Permitir el acceso a la comunidad a los servicios de la biblioteca e implementar el manejo del software suministrado por el Ministerio de Cultura y la Biblioteca Nacional para un mayor control de la Biblioteca Pública Municipal ofreciendo un mejor servicio a la comunidad.


Constitución política de Colombia

Ley 60 de 1993

Ley 397 de 1997

Ley 715 de 2002

Ley 181 de 1995

Ley General de Educación 115 de 1994


Ley 60 de 1993

RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS (Material Bibliográfico), Tecnológicos

RESPONSABLE PROCESO: COORDINADOR DE CULTURA Y DEPORTES, SECRETARIA DE GOBIERNO, FORMADORES, BIBLIOTECARIO


COMUNIDAD, DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

MATERIAL BUBLIOGRÁFICO

Usuarios Biblioteca Comunidad

ELABORÓ: REVISO APROBÓ




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PROCESO: CULTURA Y DEPORTES

SUBPROCESO: GESTIÓN CULTURAL

PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE EVENTOS CULTURALES

CÓDIGO: PECD01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Fijar parámetros para la gestión, organización y desarrollo de los eventos culturales a nivel municipal, que establezcan condiciones para que quienes participan puedan informarse, formarse, conocer, comprender y disfrutar de los eventos programados.

BASE LEGAL:

Ley 397 de 1997.

ALCANCE: Aplica para toda la comunidad, inicia con la verificación del evento dentro del programa de Gobierno y termina con el oficio de agradecimiento por la participación y apoyo en el evento.

RIESGOS:

CONTROLES:

INFORMES:

Cronograma de Eventos

presupuesto del evento, cobertura, beneficiarios.


Folletos, carteles, cronograma de actividades, asignación de funciones, programa final, invitaciones.

Programa de Gobierno, Presupuesto, Soportes legales del Municipio, Archivo del evento, Cotizaciones, propuestas, Diseños, Portafolio de servicios y Listado de Talento Humano.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Elaboración del proyecto con tres (3) meses de anticipación como mínimo cuando el mismo se realice con recursos propios, para eventos cofinanciados con seis (6) meses de anticipación.


ALCALDIA MUNICIPAL






1

Los eventos culturales de la Coordinación de Cultura y Turismo son: el festival de la patilla, torneo de verano de toros coleados

Alcalde Coordinadora de Cultura

Organizar eventos de semana

Santa

Organizar eventos de las Fiestas

de San Pedro

Organizar El gran Concierto

Nacional , 20 de Julio

Se establece el

cronograma de eventos

culturales

Efectuar convocatoria para

organizar eventos

Festival Internacional Folclórico y

Turístico del Llano

2 Concierto mi Llano en Semana santa y torneo de toros coleados. Parando Fiesta de los Espantos


3 Concurso Inter Colegiado de Canto Y Baile Del Joropo, Torneo de Toros Coleados fiestas de san pedro.


4 El gran Concierto Nacional , 20 de Julio, el torneo de los vientos de toros coleados


5 Festival Internacional Folclórico y Turístico del Llano.


6 Convocar a todas las fuerzas vivas del municipio para dar organización al evento.



ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: FUNCIONAMIENTO DE LAS ESCUELAS DE FORMACIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL

CÓDIGO: PECD02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Promover el acceso a la cultura de todos los habitantes del Municipio de San Martín de los Llanos.

BASE LEGAL:

Ley 397 de 1997

Plan de Desarrollo Municipal y Plan de Acción de la dependencia

ALCANCE:

Inicia con una evaluación anual de los

instructores idóneos a contratar en cada disciplina y finaliza con la elaboración de cronogramas para participación en diferentes eventos culturales. En la Academia Municipal se esta enseñando las diferentes áreas como; Arpa, Cuatro, Maracas, Bandola, Canto, Baile del Joropo, el cual hay 8 Instructores de las diferentes modalidades

RIESGOS:

CONTROLES:

INFORMES: Evaluación mensual, Informe mensual de actividades.


Formato publicidad, formato archivo

Formato Informe mensual de actividades

Formato control mensual de cumplimiento de actividades.

Hojas de vida instructores

Documentación para contratación

Cronograma


Evaluación periódica a las diferentes escuelas de formación.

Seguimiento a las horas de clase.

Buscar al máximo perfiles que se ajusten a las diferentes expresiones culturales y artísticas que se van a dictar.


ALCALDIA MUNICIPAL






1

En la Academia Municipal se esta enseñando las diferentes áreas como; Arpa, Cuatro, Maracas, Bandola, Canto, Baile del Joropo, el cual hay 8 Instructores de las diferentes modalidades.

Alcalde

Efectuar convocatorias para

ingreso de alumnos

Realizar preselección en las

diferentes modalidades

Realizar convocatoria a entidades

educativas

Se establece el

cronograma para las

diferentes áreas

Seleccionar instructores

Realizar reunión con alumnos y

padres de familia e informar

eventos a realizar

Controlar mensualmente

actividades desarrolladas por

cada instructor

Presentar informe mensual de

actividades

Realizar cronograma para

participación en eventos

2 Se ha contratado 6 instructores, para cada modalidad y un instructor es para el área rural

Alcalde

3 Se hace la convocatoria para las matriculas de los alumnos de la Academia Municipal


Formadores

4 Se hace una pre selección a los alumnos de las diferentes modalidades, para saber el nivel rítmico que se encuentran.

Formadores

5

Se hace la convocatoria en los diferentes entidades educativas para la iniciación de clases en la Academia Municipal

Alcalde/ Coordinadora de Cultura

Formadores

6

Se hace una reunión con los alumnos de la academia municipal junto con los padres de familia para, hacerles saber las invitaciones de las eventos a realizaren en el departamento y a nivel nacional.

Coordinadora de Cultura

formadores

7 Control mensual de cumplimiento de actividades a cada instructor.


formadores

8 Los instructores deben Presentar informe mensual de actividades.

Formadores

9 El coordinador de cultura y turismo hace un cronograma para participación en eventos

Formadores


ALCALDIA MUNICIPAL








PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIÓN EN EVENTOS MUNICIPALES, DEPARTAMENTALES Y NACIONALES.

CÓDIGO: PECD03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Apoyar las políticas y programas entre la comunidad y las entidades estatales a través de los eventos programados por la Oficina de cultura con el fin de lograr el óptimo desarrollo de la cultura en su conjunto.

BASE LEGAL:

Ley 397 de 1997

ALCANCE: El procedimiento inicia con la realización de la confrontación del evento con las normas legales de nivel local y departamental, el Plan de Desarrollo y Plan de Acción y finaliza con la consecución de medios técnicos para el archivo documental del evento.

RIESGOS:

CONTROLES:

INFORMES:

Invitación previa

Informe escrito sobre requerimientos técnicos.


Normatividad

Plan de Desarrollo

Plan de Acción

Presupuesto

Formatos de inscripción.

Carta de Invitación

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Elaboración proyectada del presupuesto anual para apoyo a las participaciones, preparación de los grupos a participar en los eventos programados por el municipio.


ALCALDIA MUNICIPAL






1

Confrontación del evento con las normas legales de nivel local y departamental, así como del Plan de Desarrollo y Plan de Acción. como dice en el plan de desarrollo eje estratégico 1 programa 4 meta: posicional al municipio de san martín de los llanos como ciudad cultural por excelencia del departamento del meta mediante la implementación de programas de promoción y divulgación del folclor y la cultura llanera


Preparar los grupos artísticos y

culturales

Realizar informe de gastos para

cada evento

Se confronta el evento con

las normas legales de

nivel local

Seleccionar invitaciones más

destacadas

Recibir cotizaciones (autorizadas

por Alcalde)

SI

Recibir pago antes del evento

Conseguir recursos técnicos para

archivo documental del evento

Elaborar invitaciones a

estudiantes

Elaborar y conseguir permisos,

con soportes

¿asisten

menores de

edad?

NO

FIN

2

En cultura y turismo se saca un rublo para, tener en cuenta las invitaciones mas destacadas a nivel departamental, para si sacar presupuesto para los viáticos


3 Elaboración de invitaciones a estudiantes.


Formadores

4 Preparación de los grupos artísticos culturales, para las invitación a nivel departamental y nacional

Formadores

5 Para cada evento se hace un informe sobre los gastos que se necesitan para los diferentes eventos.


Formadores

6 Consecución de cotizaciones previamente autorizadas por el alcalde.


formadores

7

Seguimiento a las cuentas para obtener cheques antes del evento. El Coordinador de los eventos debe tener los documentos al día, para facilitar el pago.


formadores

8

Elaboración y consecución de autorizaciones en caso de asistencia de menores de edad al evento, se anexará fotocopia de la afiliación a un sistema de Salud.

Formadores

9 Consecución de medios técnicos como filmadora y cámara fotográfica para el archivo documental del evento

Formadores


ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: COORDINACIÓN DEPORTES

PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE EVENTOS A NIVEL MUNICIPAL Y/O DEPARTAMENTAL.

CÓDIGO: PECD04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: La participación en eventos municipales, departamentales y nacionales tiene como fin ofrecer a los deportistas del municipio la oportunidad de medir su rendimiento y adquirir la experiencia necesaria para cualificar el proceso de desarrollo deportivo, de igual manera se busca posicionar el municipio en los mencionados eventos deportivos.

BASE LEGAL:


Ley 181 de 1995

Ley General de Educación 115 de 1994


Ley 60 de 1993

ALCANCE:

RIESGOS:

Escasa participación de los agentes deportivos en la elaboración y aplicación del Plan.

Falta de recursos económicos para el desarrollo del Plan.

No recibir a tiempo la información de las diferentes actividades direccionadas por el IDERMETA, ocasiona malestar a los diferentes licenciados de educación física del municipio.

CONTROLES:

Revisar la programación de los diferentes eventos deportivos a través de las diferentes ligas de los deportes practicados a nivel municipal.

Definir si la participación está contemplada dentro del plan de acción.

Consultar si existe la disponibilidad presupuestal para participar.

Exigir informe sobre la participación a entrenadores y delegados.

INFORMES:

Informes mensuales de actividades deportivas a Secretaría de Gobierno

Informes de actividades al concejo municipal.

Informes de gestión al consejo de Gobierno.


ALCALDIA MUNICIPAL






Cronogramas de actividades

Convocatoria.

Trámite de la orden de servicio.

Carta de solicitud del transporte.

Comunicado solicitando el permiso escolar.

Formato de permiso de los padres de los participantes.

Actas de préstamo de material para llevar a competencias.

Documento de informe de participación a IDERMETA

Informe del monitor sobre la participación.


El plan se debe elaborar con la colaboración de los órganos gubernamentales y municipales adicionales a la participación ciudadana, es decir que no es una tarea exclusiva del ente deportivo.

Realizar jornadas de concientización a la comunidad sobre los programas diseñados por la administración en materia deportiva para que genere un mayor impacto en la comunidad.

Realizar una mayor cobertura que beneficie a todas las zonas del municipio, tanto urbanas como rurales.


1 Recibe invitación de los diferentes entes deportivos y la envía a deportes

Despacho alcalde

Determinar viabilidad de la

solicitud

Se recibe la información

de los diferentes entes

deportivos

SI

Solicitar disponibilidad

presupuestal

Analizar información y elaborar

oficio de solicitud de recursos

¿aprueba la

solicitud?

NO

FIN

Aprobado el contrato, asistir al

evento

Elaborar estudio de oportunidad y

conveniencia

Archivar solicitud

2 Recibe la invitación, la analiza y elabora un oficio de solicitud de recursos a secretaria de gobierno

Coordinador de Deportes y Recreación

3

Recibe solicitud, la analiza y determina su viabilidad. Si no la aprueba archiva la solicitud; si la aprueba autoriza la elaboración del estudio previo de oportunidad y conveniencia para participar en el evento.


4 Solicitar disponibilidad presupuestal Coordinador de Deportes y Recreación

5 Elaborar estudio previo de oportunidad y conveniencia.


6 Inicio al proceso de contratación en etapa contractual.



ALCALDIA MUNICIPAL







SUBPROCESO: COORDINACIÓN DEPORTES

PROCEDIMIENTO: JUEGOS COMUNALES EN AREAS RURALES Y URBANA.

CÓDIGO: PECD05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Fomentar la integración y la participación de la comunidad a través del deporte social comunitario.

BASE LEGAL:


Ley 181 de 1995

Ley General de Educación 115 de 1994.


Ley 60 de 1993.

ALCANCE:

RIESGOS:

Baja participación de los deportistas

Desorganización en la realización de los torneos.

Daños y pérdidas en implementos y escenarios deportivos.

Falta de recursos.

CONTROLES:

Establecer y divulgar un reglamento deportivo por el cual se rigen los participantes.

Divulgación e invitación del evento con anterioridad.

Control físico y autorización para el uso de implementos deportivos.

Evaluación del evento por parte de la comunidad y de las autoridades u organismos competentes.

INFORMES:

Informes mensuales de actividades deportivas a secretaria de Gobierno.

Informes al concejo municipal.

Informes de gestión al consejo de gobierno


Planillas de inscripción

Carnets

Reglamento del torneo

Reglamento interno

Planilla de juego

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Es necesario plantear el pago de inscripción con el fin de que los participantes contribuyan a asumir los costos de organización. Jornadas de concientización a la comunidad sobre las actividades a desarrollar para lograr mejor impacto.


ALCALDIA MUNICIPAL





Cuadros de clasificación


1 Verificación del proyecto en el plan de acción y en el banco de proyectos.


Iniciar proceso de

contratación

Se verifica el proyecto en

el plan de acción y banco

de proyectos

Planear y organizar el

evento

FIN

Realizar juegos

Efectuar clausura y

premiación de juegos

Realizar la evaluación del

evento

2 Inicio del proceso de contratación Secretaria de Gobierno

3 Planeación y organización del evento Coordinador de

Deportes y Recreación

4 Realización de los juegos Coordinador de


5 Clausura y premiación de los juegos. Coordinador de


6 Evaluación del evento. Coordinador de



ALCALDIA MUNICIPAL






PROCESO: CULTURA

Y DEPORTES SUBPROCESO: COORDINACIÓN DEPORTES

PROCEDIMIENTOS

DEPORTE FORMATIVO

CÓDIGO: PECD06


Fomentar la práctica del deporte en niños y jóvenes, con el fin de contribuir en su formación integral.

BASE LEGAL:


Ley 181 de 1995



Ley 60 de 1993.

ALCANCE:

RIESGOS:


Desorganización en la realización de los torneos

Daños y pérdidas en implementos y escenarios deportivos

Falta de recursos

CONTROLES:





INFORMES:

Informes mensuales de actividades deportivas a secretaria de Gobierno.





Carnets

Reglamento general del torneo

Reglamento interno

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Se sugiere que las instituciones educativas dentro de sus presupuestos incluyan un rubro para la participación de sus deportistas.


ALCALDIA MUNICIPAL





Planilla de juego

Cuadros de clasificación


1 Presentación del proyecto a las educaciones deportivas


Presentar proyecto a

educaciones deportivas

INICIO

FIN

Recibir inscripciones de

los participantes

Realizar congresillo

técnico

Realizar evento


actividades

Evaluar el evento

2 Elaboración del Cronograma de actividades y coordinación con las entidades educativas.


3 Recepción de inscripciones de los participantes a los eventos.


4 Realización del congresillo técnico. Coordinador de


5 Realización del evento Coordinador de





ALCALDIA MUNICIPAL

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009





SUBPROCESO: COORDINACIÓN DE DEPORTES

PROCEDIMIENTOS

EJECUCIÓN DE PROGRAMAS RECREATIVOS.

CÓDIGO: PECD07

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Fomentar la integración, la participación y el disfrute de la comunidad por medio de actividades recreativas que permitan formar hábitos de aprovechamiento del tiempo libre.

BASE LEGAL:


Ley 181 de 1995



Ley 60 de 1993.

ALCANCE:

RIESGOS:

Baja participación de la comunidad

Desorganización en la realización del evento

Riesgos de accidentalidad de los participantes

Daños y pérdidas en implementos y escenarios deportivos

Falta de recursos

CONTROLES:





INFORMES:

Informes mensuales de actividades deportivas a secretaria de gobierno.





Programación de actividades

Actas de entrega de premiación

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Traer la autorización de los padres para participar y el seguro médico.


ALCALDIA MUNICIPAL




Lista de recursos.


1 Elaboración del programa Coordinador de


INICIO

FIN

Realizar convocatoria y

abrir proceso de

inscripción

Enviar invitaciones a

grupos de apoyo

Realizar evento


actividades

Evaluar el evento

Verificar espacio a utilizar

2 Convocatoria y apertura al proceso de inscripción.


3 Envío de invitaciones a grupos de apoyo y autoridades.


4 Realización del evento Coordinador de




6 Verificar el espacio a utilizar



ALCALDIA MUNICIPAL







PROCEDIMIENTOS

CAPACITACIÓN Y FUNCIONAMIENTO ESCUELAS DE FORMACIÓN DEPORTIVA

CÓDIGO: PECD08

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Contribuir con el desarrollo motor y la iniciación deportiva en niños en edad escolar, en un espacio extracurricular que le sirva para formar hábitos del aprovechamiento del tiempo libre.

BASE LEGAL:


Ley 181 de 1995



Ley 60 de 1993.

ALCANCE:

RIESGOS:


Mala orientación en el proceso de iniciación deportiva.

Falta de actividades complementarias que motiven a los niños a permanecer en el proceso.

Falta de motivación de los padres, hacia los niños para permanecer en el programa.

Daños y pérdidas en implementos y escenarios deportivos.

Falta de recursos.

CONTROLES:

Reuniones con padres de familia para establecer estrategias.

Revisión de los programas y planes de escuelas de formación deportiva.

Visita a los entrenamientos para constatar el desarrollo de los programas.

Reuniones pedagógicas para evaluar el trabajo de los monitores.

INFORMES:

Informes mensuales de actividades deportivas a secretaria de gobierno.




ALCALDIA MUNICIPAL





Plan anual

Plan mensual

Plan semanal

Registro de asistencia

Actas de reuniones

Formato de solicitud de permiso para las participaciones.

Informes de participación

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Traer la autorización de los padres para participar y el seguro médico.


1 Elaboración del proyecto Coordinador de Deportes y

Recreación

INICIO

FIN

Enviar a Alcalde para

aprobación

Contratar monitores

Realizar inscripciones

Elaborar proyecto

Desarrollar programas

Evaluar evento

2 Aprobación de por parte del alcalde municipal


3 Contratación de los monitores Coordinador de Deportes y

Recreación

4 Proceso de inscripción Coordinador de Deportes y

Recreación

5 Desarrollo de los programas Coordinador de Deportes y

Recreación

6 Evaluación del evento. Coordinador de Deportes y

Recreación


ALCALDIA MUNICIPAL







PROCEDIMIENTOS

PRÉSTAMO DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS.

CÓDIGO: PECD09

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Suministrar los implementos deportivos necesarios para la práctica deportiva, recreativa y de la educación física a la comunidad.

BASE LEGAL:


Ley 181 de 1995



Ley 60 de 1993.

ALCANCE:

RIESGOS:

Perdida de implementos prestados

No registro del material prestado

Devolución en malas condiciones

Demora en la devolución del material por parte de los usuarios

Cambio del material prestado por otro de menor calidad

CONTROLES:

Registro de las actas de prestamos del material.

Establecer reglamento y darlo a conocer, para el préstamo del material.

Realizar seguimiento en la utilización del material.

Mantener actualizado el inventario de implementos deportivos

INFORMES:

Relación de implementos prestados a la comunidad

Numero de población beneficiada con el servicio.


Planilla de registro del préstamo de material

Planilla de verificación del estado del material

Inventario de los implementos deportivos


Actualización del inventario Dar de baja al material deteriorado.


ALCALDIA MUNICIPAL




Carpeta con las actas del préstamo de material

Oficios recibidos con la solicitud del préstamo del material por parte del usuario.


1 Recibir la solicitud por escrito del préstamo del material


INICIO

FIN

Recibir solicitud de préstamo

Dar visto bueno

Preparar material para entrega

Entregar material al usuario

Verificar que el material

devuelto esté en optimas

condiciones

Ingresar material a la bodega

2 Visto bueno Coordinador de


3 Preparación del material para su entrega.


4 Entrega del material prestado al usuario responsable.


5 Devolución y verificación de la entrega del material en óptimas condiciones.


6 Ingreso del material a la bodega.



ALCALDIA MUNICIPAL







PROCEDIMIENTOS

PRÉSTAMO DE EQUIPAMIENTO MUNICIPAL.

CÓDIGO: PECD10

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Posibilitar a la comunidad la utilización de la infraestructura deportiva para la realización de eventos deportivos recreativos y culturales.

BASE LEGAL:


Ley 181 de 1995



Ley 60 de 1993.

ALCANCE:

RIESGOS:

El deterioro por el mal uso de los escenarios

Entrega del escenario en condiciones poco higiénicas.

Daño de la implementación ubicada dentro del escenario.

Utilización del escenario para realizar actividades diferentes a las inicialmente acordadas.

Utilización de las instalaciones durante un tiempo más extenso de lo acordado.

CONTROLES:

Entregar y recibir el escenario por parte de uno de los funcionarios de la Subsecretaría.

Verificación de cada uno de los elementos del escenario.

Supervisión de uno de los funcionarios de la Subsecretaría sobre la actividad realizada en el escenario.

INFORMES:

Programación de horarios para el uso de los escenarios.

Reglamento para el uso de los escenarios deportivos.

Relación del alquiler o préstamo de los escenarios.


Oficio solicitando el préstamo o alquiler del escenario.


Prestar los escenarios exclusivamente para


ALCALDIA MUNICIPAL




Planilla de registro de préstamo de escenarios deportivos.

Cronograma y horarios de los escenarios deportivos.

Recibos de pago por el alquiler de los escenarios.

los actos deportivos, culturales acordes con su naturaleza.

Fijar tarifas de arrendamiento que garanticen el mantenimiento de los escenarios.


1 Formulación del reglamento para el uso de los escenarios deportivos.

Secretaria De Gobierno

Se formula el reglamento para

el uso de escenarios

deportivos

FIN

Socializar el reglamento

Recibir oficio de solicitud de

préstamo del escenario

Determinar la conveniencia

del préstamo

Entregar el escenario para la

realización del evento

Supervisar la actividad

realizada

Recibir el escenario

2 Difusión y socialización del reglamento.


3 Recepción del oficio solicitando el préstamo del escenario


4 Determinación de la conveniencia del préstamo del escenario.


5 Entrega del escenario para la realización del evento


6 Supervisión de la actividad realizada en el escenario


7 Recepción del escenario Coordinador de



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BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL


PROCESO: CULTURA

Y DEPORTES SUBPROCESO: BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL

PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE BIBLIOTECA

CÓDIGO: PECD11


Permitir el acceso a la comunidad a los servicios de la biblioteca a fin de promover el fomento y fortalecimiento de los usuarios en la lectura individual y la consulta de libros que requiera.

Implementar el manejo del software suministrado por el Ministerio de Cultura y la Biblioteca Nacional para un mayor control de la Biblioteca Pública Municipal, con el fin de un mejor servicio a la comunidad.

BASE LEGAL:

Ley 60 de 1993

Ley 397 de 1997

Ley 715 de 2002

ALCANCE: Se inicia con la solicitud que hace el usuario del material que va a consultar o la información que requiere y finaliza realizando una organización de la colección tanta literatura, colección de referencia y general en la estantería de acuerdo al sistema.

RIESGOS:

La pérdida de materiales Bibliográficos por parte de los usuarios.

Daño del material prestado por parte de los usuarios.

Daño del software de Biblioteca SIABUC, por falta de asistencia técnica personalizada del Ministerio del Cultura.

Daño de los enseres de la Biblioteca, por parte de los usuarios.

Deterioro de las instalaciones por falta de mantenimiento general, por su construcción en madera a la vista.

CONTROLES:

Los mecanismos para establecer que las cosas se cumplan como están previstos en el Código Contencioso Administrativo son regulados por el Secretario de Gobierno quien lleva un registro escrito como sistemático de todas las quejas, peticiones o reclamos que se radican en la Alcaldía. Caso

INFORMES:

Informe sobre existencia de material documental debidamente relacionado.

Informe sobre falencias necesidades de adquisición de material actualizado de acuerdo a la consulta y requerimientos de usuarios.

Los que requieran el Alcalde Municipal, el Ministerio de Cultura, Biblioteca Nacional de


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especial debe darse prioridad en envío.

Llevar por escrito todos los prestamos de los materiales externos e internos de la Biblioteca

Verificación de la entrega de los enseres cuando se ha hecho uso por parte la comunidad ajena a la administración

Colombia, Red Nacional de Bibliotecas Públicas entre otras autoridades.


Formato de préstamo externo

Formatos de estadística interna

Formatos de usuarios por servicio

Formato de préstamo de cajas viajeras

Formatos de seguimientos de visitas de bibliotecas

Carnetización de todos los usuarios de la Biblioteca Pública Municipal.

Fichas bibliográficas para el manejo de los libros que no están incluidos en el software.

Para ser usuario de la Biblioteca Pública Municipal se solicita fotocopia del respectivo documento de identidad, con el fin de incluirlos en el sistema.

Registro de los datos del usuario.

Registros préstamo y salida de material bibliográfico.

Manejo de carpetas de inventario general de la Biblioteca, informes enviados, informes recibidos, carnés de biblioteca, documentación y nombramiento, Ministerio de Cultura y fichas de préstamos de material.


Crear conciencia en los usuarios de la biblioteca para que cuiden y valoren el material bibliográfico con que cuenta el Municipio de San Martín.

Suministro de un botiquín.

Señalización de las áreas y las vías de acceso

Se requiere de una persona de apoyo para el bueno desarrollo y manejo de todas las labores que debe implementar la biblioteca entre ellas (la hora del cuento, lectura personalizada, en voz alta, labores manuales, extensión de biblioteca, el club de amigos de la Biblioteca), proyección de cine, foros entre otras actividades como participación del día del niño, del idioma.

Se requiere de incluir más presupuesto para realizar la extensión de la caja viajera a las veredas, y la realización de actividades propias de la biblioteca en horas de la noche (tertulia literaria, poesía, cuento).

Presupuesto para el mantenimiento general de las instalaciones de la Biblioteca.


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1 El usuario hace la solicitud del material a consultar o solicita información según el requerimiento.

Usuario

Llenar registro de préstamo en

ficha técnica y libro de registro

FIN

Guiar y orientar al usuario y

suministrar el material o

información

Recibir material y verificar

que se encuentre en

buenas condiciones

Usuario solicita material a

consultar o información

Radicar la salida del libro

Suministrar la

copia

¿Requiere

copia?

¿Solicita

préstamo

externo?

NO

SI

NO

SI

Llenar ficha con fecha de

vencimiento y Guardar hasta

la entrega del material

verificar que se encuentre

dentro de la fecha; y devolver

documento soporte

¿Es préstamo

externo?

SI

Realizar control diario de

material consultado, usuarios

atendidos y préstamo externo.

NO

Organizar colecciones

2

Guía y orienta al usuario que hace el requerimiento al sitio o sector del tema a investigar, si lo necesita se le ayuda a la búsqueda de la información y se suministra el materia.

Bibliotecario

3

El usuario hace la consulta y si requiere copia del material lo solicita de igual manera, si va a retirar el material bibliográfico.

Usuario

4

Para el retiro del material además de los señalamientos del numeral 3 se toman como referencia la base de datos del sistema SIABUC (base de datos de la biblioteca) Llena el registro para préstamo tanto en la ficha técnica como en el libro de registro.

Bibliotecario Usuario

5 Se radica la salida del libro de usuarios en el control respectivo, incluyendo los datos del sistema SIABUC

Bibliotecario

6 Se llena ficha con fecha de vencimiento, de acuerdo al reglamento de la biblioteca, para la devolución del material.

Bibliotecario

7 Guarda el documento hasta la entrega del material.

Bibliotecario

8 Devolver el libro o material de consulta. Usuario

9

Se revisa el estado material bibliográfico, si ha sido sacado de la biblioteca verificar que se encuentre dentro de la fecha; y entrega el documento dejado como soporte del préstamo.

Bibliotecario

10 Verificación del estado del material y colocación en el lugar de origen para próximas consultas.

Bibliotecario

11 Realizar estadística del material consultado en biblioteca, usuarios atendidos y usuarios de préstamo externo. (diariamente)

Bibliotecario

12

Organización de la colección tanto literatura, colección de referencia y general en la estantería de acuerdo al sistema DEWEY

Bibliotecario


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SUBPROCESO: BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL

PROCEDIMIENTO: PROMOCIÓN CULTURAL DE CINE Y CARTELERAS

CÓDIGO: PECD12

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ofrecer una serie de técnicas y orientaciones básicas para realizar cine foros, conferencias, títeres, con el fin específico de facilitar la labor y mejorar las condiciones de las actividades culturales programadas como medida al servicio del público.

BASE LEGAL:

Ley 60 de 1993

Ley 397 de 1997

Ley 715 de 2002

ALCANCE: Inicia realizando una selección para promoción ya sea de cine o carteleras y finaliza con el Montaje de las carteleras.

RIESGOS:

Falta de personal para la realización de las labores.

Falta de material debido al poco presupuesto asignado a la biblioteca.

CONTROLES:

Verificación de que los eventos se lleven a cabo de acuerdo al cronograma realizado para el mes

INFORMES:

Informar mensualmente sobre los eventos que se realizan a la red departamental de bibliotecas.


Formatos de programación mensual y registro de visitas a grupos espontáneos

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Que la administración apoye más las actividades programadas del cine foro para que haya mayor divulgación a la comunidad.


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1 Determinar si es cine o cartelera lo que se va a presentar

Bibliotecaria

Seleccionar y alquilar video

Se determina que se

va a presentar

¿Es cartelera?

SI

Seleccionar tema de

personajes

Efectuar investigación

bibliográfica del personaje

seleccionado

Efectuar el montaje de las

carteleras

NO

Divulgar la información

FIN

¿Es cine?

SI

Proyectar la película

Elaborar estadística de

asistentes

Elaborar listado de personajes

escogidos

Elaborar cartelera con los

datos del personaje

2 CINE. Selección y alquiler del video Bibliotecaria

3

Divulgación del cine por medio de carteles y altoparlante dando a conocer el titulo de la proyección de video a la comunidad.

Bibliotecaria

4 Realizar la Proyección de la película.

Bibliotecaria

5 Elaborar estadística de los asistentes.

Bibliotecaria

6 CARTELERAS. Selección del tema de personajes de cada mes.

Bibliotecaria

7 Elaboración del listado de personajes escogidos.

Bibliotecaria

8 Realización de una investigación biográfica del personaje elegido (con foto).

Bibliotecaria

9 Elaborar las carteleras que contengan los datos específicos de los personajes elegidos.

Usuario

10 Realizar el Montaje de las carteleras.

Usuario


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PROCESO: CULTURA

Y DEPORTES SUBPROCESO: BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL

PROCEDIMIENTOS

PROMOCIÓN CELEBRACIONES IMPORTANTES

CÓDIGO: PECD13

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Conmemorar las fechas importantes como Día del niño, Día de la mujer, Día del campesino etc.)

BASE LEGAL:

Ley 60 de 1993

Ley 397 de 1997

Ley 715 de 2002

ALCANCE: Realizar cronograma de acuerdo a fechas conmemorativas

RIESGOS:



CONTROLES: Verificación de que los eventos se lleven a cabo de acuerdo al cronograma realizado para el mes

INFORMES: Informar mensualmente sobre los eventos que se realizan a la red departamental de bibliotecas y a mi jefe inmediato


Formatos de programación mensual y registro de visitas a grupos espontáneos

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Que la administración apoye más las actividades programadas del cine foro para que haya mayor divulgación a la comunidad.


1

Se realiza un cronograma teniendo en cuenta las fechas conmemorativas a nivel mundial (Día del niño, Día de la mujer, Día del campesino etc.)

Bibliotecaria

Se tienen en cuenta

las fechas

conmemorativas

Consultar bibliografía de

celebraciones

FIN

Elaborar cartelera y realizar

montaje según celebración

Elaborar cronograma según

fechas conmemorativas

Elaborar lista de

acontecimientos y seleccionar

temas

Buscar material escrito y

gráfico

2 Efectuar consulta bibliográfica de celebraciones

Bibliotecaria

3 Elaborar lista de acontecimientos y seleccionar tema del mes.

Bibliotecaria

4 Realizar búsqueda de material escrito y gráfico

Bibliotecaria

5 Elaborar cartelera y realizar montaje según celebración

Bibliotecaria


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SUBPROCESO: BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL

PROCEDIMIENTOS

TALLER DE PROMOCIÓN DE LECTURA Y EVENTOS CULTURALES

CÓDIGO: PECD14

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de que los eventos se lleven a cabo de acuerdo al cronograma realizado para el mes.

BASE LEGAL:

Ley 60 de 1993

Ley 397 de 1997

Ley 715 de 2002

ALCANCE: Inicialmente se deben recibir inscripciones de personas que van a tomar el taller y finalmente organizar evento según cronograma.

RIESGOS:



CONTROLES: Verificación de que los eventos se lleven a cabo de acuerdo al cronograma realizado para el mes

INFORMES: Informar mensualmente sobre los eventos que se realizan a la red departamental de bibliotecas y a mi jefe inmediato

SOPORTES Y FORMATOS: Formatos de programación mensual y registro de visitas a grupos espontáneos

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Que la administración apoye más las actividades culturales programadas


1 Recibir Inscripciones

Bibliotecaria Se reciben

inscripciones

Seleccionar el material

adecuado

Familiarizarse con la

información y material

seleccionados

Seleccionar grupos y realizar

programación

Alistar material de apoyo

Verificar el espacio a utilizar

1

2 Seleccionar grupo y realizar programación Bibliotecaria

3 Realizar la escogencia del material adecuado y las necesidades específicas del mismo.

Bibliotecaria

4 Leer el material seleccionado a fin de manejar el contenido para asegurar la calidad de la actividad.

Bibliotecaria

5 Alistar material de apoyo para la actividad (lápices, hojas, plastilina y témperas)

Bibliotecaria

6 Verificar el espacio a utilizar

Bibliotecaria


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7

Recibir el grupo programado en la biblioteca y realizar la presentación personal y buscar el contacto con los niños y docentes con el fin de romper el hielo y hacer la actividad más dinámica.

Bibliotecaria

SI

FIN

NO

1

Recibir al grupo programado y

realizar programación

Organizar el grupo y realizar la

presentación del libro

¿el usuario es

estudiante?

Realizar lectura silenciosa

sostenida

Realizar taller de lectura

SI

Realizar taller de lectura

Motivar al grupo y realizar la

lectura del libro

Realizar el cronograma de

eventos

NO

¿Se presentan

eventos especiales?

Efectuar convocatorias de

participación

8

Acomodar el grupo en el espacio reservado para la actividad, y realizar la presentación del libro que se va a trabajar.

Bibliotecaria

9 Realizar ambientación para estimular la imaginación de los participantes e iniciar lectura del mismo

Bibliotecaria

10 Si el usuario son estudiantes se realiza actividad de Lectura silenciosa sostenida

Bibliotecaria

11 Si el usuario no es estudiante realiza taller de lectura eligiendo el libro según su nivel de escolaridad.

Bibliotecaria

12 Crear motivación al interior del grupo. Bibliotecaria

13 Realizar la lectura del correspondiente libro.

Bibliotecaria

14

Si son eventos especiales Realizar cronograma de eventos a realizar (noche de brujas, celebración del día del niño, día de la madre.

Bibliotecaria

16 Realizar convocatorias para participar en estas actividades

Bibliotecaria

1


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PROCESOS DE

APOYO


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PROCESOS DE HACIENDA


TIPO DE PROCESO: PROCESO DE APOYO

PROCESO: HACIENDA

CÓDIGO: PAH VERSIÓN: 02

SUBPROCESOS: GESTIÓN PRESUPUESTAL, GESTION TESORERIA GESTION CONTABLE, IMPUESTOS

OBJETIVOS DEL PROCESO:

Asignar los recursos nuevos y reasignar los recursos existentes, según las necesidades de las áreas de la Entidad, teniendo en cuenta el causar un buen uso de los recursos asignados

Dar a conocer las labores realizadas informando a los entes de control la gestión de la Alcaldía en el manejo de los recursos.



Ley 87 de 1993 y 489 de 1998

Normas que disponen cambios y /o modificaciones a los procedimientos

RECURSOS: HUMANOS, FINANCIEROS Y FÍSICOS

RESPONSABLE PROCESO: SECRETARÍA DE HACIENDA

PROVEEDOR INSUMOS


HACIENDA PUBLICA

RECURSOS ASIGNADOS

ELABORÓ:

REVISO: APROBÓ:

CARGO:

CARGO: CARGO:

FECHA:

FECHA: FECHA:


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PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL

PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

CÓDIGO: PAHGP 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Emitir el documento mediante el cual se certifica la existencia de disponibilidad presupuestal para comprometer los recursos del presupuesto de la administración municipal, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin una vez que esta se afecta.

BASE LEGAL:

Constitución Nacional

Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”

Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.

Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”

Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”

Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.

Decreto 2170 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999”

Acuerdo No. 032 Del 22 De Diciembre De 2008, “Por Medio Del Cual Se Deroga El Acuerdo No. 029 De 2005, Y Se Establece El Estatuto Orgánico De Presupuesto Del

http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/CONS_P91.HTM#151




http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/ACL01001.HTM#1


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Municipio De San Martín De Los Llanos, Meta

ALCANCE: Inicia en la recepción de solicitudes de CDP, finaliza en la expedición del CDP.

RIESGOS: Expedir disponibilidades sin el lleno de requisitos exigidos en el manual de contratación cuando aplique

CONTROLES:

Ejecución de proceso contratación conforme a lo previsto y expedición de disponibilidades dentro del término señalado previo a la iniciación del proceso de contratación.

Verificación y revisión de los soportes que impliquen la afectación presupuestal tales como: errores aritméticos o mal señalamiento del rubro presupuestal, razón por la cual será devuelta dicha solicitud.

Verificar que contengan los soportes requeridos en el manual de contratación como son: Estudio de conveniencia y oportunidad, certificado de registro en el banco de proyectos, certificado de planeación que forma parte del plan de desarrollo (solo para inversión), certificación de plan de compras, consulta SICE.

INFORMES:

Información a nivel interno y externo requeridos sobre ejecución presupuestal a los organismos de control fiscal, control interno, control político y control administrativo, secretarios de despacho, jefes de dependencias u oficinas; que se requieran para su normal comprensión, estudio, análisis o seguimiento

Informe de ejecuciones presupuestales pasivas a la Contraloría del Meta y Contraloría General de la República.

SOPORTES:

Solicitud Disponibilidad presupuestal previamente firmada por el Alcalde, estudio de conveniencia y oportunidad, certificado de registro en el banco de proyectos, certificado de planeación que forma parte del plan de desarrollo (solo para inversión),


Las solicitudes de disponibilidad se realizarán con la debida antelación teniendo en cuenta los términos legales para la contratación.

Las correcciones a que haya lugar serán realizadas por la dependencia que origina el error.

Los CDP deben ser solicitados por el señor Alcalde que es el ordenador del gasto.


ALCALDIA MUNICIPAL




certificación de plan de compras, consulta SICE.

Los CDP se expiden con una vigencia hasta el 31 de diciembre de cada vigencia


1 Se recepciona el paquete de cada dependencia solicitada con el lleno de sus requisitos y la con la Solicitud de la Disponibilidad previamente firmada

Auxiliar Administrativo Verificar que el objeto coincida

con el estudio de

conveniencia

Recibir paquete de

cada dependencia

¿Es correcto?

SI

NO

Activar número en sistema y

complementar información

Revisar y firmar

Entregar (1) copia a solicitante

Verificar saldo de apropiación

Emitir disponibilidad

presupuestal

Archivar (1) copia

FIN

2 Se verifica que el objeto del gasto corresponda con la actividad planteada en el Estudio de Conveniencia y oportunidad.


3 Se verifica el saldo de apropiación presupuestal


4

Se activa el número de la disponibilidad en el sistema y se complementa la información de acuerdo a la solicitud.


4 Emite disponibilidad presupuestal expedida por el sistema.


5 Revisa y firma disponibilidad Dirección Financiera

de Presupuesto

6

Ya firmada el Certificado de Disponibilidad Presupuestal entrega la primera copia a la oficina o persona solicitante.


7

Archivar la copia en consecutivo para llevar un control de los documentos expedidos por la dependencia



ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE REGISTROS PRESUPUESTALES

CÓDIGO: PAHGP02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Emitir el documento mediante el cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin.

BASE LEGAL:








Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martin de los llanos, meta”







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ALCANCE: Inicialmente, se recibe solicitud del registro presupuestal para determinar pagos y posibles fechas y por último, después de haber entregado a la oficina solicitante se archiva el documento.

RIESGOS: Expedir Registro Presupuestal sin el lleno de requisitos exigidos en el manual de contratación cuando aplique

CONTROLES:

Se verifica que la disponibilidad presupuestal, corresponda al contrato entregado y que coincidan los objetos

Ejecución de proceso contratación conforme a lo previsto y expedición de registros dentro del término señalado.

Verificación y revisión de los soportes que impliquen la afectación presupuestal tales como: errores aritméticos o mal señalamiento del rubro presupuestal, razón por la cual será devuelta dicha solicitud.

Verificar que el contrato este firmado por las partes

Ingresar al sistema correctamente los datos del contratista tomando como base en RUT

INFORMES:

Información a nivel interno y externo requeridos sobre ejecución presupuestal a los organismos de control fiscal, control interno, control político y control administrativo, secretarios de despacho, jefes de dependencias u oficinas; que se requieran para su normal comprensión, estudio, análisis o seguimiento

Informe de ejecuciones presupuestales pasivas a la Contraloría del Meta y Contraloría General de la Republica

SOPORTES:

Contrato firmado

Registro presupuestal


Los actos administrativos firmados se harán llegar con la debida antelación teniendo en cuenta los términos legales para la ejecución del compromiso.

Las correcciones a que haya lugar serán realizadas por la dependencia que origina el error.

Para la expedición del registro presupuestal será requisito la firma de las partes en el acto administrativo.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Se recepciona el paquete del contrato con sus respectivos requisitos



documentación

Recibir paquete de

Contrato con soportes

¿Es correcto?

SI

NO

Expedir registro presupuestal

Imprimir (2) copias

Entregar (1) copia a solicitante

Revisar y firmar

Emitir registro presupuestal

Archivar (1) copia

FIN

2 Se verifica el valor, objeto, beneficiario, Nit. y número de disponibilidad a afectar.


3

Se procede a la expedición de Registro Presupuestal en el sistema se ingresa el de la disponibilidad en el Software y se complementa la información de acuerdo a la solicitud.


4

El sistema hace el registro correspondiente, asignando el valor de contrato y el nombre del beneficiario


5 Una vez elaborado el Registro Presupuestal se imprime en 2 copias.


6 Revisa y firma Dirección Financiera de Presupuesto

7 Ya firmado el Registro se entrega la primera copia a la oficina solicitante


8

La segunda copia es archivada en consecutivo de acuerdo a la norma de Archivo correspondiente.



ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: ADICIÓN ESPECÍFICA

CÓDIGO: PAHGP03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Incluir nuevos recursos que se presentan en el presupuesto de rentas y gastos de la entidad para facilitar su ejecución.

BASE LEGAL:








Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de san martín de los llanos, meta”.

ALCANCE: Aplica para las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal teniendo en cuenta los soportes correspondientes.

RIESGOS: Realizar adiciones presupuestales sin los soportes respectivos







ALCALDIA MUNICIPAL




CONTROLES:

Verificación en los soportes (Convenios, Decretos, Resoluciones, Documentos CONPES, Certificación de Tesorería) de los valores a adicionar

Estudio de los saldos arrojados en el cierre fiscal a Diciembre 31 de cada vigencia

Verificación de los saldos presupuestales de los recursos con destinación específica para su respectiva adición respetando su origen.

Revisión de los saldos presentados en las cuentas por pagar y reservas para adicionarlos como reservas del tesoro o descontarlos como pasivos exigibles.

Probar que el total de ingresos supere la apropiación presupuestal.

Cuando las adiciones se elaboran por Decreto, debe existir la autorización expedida por el Concejo Municipal.

Certificación de disponibilidad de recursos.

Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las adiciones presupuestales.

INFORMES:


SOPORTES:

Convenio

Acuerdo , decreto o resolución de adición

Publicación

Ejecución presupuestal actualizada

Certificación de Tesorería

Decretos Acuerdos y/o resoluciones, según el caso.

TIEMPO: Por acuerdo 15 días Por decreto 4 días


ALCALDIA MUNICIPAL





1

Presenta soporte correspondiente donde conste el valor a adicionar, ya sea convenio, certificación, CONPES, etc.

Secretario dependencia

Se envían copias a tesorería

presupuesto y gobierno

Se reciben soportes

con valor a adicionar

¿Es convenio?

SI

NOAlcalde firma decreto de

adición presupuestal

Incorporar en sistema

Publicar acuerdo y enviar (1)

copia a tesorería presupuesto

y contabilidad

Realizar modificaciones

Elaborar proyecto de

acuerdo con motivos

FIN

Elaborar decreto

¿Se tienen

facultades del

concejo?SI

Incorporar reservas de

compromisos por ejecutar

NO

Presentar proyecto al

concejo

¿Concejo

aprueba?

SI

NO

Enviar acuerdo aprobado

a Alcalde

Alcalde sanciona acuerdo

Incorporar recursos al

presupuesto

2 Si se trata de un convenio o partidas de destinación específica se elabora el decreto.

Dirección Financiera de Presupuesto

3 Firma el Decreto de Adición Presupuestal

Alcalde

4

Envía copia a la Dirección Administrativa de Tesorería, Dirección Financiera de Presupuesto, Secretaria de Gobierno

Alcalde

5 Incorpora en sistema Pegaso Auxiliar Administrativo

6 Realiza las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal

Auxiliara Administrativo

7

Si se tienen facultades se pueden incorporar por decreto las reservas de los compromisos por ejecutar al cierre de la vigencia anterior.


7

Si no se tienen facultades del Concejo se elabora el proyecto de acuerdo con la respectiva exposición de motivos y los anexos


8 Presenta al Concejo el Proyecto de Acuerdo

Alcalde Municipal

9 Estudia debate y aprueba el Acuerdo

Concejo Municipal

10 Envía el Acuerdo aprobado al señor Alcalde

Concejo Municipal

11 Sanciona el Acuerdo Municipal Alcalde

12

Publica el Acuerdo y envía copia a la Dirección Financiera de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad.


13 Incorpora los recursos al presupuesto Municipal en el respectivo software.



ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL

PROCEDIMIENTO: REDUCCIONES

CÓDIGO: PAHGP04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar reducciones en el presupuesto de Ingresos y gastos acorde con las transferencias recibidas y la proyección del recaudo.

BASE LEGAL:








Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto organico de presupuesto del municipio de san martin de los llanos, meta”

ALCANCE: Aplica para las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal teniendo en cuenta los soportes correspondientes. Es la disminución que afecta, en la misma cuantía, las partidas en el presupuesto de ingresos y las apropiaciones en el presupuesto

RIESGOS: Realizar reducciones presupuestales sin los soportes respectivos Realizar gastos con una estimación de ingresos que no se va a recaudar, lo que generaría un deficit.







ALCALDIA MUNICIPAL




de gastos.

CONTROLES:

Verificación en los soportes (Convenios, Decretos, Resoluciones, Documentos CONPES, Certificación de Tesorería) de los valores a reducir

Estudio de la ejecución de ingresos para verificar lo programado respecto a lo recaudado.

INFORMES:


SOPORTES: Convenio

Acuerdo , decreto o resolución de adición

Publicación

Ejecución presupuestal actualizada

Certificación de Tesorería

Decretos Acuerdos y/o resoluciones, según el caso.

TIEMPO: Por acuerdo 15 días Por decreto 4 días


1 Se revisa el documento CONPES donde asignan los recursos al Municipio y se verifica con el presupuesto aprobado.


Se revisa documento

CONPES

Incorporar en sistema

Realizar modificaciones

FIN

Elaborar decreto de reducción

Alcalde revisa y firma

Verificar con presupuesto

aprobado

Identificar sectores y calcular

valor

Analizar comportamiento del

recaudo

Identificar rentas que no se

van a recaudar y calcular el

valor



2 Se identifica los sectores en los que debe aplicarse la reducción y se calcula el valor.


3 Se analiza el comportamiento del recaudo identificando las rentas que definitivamente no se alcancen a recaudar en la vigencia


Dirección Administrativa de

Tesorería

4 Se calcula el valor que no se va a recaudar Dirección Financiera de Presupuesto

Dirección Administrativa de Tesorería

5 Se elabora el Decreto Realizando la reducción al presupuesto


6 Revisa y firma el Decreto de reducción Presupuestal

Alcalde

7 Envía copia a la Dirección Administrativa de Tesorería, Dirección Financiera de Presupuesto, Secretaria de Gobierno

Alcalde

8 Incorpora en sistema Pegaso Auxiliar Administrativo

9 Realiza las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal

Auxiliara Administrativo


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: TRASLADO

CÓDIGO: PAHGP05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Modificar los recursos que se presentan en el presupuesto de rentas y gastos de la entidad para facilitar su ejecución.

BASE LEGAL:





Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta”

ALCANCE: Aplica para las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal teniendo en cuenta los soportes correspondientes.

RIESGOS:

CONTROLES:

Estudio de los saldos arrojados en la ejecución pasiva para su modificación

Verificación de los saldos presupuestales de los recursos a modificar respetando su origen.

Cuando las modificaciones se elaboran por Decreto, debe existir la autorización expedida por el Concejo Municipal cuando con excepción de lo establecido en el artículo 34 del decreto 568 de 2006, donde menciona que las modificaciones

INFORMES:

Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las modificaciones presupuestales.


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al anexo del decreto de liquidación que no modifiquen en cada sección presupuestal el monto total de sus apropiaciones de funcionamiento, servicio a la deuda o los subprogramas de inversión, se harán mediante acto administrativo expedido por el jefe del órgano respectivo. Ratificado por el Estatuto de Presupuesto Municipal Acuerdo 032 de 2008

Certificación de disponibilidad de recursos a trasladar

Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las modificaciones presupuestales.

SOPORTES:

Decretos, acuerdos o resoluciones, según el caso.

TIEMPO:

Por acuerdo 15 días

Por decreto 4 días


1 Solicitud de traslado presupuestal debido.


Se recibe solicitud de

traslado

SI

Revisar solicitud

¿Es traslado

por acuerdo?

NO



y contabilidad


acuerdo con motivos

FIN

Incorporar recursos en

el sistema

Presentar proyecto al concejo

¿Concejo

aprueba?

SI

NO


a Alcalde

Alcalde sanciona acuerdo

Incorporar recursos al

presupuesto en el sistema

Verificar ingreso al sistema

2 Analiza la posibilidad de realizar o no traslado presupuestal


3

Cuando se deban realizar traslados presupuestales por Acuerdo, se debe elaborar el proyecto de acuerdo con exposición de motivos


4 Presenta al Concejo el Proyecto de Acuerdo

Alcalde Municipal

5 Estudia debate y aprueba el Acuerdo Concejo Municipal

6 Envía el Acuerdo aprobado al señor Alcalde

Concejo Municipal

7 Sanciona el Acuerdo Municipal Alcalde

8 Publica el Acuerdo y envía copia a la Dirección Financiera de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad.


9 Incorpora los recursos al presupuesto Municipal en el respectivo sofware.


10 Verifica el ingreso al sistema acorde con lo establecido en el decreto

Dirección Financiera Presupuesto


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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: TRASLADO - PRESUPUESTAL

CÓDIGO: PAHGP06

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Modificar una apropiación por traslado de recursos desde otros rubros sin que se aumente el monto total del presupuesto.

BASE LEGAL:





Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto

Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta

ALCANCE: Se inicia con el estudio del presupuesto de Gastos para determinar cuales son los rubros suficientes y que no se van a ejecutar en el transcurso del año para contra acreditarlos y finalmente se alimenta el sistema para actualizar los saldos presupuestales.

RIESGOS:







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CONTROLES:

Estudio de saldos disponibles para los respectivos traslados

Cuando se elabora el Acto Administrativo debe existir previo certificado de disponibilidad de las apropiaciones a trasladar.

Análisis previo global del presupuesto.

INFORMES:

Acto Administrativo por medio de cual se elabora el traslado presupuestal

SOPORTES:

Decreto o acuerdo según el caso

TIEMPO:

4 días


1

Se estudia el presupuesto de Gastos para determinar cuales son los rubros suficientes y que no se van a ejecutar en el transcurso del año para contra acreditarlos.

Dirección financiera de Presupuesto

Se estudia

presupuesto de gastos

Determinar rubros a

acontraacreditar

Alimentar el sistema

FIN

Revisar traslados

Efectuar

modificaciones

SI

NO

Imprimir acto administrativo y

enviar a Alcalde para firma

Verificar ingreso al sistema

Elaborar decreto

Administrativo

Enviar borrador a Alcalde para

revisión y aprobación

¿Sugiere

cambios?

2

Se revisan los traslados correspondientes teniendo en cuenta que los créditos y contra créditos arrojen el mismo resultado


3

Una vez determinados los valores se procede a elaborar el Decreto Administrativo y se presenta el borrador para y verificación y aprobación


4 Revisa sugiere algunos cambios se hacen las modificaciones pertinentes.

Alcalde Municipal

5 Ajusta e imprime el Acto Administrativo.

Dirección Financiera de presupuesto

6 Firma acto administrativo Alcalde Municipal

7 Alimentar los sistemas para mantener actualizados los saldos presupuestales.


8 Verifica el ingreso al sistema acorde con lo establecido en el decreto



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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL PASIVA

CÓDIGO: PAHGP07

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar la ejecución del presupuesto de gastos, haciendo un análisis permanente en donde se refleje el porcentaje de ejecución de cada rubro y así poder facilitar la toma de decisiones.

BASE LEGAL:







Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, Meta.

ALCANCE: Se controla la ejecución presupuestal pasiva, tomando como referencia los exigidos por la contraloría Departamental y el sistema de información Pegaso.

RIESGOS:

CONTROLES:

Verificación de los informes del sistema de información

Se revisa la ejecución presupuestal

INFORMES:

Ejecución Pasiva







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de gastos y se detectan posibles falencia

Se imprime movimiento del rubro

SOPORTES:

Cuadro de Ejecución Pasiva HAS

OBSERVACIÓNES La ejecución presupuestal pasiva CDM 105, se debe presentar mensualmente a la Contraloría Departamental el último día hábil del mes siguiente.


1

Se diseña el cuadro de la ejecución pasiva tomando como referencia los exigidos por la contraloría Departamental y el sistema de información Pegaso


INICIO

Diseñar cuadro de la

ejecución pasiva

Se envían (1) copia a

tesorería y archiva

(1)presupuesto

FIN

Verificar en el sistema

ejecución presupuestal de

gastos

Corregir

diferencias

SI

NO

Imprimir acto administrativo y

enviar a Alcalde y Tesorero

para firma

Enviar a contraloría

Departamental

Imprimir y verificar momentos

presupuestales

¿Hay

diferencias?

Identificar recursos no

ejecutados

Determinar medidas a tomar

Generar ejecución pasiva en

el sistema

2 En el Sistema Pegaso, se verifica La Ejecución Presupuestal de gastos


3

Se imprime y verifica el valor de cada uno de los momentos presupuestales verificando que las adiciones y reducciones del ingreso concuerden con las adiciones y reducciones del gasto, así como la apropiación definitiva.


4

Se verifica las columnas de disponibilidades, compromisos, obligaciones y pagos y se identifican los recursos que no se han ejecutado.


5 Verifica los resultados arrojados en las revisiones anterior y determina las medidas a tomar


6 Se imprimen movimiento de los rubros con posibles diferencias, se detectan y se corrigen


7 Cuando confirme el cuadre definitivo se genera la ejecución pasiva en el sistema Pegaso


8 Revisa y firma la ejecución presupuestal, envía al Señor Alcalde y Tesorero para firma.


9 Firma ejecución presupuestal pasiva CDM 105

Alcalde y Director Administrativo de

Tesorería.

10 Entrega copia al Director Administrativo de Tesorería y archiva una copia en presupuesto.


11 Entrega a Contraloría Departamental la pasiva mensual-

Director Administrativo Tesorería


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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: CIERRE PRESUPUESTAL DE LA VIGENCIA

CÓDIGO: PAHGP08

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar los compromisos por ejecutar y las obligaciones por pagar a Diciembre 31 de cada vigencia. Tener Conocimiento del valor total de los recursos ejecutados del presupuesto municipal de la Vigencia, estableciendo las reservas presupuestales y las cuentas por pagar.

BASE LEGAL:




Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.


ALCANCE: Inicialmente, se estudia la ejecución presupuestal de gastos a Diciembre 31 de cada vigencia y posteriormente se elabora el acto Administrativo de Constitución de Reservas y cuentas por pagar.

RIESGOS:

Constitución de cuentas por pagar sin disponibilidad y registro.

Constitución de cuentas por pagar para amparar compromisos inexistentes.

Inexistencia o confusión de recursos para cancelación de cuentas.

Constituir reservas presupuestales inexistentes

Constituir reservas presupuestales sin el lleno de requisitos.

CONTROLES: INFORMES:







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Constitución de cuentas por pagar sólo sobre contratos debidamente legalizados y perfeccionados u órdenes previas debidamente aceptadas y cuyos Objetos se hayan desarrollando.

Se deberán especificar claramente que recursos presupuestales y de tesorería se dedicarán para el pago de cuentas por pagar y realizar un PAC para el pago de las mismas

Llevando un estricto control sobre los mencionados recursos.

Listado de Cuentas por Pagar

Listado de reservas presupuestales

SOPORTES:

Actuación

Boletín de recursos del Municipio

Boletín de ingresos pendientes

Operación Matemática

Determinación y Acto administrativo

Borrador de adiciones

Decreto

Determinación y adición de los excedentes Financieros

TIEMPO 15 días


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1 Se revisa la ejecución presupuestal de gastos en las columnas de compromisos por ejecutar

Auxiliar Administrativo INICIO

Revisar ejecución

presupuestal de gastos

FIN

Verificar que existan los

soportes

Revisar y Firmar acto

administrativo


de constitución de reserva y

enviar a Alcalde



Revisar ejecución

presupuestal de gastos

Verificar que existan los

soportes

Revisar y Firmar acto

administrativo


de constitución de cuentas por

pagar y enviar a Alcalde

Archivar acto

administrativo

Archivar acto

administrativo

2 Se verifica que efectivamente existan los soportes que correspondan a contratos de bienes o servicios no entregados en su totalidad

Auxiliara Administrativo y Dirección Financiera

de Presupuesto

3 Revisa y elabora el Acto administrativo de Constitución de reserva


4 Firma el Acto Administrativo Alcalde

5 Remite Acto Administrativo a la Dirección Financiera de Presupuesto, Secretaria de Gobierno, Dirección Administrativa de Tesorería y Contabilidad

Alcalde

6 Archiva el Acto Administrativo Auxiliar Administrativo

7 Se revisa en la ejecución presupuestal de gastos la columna de obligaciones por pagar

Auxiliar Administrativo de presupuesto y

Auxiliar Administrativo de Tesorería

8 Se verifica que efectivamente existan los soportes que correspondan a obligaciones que estén cumplidas y pendientes por girar

Tesorería

10 Se elabora el acto Administrativo de Constitución de Cuentas por pagar

Tesorería

11 Revisa y firma el acto administrativo

Alcalde

12 Archiva Acto Administrativo Director Administrativo de Tesorería


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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: CIERRE FISCAL DE LA VIGENCIA

CÓDIGO: PAHGP 09

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar los saldos financieros a Diciembre 31 de cada vigencia descontando las cuentas por pagar y reservas, cheques por cobrar y recursos de terceros. Saber que recursos de capital se generaron al cierre de la vigencia anterior para incorporarlos en la vigencia actual. Establecer si la vigencia fiscal anterior genero superávit o déficit para realizar los respectivos ajustes.

BASE LEGAL:




Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.


ALCANCE: Inicialmente, se estudian los saldos por cada uno de los recursos arrojados a Diciembre 31 de cada vigencia, se verifican contra lo efectivamente recaudado y los compromisos adquiridos, se descuentan las reservas y las cuentas por pagar, terceros y cheques en mano, posteriormente se realiza un acta de cierre fiscal, que servirá de soporte para incorporar los recursos de superávit o constituir el déficit.

RIESGOS:

CONTROLES:

INFORMES:

Listado final de superávit fiscal por clase de recursos.

Listado de Rendimiento financieros por cada recurso

Acta de cierre fiscal







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SOPORTES:

Actuación

Relación de saldos bancarios por fuente de financiación

Ejecución presupuestal de ingresos.

Ejecución presupuestal de gasto

Operación Matemática

Determinación y Acto administrativo de cierre fiscal.

TIEMPO 15 días


1

Se estudian los saldos bancarios por cada uno de los recursos arrojados a Diciembre 31 de cada vigencia en el Boletín de Caja.


Tesorería y Dirección Financiera de Presupuesto

Se estudian saldos de cada

vigencia

Verificar que estén libres de

afectación

Comparar saldos con recursos

que ingresaron y verificarlos

Determinar y sumar ingresos

pendientes por recaudar



Efectuar descuentos

1

Elaborar acta de cierre fiscal y

firmar

2

Se analizan que los saldos bancarios estén libres de afectación por concepto de reservas y cuentas por pagar.



3

Igualmente se comparan los saldos de bancos con los recursos que efectivamente ingresaron al presupuesto en la ejecución activa. Se verifica que los recursos apropiados en el gasto coincidan con el apropiado en el gasto y que al realizar el cruce ingreso gasto coincida con los saldos bancarios arrojados.



4

También se debe determinar y sumar los ingresos pendientes por recaudar cuando estos ya se encuentran comprometidos (Esto en el caso de los recursos de cofinanciación).



5

Finalmente se descuentan las reservas, cuentas por pagar, pagos a terceros, cheques en por cobrar y se obtienen los valores a adicionar como superávit fiscal respetando la destinación del recurso o e su defecto se constituye el déficit.



6 Se elabora acta de cierre fiscal y firma Director Administrativo

Tesorería


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7

Con estos resultados se procede a elaborar el borrador del Acto administrativo para la incorporación de los Recursos de Capital al Presupuesto general, teniendo en cuenta las Sugerencias presentadas por el Alcalde y los Secretarios de Despacho. O el proyecto de acuerdo de adición a recursos según sea el caso.


Revisar, aprobar y firmar

Elaborar acto administrativo y

enviar a Alcalde



y contabilidad

FIN

Presentar proyecto al concejo

¿Concejo

aprueba?SI

NO


a Alcalde

Alcalde sanciona acuerdo y

enviar a Secretario de

Gobierno

Incorporar en el sistema

Verificar que ingreso al

sistema coincida con

documento escrto

1

8

Una vez elaborado el borrador de determinación y adición de los recursos del balance se pasa al Alcalde para su revisión y ajustes pertinentes.


9 Revisa, Aprueba y firma decreto o proyecto de acuerdo para presentarlo al Concejo.

Alcalde

10 Legalización del decreto y envía a Presupuesto

Alcalde

11 Presenta el proyecto de Acuerdo al Concejo para su aprobación

Alcalde

12 Estudia, debate y aprueba el proyecto de acuerdo

Concejo Municipal

13 Envía el acuerdo al despacho del Alcalde Concejo Municipal

14 Sanciona el proyecto de acuerdo y remite a secretaria de gobierno

Alcalde

15 Publica el Acuerdo de Adición y envía copia a Presupuesto, Tesorería y Contabilidad


16

Ya aprobado y firmado el Acto Administrativo se procede a alimentar los sistemas para la actualización de saldos en cada uno de los rubros presupuestales.


17 Verifica que los movimientos ingresados al sistema coincidan con el documento escrito.

Dirección Financiera de presupuesto.


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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: DISMINUCIONES A REGISTROS

CÓDIGO: PAHGP09

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar las correspondientes reversiones de Registros presupuestales a fin de devolver a la apropiación inicial los recursos no fueron utilizados en su totalidad

BASE LEGAL:

Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y…..”

Ley 617 de 2000 Por el cual “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y…….”

Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios.”

Decreto 568 de 1996 “Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación.”

Decreto 027 de 1996 Por el cual “se reglamenta el parágrafo del artículo 44 de la ley 715 de 2001.”

Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 Por el cual “se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.”


ALCANCE: Llevar un control para identificar cuales Registros no fueron utilizados en su totalidad, para que a través de la reversión puedan regresar estos recurso a la apropiación inicial

RIESGOS: Liquidación errada y se reverse el valor

equivocado






http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/L0136_94.HTM#1

http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/D1222_86.HTM#1



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CONTROLES:

Se lleva un control de los Registros presupuéstales que no son utilizados en su totalidad, para que cada jefe de dependencia allegue las actas de liquidación para su respectiva reversión

INFORMES:

Actualización de la ejecución presupuestal


Acta de Liquidación de los contratos con saldo a favor del Municipio

Certificado de Registro Presupuestal

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES


1 Elabora un oficio dirigido a todos los Secretarios de Despacho, solicitando que hagan llegar a la Dirección Financiera de Presupuesto las actas de liquidación de lo contratos con saldo a favor del Municipio.

Dirección Financiera de Presupuesto.

Recibir información y verificar

pago y liquidación final

Asignar el número a cada

reversión

FIN

Verificar valores

Digitar en el sistema el

número del registro

Efectuar reducción del registro

Verificar que ingreso al

sistema coincida con

documento escrto

INICIO

Elaborar de solicitud de

liquidación de contratos

Archivar soportes

2 Hace llegar acta de liquidación del contrato a la Dirección Financiera de presupuesto, solicitando la reversión

Dependencia Encargada

3 Verifica el pago y liquidación final de los compromisos en el mes.


4 Determina si el valor total cancelado es inferior al valor del registro


5 Verificar en el Movimiento del rubro y determinar el número de registro presupuestal


6 Se hace la reducción del registro digitando en el sistema Pegaso el número del registro,


7 Se le asigna a cada reversión al final el numero de la misma, la fecha y el valor


8 Verifica la reversión realizada y los soportes respectivos

Dirección Financiera presupuesto

9 Archiva soportes Auxiliar Administrativo.


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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: DISMINUCIONES A DISPONIBILIDAD

CÓDIGO: PAHGP10


Devolver a los saldos presupuestales los recursos liberados de acuerdo a las liquidaciones de los contratos y a los registros presupuestales.

BASE LEGAL:

Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y…..”

Ley 617 de 2000 Por el cual “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y…….”

Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios.”

Decreto 568 de 1996 “Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación.”

Decreto 027 de 1996 Por el cual “se reglamenta el parágrafo del artículo 44 de la ley 715 de 2001.”












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ALCANCE: Se realizan las disminuciones a las disponibilidades presupuestales teniendo en cuenta la liquidación de los contratos y los registros.

RIESGOS: Que la liquidación del contrato esté mal

elaborada y se reverse el valor equivocado

CONTROLES:

Verificación entre los informes del sistema Pegaso con los del libro de presupuesto que se lleva en Excel.

INFORMES:

Actualización de la ejecución presupuestal


Número de disponibilidad a reducir

Formato de disminución de la disponibilidad



1

Una vez se haya hecho la reducción del Registro se determina el número de la disponibilidad a reducir


Efectuar la reducción,

digitando en el sistema

FIN

Verificar que este acorde con

soportes

Se determina el número de

disponibilidad a reducir

Archivar soportes de la

reversión

2

Ya determinado el número de la Disponibilidad se hace la reducción digitándolo en el sistema pegaso


3 Verifica que la reversión realizada este acorde con los soporte.


4 Archiva soportes de la reversión. Auxiliar Administrativo


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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DECRETO DE CATEGORIZACIÓN

CÓDIGO: PAHGP10


Fortalecer la descentralización y para la racionalización de gasto público y dar Cumplimiento a lo establecido en el Artículo 2 de la Ley 617 de 2000.

BASE LEGAL:

Ley 617 de 2000 Por el cual “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional.”

Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “Por Medio Del Cual Se Deroga El Acuerdo No. 029 De 2005, Y Se Establece El Estatuto Orgánico De Presupuesto Del Municipio De San Martín De Los Llanos, Meta

ALCANCE: Diligenciar correctamente los informes y radicarlos a tiempo en La Contraloría General De la República.

RIESGOS: Elaborarlo en una fecha posterior a lo

establecido por la Ley (mes de octubre)

CONTROLES:

Verificar que la certificación de la Contraloría General de la República esté acorde con los informes enviados por esta oficina.

Verificar que la certificación expedida por el DANE este acorde con la población proyectada para el Municipio

INFORMES:

Informes para la Contraloría General

Acto Administrativo


Certificación de la contraloría General de la República

Certificación del número de habitantes expida por el DANE

Impresión

Fotocopias

Informes Archivados






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No existen formatos


1 Presentar el Informe SIDEF anual oportunamente a la Contraloría General de la República


Enviar al Señor Alcalde para

firma

FIN

Enviar (1)copia al Ministerio

de Hacienda y Crédito Público

Se presenta informe del

SIDEF a Contraloría General

quien expide certificación de

ingresos

Elaborar decreto de

categorización

Archivar (1)copia decreto

con soportes soportes

Recibir certificación de la

contraloría General y del

DANE

Verificar con la Ley 617,

categoría a la que pertenece

el Municipio

Enviar decreto a tesorería,

contabilidad, presupuesto y

gobierno

2

Estar pendiente que la Contraloría General expida la certificación de los ingresos Corrientes de libre destinación y que porcentaje es destinado a funcionamiento.


3 Recibir la Certificación de la Contraloría General


4

Estar pendiente de que el Departamento Administrativo Nacional de Estadística expida la certificación de la población del Municipio en la vigencia anterior.


5 Recibir la Certificación de la Contraloría General


6

Una vez recibidas las certificaciones verificar con la ley 617 de acuerdo al número de habitante y a los Ingresos Corrientes de Libre Destinación del Municipio, para establecer en que categoría debe quedar el Municipio.


7 Elaborar el Decreto de categorización con sus respectivos anexos


8 Presentar al señor Alcalde el Decreto de Categorización para firma


9 Enviar decreto de categorización a la Secretaria de Gobierno, Tesorería, Contabilidad y presupuesto.

Alcalde Municipal

10 Enviar copia del decreto de categorización al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.


11 Archivar Decreto de Categorización con soportes.



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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME TRIMESTRAL A CONTRALORÍA GENERAL

CÓDIGO: PAHGP11


Dar cumplimiento a la Ley 617 y los Decretos reglamentarios 192 y 735 de 2001, que le asigna la función a la Contraloría General de la República de certificar los ingresos corrientes de libre destinación y establecer la relación entre los gastos de funcionamiento y los ingresos corrientes de Libre destinación.

BASE LEGAL:


Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”

Decretos 192 y 735 de 200 Por el cual “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 617 de 2000.”

Ley 142 de 1993 Por el cual “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones.”


Resolución 5544 de la Contraloría General de la República Por el cual “Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República”

Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “Por Medio Del Cual Se Deroga El Acuerdo No. 029 De 2005, Y Se Establece El Estatuto Orgánico De Presupuesto Del Municipio De San Martín De Los Llanos, Meta

ALCANCE: Rendir informes a tiempo a los Entes de Control, correspondientes a los diferentes periodos.

RIESGOS: Al omitir esta información el Municipio no

se podría categorizar, además de las sanciones previstas por la Contraloría










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General de la República.

CONTROLES:

Revisión detallada de los informes

Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas.

INFORMES:

Se rinden informes a los entes de control, diligenciando los formatos establecidos, según sea el caso.


Formato Ingresos programados

Formato Ingresos Ejecutados

Formato de Gastos Programados

Formato de gastos Ejecutados

Sistema de Rendición de Cuentas

Los establecidos por la Resolución 5544


Este informe es diligenciado en un sistema magnético llamado SIDEF.

Este informe se debe presentar trimestralmente 15 días hábiles después de vencido el trimestre, en los periodos 03, 06, 09, 12


1 Se establece comunicación con la Contraloría General de la República para verificar el aplicativo en que se debe presentar el informe y si este ha sufrido algunas modificaciones o actualización



ingresos ejecutados

Se establece comunicación

con La Contraloría General

Verificar aplicativo para

presentar informe

Tomar ejecuciones de

ingresos y gastos


ingresos programados

1

2

Se toman las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos correspondiente a cada trimestre debidamente revisadas


3

Para el formato de ingresos programados se analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta el código, recurso y el subrecurso establecidos en el catalogo del SIDEF; además se clasifican con las siguientes columnas: Presupuesto inicial, adiciones, reducciones y presupuesto definitivo.


4

Para el formato de ingresos ejecutados- se analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta el recurso y el sub. Recurso del catalogo de cuentas del SIDEF; además se registran los recaudos de la vigencia.


5 Para los gastos programación de la vigencia. Se toma como base la



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ejecución presupuestal de gastos, se codifica teniendo en cuenta el catalogo de recursos, subrecursos y unidades ejecutoras establecidas en el SIDEF, se diligencia el presupuesto inicial, se registran las adiciones, las reducciones, los créditos y los contra créditos para obtener una apropiación definitiva, de igual manera se digitan los valores totales de las disponibilidades por cada uno de los rubros

FIN

Diligenciar ejecución gastos

de la vigencia

Diligenciar gastos

programación de la vigencia

1

Recopilar informes, generar

(15) archivos

Comprimir archivos y enviar a

Contraloría General

Verificar recibido a

satisfacción de Contraloría

General

6

Ejecución gastos de la vigencia. En cada uno de los rubros se analizan todos los comprobantes de pago para clasificarlos en los ítems y columnas establecidas en dicho formato, se deben clasificar por unidades ejecutoras diferenciando entre Administración Central, Concejo y Personera, en este formato se registran los compromisos, obligaciones y pagos para cada uno de los rubros.


11

Finalmente, se recopilan los informes, del cual se deben genera 15 archivos, los cuales se comprimen y se envían por correo electrónico a la Contraloría General de la República


12 Verifica que la información haya sido recibida a satisfacción por la Contraloría General



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PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GETION PRESUPUESTAL

PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME A CONTRALORÍA GENERAL

CÓDIGO: PAHGP12


Dar cumplimiento a la Ley 617 y los Decretos reglamentarios 192 y 735 de 2001, que le asigna la función a la Contraloría General de la República de certificar los ingresos corrientes de libre destinación y establecer la relación entre los gastos de funcionamiento y los ingresos corrientes de Libre destinación.

BASE LEGAL:


Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y….”


Ley 142 de 1993 Por el cual “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y….”


Resolución 5544 de la Contraloría General de la República “Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República”

Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos – Meta.


RIESGOS: Al omitir esta información el Municipio no se podría categorizar, además de las sanciones previstas por la Contraloría General de la República.

CONTROLES: INFORMES:










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Se rinden informes a los entes de control, diligenciando los formatos establecidos, según sea el caso.


Formato Ingresos programados

Formato Ingresos Ejecutados

Formato de Gastos Programados

Formato de gastos Ejecutados

Formato de personal y costos

Sistema de Rendición de Cuentas

Los establecidos por la Resolución 5544


Este informe es diligenciado en un sistema magnético llamado SIDEF.

Se debe presentar un informe anual a más tardar el 15 de febrero de cada vigencia, como periodo 00


1

Se establece comunicación con la Contraloría General de la República para verificar el aplicativo en que se debe presentar el informe y si este ha sufrido algunas modificaciones o actualización


Se verifica aplicativo con la


Tomar la información de la

vigencia anterior y revisarla


ingresos programados


ingresos ejecutados

Diligenciar información de los

gastos de programación de la

vigencia

1

2 Se toman las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos correspondiente a la vigencia anterior debidamente revisadas


3

Para el formato de ingresos programados. Se analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta el código, recurso y el subrecurso establecidos en el catalogo del SIDEF; además se clasifican con las siguientes columnas: Presupuesto inicial, adiciones, reducciones y presupuesto definitivo.


4

Para el formato de ingresos ejecutados. se

analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta el recurso y el subrecurso del catalogo de cuentas del SIDEF; además se registran los recaudos de la vigencia.


5

Para los gastos programación de la vigencia. Se toma como base la ejecución

presupuestal de gastos, se codifica teniendo en cuenta el catalogo de recursos, subrecursos y unidades ejecutoras establecidas en el SIDEF, se diligencia el presupuesto inicial, se registran las adiciones, las reducciones, los créditos y los contra créditos para obtener una apropiación definitiva, de igual manera se digitan los valores totales de las disponibilidades por cada uno de los rubros.



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6

Ejecución gastos de la vigencia. En cada

uno de los rubros se analizan todos los comprobantes de pago para clasificarlos en los ítems y columnas establecidas en dicho formato, se deben clasificar por unidades ejecutoras diferenciando entre Administración Central, Concejo y Personera, en este formato se registran los compromisos, obligaciones y pagos para cada uno de los rubros.


1

Diligenciar información

ejecución de gastos de la

vigencia


programación pago cuentas

por pagar


ejecución cuentas por pagar


programación pago reservas

presupuestales


ejecución reservas

presupuestales

Diligenciar información Cuadro

del personal y costos

FIN

Recopilar informes, generar

(15) archivos

Comprimir archivos y enviar a

Contraloría General (Email)



General

Enviar en medio físico código

asignado por el SIDEF

7

Programación para pago de cuentas por pagar: Para este informe se diligencian las

columnas de la apropiación disponible, cancelaciones dando como resultado de la apropiación definitiva, además el recurso y el subrecurso.


8 Ejecución de Cuentas Por pagar. Se tienen

en cuenta los pagos, los compromisos por ejecutar y las obligaciones por ejecutar


9

Programación para pago de Reservas Presupuestales. Para este informe se

diligencian las columnas de la apropiación disponible, cancelaciones dando como resultado de la apropiación definitiva, además el recurso y el sub. Recurso.


10 Ejecución de Reservas Presupuestales. Se

tienen en cuenta los pagos, los compromisos por ejecutar y las obligaciones por ejecutar


11

Cuadro del personal y costos. Esta

información se recibe del auxiliar administrativo que maneja la nómina y se transcribe en el formato


12

Finalmente, se recopilan los informes, del cual se deben general 15 archivos, los cuales se comprimen y se envían por correo electrónico a la Contraloría General de la República


13

Se debe enviar en medio físico la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos de la vigencia con la codificación de la Entidad y el código asignado por el SIDEF.


14

Verifica que la información haya sido recibida a satisfacción por la Contraloría General y esta pendiente de cualquier aclaración que se requiera.



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PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL- PRESENTACIÓN DE INFORMES ANUALES

PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME A CONTRALORÍA GENERAL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES Y FOSYGA”

CÓDIGO: PAHGP12


Dar cumplimiento a la Resolución 5544 de 2003 y la Resolución 5714 de 2006, que le asigna la función a la Contraloría General de la República de control, seguimiento y verificación del uso legal de los recursos del Sistema General de Participaciones

BASE LEGAL:






Resolución 5544 de 2003 de la Contraloría General de la República Por el cual “Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República”

Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el










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acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta

“Resolución Orgánica 5714 de 2006 por medio de la cual se adiciona el artículo 11º y se modifican los artículos 7º, 24º y el Título V de la Resolución 5544 del 17 de diciembre de 2003, y el Anexo respecto de los formatos de rendición de Información sobre el Sistema General de Participaciones y FOSYGA”


RIESGOS: Al omitir esta información la Contraloría General de la República podrá, según el caso, imponer sanciones a los responsables, de conformidad con la parte primera del Código Contencioso-Administrativo, Decreto-ley 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifique, o adicionen y de conformidad con la Resolución Orgánica número 05145 de octubre 11 de 2000 o el acto administrativo vigente en materia sancionatoria.

CONTROLES:



INFORMES: Se rinden informes a los entes de control, diligenciando los formatos establecidos, según sea el caso.


Información presupuestal general: Formularios 17, 17A.

Participaciones en Salud: Formularios 18, 18A, 18B, 18C, 18D, 18F, 18H.

Participaciones en Educación: Formularios 24, 24A, 24C.

Participaciones de Propósito General y Asignaciones Especiales: Formularios 25, 25A.

Información complementaria: Formularios 26, 26A, 26B.


Este informe es diligenciado en unos formato en Excel diseñados por la Contraloría General de la República

Se debe presentar un informe anual a más tardar el 28 de febrero de cada vigencia, en la Gerencia Meta de la Contraloría General de la República


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Se establece comunicación con la Contraloría General de la República para verificar los formatos en que se debe presentar el informe y si este ha sufrido algunas modificaciones o actualización





vigencia anterior revisada del

del sistema General de

Participaciones

Diligenciar Formulario 17

Diligenciar Formulario 17A


1


Diligenciar Formulario 18B

Diligenciar Formulario 18C

2

Se toman las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos correspondiente a la vigencia anterior debidamente revisadas, para los recursos del sistema General de Participaciones


3

Formulario 17, información presupuestal de

ingresos, se diligencian los datos del Sistema General de participaciones, por cada una des las destinación, especificando el valor que corresponde al la última doceava de la vigencia anterior, presupuesto inicial de la vigencia actual, las adiciones y reducciones por CONPES, los rendimientos financieros, los saldos de vigencias anteriores, el presupuesto definitivo y los giros recibidos del nivel nacional.


4

Formulario 17A, información presupuestal de

Gastos, se diligencian los datos del Sistema General de participaciones, por cada una de las destinaciones especificando el valor del presupuesto inicial, adiciones, reducciones, presupuesto definitivo, compromisos, obligaciones, pagos, reservas y cuentas por pagar.


5

Formulario 18. Ejecución de ingresos del

Fondo Territorial de salud, se diligencian los ingresos con destinación específica para salud, financiados con recursos de SGP, FOSYGA, ETESA, Rentas Cedidas, Regalías, Recursos propios.


6

Formulario 18A. Ejecución de gastos del Fondo Territorial de salud, se diligencian los gastos del sector salud, financiados con recursos de SGP, FOSYGA, ETESA, Rentas Cedidas, Regalías, Recursos propios, para cada uno de los momentos presupuestales.


7

Formulario 18B Reporte De Ejecución De Gastos Del Fondo Territorial De Salud Financiados Con Recursos Diferentes De Los Transferidos Por La Nación.


8

Formulario 18C Información Contractual Del Régimen Subsidiado, esta información se solicita a la Dirección Local de salud.



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9

Formulario 18D Información Contractual De

Promoción Y Prevención Del Régimen Subsidiado, No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma


1

Diligenciar Formulario 18D

Diligenciar Formulario 18E

Diligenciar Formulario 18F

Diligenciar Formulario 18G

Diligenciar Formulario 18H

Diligenciar Formulario 18I




2

10 Formulario 18E, Información Contractual Del

Régimen Subsidiado, esta información se solicita a la Dirección Local de salud.


11

Formulario 18F Información Contractual Para

La Atención A La Población Pobre No Cubierta Con Subsidios A La Demanda Y Actividades No Incluidas En El Pos-S, esta información se solicita a la Dirección Local de salud.


12

Formulario 18G, Distribución Por Municipios

De Los Recursos De Atención A La Población Pobre No Cubierta Con Subsidios A La Demanda Y Actividades No Incluidas En El Pos-S, No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma.


13

Formulario 18h. Información Contractual Para

La Ejecución De Los Recursos De Salud Pública Del Sistema General De Participaciones, esta información se solicita a la Coordinadora de salud Pública,


14

Formulario 18I, Información Contractual Para

La Ejecución De Los Recursos De Salud Pública Del Sistema General De Participaciones. No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma


15

Formulario 24. Información Estadística Del

Sector Educativo En Los Niveles Preescolar, Básica Y Media. Se solicita la información a cada una de las instituciones educativas del Municipio.


16

Formulario 24A. Información Sobre Recursos De Calidad En Educación Del Sistema General De Participaciones Manejados A Través De Los Fondos De Servicios Educativos. No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma


17

Formulario 24B. Información Sobre

Destinación De Recursos Del Sistema General De Participaciones Para La Prestación Del Servicio Educativo Manejados Por Los Departamentos. No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma.



ALCALDIA MUNICIPAL




18

Formulario 24C. Información Sobre

Destinación De Recursos Del Sistema General De Participaciones Para La Prestación Del Servicio Educativo Manejados Por Los Municipios Certificados En Educación. No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma


FIN

Revisa, firma informes, envía

Dirección Financiera de

Presupuesto.

Organizar información en

carpeta y enviar a Contraloría

General (físico y magnético)



General

Diligenciar Formulario 24C






2

Diligenciar formatos y oficio

remisorio; enviar al Señor

Alcalde

Archivar informes con la

copia de recibido

19

Formulario 25. Información Sobre Ejecución

Recursos Del Sistema General De Participaciones Para Asignaciones Especiales Y Propósito General. Se toma la información de la ejecución presupuestal de gastos.


20

Formulario 25A. Información Sobre Ejecución

De Recursos De Las Asignaciones Especiales Para Resguardos Indígenas. . No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma


21 Formulario 26. Información Sobre Ejecución

Recursos Del Sistema General De Participaciones Para Actividades Ambientales.


22

Formulario 26A. Reporte De Cuentas

Bancarias En Las Que Se Manejan Los Recursos Del Sistema General De Participaciones. Se solicita la información al Director Administrativo de Tesorería.


23

Formulario 26B. Informe Sobre Embargos Y

Sentencias Que Afectan Los Recursos Del Sistema General De Participaciones, se solicita la información a la Asesora Jurídica del Municipio.


24 Se diligencian los formatos y el oficio remisorio, se envía al señor Alcalde para la firma.


25 Revisa, firma los informes y los envía a la Dirección Financiera de Presupuesto.

Alcalde

26 Se organiza en una carpeta, se legaja y se envía a la Contraloría General de la República en medio físico y medio magnético.


27 Se adjunta recibido a la copia de la carpeta que se archiva en la oficina de presupuesto.

Auxiliar Administrativo.


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME A CONTRALORÍA GENERAL REGALÍAS

CÓDIGO: PAHGP13

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: La Contraloría General de la República, se pronunciará a través de los informes de auditoría mediante un concepto sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y la gestión desarrollada por los responsables en la administración de los recursos provenientes de las regalías de acuerdo con el plan general de auditoria.

BASE LEGAL:






Resolución 5544 de 2003 de la Contraloría General de la República Por el cual “Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República” TITULO VI


“Resolución Orgánica 5714 de 2006 por medio de la cual se adiciona el artículo 11º y se modifican los artículos 7º, 24º y el Título V de la Resolución 5544 del 17 de diciembre de 2003, y










ALCALDIA MUNICIPAL




el Anexo respecto de los formatos de rendición de Información sobre el Sistema General de Participaciones y FOSYGA”


RIESGOS: Al omitir esta información la Contraloría General de la República podrá, según el caso, imponer sanciones a los responsables, de conformidad con la parte primera del Código Contencioso-Administrativo, Decreto-ley 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifique, o adicionen y de conformidad con la Resolución Orgánica número 05145 de octubre 11 de 2000 o el acto administrativo vigente en materia sancionatoria.

CONTROLES:



INFORMES: Se rinden informes a los entes de control, diligenciando los formatos establecidos, según sea el caso.

SOPORTES Y FORMATOS: 1. Presupuesto aprobado y ejecutado de las regalías por proyecto. (formato No. 19) 2. Niveles de cobertura certificados por la autoridad competente. 3. Relación de contratos por proyecto, especificando: (formato No. 19 - A)


Este informe es diligenciado en unos formato en Excel diseñados por la Contraloría General de la República

Se debe presentar un informe anual a más tardar el 28 de febrero de cada vigencia, en la Gerencia Meta de la Contraloría General de la República


1 Se establece comunicación con la Contraloría General de la República para verificar los formatos en que se debe presentar el informe y si este ha sufrido algunas modificaciones o actualización





vigencia anterior revisada para

los recursos de regalías


1

2

Se toman las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos correspondiente a la vigencia anterior debidamente revisadas, para los recursos de regalías.


3 Formato No. 19. Presupuesto aprobado y ejecutado de las regalías por proyecto.



ALCALDIA MUNICIPAL




4

Formato No. 19 – A. Relación de contratos

por proyecto, especificando: Nombre o razón social del contratista y su identificación o NIT. Objeto del contrato, Clase de contrato (servicio, suministros, obra, mantenimiento, etc.), Modalidad de contratación (Licitación, adjudicación Directa, otras.), Valor inicial del contrato, Adiciones al valor del contrato, Término del contrato, Prórroga del contrato, Interventor Técnico, Porcentaje de ejecución, Lugar de ejecución del contrato, Fecha de terminación, Fecha de liquidación.


Diligenciar Formulario19A

Recibir certificaciones de

coberturas para el Municipio

Sacar fotocopia a las

certificaciones de coberturas

para el Municipio

Solicitar rangos de

contratación

Revisar y firmar informes,

devuelve a presupuesto

1

Sacar fotocopia los rangos de

contratación

Elaborar informe de regalias y

presentarlo al Señor Alcalde

FIN

Organizar información en

carpeta y enviar a Contraloría

General (físico y magnético)



General


copia de recibido

5

Estar pendiente de que el DANE, la Superintendencia de Servicios Públicos, El Ministerio de Educación Nacional y el Ministerio de Protección Social expidan las certificaciones de coberturas para el Municipio.


6 Fotocopiar las Certificaciones de Coberturas en Educación, Salud, Agua Potable y Mortalidad Infantil.


7 Solicitar a Contratación los Rangos de contratación del Municipio para la vigencia anterior.


8 Fotocopiar los rangos de contratación de licitación, concurso de meritos con o sin formalidades.


9 Presentar el informe al Señor Alcalde para su revisión y firma en original y una copia, junto con el oficio remisorio.


10 Revisa y firma el informe de regalías y devuelve a la Dirección Financiera de Presupuesto.


11

Se organiza en una carpeta, se folia y se envía a la Contraloría General de la República, Gerencia Meta, en medio físico y medio magnético.


12 Se adjunta recibido a la copia de la carpeta que se archiva en la oficina de presupuesto.

Auxiliar Administrativa de presupuesto.


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE INFORMES TRIMESTRALES CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

CÓDIGO: PAHGP14


Cumplir con las disposiciones señaladas en la Resolución 190 de 2004, emanada de la Contraloría Departamental.

BASE LEGAL:




Decreto 359 de 1995 Por el cual “se reglamenta la Ley 179 de 1994.”

Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de san martin de los llanos, meta

RESOLUCIÓN No 190 de 2004 De noviembre 22"Por la cual se reglamenta la rendición de la cuenta, su revisión, forma y plazos de presentación por parte de los entes sujetos de control fiscal de la Contraloría Departamental del Meta" y se establecen otras disposiciones

ALCANCE: Dar cumplimiento oportuno a la presentación de los informes ante La Contraloría Departamental, según la normatividad.

RIESGOS: Presentar los informes inoportunamente

causaría sanción para el Municipio.







ALCALDIA MUNICIPAL




CONTROLES:

Se verifican los valores con el cuadre del boletín de caja.

INFORMES:

Ejecución Presupuestal Pasiva CDM 105

Acto Administrativo de Constitución de Reservas Presupuestales

Constitución de Reservas presupuestales CDM 129

Vigencias futuras constituidas CDM 118

Acto Administrativo para compromete vigencia futuras expedida por la corporación pública respectiva.

Decreto de liquidación del Presupuesto

Acto Administrativo de Aprobación del presupuesto y exposición de motivos.


Actos Administrativos Modificatorios del Presupuesto.

Decreto de categorización.

Metas de superávit primario CDM 113


Informes para la Contraloría Departamental

Informes impresos

Fotocopias actos administrativos

Informes Archivados

Diskette con Informes

SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Se debe presentar el último día hábil des mes siguiente del trimestre anterior, se recopila la información y se entrega a la Secretaria de Despacho Control Interno, quien consolida el informe y lo presenta a la Contraloría Departamental.


1 Saca fotocopia de la ejecución presupuestal pasiva debidamente firmada.


Sacar fotocopia a la ejecución

presupuestal

Sacar fotocopia al decreto de

liquidación

Diligenciar el formato CDM

129

1

Sacar fotocopia al estatuto

orgánico

Sacar fotocopia al acto de

constitución de reservas

2 Se saca Fotocopia del Decreto de liquidación del Presupuesto


3 Se Saca Fotocopia del Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal


4 Se saca fotocopia del Acto Administrativo de Constitución de Reservas


5 Se diligencia el formato CDM 129, constitución de Reservas Presupuestales.



ALCALDIA MUNICIPAL




6 Se saca fotocopia de los Acuerdos que autorizan al señor Alcalde para comprometer vigencias futuras.


Sacar fotocopia al Decreto de

categorización del Municipio.

Sacar fotocopia a acuerdos

para comprometer vigencias

Diligenciar formato CDM 118

Revisar y recoger firma del

Alcalde

Sacar fotocopia a actos de

modificación del trimestre

FIN

Entregar información en medio

físico y magnético a Control

Interno

Consolidar informes y

entregarlos directamente a



copia de recibido

1



aprobación del presupuesto

Archivar informes en

carpeta

7 Se diligencia el formato CDM 118 Vigencias futuras constituidas.


8 Se saca fotocopia de los Actos Administrativos que modificaron el presupuesto en el trimestre


9 Se saca fotocopia al Decreto de categorización del Municipio.


10 Se diligencia el formato CDM 113 metas de superávit primario.


11

Se saca fotocopia del acto administrativo de aprobación del presupuesto con la exposición de motivos.


12 Los informes son archivados en una carpeta de acuerdo a lo descrito en la Resolución 190 de 2004


13 Revisa la información, firma y recoge la firma del Alcalde


14 Se entregan al Secretario de Despacho – Control Interno en medio Físico y Medio Magnético


15

Compila con los informes enviados por las demás dependencias y se radica directamente en la Contraloría Departamental (esto debe ser máximo el último día hábil del mes siguiente de la terminación del trimestre correspondiente).

Secretaria de Despacho – Control

Interno


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE INFORMES ANUALES A LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

CÓDIGO: PAHGP15


Cumplir con las disposiciones señaladas en la Resolución 190 de 2004, emanada de la Contraloría Departamental.

BASE LEGAL:





Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de san martin de los llanos, meta

RESOLUCIÓN No 190 de 2004 De noviembre 22"Por la cual se reglamenta la rendición de la cuenta, su revisión, forma y plazos de presentación por parte de los entes sujetos de control fiscal de la Contraloría Departamental del Meta" y se establecen otras disposiciones










ALCALDIA MUNICIPAL




CONTROLES:

Se verifican los valores con el cuadre del boletín de caja.

INFORMES:

Ejecución Presupuestal Pasiva CDM 105

Acto Administrativo de Constitución de Reservas Presupuestales

Constitución de Reservas presupuestales CDM 129

Vigencias futuras constituidas CDM 118

Acto Administrativo para comprometer vigencia futuras expedida por la corporación pública respectiva.

Decreto de liquidación del Presupuesto

Acto Administrativo de Aprobación del presupuesto y exposición de motivos.


Actos Administrativos Modificatorios del Presupuesto.

Decreto de categorización.

Metas de superávit primario CDM 113

Informe de distribución de recursos del Sistema General de Participación CDM 133

Informe de gestión anual

Presupuesto Ejecutado con recursos de regalías CDM 135



Informes impresos

Fotocopias actos administrativos

Informes Archivados

Diskette con Informes

SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Se debe presentar el último día hábil des mes siguiente del trimestre anterior, se recopila la información y se entrega a la Secretaria de Despacho Control Interno, quien consolida el informe y lo presenta a la Contraloría Departamental.


1 Saca fotocopia de la ejecución presupuestal pasiva debidamente firmada.


Fotocopiar la ejecución

presupuestal pasiva

Fotocopiar decreto de

liquidación del presupuesto

1

Fotocopiar estatuto orgánico

del presupuesto

2 Se saca Fotocopia del Decreto de liquidación del Presupuesto


3 Se Saca Fotocopia del Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal



ALCALDIA MUNICIPAL




4 Se saca fotocopia del Acto Administrativo de Constitución de Reservas


Sacar fotocopia al Decreto de

categorización del Municipio.

Sacar fotocopia a acuerdos

para comprometer vigencias


Revisar y recoger firma del

Alcalde

Sacar fotocopia a actos de

modificación del trimestre

FIN

Entregar información en medio

físico y magnético a Control

Interno

Consolidar informes y

entregarlos directamente a



copia de recibido

1



aprobación del presupuesto

Diligenciar el formato CDM

129


constitución de reservas

Archivar informes en

carpeta

Diligenciar informe formato

CDM 133,

Diligenciar informe formato

CDM 135

Fotocopiar informe de Gestión

anual

5 Se diligencia el formato CDM 129, constitución de Reservas Presupuestales.


6 Se saca fotocopia de los Acuerdos que autorizan al señor Alcalde para comprometer vigencias futuras.


7 Se diligencia el formato CDM 118 Vigencias futuras constituidas.


8 Se saca fotocopia de los Actos Administrativos que modificaron el presupuesto en el trimestre


9 Se saca fotocopia al Decreto de categorización del Municipio.


10 Se diligencia el formato CDM 113 metas de superávit primario.


11 Se saca fotocopia del acto administrativo de aprobación del presupuesto con la exposición de motivos.


12

Se diligencia el informe de Distribución de recursos del Sistema General de Participaciones CDM 133, se toma la información de la pasiva.


13 Se diligencia el formato de presupuesto ejecutado con recursos de regalías CDM 135


14 Se saca fotocopia al Informe de gestión anual


15 Los informes son archivados en una carpeta de acuerdo a lo descrito en la Resolución 190 de 2004


16 Revisa la información, firma y envía al despacho para firma.


17 Revisa y firma el informe, y lo envía a la Dirección Financiera de Presupuesto.

Alcalde Municipal

18 se entregan al Secretario de Despacho – Control Interno en medio Físico y Medio Magnético


19

Compila con los informes enviados por las demás dependencias y se radica directamente en la Contraloría Departamental (esto debe ser máximo el último día hábil del mes siguiente de la terminación del trimestre correspondiente).

Secretaria de Despacho – Control

Interno


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: INFORME

ANUAL AL (DNP) PARA LA DISTRIBUCION DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

CÓDIGO: PAHGP15


Establecer el monto de los ingresos y gastos de una vigencia con el fin de calcular los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa para la liquidación de los recursos del sistema general de participaciones.

Preparar el informe sobre el comportamiento de las transferencias en el Gasto Social.

BASE LEGAL:


Decreto 159 de 2002 Por el cual “se reglamenta parcialmente la Ley 715 de 2001.”

ALCANCE: Participar oportunamente en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa, previa presentación de informes respectivos.

RIESGOS:

En caso de omitir estos informes, el Municipio no participaría en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa.

En caso presentar información errónea, la Ley 715 de 2001, en su artículo 96 establece las sanciones para las autoridades que reportan esta información

CONTROLES:


INFORMES:

0 Identificación General del Municipio

A Ejecución de Ingresos

B Ejecución de Gastos de Funcionamiento

C Ejecución de gastos de

D Reporte consolidado de la deuda acumulada del Municipio a 31 de Diciembre

F Indicadores de Inversión Social

J ejecución de gastos en atención a población desplazada







ALCALDIA MUNICIPAL




K Desarrollo Institucional y Capacidad Administrativa

L Evaluación de Eficacia

R Regalías


Formatos “0” , A,, B, C, D, F, G, K, L, R. Informe para la distribución de los recursos del SGP.

Oficios


Se debe diligencia en el aplicativo SICEP diseñado por el Departamento Nacional de Planeación.

Este informe debe ser presentado el 15 de marzo de cada año.


1 Se descarga el aplicativo de la Página del DNP o se solicita en la Secretaria de Planeación Departamental.


INICIO

Descargar o solicitar aplicativo

al DNP

Solicitar información para el

formato O


formato A


formato B


formato C

Diligenciar información en el

aplicativo SICEP

Solicitar información de deuda

vigencia anterior

1

2

En el l formato “0” se consignan los datos

básicos que permiten identificar al Municipio y a las autoridades Municipales responsables de la presentación del informe.


3

En el Formato “A” se analizan las rentas y

se clasifican teniendo en cuenta los ingresos tributarios, no tributarios (incluidas las transferencias de la Nación) y los recursos de capital. Especificando los que son de libre Destinación.



4

Para el Formato “B” Estos corresponden a

la ejecución de los Gastos de Funcionamiento. Por cada una de las fuentes de financiación y unidades ejecutoras


6

Una vez recibida dicha información se diligencia el formato B de los gastos de funcionamiento de la Administración central, Concejo y Personera, se relaciona apropiación definitiva, compromisos, obligaciones y pagos.


7

Para el formato “C”. Inicialmente se toma la

información de la ejecución presupuestal de gastos de inversión se clasifica acorde con los sectores y fuentes de financiación establecidos por el DNP.


8

Una vez elaborada la clasificación acorde con la codificación del DNP se diligencia en el aplicativo SICEP la apropiación definitiva, los compromisos, obligaciones y pagos.


9 Se solicita información al Tesorero respecto al servicio a la deuda para la vigencia anterior.



ALCALDIA MUNICIPAL




10

Formato D, En este formato se registra la

información referente a la deuda acumulada en los diferentes sectores, desagregada en amortización e intereses, pagos efectuados, saldo de la deuda por cada sector de inversión.


Diligenciar formato L

Diligenciar los formatos

Diligenciar formato K

Revisar plan indicativo y

establecer nivel de ejecución

FIN


copia de recibido

1


formato D


formato F


formato K

Consolidar informes y entregar

a Alcalde, Tesorería y

contador para revisión y firmas

Ingresar informes al aplicativo

y grabar en medio magnético

Entregar copias (1)DNP,

(1)Planeación Departamental

(1) Archivo Municipio

Elaborar oficio remisorio y

armar (3) carpetas con la

información

11 Formatos F, Para la elaboración de estos

formatos se oficia a las diferentes secretarias que intervienen en estos informes.

Secretaria de Planeación

12 Una vez se tenga la información se transcriben en los formatos correspondientes


13

Formato J. Para el diligenciamiento de este

formato se solicita información a las diferentes dependencia que atienden población desplazada


14 Una vez se tenga la información se transcriben en el formato correspondiente


15 Formato K. Para la elaboración de estos

formatos se oficia a las diferentes secretarias que intervienen en estos informes.


16 Una vez se tenga la información se transcriben en el formato correspondiente.


17

Formato L. Se realiza la revisión al plan

indicativo del Plan de Desarrollo y se establece el nivel de ejecución de cada indicador.


18 Una vez se tenga la información se transcriben en el formato correspondiente.


19

Finalmente se recopila la totalidad de los formatos diligenciados se firman y se entregan al Alcalde, Secretaria de Hacienda y Contador para su revisión y firmas.


20 Envía carpeta firmada a la dirección financiera de presupuesto.


21

Se recopila todos los informes, se envían a la carpeta exportar del aplicativo, se comprime esta carpeta y se graba en un medio magnético


22 Se revisa, folia y organiza en 3 carpetas, donde se anexa el medio magnético. Se elabora oficio Remisorio


23

Se entrega en el Departamento Nacional de Planeación y la Secretaria de Planeación departamental, se deja una copia para la Administración.

Dirección Financiera de Presupuesto y

Secretaria de Planeación.

24 Se adjunta el recibido a la copia que queda en la dirección financiera de presupuesto y se archiva

Auxiliar Administrativa

1


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES PRIMER SEMESTRE AL (D.N.P) PARA LA DISTRIBUCION DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

CÓDIGO: PAHGP16




BASE LEGAL:




RIESGOS:

En caso de omitir estos informes, el Municipio no participaría en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa.


CONTROLES:


INFORMES:





D Reporte consolidado de la deuda acumulada del Municipio a 31 de Diciembre.

J ejecución de gastos en atención a población desplazada







ALCALDIA MUNICIPAL





Formatos “0” , A,, B, C, D, J. Informe para la distribución de los recursos del SGP.

Oficios



Este informe debe ser presentado el 30 de julio de cada año.




INICIO


al DNP

Diligenciar el formato 0

Diligenciar formato A


formato B

Diligenciar el formato C


aplicativo SICEP

Solicitar información de deuda

vigencia anterior

1

Diligenciar formato B

2

En el formato 0. se consignan los datos básicos que permiten identificar al Municipio y a las autoridades Municipales responsables de la presentación del informe.


3

En el Formato A. se analizan las rentas y

se clasifican teniendo en cuenta los ingresos tributarios, no tributarios (incluidas las transferencias de la Nación) y los recursos de capital. Especificando los que son de libre Destinación.



4

Para el Formato B. Estos corresponden a

la ejecución de los Gastos de Funcionamiento. Por cada una de las fuentes de financiación y unidades ejecutoras.


5

Una vez recibida dicha información se diligencia el formato B de los gastos de funcionamiento de la Administración central, Concejo y Personera, se relaciona apropiación definitiva, compromisos, obligaciones y pagos.


6

Para el formato C. Inicialmente se toma la información de la ejecución presupuestal de gastos de inversión se clasifica acorde con los sectores y fuentes de financiación establecidos por el DNP.


7

Una vez elaborada la clasificación acorde con la codificación del DNP se diligencia en el aplicativo SICEP la apropiación definitiva, los compromisos, obligaciones y pagos.


8 Se solicita información al Tesorero respecto a la deuda para la vigencia anterior.



ALCALDIA MUNICIPAL




9

Formato D, En este formato se registra la información referente a la deuda acumulada en los diferentes sectores, desagregada en amortización e intereses, pagos efectuados, saldo de la deuda por cada sector de inversión.


1

Diligenciar el formato D

Diligenciar el formato F

FIN


copia de recibido


formato F











información

10

Formato J. Para el diligenciamiento de

este formato se solicita información a las diferentes dependencia que atienden población desplazada


11 Una vez se tenga la información se transcriben en el formato correspondiente


12



13 Envía carpeta firmada a la dirección financiera de presupuesto


14



15 Se revisa, legaja y organiza en 3 carpetas, donde se anexa el medio magnético. Se elabora oficio Remisorio


16


Dirección Financiera de Presupuesto y Secretaria de Planeación.



1


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: INFORMES DE PRESUPUESTO INICIAL AL DNP PARA LA DISTRIBUCION DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

CÓDIGO: PAHGP17




BASE LEGAL:




RIESGOS: En caso de omitir estos informes, el

Municipio no participaría en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa.


CONTROLES:


INFORMES:






Formatos “0” , A,, B, C, Informe Del presupuesto inicial programado para cada vigencia



Este informe debe ser presentado el 15 de febrero de cada año y solo se relaciona el presupuesto inicial.







ALCALDIA MUNICIPAL







INICIO


al DNP

Diligenciar el formato 0

Diligenciar formato A


formato B

Diligenciar el formato C


aplicativo SICEP

1

Diligenciar formato B

2

En el l formato “0” se consignan los datos básicos que permiten identificar al Municipio y a las autoridades Municipales responsables de la presentación del informe.


3

En el Formato “A” se toman los datos del Decreto de liquidación, se analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta los ingresos tributarios, no tributarios (incluidas las transferencias de la Nación) y los recursos de capital. Especificando los que son de libre Destinación.



4

Para el Formato “B” Estos corresponden a la programación de los Gastos de Funcionamiento. Por cada una de las fuentes de financiación y unidades ejecutoras, se toman los datos del Decreto de liquidación del presupuesto.


5

Una vez recibida dicha información se diligencia el formato B de los gastos de funcionamiento de la Administración central, Concejo y Personera, se relaciona solamente el presupuesto inicial.


6

Para el formato C, Inicialmente se toma la información de la ejecución presupuestal de gastos de inversión se clasifica acorde con los sectores y fuentes de financiación establecidos por el DNP


7

Una vez elaborada la clasificación acorde con la codificación del DNP se diligencia en el aplicativo SICEP la apropiación inicial.



ALCALDIA MUNICIPAL




8



1

FIN


copia de recibido











información

9 Envía carpeta firmada a la dirección financiera de presupuesto


10



11

Se revisa, folia y organiza en 3 carpetas, donde se anexa el medio magnético. Se elabora oficio Remisorio


12


Dirección Financiera de Presupuesto y

Secretaria de Planeación.




ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: INFORMES INVERSION DE RECURSOS DE REGALIAS Y COMPENSACIONES EJECUTADOS Y PROGRAMADOS

CÓDIGO: PAHGP18


Dar cumplimiento a las directrices establecidos por la Dirección Nacional de regalías que permitan dirigir las actividades de seguimiento, control y vigilancia de la correcta utilización de los recursos de Regalías.

Preparar el informe sobre el comportamiento de las transferencias por concepto de regalías.

BASE LEGAL:


Decreto 416 de 2007, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 141 de 1994, ley 756 de 2002 y la ley 781 de 2002 y se dictan otras disposiciones, en su articulo 24

Decreto 4355 de 2005 por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeación, artículos, artículo sexto, numerales 15, 16, 17, 18 y 19


ALCANCE: Recibir oportunamente los giros de regalías y compensaciones de conformidad con lo establecido en el literal a. del articulo 26 del Decreto 416 de 2007.

RIESGOS: La no entrega de la información solicitada en los términos y condiciones previstos en la presente comunicación tendrá como consecuencia la suspensión de los giros de regalías y compensaciones.

CONTROLES:


INFORMES:

Giros de regalías y compensaciones

Modificaciones presupuestales

Cuentas por pagar

Relación de inversiones con regalías


Formatos “0” , A,, B, C, Informe Del presupuesto inicial programado para cada vigencia


Se debe diligencia en el aplicativo FUT en el Chip de la Contaduría General.

Este informe debe ser presentado el 15 de marzo y el 31 de julio de cada vigencia.







ALCALDIA MUNICIPAL





1 Verificar con la Dirección Nacional de Regalías los formatos que se deben diligenciar y los soportes que se deben hacer llegar


Verificar con la Dirección

Nacional de Regalías formatos

y soportes

Sacar copia del presupuesto

de la vigencia fiscal

Sacar copia de la ejecución

presupuestal con corte a 31

de diciembre

Información de inversiones

realizadas con recursos de

regalías

Diligenciar la información del Formulario Único Territorial -

FUT

Recibir certificación de la

entidad bancaria

Sacar fotocopia del POAI

Obtener copia de extractos

bancarios

FIN

Archivar (1)copia del

informe con la copia de

recibido

Consolidar información en

(2)carpetas y enviar a Alcalde

para revisión y firmas

Enviar información a Dirección

Nacional de Regalías (1)

carpeta

2

Copia legible del presupuesto de la vigencia fiscal, con sus modificaciones, en el cual se debe indicar en forma clara y separada, los ingresos e inversiones presupuestados por la entidad territorial, por concepto de regalías y compensaciones.


3

Copia legible de la ejecución presupuestal con corte a 31 de diciembre, donde se identifiquen, en forma clara y separada, los ingresos percibidos y las inversiones realizadas por la entidad territorial.


4

Inversiones realizadas con recursos de regalías y compensaciones de acuerdo con el detalle contenido en la categoría regalías del Formulario Único Territorial - FUT


5

Diligenciamiento de la información correspondiente a ingresos de regalías y compensaciones y registro de inversiones con regalías y compensaciones de acuerdo con el detalle contenido en la categoría regalías del Formulario Único Territorial - FUT


6 Copia De los extractos bancarios de las cuentas recaudadoras y giradoras con recursos de regalías y compensaciones.


7 Certificación emitida por la entidad bancaria de los rendimientos financieros generados


8 Fotocopia del Plan Operativo Anual de Inversiones de la Vigencia


9

Se recopila la información Física, se verifica y se folia en dos carpetas una para la Dirección Nacional de Regalías y otra para la Alcaldía, se envía al Alcalde para firma


10 Revisa y firma el informe Alcalde Municipal

11 Se envía a la Dirección Nacional de Regalías Dirección Financiera de

Presupuesto

12 Se archiva copia del informe con el recibido. Auxiliar Administrativa


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: INFORMES

DE EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS A LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CHIP - FUT

CÓDIGO: PAHGP19


Recolectar información sobre la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, y demás información oficial básica, para efectos del monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades territoriales.

Preparar el informe sobre el ejecución presupuestal.

BASE LEGAL:

Decreto 3402 de 2007 “Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 31 de la Ley 962 de 2005 y…”

Artículo 113 y 209 de la Constitución Política.

Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. artículo 31”.

ALCANCE: El Formulario Único Territorial es una herramienta para recolectar información sobre ejecución presupuestal de ingresos y gastos, y demás información oficial básica, para efectos del monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades territoriales

RIESGOS: El incumplimiento en el reporte oportuno de información de que trata el presente decreto, generará las sanciones disciplinarias a que haya lugar. Para tal efecto, el Contador General de la Nación informará a la autoridad competente el listado de las entidades territoriales que incumplieron, con el fin de que se inicie el respectivo proceso.

CONTROLES: Los informes se revisan y se codifican en hoja de cálculo antes de subirlos al FUT.

INFORMES:

FUT Gastos de inversión

FUT Gastos de Funcionamiento

FUT Ingresos

FUT Reservas

FUT Servicio a la deuda

FUT Cierre presupuestal


Formatos FUT Gastos de inversión, FUT Gastos de Funcionamiento, FUT Ingresos, FUT Reservas, FUT Servicio a la deuda

SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Se debe diligenciar en el Formato Único Territorial disponible en el Consolidador de Hacienda e Información Público-CHIP De la Contaduría General de la Nación. FECHA LIMITE DE PRESENTACION: 30 de Abril, 31 de Julio, 31 de Octubre y 15 de Marzo del Año Siguiente.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Se actualizan formularios en línea para el trimestre respectivo.


INICIO

Actualizar formularios en linea

Codificar ejecución para

fuentes de financiación

Ingresar información al

aplicativo del FUT

Validar información y generar

informe

Corregir las

inconsistencias

Enviar información en línea a

la Contaduría General

NO

1

Verificar informe generado

¿Hay

inconsistencias?

SI

Ingresar al chip y verificar el

recibido

Clasificar ejecución con la

codificación del FUT para

unidades ejecutoras

Ingresar información

información al aplicativo del

FUT


informe

Corregir las

inconsistencias



NO


¿Hay

inconsistencias?

SI


recibido

Clasificar ejecución con la

codificación del FUT para

sectores de inversión

2

Se toman la ejecución presupuestal de ingresos y se clasifica de acuerdo con la codificación del FUT, por cada una de las fuentes de financiación.


3

Se ingresa al aplicativo del FUT Ingresos y se diligencia la información correspondiente a los ingresos por cada uno de los rubros y concepto, ingresando la información de apropiación inicial, apropiación definitiva, y total recaudado, por cada una de las fuentes de financiación.


4 Una vez digitada la información en el FUT, se valida la información, donde arroja un informe de las inconsistencias en la información


5 Se verifican las inconsistencias, se corrigen y se valida nuevamente


6 Una vez validada la información se envía en línea a la Contaduría General de la república.


7 Se entra al Chip y se verifica el recibido de la información.


8

Se toman la ejecución presupuestal de gastos y se clasifica de acuerdo con la codificación del FUT, por cada una de las fuentes de financiación y Unidades ejecutoras.


9

Se ingresa al aplicativo del FUT Gastos de Funcionamiento y se diligencia la información correspondiente a los gastos por cada uno de los rubros y concepto, ingresando la información de apropiación inicial, apropiación definitiva, y total recaudado, por cada una de las unidades ejecutoras.


10 Una vez digitada la información en el FUT, se valida la información, donde arroja un informe de las inconsistencias.


11 Se verifican las inconsistencias, se corrigen y se valida nuevamente.




13 Se entra a la página del Chip y se verifica el recibido de la información.


14

Se toman la ejecución presupuestal de gastos y se clasifica de acuerdo con la codificación del Fut, por cada una de las fuentes de financiación y Sectores de inversión.



ALCALDIA MUNICIPAL




15

Se ingresa al aplicativo del FUT Gastos de Inversión y se diligencia la información correspondiente a los gastos por cada uno de los rubros y concepto, ingresando la información de apropiación inicial, apropiación definitiva, y total recaudado, por cada una de las fuentes de financiación y sectores.


1

Diligenciar el formulario FUT

Reservas



FUT


informe

Corregir las

inconsistencias



NO


¿Hay

inconsistencias?SI


recibido

Tomar información del formato

CDM 129-1


informe

Corregir las

inconsistencias



NO


¿Hay

inconsistencias?SI

Diligenciar el formulario FUT

CIERRE con datos de la

pasiva


recibido



FUT CIERRE


informe

Corregir las

inconsistencias



NO


¿Hay

inconsistencias?SI


recibido

FIN









20 Se toma la información del el formato CDM 129-1 Ejecución de reservas presupuestales


21

Se diligencia el formulario FUT Reservas, ingresando los datos del decreto de constitución de reservas, el valor de la reserva constituida y el valor pagado por cada uno de los sectores de inversión.










26

Se toma la información de la ejecución presupuestal pasiva a 31 de diciembre de cada vigencia y se clasifica acorde con la codificación del FUT CIERRE, para cada uno de los sectores


27 Se diligencia el formulario FUT cierre con los datos de la pasiva


28 Una vez digitada la información en el FUT cierre, se valida la información, donde arroja un informe de las inconsistencias.









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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: INFORMES MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO.

CÓDIGO: PAHGP19

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Las entidades territoriales remitirán anualmente en medio magnético los formatos dispuestos para el Marco Fiscal de Mediano Plazo establecidos en la Ley 819 de 2003 a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas a más tardar el 15 de febrero de la vigencia siguiente.

BASE LEGAL:


Ley 819 de 2003, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.

Resolución 5993 del 17 de septiembre de 2008. Artículo 72.

ALCANCE: Presentar oportunamente los informes requeridos

RIESGOS: Los responsables de rendir información conforme a la presente resolución orgánica que incurran en las causales establecidas en los artículos 100 y 101 de la Ley 42 de enero 26 de 1993 podrán ser sancionados conforme a lo establecido en el Título X de la Resolución Orgánica número 5544 del 17 de diciembre de 2003 y el acto administrativo vigente en materia sancionatoria.

CONTROLES:

INFORMES: Presentación de Informes a La Contraloría General y Min. Hacienda

SOPORTES Y FORMATOS: Movimientos de los rubros de educación calidad, alimentación escolar y gratuidad


Se debe diligenciar en los formatos diseñados para presentar el resumen del marco fiscal de mediano plazo.

Este informe debe ser presentado el 15 de febrero de cada año. En los formatos diseñados por el Ministerio de Hacienda y

http://www.icbf.gov.co/transparencia/derechobienestar/ley/2003/ley_0819_2003.html#1






http://www.icbf.gov.co/transparencia/derechobienestar/ley/1993/ley_0042_1993_pr002.html#100

http://www.icbf.gov.co/transparencia/derechobienestar/ley/1993/ley_0042_1993_pr002.html#101

http://www.icbf.gov.co/transparencia/derechobienestar/resolucion/contraloria/resolucion_contraloria_5544_2003.html#1


ALCALDIA MUNICIPAL




se envía por medio electrónico únicamente. (En documento Excel).


1

Verifica con la Contraloría General de la República los formatos en que debe ser presentada la información y la forma de acceder a ellos.


Verificar con la Contraloría

General formatos y acceso a

ellos

Buscar en el archivo el marco

fiscal

Diligenciar formato de datos

del Municipio


proyecciones para cada

vigencia

Verificar cifras con documento

físico del Plan financiero

Verificar cifras con documento

físico del Plan financiero del

Marco Fiscal de Mediano

Plazo.

Diligenciar formato de servicio

Verificar formato de servicios

para cada vigencia

FIN



recibido

Enviar información a los

correos electrónicos de la

Contraloría General y verificar

recibido

2 Busca en el archivo el Plan Financiero del Marco Fiscal de Mediano Plazo del Municipio.


3 Diligencia el formato de datos generales del Municipio.


4 Diligencia el Formato de ingresos proyecciones para cada una de las diez vigencias, por cada concepto.


5 Verifica que las cifras totales coincidan con la que se encuentran en el documento físico del Plan financiero.


6 Diligencia el Formato de gastos proyecciones para cada una de las diez vigencias.


7 Verifica que las cifras totales coincidan con la que se encuentran en el documento físico del Plan financiero


8 Diligencia del Formato de servicio a la deuda para cada una de las diez vigencias.


9

Verifica que el balance financiero arrojado por la hoja de cálculo coincida con la información consignada en el documento físico del Plan financiero del Marco Fiscal de Mediano Plazo.


10

Envía informe a los correos electrónicos establecidos por la Contraloría general de la Republica y verifica su recibido.


11 Archiva el medio magnético en el sistema.



ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES EDUCACION. GRATUIDAD, CALIDAD Y ALIMENTACION ESCOLAR

CÓDIGO: PAHGP20


Reportar información a la Secretaria de Educación que le permita realizar el seguimiento del uso de los recursos asignados por el Sistema General de Participaciones por conceptos de calidad, alimentación escolar y gratuidad por los CONPES

BASE LEGAL:



Directiva Ministerial 012 de 2008 establece las orientaciones para el manejo de los recursos del Sistema General de Participaciones- Destinados a la calidad de la Educación, incluyendo los de gratuidad para los estudiantes del SISBEN I y II, en situación de desplazamiento e indígenas.

Circular No. 5 expedida por el Viceministro de Educación Preescolar, Básica y Media del Ministerio de Educación, que establece las orientaciones para manejo de los recursos del Sistema General de Participaciones destinados a financiar la gratuidad para los estudiantes del SISBEN I y II, en situación de desplazamiento, indígenas y con necesidades educativas especiales, incluidos en los recursos de calidad.

ALCANCE: Presentar oportunamente los informes requeridos

RIESGOS:

La falta del reporte de la información e inconsistencias podrá generar sanciones por parte de los entes de control

CONTROLES:


INFORMES:

Formato No. 3 Calidad

Formato No. 4. Alimentación Escolar

Formato Gratuidad CONPES







ALCALDIA MUNICIPAL





Movimientos de los rubros de educación calidad, alimentación escolar y gratuidad


Se debe diligenciar en los formatos diseñados por la Secretaria de Educación Departamental.

Este informe debe ser presentado semestralmente, el 19 de junio y el 20 de diciembre, impreso y medio magnético en documento Excel.


1 Verifica con la Secretaria de Educación los formatos en que debe ser presentada la información


Verificar con la Secretaria de

Educación formatos para

presentar informes

Imprimir rubros de calidad

educativa

Diligenciar el Formato No. 3

Verificar gratuidad educativa

SISBEN 1 y 2

Imprimir movimiento del rubro

Verificar estudiantes en

convenio con el ICBF

Diligenciar formato 4 de

alimentación escolar

Diligenciar el formato

FIN



recibido

Revisar e imprimir los

formatos (informes)


enviar a Alcalde para firma

Consolidar información en

(2)carpetas, con medios

magnéticos

Redicar información en

Secretaría de educación

departamental

2 Imprime los movimientos de los rubros de los recursos de calidad Educativa


3 Diligencia el Formato No. 3, con la información allí solicitada

Dirección Financiera de Presupuesto, Secretaria

de Planeación

4

Verifica en el archivo la Resolución por medio de la cual se realiza la transferencia a las instituciones educativas por concepto de gratuidad a los alumnos que pertenezcan a los niveles 1 y 2 del SISBEN. Junto con los soportes de pago.


5 Imprime el movimiento del rubro de los recursos de gratuidad educativa


6 Diligencia el formato con la información recopilada.


7 Verifica los estudiantes atendidos con recursos de alimentación escolar en convenio con el ICBF.

Oficina de Programas sociales

8 Diligencia el formato 4. de alimentación Escolar.


9 Revisa, imprime los formatos, elabora el oficio remisorio y envía al Alcalde para firma.


10 Revisa y firma el informe junto con el oficio remisorio y devuelve a presupuesto.


11 Folia y organiza en dos carpetas con los respectivos medios magnéticos.


12 Radica el informe en la Secretaria de Educación Departamental


13 Anexa el recibido con la copia que reposa en la dependencia y se archiva.

Auxiliar Administrativo de Presupuesto.


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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: INFORMES DE GESTION

CÓDIGO: PAHGP21


Evaluar en forma periódica el avance en el cumplimiento de la misión y de los objetivos, en las diversas actividades de la Administración, con miras a dar a conocer las labores realizadas y el porcentaje de avance y ejecución del presupuesto municipal en concordancia con el plan de desarrollo.

La Ley 951 de 2005, estableció la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano, en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado al separarse de sus cargos, al finalizar la administración o al ser ratificados en el mismo al término del período, según el caso, presenten un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.

BASE LEGAL:

LEY 951 DE 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión

Resolución 5674 de 2005 “Por la cual se reglamenta la metodología para el Acta de Informe de Gestión y se modifica parcialmente la Resolución Orgánica 5544 de 2003”

Ley 489 de 1998, sobre “Democratización y Control Social a la gestión pública”.

ALCANCE “la obligación legal y ética, que tiene un gobernante de informar y explicar al gobernado sobre cómo ha utilizado los recursos que le fueron dados por el pueblo para emplearlos en beneficio del pueblo

RIESGOS:

CONTROLES:

.

INFORMES: Se debe realizar cuando el Alcalde lo solicite, al finalizar una vigencia, al momento de retirarse del cargo o cuando hay cambio de Administración.




ALCALDIA MUNICIPAL





1 Se solicita mediante oficio la preparación del informe de gestión

Alcalde Municipal

SI

INICIO

Recopilar y organizar

información requerida

Realizar las

modificaciones requeridas

Presentar informe a la

comunidad, cuando se

requiera

Revisar el informe y emitir

concepto

Elaborar y enviar oficio

solicitando preparación del

informe de gestión

Elaborar informe

¿aprueba

informe?NO

Verificar que el informe

cumpla con los parámetros y

enviar al Señor Alcalde

FIN

2

Se recopila y organiza la información requerida para tener cuenta en la elaboración del informe, estructurada en cuatro partes, lo planeado, lo ejecutado, las variables que afectan la gestión, las proyecciones y los indicadores de gestión


3 Después de recopilada la información, se elabora el informe teniendo en cuenta los requerimientos solicitados


4 Se revisa si el documento cumple con los parámetros establecidos


5 Se presenta al señor Alcalde para su revisión y aprobación


6 Revisa y emite concepto respecto a si aprueba o no el informe de gestión presentado.

Alcalde Municipal

7

Si no se aprueba y solo en caso de ser necesario, se realizan las modificaciones pertinentes requeridas por el señor Alcalde.


8

Si se aprueba el informe, se envía el informe de gestión al señor Alcalde y se presenta a la comunidad en el momento en que lo indique el señor alcalde, cuando se requiera.



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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL PRESUPUESTO EN EL SICE

CÓDIGO: PAHGP22

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Las entidades y particulares que manejan recursos públicos, sin defecto del régimen contractual que apliquen, ya sea la Ley 80 de 1993 o el derecho privado, deben reportar en el Portal del SICE el presupuesto total de la entidad, desagregado en los valores totales de inversión y funcionamiento.

BASE LEGAL:

Decreto número 3512 de 2003, 5 de diciembre de 2003, Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones

LEY 598 DE 2000, (julio 18) , por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.

Decreto No. 003512, de diciembre 5 de 2003, el Gobierno Nacional reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE.

Acuerdo 0012 de 2009 del Comité para la Operación del SICE. Por el cual se ordena el Ingreso de Entidades al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, “SICE”.

Acuerdo 0011 de 2007 del Comité para la Operación del SICE. Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE

Acuerdo 0009 de 2006 del Comité para la Operación del SICE. Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, artículo 17.

ALCANCE:

Dar cumplimiento a lo estipulado en el tercer párrafo del Artículo 17 del Acuerdo 0009 de 2006.

RIESGOS:

CONTROLES:

INFORMES:


SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES El último día hábil del mes siguiente al vencimiento de cada trimestre, sin embargo, las modificaciones

http://www.sice-cgr.gov.co/decreto_003512.html

http://www.sice-cgr.gov.co/Acuerdo_0012_de_2009.html




http://www.sice-cgr.gov.co/acuerdo_0009_de_2006.html



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de la ejecución presupuestal a que haya lugar se podrán hacer durante el transcurso del siguiente trimestre. Por ejemplo, la ejecución presupuestal del primer trimestre de 2007 (enero-febrero-marzo) se puede realizar hasta el día 30 de abril. Si se presentan modificaciones, estas se podrán hacer hasta el día 30 de junio.


1

Se toman las ejecución presupuestal de gastos, y se clasifica el total de gastos de funcionamiento, e inversión programados


Ingresar a la página del SICE

link registro del presupuesto

SI

INICIO

Clasificar el total de gastos de

funcionamiento e inversión

Verificar la información

ingresada


link modificación al

presupuesto y diligenciarla

Revisar el informe y emitir

concepto

¿es una

modificación?

NO

Ingresar valores aprobados de

funcionamiento e inversión

FIN

Verificar registro

trimestral del presupuesto

ejecutado


ejecución del trimestre

2

Se ingresa al SICE con clave de Ordenador de Gasto, en el Menú SICE, hacer clic en registro del presupuesto


3

Se ingresan los valores aprobados para el presupuesto inicial del Municipio, por concepto de Funcionamiento, e inversión.


4

Trimestralmente se debe registral el presupuesto ejecutado, tomando la información de la ejecución presupuestal pasiva.


5

Se ingresa al Sistema con clave de Ordenador de Gasto, en el Menú SICE, hacer clic en registro del presupuesto y se ingresa la ejecución realizada en el trimestre por funcionamiento e inversión

Usuario SICE

6

Las modificaciones al presupuesto se deben ingresar al sistema a través del menú SICE, clic en modificación al presupuesto, se diligencia el tipo de modificación que se hizo y el número y fecha del acto administrativo.


7

Una vez se registren las cifras de la ejecución presupuestal, pueden ser consultadas por la opción “Consulta del Presupuesto”, para verificar que haya quedado bien reportado.


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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO

CÓDIGO: PAHGP23

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: El marco fiscal de mediano plazo tiene como objetivo construir un sendero factible a diez años en el que el comportamiento de los ingresos y de los gastos de la entidad territorial sea tal que garantice el cumplimiento de las normas vigentes de endeudamiento, racionalización del gasto y responsabilidad fiscal.

BASE LEGAL:



Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y…”




Decreto 2170 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y…”


Ley 358 de 1997 por la cual se reglamenta el artículo 364 de la Constitución y…”

LEY 550 DE 1999, por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y…”

Ley 819 de 2003, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto,







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responsabilidad y transparencia fiscal y…”

ALCANCE: Encaminar las finanzas locales dentro de los límites de las leyes de disciplina fiscal, de manera que signifiquen autonomía fiscal que es uno de los pilares que sustenta el proceso de descentralización y Garantiza la transparencia en el manejo de los recursos públicos y la sostenibilidad de la deuda.

RIESGOS:

CONTROLES:

INFORMES:

Información a nivel interno y externo

Informe de ejecuciones presupuestales pasivas

SOPORTES:

Ejecuciones presupuestales de gastos de las últimas vigencias

Ejecuciones presupuestales de ingresos de las últimas vigencias

Comportamiento histórico de la deuda y proyecciones.

Acuerdos sancionados en la vigencia fiscal anterior

Listado de pasivos exigibles y contingentes


Se debe presentar al Concejo el primer día del último periodo de sesiones ordinarias, junto con el proyecto de presupuesto.


1 Se buscan en el archivo las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos de las últimas vigencias.


1


financiero

Realizar proyección de gastos

(a 10 años)

Buscar ejecuciones

presupuestales de ingresos y

gastos ultimas vigencias

Realizar estimación de rentas

(a 10 años)

Elaborar plan financiero

(próximos 10 años)

2 Se elabora el Diagnóstico Financiero de ingresos, gastos y ahorro o déficit consolidado.


3

Se realiza una estimación de las rentas para los próximos diez años, analizando el comportamiento de las rentas más representativas.

Director Operativo de Tesorería

Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección

Financiera de Impuestos,

4

Se Realiza una proyección de los gastos para los próximos diez años, por cada uno de los componentes de funcionamiento, deuda e inversión.


5 Se elabora el Plan Financiero para los próximos 10 años.

Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección

Administrativa de Tesorería


ALCALDIA MUNICIPAL




6 Se somete a consideración del Comité de Hacienda el Plan Financiero

Alcalde Dirección Financiera de

Presupuesto

1

Solicitar el costo fiscal de las

exenciones

SI

Calcular metas de deuda

pública

Establecer metas de superávit

Enviar a comité de Hacienda

¿Comité aprueba?

NO

Analizar resultados fiscales

(vigencia anterior)

1

Elaborar cronogramas de

ejecución

Calcular el costo fiscal de las

exenciones

Analizar información y

complementarla

Solicitar listado demandas y

estimación de sus

pretensiones y pasivos

exigibles y contingentes

Solicitar el listado de Acuerdos

expedidos en la vigencia

anterior

Elaborar listado demandas y

estimación de sus

pretensiones

Elaborar pasivos exigibles y

contingentes

Analizar información y

complementarla

2

7 Aprueba el Plan Financiero para el Municipio. Comité de Hacienda

8 Se establecen las metas de superávit primario. Dirección Financiera de

Presupuesto

9 Se Calculan las Metas De Deuda Pública Y Análisis de su Sostenibilidad, calculando los indicadores de solvencia y sostenibilidad.


10 Se establecen Acciones Y Medidas Específicas Para El Cumplimiento De Las Metas, Con Cronogramas De Ejecución

Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección financiera de Impuestos,

Director Operativo de Tesorería

11

Con la información de ejecución de ingresos y gastos se Realiza un análisis de los Resultados Fiscales De La Vigencia Fiscal Anterior


12

Se solicita a la Dirección Financiera de Impuesto el costo fiscal de las exenciones, incentivos, descuentos tributarios de la vigencia anterior.


13 Calcula el costo fiscal de las exenciones, incentivos, descuentos tributarios existentes en la vigencia anterior y lo envía a presupuesto

Dirección Financiera de Impuestos

14

Analiza y complementa la información el costo fiscal de las exenciones, incentivos, descuentos tributarios existentes en la vigencia anterior para consolidar el documento final.


15 Se solicita a la asesora Jurídica el listado de demandas en contra del Municipio y la estimación de sus pretensiones.


16 Se solicita a la Secretaria de Gobierno los pasivos exigibles y contingentes en materia laboral.


17 Elabora el listado de demandas en contra del Municipio y sus pretensiones lo envía a la Dirección Financiera de presupuesto..

Asesor Jurídico

18

Elabora el listado de los pasivos exigibles y contingentes en materia laboral. Y su valor lo envía a la Dirección Financiera de presupuesto.


19 Analiza y complementa la información para consolidar el documento final.


20 Solicita al Concejo Municipal el listado de Acuerdo expedidos en la vigencia anterior


21 Elabora el listado de acuerdos expedidos en la vigencia anterior y lo envía a la Dirección Financiera de presupuesto.

Concejo Municipal


ALCALDIA MUNICIPAL




22

Analiza y complementa la información y calcula el Costo fiscal de las acuerdos sancionados en la vigencia fiscal anterior para consolidar el documento final


Archivar (2) copias con

la copia de recibido

FIN

Analizar resultados de

indicadores (según

cronograma)

Recibir información y

complementarla

2

Revisar documento

Imprimir borrador del

documento y enviar a alcalde

y comité de hacienda

Consolidar toda la información

y efectuar análisis de

resultados

¿se aprueba?

SI

NO

Imprimir (15) copias del marco

fiscal y anillarlo

Generar informe definitivo y

Elaborar oficio remisorio

Efectuar ajustes

Radicar (13) copias en el

concejo Municipal

23

Analiza los resultados basado en el calculo de los indicadores de gestión presupuestal y de resultados, indicador de 617, e indicadores de desempeño fiscal


24

Recopila toda la información anterior en los siguientes 10 capítulos: Diagnostico financiero, Plan financiero, Metas de superávit primario, Metas de deuda pública y análisis de su sostenibilidad, Acciones y medidas específicas para el cumplimiento de las metas, con cronogramas de ejecución, Informe de resultados fiscales de la vigencia fiscal anterior, Estimación del costo fiscal de las exenciones, incentivos, descuentos tributarios existentes en la vigencia anterior, Relación de los pasivos exigibles y contingentes, Costo fiscal de las acuerdos sancionados en la vigencia fiscal anterior, Análisis de resultados.


25 Se revisa el documento, se imprime un borrado y se pasa al alcalde y Comité de Hacienda para su revisión.


26 Revisa el documento y lo devuelve a la oficina de presupuesto.

Alcalde y Comité de Hacienda

27 Imprime 15 copias del Marco fiscal de Mediano plazo se anillan, se elabora el oficio remisorio y se envía al despacho para firma del oficio.


28 Firma el oficio y lo devuelve a la oficina de presupuesto.

Alcalde

29 Radica el oficio con 13 copias en el Concejo Municipal.


30 Se deja una copia en el despacho y otra copia queda en la dirección financiera de presupuesto.


31 Se archiva el documento con el recibido del Concejo.



ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PROYECTO DE ACUERDO DE PRESUPUESTO MUNICIPAL

CÓDIGO: PAHGP22

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: El adecuado manejo presupuestal sigue siendo uno de los aspectos básicos para el desarrollo de una buena gestión financiera en las entidades territoriales desarrollen procesos de presupuestación acordes a los lineamientos legales, con criterios de eficiencia que optimicen la ejecución de los recursos. No solo es un instrumento fundamental para una buena gestión, también permite garantizar la transparencia en la ejecución de los recursos, hace posible el control político y ciudadano, alimenta del desarrollo de las metas y estrategias del plan de desarrollo, facilita la articulación de sistemas de seguimiento y evaluación, pero en especial debe ser fundamental para que la administración se autocontrole y retroalimente continuamente para establecer la capacidad financiera del municipio y sus posibilidades de ejecución real de los programas y proyectos propuestos.

BASE LEGAL:









Ley 358 de 1997 por la cual se reglamenta el artículo 364 de la Constitución y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento

LEY 550 DE 1999, por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las







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regiones y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las normas de esta ley.


El capítulo 3 del Título XII de la Constitución Política

ALCANCE: El municipio debe adoptar un sistema presupuestal que garantice la ejecución eficiente y eficaz de sus prioridades de desarrollo económico, social y ambiental y que permita la presentación de resultados concretos de la gestión de la administración local.

RIESGOS:

Proyectar el presupuesto sobreestimando los ingresos

Autorizar u ordenar la utilización indebida, o utilizar indebidamente rentas que tienen destinación específica en la Constitución o en la ley.

Autorizar o pagar gastos por fuera de los establecidos en el artículo 346 de la Constitución Política.

Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes.

No incluir en el presupuesto las apropiaciones necesarias y suficientes, cuando exista la posibilidad, para cubrir el déficit fiscal, servir la deuda pública y atender debidamente el pago de sentencias, créditos judicialmente reconocidos, laudos arbitrales, conciliaciones y servicios públicos domiciliarios».

CONTROLES:

INFORMES: Proyecto de Acuerdo de presupuesto

SOPORTES:

Ejecuciones presupuestales de gastos de las últimas vigencias

Ejecuciones presupuestales de ingresos de las últimas vigencias

Comportamiento histórico de la deuda y proyecciones.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Se debe presentar al Concejo el primer día del último periodo de sesiones ordinarias, junto con el Marco Fiscal de Mediano Plazo.


ALCALDIA MUNICIPAL





1

Como punto de partida, se debe elaborar el Marco Fiscal de Mediano Plazo. Como parte del mismo se elabora el plan financiero


Enviar oficio a personería y

concejo indicando el valor

1

Elaborar marco fiscal y plan

financiero

Clasificar ingresos

INICIO

En Personería y concejo se

clasifican gastos de

funcionamiento, envía a

almacén

Solicitar costo de los gastos

de personal a Secretaria de

Gobierno

Elaborar proyección de

ingresos

Elaborar costo de la planta de

personal

Elaborar estimación de gastos

generales

Elaborar proyección del

servicio a la deuda

2 Se elabora la proyección de ingresos para la vigencia siguiente, por cada uno de las rentas clasificados acorde con la estructura del Formato Único Territorial, y estableciendo la destinación de cada uno.


Tesorería

3 Se clasifican los ingresos acorde con su destinación, estableciendo el total de los ICLD.


Tesorería

4 Se envía oficio a la Secretaria de Gobierno y Jefe de Personal para que nos haga llegar el costo de los gastos de personal, los servicios personales asociados a la nomina y los servicios personales indirectos, pensionados, cuotas partes pensiónales y demás gastos relacionados con necesidades de personal


5 Elabora el costo de la plata de personal, desagregado por cada uno de los componentes del gasto, envía a la Dirección Financiera de Presupuesto


6 Se envía oficio al concejo y personería Municipal indicándoles que valor le corresponde en presupuesto para la próxima vigencia.


7 Clasifica los gastos de funcionamiento acorde con sus necesidades por cada uno de los rubros y los envía a la Dirección financiera de presupuesto.

Concejo y Personería

8 Envía oficio a la Directora operativa de Almacén para que elabore la estimación de los gastos generales de la Administración central.


9 Elabora la estimación de los gastos generales y la envía a Dirección Financiera de Presupuesto.

Directora Operativa de Almacén.

10 Envía oficio a la Dirección Administrativa de Tesorería para que proyecten los gastos por concepto de servicio a la deuda desagregado en amortización e intereses, con su fuente de financiación y lo envía a Dirección Financiera de Presupuesto.


11 Elabora la proyección del servicio a la deuda para las próximas vigencias y lo envía a Dirección Financiera de Presupuesto.


Tesorería


ALCALDIA MUNICIPAL




12 Envía oficio al Secretario de Servicios públicos indicando el valor de los ingresos proyectados por concepto de acueducto, alcantarillado y aseo para la próxima vigencia con el fin de que este realice la distribución en el gasto acorde con sus necesidades y criterios establecidos por la superintendencia de servicios públicos.


1

Analiza, estudia, modifica,

ajusta, corrige y aprueba el

Proyecto de presupuesto

(Comité de Hacienda)

Convocar a reunión al comité

de Hacienda

Solicitar la elaboración del

POAI

Elaborar proyección de gastos

de Secretaría de servicios

públicos

Consolidar la información y

calcular valor a destinar

2

Solicitar a Secretario de

servicios públicos valor de

ingresos proyectados

Elaborar el POAI (secretaría

de planeación) y enviar a

presupuesto


presupuesto general del

Municipio

Elaborar proyecto de acuerdo

del presupuesto

13 Elabora la proyección de gastos de la secretaria de servicio Públicos y lo envía a Dirección Financiera de Presupuesto. Y lo envía a Dirección Financiera de Presupuesto.

Secretaria de Servicios Públicos

14 Recopila toda la información solicitada a las diferentes dependencias y calcula el valor que se debe destinar a funcionamiento acorde con los criterios de la ley 617 de 2000.


15 Envía al Secretario de Planeación el valor de los recursos para inversión por cada una de sus fuentes de financiación, y solicita la elaboración de POAI


16 Elabora el POAI con base en los programas, subprogramas y proyectos priorizados por cada dependencia, según el Plan de Desarrollo.


17 Envía el POAI debidamente a probado a la Dirección Financiera de Presupuesto.


18 Elabora el proyecto de presupuesto general del municipio, por cada una de las unidades ejecutoras (Concejo, Personería, Administración Central y Servicios públicos), por concepto del gasto (funcionamiento, deuda e inversión).


19 Invita el comité de Hacienda para reunión con el fin de darles a conocer el proyecto de presupuesto general de ingresos y gastos para su aprobación.


20 Analiza, estudia, modifica, ajusta, corrige y aprueba el Proyecto de presupuesto general e ingresos y gastos.

Comité de Hacienda

21 Elabora las Disposiciones generales, que corresponden a aquellas disposiciones que aprueba el Concejo municipal, presupuesto y a iniciativa del Alcalde, para asegurar la correcta ejecución del presupuesto normas sólo rigen para la vigencia correspondiente al presupuesto aprobado.



ALCALDIA MUNICIPAL




22 Presenta al comité de Hacienda del proyecto de Acuerdo de presupuesto general de Municipio, con la respectiva exposición de motivos y el anexo desagregado de ingresos y gastos y el POAI.



acuerdo

Objetar acuerdo por

inconveniencia o

ilegalidad

SI

SI

El consejo discute el proyecto

de acuerdo

¿Concejo

aprueba?NO

2

Alcalde adopta mediante

Decreto el proyecto

Publicar y enviar (1) copia a

la Gobernación

Presentar proyecto de

acuerdo del presupuesto al

comité de Hacienda

2

Analiza, estudia, modifica,

ajusta, corrige y aprueba el

acuerdo de presupuesto

(Comité de Hacienda)


acuerdo del presupuesto al

Concejo Municipal

¿Alcalde sanciona

acuerdo?

Enviar (1) copia a

Dependencias del Municipio

NO

2

SI NO

Enviar al Concejo

Municipal

Remite a Alcalde

¿acepta

objeciones?

1

1

Remite a Alcalde

para sanción

¿Alcalde sanciona

acuerdo?SI

NO

3

23 Revisa, ajusta y aprueba el proyecto de acuerdo de presupuesto con sus anexos

Comité de Hacienda

24 Presenta proyecto de acuerdo al Concejo Municipal en la fecha establecida en el Estatuto municipal de presupuesto

Alcalde Municipal

25 A continuación, el proyecto es discutido en el primer y segundo debate en los términos y condiciones establecidos por el reglamento del Concejo Municipal.

Concejo Municipal

26 El Acuerdo de presupuesto no es aprobado por el Concejo Municipal antes de la fecha máxima establecida en el Estatuto municipal de presupuesto. El Alcalde adopta mediante Decreto el proyecto presentado

Alcalde

27 El Acuerdo es aprobado, en los 5 días hábiles siguientes, se remite al Alcalde para su sanción.

Concejo Municipal

28

Sanciona el acuerdo, lo publica en los 10 días siguientes y lo envía a revisión del Gobernador, en los cinco días siguientes a la sanción.

Alcalde Municipal

29

Envía copia del Acuerdo a Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección Administrativa de Tesorería, Secretaria de Gobierno y contabilidad

Auxiliar Administrativa Despacho Alcalde

30 Archiva Acuerdo Auxiliar Administrativo

presupuesto.

31 No sanciona el Acuerdo, lo objeta por inconveniencia o por ilegalidad.

Alcalde Municipal

32

Por inconveniencia, lo envía al Concejo Municipal. Si no se encuentra reunido convoca a sesiones extras, por no más de cinco días

Alcalde Municipal

33 El Concejo acepta las objeciones, lo remite de nuevo al Alcalde;

Concejo Municipal

34 No acepta las objeciones, se envía al Alcalde para su sanción en un plazo no mayor de ocho días.

Concejo Municipal

35 Sanciona el Acuerdo, lo publica y lo envía a la gobernación

Alcalde Municipal

36 No sanciona el acuerdo Alcalde Municipal

37 Sanciona el acuerdo Concejo Municipal


ALCALDIA MUNICIPAL




38

Por ilegalidad, envía el proyecto de acuerdo, en los cinco días siguientes al tribunal administrativo, con la respectiva exposición de motivos. Mientras decide el tribunal rige el presupuesto presentado oportunamente por el Alcalde.

Alcalde Municipal

Objetar acuerdo por

inconveniencia o

ilegalidad

NO

Enviar al Tribunal

administrativo

¿acepta

objeciones?

Remite a Alcalde

para sanción

3

SI

Se archiva y continua

rigiendo presupuesto

anterior

Sancionar acuerdo

FIN2

39 Este tribunal deberá pronunciarse en los veinte (20) días hábiles siguientes a su recibo.

Tribunal Administrativo

40

Si considera que las objeciones de legalidad tienen fundamento, el proyecto se archiva y continuará rigiendo el presupuesto del año anterior.


41 Considera que no tienen fundamento, lo remite al Alcalde, quien lo debe sancionar en los tres días siguientes a la comunicación.


Alcalde


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL DECRETO DE LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO

CÓDIGO: PAHGP23


En el Artículo 2 de la Ley 617 de 2000 se

establece que los Municipios de

Colombia se clasificarán, atendiendo su

población y sus recursos fiscales como

indicadores de sus condiciones

socioeconómicas

BASE LEGAL:









Ley 358 de 1997 por la cual se reglamenta el artículo 364 de la Constitución y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento

LEY 550 DE 1999, por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las







ALCALDIA MUNICIPAL




normas de esta ley.


El capítulo 3 del Título XII de la Constitución Política,

ALCANCE:

RIESGOS:

CONTROLES:

INFORMES:

Proyecto de Acuerdo de presupuesto

SOPORTES: Acuerdo de presupuesto sancionado y publicado



1 Busca en el archivo el Acuerdo del Concejo sancionado y publicados por el cual se aprueba el presupuesto de gastos.


Revisar y firmar, enviar (1) a

Gobierno, presupuesto,

Tesorería y contabilidad

Buscar acuerdo de aprobación

del presupuesto de gastos

Codificar el anexo

Corregir errores de

transcripción

Elaborar plan decreto de

liquidación del presupuesto,

enviar a Alcalde

Ingresar información al

sistema PEGASO

Revisar información y

comparar la con el físico

¿Hay errores?

SI

Corregir, errores

FIN

Se archiva decreto de

liquidación

2 Realiza las corrección de errores aritméticos y de leyenda

Dirección financiera de presupuesto

3 Codifica el anexo que contendrá el detalle del gasto para el periodo fiscal respectivo


4 Elabora el Decreto de liquidación del presupuesto y Se presenta al señor Alcalde para revisión y firma


5 Revisa, Firma y envía a la Secretaria De Gobierno, Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección Administrativa de Tesorería y contabilidad.

Alcalde Municipal

6 Ingresa al sistema PEGASO el presupuesto con la codificación, nombre del rubro y apropiación inicial.


7 Revisa la información ingresada al sistema y compara con el documento físico.


8 Archiva el decreto de liquidación. Auxiliar Administrativa


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PROYECTO DE ACUERDO DE VIGENCIA FUTURAS ORDINARIAS

CÓDIGO: PAHGP24

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Adquirir obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del contrato se lleve a cabo en cada una de ellas con el lleno de los respectivos requisitos.

BASE LEGAL:
















ALCALDIA MUNICIPAL




ALCANCE:

RIESGOS: solicitar autorización de vigencias futuras sin el lleno de requisitos.

CONTROLES:





1 Elabora la proyección de la inversión que se pretende realizar estableciendo que valor es el que se solicita como vigencia futura y que vigencias abarca

Dependencia encargada

Solicitar certificación a

Planeación de ejecución de

proyecto

1

Elaborar proyección de la

inversión

Analizar información y verificar

metas plurianuales

INICIO

Verificar que las vigencias

futuras cuenten con la

apropiación

Verificar concepto del DNP

Planeación certifica que el

proyecto está consignado en

el plan de desarrollo

Verificar que las obligaciones

no excedan la capacidad de

endeudamiento

2 Analiza la información presentada y verifica que, el plazo y las condiciones de las mismas consulte las metas plurianuales del Marco fiscal de Mediano Plazo


3 Verifica que las vigencias futuras que se soliciten cuenten con apropiación de mínimo quince por ciento (15%) en la vigencia fiscal en las que estas sean autorizadas.


4 Verifica que Cuando se trate de proyectos que conlleven inversión Nacional deberá obtenerse el concepto previo y favorable del departamento Nacional de Planeación.


5 Solicita al Secretario de Planeación que certifique que el proyecto u obra que se va a ejecutar este consignado en el Plan de Desarrollo del Municipio


6 Certifica que el proyecto u obra que se va a ejecutar este consignado en el Plan de Desarrollo del Municipio


7 Verifica que obligaciones asumidas por esta modalidad y sus costos futuros no excedan la capacidad de endeudamiento de la entidad.



ALCALDIA MUNICIPAL




8 Verifica que las vigencias futura no excedan el periodo de gobierno del Alcalde a no ser que se trate de proyectos de inversión declarados de importancia estratégica por el Consejo de Gobierno de la Entidad Territorial


1

Verificar que vigencias futuras

no excedan el periodo de

gobierno del alcalde

Consolidar información y

entregar a comité de hacienda


no se otorgue en el último año

del periodo de gobierno

Comité de hacienda revisa,

ajusta y aprueba el proyecto

Alcalde firma el proyecto y lo

presenta al concejo con los

anexos

El concejo debate y aprueba

el proyecto

Alcalde sanciona y publica el

proyecto

Realizar ajustes en

presupuesto de gastos y

archivar

FIN

9 Verifica que la vigencia futura no se otorgue en el último año del periodo de gobierno.


10 Recopila toda la información junto con el proyecto de acuerdo y la entrega a disposición del comité de Hacienda para su aprobación.


11 Revisa, ajusta y aprueba el proyecto de acuerdo de vigencias futura ordinarias.

Comité de Hacienda Municipal

12 Firma y Presenta al Concejo Municipal el Proyecto de acuerdo de Vigencia futuras con sus anexos.

Alcalde Municipal

13 Debate y Aprueba el proyecto de acuerdo y lo envía al señor alcalde

Concejo Municipal

14 Sanciona, publica, envía copia jurídica de la Gobernación y copia Secretaria De Gobierno, Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección Administrativa de Tesorería y contabilidad.

Alcalde Municipal

15 Realiza los ajustes en el presupuesto de gastos y Archiva el Acuerdo

Auxiliar

Administrativa.


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PROYECTO DE ACUERDO DE VIGENCIA FUTURAS EXCEPCIONALES

CÓDIGO: PAHGP25


En casos excepcionales para las obras de infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa y seguridad, entre otros; se podrá autorizar que se asuman obligaciones que afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede la autorización, y cumpliendo con los requisitos previstos en la ley 819 de 2003.

BASE LEGAL:
















ALCALDIA MUNICIPAL




ALCANCE: Se elabora el proyecto de inversión con los ajustes al presupuesto de gastos, aplica para el Municipio de San Martín de Los Llanos – Meta.

RIESGOS:

CONTROLES:





1 Elabora la proyección de la inversión que se pretende realizar estableciendo que valor es el que se solicita como vigencia futura por cada una de las anualidades.

Dependencia encargada

Solicitar certificación a

Planeación de ejecución de

proyecto

1

Elaborar proyección de la

inversión

Analizar información y verificar

metas plurianuales

INICIO

Verificar si la vigencia requiere

exceder la anualidad

Verificar proyectos

establecidos en el plan de

desarrollo

Planeación certifica que el

proyecto está consignado en

el plan de desarrollo


excedan el periodo de

gobierno del alcalde

2 Analiza la información presentada y verifica que, el plazo y las condiciones de las mismas consulten las metas plurianuales del Marco fiscal de Mediano Plazo.


3 Verifica si la vigencia futura requiere exceder la anualidad.


4 Verifica que las obras o proyectos que corresponden a sectores o programas que estén expresamente establecidos en el Plan de Desarrollo, siempre que correspondan a las competencias de la entidad territorial y se trate de actividades que de no ejecutarse pueden causar inevitablemente la parálisis o afectación de un servicio que se deba satisfacer y garantizar por mandato constitucional.


5 Verifica que Cuando se trate de proyectos que conlleven inversión Nacional deberá obtenerse el concepto previo y favorable del departamento Nacional de Planeación.


6 Solicita al Secretario de Planeación que certifique que el proyecto u obra que se va a ejecutar este consignado en el Plan de Desarrollo del Municipio


7 Certifica que el proyecto u obra que se va a ejecutar este consignado en el Plan de Desarrollo del Municipio

Secretario de

planeación.

8 Verifica que la vigencias futura supere el periodo de gobierno del Alcalde y que se trate de proyectos de inversión declarados de importancia estratégica por el Consejo de Gobierno de la Entidad Territorial



ALCALDIA MUNICIPAL




9 Solicita al señor Alcalde que reúna al Consejo de Gobierno para declarar de importancia estratégica el proyecto de inversión financiado con vigencias futuras


1

Solicitar al señor Alcalde

reunión de concejo de

gobierno

Consejo de gobierno revisa,

estudia y analiza proyecto de

inversión y aprueba

Se efectúa reunión de concejo

de gobierno

Comité de hacienda revisa,

ajusta y aprueba el proyecto

Alcalde firma el proyecto y lo

presenta al concejo con los

anexos

El concejo debate y aprueba

el proyecto

Alcalde sanciona y publica el

proyecto

Realizar ajustes en

presupuesto de gastos y

archivar

FIN

10 Cita a reunión al Concejo de Gobierno Alcalde Municipal

11 Revisa, estudia y analiza el proyecto de inversión que se pretende financiar con vigencia futura y emite su aprobación.

Consejo de Gobierno

12 Hacer claridad que Una de las características para ser vigencia futura excepcional es que Se puede otorgar el último año de Gobierno.


13 Recopila toda la información junto con el proyecto de acuerdo y la pone a disposición del comité de Hacienda para su aprobación.


14 Revisa, ajusta y aprueba el proyecto de acuerdo de vigencias futura extra ordinarias.

Comité de Hacienda

15 Firma y Presenta al Concejo Municipal el Proyecto de acuerdo de Vigencia futuras con sus anexos.

Alcalde Municipal

16 Debate y Aprueba el proyecto de acuerdo y lo envía al señor alcalde

Concejo Municipal

17 Sanciona, publica, envía copia jurídica de la Gobernación y copia Secretaria De Gobierno, Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección Administrativa de Tesorería y contabilidad.

Alcalde Municipal

18 Realiza los ajustes en el presupuesto de gastos y Archiva el Acuerdo

Auxiliar Administrativa de

Tesorería


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

CÓDIGO: PAHGP26

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, circular, formulario, correspondencia interna y externa)

BASE LEGAL: NA

ALCANCE: Recepción oportuna de la correspondencia en la oficina de presupuesto.

RIESGOS: Perdida de las comunicaciones y no dar oportuna respuesta.


1 Verificar que la correspondencia esté dirigida a la Dirección Financiera de presupuesto.

Auxiliar Administrativo.

Entregar al jefe de

presupuesto

Se recibe

correspondencia

Recibir documento original y

firmar recibido

Verificar que esté dirigida a

Presupuesto

Clasificar la correspondencia

¿es de carácter

informativo?SI

Socializarla a funcionarios

de la dependencia

FIN

NO

Proyectar respuesta

Fotocopiar anexos y

entregar a Jefe de

presupuesto

Archivar

correspondencia

informativa

Revisar y firmar

NO

¿requiere firma

del Alcalde? NO

Enviar para firma

Enviar

correspondencia a

quien lo requiere

Archivar el recibido

2 Recibir el documento original y firmar el recibido.


3 Entrega correspondencia al superior inmediato


4 Revisa y clasifica la correspondencia que es de carácter informativo y la que hay que darle respuesta o adelantar algún trámite.

Dirección Financiero de Presupuesto

5 Socializa con el personal de la dependencia la correspondencia de carácter informativo como circulares y actividades.


6 Archiva correspondencia de carácter informativo


7

Proyecta la respuesta a correspondencia que lo requiera.


8 Elabora respuesta a correspondencia Auxiliar Administrativo

9 Saca fotocopia de los anexos requerido para adjuntar al oficio.


10 Revisa y firma correspondencia Dirección Financiera de Presupuesto

11 Cuando se trate de correspondencia que debe ser firmada por el señor Alcalde se envía al Despacho para su firma.


12 Revisa y firma Correspondencia y devuelve a la oficina de presupuesto.

Alcalde Municipal

13 Envía correspondencia y archiva el recibido y soportes. Auxiliar Administrativo


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTION PRESUPESTAL

PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE DOCUMENTACION

CÓDIGO: PAHGP24


Conservar actualizado y clasificado los documentos recibidos y enviados por la dependencia, teniendo en cuenta las normas y procedimientos que lleva la entidad .

Archivar ordenadamente los certificados de Disponibilidad y Registros Presupuestales

BASE LEGAL:

ACUERDO 42 DE 2002. por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

LEY 594 DE 2000 Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

DECRETO 4124 DE 2004, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados

ALCANCE: Mantener actualizado y clasificado el archivo en la oficina de presupuesto, teniendo en cuenta las normas y procedimientos que lleva la entidad de acuerdo con la norma correspondiente

RIESGOS: Extraviar información de carácter importantes por desorganización del archivo

CONTROLES:

Revisar y constar en las carpetas que la información este correctamente archivada

INFORMES:

SOPORTES Y FORMATOS: Documentación recibida


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=15442#0




ALCALDIA MUNICIPAL





1 Se recepciona la documentación recibida y enviada por la dependencia.


Archiva en la carpeta

correspondiente

Se recibe documentación

recibida y enviada

Organizar documentos por

fecha

Organizar documentos por

tema

Señalar carpeta según la

norma

Organizar carpeta según la

norma

Guardar carpeta en la caja

como lo estipula la ley

Enviar a archivo

central

Consultar tablas de retención,

para establecer tiempo

FIN

2

Los Certificados de Disponibilidad y Registros se organizan con los mismos procedimientos que ser relaciona a continuación


3 Una vez realizado el tramite pertinente, se clasifica de acuerdo con el tema


4 Se organiza por fecha, teniendo en cuenta que según la norma debe ser de menor a mayor


5 Se archiva en la carpeta de acuerdo el tema al que corresponda


6

La carpeta debe ser la señalada por la norma y previamente debe ser doblada y sellada para tener un control de los documentos que ella guardará


7

La carpeta se guarda en la caja que estipula la ley, la cual debe estar doblada y posteriormente marcada para conocer los documentos que allí quedaran


8 Se consultan las tablas de retención para establecer el tiempo que deben durar en la dependencia.


9 Se envía al archivo central. Auxiliar Administrativo


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTION PRESUPESTAL

PROCEDIMIENTO: COMITÉ DE HACIENDA

CÓDIGO: PAHGP25


Actuar como Secretaria Técnica del Comité de Hacienda Municipal

BASE LEGAL:

Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “Por Medio Del Cual Se Deroga El Acuerdo No. 029 De 2005, Y Se Establece El Estatuto Orgánico De Presupuesto Del Municipio De San Martín De Los Llanos, Meta, artículo 13.

ALCANCE: El comité de Hacienda es el órgano de asesoría y consulta del Alcalde en materia Fiscal y Financiera

RIESGOS:

CONTROLES:

INFORMES:

Actas

Plan Financiera

POAI

PAC

Modificaciones presupuestales.


Actas

Plan Financiera

POAI

PAC

Modificaciones presupeustales

SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES El Comité de Hacienda esta integrado por el Alcalde Municipal, quien la presidirá, el Secretario de Hacienda o quien haga sus veces, el Secretario de Planeación, La Directora Financiera de Impuesto, La Directora Financiera de Presupuesto, la Almacenista Municipal , la Contadora Municipal.


1 Convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias al Comité de hacienda a solicitud del Alcalde


Se convoca a reuniones

ordinarias o extraordinarias

Elaborar orden del día

1

2 Elaborar el orden del día



ALCALDIA MUNICIPAL




3 Verificar el Quórum de los asistentes a la reunión y recoger firma de asistencia


Velar por la aprobación del

PAC

Verificar que se presente a

tiempo el plan financiero

Verificar quorum

Llevar registros del POAI

Se pone a consideración el

proyecto de presupuesto


acuerdo de vigencias futuras



Poner a consideración el

marco fiscal

Llevar registro sobre

autorización de las

operaciones

Presentar análisis de cierre

fiscal

1

Elaborar actas

Coordinar archivo y control de

las actas del comité

FIN

4 Elaborar las actas sobre el desarrollo de las reuniones del Comité de Hacienda


5

Verificar que el Plan Financiero que presente a tiempo al Comité de Hacienda para que este lo Apruebe, Analice, Modificar y evaluar y recomiende las medidas para su estrito cumplimiento.


6 Velar por la aprobación del Plan Anual mensualizado de de Caja


7

Llevar registro del Análisis, aprobación y conceptos emitidos sobre las implicaciones fiscales del plan operativo anual de Inversiones presentado por el Secretario de Planeación.


8

Entregar al Alcalde el Proyecto de presupuesto Municipal para que se someta a consideración, análisis y aprobación por parte del Comité de Hacienda.


9

Presentar al Comité de hacienda los proyectos de acuerdo de Vigencias futuras ordinarias y excepcionales para su aprobación, de conformidad a lo establecido en la Ley 819 de 2003 y el Estatuto Orgánico de Presupuesto


10 Presentar a consideración del comité de hacienda el Marco Fiscal de Mediano.


11

Presentar al Comité de hacienda los proyectos de modificaciones presupuéstales ya sean por decreto o por acuerdo.


12 Presentar al comité de hacienda el análisis del cierre fiscal generado a 31 de diciembre de cada año.


13

Llevar registro sobre la autorización de las operaciones de crédito público dentro del marco del cupo de endeudamiento


14 Coordinar el archivo y control de las actas del comité



ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACION

CÓDIGO: PAHGP26


Actuar como Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación.

BASE LEGAL:

Ley 446 de 1998 establece que en las entidades y organismos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo.

Decreto Nacional 1214 de 2000 se prevén las funciones de los Comités de Conciliación, al igual que unas normas orgánicas respecto de su conformación.

Resolución N° 287 de 2008,., se creó el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Municipio de San Martín de los Llanos, Meta.

ACUERDO 001 DE 2008 (Junio 26), «Por la cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de de Defensa Judicial y Conciliación de la Alcaldía Municipal de San Martín de los Llanos, Meta

ALCANCE:

Que el Comité de Defensa Judicial y Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

RIESGOS:

CONTROLES:

INFORMES:

Actas


SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Función asignada mediante acto administrativo.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias al Comité de Defensa Judicial y conciliación.


Velar por la aprobación del

PAC

Se convoca a reuniones

ordinarias o extraordinarias

Verificar que se presente a

tiempo el plan financiero

Verificar quorum

Llevar registros del POAI

Se pone a consideración el

proyecto de presupuesto


acuerdo de vigencias futuras



Elaborar orden del día

Poner a consideración el

marco fiscal

Llevar registro sobre

autorización de las

operaciones

Presentar análisis de cierre

fiscal

Elaborar actas

Coordinar archivo y control de

las actas del comité

FIN

2 Elaborar el orden del día. Dirección Financiera de

presupuesto

3 Verificar el Quórum de los asistentes a la reunión y recoger firma de asistencia


4 Elaborar las actas sobre el desarrollo de las reuniones del Comité de Hacienda


5 Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité


6

Preparar en coordinación con la Asesora Jurídica un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Dirección Financiera de presupuesto Asesora Jurídica

7

Someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Municipio.


8

Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en el Capítulo anterior.


9 Coordinar el archivo y control de las actas del comité.



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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: SISTEMA DE INFORMACION PARA LA CONTRATACION ESTATAL

CÓDIGO: PAHGP27

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: La Ley 598 de Julio 18 de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, para la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.

BASE LEGAL:

Decreto 3512 de 2003, 5 de diciembre de 2003, “Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000, y …”

LEY 598 de 2000, (julio 18) , por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública y…”

Decreto No. 003512, de diciembre 5 de 2003, el Gobierno Nacional reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE.

Acuerdo 0012 de 2009 del Comité para la Operación del SICE. Por el cual se ordena el Ingreso de Entidades al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, “SICE”.



ALCANCE: El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, se aplica a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o

RIESGOS:

http://www.sice-cgr.gov.co/decreto_003512.html








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entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de conformidad con la Ley 598 de 2000 en los términos que reglamenta el presente Decreto.

CONTROLES:

INFORMES:


SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Administrador del SICE: crear a los ordenadores de gasto, tantos como haya en la entidad, al administrador del Plan de Compras (cuando aplique) y a los funcionarios de Control Interno. Es opcional la creación de usuarios consulta de CUBS


1 Ingresar al Sistema de Información para la Contratación Estatal


Realizar el retiro o cambio de

rol en el Sistema cuando haya

lugar

Se ingresa al Sistema de

Información para la

Contratación Estatal

Activar clave y nueva

contraseña

Recibir correo del SICE para

activación de clave y cambio

de contraseña

Asignar el rol que corresponda

FIN

Crear usuario en el menú

SICE e ingresar la

información solicitada

Efectuar el retiro ingresando

al menú SICE, consultando

usuario a retirar

2

En el menú SICE, hacer clic en crear usuario, se diligencia la información allí solicitada creando un login para cada usuario, se asigna una clave temporal, se confirma la clave, se escribe el nombre e identificación del usuario, se digita el correo electrónico del nuevo usuario y se describe el usuario y se hace clic en crear.


3

Se hace clic en volver y se asigna el rol que le corresponda, que puede ser ordenador de gasto, Administrador Plan de compras, Administrador SICE, Representante legal, Control Interno o usuario consulta plan de compras, según el caso.


4 El SICE envía un correo al usuario creado para que active su clave y cambie su contraseña


5 El Usuario creado activa su clave y da una nueva contraseña,

Usuario SICE

6

Estar pendiente al momento de retiro o cambio de cargo de los funcionarios que manejan SICE, para realizar el retiro o cambio de rol en el Sistema.


7

Para el retiro de usuarios, se ingresa al sistema, en el menú SICE se hace clic en consultar usuario se hace clic en el usuario que se va a retira y se selecciona eliminar.



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SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA



PROCESO: HACIENDA CÓDIGO: PAHGT VERSIÓN: 01


OBJETIVOS DEL PROCESO:

Recaudar la cartera morosa a favor del Municipio de San Martín de los Llanos Meta.

Acercar a los contribuyentes al la Administración dándoles a conocer la importancia de cumplir con las obligaciones tributarias para las políticas de gestión de calidad en el ámbito tributario.

Facilitar las operaciones de liquidación, pago y generar informes que ayuden la Dirección Administrativa de Tesorería del Municipio a tomar decisiones acertadas y a efectuar una gestión eficaz del uso de los recursos

SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Constitución Política de Colombia Código contencioso Administrativo

Acuerdo 029 del 2008 (Estatuto Tributario Municipal) Decreto 415 de 2003 Decreto 416 de 2003 Decreto 0624 de 1989 Decreto 1421 de 1993 Ley 06 de 1992 Ley 383 de 1997 Ley 788 de 2002 Ley 863 de 2003

Decreto 449 de 2003 Decreto 522 de 2003 Decreto 779 de 2003 Decreto 912 de 2003 Decreto 953 de 2003 Decreto 1100 de 2003 Decreto 1150 de 2003 Decreto 1190 de 2003 Decreto 1338 de 2003 Decreto 3069 de 2003 Decreto 540 de 2004 Decreto Ley 2503 de 1987 Ley 716 de 2001 Ley 815 de 2003


RESPONSABLE PROCESO: Dirección financiera de Impuestos


CONTRIBUYENTES RECURSOS ASIGNADOS

COMUNIDAD CONTRIBUYENTES


CARGO:

CARGO: CARGO:

FECHA:

FECHA: FECHA:


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: COBRO COACTIVO IMPUESTO PREDIAL

CÓDIGO: PAHGT 01


Recuperar la cartera vencida y crear conciencia a los contribuyentes frente a las obligaciones que tienen con la administración por concepto de impuestos, multas y sanciones.

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia

Código contencioso Administrativo

Acuerdo 029 del 2008 (Estatuto Tributario

Decreto 415 de 2003

Decreto 416 de 2003



Ley 06 de 1992

Ley 383 de 1997

Ley 788 de 2002

Ley 863 de 2003

Ley 815 de 2003

ALCANCE: Se verifican las declaraciones de Industria y Comercio Avisos y Tableros presentadas por los contribuyentes por cada vigencia fiscal para recuperar cartera vencida.

RIESGOS: Ante la falta de cobro por parte de la administración pueden prescribir las obligaciones a cargo de los contribuyentes

CONTROLES:

Relación de la cartera morosa a través de listados y seguimiento vía telefónica y por correo certificado

Seguimiento de los procesos ante el Instituto Geográfico Agustín Codazzi

INFORMES: Informe de morosidad que se presenta con el seguimiento a cada uno de los contribuyentes que suscriben Acuerdos de Pago y el procedimiento del saneamiento contable a través de la depuración de cartera


Listado de deudores morosos

Oficios de requerimientos

Actuación

Factura

Acuerdo de pago

Resoluciones

Recibo de Correo

El Edicto

Auto de mandamiento

SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Se utiliza para requerimientos persuasivos, acuerdos de pago, liquidaciones oficiales o de aforo y mandamientos de pago, Investigación de bienes ante entidades bancarias, oficina de instrumentos públicos y oficina de Tránsito y Transporte.


ALCALDIA MUNICIPAL




Mandamiento de Pago

Solicitud del contribuyente dentro del término de ley.

Memorial de solicitud de desembargo.

Citación, Notificación, Actas

Certificación del correo

Escrito de excepciones


1 Genera el listado de contribuyentes en mora de las obligaciones a cargo de estos.

Dirección financiera de Impuestos

Se genera listado de

contribuyentes en mora

SI

SI

Hacer llegar requerimientos

persuasivos a contribuyentes con

la factura de cobro

¿Notificado paga

directamente?

NO

¿Solicita

plazo?

Determinar acuerdo

de pago

Adelantar investigación de

bienes del contribuyente

Registrar acuerdo de pago en

base de datos determinado

plazos de financiación

1

Depurar información del listado

según los valores y el tiempo de la

deuda y generar un nuevo listado

Elaborar requerimientos

persuasivos y firmar

1

¿Es renuente?

NO

Generar factura para

cancelar en la entidad

bancaria

SI

NO

2

2

Se depura la información suministrada por el listado de acuerdo a los valores y el tiempo de la deuda y se genera un nuevo listado.


3 Se elaboran los requerimientos persuasivos y se firman.


4

Entrega de los requerimientos persuasivos a los contribuyentes con su respectiva factura de cobro en forma personal o por correo certificado si es del caso.


5

Atiende al usuario o contribuyente en donde se presentan tres situaciones como son: El pago de la obligación, Solicitud por parte del contribuyente de plazo para el pago y la renuencia al mismo.


6

Cuando es por pago directa de la obligación se genera una factura actualizada para que realice la cancelación del valor adeudado en la entidad bancaria que el contribuyente elija.


7

Cuando el contribuyente solicita plazo para el pago se determina la forma de pago, se toman los datos del contribuyente, se le informa que puede pasar al siguiente día a la firma del acuerdo como tal.


8

Cuando el contribuyente es renuente al pago de las obligaciones adelanta la investigación de bienes a efectos de continuar con el proceso.



ALCALDIA MUNICIPAL




9

Si se llega a un Acuerdo de Pago, este debe ser registrado en la base de datos del impuesto predial o Industria y Comercio Avisos y Tableros, a fin de obtener el Estado financiable del valor adeudado, en el que se determina, fecha de elaboración del Acuerdo de Pago, fecha en que va a ser cancelado, tiempo elegido por el contribuyente para el pago, el cual puede ser (mensual, bimensual, trimestral o semestral), valor del impuesto, valor de la financiación y valor de la cuota fija durante el tiempo escogido por el contribuyente. Acuerdo firmado por el Director Administrativo de Tesorería.


Contribuyente firma acuerdo

de pago e inicia sus pagos

según lo acordado

1

1

Proyectar resolución de

declaración del deudor

moroso

Enviar oficios de la investigación a

entidades que contengan datos de

contribuyentes

Notificar personalmente o por correo

certificado al contribuyente

¿Recibe

notificación?

Proferir auto de medidas

previas de embargo y

secuestro

Publicar edicto

NO

SI

Proferir resolución de mandamiento

de pago ordenando citación del

deudor

2

2

10

Proyectar Resolución de declaración de deudor moroso del municipio, y pasar a firma Director Administrativo de Tesorería, si el contribuyente no comparece.

Director Administrativo de Tesorería

11

Se envían los oficios correspondientes a la investigación de bienes del deudor, dirigida a las diferentes entidades bancarias, Oficina de registro de Instrumentos Públicos y Oficina de Transito y Transporte, firmados por el Director Administrativo de Tesorería.


12 Se notifica la Resolución personalmente o por correo certificado si no se encuentra el contribuyente.


13

Si no se ha podido notificar la Resolución de deudor moroso se hace por Edicto. El cual durará fijado por diez (10) días en lugar visible de la Tesorería.


14

Se profiere Auto de medidas previas de embargo y secuestro. Apelable en el efecto devolutivo.


15

Resolución de Mandamiento de Pago debidamente motivado en sus consideraciones. En el cual se debe ordenar la citación del deudor de conformidad con lo dispuesto por el artículo 44 del código contencioso Administrativo, decretándose si se considera pertinente por parte de la administración el embargo y secuestro de bienes que se hayan identificado de propiedad del deudor.



ALCALDIA MUNICIPAL




16

El deudor puede solicitar de conformidad con lo dispuesto por la Ley Especial 2651 de 1991, artículo 47, adoptado como norma permanente por la Ley 446 de 1998, artículo 162 y el artículo 519 del Código de Procedimiento Civil, y artículo 839-2 del Estatuto Tributario, que no se le embarguen ni secuestren bienes, a no ser que ya se hubieran dispuesto como medidas preventivas, y puede ser acogida o no por el funcionario, siempre que el deudor preste caución en dinero, o en títulos de deuda pública o en certificados de depósito a término, o en títulos similares constituidos en bancos, corporaciones de ahorro y vivienda y cajas de ahorro, o constituya garantía bancaria o de compañía de seguros, dentro de un término no inferior a cinco (5) días no superior a veinte (20) días hábiles , contados desde la ejecutoria del auto que hubiere decidido aquella solicitud, por el monto que el funcionario fije.


Notificado apela ante el

alcalde o superior inmediato

¿Procede

desembargo?

Solicitar exclusión de bienes

del embargo

NO

SI

2

3

Deudor solicita no embargo ni

secuestro de bienes

Deudor presenta

garantías

SI

¿Se acepta

solicitud?

NO

3

3

17

Si la petición le es negada, al ejecutado este puede apelar ante el Alcalde o superior inmediato en el efecto suspensivo (CCA. Art. 55). Se proferirá un auto.


18

El deudor podrá solicitar de conformidad con el artículo 838 del Estatuto Tributario que del embargo sean excluidos determinados bienes, por considerar que la medida es excesiva, si el funcionario no ha procedido oficiosamente a la reducción, como es de obligación hacerlo. (El valor de los bienes embargados no puede exceder del doble de la deuda junto con los intereses, si se trata de cuentas embargadas, la cuantía máxima del embargo no puede exceder al valor del crédito que se cobra, más un 50% (C. De P.C. art. 681, y art. 839-2 del E.T.). No tendrá aplicación lo anteriormente indicado cuando se trate de un solo bien, la división mengue el valor de los bienes, cuando la división de los bienes mengue su venalidad y cuando se trate de bienes cuyo remanente se encuentre embargado. (ar. 839-1 del E.T.).

Deudor Dirección

Administrativa de Tesorería


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19

En caso de proceder el desembargo, se proferirá auto mediante el cual se proceda a la Reducción de este. Firmado por Director Administrativo de Tesorería.

Notificar mandamiento de pago

Proferir auto mediante el cual se

reduzca embargo

Proferir resolución de

mandamiento de pago

y notificar al deudor

3

Solicitar cancelación y

levantamiento de medidas

cautelares

Extender acta de constancia de

que no procede recurso en contra

del mandamiento de pago

3

¿Deudor

comparece?

Proferir resolución de aprobación

de excepciones

Proponer excepciones de mérito

NO

SI

Ordenar y practicar pruebas

4

4

20

Desde la práctica de medidas cautelares preventivas o dentro del procedimiento administrativo de cobro el ejecutado puede solicitar la cancelación y levantamiento de las medidas, dentro del término que no podrá ser inferior a cinco (5) días ni superior a veinte (20) días hábiles contados desde la ejecutoría del auto en que se ordene la caución, suma que se considerará embargada para todos los efectos como lo establece el artículo 519 del C. De P.C. Auto apelable en el efecto suspensivo (artículo 55 del C. De P.C.).


21 Citación al deudor para la Notificación personal de la Resolución de Mandamiento de Pago.


22 Notificación Personal del deudor de la Resolución de Mandamiento de Pago.

Auxiliar Administrativo y Director Administrativo de

Tesorería

23

Se extiende acta en donde se deja constancia de que en contra del Mandamiento de Pago, no procede recurso alguno. A menos que dentro de la misma Resolución se haya decretado el embargo y secuestro de bienes, caso en el cual esta si es susceptible de recurso de reposición y de apelación en el efecto suspensivo para ante el alcalde.


24 Notificación del Mandamiento de Pago por correo.

Secretaria

25

Si el contribuyente comparece dentro del término indicado en el Mandamiento de Pago y propone excepciones que solo podrán ser de mérito. El funcionario ejecutor dentro del mes calendario siguiente a la fecha de presentación del escrito que las propone.


26

Presentadas las excepciones el funcionario deberá ordenar y practicar las pruebas del caso, por petición del usuario.


27

Proferir Resolución que determina si proceden o no las excepciones. Resolución susceptible únicamente del recurso de reposición, Firmada por la Secretaria de Hacienda.



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28

Si las excepciones se encuentran probadas, se ordena el levantamiento de las medidas ejecutivas previas si estas se hubieran decretado, y se ordena la terminación del procedimiento administrativo de cobro.


4

5

4

Notificar excepciones

personalmente

Citar para notificación de

resolución de excepciones

Disponer liquidación del

crédito mediante resolución y

procede recurso de reposición

SI

Ordenar levantamiento de

medidas ejecutivas

Extender acta de constancia de

que no procede recurso en contra

del mandamiento de pago

NO¿Excepciones

se aprueban?

¿Excepciones

parcialmente

aprobadas?

SI

NO

4

Suspender parcialmente cobro

coactivo

Elaborar resolución donde se

resuelve recurso de reposición

29

Si no se encuentran probadas las excepciones, o se presentaron extemporáneamente o simplemente no se presentaron, el funcionario ejecutor dispondrá la liquidación del crédito y de los gastos, mediante Resolución que ordena la ejecución y el remate de los bienes embargados cuando la medida se tomo con el Mandamiento de Pago. Resolución que no es susceptible de recurso alguno. Contra esta misma Resolución procede el recurso de reposición en lo pertinente al embargo y secuestro de bienes cuando esta medida no se había tomado con el mandamiento de Pago.


30

Si las excepciones son parcialmente aceptadas. Se profiere Resolución en la que el funcionario ejecutor efectúa los ajustes de cuantías correspondientes y toma las medidas de ejecución y remate respecto de los títulos sobre los cuales no resulten probadas las excepciones.


31 Citación para la notificación de la Resolución que acoja las excepciones total o parcialmente.


32

Notificación de la Resolución de excepciones personalmente. A partir de esta se puede interponer el recurso de reposición dentro del mes calendario siguiente. Recurso obligatorio para agotar la vía gubernativa.


33

Se suspende el procedimiento administrativo coactivo, mientras este pendiente el plazo de un (1) mes para interponer el recurso de reposición, por cuanto la providencia no se encuentra debidamente ejecutoriado.


34

Se resuelve el recurso de Reposición mediante Resolución motivada. Recurso que procede en el efecto suspensivo. Una vez culminado el proceso queda suspendido por el término de cuatro (4) meses durante el cual el ejecutado demanda ante el Tribunal Administrativo competente y quedará suspendido el remate de bienes hasta tanto no quede debidamente ejecutoriado el acto recurrido. El cual deberá ser firmado por el Director Administrativo de Tesorería.



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35

Se levantara el embargo de bienes si este versa sobre bienes que tengan el carácter de inembargables, si el ejecutado o un tercero a nombre de este efectúa la consignación para levantar el embargo, si el embargo resultare excesivo, si se determina que el bien no pertenece a la persona en contra de quien se decretó el embargo, si el ejecutado se le admitió demanda en contra del título ejecutivo y el proceso esta pendiente de fallo por jurisdicción contenciosa administrativa, previa garantía por el valor adeudado, si se encuentran probadas las excepciones propuestas por el ejecutado, si se levanta el secuestro o este no se practica por oposición, si un tercero que no propuso oposición lo hace por incidente dentro de los veinte (20 ) días siguientes y le fue favorable, cuando exista perención del proceso , cuando se cancela la totalidad de lo adeudado antes de rematar el bien, cuando se apruebe el remate, cuando se declare extinguido el procedimiento administrativo de cobro por pérdida total del expediente y cuando el deudor celebre Acuerdo de Pago.


Proferir resolución de insolvencia

del deudor

Suspender remate de bienes

hasta que quede ejecutoriado acto

recurrido

4

SI

Determinar razón por la cual se ha

levantado el embargo

Decretar embargo y secuestro de

los bienes

¿Se levanta

embargo?

NO

1

NO

Practicar diligencia de secuestro

Designar secuestre

5

Efectuar posesión del secuestre

Decretar el levantamiento del

secuestro y acuerdo de pago

6

¿deudor paga?

SI

1

Elaborar resolución de

levantamiento de secuestro

36

Se profiere Resolución mediante la cual se declarara la insolvencia del deudor cuando después de la investigación de bienes no se encuentra que este tenga bien alguno.


37

Decretar mediante Resolución el embargo y secuestro de los bienes, señalando fecha y hora para llevar a efecto la práctica de la diligencia de secuestro según lo dispuesto por el artículo 682 numeral 1 del Código de procedimiento Civil y 839-2 del Estatuto tributario. Firmado por el Secretaria de Hacienda. Deberá registrarse.


38

Designación de secuestre, se hará de la lista de auxiliares de la administración tributaria, si la hay, si no de la lista de auxiliares de la justicia del juzgado civil de mayor categoría del lugar, sino las partes lo harán de común acuerdo.


39

Posesión del secuestre, se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío del telegrama o del oficio que se le envíe.


40 Práctica de la diligencia de secuestro, se hará en la fecha y la hora señalada.


41

Mediante Resolución se hará el levantamiento del secuestro si a ello hubiere lugar por pago de la obligación o Acuerdo de Pago.


NO


ALCALDIA MUNICIPAL




42

Por auto se ordena el avalúo de los bienes embargados y se notifica al ejecutado personalmente o por correo como se hizo para el mandamiento de pago, pudiendo solicitar el deudor dentro de los diez (10) días siguientes un nuevo avalúo con designación de perito particular designado por el ejecutor de las listas de auxiliares tributarios o lista de auxiliares de la justicia del juzgado civil de mayor jerarquía.


Ordenar posesión del perito

Designar perito y notificar por

telegrama

Ordenar avalúo de los bienes

embargados y notificar al

ejecutado

6

Proferir auto de aviso del remate

Proferir Acta de conclusión del

remate

Publicar aviso de remate

Realizar la diligencia de remate

7

43

Se profiere auto para la designación de perito, el cual será notificado por telegrama que se envía a la dirección que figure de la lista de auxiliares como el secuestre.


44 En el auto que designe perito se ordena la posesión del mismo.


45

Por Auto se da aviso del remate, el cual debe anunciarse por aviso el cual deberá fijarse por el término de diez (10) días hábiles con indicación del despacho que ha ordenado el remate, el lugar y dirección de este, la fecha y hora en que se dará comienzo, los bienes materia de remate, el avalúo, la base de la licitación la cual será del setenta 70% del avalúo por la primera vez, el 50 % por la segunda y el 40% por la tercera, el porcentaje que deberá consignarse que será del 20%, la advertencia de la publicación, el lugar y fecha de expedición y las firmas y sellos del funcionario ejecutor y de quien haga las veces de secretario.


46 El aviso de remate se publicará por una (1) sola vez, en periódico de amplia circulación y en emisora local.


47

Previo depósito para la postura se lleva a cabo la diligencia de remate y concluida esta se profiere Acta en la que se determinara el despacho ejecutor, el procedimiento

administrativo de cobro y sus partes, el lugar, fecha y hora del remate, las dos (2) últimas ofertas con indicación de los nombres e identificación de los postores, la constancia del anuncio, la identificación del postor rematante, la constancia de la adjudicación, el precio del remate, la constancia de que al rematante se le puso de presente la obligación



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48

Se dicta auto de aprobación del remate el cual debe contener, la aprobación del remate, la cancelación de los gravámenes que afectan los bienes rematados, la cancelación del embargo, la cancelación del secuestro, la expedición de copia del acta de remate, la indicación de si los bienes están sujetos a registro para lo cual se debe anexar copia de la escritura, la entrega al rematante por el ejecutado de los títulos de la cosa rematada, la entrega de los bienes rematados, la comunicación de la orden anterior al secuestre, la entrega del producto del remate al municipio hasta concurrencia de su crédito y de los gastos y la entrega del remanente al ejecutado a menos que se encuentre embargado. Auto que es apelable en el efecto suspensivo (C. C. A. Art. 55).


1

Dictar auto de aprobación del

remate

FIN

7


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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: COBRO COACTIVO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

CÓDIGO: PAHGT 02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Recuperar la cartera vencida y crear conciencia a los contribuyentes frente a las obligaciones que tienen con la administración por concepto de impuestos, multas y sanciones.

BASE LEGAL:


Código contencioso Administrativo

Acuerdo 029 del 2008 (Estatuto Tributario

Decreto 415 de 2003

Decreto 416 de 2003



Ley 06 de 1992

Ley 383 de 1997

Ley 788 de 2002

Ley 863 de 2003

Ley 815 de 2003

ALCANCE: Se verifican las declaraciones de Industria y Comercio Avisos y Tableros presentadas por los contribuyentes por cada vigencia fiscal para recuperar cartera vencida.

RIESGOS: Ante la falta de cobro por parte de la

administración pueden prescribir las obligaciones a cargo de los contribuyentes.

CONTROLES:

Creación del software para Industria y Comercio, multas y sanciones

Relación de la cartera morosa a través de listados y seguimiento vía telefónica y por correo certificado

Seguimiento de los procesos ante el Instituto Geográfico Agustín Codazzi

INFORMES: Informes de morosidad que se presenta con el seguimiento a los contribuyentes que suscriben Acuerdos de Pago y el procedimiento del saneamiento contable a través de la depuración de cartera.


Se utiliza para requerimientos persuasivos, acuerdos de pago, Liquidaciones oficiales o de aforo y mandamientos de pago, Investigación de bienes ante entidades bancarias, oficina de instrumentos públicos, oficina de Tránsito y Transporte.

Oficio, Actuaciones, Requerimiento



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Pliego de cargos, Respuesta Pliego de Cargos

Emplazamiento,

Respuesta emplazamiento.

Formulario, Liquidación de Aforo

Mandamiento de Pago, Citación, Notificación, Resolución.


1

Se hace la verificación de las declaraciones de Industria y Comercio Avisos y Tableros presentadas por los contribuyentes por cada vigencia fiscal, a fin de adelantar mediante cruce de información si el valor liquidado en las declaraciones corresponde al valor real de los ingresos obtenidos por este, por el año inmediatamente anterior.

Directora Financiera de Impuestos

INICIO

SI

Verificar declaraciones de

Industria y Comercio, avisos y

tableros

¿Declaración

coincide?

NO

1

1

Programar visita fiscal al

establecimiento comercial

Elaborar oficio informando al

contribuyente qué personas

asistirán a la visita

Enviar oficio al contribuyente

Realizar visita

Revisar documentos y demás

soportes contables

Levantar acta con copia al

contribuyente indicando

resultados de la visita

Analizar y verificar documentos y

soportes obtenidos en la visita

¿Se abre

proceso?

SI

NO

Archivar diligencias

Proferir requerimiento ordinario

para que el contribuyente

entregue documentos pendientes

1

2

Si se verifica que la declaración no es coincidente con los ingresos obtenidos por el contribuyente se programa una visita fiscal al establecimiento de comercio.


3 Mediante oficio se informa al contribuyente que personas asistirán a la visita, señalando para ello fecha y hora.


4 Se envía el oficio para la notificación personal al contribuyente.


5

En la visita que se adelanta a los establecimientos comerciales se hace con la participación del Tesorero en algunos casos, el Contador y la Secretaria


6

Luego de revisar los documentos y demás soportes contables, se levanta un acta en la que se hace indicación de la visita, los documentos e información suministrada de la cual se deja copia al contribuyente.


7

Una vez analizados los documentos y soportes obtenidos en la visita, previa verificación de los valores respecto de los cuales se debió efectuar la liquidación, se determina si se abre o no proceso.


8 Si no es procedente la apertura del proceso, Mediante Auto se dicta el archivo de las diligencias.


9

Si el proceso continúa se profiere requerimiento ordinario, con el fin de que el contribuyente allegue a la Tesorería los documentos que quedaron pendientes en la visita, para lo cual éste deberá dar respuesta dentro de los 15 días siguientes a la notificación del requerimiento.


1


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10

Cuando el requerimiento se encuentra debidamente firmado se entrega a la secretaria para que realice la notificación correspondiente.

Auxiliar Administrativo Realizar la correspondiente

notificación del requerimiento

¿Respuesta

oportuna?

NO

SI

Verificar correcta

declaración y archivar

1

Proferir pliego de cargos

imponiendo sanción por no enviar

información

Firmar pliego de cargos

Notificar al interesado

Firmar emplazamiento

Presentar declaración o

corrección y efectuar el pago

1

¿Acepta

obligación?

Proferir emplazamiento

NO

SI

Realizar notificación

correspondiente del

emplazamiento

Firmar pliego de cargos

Registrar en sistema y

archivar

1

Expedir resolución mediante la

cual se impone sanción por no

declarar

Notificación del pliego de cargos

2

11

Si el contribuyente da respuesta oportuna al requerimiento enviando la documentación y se verifica que la declaración de Industria y Comercio fue presentada correctamente se registra archiva el proceso


12

En el caso de que el contribuyente no de respuesta oportuna al requerimiento, se profiere un pliego de cargos imponiendo sanción por no enviar información.


13 El Pliego de cargos ya elaborado, pasa es firmado por el Director Administrativo de Tesorería


14

Cuando el pliego de cargos se encuentra debidamente firmado se entrega a la secretaria para que realice la notificación correspondiente.


15 El contribuyente dentro del término de ley podrá presentar aceptación de la obligación.

Contribuyente

16 En caso de que el contribuyente no de respuesta dentro del término señalado en la ley se profiere emplazamiento.


17 El emplazamiento ya elaborado, es firmado por Tesorero.


18

Cuando emplazamiento se encuentra debidamente firmado se entrega a la Secretaria para que realice la notificación correspondiente.


19

Si el contribuyente da respuesta oportuna al emplazamiento y presenta la declaración o corrección a la declaración y efectúa el pago este es registrado en el sistema y archivado el proceso.

Contribuyente Secretaria

20

Cuando el contribuyente no contesta el emplazamiento se expide Resolución mediante la cual se impone sanción por no declarar.


21 El Pliego de cargos ya elaborado, pasa a la firma Tesorero.


22

Cuando el pliego de cargos se encuentra debidamente firmado se entrega a la Secretaria para que realice la notificación correspondiente.


23 Si el pliego de cargos es contestado Director Administrativo

¿Contribuyente

se presenta?

Expedir resolución mediante la

cual se decreta embargo al

contribuyente

Notificar personalmente o

mediante edicto

NO

SI

2

Decretar mediante resolución el

embargo y secuestro de los

bienes

3

1

Enviar mandamiento de

pago para firma

Realizar la notificación de

aforo

NO

¿Contesta pliego

de cargos?SI

Proferir liquidación de

aforo

NO

Firmar liquidación de aforo

¿Hay

respuesta?

1

1

SI

Proferir mandamiento de

pago

Firmar citación

Elaborar citación para notificar el

mandamiento de pago

Efectuar notificación


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oportunamente y se presenta la declaración y se efectúa el pago correspondiente, éste es registrado en el sistema y se archiva el proceso.

de Tesorería

24 En caso de no tener respuesta al pliego de cargos se proferirá liquidación de aforo.


25 Al tener elaborada la liquidación de aforo ésta pasa a la firma la Secretaria de Hacienda.


26

Cuando la liquidación de aforo se encuentra debidamente firmada se entrega a la Secretaria para que realice la notificación correspondiente.


27

Si dentro del término legalmente establecido no se obtiene respuesta, se profiere Mandamiento de pago. Previa investigación de bienes del contribuyente.


28 El mandamiento de pago se pasa a la oficina del Jefe de la dependencia para su firma.


29 Mediante citación se informa al contribuyente para que se acerque a notificarse del Mandamiento de Pago.


30 La citación se pasa a Secretaria de Hacienda para la firma.


31 Cuando la citación se encuentra debidamente firmada se entrega a la Secretaria para que realice la notificación correspondiente.



32

Si vencido el término para la notificación, luego de enviada la citación y el contribuyente no se presenta se procede a efectuar ésta personalmente y si no se logra, se notifica mediante edicto por el término de 10 días, término en el cual se entiende que el acto queda debidamente notificado.


33

Una vez ejecutoriado el Mandamiento de Pago se procede a expedir Resolución mediante el cual se decreta el embargo de los bienes del contribuyente, medido que se adopta en esta etapa, o con el mandamiento de pago.


34

Decretar mediante Resolución el embargo y secuestro de los bienes, señalando fecha y hora para llevar a efecto la práctica de la diligencia de secuestro según lo dispuesto por el artículo 682 numeral 1 del Código de procedimiento Civil y 839-2 del Estatuto tributario. Deberá registrarse.


35 Designación de secuestre, se hará de la lista de auxiliares de la administración tributaria, si



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la hay, si no de la lista de auxiliares de la justicia del juzgado civil de mayor categoría del lugar, sino las partes lo harán de común acuerdo.

Ordenar avalúo de bienes

embargados y notifica al

ejecutado personalmente o por

correo

Designar secuestre de la lista de

auxiliares del juzgado civil

Efectuar posesión de secuestre

Practicar diligencia de secuestro

Proferir Resolución de

levantamiento del secuestro

Publicar aviso del remate en

periódico de amplia circulación y

emisora local

Proferir auto para designar perito,

quien será notificado por

telegrama

Proferir auto de aviso del remate

con las correspondientes

especificaciones

3

Ordenar posesión del perito

Dar aviso del remate con

indicaciones correspondientes

4

36 Posesión del secuestre, se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío del telegrama o del oficio que se le envíe.


37 Práctica de la diligencia de secuestro, se hará en la fecha y la hora señalada.


38 Mediante Resolución se hará el levantamiento del secuestro si a ello hay lugar.


39

Por auto se ordena el avalúo de los bienes embargados y se notifica al ejecutado personalmente o por correo como se hizo para el mandamiento de pago, pudiendo solicitar el deudor dentro de los diez (10) días siguientes un nuevo avalúo con designación de perito particular.


40

Se profiere auto para la designación de perito, el cual será notificado por telegrama que se envía a la dirección que figure de la lista de auxiliares como el secuestre.


41 En el auto que designe perito se ordena la posesión del mismo.


42

Por Auto se da aviso del remate, el cual debe anunciarse por aviso el cual deberá fijarse por el término de diez (10) días hábiles con indicación del despacho que ha ordenado el remate, el lugar y dirección de este, la fecha y hora en que se dará comienzo, los bienes materia de remate, el avalúo, la base de la licitación la cual será del setenta 70% del avalúo por la primera vez, el 50 % por la segunda y el 40% por la tercera, el porcentaje que deberá consignarse que será del 20%, la advertencia de la publicación, el lugar y fecha de expedición y las firmas y sellos del funcionario ejecutor y de quien haga las veces de secretario.


43 El aviso de remate se publicará por una (1) sola vez, en periódico de amplia circulación y en radiodifusora local.



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44

Previo depósito para la postura se lleva a cabo la diligencia de remate y concluida esta se profiere Acta en la que se determinara el despacho ejecutor, el procedimiento administrativo de cobro y sus partes, el lugar, fecha y hora del remate, las dos (2) últimas ofertas con indicación de los nombres e identificación de los postores, la constancia del anuncio, la identificación del postor rematante, la constancia de la adjudicación, el precio del remate, la constancia de que al rematante se le puso de presente la obligación


Efectuar diligencia de remate

Proferir acta en la que se

determinará el despacho ejecutor,

procedimiento administrativo de

cobro y sus partes

Dictar auto de aprobación del

remate

1 FIN

4

45

Se dicta auto de aprobación del remate el cual debe contener, la aprobación del remate, la cancelación de los gravámenes que afectan los bienes rematados, la cancelación del embargo, la cancelación del secuestro, la expedición de copia del acta de remate, la indicación de si los bienes están sujetos a registro para lo cual se debe anexar copia de la escritura, la entrega al rematante por el ejecutado de los títulos de la cosa rematada, la entrega de los bienes rematados, la comunicación de la orden anterior al secuestre, la entrega del producto del remate al municipio hasta concurrencia de su crédito y de los gastos y la entrega del remanente al ejecutado a menos que se encuentre embargado. Auto que es apelable en el efecto suspensivo (C. C. A. Art. 55).



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PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERIA

PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN AL CONTRIBUYENTE RECAUDOS EN CAJA

CÓDIGO: PAHGT03


Captar el pago de los impuestos de predial, industria y comercio y de las diferentes rentas municipales y los recaudos a terceros

Incrementar los ingresos para el municipio y así poder ejecutar el Plan de Desarrollo

BASE LEGAL:

Acuerdo 029 del 2008 (Estatuto Tributario Municipal)

Normas establecidas por la entidad (Recaudos a terceros)

ALCANCE: Aplica, para impuesto predial, de industria y comercio, y otras rentas que el contribuyente, vaya a cancelar.

RIESGOS: Pérdida de dinero recaudado en el

momento de salir a los bancos o en el puesto de trabajo

Descuadres Dinero falso.

CONTROLES:

Manejo de una caja fuerte en donde se guardan los dineros recibidos en el día, se lleva un control en los recibos de pago de acuerdo a un número consecutivo por cada formato.

Se deben adquirir un equipo para detectar dinero falso

Una sola persona debe ser responsable de los recaudos

Aplicación régimen disciplinario por irregularidades o perdida del dinero en poder de quien recauda

Obtención de una póliza.

INFORMES: Reportes de impuesto predial, fedegan, porcicultura ICA y demás rentas municipales, cuadre de caja diario y aquellos consolidados que requieran los entes administrativos y de control.


Liquidación

Recibos de pago

Consignaciones

Papel impreso predeterminado por el software que utiliza la dependencia

SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Revisar convenios con entidades bancarias y llegar a acuerdos de calidad y mejoramiento del servicio


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Solicita información y/o liquidación de impuestos que va a cancelar

Contribuyente

FIN

Contribuyente solicita

información y/o liquidación de

impuestos a cancelar

Entregar formulario al

contribuyente

SI

Verificar diligenciamiento

del formulario

SI

Consignar en las cuentas del

municipio.

Solicitar el ultimo recibo de

pago, nombre del propietario o

cedula catastral

Recibir dinero y confronta el

ingreso con el recibo solicitar firma

y firmar

Consignar en la cuenta

destinada a terceros

SI

Elaborar las consignaciones

¿Cancela impuesto

predial?SI

¿Cancela industria

y comercio?

NO

NO

¿Son otras

rentas?

Solicitar el nombre y el concepto

y determinar el rubro por el cual

se debe generar el ingreso.

Identificar tipo de impuesto,

rubros a afectar, efectuar

la liquidación e informar valor a

cancelar

1

NO

Se entrega (1) copia al

contribuyente

Ordenar recibos originales por

consecutivo y de acuerdo a los

pagos

Sacar resumen diario por cada

impuesto y realizar cuadre de caja

Anexar consignaciones a

reportes diario y entregar para

revisión y ejecución.

¿Recaudos a

terceros?

2

Se le pregunta al usuario el tipo de impuesto que va a cancelar, si se trata de impuesto predial se le solicita el ultimo recibo de pago, o el nombre del propietario o la cedula catastral para identificar el predio y proceder a su liquidación y recaudo. Si se trata de industria y comercio, el contribuyente entrega el formulario diligenciado por el mismo y previa revisión de la dirección financiera de impuestos Si son otras rentas se pregunta el nombre del contribuyente, el concepto por el cual se va a cancelar y se procede a determinar el rubro por el cual se debe generar el ingreso.

Auxiliar Administrativo y

Directora financiera de Impuestos

3

Identifica los tipos de impuestos y rubros a tener en cuenta se hace la respectiva liquidación en el sistema o en el formulario para ingresar al mismo y se le informa al contribuyente el valor a cancelar.


4 Se recepciona el dinero y se confronta el ingreso con el recibo y se firma por el recaudador y por el contribuyente.


5 Se entrega la copia al contribuyente y el original para la dependencia


6

Al finalizar la jornada de recaudos se procede a ordenar los recibos originales por consecutivo y de acuerdo a los diferentes pagos.


7

Se procede a sacar el resumen diario por cada impuesto para realizar el cuadre de caja el cual debe coincidir con el dinero recaudado.


8 Realizado el cuadre de caja se elaboran las consignaciones en las diferentes cuentas bancarias


9

Luego de realizar las consignaciones en los bancos se anexan las consignaciones a los reporte diarios y se entregan para su revisión y ejecución.


10 Los recaudos a terceros van se consignan a la cuenta creada para cada tercero.



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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN AL CONTRIBUYENTE TRAMITE DE PAZ Y SALVO

CÓDIGO: PAHGT04


Los paz y salvos para contratos, se hace para verificar que el contratante se encuentra al día con el tesoro municipal y pueda contratar con el municipio; este paz y salvo se hace a solicitud de la oficina de Gobierno.

Los paz y salvos de estudios y demás se hace con el fin de verificar que el solicitante del paz y salvo se encuentra al día con la obligación contraída.

BASE LEGAL:

Ley 80 de 1993

Decretos reglamentarios

Acuerdo 029 del 2008 (Estatuto Tributario Municipal)

ALCANCE: El contribuyente solicita el paz y salvo o certificación, el cual es entregado según se cumplan los requerimientos para tal fin.

RIESGOS:

CONTROLES:

Para los paz y salvos prediales se lleva un consecutivo

Deben ser solicitados para contratar con la Entidad.

INFORMES:

Relación de Registros abiertos

SOPORTES:

Se tiene establecidos los diferentes formatos para cada paz y salvo y certificaciones.

Actuación

Requisitos

Recibo de pago

Paz y Salvo

Archivo


El paz y salvo predial se da abierto a solicitud del contribuyente presentando en lo posible el último recibo de pago para verificar que se encuentre al día con la obligación tributaria y para que el contribuyente lo utilice en el tramite que necesita.

Se Expide Inmediatamente.


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1 El contribuyente se acerca a la ventanilla solicitando el paz y salvo

Contribuyente

FIN

Contribuyente solicita paz y

salvo

SI

Expedir recibo de pago de paz y

salvo

Recibir comprobante de pago

Informar requisitos al

contribuyente y verificar si tiene

deuda

Elaborar el paz y salvo y firmar

Seleccionar las copias, con

recibo de pago y archivar

¿Tiene deuda?

NOExpedir recibo de pago de la

obligación que tenga

Recibir comprobante de pago

Entregar paz y salvo con soportes

2

Le informa al contribuyente los requisitos que tiene que cumplir para la elaboración de paz y salvo y a la vez se verifica y se le informa si tiene deuda con el Municipio


3

Entrega los requisitos para la expedición de paz y salvo y se expide recibo de pago de paz y salvo y de impuestos si tiene alguna obligación con el municipio.

Auxiliar Administrativo y contribuyente

4 Se elabora el Paz y salvo Auxiliar Administrativo

5

Una vez elaborado el paz y salvo se procede a firmar por el Director Administrativo de Tesorería

Auxiliar Administrativo y Director Administrativo

de Tesorería

6

Se entrega por ventanilla el paz y salvo con sus respectivos soportes (recibos de caja, paz y salvo de servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado aseo y paz y salvo por valorización departamental y certificado de valorización Municipal.

Auxiliar Administrativo de Tesorería y Contribuyente

7

Finalmente selecciona las copias, con su respectivo recibo de pago y por numeración consecutiva procede a archivar.



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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ACTIVA

CÓDIGO: PAHGT 05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar la ejecución del presupuesto de ingresos, haciendo un análisis permanente en donde se refleje el porcentaje de ejecución de cada uno de los rubros y así poder buscar estrategias para reforzar los rubros con menor ejecución.

BASE LEGAL:




Resolución 0486 de 2003 “Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión, reunifica la información que se presenta a la Contraloría de Cundinamarca y se dictan otras disposiciones”


Acuerdo Plan de Desarrollo

Presupuesto aprobado

ALCANCE: Se controla la ejecución presupuestal activa, controlando las diferencias en los ingresos, en caso de que los informes no reflejen los mismos valores y se ajustan.

RIESGOS:

CONTROLES:

Verificación de cada uno de los listados con la ejecución activa

INFORMES:

Ejecución Activa

Ejecución porcentual







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En el momento de la elaboración del boletín de caja, se refleja la diferencia y se encuentra el error.

Análisis previo global del presupuesto.

SOPORTES:

Ejecución Activa

Balance de prueba


1

Se realiza recibo de caja predial, Industria y comercio, otros impuestos, tasas o transferencias y el sistema automáticamente clasifica el código presupuestal y contable de acuerdo al concepto.


Sistema PEGASO

INICIO

Realizar cierre diario e imprimir

relación por cada código

FIN

Imprimir la activa y conciliar

información

Imprimir la activa mensual

Realizar recibo de caja en el

sistema el cual genera el código

2 Se hace cierre diario y se imprime la relación por cada unos de los códigos presupuestales.


Sistema PEGASO

3 Se imprime la activa y se concilia el reporte diario por cada uno de los códigos presupuestales.

Director Administrativo de

Tesorería

4 Al fin de mes se imprime la activa Auxiliar

Administrativo


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PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTION CONTABLE

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA

CÓDIGO: PAHGT06

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar un cruce entre los datos contenidos en el extracto bancario con los datos existentes en los libros de banco de la tesorería (SISTEMA PEGASO) con el fin de identificar y reconocer posibles diferencias.

BASE LEGAL:

Decreto 111 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.

Gestión de Secretaria de Hacienda

ALCANCE: Confrontar los movimientos registrados en Sistema Pegaso de cada cuenta bancaria con los extractos para establecer los saldos correctos.

RIESGOS:

CONTROLES:

Registrar oportunamente los ingresos y egresos en libros de bancos (Sistema Pegaso).

Avisar oportunamente al banco sobre cobros no autorizados

Solicitar la oportunidad del banco en los traslados realizados directamente a las cuentas con el fin de que sean reconocidos en el menor tiempo posible en los libros y registros.

Solicitar a los bancos la devolución del 4 x 1000 o gravamen financiero practicado a las cuentas bancarias.

INFORMES:

Libros de Bancos de tesorería (Sistema Pegaso)

Conciliación Bancaria

Extractos Bancarios

Informes de ley solicitados por diferentes entidades de control


Extractos Bancarios

Libros de Bancos (Sistema Pegaso)

Conciliaciones Bancarias

Notas débito y crédito emitidas por el banco.

Comprobante de ingreso


Solicitar que los extractos sean enviados a la Dirección Administrativa de Tesorería en un término no mayor a diez días calendario con el fin de que las conciliaciones se realicen oportunamente.

Solicitar que las notas débito y crédito sean enviadas inmediatamente se realice la operación con el fin de que sea reconocida por la tesorería oportunamente.


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Reconocer las operaciones en los libros de bancos (Sistema Pegaso) de manera inmediata


1 Recepciona los comprobantes de Ingreso que emiten las entidades bancarias (recaudadoras) Auxiliar Administrativo

FIN

Recibir comprobantes de Ingreso

emitidos por las entidades

recaudadoras

Revisar Extractos Bancarios

Impresión y cruce de información

de libros

Identificar diferencias entre los

extractos

Radicar Extractos Bancarios

Realizar la conciliación bancaria

Ordenar copias de los

comprobantes con soportes de la

conciliación y archivar

2 Radicación de Extractos Bancarios Emitidos área de Tesorería.


3 Revisión de extractos bancarios de cada cuenta


4 Impresión y cruce de información de los libros de tesorería contra extractos bancarios


5 Identifica las diferencias existentes entre los extractos mediante la conciliación


6 Realiza la conciliación bancaria para archivar en consolidado


7

Ordena adecuadamente las copias de los comprobantes con los soportes de la conciliación para legajarlo en su respectivo archivo



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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN Y PAGO DE OBLIGACIONES

CÓDIGO: PAHGT07


Liquidar y girar las obligaciones.

Entregar los cheques girados a los contratistas y obligaciones del municipio.

BASE LEGAL: Acuerdo 032 de 2008 Estatuto de Presupuesto Municipal

ALCANCE: Aplica a la liquidación, giro de cheques y transferencias para el pago a los funcionarios, contratistas, y demás obligaciones del municipio.

RIESGOS: Que la obligación sea liquidada sin los

soportes correspondientes Que la obligación sea por un recurso que

no corresponda

CONTROLES:

Verificar que las obligaciones tengan todos los soportes correspondientes

Verificar la fuente de financiación y la disponibilidad en bancos

Responsable de entrega de cheques solicita al acreedor documento de identidad.

Destinación de sitio para guardar los cheques con llave o caja fuerte y solamente una persona debe ser responsable de la entrega.

Solicitar los soportes correspondientes en caso de reclamar terceras personas.

INFORMES:

L


Anexos para liquidación de obligaciones

Orden de pago

Cheque

SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Se debe presentar con poder autorizado por escrito el retiro del cheque por un tercero.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Recibir y revisar soportes para liquidar las ordenes de pago y afectar la obligación presupuestal

Auxiliar de Tesorería

Se reciben soportes para liquidar

ordenes de pago y afectar

obligación presupuestal

Verificar disponibilidad o traslado

de recursos

Girar obligación y afectación

FIN

Revisar y firmar ordenes de pago

y cheques

Entregar cheque al acreedor y

(1)copia de orden de pago

Enviar (1)copia de orden de pago

A Contabilidad

Recibir soporte de pago del

contribuyente y archivar

Archivar orden de pago con

soportes

2 Verificar la disponibilidad de recursos y/o traslado interno de recursos

Director Administrativo Tesorería

3 Giro de la obligación y afectación presupuestal


4 Revisar y firmar los correspondientes ordenes de pago con sus cheques

Director Administrativo Tesorería y Alcalde

5 Entrega de cheques y una copia de la orden de pago al acreedor


6 Envío de una copia de la orden de pago a contabilidad


7 Archivo de orden de pago con sus soportes en el consecutivo correspondiente


8 Recibir soporte de pago por parte del contribuyente y archivar el formulario

Auxiliar (Recaudo)


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PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN Y PAGO DE TERCEROS

CÓDIGO: PAHGT08

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Mantener los saldos de terceros y en tránsito para posteriormente determinar su pago

BASE LEGAL:

Ley 715 de 2001. “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 …..”

Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996

ALCANCE: Tener al día todos los depósitos en bancos que se realizan a favor de terceros y así girar oportunamente.

RIESGOS: Que el numero de cuenta bancaria no corresponda al concepto recibido

CONTROLES: Verificar que el Arqueo de caja coincida con lo consignado diariamente.

INFORMES:

Relación de depósitos


Relación de Depósitos

Relación de saldos en depósitos

Relación de descuentos y retenciones del sistema PEGASO







ALCALDIA MUNICIPAL





1

Se imprime la relación de descuentos y retenciones del sistema Pegaso efectuados a las cuentas liquidada durante el mes por cada concepto


Se ingresa al sistema PEGASO

Imprimir relaciones de descuentos

y retenciones

Imprimir relación de documentos

recaudados por caja durante el

mes

FIN

Revisar libro de bancos

Tomar resumen de nómina

Pagar con cheque o transferencia

electrónica

Elaborar orden de pago y girar

2 Se imprime la relación de papeletas, guías, degüello y timbres recaudados por caja durante el mes


3 Se revisa el libro de bancos para confrontar la información de los reportes


4

Se toma el resumen de nómina para determinar los descuentos que se hacen a los funcionarios como son: Salud, Pensiones y libranzas para giro


5 Se elabora la orden de pago y se gira Auxiliar Administrativo

6 Se Gira vía cheque o transferencia electrónica

Director Administrativo de Tesorería y Auxiliar Administrativo


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PROCESO: HACIENDA

CÓDIGO: PAHGT VERSIÓN: 02

SUBPROCESO: PRESENTACIÓN DE INFORMES TESORERÍA

OBJETIVO: Dar a conocer las labores realizadas informando a los entes de control la gestión de la Alcaldía en el manejo de los recursos.


Ley 715 de 2001.

Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996.



Resolución 190 del 2004


RESPONSABLE PROCESO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO DE TESORERIA






ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA – PRESENTACIÓN DE INFORMES

PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE INFORME ANUAL CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META

CÓDIGO: PAHGT09


Cumplir con las disposiciones señaladas en la Resolución 190 de 2004, emanada de la Contraloría Departamental del Meta.

BASE LEGAL:





Resolución 190 del 2004




CONTROLES:

Se verifican los valores sean correctos.

INFORMES:

Ejecución Presupuestal de Ingresos (Activa) CDM-104

Plan Anual mensualizado de caja de la vigencia (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1

Plan Anual mensualizado de caja de cuentas por pagar vigencia anterior (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1

Plan Anual mensualizado de caja de reservas







ALCALDIA MUNICIPAL




vigencia anterior (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1

Ingresos de libre destinación y destinación especifica de la vigencia fiscal CDM – 117

Vigencias futuras (Ejecución) CDM 118

Estado de tesorería por fuentes y usos CDM 119

Información Cuentas Corrientes y de Ahorro CDM -120

Resumen del servicio a la deuda publica CDM 121 – 1

Estado de la deuda CDM 121 – 2

Constitución de cuentas por pagar de la vigencia CDM 128

Seguimiento a cuentas por pagar CDM 128 - 1

Seguimiento a reservas presupuestales CDM 129 – 1

Transferencia por parafiscales, descuentos, estampillas, y servicios públicos.



Informes impresos

Copia en medio magnético



1 Se imprime la activa del Sistema PEGASSO y se exporta a formato Excel para ajustar el formato


Guardar informes y entregar

a Control Interno

Se ingresa al sistema

PEGASO

Imprimir activa y exportar a

formato Excel

Imprimir reportes

FIN

Elaborar informes en los formatos

prediseñados

2

Se imprimen los reportes del sistema PEGASSO que sirven como soportes para diligenciar los diferentes formatos prediseñados por la Contraloría Departamental del Meta

Director Administrativo de tesorería y


3

Los informes son archivados en una carpeta de acuerdo a lo descrito en la Resolución 190 de 2004, son firmados por los funcionarios responsables, y se entregan a control Interno.

Alcalde, Director administrativo de tesorería, contador y jefe de control

interno


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE INFORMES TRIMESTRALES CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META

CÓDIGO: PAHGT10


Cumplir con las disposiciones señaladas en la Resolución 190 de 2004, emanada de la Contraloría Departamental del Meta.

BASE LEGAL:








CONTROLES:

Se verifican los valores sean correctos.

INFORMES:


Plan Anual mensualizado de caja de la vigencia (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1

Plan Anual mensualizado de caja de cuentas por pagar vigencia anterior (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1

Plan Anual mensualizado de caja de reservas vigencia anterior (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1

Vigencias futuras (Ejecución) CDM 118

Información Cuentas Corrientes y de Ahorro CDM -120



Seguimiento a cuentas por pagar CDM 128 - 1







ALCALDIA MUNICIPAL




Seguimiento a reservas presupuestales CDM 129 – 1

Transferencia por parafiscales, descuentos, estampillas, y servicios publicos .



Informes impresos




1 Se imprime la activa del Sistema PEGASSO y se exporta a formato Excel para ajustar el formato



a Control Interno


PEGASO


formato Excel

Imprimir reportes

FIN


prediseñados

2

Se imprimen los reportes del sistema PEGASSO que sirven como soportes para diligenciar los diferentes formatos prediseñados por la Contraloría Departamental del Meta

Director Administrativo de tesorería y


3

Los informes son archivados en una carpeta de acuerdo a lo descrito en la Resolución 190 de 2004, son firmados por los funcionarios responsables, y se entregan a control Interno.

Alcalde, Director administrativo de

tesorería, contador y jefe de control interno


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE INFORMES MENSUALES CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META

CÓDIGO: PAHGT11

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir con las disposiciones señaladas en la Resolución 190 de 2004, emanada de la Contraloría Departamental del Meta.

BASE LEGAL:

Ley 715 de 2001.

Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996

Decreto 359 de 1995 “Por el cual se reglamenta la Ley 179 de 1994.”




CONTROLES: Se verifican los valores sean correctos.

INFORMES:


Sistema estadístico Unificado de deuda publica SEUD CDM 121





Informes impresos




1

Se imprime la activa del Sistema PEGASSO y se exporta a formato Excel para ajustar el formato y se envía por correo electrónico junto con la pasiva y el balance de prueba



a Control Interno


PEGASO


formato Excel

Imprimir reportes

FIN


prediseñados

2

Se imprimen los reportes del sistema PEGASSO que sirven como soportes para diligenciar los formatos prediseñados por la Contraloría Departamental del Meta

Director Administrativo de tesorería

3 Los informes son firmados por los funcionarios responsables, y se entregan a la Contraloría Departamental del Meta.

Alcalde, Director administrativo de

tesorería y contador


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA

SUBPROCESO: IMPUESTOS

PROCEDIMIENTO: MATRICULA DE UN ESTABLECIMIENTO

CÓDIGO: PAHI01


Inscribir el establecimiento en la base de contribuyentes de Industria y Comercio, Avisos y tableros.

BASE LEGAL:

Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta, “Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008, Artículo 95.

ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio, Avisos y Tableros, con establecimiento comercial o no; que ejerzan actividades de forma permanente u ocasional.

RIESGOS: Que el contribuyente no suministre una

correcta información.

CONTROLES:

Revisión minuciosa de los requisitos exigidos, para el Registro del establecimiento

Realizar visitas, al establecimiento, objeto de Inscripción.

INFORMES:

Copia del formato de Registro, con el respectivo Numero de Matriculado y recibido del funcionario.


Cámara de comercio.

Rut,

Cerificado Uso de suelo,

Concepto de sanidad

Cerificado Bomberil

Sayco y Acimpro si lo requiere

Fotocopia de cedula del propietario y/ o representante legal

Formulario para Registro, debidamente diligenciado



ALCALDIA MUNICIPAL





1 El solicitante hace entrega de los requisitos solicitados para el Registro de Industria y Comercio

Usuario

SI

El solicitante entrega

requisitos para registro de

industria y comercio

Verificar requisitos y formulario

diligenciado

Efectuar registro en base de datos

y asignar No. de matrícula

FIN

NO¿Información

correcta?

2

Se realiza revisión, al cumplimiento de los requisitos y al diligenciamiento del formato de Registro.

Directora Financiera de Impuestos y /o

Auxiliar

3

Verificada la información suministrada por el contribuyente, si esta correcta se procede a Realizar el respectivo registro en la base de datos y a signarle el Numero de Matricula.

Directora Financiera de Impuestos y /o

Auxiliar


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO

CÓDIGO: PAHI 02


Suministrar al contribuyente un documento actualizado y útil para cualquier trámite; que contiene el tiempo de Registro y su cumplimiento en el pago del Impuesto de Industria y Comercio.

BASE LEGAL:

Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta,

“Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008

ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio

RIESGOS: Una incorrecta alimentación del Software de Industria y Comercio.

CONTROLES: Revisión y control en la Base de datos de contribuyentes.

INFORMES: Certificación actualizada del Impuesto de Industria y Comercio.

SOPORTES Y FORMATOS: Nombre del propietario y / o representante legal del establecimiento, nombre del establecimiento, Dirección del establecimiento y recibo de pago del valor de la certificación, expedido por la cajera.



1 El contribuyente hace entrega de copia del recibo de pago, de la certificación

Usuario

Expedir a certificación

Se recibe copia del recibo

de pago al contribuyente

Revisa información en la base de

datos

Entregar certificación original y en

la copia solicita firma de recibido

FIN

2

Se recibe el comprobante de pago y se procede a revisar la información en la base de datos, para expedir la respectiva certificación.

Director Fra de Impuestos y / o Auxiliar

3

Se hace entrega de Certificación original al contribuyente y en la copia se solicita recibido de quien reclama el documento.


Usuario


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: NOVEDADES DE INDUSTRIA Y COMERCIO

CÓDIGO: PAHI03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Registrar las novedades reportadas, por el contribuyente de Industria y Comercio, avisos y tableros

BASE LEGAL:

Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta, “Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008

ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio

RIESGOS:

Que el contribuyente suministre una información falsa

Que hayan fallas en la alimentación de la información recibida.

CONTROLES: Realizar visitas al establecimiento, para seguimiento de la novedad presentada.

INFORMES: Reporte de la novedad presentada, copia con recibido del funcionario.


Formulario de novedades correctamente diligenciado,

Fotocopia de cedula del nuevo dueño, cuando aplica,

Fotocopia de la cámara de comercio, cuando hay cambio de representante legal y/o propietario, o de razón social

Copia contrato de compraventa cuando es traspaso,

Copia de Defunción, cuando fallece el propietario



1 El contribuyente hace entrega del formulario de novedades diligenciado y de los anexos que requiera, según l caso.

Usuario

El contribuyente entrega el

formulario de novedades y

anexos

Actualizar la base de datos con la

información entregada

Entregar copia del reporte al

contribuyente con firma de

recibido

FIN

2 Se recibe el formulario de novedades y se procede a realizar los cambios en la base de datos, para actualizarlos.


3 Se hace entrega de copia del reporte presentado por el contribuyente, previo recibido del funcionario.



ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: PRESENTAR DECLARACION DE INDUSTRIA Y COMERCIO

CÓDIGO: PAHI 04


Obtener un titulo valor, que permite realizar el cobro de cartera, por concepto de Industria y Comercio a determinado contribuyente.

Revisar el contenido de la declaración presentada y alimentar el sistema con dicha información y gravarla, para que posteriormente el contribuyente realice su respectivo pago.

BASE LEGAL:



ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio, Avisos y tableros, sobretasa bomberil, intereses y sanciones.

RIESGOS:

teniendo en cuenta que la declaración es voluntaria, puede ocurrir que el contribuyente no registre los ingresos brutos realmente recibidos en determinado periodo

CONTROLES:

Realizar visitas periódicas, para revisar los libros de asientos diarios de venta y llevar un control mas cercano del contribuyente

Solicitar información que nos suministre datos que puedan servirnos para identificar los Ingresos, como es el caso de la Declaración de renta, copia de contratos, proveedores etc.

Cuando el contribuyente presente inconsistencias en su declaración, enviar requerimiento de manera oportuna, para que él sienta que la Administración ejerce funciones de fiscalización y control; así como impone sanciones.

Imponer sanciones según el caso.

INFORMES: Copia de la declaración, presentada, con el respectivo recibido del funcionario.

SOPORTES Y FORMATOS: SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES


ALCALDIA MUNICIPAL




Formulario de declaración del Impuesto de Industria y Comercio y sus complentarios, totalmente diligenciado y firmado.

Copia de Balance y estado de PyG, si lo requiere.

Copia de liquidación de contratos

Copia del reporte de deducciones que menciona en la declaración.


1

El contribuyente hace entrega del formulario de declaración del Impuesto de Industria y comercio y sus complementarios, totalmente diligenciado y firmado; Así mismo hace entrega de los anexos

Usuario

El contribuyente formulario de

industria y comercio, diligenciado

con anexos

Ingresar información a la base de

datos

Entregar copia del reporte al

contribuyente con firma de

recibido

FIN

2

Se recibe el formulario de declaración del impuesto de Industria y Comercio y sus anexos, para Ingresar la información a la base de datos.


3 Se hace entrega de una copia del reporte presentado por el contribuyente, previo recibido del funcionario.



ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: ACUERDOS DE PAGO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

CÓDIGO: PAHI 05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Recuperar la cartera vencida, por concepto del impuesto, sus complementarios y sancione, así mismo brindar a los contribuyentes facilidades para el pago de su deuda, creando un espacio de acercamiento entre la Administración Municipal y el contribuyente deudor.

BASE LEGAL:

Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta, “Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008

ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio y sus complementarios

RIESGOS:

Que el contribuyente no pague cumplidamente sus obligaciones pactadas, mediante del acuerdo de pago.

CONTROLES:

Enviar memorando a cada contribuyente, donde se le manifieste la fecha de pago de su obligación

Realizar llamadas periódicas, para recordar el compromiso de pago a cada contribuyente.

INFORMES:

Cada vez que se acerque el contribuyente a realizar el pago, se le suministre el valor de la cuota a pagar.


Solicitud, escrita por parte del contribuyente donde manifiesta que se le otorgue las facilidades de pago.

Liquidación del valor del impuesto de Industria y comercio y sus complementarios, a financiar.

Fotocopia de cedula del contribuyente

Firma de la garantía, cheques y /o letras



ALCALDIA MUNICIPAL





1

El contribuyente hace entrega de la solicitud de facilidades de pago, en la Dirección financiera de impuestos y de los demás requisitos.

Usuario

Se entregan documentos al

director financiero para

aprobación y firma

Notificar a contribuyente la

resolución y entregar (1)copia

El contribuyente entrega solicitud

de facilidades de pago

Explicar las condiciones al

contribuyente y valor de la cuota

inicial

Contribuyente efectúa el pago de

la cuota inicial

FIN

Se proyecta resolución y se recibe

garantía al contribuyente

2

Se recibe la documentación y se le explica al contribuyente las condiciones de la facilidad de pago que se le brinda, llegando aun acuerdo entre las partes, para fijar el valor del la cuota inicial y los pagos mensuales.


y usuario

3 El contribuyente realiza en caja el pago del valor de la cuota inicial

Usuario

4

Se Proyecta resolución, para revisión y firma del Director Administrativo de tesorería y el solicitante, entrega la garantía, totalmente diligenciada, ya sea: letras y/o cheque.


5

Se entrega la resolución y los demás documentos al Director administrativo de tesorería para su revisión y firma.


y Director Administrativo de

tesorería

6

Luego se le notifica al contribuyente la resolución y se procede a darle una copia de la misma.

Director Fro de Impuestos


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: REQUERIMIENTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO / O PREDIAL

CÓDIGO: PAHI 06

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Obtener de parte del contribuyente, una respuesta en determinado plazo, según la solicitud.

BASE LEGAL:



ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio y sus complementarios y el Impuesto predial

RIESGOS: Que el contribuyente no suministre la información solicitada en determinado tiempo.

CONTROLES:

Volver a Enviar el requerimiento, y si es el caso imponer sanción.

INFORMES:

Requerimiento

SOPORTES Y FORMATOS: Información de la base de datos, censos, oficios enviados.



1

El Auxiliar de la Dirección de Impuestos, notifica el requerimiento al contribuyente, entregando el original.

Auxiliar de la Dirección de Impuestos

INICIO

Notificar a contribuyente el

requerimiento (documento

original)

Verificar notificación y espera

respuesta del contribuyente

FIN

2

Se verifica la notificación y se recepciona, a la espera de la respuesta, por parte del contribuyente.

Director Fra de Impuestos


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: AUTO DE

ARCHIVO EN IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO Y/O PREDIAL

CÓDIGO: PAHI 07

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Archivar el expediente del contribuyente, una vez haya cancelado la totalidad de la deuda.

BASE LEGAL:



ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio y sus complementarios y para el Impuesto predial

RIESGOS:

Que no se revisen las bases de datos, que contienen la información de las rentas por cobrar, antes proceder a dar auto de archivo a un expediente.

CONTROLES:

Revisar por prevención las bases de datos que contienen los valores de las rentas por cobrar.

INFORMES:

Auto de Archivo.


Base de datos

Auto de archivo



1

Se solicita al contribuyente el último recibo de pago, de la deuda y se verifica en la base de datos, para constatar que no posee saldos.

Auxiliar de la Dirección de Impuestos

El contribuyente entrega el último

recibo de pago

Verificar en la base de datos que

no posea saldos

Enviar (1)copia al contribuyente

FIN

Elaborar auto de archivo

2

Verificada la base de datos, se procede a elaborar el auto de archivo, para la revisión y firma de la directora financiera de impuestos.

Director Fra de Impuestos

3 Finalmente se envía una copia al contribuyente.

Auxiliar de Impuestos


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE IMPUESTO PREDIAL

CÓDIGO: PAHI 08


Dar a conocer al contribuyente el estado de su cuenta, por concepto de Impuesto Predial a la fecha.

Ilustrar al contribuyente a cerca de la deuda y de las facilidades de pago, para asegurar la captación de estos dineros

BASE LEGAL:



ALCANCE: Aplica, para impuesto predial,

RIESGOS:

Fallas en el Software

Aplicación incorrecta de los parámetros

CONTROLES: Revisión y pruebas de las aplicaciones antes de dar a conocer la información a los contribuyentes, para no ir a suministrar una información incorrecta.

INFORMES:

Liquidación, de deuda por concepto de Impuesto predial a la fecha.

SOPORTES Y FORMATOS: Nombre del propietario del predio, nombre del predio Dirección numero de cedula y/o numero de cedula catastral.



1 El contribuyente Solicita información y/o liquidación del impuesto predial, sobre su estado de cuenta.

Usuario Contribuyente solicita

información y/o liquidación

Preguntar al usuario sus datos

Buscar e imprimir liquidación y

entregarla

FIN

2

Se le pregunta al usuario el tipo a cerca de los datos como: Nombre del propietario, cedula, ficha catastral, Dirección y/o nombre del predio, para su identificación y se procede a buscar e imprimir la respectiva liquidación.

Directora Financiera de Impuestos, Auxiliar

y /o cajera.


ALCALDIA MUNICIPAL






PROCESO: HACIENDA

CÓDIGO: PAHGC VERSIÓN: 02

SUBPROCESO: GESTIÓN CONTABLE

OBJETIVO DEL PROCESO: Mantener actualizado el registro de ingresos y gastos que refleje la realidad económica y financiera del Municipio.


Estatuto Tributario Nacional

Resolución 222 de 2006. Régimen de Contabilidad Pública


RESPONSABLE PROCESO: SECRETARÍA DE HACIENDA

PROVEEDOR INSUMOS


HACIENDA PÚBLICA

RECURSOS ASIGNADOS

ESTADOS FINANCIEROS

ENTES DE CONTROL DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD

ELABORÓ

REVISO APROBÓ

CARGO:

CARGO: CARGO:

FECHA:

FECHA: FECHA:


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

CÓDIGO: PAHGC01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar un registro, consolidación y control de todas aquellas actividades que afectan el patrimonio de la administración para facilitar el planteamiento y la toma de decisiones en la misma.

BASE LEGAL:

Ley 298 de 1.996

ALCANCE: Se realiza la elaboración de los estados financieros para la presentación a las entidades de control, el análisis a balances y se elaboran los estados financieros; “este procedimiento está a cargo de un contador externo".

RIESGOS:

Demora en la entrega de documentos soportes para la elaboración de los estados financieros en el sistema.

Demora en la entrega de la información.

CONTROLES:

INFORMES:

Información financiera, económica y social

Balance general y estado de la situación económica

DOCUMENTOS Y SOPORTES:

Todos aquellos documentos e informes que soportan la elaboración de los estados financieros.


Las entidades con las cuales se consolida el balance general, deben entregar el balance general trimestral en los primeros 12 días siguientes al trimestre para presentar a los organismos de control.

Establecer cronograma y responsables del manejo y entrega de la información.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Elaboración de los estados financieros para la presentación a las entidades de control

Contador

Se elaboran los estados

financieros para presentarlos a los

entes de control

FIN

Solicitar corrección

Elaborar ajustes y corrección de

errores.

Recibir documentos soportes de

todas las áreas

Elaborar las cuentas del nivel

cero del plan general de

contabilidad

¿están bien

diligenciados? SI

Digitar y contabilizar en

el sistema

NO

Realizar análisis a balances y

elabora los estados financieros

2

Recepción de documentos soportes de todas las áreas para verificar y analizar la elaboración de los soportes cuidando su diligenciamiento completo. Estos documentos son: DE TESORERÍA: Ingresos diarios de caja, Consignaciones de bancos, Traslado de fondos, Notas débito (bancarias), Pago de proveedores (cheques de Secretaria), Pago de nomina.

DE PRESUPUESTO: Elaboración de las cuentas del nivel cero del plan general de contabilidad.

Contador

3

Si están bien diligenciados (ingresos diarios de caja, consignaciones bancarias, traslado de fondos, notas débito, pago a proveedores, pago de nóminas) se procede a digitar y contabilizar en el sistema; si no están bien diligenciadas, se devuelve la cuenta o documentos para su corrección a la tesorería.

Contador

4

Elaboración de ajustes y reclasificaciones, depreciaciones, amortizaciones, provisiones de prestaciones sociales, contabilización de indirectos bancarios y corrección de errores.

Contador

5 Realizar análisis a balances y elaborar los estados financieros.

Contador


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: HACIENDA


PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

CÓDIGO: PAHGC02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Presentar los estados financieros según las fechas establecidas por los entes de control.

BASE LEGAL: Ley 298 de 1996

ALCANCE: Se determinan las fechas limites de entrega y periodicidad con los informes deben ser remitidos a los organismos de control previamente firmados por el señor alcalde; el contador entrega personalmente los informes, radicándose en las oficinas que los solicitan, dando cumplimiento de los términos señalados.

RIESGOS: Que el sistema llegue a fallar y no haya copia alguna del Software

CONTROLES:

INFORMES: Las impresiones que emite el programa de acuerdo a la necesidad

DOCUMENTOS Y SOPORTES: Los informes que son expedidos por

el software

Estados Financieros

SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Siempre que los informes de los estados financieros sean requeridos por otros organismos de control ( concejo municipal, personería municipal o la misma administración municipal), se envía copia de los informes remitidos a la contaduría general de la nación a menos que el informe se pida por periodos intermedios o distintos a los trimestrales, caso en el cual se sigue el mismo procedimiento pero con corte a la fecha que solicitan TIEMPO: 15 días para su expedición


ALCALDIA MUNICIPAL





1

Determina las fechas límites de entrega y periodicidad con que tales informes deben ser remitidos a los organismos de control (que generalmente coinciden).

Contador

FIN

INICIO

Verificar y revisar información y

diligenciar formato para

contaduría de la nación

Determinar fechas límites y

periodicidad de entrega de

informes

Alcalde firma los informes

Efectuar cortes trimestrales de la

información financiera

Verificar y validar la información

en el sistema

Rubricar los informes

Enviar a Alcalde para revisión,

viabilización y visto bueno

Entregar informes a quien los

requiera

2 Se efectúan cortes trimestrales de la información financiera al vencimiento del trimestre

Contador

3

Verificar y revisar la información e incluirla en los formatos establecidos por la contaduría general de la nación cuidando de diligenciar cada uno de los otros aspectos de forma dentro del mismo.

Contador

4 Verificar y validar la información en el programa diseñado por la contaduría general de la nación

Contador

5 Procede a rubricar los informes calidad de contador.

Contador

6 Se envían al Despacho del alcalde; El Señor Alcalde revisa y firma los informes.

Alcalde

7

Una vez firmados por el señor alcalde se entregan personalmente los informes, radicándose en las oficinas que los solicitan, cuidando siempre el cumplimiento de los términos señalados para el efecto.

Contador


ALCALDIA MUNICIPAL




PROCESOS DE INSPECCIÓN DE POLICIA


TIPO DE PROCESO: PROCESOS DE APOYO

PROCESO: INSPECCIÓN DE POLICÍA

CÓDIGO: PAIP VERSIÓN: 02

SUBPROCESOS: CIVIL DE POLICÍA,

OBJETIVO DEL PROCESO: Fortalecer la autoridad civil de policía de la Administración Municipal, mediante la prevención, promoción y capacitación sirviendo de apoyo en los procesos administrativos, fortaleciendo así la participación comunitaria, la seguridad y para prevenir y reprimir contravenciones e infracciones que permitan mantener el orden público y la protección de la comunidad.

SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Constitución Política Nacional Ley 142 de 1994 Ley 99 de 1993 Ley 373 de 1997

RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS, FINANCIEROS

RESPONSABLE PROCESO: Inspector de Policía y Transito

ENTRADAS INSUMOS


ELABORÓ

REVISO APROBÓ

CARGO: INSPECTOR DE POLICIA

CARGO: CARGO:

FECHA:

FECHA: FECHA:


ALCALDIA MUNICIPAL






SUBPROCESO: CIVIL DE POLICÍA

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE QUERELLAS ORDINARIAS CIVILES DE POLICÍA POR PERTURBACIONES A LA POSESIÓN Y SERVIDUMBRE. TRÁMITE HASTA SENTENCIA

CÓDIGO: PAIP01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Intervención para evitar que se perturbe la posesión, mera tenencia o el ejercicio de una servidumbre que alguien tenga sobre un bien y en caso tal restablecer y preservar la situación que existía en el momento en que se produjo.

BASE LEGAL:

Código Civil Colombiano artículos 762, 775 y 879 a 945;

Código Nacional de Policía (Decreto 1355 de 1970) artículo 19 y siguientes, artículos 125, 126, 127, 128, 129 y 131;

Artículo 18 del Decreto 522 de 1971, Ley 182 de 1948, Ley 16 de 1985,

Decreto 1365 de 1986 y Ley 428 de 1998.

Nueva Ordenanza 14 de 2005.reglamento de policía y convivencia ciudadana para el departamento de Meta.

ALCANCE: Se efectúa para querellas ordinarias civiles de policía por perturbaciones a la posesión y servidumbre.

RIESGOS: Que se presenten causales de nulidad. Desconocimiento del Reglamento de Policía y Convivencia Ciudadana de Meta.

CONTROLES:

notificación al Personero Municipal

recibido

archivo

INFORMES:

Informes a la Personería

Presentación de informes a Alcaldía Municipal




1 Recepción de Querella con lleno de requisitos art. 99 y presentación personal. Art. 101.

Secretaria

Se presenta la querella,

personalmente

Recepción de Querella con

lleno de requisitos

1

Efectúar reparto y enviar a

Inspección

Radicar y enviar Informe a

Alcaldía1

2 Efectúa reparto y ordena envío a Inspección Secretaria de

Despacho

3 Recepción, radicación en libro e informe a Alcaldía.

Inspector Municipal de Policía


ALCALDIA MUNICIPAL




4 In admisión de la Querella, dentro de 3 días siguientes a su presentación. Art. 102


SI

Admitir la querella dentro de los

cinco (5) días siguientes si cumple

con todos los requisitos

¿Rechaza

querella?

SI

Rechazar dentro de los cinco

(5) días siguientes a su

presentación

NO

Notificar al personero

Informar no ubicación y

desconocimiento del querellado

2

1

1

Subsanar fallas, dentro del

plazo establecido

¿Inadmite

querella?

NO

Notificar por edicto

Nombrar curador

Notificar y hacer tomar posesión

al curador

Contestar querella

Realizar diligencia de inspección

ocular

5 Subsanar fallas de que adolezca dentro de los tres días siguientes a su presentación. Artículo 102.


6

Rechazo de la Querella, dentro de 3 días siguientes a su presentación por vencimiento de plazo para presentación, carece de jurisdicción o habiendo sido in admitida, no se subsanó dentro del término establecido. Art. 103.


7 Admisión de la Querella, dentro de 3 días siguientes a su presentación. Artículo 104.


8 Traslado, notificación al Personero. Artículo 105 y 64.


9 Informe sobre no ubicación y desconocimiento del paradero y dirección del Querellado. Código Civil.


10 Emplazamiento del Querellado. Artículo 67.


11 Notificación por EDICTO por 5 días. Artículo 67, 68 y 71.


12 Nombramiento del curador Ad Ítem. Artículo 67.


13 Posesión del Curador, notificación y traslado a éste.


14 Contestación de la Querella dentro de los 5 días siguientes a la notificación de auto admisorio. Artículo 106.

Querellado

15

Diligencia de Inspección Ocular. Luego de

3 días de la contestación, dicta auto ordenando esta diligencia que se llevara a cabo dentro de los 5 días siguientes, en el sitio objeto de la litis con las partes que Asistan, el Inspector Municipal de Policía la conducirá de modo que no se prolongue innecesariamente, si faltare tiempo se suspenderá y dispondrá continuarla y terminarla dentro de los 5 días siguientes. Art. 107 y 108.



ALCALDIA MUNICIPAL




16

Práctica de Inspección Ocular: En ella se decretarán y practicarán las pruebas solicitadas por las partes y las de oficio, dictamen de al menos un perito. Únicamente dentro de esta diligencia se practican pruebas. El Inspector Municipal de Policía podrá limitar la recepción de testimonios y aplazar la diligencia por motivos plenamente justificables, dicho aplazamiento no será mayor de 5 días. Artículos del 107 a 110.


Conciliar intereses (las partes)

presentando el acuerdo de

conciliación

¿Las partes desean

conciliar?

SI

NO

Dictar sentencia Practicada la

diligencia de Inspección Ocular

Presentar Recursos de

Reposición o Apelación

2

Practicar inspección ocular

practicando pruebas solicitadas

Identificar el inmueble con base

en los datos suministrados

Se efectúa la Intervención de las

partes y alegatos de conclusión

Notificar sentencia

3

17

Dentro de la diligencia se hará Identificación del inmueble con base en dirección, nombre de la Finca y linderos. Artículo 108.


18

Intervención de las partes y alegatos de conclusión: Practicadas la pruebas se concede la palabra a las partes hasta por un término de 15 minutos; se podrá entregar resumen escrito (No hay lugar a interrogatorio de parte) Art. 112.


19

Conciliación: En cualquier momento del proceso y antes de proferirse resolución definitiva las partes podrán conciliar sus diferencias presentando ante el Inspector Municipal de Policía el Acuerdo respectivo; se dejará constancia de sus términos en el Acta correspondiente y lo acordado tendrá la misma fuerza que si se hubiere decidido en la misma Resolución. Artículo 114.


20

Sentencia: Practicada la diligencia de inspección ocular se dictará orden de policía mediante Resolución a más tardar dentro de los 8 días siguientes. Artículos 115, 116 117.


21

Notificación de la sentencia: Se llevará a cabo respecto a los Artículos 64, 65, 66.


22

Interposición del recurso de reposición luego de dictada la sentencia o dentro de los dos días siguientes por escrito. Artículos 74 a 76.

Las partes


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23

Si se formula por escrito el recurso se mantendrá en la Secretaría para traslado por un (1) día sin auto; una vez surtido el traslado se decidirá el recurso dentro de los tres (3) días siguientes. Artículo 76


FIN

Decidir recurso dentro de los tres

(3) días siguientes.

¿Rechaza el

recurso?

3

SI

Enviar oficio remisorio a segunda

instancia

Recibir informe de segunda

instancia

Elaborar auto obedeciendo y

cumpliendo lo resuelto

NO

Notificar a las partes cumplimiento

de sentencia

Notificar por edicto cuando la

comunicación no ha sido personal

Anotar y archivar expediente

24 Interposición del recurso de apelación. Artículo 77.

Las partes

25

Se interpone ante el Inspector Municipal de Policía en el acto de notificación o dentro de los tres (3) días siguientes u oralmente en la diligencia que se profirió, se interpondrá directa co subsidiariamente a la reposición. Artículo 78.

Las partes

26 Rechaza o concede el recurso de Apelación.


27 Oficio remisorio del expediente a Segunda instancia. Artículo 79


28 Informe Secretaria Inspección sobre resultado segunda instancia


29 Auto obedeciendo y cumpliendo lo resuelto por el superior


30 Notificación a las partes y cumplimiento de la sentencia


31

En caso de no notificarse personalmente la sentencia dentro de los 3 días luego de su expedición, informe Secretaria Inspección


32 Notificación por Edicto. Artículos 67 y 68 Inspector Municipal de

Policía

33 Anotación y archivo del expediente Inspector Municipal de

Policía


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PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITES DE CONTRAVENCIONES COMUNES O NACIONALES DE POLICIA

CÓDIGO: PAIP02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Como función de policía tiene la preservación del orden público en su aspecto material u objetivo, y de manera especial la prevención de hechos que atenten contra la paz y la tranquilidad ciudadana.

BASE LEGAL:

Decreto 1355 de 1970, Decreto Ley 522 de 1971, artículo 18

Decreto Ordenanza 14 de 2005.

Decreto 1836 de 1984 (contravenciones-posesión-tenencia- occipación de hecho

ALCANCE: Prevención total de hechos que atenten contra la paz y la tranquilidad de los habitantes del Municipio.

RIESGOS:

Que se presenten causales de nulidad. Desconocimiento del Reglamento de Policía Y Convivencia Ciudadana de Meta

CONTROLES:

Llevar el Libro diario.

Observa los términos y procedimientos

Acción disciplinaria al empleado responsable de ampliar el procedimiento y cumplir los términos.

INFORMES:

A los diferentes organismos de control


Archivo principal

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Por tratarse de contravencionales

nacionales generalmente y antes de recepcionar la querella se busca la figura de la conciliación

Este procedimiento tiene un tiempo de evacuación mínimo de 9 días y el máximo sujeto al cumplimiento de los testigos y el contraventor.


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1 Recepción contravención y remisión a Secretaria Inspección para su reparto.


Se recibe la

contravención

FIN

Recibir descargos y practicar

pruebas

Repartir la contravención

Solicitar identificación al

querellante

Radicar en libro radicador

Recibir queja o informe de la

policía

Ratificar al quejoso

Enviar citación al querellado

Dictar fallo y notificar

Elaborar Auto ordenando

ratificación y radicación

Elaborar Auto citando al

Querellado

Expedir boleta de citación

2 Identificar al Querellante solicitándole la cédula de ciudadanía


3 Se recibe la Queja o informe de la Policía


4 Auto ordenando ratificación y radicación


5 Radicación en el libro radicador Inspector Municipal

de Policía

6 Ratificación del Quejoso Inspector Municipal

de Policía

7 Auto citando al Querellado para escucharlo en descargos


8 Expide boleta de citación al Querellado


9

Remite boleta al Querellado en original y copia, debe firmar copia para el Proceso


10 Recibir descargos al Contraventor y se practican las pruebas solicitadas


11 Fallo y notificación



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PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE DENUNCIAS POR PÉRDIDAS DE DOCUMENTOS

CÓDIGO: PAIP03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar a la comunidad el diligenciamiento para la obtención de los documentos personales extraviados

BASE LEGAL: Código Penal

ALCANCE: Prevención total de hechos que atenten contra la paz y la tranquilidad de los habitantes del Municipio.

RIESGOS:

Que no se identifique de manera alguna.

Que no se cumplan los términos y derechos de las partes

CONTROLES: Ampliación de las normas y procedimiento

INFORMES: A los diferentes organismos de control


Formato preestablecido.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Tiempo para este procedimiento como límite 1 día


1 Brinda orientación al usuario

Secretaria Inspección Se brinda orientación

al usuario

Recibir la denuncia por pérdida de

documentos

Verificar denuncia y firmar

(Inspector)

Entregar original del denuncio al

usuario

2 Recibir la denuncia por pérdida de documentos y se envía al Inspector Municipal de Policía.

Secretaria Inspección

3 El Inspector Municipal de Policía verifica y firma


4 Entrega original del denuncio al usuario.


5 Brinda orientación al usuario



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PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE LICENCIAS DE TRASTEO DE BIENES MUEBLES.

CÓDIGO: PAIP04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar previo el lleno de requisitos legales a la comunidad el transporte de bienes, muebles y enseres, evitando el abigeato, el hurto, controlando la delincuencia.

BASE LEGAL: Decreto 1344 de 1970

ALCANCE: Se facilita el trasteo de bienes muebles y transporte de semovientes.

RIESGOS: Que no se anexen los documentos legales necesarios

CONTROLES:

Solicita la documentación soporte de ley que se requieran

Acción disciplinaria por omisión



Formato preestablecido.

Formato predeterminado, archivo de la copia de la licencia adjuntando copias de las cédulas de ciudadanía del propietario y el conductor, y de la tarjeta de propiedad del vehículo. Para el transporte de semovientes se debe anexar copia de la guía de movilización expedida por el ICA

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Este procedimiento tiene un tiempo de evacuación máximo de un día


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1 Solicitud verbal y presentación de documentos soporte


Brindar orientación sobre

actividades a realizar para la

expedición de la Licencia

FIN

Verificar documentos y firmar la

licencia

Entregar licencia en original y

solicitar firma a copia de recibido.

Realizar anotación en la

estadística mensual

Expedir la licencia con base en

documentación anexa

Archivo del documento

Se recibe la solicitud

verbal anexando soportes

2

Orientación al usuario sobre actividades a realizar para la expedición de la Licencia. 1. Recibo de pago de Hacienda. 2. Documentos de propiedad de los bienes a transportar.


3 Expedición de la licencia; con base en la documentación anexa para cada caso.


4 Firma de la Licencia previa verificación de documentos.


5 Entrega al solicitante original y el peticionario firma copia de recibido.


6 Anotación en la Estadística mensual Secretaria Inspección

7 Archivo Secretaria Inspección


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PROCEDIMIENTO: CITACIONES Y NOTIFICACIONES A PERSONAS SEGÚN SOLICITUD DE AUTORIDADES JUDICIALES, USUARIOS O COMPETENCIAS DEL DESPACHO.

CÓDIGO: PAIP05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir con las comisiones solicitadas por las autoridades judiciales y la Fiscalía General de la Nación, C.T.I., fiscalía seccional y fiscalía local, ya sea para la práctica de pruebas, notificaciones o citaciones.

BASE LEGAL:

Título III, artículo 31 y siguientes del Código de Procedimiento Civil.

Código de Procedimiento Penal

Manual de Funciones.

ALCANCE: Se cumplen las citaciones y notificaciones a la comunidad según solicitud de autoridades judiciales o usuarios o competencias del despacho.

RIESGOS: Mal diligenciamiento, extravío, dirección errada o falta de indicarla, que no asista el citado a la notificación.

CONTROLES:

Anotación en el libro diario

Libro radicador.

Se informa a la oficina comitente lo actuado la Imposibilidad de notificarse o no asistencia del citado.



Anexo formato.

Libro diario



1 Recibo de telegrama u oficio Secretaria Inspección Se recibe telegrama u

oficio

Notificar personalmente y

entregar fotocopia

FIN

Confirmar notificación

Repetir notificación

Archivar documento

Elaborar Auto ordenando la

notificación

Expedir boleta de citación

¿Se realizó

notificación?

SI

NO

Devolver al Comitente

2 Elaborar Auto ordenando la notificación Inspector Municipal de

Policía

3 Expedición de boleta de citación indicando, fecha y hora para notificaciones, remisión a Oficina A.I.U.


4 Notificación personal y entrega de fotocopia. Se confirma si la notificación fue realizada, en caso contrario se repite.


5 Devolución al Comitente Secretaria Inspección

6 Archivo



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PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAMIENTO DE DESPACHOS COMISORIOS.

CÓDIGO: PAIP06


BASE LEGAL:

Título III, artículo 31 y siguientes del Código de Procedimiento Civil.

Código de Procedimiento Penal


ALCANCE: Se efectúa el diligenciamiento de despachos comisorios, según solicitud de autoridades judiciales.

RIESGOS:

Mal diligenciamiento de despachos comisorios

Perdida de los documentos

CONTROLES: Archivo general


SOPORTES Y FORMATOS: Libro de despachos comisorios


Se sugiere que sean los juzgados quienes directamente atiendan la diligencia

Este procedimiento tiene un tiempo de evacuación de 15 días, el cual se encuentra sujeto al cumplimiento de las partes


1 Recibo del Despacho Comisorio

Secretaria Inspección Se recibe el

Despacho Comisorio

Informar al inspector

Radicar en libro de Despachos

Comisorios.

Elaborar Auto auxiliando la

comisión

Anotar en libro radicador con

fecha y hora

1

2 Informe Secretaria Inspección y pasa al despacho


3 Elaborar Auto auxiliando la comisión y fijando fecha para diligencia.


4 Radicación en libro de Despacho Comisorios.


5 Anotación en libro radicador fecha y hora de la diligencia.



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6 Notificación al Auxiliar de la Justicia y Comando de Policía indicando fecha y hora de la realización de la diligencia


FIN

1

Efectuar posesión de auxiliar de

justicia

Ordenar a cerrajero abrir

SI

Informar objeto de diligencia y el

auto que la decretó

Solicitar relación de bienes

Notificar al Auxiliar de la Justicia y

Comando de Policía

Practicar diligencia, identificar el

inmueble

Llamar a la puerta en varias

oportunidades

¿Se presenta

parte actora?

SI

Dejar constancia escrita y nueva

fecha y hora de diligencia

NO

¿Abren la

puerta?NO

¿Hay

oposición?

SI

¿Se acepta

oposición?NO

Continuar la diligencia

NO

Legalizar bienes a embargar,

entregar a secuestre

Fijar honorarios a secuestre

1

SI

1

Elaborar auto ordenando

devolución al comitente

Anotar en libro radicador de

despachos comisorios

Entregar a apoderado o

despacho comitente

Retirar bienes o hacer entrega

provisional al depositario

7 Posesión del auxiliar de la Justicia Inspector Municipal de

Policía

8 Si no se presenta la parte actora se deja constancia por escrito y señala nueva fecha para la realización de la diligencia


9 Práctica de la diligencia comisionada en el sitio indicado


10 Identificación del inmueble (ubicación y linderos), ó muebles características


11 Llamado a la puerta en varias oportunidades


12 Si no abren, orden al Cerrajero para abrir la puerta correspondiente


13 A quien atiende la diligencia se le informa el objeto de la misma y se le hace conocer el auto que la decretó


14 Solicitud de acuerdo a la diligencia de la parte actora (embargo o secuestro) y relación de bienes

Ejecutante

15 Oposición si existe de la parte Ejecutada Inspector Municipal de

Policía

16

Aceptación o no de la oposición, de acuerdo a los documentos o elementos que la fundamenta y se acepta para terminar la diligencia o no se acepta para continuarla.


17 Declaración legal de bienes a embargar y secuestrar y entrega al Secuestre


18 Retiro de bienes o entrega provisional a depositario, de acuerdo a la solicitud de parte o voluntad del Secuestre.

Secuestre

19 Fijación de honorarios al Secuestre y terminación


20 Auto ordenando la devolución al Comitente


21 Anotación en el Libro radicador de Despachos Comisorios


22 Entrega al Apoderado o al Despacho Comitente



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PROCEDIMIENTO: VISITAS

Y/O VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS EN LOS ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES DEL MUNICIPIO.

CÓDIGO: PAIP07


BASE LEGAL:

Ley 232 de diciembre 26 de 1995

Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95

Código Contencioso Administrativo artículo 5º

Ley 734 de 2002 artículo 34

Ley 53 de 1985 artículos 12 y 25

Ley 594 archivo general

Ley 9 de 1979

Decreto No. 079 de 2001


ALCANCE: Se realizan jornadas de verificación de cumplimiento de los requisitos en los establecimientos comerciales determinando actividades responsables y acciones a seguir, finaliza con el archivo del formato diligenciado.

RIESGOS:

Que el comerciante no este debidamente informado del tramite a seguir para la instalación de su negocio.

Que los comerciantes no estén dispuestos a cumplir con sus deberes y obligaciones para con el Municipio.

CONTROLES: Registro único empresarial (Cámara de

Comercio Periódicamente se realizan jornadas de

verificación de requisitos para el funcionamiento de los establecimientos comerciales con las respectivas entidades (declaración de impuesto de industria y comercio)

INFORMES:

Informe mensual al Secretario de Gobierno sobre gestión y trámite realizado y otras autoridades y órganos de control que lo soliciten.


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Desarrollo de campañas informativas para incentivar la legalización y/o actualización de requisitos o tramites a los comerciantes


Existe un formato diseñado el cual es diligenciado

Actas de visita.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Se cuenta con un formato ya diseñado el cual es diligenciado en las jornadas periódicas que se hacen en conjunto con el Cuerpo de Bomberos, Policía Nacional, Saneamiento y el equipo de la Secretaría de Gobierno.


1

Programa con todo el equipo de trabajo la fecha y hora para realizar la jornada de verificación de cumplimiento de los requisitos establecimientos comerciales determinando actividades responsables y acciones a seguir.


Se programa con todo el

equipo la jornada de

verificación de requisitos

FIN

Determinar actividades,

responsables y acciones a seguir

Programar agenda y coordinar

acciones y actividades

Organizar documentos y apoyo

logístico

Diligenciar formatos y/o actas

Para hacer seguimientos

posteriores

archivar

Desplazarse a los lugares con el

equipo de trabajo y Realizar

jornada de verificación

2 Plasma en la agenda la fecha y hora acordada y coordina con el equipo las acciones y actividades.


3 Organiza los documentos y apoyo logístico que se necesiten para desarrollo de la jornada.


4 Llegada la fecha y hora para realizar la jornada se desplaza a los diferentes lugares con su equipo de trabajo


5

Diligencia los formatos y/o actas, luego se procede a condensar la información para hacer los seguimientos posteriores que se requieran o informar a que lugar se deben dirigir.


6 Se procede al archivo Secretaria Inspección


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PROCEDIMIENTO: VISITAS APLICACIÓN DE LEY 232 DE 1995

CÓDIGO: PAIP08

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar y verificar que los establecimientos comerciales ya existentes y los comerciantes del Municipio estén dando cumplimiento a lo establecido en las normas vigentes.

BASE LEGAL:


Ley 232 de 1995

Ley 9 de 1979

Código Contencioso Administrativo libro primero

ALCANCE: Lograr que en su totalidad los comerciantes del Municipio de San Martín tengan conocimiento de los requisitos exigidos por la ley

RIESGOS:

Que el comerciante no este debidamente informado del tramite a seguir para la instalación de su negocio.

Que los comerciantes no estén dispuestos a cumplir con sus deberes y obligaciones para con el Municipio.

CONTROLES: Desarrollo de campañas informativas

para incentivar la legalización y/o actualización de requisitos o tramites a los comerciantes

INFORMES:

Informe mensual al Secretario de Gobierno sobre gestión y trámite realizado y otras autoridades y órganos de control que lo soliciten.


Formato diseñado y diligenciado

Actas de visita


Se cuenta con un formato ya diseñado el cual es diligenciado en las jornadas periódicas que se hacen en conjunto con el Cuerpo de Bomberos, Policía Nacional, Saneamiento y el equipo de la Secretaría de Gobierno.


ALCALDIA MUNICIPAL





1

Si realizada la jornada de verificación de cumplimiento de requisitos, hay renuencia en el propietario para cumplir con los requisitos de Ley, se procederá a abrir expediente en cuyo auto se ordenará requerir por escrito al infractor para que en el término de 30 días cumpla con los requisitos que hagan falta.


FIN

Notificar imposición de multas

sucesivas al establecimiento

¿Detecta

incumplimiento?

NO

SI1

NO

Notificar orden de cierre definitivo

del establecimiento de comercio

¿Establecimiento

cumple?

NO

SI

1

Notificar al establecimiento,

devolver copia con notificación a

la inspección

Enviar requerimiento escrito para

AIOU con copia.

¿Notificado

cumple? SI

1

Notificar orden de suspensión de

las actividades comerciales

archivar el

expediente1

Elaborar Acto Administrativo de

suspensión de actividades del

establecimiento

¿Establecimiento

cumple? SI

Archivar

expediente1

NO

Elaborar oficio de notificación al

establecimiento

archivar el expediente

Se realiza la jornada de

verificación de

cumplimiento de requisitos

Abrir expediente y requerir por

escrito al infractor que cumpla

con los requisitos que hagan falta.

2 Envío de requerimiento escrito para AIOU con copia.


3 Recibe, registra y entrega a Notificador, y una vez notificado procede a devolver copia con notificación a la Inspección de origen.

Secretaria Inspección CAIU

Notificador

4

Pasados los 30 días se podrá imponer multas sucesivas de 5 salarios mínimos mensuales por cada día de incumplimiento hasta por el término de 30 días calendario, previo aviso notificado al infractor.

Inspector Municipal de Policía de Policía

5

Si el sancionado cumple se procede a archivar el expediente. Sino, entonces mediante acto administrativo el Inspector Municipal de Policía ordena la suspensión de actividades comerciales en el establecimiento, hasta por 2 meses, acto que se notificará al infractor, copia del cual se enviará a la policía para que verifique su cumplimiento.


6

Si transcurrido el tiempo de sanción antes establecido, el sancionado cumple se procede al archivo. Sino se ordenará el cierre definitivo del establecimiento, acto que se notificará personalmente al afectado, en aplicación al C.C.A


7

Una vez notificado el propietario y verificado el cierre del establecimiento por parte de la Inspección o de la policía, se procede al archivo del proceso.

Secretario


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PROCESOS DE CONTRATACIÓN


PROCESO: CONTRATACIÓN

SUBPROCESO: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN ABREVIADA DE MINIMA CUANTIA

CÓDIGO: PACA01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Regular el proceso de contratación administrativa de bienes, servicios u obras publicas que requiera contratar la administración municipal para dar solución a una necesidad bajo la MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MINIMA CUANTIA establecida de acuerdo al presupuesto del municipio cuando se trate de contratos inferiores al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.

BASE LEGAL:

Constitución política

Decreto 777 de 1992

Estatuto contractual

Ley 80 de 1993- En su totalidad.

Decreto 2434 de 2006 Reglamenta Ley 80/93 y modifica parcialmente el 2170/2002

Ley 1150 de 2007

Decreto 1170 2008





Decreto 836 de 2009

Decreto 931 de 2009


Manual de Contratación

ALCANCE: Se aplica a todas las dependencias de la Administración Municipal que ejecuten presupuesto a través de los diferentes programas, proyectos, eventos y/o actividades cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al diez por ciento 10% de la Menor Cuantía

RIESGOS:

Ordenación del gasto sin existir disponibilidad presupuestal y/o suficiente.

Incumplimiento o mala calidad de los trabajos, productos o servicios adquiridos.

Realización de adquisiciones, servicios o trabajos sin programación previa, PAC.

Falta de planeación en el proceso precontractual (Plan Anual de Compras o Plan de Inversiones).

Ausencia de capacitación y asesoría legal, técnica y procedimental previa a la contratación para evitar procesos desiertos y posibles reclamaciones, indemnizaciones o demandas.


ALCALDIA MUNICIPAL




CONTROLES:

Consulta y expedición de la disponibilidad presupuestal, previa a la iniciación del proceso.

Acción fiscal y disciplinaria incluyendo la posibilidad de repetir contra los responsables de la falta.

Interventoría y/o supervisión del contrato en los términos de la Ley 80/93 y sus decretos reglamentarios, especialmente el 2170 de 2002.

Exigencia y constitución de las pólizas que amerita el contrato para proteger la entidad.

Consulta de cumplimiento del plan de compras y del plan anual mensualizado de caja-P.A.C. antes de contratar.

Exigencia de certificado de existencia de representación legal para personas jurídicas y registro mercantil para actividades comerciales.

Declaración de no encontrarse inhabilitado o impedido para celebrar contratos.

Consulta de precios y referencias del mercado para determinar presupuesto oficial.

Correcta expedición y aprobación de garantías contractuales exigidas en la póliza única.

INFORMES:

De control fiscal, de control social y aquellos que eventualmente requieran otros organismos de control.

Relación y publicación de contratos celebrados mensualmente en la cartelera municipal,

Informe a la Personera Municipal de la contratación celebrada durante el mes inmediatamente anterior

Informe CDM 108 de la Contraloría Departamental del Meta.

Reporte en el SICE de contratos celebrados en cumplimiento del articulo 1 del Acuerdo Nº 0011 de 2007 expedido por el SICE


Estudio de Conveniencia y Oportunidad, diseños, presupuesto y licencias s i se requiere

Certificación del Secretario de Gobierno de la no existencia o insuficiencia de recurso humano en la planta de personal o insuficiencia de personal calificado para la actividad requerida.

Certificado de registro en el plan de compras.

Certificado de registro en el SICE, si el


Aquellos inconvenientes que se presenten durante la etapa de ejecución del contrato serán responsabilidad directa del Secretaria de Despacho de la dependencia que ejerce la supervisión o Interventoría, quien si considera necesario la intervención del área jurídica deberá informarlo por escrito de manera oportuna y al momento en que se presentan tales inconvenientes, señalando las causas, motivos o razones que los originaron.


ALCALDIA MUNICIPAL




bien, servicio u obra publica a contratar se encuentra codificado hasta el quinto nivel del C.U.B.S.

Concepto de la Secretaría de Planeación y certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos.


Solicitud a presentar propuesta

El interventor o supervisor coordinará los pagos respectivos y demás actuaciones que se deriven, con la debida antelación, con base en lo estipulado en el contrato.

Igualmente el interventor o supervisor será el directo responsable del rendimiento por parte del contratista del pago y acreditación de los aportes al sistema de seguridad social (Art. 27, Decreto 2170 de 2002).

Documentos del Oferente

Carta de Presentación de la Propuesta.

Certificados de Registro de Precios de Referencia y Temporales de los bienes a contratar y servicios u obra publica siempre y cuando se encuentren codificados en su totalidad a nivel de ítems

Formato único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la función Pública (Para personas naturales o jurídicas).

Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría General.

Cerificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio (si es persona jurídica)

Certificado de Matricula Mercantil de la Cámara de Comercio

Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)

Certificado sobre antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.

Fotocopia del Certificado Judicial actualizado.

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente Persona Natural o Representante Legal de la Persona Jurídica.

Si es persona natural acreditación de que se encuentra vinculado al Régimen de Seguridad Social en Pensión, Salud y Riesgos Profesionales.

Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que los integran.


Póliza de cumplimiento cuando a ello allá lugar


ALCALDIA MUNICIPAL





ETAPA PRECONTRACTUAL

Expedir constancia de la

compatibilidad del gasto y el

certificado de registro

Solicitar certificación de bienes o

servicios a contratar

Solicitar conceptualización sobre

la compatibilidad del gasto de

contratar

Aprobar y enviar solicitud a

dependencia interesada

Anexar estudios previos y enviar a

presupuesto


disponibilidad presupuestal y

enviar a dependencia interesada

Expedir certificación del registro

de bienes en el CISE

1

Se inicia con la etapa

precontractual

Elaborar y suscribir estudio de

oportunidad y conveniencia

Elaborar solicitud de disponibilidad

presupuestal y enviar a Alcalde

para aprobación y firma

Consultar catálogo único de

bienes y servicios CUB

1

Elabora y suscribe el estudio de oportunidad y conveniencia que incluye presupuesto oficial e identificación de CUBS que correspondan

Secretaria interesada o dependencia responsable

2

Solicita a la secretaria de planeación que conceptúe sobre la compatibilidad del gasto de contratar, con el plan de desarrollo municipal y el certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos Municipal


3

Expide la constancia de la compatibilidad del gasto y el certificado de registro en el banco de programas y proyectos


4 Realizar la consulta del catalogo único de bienes y servicios CUBS y el precio indicativo


5

Solicitara al administrador del plan de compras que certifique que bienes, servicios u obras publicas que se pretende contratar se encuentre registrado el plan de compras de .la entidad en el SICE


6

Expide la certificación que corresponda sobre si los bienes, servicios u obras publicas que se pretenden adquirir, se encuentra registrados en el plan de compras de la entidad en el SICE

Administrador de Plan de Compras

7

Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma


8

Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable

Ordenador del gasto o su delegado

9

Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección Financiera de Presupuesto


10 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable

la dirección financiera de presupuesto


ALCALDIA MUNICIPAL




11 Enviaran la solicitud de ofertas a las personas naturales o jurídicas, que consideren necesarias

Alcalde o su Delegado

Inicia etapa conractual

Enviar solicitud de ofertas a

personas naturales o Jurídicas

Recibir propuestas de oferentes,

con soportes documentales

1

Verificar si se requiere

autorización, permisos o licencias

Elaborar minuta del contrato,

asignar consecutivo y enviar a


Radicar estudio de oportunidad y

conveniencia y presupuesto oficial

en banco de programas


requisitos por parte del oferente

Consultar en el SICE los CUPS de

bienes o servicios a contratar

Enviar enviar contrato con

soportes a Contratación

Suscribir minuta del contrato y

Entregar copia del contrato al

contratista y solicitar expedición

de pólizas

Solicitar certificado de registro

presupuestad

2

12 Prestación de Ofertas de Acuerdo los requerimiento y soportes documentales de la entidad, previamente establecidos

Proponentes

13

Verificara si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos y licencia de autoridades y funcionarios o particulares


14

Radica el estudio de oportunidad y conveniencia, el presupuesto oficial y el certificado de registro en el banco de programas y proyectos y de mas documentos que se requieran para la contratación del bien, servicios u obras publicas en la secretaria de contratación


15

Verifica que la contratación a realizar cumpla con los procedimientos establecidos en la etapa precontractual de este proceso

Secretaria de contratación

16

Consulta en el SICE el CUBS, precio indicativo, precios de referencia y/o temporales de los bienes, servicios u obras publicas que se contratara


ETAPA CONTRACTUAL

17

Elabora minuta del Contrato, asigna numero consecutivo y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma


18 Suscriben la minuta del contrato Ordenador del gasto o su delegado y oferente

seleccionado

19 Envía el contrato a la secretaria de Contratación

Secretaria de despacho del

Ordenador del gasto

20 Recibe el contrato con los soportes correspondientes a la etapa precontractual

Auxiliar Administrativa de la Secretaria de

contratación

21 Entrega copia al contratista del contrato suscrito, para la expedición de las pólizas correspondientes cuando a ello allá lugar

la Secretaria de contratación

22 Solicita el certificado de registro presupuestal a la dirección financiera de presupuesto

La Secretaria de contratación


ALCALDIA MUNICIPAL




23 Expide el registro presupuestal y envía a La Secretaria de contratación


Expedir registro presupuestal y

enviar a contratación

Radicar garantía única de

cumplimiento

2



Suscribir actas de inicio y remitir a

dependencia contratante

Abrir carpeta al proceso

contractual

Expedir acto de aprobación de

garantías y asignación de

interventor o supervisor y enviar a

contratación

Notificar asignación de la

interventoria y entrega (1)copia

del contrato con soportes

Abrir carpeta en cada

dependencia e Iniciar ejecución

del contrato

SI

Analizar solicitud, emitir concepto

técnico y enviar a Alcalde

3

Elaborar aceptación de garantías

y memorando de asignación de

interventor o supervisor; enviar a


Revisar documentos del contrato

Registrar contrato en el SICE

¿Requiere adición,

modificación o prórroga?NO

1

24 Radica en la secretaria de contratación la garantía única de cumplimiento cuando a ello de lugar

Contratista

25

Elabora la aceptación de las garantías y memorando de asignación de interventor o supervisor y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.


26

Expide el acto de aprobación de garantía única de cumplimiento y memorando de asignación de interventor y/o supervisor y envía a la secretaria de contratación


27 Notifica el acto de asignación de la interventoria o delegado y entrega copia del contrato con los soportes


28 Hace apertura de la carpeta al proceso contractual la cual reposara en el archivo de esta dependencia


contratación

29 Revisa documentos del contrato que correspondan a la etapa precontractual y contractual del mismo

Supervisor o delegado

30 Registro del contrato en el SICE en cumplimiento articulo 1 del acuerdo 0011 del 2007 emitido por el SICE


31

Suscriben las actas de inicio y de ejecución, se remitirán cada una de ellas a la Secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma

interventor o supervisor delegado y contratista

32

Recepciona actas de inicio, de ejecución, recibo y liquidación y las ingresa a las carpetas correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia


contratación

33 Solicitud de modificación, adición o prorroga con correspondientes soportes entregada al interventor

contratista

34

Analiza la solicitud presentada por el contratista, emite concepto técnico y si lo considera técnicamente viable lo comunica a su Ordenador del gasto su delegado

interventor o supervisor delegado


ALCALDIA MUNICIPAL




35 Aprueba o niega la solicitud Ordenador del gasto o

su delegado

Realizar acta de recibido de la

obra (según objeto del contrato)

SI

¿Aprueba

solicitud?

Suscribir y enviar la solicitud de

disponibilidad presupuestal a


3


presupuesto

Elaborar aprobación de la

modificación de garantías y enviar

a alcalde para revisión y firma


presupuestal

Suscribir minuta de modificación y

enviar a Contratación


garantías y enviar a contratación

Realizar entrada a almacén de los

elementos que se suministran

4






Radicar certificado de garantía

única de cumplimiento

NO

1


presupuestal y enviar a Despacho

del Alcalde

Elaborar minuta de modificación y

enviar a Alcalde para revisión y

firma

36

Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma. Cuando el Objeto de la Solicitud lo requiera


37



38





40

Elabora minuta de modificación y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma


41 Suscriben la minuta de modificación Ordenador del gasto o

su delegado y contratista





44 Radica en la secretaria de contratación el certificado de modificación de la garantía única de cumplimiento

Contratista

45

Elabora la aprobación de la modificación de las garantías y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.


46 Expide el acto de aprobación de la modificación de las garantías y envía a la secretaria de contratación


47 Entrada al Almacén Municipal de los Elementos que suministran

Dirección Operativa del Almacén

48 Acta de Recibo de la Obra por parte de la Comunidad, de acuerdo al objeto del contrato.



ALCALDIA MUNICIPAL




49

Se suscribe el Acta de recibo final del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma


Suscribir acta de recibo final y

remitir a contratación

Ingresar información a la carpeta

correspondiente

4

Suscribir acta de liquidación final

y remitir a contratación

1

Ingresar inforación a la

carpeta correspondiente y

archivar

FIN

50

Recepciona acta de recibo final del contrato y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia


contratación

51

Se suscribe el Acta de liquidación del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma


52

Recepciona acta de liquidación del contrato y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia


contratación


ALCALDIA MUNICIPAL







PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA

CÓDIGO: PACA02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Regular el proceso de contratación administrativa de bienes, servicios u obras publicas que requiera contratar la administración municipal para dar solución a una necesidad bajo la MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA establecida de acuerdo al presupuesto del municipio, cuando se trate de contratos cuyo valor total sean superiores al diez por ciento (10%) de la menor cuantía y hasta el monto límite de la menor cuantía (280 SMLMV.) según lo dispuesto en el literal b) del articulo 2 de lay 1150 de 2007 y dando cumplimiento al procedimiento establecido en el Art 44 del Decreto 2474 de 2008 y

BASE LEGAL:


Decreto 777 de 1992




Ley 1150 de 2007

Decreto 1170 2008





Decreto 836 de 2009

Decreto 931 de 2009


Manual de Contratación Municipio de San Martín

ALCANCE: Se aplica a todas las dependencias de la Administración Municipal que ejecuten presupuesto a través de los diferentes programas, proyectos, eventos y/o actividades cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior a la Menor Cuantía establecida para el Municipio de San Martin de los Llanos.

RIESGOS:

Iniciación de procesos de selección sin estudios técnicos o económicos previos y/o sin contar con las autorizaciones, permisos, licencias, diseños, cálculos, etc.


Incumplimiento o mala calidad de los productos, servicios adquiridos o ejecución de obras.

Realización de adquisiciones servicios u obras sin diseños respectivos o programación previa, PAC.


ALCALDIA MUNICIPAL




Falta de planeación en el proceso precontractual.

Ausencia de capacitación y asesoría legal, técnica y procedimental previa al proceso para evitar procesos desiertos y posibles demandas.

CONTROLES:



Interventoría y/o supervisión del contrato en los términos de la Ley







INFORMES:




Informe CDM 108 de la Contraloría Departamental del Meta.



Estudio de Conveniencia y Oportunidad, diseños, presupuesto y licencias s i se requiere.

Estudios, Diseños, Planos, especificaciones técnicas y presupuesto Oficial, cronograma de obra, licencias y/o


El interventor o supervisor deberá remitir un cronograma y/o de modificaciones que se acuerden con el contratista relacionado con cambio de valor o tiempo de ejecución del contrato, a la oficina de asesoría jurídica con o


ALCALDIA MUNICIPAL




autorizaciones Previas (si se requiere



Certificado de registro en el SICE, si el bien, servicio u obra publica a contratar se encuentra codificado hasta el quinto nivel del C.U.B.S.



Pliegos de condiciones

Aviso de Convocatoria Publica

para la elaboración de las minutas correspondientes.


Igualmente el interventor o supervisor será el directo responsable del rendimiento por parte del contratista del pago y acreditación de los aportes al sistema de seguridad social







Certificado de Matricula Mercantil de la Cámara de Comercio.

Certificado de inscripción, calificación y clasificación en la cámara de comercio (RUP)






Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al


ALCALDIA MUNICIPAL




Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que los integran.



Pago y/o Publicación del Contrato

Y los demás documentos que se soliciten en os pliegos de condiciones










contratar


de bienes en el CISE


precontractual


oportunidad y conveniencia e

identificar CUBS




Consultar CUBS y precio

indicativo

1

1 Elabora y suscribe el estudio de oportunidad y conveniencia que incluye presupuesto oficial e identificación de CUBS que correspondan


2 Solicita a la secretaria de planeación que conceptúe sobre la compatibilidad del gasto de contratar, con el plan de desarrollo municipal y el certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos Municipal


3 Expide la constancia de la compatibilidad del gasto y el certificado de registro en el banco de programas y proyectos




5 Solicitara al administrador del plan de compras que certifique que bienes, servicios u obras publicas que se pretende contratar se encuentre registrado el plan de compras de .la entidad en el SICE


6 Expide la certificación que corresponda sobre si los bienes, servicios u obras publicas que se pretenden adquirir, se encuentra registrados en el plan de compras de la entidad en el SICE


7 Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma



ALCALDIA MUNICIPAL




8 Suscribe y enviar la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable


Suscribir y enviar solicitud a



presupuesto




1



Emitir concepto sobre la viabilidad

y el contenido jurídico del proyecto

y enviar a dependencia interesada

Radicar en contratación estudio

de oportunidad y conveniencia

con soportes

Publicar proyecto de pliego de

condiciones

2

Elaborar proyecto de pliegos de

condiciones y enviar a Jurídica

Elaborar y publicar en el SECOP

aviso de convocatoria

Recibir observaciones

presentadas

9 Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección Financiera de Presupuesto




11 Verificara si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos y licencia de autoridades y funcionarios o particulares


12 Elaborara el proyecto de pliegos de condiciones y envío al área jurídica para su revisión y concepto jurídico sobre el proyecto de pliegos de condiciones

Secretaria interesada o dependencia responsable y secretaria de contratación

13 Conceptúa sobre la viabilidad y el contenido jurídico del proyecto de pliegos de condiciones y se envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable

Área Jurídica

14 Radica en la Secretaria de Contratación el estudio de oportunidad y conveniencia, el Proyecto de Pliegos de Condiciones y todos los documentos enunciados en la etapa precontractual que se requieran para la contratación del bien, servicios u obras publicas


15 Elaboración y publicación del aviso de convocatoria en el SECOP


16 Publicación del proyecto del pliego de condiciones cuando menos a cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura


17 Recepciona las observaciones presentadas y las envía a la secretaria o dependencia interesada para proyectar respuesta.

Secretaria de Despacho Ordenador

del Gasto


ALCALDIA MUNICIPAL




18 Recibe y resuelve las observaciones presentadas y las envía a la secretaria del despacho del ordenar del gasto para su revisión y firma.


Publicar en el SECOP las

respuestas a las observaciones

presentadas

Suscribir y enviar para

suscripción en el SECOP a

contratación

Resolver observaciones y enviar a

despacho de la alcaldía

Suscribir y enviar para publicación

en el SECOP a contratación

2

Publicar respuestas a las

observaciones presentadas

Publicar en el SECOP el acto de

apertura y pliegos definitivos

Determinar contenido del pliego

de condiciones definitivo

Suscribir acto y enviar para

suscripción en el SECOP

Recibir observaciones a los

pliegos y enviar a dependencia

interesada

SI


despacho del alcalde

3

Proyectar acto de apertura del

proceso y enviar a despacho del

alcalde

Presentar manifestación de

intereses

Realizar audiencia de conciliación

de oferentes (cuando se requiera)

NO

1

¿Requiere modificación

de estudios y

documentos?

19 El ordenador del gasto o su delegado suscribe y envía para la publicación en el SECOP a la secretaria de contratación

Ordenador del gasto

20 Publica las respuestas a las observaciones presentadas al proyecto de pliego de condiciones


21 Determinan el contenido del pliego de condiciones definitivo

Dependencia responsable y secretaria de

contratación

22 Proyecta el acto de apertura del proceso y envía a .la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma


23 Suscribe el acto de apertura y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP

Ordenador Del gasto o su delegado

24 Publica en el SECOP del acto de apertura y pliegos definitivos


25 En caso de que se requiera la modificación de estudios y documentos previos con posterioridad al acto de apertura Prg. 2 Art 3 Dto 2474/08


26 Presentación de manifestación de intereses.

Proponentes

27 Audiencia de conciliación de oferentes (cuando se requiera)


28 Recepciona las observaciones presentadas a los pliegos de condiciones definitivos y las envía a la secretaria o dependencia interesada para proyectar respuesta.


del Gasto




Ordenador del gasto

31 Publica las respuestas a las observaciones presentadas al pliego de condiciones definitivos



ALCALDIA MUNICIPAL




32 Expide adendas en caso de ser requeridos






Notificar acto de adjudicación

Publicar respuestas en el SECOP

Resolver observaciones y enviar

respuesta a contratación

SI

¿Requiere

adendas?

Publica en el SECOP las adendas

3

Recibir ofertas de los proponentes

Entregar propuestas al comité

evaluador

Cerrar convocatoria

Publicar informe de evaluación en

el portal único de contratación

Recibir observaciones al informe

de evaluación y enviar al comité

evaluador

4

El comité evaluador evalúa las

ofertas y elabora informe


el SECOP

NO Expedir adendas

¿Adjudica el

proceso?

SINO

Declara desierto el proceso

Publica en el SECOP el acto de

adjudicación o declaración de

desierta



Suscribir minuta del contrato

1

33 Publica en el SECOP las adendas Secretaria de contratación

34 Presentación de ofertas Proponentes

35 Recepción de ofertas Secretaria del despacho del ordenador del gasto

36 Cierre de convocatoria Funcionario indicados en pliego de condiciones

37 Entrega al comité evaluador las propuestas presentadas en el cierre de la convocatoria

Secretaria del despacho del ordenador del gasto

38 Recibe y Realiza la evaluación de las ofertas presentadas dentro del termino establecido en el pliego de condiciones

Comité evaluador

39 Traslado de informe de evaluación a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP

Comité evaluador

40 Publicación del informe de evaluación en el portal único de contratación


41 Recepciona las observaciones presentadas al informe de evaluación y las envía al comité evaluador

Secretaria de Despacho Ordenador del Gasto

42 Resuelve observación del informe de evaluación y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP

Comité evaluador

43 Publicación de respuestas en el SECOP


44 Adjudica o declara desierto el proceso Ordenador del gasto o su delegado

45 Notificación del acto de adjudicación

Proponente

46 Publica en el SECOP el acto de adjudicación o declaración de desierta en el SECOP

secretaria de contratación

ETAPA CONTRACTUAL

47 Elabora minuta del Contrato, asigna numero consecutivo y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma



seleccionado


Secretaria de despacho del Ordenador del gasto


ALCALDIA MUNICIPAL






contratación



supervisor o interventor

4



de pólizas


presupuestal

Expedir certificado de registro

presupuestal y enviar a

contratación

Suscribir actas de inicio y de

ejecución y remitir a contratación


contractual




contratación




Publicar acta de inicio y actas

ejecución en el SECOP



Enviar contrato con soportes a

Contratación


cumplimiento

Publicar contrato en el SECOP

5

51 Publica el contrato en el SECOP Secretaria de contratación








Contratista

56 Elabora la aceptación de las garantías y memorando de asignación de interventor o supervisor y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.


57 Expide el acto de aprobación de de garantías única de cumplimiento y memorando de asignación de interventor y/o supervisor y envía a la secretaria de contratación






contratación





62 Suscriben las actas de inicio y de ejecución, se remitirán cada una de ellas a la Secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP


63 Publica acta de inicio y las actas ejecución en el SECOP



ALCALDIA MUNICIPAL





contratista

SI





2

5

SI

¿Aprueba

solicitud?





presupuesto


presupuestal










NO

2



del Alcalde



firma

Publicar en el SECOP acta de

modificación o prórroga

6

65 Analiza la solicitud presentada por el contratista, emite concepto técnico y si lo considera técnicamente viable lo comunica a su Ordenador del gasto su delegado


66 Aprueba o niega la solicitud


67 Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma. Cuando el Objeto de la Solicitud lo requiera


68 Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable


69 Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección

Financiera de Presupuesto




71 Elabora minuta de modificación y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma


72 Suscriben la minuta de modificación y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP

Ordenador del gasto o su delegado y

contratista

73 Publica en el SECOP la acta de modificación, adición o prorroga la que se requiera







Contratista


ALCALDIA MUNICIPAL




77 Elabora la aprobación de la modificación de las garantías y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.











6



Publicar acta en el SECOP e


correspondiente



2

Publicar en el SECOP e

Ingresar información a la


archivar

FIN







81 Se suscribe el Acta de recibo final del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP


82 Recepciona acta de recibo final del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia


83 Se suscribe el Acta de liquidación del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma


84 Recepciona acta de Acta de liquidación del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia



ALCALDIA MUNICIPAL







PROCEDIMIENTO: LICITACIÓN PUBLICA

CÓDIGO: PACA03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Regular el proceso de contratación administrativa de bienes, servicios u obras publicas que requiera contratar la administración municipal para dar solución a una necesidad bajo la modalidad de LICITACION PUBLICA a través de contratos superiores al monto limite de la menor cuantía, que realicen las diferentes dependencias del Municipio o ejecuten el presupuestos a través de los diferentes programas, proyectos , eventos y/o actividades en general y dando cumplimiento al procedimiento establecido en el Art 14 del Decreto 2474 de 2008 que reglamenta la ley 1150 de 2007

BASE LEGAL:


Decreto 777 de 1992




Ley 1150 de 2007

Decreto 1170 2008





Decreto 836 de 2009

Decreto 931 de 2009



ALCANCE: Se aplica a todas las dependencias de la Administración Municipal que ejecuten presupuesto a través de los diferentes programas, proyectos, eventos y/o actividades cuando el valor del contrato por celebrar sea superior a la Menor Cuantía establecida para el Municipio de San Martin de los Llanos.

RIESGOS:

Iniciación de procesos de selección sin estudios técnicos o económicos previos y/o sin contar con las autorizaciones, permisos, licencias, diseños, cálculos, etc.


Incumplimiento o mala calidad de los productos, servicios adquiridos o ejecución de obras.

Realización de adquisiciones servicios u obras sin diseños respectivos o programación previa, PAC.

Falta de planeación en el proceso precontractual.

Ausencia de capacitación y asesoría legal, técnica y procedimental previa al proceso para evitar procesos desiertos y posibles


ALCALDIA MUNICIPAL




demandas.

CONTROLES:



Interventoría y/o supervisión del contrato en los términos de la Ley







INFORMES:

Comunicación de apertura del proceso de licitación publica a la Cámara de Comercio durante los primeros cinco días de cada mes.


Relación y publicación del proceso de licitación publica en el Portal Único de Contratación SECOP.


Estudio de Conveniencia y Oportunidad, diseños, presupuesto y licencias s i se requiere.

Estudios, Diseños, Planos, especificaciones técnicas y presupuesto Oficial, cronograma de obra, licencias y/o autorizaciones Previas (si se requiere

Certificación del Secretario de Gobierno de la no existencia o insuficiencia de recurso humano en la planta de personal o insuficiencia de


El interventor o supervisor deberá remitir un cronograma y/o de modificaciones que se acuerden con el contratista relacionado con cambio de valor o tiempo de ejecución del contrato, a la oficina de contratación, para elaboración de las minutas correspondientes.

El interventor o supervisor coordinará los pagos respectivos pagos y demás actuaciones que se deriven, con la debida antelación, con base en lo estipulado en el contrato.


ALCALDIA MUNICIPAL




personal calificado para la actividad requerida.





Pliegos de condiciones

Aviso de Convocatoria Publica

El tiempo promedio en el desarrollo de este procedimiento de contratación en las etapas pre y contractual es de sesenta (60) días hábiles. Aclarándose que no incluye las etapas preparatorias, de ejecución del contrato y poscontractual, las cuales no dependen del área de contratación, sino de cada una de las dependencias ejecutoras.

Para todos los efectos es importante entender que proceso de elaboración del contrato es máximo de tres días y de legalización del mismo el tiempo que el contratista demore en cumplir los requisitos de esta fase más dos días para la aprobación de pólizas.







Certificado de Matricula Mercantil de la Cámara de Comercio.

Certificado de inscripción, calificación y clasificación en la cámara de comercio (RUP)






Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de


ALCALDIA MUNICIPAL




Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que los integran.



Pago y/o Publicación del Contrato

Y los demás documentos que se soliciten en os pliegos de condiciones










contratar


de bienes en el SICE


precontractual



identificar CUBS





indicativo

1

Suscribir y enviar solicitud de

disponibilidad a dependencia

interesada

1 Elabora y suscribe el estudio de oportunidad y conveniencia que incluye presupuesto oficial e identificación de CUBS que correspondan


2 Solicita a la secretaria de planeación que conceptúe sobre la compatibilidad del gasto de contratar, con el plan de desarrollo municipal y el certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos Municipal






5 Solicitara al administrador del plan de compras que certifique que bienes, servicios u obras publicas que se pretende contratar se encuentre registrado el plan de compras de .la entidad en el SICE


6 Expide la certificación que corresponda sobre si los bienes, servicios u obras publicas que se pretenden adquirir, se encuentra registrados en el plan de compras de la entidad en el SICE


7 Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma





ALCALDIA MUNICIPAL







presupuesto




1



Emitir concepto sobre la viabilidad

y el contenido jurídico del proyecto

y enviar a dependencia interesada



con soportes

Suscribir aviso de convocatoria y

publicar

2

Elaborar proyecto de pliegos de

condiciones y enviar a Jurídica

Elaborar aviso de convocatoria en

el SECOP y enviar al despacho

del Alcalde

Remitir comunicación a la cámara

de comercio y (1) copia

acontratación

Publicar en el SECOP

comunicado enviado a cámara de

comercio



11 Verificara si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos y licencia de autoridades y funcionarios o particulares


12 Elaborara el proyecto de pliegos de condiciones y envío al área jurídica para su revisión y concepto jurídico sobre el proyecto de pliegos de condiciones

Secretaria interesada o dependencia responsable y secretaria de contratación

13 Conceptúa sobre la viabilidad y el contenido jurídico del proyecto de pliegos de condiciones y se envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable

Área Jurídica

14 Radica en la Secretaria de Contratación el estudio de oportunidad y conveniencia, el Proyecto de Pliegos de Condiciones y todos los documentos enunciados en la etapa precontractual que se requieran para la contratación del bien, servicios u obras publicas


15 Remite la comunicación a la cámara de comercio sobre la licitación publica que se pretende realizar y envía copia de este comunicado a la Secretaria de Contratación para la publicación en el SECOP

Ordenador del gasto o delegado

16 Publica en el SECOP el comunicado enviado a la cámara de comercio


17 Elaboración el aviso de convocatoria en el SECOP y envía al Secretaria de Despacho del Ordenador del Gasto para su revisión y firma


18 Suscribe el aviso de convocatoria y publica según lo dispuesto en el Parágrafo 2 del Art 8 del Dec.2474 de 2008



ALCALDIA MUNICIPAL




19 Publica aviso en el SECOP Secretaria de Contratación


presentadas y enviar a



despacho de la alcaldía

Suscribir y enviar para publicación

en el SECOP a contratación

2


observaciones presentadas

Publicar en el SECOP el acto de

apertura y pliegos definitivos

Determinar contenido del pliego

de condiciones definitivo

Suscribir acto y enviar para

suscripción en el SECOP

SI



alcalde

Recibir de oferentes la solicitud de

audiencia de aclaración de pliegos

NO

1

¿Requiere modificación

de estudios y

documentos?

Publicar aviso en el SECOP


condiciones

Realizar audiencia para revisión

de asignación de riesgos

Publicar acta de audiencia de

asignación de riesgos

3

20 Publicación del proyecto del pliego de condiciones cuando menos a diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura




del Gasto




Ordenador del gasto



25 Audiencia para revisión de la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva.

Ordenador del gasto o su delegado , dependencia responsable y secretaria

de contratación

26 Publicara el acta de audiencia de asignación de riesgos

Secretaria de Contratación


Secretaria interesada y secretaria de contratación

28 Proyecta el acto de apertura del proceso y envía a .la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma




30 Publica en el SECOP el acto de apertura y pliegos definitivos


31 En caso de que se requiera la modificación de estudios y documentos previos con posterioridad al acto de apertura Prg. 2 Art 3 Dto 2474/08


32 Solicitan Audiencia de Aclaración de Pliegos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas de oficio o a solicitud de cualquier persona que haya realizado observaciones a los borradores de los pliegos o participado en la audiencia de revisión de riesgos.

Oferentes y/o Proponentes


ALCALDIA MUNICIPAL




33 Audiencia de aclaración de pliegos Ordenador del gasto o su delegado, dependencia responsable y secretaria

de contratación



presentadas


publicación en el SECOP a

contratación

Publicar acta de audiencia de

aclaración de riesgos



Realizar audiencia de aclaración

de pliegos


presentadas a los pliegos

definitivos y enviar a dependencia

interesada

SI

¿Requiere

adendas?

Publica en el SECOP las adendas

3



evaluador

Cerrar convocatoria





evaluador

4




el SECOP

NO Expedir adendas

34 Publicara el acta de audiencia de asignación de riesgos


35 Recepciona las observaciones presentadas a los pliegos de condiciones definitivos y las envía a la secretaria o dependencia interesada para proyectar respuesta.



dependencia responsable


Ordenador del gasto

38 Publica las respuestas a las observaciones presentadas al pliego de condiciones definitivos


39 Expide adendas en caso de ser requeridos


40 Publica en el SECOP las adendas Secretaria de contratación

41 Presentación de ofertas Proponentes


43 Cierre de convocatoria

Funcionario indicados en pliego de condiciones


Secretaria del despacho del ordenador del gasto


Comité evaluador


Comité evaluador

47 Publicación del informe de evaluación en el portal único de contratación por un termino de cinco (5) días hábiles





ALCALDIA MUNICIPAL




49 Resuelve observación del informe de evaluación y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP

Comité evaluador





Notificar acto de adjudicación




¿Adjudica el

proceso?

SINO

Declara desierto el proceso


adjudicación o declaración de

desierta




1

4

5

1






de pólizas


presupuestal



contratación




contratación

Recibir contrato con soportes


cumplimiento




51 Adjudica en Audiencia Publica o declara desierto el proceso


52 Publica en el SECOP el acta de Audiencia Publica de adjudicación o declaración de desierta en el SECOP


ETAPA CONTRACTUAL

53 Elabora minuta del Contrato, asigna numero consecutivo y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma



seleccionado



Ordenador del gasto



contratación









Contratista

62 Elabora la aceptación de las garantías y memorando de asignación de interventor o supervisor y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.


63 Expide el acto de aprobación de de garantías única de cumplimiento y memorando de asignación de interventor y/o supervisor y envía a la secretaria de contratación



ALCALDIA MUNICIPAL




64 Notifica el acto de asignación de la Interventoría o delegado y entrega copia del contrato con los soportes








contractual





5

6

SI





2

SI

¿Aprueba

solicitud?





presupuesto






NO

2



del Alcalde



firma


Auxiliar Administrativa de la Secretaria de contratación

66 revisa documentos del contrato que correspondan a la etapa precontractual y contractual del mismo




68 Suscriben las actas de inicio y de ejecución, se remitirán cada una de ellas a la Secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP





contratista

71 Analiza la solicitud presentada por el contratista, emite concepto técnico y si lo considera técnicamente viable lo comunica a su Ordenador del gasto su delegado


72 Aprueba o niega la solicitud Ordenador del gasto o su delegado

73 Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma. Cuando el Objeto de la Solicitud lo requiera











Ordenador del gasto o su delegado y contratista


ALCALDIA MUNICIPAL







presupuestal
















6



Publicar acta en el SECOP e


correspondiente



2




archivar

FIN






Contratista

83 Elabora la aprobación de la modificación de las garantías y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.








87 Se suscribe el Acta de recibo final del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP


88 Recepciona acta de recibo final del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia


89 Se suscribe el Acta de liquidación del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma


90 Recepciona acta de Acta de liquidación del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia



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PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DIRECTA

CÓDIGO: PACA04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Seleccionar contratistas mediante el procedimiento excepcional de Contratación Directa, sin necesidad de convocatoria pública, siempre y cuando se trate de alguno de los siguientes casos: Urgencia manifiesta; contratación de empréstitos; contratos interadministrativos; los contratos para el desarrollo científicas y tecnológicas; cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales y para el arrendamiento y adquisición de inmuebles.

BASE LEGAL:


Decreto 777 de 1992




Ley 1150 de 2007

Decreto 1170 2008





Decreto 836 de 2009

Decreto 931 de 2009



ALCANCE: Aplica a la selección de contratistas mediante el procedimiento excepcional de contratación directa, siempre y cuando se trate de alguno de los casos expresamente señalados por la ley, sin necesidad de convocatoria pública. Inicia con la justificación de la contratación y termina con la adjudicación de la propuesta

RIESGOS:


Incumplimiento o mala calidad de los servicios adquiridos.

Realización de adquisiciones, servicios o trabajos sin programación previa, PAC.

Falta de planeación en el proceso precontractual (Plan Anual de Compras o Plan de Inversiones).

Ausencia de capacitación y asesoría legal, técnica y procedimental previa a la contratación para evitar procesos desiertos y posibles reclamaciones, indemnizaciones o demandas.


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CONTROLES:



Interventoría y/o supervisión del contrato en los términos de la Ley 80/93 y sus decretos reglamentarios, especialmente el 2170 de 2002.







INFORMES:




Informe CDM 108 de la Contraloría Departamental del Meta .







Aquellos inconvenientes que se presenten durante la etapa de ejecución del contrato serán responsabilidad directa del Secretaria de Despacho de la dependencia que ejerce la supervisión o Interventoría, quien si considera necesario la intervención del área jurídica deberá informarlo por escrito de manera oportuna y al momento en que se presentan tales inconvenientes, señalando las causas, motivos o razones que los originaron.


ALCALDIA MUNICIPAL






















Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que los integran.



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contratar




precontractual



identificar CUBS





indicativo

1



interesada


presupuesto




1



2





4 Realizar la consulta del catalogo único de bienes y servicios CUBS y el precio indicativo.


5

Solicitara al administrador del plan de compras que certifique que bienes, servicios u obras públicas que se pretende contratar se encuentre registrado el plan de compras de .la entidad en el SICE.


6

Expide la certificación que corresponda sobre si los bienes, servicios u obras públicas que se pretenden adquirir, se encuentra registrados en el plan de compras de la entidad en el SICE.


7

Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma.


8

Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable.


9



10 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable.



ALCALDIA MUNICIPAL




11 Solicitud de ofertas a las personas naturales o jurídicas, que consideren necesarias

Alcalde o su Delegado


Enviar solicitud de ofertas a

personas naturales o Jurídicas

Recibir propuestas de oferentes,

con soportes documentales

1






Expedir acto Administrativo de

justificación de la contratación

directa

Enviar contrato con soportes a

Contratación




de pólizas


presupuestad

2




cumplimiento





interventor o supervisor; enviar a


12 Prestación de Ofertas de Acuerdo los requerimiento y soportes documentales de la entidad, previamente establecidos

Proponentes

13



14

Expedirá Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa.(En los caso que se según el Art 77 del Decreto 2474 de 2008 se requiera )

Ordenador del gasto o su delegado y oferente

seleccionado

ETAPA CONTRACTUAL

15



16 Suscriben la minuta del contrato Ordenador del gasto o su

delegado y oferente seleccionado


Secretaria de despacho del Ordenador del gasto



contratación

19

Entrega copia al contratista del contrato suscrito, para la expedición de las pólizas correspondientes cuando a ello allá lugar







Contratista

23




ALCALDIA MUNICIPAL




24

Expide el acto de aprobación de de garantías única de cumplimiento y memorando de asignación de interventor y/o supervisor y envía a la secretaria de contratación


2

Suscribir actas de inicio y remitir a

dependencia contratante


contractual




contratación




Abrir carpeta en cada

dependencia e Iniciar ejecución

del contrato

SI



3





1

SI

¿Aprueba

solicitud?




NO

1



del Alcalde

25 Notifica el acto de asignación de la interventoría o delegado y entrega copia del contrato con los soportes




contratación



28

Registro del contrato en el SICE en cumplimiento articulo 1 del acuerdo 0011 del 2007 emitido por el SICE ( En los casos que se requiera


29

Suscriben las actas de inicio y de ejecución, se remitirán cada una de ellas a la Secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma


30

Recepciona actas de inicio, de ejecución, recibo y liquidación y las ingresa a las carpetas correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia


contratación


contratista

32



33 Aprueba o niega la solicitud Ordenador del gasto o su

delegado

34






ALCALDIA MUNICIPAL




36



1



3


presupuesto





presupuestal


















firma


correspondiente



Ingresar inforación a la


archivar

FIN





39 Suscriben la minuta de modificación Ordenador del gasto o su delegado y contratista






Contratista

43









47

Se suscribe el Acta de recibo final del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma


48

Recepciona acta de recibo final del contrato y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia


49



50

Recepciona acta de liquidación del contrato y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia



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PROCEDIMIENTO: CONCURSO DE MÉRITOS

CÓDIGO: PACA05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer el proceso de selección para contratación de consultores o proyectos, constituyendo la conformación de lista de precalificados mediante convocatoria pública, permitiendo establecer experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes.

BASE LEGAL: Ley 80 de 1.993 Ley 1150 de 2007 y sus Decretos

reglamentarios Decreto 4881 de 2008 Decreto 4828 de 2008 Decreto 2474 de 2008


Decreto 836 de 2009

Decreto 931 de 2009



ALCANCE: Aplica Alcaldía Municipal de San Martín - Meta, Inicia con la necesidad del servicio y finaliza la adjudicación y ejecución con sus respectivos controles.

RIESGOS:

Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista.

Del equilibrio económico

CONTROLES:

Revisión del Contrato

Análisis de propuestas

Supervisión del contrato.

Constitución de las pólizas.

Consulta de cumplimiento del plan de compras y del plan anual mensualizado de caja, antes de contratar.


INFORMES: Informes de Supervisión, con una periodicidad de acuerdo a la duración del contrato.



Certificación del Secretario de Gobierno de la no existencia o insuficiencia de recurso humano en la


Aquellos inconvenientes que se presenten durante la etapa de ejecución del contrato serán responsabilidad directa del Secretaria de Despacho de la dependencia que ejerce la supervisión o interventoría, quien si considera necesario la


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planta de personal o insuficiencia de personal calificado para la actividad requerida.






intervención del área jurídica deberá informarlo por escrito de manera oportuna y al momento en que se presentan tales inconvenientes, señalando las causas, motivos o razones que los originaron.















Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el termino


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transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que los integran.


Póliza de cumplimiento cuando a ello allá lugar y publicación










contratar



Se inicia la etapa

precontractual



identificar CUBS





indicativo

1



interesada


presupuesto

Conformar comité asesor

1



2 Conforma el Comité Asesor (Art 58 Decreto 2474/2008)

Ordenador del Gasto

3





5 Realizar la consulta del catalogo único de bienes y servicios CUBS y el precio indicativo del Servicio a contratar


6

Solicitara al administrador del plan de compras que certifique si el servicios que se pretende contratar se encuentre registrado el plan de compras de la entidad en el SICE


7 Expide la certificación del Plan de Compras.


8

Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma


9



10




ALCALDIA MUNICIPAL






1



Publicar aviso en el SECOP




Elaborar proyecto de pliegos y

enviar a Jurídica

Emitir concepto de viabilidad y el

contenido jurídico del proyecto de

pliegos de condiciones y enviar a




con soportes

Suscribir aviso de

convocatoriapara la presentación

de manifestaciones de interés y

requisitos

Elaborar aviso de convocatoria en

el SECOP y enviar al despacho

del Alcalde

2


condiciones

Recibir observaciones al pliego y



respuesta a despacho del alcalde




suscripción en el SECOP a

contratación

Oferente presenta expresión de

intereses para participar en el

concurso de méritos

12



13

Elaborara el proyecto de pliegos de condiciones y envío al área jurídica para su revisión y concepto jurídico sobre el proyecto de pliegos de condiciones

Dependencia responsable y secretaria de contratación

14

Conceptúa sobre la viabilidad y el contenido jurídico del proyecto de pliegos de condiciones y se envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable

Área Jurídica

15

Radica en la Secretaria de Contratación el estudio de oportunidad y conveniencia, el Proyecto de Pliegos de Condiciones y todos los documentos enunciados en la etapa precontractual que se requieran para la contratación del bien, servicios u obras publicas


16

Elaboración el aviso de convocatoria en el SECOP y envía al Secretaria de Despacho del Ordenador del Gasto para su revisión y firma


17

Suscribe el aviso de convocatoria para la presentación de manifestaciones de interés y requisitos habilitantes para la lista corta de precalificados


18 Publica aviso en el SECOP


19 Publicación del proyecto del pliego de condiciones




del Gasto

21

Recibe y resuelve las observaciones presentadas y las envía a la secretaria del despacho del ordenar del gasto para su revisión y firma.



Ordenador del gasto



24 Presentación de Expresión de Intereses de Participar en el concurso de Meritos

Oferentes


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25 Efectuar la verificación de requisitos habilitantes

Comité Asesor y/o Evaluador

3

El comité evaluador verifica

requisitos de habilitantes

Realizar evaluación de la lista

corta de oferentes y enviar al

Despacho del alcalde

2


presentadas por los oferentes

Enviar informe a contratación para

publicación en el SECOP

Publicar informe en el SECOP



alcalde

SI

Suscribir acto de apertura y

devolver a contratación

Alcalde decide recursos de

reposición, notificar y publicar en

el SECOP

Determinar el contenido de

pliegos definitivos

NO

¿Interpone

recursos?

Resolver observaciones (Comité

asesor)


observaciones

Conformar lista corta mediante

acto administrativo

Publicar en el SECOP acto

administrativo conformación de la

lista corta


apertura de pliegos definitivos

Realizar invitación a presentar

propuestas

Los oferentes presentan las

propuestas

26

Trasladar evaluación de la conformación de la lista corta a la Secretaria de Despacho del Ordenador del Gasto o su delegado

Comité Asesor y/o Evaluador

27

Dar Traslado del Informe de evaluación a la Secretaria de Contratación para su publicación en el SECOP

Ordenador del Gasto o su delegado

Publicara el Informe el SECOP Secretaria de Contratación

28 Recepción de las observaciones presentadas


del Gasto

29 Recibe y resuelve las observaciones presentadas y las envía a la secretaria del despacho del ordenar del gasto.

Comité Asesor

30 Publica las respuestas a las observaciones presentadas al informe


31 conformación de lista corta (Acto Administrativo)

Ordenador del Gasto

32 Publicación del Acto Administrativo de conformación de Lista corta en el SECOP (Art 66 del Decreto 2474/08)


33 Interposición de recursos (Art 7 Ley 80/93)

oferentes

34 Decisión del Recurso de reposición , Notificación y Publicación en el SECOP

Ordenador del Gasto


dependencia responsable y secretaria de contratación

36

Proyecta el acto de apertura del proceso y envía a .la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma




38 Publica en el SECOP el acto de apertura y pliegos definitivos


39 Realizara invitación a presentar propuesta a los integrantes de la lista

Ordenador del Gasto o su Delegado

40 Presentación de las Propuestas Oferentes


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3



evaluador

Cerrar convocatoria





evaluador

4




el SECOP




Realizar audiencia de apertura y

revisión de la oferta económica

Publicar acta de audiencia pública

en el SECOP

42 Cierre de convocatoria Funcionario indicados en

pliego de condiciones


Secretaria del despacho del

ordenador del gasto


Comité evaluador


Comité evaluador

46 Publicación del informe de evaluación en el portal único de Contratación




del Gasto

48

Resuelve observación del informe de evaluación y envia a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP

Comité evaluador



50

Audiencia pública de apertura y revisión de la oferta económica, definición del alcance de los servicios y definición del proceso (artículos 66 y 71 Decreto 2474/08)


51 Publica en el SECOP el acta de Audiencia Publica de adjudicación o declaración de desierta en el SECOP


ETAPA CONTRACTUAL

52



53 Suscriben la minuta del contrato Ordenador del gasto o su

delegado y oferente seleccionado



Ordenador del gasto

55 Recibe el contrato con los soportes correspondientes a la etapa precontractual.


contratación


ALCALDIA MUNICIPAL





5






de pólizas


presupuestal



contratación




contratación


cumplimiento


4






contractual





SI


modificación o prórroga?

NO

1

57

Entrega copia al contratista del contrato suscrito, para la expedición de las pólizas correspondientes cuando a ello allá lugar







Contratista

61



62

Expide el acto de aprobación de de garantías única de cumplimiento y memorando de asignación de interventor y/o supervisor y envía a la secretaria de contratación






contratación



66

Suscriben las actas de inicio y de ejecución, se remitirán cada una de ellas a la Secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP




68

Solicitud de modificación, adición o prorroga con los correspondientes soportes entregada al interventor (en caso de requerirse).

contratista


ALCALDIA MUNICIPAL




69



7



SI

¿Aprueba

solicitud?





presupuesto






NO

1



del Alcalde



firma

6


presupuestal










70 Aprueba o niega la solicitud Ordenador del gasto o

su delegado

71



72



73





75

Elabora minuta de modificación y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma



Ordenador del gasto o su delegado y

contratista








Contratista

81




ALCALDIA MUNICIPAL








6





1




archivar

FIN



83

Se suscribe el Acta de recibo final del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP


84

Recepciona acta de recibo final del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia


85



86

Recepciona acta de Acta de liquidación del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia



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PROCESOS JURÍDICA


TIPO DE PROCESO:

PROCESO DE APOYO

PROCESO: JURÍDICA

CÓDIGO: PAJ

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO:

CONCEPTOS JURÍDICOS

OBJETIVO DEL PROCESO: Absolver las inquietudes de carácter jurídico de acuerdo con las solicitudes presentadas y Desarrollar estrategias efectivas para resolver quejas, investigar sus causas y dar la solución de acuerdo a la solicitud.


Constitución política de Colombia

Códigos: Contencioso Administrativo, Civil y Procedimiento, Laboral y Procedimiento, Penal y Procedimiento, Comercial, etc.

Ley 80 de 1993 y Decretos reglamentarios

Ley 643 de 2001 y Decretos reglamentarios




ELABORÓ: REVISO: APROBÓ:




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PROCESO: JURÍDICA

SUBPROCESO: CONCEPTOS JURÍDICOS

PROCEDIMIENTO: DERECHO DE PETICIÓN

CÓDIGO: PAJ01


Es un derecho fundamental según nuestra Constitución Política. Cosiste en el derecho que tienen todos los habitantes del territorio de hacer peticiones RESPETUOSAS a las autoridades del país y a obtener pronta respuesta. Las peticiones pueden hacerse por cualquier medio eficaz para comunicar el pensamiento: por escrito impreso, por video, por mensaje verbal telefónico, por teléfono en comunicación simultánea, por medio magnético, por medio electrónico, por comunicación verbal presencial etc. En algunos casos especiales las autoridades pueden exigir que determinadas peticiones se hagan por escrito. Si el peticionario manifesté no saber escribir, de su petición verbal se debe levantar acta.

El derecho de petición, desde el punto de vista del interés que con él se persigue, puede ser: en interés general y en interés particular.

BASE LEGAL:

Artículos 23, de la Constitución Política

Decreto 01 de 1984 (Código Contencioso Administrativo) articulo 5 y siguientes.

ALCANCE: Es una actividad o conjunto de actividades que se realizan, encaminadas a dar respuesta a las peticiones, quejas y reclamos de los ciudadanos y los resultados requeridos para la prestación del servicio, De Interés Particular: Solicitud de una persona encaminada a

RIESGOS:

Ese retardo injustificado es motivo de sanción disciplinaria, pues incurren en causal de mala conducta los servidores públicos que sin razones válidas incumplen los términos para resolver o contestar una petición. El derecho de petición está consagrado en la Constitución Política de


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lograr la protección y eficacia de los derechos individuales termino 15 días. De Interés General: Es una forma de participación en la función pública orientada a que un ciudadano o una comunidad intervengan planteando iniciativas encaminadas a que se adopte una iniciación a fin de solventar una necesidad en materia económica, cultural o social, termino 15 días, De Consulta: Se solicita a una entidad su opinión, parecer o criterios sobre una determinada materia relacionada con su competencia 30 días hábiles, De Información: Se busca que la autoridad explique o de a conocer como ha actuado en un caso concreto, 10 días hábiles. De Copias: Se solicita la expedición de copias de documentos que reposen en la entidad. 10 días hábiles, De acceso a expedientes: Solicitud encaminada a que se le permita a una persona el acceso a un expediente y obtener copias y certificaciones de los mismos, 3 días hábiles.

Colombia como fundamental, es decir, que hace parte de los derechos de la persona humana y que su protección judicial inmediata puede lograrse mediante el ejercicio de la acción de tutela.

Que no exista información suficiente para dar respuesta.

CONTROLES:

Los mecanismos para establecer que las cosas se cumplan como están previstos en el Código Contencioso Administrativo son regulados por el Secretario de Gobierno quien lleva un registro escrito como sistemático de todas las quejas, peticiones o reclamos que se radican en la Alcaldía. Caso especial debe darse prioridad en envío.

Proyectar respuesta dentro del término establecido

INFORMES:


En este momento para efectos de peticiones quejas y reclamos no se tienen formatos establecidos, como

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Como sugerencia, concepto u orientación que deberían adoptarse algunos formularios o


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quiera que aunque la Ley lo autoriza es importante establecer que muchas de las peticiones las elevan los ciudadanos de manera verbal, evento en el cual no se requiere formalidad alguna como quiera que el derecho de petición se puede ejercer por cualquier medio.

Solicitud

Actuación y solicitud

Petición

Copia queja, proyecto respuesta y anexos

Copia de respuesta con notificación.

formatos para los eventos y en los casos que esta permitido por la Ley, para ahorrar tiempo y gestión.


1

Recepciona queja, verifica que cumpla con los requisitos del artículo 5º del C. C. A., radica y remite a Secretaria de Gobierno.

Recepcionista

NO

¿Incumple

requisitos?

SI

Oficiar solicitando

corrección de fallas


requisitos

INICIO

Recibir queja y radicar

1

2

Las peticiones escritas deberán contener: La designación de la autoridad a la que se dirigen. Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, con indicación de los documentos de identidad y sus direcciones. Objeto de la petición. Las razones en que se apoya. La relación de documentos que se acompañan. La firma del peticionario, cuando fuere el caso


3

Si observa incumplimiento de alguno de los requisitos esenciales señalados en el C. C. A. oficiará al peticionario para que subsane las fallas de que adolece, cuando ello fuere pertinente señalarle un plazo máximo de 2 meses al requerimiento. Rechaza la solicitud cuando sea presentada en forma irrespetuosa, desobligante, utilizando amenazas impropias, insultos, ofensas, provocación o actitudes similares.



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4

Si la queja corresponde a Secretaria de Gobierno el Secretario de Gobierno analizara que los términos no se encuentren vencidos, y proyectará respuesta, revisando documentos respectivos


FIN

1

Analizar que los términos no

estén vencidos

NO

1

¿Es

irrespetuosa?

Rechazar la solicitud

Enviar respuesta con anexos a

Alcalde para firma y

aprobación definitiva

¿Es de su

competencia?

SI

SI

NO

Notificar al peticionario

enviando respuesta

2

Enviar respuesta con anexos

a jurídica

Oficiar a dependencia

competente para que proyecte

respuesta técnica

Proyecta respuesta técnica

Proyectar respuesta

2

1

5

Procede a proyectar respuesta si es de su competencia y si no, ordena mediante oficio a dependencia competente para resolver


6 Procede a proyectar respuesta adjuntando documentos del caso.

Jefe dependencia

7

Envía respuesta con anexo y radica en la oficina Jurídica de la Administración quien la revisa y envía al despacho del Alcalde para revisión y firma definitiva.

Jefe dependencia

8 Revisa y envía al despacho del Alcalde para firma definitiva.

Oficina Jurídica

9 En el despacho del Alcalde este lo firma y lo envía a su secretaria para la notificación.


10

Notificación: Procede a notificar al

peticionario, enviándole la respuesta, las informaciones o documentos requeridos, a la dirección indicada o Mediante Oficio se cita a los peticionarios o quejosos para que se notifiquen personalmente de la decisión según el caso, o se les envía la respuesta con el funcionario asignado para tal fin o por correo certificado.



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PROCESO: JURÍDICA


PROCEDIMIENTO: EMISIÓN Y VIABILIZACIÓN DE CONCEPTOS JURÍDICOS

CÓDIGO: PAJ 02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: En virtud a una de las competencias de la Oficina en cuanto prestar el servicio de asesoría jurídica a las diferentes dependencias de la Alcaldía que así lo requieran y en relación con las materias a su cargo las resolverán, procurando y estableciendo unidad de criterio jurídico a nivel institucional.

BASE LEGAL:


Código Contencioso Administrativo articulo 25 y siguientes.

ALCANCE: La actividad se inicia cuando Dependencia del nivel directivo eleva la solicitud de concepto jurídico o consulta a la Secretaría de Gobierno, que a su vez puede ser incoada igualmente por cualquier ciudadano pero teniendo en cuenta que el tema objeto de consulta sea competencia de la Oficina.

RIESGOS:

Alto nivel de concentración y solicitudes de conceptos y viabilización de los mismos que pueden generar dilación, demora e inoportunidad en la resolución de éstos.

CONTROLES:

Solicitud de conceptos con mínimo ocho días hábiles de anticipación a la fecha en que deba emitirse respuesta.

Solicitud de viabilización con mínimo tres (3) días hábiles a la fecha de respuesta.

Los mecanismos para establecer que las cosas se cumplan como están previstos en el Código Contencioso Administrativo son regulados por el Asesor Jurídico Externo quien lleva un registro escrito como sistemático de todas las consultas o viabilización de conceptos jurídicos solicitados por las dependencias de la Administración Municipal o cualquier ciudadano, igualmente se lleva un archivo especial para la viabilización de los

INFORMES:

Se rinden informes a los organismos de control como la Personería Municipal de Manta, el despacho del Alcalde, La Procuraduría Provincial, La Fiscalía General de la Nación y todos los demás organismos de orden Municipal, Departamental y Nacional que así lo requieran.


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conceptos jurídicos.


En este momento para efectos de peticiones de la viabilización y trámite de los conceptos jurídicos no se tienen formatos establecidos, evento en el cual no se requiere formalidad alguna.

Actuación y solicitud

Delegación de funciones

Solicitud, normas y documentos.

Copia respuesta


Cuando surjan dudas jurídicas sobre algún asunto que deban resolver las demás oficinas de la Administración Municipal, las envíen a la Secretaría de Gobierno.

En cuanto a viabilización de conceptos que deba expedir otra dependencia debe ser claro que la responsabilidad es solidaria.


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1 Interesado radica concepto o solicitud. Cuando es una dependencia de la entidad el trámite será igual.

Recepción

Analizar solicitud y vencimiento de

términos

El interesado radica el

concepto o solicitud

Radicar concepto o solicitud y

enviar al despacho del secretario

NO

¿Es una consulta

interna? SI

informar la fecha en que

se dará respuestaEnviar a Asesor Jurídico

Registra respuesta con los

soportes o documentos

requeridos

Devolver (1)copia de recibido a

secretario de despacho

Emitir concepto jurídico, revisar y

firmar

Registrar y notificar del concepto

jurídico a solicitante o peticionario

Archivar respuesta (1) copia

previa firma de recibido del

peticionario

FIN

2 Radica e ingresa solicitud a despacho del Secretario

Recepción

3

Lectura del asunto y de acuerdo al tema estudia si la Secretaría de Gobierno es la competente para absolver el concepto jurídico puesto a consideración por parte de la dependencia de la administración solicitante, en el evento de que la solicitud de concepto provenga de un ciudadano particular se verifica cuidadosamente que la viabilidad del concepto sea de carácter administrativo, que la consulta jurídica sea pertinente a la función pública que cumple la Administración Municipal, en caso que el tema sea complejo y requiere mas tiempo para su resolución se entregara directamente por el Secretario de Gobierno al Asesor Jurídico externo para que el de curso y respuesta al mencionado asunto. Estos conceptos a los particulares no son obligatorios para el solicitante.


4 Reparto al Asesor Jurídico para que proyecte concepto.


5

De Consulta: Se solicita a una entidad su

opinión, parecer o criterios sobre una determinada materia relacionada con su competencia.


6 Procede a proyectar la emisión del concepto jurídico, revisa y firma.


7

Registra respuesta con los soportes o documentos requeridos, de igual manera con los particulares pero haciendo la salvedad que frente a los particulares los conceptos no son obligatorios y entrega a Recepcionista.

Secretaria

8

Notificación: Registra y envía el concepto

jurídico a la Oficina solicitante o al peticionario según el caso para que se notifiquen personalmente o por correo certificado.

Recepción

9 Una vez efectuada la notificación, devuelve a Secretaría de Despacho copia recibido o notificación

Recepción

10

Una vez notificado el concepto jurídico con la copia del recibido debidamente firmado por el peticionario, se le entrega a Secretaría de Gobierno para a archivar la respuesta.

Secretaria


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PROCESO: JURIDICA


PROCEDIMIENTO: REPARTO QUERELLAS

CÓDIGO: PAJ 03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Celeridad procesal y Derecho al debido proceso.

BASE LEGAL:

Ley 57 de 1905

Decreto 992 de 1930

Código Nacional de Policía

Código Civil

ALCANCE: Inicia con la recepción de la querella y finaliza cuando esta es radicada en la Inspección

RIESGOS:

Que no se dé el trámite dentro del marco legal.

CONTROLES: Verificar que el Auxiliar entregue los autos en las respectivas Inspecciones de Policía.

INFORMES: De gestión al señor Alcalde.


Registro

Radicación en los respectivos libros y copia del auto firmado por quien recibe.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Que se cite correctamente la dirección.


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1 Recepción de Querella, radicación y envío a Secretaria de Gobierno

Secretaria de despacho

Radicar en libro de quejas y

querellas y el de la Inspección

Revisar y firmar

Se recibe querella, radicar

y enviar a secretaria de

gobierno

Analizar tipo de querella y

repartirla

Elaborar auto y enviar a


Entregar a inspección, junto

con el libro

Devolver libro de reparo con

firma de recibido

FIN

2 Analiza tipo de querella y efectúa reparto correspondiente.


3 Elabora correspondiente auto y se devuelve a despacho para su firma.

Secretaria de despacho

4 Revisa, firma y devuelve a secretaria. Secretario de Gobierno

5 Recibe, radica en libro de quejas y querellas y el de la Inspección.

Secretaria

6 Efectuar entrega final a las inspecciones, junto al libro correspondiente.

Secretaria

7 Recibe reparto, registra y entrega a auxiliar para su entrega final a al Inspección.

Auxiliar

8 Devuelve libro de reparto a secretaria, quien verifica la entrega con firma de recibido.

Secretaria


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PROCESOS DE TALENTO HUMANO



PROCESO: TALENTO HUMANO CÓDIGO: PATH

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el desarrollo del Talento Humano del Municipio de Manta, buscando su satisfacción, compromiso y competitividad.


Ley 909 de 2004

Decreto 785 de 2005

Ley 1010 de 2006



RESPONSABLE PROCESO: SECRTERARIA DE HACIENDA – SECRETARIA DE GOBIERNO






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PROCESO: TALENTO HUMANO


PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN APORTES CORRESPONDIENTES A NOMINA DE FUNCIONARIOS

CÓDIGO: PATH01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar los aportes de ley correspondientes a la nomina de Funcionarios del Municipio.

BASE LEGAL: Ley 100 de 1993. Por el cual “se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones”

ALCANCE: Liquidación oportuna de aportes de ley correspondientes a la nomina de funcionarios del Municipio de Manta.

RIESGOS:

Que se pague después de la fecha.

Deben entregarse con el tiempo necesario para el trámite de pago.

CONTROLES: Listados generados por el sistema Verificación del valor en números y letras

INFORMES:

Relación de anomalías durante el periodo respectivo

La nomina mensual


Listados de EPS, AFP y ARP Parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ESAP, ICBF e Institutos Técnicos).

Cheque

Planillas

Comprobante del Sistema

Formato de Planilla integrada (SOI, PILA, PLANILLA INTEGRADA BANAGRARIO)



ALCALDIA MUNICIPAL





1 Digitar las novedades en el sistema o programa (formato Excel)

Secretaria de Hacienda

INICIO

FIN

Generar las autoliquidaciones de

la nomina

Imprimir pre nómina y revisar

Digitar las novedades en el

sistema o programa

¿Requiere

ajustes?

Realizar ajustes

NO

SI

Radicar y elaborar disponibilidad,

registro presupuestal y

comprobante de pago

Generar egreso, desprendibles de

pago y elaborar cheques

Generar disponibilidad y registro

presupuestal para aportes a

seguridad social y parafiscales

Generar novedades, liquidar en

planilla integrada, y realizar pago

electrónico en Banagrario

Generar comprobante de egreso

Archivar los documentos

2 Generar las autoliquidaciones de la nomina para Seguridad Social (EPS, AFP Y ARP),


3 Imprimir pre nómina y revisar que todas las novedades estén incorporadas.

4

Cuando se ha verificado que está bien se radica la planilla de nómina para firmas, se elabora la disponibilidad, registro presupuestal y comprobante de pago.


5 Se generan el egreso, los desprendibles de pago y elaboración de cheques.


6

Se genera la disponibilidad y registro presupuestal para el pago a aportes a seguridad social y parafiscales.


7

Se generan las novedades en la planilla integrada de Banagrario, se liquida la planilla integrada y se realiza el pago electrónico.


8

Se genera el comprobante de egreso y se procede a archivar los documentos en su respectiva carpeta.



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PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN Y PAGO CESANTÍAS E INTERESES DE CESANTÍAS

CÓDIGO: PATH02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Transferir a las entidades beneficiarias los valores de las cesantías anuales causadas y cancelación de los intereses de cesantías a todos los empleados públicos y oficiales de la entidad.

BASE LEGAL:

Ley 50 de 1990. Por el cual “se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones.”

Régimen Laboral Colombiano y demás normas de los empleados públicos.

ALCANCE: Liquidación y Pago de cesantías e intereses de cesantías a los funcionarios de la entidad, dentro de los límites de tiempo establecidos por la ley.

RIESGOS:

Retraso en el pago de cesantías e intereses.

Pago de un día de salario por cada día de retrazo en la consignación de cesantías.

Doble contabilización de valores.

CONTROLES:

Revisión preliminar de liquidación.

Responsabilidad Fiscal y Disciplinaria y Acción de Repetición contra los funcionarios que originaron intereses de mora y/o pago de mayores valores o sanciones.

INFORMES: Se contemplan informes especiales.


Listados

Disponibilidad y Registro Presupuestal

Formularios

Comprobante de Egreso

Autoliquidación de aportes.

Planillas



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1

Revisar las bases salariales a tener en cuenta para la liquidación: salario, prima de navidad, prima de vacaciones. Al igual establecer los días laborados en el año, por cada funcionario afiliado al fondo privado.


Se revisan las bases

salariales a tener en

cuenta para la liquidación

FIN

Actualizar la base de datos en

Excel

Liquidar en la base de datos

(Excel) cesantías e intereses de

cesantías

Elaboración de disponibilidad y

registro presupuestal para el pago

de cesantías

Diligenciar formularios de

cesantías por cada fondo

Elaborar e imprimir la orden de

pago, comprobantes de egreso y

giro de cheques

Cancelar cesantías en cada banco

autorizado

Generar comprobante de egreso

Archivar resoluciones,

comprobantes y anexos

Imprimir listados

Revisar y dar visto bueno

Recibir disponibilidad y registro

presupuestal

Establecer los días laborados en

el año

2 Actualizar la base de datos en Excel con los factores salariales correspondientes.


3

Liquidación en la base de datos de Excel de las cesantías causadas anuales e intereses de cesantías a cada funcionario afiliado a un fondo privado de cesantía.


4 Impresión de listados. Secretaria de Hacienda

5 Revisa y dar visto bueno a la liquidación.


6 Elaboración de disponibilidad y registro presupuestal para el pago de cesantías.


7 Recepción de disponibilidad y registro presupuestal


8 Diligenciamiento de los formularios de cesantías por cada fondo, de acuerdo a la información de los listados.


9

Elaboración e impresión de la orden de pago, comprobantes de egreso y giro de cheques.


10 Cancela cesantías en cada uno de los bancos autorizados.


11 Archiva las resoluciones, comprobantes y documentos anexos.



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PROCEDIMIENTO: CONCESIÓN DE VACACIONES

CÓDIGO: PATH03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Reconocer el derecho a los funcionarios de disfrutar de quince (15) días hábiles de descanso remunerado por cada año de servicio, de conformidad con el estatuto de personal, el reglamento interno y/o las disposiciones legales vigentes.

BASE LEGAL:

Decreto Ley 1333 de 1986, art. 296

Decreto Ley 3135 de 1968, art. 8º, 9º, 10º

Decreto 1848 de 1969, art. 43

Decreto Ley 1045 de 1978, Art. 8 a 27

Decreto Ley 2150 de 1995

ALCANCE: Cronograma de vacaciones teniendo en cuenta el derecho de los funcionarios de disfrutar de descanso remunerado por cada año de servicio.

RIESGOS:

Periodos inadecuados para el disfrute por necesidades del servicio.

Acumulación de mas de dos (2) periodos vacacionales

CONTROLES:

Seguimiento a programación de vacaciones de conformidad con flujos de trabajo.

Aplazamiento de vacaciones.

Acumulación de Vacaciones.

INFORMES:

Informe que rinde a la Secretaría de Gobierno, una vez realizado el cronograma de vacaciones.

El informe consolidado será enviado al Alcalde discriminado por dependencia, los nombres, cargos y periodos programados de vacaciones.


Plan anual de vacaciones

Resolución de concesión de vacaciones

Documentos de aplazamiento, suspensión o reconocimiento y pago de vacaciones

Anteproyecto del Plan Anual de Vacaciones


Que a nivel institucional se respete el tiempo de vacaciones de los empleados para lograr mayor índice de productividad y le permita alcanzar mejor calidad de vida.

Las vacaciones podrán aplazarse por necesidad del servicio antes de iniciarse, de lo cual se dejará constancia escrita en la hoja de vida.

Las vacaciones se podrán pagar en dinero, sólo en los casos contemplados por las normas legales vigentes, para lo cual se expedirá resolución motivada.


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1

Solicitud al inicio de cada año programación de vacaciones de los empleados por dependencias la cual debe ser radicada a más tardar el 20 enero de cada año

Secretaria o Aux. Administrativo

Comunicar periodo asignado para

tomar vacaciones, recibir

inquietudes y observaciones y

realizar ajustes

Radicar programación a más

tardar el 20 enero de cada año

Firmar resolución y pasar para

novedades de nomina

Elaborar anteproyecto del Plan

Anual de Vacaciones

Proyectar resolución reconociendo

periodo vacacional y enviar para

aval del Secretario de Gobierno

Comunicar fecha de comienzo de

las vacaciones

Al inicio de cada año se

solicita la programación

de vacaciones

Concertar y viabilizar anteproyecto

con jefes de oficina

Coordinar quince días antes con

el jefe de oficina el inicio del

disfrute de las vacaciones

1

2

Radicación de listados en la Secretaría de Gobierno y elaboración de anteproyecto del Plan Anual de Vacaciones teniendo en cuenta dar prioridad a quien tiene vacaciones acumuladas


3

Comunicar a todos los funcionarios sobre el periodo asignado para tomar sus vacaciones, para que estos formulen sus inquietudes y observaciones respecto del mismo y realización de ajustes


4 Concertación y viabilización de ante proyecto con Jefes de oficina.


5

Quince días antes de causarse las vacaciones se coordina con el jefe las solicitudes de vacaciones para iniciar tramite, si es necesario avisa al jefe inmediato de la persona para recordarle el disfrute a que tiene derecho el empleado.


6

Proyectar la resolución reconociendo el periodo vacacional y si fuere necesario en la misma designando su reemplazo por el termino del mismo, en el término de un (1) día


7 Pasa a revisión y aval por parte del Secretario de Gobierno


8

Firma la resolución (8) días antes a la fecha de comienzo de disfrute de las vacaciones. Y pasa para novedades de nomina.


9

Realizar la comunicación como mínimo con seis (6) días de anticipación a la fecha de comienzo de disfrute de las vacaciones.

Secretaria o auxiliar Administrativo.


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10

Notificación de resolución al funcionario, archivar original en la hoja de vida del funcionario, pasar a Tesorería a efectos que se realice la orden de pago con cinco (5) días de antelación a la fecha de iniciar a disfrutar del periodo vacacional.

Aux. Administrativo Tesorera

FIN

Archivar documentos

Realizar orden de pago

¿Requiere

reemplazo?

NO

Comunicar al funcionario

asignado, nombrado o encargado

para reemplazo

SI

Verificar desarrollo normal del

periodo de vacaciones

Verificar reintegro al vencimiento

del periodo vacacional

¿Funcionario

se reintegra?

SI

NO

Proceder según lo señalado en

las normas vigentes sobre

inasistencia laboral

Funcionario se reintegra

SI

Notificar al funcionario y archivar

en la HV, enviar (1)copia a

tesorería para la orden de pago

1

11

Comunicación a funcionario asignado, nombrado o encargado para reemplazo, si se requiere remisión para la dependencia respectiva.

Secretaria

12

Verificar que el periodo de vacaciones se desarrolle normalmente y que el reemplazo designado asuma las funciones de conformidad con el procedimiento respectivo, según la forma de provisión elegida.


13 Expedición de certificación para el disfrute de las vacaciones del funcionario.

Secretaria

14

En caso de requerirse suspensión de vacaciones por motivo contemplados en las normas legales vigentes, el Jefe inmediato del empleado oficiará con mínimo tres (3) días de anticipación a la fecha de iniciarse el disfrute o de iniciarse la suspensión señalando la fecha en la cual se inicia el periodo del disfrute o si por necesidad del servicio se requiere el pago, copia de lo actuado debe quedar en la hoja de vida del funcionario.

Secretarios o Jefes de Oficina

15

Se proyecta resolución de suspensión y pago y se efectúan los pasos señalados en los numerales 6, 8 al 12, informa al funcionario respectivo la suspensión de vacaciones dependiendo la necesidad del servicio y ordena su reintegro mediante anotación en la hoja de vida de los días que quedan pendientes para disfrute o se deban pagar.


16

Verificar que el funcionario se reintegre debidamente al vencimiento del periodo vacacional o de la suspensión o reportar inasistencia para proceder conforme a lo señalado en las normas vigentes sobre inasistencia laboral.



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PROCEDIMIENTO: LICENCIA POR MATERNIDAD O ENFERMEDAD

CÓDIGO: PATH04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Reconocer al funcionario (a) el tiempo para recuperarse en caso de enfermedad y/o el tiempo de empatía madre-hijo en caso de maternidad.

BASE LEGAL:

Decreto Ley 2400 de 1968, Art. 20

Decreto Reglamentario 1950 de 1973, Art. 70

ALCANCE: Tiempo requerido de incapacidad, y las formas de cubrir las vacantes en el término requerido.

RIESGOS: Proliferación de Incapacidades para evitar declaratoria de invalidez Periodos inadecuados para el disfrute por necesidades del servicio.

CONTROLES: Verificación de causas reales y solicitud de evaluación a Comisión Regional de Evaluación de Invalidez.

INFORMES: Dictamen medico (o acto de adopción, en caso de licencia por adopción de menores de siete (7) años)


Formatos de incapacidad generados por la EPS.

Incapacidad Médica

Formato u Oficio

Actuación

Proyecto de resolución


Se debe hacer entrega de la licencia dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes.

El pago de la licencia se tramitará con fundamento en la resolución de reconocimiento de la misma, la cual será el soporte de la orden de pago respectiva, obedeciendo a los procedimientos adoptados por la EPS a la cual se encuentre afiliado el (la) funcionario (a) respectivo (a).


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1

Recepción dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la expedición del certificado de la EPS a que se encuentra afiliado (a) el funcionario (a) en el que se dictamine el día de inicio de la licencia de maternidad o incapacidad médica según el caso.

Aux. Administrativo

FIN

Precisar el tiempo de incapacidad,

comunicar al Alcalde

Archivar documentos

Determina forma de cubrir la

vacante que se genere así como

la persona que se asigne.

Verificar reintegro al finalizar la

licencia o incapacidad autorizada

¿Funcionario

se reintegra?

NO

Proceder según lo señalado en

las normas vigentes sobre


SI

¿Requiere

reemplazo?

NO

SI

Indicar la persona que deba

asumirlo


de encargo 1

1

Se recibe de la EPS certificado

de la licencia de maternidad o

incapacidad médica

Informar al jefe inmediato del

incapacitado

2

Precisar el tiempo requerido de incapacidad, ya sea de oficio o a solicitud de parte y comunicar al Alcalde la situación y las posibles formas de cubrir las vacantes en el término de radicación del documento o certificado y en caso extremo del conocimiento de la situación que pueda generar la incapacidad.

Aux. Administrativo

3 Determina la forma de cubrir la vacante que se genere así como la persona que se asigne.

Alcalde

4

Informa sobre la incapacidad al Jefe inmediato del incapacitado para lo pertinente y si requiere encargo indicar la persona que deba asumirlo.


5 Ordena la elaboración del acto administrativo de encargo y ejecuta el trámite previsto para dichos actos.


6

Verificar que el (la) funcionario (a) se reintegre al finalizar la licencia o incapacidad autorizada o reportar inasistencia para proceder conforme a lo señalado en las normas vigentes sobre inasistencia laboral.

Superior Inmediato

7

Iniciar los tramites legales para declarar la invalidez del funcionario en los casos de que transcurran los ciento ochenta (180) días continuos de licencia por enfermedad general, o la prorroga de ciento ochenta (180) días más por enfermedad profesional, la incapacidad persista de conformidad con los dictámenes de los médicos de la EPS respectiva y la Comisión Regional de Evaluación de Invalidez.



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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

CÓDIGO: PATH05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Promover, mantener e incrementar la idoneidad de los empleados y trabajadores del municipio, mediante el desarrollo de planes, programas y actividades de capacitación de los mismos.

BASE LEGAL:

Ley 443 de 1998 y Ley 909 de 2004

Decreto Reglamentario 1567 de 1998 además de las disposiciones que reglamenten a ley 909 de 2004

ALCANCE: Se programan eventos de capacitación para todos los funcionarios de la Entidad.

RIESGOS: Parcialización de recursos de capacitación hacia solo un grupo de funcionarios.

CONTROLES:

La elaboración del Plan de Capacitación debe concebir la integralidad de funcionarios de la entidad, consultando las reales necesidades en cada una de las áreas y funcionarios.

Registro y Control de los asistentes a los eventos de capacitación programados y constancia de las asistencias en las hojas de vida de los funcionarios.

INFORMES:

ACTIVIDADES PROGRAMADAS O POR DESARROLLAR. Mensualmente o con la periodicidad u ocasión requeridas el Secretario de Gobierno comunicará al Alcalde las actividades programadas en el mes o período respectivo.

DE EVALUACIÓN. Como mínimo trimestralmente el Secretario de Gobierno presentará al Alcalde informe de evaluación de los programas y eventos de capacitación desarrollados en el periodo y las sugerencias para su mejoramiento.

DE RESULTADOS DE LOS EVENTOS DE CAPACITACIÓN EXTERNOS. Una vez terminados los eventos de capacitación programados por otras entidades a los que asistan delegados del Municipio, presentarán informe al Secretario de despacho sobre los logros y conocimientos adquiridos.


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Formato de estudio para cada funcionario

Plan Anual de Capacitación

Resolución

Publicación


Cada funcionario debe presentar fotocopia de títulos obtenidos o de estudios realizados actuales.


1

Establecer políticas para el desarrollo y actualización del personal y dar directrices para la realización del Plan anual de Capacitación

Alcalde y Secretario de Gobierno

FIN

Consolidar la información

recolectada

Determinar las necesidades de

capacitación del personal

¿Requiere

ajustes?

NO

Someter a consideración para

aprobación

SI

Analizar el Plan proyectado

Elaborar el Plan anual de

Capacitación

Efectuar ajustes

Adoptar mediante resolución el

Plan anual de Capacitación

Coordinar la difusión, ejecución,

evaluación y actualización del

Plan Anual de Capacitación

Se establecen políticas y

directrices para el desarrollo y

actualización del personal

2

Determinar las necesidades de capacitación del personal por oficinas tomando para ello las siguientes modalidades: cursos, experiencia, pasantías, visitas e intercambios institucionales. Para ello usará encuestas, entrevistas, evaluaciones del desempeño o recomendaciones de los superiores inmediatos y demás herramientas que permitan determinar las reales necesidades de los funcionarios para mejorar el desempeño.


3

Consolidar la información y de conformidad con las directrices y los recursos existentes realizar el Plan anual de Capacitación y que comprende dos aspectos fundamentales que son: forma y fondo; en los de forma: se establece condiciones de acceso a los programas del mismo, los requisitos a llenar y los niveles de autorización, la población objetivo y la aprobación de participación en los eventos programados; en los de fondo: la determinación del programa a desarrollar, el objetivo a alcanzar, sistema de evaluación entre otros; y elaboración del proyecto del Plan y remitir a Despacho del Alcalde.

Secretario de Gobierno Secretaria de

Despacho

4 Analizar el Plan proyectado, ordenar los ajustes necesarios y someter a consideración para aprobación.

Alcalde

5 Adoptar mediante resolución el Plan anual de Capacitación.

Alcalde

6 Coordinar la difusión. Ejecución, evaluación y actualización del Plan Anual de Capacitación.



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PROCEDIMIENTO: NOMBRAMIENTO ORDINARIO

CÓDIGO: PATH06

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Proveer empleos públicos de libre nombramiento y remoción con vacancia definitiva

BASE LEGAL:



Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios

Ley 190 de 1995

ALCANCE: Analizar las formas posibles de provisión, bien sea mediante nombramiento ordinario, traslado o encargo. En estos dos (2) últimos casos seguir los procedimientos correspondientes establecidos en el presente manual.

RIESGOS:

Que se posesione a persona que no cumpla requisitos.

Provisión sin existir recursos presupuestales

CONTROLES:

Verificación de datos reportados en hoja de vida por parte de Secretario General y de Gobierno.

Aplicación de régimen disciplinario y contencioso administrativo y/o penal según el caso para quien posesione sin el lleno de requisitos.

Formato de control de requisitos.

Certificado de disponibilidad presupuestal

INFORMES:

A la Comisión Nacional del Servicio Civil, en caso de nombramientos en cargos de Carrera Administrativa, los cuales deberán aplicar el procedimiento establecido en la Ley 909 de 2004 y sus Decretos Reglamentarios.


Formato establecido por el gobierno nacional.

Formato de comunicación sobre antecedentes. Requisitos generales para vinculación.

Formato contentivo de la

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: La vacancia definitiva en empleos de libre nombramiento y remoción se da en los siguientes casos: Renuncia regularmente aceptada al titular anterior; declaratoria de insubsistencia; por muerte del titular; declaratoria de vacante en caso de abandono del cargo;


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información sobre declaración juramentada de bienes y rentas

Formato acta de posesión Actuación, Verificación Manuales y hojas de Vida, Proyecto Decreto

despido del cargo como resultado de un proceso disciplinario; por retiro del servicio civil con pensión de jubilación o vejez; por revocatoria del nombramiento o declaratoria de nulidad del mismo; por traslado o ascenso del titular anterior o por invalidez absoluta del empleado que lo desempeña.


1 Comunicar al Alcalde, sobre la vacante y las posibilidades de provisión.


Determinar requisitos del cargo a

proveer

Señor Alcalde decide al

funcionario y la forma de provisión

Alcalde Revisa y Firma acto de

Nombramiento

Oficiar contenido de la resolución

al seleccionado (firma original y

recibe copia)

Designar la persona seleccionada

para provisión del cargo

Elaborar Proyecto de Decreto de

nombramiento y pasar a

despacho del Alcalde

Seleccionado entrega requisitos

en el plazo establecido

SI

1

¿Seleccionado

se presenta?

NO

Designar a otra

persona

Se informa la vacante y

posibilidades de provisión

Recibir oficio de aceptación del

interesado e informar requisitos

¿Designado

acepta?

SI

NO

2 El señor Alcalde decide al funcionario y la forma de provisión

Alcalde

3 Mediante el fundamento legal determina los requisitos para el cargo a proveer.


4 Designar la persona seleccionada para provisión del cargo

Alcalde

5 Elaborar proyecto de Decreto en original y copias y pasar a despacho Alcalde una vez revisado y avalado


6 Revisa y Firma acto de Nombramiento

Alcalde

7

Comunica el contenido de la resolución, mediante oficio haciendo firmar el original y entregando una copia de la misma. En el mismo acto se le hará saber al designado que tiene diez (10) días hábiles a partir de la comunicación para manifestar por escrito la aceptación o rechazo de la nominación, de lo contrario se entenderá rechazada.


8

Recepcionar el oficio de aceptación y comunicarle al interesado que requisitos debe diligenciar para tomar posesión del cargo (FUHV, declaración juramentada de bienes y rentas, y demás formatos relacionados con la vinculación), lo cual igualmente deberá hacerse en los siguientes diez (10) días hábiles a la fecha de aceptación, a menos que por solicitud del interesado y mediante justa causa el Alcalde prorrogue por escrito éste plazo hasta por treinta (30) días. En caso de no producirse respuesta alguna o de ser negativa se comunicará al Alcalde para que se designe una nueva persona.

Designado Secretario de Gobierno


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9

Verificar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por el estatuto de personal de la entidad y/o normas vigentes y concertar con el Alcalde la posesión del designado cuando éste haya acreditado la totalidad de los requisitos exigidos y diligenciar el formato de acta respectiva.


1

Abrir carpeta para el nuevo

funcionario anexando soportes

Realizar la inducción general al

nuevo funcionario

Realizar inducción especifica

Efectuar ingreso a seguridad

social, nomina y demás

requerimientos legales.

Verificar el cumplimiento de todos

los requisitos

Tomar juramento y dar posesión

al designado y firmar

FIN

10

Tomar juramento y dar posesión al designado, firmar el libro de actas de posesión, hacerla firmar del posesionado.

Alcalde

11

Disponer la apertura de carpeta para el nuevo funcionario anexando formato único de hoja de vida y sus respectivos soportes (antecedentes disciplinarios y judiciales), copia de la resolución de nombramiento, oficio de aceptación y acta de posesión.

Secretaria

12

Adelantar proceso de inducción general presentándole estatutos, reglamentos, dependencias y funcionarios y relacionándolo con el jefe inmediato.


13 Realizar inducción especifica en el cargo al nuevo funcionario.

Jefe Directo

14

Adelantar los tramites necesarios para el manejo de riesgos profesionales, salud, pensión, caja de compensación familiar y cesantías de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes y según la elección realizada por el nuevo funcionario; así como para actualización de nómina , expedición de carnés y presentación oficial del funcionario en caso de ser necesario por relacionarse con otras entidades.

Secretaria


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PROCEDIMIENTO: CONCESIÓN DE PERMISOS

CÓDIGO: PATH07

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Reconocer a los funcionarios el derecho a ausentarse del trabajo hasta por tres (3) días, mediando justa causa, y percibiendo la remuneración normal del empleo

BASE LEGAL:


Decreto Ley 2400 de 1968, art. 21

Decreto Reglamentario 1950 de 1973, Art. 74

ALCANCE: Autorizar o negar permisos a funcionario según estos lo requieran.

RIESGOS: Generar descoordinación y atraso en la Gestión Administrativa.

CONTROLES: Registro de permisos por empleado

INFORMES: Los presentados por la Secretaría de Gerencia Humana

SOPORTES Y FORMATOS: Formato de solicitud de permiso diligenciado en original y copia



1

Solicitar el permiso ante el superior inmediato en el formato establecido para el efecto, indicando los días solicitados y el motivo, con soportes requeridos.

Funcionario interesado

Analizar la solicitud y ver si es

viable

Recibir solicitud en el formato

establecido

NO

No se dar el visto bueno negar

el permiso

SI

Dar el visto bueno y otorgar el

permiso previo cumplimiento de

especificaciones

¿Se concede

el permiso?

Archivar solicitud en la hoja

de vida del funcionario.

Verificar reintegro del funcionario

un a vez termine el permiso

FIN

¿Funcionario

se reintegra?

NO

SI

Se solicita el permiso al

jefe inmediato

Proceder según lo señalado

en las normas vigentes sobre


2 Analizar la solicitud y ver si es justa causa la solicitud del permiso o calamidad domestica


3

Otorgar o negar el permiso directamente, con su visto bueno, si este es igual o inferior a medio (1/2) día. Cuando es de un (1) día, requerirá del visto bueno del jefe inmediato y remite a la Secretaria de Gobierno Si es superior a un día (1) y hasta tres (3) se dará el visto bueno si lo considera viable y pasará a la Secretaría de Gobierno quien colocará las observaciones pertinentes y remitirá al Despacho del Alcalde para su aprobación o rechazo.

Jefe Inmediato Secretario de

Gobierno

4

Autorizar o negar según sea el caso, firmando la solicitud y disponer su comunicación al Superior inmediato, al interesado y a la Secretaría de Gobierno, para control en la hoja de vida.

Alcalde

5 Archivar solicitud en la hoja de vida del funcionario correspondiente


6

Verificar que el funcionario se reintegre inmediatamente termine el permiso. Si éste no se presenta informará para proceder conforme a lo señalado en las normas vigentes sobre inasistencia laboral.

Superior Inmediato


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PROCEDIMIENTO: RETIRO DEL SERVICIO DE FUNCIONARIOS

CÓDIGO: PATH08

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Protocolizar el retiro del servicio de empleados públicos de libre nombramiento y remoción tomando en cuenta las causales establecidas en las normas legales vigentes sobre la materia.

BASE LEGAL:

Disposiciones legales vigentes

ALCANCE: Se identifican causales de retiro de los funcionarios y se efectúan los mismos teniendo en cuenta los correspondientes soportes.

RIESGOS:

Que el funcionario retirado no entregue a cabalidad su puesto de trabajo.

Retiro por causa equivocada o sin ocurrir la misma.

CONTROLES:

No pago de prestaciones hasta no verificar que el funcionario se encuentre a paz y salvo con la entidad y acciones disciplinaria y fiscal por posibles daños causados a la entidad por obstruir o dificultar sus labores.

Verificación previa de causal y certificaciones de las personas o entidades competentes en los casos necesarios

INFORMES:

Además de las comunicaciones contempladas en el proceso se rendirán los siguientes informes:

PROCURADURÍA POR DESPIDO. El secretario de Gobierno informará, una vez expedida la resolución de destitución, a la Procuraduría General de la Nación sobre la sanción impuesta con la pena accesoria respectiva.

VACANTES EXISTENTES


Formato de relación de vacantes existentes

Actuación y resolución



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1

Determinar la ocurrencia de una causal de retiro del servicio: Por voluntad del alcalde, en caso de ser un

empleo de libre nombramiento y remoción. Por renuncia regularmente aceptada, Por supresión del empleo, Por invalidez absoluta (previa certificación de la EPS correspondiente), Por edad, o por retiro con

derecho a pensión de jubilación, según datos de la hoja de vida y/o la entidad de seguridad social a la cual esta afiliado el funcionario, Por muerte, Por destitución o Por abandono del cargo, en los casos en que el funcionario se

ausente por tres (3) o más días hábiles continuos del empleo sin causa alguna, o cuando vencidos los términos de encargos, licencias, comisiones, permisos, u cualquier otra situación administrativa, no se reintegren al servicio, de conformidad con las normas legales.

Alcalde Secretario de

Gobierno

Disponer los términos y

condiciones en que se haga el

retiro

Determinar la causal

Revisar actos administrativos

¿Es correcto?

NO

Efectuar ajustes necesarios

SI

Proyectar los actos

administrativos según la causal

Imprimir y enviar copias al

despacho de Alcalde.

Se determina la

ocurrencia de una causal

de retiro del servicio

1

2

Disponer los términos y condiciones en que se haga el retiro y ordenar proyectar los actos administrativos a que hubiese lugar.


3

Proyectar los actos administrativos de retiro así: En los casos de insubsistencia: resolución o

decreto.

En caso de renuncia: resolución o decreto

aceptando la misma. Por supresión de empleo: comunicación

especificando acto administrativo de supresión e informando vigencia.

Por invalidez: resolución motivada con

fundamento en dictamen de EPS y/o Comisión de calificación de Invalidez.

Pensión de jubilación o retiro forzoso:

resolución motivada. Por muerte: resolución motivada declarando

vacante el cargo. Por destitución: resolución imponiendo

sanción, incluyendo pena accesoria de inhabilidad para ejercer funciones públicas. Por abandono del cargo: resolución

declarando vacante definitiva por abandono del cargo. Pasarlos para revisión a la Secretaria de Gobierno quien realiza ajustes necesarios e imprimir copias, para ser enviados al Despacho del Alcalde.


Secretario de Gobierno Alcalde


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4

Desarrollar procedimiento para elaboración de Actos Administrativos de competencias del Despacho del Alcalde y radicar en la Secretaria de Gobierno


FIN

Elaborar Actos Administrativos de

competencias y radicar en


Notificar el retiro al funcionario,

(solicitar firma) y entregar paz y

salvo

Coordinar entrega del puesto de

trabajo y los elementos

devolutivos a cargo del funcionario

retirado

Introducir la novedad de nómina y

la desafiliación a seguridad social

1

Archivar (1)copia del acto

administrativo en HV del

funcionario

Verificar que el funcionario

retirado haya entregado todos los

elementos devolutivos a su cargo

5

Notificar el acto administrativo haciendo firmar el original y archivar en la hoja de vida del funcionario copia del acto administrativo y entrega formato de paz y salvo de retiro como requisito para tramite y pago de liquidación.

Secretaria

6

Coordinar con el Jefe inmediato del funcionario retirado, la entrega del puesto de trabajo y los elementos asignados para su uso y/o custodia, los carnés y demás símbolos de identificación de funcionarios de la entidad. Verificar que el funcionario retirado haya entregado todos los elementos devolutivos a su cargo.

Secretario de Gobierno Jefe de almacén

7

Introducir la novedad de nómina para el respectivo mes y tramitar la desafiliación de salud, pensión, riesgos profesionales, cooperativas, entre otras.



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PROCESOS DE ALMACÉN



PROCESO: ALMACÉN

CÓDIGO: PAA

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS., ADQUISICION DE BIENES.

OBJETIVO DEL PROCESO: Controlar, registrar y preservar en óptimas condiciones los recursos del Municipio, de manera que cumplan con los requisitos establecidas para tal fin.


Ley 598 de julio 18 de 2000.

Resolución No. 5313 de febrero 28 de 2002.

Resolución No. 5339 de mayo 08 de 2002.

Ley 1150 de 2007.

Decreto reglamentario 2474 de 2008.

RECURSOS: FISICOS.

RESPONSABLE PROCESO: DIRECTORA OPERATIVA – ALMACEN.

PROVEEDOR INSUMOS


NECESIDAD DE COMPRA

RECURSOS ASIGNADOS

ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

ELABORÓ

REVISO APROBÓ

CARGO:

CARGO: CARGO:

FECHA:

FECHA: FECHA:


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PROCESO: ALMACÉN

SUBPROCESO: ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.

PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PLAN DE COMPRAS Y REGISTRO EN EL SICE.

CÓDIGO: PAA01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Presentar a la entidad el Plan General de Compras para la vigencia fiscal del año, basado en las necesidades de adquisición de bienes, servicios y obra para el normal funcionamiento de la administración municipal y que el plan de compras se registre en el SICE.

BASE LEGAL:




Ley 1150 de 2007.


ALCANCE: Contar con una herramienta para controlar y garantizar que los recursos presupuestales asignados se ejecuten con oportunidad y eficiencia durante la vigencia fiscal.

RIESGOS: Que las dependencias de la administración municipal no presenten sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en el tiempo establecido por la dependencia encargada del diligenciamiento del formato a subir y por lo tanto queden por fuera del registro del plan de compras en el SICE.

CONTROLES:

Proponer los ajustes necesarios por defecto o por exceso al plan de necesidades; ajustarlo a los consumos promedio, eliminar elementos cuya adquisición se pueda aplazar sin causar traumatismo en las actividades del área interesada, teniendo en cuenta los recursos asignados en la Ley de Presupuesto en el rubro adquisición de bienes.

Priorizar y programar la adquisición de los bienes y servicios en el transcurso de la vigencia fiscal, de conformidad con la disponibilidad de recursos, para la ejecución del plan de compras de bienes. Programar las adquisiciones según las siguientes modalidades de contratación: Mínima Cuantía, Menor Cuantía, Licitación Pública o Concurso de Méritos.

INFORMES:

Informes para el comité de compras de la administración municipal.

Hoja impresa que genera el SICE, que relaciona que el plan de compras fue registrado exitosamente.


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Definir los cronogramas para las adquisiciones tomando en consideración entre otros los siguientes criterios: Que se ejecuten con oportunidad los recursos durante la vigencia fiscal; que los proveedores con quienes se celebren contratos para la adquisición de bienes y servicios, dispongan del plazo suficiente para la entrega de los elementos antes de finalizar la vigencia fiscal.

Minimizar el número de procesos de contratación de manera que se cumplan con eficiencia las actividades de las áreas y funcionarios vinculados directa ó indirectamente en este proceso.

Dar prioridad a los procesos de contratación de los bienes que hayan presentado mayor demanda, así como de aquellos cuya entrega involucre trámites de importación o similares.

Presentar el contenido del Plan de Compras y sus anexos al comité de compras, para su aprobación.

El registro del plan de compras aprobado para la vigencia fiscal correspondiente se deberá registrar en el SICE, el plazo para su registro es hasta el 31 de enero de cada vigencia fiscal.


Requerimientos escritos por parte de cada una de las dependencias de la administración municipal, en donde solicitan la inclusión en el plan de compras de cada vigencia, la adquisición de bienes, servicios y obra.

Hoja impresa que genera el SICE, que relaciona que el plan de compras fue registrado exitosamente.


Es importante priorizar en los bienes, servicios, obras que se desean desarrollar de acuerdo al presupuesto con que se cuente para la vigencia fiscal correspondiente, de esta manera el Plan de Compras será ajustada a la realidad.

Reducir el número de procesos de contratación de manera que se cumplan con eficiencia y eficacia las actividades programadas por cada una de la áreas de esta manera el proceso administrativo podrá cumplir sus objetivos.

Registrar en el SICE el plan de compras


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aprobado, antes del 31 de enero de cada vigencia fiscal.


1 Verificar existencias de bienes en las dependencias.

Almacenista Se verifica la existencia de

bienes en cada

dependencia

FIN

Analizar necesidades reales de

cada dependencia

Solicitar pedido anual por cada

dependencia

Enviar necesidades a almacén

Consultar disponibilidad de

recursos

El comité de compras Analiza y

estudia el plan de compras

Determinar necesidades y

elaborar relación

Descargar formato para el registro

del plan de compras del SICE.

Registrar plan de compras en el

Portal del SICE

¿Requiere

ajustes?SINO

Aprueba el plan de

compras

Efectuar ajustes o

modificaciones

Imprimir hoja que genera el SICE

(registro exitoso)

Priorizar necesidades

Clasificar por grupos los bienes a

adquirir


indicativo

Consolidar la información

Elaborar proyecto del plan de

compras

Convocar a comité de compras

Presentar el plan de compras al

comité

Diligenciar el formato del plan de

compras

2 Al iniciar la vigencia fiscal solicite el pedido anual por cada dependencia.

Almacenista

3 Determinar las necesidades y elaborar relación.

Jefe de dependencia

4 Envíe relación al almacén Almacenista

5 Consulte a presupuesto la disponibilidad de recursos.

Almacenista

6 Priorice necesidades según su importancia.

Almacenista

7 Analice las necesidades reales de cada dependencia.

Almacenista

8 Clasifique por grupos los bienes a adquirir.

Almacenista

9 Consulta de CUBS y precio indicativo Almacenista

10 Consolide toda la información Almacenista

11 Elabore proyecto del plan de compras Almacenista

12 Convoque a comité de compras Almacenista

13 Presente el plan de compras y póngalo a consideración del comité.

Almacenista

14 Estudia el plan de compras Comité de compras

15 Apruebe el plan anual Comité de compras.

16 Descarga formato para el registro del plan de compras del SICE.

Almacenista

17 Diligencia el formato del plan de compras.

Almacenista

18 Registra el plan de compras antes del 31 de enero de cada vigencia fiscal.

Almacenista

19 Imprime hoja que genera el SICE, que relaciona que el plan de compras fue registrado exitosamente.

Almacenista


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PROCESO: ALMACÉN


PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION DEL PLAN DE COMPRAS.

CÓDIGO: PAA02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Certificar que la adquisición de bienes, servicios o la obra publica, se encuentran incluidos en el plan de compras inscrito en el SICE de la respectiva vigencia fiscal.

BASE LEGAL:




Ley 1150 de 2007.


ALCANCE: Contar con una herramienta que permita controlar y garantizar que los bienes, servicios y obra pública, están incluidos en plan de compras registrado en el SICE por parte de la entidad para la respectiva vigencia fiscal.

RIESGOS:

Que las dependencias de la administración municipal adelanten la contratación de bienes, servicios y obras, sin haber solicitado que se les expida la certificación de que el objeto a contratar se encuentra incluido en el plan de compras de la vigencia fiscal.

CONTROLES:

Para la expedición de la certificación del plan de compras, la dependencia interesada deberá solicitar por escrito a la dirección operativa de almacén, se expida la correspondiente certificación de que el bien, servicio, obra pública se encuentra registrado en el plan de compras de la entidad.

De no encontrarse registrado en el plan de compras, la dependencia interesada solicitara la inclusión en el plan de compra de la entidad.

INFORMES:

Certificaciones del plan de compras con la fecha establecida debidamente.


Certificaciones del plan de compras con la fecha establecida debidamente.

Solicitud de la expedición del plan de compras o si fuera el caso solicitud de inclusión en el plan de


Es importante que antes de expedir una certificación del plan de compras se revise el plan de compras de registrado en el SICE, con el fin de determinar que el bien, servicio, obra pública se encuentra inscrito, de lo contrario la solicitud será de inclusión


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compras registrado en el SICE. en el plan de compras, para realizar la correspondiente modificación en el SICE.


1

Revisar que la cuenta contenga estudio de conveniencia y oportunidad, consulta de CUBS, precio indicativo, certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos, cuando sean financiados con recursos de Inversión, solicitud de disponibilidad y la solicitud de expedición de la certificación del plan de compras.


Revisar que la cuenta

tenga todos los

requerimientos

Entregar cuenta a dependencia

interesada

Revisar en el plan de compras

registrado en el SICE si se

encuentra inscrito

Solicitar inclusión en el plan de

compras

Modificar el plan de compras

registrado en el SICE

Expedir certificación del plan de

compras

Anexar (1)copia original a la

cuenta de la dependencia

solicitante

¿se encuentra

inscrito?

NO

SI

Expedir certificación del plan de

compras

1

Archivar copia de la

certificación del plan de

compras y la solicitud

FIN

2

Se procede a revisar en la base de datos del plan de compras registrado en el

SICE, si el bien, servicio, obra pública se encuentra inscrito.

Almacenista

3 Si se encuentra inscrito se procede a la expedición de la certificación del plan de compras.

Almacenista

4

Si no se encuentra incluido en el plan de compras, la dependencia interesada deberá solicitar por la inclusión en el plan de compras.


5

Una vez incluido se procede a expedir la certificación del plan de compras y se modificara el plan de compras registrado en el SICE.

Almacenista

6 Una vez expedido el plan de compras, se procede anexar copia original a la cuenta de la dependencia solicitante.

Almacenista

7 La cuenta es entregada a la oficina interesada para que sea enviada a la oficina de presupuesto.

Almacenista Dependencia

interesada

8

Copia original de la certificación del plan de compras y la solicitud de la expedición o inclusión en el mismo, se archivan en la carpeta de certificaciones del plan de compras que reposa en la dirección operativa de almacén.

Almacenista


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PROCESO: ALMACÉN

SUBPROCESO: ADQUISICION DE BIENES.

PROCEDIMIENTO: ENTRADAS DE ALMACEN POR COMPRA DE ELEMENTOS.

CÓDIGO: PAA03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar y registrar la entrada de elementos al almacén verificando que cumplan con las exigencias establecidas en el contrato, dando lugar a la expedición del Comprobante de Entrada de almacén.

BASE LEGAL:

Ley 80 de 1993 Art. 21

ALCANCE: Efectuar los procesos de recepción física de los elementos devolutivos y de consumo, adquiridos según contratación realizada, verificando cantidades, valor, especificaciones técnicas y requisitos exigidos en el contrato, en todo caso se trate de entradas físicas directamente en el almacén municipal.

RIESGOS:

No tener la factura debidamente legalizada.

Los elementos no hayan llegado completos.

Que los elementos no estén en buen estado.

Que los elementos no cumplan con las especificaciones técnicas y requisitos exigidos en el contrato.

CONTROLES:

Recibir la factura debidamente diligenciada y con la fecha clara.

No se podrá expedir la entrada de almacén sino coinciden con la fecha de la factura.

Verificar que los elementos se encuentren en buen estado, si no informar al proveedor para su respectivo cambio.

Verificar el tiempo de tiempo de ejecución del contrato, tiempo durante el cual el proveedor deberá entregar los elementos.

INFORMES:

Informar sobre la entrada de almacén de los elementos al despacho del alcalde y a la dependencia que solicito los elementos.


Formato de entrada de almacén.

Factura original y fotocopia de la

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Que el proveedor cuando entregue el suministro de los elementos a la oficina de


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factura.

Fotocopia del pago de seguridad social del proveedor (salud, pensión, riesgos profesionales).

almacén, factura de venta con la fecha debidamente diligenciada, para iniciar el proceso de ingreso. De igual forma se le solicita la fotocopia del pago de seguridad social del proveedor (salud, pensión, riesgos profesionales).


1 Recepción de factura de venta con la fecha debidamente diligenciada.

Almacenista Se recibe factura

de venta

FIN

Confronte factura con el contrato

Anexar original del comprobante a

la cuenta de pago

Autorizar entrada de bienes

Entregar cuenta a tesorería

Realizar verificación física de los

elementos

Elaborar comprobante de entrada

en programa PEGASO

Archivar copia del

comprobante de entrada de

almacén y fotocopia de la

factura

Elaborar actas de liquidación del

contrato con soportes para

legalización

Envía copia del paquete a

contratación

2 Autorice entrada de bienes. Almacenista

3 Confronte factura con el contrato. Almacenista

4 Realice verificación física de los elementos.

Almacenista

5 Elabore comprobante de entrada de almacén en el programa de PEGASO.

Almacenista

6

Archive copia original del comprobante de entrada de almacén con la fotocopia de la factura en el archivo de entradas de almacén de la oficina de la dirección operativa de almacén.

Almacenista

7 Anexe original del comprobante de entrada de almacén a la cuenta de pago.

Almacenista

8

Elabora las respectivas actas de liquidación del contrato (compraventa, suministro), recopilando todos los documentos necesarios para el paquete para su legalización.

Almacenista

9 Envía el paquete al despacho del alcalde para su autorización de pago respectivo.

Alcalde

11 Entregue cuenta a tesorería. Almacenista

10 Envía copia original del paquete a la oficina de contratación para su archivo.

Almacenista


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PROCESO: ALMACÉN


PROCEDIMIENTO: ENTRADAS DE ALMACEN POR DONACION.

CÓDIGO: PAA04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar y registrar la entrada de elementos al almacén que provienen de donación por parte una persona natural o jurídica, ya que por voluntad propia, transfieren sin costo alguno, el dominio de un bien a favor del Municipio y este lo acepta.

BASE LEGAL:

Ley 80 de 1993

Procedimientos contratación

ALCANCE: Efectuar los procesos de recepción física de los elementos devolutivos y de consumo, que provienen de donación, por parte de una persona natural o jurídica, verificando cantidades, valor, especificaciones técnicas, en todo caso se trate de entradas físicas directamente en el almacén municipal.

RIESGOS:

Que se entreguen al almacén municipal los elementos objeto de donación, sin haberse firmado previamente la resolución de aceptación de la donación por parte de las intervinientes.

Que no lleguen completos los elementos contenidos en la resolución de aceptación de donación.

Que los elementos donados no estén en buen estado.

Que los elementos no cumplan con las especificaciones técnicas contenidas en la resolución de aceptación de donación.

CONTROLES: o Revisar cuidadosamente la resolución planteada para la donación de los elementos por parte de persona natural o jurídica en la que se describe quien es el donante, los elementos donados, su valor, que deberá ser verificada por el almacenista antes de ser firmada por el representante legal.

INFORMES:

Resolución original de aceptación de donación debidamente firmada por los intervinientes, la cual reposara junto con la entrada de almacén en el archivo de entradas de almacén de la dirección operativa de almacén.


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Resolución original de aceptación de donación.

Formato de entrada de almacén.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Se revisara que la resolución de donación, contenga las cantidades, especificaciones técnicas y valor de los elementos establecidos en la misma.


1

Se recibe la resolución de donación por parte de la persona natural o jurídica que hará la donación de los elementos a la alcaldía municipal, para su revisión jurídica.

Despacho del Alcalde y asesora jurídica

Se recibe resolución de

donación

FIN

NO

Recibir elemento y revisar

especificaciones técnicas

Informar a la aseguradora

Efectuar revisión jurídica y firmar

resolución de aceptación

SI

Elaborar comprobante de entrada

en programa PEGASO

Archivar copia de resolución

de aceptación y comprobante

de entrada

¿son bienes

devolutivos?

2

Después de que se firma la Resolución de aceptación de la donación de los elementos, se recibe el elemento y se revisa especificaciones técnicas, cantidad en el almacén.

Almacenista

3 Elaboración del comprobante de entrada de almacén en el programa de PEGASO.

Almacenista

4

Archive copia original de la resolución de aceptación de donación junto con el comprobante de entrada de almacén que reposara en el archivo de entradas de almacén de la oficina de la dirección operativa de almacén.

Almacenista

5

Si son bienes devolutivos deberá informarse a la aseguradora para que sean ingresados en póliza previalcaldias o automóviles de la entidad.

Almacenista


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PROCESO: ALMACÉN


PROCEDIMIENTO: SALIDAS DE ALMACÉN ELEMENTOS DE CONSUMO

CÓDIGO: PAA05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar a tiempo los elementos necesarios a las diferentes dependencias de la administración, para el buen funcionamiento de estas, con el fin de que estas puedan realizar sus actividades sin ningún tropiezo.

BASE LEGAL:

Ley 80 de 1993

Resolución No 08 de 1962 Contraloría General de la República


Resolución Reglamentaria No 2287 Bis de 1963 Contraloría General de la República

Circular No 381 de 1960 Contraloría General de la República



ALCANCE: Ya verificados los elementos de consumo se debe realizar la correspondiente salida de almacén.

RIESGOS:

No realizar a tiempo la salida de almacén.

Que la orden de salida no tenga el destino correspondiente.

CONTROLES:

Antes de realizar la salida de almacén en el sistema PEGASO, se deberá realizar la revisión física de los elementos a los cuales se pretende realizarse salida de almacén.

Diligenciar correctamente en el sistema PEGASO la salida de almacén de los elementos.

INFORMES: o Libro radicador en donde se encuentran

registradas las salidas de almacén realizadas.

Carpeta que contiene las salidas de almacén generadas en el sistema Pegaso, debidamente firmadas por la persona que recibe y la almacenista municipal.


Certificado de salida de almacén generado en el sistema PEGASO, firmado por la persona que recibe, y por quien entrega.


Que los funcionarios no retiren los elementos del almacén sin autorización de la Jefe de almacén, o del señor alcalde para que no haya descontrol.


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El proveedor no deberá entregar elementos a la personas distintas, al jefe del almacén, ya que este debe realizar el tramite correspondiente para la salida de almacén.


1 Elabora la solicitud de elementos por escrito.

Jefe de dependencia Se elabora solicitud

escrita de elementos

FIN

Verificar existencia de elementos

solicitados

Organizar pedido

Remitir solicitud a almacén

Firma el comprobante

Elaborar comprobante de salida

de almacén en el programa

PEGASO.

Descarga del inventario de bienes

en depósito.

Entregar pedido

Recibir pedido y firmar recibido en

comprobante de salida

Registrar en el inventario de cada

dependencia

Archivar copia del

comprobante de salida de

almacen

2 Remite las solicitudes al almacén. Jefe de dependencia

3

Verifica la existencia de los elementos y determine: a) autorización entrega total si hay existencias, b) Autoriza entregar parcialmente si no hay existencias.

Almacenista

4 Organiza el pedido. Almacenista

5 Elabora el comprobante de salida de almacén en el programa PEGASO.

Almacenista

6 Firma el comprobante. Almacenista

7 Entrega el pedido. Almacenista

8 Recibe el pedido. Jefe de dependencia

9 Firma el recibido en el comprobante de salida de almacén.

Jefe de dependencia

10 Descarga del inventario de bienes en depósito.

Almacenista

11 Registra en el inventario de cada dependencia en caso de ser bienes devolutivos.

Almacenista

12 Archiva copia del comprobante de salida de almacén.

Almacenista


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PROCESO: ALMACÉN

SUBPROCESO: MANEJO DE INVENTARIOS.

PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS.

CÓDIGO: PAA06

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar los bienes necesarios a las diferentes dependencias de la administración, para el buen funcionamiento de estas, con el fin de que estas cuenten con los equipos de cómputo, muebles y demás elementos que le permiten el desarrollo normal de sus actividades, estos bienes entran a formar parte del inventario de cada una de las dependencias a los cuales son asignados.

BASE LEGAL:


Ley 80 de 1993

Decreto número 62 de 1996 emanado del ministerio de justicia







ALCANCE: Ya verificados los elementos devolutivos se realizara la asignación a la dependencia para la cual fueron adquiridos, quedando incorporados al inventario de la misma.

RIESGOS:

Que la dependencia para la cual se adquirieron los elementos devolutivos, no devuelva debidamente firmada la copia del inventario mediante la cual le fueron asignados los nuevos elementos

CONTROLES:

Antes de realizar la entrega de los elementos devolutivos, se deberán revisar los bienes y una vez entregados firmar la copia del inventario actualizado.

INFORMES: Copias del inventario en donde firma el almacenista y el funcionario al cual le fueron entregados los elementos devolutivos.


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Formato de inventario de control por cada una de las dependencias.


Que los funcionarios no retiren los elementos devolutivos de almacén, sin antes haber realizado la verificación física de los elementos y la firma del inventario de control mediante el cual se le incorporan los elementos al inventario.


1 Ingresa pedido de elementos devolutivos al almacén.

Almacenista Se ingresa pedido de

elementos devolutivos a

almacén

FIN

Registrar pedido en inventario del

funcionario responsable

Verificar asignación del pedido

Firmar inventario y enviar a

almacén

Archivar copia original

Ingresar información al sistema

y ubicar al funcionario

Enviar inventario a funcionario

responsable

Verificar inventario con el físico

entregado

2 Verificar la asignación del pedido. Almacenista

3

Ingresar al sistema y ubicar al funcionario a quien se le entregara.

Almacenista

4 Registre pedido en el inventario del funcionario.

Almacenista

5 Imprima copia del inventario de control.

Almacenista

6 Envíe inventario a funcionario responsable.

Almacenista

7 Verifique inventario con el físico entregado.

Funcionario responsable

8 Firme inventario. Funcionario responsable

9 Envíe original al almacenista. Funcionario responsable

10 Archive copia original

Almacenista


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PROCESO: ALMACÉN


PROCEDIMIENTO: BAJAS DEFINITIVAS DE ALMACEN

CÓDIGO: PAA07

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Tiene como finalidad retirar de los inventarios de la entidad, los elementos que han sido entregados a funcionarios, por encontrarsen en estado de inservibles.

BASE LEGAL:


Ley 80 de 1993

ALCANCE: Permite retirar del inventario por desgaste o deterioro físico, los elementos no son útiles para el servicio al cual se han destinado y tampoco son susceptibles de adaptación o reparación

RIESGOS:

Que el funcionario el cual tiene a cargo un elemento en uso y en buen estado, quiera dar de baja por inservible un elemento que cumple con las condiciones para continuar prestando un servicio.

CONTROLES:

La forma para dar de baja un elemento en servicio, que ya no cuenta con las condiciones de prestar el servicio para el cual hubo de ser adquirido, se realiza mediante una baja por inservible, se realizara por acto administrativo, indicando las razones por las cuales se realizo la baja.

Cuando se trate de bienes inservibles, la solicitud de declaratoria, debe acompañarse de una descripción sobre las condiciones del elemento devolutivo, que hacen necesario su retiro del servicio.

INFORMES: o Solicitud motivada de funcionario

responsable del respectivo bien según los inventarios, informando el deterioro o daño del bien.

o Acta de verificación física y contable del almacenista.

SOPORTES Y FORMATOS: o Solicitud motivada de funcionario

responsable del respectivo bien según los inventarios, informando el deterioro o daño del bien.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Es importante resaltar que toda baja definitiva de bienes muebles requiere autorización previa y expresa del Jefe de Almacén, quien mediante acto administrativo firmado por el alcalde, indica


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o Acta de verificación física y contable del almacenista.

o Resolución de baja, firmada por el alcalde.

las razones de la baja y el destino que se le debe dar al bien.


1

Solicitud motivada de funcionario responsable del respectivo bien según los inventarios, informando el estado del bien.


Se recibe solicitud

motivada del funcionario

responsable

FIN


solicitados

Recibir elementos en almacén y

realizar acta de reclasificación

según características

Realizar inspección ocular

acompañado de control interno

Preparar proyecto de resolución

de baja definitiva

Descargar inventarios en el

sistema

Organizar elementos dados de

baja en la bodega

Enviar proyecto con soportes a

Alcalde

Recibir resolución de baja

definitiva y firmar

Archivar copia de la

resolución y soportes

Elaborar acta de la verificación

física de los elementos

Elaborar comprobantes de baja

por inservibles

2 Realice inspección ocular con el acompañamiento de control interno.

Almacenista Jefe de control

Interno

3 Elabore acta de la verificación física de los elementos.

Almacenista Jefe de control

interno

4

Se recibe el elemento en el almacén y se realiza acta de reclasificación, de acuerdo con las características, cantidades, valores y estado del bien, cuando fue dado de alta en los inventarios y al ser recibido en el almacén para tramitar la baja.

Almacenista

5 Elabore comprobantes de baja por inservibles.

Almacenista

6 Descargue de inventarios en el sistema.

Almacenista

7 Prepare proyecto de resolución para dar la baja definitiva.

Almacenista

8 Lleve resolución, junto con soportes al alcalde para la firma.

Almacenista

9 Firme resolución. Alcalde

10 Organice elementos dados de baja en la bodega.

Almacenista

11 Archive copia de la resolución, junto con los soportes que motivaron dar de baja.

Almacenista


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PROCESO: ALMACÉN


PROCEDIMIENTO: BAJAS POR HURTO O ROBO.

CÓDIGO: PAA08

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Tiene como finalidad descargar del inventario del almacén los elementos que han sido sustraídos por persona diferente sin culpa o dolo al responsable de ellos.

BASE LEGAL:


Ley 80 de 1993

ALCANCE: Permite realizar el procedimiento mediante el cual se descarga del inventario elementos que han sido hurtados.

RIESGOS:

Que la dependencia a la cual se le haya presentado caso de hurto o robo, no haya el realizado la denuncia ante la autoridad competente

CONTROLES: Realizar inventario físico cada seis (06) meses, en junio y diciembre de cada año, con el fin de verificación del mismo.

INFORMES:

El funcionario responsable presenta denuncia y comunica por escrito al alcalde.

Autorización mediante resolución de la baja respectiva.


Denuncia.

Resolución de autorización de la baja.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Es deber de los funcionarios públicos velar por el cuidado de los elementos entregados bajo inventario, ya que han sido dispuesto para el desempeño de las actividades propias de cada una de las dependencias.


1 El funcionario responsable presenta denuncia ante la autoridad competente.


El funcionario responsable

presenta denuncia

FIN


solicitados

Recibir la resolución de baja y

descargar elementos sustraídos

del inventario de almacén

Enviar comunicación escrita con la

denuncia a Alcalde

Autorizar mediante resolución

motivada la baja

2 Comunica de manera escrita al alcalde de lo sucedido, anexando la respectiva denuncia.


3

Autoriza mediante resolución motivada la baja respectiva.

Alcalde

4 Recibe la resolución de baja Almacenista

5 Descarga del inventario de almacén los elementos que han sido sustraídos.

Almacenista


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PROCESO: ALMACÉN


PROCEDIMIENTO: BAJAS POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR.

CÓDIGO: PAA09

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Tiene como finalidad descargar de los inventarios los elementos cuya pérdida o desaparición hubiere ocurrido por caso fortuito o fuerza mayor, como catástrofes de tipo natural, incendios, etc.

BASE LEGAL:


Ley 80 de 1993

ALCANCE: Permite realizar el procedimiento mediante el cual se descarga del inventario elementos que han desaparecido por caso fortuito o fuerza mayor.

RIESGOS: Que la dependencia a la cual se le haya presentado el caso fortuito, no entregue informe de los elementos que hayan sido objeto de desaparición de fuerza mayor.

CONTROLES: Realizar visitas de inspección ocular con el fin determinar si el informe de solicitud de baja por caso fortuito o fuerza mayor, realmente se presento debido a esta situación.

INFORMES:

El funcionario responsable debe presentar informe de los hechos ocurridos de la fuerza mayor o caso fortuito que dio origen a la perdida de los elementos.

Autorización mediante resolución de la baja por siniestro o caso fortuito.


Informe del funcionario relacionando los elementos que se perdieron debido a caso fortuito o fuerza mayor.

Resolución de autorización de la baja.

Informe a la aseguradora, de los hechos ocurridos.



ALCALDIA MUNICIPAL





1

El funcionario responsable presenta un informe donde relaciona los elementos que fueron objeto de caso fortuito o fuerza mayor.


Se presenta informe de

relación de elementos objeto

del caso

FIN

Informar a la aseguradora

Recibir la resolución de baja y

descargar elementos que se

perdieron en el caso de fuerza

mayor

Levantar acta de inspección y

anexar informe del funcionario que

presentó el caso

Realizar inspección ocular y

verificar lo ocurrido

Alcalde Autoriza mediante

resolución motivada la baja

2

Realiza inspección ocular con el fin de verificar lo ocurrido, verificando con la relación de los bienes objeto del caso fortuito o fuerza mayor.

Almacenista

3

Se levanta acta de la inspección ocular, al cual se anexa el informe del funcionario que presento el caso de fuerza mayor.

Almacenista

4

Informa a la aseguradora con el fin adelantar reclamación por siniestro de los elementos perdidos por catástrofes de tipo natural o incendios.

Almacenista

5 Autoriza mediante resolución motivada la baja respectiva.

Alcalde

6 Recibe la resolución de baja Almacenista

7 Descarga del inventario de almacén los elementos que se perdieron en el caso de fuerza mayor.

Almacenista


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PROCESO: ALMACÉN


PROCEDIMIENTO: BAJAS POR PERDIDA DE BIENES EN PODER DEL PERSONAL

CÓDIGO: PAA10

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Tiene como finalidad descargar del inventario del almacén los elementos que han sido perdidos en poder del personal.

BASE LEGAL:


Ley 80 de 1993

Decreto número 62 de 1996 emanado del ministerio de justicia






ALCANCE: Permite realizar el procedimiento mediante el cual se descarga del inventario elementos que han extraviado los funcionarios, los cuales se han asignados para el desarrollo de sus funciones.

RIESGOS: Que el funcionario al cual se le haya presentado caso de extravío de los elementos que están bajo su cuidado, no haya presentado informe escrito al alcalde de lo sucedido.

CONTROLES: Se debe realizar inventarios de control a las dependencias con el fin de verificar las existencias físicas de los elementos asignados a los funcionarios para el desempeño de sus funciones.

INFORMES: El funcionario que extravíe elementos que le han sido asignados para el desarrollo de sus labores debe informar por escrito lo sucedido al alcalde municipal.


ALCALDIA MUNICIPAL




SOPORTES Y FORMATOS: Informe escrito por parte del funcionario encargado.



1 El funcionario responsable informa por escrito al alcalde.


Informar por escrito al

Señor Alcalde

FIN

Dar de baja los elementos

perdidos

Alcalde ordena investigación

¿Se establece

culpabilidad?SI

NO

Determinar el valor de los bienes

Descontar al funcionario el valor

de los elementos perdidos

Tomar medidas disciplinarias

y administrativas

2 Ordena la investigación respectiva. Alcalde

3 Si se establece culpabilidad tomar las medidas disciplinarias y administrativas del caso.

Alcalde

4 Informa al almacenista la decisión para que determine el valor de los bienes.

Alcalde

5

Ordenar a la tesorería que se descuente de la remuneración del empleado el valor de los elementos perdidos.

Alcalde

6 Autoriza al almacenista para que de de baja los elementos en cuestión.

Alcalde


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: ALMACÉN


PROCEDIMIENTO: RENDICION DE CUENTAS.

CÓDIGO: PAA11

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Presentar a la contraloría en lo correspondiente a la programación plan anual de compras (formato CDM 107) y la ejecución plan anual de compras (formato CDM 107-1) en el tiempo establecido.

BASE LEGAL:




Ley 1150 de 2007.


ALCANCE: Contar con una herramienta que permita entregar una información veraz de la programación del plan de compras y la ejecución del plan de compras de la respectiva vigencia fiscal.

RIESGOS:

Que la información del plan de compras no se consolide dentro del tiempo establecido para su entrega a la contraloría.

CONTROLES:

Que los formatos del plan de compras, se diligencien antes del tiempo de su radicación, para que sean anexados al informe que debe presentar la administración municipal a la contraloría departamental.

INFORMES:

Informe a la contraloría departamental de la programación del plan de compras (formato CDM 107) de la vigencia fiscal respectiva.

Informe a la contraloría departamental de la ejecución del plan de compras del I, II, III y IV trimestre de cada vigencia fiscal. (formato CDM 107-1).


CMD 107 Programación anual plan de compras entregado a la Contraloría Departamental del Meta.

CMD 107-1 Ejecución Plan anual de compras por I, II, III y IV trimestre, entregado a la Contraloría Departamental del Meta.


Es importante que los formatos se diligencien con anterioridad para que sean radicados en el tiempo establecido por la contraloría departamental.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Establece el formato a diligenciar, formato CDM 107.

Almacenista

Solicitar firma del Señor Alcalde

Radicar (2) formatos originales y

la información en medio

magnético, para informe a la

contraloría departamental

Se establecen los

formatos a diligenciar para

rendición de informes

FIN

Diligenciar el formato CDM 107 y

firmar

Diligenciar el formato CDM 107-1

y firmar, estableciendo el trimestre

a rendir



magnético, para informe trimestral

a la contraloría departamental


2

Diligencia el formato CDM 107 programación anual del plan de compras y se firma, con relación al plan de compras registrado en el SICE.

Almacenista

3 Se recoge la firma del ordenador del gasto. Almacenista

4

Se radican dos formatos originales del CDM 107 debidamente firmados y la información en medio magnética, a la dependencia encargada de la recolección de la información y consolidación del informe a la contraloría departamental, que se radica hasta el último día hábil del mes de febrero de cada vigencia fiscal.

Almacenista

5 Establece el formato a diligenciar, formato CDM 107-1.

Almacenista

6

Diligencia el formato CDM 107-1 ejecución plan anual plan de compras y se firma, dependiendo el trimestre a rendir I, II, III o IV, según sea el caso.

Almacenista

7 Se recoge la firma del ordenador del gasto. Almacenista

8

Se radican dos formatos originales del CDM 107-1 debidamente firmados y la información en medio magnética, a la dependencia encargada de la recolección de la información y consolidación del informe a la contraloría departamental, dependiendo el trimestre a reportar que tendrían corte a (marzo, junio, septiembre, diciembre) de la vigencia fiscal respectiva.

Almacenista


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: ALMACÉN


PROCEDIMIENTO: BALANCE DE ALMACEN (FORMATO CDM 112).

CÓDIGO: PAA12

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Presentar a la contraloría lo correspondiente al balance de almacén (formato CDM 112).

BASE LEGAL:




Ley 1150 de 2007.


ALCANCE: Contar con una herramienta que permita entregar una información veraz y confiable del balance de almacén (formato CDM 112) de la correspondiente vigencia fiscal.

RIESGOS:

Que la información del balance de almacén a rendir de una vigencia fiscal no coincida con la información de contabilidad.

CONTROLES: Que el formato de balance de almacén, se diligencien antes del tiempo de su radicación, para que sean anexados al informe que debe presentar la administración municipal a la contraloría departamental.

INFORMES:

Informe a la contraloría departamental del formato de balance de almacén (formato CDM 112) de la vigencia fiscal respectiva.


Formato CMD 112 Balance de almacén.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Es importante que los formatos se diligencien con anterioridad para que sean radicados en el tiempo establecido por la contraloría departamental.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Establece el formato a diligenciar, formato CDM 112 Balance de almacén.

Almacenista

Confrontar con contabilidad para

verificar información




magnético, para informe a la

contraloría departamental

Se establece el formato

CDM12 para balance de

almacén

FIN

Diligenciar el formato CDM 112 y

firmar

2 Diligencia el formato CDM 112 balance de almacén y se firma.

Almacenista

3 Se confronta con contabilidad para verificar la información.

4 Se recoge la firma del ordenador del gasto.

Almacenista

5

Se radican dos formatos originales del CDM 112 debidamente firmados y la información en medio magnética, a la dependencia encargada de la recolección de la información y consolidación del informe a la contraloría departamental, que se radica hasta el último día hábil del mes de febrero de cada vigencia fiscal.

Almacenista


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: ALMACÉN


PROCEDIMIENTO: CONTRATO DE COMODATOS

CÓDIGO: PAA13


El objetivo del contrato de comodato es entregar a la otra (comodatario) gratuitamente una especie, mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso.

BASE LEGAL:

Ley 80 de 1993 en el articulo 2.

Ley 1150 de 2007.


Acuerdo municipal.

ALCANCE:

La administración municipal a través de los comodatos puede entregar bienes muebles e inmuebles para el usufructo de otro que prestara un beneficio de la comunidad, pero la propiedad seguirá comodante.

RIESGOS:

Que el comodatario no quiera restituir el bien, objeto del contrato de comodato.

CONTROLES:

Dentro de los contratos de comodatos, estén claramente definidos: el objeto, la localización de los bienes, uso autorizado, obligaciones del comodatario, valor de los bienes, estado de los bienes, duración del contrato, que deberán quedar contemplados dentro del comodato.

INFORMES:

Relación de los contratos de comodatos precarios, firmados para cada una de las vigencias fiscales.


Contratos de comodatos precarios originales.


El contrato de comodato precario radica en que el bien deberá ser restituido cuando así lo solicite por escrito el comodante, es decir que no hay un tiempo preestablecido de duración del contrato si no que su duración va a estar condicionada a la voluntad del Comodante, es decir la persona que entrega el bien o los bienes.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 La entidad interesada del comodato, solicita por escrito al alcalde municipal, el comodato de los bienes.

La entidad interesada.

¿Da elementos

en comandato?

NO

No autoriza el comodato,

informar a la entidad y

archivar

La entidad interesada solicita por

escrito al Señor Alcalde el

comodato de los bienes

FIN

Efectuar revisión Jurídica y

solicitar firma del señor Alcalde

Alcalde Analiza la solicitud y

solicita verificación de los

elementos

Autorizar el comodato

Ubicar los elementos, verificar

estado de conservación y

determinar y sul valor

Informar resultado de la

inspección al señor alcalde

SI

Proyectar el comandato y enviar a

revisión jurídica.

Entregar (1)copia original a

comodatario, con firma de

recibido

Archivar copia en almacén

2 Analiza la solicitud y solicita verificación de los elementos.

Alcalde

3 Ubica los elementos, inspeccionando su estado de conservación, determinando el valor de los mismos.

Almacenista

4 Informa el resultado de la inspección ocular de los elementos, al alcalde municipal.

Almacenista

5 Toma la determinación de dar los elementas en comodato o no.

Alcalde

6 Si autoriza el comodato, se proyecta el mismo y pasa a revisión jurídica.

Almacenista

7 Una vez revisado jurídicamente, es firmado por el alcalde.

Alcalde

8 Hacerlo firma por el comodatario y se le entrega una copia original.

Almacenista

9 Se archiva una copia original en la dirección operativa de almacén.

Almacenista


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: ALMACÉN


PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE POLIZAS.

CÓDIGO: PAA14


El objetivo de la adquisición de las pólizas es que la entidad asegurare los bienes muebles, inmuebles, maquinaria, equipos electrónicos y vehículos con los que cuentan, contra los diferentes riesgos por hurto, daño o pérdida que puedan generar un detrimento patrimonial para la entidad

BASE LEGAL:

Ley 80 de 1993 en el articulo 2.

Ley 1150 de 2007.


ALCANCE:

La administración municipal debe contar con la póliza de automóviles y previalcaldias, para el amparo de los bienes de propiedad del municipio, con el fin de que ante un siniestro estén amparados y puede realizarse la reclamación correspondiente y por lo tanto una indemnización por los daños causados.

RIESGOS:

Que el municipio no adquiera la póliza de automóviles y previalcaldias, y ante un siniestro no exista ningún bien amparado y se presente detrimento patrimonial.

CONTROLES:

Revisar el tiempo de vigencia de la póliza para que ningún bien mueble e inmueble, vehículos, se encuentre desamparado y ante de un siniestro se cuente con la debida póliza que ampare los daños o las perdidas que puedan generar un detrimento patrimonial.

INFORMES:

Póliza original debidamente firmada, por el ordenador del gasto y la empresa aseguradora que le expidió.


Póliza original debidamente firmada, por el ordenador del gasto


La expedición de las pólizas es algo prioritario e inaplazable, ya que se deben


ALCALDIA MUNICIPAL




y la empresa aseguradora que le expidió.

contratar con una compañía de seguros legalmente establecida, los amparos contra los diferentes riesgos a que están sometidos los diferentes bienes muebles, inmuebles y vehículos que pertenecen al municipio, o de los cuales es legalmente responsable.


1 Se elabora estudio de conveniencia, junto con los demás documentos necesarios en el paquete.

Almacenista

SI

Surtir proceso de contratación

Se elabora un estudio de

conveniencia y se anexan

documentos requeridos

FIN

NO

Revisar pólizas y verificar que

estén incluidas las

especificaciones

Realizar proyecto de pliego de

condiciones

Supervisar contrato de seguros

Realizar reclamación

¿se presenta

algún siniestro?

SI

¿se presentan

inclusiones?

NOAdelantar trámites de inclusión

ante la entidad aseguradora

2 Se realiza el proyecto de pliego de condiciones.

Almacenista Secretaria de Despacho -

Contratación

3

Se surte el proceso de la modalidad de contratación de acuerdo a la ley y los decretos reglamentarios vigentes de la ley de contratación estatal.

Secretaria de Despacho -

Contratación

4

Una vez adjudicado y expedidas las pólizas por la aseguradora a la cual se le adjudico el contrato, se revisaran para verificar que los bienes muebles, inmuebles y vehículos estén incluidos, y que las fechas de vigencia de la póliza correspondan al tiempo establecido en el contrato.

Almacenista

5 Realizara la supervisión del contrato de seguros.

Almacenista

6 Estará atenta de realizar cualquier reclamación al llegarse a presentar un siniestro.

7

Adelantar trámites de inclusión ante la entidad aseguradora si se llegasen a presentar inclusiones de bienes inmuebles, muebles, vehículos y demás adquisición que realice el municipio.

Almacenista


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PROCESO: ALMACÉN

SUBPROCESO: MANEJO DE INFORMACION.

PROCEDIMIENTO: MANEJO Y ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA

CÓDIGO: PAA15

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: El buen manejo de la correspondencia permite que la dependencia cuente con la información necesaria y que pueda aprovecharla en cualquier momento; es importante desde que recibe hasta que se archive la información.

BASE LEGAL:

Ley 594 de 2000.

ALCANCE: La administración municipal debe contar con un manejo adecuado de la información que recibe, radicándola y archivándola de manera adecuada.

RIESGOS:

Que la información que llega a la dependencia no sea radicada y no sean archivadas de manera adecuada.

CONTROLES:

Que la información se radica en la dependencia.

Se archiven de acuerdo a la fecha.

INFORMES:

Relación de los contratos de comodatos precarios, firmados para cada una de las vigencias fiscales.


Conjunto de documentos archivados de manera cronológica y ordenada.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: El archivo es el conjunto de documentos, o sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por la entidad publica, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.


1 Radica información Dependencia interesada La dependencia interesada

radica la información

Recibir y radicar información

Tramitar requerimiento del oficio

Archivar de acuerdo a la ley

de archivo

FIN

2 Recibe y radica diligenciando fecha y hora del recibo de la información.

Almacenista

3 Tramite el requerimiento del oficio Almacenista

4 Una vez tramitada la solicitud se archiva de manera de acuerdo a la ley de archivo.

Almacenista

5 Los documentos que son informativos, se archivan de manera inmediata.

Almacenista


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PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA



PROCESO: ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

CÓDIGO: PAOA

VERSIÓN: 02

SUBPROCESOS: ARCHIVO, DESPACHO DEL ALCALDE=CORRESPONDENCIA, ACTUALIZACIÓN PAGINA WEB

OBJETIVO DEL PROCESO: Permitir el acceso a la comunidad a los servicios de la biblioteca e implementar el manejo del software suministrado por el Ministerio de Cultura y la Biblioteca Nacional para un mayor control de la Biblioteca Pública Municipal ofreciendo un mejor servicio a la comunidad.


RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS (Material Bibliográfico)

RESPONSABLE PROCESO: BIBLIOTECARIO


TODAS LAS AREAS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL





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PROCESO: DESARROLLO ORGANIZACIONAL

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO: CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

CÓDIGO: PAOA01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Sugerir medidas para la adecuada organización de los archivos de Gestión en las distintas dependencias de la Administración Municipal, para garantizar su correcta clasificación y conservación.

BASE LEGAL:


Artículos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112.Ley 594 de 2000 Ley general del archivos.

Articulo: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental

ALCANCE: Se clasifican y organizan los documentos de acuerdo a la normatividad.

RIESGOS:

Inadecuada clasificación y archivo de los documentos

Perdida de documentos

Deterioro de la unidad Documental

CONTROLES:

Contar con los elementos adecuados (carpetas, etc.)

Tener debidamente foliada la documentación de acuerdo a la clasificación.

Adecuado archivo de los documentos, condiciones ambientales adecuada del deposito de archivo

Mantener bases en medio magnético de la documentación tramitada en cada dependencia, especialmente la contratación.

INFORMES:

Informe al alcalde y comité de archivo municipal y demás entidades Gubernamentales que las soliciten.


Formato Tabla de Retención Documental


La transferencia de documentos debe estar relacionada en medio magnético y físico de acuerdo a su clasificación, foliada


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en documentos originales.

Nombrar un funcionario que se dedique exclusivamente al archivo general de la Administración Municipal, de tal forma que se facilite la recepción de la correspondencia documental de cada una de las dependencias y por lo tanto quede asequible y aplicable.


1 Foliar y encarpetar la documentación de acuerdo a la normatividad vigente.


Verificar y controlar estado de

conservación de documentos

FIN

Foliar y encarpetar la

documentación

Registrar información en

el sistema

Se recibe y selecciona

documentación para

archivar

Organizar y colocar en los

respectivos estantes.

¿Encuentra

inconsistencias?

SI

NODevolver documentos

señalando inconsistencias

NO

¿Hay

anomaías?

SI

Reportar inquietudes e

informar anomalías al comité

de archivo

2 Registrar en el sistema de la base de datos archivística la documentación


3

Si encuentra Inconsistencias procede a informar a la dependencia correspondiente y hacer devolución de la documentación, señalando claramente las inconsistencias


4

Verificar y controlar el estado de conservación de los documentos y reportar inquietudes, informar anomalías que pudieren presentarse en cuanto a la conservación de los mismos al Despacho del Alcalde y al Comité de Archivo.


5 Organización y depósito de los documentos en los respectivos estantes.



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PROCESO: DESARROLLO ORGANIZACIONAL

SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

CÓDIGO: PAOA02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Sensibilizar a los funcionarios de las diferentes dependencias de la Administración Municipal frente a la responsabilidad que tienen en la organización, presentación y difusión de sus archivos.

BASE LEGAL:


Ley 594 de 2000, Artículos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95,112

Ley general del archivos Articulo: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental

ALCANCE: Determinar el tiempo de Retención documental de los ciclos archivísticos Archivo de Gestión: son los documentos que reposan en cada una de las dependencias por un tiempo límite. Archivo Central: Son los documentos que se ubican en el deposito por un tiempo determinado de acuerdo a su valor documental estos cuando pierden su valor pasan al archivo Histórico.

RIESGOS:

Préstamo de documentos originales para consulta.

Perdida o deterioro de la unidad Documental

CONTROLES:

Registro de fecha, hora y nombre de la persona que solicita la información.

Acción disciplinaria para funcionarios negligentes en el manejo del archivo.

INFORMES:

Informe al archivo General de la Nación sobre las Tablas de Retención Documental.


Formato Tabla de Retención Documental (Este formato se debe diligenciar con cada una de las dependencias, para saber que unidades documentales elaboraban en su dependencia y cuanto tiempo debe permanecer en el archivo de Gestión)

Formato préstamo de documentos



ALCALDIA MUNICIPAL




Formato préstamo documentos internos


1

Consultar con cada una de las dependencias para determinar que unidades documéntalas elaboraban en su oficina.


Verificar convenciones para

determinar disposición final

FIN

Clasificar documentación de

acuerdo a la serie y sub serie

(código)

Determinar tiempo de

Retención documental

Se consultan las unidades

documentales por

dependencia

Poner a consideración de

comité de archivo para

aprobación y ejecución

Determinar tradición

documental para clasificación

y señalización

2

Se clasifica la documentación de acuerdo a la serie y sub. serie documental presentada por cada dependencia (código)


3

Determinar el tiempo de Retención documental de los ciclos archivísticos como son archivo de Gestión, archivo Central e histórico. Archivo de Gestión: son los documentos que reposan en cada una de las dependencias por un tiempo límite. Archivo Central: Son los documentos que se ubican en el deposito por un tiempo determinado de acuerdo a su valor documental estos cuando pierden su valor pasan al archivo Histórico.


4

Luego se determina la tradición documental si es original o copia. Para su respectiva clasificación y señalización.


5

Por ultimo verifica las convenciones para determinar la disposición final como son: Conservación total, eliminación, Microfilmación y selección.


6 En este paso se pone a consideración del comité de archivo para su aprobación y ejecución.



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SUBPROCESO: CORRESPONDENCIA

PROCEDIMIENTO: TRAMITE INTERNO DE CORRESPONDENCIA

CÓDIGO: PAOA03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Recibir Adoptar efectivamente la recepción y trámite de la correspondencia buscando una manera que permita mejorar la prestación del servicio, dando respuesta lo más pronto posible.

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95,


Ley 734 de 2002

ALCANCE: Inicia con la recepción de la correspondencia y finaliza

RIESGOS:

No dar trámite adecuado y eficaz a la correspondencia, por múltiples ocupaciones.

Sanciones disciplinarias

Perdida del documento recibido

CONTROLES:

Al recibir la correspondencia se radica con firma de la persona que recibe, fecha y hora.

Llevar un adecuado registro de correspondencia recibida.

INFORMES: Entregar informe al Señor Alcalde de las actividades y tareas realizadas durante la semana.


Actuación y carpeta de archivo

Libro radicador


Se debe estipular un software de archivo y correspondencia.

Establecer y adecuar la planta física para la recepción y trámite de la correspondencia.

Dar cumplimiento a la normatividad en lo que respecta al archivo


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1 Recepción de la correspondencia Auxiliar Alcaldía

Entregar a dependencia que

corresponda

Recibir copias de los oficios

entregados

NO

Tramitar correspondencia

FIN

Revisar, analizar y radicar

correspondencia

Se recibe la

correspondencia

Archivar copia (1)

¿Pertenece a

la Oficina?

SI

2 Revisa, analiza y radica correspondencia, pasa al despacho para el conocimiento del Secretario de Despacho

Auxiliar Alcaldía

3

Si se reparte se entrega la petición al funcionario para su trámite correspondiente y una vez tramitada la petición y corregida la respuesta procede a la firma del Alcalde.

Alcalde

4 Entregarlo al usuario ó destinatario quien devuelve la copia con el respectivo soporte de recibido.

Auxiliar Alcaldía

5

Se recibe las copias de los oficios entregados para ser descargados en el libro de control de correspondencia entregada y para ser archivada.

Auxiliar Alcaldía

6 Entrega la copia con la constancia de recibido. Archivar la copia en la carpeta correspondiente.

Auxiliar Alcaldía


ALCALDIA MUNICIPAL







PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES Y OTROS

CÓDIGO: PAOA04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer y adoptar el reglamento interno para la recepción y trámite de la correspondencia de la oficina de manera que permita una mejor prestación del servicio.

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95, Código Contencioso Administrativo.

Ley 734 de 2002

Ley 53 de 1985

Ley 594 de 2000

ALCANCE: Se efectúa la expedición de certificaciones y constancias solicitadas por quien las necesite.

RIESGOS:

Que no se encuentre el documento soporte para expedir la certificación (hojas de vida, contratos, etc.).

No certificar una información solicitada dentro del plazo solicitado, lo cual acarrearía algunas sanciones disciplinarias dependiendo del tipo de información.

CONTROLES:

Llevar libro radicador de recepción y salida de correspondencia.

Establecer reglamento para el trámite de correspondencia y certificaciones

Tener una base de datos sistematizada que permita hacer el seguimiento rápido y eficaz a la tramitología de la correspondencia.

INFORMES: Informe al despacho del Alcalde, entes de control y entidades que lo requieran.


ALCALDIA MUNICIPAL





Actuación, formatos y bases de datos.

Libro radicador,

Recibo de pago expedido por Tesorería de acuerdo a acto administrativo.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Toda la correspondencia, solicitudes y certificaciones deben ser registradas en el libro radicador.


1

Solicitar certificación verbalmente o por escrito, previa cancelación en la Tesorería, en caso de ser necesario la cancelación.

Solicitante

interesado Solicita

certificación verbalmente o por

escrito

Entregar documento al

solicitante en original (1)copia

para el archivo

FIN

Solicitar información a la

oficina de archivo

Verificar archivos físicos

Recibir solicitud, verificando

recibo de pago

Elaborar certificación

conforme a lo solicitado

2 Recepción de solicitud escrita de constancias o certificaciones, verificando recibo de pago.


3 Solicitar la información necesaria a la oficina de archivo


4 Verificar archivos físicos para poder diligenciar la certificación.


5 Elaborar la certificación de acuerdo a la información requerida.


6

Entrega de documento solicitado en original al solicitante y copia para el archivo.



ALCALDIA MUNICIPAL







PROCEDIMIENTO: RESPUESTAS A SOLICITUDES Y DERECHO DE PETICION

CÓDIGO: PAOA05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer y adoptar el reglamento interno para la recepción y trámite de la correspondencia dirigida al señor alcalde.

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95, Código Contencioso Administrativo.

Ley 734 de 2002, Ley 53 de 1985 y Ley 594

ALCANCE: Se efectúa la elaboración y entrega de respuestas a las solicitudes y derechos de petición, dirigidos al despacho

RIESGOS:

Que no se encuentre el documento soporte para realizar la respuesta

No responder los oficios dentro del plazo solicitado o especificado en las normas, lo cual acarrearía algunas sanciones disciplinarias dependiendo del tipo de información.

CONTROLES:

Llevar libro radicador de recepción y salida de correspondencia.

Tener una base de datos sistematizada que permita hacer el seguimiento rápido y eficaz a la traumatología de la correspondencia.




Recibo de pago expedido por Tesorería de acuerdo a acto administrativo.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Toda la correspondencia, solicitudes y certificaciones deben ser registradas en el libro radicador.


ALCALDIA MUNICIPAL





1

Solicitar cualquier tipo de información o acto, verbalmente o por escrito, previa cancelación en la Tesorería, en caso de ser necesario la cancelación.

Solicitante

Interesado solicita información

verbalmente o por escrito



para el archivo

FIN

Solicitar información a la

oficina de archivo o

dependencia involucrada

Verificar archivos físicos

Recibir solicitud, verificando

recibo de pago

Elaborar documento conforme

a lo solicitado

2 Recepción de solicitud escrita. Secretaria de

Despacho

3

Solicitar la información necesaria a la oficina de archivo (secretaria de Gobierno), u otra dependencia según el caso.


4 Verificar archivos físicos para poder elaborar la respuesta.


5 Elaborar el documento acuerdo a la información requerida.


6

Entrega de documento con las respuestas a lo solicitado en original al solicitante y copia para el archivo.



ALCALDIA MUNICIPAL







PROCEDIMIENTO: COORDINACION Y PROGRAMACION DE CITAS, JUNTAS Y REUNIONES

CÓDIGO: PAOA06

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer y adoptar el reglamento interno para coordinar y programar cada una de las citas, juntas y reuniones con el Alcalde Municipal.

BASE LEGAL:

Constitución Política de Colombia, artículos 23, 95, Código Contencioso Administrativo.

Ley 962 de 2005

ALCANCE: Se efectúa la Coordinación y programación de los eventos y reuniones en las que participe el Alcalde Municipal, así como diligenciamiento de la Agenda del alcalde en cuanto a Atención al público.

RIESGOS:

Que no se encuentre la agenda del Alcalde Municipal ya programada.

La aparición de un caso fortuito o de fuerza mayor por la que no se pueda realizar la reunión o junta y no se de aviso en el momento.

CONTROLES:

Llevar agenda sistemática y escrita.

Tener un plan de acción en el momento de realizar la programación y desarrollo de actividades públicas en las que participe el Alcalde Municipal




Solicitudes escritas de eventos e invitaciones al Alcalde Municipal.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Todas las reuniones, citas, congresos y actos públicos deben ser registrados en la agenda mensual o cronograma de actividades del Alcalde Municipal.


ALCALDIA MUNICIPAL





1

Solicitar de forma verbal o escrita un encuentro con el Alcalde Municipal, especificando lugar, hora y datos para cualquier información.

Solicitante

Interesado solicita reunión con

el Señor Alcalde

Coordinar la Secretaria de

Gobierno la organización de

cualquier tipo de reunión.

FIN

Revisar agenda y/o

cronograma de actividades

Verificar con el Señor Alcalde

la confirmación y/o

programación de la solicitud

Recibir solicitud escrita o

verbal, con especificaciones

Elaborar documento conforme

a la información suministrada

por el Señor Alcalde

¿La respuesta

es afirmativa?

SI

NO



para el archivo

2 Recepción de solicitud escrita o verbal.


3

Realizar la revisión de la agenda y/o cronograma de actividades para verificar la posibilidad de la asistencia.


4 Verificar con el Alcalde Municipal la confirmación y/o programación de cada solicitud.


5 Elaborar el documento acuerdo a la información suministrada por el Alcalde Municipal.


6

Entrega de documento con las respuestas a lo solicitado en original al solicitante y copia para el archivo.


7

En Caso de ser afirmativa la respuesta se comienza a coordinar con la Secretaria de Gobierno la organización de cualquier tipo de reunión, junta o acto público, en el que se necesite de su apoyo.



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EDICIÓN DEL LA PAGINA WEB MUNICIPAL



SUBPROCESO: MANTENIMIENTO PÁGINA WEB

PROCEDIMIENTO: EDICIÓN DEL LA PAGINA WEB MUNICIPAL

CÓDIGO: PAOA07


Contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación

BASE LEGAL:

Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, Agenda de Conectividad y Ministerio de Comunicaciones.

DECRETO NUMERO 1151 DE 2008, (abril 14), por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones

Guía de Información a Recopilar para Publicar en el Sitio Web de la Alcaldía

La Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento CONPES 3248 de 2003, que introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso estructural de la renovación y modernización de la administración pública

El Documento CONPES 3292 de 2004 y la Ley 962 de 2005, que precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios con la administración pública.

El Decreto 2170 del 2002, el Documento CONPES 3249 de 2003, el Decreto 2434 de 2006 y la Ley 1150 de 2007, que fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC.

Resolución Administrativa No. 487 del 16 de julio de 2008, Por medio de la cual se crea el Comité de Gobierno en Línea Territorial en el Municipio de San Martín de los Llanos, Meta, dentro de la Estrategia de Gobierno en liena.

ALCANCE: Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas; Fortalecer la

RIESGOS: Publicar en la página Web información falsa, incoherente, ofensiva, incompleta, etc.


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transparencia del Estado y la participación ciudadana; Mejorar la eficiencia del Estado.

CONTROLES:

INFORMES:




1 Ingresa a la página Web del Municipio www.sanmartin-meta.gov.co


Para publicar información

nueva como Editor, se

selecciona el canal, se hace

clic en añadir Ítem

Para nuevos integrantes el comité

Gel-t se les capacita de la forma

como se debe subir la información

para publicar.

Ingrese al sistema de

publicación de contenidos

Verifique en cada uno de los

canales si hay información en

el estado por aprobar.

Se ingresa a la página

Web del Municipio

Selección del menú

información por aprobar, se

marca con x en aprobar y

luego ir.

Ingresa al canal, revisa que

información realizar ajustes y

correcciones y publica la

información.

Verificar información

ingresada

¿requiere

ajuste?

SI

NO

2 Ingrese al sistema de publicación de contenidos http://www.sanmartin-meta.gov.co/apc-aa/admin/


3

Ingrese el nombre el usuario y contraseña.


4 Verifique en cada uno de los canales si hay información en el estado por aprobar.


5

Se ingresa al canal, hacemos doble clic en la información a pública y se revisa que efectivamente la información sea entendible, agradable, de fácil lectura, vigente, relevante, creíble y completa, se realizan ajuste y correcciones y se publica la información.

Usuario SICE

6

Para publicar información nueva como Editor, se selecciona el canal, se hace clic en añadir Ítem, se ingresa la información a publicar acompañada de una imagen y se hace clic en publicar, para que pase al estado por aprobar.


7

Selección del menú información por aprobar, se marca con una x la lo que se quiere publicar, hacemos clic en aprobar y luego en la palabra ir.


8

Se ingresa a la página Web del municipio para verificar como quedo la noticia, en caso se requerir algún ajuste se ingresa con el mismo procedimiento y se modifica.


9

Para los nuevos integrantes el comité Gel-t se les da una breve explicación de la forma como se debe subir la información para publicar.


http://www.sanmartin-meta.gov.co/


ALCALDIA MUNICIPAL




PROCESOS DE

EVALUCACÓN Y

CONTROL


ALCALDIA MUNICIPAL




PROCESOS DE CONTROL INTERNO


TIPO DE PROCESO: PROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL

PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL CÓDIGO: PEC CI VERSIÓN: 01

PROCEDIMIENTOS: AUDITORIA OPERACIONAL, PLAN DE MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL, FOMENTO DE LA CULTURA DEL CONTROL

OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo permita la autoprotección para garantizar una función administrativa transparente, eficiente y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.

SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia. Articulo 3° y el parágrafo único del artículo 9° de la Ley 87 de 1993. Decreto 2145 de 1999. Decreto 1599 de 2005. NTCGP1000:2004 NTC ISO 19011:2002 Guía MECI 2008

RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS, TECNOLOGICOS

RESPONSABLES PROCESO: SECRETARIA DE DESPACHO CONTROL INTERNO


Todas las áreas y procesos de la administración Municipal del orden territorial y Gubernamental

Manual de Procesos y Procedimientos Manual de funciones

-Planeación de auditorías -Informes de auditorias -Formular planes de mejoramiento -Evaluación y seguimiento a los planes de mejoramiento -Justiciar las alarmas generadas del

-Plan de Auditoría

Informe de -Auditoría

-Capacitaciones

-Informes trimestrales

Todas las dependencias de la Administración Municipal.


ALCALDIA MUNICIPAL




SICE -Informe de Control Interno Contable -Confrontar la implementación del MECI 1000:2005 -Instaurar los informes ante entes gubernamentales

ELABORÓ: NOMBRE: CARGO: FECHA:

REVISO: NOMBRE: CARGO: FECHA:

APROBÓ: NOMBRE: CARGO: FECHA:


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO: AUDITORÍA INTERNA

CÓDIGO: PEC CI 01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar si las políticas, planes, normas y procedimientos se cumplen, mediante la aplicación del examen y evaluación del sistema de control interno.

BASE LEGAL:

Artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia.

Articulo 3° y el parágrafo único del artículo 9° de la Ley 87 de 1993.



NTCGP1000:2004

NTC ISO 19011:2002

ALCANCE: Inicia con la planificación de la auditoría y finaliza con el informe definitivo, revisado y aprobado.

RIESGOS: No realizar una adecuada auditoria por falta de colaboración de los funcionarios

CONTROLES: Establecer planes de sensibilización.

INFORMES: Informe de Auditoria


Cuestionario o formato de auditoria de Control Interno.

Papeles de trabajo

Informe de auditoria

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Establecer el control interno como un sistema, del cual hacen parte todos los funcionarios de la Administración Municipal e igualmente son responsables.


1

Planifica y abarca actividades que van desde las disposiciones iniciales para tener acceso a la información necesaria hasta los procedimientos que se han de seguir al examinar tal información.

CONTROL INTERNO

Se planifican las actividades

desde las disposiciones iniciales

hasta los procedimientos

Planear todas las actividades a

desarrollar

1

Elaborar oficio de notificación de la

auditoria a la dependencia a

auditar

2

De acuerdo a la auditoria se planean las actividades que correspondan.

CONTROL INTERNO

3 Elabora oficio de notificación de la auditoria a la dependencia a auditar.

CONTROL INTERNO


ALCALDIA MUNICIPAL




4

Diseña programa de auditoria (general o Especifico) por áreas, procesos, ciclos o actividades según aplique, determinan la muestra, prepara el papel de trabajo para el diseño muestral, identificando el área auditada, periodo sujeto de examen y referencia del papel de trabajo.

CONTROL INTERNO

Diseñar programa de auditoria

general o específico

Evalúa los resultados de las

pruebas

1

Aplicar pruebas de control

Formular recomendaciones

conforme a los resultados de la

auditoria.

Analizar las evidencias y

explicaciones adicionales, revisar

hallazgos

FIN

firmar el informe definitivo de

auditoria

SI

Ejecuta las correcciones o

modificaciones

preparar las conclusiones y

recomendaciones finales

Efectuar reunión con responsable

de dependencia auditada y

Levantar acta con con planes de

mejoramiento.

¿Hay

observaciones?

NO

¿Hay

correcciones ?

SISI

Efectuar las

correcciones

Elaborar oficio de remisión del

informe definitivo de auditoria

Revisa informe definitivo de

auditoria

¿Esta de

acuerdo?

NO

SI

Suscribir informe de auditoria

Elaborar oficio de remisión para

revisión y aprobación

Aprobar informe con firmas y

Archivar (1) copia

5

Aplicación de pruebas de control (entrevista, observación e inspección), pruebas analíticas (implican la comparación de lo realizado con la experiencia del auditor), pruebas de detalle (Confirmación, inspección física, comprobación y cálculos)

CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO

6 Evalúa los resultados de las pruebas, la evidencia y validación de conclusiones y recomendaciones

CONTROL INTERNO

7

Se Formulan las recomendaciones conforme a los resultados de la auditoria.

CONTROL INTERNO

8

Respecto del borrador del informe se hace el análisis de las evidencias y explicaciones adicionales, se revisan los hallazgos, asegurando que estos se encuentren sustentados en los papeles de trabajo, en caso de existir observaciones se ejecutan las correcciones o modificaciones. Se armoniza el informe y se preparan las conclusiones y recomendaciones finales

CONTROL INTERNO

9

Se realiza reunión con el responsable del área auditada para leer y analizar los resultados de la auditoria y en caso de ser necesario se levanta un acta con el fin de que se haga un plan de mejoramiento.

CONTROL INTERNO

10

De no existir correcciones u otras modificaciones, firmara el informe definitivo de auditoria, en el número de ejemplares que sean necesarios para ser remitidos a las instancias correspondientes.

CONTROL INTERNO

11 Elabora oficio de remisión del informe definitivo de auditoria, y lo envía al responsable del área auditada.

CONTROL INTERNO

13

Revisar y aprobar informe con firmas de responsable del área y control interno, archivar (1) copia.

CONTROL INTERNO


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO CDM 115

CÓDIGO: PEC CI 02

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Hacer seguimiento periódico durante el año, a las acciones programadas en los planes de mejoramiento suscritos por la Administración Municipal de San Martín de los Llanos a la Contraloría Departamental del Meta, con el fin de verificar su cumplimiento o avance. Realizar seguimiento a cada área que permita a los responsables de los procesos mejorar la efectividad de los mismos, facilitando la solución de problemas y aplicación de medidas correctivas y planes de mejoramiento.

BASE LEGAL: Ley 87 de 1993. Guía básica de las oficinas de control

interno (Consejo Asesor del Gobierno Nacional)

Decreto 2145 de 1999. Decreto 1599 de 2005.

ALCANCE: Inicia con la elaboración del plan de mejoramiento y finaliza con la presentación del informe de resultados o avances.

RIESGOS: Incumplimiento y falta de colaboración y compromiso de los funcionarios de la Administración Municipal.

CONTROLES: Establecer planes de sensibilización que involucren a todos los funcionarios y los comprometan con la entidad, además hacer seguimiento a los compromisos que se incluyeron dentro del plan de mejoramiento

INFORMES: Informe de Resultados


Planes de Mejoramiento.

Programa.

Informe

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Establecer unos requisitos previos, definidos por el encargado del control Interno, quien realizará seguimiento y formulará las recomendaciones, verificando que se acaten las sugerencias hechas por los entes de control externo.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Consulte carpeta de planes de mejoramiento.

CONTROL INTERNO se consultan los planes

de mejoramiento

Ejercer el papel de facilitador en

generación de soluciones

Rendir informe a la Contraloría

Departamental del Meta

Realizar seguimiento a cada

hallazgo encontrado

FIN

Elaborar programa de

seguimiento y verificación

Elaborar y presentar informe de

resultados en formato en

formato CDM 1151-1

Archivar (1) copia con firma

de recibido por parte de la

contraloría

2

Acompaña en generación de soluciones y ejercen el papel de facilitador.

CONTROL INTERNO

3

Elabora programa de seguimiento y verificación de acuerdo con las recomendaciones y el plan de mejoramiento.

CONTROL INTERNO

4

Hacer seguimiento, verificación a cada hallazgo que pertenece a las diferentes dependencias de la Administración Municipal.

CONTROL INTERNO

5

Elaborar, digitar y presentar informe de resultados de avances en formato CDM 1151-1

CONTROL INTERNO

6

Rendir informe a la Contraloría Departamental del Meta el cual va con el vito de representante legal y Control Interno.

ALCALDE CONTROL INTERNO

7 Archivar copia con recibido de la Contraloría Departamental del Meta.

CONTROL INTERNO


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO: FOMENTO DE LA CULTURA DEL CONTROL

CÓDIGO: PEC CI 03

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Crear conciencia en los servidores de la ALCALDIA de San Marin de los Llanos, con capacitaciones durante el año sobre la importancia de crear en ellos cultura, participación y conocimiento del control interno, trabajo en equipo para la adopción de prácticas de autocontrol hacia el cumplimento de la misión de la entidad.

BASE LEGAL:

Ley 87 de 1993.



ALCANCE: Inicia con la elaboración de la programación y finaliza con la realización de las charlas.

RIESGOS:

Desinterés de los funcionarios

Inasistencia a las actividades

Resistencia al cambio

CONTROLES: Se establecen estrategias de ambientación, motivación y divulgación además se socializa la programación estableciendo las responsabilidades, fechas, actividades y frecuencia.

INFORMES: Informe de Resultados


Normatividad vigente

Guía de la Función Pública

Programas. ( Teleconferencias y Charlas)

Ayudas didácticas.

Diagnóstico.

Programación (cronograma)

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Entender el control interno como una oportunidad de mejoramiento continuo y no como un detector de errores.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Establecer estrategias de ambientación: motivación, divulgación, etc. Y elaborar la programación.

CONTROL INTERNO

Se establecen estrategias

de ambientación

Elaborar programación

Realizar programas de

motivación

Divulgar la información

Preparar temas de

capacitación

seleccionados.

FIN

Elaborar ayudas

didácticas

Realizar capacitación de

acuerdo al cronograma

Elaborar informe inicial

con el cronograma

Elaborar ayudas

didácticas

Elabora informe mensual

Preparar charlas de

interiorización y

compromiso

Realizar diagnóstico de

necesidades

Elaborar la programación

mensual

2 Consecución y/o elaboración de ayudas didácticas

CONTROL INTERNO

3 Se Realizan programas de motivación acerca del control Interno

CONTROL INTERNO

4

Se utilizan los medios de divulgación y comunicación: carteleras, carteles, mensajes Teleconferencias, Capacitación, correos, etc.

CONTROL INTERNO

5 Elaborar el informe inicial con el cronograma

CONTROL INTERNO

6 CONOCIMIENTO: Realizar diagnóstico de necesidades en las oficinas.

CONTROL INTERNO

7 Elaborar la programación mensual. CONTROL INTERNO

8 Elaboran ayudas didácticas CONTROL INTERNO

9 Preparar temas de capacitación seleccionados.

CONTROL INTERNO

10 Realizar capacitación de acuerdo con cronograma.

CONTROL INTERNO

11 Elabora informe mensual. CONTROL INTERNO

12

INTERIORIZACIÓN Y COMPROMISO: Prepara charlas de interiorización, afianzamiento, compromiso en la cultura de control, autocontrol y realiza las charlas.

CONTROL INTERNO


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO: EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

CÓDIGO: PEC CI 04

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar cuatrimestralmente, la evaluación del sistema de control interno contable en la alcaldía de San Martín de los Llanos – Meta, con el fin de hacer las recomendaciones para el mejoramiento, a través de los informes de evaluación.

BASE LEGAL:

Ley 87 de 1993.




ALCANCE: Perfeccionar las falencias de los estados financiaos.

RIESGOS:





INFORMES: Aplicativo SHIP de Control Interno Contable


Estados Financieros

Aplicativo SHIP

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Apropiarse del control interno contable como una oportunidad de mejoramiento continuo y no como un detector de errores.


ALCALDIA MUNICIPAL





1

Bajar y actualizo el aplicativo del SHIP Control Interno Contable con mi respetiva clave.

CONTROL INTERNO

Se ingresa al sistema y baja y

actualiza el aplicativo del chip

control interno contable

Evaluar información financiera y

contable del municipio y verificar

soportes

Imprimir los resultados validados

Consultar normatividad en la

página de la Contaduría General

SI

FIN

Elaborar un archivo plano

Archivar (1) copia de la

información enviada

Ingresar a la página de la

contaduría con la clave de

acceso

Diligenciar el aplicativo en el

archivo plano y enviar

¿El aplicativo

no valida?

Si

Buscar el error y corregirlo

NO

NO

Enviar información por correo

certificado a la Contaduría

General

¿Existen

hallasgos?

Corregir hallazgos

2 Elaboro un archivo plano CONTROL INTERNO

3

Se consulta normatividad de control interno contable de la Contaduría General de la Nación.

CONTROL INTERNO

4

Evalúo la información financiera y contable de la administración Municipal de San Martín verificando soportes.

CONTROL INTERNO

5

Entro a la página de la Contaduría General de la Nación con la respectiva clave al aplicativo del SHIP.

CONTROL INTERNO

6 Procedo a diligenciar el aplicativo en el archivo plano.

CONTROL INTERNO

7 Elaborado se envía el aplicativo. CONTROL INTERNO

8

Si no valida el aplicativo hay que buscar el error e intentarlo de nuevo.

CONTROL INTERNO

9

Ya validado la información se procede a imprimir los resultados validados

CONTROL INTERNO

10

Enviar a la Contaduría General de la Nación. un correo certificado los resultados

CONTROL INTERNO

11 Archivar copia de informe del correo del enviado.

CONTROL INTERNO

12 Proceder a corregir si existen hallazgos.

CONTROL INTERNO


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO: EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CÓDIGO: PEC CI 05

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Evaluar y hacer seguimiento durante el año, a la gestión del Municipio de San Martín De los Llanos, con el fin de establecer acciones que permitan el mejoramiento continuo de la gestión institucional.

BASE LEGAL: Ley 87 de 1993. Art. 12

ALCANCE: Se evalúa el del plan de acción de todas las dependencias del Municipio de San Martín de Los Llanos, y se realiza el respectivo informe.

RIESGOS: No recibir a tiempo la información


INFORMES: Informe de Resultados a los entes gubernamentales


Plan de Desarrollo.

Planes de Acción.

Información de avance del Plan de Desarrollo.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Entender el control interno como una oportunidad de mejoramiento continuo y no como un detector de errores.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Solicite consolidados de planes de acción a secretaria de Planeación.

CONTROL INTERNO Se solicitan los consolidados a


Consultar planes de acción de

cada dependencia

Recibir información y analizarla

FIN

Elaborar el informe inicial con el

cronograma

Confrontar planes de acción con

la evaluación

Verificar la existencia de

indicadores

Elaborar informe de solicitud de

avances del Plan de Desarrollo

Firmar solicitud y enviar a

secretaría de Planeación

Responder solicitud y devolver a

Control Interno

Evaluar la respuesta

Elaborar el informe y enviar

2 Responda solicitud de control interno.

SECRETARIA DE PLANEACION

3 Analice de información. CONTROL INTERNO

4 Consulte planes de acción de cada secretaria.

CONTROL INTERNO

5 Elaborar el informe inicial con el cronograma

CONTROL INTERNO

6 Verifique la existencia de indicadores.

CONTROL INTERNO

7 Elabore informe de solicitud de avances del Plan de Desarrollo.

CONTROL INTERNO

8 Firma solicitud. CONTROL INTERNO

9 Responda solicitud de Control Interno

SECRETARIA DE PLANEACION

10 Evalúe respuesta CONTROL INTERNO

11 Confrontar planes de acción con la evaluación.

CONTROL INTERNO

12 Digita y envía informe. CONTROL INTERNO


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL INFORME EJECUTIVO ANUAL

CÓDIGO: PEC CI 06

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar anualmente en la Oficina de Control Interno del Municipio de San Martín de los Llanos – Meta, el informe ejecutivo anual sobre la evaluación del Sistema de Control Interno, para presentar al Consejo Asesor de Gobierno Nacional en materia de control interno, a más tardar el 16 de febrero de cada año.

BASE LEGAL:

Ley 87 de 1993, Art. 12


ALCANCE: Perfeccionar las falencias de los estados financiaos.

RIESGOS:




CONTROLES:

Confrontación de la Información

Verificación de Información

INFORMES:


Circulares de la Función Publica

Instructivo para la evaluación

Encuesta referencial

Informe de auditorias anteriores

Planes de Mejoramiento

Informes de evaluación

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Apropiarse del control interno contable como una oportunidad de mejoramiento continuo y no como un detector de errores.


ALCALDIA MUNICIPAL





1 Consultar normatividad vigente. Control Interno Se consulta la


Determinar la población objetivo

Digitar información en el programa

encuesta referencial.

Imprimir copias de encuesta

referencial

FIN

Elaborar informe, conforme a la

normatividad

Archivar (1) copia de la

información enviada

Ordenar información por niveles

Obtener la calificación e imprimir

encuesta

Obtener un programa de

evaluación

Instalar programa en el

computador

Aplicar encuesta al equipo de

evaluadores

Importe la información del

programa

Consolide información en el

programa

Consultar archivos de auditoria y

preparar cuerpo del informe

Consultar la información, digitarla

e imprimirla

Enviar informe al Ordenador del

gasto para visto bueno

Firmar informe y devolver a

control interno

Enviar informe al concejo asesor

del Gobierno Nacional

2 Obtenga programa de evaluación. Control Interno

3 Instale programa en computador. Control Interno

4 Imprima copias de la encuesta referencial por niveles de la organización.

Control Interno

5 Determine población objetivo por niveles en las distintas dependencias.

Control Interno

6 Aplique encuesta a equipo de evaluadores.

Control Interno

7 Ordene información por niveles. Control Interno

8 Digite información en el programa encuesta referencial.

Control Interno

9 Consolide información en el programa. Control Interno

10 Importe la información del programa. Control Interno

11 Obtenga calificación según la Matriz del programa.

Control Interno

12 Imprima encuesta referencial, matriz de evaluación y demás soportes.

Control Interno

13

Consulte archivos de auditoria evaluaciones. Control Interno

14 Prepara cuerpo de informe. Control Interno

15 Consolide la información. Control Interno

16 Digite la in formación y imprima. Control Interno

17

Conforme informe de acuerdo a la normatividad. Control Interno

18 Envíe informe al Ordenador del gasto para visto bueno.

Control Interno

19 Firme informe del Ordenador del gasto Alcalde

20 Envía informe firmado a secretaria de despacho de control interno

Alcalde

21 Envíe informe al Consejo Asesor del Gobierno Nacional

Control Interno

22 Enviar informe por correo certificado. Control Interno

23 Archivar copia de informe con el sello de enviado.

Control Interno


ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION DEL RIESGO

CÓDIGO: PEC CI 07

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Asesorar durante el año a todas las dependencias de la Administración Municipal de San Martín de los Llanos, para que através de la valoración y administración de los riesgos, la entidad cumpla con los objetivos proporcionales escritos.

BASE LEGAL:

Ley 87 de 1993.




ALCANCE: Se estudia la normatividad vigente con respectivo a la administración de riesgos y se realiza el respectivo seguimiento.

RIESGOS:

CONTROLES: Verificación de los riesgos, confrontación con procesos.

INFORMES:


Guía de Administración de riesgos.

Matriz de valoración de riesgos.

Manual de procedimientos.


Estructura orgánica



1 Estudie normatividad vigente respeto a la administración de riesgos.

Control interno Se consulta la


Verificar la existencia de mapas de

riesgos

Actualizar mapa de riesgos

Elaborar plan para ejecutar la

actividad

Presentar plan al Señor Alcalde

1

NO SI

¿Hay mapas de

riesgos?

Coordinar la elaboración

1

2

Verifique que la existencia de los mapas de riesgos y determine a) actualizar mapa de riesgos si existe, b) coordinar la elaboración si no existe.

Control interno

3 Elabore plan para ejecutar la actividad

Control interno

4 Presente plan al Alcalde Control interno


ALCALDIA MUNICIPAL




5 Convoque al comité coordinador del sistema de control interno.

Alcalde 1

Convocar al comité de

coordinación del sistema de

control interno

Exponer el plan al comité

FIN

Conformar equipos de trabajo por

dependencia

Aprobar el plan

Convocar a grupos por

dependencias para la capacitación

Elaborar mapa de riesgos y plan

para el manejo del riesgo

Presentar mapa de riesgos al

Señor Alcalde

Convocar al comité de control

interno

Proyectar acto administrativo para

adopción del mapa de riesgos

1

Realizar las capacitaciones


capacitación

Entregar matriz de valoración y

establecer plazo para entrega de

la información

Recibir del equipo de trabajo las

matrices diligenciadas


consolidarla

Presentar el mapa de riesgos con

los planes de manejo

Aprobar el mapa de riesgos y los

planes de manejo

Enviar a Acalde para aprobación y

firma

Socializar el mapa y el plan para

manejo del riesgo

6 Exponga el plan al comité Alcalde

7 Aprueben plan Comité Coordinador del

Sistema de Control Interno

8 Elabore cronograma de Capacitación Control interno

9

Convoque a grupos por dependencias para recibir capacitación

Control interno

10 Realice Capacitaciones Control interno

11 Conforme equipos de trabajos por dependencias

Control interno

12

Entregue matriz de valoración, instruya a equipos y establezca el plazo para entregar la información.

Control interno

13

Realicen la recolección, consolidación de la información y elaboración del plan para manejo de riesgos.

Equipo de trabajo

14 Entregue matrices diligenciadas con el plan a jefe de control interno

Equipo De Trabajo

15

Verifique la información Control Interno

16 Consolide la información Control Interno

17 Digite mapa de riesgos y plan para el manejo del riesgo

Control Interno

18 Presente mapa al Alcalde Control Interno

19 Convoque al comité coordinador del sistema de control interno.

Alcalde

20 Exponga mapa de riesgos y plan para manejo de riesgos

Alcalde

21 Apruebe mapas y plan para manejo de riesgos.

Comité Coordinador del Sistema de Control

Interno

22 Proyecte acto administrativo para adopción de mapas.

Control Interno

23 Lleve al Alcalde para la firma Control Interno

24 Firma Alcalde

25

Socialice el mapa y el plan para manejo del riesgo

Control Interno


ALCALDIA MUNICIPAL




PROCESOS DE CONTROL DISCIPLINARIO


TIPO DE PROCESO:

PROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL

PROCESO: CONTROL DISCIPLINARIO

CÓDIGO: PEC CD

VERSIÓN: 02

SUBPROCESO:

RÉGIMEN DISCIPLINARIO

OBJETIVO DEL PROCESO: Proteger la función pública al interior del Municipio de San Martín de Los Llanos, adelantando las funciones relacionadas con los funcionarios, determinando su posible responsabilidad frente a la ocurrencia de conductas sancionables.



Ley 734 de 2002

Ley 200 de 1995 a las investigaciones que se hayan iniciado en vigencia de dicha Ley.








ALCALDIA MUNICIPAL





PROCESO: CONTROL DISCIPLINARIO

SUBPROCESO: RÉGIMEN DISCIPLINARIO

PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN RÉGIMEN DISCIPLINARIO

CÓDIGO: PEC CD01

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Aplicar las normas que se cobijan a los funcionarios públicos con relación al control interno disciplinario, ya sea por oficio o a solicitud de la Personería municipal.

BASE LEGAL:


Ley 734 de 2002

Ley 200 de 1995 a las investigaciones que se hayan iniciado en vigencia de dicha Ley.

ALCANCE: La actividad se inicia cuando cualquier ciudadano, o cualquier autoridad pública de Oficio, o la Personería Municipal en ejercicio de su poder preferente remiten a la Secretaría de Gobierno una queja contra cualquier funcionario de la administración exceptuando al Alcalde Municipal o el Personero Municipal.

RIESGOS: Incumplimiento o violación de sus procedimientos.

CONTROLES: Informe Personería.

INFORMES: Para efectos del proceso se rinden informes a los organismos de control como la Personería Municipal, La Procuraduría Departamental o la Procuraduría General de la Nación.


Queja ciudadana u oficiosa

Expediente disciplinario

Auto o acto administrativo

Notificación

Se lleva un registro de trámite en cada proceso.

Se lleva un archivo individual de cada proceso.

SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Para efectos de investigaciones disciplinarias y diligencias preliminares no es legal ni procedente adelantar las investigaciones en formatos.


ALCALDIA MUNICIPAL





1

Recibe queja ya sea de manera escrita o verbal contra los funcionarios de la administración diferentes al Alcalde o Personero


Se recibe la queja ya sea

de manera escrita o verbal

Leer queja y Verificar si procede o

no la apertura de indagación

preliminar disciplinaria

Efectuar Indagación preliminar y

determinar si constituye falta

disciplinaria

1

Efectuar indagación

preliminar

Informar al denunciado su

derecho a defensa

SI

Decretar apertura de

investigación disciplinaria

¿Requiere

investigación

disciplinaria?NO

¿Abre

indagación?NO

Analizar procedencia y

remitir a Inspección de

policía

SI

1

¿Constituye falta

disciplinaria? SI

1

NO

Citar a indagación preliminar y

practicar pruebas

Archivar auto de

apertura

1

2

Lectura de la queja o informe oficioso y de acuerdo al tema se verifica conforme a los factores que determinan la competencia si procede o no la apertura de indagación preliminar disciplinaria.


3

Analizara la procedencia de proferir o no resolución de apertura de investigación preliminar e igualmente verificar si no se encuentra impedido para conocer de la investigación, si efectivamente el funcionario contra el que se dirige la queja es disciplinable o no y remitirá a Inspección Municipal de Policía para que esta lleve a cabo la parte Instructiva del Proceso


4

Indagación preliminar: la procedencia de la

investigación disciplinaria se ordenará una indagación preliminar, para verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinario si de ha actuado al amparo de una causal de exclusión de responsabilidad o identificar o individualizar el autor de la falta. La indagación preliminar es por el término de seis meses, y ordena práctica de pruebas conducentes al esclarecimiento de los hechos o escuchar en versión libre al disciplinado. No podrá extenderse a hechos distintos del que fue objeto de denuncia.

Inspector de Policía

5

Mediante Oficio se informa al funcionario contra el que se inicia la investigación preliminar que tiene derecho a ejercer su derecho de defensa, y se cita a indagación preliminar, Se practican las pruebas mencionadas en el auto de investigación preliminar.

Inspección Municipal de Policía

6

Una vez practicadas las pruebas y antes de finalizar los seis meses de indagación preliminar se profiere auto ordenando el archivo de la Investigación preliminar o se decreta la apertura de investigación disciplinaria la cual debe ser notificada al disciplinado. La indagación preliminar culminará con archivo definitivo o auto de apretura.


NO

1

1


ALCALDIA MUNICIPAL




7

Investigación Disciplinaria: Se iniciará

investigación disciplinaria con fundamento en la información recibida o en la indagación preliminar, se identifique al posible autor o autores de la falta disciplinaria. El auto que ordena abrir la investigación contendrá: Identidad del posible autor o autores. Pruebas cuya práctica se ordena.

Orden de incorporar a la actuación los antecedentes disciplinarios del investigado

certificación de la entidad a la cual el investigado esté o hubiese estado vinculado

constancia del sueldo devengado para la época de la realización de la conducta y su última dirección.

Orden de informar y de comunicar la decisión.

Inspección Municipal de Policía

Realizar la evaluación

Iniciar investigación disciplinaria

Informar y comunicar decisión al

investigado

¿Suspensión

provisional?

SINO

Ordenar la suspensión provisional

del servidor público

¿Formula pliego de

cargos?

SINO

Notificar personalmente al

investigado o apoderadoArchivar

actuación

Proferir auto ordenando abrir

investigación disciplinaria. (con

soportes)

1

1 2

8

Notificación. De dicho auto se notificará al

investigado, dejando constancia en el expediente. Informándole los derechos que asisten.

Secretario de Despacho

9

Suspensión Provisional: Durante la

investigación disciplinaria o el juzgamiento de faltas gravísimas o grave, siempre y cuando se evidencie serios elementos de juicio que permitan establecer que la permanencia en el cargo, función o servicio posibilita la interferencia del autor de la falta en el trámite de la investigación o permite que continúe cometiéndola o que la reitere; el investigador podrá ordenar motivadamente la suspensión provisional del servidor público por un término de 3 meses, prorrogable hasta por otro tanto.


10

Evaluación: Vencido el término de

investigación el funcionario mediante acto motivado, evaluará el mérito de las pruebas recaudadas y formulará pliego de cargos u ordena el archivo de la actuación. Archivo Definitivo: Si se da lo establecido

en el Art. 73 y 156 inciso 3º de la Ley 734 se procederá al archivo definitivo que hará tránsito a cosa juzgada. Pliego de Cargos: cuando esté

objetivamente demostrada la falta y exista prueba que comprometa la responsabilidad del investigado se formulará pliego de cargos que se notificará personalmente al investigado o a su apoderado, sino se verifica la notificación personal se designa defensor de oficio a quien se le notifica contra esta decisión no procede recurso.


1

2


ALCALDIA MUNICIPAL




11 Una vez notificado personalmente el investigado tiene diez días para presentar descargos

Investigado o apoderado

FIN

Presentar descargos

¿Se solicitan

pruebas?SI

NO

Ordenar y practicar

pruebas

Proferir fallo

Notificar al investigado y al

quejoso y, comunicar a entes de

control

1

2

12

Si se solicitan pruebas, el investigador entrará a ordenar su práctica si son conducentes, una vez practicadas se corre traslado al investigado para alegatos por cinco días.


13 Proferirá fallo dentro de los veinte días siguientes al vencimiento del termino para presentar alegatos


14 Se produce fallo sancionando o absolviendo al sindicado y ordenando su notificación.


15 Se notifica del fallo al investigado y se comunica del mismo al quejoso. Se informa a los organismos de control.


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